Chatfone Beheerdershandleiding Versie 2.0

Chatfone Beheerdershandleiding Versie 2.0

1

Introductie Met behulp van deze handleiding kunt u gemakkelijk uw weg vinden in het beheerscherm van Chatfone. Elke functie van het beheerscherm wordt besproken in een apart hoofdstuk. U wordt stap voor stap begeleid om bekend te raken met de verschillende functies en hoe deze te gebruiken. Let op: Het beheerscherm is uitsluitend toegankelijk voor beheerders van de organisatie of één of meerdere afdelingen. U leert gebruikers aanmaken, chatbuttons online zetten en uw afdelings- en organisatiegegevens up-todate houden. Na het doorlezen van de handleiding bent u in staat uw organisatie, afdeling en gebruikers te beheren. Door de slimme verdeling in hoofdstukken kunt u tijdens het gebruik van Chatfone de handleiding er altijd bij pakken. Op deze manier vindt u razendsnel de beschrijving van de juiste functie. Als eerste vindt u in de handleiding een overzicht van alle buttons die u gaat gebruiken; Daarna komen alle aspecten van het beheerscherm aan bod.

2

Legenda Voor een aantal functies in het beheerscherm dient u bijbehorende buttons te gebruiken. Een afbeelding met de functie en naam van deze buttons vindt u hier. Wanneer u in het beheerscherm met uw muis op een button gaat staan, verschijnt de naam van de button zodat u ook daar precies weet waar elke button voor is.

Verwijderen. Met deze functie kunt u bijvoorbeeld gebruikers verwijderen uit de afdeling of organisatie.

Toevoegen. Met deze button voegt u bijvoorbeeld een gebruiker toe aan de afdeling.

Verzenden. Door te klikken op deze button verzendt u bijvoorbeeld inloggegevens naar het opgegeven e-mailadres.

Openbare vormgeving. Als er achter een bepaalde vormgeving dit bloemetje staat, is deze vormgeving openbaar.

Geselecteerd. Deze pijl staat voor de vormgeving die u momenteel gebruikt.

Op een aantal plaatsen worden de functies in het beheerscherm verduidelijkt met een zogenaamde tooltip. Deze zijn wat kleiner dan de andere buttons in het beheerscherm. Als u met uw muis op deze tooltip gaat staan, opent zich een venstertje met wat uitleg of een waarschuwing.

Uitleg. Deze tooltip geeft u wat uitleg over wat u met de bijbehorende functie kan doen en hoe u dat doet.

3

Belangrijk. Als u deze tooltip tegenkomt moet u rekening houden met bijvoorbeeld een maximum grootte. Nieuw! Als u deze tooltip ziet verschijnen, betekent dit dat er een nieuwe functie is bijgekomen. Zo blijft u altijd op de hoogte van de nieuwe mogelijkheden.

4

Beheer Beheerscherm De optie Beheer is uitsluitend toegankelijk voor beheerders van de organisatie of één of meerdere afdelingen. Klik voor toegang op Menu en vervolgens op Beheer. Het beheerscherm opent nu in een nieuw venster. In het beheerscherm kunt u de afdelingen waarvoor u beheerder bent beheren. Bent u organisatiebeheerder, dan kunt u in dit venster ook het beheer van de organisatie doen.

5

Organisatie Menu Dit menu is alleen te zien als u organisatiebeheerder bent. Als organisatiebeheerder kunt u onder andere het profiel van uw organisatie wijzigen en gebruikers verwijderen Bent u geen organisatiebeheerder? Ga dan verder naar het hoofdstuk Afdelingsmenu.

6

Profiel organisatie Op deze pagina staat het profiel van uw organisatie. Het profiel is te zien op het Stadnet.

Omschrijving Geef hier een omschrijving van uw organisatie. Klik na het invoeren van de omschrijving op Bijwerken.

Telefoonnummer Vul hier het telefoonnummer van uw organisatie in. Klik na het invoeren van het telefoonnummer op Bijwerken.

Website Voer hier de URL van uw website in. Klik na het invoeren van de URL op Bijwerken.

Logo organisatie Hier kunt u het logo van uw organisatie uploaden. Klik op Bladeren en selecteer de afbeelding van uw logo. Let op: Het logo mag maximaal 600 pixels breed en 200 pixels hoog zijn. Toegestane formaten: PNG, JPG en GIF. Klik hierna op Openen Klik daarna op Bijwerken.

