Beheerdershandleiding Revisie D. SaaS Archiving

Beheerdershandleiding Revisie D

SaaS Email Archiving

COPYRIGHT Copyright © 2014 McAfee, Inc. Kopiëren zonder toestemming is verboden.

HANDELSMERKEN McAfee, het McAfee logo, McAfee Active Protection, McAfee DeepSAFE, ePolicy Orchestrator, McAfee ePO, McAfee EMM, Foundscore, Foundstone, Policy Lab, McAfee QuickClean, Safe Eyes, McAfee SECURE, SecureOS, McAfee Shredder, SiteAdvisor, McAfee Stinger, McAfee Total Protection, TrustedSource, VirusScan, WaveSecure zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van McAfee, Inc. of haar dochterondernemingen in de VS en andere landen. Andere namen en merken kunnen eigendom van anderen zijn. De producten functienamen en beschrijvingen kunnen zonder kennisgeving worden gewijzigd. Ga naar mcafee.com voor de recentste producten en functies.

LICENTIE-INFORMATIE Licentieovereenkomst KENNISGEVING VOOR ALLE GEBRUIKERS: LEES DE JURIDISCHE OVEREENKOMST DIE BIJ DE DOOR U GEKOCHTE LICENTIE HOORT ZORGVULDIG DOOR. DEZE OVEREENKOMST BETREFT DE ALGEMENE VOORWAARDEN EN BEPALINGEN VOOR HET GEBRUIK VAN DE SOFTWARE ONDER DEZE LICENTIE. ALS U NIET WEET WELK TYPE LICENTIE U HEBT AANGESCHAFT, RAADPLEEGT U DE VERKOOPOVEREENKOMST OF ANDERE DOCUMENTEN DIE BIJ DE SOFTWARE ZIJN GELEVERD OF DIE U AFZONDERLIJK HEBT ONTVANGEN BIJ DE AANKOOP. (DIT KUNNEN DOCUMENTEN ZIJN IN DE VORM VAN EEN BOEKJE, EEN BESTAND OP DE CD VAN HET PRODUCT OF EEN BESTAND OP DE WEBSITE VANWAAR U HET SOFTWAREPAKKET HEBT GEDOWNLOAD.) INDIEN U NIET INSTEMT MET EEN OF MEERDERE BEPALINGEN VAN DEZE OVEREENKOMST, MAG U DE SOFTWARE NIET INSTALLEREN. INDIEN VAN TOEPASSING, KUNT U HET PRODUCT TERUGSTUREN NAAR MCAFEE OF TERUGBRENGEN NAAR DE PLAATS WAAR U DIT HEBT AANGESCHAFT, WAARNA HET VOLLEDIGE AANKOOPBEDRAG ZAL WORDEN GERESTITUEERD.

2


Beheerdershandleiding

Inhoud

Voorwoord

5

Informatie over deze handleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Doelgroep . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conventies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . In deze handleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Documentatie voor de McAfee SaaS-service zoeken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5 5 5 6 6

1

E-mailarchivering

7

2

Het e-mailarchief beheren

9

Configuratie-informatie en hulpbronnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9

3

E-mailarchivering instellen Wijzigingen in archiveringsinstellingen autoriseren . . Het archief voor de eerste keer instellen . . . . . . Het e-mailadres van uw eerste goedkeurder toevoegen Opslag-instellingen wijzigen . . . . . . . . . . .

4

11 . . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

E-mailbronnen maken en beheren

11 12 12 13

15

Verbinding met e-mailbron instellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Waarschuwingen e-mailbron configureren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Een e-mailserver upgraden of vervangen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

5

Historische berichten archiveren Meerdere historische e-mailbronnen gebruiken om importprestaties te verbeteren Uw e-mailserver instellen om historische berichten te archiveren . . . . . . . Een historische e-mailbron instellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Historische berichten archiveren die verschillende indelingstypen bevatten . . .

6

21 . . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

Het archief doorzoeken

25

Uw zoekresultaten verbeteren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Stopwoorden vermijden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Eenvoudig zoeken gebruiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . E-mailberichten zoeken via een eenvoudige zoekactie . . . . . . . . . . . . . . . . Geavanceerd zoeken gebruiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . E-mailberichten zoeken via Geavanceerd zoeken . . . . . . . . . . . . . . . . . . Regels voor meertalig zoeken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Regels voor speciale tekens in een zoekactie binnen berichtkoppen . . . . . . . . . . Zoeken op archief-ID gebruiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . E-mailberichten zoeken via Zoekactie op archief-ID . . . . . . . . . . . . . . . . . Een gearchiveerd e-mailbericht bekijken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Een bericht weergeven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zoekacties opslaan voor hergebruik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Een zoekactie opslaan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Een opgeslagen zoekactie uitvoeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


22 22 23 23

25 31 32 32 34 34 35 36 36 36 37 37 37 37 38


3

Inhoud

Berichten exporteren . . . . . . . Richtlijnen voor zip-bestanden Eml-bestanden weergeven . . Berichten exporteren . . . .

7

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

Berichten opschonen

41

Berichten opschonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Details rol Archive Compliance Officer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8

38 39 39 40

Bewaring instellen voor groepen

41 42

43

Een groep maken en groepsbewaarduur toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 De algemene bewaarduur in het archief voor een groep herstellen . . . . . . . . . . . . . . 44

9

Bewaarplicht beheren

45

Hoe Bewaarplicht werkt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Algemene bewaarplicht in- en uitschakelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Algemene bewaarplicht inschakelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Algemene bewaarplicht uitschakelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gebruikersspecifieke bewaarplichten toevoegen en verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . Een nieuwe gebruikersspecifieke bewaarplicht toevoegen . . . . . . . . . . . . . . Een gebruikersspecifieke bewaarplicht bijwerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . Een gebruikersspecifieke bewaarplicht verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . .

10

Rapporten genereren Een rapport uitvoeren . . Een rapport filteren . . . Rapportdetails weergeven Een rapport downloaden .

49 . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

49 50 50 50

11

De add-in Archiveren downloaden

53

12

Veelgestelde vragen

55

13

Problemen oplossen

59

Connectiviteitsproblemen oplossen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Veelvoorkomende foutberichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Problemen met journaalpostvak van Exchange Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Problemen met historische e-mailbronnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bekende beperking in Exchange Server 2003 beïnvloedt historische gegevens . . . . . . . . .

14

4

45 45 46 46 46 47 48 48

59 62 63 64 64

Conventies voor de gebruikersinterface

67

Index

69



Voorwoord

In deze handleiding vindt u de informatie die u nodig hebt om uw McAfee SaaS-service te configureren, gebruiken en onderhouden. Inhoud Informatie over deze handleiding Documentatie voor de McAfee SaaS-service zoeken

Informatie over deze handleiding Dit gedeelte bevat informatie over het doelpubliek van de handleiding, de typografische conventies en pictogrammen gebruikt in deze handleiding en de indeling van de handleiding.

Doelgroep De SaaS-documentatie van McAfee is zorgvuldig onderzocht en geschreven met het oog op de doelgroep. De informatie in deze handleiding is voornamelijk bedoeld voor: •

Beheerders: mensen die specifieke functies van een service configureren en beheren.

Conventies In deze handleiding worden de volgende typografische conventies en pictogrammen gebruikt. Titel van boek of Nadruk

Titel van een boek, hoofdstuk of onderwerp; introductie van een nieuwe term; nadruk.

Vet

Tekst die sterk wordt benadrukt.

Gebruikersinvoer of Pad Opdrachten en andere tekst die de gebruiker typt; het pad van een map of programma. Code

Een voorbeeld van een code.

Gebruikersinterface

Woorden in de gebruikersinterface, inclusief opties, menu's, knoppen en dialoogvensters.

Hypertekst blauw

Een actieve koppeling naar een onderwerp of een website. Opmerking: Aanvullende informatie, zoals een alternatieve methode om een optie te selecteren. Tip: Suggesties en aanbevelingen. Belangrijk/Let op: Waardevol advies om uw computersysteem, software-installatie, netwerk, bedrijf of gegevens te beveiligen.



5

Voorwoord Documentatie voor de McAfee SaaS-service zoeken

In deze handleiding Deze handleiding is zodanig ingedeeld dat u snel de informatie kunt vinden die u nodig hebt. Deze is verdeeld in functionele onderdelen die zijn bestemd om de doelen te ondersteunen die u wilt bereiken wanneer u uw McAfee SaaS-service gebruikt. Elk onderdeel is weer onderverdeeld in hoofdstukken, waarin relevante informatie wordt samengevoegd per functie en bijbehorende taken, zodat u rechtstreeks naar het onderwerp kunt gaan dat u nodig hebt.

Documentatie voor de McAfee SaaS-service zoeken McAfee biedt de informatie die u nodig hebt tijdens elke fase van de implementatie van de service, van de installatie tot het dagelijkse gebruik en het oplossen van problemen. Nadat een serviceupdate is uitgebracht, wordt informatie toegevoegd aan de site McAfee SaaS Email and Web Security Support. Procedure

6

1

Ga naar de pagina McAfee SaaS Email and Web Security Support op http:// support.mcafeesaas.com/.

2

Klik onder Knowledge Base op Reference Materials.

3

Blader onder Reference Materials omlaag om toegang te krijgen tot de informatie die u nodig hebt: •

Service-uitbreidingen en versienotities

•

Trainingsmaterialen

•

Servicereferentiehandleidingen



1

E-mailarchivering

E-mailarchivering is een cloud-gebaseerde service waarmee uw e-mailberichten automatisch worden gearchiveerd op een beveiligde, centrale locatie. Bovendien stelt E-mailarchivering u in staat uw gearchiveerde e-mailberichten te doorzoeken zodat u snel uw berichten kunt vinden en ophalen wanneer u deze nodig hebt.

Afbeelding 1-1 Architectuur van E-mailarchivering



7

1

E-mailarchivering

8



2

Het e-mailarchief beheren

Klantbeheerders zijn verantwoordelijk voor het instellen van gebruikers, configureren van e-mailservers en beheren van e-mailbronnen in de Control Console.

Configuratie-informatie en hulpbronnen Klantbeheerders dienen alle relevante documentatie door te nemen alvorens taken te gaan uitvoeren in Control Console. Tabel 2-1 Checklist configuratiedocumenten Document

Doel

Email Archiving Serviceactiveringshandleiding

Biedt een overzicht van het configuratie- en activeringsproces. Bevat tevens klantspecifieke toegangsen connectiviteitsinformatie.

Account Management Administrator Guide (Beheerdershandleiding voor Accountbeheer)

Hierin worden de taken beschreven die nodig zijn om gebruikers in te stellen en de Control Console te configureren als vereisten voor de configuratie van Email Archiving. Bekijk de volgende informatie: • Domeinen beheren • Gebruikers en andere beheerders beheren

Email Archiving Quick Setup Guide for Microsoft Exchange Server (Beknopte configuratiehandleiding voor Microsoft Exchange Server)

Bevat belangrijke informatie over de configuratie van uw e-mailservers als voorbereiding op het instellen van e-mailconnectiviteit in Email Archiving. Selecteer de passende handleiding voor uw server: • Exchange Server 2000

• Exchange Server 2010






9

2

Het e-mailarchief beheren Configuratie-informatie en hulpbronnen

10



3

E-mailarchivering instellen

Voordat u de service Email Archiving kunt gaan gebruiken, moet u de vereiste configuratie uitvoeren. Dit proces omvat de selectie van de opties voor Gegevensopslaglocatie, Bewaarduur archief en Selectief opschonen. U moet bovendien minimaal één archiefwijzigingsbeoordelaar toevoegen. Inhoud Wijzigingen in archiveringsinstellingen autoriseren Het archief voor de eerste keer instellen Het e-mailadres van uw eerste goedkeurder toevoegen Opslag-instellingen wijzigen

Wijzigingen in archiveringsinstellingen autoriseren Een beoordelaar van een archiefwijziging is iemand die door de beheerder is gemachtigd om wijzigingen in de Opslaginstellingen in Email Archiving te controleren en vervolgens goed te keuren of af te wijzen.

Beheer van wijzigingsbeoordelingen Klantbeheerders en hoger beheren de lijst met e-mailadressen van beoordelaars met de sectie Wijzigingsbeoordeling van het tabblad Opslag. •

Beheerders kunnen indien nodig e-mailadressen toevoegen en verwijderen. Het maximum aantal beoordelaars is 10.

•

De geldigheid van elk nieuw adres moet worden gecontroleerd voordat het kan worden goedgekeurd en worden gemachtigd als dat van een nieuwe beoordelaar.

•

Wanneer de eerste beoordelaar is toegevoegd, moeten alle volgende wijzigingen in de lijst met e-mailadressen door een bestaande beoordelaar van archiefwijzigingen worden goedgekeurd.

Het beoordelingsproces Het beoordelingsproces bestaat doorgaans uit de volgende stappen. 1

Een beheerder wijzigt de instellingen voor algemene bewaring, selectief wissen of de lijst met beoordelaars van archiefwijzigingen.

2

Er wordt via e-mail een melding verzonden naar elke beoordelaar van archiefwijzigingen met de vraag de wijziging goed te keuren of af te wijzen.

3

Een beoordelaar van archiefwijzigingen beantwoordt de e-mail en keurt de wijziging goed of wijst deze af. Er is maar één reactie vereist.



