Gebruikershandleiding Revisie D
SaaS Email Archiving
E-mailarchivering E-mailarchivering is een cloud-gebaseerde service waarmee uw e-mailberichten automatisch worden gearchiveerd op een beveiligde, centrale locatie. Bovendien stelt E-mailarchivering u in staat uw gearchiveerde e-mailberichten te doorzoeken zodat u snel uw berichten kunt vinden en ophalen wanneer u deze nodig hebt.
Afbeelding 1 Architectuur van E-mailarchivering
1
Het archief doorzoeken U kunt e-mailberichten zoeken, bekijken en exporteren die momenteel zijn opgeslagen in het archief. U kunt een zoekactie maken door alles wat u weet over het bericht (of de berichten) in te voeren in de criteriavelden en op Zoeken te klikken.
Uw zoekresultaten verbeteren U kunt uw zoekresultaten verbeteren door de volgende best practices en richtlijnen te volgen. Gebruik de juiste combinatie van zoektermen en filterfuncties om snel de e-mails te vinden die u nodig hebt.
Basisregels bij het zoeken •
Vul ten minste één zoekveld in als u een nieuwe zoekactie start. Hoe meer velden u invult, des te specifieker uw zoekactie en des te beperkter het aantal resultaten.
•
Zoekvelden zijn niet hoofdlettergevoelig. Een zoekactie voor Verkooprapporten is hetzelfde als een zoekactie voor verkooprapporten.
•
Selecteer uw zoektermen zorgvuldig. Gebruik woorden of termen die uniek zijn voor de berichten die u wilt vinden. Vermijd veelvoorkomende woorden of fragmenten als een, de en het.
Meer regels voor complexe zoekacties •
De meeste speciale tekens (met inbegrip van +-&!><) worden geïnterpreteerd als gewone tekst bij gebruik binnen een woord of term. Andere speciale tekens (waaronder #) worden genegeerd.
•
In zoekacties kunt u sterretjes (*) en vraagtekens (?) gebruiken zoeken met jokertekens Bij een sterretje wordt gezocht naar één of meer tekens. Bij een vraagteken wordt gezocht naar een enkel teken.
•
Naar e-mailadressen kan worden gezocht met behulp van het hele adres, alleen het domein of een willekeurig deel van het adres.
•
Selecteer Term, Willekeurig woord of Alle woorden om te bepalen hoe u wilt dat de tekst die u invoert door de functie Zoeken wordt geïnterpreteerd.
Richtlijnen voor speciale tekens •
Gebruik niet alleen speciale tekens.
•
Sommige speciale tekens zijn toegestaan en kunnen worden geïnterpreteerd als gewone tekst als zij worden opgenomen als onderdeel van een alfanumerieke tekenreeks.
•
Speciale tekens aan het begin of einde van een tekenreeks worden dikwijls genegeerd.
Tabel 1 Speciale tekens die worden geïnterpreteerd als gewone tekst
2
Speciaal teken
Naam
+
Plusteken
-
Streepje
&
En-teken
|
Verticaal streepje
!
Uitroepteken
)
Haakje sluiten
(
Haakje openen
Tabel 1 Speciale tekens die worden geïnterpreteerd als gewone tekst (vervolg) Speciaal teken
Naam
{
Accolade openen
}
Accolade sluiten
[
Rechte haak openen
]
Rechte haak sluiten
^
Invoegteken
"
Dubbel aanhalingsteken
~
Tilde
:
Dubbele punt
Zoeken met jokertekens Bij zoekacties in het archief worden twee typen jokertekens, het sterretje (*) en het vraagteken (?), ondersteund als deze binnen een tekenreeks of aan het einde van een tekenreeks worden opgenomen. •
Het is niet mogelijk om een jokerteken op te nemen aan het begin van een tekenreeks.
•
U kunt een jokerteken het beste niet te vroeg in een zoekterm of met te weinig andere tekens opgeven. Een zoekactie met behulp van paard* levert bijvoorbeeld betere en snellere resultaten dan p* of p*d.
•
Het is niet mogelijk om jokertekens te gebruiken wanneer u een term zoekt. De combinatie van jokertekens en speciale tekens kan inconsistente zoekresultaten opleveren. Zo zal .doc* en doc* verschillende resultaten opleveren.
