NotuDoc Beheerdershandleiding

NotuDoc Beheerdershandleiding Basissysteem Versie: 3-0c 30 november 2012

NotuBiz Adriaan Volker Huis Oostmaaslaan 71 Postbus 833 3000 AV Rotterdam Telefoon: E-mail:

0800 – NOTUBIZ (0800-66 88 249) [email protected]

© NotuBiz 2012 - versie 3.0c - 9 juli 2013

Inhoud 1. 2. 3. 3.1 3.2 3.3

4.

Inleiding Startpagina Menu / Inloggen

1 2 4

Publieke menu Inloggen Menu na inloggen

4 4 5

Agenda-module

7

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4 4.5.5 4.5.6 4.5.7 4.6 4.6.1 4.7 4.8 4.8.1 4.8.2 4.8.3

Agenda-overzicht Nieuwe agenda toevoegen Agendapunten aanmaken Agendasamenstelling Drag en Drop Knoppen (Sub) agendapunten Agendapunten verslepen Hernummeren Nummering laten configureren Nummering op agenda niveau instellen Nummering op agenda niveau instellen Documenten toevoegen Multi – upload bij agendapunt Bijlage vervangen Agendapunten kopiëren Het verplaatsen van agendapunten Agendapunten verplaatsen of kopiëren tussen bijeenkomsten en agenda’s Kopiëren of verplaatsen van agendapunten Inclusief (sub) agendapunten en bijlagen 4.9 Agenda afronden en publiceren 4.10 Gepubliceerde agenda

5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7

6. 6.1 6.2 6.3 6.4

7 7 9 12 14 14 15 15 16 16 16 16 18 21 22 22 24 24 24 25 27

Bijeenkomsten-module

29

Nieuwe bijeenkomst maken Nieuw agendapunt toevoegen Bijeenkomstoverzicht Extra zaal toevoegen Agendapunt verplaatsen Waarschuwing aanwezigheidsconflict Bijeenkomstagenda afronden en publiceren

29 30 34 34 35 36 37

Evenementen-module

38

Evenement invoeren Evenementenoverzicht Evenementen tonen Overschrijven aankondigingen

38 40 40 41


7.

Bericht van de dag

42

Bericht van de dag invoeren Bericht van de dag tonen

42 42

Multi-upload documenten

44

Documenten invoeren Documenten koppelen aan agendapunten

44 45

Zoekfuncties NotuDoc

47

Uitgebreide zoekfunctie Eenvoudige zoekfunctie

47 49

Verzending agenda naar NotuBox2

50

10.1 Verzending van een openbare agenda 10.2 Verzending van een vertrouwelijke agenda

50 51

7.1 7.2

8. 8.1 8.2

9. 9.1 9.2

10.


1. Inleiding In deze handleiding zal een beschrijving gegeven worden van het publicatiesysteem NotuDoc, zoals dit door NotuBiz geleverd wordt. Dit publicatiesysteem bestaat uit een basissysteem, dat door middel van modules sterk uitgebreid kan worden. In principe zijn deze modules op elke manier te combineren, waardoor het per afnemer verschilt hoe de NotuDoc-omgeving er in zijn totaliteit uitziet. Er is daarom voor gekozen in deze handleiding NotuDoc in zijn basisvorm te beschrijven. Voor de verschillende modules worden er afzonderlijke supplementhandleidingen geleverd. Daarnaast zijn er binnen de basis van NotuDoc en de losse modules een aantal opties waarmee het systeem naar de wens van de afnemer ingericht kan worden. In deze handleiding zullen de meest gangbare variaties getoond worden. Het kan dus voorkomen dat er in deze handleiding opties getoond worden die nog niet in NotuDoc-omgeving van uw organisatie verwerkt zitten. Mocht u toch graag gebruik willen maken van een bepaalde optie, dan kunt u hierover contact met NotuBiz opnemen. Verder wordt voor elke afnemer van NotuDoc een eigen opmaak van het systeem geleverd. Er is voor gekozen om in deze handleiding printscreens te gebruiken waarbij NotuDoc voorzien is van de standaard opmaak. Hierdoor zullen deze printscreens waarschijnlijk op bepaalde punten afwijken van de praktijksituatie. De werking van het systeem blijft echter hetzelfde.

1


2. Startpagina Met de startpagina wordt in dit geval de pagina bedoeld waarop u als eerste terechtkomt als u via uw internetbrowser naar de NotuDoc-omgeving van uw organisatie gaat. Het adres van de NotuDoc-omgeving van uw organisatie is [organisatienaam].notudoc.nl. In de standaard opmaak van NotuDoc ziet deze startpagina er zo uit:

Deze pagina is opgebouwd uit de volgende elementen: Naam: de naam van de pagina onder het NotuBiz-logo. De naam is in dit geval Raadsinformatie, maar kan naar wens aangepast worden1. Kalender: standaard wordt op de startpagina van de NotuDoc-omgeving een kalender weergegeven. Startpunt van de kalender is de huidige maand, waarbij de huidige dag grijs gemaakt wordt (in dit geval dus 16 januari). De kalender in dit voorbeeld is leeg, maar zodra er agenda’s gepubliceerd worden dan zijn deze in de kalender terug te vinden in de vorm van links. Boven de kalender staan een drietal keuzemogelijkheden: - Links boven de kalender kan een andere maand geselecteerd worden die getoond moet worden. - In het midden staat een knop waarmee niet een maand maar een week weergegeven wordt. Als hier op geklikt wordt dan verschijnt het scherm dat hieronder is afgebeeld. Dit werkt verder op dezelfde manier als de maandkalender. Linksboven kan dus in plaats van een maand, een gewenste week geselecteerd worden. Ook kan er op dezelfde manier weer teruggekeerd worden naar de maandweergave. - Rechts boven de kalender kan een jaartal geselecteerd worden. In het uitklapmenu kunnen alle jaren geselecteerd worden waarvan informatie in het systeem is opgenomen. Zijn er bijvoorbeeld agenda’s vanaf 2006 in het systeem opgenomen, dan loopt de kalender terug t/m 2006.

1

Neem hiervoor contact op met NotuBiz.

2


Het is ook mogelijk om de kalender weg te laten uit de startpagina. In plaats daarvan kunnen er drie andere opties getoond worden, namelijk2: - Event: een lijst met de ingeplande vergaderingen voor de komende tijd. - Agenda: op de startpagina kan een commissie geselecteerd worden, waarna de agenda’s van deze commissie getoond worden. - Calendar-plus: De kalender wordt getoond, met daaronder een lijst met de ingeplande vergaderingen voor de komende tijd. In de volgende afbeelding wordt de optie Event getoond.

Rechts naast de kalender is een menu met verschillende knoppen opgenomen. De knoppen die in dit menu staan zijn afhankelijk van o.a. de afgenomen modules. Daarnaast kunnen plaats en uiterlijk van dit menu sterk afwijken zodra de opmaak van de NotuDoc-pagina aan de wensen van de afnemer wordt aangepast. In dit hoofdstuk zal er daarom niet verder worden ingegaan op de verschillende knoppen in dit menu. De opties die hier getoond worden komen nog uitgebreid aan bod tijdens de bespreking van de andere modules. De enige knop die hier besproken wordt is Menu. Door op deze knop te drukken komt u terecht in het publieke menu. Hier zal in het volgende hoofdstuk op worden ingegaan.

2


3


3. Menu / Inloggen 3.1 Publieke menu Via de knop Menu komt u terecht in het tabblad Publiek, zoals hieronder is afgebeeld. Hierin staat een rijtje met knoppen die leiden naar voor het publiek beschikbare informatie. Omdat het per afnemer verschilt welke modules er worden afgenomen en daarnaast welke modules zichtbaar voor het publiek zijn gemaakt, kan de rij met knoppen in het menu sterk verschillen. Daarom zal hieronder alleen het meest eenvoudige menu-type besproken worden. Bij het afnemen van meer NotuDoc-modules kan het menu zich sterk uitbreiden, afhankelijk van de vraag of de module publiek zichtbaar moet zijn.

In het tabblad Publiek zijn een viertal knoppen te zien. Deze zullen hieronder worden besproken: Uitgebreid zoeken in documenten: Met deze knop kan er uitgebreid worden gezocht in de voor het publiek gepubliceerde documenten. Wordt verder toegelicht in het hoofdstuk Zoekfuncties NotuDoc. Eenvoudig zoeken in documenten: Naast uitgebreid zoeken kan er ook op een vereenvoudigde wijze worden gezocht. Wordt verder toegelicht in het hoofdstuk Zoekfuncties NotuDoc. Agenda’s bekijken: Via deze knop kunnen alle agenda’s die gepubliceerd staan worden bekeken. Wordt verder toegelicht in het hoofdstuk Agenda-module. Inloggen: Via deze knop kunt u inloggen in de NotuDoc-omgeving van uw organisatie. 3.2 Inloggen Inloggen is voor grofweg twee doelen noodzakelijk. Enerzijds is inloggen nodig om informatie in NotuDoc in te kunnen voeren (bijvoorbeeld door griffiemedewerkers). Anderzijds is inloggen nodig om informatie te kunnen bekijken die niet voor het publiek zichtbaar is gemaakt, maar wel voor specifieke mensen toegankelijk is3 (raadsleden bijvoorbeeld). Door op de knop inloggen te drukken, komt u in het scherm zoals hieronder is afgebeeld.

3

Hiervoor is een overeenkomst voor de Vertrouwelijkheidsfunctie van NotuDoc nodig.

4


Om te kunnen inloggen heeft u een gebruikersnaam en wachtwoord nodig. Deze gegevens worden door NotuBiz verstrekt. Let er bij het invullen op dat het wachtwoord hoofdlettergevoelig is. Als u de eerste keer inlogt met de gegevens die u van NotuBiz heeft gekregen, dan krijgt u de mogelijkheid om een eigen wachtwoord op te geven. Dit nieuwe wachtwoord dient minimaal acht tekens lang te zijn en in elk geval één hoofdletter, kleine letter en cijfer te bevatten.

Mocht u uw wachtwoord vergeten zijn, dan kunt u links onderin klikken op de knop Wachtwoord vergeten. Vervolgens komt u in het scherm terecht dat hieronder staat afgebeeld. Als u in dit scherm uw e-mailadres invult en vervolgens op Verzenden klikt dan wordt er een tijdelijk wachtwoord naar uw e-mailadres verzonden. Vervolgens kunt u met dit wachtwoord inloggen, waarna u direct gevraagd wordt dit wachtwoord te wijzigen in een persoonlijk wachtwoord. Dit dient aan dezelfde eisen te voldoen als hierboven staan beschreven. De optie Wachtwoord vergeten werkt alleen als u al in het systeem geregistreerd staat en u het e-mailadres opgeeft dat in het NotuDoc-systeem aan uw account is gekoppeld.

3.3 Menu na inloggen Nadat er is ingelogd komt u terecht in een menu dat er uitziet zoals in Afbeelding 7. Dit is hetzelfde menu als in het tabblad Publiek, maar dan uitgebreid met extra tabbladen. In Afbeelding 7 is dit het tabblad Raadsleden en het tabblad Griffie, eventueel zou hier nog het tabblad College bij kunnen komen4. Welke tabbladen getoond worden is afhankelijk van de afgenomen onderdelen van NotuDoc en de rechten die aan de betreffende persoon zijn toegekend.

4

De namen van de tabbladen gaan uit van gemeentes, maar dit kan eventueel aangepast worden.