11

3

E-mailarchivering instellen Het archief voor de eerste keer instellen

4

Alle beoordelaars van archiefwijzigingen worden via e-mail geïnformeerd over de beslissing van de eerste beoordelaar.

5

Als de wijziging is goedgekeurd, wordt deze geregistreerd in het rapport Opslagconfiguratie.

Het archief voor de eerste keer instellen Als u nooit eerder met Email Archiving hebt gewerkt, moet u het installatieproces voltooien voordat u uw berichten kunt gaan archiveren. Voordat u begint U moet een Klantbeheerder of hoger zijn om het configuratieproces uit te voeren.

Procedure Klik voor optiedefinities op Help in de interface. 1

Ga naar het tabblad E-mailarchivering. U wordt automatisch omgeleid naar het tabblad Instellen | Opslag.

2

Selecteer de gewenste Gegevensopslaglocatie.

3

Selecteer uw Bewaarduur archief.

4

Selecteer indien nodig of u Selectief opschonen wilt inschakelen.

5

Klik opOpslaan. Er wordt een bericht weergegeven om uw selectie te bevestigen. Op dit moment is de Gegevensopslaglocatie opgeslagen maar niet vergrendeld. U kunt deze waarde blijven wijzigen totdat uw e-mailbronnen actief zijn. Daarna wordt de waarde definitief ingesteld.

6

Klik op OK.

U wordt automatisch omgeleid naar het tabblad E-mailbronnen. Daar doet u het volgende: •

Voeg uw gebruikers toe volgens de instructies in Accountbeheer.

•

Voeg e-mailbronnen toe en activeer deze.

•

Voeg onder Wijzigingsbeoordeling minimaal één archiefwijzigingsbeoordelaar toe.

Het e-mailadres van uw eerste goedkeurder toevoegen U moet het e-mailadres van minimaal één archiefwijzigingsbeoordelaar aan de sectie Wijzigingsbeoordeling van het venster toevoegen. Als beheerder kunt u beginnen met uw eigen e-mailadres toe te voegen. Nadat u een e-mailadres hebt toegevoegd, worden de overige opties op het tabblad Opslag actief en kunt u aanvullende wijzigingen aanbrengen. Voordat u begint U moet een Klantbeheerder of hoger zijn om het e-mailadres van een goedkeurder toe te voegen. Klik op Help in de interface voor optiedefinities.

12



E-mailarchivering instellen Opslag-instellingen wijzigen

3

Procedure 1

Selecteer E-mailarchivering | Instellen | Opslag.

2

Blader omlaag naar Wijzigingsbeoordeling, voer een geldig e-mailadres in het veld E-mailadres goedkeurder in en klik op Toevoegen.

3

Klik opOpslaan. Op de pagina wordt uw aanvraag gecontroleerd en het systeem stuurt een e-mail naar het ingevoerde adres.

4

Voer uw e-mailclient uit en open de e-mail van Email Archiving.

5

Klik op de koppeling Valideren. U wordt omgeleid naar een nieuwe webpagina waar wordt geverifieerd dat u de e-mail als een beoordelaar hebt toegevoegd.

6

Ga terug naar Email Archiving. Misschien moet u zich opnieuw aanmelden om de pagina te vernieuwen of moet u op het tabblad E-mailarchivering klikken.

7

Selecteer E-mailarchivering | Instellen | Opslag om de wijzigingen weer te geven.

Alle opties zijn actief en uw e-mailadres is in de lijst Wijzigingsbeoordeling bijgewerkt met de status Geverifieerd.

Opslag-instellingen wijzigen Wanneer het installatieproces is voltooid, kunt u op elk moment naar de opslaginstellingen teruggaan om wijzigingen aan te brengen. Voordat u begint Voer de eerste installatie uit en voeg minimaal één archiefwijzigingsbeoordelaar toe voordat de opslaginstellingen verder wijzigt.


Selecteer E-mailarchivering | Instellen | Opslag.

2

Breng de noodzakelijke wijzigingen aan. •

Selecteer een nieuwe Gegevensopslaglocatie. De Gegevensopslaglocatie kan worden bewerkt zolang u nog geen e-mailbron hebt geactiveerd.

•

Selecteer een nieuwe Bewaarduur archief.



13

3

E-mailarchivering instellen Opslag-instellingen wijzigen

•

Schakel Selectief opschonen in of uit.

•

Onder Wijzigingsbeoordeling kunt u een archiefwijzigingsbeoordelaar toevoegen of verwijderen. Zorg ervoor dat u andere gebruikers laat weten dat u ze toevoegt en dat ze uw verificatie-e-mail kunnen verwachten.

3

Klik opOpslaan. Uw wijziging is pas van toepassing nadat deze is opgeslagen.

De waarde die u hebt gewijzigd, blijft vergrendeld totdat deze door een archiefwijzigingsbeoordelaar is goedgekeurd of afgewezen. Nieuwe archiefwijzigingsbeoordelaars moeten hun e-mailadres verifiëren voordat ze kunnen worden goedgekeurd of afgewezen. U moet de pagina vernieuwen of zich opnieuw aanmelden om de statuswijzigingen te kunnen zien.

14



4

E-mailbronnen maken en beheren

Door e-mailbronnen toe te voegen en te onderhouden, kan Email Archiving e-mail ophalen van uw e-mailservers en deze berichten opslaan in het archief. In Email Archiving komt een e-mailbron overeen met een journaalpostvak op een e-mailserver. De journaalfunctie in Microsoft Exchange legt een kopie, of journaal, vast van alle verzonden en ontvangen e-mailberichten die zijn verwerkt door de Exchange Server. De journaalfuncties waarborgt dat BCC-ontvangers (Blind Carbon Copy - Blinde kopie) en geadresseerden op een distributielist worden vastgelegd en gearchiveerd. De Exchange Server stuurt dit gekopieerde e-mailbericht naar een speciaal postvak, het zogenaamd journaalpostvak voor ontvangers, dat zich eveneens op de Exchange Server bevindt. De service haalt vervolgens het e-mailbericht op vanuit dit journaalpostvak voor ontvangers en archiveert het. Elke Exchange-database kan een eigen journaalpostvak hebben. U kunt meer dan één journaalpostvak hebben op een enkele server en u kunt over meerdere servers in uw omgeving beschikken. Nadat Email Archiving is geactiveerd, wordt elke e-mailbron elke 15 minuten geraadpleegd om te controleren of er beschikbare berichten zijn. Nieuwe berichten worden vervolgens naar redundante, externe archieven overgebracht. Het beheren van e-mailbronnen omvat het maken en onderhouden van e-mailbronnen voor zowel actieve als historische bronnen. Inhoud Verbinding met e-mailbron instellen Waarschuwingen e-mailbron configureren Een e-mailserver upgraden of vervangen

Verbinding met e-mailbron instellen Als u communicatie tussen Email Archiving en uw e-mailserver mogelijk wilt maken, voegt u een e-mailbron toe en configureert u de verbindingsopties. E-mailbronnen zijn vereist voor zowel actieve journaalpostvakken als historische berichten. Voordat u begint Volg de onderstaande richtlijnen: •

U moet een Klantbeheerder zijn om een e-mailbron te kunnen configureren of wijzigen.

•

Controleer of u het postvak correct hebt geconfigureerd op uw e-mailserver.

•

Initialiseer uw gebruikers in Accountbeheer voordat u uw eerste e-mailbron toevoegt en activeert.



15

4

E-mailbronnen maken en beheren Verbinding met e-mailbron instellen


Klik op E-mailarchivering | Instellen | E-mailbronnen.

2

Klik op Nieuw. Als dit uw eerste e-mailbron is, wordt een bericht weergegeven. Maak uw gebruikers in Accountbeheer voordat u e-mailbronnen instelt. Klik op OK als u verder wilt gaan of op Annuleren als u uw gebruikers nog niet hebt ingesteld.

Afbeelding 4-1 Venster Nieuwe e-mailbron

3

Configureer de opties voor Verbinding. Deze opties stellen Email Archiving in staat om te communiceren met de e-mailserver.

4

Selecteer of validatie van certificeringsinstanties vereist is.

5

Selecteer of de e-mailbron bestemd is voor historische berichten. Er is extra opslagruimte voor historische berichten vereist als u deze optie wilt selecteren.

6

Selecteer of u de nieuwe e-mailbron wilt activeren. Zoals u ziet, is de knop Opslaan nu inactief.

7

Selecteer of de e-mailbron in een rustige periode wordt gebruikt. De rustige periode moet ten minste 30 minuten bedragen, maar mag niet langer zijn dan 10 uur.

8

Test zo nodig de verbinding met de e-mailserver. De knop Opslaan is nu actief.

16



E-mailbronnen maken en beheren Waarschuwingen e-mailbron configureren

9

4

Sla de e-mailbron op: •

Als u een inactieve e-mailbron wilt opslaan, vult u de velden Servernaam, Poort en Gebruikersnaam postvak in.

•

Als u een actieve e-mailbron wilt opslaan, vult u alle velden in, selecteert u Actief en klikt u op Connectiviteit testen met een succesvol resultaat.

a

Controleer uw selecties.

b

Klik opOpslaan. Het venster Nieuwe e-mailbron wordt gesloten.

De e-mailbron is nu geconfigureerd voor het overdragen van e-mailberichten vanaf uw e-mailserver naar het archief.

Waarschuwingen e-mailbron configureren Via het instellen van waarschuwingen voor e-mailbronnen kunt u automatisch meldingen ontvangen als er problemen zijn met de connectiviteit van uw e-mailbron, verificatie, kopieerbewerkingen of journaalwachtrij. Voordat u begint •

U moet een Klantbeheerder zijn om een e-mailbron te kunnen configureren of wijzigen.

•

Vul alle vereiste instellingen voor e-mailbronnen in en sla deze op op het tabblad Verbinding voordat u waarschuwingen gaat configureren.

Klik op Help in de interface voor optiedefinities.



17

4

E-mailbronnen maken en beheren Een e-mailserver upgraden of vervangen

Procedure 1

Open een e-mailbron en klik op het tabblad Waarschuwingen.

Afbeelding 4-2 Tabblad Waarschuwingen in venster E-mailbronnen

2

Vul het formulier in en klik op Opslaan.

Een e-mailserver upgraden of vervangen Upgrade de versie van Exchange Server op uw e-mailserver of vervang een bestaande e-mailserver terwijl u ervoor zorgt dat alle e-mailberichten correct worden gearchiveerd. Voordat u begint U moet taken kunnen uitvoeren op uw e-mailserver en bovendien e-mailbronnen kunnen wijzigen in de Control Console. Procedure 1

Verwijder alle mogelijkheden om e-mailberichten te verzenden naar of van uw server.

2

Bewaak het journaalpostvak totdat alle e-mailberichten zijn opgehaald en verwijderd door Email Archiving.

3

Open de Control Console en schakel de instelling Actief uit in elke e-mailbron die momenteel naar de oude server wijst. Hiermee voorkomt u dat Email Archiving tijdens de upgrade probeert e-mailberichten vanuit uw journaalpostvakken te importeren.

18




4

4

Voer uw upgrade uit en zorg ervoor dat geen e-mailberichten kunnen worden afgeleverd aan of van uw server totdat de journaalfunctie is ingeschakeld.

5

Maak het mogelijk dat e-mailberichten naar uw server stromen nadat uw upgrade is voltooid en de journaalfunctie is ingeschakeld.

6

Open de Control Console en bewerk uw e-mailbronnen zodat deze het juiste adres en de juiste e-mailindeling van de nieuwe server gebruiken.

7

Activeer, test en sla elke e-mailbron op.

8

a

Selecteer Actief.

b

Klik op Connectiviteit testen om te controleren of Email Archiving verbinding kan maken met de server.

c

Klik opOpslaan.

Bewaak uw journaalpostvakken om ervoor te zorgen dat e-mailberichten correct worden geïmporteerd.

Verwacht dat uw e-mailbron binnen ongeveer 15 minuten na activering zal worden geraadpleegd (via "polling") voor nieuwe berichten.



19

4


20



5

Historische berichten archiveren

Het e-mailbronproces kan tevens worden gebruikt voor opslag van historische gegevens. Er zijn echter belangrijke verschillen tussen de twee processen. De opslag van historische berichten kan worden gebruikt voor: •

E-mailberichten die zijn opgeslagen voordat Email Archiving werd geactiveerd.

•

E-mailberichten die zijn opgeslagen buiten het journaalproces van Exchange.

•

E-mailberichten die zijn opgeslagen in PST-bestanden.

•

E-mailberichten die zich nog steeds op de Exchange Server bevinden.

In welk opzicht verschilt de opslag van historische gegevens? •

Historische berichten worden voor onbeperkte tijd gearchiveerd terwijl standaard e-mailberichten worden opgeslagen op basis van de bewaarperiode.

•

Het totale aantal historische berichten in het archief is beperkt tot de opslagruimte die u hebt aangeschaft in uw serviceovereenkomst.

Het historische archiveringsproces Als de historische e-mailbron actief is, verwerkt het systeem alle berichten die naar het historische postvak zijn verplaatst op de e-mailserver. Wanneer elk bericht naar het archief wordt verplaatst, wordt het tevens verwijderd uit het postvak. Dit proces gaat door totdat het postvak leeg is of de opslagruimte voor historische berichten vol. Email ArchivingBij wordt automatisch de historische e-mailbron gedeactiveerd als de historische gegevensopslaglimiet is bereikt. Als u wilt doorgaan, schaft u meer opslagruimte aan en activeert u de historische e-mailbron opnieuw.

