Beheerdershandleiding

Handleiding Zermelo

Beheerdershandleiding Desktop versie 3.0.6

Copyright © 2015, Zermelo Software BV - pagina 1

Handleiding Zermelo

1. Beheerdershandleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1 Installeren Zermelo Desktop en Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2 Gebruikersbeheer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2.1 Gebruikersrechten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2.2 Standaard rollen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2.3 Toevoegen en verwijderen gebruikers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3 Het Delegeercentrum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4 Bestandsbeheer in het Portal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5 IP adressen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.6 LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.7 Technische achtergrond . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.8 Migratie naar Zermelo 3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.9 Provisie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.10 Portal Connector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.10.1 Uploaden van Docenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.10.2 Uploaden van Leerlingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.10.3 Uploaden van Pakketkeuzes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.11 Probleem met leerlingen in het portal (fixed) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.12 Meerdere scholen in één portal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.13 Terugzetten backup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.14 Systeemeisen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.15 Algemene structuur scholen en vestigingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


3 4 8 9 12 14 16 28 31 32 36 38 47 54 55 56 57 59 61 63 64 65

Handleiding Zermelo

Beheerdershandleiding Welkom op de beheerdershandleiding van Zermelo 3. De beheerdershandleiding is bedoeld voor applicatiebeheerders en systeembeheerders. U kunt in deze handleiding vinden hoe u de verschillende softwareonderdelen kunt inrichten zodat andere personen er in de school mee aan de slag kunnen. De voornaamste onderdelen zijn: Inloggen en rechtenbeheer Algemene structuur klaarzetten van scholen en vestigingen Zermelo Desktop installeren


Handleiding Zermelo

Installeren Zermelo Desktop en Client Inleiding U kunt Zermelo Desktop/Client installeren met behulp van de installer. Deze is te downloaden via D ownload Desktop en/of Client. Een belangrijk onderdeel van de installatie is er voor zorgen dat de software vanuit het Portal gestart kan worden. Het starten van de software gebeurt via een zermel o: link. Het starten vanuit het Portal is op verschillende manieren aan te zetten. U hoeft slechts éé n van deze methodes te gebruiken: Het portal openen via de software Via de installer Via het menu "Opties" in Zermelo Desktop Via een script in de installatiemap Via de commandliine Via het registry Technisch De ondersteuning voor zermelo: links is een aanpassing aan het registry. De methodes die hier beschreven staan zijn manieren om dat te bewerkstelligen, maar het einddoel is dat de registryaanpassing wordt doorgevoerd. Op sommige scholen hebben gewone gebruikers alleen rechten om tijdelijke aanpassingen aan het registry te doen. Na opnieuw inloggen (of de volgende dag) zijn de wijzigingen dan verdwenen en werkt het starten vanuit het portal opnieuw niet. Neemt u in dat geval contact op met het systeembeheer van uw school, zij kunnen met administrator rechten mogelijk een blijvende aanpassing doen.

Let op: in de Chrome browser werkt het openen van zermelo: links soms niet. Dit lijkt een bug te zijn in Chrome versie 35 op Windows 8. In dat geval dient u een aanpassing te doen aan de Chrome instellingen. Voor informatie over de benodigde aanpassing zie htt p://superuser.com/a/451490.

Op deze pagina Het portal openen via de software Software starten via het Portal aanzetten in de installer Software starten via het Portal aanzetten in Zermelo Desktop Software starten via het Portal aanzetten met een script Software starten via het Portal aanzetten via de commandline Software starten via het Portal aanzetten via het registry Zie ook: Download Desktop en/of Client

Het portal openen via de software Sinds Zermelo Desktop/Client versie 3.0.3 is er functionaliteit toegevoegd om het starten van de software simpeler te maken. Er is niet meer in alle gevallen ondersteuning van systeembeheer nodig. De toegevoegde functionaliteit is als volgt: als de software wordt gestart vanaf de harde schijf (met een snelkoppeling bijvoorbeeld) dan vraagt deze om het portaladres. Hierna wordt het portal geopend en wordt op de achtergrond deze installatie actief gemaakt voor het portal. Bij daarna klikken op "Start Desktop" of "Start Client" start deze installatie van de software dan vanzelf op. Technisch Als u een verkeerd portal adres heeft ingevuld kunt u dit aanpassen in het bestand %APPDATA%/Zermelo/Zermelo.eig.

Software starten via het Portal aanzetten in de installer U kunt het vinkje aanzetten in de installer:


Handleiding Zermelo

Software starten via het Portal aanzetten in Zermelo Desktop Als u Zermelo Desktop direct start kunt u in het menu "Opties" kiezen voor "Deze installatie gebruiken voor Zermelo Online":

Software starten via het Portal aanzetten met een script U kunt het bestand "Deze installatie gebruiken voor Zermelo Portal.cmd" uitvoeren om er voor te zorgen dat de software vanuit het Portal gestart kan worden.


Handleiding Zermelo

Het kan zijn dat op uw PC dit script niet werkt als u het start vanaf een netwerkschijf. U krijgt dan de melding dat UNC paden niet worden ondersteund. Dit is een beperking van Windows.

Software starten via het Portal aanzetten via de commandline Het is ook mogelijk om via de command line ondersteuning voor zermelo: links toe te voegen. In dat geval dient het volgende commando uitgevoerd te worden: "zermelo.exe --register-protocol-handler". U kunt ook een snelkoppeling maken en --register-protocol-handler aan de opdracht uitvoeren (buiten de quotes!).

Software starten via het Portal aanzetten via het registry Het is ook mogelijk de juiste wijzigingen in het registry aan te brengen zonder de software te starten. Dit kan handig zijn als de wijziging uitgerold moet worden door systeembeheer. De volgende tekst kan worden opgeslagen als .reg bestand en worden uitgevoerd om de wijzigingen in het registry toe te passen. Als de wijziging alleen voor de huidige gebruiker moet gelden kan HKEY_CLASSES_ROOT vervangen worden door HKEY_CURRENT_USER\Software\Classes. Windows Registry Editor Version 5.00 HKEY_CLASSES_ROOT\zermelo @="URL:zermelo" "URL Protocol"="" HKEY_CLASSES_ROOT\zermelo\DefaultIcon @="C:\\Program Files\\Zermelo\\zermelo.exe" HKEY_CLASSES_ROOT\zermelo\shell


Handleiding Zermelo

HKEY_CLASSES_ROOT\zermelo\shell\Open HKEY_CLASSES_ROOT\zermelo\shell\Open\command @="\"C:\\Program Files\\Zermelo\\zermelo.exe\" --url=%1"


Handleiding Zermelo

Gebruikersbeheer Als u begint met Zermelo 3 ontvangt u de inloggegevens voor het admin account. Dit account is niet bedoeld voor dagelijkse activiteiten. U gebruikt dit account voor het aanmaken van andere gebruikers en voor het aanpassen van instellingen. Het is de bedoeling dat elke gebruiker van het Portal een eigen gebruikersnaam en wachtwoord heeft. Het door meerdere mensen gebruiken van één gebruikersaccount wordt niet ondersteund en kan tot dataverlies leiden. Maak dus niet accounts aan voor de "formatiebeheerder" of het "secretariaat" maar geef alle gebruikers hun eigen account met hun eigen afkorting of gebruikersnaam. De volgende personen zijn voorbeelden van gebruikers: Docenten Leerlingen Ouders Dagroostermakers Formatiebeheerders Conciërges Deze gebruikers kunnen deelnemen aan afspraken (zoals lessen en toetsen). Ook kunnen deze gebruikers inloggen als ze beschikken over een wachtwoord of via LDAP mogen inloggen. Welke gegevens de gebruikers mogen bekijken of mogen aanpassen wordt bepaald door hun rollen. Elke gebruiker heeft nul of meer rollen. Elke rol heeft een aantal permissies die aangeven wat een gebruiker met deze rol allemaal wel en niet mag doen. Een gebruiker zonder rollen mag niets zien of doen in het systeem, zelfs als deze gebruiker wel mag inloggen. PORTAL 1.1 U kunt met de knop Inloggen als gebruiker in het scherm gebruikersbeheer kijken hoe het portal er voor een andere gebruiker uitziet. Ook kunt u dan kijken of alle rechten goed staan.

PORTAL 1.1 U kunt via Beheer > Instellingen > Instellingen een mededeling plaatsen op het login scherm. Dit doet u door de tekst in te voeren bij loginMessage. Dit is bijvoorbeeld handig om aan te geven welk gebruikersnaam en wachtwoord ze moeten invoeren of hoe ze hieraan moeten komen. Inhoudsopgave Gebruikersrechten Standaard rollen Toevoegen en verwijderen gebruikers


Handleiding Zermelo

Gebruikersrechten Op deze pagina

Inleiding Er staan een hoop gegevens in het Zermelo Portal. Niet iedereen mag alle gegevens zien of aanpassen. Gebruikers hebben daarom een aantal rollen en rollen hebben een aantal rechten. Alle rechten van alle rollen van een gebruiker worden bij elkaar opgeteld en het resultaat zijn de effectieve rechten van de gebruiker. Deze effectieve rechten bepalen wat een gebruiker wel en niet mag doen.

Inleiding Rollen bewerken Overzicht gebruikersrech ten Roost ers Meded elinge n Perso onsge geven s Gebrui kersre chten Modul es Progra mma's Zie ook: Standaard rollen

Rollen bewerken Bij het menu-item Gebruikersrechten ziet u een overzicht van de rollen die gebruikers van het Portal kunnen hebben. Een rol is een verzameling rechten. De opzet waarbij een gebruiker rollen heeft, en deze rollen uit bepaalde rechten bestaan, maakt het gemakkelijk om bijvoorbeeld de rechten van alle docenten in één keer te veranderen.

Als u in de tabel op een rol klikt, verschijnt in het rechter paneel de lijst met alle rechten die deze rol heeft. De rechten zijn gegroepeerd in verschillende categorieën: Roosters, Mededelingen, Persoonsgegevens, Gebruikersrechten, Modules, Programma's. Het merendeel behelst het bekijken van bepaalde gegevens of het bewerken ervan. Onder het kopje Programma's gaat het om het opstarten van het programma Zermelo Desktop, Ouderavonden of Zermelo Client op de eigen computer van de gebruiker, waarbij een verbinding met Zermelo Portal wordt gecreëerd om direct gegevens daar naartoe te sturen of vanaf te halen.

Ter visuele ondersteu ning hebben de verschillende standen die mogelijk zijn voor een recht een verschillende kleur, zodat in één oogopslag al vrij duidelijk is wat een rol allemaal voor rechten geeft aan een gebruiker. Rollen kunnen in dit scherm toegevoegd of verwijderd worden.


Handleiding Zermelo

Overzicht gebruikersrechten Een aantal rechten zijn simpel ja of nee. Bij andere is het zo dat het recht bepaalt hoe uitgebreid de toegang is. Recht

Resultaat

geen

Deze gebruiker mag niets van dit onderwerp zien of wijzigen.

eigen

Deze gebruiker mag alleen zijn eigen items zien of wijzigen. Dit zijn bijvoorbeeld de lessen waar deze gebruiker zelf aan meedoet.

hele Portal

Deze gebruiker mag alle items van dit type inzien of wijzigen.

Roosters Voor het bekijken of aanpassen van roosters geldt een speciaal concept. Het is namelijk zo dat er geen specifiek recht is om lokalenroosters te zien maar het recht is het zien van lokalen bij een les. Iedereen kan lessen zien waar hij minstens een leerling, docent, groep, vak of lokaal bij kan zien. De informatie die erbij staat, wordt echter gefilterd. Het komt dus op het volgende neer: Recht (bekijken)

Wat zie je?

Optie in Portal

Veld in de API

leerlingen van les

Bij een les is te zien welke leerlingen er aan meedoen.

Rooster van gebruiker

students

docenten van les

Bij een les is te zien door welke docent deze gegeven wordt.

Rooster van gebruiker

teachers

lesgroepen van les

Bij een les is te zien welke groep leerlingen er aan meedoet. Er is niet te zien welke leerlingen in deze groep zitten.

Rooster van lesgroep

groups

vakken van les

Bij een les is te zien welke vakken er worden gegeven.

lokalen van les

Bij een les is te zien in welke lokalen deze wordt gegeven.

subjects Rooster van lokaal

locations

De verschillende schermen om roosters op te zoeken in het Portal worden ook bepaald door deze rechten. Welke optie er beschikbaar wordt, is te zien in de kolom Optie in Portal. Ook bepalen de rechten welke velden beschikbaar zijn in de API voor deze gebruiker. Als er rechten zijn voor het aanpassen zijn deze velden te veranderen. Het aanmaken van nieuwe lessen is op dit moment mogelijk als de gebruiker voldoende rechten heeft om voor de gehele scholengroep groepen, lokalen, leerlingen en docenten aan te passen.

Mededelingen Op dit moment zijn mededelingen altijd voor alle scholen in het Portal. Mededelingen per persoon, lesgroep, vestiging of school zullen in een later stadium ondersteund worden.

Persoonsgegevens Het is alleen mogelijk om de emailadressen en namen van leerlingen te zien als hier voldoende rechten voor zijn. Op deze manier kan de privacy gewaarborgd worden.

Gebruikersrechten Deze rechten bepalen wat een gebruiker allemaal mag doen op het gebied van gebruikers en hun rechten. Gewone gebruikers zullen hier niets van hebben maar de administratie en de applicatiebeheerder gebruiken deze mogelijkheden in hun werk. Recht

Bekijken

Wijzigen

gebruikers

Het is mogelijk om te zien wie er allemaal mogen inloggen (gebruikersnaam) en wat hun rollen zijn.

Het is mogelijk nieuwe gebruikers aan te maken en deze rollen toe te kennen.

API tokens

Het is mogelijk om te zien welke tokens er allemaal zijn aangemaakt door andere gebruikers.

De tokens van andere gebruikers kunnen gewijzigd of verwijderd worden.

bestanden

Het is mogelijk bestanden die op het Portal zijn opgeslagen op te vragen via WebDAV.

Er kunnen nieuwe bestanden via WebDAV worden geupload naar het Portal en bestaande bestanden kunnen gewijzigd of verwijderd worden.

instellingen

De algemene instellingen van het Portal kunnen worden bekeken.

De algemene instellingen voor het Portal kunnen worden gewijzigd.


Handleiding Zermelo

adminrecht

Het is mogelijk te zien welke rollen er allemaal zijn en welke rechten deze rollen hebben.

Het is mogelijk om rollen aan te maken en te verwijderen.