5


Het tabblad Raadsleden is vergelijkbaar met het tabblad Publiek, maar bevat naast de publieke informatie ook informatie die alleen zichtbaar is voor het raadslid dat ingelogd heeft. Overigens is een inloggedeelte voor de raadsleden niet standaard in NotuDoc, er zal daarom in een supplementhandleiding verder op worden ingegaan. Het tabblad Griffie is wel een standaard onderdeel van NotuDoc. Dit tabblad is bedoeld voor het invoeren van informatie. Hierbij kan het, afhankelijk van de modules, om allerlei typen informatie gaan. In deze handleiding zal er alleen op de basisonderdelen worden ingegaan.

6


4. Agenda-module Een van de basisonderdelen van NotuDoc is het invoeren en publiceren van agenda’s en bijbehorende documenten van vergaderingen. Hieronder zal besproken worden hoe een agenda ingevoerd kan worden en wat de mogelijkheden hiervoor zijn. 4.1 Agenda-overzicht Door in het tabblad Griffie te klikken op Agenda maken/wijzigen komt u terecht in het scherm, zoals hieronder getoond.

In dit scherm wordt standaard een selectie getoond van de agenda’s die in NotuDoc zijn ingevoerd. Onder de kop Orgaan staat het vergadergremium waarvoor de agenda is. Onder de kop Datum staat de datum waarop de vergadering is gepland. De kop Publiceren geeft aan of de vergadering voor het publiek zichtbaar is of niet. Indien deze op Gepubliceerd staat dan is dit het geval, staat er Nee dan is dit uiteraard niet zo. In het uitklapmenu in het midden bovenin staat standaard Alle geselecteerd, hiermee wordt een overzicht van de meest recente agenda’s weergegeven. Door een gremium uit het uitklapmenu te kiezen worden alle vergaderingen van het gekozen gremium getoond. Verder staat links bovenaan de knop Menu. Door hier op te klikken keert u terug in het tabblad Griffie. 4.2 Nieuwe agenda toevoegen Om een nieuwe agenda aan te maken klikt u op Nieuwe agenda rechts bovenin het overzicht. Vervolgens komt u in een scherm met de hoofdlijnen van de agenda zoals in de afbeelding hieronder wordt getoond. Hieronder worden overigens alle mogelijkheden getoond, een aantal opties kunnen op uw verzoek toegevoegd of weggehaald worden. Ook hoeven niet alle opties perse ingevuld te worden, dit wordt in de beschrijving aangegeven.

7


Hieronder worden alle opties besproken: Vergadering van: hier kan het gremium geselecteerd worden waarvoor de vergadering bedoeld is, bijvoorbeeld de Gemeenteraad of Commissie Ruimte. Deze gremia worden op uw verzoek door NotuBiz ingevoerd. In principe is het aantal gremia onbeperkt. Datum: hier dient de datum waarop de vergadering plaatsvindt te worden ingevoerd. Tijd (aanvang): in het eerste veld moet de tijd ingevuld worden waarop de vergadering begint. Dit dient te gebeuren in de vorm UU:MM (bijv. 19:30). In het tweede veld kan (optioneel) het woord uur ingevoerd worden. Als er een vaste aanvangtijd is dan kan deze in het systeem ingevoerd worden, zodat dit veld al ingevuld is als u een nieuwe agenda aanmaakt5. Deze tijd is dan eventueel nog wel te wijzigen, mocht de aanvangtijd toch een keer afwijken. Locatie: hier kan (optioneel) de vergaderlocatie ingevoerd worden. Hiervoor zijn een aantal mogelijkheden. - Het veld is standaard leeg en wordt door u ingevuld bij het aanmaken van een nieuwe agenda. - Het veld staat standaard ingevuld met de locatie waar de vergadering meestal plaatsvindt6. Mocht de locatie toch een keer anders zijn, dan kan dit nog aangepast worden. - Er wordt een uitklapmenu getoond met een (beperkt) aantal locaties die vaak gebruikt worden7. Mocht de locatie toch afwijken dan kan er nog een andere locatie ingevoerd worden.

5

Neem hiervoor contact op met NotuBiz. Idem met 5. 7 Idem met 5. 6

8


Voorzitter8: hier kan de voorzitter van de vergadering ingevoerd worden. Hiervoor zijn dezelfde opties als bij Locatie mogelijk. Als u hier niets invult dan wordt dit veld ook niet getoond in de uiteindelijke agenda. Als u hier sowieso niets wilt invoeren dan kunnen deze velden ook weggehaald worden. Dit voorkomt verwarring. Griffier9: voor het eerste veld geldt hetzelfde als voor het veld Voorzitter. Het tweede veld is bedoeld om een e-mailadres van de griffier in te kunnen voeren. Dit veld kan niet vooraf ingevuld worden. Notulist10: hiervoor geldt hetzelfde als voor het veld Voorzitter. Vaste punten: in NotuDoc kunnen per vergadergremium vaste agendapunten ingevoerd worden11. Dit kan handig zijn als bepaalde agendapunten altijd in een agenda voorkomen. Deze punten hoeven dan niet meer met de hand ingevoerd te worden. Mocht een bepaald punt een keer toch niet voorkomen op de agenda dan kunt u het vinkje hier uitzetten, waardoor het punt niet aangemaakt wordt. Door vervolgens te klikken op Maak nieuwe agenda wordt de agenda ook daadwerkelijk aangemaakt. Het is goed om hier nog even aan te geven dat de velden Tijd, Locatie, Voorzitter, Griffier, Notulist en Vaste punten voor elk vergadergremium apart vooraf ingevuld kunnen worden. 4.3 Agendapunten aanmaken Als er op Maak nieuwe agenda is geklikt komt u in de voorbeeldagenda in de volgende afbeelding. Hierbij zijn de agendapunten Opening en Vaststelling agenda vooraf ingevoerde punten.

Als er nu een nieuw agendapunt ingevoerd moet worden zijn er twee mogelijkheden. Allereerst kunt u rechts bovenin klikken op Nieuw punt. Dit plaatst een nieuw agendapunt onderaan de bestaande punten, in dit geval dus onder Vaststelling agenda. Een andere optie 8

Wordt niet standaard getoond. Neem contact op met NotuBiz om deze optie toe te voegen. Idem met 8. 10 Idem met 8. 11 Neem voor de invoer contact op met NotuBiz. 9

9


is op het + symbool te drukken, dat achter de al aangemaakte agendapunten staat. Dit plaatst direct onder het betreffende punt een nieuw agendapunt. Met beide opties komt u terecht in het scherm van de onderstaande afbeelding. In dit scherm kunnen nieuwe agendapunten worden toegevoegd. In het voorbeeld uit In de onderstaande afbeelding worden alle mogelijkheden getoond, een aantal opties kunnen op uw verzoek toegevoegd of weggehaald worden. Ook hoeven niet alle opties perse ingevuld te worden, dit wordt in de beschrijving aangegeven.

Type: hier kunnen drie types geselecteerd worden, namelijk: - Agendapunt: dit is een ‘gewoon’ agendapunt zoals Opening en Vaststelling agenda. - Kop: een kop is een tussenkopje in de agenda, bijvoorbeeld Hamerstukken of Bespreekstukken. Qua opmaak wordt deze afwijkend weergegeven. Ook kunnen er geen documenten aan een kop toegevoegd worden. - Subagendapunten12: deze punten worden qua opmaak iets ingesprongen weergegeven in de agenda. Verder hebben ze dezelfde eigenschappen als agendapunten. Nummer: hier kan het nummer van het agendapunt worden toegevoegd. Overigens kan dit later nog eenvoudiger ingesteld worden, dus deze optie kan nu nog leeg gelaten worden.

12

Wordt niet standaard getoond. Neem contact op met NotuBiz om deze optie toe te voegen.

10


Voorstelnummer13: in dit veld kan een voorstelnummer aan een agendapunt worden toegevoegd. Titel: uiteraard kan hier de titel van het agendapunt worden toegevoegd. Dit is een verplicht in te vullen veld. Tekst: eventueel kan er naast de titel nog een extra stuk tekst aan het agendapunt toegevoegd worden, bijvoorbeeld de achtergrond van het agendapunt. Aard van de bespreking14: de aard van het agendapunt kan ingevoerd worden, bijvoorbeeld informatief of besluitvormend. Dit veld kan op drie manier worden weergegeven. - Leeg (standaard), waarbij dit veld zelf steeds kan worden ingevuld. - Vooraf ingevuld met een bepaald type, maar dit kan nog wel aangepast worden15. - Een uitklapmenu waarbij er een aantal opties die veel voorkomen alvast worden gegeven16. Een eventuele categorie die nog niet is gegeven kan hierbij wel alsnog worden ingevoerd. Tijdsduur17: hier kan de verwachte of ingeplande tijdsduur worden ingevuld in minuten (bij anderhalf uur dus 90 invullen). Dit werkt alleen als er geen extra toevoeging wordt geplaatst. In de agenda wordt vervolgens de tijdsduur tussen haakjes weergegeven. Als dit bij alle agendapunten wordt ingevuld, dan rekent NotuDoc zelf uit hoe laat elk agendapunt zou moeten beginnen en toont dit ook in de agenda. Thema18: hier kan (optioneel) een thema aan een agendapunt worden toegevoegd. Deze thema’s dienen vooraf te worden ingevoerd in NotuDoc en vervolgens kunt u uit de ingevoerde thema’s een keuze maken. De geselecteerde thema’s worden niet in de agenda’s getoond, maar vormen een categorie waarop gezocht kan worden. Dit wordt verder toegelicht in Hoofdstuk 9: Zoekfuncties NotuDoc. Zaakcode19: hier kan optioneel een zaakcode aan een agendapunt worden toegevoegd. De zaakcodes kunnen vooraf worden ingevoerd in NotuDoc en vervolgens kunt u uit de ingevoerde zaakcodes een keuze maken. Ook kunnen de zaakcodes van te voren leeg blijven zodat u niet beperkt bent tot de vooraf ingevoerde codes. De zaakcode wordt in de agenda getoond. Verantwoordelijke20: in het eerste veld kan (optioneel) de naam van de verantwoordelijke voor het agendapunt worden ingevoerd, in de meeste gevallen zal het hierbij gaan om de wethouder. In het tweede veld kan een telefoonnummer ingevoerd worden. Beide velden

13

Wordt niet standaard getoond. Neem contact op met NotuBiz om deze optie toe te voegen. Idem met 13. 15 Neem hiervoor contact op met NotuBiz. 16 Idem met 15. 17 Idem met 13. 18 Idem met 13. 19 Idem met 13. Daarnaast is er de mogelijkheid zelf zaakcodes in te voeren in NotuDoc. Neem hiervoor contact op met NotuBiz. 20 Idem met 13. 14

11


kunnen niet vooraf ingevuld worden. Naam en telefoonnummer (met telefoonsymbool) worden getoond in de agenda. Nadat u de velden van het agendapunt heeft ingevoerd zijn er onderaan de pagina drie rode knoppen te zien: - Opslaan en naar documenten: hiermee wordt het agendapunt aangemaakt en kunt u direct doorgaan met documenten koppelen aan het agendapunt (wordt in paragraaf 4.6 Documenten toevoegen besproken). - Opslaan en volgende toevoegen: hiermee wordt het agendapunt aangemaakt en komt u direct weer in een nieuw invulscherm, waarmee een volgend agendapunt aangemaakt kan worden. Dit punt wordt onder het vorige agendapunt geplaatst. - Opslaan: hiermee wordt het agendapunt aangemaakt en keert u terug in het overzicht van de agenda. 4.4 Agenda samenstelling Nadat u alle agendapunten heeft ingevoerd waaruit de agenda moet bestaan krijgt u een overzicht vergelijkbaar met de onderstaande afbeelding. In deze afbeelding is overigens niet alle mogelijke informatie ingevoerd. Merk daarnaast op dat Hamerstukken en Bespreekstukken geen agendapunten maar koppen zijn.