Historische archivering bewaken Bij Email Archiving wordt de waarschuwingsfunctie voor de e-mailbron gebruikt om u automatisch een melding te sturen als deze voorziening gereed is of als de beschikbare opslagruimte op is. Schakel waarschuwingen in als u meldingen wilt ontvangen over de status van uw opslagruimte voor historische gegevens. Bovendien kunt u het volgende doen: •

Het historische postvak op de e-mailserver controleren om te kijken of er nog berichten zijn die moeten worden gearchiveerd.

•

Het tabblad Overzicht bekijken en nagaan of de e-mailbron actief is.

•

Bekijk het tabblad Overzicht en controleer de waarde in het veld Historisch gebruik gegevensopslag.

Inhoud Meerdere historische e-mailbronnen gebruiken om importprestaties te verbeteren



21

5

Historische berichten archiveren Meerdere historische e-mailbronnen gebruiken om importprestaties te verbeteren

Uw e-mailserver instellen om historische berichten te archiveren Een historische e-mailbron instellen Historische berichten archiveren die verschillende indelingstypen bevatten

Meerdere historische e-mailbronnen gebruiken om importprestaties te verbeteren De voor het importeren van historische e-mail benodigde tijd hangt af van de beschikbare bronnen van uw e-mailserver en internetverbinding. Door het maken van meer dan één historische e-mailbron kunt u de tijd verminderen die nodig is om een omvangrijk historisch rapport te voltooien. Overweeg de volgende tips voor het verbeteren van de prestaties van de historische import:voo •

Overweeg het tijdelijk opslaan van historische gegevens op een tijdelijke speciale computer voor importen groter dan enkele honderden GB. Met deze strategie kunt u de maximale hoeveelheid server-/schijf-IO toewijzen aan de import en de gevolgen voor de productieomgeving verminderen

•

Overweeg het aanmaken van meerdere postvakken IN op de tijdelijke server, die alle worden gevuld met eenzelfde hoeveelheid historische gegevens, met voor elk een aparte historische e-mailbron.

•

Klanten kunnen zich ervan verzekeren dat hun "kritieke pad"-netwerkbandbreedte en infrastructuur vrij zijn van verlammende bottlenecks.

Uw e-mailserver instellen om historische berichten te archiveren Maak een apart historisch postvak op uw e-mailservers als vereiste voor het archiveren van historische berichten. Voordat u begint Volg de onderstaande richtlijnen: •

Alle historische berichten moeten dezelfde indeling hebben. Als u over een combinatie van berichten met en zonder Envelope Journaling beschikt, kunnen er archiveringsproblemen of onverwachte zoekresultaten optreden binnen Email Archiving.

22

•

Het historische postvak op de server kan geen journaalpostvak zijn.

•

Het historische postvak kan niet toebehoren aan een actieve gebruiker omdat alle berichten worden verwijderd nadat ze zijn gearchiveerd.

•

Stuur geen berichten door of verzend geen berichten naar het historische postvak. Als berichten worden doorgestuurd of verzonden, veranderen de gegevens over afzender/ ontvanger alsmede andere metagegevens over de berichten.

•

Als u behalve de gearchiveerde versie een kopie van historische berichten wilt bewaren, kopieert u deze berichten tevens naar een locatie buiten het postvak voor historische berichten.



Historische berichten archiveren Een historische e-mailbron instellen

5

Procedure 1

Maak een postvak voor historische e-mailberichten op uw e-mailserver.

2

Kopieer alle berichten die u wilt archiveren naar het historische postvak. Deze berichten kunnen afkomstig zijn uit postvakken van gebruikers of .pst-bestanden van gebruikers.

Nadat u al uw berichten hebt gekopieerd, kunt u zich aanmelden bij Email Archiving en een nieuwe historische e-mailbron maken.

Een historische e-mailbron instellen Configureer een e-mailbron voor het archiveren van uw historische berichten. Voordat u begint Controleer of u het postvak correct hebt geconfigureerd op uw e-mailserver voor het archiveren van historische berichten. Volg deze richtlijnen bij het maken van een historische e-mailbron: •

Gebruik het type Berichtindeling dat overeenkomt met de versie van Exchange waarin de berichten oorspronkelijk zijn gejournaliseerd. Selecteer anders Generiek.

•

Selecteer altijd Historisch.


Selecteer E-mailarchivering | Instellen | E-mailbronnen en klik op Nieuw. Het venster Nieuwe e-mailbron wordt weergegeven.

2

Vul het formulier in en klik op Opslaan.

Historische berichten archiveren die verschillende indelingstypen bevatten Als u historische berichten gaat archiveren, moeten alle berichten van hetzelfde type zijn. Als berichten met verschillende indelingen zijn gecombineerd, moet u deze scheiden en in de bijbehorende e-mailbronnen archiveren. Voordat u begint Bekijk de informatie voor het beheren van e-mailservers en het instellen van e-mailbronnen. Procedure 1

Maak een apart historisch postvak op uw e-mailservers voor elk type indeling.

2

Orden uw berichten in elk van de bijbehorende historische postvakken op uw e-mailservers.

3

Maak een e-mailbron in Email Archiving die naar de eerste historische postvakken wijst.

4

Stel het juiste type Berichtindeling in.



23

5

24

Historische berichten archiveren Historische berichten archiveren die verschillende indelingstypen bevatten

5

Activeer de e-mailbron en archiveer alle berichten in het bijbehorende postvak.

6

Herhaal dit voor elk van de resterende berichtindelingen.



6

Het archief doorzoeken

Via een zoekactie kunt u e-mailberichten zoeken, bekijken en exporteren die momenteel zijn opgeslagen in het archief. U kunt een zoekactie maken door alles wat u weet over het bericht (of de berichten) in te voeren in de criteriavelden en op Zoeken te klikken. Inhoud Uw zoekresultaten verbeteren Stopwoorden vermijden Eenvoudig zoeken gebruiken Geavanceerd zoeken gebruiken Zoeken op archief-ID gebruiken Een gearchiveerd e-mailbericht bekijken Zoekacties opslaan voor hergebruik Berichten exporteren

Uw zoekresultaten verbeteren U kunt uw zoekresultaten verbeteren door de volgende best practices en richtlijnen te volgen. Gebruik de juiste combinatie van zoektermen en filterfuncties om snel de e-mails te vinden die u nodig hebt.

Basisregels bij het zoeken •

Vul ten minste één zoekveld in als u een nieuwe zoekactie start. Hoe meer velden u invult, des te specifieker uw zoekactie en des te beperkter het aantal resultaten.

•

Zoekvelden zijn niet hoofdlettergevoelig. Een zoekactie voor Verkooprapporten is hetzelfde als een zoekactie voor verkooprapporten.

•

Selecteer uw zoektermen zorgvuldig. Gebruik woorden of termen die uniek zijn voor de berichten die u wilt vinden. Vermijd veelvoorkomende woorden of fragmenten als een, de en het.

Meer regels voor complexe zoekacties •

De meeste speciale tekens (met inbegrip van +-&!><) worden geïnterpreteerd als gewone tekst bij gebruik binnen een woord of term. Andere speciale tekens (waaronder #) worden genegeerd.

•

In zoekacties kunt u sterretjes (*) en vraagtekens (?) gebruiken zoeken met jokertekens Bij een sterretje wordt gezocht naar één of meer tekens. Bij een vraagteken wordt gezocht naar een enkel teken.

•

Naar e-mailadressen kan worden gezocht met behulp van het hele adres, alleen het domein of een willekeurig deel van het adres.

•

Selecteer Term, Willekeurig woord of Alle woorden om te bepalen hoe u wilt dat de tekst die u invoert door de functie Zoeken wordt geïnterpreteerd.



25

6

Het archief doorzoeken Uw zoekresultaten verbeteren

Richtlijnen voor speciale tekens •

Gebruik niet alleen speciale tekens.

•

Sommige speciale tekens zijn toegestaan en kunnen worden geïnterpreteerd als gewone tekst als zij worden opgenomen als onderdeel van een alfanumerieke tekenreeks.

•

Speciale tekens aan het begin of einde van een tekenreeks worden dikwijls genegeerd.

Tabel 6-1 Speciale tekens die worden geïnterpreteerd als gewone tekst Speciaal teken

Naam

+

Plusteken

-

Streepje

&

En-teken

|

Verticaal streepje

!

Uitroepteken

)

Haakje sluiten

(

Haakje openen

{

Accolade openen

}

Accolade sluiten

[

Rechte haak openen

]

Rechte haak sluiten

^

Invoegteken

"

Dubbel aanhalingsteken

~

Tilde

:

Dubbele punt

Zoeken met jokertekens Bij zoekacties in het archief worden twee typen jokertekens, het sterretje (*) en het vraagteken (?), ondersteund als deze binnen een tekenreeks of aan het einde van een tekenreeks worden opgenomen. •

Het is niet mogelijk om een jokerteken op te nemen aan het begin van een tekenreeks.

•

U kunt een jokerteken het beste niet te vroeg in een zoekterm of met te weinig andere tekens opgeven. Een zoekactie met behulp van paard* levert bijvoorbeeld betere en snellere resultaten dan p* of p*d.

•

Het is niet mogelijk om jokertekens te gebruiken wanneer u een term zoekt. De combinatie van jokertekens en speciale tekens kan inconsistente zoekresultaten opleveren. Zo zal .doc* en doc* verschillende resultaten opleveren.

Voorbeelden met het jokerteken sterretje (*) Bij zoekacties met een sterretje (*) wordt gezocht naar één of meer tekens.

26




6

Tabel 6-2 Voorbeelden met het jokerteken sterretje (*) Zoekterm

Levert als resultaat...

greg*

greg, gregs, gregg, gregory, gregorian

gre*

greg, gregs, gregg, gregory, gregorian grey, green, greenhouse

gr*n

grin, green, grain, groan

*gre

Is niet toegestaan

Vraagteken (?) voorbeelden met jokertekens Bij zoekacties met een vraagteken (?) wordt gezocht naar een enkel teken. Tabel 6-3 Vraagteken (?) voorbeelden met jokertekens Zoekterm


greg?

gregs, gregg

gre?

greg, grey

gr?n

grin

gr??n

green, grain, groan

?gre

Is niet toegestaan

E-mailadressen Met de velden Van en Ontvanger kunt u zoeken naar e-mailadressen in de velden Aan en Van van de berichtkop. U kunt zoeken naar een volledig e-mailadres zoals [email protected], naar het lokale gedeelte van een adres (Jan.Smit) of naar het domein (voorbeeld.com). Ook kunt u in het lokale gedeelte en in het domein zoeken naar woorden zoals Jan, Smit, voorbeeld of com. Gebruik de verschillende zoekopties strategisch om uw zoekresultaten uit te breiden of te beperken.

•

Gebruik het volledige adres om uw resultaten te beperken tot een specifiek adres.

•

Gebruik het lokale gedeelte om alle berichten te vinden die bij een bepaalde gebruikersaccount of -naam horen.

•

Gebruik het domeingedeelte om alle berichten te vinden die bij een bepaald domein horen.

•

Gebruik alleen de gedeelten van een adres om uw zoekactie uit te breiden en alle adressen te vinden die een of meer termen bevatten.

U kunt in een e-mailadres zoeken naar elk onderdeel of elke term die bestaat, door te schakelen tussen hoofdletters en kleine letters of door een ander type tekst te kiezen. •

Tekst die is gescheiden met een speciaal teken.

•

Schakelen tussen hoofdletters en kleine letters.

•

Schakelen tussen alfabetische en numerieke tekens.

U kunt jokertekens gebruiken in de zoektermen voor een e-mailadres. U kunt niet zoeken op een combinatie van zoektermen die geen volledig lokaal gedeelte, volledig domein of volledig adres bevatten.



27

6


Tabel 6-4 Zoeken naar het e-mailadres: [email protected] Zoeken in delen van het e-mailadres...

Geldige zoektermen zijn onder andere...

Ongeldige zoektermen zijn onder andere...

Het volledige e-mailadres

• [email protected]


Het lokale gedeelte

• JanP.Smit7

• Smit

• JanP

• Jan

• 7

• Smit7

Het domein


• P

• JanP.Smit

• sub.voorbeeld.com

• sub.voorbeeld

• sub

• voorbeeld.com

• voorbeeld • com In sommige gevallen wordt een schermnaam weergegeven bij het e-mailadres. Bijvoorbeeld Jan Smit . In dit geval worden met een zoekactie naar de voornaam Jan of de achternaam Smit berichten opgehaald die behoren bij Jan Smit en het e-mailadres [email protected].