Modules Recht

Bekijken

Wijzigen

Formatie

Het is mogelijk de formatiegegevens binnen het portal te bekijken

Het is mogelijk bepaalde formatiegegevens binnen het portal te wijzigen

Schoolstructuur

Het is mogelijk de afdelingen en keuzevakken binnen het portal te bekijken

Het is mogelijk de afdelingen en keuzevakken binnen het portal te wijzigen

Keuzeformulieren

Het is mogelijk de keuzeformulieren te bekijken

Het is mogelijk de keuzeformulieren te wijzigen

Keuzepakketten

Het is mogelijk de keuzepakketten van leerlingen te bekijken

Het is mogelijk de keuzepakketten van leerlingen te wijzigen

Ouderavondverzoeken

Het is mogelijk de gespreksaanvragen te bekijken

Het is mogelijk de gespreksaanvragen te wijzigen

Programma's Hier wordt aangegeven of Zermelo Desktop, Ouderavonden of Zermelo Client gestart mogen worden vanuit het Portal.


Handleiding Zermelo

Standaard rollen Op deze pagina

Inleiding Aan elke rol zijn één of meerdere rechten verbonden. Een gebruiker kan meerdere rollen hebben. Zo kan het zijn dat een docent ook decaan is. In het portal ziet u bij deze docent het volgende:

De gebruikers rechten die u aan een rol verbindt zijn cumulatief. Derhalve hoeft u in ons voorbeeld voor de rol decaan niet meer aan te geven dat hij gebruikers mag bekijken, aangezien dit recht al is verbonden aan de rol docent.

Inleiding De decaan De docent De formatiebeheer der De leerling De ouder De ouderavondroo stermaker Zie ook: Gebruikersrech ten Gebruikers verwijderen en toevoegen

De decaan De decaan heeft minimaal de volgende rechten nodig: Modules Modules > Keuzeformulieren > Bekijken > hele Portal Modules > Keuzeformulieren > Wijzigen > hele Portal Modules > Keuzepakketten > Bekijken > hele Portal Modules > Keuzepakketten > Wijzigen > hele portal Hiermee is het mogelijk om: Keuzeformulieren te maken en te bewerken Deadlines in te stellen voor leerlingen Handmatig pakketkeuzes in te voeren Akkoorderen van pakketten Wilt u dat de decaan de keuzeformulieren niet kan aanpassen, dan kunt u het recht om Keuzeformulieren te wijzigen uitzetten. Om keuzepakketten in te kunnen vullen moet de decaan wel het recht hebben om keuzeformulieren te bekijken. Toevoegen van keuzes en labels Het is niet standaard mogelijk ook keuzevakken en labels toe te voegen. Deze worden namelijk portalbreed gebruikt, en vallen onder het recht van beheer. Wilt u dit de decaan ook laten invoeren, dan zal hij de volgende rechten moeten hebben: Modules > Schoolstructuur > Bekijken > Ja Modules > Schoolstructuur > Wijzigen > Ja

De docent Voor docenten adviseren we in eerste instantie de volgende rechten: Roosters Roosters > Bekijken > Leerlingen van les > hele Portal Roosters > Bekijken > Leraren van les > hele Portal Roosters > Bekijken > Lesgroepen van les > hele Portal Roosters > Bekijken > Vakken van les > hele Portal Roosters > Bekijken > Lokalen van les > hele Portal Mededelingen Mededelingen > Bekijken > Mededelingen > ja Gebruikersrechten Gebruikersrechten > Bekijken > Gebruikers > ja


Handleiding Zermelo

Modules Ouderavondverzoeken > Bekijken > eigen ouderavondverzoeken

De formatiebeheerder De formatiebeheerder heeft minimaal de volgende rechten nodig: Modules Modules > Formatie > Bekijken > Ja Modules > Formatie > Wijzigen > Ja Modules > Schoolstructuur > Bekijken > Ja Gebruikersrechten Gebruikersrechten > Gebruikers > Bekijken > Ja Hiermee is het mogelijk om: Medewerkers te bekijken Formatiedossiers te bekijken en te bewerken Online roosterprojecten op te vragen

De leerling Voor leerlingen adviseren we in eerste instantie de volgende rechten: Roosters Roosters > Bekijken > Leerlingen van les > eigen lessen Roosters > Bekijken > Leraren van les > eigen lessen Roosters > Bekijken > Lesgroepen van les > eigen lessen Roosters > Bekijken > Vakken van les > eigen lessen Roosters > Bekijken > Lokalen van les > eigen lessen Mededelingen Mededelingen > Bekijken > Mededelingen > ja Modules Keuzeformulieren > Bekijken > eigen keuzeformulieren Keuzepakketten > Bekijken > eigen keuzepakketten Keuzepakketten > Wijzigen > eigen keuzepakketten

De ouder Modules Ouderavondverzoeken bekijken > ja Ouderavondverzoeken bewerken > ja

De ouderavondroostermaker Programma's Ouderavond starten > ja


Handleiding Zermelo

Toevoegen en verwijderen gebruikers Op deze pagina

Inleiding Er zijn verschillende manieren om gebruikers toe te voegen aan het portal. U kunt dit bijvoorbeeld doen via Zermelo Desktop als u ze daar al beschikbaar heeft. In het portal beheert u de gebruikers bij Beheer > Gebruikers > Overzicht. Hier kunt u met de hand gebruikers toevoegen of verwijderen en ook kunt u (gegevens bij) gebruikers importeren.

Inleiding Toevoegen van gebruikers Importeren van Gebruikers Verwijderen van gebruiker(s)

Toevoegen van gebruikers Met de knop Toevoegen kunt u een enkele gebruiker toevoegen. Het veld "Code" is verplicht, hier vult u het leerlingnummer of de docentafkorting/roostercode in. Ook moet u een wachtwoord opgeven of aangeven dat de gebruiker inlogt met LDAP. Tevens kunt u vast wat gegevens opgeven voor deze gebruiker en kunt u een aantal rollen selecteren.

Het door meerdere mensen gebruiken van één gebruikersaccount wordt niet ondersteund en kan tot dataverlies leiden. Maak dus niet accounts aan voor de "formatiebeheerder" of het "secretariaat" maar geef alle gebruikers hun eigen account met hun eigen afkorting of gebruikersnaam.

Importeren van Gebruikers Op dit moment ondersteunen we alleen een import vanuit een CSV-bestand (character-separated values) dat kolommen scheidt door middel van TAB en dat geen aanhalingstekens om de ingangen zet. Dit is wat minder foutgevoelig dan het vrijlaten van de mogelijkheden, maar betekent dat u dit eventueel moet aanpassen in het CSV-bestand. Dit is eenvoudig te doen in het rekentabel-onderdeel van suites als Open Office of Microsoft Office: kies bij "Opslaan als..." voor CSV, selecteer TAB als veldscheidingsteken en houdt het tekstscheidingsteken leeg. Het bestand ziet er bijvoorbeeld zo uit:

Nu klikt u op Import. U ziet het volgende scherm:


Handleiding Zermelo

Als u een bestand geselecteerd hebt en op "Verder" hebt geklikt, krijgt u de te importeren tabel te zien. Boven elk veld zit een selector om te kiezen hoe dit veld geïnterpreteerd moet worden. U mag daar gerust een aantal velden op "Niet gebruiken" laten staan, maar let erop dat u in ieder geval een veld aanwijst als "Code" en dat u niet dezelfde interpretatie aan meerdere velden geeft. Het programma beschermt u overigens tegen deze fouten. Aan de rechterkant kunt u voor de in te voeren gebruikers een verzameling rollen selecteren. In de voorlopige tabel is het ook mogelijk gebruikers te wissen die u bij nader inzien niet wilt importeren. Zo zou u bijvoorbeeld uit één bestand eerst alle gebruikers met rol "A" kunnen importeren door de rest te wissen, en het bestand nogmaals openen om nu de gebruikers die met rol "A" zijn geïmporteerd te wissen en de rest rol "B" te geven. Op dit moment zijn nog niet alle velden te importeren. Het veld LDAP kunt u voor meerdere gebruikers aanzetten door ze te selecteren en dan op LDAP in de balk boven de tabel te klikken.

Verwijderen van gebruiker(s) U kunt een enkele gebruiker selecteren en via de knop definitief verwijderen. Middels de kunt u meerdere gebruikers selecteren en vervolgens verwijderen. Verwijderen van gebruikers Wanneer u een gebruiker verwijdert terwijl deze nog appointments in het portal heeft staan (lessen bijvoorbeeld), wordt de gebruiker in feite gearchiveerd en dus niet volledig verwijderd. De gebruiker kan echter niet meer inloggen. Wanneer u later deze gebruiker met hetzelfde ID weer toe voegt, krijgt u een mededeling dat dit niet mogelijk is. Deze bestaat immers al (op de achtergrond).


Handleiding Zermelo

Het Delegeercentrum Op deze pagina

Inleiding In dit hoofdstuk leggen we uit hoe u het Delegeercentrum kunt inrichten. Het Delegeercentrum gebruikt u voor het verspreiden en verzamelen van informatie. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan de overgangsprognoses. Een gebruiker kan dan via het Delegeercentrum de gevraagde gegevens invullen, waarna deze weer worden ingelezen in het rooster. Menu Beheer > Delegeercentrum

Inleiding Wat is het Delegeercentru m? Het Delegeercentru m inrichten Starte n van het Deleg eerCe ntrum Gedel egeerd e gebrui kers toevoe gen en verwijd eren Toevo egen en verwijd eren van gebrui kersre chten Overzicht delegeercentru m Werken met verschillende scholen Gedelegeerde gegevens verwerken Import eren van gedele geerde gegev ens Updat en van gedele geerde gegev ens Synchr oniser en van gedele geerde gegev ens Herstellen gegevens gebruikers Tijdelijk ontnemen van schrijfrechten Zie ook:


Handleiding Zermelo

Werkwijze prognoses via delegeercentru m en keuzepakkette n via het portal

Wat is het Delegeercentrum? Met behulp van het Delegeercentrum kunnen medewerkers van de school informatie inzien en bewerken met betrekking tot het rooster. Hier gebruiken ze het programma Zermelo Client voor. De roostermaker maakt de gegevens beschikbaar via het onderdeel Delegeercentrum in Zermelo Desktop. Vanaf deze plek kunnen de wijzigingen ook weer ingelezen worden. Meerdere gebruikers kunnen rechten hebben om bepaalde gegevens in te zien. Voor het aanpassen van gegevens, geeft u gebruikers schrijfrechten. Per onderdeel (bijvoorbeeld: overgangsprognoses van klas 1A), kan maar één gebruiker schrijfrechten hebben. Bij het toekennen van de rechten ziet u dit ook terug. Zodra een schrijftaak aan iemand is toegekend, is het niet mogelijk een andere gebruiker deze taak ook nog te geven.

Het Delegeercentrum inrichten Alvorens u met het Delegeercentrum kunt gaan werken, dient u eerst een aantal instellingen doen in uw project.

Starten van het DelegeerCentrum Allereerst zorgt u dat de mensen die gebruik gaan maken van de Zermelo Client, een account hebben op het Portal van uw school. Hoe u een gebruiker kunt aanmaken, kunt u lezen in het hoofdstuk Gebruikersbeheer. Ga naar uw portal en log in op het portal. Start Zermelo Desktop op vanuit het Portal en open het project waarvoor u het Delegeercentrum wilt inrichten. Selecteer het basisrooster en open het delegeercentrum via het menu Beheer > Delegeercentrum.

Het Delegeercentrum wordt aangemaakt in uw portal. Het openen van het Delegeercentrum in een project duurt de eerste keer wat langer. Er worden namelijk meerdere bestanden weggeschreven naar het portal. Het Delegeercentrum wordt nu geopend.


Handleiding Zermelo

Gedelegeerde gebruikers toevoegen en verwijderen Onderin het scherm ziet u of u verbinding heeft met het portal. Indien er een verbinding is, dan is het "lampje" groen. De volgende stap is het toevoegen van gebruikers via Gebruikersbeheer. Er verschijnt een scherm met daarin alle gebruikers van het portal.

U kunt hier aangeven welke gebruiker(s) van het portal u toe wilt voegen als gebruiker van het Delegeercentrum. U klikt in de cel van de gebruiker in de kolom Delegeercentrum. Er wordt dan een vinkje toegevoegd, zodat u kunt zien dat een gebruiker toegevoegd is als 'Delegeercentrum-gebruiker'.


Handleiding Zermelo

Als u een gebruiker wilt toevoegen die niet in uw project voorkomt, kunt u deze toevoegen via Bewerken > Toevoegen

Dit moet wel een gebruiker zijn die reeds bekend is in het portal. Indien u een gebruiker niet meer als gebruiker wilt gebruiken in het Delegeercentrum, kunt u deze verwijderen uit het Delegeercentrum. U verwijdert de geselecteerde gebruiken via het menu Bewerken > Verwijderen. U dient vervolgens te bevestigen dat u de gebruiker wilt verwijderen. Hierna is de gebruiker verwijderd uit het Delegeercentrum.

Toevoegen en verwijderen van gebruikersrechten Nadat u gebruikers heeft aangewezen, is de volgende stap het toekennen van gebruikersrechten aan de gebruikers. Hiervoor gaat u naar Gebruikersrechten.

Hier kunt u zowel leesrechten als schrijfrechten toekennen aan gebruikers. U kent een recht toe, door eerst aan de linkerkant van het scherm de betreffende Delegeertaak te selecteren, bijvoorbeeld Overgansprognoses. Vervolgens kunt bij Categorie kiezen op welk niveau u de gegevens wilt delegeren. In het geval van Overgangsprognoses kunt u kiezen uit Stamklas of Afdeling. Daarna kiest u aan de rechterkant van het scherm welke gebruiker of gebruikers u de gekozen delegeertaak wilt toekennen.


Handleiding Zermelo

Een schrijfrecht kunt u maar aan één persoon geven. In het voorbeeld ziet u dat gebruiker rba de overgangsprognoses voor klas R2C in gaat vullen. Dit recht kan niet tegelijkertijd aan de andere gebruikers worden gegeven. Een leesrecht kunt u wel aan meerdere personen geven, zodat meerdere gebruikers dezelfde informatie kunnen inzien. Meer informatie over de verschillende onderdelen van onze software, waarbij u gebruik kunt maken van het Delegeercentrum, kunt u lezen in de handleiding bij de betreffende onderdelen. Het Delegeercentrum is nu klaar voor gebruik.