Voorbeelden met het jokerteken sterretje (*) Bij zoekacties met een sterretje (*) wordt gezocht naar één of meer tekens. Tabel 2 Voorbeelden met het jokerteken sterretje (*) Zoekterm
Levert als resultaat...
greg*
greg, gregs, gregg, gregory, gregorian
gre*
greg, gregs, gregg, gregory, gregorian grey, green, greenhouse
gr*n
grin, green, grain, groan
*gre
Is niet toegestaan
Vraagteken (?) voorbeelden met jokertekens Bij zoekacties met een vraagteken (?) wordt gezocht naar een enkel teken. Tabel 3 Vraagteken (?) voorbeelden met jokertekens Zoekterm
Levert als resultaat...
greg?
gregs, gregg
gre?
greg, grey
gr?n
grin
gr??n
green, grain, groan
?gre
Is niet toegestaan
3
E-mailadressen Met de velden Van en Ontvanger kunt u zoeken naar e-mailadressen in de velden Aan en Van van de berichtkop. U kunt zoeken naar een volledig e-mailadres zoals
[email protected], naar het lokale gedeelte van een adres (Jan.Smit) of naar het domein (voorbeeld.com). Ook kunt u in het lokale gedeelte en in het domein zoeken naar woorden zoals Jan, Smit, voorbeeld of com. Gebruik de verschillende zoekopties strategisch om uw zoekresultaten uit te breiden of te beperken.
•
Gebruik het volledige adres om uw resultaten te beperken tot een specifiek adres.
•
Gebruik het lokale gedeelte om alle berichten te vinden die bij een bepaalde gebruikersaccount of -naam horen.
•
Gebruik het domeingedeelte om alle berichten te vinden die bij een bepaald domein horen.
•
Gebruik alleen de gedeelten van een adres om uw zoekactie uit te breiden en alle adressen te vinden die een of meer termen bevatten.
U kunt in een e-mailadres zoeken naar elk onderdeel of elke term die bestaat, door te schakelen tussen hoofdletters en kleine letters of door een ander type tekst te kiezen. •
Tekst die is gescheiden met een speciaal teken.
•
Schakelen tussen hoofdletters en kleine letters.
•
Schakelen tussen alfabetische en numerieke tekens.
U kunt jokertekens gebruiken in de zoektermen voor een e-mailadres. U kunt niet zoeken op een combinatie van zoektermen die geen volledig lokaal gedeelte, volledig domein of volledig adres bevatten. Tabel 4 Zoeken naar het e-mailadres:
[email protected] Zoeken in delen van het e-mailadres...
Geldige zoektermen zijn onder andere...
Ongeldige zoektermen zijn onder andere...
Het volledige e-mailadres
•
[email protected]
•
[email protected]
Het lokale gedeelte
• JanP.Smit7
• Smit
• JanP
• Jan
• 7
• Smit7
Het domein
•
[email protected]
• P
• JanP.Smit
• sub.voorbeeld.com
• sub.voorbeeld
• sub
• voorbeeld.com
• voorbeeld • com In sommige gevallen wordt een schermnaam weergegeven bij het e-mailadres. Bijvoorbeeld Jan Smit
. In dit geval worden met een zoekactie naar de voornaam Jan of de achternaam Smit berichten opgehaald die behoren bij Jan Smit en het e-mailadres [email protected].
4
Voorbeelden van zoekacties voor e-mailadressen Tabel 5 Voorbeelden van zoekacties voor e-mailadressen Zoekterm
Levert als resultaat...
greg
• Greg Brown
• GregJones
• Gregory Smith
• Joe Smith
• Greg Smith
• Joe Jones <[email protected] >
• Greg Jones greg smith
• Greg Brown
• Joe Jones <[email protected] >
• Gregory Smith
• Joe Smith <[email protected]>
• Greg Smith
• John Smith <[email protected] m>
• Greg Jones
• FredS
• GregJones
• Joe Brown <[email protected] >
• Joe Smith bedrijf.com
• Greg Brown • John Smith <[email protected]>
sub.bedrijf.com
• Hans Buis • Jan Smit <[email protected]>
5
Tabel 5 Voorbeelden van zoekacties voor e-mailadressen (vervolg) Zoekterm
Levert als resultaat...