Centrale afdeling Hier kunt u aangeven welke afdeling als centrale ingang zal fungeren op Stadnet. De centrale ingang kunt u zien als een soort informatiebalie voor uw bezoekers. Als zij nog niet precies weten waar ze moeten zijn of een algemene vraag hebben, kunnen ze bij de centrale ingang een chat starten. Klik na het selecteren van de afdeling op Bijwerken.

7

Organisatiemedewerkers Lijst van Gebruikers Op deze lijst staan alle Chatfone-gebruikers binnen uw organisatie. Naast de gebruikersnaam en chatnaam, ziet u hier eveneens welke personen over beheerrechten voor de organisatie beschikken. Door op het prullenbakje te klikken kunt u een medewerker verwijderen. Deze medewerker verwijderd u definitief uit de organisatie, dus ook uit alle afdelingen waar deze persoon lid van is.

8

Instellingen medewerker Klikt u op de gebruikersnaam van een persoon, dan opent zich een pagina waarop u gegevens over de betreffende gebruiker kunt invullen. De medewerker kan deze gegevens ook zelf veranderen via Menu, Instellingen.

Chatnaam De naam die in het chatvenster verschijnt als de medewerker een tekst intypt. Klik na het invoeren van de chatnaam op Opslaan.

Telefoonnummer Het telefoonnummer waarop de medewerker bereikbaar is. Dit is niet zichtbaar voor de bezoeker. Klik na het invoeren van het telefoonnummer op Opslaan.

E-mail Het e-mailadres waarop de medewerker bereikbaar is. Dit is niet zichtbaar voor de bezoeker. Het is wel belangrijk dat hier een e-mailadres ingevuld is. Als er bijvoorbeeld een wachtwoord wijziging is gedaan, wordt het wachtwoord naar dat e-mail adres verstuurd. Klik na het invoeren van het e-mailadres op Opslaan.

Chatverslagen e-mailen naar Als u hier een e-mailadres invult, dan worden de chatverslagen die door deze medewerker gevoerd zijn naar dat e-mailadres gestuurd. Handig als uw medewerkers zelf ook de gesprekken willen nalezen. Wilt u de chatgesprekken van al uw medewerkers in uw mailbox? Lees dan het hoofdstuk Algemene afdelingsinstellingen, Chatverslag sturen naar e-mail. Klik na het invullen van het e-mailadres op Opslaan.

Organisatiebeheer Hier kunt u aanvinken of de medewerker organisatiebeheerder is. Klik na het aan- of uitvinken op Opslaan.

9

Deblokkeer inloggegevens Indien de inloggegevens van een gebruiker geblokkeerd zijn, kunt u hiermee de inloggegevens deblokkeren. Als de gebruiker niet geblokkeerd is, is dit veld niet zichtbaar. Vink het vakje aan en klik op Opslaan.

Wachtwoord wijzigen Wilt u het wachtwoord van uw medewerker wijzigen? Voer het nieuwe wachtwoord in. Bevestig vervolgens het nieuwe wachtwoord. De medewerker kan deze gegevens ook zelf veranderen via Menu, Instellingen. Om de beveiliging van het Chatfone-netwerk te garanderen voeren wij een streng wachtwoordbeleid. Kies daarom een wachtwoord dat uit minimaal 6 karakters bestaat. Het wachtwoord moet minstens één cijfer, één hoofdletter en één leesteken bevatten, bijvoorbeeld: Chatfone#1. Klik op Opslaan.

Maximaal aantal parallelle chatsessies Hiermee bepaalt u hoeveel chats de medewerker maximaal tegelijk kan voeren. De medewerker kan deze gegevens ook zelf veranderen via Menu, Instellingen. In het vakje naast de tekst Maximum aantal parallelle chatsessies kunt u dit maximum invoeren. Klik op Opslaan. De wijziging wordt pas actief nadat de medewerker opnieuw heeft ingelogd. Voor een uitleg over inloggen verwijzen wij u naar het hoofdstuk Chatfone starten/Inloggen in de gebruikershandleiding. Tip Chatfone adviseert u om te starten met maximaal 2 chatsessies tegelijk. Een gevorderde gebruiker kan het het maximaal aantal chats verhogen naar bijvoorbeeld 4.

10

Bezoekersinformatie Met deze optie activeert u het tabblad Bezoekersinformatie bij uw medewerker. Deze wordt direct bij de eerstvolgende chat van de medewerker getoond. De medewerker kan deze gegevens ook zelf veranderen via Menu, Instellingen. Het tabblad geeft allerhande informatie over de bezoeker. Denk hierbij aan onder meer het aantal keren dat de bezoeker met de medewerker is komen chatten en het IP-adres van de bezoeker. Klik op het lege vakje om de optie aan te vinken. Klik op Opslaan.