Belangrijk Wanneer u schrijfrechten heeft toegekend in het Delegeercentrum, is het belangrijk dat u zelf de gedelegeerde gegevens niet aan gaat passen in uw project. Bij het importeren van de gedelegeerde gegevens worden uw lokale gegevens overschreven met de data van de gedelegeerde gebruiker.

Overzicht delegeercentrum In het start-scherm van het Delegeercentrum ziet u een overzicht van de uitgegeven schrijfrechten en leesrechten. In onderstaand voorbeeld hebben drie gebruikers rechten voor Overgangsprognoses.


Handleiding Zermelo


Handleiding Zermelo

Wanneer u een taak aanklikt, dan kunt u gedetailleerd zien welke gebruikers de rechten hebben. U kunt hier zien welke gebruikers gestart zijn met het invullen van de gedelegeerde taak. Tevens kunt zien wanneer de laatste aanpassing is geweest en of er nog wijzigingen zijn. Een wijziging met een Een wijziging met een

betekent dat er wijzigingen zijn die geïmporteerd kunnen worden in Zermelo Desktop. betekent dat de wijzigingen reeds zijn geïmporteerd in Zermelo Desktop.

Wanneer een gebruiker aan de gedelegeerde taak aan het werken is, ziet u achter de gebruiker 'bezig' staan.

Naast de informatie te bekijken per gedelegeerd onderdeel, kunt u ook de informatie per gebruiker zien. Selecteer hiervoor het tabblad Gebruikersprofielen aan de bovenkant van uw scherm. U krijgt een overzicht te zien van alle gebruikers van het Delegeercentrum. Om gedetailleerde informatie te zien, kunt u een gebruiker aanklikken. U krijgt dan per gedelegeerd onderdeel de informatie te zien.

Werken met verschillende scholen Wanneer uw organisatie meerdere scholen in één roosterbestand heeft staan, dan krijgt u per schooljaar meerdere roosterprojecten. De kans is erg groot dat de afzonderlijke scholen dezelfde lokale naam voor het project gebruiken, bijvoorbeeld: schooljaar 2015-2016. Het DelegeerCentrum moet echter goed onderscheidt kunnen maken tussen de verschillende projecten. Hij kiest er daarom voor zélf een naam te genereren voor uw project, dat overeenkomt met de naam van uw school en de naam van het schooljaar.


Handleiding Zermelo

Bij het starten van het DelegeerCentrum wordt er gecontroleerd of er reeds een projectmap aanwezig is in het DelegeerCentrum met dezelfde naam als het lokale project: 1. Zo ja (het lokale project is reeds aanwezig op het DelegeerCentrum), dan wordt deze map gebruikt 2. Zo nee, dan wordt een nieuwe projectmap aangemaakt met de naam van de school en schooljaar zoals deze in het portal bekend is.

Gedelegeerde gegevens verwerken Importeren van gedelegeerde gegevens Nadat u schrijfrechten heeft uitgezet binnen uw school, kunnen de gedelegeerde gebruikers aan de slag met het invoeren van de gegevens. Wanneer u de gegevens wilt binnenhalen, dan kan dat binnen het Delegeercentrum met de knop . Hiermee haalt u alle ingevoerde informatie binnen in uw project. Afhankelijk van waar u zich in het Delegeercentrum bevindt, kunt u filteren welke informatie u wilt importeren. Bevindt u zich in het tabblad Delegeertaken, dan kunt u een keuze maken uit alle uitgezette schrijftaken. Standaard zijn alle gedelegeerde schrijftaken geselecteerd. Indien gewenst, dan kunt een keuze maken welke taken u wel of niet wilt importeren. U dient hiervoor het vinkje voor de delegeertaak aan of uit te zetten.

Bevindt u zich in een scherm van een specifieke delegeertaak en gebruikt u de knop , dan wordt standaard alleen de gedelegeerde taak geselecteerd. Indien gewenst kunt u eventueel hier ook nog delegeertaken toevoegen om te importeren.

Wanneer u zicht bevindt in het tabblad Gebruikersprofielen, kunt u importeren per gebruiker van het Delegeercentrum. Standaard worden alle gedelegeerde gebruikers geselecteerd.


Handleiding Zermelo

Bevindt u zich in een scherm van een specifieke gebruiker en gebruikt u de knop , dan wordt standaard alleen de geselecteerde gebruiker geselecteerd.

Nadat u op de knop geklikt heeft, worden de geselecteerde wijzigingen ingelezen. Er opent een scherm waarin u per delegeertaak kunt zien hoeveel toekenningen en wijzigingen er zijn. Wanneer u een taak selecteert, dan ziet u de details per taak. Aan de rechterkant van het scherm ziet u welke gegevens er veranderd zijn.

De taken in het rood worden niet geïmporteerd. Dit kan zijn doordat deze taak niet gedelegeerd is of doordat u heeft aangegeven deze taak niet te willen importeren. Wanneer u de wijzigingen niet wilt importeren, kunt u klikken op de knop . Wanneer u de wijzigingen wel wilt importeren, klikt u op de knop . De gegevens worden geïmporteerd in uw roosterbestand. De geïmporteerde informatie wordt opgeslagen als een nieuwe versie van uw roosterbestand.


Handleiding Zermelo

Updaten van gedelegeerde gegevens Na het importeren van de gegevens, wilt u natuurlijk de andere gebruikers ook voorzien van de zojuist ingelezen gegevens. Hiervoor dient u het Delegeercentrum te updaten. Kies in het Delegeercentrum voor . Vervolgens wordt er een nieuwe versie van het roosterbestand weggeschreven. Alleen gebruikers waarbij alle wijzigingen zijn geïmporteerd, worden voorzien van deze nieuwe versie. Mocht een gebruiker nog wijzigingen hebben, dan dient u deze eerst importeren alvorens deze gebruiker de laatste versie van het roosterbestand kan gaan gebruiken.

Zolang er wijzigingen voorkomen in een bestand van een gedelegeerde gebruiker, dan worden deze nooit overschreven bij de optie .

Synchroniseren van gedelegeerde gegevens In de meeste gevallen wilt u na het importeren direct de gebruikers van het Delegeercentrum voorzien van de laatste versie. Om te voorkomen dat u eerst moet importeren en vervolgens moet updaten, is het mogelijk de knop <Synchroniseer> te gebruiken. Met deze knop worden eerst de wijzigingen geïmporteerd en vervolgens direct geupdate.

Synchroniseren combineert de twee aparte opties Importeer en Update

Herstellen gegevens gebruikers Een gedelegeerde gebruiker kan een fout gemaakt hebben en opnieuw willen beginnen met het invoeren van de gegevens. U kunt de gegevens van de gedelegeerde gebruiker herstellen door bij het tabblad Gebruikersprofielen de betreffende gebruiker te selecteren. Er opent een detailscherm met daarin alle taken van de gebruiker. Aan de linker kant zit de knop . Wanneer u op deze knop klikt, moet u nog bevestigen dat u daadwerkelijk de gegevens van deze gebruiker wilt herstellen. Na akkoord te hebben gegeven, zijn de gegevens van de gebruiker hersteld. De gedelegeerde gebruiker kan nu opnieuw beginnen met het invullen van de gedelegeerde taak.

Tijdelijk ontnemen van schrijfrechten Wilt u tijdelijk de schrijfrechten ontnemen van een gedelegeerde gebruiker, dan kunt u in het Delegeercentrum tijdelijk rechten deactiveren. U kunt dit doen via het menu Bewerken > Delegeertaken (de)activeren.

In het geopende scherm kunt u aangeven welke taken u wilt deactiveren.


Handleiding Zermelo

Een geactiveerde taak is groen. Een gedeactiveerde taak is wit. In het voorbeeld is de taak Overgangsprognoses gedeactiveerd.

Klik op de knop om dit te bevestigen. U krijgt de vraag of u uw bestand wilt synchroniseren. Zeker wanneer u zelf gegevens gaat invoeren in het gedelegeerde onderdeel, is het belangrijk dat gegevens gesynchroniseerd worden. Indien u niet synchroniseert, worden bij de volgende import van de gedelegeerde gegevens, uw eigen gegevens alsnog overschreven. Daarna ziet u in het Delegeercentrum welke taken zijn gedeactiveerd.


Handleiding Zermelo

Wilt u daarna een taak weer activeren, dan kunt u dit doen via het menu Bewerken > de betreffende taak te selecteren. De delegeertaak wordt weer actief.


Handleiding Zermelo

Bestandsbeheer in het Portal Op deze pagina

Inleiding In het Portal kunnen ook gewone bestanden worden opgeslagen. Zermelo Desktop gebruikt dit voor het delegeercentrum. In speciale gevallen (bijvoorbeeld als er zaken fout gegaan zijn) kan het nodig zijn om deze bestanden zelf te bekijken en te beheren. Om bestanden te bekijken is het recht readFiles nodig en als bestanden ook gewijzigd moeten worden ook modifyFiles. Het beheren van bestanden op het Portal kan via WebDAV. De benodigde handelingen staan hieronder.

Inleiding Installeer een WebDAV client Maak een access token aan Open de bestanden van het Portal

Het zelf bekijken en bewerken van de bestanden die op het portal staan is een geavanceerde handeling. U kunt beter eerst even contact opnemen met de helpdesk als u denkt dat er iets met de bestanden aan de hand is.

Installeer een WebDAV client Als WebDAV client raden we CarotDAV aan. Dit programma is freeware. Een andere bekende WebDAV client is Bitkinex, maar dit programma downloadt sommige bestanden als ASCII en beschadigt ze daarbij.

Maak een access token aan Ga in het Portal naar Beheer > Instellingen > API Tokens. Hier maakt u met Toevoegen een nieuw token aan:

U komt nu in het volgende scherm:


Handleiding Zermelo

U geeft aan voor welke gebruiker dit is (uzelf) en stelt de geldigheid en de rechten in. Voor bestandsbeheer heeft nu minimaal rechten nodig om om bestanden te lezen en aan te passen. Er verschijnt een schermpje waar het token in staat en waaruit u het kunt kopiëren.

Open de bestanden van het Portal U opent nu CarotDAV en maakt een nieuwe connectie aan:

Nu vult u de volgende gegevens in:

1. 2. 3. 4.

de naam die u deze verbinding wilt geven het WebDAV pad, https://<schoolnaam>.zportal.nl/api/v2/files/ Let op dat het een https verbinding is (met een s). als gebruikersnaam "Bearer" als wachtwoord het access token wat u eerder heeft aangemaakt.

U krijgt nu de mappen en bestanden van het portal te zien:


Handleiding Zermelo

Het werkt nu verder vergelijkbaar met de verkenner. U opent een map door er op te dubbelklikken. U kunt bestanden naar uw eigen computer kopiëren door deze naar een verkenner venster te slepen (of naar uw bureaublad). Bestanden verwijderen kan met <delete>. U kunt ook bestanden hernoemen door een geselecteerd bestand aan te klikken. Bestanden kopiëren direct via WebDAV werkt niet, u kunt het beste het bestand even naar uw eigen computer kopiëren, hernoemen en weer terugslepen.


Handleiding Zermelo

IP adressen Op deze pagina

Inleiding Het kan zijn dat u voor het instellen van de firewall dient te weten welke adressen er gebruikt worden door het Portal. Voor LDAP en voor onze mailserver zijn er vaste adressen beschikbaar, voor het Portal zelf echter niet. De reden hiervoor is dat het systeem in de cloud draait en dat het een stuk eenvoudiger, robuuster en sneller is om dit zonder vaste adressen te doen.

Inleiding IP adressen LDAP server IP adres emailserver Zie ook: LDAP

IP adressen LDAP server Verbindingen met uw LDAP server worden gemaakt vanaf de volgende adressen: 54.72.114.10 54.72.219.137 54.76.47.11 54.76.47.16

IP adres emailserver Sommige scholen vinden het handig om te weten vanaf welk IP adres email verstuurd wordt vanaf het portal. Als emails van het portal anders in de spam terecht komen kan het handig zijn om dit adres op te nemen in een whitelist. Meestal hoeft u echter niets met dit adres te doen. Email wordt verstuurd vanaf de volgende adressen: 176.31.140.88 We zullen proberen om veranderingen in deze adressen tijdig door te geven. Mocht er een storing zijn dan kan het echter nodig zijn dat ze veranderen. Ook kan het zijn dat we overstappen naar andere leveranciers wat wijzigingen tot gevolg kan hebben. Het blijft het beste als u er vanuit gaat dat de IP adressen van het Portal op elk moment kunnen veranderen.


Handleiding Zermelo

LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) Op deze pagina

Inleiding

Inleiding Het is vaak gewenst dat gebruikers niet weer een nieuw wachtwoord hoeven te onthouden om in te loggen op het Zermelo Portal. Het controleren van de gebruikersnaam en het wachtwoord via LDAP is dan vaak een goede oplossing. Iedereen kan dan inloggen met hetzelfde wachtwoord als ze voor alle andere schoolsites gebruiken. Op het moment dat LDAP aan staat en een gebruiker inlogt, maakt het Portal verbinding met de LDAP-server van de school. Dit kan een aparte server zijn maar ook Active Directory (AD) heeft deze functionaliteit. Het Portal probeert dan als deze gebruiker in te loggen op deze server. Als dit lukt geeft het Portal de gebruiker toegang.