28




6

Voorbeelden van zoekacties voor e-mailadressen Tabel 6-5 Voorbeelden van zoekacties voor e-mailadressen Zoekterm


greg

• Greg Brown

• GregJones

• Gregory Smith

• Joe Smith

• Greg Smith

• Joe Jones <[email protected] >

• Greg Jones greg smith

• Greg Brown


• Gregory Smith

• Joe Smith <[email protected]>

• Greg Smith

• John Smith <[email protected] m>

• Greg Jones

• FredS

• GregJones

• Joe Brown <[email protected] >

• Joe Smith bedrijf.com

• Greg Brown • John Smith <[email protected]>

sub.bedrijf.com

• Hans Buis • Jan Smit <[email protected]>



29

6


Tabel 6-5 Voorbeelden van zoekacties voor e-mailadressen (vervolg) Zoekterm


[email protected]

• Greg Brown • Tom Jansen

gr*

• GregJones

• Bob Grey

• Gram Carter


• Joe Smith

• Monk Williams <mwilliams@gregoria n.com>

Zoeken met term, willekeurig woord of alle woorden Bij zoekacties in het archief kunt u zoeken naar specifieke woorden of termen in een e-mailbericht. U kunt ook regels toepassen op sommige tekstvelden om uw resultaten te filteren. Bij het invoeren van meerdere zoektermen in een tekstveld kunt u deze laten behandelen als exacte term, afzonderlijke termen of een groep van termen. Vermijd veelvoorkomende woorden als een, de of het in uw zoekacties. In zoekacties worden algemene woorden genegeerd. Gebruik daarom woorden en zinnen die uniek zijn voor de e-mails die u wilt bekijken of downloaden.

•

Zoekactie Term: hiermee zoekt u naar e-mailberichten die de exacte term in exact dezelfde woordvolgorde bevatten.

•

Zoekactie Willekeurig woord: hiermee zoekt u naar e-mailberichten die één of meer woorden bevatten, ongeacht de volgorde.

•

Zoekactie Alle woorden: hiermee zoekt u naar e-mailberichten die alle woorden in willekeurige volgorde bevatten. U kunt geen jokertekens gebruiken in zoekacties met termen.

Voorbeelden van zoekacties op term, willekeurig woord en alle woorden Als u zoekt op de termen memo phoenix worden verschillende sets met resultaten geretourneerd, afhankelijk van hoe u de regels toepast.

30



Het archief doorzoeken Stopwoorden vermijden

6

Tabel 6-6 Zoeken op term, willekeurig woord of alle woorden naar memo phoenix Regel

Levert als resultaat tekst...

Maar niet...

Term

• dinsdag memo phoenix

• mem o trans port mem o

• trans port mem o

• denv er mem o

• denv er trans port

• phoenix memo feedback

• mem o voor phoe nix Willekeurig woord

Alle woorden


• denver memo

• phoenix memo feedbac k

• memo voor phoenix

• memo transpo rt memo

• transpo rt memo

• denver transport


• denver memo

• phoenix memo feedback

• denver transport

• memo transport memo

• transport memo

• memo voor phoenix

Stopwoorden vermijden Stopwoorden zijn veelvoorkomende woorden die door het systeem worden genegeerd wanneer u een zoekactie invoert, omdat ze hoogstwaarschijnlijk geen unieke resultaten opleveren. Gebruik bij het invoeren van een zoekactie woorden en termen die specifiek zijn voor de e-mailberichten die u zoekt, en vermijd algemene of veel gebruikte woorden en termen. E-mailarchivering ondersteunt diverse talen en onderhoudt een lijst met stopwoorden voor elke taal.



31

6

Het archief doorzoeken Eenvoudig zoeken gebruiken

Eenvoudig zoeken gebruiken Met de opties voor eenvoudig zoeken kunnen gebruikers snel naar e-mailberichten zoeken in het archief. U kunt zoeken op basis van een of meer criteria, met inbegrip van de afzender van het e-mailbericht, de ontvanger van het e-mailbericht, de verzenddatum van het bericht en woorden of termen die zijn opgenomen in het e-mailbericht.

E-mailberichten zoeken via een eenvoudige zoekactie Gebruik het zoekformulier om e-mailberichten te zoeken op basis van een e-mailadres, een datumbereik of tekst. Volg de onderstaande richtlijnen: •

Vul één veld in om berichten te zoeken die overeenkomen met één enkele waarde.

•

Vul meerdere velden in om berichten te zoeken die overeenkomen met alle waarden.

•

Combineer extra velden met een zoekactie Hoofdtekst om de resultaten te filteren in een zoekactie Term, Willekeurig woord of Alle woorden.

•

U kunt geen jokertekens gebruiken als u Term selecteert.


Selecteer E-mailarchivering | Gearchiveerde berichten. Standaard wordt Zoeken weergegeven.

2

3

Vul een of meer van de volgende velden in: •

Van

•

Ontvanger

•

Datumbereik

•

Hoofdtekst

Klik op Zoeken.

E-mailberichten die overeenkomen met uw zoekcriteria worden weergegeven in het scherm Resultaten. Voorbeelden van zoekacties In de volgende voorbeelden worden de resultaten van twee vergelijkbare zoekactie, de ene met behulp van Term en de andere met behulp van Willekeurig woord, met elkaar vergeleken in een zoekactie Hoofdtekst.

32



Het archief doorzoeken Eenvoudig zoeken gebruiken

6

Tabel 6-7 Voorbeelden van zoekacties Criteria


Niet...

• Ontvanger: [email protected]

E-mail verzonden naar Jos tussen juli en oktober 2009 met de term memo phoenix.

• E-mail verzonden naar Jos in juni 2009 met de term memo phoenix.

• Datumbereik: 1/7/2009 tot 1/11/2009 • Berichttekst met Term: memo phoenix • Ontvanger: [email protected] • Datumbereik: 1/7/2009 tot 1/11/2009 • Berichttekst met Willekeurig woord: memo phoenix

• Ontvanger: [email protected] • Datumbereik: 1/7/2009 tot 1/11/2009 • Berichttekst met Alle woorden: memo phoenix

• E-mail verzonden naar Jos in augustus 2009 met de term memo phoenix. • E-mail verzonden naar Steve tussen juli en oktober 2009 met de term memo phoenix.

E-mail verzonden naar Jos tussen juli en oktober 2009 met de woorden phoenix of memo, met inbegrip van:

• E-mail verzonden naar Jos in juni 2009 met de woorden phoenix of memo, met inbegrip van: memo phoenix, reis naar phoenix,memo denver.

• memo phoenix

• E-mail verzonden naar Steve tussen juli en oktober 2009 met de woorden phoenix of memo, met inbegrip van: memo phoenix, reis naar phoenix,memo denver.

• reis naar phoenix • denver memo

E-mail verzonden naar Jos tussen juli en oktober 2009 met de woorden phoenix en memo in de onderwerpregel, met inbegrip van:

• E-mail verzonden naar Jos in juni 2009 met de woorden phoenix en memo in de onderwerpregel, met inbegrip van: memo phoenix en memo naar kantoor phoenix.

• memo phoenix

• E-mail verzonden naar Jos tussen juli en oktober 2009 met slechts één van de woorden phoenix of memo in de onderwerpregel, met inbegrip van: phoenix-conventie, reis naar phoenix, memo denver.

• memo naar kantoor phoenix • memo betreffende software phoenix

• E-mail verzonden naar Stefan tussen juli en oktober 2009 met beide woorden in de onderwerpregel, met inbegrip van memo phoenix, memo aan kantoor phoenix en memo betreffende software phoenix. • E-mail verzonden naar Jos tussen juli en oktober 2009 met het woord phoenix in de onderwerpregel en memo in de hoofdtekst.



33

6

Het archief doorzoeken Geavanceerd zoeken gebruiken

Geavanceerd zoeken gebruiken De geavanceerde zoekopties stellen Klantbeheerders in staat zoekcriteria te definiëren voor een breder scala van gearchiveerde berichtelementen dan bij de eenvoudige zoekactie mogelijk is. Het resultaat is dat u nauwkeurigere zoekacties kunt uitvoeren. Met behulp van deze opties kunt u berichten zoek op basis van het volgende: •

berichtkop

•

onderwerpregel

•

hoofdtekst

•

hoofdtekst bijlage

Bovendien kunt u in de metagegevens van berichten zoeken naar informatie als: •

Namen van bijlagen

•

Berichtgrootten

E-mailberichten zoeken via Geavanceerd zoeken Gebruik de geavanceerde zoekopties om complexere zoekacties te maken en uw zoektermen te verfijnen. Volg de onderstaande richtlijnen: •

Pas Term, Willekeurig woord of Alle woorden toe om de overeenstemmingsregels voor elk van de inhoudsvelden op te geven: Koptekst, Onderwerp, Hoofdtekst, Inhoud bijlage.

•

Pas Alle of Willekeurige toe om de regels in te stellen voor alle vier de velden in een zoekactie op inhoud.

•

Alle in combinatie met een zoekactie Term is de meest beperkende.

•

Willekeurige in combinatie met Willekeurig woord is de minst beperkende.

•

Het is niet mogelijk om jokertekens te gebruiken in een zoekactie Term.


Selecteer E-mailarchivering | Gearchiveerde berichten.

2

Selecteer Geavanceerde zoekactie in het scherm Criteria.

3

Vul een of meer van de volgende velden in om te zoeken op e-mailadres of datum:

4

5

34

•

Van

•

Ontvanger

•

Datumbereik

Vul een of meer van de berichtvelden in met inbegrip van Koptekst, Onderwerp, Hoofdtekst of Inhoud bijlage om te zoeken naar berichtinhoud. a

Selecteer Alle of Willekeurige om de zoektermen te beperken ten opzichte van elkaar.

b

Voer uw zoekwoorden in elk veld in, indien nodig.

c

Selecteer Term, Willekeurig woord of Alle woorden om elk van uw zoekcriteria te verfijnen.

Voer een Naam bijlage in om berichten te zoeken met een specifieke bestandsbijlage.



Het archief doorzoeken Geavanceerd zoeken gebruiken

6

6

Selecteer de optie Berichtgrootte (KB) en typ de waarde voor de grootte of het bereik van de grootte in KB.

7

Klik op Zoeken.

E-mailberichten die overeenkomen aan uw zoekcriteria worden weergegeven in het scherm Resultaten. Voorbeelden van geavanceerde zoekacties In de volgende voorbeelden worden de resultaten van vier vergelijkbare zoekacties, met behulp van Alle en Willekeurige en Term en Willekeurig woord, met elkaar vergeleken in een zoekactie op inhoud. Deze voorbeelden laten zien hoe verschillende combinaties tot meer of minder beperkende zoekacties leiden. Tabel 6-8 Voorbeelden van zoekacties Criteria

Retourneert e-mailberichten met...

• Overeenkomst: Alle

• phoenix memo in de onderwerpregel.

• Onderwerp met Term: phoenix memo

en

• Hoofdtekst met Term: sales totals

• sales totals in de hoofdtekst.

• Overeenkomst: Alle

Willekeurige combinatie van phoenix en memo in de onderwerpregel:

• Onderwerp met Willekeurig woord: phoenix memo • Hoofdtekst met Term: sales totals

• phoenix memo • transport phoenix • denver memo en • sales totals in de hoofdtekst.

• Overeenkomst: Willekeurig

• phoenix memo in de onderwerpregel.

• Onderwerp met Term: phoenix memo

of

• Hoofdtekst met Term: sales totals

• sales totals in de hoofdtekst.

• Overeenkomst: Willekeurig

Willekeurige combinatie van phoenix en memo in de onderwerpregel:

• Onderwerp met Willekeurig woord: phoenix memo • Hoofdtekst met Term: sales totals

• phoenix memo • transport phoenix • denver memo of • sales totals in de hoofdtekst.

Regels voor meertalig zoeken Met Geavanceerd zoeken kunt u met woorden en termen uit meerdere talen zoeken in onderwerp, hoofdtekst, inhoud van bijlagen en namen van bijlagen. Deze functie is niet van toepassing op zoeken in headers. Zoeken in de koptekst is alleen mogelijk in het Engels.



35

6

Het archief doorzoeken Zoeken op archief-ID gebruiken

Regels voor speciale tekens in een zoekactie binnen berichtkoppen De berichtkop van een e-mail bevat een grote hoeveelheid doorzoekbare informatie. Er gelden echter bepaalde beperkingen bij het gebruik van speciale tekens in uw zoektermen. Gebruik deze richtlijnen bij het zoeken in de velden Header of Berichttekst: •

U kunt niet zoeken naar alleen een speciaal teken.

•

U kunt zoeken naar tekst die speciale tekens bevat als deze deel uitmaken van een alfanumerieke tekenreeks.

•

Als u de punt (.) en het apenstaartje (@) opneemt in een zoekterm wordt deze geïnterpreteerd als een spatie.

•

De meeste speciale tekens worden genegeerd als zij worden ingevoerd aan het begin of einde van een tekenreeks.

•

Zoeken in headers biedt geen ondersteuning voor meertalig zoeken.

Tabel 6-9 Speciale tekens Speciaal teken

Naam

Begin van tekenreeks

Einde van tekenreeks

(

Haakje openen

Genegeerd

{

Accolade openen

Genegeerd

[

Rechte haak openen

Genegeerd

<

Punthaak openen

Genegeerd

"

Dubbel aanhalingsteken

Genegeerd

Genegeerd

#

Pondteken, hekje, getalteken

Genegeerd

Genegeerd

)

Haakje sluiten

Genegeerd

}

Accolade sluiten

Genegeerd

]

Rechte haak sluiten

Genegeerd

:

Dubbele punt

Genegeerd

>

Punthaak sluiten

Genegeerd

,

Komma

Genegeerd

;

Puntkomma

Genegeerd

.