11

Geluid bij een nieuw chatgesprek Standaard klinkt er een bepaald geluid (nieuwe chatoproep 1) als er een nieuw gesprek binnenkomt bij een van de medewerkers. Als men met meerdere mensen in één ruimte aan het werk is, is het prettig om allemaal een eigen geluidssignaal te hebben. Hier kunt u het belsignaal voor een nieuwe oproep voor deze medewerker aanpassen. Kies een geluidssignaal via het uitklapmenu. Klik op test achter het uitklapmenu. Is dit het geluidssignaal dat u wilt gebruiken? Klik dan op Opslaan. De nieuwe instelling wordt pas actief als de medewerker opnieuw is ingelogd.

Geluid bij een nieuw bericht Standaard klinkt er een bepaald geluid (nieuwe bericht 1) als er een nieuw bericht van een bezoeker binnenkomt bij uw medewerker. Als men met meerdere mensen in één ruimte aan het werk is, is het prettig om allemaal een eigen geluidssignaal te hebben. Hier kunt u het belsignaal voor een nieuw bericht aan deze medewerker aanpassen. Kies een geluidssignaal via het uitklapmenu. Klik op test achter het uitklapmenu. Is dit het geluidssignaal dat u wilt gebruiken? Klik dan op Opslaan.

Automatisch online Als een medewerker lid is van meerdere afdelingen, krijgt deze normaal gesproken altijd eerst het statusscherm te zien. Als een medewerker altijd inlogt voor dezelfde afdelingen, dan kunt hier aangeven voor welke afdelingen deze medewerker direct online moet zijn nadat hij heeft ingelogd. Vink het vakje achter de afdelingsnaam aan. Klik vervolgens op Opslaan. De volgende keer dat de medewerker inlogt op Chatfone is hij direct voor de aangevinkte afdelingen online. Uiteraard kan de medewerker via het statusscherm altijd afdelingen aan- of uitvinken.

12

Foto weergeven U kunt ervoor kiezen om bij de start van een chatgesprek een foto van de medewerker te tonen. Dat kunt u doen door een foto te uploaden. De medewerker kan deze gegevens ook zelf veranderen via Menu, Instellingen. Klik op Bladeren Selecteer de afbeelding die u wilt gebruiken en klik op Openen Let op: de afbeelding mag maximaal 150 pixels breed en 150 pixels hoog zijn. Toegestane formaten: .png, .jpg en .gif. Klik op Opslaan

13

Afdelingen Lijst van alle afdelingen Hier vindt u een overzicht van alle afdelingen en subafdelingen binnen uw organisatie. Om bij de Algemene afdelingsinstellingen van een afdeling te komen, kunt u op de afdeling klikken.

14

Toevoegen Voeg een afdeling toe Wilt u een nieuwe afdeling toevoegen? Gebruik dan de optie Voeg een afdeling toe. Typ in de balk de naam van de afdeling. Klik op de button Toevoegen. De afdeling is nu aangemaakt. U kunt direct medewerkers toevoegen. Ga hiervoor naar de juiste afdeling en kies voor toevoegen. Zie voor een nadere uitleg het hoofdstuk Afdelingsmenu, Toevoegen.

Afdelingsmenu Indien u lid bent van meerdere afdelingen, dient u eerst via het uitklapmenu aan te geven voor welke afdeling u de instellingen wilt wijzigen. Hier opent dan automatisch het scherm met de Algemene afdelingsinstellingen.

15

Algemene afdelingsinstellingen Hier kunt u een aantal algemene instellingen voor een afdeling veranderen.

E-mailadres afdeling Vul hier het algemene e-mailadres in van uw afdeling. Dit e-mailadres verschijnt in Stadnet. Klik na wijzigingen op Bijwerken.

Adres afdeling Geef hier het adres van de afdeling op. Dit adres verschijnt in Stadnet. Klik na wijzigingen op Bijwerken.

Postcode afdeling Vul hier de postcode van de afdeling in. Dit zal bij het adres in Stadnet worden opgenomen. Klik na wijzigingen op Bijwerken.

Plaats afdeling Geeft hier de plaats waar de afdeling zich bevindt. Klik na wijzigingen op Bijwerken.

Telefoonnummer afdeling Toets hier het telefoonnummer van uw afdeling in. Het telefoonnummer zal op Stadnet getoond worden. Klik na wijzigingen op Bijwerken.

Website afdeling De URL van de website van uw afdeling. Deze wordt onder meer op Stadnet getoond. Klik na wijzigingen op Bijwerken.