Achter elk agendapunt zijn een aantal symbolen te zijn. Deze zullen hier onder besproken worden: - Paperclip (niet bij koppen): door hier op te klikken kunt u documenten aan de agendapunten koppelen. Dit wordt in de volgende paragraaf besproken. - Potlood: hiermee kan de ingevoerde informatie van het agendapunt gewijzigd worden.

12


-

↑: het agendapunt wordt één positie omhoog geplaatst. ↓: het agendapunt wordt één positie omlaag geplaatst. + : er wordt een nieuw agendapunt direct onder dit punt geplaatst » : door hier met de muis over te gaan verschijnen er twee extra symbolen: Rood kruis: het agendapunt wordt verwijderd Kopie-symbool: het agendapunt kan (inclusief documenten) gekopieerd worden naar een andere vergadering die na deze vergadering plaatsvindt. Dit wordt verder uitgelegd in paragraaf 4.8 Agendapunten kopiëren.

Nu de agendapunten zijn ingevoerd kan er nog een nummering aan de agendapunten toegevoegd worden. Door op Hernummer te klikken verschijnt er een rood veld voor het eerste agendapunt, voor elk agendapunt na een tussenkop en bij elk eerste subagendapunt. Als er op een rood veld geklikt wordt dan verschijnt een uitklapmenu zoals hieronder wordt getoond:

Het bovenste veld (blanco) laat het agendanummer leeg. De symbolen 1, A en III geven het type nummering aan (respectievelijk cijfers, letters en Romeinse cijfers). Door bij het eerste rode veld een van deze drie te kiezen neemt hij de agendapunten eronder tot het eerst volgende kopje automatisch mee (in dit geval dus tot Vaststelling agenda). Bij het volgende rode veld staat een zelfde keuzemenu. Het …-symbool geeft aan dat de nummering van de vorige groep agendapunten vervolgd kan worden. Stel dus dat bij de agendapunten Opening en Vaststelling Agenda voor de nummering 1 en 2 is gekozen. Als er dan bij het rode veld voor agendapunt Benoeming nieuw raadslid het …-symbool geselecteerd wordt, dan gaat de nummering hier verder met nummer 3. Wordt er echter het symbool 1, A of III geselecteerd, dan begint de nummering bij dit agendapunt opnieuw. Hierbij is het goed om op te merken dat bij het eerste rode veld het selecteren van het …-symbool geen zin heeft. Door op de

13


rode knop Hernummer te drukken wordt de gewenste nummering ook daadwerkelijk toegevoegd. 4.5 Drag en Drop In de nieuwe agendamodule in NotuDoc zijn de mogelijkheden voor het toevoegen van bijlagen en het kopiëren en verplaatsen van agendapunten uitgebreid. De laatste update is de drag-and-drop-functionaliteit. Onze Helpdesk kan deze voor u activeren. Bij deze update verandert de look-and-feel van de editor. Het wordt dan bijvoorbeeld mogelijk om agendapunten te verslepen. Per vergadercategorie kan er een nummering worden ingesteld zodat u nooit meer agendapunten hoeft te nummeren of te hernummeren. Om dit alles goed in te regelen adviseren wij dit voor u op locatie te laten configureren. Hiervoor komt een van onze adviseurs graag langs. Tegen een gering tarief wordt alles startklaar gemaakt en krijgen u en uw medewerkers instructie over hoe de nieuwe functionaliteiten werken. Indien u gebruik wilt maken van deze nieuwe opties en het bezoek van onze adviseur, kunt u contact opnemen met onze Helpdesk. Hieronder vindt u de handleiding met daarin de nieuwe opties die de update biedt. 4.5.1 Knoppen In de drag-and-drop-versie van de agenda zijn sommige tekst-links vervangen door iconen en zijn de bestaande iconen aangepast. In de onderstaande afbeeldingen is het verschil te zien tussen de standaard agenda-editor en de drag-and-drop-versie.

14


In de eerste afbeelding is te zien dat links boven de agenda de tekst-link Overzicht, vervangen is door een icoon. Achter de agendapunten is een aantal knoppen verdwenen: het plusje, de tekst Nieuw punt, en de pijltjes omhoog en omlaag. De overige icoontjes achter de agendapunten zijn geüpdatet maar de functionaliteit is gelijk gebleven. Door met de cursor over een icoon te bewegen, wordt de functionaliteit in tekst weergegeven. Als de cursor over de agendapunten wordt bewogen, verschijnen er kleine pijltjes tussen de agendapunten . De pijltjes geven aan waar (sub)agendapunten en koppen kunnen worden toegevoegd. Door de cursor op de stippellijntjes te plaatsen, verschijnt een plusje met een van de volgende opties: voeg kop toe, voeg punt toe, voeg subpunt toe. Door op de link te klikken komt u in het bekende scherm waar de gegevens voor het nieuwe punt ingevoerd kunnen worden.

4.5.2 (Sub)agendapunten toevoegen Naast de reeds genoemde gewijzigde knoppen, is er nog een aantal tekst-links in de agendamodule vervangen door iconen. Hieronder ziet u een lijst met de iconen die u kunt tegenkomen. Naar de agenda

Opslaan en volgende toevoegen

Naar het agendapunt

Opslaan

Opslaan en naar lijst

4.5.3 Agendapunten verslepen Om een agendapunt te verplaatsen gaat u met de cursor naar het betreffende agendapunt. Als de cursor in een handje verandert, kan het punt versleept worden (afbeelding 17). Verslepen kan binnen dezelfde typen punten (agendapunt blijft agendapunt, subagendapunt blijft sub-agendapunt enz.). Bij het verslepen van een agendapunt, worden de bijbehorende sub-agendapunten automatisch meegenomen. Ook bij het verslepen van een kop worden alle onderliggen (sub)agendapunten automatisch meegenomen. Afhankelijk van de instellingen voor hernummeren, zal de nummering van de agendapunten automatisch aangepast worden.

15


4.5.4 Een agendapunt verslepen Alleen (sub)agendapunten en koppen kunnen versleept worden. Als er bij een agendapunt meerdere bijlagen geplaatst zijn, kan de volgorde hiervan met behulp van de pijltjes achter de documenten, omhoog en omlaag verplaatst worden. 4.5.5 Hernummeren 4.5.6 Nummering laten configureren Met het instellen van de drag-and-drop-functionaliteit veranderen ook de mogelijkheden voor het automatisch nummeren van agendapunten. De helpdesk kan het automatisch nummeren van agendapunten naar uw wensen instellen. Bij iedere nieuwe agenda die aangemaakt wordt zullen de instellingen voor de nummering dan standaard juist ingesteld staan. Bij het toevoegen en verplaatsen van agendapunten wordt de nummering dan altijd automatisch bijgewerkt. Wij adviseren de instellingen voor (her)nummering op locatie te laten configureren. Voor vragen en meer informatie kunt u ook altijd contact opnemen met de Helpdesk. 4.5.7 Nummering op agendaniveau instellen Bij de agenda instellingen van iedere agenda, kunt u aangeven op welke manier de agendapunten genummerd moeten worden (hiervoor moet u de juiste machtiging hebben). Door op het potloodje bij de agendakop te klikken, komt u in het configuratiescherm van de agenda (Afbeelding hieronder). Er kan gekozen worden voor handmatige nummering of voor een patroon.

16


Als er gekozen wordt voor handmatige nummering, moet bij ieder agendapunt dat aangemaakt wordt het nummer handmatig ingevoerd worden. Bij het verplaatsen van een agendapunt, moet de nummering ook handmatig aangepast worden. Als er gekozen wordt voor automatische nummering door middel van een patroon, kunnen de volgende opties worden ingesteld voor (sub)agendapunten en koppen: Voeg toe: Zorgt ervoor dat de nummering van het hoger liggende niveau wordt meegenomen bij de nummering van het niveau daaronder. Als bij agendapunt 3 een sub agendapunt a wordt aangemaakt, dan wordt dit automatisch 3a. Voeg toe kan alleen ingesteld worden als er een stijl is gekozen. Voorloop: Vast voorvoegsel bij een onderdeel. Hier kan alles ingevuld worden (cijfer, tekst of symbool). Voorloop kan alleen ingesteld worden als er een stijl is gekozen. Stijl: Het keuzemenu bevat de volgende opties: -

Geen: Er wordt geen nummering toegevoegd Vast: Ieder nieuw item krijgt hetzelfde vaste voorvoegsel (Het veld voervoegsel moet ingevuld worden) a-z A-Z 0-9 1-9 i-iii I-III

Naloop: Vast achtervoegsel bij een onderdeel. Hier kan alles ingevuld worden (cijfer, tekst of symbool). Naloop kan alleen ingesteld worden als er een stijl is gekozen. (sub)nummering: Als er gekozen wordt voor herstarten, zal er na een onderbreking door een item van een hoger niveau opnieuw begonnen worden met nummeren. Als er gekozen

17


wordt voor doornummeren, zal er doorgenummerd worden na de onderbreking. Als er bijvoorbeeld na agendapunten 1 tot en met 4 een kop wordt ingevoerd, zal het eerstvolgende agendapunt na de kop weer het nummer 1 krijgen als er gekozen is voor herstarten. De automatische nummering kan altijd nog handmatig aangepast worden op agendapuntniveau. Door op het potloodje achter een (sub)agendapunt of kop te klikken, kunnen de instellingen die op agendaniveau gemaakt zijn, overschreven worden. Door bij Stijl voor Vast te kiezen, kunt u handmatig een nummer invullen in het vakje Voorloop.

4.6 Documenten toevoegen Zoals in de vorige paragraaf is aangegeven kunnen er documenten worden toegevoegd aan agendapunten door op het paperclipsymbool achter het agendapunt te klikken. Vervolgens komt u in het scherm dat hieronder wordt getoond.

In dit scherm komt een overzicht te staan van de documenten die bij het agendapunt horen, hier is dit overzicht nog leeg. Helemaal bovenaan het scherm staat de naam van het agendapunt waar de documenten aan toegevoegd worden. Links boven staat de knop Agenda waarmee u direct terugkeert in de agenda. Door op Nieuw document te klikken komt u in het volgende scherm terecht. Via dit invulscherm kunnen documenten ingevoerd worden.