Voor u begint Toega ng LDAP server instelle n Inlogg en mogeli jk maken LDAP voor meerd ere gebrui kers aanzet ten De LDAP verbin ding beveili gen Overzicht van instellingen FAQ Zie ook: IP adressen

Stappenplan instellen LDAP Voor u begint Voordat u begint met het instellingen van de koppeling heeft u de volgende personen nodig: 1. Iemand met toegang tot de LDAP/AD server (LDAP beheerder) 2. Iemand met rechten om de firewall aan te passen (firewall beheerder) 3. Iemand met "admin" rechten op het portal (portal admin) Verder heeft u nodig: 1. De login gegevens van een docent (volgens de LDAP/AD server) 2. De login gegevens van een leerling (volgens de LDAP/AD server)

Toegang LDAP server instellen 1. De firewall beheerder maakt in samenwerking met de LDAP beheerder de LDAP-server beschikbaar via internet voor de IP adressen van het Portal. Dit doen ze door de instellingen van uw eigen servers en firewalls aan te passen. De poort is de standaard LDAP poort 389, voor beveiliging maken we gebruik van STARTTLS. Het Portal ondersteunt LDAPv3 en mogelijk eerdere versies. Zie voor de IP adressen waar verbinding vanuit wordt gemaakt de pagina IP adressen. 2. De portal admin past in het portal de volgende instellingen aan: a. ldap.enabled -> true b. ldap.host -> de hostname van de server (ldap.school.nl of een IP adres). Als u een hostname gebruikt dient deze extern bekend te zijn via DNS. c. ldap.port -> 389 (in zeldzame gevallen is dit een andere poort) d. ldap.tls.enabled -> false (we zorgen eerst dat het werkt zonder encryptie, later zetten we dit pas aan)


Handleiding Zermelo

Inloggen mogelijk maken Bij een testgebruiker waarvan het schoolwachtwoord bekend is (niet admin!) wordt door de portal admin het LDAP vinkje aangezet en wordt het veld LDAP userPrincipalName gevuld. Uw LDAP/AD beheerder kan u hopelijk vertellen wat hier moet staan. Probeer voor zowel een leerling als een docent dit in te stellen. Deze gebruikers kunnen als het goed is daarna inloggen met het leerlingnummer of de afkorting. Dit is waarschijnlijk de lastigste instelling. Soms zitten leerlingen en medewerkers niet in de AD niet in één container, maar in verschillende. Het gebruik van de distinguishedName uit de AD is dan niet mogelijk. U kunt dan mogelijk gebruik maken van de userPrincipalName. Voorbeelden van login namen voor LDAP zijn: 1. 2. 3. 4.

1472346 (leerlingnummer) [email protected] CN=1234,OU=leerlingen,DC=schoolnaam,DC=local [email protected]

Om te kijken welke userPrincipalName u moet hebben kunt u in het AD kijken naar de eigenschappen van de gebruiker:

In dit geval is de userPrincipalName "[email protected]". Dit kunt u invullen in de LDAP userPrincipalName van de gebruiker. Deze gebruiker zou in het portal bijvoorbeeld WHI kunnen zijn. Nu kan deze gebruiker met zijn afkorting (WHI) en standaard schoolwachtwoord inloggen. Tip U kunt met een programma als LDAPExplorerTool eerst op uw eigen netwerk proberen of het inloggen als leerling of docent met de bepaalde userPrincipalName goed werkt. U vult in dit programma bij de instellingen bij "User DN" de bepaalde userPrincipalName in. "Use SSL port" moet op "No" staan en eventueel kunt u later proberen of u "Use TLS" kunt aanzetten.


Handleiding Zermelo

Lukt het niet om op deze manier iemand te laten inloggen? Als u contact opneemt met [email protected] kunnen wij u helpen door de gedetailleerde foutmeldingen te bekijken in onze logs. Het kan zijn dat het verbinding maken niet goed werkt of de gebruikersnaam waarmee de server probeert in te loggen op de LDAP server niet correct is. Mogelijk wilt u dat leerlingen of docenten met een andere gebruikersnaam inloggen. Vooral voor docenten is dit vaak voorletter.achternaam. In dat geval kunt u deze gegevens inlezen in de kolom Extra gebruikersnaam (intern: username). In het voorbeeld wilt u misschien dat deze gebruiker gewoon kan inloggen met "bobw". U vult dan "bobw" in bij de kolom "Extra gebruikersnaam". Nu kan de gebruiker inloggen met bobw en zijn eigen wachtwoord.

LDAP voor meerdere gebruikers aanzetten Als het lukt om zowel een leerling als een docent te laten inloggen kan de portal admin kijken of dit centraal in te stellen is voor alle gebruikers. Dat is een stuk makkelijker dan het voor alle gebruikers los instellen. U kunt de instelling ldap.principal_template gebruiken om aan de hand van de code, extra gebruikersnaam of mailadres automatisch de juiste userPrincipalName bij een gebruiker te laten genereren. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u ziet dat u bij alle gebruikers een userPrincipalName hebt opgegeven die eindigt op "@rfs.local". Dit voelt een beetje dubbelop en kan meer werk zijn bij invoeren/importeren. Wat u nu kunt doen in overal de userPrincipalName kolom weer leegmaken en bij de instellingen het principal_template instellen op "${username}@rfs.local". Nu hoeft u bij een nieuwe gebruiker alleen maar de Extra gebruikersnaam in te vullen en het vinkje "ldap" aan te zetten. Let u er bij het testen op dat u de kolom userPrincipalName bij de testgebruiker leegmaakt, als u dat niet doet wordt namelijk het principal_template niet gebruikt voor deze gebruiker. Het kan zijn dat het u niet lukt met behulp van de code, extra gebruikersnaam of mailadres een correcte login string te produceren voor de LDAP server. In dat geval moet u deze voor elke gebruiker inlezen in de kolom userPrincipalName. U kunt nog steeds iets in de kolom extra gebruikersnaam zetten zodat de gebruikers wel gewoon met hun standaard loginnaam kunnen inloggen op het portal. Als de voorgaande stappen gelukt zijn is het nu mogelijk om bij meerdere gebruikers het vinkje "LDAP" aan te zetten zodat ze kunnen inloggen. Dit kan ook via het menu "LDAP" bij een aantal gebruikers tegelijk gebeuren. Deze gebruikers kunnen niet meer met het wachtwoord wat in het Portal staat inloggen maar alleen maar met het wachtwoord wat bij de LDAP-server bekend is. Ook kunnen deze gebruikers hun wachtwoord niet meer wijzigen.

De LDAP verbinding beveiligen Als alles werkt kunt u nu aanzetten dat er een beveiligde verbinding gebruikt moet worden. 1. U zet ldap.tls.enabled op "true" en ldap,tls.verify_certificate op "never". De verbinding is nu beveiligd maar in een zeldzaam geval zou een kwaadwillende een server van hemzelf zich kunnen laten voordoen als uw server, en dan de wachtwoorden kunnen bemachtigen. 2. U kunt kijken of het ook werkt met deze instelling op "always". In dat geval controleert onze server het beveiligingscertificaat van uw server. Dit werkt alleen als u de server benadert via een hostname en als dit certificaat ook geldig is. Een self-signed certificaat werkt dus niet.

Overzicht van instellingen De volgende instellingen kunt u aanpassen onder Beheer > Instellingen. Let op: sommige instellingen zijn hoofdlettergevoelig. In geval van twijfel is het het beste om alles met kleine letters te schrijven.

Instelling

Voorbeeld

Toelichting

ldap.enabled

true

"true" als LDAP gebruikt mag worden, "false" als dit niet zo is.

ldap.host

ldap.school.nl

De hostname of IP adres van de LDAP server van de school.

ldap.port

389

De poort waarop verbinding gemaakt moet worden. Het portal ondersteunt alleen standaard LDAP (op poort 389) met als gewenst STARTTLS als beveiliging. LDAPS (standaard poort 636) wordt op dit moment niet ondersteund.

ldap.principal_template

${code}@schoolnaam.local

De principal waarmee Zermelo Portal probeert in te loggen op de LDAP-server. Gebruik ${code} voor de gebruikersnaam en ${email} voor het mailadres. Tevens kan ${username} worden gebruikt voor de apart ingestelde gebruikersnaam. Als bij een gebruiker de userPrincipalName is ingesteld wordt deze gebruikt. De principal_template wordt dan genegeerd.


Handleiding Zermelo

ldap.tls.enabled

true

"true" als de verbinding beveiligd moet worden voor het versturen van de gebruikersnaam en het wachtwoord door middel van STARTTLS, anders "false".

ldap.tls.verify_certificate

always

"never" als het certificaat niet gecontroleerd moet worden, omdat het bijvoorbeeld self-signed is. "always" als het certificaat gecontroleerd moet worden en de verbinding moet worden afgebroken als er iets mis is.

FAQ Wat gebeurt er als een gebruiker inlogt? 1. De gebruiker vult zijn gebruikersnaam en wachtwoord in zoals bekend in het Zermelo Portal. Dit kan zijn afkorting/leerlingnummer zijn of zijn "Extra gebruikersnaam". 2. Een van onze servers bekijkt de instellingen voor deze gebruiker en produceert een LDAP gebruikersnaam (userPrincipalName o.i.d.) 3. De server maakt verbinding met jullie LDAP server op het opgegeven adres en poort. Dit is nog een onbeveiligde verbinding. 4. Als de verbinding gemaakt is en TLS staat aan stuurt onze server het STARTTLS commando en dan wordt de verbinding omgezet naar een versleutelde verbinding. Als dat is ingesteld controleert onze server het beveiligingscertificaat van jullie LDAP server. 5. Onze server probeert nu over de versleutelde verbinding in te loggen op de LDAP server. Als dit lukt mag de gebruiker ook het portal in, lukt het niet krijgt de gebruiker "ongeldige gebruikersnaam en/of wachtwoord" te zien. Mijn leerlingen en docenten zitten in een aparte OU, wat nu? In dat geval raden wij aan om de principal_template in te stellen voor de leerlingen en voor de docenten het veld "LDAP gebruikersnaam"/"userPrincipalName" te gebruiken. Is LDAP niet onveilig? Bij gebruik van een beveiligde LDAP verbinding (met een geldig certificaat) is het laten inloggen via LDAP een veilig systeem. Het belangrijkste nadeel is dat uw leerlingen en docenten hun schoolwachtwoord invoeren op en server van ons. Als er ingebroken zou worden op onze server zouden kwaadwillenden de wachtwoorden kunnen onderscheppen van de mensen die op dat moment inloggen. ADFS heeft dit nadeel niet aangezien het wachtwoord op een server van de school zelf wordt ingevoerd. Ik wil geen poort openzetten voor LDAP, ondersteunen jullie ook ADFS? Het enige fundamentele verschil tussen LDAP en ADFS is de server waarop het wachtwoord wordt ingevoerd. Bij LDAP is dat een server van ons en bij ADFS een server van uw school. Bij een beveiligingsprobleem op een van die servers is het gevolg vergelijkbaar: de wachtwoorden van gebruikers kunnen worden onderschept terwijl ze inloggen. Tevens kunnen de gegevens die op die server staan opgeslagen worden bekeken. Uiteraard heeft ADFS hier de voorkeur. U kunt namelijk goed controleren hoe de beveiliging van uw eigen server is geregeld, bij ons moet u erop vertrouwen dat wij ons aan de afspraken houden die we hierover gemaakt hebben. We zijn er echter nog niet aan toegekomen om ondersteuning voor ADFS toe te voegen. Dat er voor LDAP een poort moet worden opengezet en voor ADFS niet is een misverstand. Bij ADFS maken gebruikers namelijk nog steeds verbinding met de server over internet, dat gaat als het goed is over poort 443 (HTTPS). Bij LDAP maken gebruikers eigenlijk indirect verbinding via onze server naar die van jullie en dan gaat het via poort 383 naar een server van de school.


Handleiding Zermelo

Technische achtergrond Op deze pagina

Inleiding Het Zermelo Portal vormt samen met de Zermelo API het online aspect van de Zermelo software. In het Portal is online informatie in te zien en te bewerken en de API levert informatie aan verschillende softwareonderdelen en andere partijen. De Portal en de API worden door Zermelo gehost in de "cloud". Dit hoofdstuk beschrijft met een technische insteek het Zermelo Portal en hoe de verschillende onderdelen van Zermelo 3 hiermee communiceren. Deze informatie is bedoeld voor systeembeheerders en ICT-verantwoordelijken. U kunt na het lezen meer rekening houden met de netwerkcommunicatie van en naar Zermelo en de integratie met uw eigen systemen, en tevens kunt u beoordelen of het systeem betrouwbaar en veilig genoeg is voor uw school.

Inleiding Voor (systeem)behe erders Inloggen op Zermelo Portal Koppelen van de App Starten van de software vanuit de browser API en WebDAV Beschikbaarhei d & Privacy Architectuur Zie ook: Developers.zer melo.nl

Voor (systeem)beheerders U heeft als school een .zportal.nl adres gekregen. Via dit adres kunnen leerlingen, docenten en ouders inloggen en hun roosters bekijken. De interface is gebouwd op HTML5 en Javascript. Het Zermelo Portal is voor zover bekend vanaf alle browsers te gebruiken. We hebben getest op Chrome, Firefox, Internet Explorer en Safari en tevens op Android tablets en iPads. Zportal.nl is alleen te bereiken over HTTPS(TLS) op poort 443, we ondersteunen dus geen unencrypted HTTP toegang over poort 80. Let erop dat uw .zportal.nl adres geen vast IP adres heeft. Zermelo Desktop en Client moeten het Portal ook kunnen bereiken, hiervoor maken ze (indien ingesteld) gebruik van de proxy instellingen in Windows. U kunt ook een proxyserver instellen via het zermelo.eig bestand, met de instellingen PROXYADDRE SS, PROXYUSERNAME en PROXYPASSWORD. DESKTOP 3.1 Deze opties zijn ook te bewerken in Zermelo Desktop via Opties > Algemeen > Portal.

Inloggen op Zermelo Portal Van Zermelo heeft u een wachtwoord ontvangen voor het "admin" account. U kunt naar .zportal.nl gaan en hier mee inloggen. U kunt daarna een lijst met gebruikersnamen en wachtwoorden importeren. In plaats daarvan kunt u ook kiezen om mailadressen in te lezen waarna u de gebruikers een gegenereerd wachtwoord kunt mailen. Bij het inloggen op het Zermelo Portal wordt er een tijdelijke code aangemaakt. De interface ruilt deze in voor een access token wat voor de rest van de sessie gebruikt wordt om toegang te krijgen tot de API. Na een periode van inactiviteit wordt deze token ongeldig. Ook het koppelen van de app maakt een access token, deze is daarentegen gelijk 1 jaar geldig. Deze access tokens zijn te verwijderen vanuit het Portal als toegang toch ontzegd moet worden. Tevens is het mogelijk vanuit het Portal een token aan te maken die bijvoorbeeld gebruikt kan worden om te koppelen met een derde partij.

Koppelen van de App Om de roosters vanaf een smartphone te bekijken kan gebruik worden gemaakt van de Zermelo App. De Zermelo App is te downloaden via de appstores. Ook de app haalt de data uit de Zermelo API. Het eenmalig koppelen gebeurt via een toegangscode die op te vragen is in het Zermelo Portal. Nadat deze code is ingevuld op de app wisselt deze de code in voor een token. De code is hierna niet meer geldig.

Starten van de software vanuit de browser Voor gebruikers die met Zermelo Desktop of Zermelo Client werken is het mogelijk de Zermelo software te starten vanuit de browser. Ze hebben dan in het Portal de startDesktop of startClient rechten nodig en tevens readFiles en modifyFiles. Door het starten vanuit de browser beschikt de software altijd over de juiste verbindingsgegevens.