Omschrijving afdeling De hier door u gegeven omschrijving van uw afdeling, wordt onder meer op Stadnet getoond.

Klik na wijzigingen op Bijwerken. 16

URL waarop button mag staan Geef duidelijk aan op welke URL uw button getoond mag worden. U voorkomt dan dat uw button op een ongewenste pagina geplaatst wordt. Vult u niets in, dan is de buttoncode op elke website te gebruiken. Uw button mag natuurlijk ook op meerdere websites staan. Via een spatie kunt u de afzonderlijke websites van elkaar scheiden. Klik na wijzigingen op Bijwerken.

Tabblad naar externe URL De webpagina van de hier ingevulde URL, opent in een apart tabblad bij de medewerkers. Handig in het geval van een kennisbank of catalogus. Uiteraard kunt u hiermee ook intranetpagina’s integreren in Chatfone. In het tabblad kunt u antwoorden zoeken en deze vervolgens knippen en plakken in het chatgesprek. Meerdere externe URL’s kunt u van elkaar scheiden met spaties. Klik na wijzigingen op Bijwerken.

Chatverslag sturen naar e-mail U kunt hier een e-mailadres invullen. Elk chatgesprek dat door uw afdeling is gevoerd wordt naar dit adres gestuurd. Klik na wijzigingen op Bijwerken.

Fallback Deze optie is bedoeld als vangnet voor oproepen die niet bij uw afdeling binnenkomen of niet worden aangenomen. Al deze oproepen worden doorgeschakeld naar de afdeling van uw organisatie die u hier kiest. Klik na wijzigingen op Bijwerken.

Weergeven in Adresboek Hier kunt u aangeven of u uw afdeling zichtbaar wilt hebben in het adresboek voor mensen van buiten uw organisatie. Op deze manier kunt u enkele interne afdelingen afschermen. Wij raden u aan uw afdeling standaard in het adresboek te hebben staan, in verband met het doorschakelen. Klik na wijzigingen op Bijwerken.

17

Weergeven in Stadnet Door dit aan te vinken wordt uw afdeling weergegeven op de webpagina van Stadnet. Voor weergave in Stadnet is een afdelingscategorie vereist. Klik na wijzigingen op Bijwerken.

Afdelingscategorie Geef hier aan onder welke categorie u uw organisatie op Stadnet wilt laten verschijnen. U kunt kiezen uit de volgende categorieën: -

Overheid en Politiek Wonen, Welzijn en Zorg Onderwijs en Studeren Bedrijven en Ondernemers Cultuur en Toerisme

Klik na wijzigingen op Bijwerken.

Geluid dat de bezoeker hoort bij een nieuw bericht Hier kunt u aangeven welk geluid de bezoeker hoort als de medewerker een nieuw bericht stuurt. Kies een geluidssignaal via het uitklapmenu. Klik op test achter het uitklapmenu. Is dit het geluidssignaal dat u wilt gebruiken? Klik dan op Opslaan.

Welkomsttekst afdeling Standaard is de welkomsttekst: U chat met %%department%% van %%company%%. U kunt deze tekst hier wijzigen. U kunt hier de volgende mogelijkheden gebruiken: - %%department%% verandert automatisch in de afdelingsnaam. - %%company%% verandert automatisch in de naam van de organisatie. Klik na wijzigingen op Bijwerken.

18

Welkomsttekst medewerker Standaard is de welkomsttekst: U wordt geholpen door %%operator%%. U kunt de tekst hier wijzigen. U kunt hier de volgende mogelijkheden gebruiken: -

%%user%% wordt de naam van de bezoeker indien deze een naam heeft opgegeven in het prechat venster. %%date%% verandert in de datum (ma 1 januari 2006 15:42) %%operator%% wordt de chatnaam van de operator.


Bericht bij doorschakelen Standaard is de tekst bij doorschakelen: Een ogenblik geduld alstublieft, u wordt doorgeschakeld naar %%department%% van %%company%%. U kunt het laatste gedeelte van de tekst hier wijzigen. U kunt hier de volgende mogelijkheden gebruiken: -

%%department%% verandert automatisch in de afdelingsnaam. %%company%% verandert automatisch in de naam van de organisatie.


19

Afdelingsmedewerkers Hier vindt u een overzicht van de medewerkers van deze afdeling.