18


Hieronder zullen de invoeropties langsgelopen worden: Nieuw Document: door op bladeren te klikken kunt u het document dat u wilt toevoegen in NotuDoc selecteren in een van de mappen van uw computer. Het wordt sterk aangeraden om gebruik te maken van PDF-bestanden in verband met het gebruik van andere NotuDocmodules en NotuBiz-diensten. Titel: Hier kunt u het document een titel meegeven. In eerste instantie zal NotuDoc de bestandsnaam van het document zelf invullen. Mocht u echter een andere titel aan het document willen meegeven, dan kunt u dit zelf aanpassen. Datum publicatie: dit is de datum waarop het document gepubliceerd is. Dit is vooral van belang voor de zoekfunctie van NotuDoc (zie hoofdstuk 8 Zoekfuncties NotuDoc). Type document: voor elk document dient een type te worden ingevoerd. In principe kan de lijst met types onbeperkt worden uitgebreid, maar de types moeten vooraf zijn ingevoerd in NotuDoc21. Het is niet mogelijk om een document zonder type op te slaan. Door op Opslaan en volgende te drukken wordt het document in NotuDoc opgeslagen en kunt u direct weer een nieuw document toevoegen bij hetzelfde agendapunt. Door op Opslaan te drukken wordt het document opgeslagen en keert u terug in de agenda. Als u nog meer documenten wilt toevoegen, of wijzigingen wilt aanbrengen in reeds toegevoegde documenten, klikt u opnieuw op het paperclipsymbool. U ziet dan een overzicht van reeds toegevoegde documenten, zoals hieronder afgebeeld is.

De velden Titel, Type document en Datum zijn ingevoerd zoals hierboven beschreven. Als u op de titel van het document klikt dan wordt het document geopend in een nieuw scherm. Links van de titel staat een symbool waarmee het bestandstype wordt duidelijk gemaakt. Helemaal rechts staan een aantal symbolen. Deze hebben de volgende functies: - Potlood: hiermee kunt u het document of de ingevoerde informatie wijzigen. - ↑: het document wordt één positie omhoog geplaatst. - ↓: het document wordt één positie omlaag geplaatst. - + : er wordt een nieuw document toegevoegd onder het huidige document. - x : het document wordt verwijderd. - Kettingsymbool: hiermee kunt u het document loskoppelen van het betreffende agendapunt. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden als een document per abuis aan 21

Een aantal types is standaard ingevoerd, neem voor het invoeren van meer types contact op met NotuBiz.

19


het verkeerde agendapunt is gekoppeld. Met het document Plattegrond is dit als voorbeeld gedaan. Dit document wordt dan onderaan de agenda geplaatst onder de titel Niet aan punten gekoppelde documenten, zoals is te zien in Afbeelding 21. In de volgende afbeelding is te zien hoe de documenten in de agenda worden getoond. Als op de documentnaam geklikt wordt, dan opent het document zich in een nieuw scherm. Achter de documentnaam wordt het type van het document ook weergegeven. Deze blijft echter weg als het type ook al in voorkomt in de naam van het document. Zo is bij het document Raadsvoorstel onder agendapunt 4, het type Voorstel ingevoerd. Omdat dit ook al in de titel van het document is verwerkt, wordt de typering niet in de agenda getoond. Onderaan de agenda staat een document dat in de vorige afbeelding nog aan agendapunt 4 was gekoppeld, maar inmiddels is ontkoppeld. Door op het kettingsymbool te drukken kan dit document opnieuw gekoppeld worden aan een gewenst agendapunt. Met het kruisje kan het document worden verwijderd. Uiteindelijke moeten deze documenten wel gekoppeld worden aan een agendapunt, anders worden ze niet getoond zodra de agenda gepubliceerd wordt.

Het is wel mogelijk om documenten zonder ze aan een specifiek punt te koppelen toe te voegen aan de agenda. Hierbij kan gedacht worden aan documenten die op de vergadering als geheel van toepassing zijn, zoals bijvoorbeeld het verslag of de besluitenlijst. Deze documenten kunnen toegevoegd worden via het paperclipsymbool dat helemaal rechts bovenaan staat. Het toevoegen van de documenten op de agenda gaat op dezelfde wijze als het toevoegen van documenten bij agendapunten. Overigens zijn deze ‘algemene’ documenten niet goed zichtbaar als u daarna verder gaat met het aanmaken van de agenda.

20


Wel worden deze documenten duidelijk zichtbaar zodra de agenda voor het publiek wordt gepubliceerd. 4.6.1 Multi upload bij agendapunt Met de nieuwe agenda-editor wordt het mogelijk om direct bij een (sub)agendapunt meerdere bijlagen te uploaden. Er kunnen documenten worden toegevoegd aan agendapunten door op het paperclipsymbool achter het agendapunt te klikken. Vervolgens komt u in het scherm zoals hieronder wordt getoond.

In dit scherm staat een overzicht van de documenten die bij het agendapunt horen. Bovenaan het overzicht is in het midden de knop Nieuwe documenten erbij gekomen. Door op de knop Nieuwe documenten te klikken, opent zich een bladermenu waarmee u bestanden kunt selecteren uit de mappen op uw eigen computer. Met behulp van de Control-knop op uw toetsenbord kunt u meerdere bestanden selecteren. Vervolgens klikt u op Opslaan en verschijnt het scherm dat hieronder is afgebeeld.

Zoals is te zien staan er nu twee documenten klaar om te uploaden. De titel van deze documenten is gelijk aan de bestandsnaam van de documenten. Type document staat nu op ‘wachtend’ en Datum op ‘nieuw’. Dit wordt automatisch de datum waarop de bestanden zijn ingevoerd. Onderaan het overzicht staat een keuzemenu voor Type Document, hier kunt u aangeven wat voor type document de documenten zijn. Selecteert u Komt uit titel dan kijkt NotuDoc zelf of de titel van het document overeenkomt met een van de types in het systeem en selecteert deze. Komt de titel niet overeen met een van de types in het systeem dan geeft het systeem de documenten weer als type Bijlage. Door op Start upload te drukken, worden de documenten in het systeem gezet. Als u op Start Upload klikt, worden de documenten aan het agendapunt toegevoegd.

21


4.7 Bijlage vervangen Binnen NotuDoc is het mogelijk een document te vervangen. Op deze manier hoeft u bij een nieuwe versie niet het oude document te verwijderen om vervolgens een nieuwe toe te voegen. Deze optie is met name van belang als u tevens gebruikt maakt van onze dienst NotuBox. Een verwijderde bijlage zal niet automatisch verdwijnen uit de NotuBox aangezien gebruikers hier aantekeningen bij gemaakt kunnen hebben. Wilt u een nieuwe versie van een document in de NotuBox plaatsen, vervang het document in NotuDoc dan op de volgende wijze. Als u in de betreffende agenda zit, gaat u met uw muis naar het paperclipje bij het agendapunt waar u een bijlage wilt vervangen. U krijgt de lijst met bijlages te zien die reeds aan het agendapunt zijn toegevoegd. Klik vervolgens op het potloodje (bewerk) naast de bijlage die u wilt vervangen. U krijgt onderstaand scherm te zien.

Om een document te vervangen selecteert u bij ‘Vervang document door’ de nieuwe versie van het bestand. De overige velden blijven ongewijzigd, maar kunt u indien gewenst aanpassen. Klik vervolgens op Opslaan om de bijlage daadwerkelijk te vervangen. Om de wijziging ook voor het publiek zichtbaar te maken, moet u niet vergeten opnieuw te publiceren. 4.8 Kopiëren van agendapunten In paragraaf 3.4 werd al kort genoemd dat het mogelijk is om agendapunten en/of documenten te kopiëren. Hieronder zal beschreven worden hoe dit in zijn werk gaat. Ga met de muis naar het agendapunt (ook als het alleen gaat om een of meer documenten die bij dit punt horen) dat u wilt kopiëren. Achter het agendapunt staan de hiervoor besproken symbolen. Ga met de muis over het symbool >> door hier met de muis over te gaan verschijnt het kopie/verplaats-symbool . Als u hierop klikt komt u in het scherm uit de onderstaande afbeelding terecht.

22


In dit scherm staat onder Kopieer: een aantal eigenschappen van het te kopiëren punt beschreven: Agenda: dit is de agenda waartoe het punt of document behoort dat gekopieerd gaat worden. Punt: dit is het agendapunt dat gekopieerd moet worden. Daaronder staan onder Naar: nog een aantal zaken beschreven: Vergadering van: hier kan de vergadercategorie geselecteerd worden waarnaar het agendapunt of document gekopieerd moet worden. Op: hier kan de specifieke datum worden geselecteerd van de vergadering waarnaar het agendapunt of document gekopieerd moet worden. Let op: er kan alleen gekopieerd worden naar vergaderingen die al aangemaakt zijn in het systeem. Deze vergaderdatum van de doelagenda moet na de bronagenda plaatsvinden en de doelagenda mag niet op gepubliceerd staan. Na punt/In punt: Als Na punt geselecteerd wordt dan wordt het te kopiëren agendapunt geplaatst na het punt dat in het volgende keuze scherm geselecteerd wordt. Als er In punt geselecteerd wordt dan worden alleen de documenten gekopieerd en worden deze gekoppeld aan het agendapunt dat in het volgende keuzescherm geselecteerd wordt. Met documenten: hier staan de documenten van het te kopiëren agendapunt. Met vinkjes kan geselecteerd worden welke documenten er gekopieerd moeten worden. Spring naar: hier kan geselecteerd worden in welk scherm u terecht komt na het kopiëren. Als u nog meer agendapunten of documenten wilt kopiëren kunt u het beste Deze agenda selecteren. Als u verder wilt werken in de nieuwe agenda kan het beste Doel agenda worden geselecteerd.

23


Door op Kopieer te drukken wordt het kopiëren daadwerkelijk uitgevoerd. 4.8.1 Het verplaatsen van agendapunten Met de nieuwe agenda-editor is het mogelijk geworden om agendapunten niet alleen te kopiëren, maar ook te verplaatsen naar een andere agenda. Ongepubliceerde vergaderingen in de toekomst (publiceren moet op nee staan). Als op het kopie/verplaats-symbool wordt geklikt, verschijnt het scherm zoals in de afbeelding hieronder. In dit scherm kunt u kiezen of u het agendapunt wilt kopiëren of verplaatsen en instellen waar het agendapunt terecht moet komen. Door op uitvoeren te klikken worden de instellingen doorgevoerd. Let op! Als u ook NotuBox afneemt, moet u er rekening mee houden dat notities die

1. Agendapunt verplaatsen of kopiëren

gebruikers hebben gemaakt bij agendapunten of documenten, niet mee worden genomen bij het kopiëren of verplaatsen van een agendapunt. Verplaats daarom alleen agendapunten bij agenda’s die nog nooit gepubliceerd zijn! 4.8.2 Agendapunten verplaatsen of kopiëren tussen bijeenkomsten en agenda’s Sommige gemeentes maken geen gebruik van verschillende commissies die op aparte data vergaderen, maar hebben één dag waarop in meerdere vergaderzalen tegelijkertijd vergaderd wordt. Deze vergaderstructuur wordt in NotuDoc een bijeenkomst genoemd en hiervoor kan een apart soort agenda aangemaakt worden. Als u gebruik maakt van bijeenkomsten en van losse agenda’s, was het eerst niet mogelijk om agendapunten tussen deze agendasoorten te kopiëren. Met de nieuwe agendaeditor is het ook mogelijk geworden om agendapunten te kopiëren en verplaatsen tussen bijeenkomsten en agenda’s. De werkwijze voor het kopiëren blijft gelijk. 4.8.3 Kopiëren of verplaatsen van agendapunten inclusief sub-agendapunten en bijlagen Met de nieuwe editor is het mogelijk geworden om tegelijk met een agendapunt ook de bijbehorende sub-agendapunten met bijlagen mee te kopiëren of te verplaatsen. In de volgende afbeelding is te zien dat ingesteld kan worden welke sub-punten en bijlagen meegenomen moeten worden.