API en WebDAV Informatie over het gebruik van de Zermelo API is te vinden op https://developers.zermelo.nl. Alles wat via het Portal, de App, Zermelo Desktop en Zermelo Client kan, kan ook via de API. Zie voor informatie over WebDAV toegang de pagina Bestandsbeheer in het Portal.


Handleiding Zermelo

Beschikbaarheid & Privacy Voor informatie over de beschikbaarheid van het portal verwijzen wij u naar het Service Level Agreement (SLA). Afspraken over de waarborging van de privacy staan in de bewerkersovereenkomst. Voor informatie over beide documenten kunt u contact opnemen met uw account manager of met de helpdesk.

Architectuur U bent mogelijk benieuwd hoe de data in de cloud wordt opgeslagen en welke systemen hier van onze kant bij betrokken zijn. Het grootste gedeelte van onze infrastructuur draait bij Amazon Web Services (vanaf nu Amazon) de grootste aanbieder van cloud hosting. We gebruiken alleen de diensten die vanuit de EU worden aangeboden. Bij het maken van een verbinding met *.zportal.nl haalt de software die de verbinding wil maken (bijvoorbeeld de browser) eerst via DNS de IP adressen op waar deze verbinding mee moet maken. Dit kunnen er meer dan een zijn en de software kiest er hier een van uit. Dit adres is van een van onze Amazon Elastic Load Balancers (ELB). Deze load balancers worden beheerd door Amazon en zijn minstens dubbel opgezet. Deze load balancers verdelen de inkomende verbindingen dan over de applicatieservers. Tevens zorgen ze voor SSL termination. De verbinding tot de ELB is dus versleuteld, de verbinding binnen het Amazon netwerk niet. We vertrouwen erop dat Amazon dit voldoende heeft afgeschermd. Het beeindigen van de versleutelde verbinding op de load balancer heeft als voordeel dat bij een beveiligingsprobleem als Heartbleed er minder gevoelige informatie blootgegeven kan worden. De applicatieservers draaien in een zogenaamde autoscaling group. Dit zorgt ervoor dat als een van de servers niet meer goed functioneert dat deze wordt afgesloten en dat er weer een nieuwe gestart wordt. Ook kunnen we gemakkelijk capaciteit toevoegen bij onverwachte drukte. De servers draaien minimaal in twee verschillende datacenters (availability zones) van AWS. De applicatieservers beschikken over verbinding met een RDS databases van Amazon. Tevens halen ze bestanden die zijn opgeslagen voor bijvoorbeeld het delegeercentrum uit de bestandenopslag van Amazon (S3). Ook de database servers zijn dubbel uitgevoerd. Een van de servers is de primary en verwerkt alle verzoeken. De andere is de secondary en doet niet actief mee. Hij wordt wel continu bijgewerkt met de laatste gegevens van de master. Mocht er een probleem optreden dan neemt de secondary het over (wordt de primary) en er wordt een nieuwe secondary gestart. Beide servers draaien in verschillende datacenters.


Handleiding Zermelo

Migratie naar Zermelo 3 Op deze pagina nemen we stap voor stap door hoe u een huidig project, dat gemaakt is met Zermelo 2, kunt migreren naar het portal. Na deze migratie: is de Schoolstructuur ingericht in het Portal zijn gebruikers (leerlingen en docenten) aangemaakt in het portal zijn gebruikersrechten ingericht Nadat u deze migratie heeft doorlopen is het mogelijk om: Wachtwoorden voor het portal te mailen naar leerlingen en docenten Uw (dag)rooster te publiceren LDAP-koppeling voor gebruikers in te richten Inhoudsopgave Voorbereiding Installeren van Zermelo Desktop Toegang tot het portal Aanmaken van een project Koppelen van Portal en Desktop project Inrichten van de schoolstructuur Uploaden van Vestigingen en Afdelingen Vestigingen en afdelingen in het portal Portal Connector Uploaden van leerlingen Uploaden van docenten Uploaden van keuzepakketten De formulieren zijn niet compatibel Er zijn gefixeerde pakketten in het portal Het uploaden van keuzepakketten Inrichten gebruikersrechten Standaard rol leerling Standaard rol docent Publiceren van een rooster Inrichten van DelegeerCentrum Migratie van data uit het DelegeerCentrum

Voorbereiding Voordat u de data kunt migreren, moet u beschikken over de volgende vier onderdelen: 1. 2. 3. 4.

De nieuwe versie van Zermelo Desktop moet geïnstalleerd zijn op uw computer en de licentie moet geactiveerd zijn. U heeft een schoolnaam.zportal.nl tot uw beschikking en u heeft daarvoor administrator-rechten. U kunt de Zermelo Desktop starten via het Portal. U beschikt over een project en/of roosterbestand waar de data instaat die u wilt migreren.

Installeren van Zermelo Desktop 1. Download de installer (32bits of 64bits) van Zermelo 3. Zie Download Desktop en/of Client. 2. Volg de installatie-instructies op Installeren Zermelo Desktop en Client 3. Zorg ervoor dat bij het installeren de optie 'Zermelo Portal' aan staat. Hierna kunt u eenvoudig controleren of de installatie succesvol is verlopen: 1. Start op uw pc de zojuist geïnstalleerde Zermelo versie op. 2. Wanneer de software niet geactiveerd is, krijgt u nu de mogelijkheid uw activatiecode in te voeren. U heeft de activatiecode van Zermelo via de mail ontvangen. Mocht dit niet zo zijn, dan kunt u contact opnemen met uw accountmanager. 3. De software wordt nu opgestart. U krijgt de vraag of u uw portal wilt openen of dat u de software offline wilt gebruiken. Om er zeker van te zijn dat deze softwareversie ook daadwerkelijk gebruikt wordt in combinatie met het portal, gaat u in de offline opgestarte Desktop naar het menu Opties. Hier moet de laatste optie "Deze installatie gebruiken voor Zermelo Portal" zijn aangevinkt:

Toegang tot het portal


Handleiding Zermelo

U heeft van de accountmanager inloggegevens gekregen, waarmee u kunt inloggen op het Zermelo Portal. Voor de migratie is het belangrijk dat u kunt inloggen op het portal en vervolgens de Zermelo Desktop kunt starten. Om te controleren of dit goed functioneert, doet u het volgende: 1. 2. 3. 4.

Ga naar schoolnaam.zportal.nl. Log in met uw administrator-account. Ga in het Portal naar Beheer > Gebruikers > Gebruikersrechten. Selecteer aan de linkerkant de rol Admin.

5. Controleer aan de rechterkant of Adminrecht aan staat. 6. Ga in de portal naar Zermelo Desktop > Start Desktop > Start Zermelo Desktop. 7. De in de vorige paragraaf geïnstalleerde versie van Zermelo wordt nu opgestart.

Aanmaken van een project U doorloopt eerst Algemene structuur scholen en vestigingen.

Aanmaken Desktop project In het Portal gaat u naar Zermelo Desktop > Start Desktop > Start Zermelo Desktop.

Uw desktop wordt nu gestart. Om een nieuw project aan te maken kiest u in het eerste scherm voor Nieuw project:

Vervolgens moet u een naam opgeven voor het project (in dit voorbeeld Zermelo College 2015-2016). Vervolgens klikt u op OK:

Daarna moet u een bestandslocatie opgeven. (in dit voorbeeld C:):


Handleiding Zermelo

Ieder roosterproject heeft een basisrooster nodig. U krijgt op dit moment drie keuzes: 1. Nieuw roosterbestand 2. Bestaand roosterbestand 3. Meerdere roosterbestanden ritsen In dit geval kiest u voor Bestaand roosterbestand. U krijgt dan een Windows verkennerscherm waarmee u een udm- of udmz-bestand kunt importeren als basisrooster.

Koppelen van Portal en Desktop project U heeft nu zowel in het portal als in de desktop een roosterproject aangemaakt. Deze moet u éénmalig aan elkaar koppelen. U doet dit in de desktop. Ga naar Beheer > Project > School in Schooljaar. Selecteer vervolgens in dit scherm het correcte online roosterproject (in dit voorbeeld Zermelo College, 2015-2016). Kies daarna voor OK:

U bent nu klaar om informatie uit te wisselen tussen de Desktop (en dus uw lokale basisrooster.udm(z)) en het portal.

Inrichten van de schoolstructuur Een online roosterproject kan ook een schoolstructuur bevatten. We beginnen met het inrichten van een afdelingen vestigingenstructuur. U heeft deze afdelingen nodig om deze straks te kunnen vullen met leerlingen, die op hun beurt dan bijvoorbeeld weer pakketkeuzes kunnen invoeren. Het is mogelijk deze vestigingen en afdelingen handmatig in te voeren in het portal, maar u kunt hiervoor ook de desktop gebruiken. Bij het migeren gebruiken we de desktop voor het automatisch aanmaken van vestigingen en afdelingen, omdat u in uw roosterbestand al een afdelingenstructuur heeft.

Uploaden van Vestigingen en Afdelingen


Handleiding Zermelo

Ga in de Desktop naar Beheer > Schoolstructuur > Afdelingen en Stamklassen. In dit venster ziet u, als het goed is, uw huidige afdelingstructuur. Voordat u kunt migreren moet u er eerst voor zorgen dat iedere afdeling voorzien is van een vestigingscode. Om een vestigingscode toe te voegen, typt u de gewenste code boven uw afdeling:

Zorg ervoor dat iedere afdeling voorzien is van een vestigingscode. Het synchroniseren van de afdelingstructuur wordt hierna automatisch verzorgd door het scherm Afdelingen en Stamklassen. Bij het openen van het scherm Afdelingen en Stamklassen worden alle afdelingen en vestigingen die in dit project in het portal bekend zijn gedownload. Mochten deze nog niet bestaan in uw lokale project, dan worden ze in dit scherm toegevoegd. Om de afdelingen en stamklassen te uploaden, kiest u voor Toepassen en sluiten:

U ziet dat het icoontje een wolk(je) bevat. Dit geeft aan dat het opslaan zowel lokaal, als in het portal zal plaatsvinden. Heeft u de desktop gestart zónder connectie met het portal, dan zult u hier het reguliere icoontje zien staan.

Vestigingen en afdelingen in het portal In de vorige paragraaf heeft u vestigingen en afdelingen gemigreerd naar het portal. Om de vestigingen in het portal te bekijken, gaat u naar Beheer > Projecten > Vestigingen. Het kan zijn dat u eerst op de knop Verversen moet klikken om nieuwe vestigingen zichtbaar te maken. U heeft hier de mogelijkheid eventueel een naam toe te voegen aan deze vestiging:

Een vestiging is ook gekoppeld aan een roosterproject. Dat kunt u terugvinden bij Beheer > Projecten > Vestigingen in project. De afdelingstructuur is terug te vinden bij Beheer > Schoolstructuur > Afdelingen.

Het is dus eventueel mogelijk dat u hier handmatig een afdeling aan een vestiging toevoegt.

Portal Connector De hoofdroostermaker heeft in Zermelo Desktop de beschikking over de Portal Connector. Hiermee is het mogelijk informatie te downloaden uit het portal, of te uploaden naar het portal. Hiermee kunt u het lokale roosterproject en het online roosterproject op elkaar afstemmen. Voorwaarde voor het gebruik van de connector is dat de schoolstructuur van het lokale roosterproject en het portalproject gelijk aan elkaar zijn. Het portal wordt de belangrijkste verzamelplaats van informatie in uw organisatie. We kunnen ons voorstellen dat u bij het starten van het project éénmalig de laatste gegevens download uit het portal. Wanneer u het project af gaat sluiten, dan schrijft u eventueel uw bewerkingen weg via Upload. De Connector stelt u tevens in staat zelf te bepalen voor welk bestand u wel of niet de gegevens download. Zo kunt u ervoor kiezen een pakketwijziging in uit het portal wel te downloaden in uw basisrooster, maar niet in uw dagrooster.


Handleiding Zermelo

De Portal Connector beheert op dit moment de volgende informatie: Onderwerp

Upload

Download

Leerlingen

Ja

Ja

Docenten

Ja

Ja

Nee*

Ja

Plaatsing van leerlingen in afdelingen (prognoses)

Ja

Ja

Pakketkeuzes

Ja

Ja

NAW gegevens leerlingen

Wanneer u de desktop start, ziet u rechtsboven de twee opties staan: Download en Upload.

Uploaden van leerlingen Voor het uploaden van leerlingen start u de Portal Connector via de knop Upload. De Portal Connector maakt nu een vergelijk:

In de kolom Status ziet u of er verschillen zijn tussen de deelnames van leerlingen in de lokale afdelingen en in het portal. Voor het uploaden van de leerlingen en de plaatsing van leerlingen in afdelingen, kiest u voor de knop Leerlingen:

De eerste keer kan dit wat langer duren, afhankelijk van het aantal gebruikers dat er aangemaakt moeten worden. Bij het uploaden geldt: Wanneer de leerling nog niet in het portal bekend is, wordt hij/zij aangemaakt als gebruiker. De NAW-gegevens worden éénmalig uit het roosterbestand overgenomen. De extra eigenschap #EMAIL wordt gebruikt om een e-mailadres over te nemen. Deze nieuwe gebruiker krijgt automatisch de rol leerling. Deze nieuwe gebruiker wordt aangemerkt als leerling.