Routering Door aan elke medewerker een cijfer (lijn) te koppelen bouwt u een routering op. Voorbeeld 1: Medewerker A

1 (maximaal aantal chat = 4)

Medewerker B


Medewerker C


Medewerker D


De eerste oproep komt binnen bij medewerker A of B, omdat zij in de eerste lijn zitten. Zij hebben beide 4 chattabbladen open en dus krijgt degene die het langst geen nieuwe oproep heeft geaccepteerd de oproep. Medewerker A heeft de eerste oproep gekregen. Er komt een tweede oproep binnen. Deze komt automatisch binnen bij medewerker B, omdat deze nog 100% van de chattabbladen leeg heeft in tegenstelling tot medeweker A (75% vrij). Komt er een derde oproep binnen, dan hebben medewerker A en B beide nog 75% aan chattabbladen leeg en wordt er dus gekeken naar wie er het langst geen oproep heeft geaccepteerd. In dit geval krijg medewerker A dus de oproep. Op het moment dat medewerker A en B beide 4 gesprekken hebben en er komt een negende gesprek binnen, dan gaat deze naar de tweede lijn. In de eerste lijn is geen medewerker met een vrij chattabblad beschikbaar. Uiteraard kunt u zoveel medewerkers aan een zelfde cijfer koppelen als u wilt. Vink achter de naam van tenminste één medewerker het vakje beheer aan. Deze persoon heeft dan toegang tot de beheergegevens van deze afdeling. Klik na het wijzigen van de cijfers over routering en de beheerbevoegdheden op Bijwerken.

20

Via het prullenbakje achter de betreffende naam kunt u een medewerker van de afdeling verwijderen. Deze medewerker wordt dan alleen uit deze afdeling verwijderd. Bij de Organisatiemedewerkers is deze medewerker nog wel zichtbaar. Als u op de naam van een van de medewerkers klikt opent zich een instellingenmenu voor de gebruiker. Meer informatie vindt u in het eerdere gedeelte Organisatiemedewerkers in deze handleiding.

21

Locatie(s) Hier kunt u aangeven in welke gemeenten u in Stadnet wilt verschijnen. Kies bovenaan de provincie waar uw organisatie is gevestigd. Uiteraard kunt u ook meerdere provincies kiezen. Nadat u op uw provincie(s) heeft geklikt, verschijnen de diverse gemeenten. Vink de locatie(s) aan waar uw organisatie/ afdeling is gevestigd. Om alle gemeenten in de provincie te selecteren klikt u op Selecteer alles. Om alles gemeenten in de provincie te deselecteren klikt u op Deselecteer alles. Klik daarna op Versturen. Opmerking U moet voor elke afdeling apart ook nog aangeven of deze afdeling in Stadnet moet verschijnen. Dit kunt u doen bij de Algemene afdelingsinstellingen van die afdeling. Men komt op de juiste Stadnetpagina door bijvoorbeeld naar www.stadnet.nl/groningen te gaan. De naam van de gemeente vult men dus achter www.stadnet.nl in.

22

Toevoegen Een bestaande gebruiker toevoegen aan de afdeling Wanneer u een medewerker aan uw afdeling wilt toevoegen die al over inloggegevens beschikt, kiest u het veld Een bestaande gebruiker toevoegen aan de afdeling. Type vervolgens de gebruikersnaam van de betreffende medewerker in, bijvoorbeeld cf0000031. Door te klikken op de button Toevoegen wordt de medewerker toegevoegd. U bepaalt zelf of de medewerker toestemming krijgt om de afdeling te beheren en welke routeringspositie hij krijgt. Als het toevoegen is geslaagd, komt u op de medewerkerspagina. Hier kunt u onder andere de nieuwe gebruiker beheerrechten geven voor de betreffende afdeling, de routering aanpassen.

Voeg een nieuwe gebruiker toe en verstuur de inloggegevens Wilt u een medewerker aan uw afdeling toevoegen die niet over inloggegevens beschikt, kies dan het veld Voeg een nieuwe gebruiker toe en mail de inloggegevens. In het veld vult u het e-mailadres in van de nieuwe medewerker. Hij ontvangt dan via e-mail de inloggegevens en (tijdelijke) wachtwoord. Klik vervolgens op de button Verzenden. De medewerker wordt dan automatisch aan uw afdeling toegevoegd. U kunt ook in één keer meerdere gebruikers aanmaken. Vul achter het e-mailadres het Aantal nieuwe gebruikers in en klik op Verzenden. U krijgt dan een lijst met nieuwe gebruikersaccounts per e-mail opgestuurd.

Voeg een sub-afdeling toe Met deze optie kunt u een sub-afdeling toevoegen. Type in het tekstveld de naam van de afdeling. Klik op de button Toevoegen. De sub-afdeling is nu aangemaakt. U kunt direct medewerkers toevoegen. Zie voor een nadere uitleg het hoofdstuk ‘Een medewerker toevoegen aan de afdeling’.