Punt

Genegeerd

Zoeken op archief-ID gebruiken U kunt zoeken naar een specifiek bericht met behulp van de unieke archief-ID van het bericht. Dit type zoekactie is handig als u veel berichten hebt met vergelijkbare kenmerken en als de andere zoekopties te veel resultaten retourneren. In Email Archiving wordt aan elk e-mailbericht dat wordt gearchiveerd een unieke archief-ID toegewezen. Dit is de gemakkelijkste manier om een specifiek bericht te zoeken en op te halen.

E-mailberichten zoeken via Zoekactie op archief-ID Gebruik de optie Zoekactie op archief-ID om een specifiek e-mailbericht te zoeken op basis van de unieke ID. Klik op Help in de interface voor optiedefinities.

36



6

Het archief doorzoeken Een gearchiveerd e-mailbericht bekijken

Procedure 1

Selecteer E-mailarchivering | Gearchiveerde berichten.

2

Selecteer Zoekactie op archief-ID in het scherm Criteria.

3

Voer een ID in.

4

Klik op Zoeken.

De e-mailberichten die voldoen aan uw zoekcriteria worden weergegeven in het scherm Resultaten.

Een gearchiveerd e-mailbericht bekijken U kunt elk willekeurig e-mailbericht dat is opgeslagen in het archief rechtstreeks openen en bekijken vanuit het scherm met zoekresultaten. Zowel in de voorbeeldweergave van het bericht als in het berichtvenster kunt u de inhoud van het bericht, berichtkoppen en eventuele bijlagen die aan het bericht zijn toegevoegd bekijken en specifieke informatie archiveren, zoals ID en vervaldatum.

Een bericht weergeven Open en bekijk e-mailberichten om inhoud te lezen, bijlagen op te halen en headerinformatie en metagegevens te controleren. Voordat u begint U moet eerst een zoekactie uitvoeren en vervolgens uw resultaten sorteren om het e-mailbericht te vinden dat u wilt bekijken. •

Open het bericht vanuit het scherm Resultaten door een van de volgende bewerkingen uit te voeren: •

Dubbelklik op het bericht dat u wilt bekijken in het venster Bericht.

•

Selecteer een optie in het menu Voorbeeld om het bericht te openen in het deelvenster Bericht.

Als u Voorbeeld hebt geselecteerd, wordt het bericht weergegeven in het venster Bericht. Anders verschijnt het bericht in een apart venster.

Zoekacties opslaan voor hergebruik Zoekacties in het archief die u op regelmatige basis uitvoert kunnen worden opgeslagen voor hergebruik op een later tijdstip. Uw zoekcriteria worden opgeslagen onder de naam die u hieraan toekent en kunnen worden gebruikt voor het genereren van nieuwe resultaten telkens wanneer er updates voor het archief beschikbaar zijn.

Een zoekactie opslaan Gebruik de opslagoptie om zoekcriteria op te slaan. Voordat u begint U moet weten hoe u zoekacties kunt uitvoeren in het scherm Criteria. Klik op Help in de interface voor optiedefinities.



37

6

Het archief doorzoeken Berichten exporteren

Procedure 1

Voer een zoekactie uit in het scherm Criteria van Gearchiveerde berichten.

2

Klik opOpslaan. Het venster Zoekactie opslaan wordt weergegeven.

3

Typ een naam in het veld Naam zoekactie. De bestandsnaam moet 1 tot 60 tekens lang zijn.

4

Klik opOpslaan. Er wordt een bericht weergegeven waarin wordt bevestigd dat uw zoekactie is opgeslagen.

U kunt toegang krijgen tot uw opgeslagen zoekacties via het tabblad Opgeslagen zoekacties.

Een opgeslagen zoekactie uitvoeren Gebruik opgeslagen zoekacties om uw eerder opgeslagen zoekcriteria opnieuw te gebruiken. Voordat u begint Er moeten eerder opgeslagen zoekacties beschikbaar zijn op het tabblad Opgeslagen zoekacties.


Selecteer E-mailarchivering | Gearchiveerde berichten | Opgeslagen zoekacties. Op het tabblad Opgeslagen zoekacties wordt de lijst met eerder opgeslagen zoekacties weergegeven.

2

Ga op een van de volgende manieren te werk in de lijst: •

Dubbelklik op de naam van de zoekactie die u wilt uitvoeren.

•

Schakel het selectievakje in van de zoekactie en klik vervolgens op Bewerken.

De zoekcriteria worden weergegeven op een nieuw tabblad met de naam van de zoekactie. 3

Bekijk de opgeslagen zoekcriteria en breng zo nodig wijzigingen aan.

4

Klik op Zoeken. E-mailberichten die door de zoekactie worden geretourneerd, worden weergegeven in het scherm Resultaten.

Hier vandaan kunt u extra opgeslagen zoekacties uitvoeren, eventueel doorgevoerde wijzigingen opslaan of de zoekactie opslaan onder een nieuwe naam.

Berichten exporteren U kunt een of meer van de berichten downloaden die u vindt via een zoekactie en deze vervolgens bekijken in een e-mailclient. Als u berichten exporteert, worden deze gecomprimeerd in een zip-bestand. Berichten kunnen worden geëxporteerd vanuit het scherm Resultaten of vanuit de berichtweergave.

38




6

Richtlijnen voor zip-bestanden De regels die gelden voor het zip-bestand dat u downloadt wanneer u berichten exporteert bepalen de totale bestandsgrootte, de opgenomen e-mailberichten, de naamgeving van de e-mailbestanden en de indeling van de e-mailberichten. •

De totale grootte van het bestand dat u downloadt kan niet groter zijn dan 2 GB. Als uw resultatenset groter is, moet u uw zoekcriteria verfijnen en uw resultaten beperken.

•

Bij het downloaden, wordt uw oorspronkelijke zoekactie opnieuw uitgevoerd door het systeem. Het resultaat is dat de set met berichten in het zip-bestand kan afwijken van uw oorspronkelijke resultaten vanwege veranderingen in het archief.

•

Berichten worden opgeslagen als EML-bestanden. Elke bestandsnaam komt overeen met de unieke archief-ID van het bericht.

•

De indeling van elk e-mailbericht varieert afhankelijk van uw gebruikersrol: •

De rol User (Gebruiker) ontvangt het oorspronkelijke bericht.

•

De rol Customer Administrator (Klantbeheerder) ontvangt het envelopjournaal en het oorspronkelijke bericht, dat wordt meegeleverd als bijlage. Om de e-mailbestanden uit te pakken is een hulpprogramma voor zip-bestanden vereist.

Eml-bestanden weergeven De e-mailbestanden die u downloadt gebruiken de bestandsindeling .eml en vereisen een compatibele e-mailclient. U wordt aangeraden Microsoft Outlook Express of een recente versie van Microsoft Outlook te gebruiken. Tabel 6-10 E-mailclients voor weergeven van .eml-bestanden Besturingssysteem

Suggesties voor e-mailclients zijn...

Mac OS

• Microsoft Outlook 2011 • Apple Mail • Mozilla Thunderbird

Windows

• Microsoft Outlook 2010 • Microsoft Outlook 2007 met KB 956693 Ga voor meer informatie naar http://support.microsoft.com/kb/956693

• Microsoft Outlook Express • Microsoft Windows Live Mail • Mozilla Thunderbird Linux


Mozilla Thunderbird


39

6


Berichten exporteren U kunt e-mailberichten downloaden vanuit het archief en deze bekijken in uw e-mailclient. Deze optie is beschikbaar vanuit zowel het scherm Resultaten (voor meerdere berichten) als de berichtweergave (voor afzonderlijke berichten). Voordat u begint U hebt het volgende nodig: •

Een zip-programma om de e-mailberichten uit te pakken wanneer ze zijn gedownload

•

Een e-mailclient waarmee u EML-bestanden kunt bekijken


Voer een zoekopdracht uit in het scherm Criteria.

2

Voer een van de volgende handelingen uit om berichten te selecteren om te downloaden. Optie

Definitie

Alles exporteren in het scherm Resultaten

Klik op Exporteren | Alles exporteren om al uw zoekresultaten te downloaden.

Selectie exporteren in het scherm Resultaten Klik op het selectievakje voor elk bericht en klik op Exporteren | Selectie exporteren om geselecteerde zoekresultaten te downloaden. Exporteren in de berichtweergave

Dubbelklik op het bericht of selecteer het bericht en klik op Voorbeeld. Klik vervolgens op Exporteren om het afzonderlijke bericht te downloaden.

Er wordt een dialoogvenster geopend in uw browser. 3

Volg de instructies in uw browser voor het openen of opslaan van het bestand. Het bestand wordt opgeslagen op uw lokale systeem.

4

Zoek het bestand en open het met behulp van uw zip-programma. Het zip-bestand en de inhoud worden weergegeven.

5

Decomprimeer de berichten in het zip-bestand en sla deze op in een map. De afzonderlijke berichten worden nu opgeslagen op uw lokale systeem.

Van hieruit kunt u e-mailberichten openen en bekijken in uw e-mailclient.

40



7

Berichten opschonen

Een Archive Compliance Officer kan een of meer berichten uit het archief verwijderen, met inbegrip van historische berichten. Hierdoor wordt gewaarborgd dat uw bedrijf zich conformeert aan de lokale privacywetten. Inhoud Berichten opschonen Details rol Archive Compliance Officer

Berichten opschonen Als Archive Compliance Officer kunt u berichten verwijderen uit het archief met behulp van de opties voor Opschonen in het scherm met zoekresultaten voor gearchiveerde berichten. Voordat u begint •

Aan u moet de rol van Archive Compliance Officer worden toegewezen door uw klantbeheerder.

•

U moet Bewaarplicht uitschakelen. Het menu Opschonen is niet beschikbaar wanneer Bewaarplicht is ingeschakeld.

•

Beperk uw zoekopdrachten tot minder dan 10.000 berichten.


Selecteer E-mailarchivering | Gearchiveerde berichten. Standaard wordt Zoeken weergegeven.

2

Voer een zoekopdracht uit in het scherm Criteria.



41

7

Berichten opschonen Details rol Archive Compliance Officer

3

Voer een van de volgende handelingen uit om berichten te selecteren om te verwijderen: Als u het volgende wilt doen... gaat u als volgt te werk... Alles opschonen

Selecteer Opschonen | Alles opschonen als u alle berichten in uw zoekresultaten wilt verwijderen.

Selectie opschonen

Schakel het selectievakje voor elk bericht in en klik op Opschonen | Selectie opschonen als u geselecteerde zoekresultaten wilt verwijderen.

Er wordt een dialoogvenster geopend in uw browser. 4

Controleer het bericht en klik op OK om aan te geven dat u wilt doorgaan.

Uw berichten worden nu in de wachtrij geplaatst voor verwijdering en het menu Opschonen is tijdelijk inactief. De opschoning neemt tot 15 minuten in beslag. Daarna worden de berichten die u hebt geselecteerd om te worden opgeschoond niet langer weergegeven in de zoekresultaten en wordt het menu Opschonen actief. Er verschijnt een bericht waarin wordt aangegeven dat het opschoningsproces is voltooid.

Details rol Archive Compliance Officer De rol van Archive Compliance Officer role is een specifieke rol die wordt toegewezen aan een gebruiker met het specifieke doel om bestanden permanent uit het archief te verwijderen. Gebruikers met deze rol moeten ervoor zorgen dat hun bedrijf zich conformeert aan de lokale privacywetten. Volg de onderstaande richtlijnen: •

moet door een klantbeheerder aan een gebruiker worden toegewezen;

•

is de enige gebruikersrol die de functie Selectief opschonen kan openen en gebruiken;

•

kan geen e-mailbronnen beheren;

•

kan binnen Email Archiving alle andere functies voor Klantbeheerder openen. Als gebruik wordt gemaakt van de invoegtoepassing Archiveren, hebben Archive Compliance Officers alleen toegang tot hun eigen e-mailaccount. Hetzelfde geldt voor Klantbeheerders en alle andere gebruikersrollen.

42



8

Bewaring instellen voor groepen

Regels voor bewaring kunnen worden ingesteld voor en worden toegepast op specifieke groepen gebruikers in Email Archiving. Hierdoor kunt u nog beter tegemoetkomen aan uw nalevingsvereisten dan met de standaardregels die u instelt voor algemene bewaring.

Afbeelding 8-1 Tabblad Email Archiving in het venster Groep bewerken

•

Groepen worden beheerd op het tabblad Accountbeheer.

•

In plaats van bestaande groepen te hergebruiken, dient u in Accountbeheer nieuwe groepen te maken die specifiek zijn bedoeld voor bewaring.

•

Wanneer een gebruiker lid is van meerdere groepen, is de langste bewaarduur op die gebruiker van toepassing.

•

Wijzigingen in groepsbewaring doorlopen hetzelfde beoordelingsproces als dat voor het instellen van opslag in Email Archiving.

•

U moet een partner-, klant-, groeps- of ondersteuningsbeheerder zijn om wijzigingen aan te brengen.

•

Groepen met actieve bewaartermijnen kunnen niet worden gewijzigd of verwijderd door het proces Adreslijstintegratie.

Inhoud Een groep maken en groepsbewaarduur toevoegen De algemene bewaarduur in het archief voor een groep herstellen



43

8

Bewaring instellen voor groepen Een groep maken en groepsbewaarduur toevoegen

Een groep maken en groepsbewaarduur toevoegen Gebruik de functie Groepen in Accountbeheer om regels voor groepsbewaarduur te maken voor gebruikers in Email Archiving. Procedure Klik voor optiedefinities op Help in de interface. 1

Selecteer Accountbeheer > | Groepen.