Handleiding Zermelo

Deze leerling wordt in dit online roosterproject vervolgens in één of meerdere afdelingen geplaatst, afhankelijk van de prognoses. Na het uploaden voert de Portal Connector opnieuw een analyse uit. Als het goed is zult u nu zien dat de leerlingen in de desktop en het portal gelijk aan elkaar zijn:

Uploaden van docenten Voor het uploaden van docenten start u de Portal Connector via de knop Upload. De Portal Connector maakt nu een vergelijk:

Voor het uploaden van de docenten, klikt u op de knop Docenten:

De eerste keer kan dit wat langer duren, afhankelijk van het aantal gebruikers dat er aangemaakt moeten worden. Bij het uploaden geldt: Wanneer de docent nog niet in het portal bekend is, wordt hij/zij aangemaakt als gebruiker. De NAW-gegevens worden éénmalig uit het roosterbestand overgenomen. De extra eigenschap #EMAIL wordt gebruikt om een e-mailadres over te nemen. Deze nieuwe gebruiker krijgt automatisch de rol docent. Deze nieuwe gebruiker wordt aangemerkt als medewerker. Deze medewerker krijgt een contract op dit roosterproject. Na het uploaden voert de Portal Connector opnieuw een analyse uit. Als het goed is, zult u nu zien dat de docenten in de desktop en het portal gelijk aan elkaar zijn:


Handleiding Zermelo

Uploaden van keuzepakketten Voor het uploaden van pakketkeuzes start u de Portal Connector via de knop Upload. Per afdeling kan er een keuzepakket voor een leerling bekend zijn. Het keuzepakket van een leerling kunt u in de desktop of in het portal opslaan. De geldigheid van het keuzepakket kan worden gecontroleerd door een keuzeformulier in het portal, of een keuzeformulier (xpf) in de desktop. Wanneer u de pakketkeuzes volledig via het portal beheert, hoeft u de keuzepakketten niet te uploaden. De verantwoordelijke (bijvoorbeeld de decaan) voert in het portal de pakketkeuzes in, of laat deze door de leerlingen zelf invoeren. De roostermaker hoeft de keuzes alleen te downloaden om hiermee verder te werken in het rooster. Ook wanneer u de pakketkeuzes alleen in de desktop beheert, dan hoeft u de keuzes niet te uploaden. Het kan zijn dat u de keuzepakketten van de leerlingen in eerste instantie via een lokaal keuzeformulier (xpf) heeft gevuld en u deze keuzepakketten wilt uploaden naar het portal, om ze vervolgens in het portal te beheren. Om de keuzes te kunnen uploaden, zijn er twee voorwaarden: Er is zowel in het portal als in de desktop een keuzeformulier aanwezig (u ziet in de kolom Leidend staan: Duaal). De gebruikte afkortingen voor vakken/opties en labels komen in beide keuzeformulieren overeen.

De formulieren zijn niet compatibel De Portal-connector controleert of de keuzeformulieren in het portal en de desktop compatibel met elkaar zijn (de tweede voorwaarde). Wanneer dit niet zo is, dan krijgt u bij de afdeling deze melding:

Wanneer u met de muis over deze tooltip heen gaat, ziet u: De keuzes die wel in de desktop in het keuzeformulier (xpf) worden gebruikt, maar niet in het portal. De keuzes die wel in het portal in het formulier worden gebruikt, maar niet in de desktop (xpf). Meer informatie over het aanmaken van een keuzeformulier in het portal kunt u vinden bij: Een keuzeformulier maken. Afkortingen in XPF wijzigen Let op! Keuzes en labels worden hoofdlettergevoelig gecontroleerd. Let er daarbij op dat afkortingen van keuzes in het portal altijd met kleine letters worden opgeslagen. Het is mogelijk de bestaande keuzes in uw keuzeformulier (xpf) aan te passen: 1. 2. 3. 4.

Ga naar Leerlingen > Keuzeformulieren > Bewerk. Selecteer in dit scherm het betreffende roosterbestand. Ga naar: Bewerken > Keuzes en etappes. Ga naar de optie Keuze info.

Hier kunt u de keuzes in het formulier aanpassen. Wanneer u hier wijzigingen maakt, worden deze ook in alle onderliggende pakketkeuzes verwerkt.

U kunt ditzelfde doen met de etappes/labels. Daarvoor volgt u de eerste drie stappen die hierboven staan, waarna u kiest voor Etappe info.

Er zijn gefixeerde pakketten in het portal De Portal-connector controleert ook of er gefixeerde keuzepakketten in het portal aanwezig zijn. Een keuzepakket is gefixeerd als: De leerling het keuzepakket heeft ingeleverd (er staat een vinkje in de kolom I in het overzicht van keuzepakketten in het portal), of De decaan het keuzepakket heeft geaccordeerd (er staat een vinkje in de kolom A in het overzicht van keuzepakketten in het portal) Als er één of meer gefixeerde keuzepakketten in het portal staan voor een afdeling, dan ziet u in de kolom Portal een geel driehoekje:


Handleiding Zermelo

Wanneer u met de muis over deze melding heengaat, dan geeft de tooltip aan om hoeveel gefixeerde pakketten het in deze afdeling gaat. Deze keuzepakketten worden bij het uploaden níet aangepast in het portal!

Het uploaden van keuzepakketten Voor het daadwerkelijk uploaden van de keuzepakketten kiest u voor de knop Keuzepakketten:

U komt dan in een scherm waarin u kunt selecteren voor welke afdelingen u keuzepakketten wilt uploaden. Bij iedere afdeling waarvoor u keuzepakketten kunt uploaden ziet u in de tweede kolom 'Upload pakketten!' staan. Als u daar één keer op klikt, verandert de tekst in 'Geen upload pakketten!'. Zo kunt u zelf selecteren voor welke afdelingen u keuzepakketten wilt uploaden. Als u tevreden bent met de selectie klikt u op het wolkje met de groene pijl om de keuzepakketten voor de geselecteerde afdelingen te uploaden. Wanneer de keuzes zijn ge-upload adviseren wij u om het keuzeformulier dat in de desktop staat (het xpf) te ontkoppelen van de afdeling. Vanaf dat moment worden keuzes op één plek, namelijk in het portal, voor u beheerd. Tip Wilt u voor nieuwe keuzepakketten gebruik gaan maken van het portal, maar wilt u daarbij graag de keuzepakketten van doubleurs uit de desktop gebruiken en meenemen? Volg dan de volgende stappen: 1. 2. 3. 4.

Maak een keuzeformulier voor deze afdeling in het portal. Zorg dat dit formulier overeenkomt met het formulier voor deze afdeling in de desktop. Upload nu de keuzepakketten voor deze afdeling van de desktop naar het portal (dit zijn alleen pakketten van doubleurs). Hierna kunt u de nieuwe keuzepakketten (laten) invullen in het portal. U heeft nu alle actuele informatie in het portal bij elkaar en kunt het formulier (de xpf) in de desktop ontkoppelen van deze afdeling.

Inrichten gebruikersrechten Het portal heeft uitgebreide mogelijkheden voor het toekennen van rechten aan verschillende gebruikers. Gebruikers kunnen rechten krijgen om informatie te bekijken of te bewerken. Om het toekennen van rechten te vereenvoudigen, kunt u de rechten verzamelen in verschillende rollen. Iedere gebruiker kan één of meerdere rollen hebben. Zo kan een gebruiker bijvoorbeeld zowel een decaan-rol als een docent-rol hebben. Tijdens deze migratie is er al een rol docent en een rol leerling aangemaakt. Deze hebben in eerste instantie geen rechten. We gaan de rechten nu zo aanpassen dat leerlingen en docenten roosters kunnen bekijken in het portal.

Standaard rol leerling Ga naar Beheer > Gebruikers > Gebruikersrechten. Selecteer aan de linkerkant de rol leerling. Aan de rechterkant ziet u nu de gebruikersrechten van deze rol. Voor het wijzigen van rechten maakt u bij het betreffende recht een keuze uit de optielijst:

Unable to render {include}

The included page could not be found.

Standaard rol docent Unable to render {include}

The included page could not be found.


Handleiding Zermelo

Wil je andere rollen inrichten kijk dan op Standaard gebruikersrecht rollen.

Publiceren van een rooster Wanneer u nu roosters gaat publiceren, kunnen leerlingen en docenten de roosters bekijken. Voor het publiceren van het rooster, zie: Publice ren van het rooster.

Inrichten van DelegeerCentrum Het DelegeerCentrum wordt in Zermelo 3 voor u beheert. U hoeft op een netwerkschijf geen Cliënt-installatie aan te wijzen of een gegevensmap in te richten. Een gedelegeerde gebruiker moet toegang hebben tot het portal en tot een Zermelo 3 Cliënt-installatie. De gedelegeerde gebruiker kan dus ook vanuit huis werken.

Migratie van data uit het DelegeerCentrum Het is helaas niet mogelijk de gebruikersrechten over te nemen naar het nieuwe DelegeerCentrum. Om deze opnieuw in te richten, zie ook: Het Delegeercentrum.


Handleiding Zermelo

Provisie Op deze pagina wordt uitgelegd hoe u Provisie kunt gebruiken binnen uw school. Provisie is de lichtkrant-applicatie van Zermelo Roostermakers. Het is een 'lightweight' applicatie, die bedoeld is voor het snel publiceren van roosterwijzigingen op monitoren in de organisatie. Provisie stelt u in staat om de wijzigingen voor een dag eenvoudig en snel om te zetten naar een presentatie, waarbij ondersteuning wordt geboden voor het gebruik van meerdere monitoren.

Op deze pagina Provisie installeren Systee meise n Install atie Provisie instellen Wijzigingen en mededelingen tonen binnen de school Advies dagelij kse werkwi jze binnen de school

Provisie installeren Systeemeisen Voor het gebruik van Provisie dient elk scherm binnen de school dat u wilt gebruiken als lichtkrant voorzien te zijn van een computer waarop het programma Provisie is geïnstalleerd. De pc dient minimaal te zijn voorzien van Windows Vista. Daarnaast moet de laatste versie van .NET framework zijn geïnstalleerd, welke te downloaden is op de site van Microsoft.

Installatie Provisie wordt samen met de Zermelo-installatie geïnstalleerd. Zodra de installatie van Zermelo klaar is, vindt u in de installatiemap ook Provisie.exe. De toepassing Provisie.exe kunt u vervolgens kopiëren naar de computer of computers waarop u Provisie wilt gaan gebruiken. Elk scherm waarop u provisie wilt gaan gebruiken dient gebruik te kunnen maken van de toepassing Provisie.exe. Wanneer meerdere schermen binnen de school gebruik gaan maken van Provisie, heeft elk scherm een eigen installatie van Provisie nodig. Wanneer u op meerdere schermen dezelfde informatie wilt tonen, dan kunt u er ook voor kiezen om de schermen samen gebruik te laten maken van dezelfde installatie (bijvoorbeeld via een netwerkschijf). Wanneer Provisie geopend wordt en er instellingen gewijzigd worden, maakt de software een provisie.EIG. In dit bestand worden alle instellingen opgeslagen. Deze instellingen zijn dan geldig voor de Provisie.exe welke naast het .EIG bestand staat. Hierdoor heeft elk scherm wat gebruik maakt van deze Provisie.exe dezelfde instellingen. Indien u voor elk scherm andere instellingen wilt maken, heeft u hier dus een andere Provsie.exe en provisie.EIG voor nodig. Verder kan het programma Provisie.exe automatisch worden opgestart door Windows, waardoor automatisch de presentatie begint te lopen. Uw systeembeheerder kan dit voor u regelen.

Provisie instellen Voordat u gebruik kunt gaan maken van Provisie dient u het programma in te stellen voor gebruik. Hierbij moet u denken aan de verdeling van de wijzigingen over de schermen. Hiervoor heeft u eenmalig een roosterwijzigingen-bestand nodig voor Provisie. Hoe u een exportbestand met roosterwijzigingen kunt maken, kunt u lezen in de handleiding Wijzigingen publiceren. Provisie werkt met sleutelwoorden. Een sleutelwoord is een verzameling van een of meerdere stamklassen en/of groepen. Standaard wordt er voor elke afdeling een sleutelwoord aangemaakt waaronder alle groepen worden geplaatst. Wanneer u wilt werken met deze standaardinstelling hoeft u niets te doen. U kunt dan bij elke import aangeven dat de wijzigingsverdelingen moeten worden overgenomen uit het exportbestand. Wanneer u kiest voor een afwijkende indeling, bijvoorbeeld alle onderbouwklassen bij elkaar op één pagina, of een aparte pagina voor docenten, dan volgt u onderstaande stappen. De sleutelwoorden gebruikt u later om aan te geven op welke schermen welke sleutelwoorden getoond worden. Open Provisie en lees het wijzigingenbestand in. Ga hiervoor naar Bestand > Importeer Wijzigingen. Er opent een wizard waarin u de


Handleiding Zermelo

roosterwijzigingen gaat importeren. Allereerst wordt u gevraagd of u de wijzigingen wilt importeren. U kiest hier voor Ja.

Daarna opent een scherm met daarin een overzicht van de verschillende afdelingen met daarachter de deelnemende stamklassen en groepen.

In dit voorbeeld zijn er vier afdelingen, waarbij achter elke afdeling de groepen vermeld staan. De sleutelwoorden kunt u naar eigen wens aanpassen door te klikken op de cel met het sleutelwoord. De cursor verschijnt en u kunt typen. Ook kunt u er voor kiezen om afdelingen samen te voegen. Hiervoor kopieert u de groepen achter de ene afdeling en plakt ze vervolgens achter de andere afdeling. U kunt makkelijk naar het einde van de opsomming van groepen gaan door te zorgen dat de cursor in de regel actief is (en de regel niet meer geselecteerd is). Hierna drukt u op de toets End op uw toetsenbord. U plaats een komma achter de laatste groep, daarna kunt u de gekopieerde groepen plakken. De sleutelwoorden die u niet meer wilt gebruiken, verwijdert u door de naam en alle groepen te verwijderen. Verder kunt u nog een speciale verdeling maken voor de docenten. Hierbij wordt er gesorteerd op de docent in plaats van de groep. Dit doet u door een sleutelwoord "DOC" aan te maken met de groep "DOC" daarbij.


Handleiding Zermelo

De wijzigingsverdeling kan er dan zo uit zien:

U kunt hier ook per sleutelwoord zaken instellen. U kunt er voor kiezen om vervanglessen niet te tonen. Ook kunt u instellen dat een lege sheet automatisch niet getoond wordt op de beeldschermen. Als alle instellingen goed staan klikt op OK. U krijgt dan een datumscherm waarin u kunt aangeven op welke datum u het ingelezen roosterbestand wilt zetten. Deze datum heeft niets te maken met de datum van de roosterwijziging. Dit is enkel een datum die bovenaan de sheets verschijnt. De wijzigingen zijn nu naar uw wens verdeeld in Provisie. In de volgende stap gaan we aangeven wat elke monitor moet tonen. Dit kan bij Opties > Verdeel over Monitoren. In het geopende scherm kunt u de monitoren namen geven. Achter de naam van de monitor geeft u aan welke sleutelwoorden u wilt tonen op de desbetreffende monitor, bijvoorbeeld "Onderbouw". Elke sheet die getoond moet worden moet voorzien zijn van een sleutelwoord. De roosterwijzigingen krijgen automatisch bij het inlezen al een sleutelwoord mee, maar wanneer u gebruik wilt gaan maken van een aparte mededelingensheet, dan moet u daarvoor ook een sleutelwoord gebruiken. Zo kunt u ook een aparte mededeling voor de onderbouw of bovenbouw maken, maar ook een mededeling die alleen voor docenten te lezen is. Elke type mededeling moet dan een apart sleutelwoord krijgen, wat u vervolgens dan weer invoert bij het aanmaken van de mededeling.