23

Status Buttons Via deze pagina kunt u zelf uw buttons online zetten. Door te bladeren zoekt u het bestand. Klik vervolgens op openen. De locatie van het bestand verschijnt nu in het tekstveld. Klik op Upload Image om het bestand online te zetten. Uw huidige button ziet u rechts. Let op: In het bovenste gedeelte kunt u de online statusbutton uploaden, in het onderste gedeelte de offline statusbutton. Let op: De buttons mogen maximaal 500 pixels bij 500 pixels zijn. Let op: U kunt alleen .jpg, .gif en .png bestanden uploaden.

24

Chatvenster U kunt eenvoudig uw eigen vormgeving ontwerpen en uploaden. U vindt hier een lijst met beschikbare vormgevingen. Dit zijn een aantal door Chatfone aangeboden openbare vormgevingen en de door uw organisatie zelf gemaakte vormgevingen. Het bloemetje achter de naam geeft aan dat het een openbare vormgeving is. Door op een naam te klikken gaat u naar de pagina met details over de vormgeving.

Chatvenster vormgeven Een openbare vormgeving is te herkennen aan het Chatfonelogo achter de naam. Er zijn verschillende mogelijkheden:

U kunt een openbare vormgeving of een vormgeving van een andere afdeling in de organisatie kiezen Kies de vormgeving die u wilt gebruiken en klik op selecteer. De vormgeving is nu gekoppeld aan de afdeling.

U kunt een al bestaande vormgeving kopiëren en de kopie aanpassen. Deze vormgeving wordt vervolgens beschikbaar voor alle andere afdelingen in de organisatie. Klik op de vormgeving die u wil aanpassen. De pagina met de huidige vormgeving opent zicht. Verander de naam en vink het vakje Sla een kopie van deze vormgeving op aan. U kunt de vormgeving nu aanpassen. Hoe u dat doet leest u op de volgende pagina's. Nadat u op Bewaar heeft geklikt is de vormgeving opgenomen in de lijst.

U kunt een al bestaande vormgeving aanpassen U kunt alleen de vormgeving van de afdeling(en) waar u beheerder van bent en aanpassen. Klik op de vormgeving die u wil aanpassen. De pagina met de huidige vormgeving opent zicht. U kunt de vormgeving nu aanpassen. Hoe u dat doet leest u op de volgende pagina's. 25

Klik na het aanpassen op Bewaar.

U kunt een hele nieuwe vormgeving maken voor uw chatvenster. Deze vormgeving wordt vervolgens beschikbaar voor alle andere afdelingen in de organisatie. Klik onderaan op Nieuw. U kunt de vormgeving geheel naar wens maken. Hoe u dat doet leest u op de volgende pagina's. Klik na het maken van de vormgeving op Bewaar.

Vormgeving verwijderen U kunt een vormgeving verwijderen door op het prullenbakje achter de naam te klikken. Let op: Dit kan alleen als de vormgeving door geen enkele afdeling gebruikt wordt.

26

Bovenbalk Afmetingen: 500 bij 94 pixels Plaats hier bijvoorbeeld uw logo. Let er wel op dat ‘Sluiten’ niet wordt afgedekt. Afmetingen zijn maximaal, kleiner mag ook (wordt linksboven uitgelijnd).

Tekst Kleur kunt u zelf bepalen. Achtergrond Afmetingen: 500 x 287 pixels Kies hier een passende achtergrond voor uw organisatie. Afmetingen zijn maximaal, kleiner mag ook (wordt linksboven uitgelijnd). Achtergrondkleur is alleen zichtbaar bij een kleiner of Onderbalk transparant plaatje. Afmetingen maximaal 500 pixels breed en 39 pixels hoog. Wordt horizontaal gerepeteerd bij het leveren van een smaller plaatje.

27

Algemene Instellingen Naam chatvenster Vul hier de naam voor deze vormgeving in.

Sla een kopie van deze vormgeving op Dit is alleen zichtbaar als u een al bestaande vormgeving heeft geopend. Indien u dit vakje aanvinkt wordt er een kopie van deze vormgeving opgeslagen onder de naam die u heeft ingevuld bij Naam chatvenster. Hierna kunt u deze vormgeving meteen bewerken. U mag een vormgeving bewerken als u beheerder bent van de afdeling waar de vormgeving bij hoort. U mag een vormgeving bekijken en kopiëren als het een openbare vormgeving is of een vormgeving van een andere afdeling binnen uw organisatie waar u geen beheerder van bent.