2

Klik op Nieuw om het venster Nieuwe groep te openen.

3

Typ een groepsnaam en klik op Opslaan.

4

Selecteer de groepsnaam en klik op Bewerken om het venster Groep bewerken te openen.

5

Selecteer Leden en voeg gebruikers aan de groep toe.

6

Klik op Toepassen.

7

Selecteer Email Archiving en selecteer de bewaarduur.

8

Klik op Toepassen.

De nieuwe bewaarduur is van toepassing op alle leden van de groep.

De algemene bewaarduur in het archief voor een groep herstellen U kunt zo nodig de aangepaste bewaarduur voor een groep verwijderen en de algemene duur herstellen. Deze optie kan handig zijn als de bewaarperiode voor de groep, of de groep zelf, niet meer nodig is. Klik op Help in de interface voor optiedefinities. Procedure

44

1

Selecteer Accountbeheer | Groepen.

2

Markeer de groep die u wilt wijzigen en klik op Bewerken.

3

Selecteer Email Archiving in het venster Groep bewerken.

4

Selecteer de algemene bewaarperiode in de vervolgkeuzelijst Bewaartermijn.

5

Klik op Toepassen.



9

Bewaarplicht beheren

Als bewaarplicht is ingesteld voor alle berichten in het archief, kunnen deze niet uit het systeem worden verwijderd wanneer de vervaldatum is bereikt. Inhoud Hoe Bewaarplicht werkt Algemene bewaarplicht in- en uitschakelen Gebruikersspecifieke bewaarplichten toevoegen en verwijderen

Hoe Bewaarplicht werkt Als u een bewaarplicht instelt voor uw archief, worden alle e-mailberichten bewaard zolang de bewaarplicht is ingeschakeld. In Email Archiving worden e-mailberichten gewoonlijk opgeslagen in het archief totdat zij hun vervaldatum bereiken. Daarna worden zij voorgoed verwijderd. Hoe lang een bericht blijft opgeslagen voordat dit vervalt, wordt ingesteld aan de hand van Bewaarduur archief in Accountbeheer en deze termijn geldt voor alle klantberichten. Door de optie Algemene bewaarplicht inschakelen te selecteren of de bewaarplicht toe te passen op bepaalde gebruikers, kunt u dit proces negeren en uw berichten, inclusief vervallen berichten, voor onbepaalde tijd behouden. Dit kan met name handig zijn voor bedrijven of grote organisaties die ervoor moeten zorgen dat zij zich om juridische redenen volledig conformeren aan de voorschriften met betrekking tot het bewaren van hun e-mailcommunicatie. Andersom geldt dat het normale opschoningsproces wordt hersteld op basis van alle eerdere vervaldatums, als u de bewaarplicht uitschakelt. Dit betekent dat al uw vervallen berichten, met inbegrip van de berichten die zijn vervallen terwijl de bewaarplicht was ingeschakeld, automatisch worden verwijderd tijdens het volgende opschoningsproces. Raadpleeg de Help van Accountbeheer voor meer informatie over het instellen van Bewaarduur archief.

Algemene bewaarplicht in- en uitschakelen U kunt een bewaarplicht op alle gebruikers toepassen door algemene bewaarplicht in te schakelen. Inhoud Algemene bewaarplicht inschakelen Algemene bewaarplicht uitschakelen



45

9

Bewaarplicht beheren Gebruikersspecifieke bewaarplichten toevoegen en verwijderen

Algemene bewaarplicht inschakelen Pas een bewaarplicht toe op alle gebruikers in het archief. Als het opschoningsproces actief is wanneer u algemene bewaarplicht inschakelt, worden alleen berichten bewaard die nog niet zijn vervallen.

Klik op Help in de interface voor optiedefinities. Procedure 1

Selecteer E-mailarchivering | Instellen | Bewaarplicht.

2

Schakel onder Algemene bewaarplicht de optie Algemene bewaarplicht inschakelen in. Het waarschuwingsbericht over de bewaarplicht wordt weergegeven.

3

Klik op Ja om de wijziging te bevestigen.

Algemene bewaarplicht is nu actief. Vervallen berichten worden niet uit het archief verwijderd.

Algemene bewaarplicht uitschakelen Verwijder de algemene bewaarplicht om de normale verval- en verwijderingsprocedures voor berichten te hervatten. Berichten die zijn verwijderd kunnen niet worden hersteld.

Klik op Help in de interface voor optiedefinities. Procedure 1

Klik op E-mailarchivering | Instellen | Bewaarplicht.

2

Schakel onder Algemene bewaarplicht de optie Algemene bewaarplicht inschakelen uit. Het waarschuwingsbericht over de bewaarplicht wordt weergegeven.

3

Klik op Ja om de wijziging te bevestigen.

Algemene bewaarplicht is nu inactief. Vervallen berichten blijven in het archief staan totdat de volgende permanente verwijderingscyclus wordt uitgevoerd.

Gebruikersspecifieke bewaarplichten toevoegen en verwijderen Naast de algemene bewaarplicht, die op alle gebruikers van toepassing is, kunt u ook gebruikersspecifieke bewaarplichten maken, die alleen van toepassing zijn op de gebruikers die u selecteert. Vermijd het maken van gebruikersspecifieke bewaarplichten die van toepassing zijn op nieuwe gebruikers met een groot aantal bestaande e-mailberichten. Het kan enkele dagen duren voordat het systeem alle e-mailberichten van de gebruiker heeft geïdentificeerd, en het is mogelijk dat enkele berichten ondertussen in aanmerking komen voor de normale verval- en verwijderingstoepassingen. Houd rekening met het volgende als u een gebruikersspecifieke bewaarplicht op een of meer nieuwe gebruikers toepast:

46

•

Schakel Algemene bewaarplicht in als u voor alle gebruikers wilt voorkomen dat berichten komen te vervallen.

•

Gebruik Adreslijstintegratie om uw gebruikersaccounts te synchroniseren.




9

Inhoud Een nieuwe gebruikersspecifieke bewaarplicht toevoegen Een gebruikersspecifieke bewaarplicht bijwerken Een gebruikersspecifieke bewaarplicht verwijderen

Een nieuwe gebruikersspecifieke bewaarplicht toevoegen Maak een nieuwe gebruikersspecifieke bewaarplicht als u gebruikers-e-mails wilt vasthouden die betrekking hebben op een bepaald incident. Selecteer de specifieke gebruikers. Voordat u begint •

U moet alle gebruikers en hun aliassen in Accountbeheer hebben gemaakt voordat u een gebruikersspecifieke bewaarplicht toepast.

•

U zou Adreslijstintegratie kunnen gebruiken om uw gebruikersinformatie actueel te houden.

•

Controleer of uw gebruikers minimaal 30 dagen in het systeem staan, en kies anders misschien voor Algemene bewaarplicht.

•

U kunt maximaal 16 gebruikersspecifieke bewaarplichten maken. Elke gebruikersspecifieke bewaarplicht is beperkt tot 128 gebruikers.


Selecteer E-mailarchivering | Instellen | Bewaarplicht om de opties voor bewaarplicht weer te geven.

2

Klik onder Gebruikersspecifieke bewaarplichten op Nieuw om het venster Bewaarplicht te openen.

3

Voer een unieke naam voor de bewaarplichtactie in om identificatie te vereenvoudigen.

4

Voer een beschrijving met aanvullende details in.

5

Gebruik het filter om specifieke gebruikers of groepen te zoeken. Wanneer u een zeer lange lijst met e-mailadressen hebt, kunt u de lijst filteren door een deel van een naam of een domeinnaam te gebruiken.

a

Voer uw zoekreeks in.

b

Klik op Toepassen om de resultaten in de lijst Beschikbare gebruikers weer te geven.

6

Selecteer een of meer e-mailadressen in de lijst Beschikbare gebruikers.

7

Klik op Toevoegen. U kunt nieuwe filters toepassen om meer gebruikers te zoeken en daarmee doorgaan tot u de lijst Geselecteerde gebruikers hebt gevuld met alle gebruikers die u voor de bewaarplichtactie nodig hebt.

8

Klik opOpslaan.

De nieuwe bewaarplichtactie wordt aan de lijst toegevoegd en op de geselecteerde gebruikers toegepast.



47

9


Een gebruikersspecifieke bewaarplicht bijwerken Werk een bestaande gebruikersspecifieke bewaarplicht bij als u de naam en beschrijving wilt wijzigen of gebruikers aan de lijst wilt toevoegen of uit de lijst wilt verwijderen. Voordat u begint •

U moet alle gebruikers en hun aliassen in Accountbeheer hebben gemaakt voordat u een gebruikersspecifieke bewaarplicht toepast.

•

U zou Adreslijstintegratie kunnen gebruiken om uw gebruikersinformatie actueel te houden.

•

Controleer of uw gebruikers minimaal 30 dagen in het systeem staan, en kies anders misschien voor Algemene bewaarplicht.

•

U kunt maximaal 16 gebruikersspecifieke bewaarplichten maken. Elke gebruikersspecifieke bewaarplicht is beperkt tot 128 gebruikers.



2

Selecteer onder Gebruikersspecifieke bewaarplichten de bewaarplicht die u in de tabel wilt bijwerken.

3

Klik op Bewerken om het venster Bewaarplicht te openen.

4

Breng de gewenste wijzigingen aan.

5

•

Werk de naam en beschrijving bij.

•

Voeg gebruikers toe of verwijder gebruikers.

Klik opOpslaan.

De bewaarplichtactie wordt bijgewerkt en op de geselecteerde gebruikers toegepast.

Een gebruikersspecifieke bewaarplicht verwijderen Verwijder een gebruikersspecifieke bewaarplicht die niet meer nodig is voor juridische doeleinden. Procedure Klik voor optiedefinities op Help in de interface. 1


2

Selecteer onder Gebruikersspecifieke bewaarplichten de bewaarplicht die u uit de tabel wilt verwijderen.

3

Klik op Verwijderen.

4

Klik op Ja om de verwijdering te bevestigen.

De bewaarplicht is verwijderd en wordt niet meer toegepast op de geselecteerde gebruikers.

48



10

Rapporten genereren

Rapporten in Email Archiving bieden gedetailleerde informatie over specifieke activiteiten van Klantbeheerders. De inhoud van een rapport bevat informatie voor de huidige maand alsmede voor de 30 dagen die hieraan vooraf zijn gegaan. U kunt rapporten gebruiken om het volgende te doen: •

Zoekacties identificeren die mogelijk nuttig zijn maar die niet zijn opgeslagen door de beheerders die deze zoekacties hebben uitgevoerd.

•

Op basis van de uitgevoerde typen zoekacties mogelijke probleemgebieden in uw e-mailservice identificeren.

•

Elke vorm van misbruik van de voorzieningen voor het zoeken van berichten identificeren.

Inhoud Een rapport uitvoeren Een rapport filteren Rapportdetails weergeven Een rapport downloaden

Een rapport uitvoeren Als u een rapport uitvoert, ontvangt u gedetailleerde informatie over specifieke activiteiten van een Klantbeheerder. Procedure Klik voor optiedefinities op Help in de interface. 1

Selecteer E-mailarchivering | Rapporten. Op het tabblad Beschikbare rapporten wordt de lijst met rapporten weergegeven.

2

Selecteer een rapport door als volgt te werk te gaan. •

Selecteer de titel van het rapport en klik op Uitvoeren.

•

Dubbelklik op de titel van het rapport.

Het rapport wordt weergegeven op een nieuw tabblad met de naam van het rapport in de titel.



49

10

Rapporten genereren Een rapport filteren

Een rapport filteren Gebruik de filteropties om een rapport zodanig te beperken dat het alleen de informatie bevat die u nodig hebt. Voordat u begint Voer een rapport uit vanaf het tabblad Beschikbare rapporten.


2

Vul ten minste één van de filteropties in: •

E-mailadres

•

IP-adres

•

Datumbereik

Klik op Filteren.

Het scherm Resultaten wordt bijgewerkt met de verfijnde rapportinhoud.

Rapportdetails weergeven Gebruik rapportdetails om aanvullende informatie over elke vermelding te bekijken, met inbegrip van de specifieke details van zoekacties. Voordat u begint Voer een rapport uit vanaf het tabblad Beschikbare rapporten. •

Selecteer een vermelding in het rapport en klik op Voorbeeld.

•

Dubbelklik op een vermelding in het rapport.

De details worden weergegeven in een nieuw venster.

Een rapport downloaden U kunt de resultaten van een rapport als CSV-bestand opslaan op uw harde schijf. Voordat u begint Voer een rapport uit vanaf het tabblad Beschikbare rapporten.


Klik op Downloaden in het scherm Resultaten Er wordt een dialoogvenster geopend in uw browser.

2

50

Volg de instructies in uw browser voor het openen of opslaan van het bestand.



Rapporten genereren Een rapport downloaden

10

Het CSV-bestand kan nu worden geopend in Microsoft Excel.