Handleiding Zermelo

De instellingen voor de monitoren staan nu correct ingesteld. De laatste stap van de installatie is de verschillende Provisie-installaties in te stellen, zodat het programma 'weet' welke monitor de installatie is. Dit doet u door Opties > Eigenschappen te openen. Bij Naam vult u de naam in van een van de zojuist ingevoerde monitornamen.


Handleiding Zermelo

Wanneer u gekozen heeft voor een aangepaste indeling van de monitoren, dan is het belangrijk dat u een vinkje plaatst bij Wijzigingsverdeling in bestand negeren. Dit om te voorkomen dat uw eigen gemaakte indeling weer wordt overschreven. Daarnaast kunt u er voor zorgen dat Provisie automatisch een roosterwijzigingenbestand opent bij het opstarten, door een vinkje te plaatsen bij Zoeken naar roosterwijzigingsbestanden bij opstarten. Mocht er dan een nieuwe versie van dit bestand beschikbaar komen, dan wordt automatisch de laatste versie getoond. U dient hiervoor het (netwerk)adres aan te geven waar het presentatiebestand (.XML) is opgeslagen. Tevens kunt u hier nog meerdere parameters instellen, bijvoorbeeld de weergaveduur van een sheet. Al deze instellingen worden opgeslagen in het provisie.EIG bestand.

Wijzigingen en mededelingen tonen binnen de school Nadat Provisie is ingesteld, kunt u roosterwijzigingen en mededelingen gaan tonen binnen de school. Hiervoor heeft u een roosterwijzigingenbestand nodig uit Zermelo. Hoe u een exportbestand kunt maken, kunt u lezen in de handleiding Wijzigingen publiceren. Bij Provisie kiest u voor Bestand > Importeer Wijzigingen. Er opent een verkenner-venster, waarin u het roosterwijzigingenbestand kunt


Handleiding Zermelo

aanwijzen.

U krijgt een datumscherm waarin u kunt aangeven op welke datum u het ingelezen roosterbestand wilt zetten. Deze datum heeft niets te maken met de datum van de roosterwijziging. Dit is enkel een datum die bovenaan de sheets verschijnt. De sheets met de roosterwijzigingen per sleutelwoord worden aangemaakt.

Een gemaakte sheet kunt u bewerken door te klikken op . U kunt eventueel regels verwijderen of een extra opmerking toevoegen bij de sheet. Eventueel kunt u zelf nieuwe sheets toevoegen voor bijvoorbeeld het tonen van mededelingen binnen de school. Deze dienen dan ook


Handleiding Zermelo

een sleutelwoord te krijgen. Voor het aanmaken van een nieuwe sheet klikt u op . Klik vervolgens op om de sheet te bewerken. Voer allereerst een sleutelwoord in. Standaard is het sleutelwoord Opmerking. Dit kunt u naar eigen wens aanpassen, evenals de titel (Headertekst) van de sheet en de datum. De mededeling kunt u invoeren bij Opmerkingen onderaan de sheet.

Om een sheet te verwijderen klikt u op

.

Nadat de presentatie klaar is, slaat u deze op bij Bestand > Opslaan als. Hierbij wijst u de locatie aan waar de presentatie opgeslagen kan worden. De presentatie wordt opgeslagen als "bestandsnaam.XML". De schermen binnen de school tonen nu automatisch uw laatste versie van de presentatie.

Wanneer u zelf de presentatie wilt bekijken, klikt u op

. De presentatie wordt lokaal op uw computer opgestart.

Advies dagelijkse werkwijze binnen de school Om te voorkomen dat u elke dag opnieuw sheets moet aanmaken voor de mededelingen, kunt u het beste bij het opstarten de presentatie openen van de vorige keer: Bestand > Openen. De oude presentatie wordt dan geopend. De sheets met de oude roosterwijzigingen verwijdert u en de sheets met de mededelingen laat u staan. Vervolgens kiest u voor Bestand > Importeer Wijzigingen. De nieuwe roosterwijzigingen worden vervolgens toegevoegd als nieuwe sheets. Vervolgens kunt u verder werken zoals eerder beschreven.


Handleiding Zermelo

Portal Connector De hoofdroostermaker heeft in Zermelo Desktop de beschikking over de Portal Connector. Hiermee is het mogelijk informatie te downloaden uit het portal, of te uploaden naar het portal. Hiermee kunt u het lokale roosterproject en het online roosterproject op elkaar afstemmen. Voorwaarde voor het gebruik van de connector is dat de schoolstructuur van het lokale roosterproject en het portalproject gelijk aan elkaar zijn. Het portal wordt de belangrijkste verzamelplaats van informatie in uw organisatie. We kunnen ons voorstellen dat u bij het starten van het project éénmalig de laatste gegevens download uit het portal. Wanneer u het project af gaat sluiten, dan schrijft u eventueel uw bewerkingen weg via Upl oad. De Connector stelt u tevens in staat zelf te bepalen voor welk bestand u wel of niet de gegevens download. Zo kunt u ervoor kiezen een pakketwijziging in uit het portal wel te downloaden in uw basisrooster, maar niet in uw dagrooster. De Portal Connector beheert op dit moment de volgende informatie: Onderwerp

Upload

Download

Leerlingen

Ja

Ja

Docenten

Ja

Ja

Nee*

Ja

Plaatsing van leerlingen in afdelingen (prognoses)

Ja

Ja

Pakketkeuzes

Ja

Ja

NAW gegevens leerlingen

Wanneer u de desktop start, ziet u rechtsboven de twee opties staan: Download en Upload.

Inhoudsopgave Uploaden van Docenten Uploaden van Leerlingen Uploaden van Pakketkeuzes


Handleiding Zermelo

Uploaden van Docenten Voor het uploaden van docenten start u de Portal Connector via de knop Upload. De Portal Connector maakt nu een vergelijk:

Voor het uploaden van de docenten, klikt u op de knop Docenten:

De eerste keer kan dit wat langer duren, afhankelijk van het aantal gebruikers dat er aangemaakt moeten worden. Bij het uploaden geldt: Wanneer de docent nog niet in het portal bekend is, wordt hij/zij aangemaakt als gebruiker. De NAW-gegevens worden éénmalig uit het roosterbestand overgenomen. De extra eigenschap #EMAIL wordt gebruikt om een e-mailadres over te nemen. Deze nieuwe gebruiker krijgt automatisch de rol docent. Deze nieuwe gebruiker wordt aangemerkt als medewerker. Deze medewerker krijgt een contract op dit roosterproject. Na het uploaden voert de Portal Connector opnieuw een analyse uit. Als het goed is, zult u nu zien dat de docenten in de desktop en het portal gelijk aan elkaar zijn:


Handleiding Zermelo

Uploaden van Leerlingen Voor het uploaden van leerlingen start u de Portal Connector via de knop Upload. De Portal Connector maakt nu een vergelijk:

In de kolom Status ziet u of er verschillen zijn tussen de deelnames van leerlingen in de lokale afdelingen en in het portal. Voor het uploaden van de leerlingen en de plaatsing van leerlingen in afdelingen, kiest u voor de knop Leerlingen:

De eerste keer kan dit wat langer duren, afhankelijk van het aantal gebruikers dat er aangemaakt moeten worden. Bij het uploaden geldt: Wanneer de leerling nog niet in het portal bekend is, wordt hij/zij aangemaakt als gebruiker. De NAW-gegevens worden éénmalig uit het roosterbestand overgenomen. De extra eigenschap #EMAIL wordt gebruikt om een e-mailadres over te nemen. Deze nieuwe gebruiker krijgt automatisch de rol leerling. Deze nieuwe gebruiker wordt aangemerkt als leerling. Deze leerling wordt in dit online roosterproject vervolgens in één of meerdere afdelingen geplaatst, afhankelijk van de prognoses. Na het uploaden voert de Portal Connector opnieuw een analyse uit. Als het goed is zult u nu zien dat de leerlingen in de desktop en het portal gelijk aan elkaar zijn:


Handleiding Zermelo

Uploaden van Pakketkeuzes Voor het uploaden van pakketkeuzes start u de Portal Connector via de knop Upload. Per afdeling kan er een keuzepakket voor een leerling bekend zijn. Het keuzepakket van een leerling kunt u in de desktop of in het portal opslaan. De geldigheid van het keuzepakket kan worden gecontroleerd door een keuzeformulier in het portal, of een keuzeformulier (xpf) in de desktop. Wanneer u de pakketkeuzes volledig via het portal beheert, hoeft u de keuzepakketten niet te uploaden. De verantwoordelijke (bijvoorbeeld de decaan) voert in het portal de pakketkeuzes in, of laat deze door de leerlingen zelf invoeren. De roostermaker hoeft de keuzes alleen te downloaden om hiermee verder te werken in het rooster. Ook wanneer u de pakketkeuzes alleen in de desktop beheert, dan hoeft u de keuzes niet te uploaden. Het kan zijn dat u de keuzepakketten van de leerlingen in eerste instantie via een lokaal keuzeformulier (xpf) heeft gevuld en u deze keuzepakketten wilt uploaden naar het portal, om ze vervolgens in het portal te beheren. Om de keuzes te kunnen uploaden, zijn er twee voorwaarden: Er is zowel in het portal als in de desktop een keuzeformulier aanwezig (u ziet in de kolom Leidend staan: Duaal). De gebruikte afkortingen voor vakken/opties en labels komen in beide keuzeformulieren overeen.

De formulieren zijn niet compatibel De Portal-connector controleert of de keuzeformulieren in het portal en de desktop compatibel met elkaar zijn (de tweede voorwaarde). Wanneer dit niet zo is, dan krijgt u bij de afdeling deze melding:

Wanneer u met de muis over deze tooltip heen gaat, ziet u: De keuzes die wel in de desktop in het keuzeformulier (xpf) worden gebruikt, maar niet in het portal. De keuzes die wel in het portal in het formulier worden gebruikt, maar niet in de desktop (xpf). Meer informatie over het aanmaken van een keuzeformulier in het portal kunt u vinden bij: Een keuzeformulier maken. Afkortingen in XPF wijzigen Let op! Keuzes en labels worden hoofdlettergevoelig gecontroleerd. Let er daarbij op dat afkortingen van keuzes in het portal altijd met kleine letters worden opgeslagen. Het is mogelijk de bestaande keuzes in uw keuzeformulier (xpf) aan te passen: 1. 2. 3. 4.

Ga naar Leerlingen > Keuzeformulieren > Bewerk. Selecteer in dit scherm het betreffende roosterbestand. Ga naar: Bewerken > Keuzes en etappes. Ga naar de optie Keuze info.

Hier kunt u de keuzes in het formulier aanpassen. Wanneer u hier wijzigingen maakt, worden deze ook in alle onderliggende pakketkeuzes verwerkt.

U kunt ditzelfde doen met de etappes/labels. Daarvoor volgt u de eerste drie stappen die hierboven staan, waarna u kiest voor Etappe info.

Er zijn gefixeerde pakketten in het portal De Portal-connector controleert ook of er gefixeerde keuzepakketten in het portal aanwezig zijn. Een keuzepakket is gefixeerd als: De leerling het keuzepakket heeft ingeleverd (er staat een vinkje in de kolom I in het overzicht van keuzepakketten in het portal), of De decaan het keuzepakket heeft geaccordeerd (er staat een vinkje in de kolom A in het overzicht van keuzepakketten in het portal) Als er één of meer gefixeerde keuzepakketten in het portal staan voor een afdeling, dan ziet u in de kolom Portal een geel driehoekje:

Wanneer u met de muis over deze melding heengaat, dan geeft de tooltip aan om hoeveel gefixeerde pakketten het in deze afdeling gaat. Deze keuzepakketten worden bij het uploaden níet aangepast in het portal!


Handleiding Zermelo

Het uploaden van keuzepakketten Voor het daadwerkelijk uploaden van de keuzepakketten kiest u voor de knop Keuzepakketten:

U komt dan in een scherm waarin u kunt selecteren voor welke afdelingen u keuzepakketten wilt uploaden. Bij iedere afdeling waarvoor u keuzepakketten kunt uploaden ziet u in de tweede kolom 'Upload pakketten!' staan. Als u daar één keer op klikt, verandert de tekst in 'Geen upload pakketten!'. Zo kunt u zelf selecteren voor welke afdelingen u keuzepakketten wilt uploaden. Als u tevreden bent met de selectie klikt u op het wolkje met de groene pijl om de keuzepakketten voor de geselecteerde afdelingen te uploaden. Wanneer de keuzes zijn ge-upload adviseren wij u om het keuzeformulier dat in de desktop staat (het xpf) te ontkoppelen van de afdeling. Vanaf dat moment worden keuzes op één plek, namelijk in het portal, voor u beheerd. Tip Wilt u voor nieuwe keuzepakketten gebruik gaan maken van het portal, maar wilt u daarbij graag de keuzepakketten van doubleurs uit de desktop gebruiken en meenemen? Volg dan de volgende stappen: 1. 2. 3. 4.

Maak een keuzeformulier voor deze afdeling in het portal. Zorg dat dit formulier overeenkomt met het formulier voor deze afdeling in de desktop. Upload nu de keuzepakketten voor deze afdeling van de desktop naar het portal (dit zijn alleen pakketten van doubleurs). Hierna kunt u de nieuwe keuzepakketten (laten) invullen in het portal. U heeft nu alle actuele informatie in het portal bij elkaar en kunt het formulier (de xpf) in de desktop ontkoppelen van deze afdeling.


Handleiding Zermelo

Probleem met leerlingen in het portal (fixed) Het volgende probleem doet zich voor in softwareversies 3.0.3 en lager. Na een prognose-wijziging via het DelegeerCentrum kon het gebeuren dat leerlingen met een kloonletter in het portal genoteerd werden. Dit gebeurde onterecht. In het portal horen namelijk geen kloonletters te verschijnen, en in de desktop software in principe alleen kleine kloonletters. Oorzaak van het probleem lag in het feit dat vanuit het delegeercentrum bij het binnenhalen van de gedelegeerde prognoses abusievelijk hoofdletters werden gebruikt om klonen te duiden, waar de rest van de software uitging van kleine letters. Dit kon ertoe leiden dat er een leerling 1234A kon ontstaan in het UDM-bestand, waar eigenlijk 1234a had moeten staan. Bij het uploaden van leerlingen werd dan aan het portal abusievelijk doorgegeven dat er een leerling 1234A moest worden aangemaakt, waarbij het portal er dan zelf weer 1234a van maakte, omdat het portal alleen kleine letters als usercode kent. Hoe dan ook, in het portal mag alleen leerling 1234 voorkomen en niet met een kloonletter! Vanaf versie 3.0.4 komt dit probleem niet meer voor. Mocht dit in uw portal per ongeluk gebeurd zijn, dan kunt u vanaf Zermelo 3.0.4 bij het starten van de Portal-Connector (upload of download) de volgende melding krijgen:

Automatisch herstellen (aanbevolen) Deze optie herstelt automatisch alle kloonletters in het portal. De computer voert dan zelf voor alle afdelingen waar dit speelt de herstelactie uit die u bij handmatig herstellen per afdeling kunt activeren.