Bovenbalk vormgeven Voeg een afbeelding toe Hier kunt u een plaatje uploaden voor in de bovenste balk. Klik op Bladeren. Selecteer de afbeelding die u wilt gebruiken. Let op: - Het plaatje mag maximaal 500 pixels breed en 94 pixels hoog zijn. - Toegestane formaten: .png, .jpg en .gif. - De afbeelding wordt links aan de bovenkant uitgelijnd. Voeg achtergrondkleur toe Hier kunt u een achtergrondkleur instellen. U kunt de kleuren invoeren zoals in HTML gebruikelijk is of gebruik maken van de kleurenzoeker. De kleurenzoeker Klik op kleurenzoeker.

28

De kleurenzoeker opent zich. In de bovenste balk klikt u de kleur aan die u wilt gebruiken. In het vak eronder ziet u de verschillende kleurschakeringen binnen deze kleur. Als u met de muis op een kleur gaat staan, ziet u in de onderste balk de kleur mee veranderen. Daaronder ziet u ook de zogenaamde Hex-code verschijnen. Wanneer u een kleur aanklikt wordt de Hex-code automatisch overgenomen in het vak Voeg achtergrondkleur toe.

Achtergrond vormgeven Voeg een afbeelding toe Hier kunt u een plaatje uploaden voor de achtergrond. Klik op Bladeren. Selecteer de afbeelding die u wilt gebruiken. Let op: - Het plaatje mag maximaal 500 pixels breed en 287 pixels hoog zijn. - Toegestane formaten: .png, .jpg en .gif. - De afbeelding wordt links aan de bovenkant uitgelijnd. Stel de tekstkleur van de bezoeker in Voer hier de kleur die de tekst van de bezoeker moet hebben in. U kunt de kleuren invoeren zoals in HTML gebruikelijk is of gebruik maken van de kleurenzoeker. Zie voor meer informatie hierover de vorige pagina. Stel de tekstkleur van de gebruiker in Voer hier de kleur die de tekst van de gebruiker moet hebben in. U kunt de kleuren invoeren zoals in HTML gebruikelijk is of gebruik maken van de kleurenzoeker. Zie voor meer informatie hierover de vorige pagina.

29

Onderbalk vormgeven Voeg een afbeelding toe Hier kunt u een plaatje uploaden voor de achtergrond. Klik op Bladeren. Selecteer de afbeelding die u wilt gebruiken. Let op: - Het plaatje mag maximaal 500 pixels breed en 39 pixels hoog zijn. - Toegestane formaten: .png, .jpg en .gif. - De afbeelding wordt links aan de bovenkant uitgelijnd.

30

Code generator Hier kunt u diverse codes genereren. Door de code in de broncode van uw website te plaatsen (of toe te voegen aan een e-mail) kunt u chatten vanaf uw website of vanuit een verstuurd e-mailbericht. Vul in het vak Tekst van uw button een tekst in. Als u kiest voor een tekstlink, dan zal dit deze tekst als link verschijnen. Indien u kiest voor een button, dan zal de tekst die u hier aangeeft worden weergegeven als de bezoeker met de muis op de button gaat staan. Uiteraard kunt u ook de standaardtekst 'Start een chat' gebruiken. Indien u het vakje achter prechat venster aanvinkt, zal er bij het starten van een gesprek eerst een prechat venster aan uw bezoeker worden getoond. In dit venster moet de bezoeker dan naam, emailadres en een vraag invullen. Hierna wordt het chatgesprek gestart. Vinkt u het vakje niet aan, dan start het chatgesprek meteen. Klik op Genereer code. Er verschijnen nu verschillende codes. Hieronder leest u wat u met welke code kunt en hoe u de code op uw website plaatst.

Code voor statusbuttons in JavaScript Met behulp van de JavaScript code kunt u de statusbuttons op uw webpagina zetten. Bezoekers van uw website kunnen een chat met u starten door op de button te klikken. Kopieer de volledige code en plak deze in de broncode van uw website. U kunt de code ook via de e-mail naar uzelf of de webmaster versturen. Vul het e-mailadres in en klik op de button Verzenden. Let op: -

Er mogen geen enters in de code zitten, plak dus alles achter elkaar in de broncode! De code moet binnen de en tags staan.

Code voor tekstlink in JavaScript Met deze code kunt u een tekstlink op uw website zetten. Bezoekers van uw website kunnen een chat met u starten door op de tekstlink te klikken. Kopieer de volledige code en plak deze in de broncode van uw website. U kunt de code ook via de e-mail naar uzelf of de webmaster versturen.