24


4.9 Agenda afronden en publiceren Als alle agendapunten, documenten en nummeringen goed zijn ingevoerd kan de agenda worden afgerond en, indien gewenst, gepubliceerd. Dit kan doormiddel van het potloodsymbool dat rechts boven de agenda staat, ter hoogte van de velden Aanvang en Voorzitter. Hierdoor komt u terecht in een scherm dat op de volgende afbeelding is te zien. Dit scherm doet sterk denken aan de afbeelding van paragraaf 4.3. De betekenis van de meeste zijn dan ook reeds besproken. Deze velden kunnen hier nog eens gewijzigd worden. Ook zal het systeem velden die vooraf ingevuld zijn (bijvoorbeeld Voorzitter of Griffier) maar die u toch wilt leeglaten, in eerste instantie vullen. Deze kunt u hier eventueel alsnog leegmaken. Als er overigens een uitklapmenu is ingevoerd in NotuDoc dan zal het veld altijd een invulling krijgen.

25


Het eerste nieuwe veld is het veld Publiceren. In dit veld dient Ja ingevuld te worden als de agenda voor het publiek zichtbaar mag zijn. Als de agenda nog niet voor het publiek zichtbaar mag zijn, dan wordt Nee ingevuld. Direct hieronder staat het veld voor, dit veld hangt sterk samen met het veld Publiceren. In het veld voor kan geselecteerd worden voor welke groep de agenda zichtbaar mag zijn. Op deze manier kan de agenda gefaseerd aan een steeds grotere groep beschikbaar worden gesteld. Er kan een keuze gemaakt worden tussen vier verschillende groepen, namelijk Griffie, Agendacommissie, Raadsleden en Publiek. Deze opties hebben de volgende functie: - Griffie: als u deze optie selecteert dan is de agenda alleen zichtbaar voor de gebruikers die de mogelijkheid hebben om agenda’s aan te maken in NotuDoc. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden als de agenda nog niet af is en dus nog niet voor anderen zichtbaar mag zijn. - Agendacommissie22: deze optie kan gebruikt worden als de agenda eerst alleen voor een bepaalde groep gebruikers zichtbaar mag zijn, voordat deze voor alle raadsleden en het publiek zichtbaar mag zijn. Deze gebruikers worden dan in het systeem geselecteerd als lid van de agendacommissie. Zij kunnen deze agenda dan alvast bekijken zonder dat deze zichtbaar is voor anderen. - Raadsleden23: als u deze optie selecteert dan wordt de agenda zichtbaar voor iedereen die in het systeem als gebruiker geregistreerd staat. De agenda is nu alleen nog niet zichtbaar voor het publiek. - Publiek: als de agenda voor iedereen zichtbaar mag zijn, dan dient u deze optie te selecteren. In dat geval is het wel noodzakelijk dat ook in het veld Publiceren de optie Ja geselecteerd is. NotuDoc geeft een foutmelding als u een andere optie dan Publiek selecteert en het veld Publiceren staat nog op Ja. Het is namelijk niet mogelijk om iets te publiceren dat niet voor het publiek zichtbaar mag zijn. Onderaan in de afbeelding staan nog drie nieuwe invoer velden, deze velden kunnen op uw verzoek worden toegevoegd24: Naam commissie: hier kunt u de naam van de commissie aanpassen. Standaard staat hier de vaste naam van de commissie, maar deze kunt u dus eventueel aanpassen. Gremium: het gremium wordt standaard gevuld met de zin Hierbij wordt u uitgenodigd voor de [openbare/besloten] vergadering van de [naam vergadering]. Door een invulling aan dit veld te geven wordt deze zin echter overgeschreven in hetgene dat is ingevuld. Als het gremium steeds op een vaste manier aangepast dient te worden dan kan deze tekst standaard worden aangepast25.

22

Het gebruik van deze optie is alleen functioneel als een aanvullend contract voor NotuBox en/of de vertrouwelijkheidsfunctie van NotuDoc is afgesloten. Neem hiervoor contact op met NotuBiz. 23 Idem met 22. 24 Neem hiervoor contact op met NotuBiz. 25 Idem met 24.

26


Aanhef: de aanhef staat bovenaan de agenda en wordt standaard gevuld met de tekst Agenda van [naam vergadercategorie] van [Datum] (zie Afbeelding 13 en 17). Het veld Aanhef kan op dezelfde manier aangepast worden als het veld Gremium26. Vervolgens kan er op Opslaan en naar lijst en op Opslaan gedrukt worden. Deze laatste optie brengt u terug in de agenda, de eerste optie leidt naar het overzicht met agenda’s zoals in de volgende afbeelding wordt getoond.

In de kolom Publiceren is te zien of de agenda gepubliceerd is en voor wie de agenda zichtbaar is. De agenda op 14-10-2011 is dus gepubliceerd voor het publiek. De drie agenda’s erboven zijn voor respectievelijk de agendacommissie, griffie en raadsleden zichtbaar. Ze zijn daarmee automatisch niet gepubliceerd en dus staat hier Nee voor. Bij de agenda op 02-022012 is bij Publiceren de optie Ja geselecteerd en is bij voor de optie Publiek geselecteerd. De agenda staat nu op Herpubliceren - Publiek. Door rechtsonder op de knop Publiceer te klikken wordt deze agenda ook daadwerkelijk gepubliceerd. Er komt een melding in beeld wanneer het publiceren van de agenda is voltooid. Het kan voorkomen dat een agenda die eerst is gepubliceerd later toch niet voor het publiek zichtbaar moet zijn. In dat geval moet in het veld Publiceren; Nee geselecteerd worden en in het veld voor de gewenste groep. Vervolgens moet in het overzicht met agenda’s nog een keer op de knop Publiceer gedrukt worden. Dit zorgt ervoor dat de agenda ook daadwerkelijk niet meer zichtbaar is voor het publiek. 4.10 Gepubliceerde agenda Een gepubliceerde agenda is nu als volgt terug te vinden: door op de knop Kalender in het grijze menu rechts te drukken komt u rechtstreeks in de kalender. Aangezien deze knop in de opmaak van sommige afnemers verdwijnt is er nog een manier om de gepubliceerde agenda’s te bekijken. Dit kan door op de knop Menu te drukken links bovenin. Vervolgens komt u in het hoofdmenu van NotuDoc terecht zoals werd getoond in Afbeelding 7. Door nu weer op het tabblad Publiek te klikken komt u terecht in het voor het publiek zichtbare deel van NotuDoc. Als u hier op Agenda’s bekijken klikt, ziet u een overzicht van de agenda’s die gepubliceerd staan. Eventueel kunt u in het keuze menu bovenin nog een specifieke vergadercategorie selecteren waarvan u de gepubliceerde agenda’s wilt zien. Als u nu op een van deze agenda’s klikt dan krijgt u het onderstaande scherm.

26


27


Deze weergave is vergelijkbaar met de weergave uit het tabblad Griffie, alleen kunnen er hier uiteraard geen aanpassingen meer gedaan worden aan de agenda. Een ander verschil in weergave is de link die rechts bovenaan de agenda staat, genaamd Voorstel. Dit is een document dat niet gekoppeld is aan een specifiek agendapunt, maar aan de vergadering als geheel. De documenten die op deze plek worden toegevoegd krijgen overigens als naam het type van het document en niet de titel die is ingevoerd.

28


5. Bijeenkomsten-module Sommige gemeentes maken geen gebruik van verschillende commissies die op aparte data vergaderen, maar hebben één dag waarop in meerdere vergaderzalen tegelijkertijd vergaderd wordt. In sommige gevallen worden deze losse vergadersessies nog afgesloten met een plenaire sessie. Deze vergaderstructuur wordt in NotuDoc een bijeenkomst genoemd en hiervoor kan een apart soort agenda aangemaakt worden. Het grote voordeel van een bijeenkomstagenda ten opzichte van de ‘gewone’ agenda, is dat het in één keer zichtbaar is wat er in alle zalen besproken wordt. Daarnaast kan er veel extra informatie aan de agendapunten toegevoegd worden. 5.1 Nieuwe bijeenkomst maken Het aanmaken van een nieuwe bijeenkomst begint door in het tabblad Griffie te klikken op Bijeenkomsten maken/wijzigen. Vervolgens verschijnt het scherm Overzicht van bijeenkomsten. In dit scherm staat een overzicht met de al aangemaakte bijeenkomsten. Door rechts bovenin op Nieuwe bijeenkomst te klikken komt u in het onderstaande scherm.

In dit scherm staat de volgende invulmogelijkheden: Bijeenkomst: hier kan het bijeenkomstgremium geselecteerd worden. Bij veel gemeentes is er maar één gremium, maar eventueel zouden er meer ingevoerd kunnen worden. Een bijeenkomstgremium wordt op uw verzoek door NotuBiz ingevoerd. Titel: hier kan de titel van de bijeenkomst aangepast worden. Als er niks ingevuld wordt, dan blijft de titel die in het veld Bijeenkomst is geselecteerd behouden. Anders wordt deze overschreven door de nieuwe titel. Datum: hier dient de datum waarop de bijeenkomst plaatsvindt te worden ingevoerd.

29


Tijd: in het eerste veld kan de aanvangtijd van de bijeenkomst worden ingevoerd in de vorm UU:MM (bijvoorbeeld 19:30). In het tweede veld kan het woord uur worden toegevoegd. Vergaderlocatie: hier kan de vergaderlocatie ingevoerd worden. Zie paragraaf 3.3 voor de invoermogelijkheden. Opening: hier kan een zin worden ingevoerd die direct boven de agenda wordt geplaatst mocht hier behoefte aan zijn. Onderdelen: bij het veld Extra zaal selecteert u de eerste zaal waar een vergadering plaatsvindt en bij om vult u de starttijd van de vergadering in deze zaal in (in de vorm UU:MM). De zalen waaruit u kunt kiezen dienen van te voren in NotuDoc te zijn ingevoerd. NotuBiz doet dit op uw verzoek. In dit scherm hoeft alleen de eerste zaal geselecteerd te worden, andere zalen volgen later. Vervolgens klikt u op Opslaan rechts onderin om de bijeenkomst daadwerkelijk aan te maken. De bijeenkomst ziet er nu uit zoals de afbeelding hieronder.

De bijeenkomst heeft nu dus nog maar één zaal. In dit geval maken we eerst de agendapunten van Zaal 1 aan en voegen we daarna de andere zalen toe. Door op Zaal 1 te klikken komt u in de agenda van deze specifieke zaal terecht. Eventueel kunt u door op het potloodsymbool te klikken de hoofdlijnen van deze zaal bewerken. Voor een beschrijving van de velden wordt u naar paragraaf 4.7 verwezen. 5.2 Nieuw agendapunt toevoegen Voor het aanmaken van agendapunten in Zaal 1 klikt u op Nieuw Punt. Vervolgens verschijnt het scherm dat hieronder wordt getoond. Een aantal van de velden die hier worden getoond zijn optioneel. Op uw verzoek kan NotuBiz deze velden activeren. Hieronder zullen de verschillende invoervelden besproken worden:

30


Afbeelding 24

Type: hier kunnen twee types geselecteerd worden, namelijk: - Agendapunt: dit is een ‘gewoon’ agendapunt zoals Opening en Vaststelling agenda. - Kop: een kop is een tussenkopje in de agenda, bijvoorbeeld Hamerstukken of Bespreekstukken. Qua opmaak wordt deze afwijkend weergegeven. Ook kunnen hier geen documenten aan toegevoegd worden. Nummer: hier kan het nummer van het agendapunt worden toegevoegd. Overigens kan dit later nog eenvoudiger ingesteld worden, dus deze optie kan nu nog leeg gelaten worden. Voorstelnummer27: in dit (optionele) veld kan een voorstelnummer aan een agendapunt worden toegevoegd.