[email protected]
• Greg Brown • Tom Jansen
gr*
• GregJones
• Bob Grey
• Gram Carter
• Joe Jones <[email protected] >
• Joe Smith
• Monk Williams <mwilliams@gregoria n.com>
Zoeken met term, willekeurig woord of alle woorden Bij zoekacties in het archief kunt u zoeken naar specifieke woorden of termen in een e-mailbericht. U kunt ook regels toepassen op sommige tekstvelden om uw resultaten te filteren. Bij het invoeren van meerdere zoektermen in een tekstveld kunt u deze laten behandelen als exacte term, afzonderlijke termen of een groep van termen. Vermijd veelvoorkomende woorden als een, de of het in uw zoekacties. In zoekacties worden algemene woorden genegeerd. Gebruik daarom woorden en zinnen die uniek zijn voor de e-mails die u wilt bekijken of downloaden.
•
Zoekactie Term: hiermee zoekt u naar e-mailberichten die de exacte term in exact dezelfde woordvolgorde bevatten.
•
Zoekactie Willekeurig woord: hiermee zoekt u naar e-mailberichten die één of meer woorden bevatten, ongeacht de volgorde.
•
Zoekactie Alle woorden: hiermee zoekt u naar e-mailberichten die alle woorden in willekeurige volgorde bevatten. U kunt geen jokertekens gebruiken in zoekacties met termen.
Voorbeelden van zoekacties op term, willekeurig woord en alle woorden Als u zoekt op de termen memo phoenix worden verschillende sets met resultaten geretourneerd, afhankelijk van hoe u de regels toepast.
6
Tabel 6 Zoeken op term, willekeurig woord of alle woorden naar memo phoenix Regel
Levert als resultaat tekst...
Maar niet...
Term
• dinsdag memo phoenix
• mem o trans port mem o
• trans port mem o
• denv er mem o
• denv er trans port
• phoenix memo feedback
• mem o voor phoe nix Willekeurig woord
Alle woorden
• dinsdag memo phoenix
• denver memo
• phoenix memo feedbac k
• memo voor phoenix
• memo transpo rt memo
• transpo rt memo
• denver transport
• dinsdag memo phoenix
• denver memo
• phoenix memo feedback
• denver transport
• memo transport memo
• transport memo
• memo voor phoenix
Stopwoorden vermijden Stopwoorden zijn veelvoorkomende woorden die door het systeem worden genegeerd wanneer u een zoekactie invoert, omdat ze hoogstwaarschijnlijk geen unieke resultaten opleveren. Gebruik bij het invoeren van een zoekactie woorden en termen die specifiek zijn voor de e-mailberichten die u zoekt, en vermijd algemene of veel gebruikte woorden en termen. E-mailarchivering ondersteunt diverse talen en onderhoudt een lijst met stopwoorden voor elke taal.
7
Een bericht weergeven Open en bekijk e-mailberichten om inhoud te lezen, bijlagen op te halen en headerinformatie en metagegevens te controleren. Voordat u begint U moet eerst een zoekactie uitvoeren en vervolgens uw resultaten sorteren om het e-mailbericht te vinden dat u wilt bekijken. •
Open het bericht vanuit het scherm Resultaten door een van de volgende bewerkingen uit te voeren: •
Dubbelklik op het bericht dat u wilt bekijken in het venster Bericht.
•
Selecteer een optie in het menu Voorbeeld om het bericht te openen in het deelvenster Bericht.
Als u Voorbeeld hebt geselecteerd, wordt het bericht weergegeven in het venster Bericht. Anders verschijnt het bericht in een apart venster.
Een gearchiveerd e-mailbericht bekijken U kunt elk willekeurig e-mailbericht dat is opgeslagen in het archief rechtstreeks openen en bekijken vanuit het scherm met zoekresultaten. Zowel in de voorbeeldweergave van het bericht als in het berichtvenster kunt u de inhoud van het bericht, berichtkoppen en eventuele bijlagen die aan het bericht zijn toegevoegd bekijken en specifieke informatie archiveren, zoals ID en vervaldatum.