51

10

Rapporten genereren Een rapport downloaden

52



11


De add-in Archiveren is een Microsoft Outlook-add-in die u op uw computer kunt downloaden en installeren. Wanneer deze is geïnstalleerd, kunt u hiermee rechtstreeks vanuit Outlook in uw persoonlijk e-mailarchief zoeken. Ga naar de website van McAfee om downloadinformatie en installatie-instructies te zoeken voor de add-in Archiveren. •

Ga naar de pagina SaaS Email Archiving-add-in voor Microsoft Outlook op http:// www.mcafee.com/us/downloads/saas/archive-addin.aspx.



53

11


54



12

Veelgestelde vragen

Hier volgen de antwoorden op veelgestelde vragen.

Control Console openen Hoe krijg ik toegang tot de website van Control Console van Email Archiving? Uw welkomstbericht bevat de informatie die u nodig hebt om toegang te krijgen tot de Control Console. Ik ben een nieuwe medewerker bij het bedrijf en beschik niet over de gebruikersnaam en het wachtwoord van mijn voorganger voor de Control Console. Hoe kan ik dan toch toegang krijgen tot het systeem? U moet de primaire of technische contactpersoon die op het service-orderformulier van uw bedrijf staat vermeld, een account laten maken of u toegang laten verlenen tot een bestaande account. Deze personen kunnen tevens contact opnemen met de klantondersteuning voor assistentie. Waarom vindt er een time-out plaats voor mijn browserverbinding? Er kan om diverse redenen een time-out plaatsvinden voor uw browserverbinding: •

uw netwerkverbinding is verbroken vanwege inactiviteit;

•

er is een time-out op uw computer opgetreden vanwege inactiviteit;

•

er is een time-out van uw browser opgetreden vanwege inactiviteit.

Wanneer er een time-out plaatsvindt voor uw browserverbinding, moet u zich opnieuw aanmelden.

Configuratie en systeem Wat is het grootste e-mailbericht dat kan worden gearchiveerd? Momenteel bedraagt de maximumgrootte 50 MB. Elk bericht dat deze grootte overschrijdt, kan niet worden gearchiveerd. Hoe vaak verplaatst Email Archiving berichten van mijn server naar het archief? De exacte timing van elke pollingcyclus is afhankelijk van voorwaarden in de omgeving van Email Archiving en van de huidige status van uw e-mailservers. Bij het pollen van uw servers heeft frequentie een hogere prioriteit dan voorspelbaarheid voor Email Archiving. Dit betekent dat het systeem opportunistisch is. Hoewel door deze methode perioden van inactiviteit kunnen optreden, kan het systeem ook activiteiten inhalen wanneer dat mogelijk is. Het systeem kan daarom in 24 uur meer e-mail importeren dan mogelijk zou zijn als polling plaatsvindt met regelmatige intervallen. Kan het importinterval apart worden aangepast voor elke e-mailbron?



55

12

Veelgestelde vragen

Het interval kan niet worden aangepast, maar het is wel mogelijk om een Rustige periode te definiëren om imports te voorkomen tijdens een specifiek tijdsbestek. Kunnen alleen bepaalde gebruikers worden ingesteld voor Email Archiving? Email Archiving importeert alle e-mail die voorkomt in een journaalpostvak dat als e-mailbron is gedefinieerd in Email Archiving. Daarom kunt u beperken welke gebruikers in het journaal worden opgenomen door ze in afzonderlijke Microsoft Exchange-databases te plaatsen: een database waarvoor opname in het journaal is ingeschakeld en een database zonder opname in het journaal. Premium journaling in Microsoft Exchange Server 2007 biedt meer gedetailleerde journaalfilters. Raadpleeg uw Exchange-beheerder of Microsoft voor meer informatie om optimaal gebruik te kunnen maken van deze functionaliteit. Hoe kan ik oude e-mailberichten importeren in een e-mailarchief? Exporteer al uw historische gegevens naar PST-indeling en noteer de totale grootte van de PST-bestanden. Onderteken een overeenkomst voor het hosten van historische gegevens met uw verkoopvertegenwoordiger. U ontvangt nadere instructies over hoe u verdergaat nadat uw order is verwerkt. Wat gebeurt er met Email Archiving als mijn e-mailserver de modus voor noodherstel activeert? Email Archiving kan geen berichten ophalen totdat de e-mailserver de modus voor noodherstel weer uitschakelt. Wat gebeurt er als Email Archiving de verbinding kwijtraakt met mijn e-mailserver terwijl berichten worden geïmporteerd? Als de verbinding wordt verbroken, blijft het bericht dat werd onderbroken op uw server staan tot de volgende poging om te importeren. Het gedeeltelijk geïmporteerde bericht wordt verwijderd en wordt niet opgeslagen in het archief.

Zoeken Hoe kan ik gearchiveerde berichten bekijken? Meld u aan bij de Control Console. Als u meerdere services hebt, controleert u of het Email Archiving-gedeelte van de Control Console wordt weergegeven. Selecteer Gearchiveerde berichten en selecteer vervolgens Nieuw. Voer ten minste één zoekcriterium in en selecteer vervolgens Uitvoeren of druk op de toets Enter. Hoe kan ik een afbeelding ophalen die aan een bericht was gekoppeld? Nadat u het bericht hebt opgehaald en geopend, klikt u op de bijlage om deze te downloaden. Waarom wordt het e-mailbericht niet weergegeven als ik op een gearchiveerd bericht klik in het venster met zoekresultaten? Het voorbeeldvenster wordt geminimaliseerd. Klik op de pijl met de dubbele pijlpunt in de rechterbenedenhoek van het venster om het voorbeeldvenster te openen. Of dubbelklik op het bericht om het in een nieuw venster te openen. Hoe kan ik BCC-ontvangers bekijken? U moet Klantbeheerder zijn om metagegevens over de envelop, waartoe ook BCC-gegevens behoren, te kunnen bekijken. BCC-ontvangers kunnen worden weergegeven door een bericht te exporteren en vervolgens de hoofdtekst van het journaalrapport te bekijken. Dit bevat een uitputtende lijst met alle ontvangers. Wat is het maximale aantal berichten dat wordt geretourneerd en weergegeven bij het uitvoeren van een zoekactie? Zo veel als met de zoekcriteria overeenkomen. Hoeveel gegevens kunnen tegelijkertijd worden geëxporteerd? 2 GB. Een medewerker heeft het bedrijf verlaten. Hoe kan ik zijn of haar account en oude e-mailberichten verwijderen uit het archiefsysteem?

56



Veelgestelde vragen

12

Het is verboden om willekeurig berichten te verwijderen voordat de bewaarperiode is verstreken. Door deze opzettelijke beperking kan er niet met het archief worden geknoeid. Welk type Exchange-journaalgebruik is vereist om Email Archiving correct te laten functioneren? Email Archiving maakt gebruik van Envelope Journaling. Bij deze methode is archivering van P1-berichtkoppen (envelopkoppen) mogelijk, die informatie bevatten over de geadresseerden, CC- en BCC-ontvangers en ontvangers in distributiegroepen.

Het bewaren van gegevens Wat gebeurt er nadat de bewaarperiode is verstreken? Als voor een bericht de bewaartermijn wordt overschreden, wordt dit voorgoed verwijderd uit het archief. Wat is het verschil tussen gegevens die zijn opgenomen in het journaal en historische gegevens? •

De gegevens die zijn opgenomen in het journaal bevatten de berichten die uw server automatisch naar een journaalpostvak verplaatst om ze te archiveren (vanaf de begindatum van de overeenkomst).

•

Historische berichten bevatten de berichten die zijn gemaakt vóór de begindatum van de overeenkomst. Ze bevatten ook berichten die niet in het journaal zijn opgenomen na de begindatum van de overeenkomst.

Heeft een Klantbeheerder toegang tot de gearchiveerde e-mailberichten van een gebruiker als de gebruiker is verwijderd uit de Active Directory van het bedrijf en van de e-mailservers? Ja. Klantbeheerders kunnen zoeken op de berichten van een verwijderde gebruiker en deze openen en exporteren.



57

12

Veelgestelde vragen

58



13

Problemen oplossen

Veel voorkomende problemen en aanbevolen oplossingen. Inhoud Connectiviteitsproblemen oplossen Veelvoorkomende foutberichten Problemen met journaalpostvak van Exchange Server Problemen met historische e-mailbronnen Bekende beperking in Exchange Server 2003 beïnvloedt historische gegevens

Connectiviteitsproblemen oplossen Beschrijvingen van en oplossingen voor connectiviteitsproblemen. Email Archiving kon geen socket openen voor het ophalen van e-mail in de doel-e-mailbron. Dit komt mogelijk doordat de opgegeven host niet is gevonden.



59

13

Problemen oplossen Connectiviteitsproblemen oplossen

Oorzaak

Oplossing

Er is een fout opgetreden bij een poging om verbinding te maken met de e-mailserver. De fout doet zich mogelijk voor om een van de volgende redenen:

1 Als een servernaam is ingevoerd, controleert u of de naam correct is ingevoerd en is geregistreerd op de DNS-server van de klant.

• De servernaam die is opgegeven in de configuratie van de e-mailbron is mogelijk onjuist.

2 Als een IP-adres is ingevoerd in het veld Servernaam, controleert u of het adres correct is voor de e-mailserver.

• De e-mailserver beschikt mogelijk niet over een open poort voor de IMAP- of POP3-communicatie.

3 Als de servernaam of het IP-adres correct is ingevoerd, controleert u of de IMAP- of POP3-poort is ingeschakeld en open op de e-mailserver van de klant.

• De IMAP- of POP3-poort op de e-mailserver wijkt mogelijk af van degene die is ingevoerd in het venster E-mailbronnen. • Mogelijk voorkomt een firewall dat Email Archiving verbinding maakt met de IMAP- of POP3-poort van de e-mailserver. • POP3- of IMAP-services zijn mogelijk niet actief op de e-mailserver.

4 Als er een of meer firewalls zijn geïnstalleerd, controleert u of de IMAP- of POP3-poort open is voor Email Archiving (raadpleeg uw activeringshandleiding voor het IP-adresbereik van servers voor Email Archiving). 5 Controleer of de combinatie van protocol en poort die is opgegeven in het venster E-mailbronnen overeenkomt met wat wordt uitgevoerd op de doelserver. Het standaardpoortnummer voor zowel POP3 als IMAP wijkt af als SSL is geselecteerd voor de verbinding. 6 Controleer of het juiste protocol, IMAP of POP3, wordt uitgevoerd op de e-mailserver. 7 Neem contact op met de klantondersteuning als de servernaam of het IP-adres correct is geïdentificeerd en de IMAP- of POP3-poorten correct zijn geregistreerd op de firewall en de e-mailserver, en in het venster E-mailbronnen.

Email Archiving kon de verificatie niet voltooien bij het maken van verbinding met de server van de e-mailbron. De meest waarschijnlijke oorzaken hiervan zijn een onjuiste gebruikersnaam of een onjuist wachtwoord voor het postvak. Oorzaak

Oplossing

De verificatiestap voor de gebruiker is mislukt, waarschijnlijk vanwege een onjuiste gebruikersnaam of een onjuist wachtwoord voor het postvak.

Controleer de e-mailserver om na te gaan of de gebruikersnaam en het wachtwoord voor het postvak juist zijn.

Email Archiving heeft een protocolfout gedetecteerd.

60

Oorzaak

Oplossing

Email Archiving heeft een protocolfout gedetecteerd, zoals een onverwacht gebruik van POP3 of IMAP.

Bevestig dat de e-mailserver het protocol dat is geïdentificeerd in het venster E-mailbronnen ondersteunt voor de specifieke poort in het venster E-mailbronnen.


Als het protocol correct wordt ondersteund door de e-mailserver voor de aangewezen poort, neemt u contact op met de klantondersteuning.


Problemen oplossen Connectiviteitsproblemen oplossen

13

De e-mailserver heeft een foutconditie gemeld of heeft niet tijdig gereageerd. Oorzaak

Oplossing

De e-mailserver heeft een foutconditie gemeld of heeft niet tijdig (gewoonlijk rond de 60 seconden) gereageerd.

Controleer een foutenlogboek, bijvoorbeeld het gebeurtenislogboek, op de e-mailserver om te zien of er een fout is opgetreden.

Email Archiving heeft een reactie 'vergrendeld vanwege bezet' van de e-mailserver ontvangen bij een poging om te verifiëren. Oorzaak

Oplossing

Email Archiving heeft een reactie 'vergrendeld vanwege bezet' van de e-mailserver ontvangen bij een poging om te verifiëren. Mogelijk is er sprake van een probleem met uw e-mailserver.

1 Probeer over enkele minuten opnieuw verbinding te maken. 2 Controleer, als u opnieuw een foutmelding krijgt, of uw server correct functioneert. Mogelijk moet u contact opnemen met de technische ondersteuning van uw leverancier.

Email Archiving is een fout tegengekomen tijdens een initiële DNS-opzoekactie en kon geen verbinding maken. Oorzaak

Oplossing

Email Archiving is een fout tegengekomen tijdens een initiële DNS-opzoekactie en kon geen verbinding maken.

1 Controleer of de serverhostnaam geldig is. 2 Neem contact op met de klantondersteuning als de serverhostnaam geldig is.

De e-mailserver is bezet. Oorzaak

Oplossing

De e-mailserver heeft een "bezet"-indicatie geretourneerd.

1 Probeer het over enkele minuten opnieuw. 2 Controleer, als u opnieuw een foutmelding krijgt, of uw e-mailserver correct functioneert. Mogelijk moet u contact opnemen met de technische ondersteuning van uw leverancier.