27

Wordt niet standaard getoond. Neem contact op met NotuBiz om deze optie toe te voegen.

31


Titel: hier kan de titel van het agendapunt worden toegevoegd. Dit is een verplicht in te vullen veld. Tekst: eventueel kan er naast de titel nog een extra stuk tekst aan het agendapunt toegevoegd worden, bijvoorbeeld een toelichting. Aard van de bespreking28: de aard van het agendapunt kan ingevoerd worden, bijvoorbeeld informatief of besluitvormend. Dit veld kan op drie manier worden weergegeven. - Leeg, waarbij dit veld zelf steeds kan worden ingevuld. - Vooraf ingevuld met een bepaald type, eventueel kan dit nog aangepast worden mocht het toch een keer afwijken. - Een uitklapmenu waarbij er een aantal opties die veel voorkomen alvast worden gegeven. Een eventuele categorie die nog niet is gegeven kan hierbij wel alsnog worden ingevoerd. Tijdsduur29: hier kan de verwachte of ingeplande tijdsduur worden ingevuld in minuten (bij anderhalf uur dus 90 invullen). Dit werkt alleen als er geen extra toevoeging wordt ingevuld. In de agenda wordt vervolgens de tijdsduur tussen haakjes weergegeven. Door dit in te vullen rekent NotuDoc zelf uit wanneer het agendapunt is afgelopen en daarmee automatisch de starttijd van het volgende agendapunt. Dit wordt vervolgens ook getoond in de agenda. Kamer30: in dit (optionele) veld kan ingevoerd worden in welke kamer het agendapunt besproken wordt. Commissie31: in dit (optionele) veld kan de betrokken commissie bij het agendapunt geselecteerd worden. Deze commissies dienen door NotuBiz in het systeem ingevoerd te worden. Thema32: hier kan (optioneel) een thema aan een agendapunt worden toegevoegd. Deze thema’s dienen vooraf te worden ingevoerd in NotuDoc en vervolgens kunt u uit de ingevoerde thema’s een keuze maken. De geselecteerde thema’s worden niet in de agenda’s getoond, maar vormen een categorie waarop gezocht kan worden (zie Hoofdstuk 9: Zoekfuncties NotuDoc). Zaakcode33: hier kan (optioneel) een zaakcode aan een agendapunt worden toegevoegd. De zaakcodes kunnen vooraf worden ingevoerd in NotuDoc en vervolgens kunt u uit de ingevoerde zaakcodes een keuze maken. Ook kunnen de zaakcodes van te voren leeg blijven zodat u niet beperkt bent tot de vooraf ingevoerde codes. De zaakcode wordt in de agenda getoond.

28

Wordt niet standaard getoond. Neem contact op met NotuBiz om deze optie toe te voegen. Idem met 28. 30 Idem met 28. 31 Idem met 28. 32 Idem met 28. 33 Idem met 28. 29

32


Voorzitter34: voor elk agendapunt in een bijeenkomst kan een specifieke voorzitter geselecteerd worden via een uitklapmenu. Dit kan nuttig zijn om per agendapunt in te voeren, bijvoorbeeld als de voorzitter gedurende de avond kan wisselen. Het is dan gebruikelijk om deze informatie niet meer te tonen bij de hoofdlijnen van de zaal. De mensen die bij een agendapunt als voorzitter geselecteerd kunnen worden dienen door NotuBiz in het systeem als voorzitter ingevoerd te worden. Griffier35: hiervoor geldt hetzelfde als voor het veld Voorzitter. Notulist36: hiervoor geldt hetzelfde als voor het veld Voorzitter. Portefeuillehouder37: hiervoor geldt hetzelfde als voor het veld Voorzitter. Verplicht aanwezig38: in het systeem kan (optioneel) iemand geselecteerd worden die aanwezig dient te zijn bij de behandeling van het agendapunt. Het gaat dan om andere mensen dan de voorzitter, griffier, notulist en portefeuillehouder, maar om bijvoorbeeld de fractiewoordvoerders over een bepaald onderwerp. Als deze optie geactiveerd is worden hier alle wethouders en raadsleden die in het systeem zijn ingevoerd weergegeven. Door op Opslaan te drukken wordt het agendapunt aan de agenda van de zaal toegevoegd en komt u terug in het scherm waarin de agenda van de zaal staat. Het toevoegen van andere agendapunten en eventuele documenten en het aanpassen van de nummering werkt verder hetzelfde als bij ‘gewone’ agenda’s en staat beschreven in paragraaf 3.3, 3,4 en 3.5 van deze handleiding.

34

Wordt niet standaard getoond. Neem contact op met NotuBiz om deze optie toe te voegen. Deze optie kan eventueel ook toegevoegd worden aan agendapunten van ‘gewone’ agenda’s, zoals beschreven in hoofdstuk 3. 35 Idem met 34. 36 Idem met 34. 37 Idem met 34. 38 Idem met 34.

33


5.3 Bijeenkomstoverzicht Door op Overzicht te drukken in de agenda van Zaal 1 komt u terug in het overzicht van de tot nu aangemaakte bijeenkomst. Dit ziet er uit zoals hieronder getoond wordt.

Rechts in de agendapunten worden verschillende namen weergegeven. De namen in het rood (i.e. Fritsen, Pietersen en Teunissen) zijn ingevoerd als respectievelijk de voorzitter, griffier en notulist. De naam in het groen (i.e. Jansen) is de portefeuillehouder. De naam in het blauw (i.e. Klaassen) is iemand die geselecteerd is als Verplicht aanwezig (zie paragraaf 5.2). Deze functies verschijnen zodra hier met de muis overheen wordt gegaan. Standaard worden deze namen niet weergegeven in de publieke versie van de bijeenkomstagenda. Wel kunnen op uw verzoek de namen van de voorzitter, griffier en portefeuillehouder ook voor het publiek getoond worden39. Verder wordt de begintijd van de agendapunten in een schema weergegeven en staat tussen haakjes de aard van het agendapunt achter de titel (i.e. Informatief bij punt 1). Ook wordt bij agendapunten waar documenten aan gekoppeld zijn een paperclipje weergegeven (i.e. punt 1). Door op dit paperclipje te klikken worden de documenten van het punt weergegeven. Tot slot valt het symbool rechts bovenin elk agendapunt (Verplaats) natuurlijk op. De werking hiervan wordt in paragraaf 5.5 uitgelegd. 5.4 Extra zaal toevoegen Een bijeenkomst bevat natuurlijk meestal meer dan één zaal. Extra zalen kunnen toegevoegd worden door op het potloodsymbool te klikken dat bovenaan de agenda van de bijeenkomst staat. U komt nu weer in het scherm met de hoofdlijnen van de bijeenkomst terecht. Enig verschil is dat er helemaal onderaan een regel bij is gekomen met Extra zaal. Hier kunt u een tweede zaal selecteren en ook hiervoor een starttijd opgeven. Daarna kunt u de agenda van deze nieuwe zaal invullen op dezelfde manier als in paragraaf 5.2 wordt beschreven. Voor nog meer zalen voert u dezelfde stappen uit. In het scherm van de volgende afbeelding is een bijeenkomst met drie zalen te zien. Merk op dat de eerste punten in de andere zalen in dit geval ook om 19:00 uur beginnen. Echter, agendapunt 2 in Zaal 2 begint om 19:30 uur en agendapunt 2 in Zaal 3 om 19:45 uur. 39


34


Mocht er later op de avond (bijvoorbeeld om 21:00 uur) nog een plenair gedeelte in Zaal 1 plaatsvinden, dan is het mogelijk om een zaal onderaan de agenda te plaatsen op de manier zoals hieronder is afgebeeld.

Deze weergave krijgt u door in de hoofdlijnen van de bijeenkomst bij Extra Zaal nogmaals Zaal 1 te selecteren, maar dan bij om 21:00 in te vullen. Ook voor deze zaal dient u weer een aparte agenda aan te maken op dezelfde manier als hiervoor is beschreven. 5.5 Agendapunt verplaatsen Rechts bovenin elk agendapunt staat een symbool waarbij, als er met de muis overheen wordt gegaan, het woord Verplaats verschijnt. Met deze knop kunt u agendapunten vanuit de ene zaal naar de andere zaal verplaatsen mocht dit nodig zijn. Door erop te klikken krijgt u het volgende scherm:

35


Hier staan de volgende velden: Agenda: hier staat de datum en de vergaderzaal waaruit het te verplaatsen punt komt. >> : hier staat welk punt er verplaatst wordt. Agenda: hier kan de vergaderzaal geselecteerd worden waar het punt naartoe verplaatst moet worden. Na punt: hier kan gekozen worden na welk punt het te verplaatsen punt moet komen. Tenzij Als eerste punt geselecteerd wordt, dan wordt het punt uiteraard bovenaan geplaatst. Door op Verplaats te drukken wordt het agendapunt verplaatst. Hierbij wordt alle ingevoerde informatie die bij het agendapunt hoort meegenomen, inclusief documenten. 5.6 Waarschuwing aanwezigheidsconflict Zoals in paragraaf 5.2 en 5.3 is besproken kunnen per agendapunt (optioneel) meerdere functies ingevoerd worden, zoals de voorzitter, griffier, notulist en portefeuillehouder. Naast dat dit nuttige informatie voor de deelnemers en geïnteresseerden van de bijeenkomst kan zijn heeft dit onderdeel van NotuDoc nog een functie. Er verschijnt namelijk een waarschuwing zodra er wordt ingevoerd dat iemand tegelijkertijd in twee zalen is ingepland. Als voorbeeld is Fritsen ingevoerd als voorzitter in zowel Zaal 1 als in Zaal 2 om 19:00 uur. Hierdoor verschijnt er helemaal links in de agenda een waarschuwingssymbool. Als hier met de muis overheen wordt gegaan dan verschijnt de melding Aanwezigheidsconflict voor Fritsen. Dit wordt getoond in de volgende afbeelding.

36


5.7 Bijeenkomstagenda afronden en publiceren Door op het potloodsymbool helemaal rechts bovenaan de bijeenkomstagenda te klikken komt u in de hoofdlijnen van de bijeenkomst. In de velden voor en Publiceren kunt u selecteren wie de agenda mag zien en of deze gepubliceerd dient te worden. In paragraaf 4.7 staat uitgebreid beschreven wat de betekenis is van deze velden en hoe het publiceren in zijn werk gaat bij ‘gewone’ agenda’s. In de Bijeenkomsten-module werkt dit op dezelfde manier.