E-mailberichten zoeken via Zoeken Gebruik het zoekformulier om e-mailberichten te zoeken op basis van een e-mailadres, een datumbereik of tekst. Volg de onderstaande richtlijnen: •
Vul één veld in om berichten te zoeken die overeenkomen met één enkele waarde.
•
Vul meerdere velden in om berichten te zoeken die overeenkomen met alle waarden.
•
Combineer extra velden met een zoekactie Hoofdtekst om de resultaten te filteren in een zoekactie Term, Willekeurig woord of Alle woorden.
•
U kunt geen jokertekens gebruiken als u Term selecteert.
Procedure Klik voor optiedefinities op Help in de interface. 1
Selecteer E-mailarchivering | Gearchiveerde berichten. Standaard wordt Zoeken weergegeven.
2
8
Vul een of meer van de volgende velden in: •
Van
•
Ontvanger
•
Datumbereik
•
Hoofdtekst
3
Klik op Zoeken.
E-mailberichten die overeenkomen met uw zoekcriteria worden weergegeven in het scherm Resultaten. Voorbeelden van zoekacties In de volgende voorbeelden worden de resultaten van twee vergelijkbare zoekactie, de ene met behulp van Term en de andere met behulp van Willekeurig woord, met elkaar vergeleken in een zoekactie Hoofdtekst.
9
Tabel 7 Voorbeelden van zoekacties Criteria
Levert als resultaat...
Niet...
• Ontvanger: [email protected]
E-mail verzonden naar Jos tussen juli en oktober 2009 met de term memo phoenix.
• E-mail verzonden naar Jos in juni 2009 met de term memo phoenix.
• Datumbereik: 1/7/2009 tot 1/11/2009 • Berichttekst met Term: memo phoenix • Ontvanger: [email protected] • Datumbereik: 1/7/2009 tot 1/11/2009 • Berichttekst met Willekeurig woord: memo phoenix
• Ontvanger: [email protected] • Datumbereik: 1/7/2009 tot 1/11/2009 • Berichttekst met Alle woorden: memo phoenix
• E-mail verzonden naar Jos in augustus 2009 met de term memo phoenix. • E-mail verzonden naar Steve tussen juli en oktober 2009 met de term memo phoenix.
E-mail verzonden naar Jos tussen juli en oktober 2009 met de woorden phoenix of memo, met inbegrip van:
• E-mail verzonden naar Jos in juni 2009 met de woorden phoenix of memo, met inbegrip van: memo phoenix, reis naar phoenix,memo denver.
• memo phoenix
• E-mail verzonden naar Steve tussen juli en oktober 2009 met de woorden phoenix of memo, met inbegrip van: memo phoenix, reis naar phoenix,memo denver.
• reis naar phoenix • denver memo
E-mail verzonden naar Jos tussen juli en oktober 2009 met de woorden phoenix en memo in de onderwerpregel, met inbegrip van:
• E-mail verzonden naar Jos in juni 2009 met de woorden phoenix en memo in de onderwerpregel, met inbegrip van: memo phoenix en memo naar kantoor phoenix.
• memo phoenix
• E-mail verzonden naar Jos tussen juli en oktober 2009 met slechts één van de woorden phoenix of memo in de onderwerpregel, met inbegrip van: phoenix-conventie, reis naar phoenix, memo denver.
• memo naar kantoor phoenix • memo betreffende software phoenix
• E-mail verzonden naar Stefan tussen juli en oktober 2009 met beide woorden in de onderwerpregel, met inbegrip van memo phoenix, memo aan kantoor phoenix en memo betreffende software phoenix. • E-mail verzonden naar Jos tussen juli en oktober 2009 met het woord phoenix in de onderwerpregel en memo in de hoofdtekst.
10
Berichten exporteren U kunt een of meer van de berichten downloaden die u vindt via een zoekactie en deze vervolgens bekijken in een e-mailclient. Als u berichten exporteert, worden deze gecomprimeerd in een zip-bestand. Berichten kunnen worden geëxporteerd vanuit het scherm Resultaten of vanuit de berichtweergave.