31

Vul het e-mailadres in en klik op de button Verzenden. Let op: -


Code voor de tekstlink in HTML Met deze code kunt u een tekstlink op uw website zetten. Bezoekers van uw website kunnen een chat met u starten door op de tekstlink te klikken. Als u deze tekstlink gebruikt wordt er geen JavaScript bestand ingeladen. Hierdoor is de code in sommige CMS-systemen makkelijker te integreren. Kopieer de volledige code en plak deze in de broncode van uw website. U kunt de code ook via de e-mail naar uzelf of de webmaster versturen. Vul het e-mailadres in en klik op de button Verzenden. Let op: -


Code voor alleen URL Deze code kunt u gebruiken als u een link wilt maken naar een chatvenster in een volledig scherm. Deze methode heeft als voordeel dat u geen JavaScript op uw eigen pagina hoeft toetevoegen. Kopieer de volledige code en plak deze in de broncode van uw website. U kunt de code ook via de e-mail naar uzelf of de webmaster versturen. Vul het e-mailadres in en klik op de button Verzenden. Let op: -


32

Code voor e-mailonderschrift in HTML Deze code kunt u in een e-mail gebruiken, bijvoorbeeld in uw handtekening. Vanuit de e-mail kan de ontvanger dan direct een met u chat starten. Kopieer de volledige code en plak deze in uw e-mail. U kunt de code ook via de e-mail naar uzelf of de webmaster versturen. Vul het e-mailadres in en klik op de button Verzenden. Let op: -

Er mogen geen enters in de code zitten, plak dus alles achter elkaar in de e-mail! Veiligheidsinstellingen van de gebruiker kunnen de link onbruikbaar maken.

33

Chatstatistieken Aangenomen: Het totaal aantal aangenomen oproepen in de betreffende maand. Niet beantwoord: Het totaal aantal niet beantwoorde oproepen in de betreffende maand. Afgewezen: Het totaal aantal afgewezen oproepen in de betreffende maand. Klikt u op een van de 3 mogelijkheden, dan opent zich de pagina met chatstatistieken van de afdeling die geselecteerd is in het afrolmenu. Dit schema toont de statistieken van uw gesprekken voor deze afdeling van deze maand. In de kolom Dag ziet u de data van deze maand. Via vorige maand kunt u de statistieken van een maand eerder bekijken. De kolom Aangenomen geeft het aantal aangenomen gesprekken aan. De kolom Niet beantwoord de niet aangenomen oproepen. Wilt u bekijken hoeveel oproepen door uw medewerkers zijn afgewezen? Kijk dan in de kolom Afgewezen. Onderaan en bovenaan staan de totalen van deze maand. Klikt u op een bepaalde datum, dan opent zich een pagina met per medewerker de statistieken van de betreffende dag. U kunt dus exact bijhouden hoeveel oproepen door afzonderlijke medewerkers aangenomen, afgewezen of niet beantwoord zijn. Klikt u op een cijfer in de kolom Aangenomen, dan kunt u alle individueel gevoerde gesprekken bekijken. In de kolom Waardering ziet u hoe bezoekers een gesprek hebben ervaren. De kolom Aanmaakdatum geeft aan op welke datum en tijd het gesprek heeft plaatsgevonden. De kolom Tijd laat de duur van het gevoerde chatgesprek zien.

34

Help Komt u er niet uit, of heeft u een vraag over Chatfone? Via het Chatfonetabblad in uw gebruikersscherm zijn er verschillende mogelijkheden:

Handleidingen Links op het Chatfonetabblad vindt u in het menu de tekst Documentatie. Wanneer u hierop klikt kunt u zowel de gebruikershandleiding als de beheerdershandleding downloaden.

Berichtenmelder Links op het Chatfonetabblad vindt u in het menu de tekst Berichtenmelder. Wanneer u hierop klikt kunt u de Berichtenmelder downloaden.

E-mail U kunt uw vraag ook per e-mail stellen: [email protected]. U krijgt dan binnen 1 werkdag antwoord.

Chat U kunt ons uiteraard ook per chat bereiken. Via het chatfontabblad start u direct een chat met de Helpdesk van Chatfone. U kunt ook direct een chat starten vanaf de Chatfone website: http://www.chatfone.nl/.

Opmerking Medewerkers van de Exxellence Group kunnen om uw gebruikersnaam (cf-nummer) vragen. Uw wachtwoord is echter strikt persoonlijk. Medewerkers van de Exxellence Group zullen daarom nooit om uw wachtwoord vragen. Niet via chat, e-mail, telefoon of welke manier dan ook.

35

Chatfone Beheerdershandleiding Versie 2.0

Recommend Documents