37


6. Evenementen-module De Evenementen-module zorgt ervoor dat er in NotuDoc, naast de links naar agenda’s, ook andere zaken in de kalender opgenomen kunnen worden. Het gebruik hiervan is tweeledig. Allereerst kan er met de evenementen een planning van de raad- en commissievergaderingen worden ingevoerd. Het gaat hierbij om vergaderingen waarvan de datum al is vastgesteld, maar waarvan nog geen agenda bestaat. Door een evenement in te voeren wordt er vast een aankondiging van de vergadering gegeven, maar wordt voorkomen dat er een loze agenda moet worden aangemaakt. Daarnaast worden er evenementen ingevoerd om allerlei andere zaken dan vergaderingen aan raadsleden40 en publiek kenbaar te maken. Hierbij kan eventueel één PDF-document ingevoerd worden. Het evenement fungeert op deze manier als een soort uitnodiging. 6.1 Evenement invoeren In het tabblad Griffie staat in hetzelfde rijtje knoppen waar ook agenda’s en bijeenkomsten mee aangemaakt kunnen worden de knop Evenementen. Door hier op te klikken komt u in het evenementenoverzicht. Om een nieuw evenement in te voeren klikt u op de knop Nieuw evenement rechts bovenin het overzicht. Vervolgens komt u in het scherm terecht dat wordt hieronder getoond. Hieronder zullen de invoervelden die hier worden getoond worden besproken:

Document: er kan één document aan een evenement gekoppeld worden. Hierbij valt te denken aan bijvoorbeeld de officiële uitnodiging of een document met extra informatie over het evenement. Link: eventueel kan er een link aan het evenement gekoppeld worden. Deze optie is een alternatief voor de optie Document. Zodra er een document gekoppeld is aan het evenement kan er geen link meer worden gekoppeld en vice versa. 40

Om evenementen alleen aan de raad kenbaar te maken dient ook een overeenkomst voor de vertrouwelijkheidsfunctie van NotuDoc afgesloten te zijn.

38


Titel: het evenement dient een titel mee te krijgen. Met deze titel verschijnt het evenement in de kalender. Datum: hier moet de datum worden ingevoerd waarop het evenement plaatsvindt. Vergadering van: als het evenement een aankondiging vormt van een vergadering dan kan hier het vergadergremium geselecteerd worden. In het uitklapmenu staan alle vergadergremia die in het NotuDoc zijn ingevoerd. Mocht het evenement inderdaad een aankondiging van een vergadering vormen en er hier dus een vergadergremium worden geselecteerd, dan verdwijnen de eerste drie velden. Er kan dan dus geen document of link en titel worden ingevoerd. Dit werkt ook vice versa: als er een document, link of titel wordt ingevoerd dan kan er geen vergadergremium meer gekozen worden. Omdat nu de titel Nieuwjaarsborrel is ingevoerd kan er geen vergadergremium meer worden geselecteerd. Tijd: in het eerste veld kan de aanvangtijd van het evenement worden ingevoerd, in de vorm UU:MM (bijvoorbeeld 19:30). In het tweede veld kan nog het woord uur worden toegevoegd. Locatie: hier kan de locatie van het evenement worden ingevoerd. Alleen voor raadsleden: sommige evenementen zijn niet bedoeld voor het publiek, maar alleen voor raadsleden. Dit kan hier geselecteerd worden.41 Is vervallen: het kan natuurlijk voorkomen dat een eerder ingevoerd evenement niet meer doorgaat. Dit kan hier worden aangegeven. In dat geval wordt het evenement in de kalender weergegeven met de tekst Vervallen erboven, zodat voor iedereen duidelijk is dat het evenement niet meer door gaat. Uiteraard kan een evenement ook gewoon verwijderd worden, maar daarmee is het voor burgers of raadsleden niet zichtbaar dat een eerder ingevoerd evenement ineens niet meer doorgaat. Type: hier kan een type evenement geselecteerd worden. Deze types dienen van te voren in NotuDoc te worden ingevoerd42. Overigens worden deze types niet getoond bij het evenement zelf, maar kan hier met de zoekfunctie wel op gezocht worden.

41

Om evenementen alleen aan de raad kenbaar te maken dient ook een overeenkomst voor de vertrouwelijkheidsfunctie van NotuDoc afgesloten te zijn. 42 Neem hiervoor contact op met NotuBiz.

39


6.2 Evenementenoverzicht In het midden bovenaan het evenementenoverzicht kunt u selecteren van welke periode u de evenementen wilt bekijken. Als voorbeeld zijn in februari 2012 drie evenementen ingevoerd en dit ziet er als volgt uit in het overzicht met evenementen:

Het eerste evenement dat in hier boven wordt getoond is een aankondiging van een vergadering van de gemeenteraad op 1 februari. Het tweede evenement is de uitnodiging voor het afscheid van wethouder Jansen. In dit geval is er dus geen vergadergremium geselecteerd, maar is een aparte titel ingevoerd. De streep die door de titel van het evenement is gehaald betekent dat dit evenement vervallen is. Het derde evenement is wederom een uitnodiging voor de opening van het nieuwe gemeentehuis. Dit evenement is niet vervallen. Achter elk evenement staan nog drie symbolen. Met het kruissymbool kan het document verwijderd worden. Met het potloodsymbool kunnen de instellingen van het evenement worden aangepast. Het meest linker symbool is het kopieersymbool. Door hier op te klikken wordt er een nieuw evenement aangemaakt waarbij de instellingen van het vorige evenement alvast ingevuld zijn. Dit kan handig zijn als bijvoorbeeld de gemeenteraadsvergaderingen voor een heel jaar ingevoerd worden. Op deze manier hoeft alleen de datum maar aangepast te worden en de overige informatie niet steeds opnieuw te worden ingevoerd. 6.3 Evenementen tonen Waar voor agenda’s en bijeenkomsten een aparte link in het publieke menu is opgenomen met de naam Agenda’s/Bijeenkomsten bekijken, bestaat zo’n link er niet voor evenementen. Evenementen worden alleen getoond in de kalender. De voorbeeldevenementen uit de vorige afbeelding worden weergegeven zoals hieronder te zien is. Op 1 februari is de aankondiging van de gemeenteraadsvergadering te zien. In dit geval wordt de afkorting gebruikt die in het systeem is ingevoerd, maar eventueel zou ook de volledige naam getoond kunnen worden43. Het enige verschil tussen een agenda van een raadsvergadering en een aankondiging van een raadsvergadering (i.e. een evenement) in de kalender, is dat de aankondiging geen aanklikbare knop is. Er kan alleen met de muiscursor overheen gegaan worden waarna de aanvangtijd, locatie en volledige naam worden weergegeven.

43


40


Op 14 februari is de uitnodiging voor het afscheid van wethouder Jansen ingevoerd. Dit evenement is echter komen te vervallen en dit staat hier ook in vette letters boven. Dan is er op 24 februari nog de uitnodiging voor de opening van het nieuwe gemeentehuis. Door hier met de muiscursor overheen te gaan wordt ook hier de aanvangtijd en locatie getoond. Daarnaast is dit evenement ook een knop. Als u op deze knop zou klikken opent zich in een nieuw scherm het document dat aan het evenement is toegevoegd. 6.4 Overschrijven aankondigingen Zoals beschreven in paragraaf 6.1 kan de Evenementen-module gebruikt worden om alvast een vergaderplanning in te voeren, zonder dat er agenda’s zijn van deze vergaderingen. Er komt natuurlijk een dag waarop deze agenda’s wel beschikbaar zijn en u deze wellicht ook wilt tonen aan het publiek. Dan staat het natuurlijk vreemd als er op een dag zowel een link naar de agenda als een aankondiging van de vergadering in de kalender staat. Als we het voorbeeld van de vorige bladzijde aanhouden, dan zou er op 1 februari twee keer RAAD in de kalender komen te staan. De aankondiging van de raadsvergadering die via de Evenementen-module is aangemaakt kan dan dus uit de kalender verdwijnen. De module is echter zo gebouwd dat dan niet handmatig het Evenement verwijderd hoeft te worden. Zodra er op een specifieke datum een agenda of bijeenkomst wordt aangemaakt van hetzelfde vergadergremium als een evenement, dan wordt dit evenement overschreven en is alleen de agenda nog te zien in de kalender.

41


7. Bericht van de dag Met Bericht van de dag kan er een stuk tekst geplaatst worden boven de kalender in NotuDoc. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om een korte uitleg over NotuDoc te geven aan de bezoekers van de NotuDoc-pagina van uw organisatie. Hierbij kan er nog een onderscheid gemaakt worden tussen de kalender voor het publiek en de kalender voor gebruikers die ingelogd zijn44. Boven beide types kan een apart stuk tekst geplaatst worden. In principe zijn er geen eisen aan het stuk tekst, maar er kunnen geen afbeeldingen in worden opgenomen. Wel is er de mogelijkheid om een bepaalde opmaak in de tekst te verwerken. Zie hiervoor de opmaakcodes in Bijlage I. Overigens is de term Bericht van de dag wellicht wat misleidend. Het is zeker geen bericht dat elke dag aangepast moet worden of maar één dag wordt getoond. Het bericht blijft op de NotuDoc-pagina van uw organisatie zichtbaar tot het moment dat u het weer verwijderd. Verder kan het bericht ook eenvoudigweg niet ingevuld worden als u dit wenst. 7.1 Bericht van de dag invoeren Het invoeren van het bericht van de dag gaat als volgt: in het tabblad Griffie klikt u in het rijtje met knoppen op de knop Bericht van de dag. Vervolgens komt in het onderstaande scherm.

Hierboven is achter Publiek en achter Raad/Griffie een stuk tekst te zien. Dit zijn de beide bericht van de dag-vormen, zoals deze nu in het systeem staan. Door op het potloodsymbool te drukken komt u terecht in een scherm waar het bericht aangepast kan worden. Als u vervolgens op Opslaan klikt dan wordt het bericht van de dag ook daadwerkelijk aangepast en doorgevoerd. 7.2 Bericht van de dag tonen Als u ingelogd bent en u klikt op de knop Kalender in het menu in het grijze vlak of via het tabblad Raadsleden, dan krijgt u automatisch de kalender met daarboven het bericht van de dag voor de Raad/Griffie. Als u echter zonder ingelogd te zijn de NotuDoc-pagina van uw organisatie bezoekt dan krijgt u de kalender te zien met daarboven het bericht van de dag voor het publiek. Hieronder vind u een voorbeeld van het bericht van de dag gegeven. In dit geval is het de publieke variant, maar de variant voor Raad/Griffie wordt op dezelfde manier weergegeven. 44

Om een apart bericht te tonen aan de mensen die ingelogd zijn, dient een overeenkomst voor de Vertrouwelijkheidsfunctie van NotuDoc afgesloten te worden.

42


Zoals u kunt zien staat het bericht van de dag dat in paragraaf 7.1 is ingevoerd, nu helemaal bovenaan de kalender.

43


8. Multi-upload van documenten Als er bij een agenda45 een grote hoeveelheid documenten toegevoegd moeten worden, dan kan het veel werk zijn om al deze documenten één voor één toe te voegen op de manier zoals beschreven in paragraaf 4.6. NotuDoc heeft daarom de mogelijkheid om in een keer een grote hoeveelheid documenten in het systeem te uploaden, waarna het toevoegen aan agendapunten een stuk sneller kan gaan. Dit gaat via de Multi-upload van NotuDoc en deze functie zal hieronder worden besproken. 8.1 Documenten invoeren De multi-upload van documenten is te vinden via de knop Uploaden van documenten in het tabblad Griffie. Als u op deze knop klikt komt u in het overzicht waarin documenten staan die al wel in het systeem zijn ingevoerd, maar nog niet zijn gekoppeld aan een agendapunt. Door op de knop Nieuwe documenten rechts bovenin te klikken opent zich een bladermenu waarmee u bestanden kunt selecteren uit de mappen van uw eigen computer. Met behulp van de Control-knop op uw toetsenbord kunt u meerdere bestanden selecteren. Vervolgens klikt u op Openen en verschijnt het scherm dat hieronder is afgebeeld.