Richtlijnen voor zip-bestanden De regels die gelden voor het zip-bestand dat u downloadt wanneer u berichten exporteert bepalen de totale bestandsgrootte, de opgenomen e-mailberichten, de naamgeving van de e-mailbestanden en de indeling van de e-mailberichten. •
De totale grootte van het bestand dat u downloadt kan niet groter zijn dan 2 GB. Als uw resultatenset groter is, moet u uw zoekcriteria verfijnen en uw resultaten beperken.
•
Bij het downloaden, wordt uw oorspronkelijke zoekactie opnieuw uitgevoerd door het systeem. Het resultaat is dat de set met berichten in het zip-bestand kan afwijken van uw oorspronkelijke resultaten vanwege veranderingen in het archief.
•
Berichten worden opgeslagen als EML-bestanden. Elke bestandsnaam komt overeen met de unieke archief-ID van het bericht.
•
De indeling van elk e-mailbericht varieert afhankelijk van uw gebruikersrol: •
De rol User (Gebruiker) ontvangt het oorspronkelijke bericht.
•
De rol Customer Administrator (Klantbeheerder) ontvangt het envelopjournaal en het oorspronkelijke bericht, dat wordt meegeleverd als bijlage. Om de e-mailbestanden uit te pakken is een hulpprogramma voor zip-bestanden vereist.
Eml-bestanden weergeven De e-mailbestanden die u downloadt gebruiken de bestandsindeling .eml en vereisen een compatibele e-mailclient. U wordt aangeraden Microsoft Outlook Express of een recente versie van Microsoft Outlook te gebruiken. Tabel 8 E-mailclients voor weergeven van .eml-bestanden Besturingssysteem
Suggesties voor e-mailclients zijn...
Mac OS
• Microsoft Outlook 2011 • Apple Mail • Mozilla Thunderbird
Windows
• Microsoft Outlook 2010 • Microsoft Outlook 2007 met KB 956693 Ga voor meer informatie naar http://support.microsoft.com/kb/956693
• Microsoft Outlook Express • Microsoft Windows Live Mail • Mozilla Thunderbird Linux
Mozilla Thunderbird
11
Berichten exporteren U kunt e-mailberichten downloaden vanuit het archief en deze bekijken in uw e-mailclient. Deze optie is beschikbaar vanuit zowel het scherm Resultaten (voor meerdere berichten) als de berichtweergave (voor afzonderlijke berichten). Voordat u begint U hebt het volgende nodig: •
Een zip-programma om de e-mailberichten uit te pakken wanneer ze zijn gedownload
•
Een e-mailclient waarmee u EML-bestanden kunt bekijken
Procedure Klik voor optiedefinities op Help in de interface. 1
Voer een zoekopdracht uit in het scherm Criteria.
2
Voer een van de volgende handelingen uit om berichten te selecteren om te downloaden. Optie
Definitie
Alles exporteren in het scherm Resultaten
Klik op Exporteren | Alles exporteren om al uw zoekresultaten te downloaden.
Selectie exporteren in het scherm Resultaten Klik op het selectievakje voor elk bericht en klik op Exporteren | Selectie exporteren om geselecteerde zoekresultaten te downloaden. Exporteren in de berichtweergave
Dubbelklik op het bericht of selecteer het bericht en klik op Voorbeeld. Klik vervolgens op Exporteren om het afzonderlijke bericht te downloaden.
Er wordt een dialoogvenster geopend in uw browser. 3
Volg de instructies in uw browser voor het openen of opslaan van het bestand. Het bestand wordt opgeslagen op uw lokale systeem.
4
Zoek het bestand en open het met behulp van uw zip-programma. Het zip-bestand en de inhoud worden weergegeven.
5
Decomprimeer de berichten in het zip-bestand en sla deze op in een map. De afzonderlijke berichten worden nu opgeslagen op uw lokale systeem.
Van hieruit kunt u e-mailberichten openen en bekijken in uw e-mailclient.
12
Copyright © 2014 McAfee, Inc. Kopiëren zonder toestemming is verboden. McAfee en het McAfee-logo zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van McAfee, Inc. of haar dochterondernemingen in de VS en andere landen. Andere namen en merken kunnen eigendom van anderen zijn. SEWS-ARCUG-8.1.0D05
13