Handmatig herstellen Als u kiest voor handmatig herstellen, dan kunt u zelf per afdeling signaleren waar het fout gaat en hier eventueel op ingrijpen. De Portal-Connector start na deze keuze verder op. De opties voor het downloaden en/of uploaden van leerlingen en keuzepakketten zijn uit voorzorg uitgeschakeld voor het geval dat er nog kloonletters in het portal voorkomen. In het overzicht wordt per afdeling getoond of er per ongeluk klonen in het portal zijn geconstateerd:


Handleiding Zermelo

Als u van deze leerlingen een overzicht wilt zien, gaat u naar de tab Leerlingen. Klik hier vervolgens bij het aandachtspunt Leerlingen met de rechtermuisknop in de kolom Actie, en kies voor de gewenste afdeling:

U krijgt nu een lijst met leerlingen te zien die per ongeluk met een kloonletter in het portal terecht zijn gekomen:

U ziet in het voorbeeld hierboven bijvoorbeeld dat leerling 130755 als kloon (dus 130755a) in het portal terecht is gekomen.

Restant in het portal Indien er leerlingen met kloonletters zijn opgeruimd, komen deze nog wel voor in het portal in de overzichten Leerlingen (Leerlingen-Leerlingen-Overzicht) en Gebruikers (Beheer-Gebruikers-Overzicht). U kunt deze leerlingen in deze overzichten verwijderen. Let op, u dient eerst in het overzicht Leerlingen de regels met een kloonletter te verwijderen en daarna pas in het overzicht Gebruikers. Hiertoe is het handig de filteroptie met het edit-veld boven de kolom met nummers te gebruiken. Als u hier bijvoorbeeld de letter 'a' intikt (met daarna 'Enter'), komen alle codes met een a in beeld. Hierin kunt u de kloonregels selecteren en verwijderen. Test vooral op de letters 'a' t/m 'd' (ervan uitgaande dat van een leerling nooit meer dan vier klonen hebben bestaan, anders neemt u nog een paar letters extra).


Handleiding Zermelo

Meerdere scholen in één portal Een organisatie heeft drie scholen. Ze willen graag in één portal de gegevens bij elkaar zetten zodat ze bij het doorschuiven van het personeel de gegevens bij elkaar hebben staan. Een school groeit, de andere twee scholen krimpen een beetje. We adviseren om te werken met drie projecten, In ieder project staan de gegevens van de eigen school. De formatiebeheerder kan daar alle gegevens invoeren. De roostermaker kan door met het inrichten van de automaten en kan proefroosteren. De leerlingen kunnen op het portal hun pakket invoeren, ook als ze naar een andere school gaan en ze daar een pakket moeten aanleveren. Vanaf versie 3.1 kan een formatiebeheerder bij het saldo vanuit de lessenplanning zien wat de inzet van een docent die op meerdere locaties werkt, is in een ander project. Ook wordt er een saldo berekend, rekening houdend met deze inzet. Een formatiebeheerder kan door in een ander project gegevens op te zoeken (leesrechten) kijken welke andere collega’s daar boventallig zijn. Op deze manier kan hij snel zien of er binnen een sectie nog formatie is. Wil hij deze persoon ook op zijn school inzetten, dan kan hij de code van de docent toevoegen. Bij het bekijken van de gegevens binnen formatie zie je ook wat zijn inzet is op een andere school en kun je daardoor direct de ureninzet controleren. Ook op het portal komen de gecombineerde gegevens te staan. Op dit moment is er één onderdeel dat we nog niet goed kunnen verwerken. We zullen dit waarschijnlijk pas voor het volgende schooljaar goed opgelost hebben, Dat is het prognosticeren van leerlingen naar een andere school. Nu adviseren we deze leerlingen handmatig toe te voegen aan je nieuwe school. Wel kun je in de prognoses in formatie hier al rekening mee houden. Stel je het volgende voor: School A heeft doorstroom van A TL4 naar School B H4. Maak dan op school A een extra afdeling aan aan de rechterkant van je afdelingenoverzicht. Vestiging is school A. Je kunt een leerling dan in die afdeling plaatsen en ze op een makkelijke manier transporteren naar een andere locatie. Meestal zijn er maar een beperkt aantal afdelingen waar doorstroom voor geldt, De gegevens die centraal en of lokaal opgeslagen worden zijn de volgende: Soort gegevens

Portal

Leerlingen prognoses

Leidend

Leerlingen pakketkeuzes

Leidend

Project per school

Docenten nieuw personeel Docenten bevoegdheden Formatie lesverzamelingen Formatie aanstellingsgegevens Formatie lessen koppelingen Formatie groepenplanner Formatie persoonlijk budget Formatie taken en taaktoekenningen Formatie sectieplanner Formatie lessenplanner

Mogelijkheden

Werken met één MMB project en drie schoolprojecten

Voordeel

Prognoses kunnen ingevoerd worden waarbij alle leerlingen bekend zijn. Nieuwe afdelingen van deze leerlingen zijn direct bekend en ook kunnen pakketten direct ingevoerd worden.

Nadeel


Direct werken met drie schoolprojecten

Handleiding Zermelo


Handleiding Zermelo

Terugzetten backup Als er gegevens verloren zijn gegaan die opgeslagen waren in het portal kan Zermelo een backup terugzetten. Het kost vaak echter een behoorlijke hoeveelheid tijd om dit zorgvuldig te doen. Om het proces zo soepel en snel mogelijk te laten verlopen vragen wij u om de vragen die hieronder staan te beantwoorden. Bij elk geval van gegevensverlies onderzoeken wij ook altijd wat de oorzaak hiervan is. Dit om herhaling in de toekomst te voorkomen. Als het gegevensverlies is opgetreden door bugs of onduidelijkheden in onze software dan zullen we uiteraard geen kosten in rekening brengen voor het herstel. Mocht blijken dat het gegevensverlies is opgetreden door een fout van uw kant dan behouden wij ons het recht voor om dit wel te doen. Meer informatie hierover is te vinden in het Service Level Agreement (SLA).

Benodigde gegevens Klantnummer Portaladres Naam van school Naam van schooljaar Naam van roosterproject Vestigingen Afdelingen Welke gegevens gaat het om? Hoeveel tijd kostte het verzamelen van deze gegevens? Is er nog een (oudere) versie van deze gegevens beschikbaar? Hoe urgent is het terugzetten van de backup? Wanneer zijn de gegevens nodig? Wanneer zijn de gegevens voor het laatst bewerkt? (datum/tijd) Door wie was dat? (gebruikersnaam portal) Wanneer zijn de gegevens voor het laatst correct gezien? (datum/tijd) Door wie was dat? (gebruikersnaam portal) Wanneer is geconstateerd dat gegevens niet meer kloppen? (datum/tijd) Door wie was dat? (gebruikersnaam portal) Door welke handeling heeft het gegevensverlies (waarschijnlijk) plaatsgevonden? Wanneer was dat? (datum/tijd) Door wie is de handeling uitgevoerd? (gebruikersnaam portal) Hoe is te controleren dat de gegevens niet correct zijn? Hoe is te controleren dat de gegevens wel correct zijn? Met wie moet contact worden opgenomen als het terugzetten van de backup wel/niet gelukt is of als er meer informatie nodig is? (naam, emailadres, telefoonnummer)


Handleiding Zermelo

Systeemeisen Algemeen 200 MB schrijfruimte (installatie) 1 GB schrijfruimte (project)

Minimale systeemeisen Windows Vista 2GHz processor met 1 core 2GB RAM 1 scherm van 1280x1024

Aanbevolen systeemeisen Windows 7 dual core processor 64-bit systeem 4GB RAM 1 scherm van 1920x1080 of 2 schermen van 1280x1024

Aanbevolen voor Automatisch roosteren/clusteren In het geval er gewerkt gaat worden met het Automatisch roosteren en/of clusteren is het belangrijk om een snellere processor te hebben. Dit levert sneller een beter rooster op. Omdat de automaten slechts 1 core gebruiken is het hebben van veel cores niet belangrijk. Wel is het van belang dat de rekenkracht op één enkele core zo groot mogelijk is. Op dit moment zijn de i5 processoren van Intel aan te raden. Voor de overige aspecten geldt de aanbevolen configuratie. Intel i5 3rd/4th/5th generation processor

Aanbevolen voor gebruik Arena op eigen PC Als er gebruik gaat worden gemaakt van de Arena, waarbij ook een Gladiator draait op de computer van de roostermaker, kan er niet genoeg rekenkracht aanwezig zijn. Op dit moment zijn de i7 processoren van Intel aan te raden. Voor de overige aspecten geldt de aanbevolen configuratie. Intel i7 3rd/4th/5th generation processor

Gladiator De Gladiator geeft andere programma's voorrang bij het gebruik van de processor, maar heeft wel zelf werkgeheugen (RAM) nodig. Het kan daarom zo zijn dat computers met weining werkgeheugen er langzaam van gaan werken. Verder is het zo dat als er een aantal nieuwe (<2 jaar) computers meerekenen, dat oude computers (>5 jaar) effectief nauwelijks nog iets bijdragen. Als er computers worden aangeschaft om mee te roosteren in een Arena is op dit moment een 3rd/4th generation i7 processor van Intel het meest efficient qua prijs/prestatie. 4 GB RAM


Handleiding Zermelo

Algemene structuur scholen en vestigingen Voordat u daadwerkelijk gebruik kunt maken van het portal moeten er een aantal zaken worden ingesteld. Zo moet u scholen en vestigingen aanmaken. Deze scholen en vestigingen kunnen door andere mensen gebruikt worden om gegevens in te vullen of om ze te publiceren.

Op deze pagina Begrippen Roosterproject Aanm aken van School en School jaar Aanm aken Portal project Zie ook:

Begrippen Het is belangrijk dat u weet waarvan we bij Zermelo uitgaan. Wat is een scholengroep? Een scholengroep heeft een centraal bestuur. Hier kunnen meerdere scholen onder vallen. Wat is een portal? Uw portal is de plek waar voor uw scholengroep de gegevens rond het rooster centraal worden opgeslagen. Alle scholen van de scholengroep zitten in hetzelfde portal. Let op dat leerlingnummers en docentafkortingen uniek moeten zijn. Wat is een school? Een school bestaat uit een aantal vestigingen met zeer waarschijnlijk een redelijk aantal reizende leerlingen en docenten. Een school heeft 1 basisroostermaker. Een school heeft waarschijnlijk meerdere formatiebeheerders. Binnen een school zijn er secties, afdelingen en docententeams. Wat is een vestiging? Een vestiging kan bestaan uit 1 of meer schoolgebouwen. Leerlingen zitten op 1 vestiging op school maar kunnen ook af en toe les hebben op een andere vestiging. Een vestiging heeft vaak zijn eigen dagroostermaker, maar soms is dit samen met 1 of meer andere vestigingen. Niet alle vestigingen bieden alle opleidingen aan, maar het is ook gebruikelijk dat dezelfde opleiding op meerdere vestigingen word aangeboden. In het laatste geval kunnen leerlingen niet worden uitgewisseld. Wat is een roosterbestand/project? Een Zermelo Desktop project is voor één school. Het basisrooster is voor de hele school en er kunnen dagroosterbestanden zijn die voor een aantal vestigingen zijn. Het kan zijn dat u binnen uw school een vestiging heeft met een eigen basisroostermaker. In dat geval beschouwen we bij Zermelo deze vestiging als een eigen school.

Roosterproject Zermelo werkt met zogenaamde roosterprojecten. Een roosterproject bevat een school en een schooljaar. Ieder roosterproject bevat een basisrooster. In de meeste gevallen heeft u per schooljaar één project. Wanneer u meerdere scholen heeft, die afzonderlijk door verschillende basisroostermakers geroosterd worden, is het mogelijk dat u meerdere projecten moet aanmaken. Zowel het portal als de desktop werkt met projecten. Wanneer één of meerdere scholen In de meeste gevallen heeft u één school. Een school kan zelf weer bestaan uit meerdere vestigingen. U mag zelf bepalen op welke manier u dit wilt inrichten. U hoeft zich niet per se te houden aan de wettelijke vestigingen (BRIN nummers). Wij gebruiken de definitie van een school om voor u informatie te scheiden. Zo gaat bijvoorbeeld formatiebeheer per school. Om te bepalen wat voor u een school is, kunt u als leidraad uw inrichting in het roosterbestand bekijken. Alle afdelingen (en optioneel vestigingen) die u in uw roosterbestand heeft staat vallen onder één school.

Aanmaken van School en Schooljaar In het Portal gaat u naar Beheer > Scholen en schooljaren. Voor het aanmaken van een school klikt u linksboven in het scherm op de knop Toevoegen:


Handleiding Zermelo

Vervolgens kunt u hier de naam van uw school invoeren (in dit voorbeeld het Zermelo College). Voor het opslaan klikt u op ENTER:

Hierna gaan we een schooljaar toevoegen. Voor het aanmaken van een schooljaar klikt u aan de rechterkant op de knop Toevoegen:

Vervolgens kunt u een naam opgeven voor dit schooljaar. Vaak zullen dit de jaren zijn waarin het schooljaar start en eindigt (in dit voorbeeld 2015-2016). U kunt ook de startdatum (begin) en einddatum (einde) van het schooljaar opgeven. Voor het opslaan klikt u op ENTER:

Aanmaken Portal project Een project in het Portal bestaat uit een combinatie tussen een school en schooljaar. In het Portal gaat u naar Beheer > Roosterprojecten. Voor het aanmaken van een project klikt u op de knop Toevoegen:

Selecteer uw school en uw schooljaar (in dit voorbeeld Zermelo College en 2015-2016). Voor het opslaan klikt u op ENTER:


Beheerdershandleiding

Recommend Documents