Zoals is te zien staan er nu twee documenten klaar om te uploaden. De titel van deze documenten is gelijk aan de bestandsnaam van de documenten. Type document staat nu op wachtend en Datum op nieuw. Dit wordt automatisch de datum waarop de bestanden zijn ingevoerd. Daaronder staan twee keuzemenu’s: Zaakcode: hiermee kunnen de documenten een code meekrijgen die aangeeft dat de documenten bij elkaar horen. Type Document: hier kunt u aangeven wat voor type document de documenten zijn. Selecteert u Komt uit titel dan kijkt NotuDoc zelf of de titel van het document overeenkomt met een van de types in het systeem en selecteert deze. Komt de titel niet overeen met een van de types in het systeem dan geeft het systeem de documenten als type Bijlage. Door op Start upload te drukken worden de documenten in het systeem gezet.

45

Deze functie kan ook voor andere modules gebruikt worden, als deze worden afgenomen.

44


8.2 Documenten koppelen aan agendapunten Als het uploaden van documenten is voltooid verschijnen er een aantal symbolen achter de documenten. Om een document te koppelen aan een agendapunt klikt u vervolgens op het meest rechter symbool (Koppel) achter een document. U komt dan in het onderstaande scherm terecht.

De velden Titel, Bijlage en Zaakcode geven informatie over het document dat gekoppeld gaat worden. Daaronder verschijnen er twee keuzevelden: Gerelateerd: hier verschijnen alle documenten die dezelfde zaakcode hebben gekregen bij het uploaden. Met vinkjes kunt u de documenten selecteren die aan hetzelfde agendapunt gekoppeld moeten worden. Verplaats naar: hier verschijnen de modules waarnaar de documenten verplaatst kunnen worden. Als u alleen de basisversie van NotuDoc afneemt, dan verschijnen hier alleen de knoppen Agenda en (indien gebruikt) Bijeenkomst. Uiteraard selecteert u hier het vergadertype waar u het document aan wilt koppelen. In dit voorbeeld wordt Agenda geselecteerd en dan verschijnt het volgende scherm.

Afbeelding 37

Bij Titel en Type staat nog steeds de informatie welk document er gekoppeld gaat worden. Bij Gerelateerd kunnen nog steeds andere documenten met dezelfde zaakcode geselecteerd 45


worden die aan hetzelfde agendapunt gekoppeld moeten worden. Vervolgens kan bij Verplaats naar in het eerste veld het vergadergremium geselecteerd worden in het uitklapmenu. Hierna verschijnt er een tweede uitklapmenu waar de data van de (ongepubliceerde) vergaderingen van het betreffende gremium staan. Als u hier een specifieke vergadering gekozen heeft verschijnt er een derde uitklapmenu waar een agendapunt geselecteerd kan worden waaraan de punten gekoppeld moeten worden. Eventueel kunnen hier ook de opties Algemene documenten en Zonder punt geselecteerd worden. Bij de eerste optie worden de documenten bovenaan de agenda geplaatst. Bij de tweede optie moeten de documenten in een later stadium nog aan een agendapunt gekoppeld worden. Door op de rode knop Verplaats te drukken worden de documenten ook daadwerkelijk gekoppeld. Hierna verdwijnen ze uit de lijst met bestanden in het overzicht van te koppelen bestanden.

46


9. Zoekfuncties NotuDoc Standaard heeft NotuDoc een uitgebreide en een eenvoudige zoekfunctie. 9.1 Uitgebreide zoekfunctie Deze zoekfunctie is in het grijze menu te vinden onder de knop Uitgebreid zoeken en in het tabblad Publiek onder de knop Uitgebreid zoeken in documenten. Door hier op te klikken komt u in het volgende scherm terecht.

Afbeelding 38

Zoals is te zien bestaat dit scherm uit drie tabbladen: Documenten, Video en Alles. Als uw organisatie naast NotuDoc ook NotuCast en/of NotuRecord bij Notubiz afneemt, dan kan er een koppeling gemaakt worden waardoor er ook in de audio- of videobestanden gezocht kan worden. In dat geval staat in dit scherm het tabblad Video (of Audio). Mocht uw organisatie alleen NotuDoc afnemen dan is alleen het tabblad Documenten beschikbaar. Ongeacht de tabbladen zijn de velden die in het vorige scherm worden weergegeven hetzelfde: Zoekwoord(en): hier kunt u woorden invullen waarop de documenten doorzocht dienen te worden. Hierbij zoekt NotuDoc niet alleen in de titels van de documenten maar ook in de inhoud van documenten46. Uiteraard is het mogelijk om op maar één woord te zoeken, maar om uw zoekresultaat te verfijnen kan er ook gezocht worden met meerdere woorden. In dit geval worden er alleen documenten getoond waarin alle ingevulde woorden voorkomen. Vult u bijvoorbeeld de woorden Bestemmingsplan en Stationsweg in dan verschijnen er alleen documenten waarin zowel het woord Bestemmingsplan als het woord Stationsweg voorkomt. Daarnaast kunt u door een min-teken voor een woord te plaatsen ervoor zorgen dat documenten waar dit woord in voorkomt uit de zoekresultaten worden weggelaten. Vult u bijvoorbeeld de woorden Bestemmingplan en –Stationsweg in dan verschijnen er alleen documenten waarin wel het woord Bestemmingsplan, maar niet het woord Stationsweg in voorkomt.

46

Documenten dienen hiervoor uiteraard wel doorzoekbaar te zijn.

47


Type document: in dit keuzemenu kunt u selecteren op welk type document de zoekresultaten gefilterd worden. Bovenaan in het menu staat de optie Alle, waarmee uiteraard alle type documenten in de resultaten getoond worden. Verder staan in het keuzemenu alle documententypes die in NotuDoc zijn ingevoerd. Zodra u er hier een documenttype selecteert worden in de resultaten alleen nog documenten van dit type getoond. Vergaderingen van: hier kan vergadergremium geselecteerd worden waarop de zoekresultaten gefilterd worden. In het keuzemenu staan alle vergadergremia en door een gremium te kiezen worden er alleen nog documenten getoond die aan dit vergadergremium gekoppeld zijn. Periode: hier kan een begin- en einddatum geselecteerd worden waartussen naar documenten gezocht wordt. Het gaat hier om de datum van de vergadering waar de documenten bij horen. Thema47: in paragraaf 4.3 werd getoond hoe er verschillende thema’s aan een agendapunt gekoppeld konden worden. Deze thema’s kunnen hier geselecteerd worden om de zoekresultaten op te filteren. Het systeem zal vervolgens in de zoekresultaten alleen documenten tonen die gekoppeld zijn aan agendapunten met het geselecteerde thema. Zaakcode48: in paragraaf 4.3 werd ook getoond hoe er zaakcodes aan agendapunten gekoppeld konden worden. Ook deze kunnen hier geselecteerd worden om de zoekresultaten op te filteren. Het systeem zal vervolgens in de zoekresultaten alleen documenten tonen die gekoppeld zijn aan agendapunten met de geselecteerde zaakcode. In de volgende afbeelding is te zien hoe de zoekresultaten weergegeven worden:

47 48

Wordt niet standaard getoond. Neem contact op met NotuBiz om deze optie toe te voegen. Idem met 47.

48


In dit geval is er gezocht met het zoekwoord test in de periode van 07-01-2012 tot 10-012012. De zoekresultaten zijn hierbij niet gefilterd op het type document en het vergadergremium. Wel is er als thema Categorie I geselecteerd. Uiteindelijk heeft dit één resultaat opgeleverd: het document met de titel Plattegrond. Het document is afkomstig uit de gemeenteraadsvergadering op 09-01-2012. In dit document is dus het woord Test opgenomen en bij het agendapunt waar dit document bij hoort is als thema Categorie I geselecteerd. Rechts in beeld is te zien dat dit document van het type Informatie is en dat het bestand in Word-vorm is opgenomen. Door op de link te klikken opent zich het betreffende document. 9.2 Eenvoudige zoekfunctie Deze zoekfunctie is in het grijze menu rechts te vinden onder de knop Eenvoudig zoeken en in het tabblad Publiek onder de knop Eenvoudig zoeken in documenten. Door hier op te klikken komt u in het volgende scherm terecht.

Zoals is te zien, kan in dit scherm kan alleen nog gezocht worden met zoekwoorden, maar kan niet meer gefilterd worden op het type document, vergadergremium, thema, zaakcode of op periode. De resultaten van uw zoekopdracht worden verder op dezelfde manier getoond als staat beschreven in paragraaf 9.1. Overigens staat er links onderin de knop Uitgebreid zoeken. Door hierop te klikken komt u weer in de uitgebreide zoekfunctie.

49


10. Verzending agenda naar NotuBox2 In dit hoofdstuk zal worden uitgelegd hoe u agenda’s kunt versturen naar de NotuBox2. De wijze van verzending verschilt bij een openbare of een vertrouwelijke agenda. 10.1 Verzending van een openbare agenda Het verzenden van een openbare agenda naar de NotuBox2 gebeurt eenvoudig, namelijk door de agenda te publiceren zoals uitgebreid beschreven is in hoofdstuk 4.9 Om een agenda te publiceren dienen in de hoofdlijnen van de agenda de volgende velden op de goede wijze te worden ingesteld: - het veld Publiceren zet u op Ja - het veld Vertrouwelijk staat op Nee - het veld voor: zet u op Publiek Klik vervolgens op ‘Opslaan en naar Lijst’

U komt vervolgens in een overzicht met alle agenda’s. Klik rechtsonder op Publiceer om de agenda daadwerkelijk te publiceren.De openbare agenda zal binnen een half uur zichtbaar zijn in NotuBox2. De vertrouwelijke stukken zullen uiteraard enkel zichtbaar zijn voor de leden die hier voor gemachtigd zijn.

50


10.2 Verzending van een vertrouwelijke agenda Binnen NotuDoc is het niet mogelijk een vertrouwelijke agenda, zoals bijvoorbeeld een agenda van het presidium, te publiceren. Dit betekent immers dat de agenda voor het publiek zichtbaar wordt. Verzending van agenda’s die in zijn geheel vertrouwelijk zijn geschiedt dan ook iets anders. Door de agenda in NotuDoc vrij te geven voor de leden van de commissie of vergadercategorie, zal de agenda ook in de NotuBox2 verschijnen voor de gebruikers die hiervoor gemachtigd zijn. Om de vertrouwelijke agenda naar de NotuBox2 te verzenden, dienen in de hoofdlijnen van de agenda de volgende velden op de juiste wijze te zijn ingesteld: - het veld Publiceren (indien zichtbaar) blijft op Nee - het veld Vertrouwelijk blijft op Ja - het veld voor: zet u op (Raads)leden De naamgeving van dit laatste veld kan wat verwarrend zijn. Ook als het veld voor: op Raadsleden staat, zal de agenda alleen zichtbaar worden voor de leden die vooraf zijn geselecteerd en gemachtigd. De agenda zal dus niet voor alle raadsleden in de NotuBox2 zichtbaar worden. Let op: enkel als deze velden juist zijn ingesteld zal de agenda in de NotuBox2 verschijnen. Staat vertrouwelijk bijvoorbeeld op Nee, dan zal de agenda ook niet zichtbaar worden in NotuBox2. Klik vervolgens op ‘Opslaan en naar Lijst’ of ‘Opslaan’. De agenda zal nu binnen een half uur zichtbaar zijn in de NotuBox2 van de gebruikers.

51

NotuDoc Beheerdershandleiding

Recommend Documents