Begintijd/Eindtijd: Ongeldige tijd (Er wordt een rood kader weergegeven in het venster waarin de onjuiste tijd wordt aangegeven plus het bericht 'Ongeldige begintijd'. Oorzaak

Oplossing

Een of meer van de tijden in de rustige periode vormen geen correct tijdbereik of de tijden worden niet weergegeven in de juiste militaire notatie.

Controleer of de begintijd vóór de eindtijd valt.

waarde is geen geldig IP-adres of domeinnaam, element: server_host, value=[] Oorzaak

Oplossing

Het IP-adres of de servernaam is onjuist.

1 Controleer of het adres juist is voor de e-mailserver. 2 Neem contact op met de klantondersteuning als de servernaam of het IP-adres correct is geïdentificeerd.

Interne fout code 5 Neem contact op met de klantondersteuning.



61

13

Problemen oplossen Veelvoorkomende foutberichten

Interne fout code 6 Neem contact op met de klantondersteuning. Interne fout code 8 Neem contact op met de klantondersteuning. Interne fout code 10 Neem contact op met de klantondersteuning. Interne fout code 12 Neem contact op met de klantondersteuning.

Veelvoorkomende foutberichten Veelvoorkomende foutberichten begrijpen en oplossen. Dit veld is verplicht. (Alle velden die zijn omgeven door een rood kader zijn verplichte velden) Oorzaak

Oplossing

Een of meer verplichte velden zijn leeg.

Controleer of de velden die zijn omgeven door een rood kader zijn ingevuld.

Kan e-mail niet doorzoeken. Maken van verbinding met server van Email Archiving is mislukt. Neem contact op met uw archiefbeheerder als het probleem aanhoudt. Oorzaak

Oplossing

De Email Archiving kon om een van de volgende redenen geen gegevens ophalen van de server van Email Archiving:

1 Probeer over enkele minuten opnieuw de aanvraag uit te voeren.

• De verbinding is verbroken.

2 Neem contact op met de klantondersteuning.

• Er is een fout opgetreden in een proces op de server van Email Archiving. • De gegevensaanvraag was beschadigd.

Kan e-mail niet doorzoeken. Bovenlimiet voor berichtgrootte moet een numerieke waarde zijn. Oorzaak

Oplossing

Tijdens het zoeken van een bericht op berichtgrootte werd de optie "Tussen" gekozen maar is alleen de onderlimiet in het bereik opgegeven.

Voer zowel de boven- als de onderlimiet in om het zoekbereik te definiëren.

Ongeldige aanvraag (moet een ID, bereik en bericht-ID bevatten) Oorzaak

Oplossing

Bij het openen van een bericht is een time-out opgetreden tijdens de aanmeldingssessie.

1 Meld u opnieuw aan en haal het bericht opnieuw op. 2 Neem contact op met de klantondersteuning.

Maken van verbinding met server van Email Archiving is mislukt. Neem contact op met uw archiefbeheerder als het probleem aanhoudt.

62



Problemen oplossen Problemen met journaalpostvak van Exchange Server

Oorzaak

Oplossing

De verbinding met de server van Email Archiving is er niet in geslaagd de berichtgegevens op te halen voor weergave.


13


Uw sessie is verlopen, meld u opnieuw aan. Oorzaak

Oplossing

Er heeft een time-out plaatsgevonden voor uw browserverbinding om een van een aantal mogelijke redenen:

Meld u opnieuw aan bij de Control Console.

• uw netwerkverbinding is verbroken vanwege inactiviteit; • er is een time-out op uw computer opgetreden vanwege inactiviteit; • er is een time-out van uw browser opgetreden vanwege inactiviteit.

Kan e-mail niet exporteren. Maken van verbinding met server van Email Archiving is mislukt. Neem contact op met uw archiefbeheerder als het probleem aanhoudt. Oorzaak

Oplossing

De Email Archiving kon om een van de volgende redenen geen gegevens ophalen van de server van Email Archiving:


• De verbinding is verbroken.


• Er is een fout opgetreden in een proces op de server van Email Archiving. • De gegevensaanvraag was beschadigd.

Kan e-mail niet exporteren. Poging om [] MB te exporteren. Max. exportgrootte is 2 GB. Oorzaak

Oplossing

De totale grootte van alle opgenomen berichten bij een poging om berichten te exporteren heeft de limiet overschreden.

1 Wijzig uw zoekactie zodat minder berichten worden weergegeven voordat u berichten exporteert. 2 Gebruik de optie Selectie exporteren in plaats van Alles exporteren zodat u minder berichten tegelijk kunt exporteren.

Problemen met journaalpostvak van Exchange Server Problemen met journaalpostvakken oplossen. Het journaalpostvak is nooit leeg. Er zijn verschillende redenen waarom uw journaalpostvak mogelijk nooit volledig leeg is: 1

Berichten die binnenkomen in het journaalpostvak tijdens een archiveringssessie worden pas tijdens een toekomstige archiveringssessie verwerkt.

2

Berichten groter dan 50 MB blijven gedurende onbeperkte tijd in het journaalpostvak staan omdat de maximumgrootte voor berichten 50 MB bedraagt.



63

13

Problemen oplossen Problemen met historische e-mailbronnen

3

Berichten die incorrect zijn opgemaakt kunnen niet worden gearchiveerd en blijven daarom in het journaalpostvak staan. Er kunnen verschillende redenen zijn voor onjuist opgemaakte berichten, zoals: •

De journaalfunctie is niet correct geconfigureerd.

•

Berichten worden rechtstreeks naar het journaalpostvak gestuurd (waarbij de journaalfunctie wordt overgeslagen).

•

Berichten worden rechtstreeks naar het journaalpostvak gekopieerd.

4

Het aantal in het journaalpostvak opgenomen berichten is groter dan het maximumaantal berichten dat kan worden geïmporteerd tijdens een enkele archiefsessie.

5

Grote berichten worden wellicht 's nachts geïmporteerd omdat de noodzakelijke netwerk- en serverbronnen mogelijk alleen dan beschikbaar zijn.

Problemen met historische e-mailbronnen Problemen met historische e-mailbronnen oplossen. Als de opslagcapaciteit voor historische gegevens wordt overschreden. Als u uw opslaglimiet voor historische gegevens overschrijdt, wordt de historische e-mailbron inactief. Dit resulteert u de volgende gebeurtenissen: •

De historische e-mailbron wordt niet langer weergegeven in het venster Overzicht.

•

In het venster E-mailbronnen wordt de historische e-mailbron aangegeven als inactief.

•

In het configuratievenster E-mailbron voor de historische e-mailbron wordt het selectievakje Actief uitgeschakeld weergegeven.

Bekende beperking in Exchange Server 2003 beïnvloedt historische gegevens Er bestaat een beperking in Microsoft Exchange Server 2003 en oudere versies waardoor sommige berichten onzichtbaar blijven voor eindgebruikers in Email Archiving. Dit probleem heeft vooral gevolgen voor klanten die SaaS Email Archiving Historical Data Hosting gebruiken met historische gegevens uit Exchange Server 2003 of ouder. In deze gevallen worden historische gegevens geïmporteerd zonder de SMTP-adresinformatie die nodig is om e-mailberichten te koppelen aan gebruikersaccounts.

Hoe kan het dat SMTP-adresgegevens ontbreken? Sommige historische berichten bevatten geen SMTP-adresgegevens voor e-mailontvangers. Dit kan enkele bijverschijnselen veroorzaken, waaronder:

64

•

Getroffen berichten worden niet gekoppeld aan gebruikers omdat er in de berichtkop X. 400-adressen in plaats van SMTP-adressen aanwezig zijn. Email Archiving heeft SMTP-adressen nodig om gebruikers te kunnen koppelen.

•

Archiefzoekopdrachten op SMTP-adres door klantbeheerders of Compliance Officers werken niet omdat er geen SMTP-adressen aanwezig zijn in het oorspronkelijke bericht en dit kan daarom niet worden geïndexeerd. Dit probleem zorgt er echter niet voor dat berichten niet kunnen worden gearchiveerd. Getroffen berichten kunnen worden gevonden met andere zoekcriteria.



Problemen oplossen Bekende beperking in Exchange Server 2003 beïnvloedt historische gegevens

13

Er zijn twee scenario's waarin berichten mogelijk geen SMTP-adresgegevens bevatten: •

Een interne ontvanger verstuurt een bericht naar een of meer interne ontvangers en de gegevens worden later geëxporteerd met behulp van een .pst-export (met Outlook of EXMERGE). Dat komt omdat Exchange bij een export naar pst-indeling X.400-adressen niet hoeft om te zetten naar SMTP-adressen.

•

Een interne ontvanger verstuurt een bericht naar een of meer interne ontvangers en de gegevens worden met behulp van IMAP of POP in Email Archiving geïmporteerd; de Active Directory-account van de interne deelnemer is echter niet meer aanwezig. Gevolg hiervan is dat het omzetten van X. 400-adressen naar SMTP-adressen niet kan plaatsvinden.

Deze oudere versies van Exchange vertrouwen hoofdzakelijk op X.400-adressering. SMTP-adressering wordt alleen gebruikt voor berichten die via SMTP-, POP- of IMAP-diensten worden verstuurd/ ontvangen. Daarom kunnen interne berichten die zijn geëxporteerd naar pst-indeling, niet worden omgezet naar SMTP-adressering en kunnen berichten voor gebruikers die niet meer in de Active Directory staan, niet worden gekoppeld aan hun SMTP-adressen.

Tijdelijke oplossing voor imports van historische gegevens Als u historische gegevens vanuit Exchange Server 2003 of ouder importeert in Email Archiving, dient u te controleren of: •

de e-mail met POP of IMAP is geëxporteerd naar Email Archiving.

•

er een geldige Active Directory-account is die een overeenkomstig X.400-adres bevat (naar de historische e-mail) en ten minste één geldig SMTP-adres voor elke gebruiker als u gebruikers wilt koppelen of zoeken op SMTP-adres.



65

13

Problemen oplossen Bekende beperking in Exchange Server 2003 beïnvloedt historische gegevens

66



14


De gebruikersinterface voor Email Archiving maakt gebruik van een algemene reeks van conventies voor het weergeven van informatie.

Kalenders Voor het invullen van een datumveld in een kalender. Tabel 14-1 Kalenderopties Optie

Definitie

Pijltje naar links

Hiermee gaat u naar de vorige maand.

Selectie van maand en jaar

Klik om een maand en jaar te selecteren: • Selecteer een maand. • Maak een keuze uit het jaarbereik of klik op de pijltjes om de vorige of volgende tien jaar te zien. • Klik op OK om uw selectie te voltooien. • Klik op Annuleren als u wilt terugkeren naar de primaire kalenderweergave. Nadat u uw maand en jaar hebt geselecteerd, moet u nog op een dag klikken om het datumveld te vullen.

Pijltje naar rechts

Hiermee gaat u naar de volgende maand.

Selectie van dag

Klik op een dag van de maand om de dag te selecteren voor de maand en het jaar die u eerder hebt geselecteerd. Nadat u uw selectie hebt uitgevoerd, wordt de kalender gesloten en wordt het datumveld bijgewerkt.

Vandaag

Hiermee wordt uw selectie teruggezet op de huidige datum. Deze knop is gemakkelijk te verwarren met een knop OK.

Tabelconventies Voor informatie die wordt weergegeven in tabelvorm.



67

14


Tabel 14-2 Tabelconventies Optie

Definitie

Selectievakjes • Schakel selectievakjes in om een of meer individuele rijen te selecteren. • Schakel het selectievakje in de koptekstrij in om alle rijen te selecteren of om de selectie van alle rijen op te heffen. Kolomkoppen Klik op kolomkoppen om informatie te sorteren. • Selecteer Sorteer oplopend om van A tot Z te sorteren. • Selecteer Sorteer aflopend om van Z tot A te sorteren. • Selecteer Kolommen en klik op het selectievakje voor een kolomnaam om de kolom weer te geven of te verbergen. • Sleep de kolomkop en zet deze neer om de weergave te herordenen. Pagina's

Gebruik de paginaopties om door meerdere pagina's met informatie te bladeren. • Knop Eerste pagina: hiermee wordt de eerste pagina met gegevens weergegeven. • Knop Vorige pagina: hiermee wordt de vorige pagina met gegevens weergegeven. • Veld Pagina x van y: hiermee wordt een specifieke pagina met gegevens geselecteerd, waarbij x de gevraagde pagina is en y het totale aantal pagina's. • Knop Volgende pagina: hiermee wordt de volgende pagina met gegevens weergegeven. • Knop Laatste pagina: hiermee wordt de laatste pagina met gegevens weergegeven. • Toont a–b van c: hiermee wordt in de rechterbenedenhoek van de tabel het aantal afzonderlijke resultaten weergegeven, waarbij a het als eerste genummerde resultaat op deze pagina is, b het als laatste genummerde resultaat op deze pagina en c het totale aantal resultaten op alle pagina's.

68



Index

C

Doelgroep 5

Conventies 5

I

D Documentatie zoeken 6


In deze handleiding 6 Informatie over deze handleiding 5


69

SEWS-ARC-AG-8.1.0D05

Beheerdershandleiding Revisie D. SaaS Archiving

Recommend Documents