2015. L archivage électronique - Digitale archivering

25/02/2014

DOC’MOMENT – 23/03/2015

L’archivage électronique - Digitale archivering

Doc’Moment ABD-BVD – 24/03/2015 – L’archivage électronique / Digitale archivering

ENTRE GESTION ET ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE Notions organisationnelles, juridiques et technologiques

TUSSEN DIGITALE BEHEER EN -ARCHIVERING Organisatorische, juridische en technische begrippen

M. Sébastien SOYEZ Archiviste Records management / Digital Archiving Service DIGI-P@T – Préservation & Accès numérique - Archives de l’État Collaborateur scientifique Centre de Recherche en Information, Droit et Société - Université de Namur [email protected] Doc’Moment ABD-BVD – 24/03/2015 – L’archivage électronique / Digitale archivering

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PLAN Introduction Défis

/ Inleiding Uitdagingen

Obligation(s) légales / Wettelijke verplichtingen Lois génériques et spécifiques

Algemene en specifieke wetten

Solution interdisciplinaire

/ Interdisciplinaire oplossing

Organisationnelle, juridique et technique

Organisatorische, juridische en technische


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INTRODUCTION / INLEIDING Défis

/ Uitdagingen

• Evolutions rapides

Snelle veranderingen


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/ Uitdagingen

• Evolutions rapides • Vulnérabilité dans le temps… … alors que l’intégrité la lisibilité l’authenticité doivent être maintenue à long terme

Snelle veranderingen Kwetsbaarheid in de tijd… … hoewel integriteit leesbaarheid authenticiteit op lange termijn moeten gegarandeerd zijn


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/ Uitdagingen

• Evolutions rapides • Vulnérabilité dans le temps… • Complexité de l’accès à l’information numérique (par rapport au papier)

Snelle veranderingen Kwetsbaarheid in de tijd… Complexiteit van de toegang tot de digitale informatie (in vergelijking met papier)


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INTRODUCTION / INLEIDING Transition numérique / Digitale overgang


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INTRODUCTION / INLEIDING Transition numérique / Digitale overgang • Mythe du « zéro papier »

« Nul papier » mythe

• Réalité hybride

Hybride realiteit


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OBLIGATIONS / VERPLICHTINGEN Archive?

/

Archief?


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OBLIGATIONS / VERPLICHTINGEN Législation « archives » / « Archief » wetgeving • Art. 32 : Constitution • 24/06/1955 : Loi Nationale modif. Loi 3/12/2009 + AR 18/08/2010

Grondwet Nationale wet wijzig. Wet 3/12/2009 + KB 18/08/2010


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OBLIGATIONS / VERPLICHTINGEN Législation connexe

/ Gerelateerde wetgeving

• Loi « Vie privée » 8/12/1992

Wet « Private-levensfeer » 8/12/1992

• Lois sur la publicité de l’administration

Wetten over de openbaarheid van bestuur

11/04/1994 (en général) 12/11/1997 (provinces + communes)

11/04/1994 (in het algemeen) 12/11/1997 (provincies / gemeenten)


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OBLIGATIONS / VERPLICHTINGEN Législations spécifiques / Specifieke wetgevingen • Personnel • Financier (Comptabilité/Fiscalité) • Médicale • etc.

Personeel Financiële (Boekhouding/Fiscaliteit) Medische enz.


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OBLIGATIONS / VERPLICHTINGEN Pourquoi archiver? • Par obligation • Par précaution • Pour prévenir les risques

/ Waarom archiveren? uit verplichting uit voorzorg om risico’s te voorkomen


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OBLIGATIONS / VERPLICHTINGEN Pourquoi archiver? Que faut-il archiver? et combien de temps?

/ Waarom archiveren? / Wat archiveren? En hoelang?

• Besoins premiers + ultérieurs Eerste + toekomstige behoeften < Vous + Archives de l’Etat + avec l’aide des records managers et des archivistes

< Jullie + Rijksarchief + met hulp van records managers en archivarissen


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• Besoins premiers + ultérieurs Eerste + toekomstige behoeften • DUA ABT délais d’utilité administrative

administratieve bewaartermijnen

Conseils

Adviezen


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• Besoins premiers + ultérieurs Eerste + toekomstige behoeften • DUA ABT délais d’utilité administrative

• Tableau de tri Générique Par administration / secteur

administratieve bewaartermijnen

Selectielijst Generiek Per administratie / sector


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OBLIGATIONS / VERPLICHTINGEN Remarques

/ Opmerkingen

• Archivage électronique « légal » n’existe pas ! De « wettelijke » digitale archivering bestaat niet ! Commodité de langage Argument marketing Pas (encore) de label « légal »

• Pas de miracles Coffre-fort numérique ?

Gemakshalve Marketing argument (Nog) geen « wettelijk » label

Geen mirakel Digitale kluis?


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SOLUTION / OPLOSSING Conserver de l’information numérique est-elle essentiellement une problématique technique? Is het bewaren van digitale informatie vooral een technische problematiek? • Non, c’est un problème transversal ! Nee, het is een transversaal probleem !

Organisationnel

Juridique

Technique


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SOLUTION / OPLOSSING Niveau organisationnel • Normes & standards : la panacée? A quoi servent-elles? Sont-elles obligatoires? Quelles normes choisir?

/ Organisatorisch vlak Normen & standaarden : wondermiddel? Voor wat dienen ze? Verplicht? Welke normen uitkiezen?


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SOLUTION / OPLOSSING Niveau organisationnel • Normes & standards : la panacée? • Distinction entre normes de gestion et de préservation Archivage managérial Système d’archivage électronique (SAE)

/ Organisatorisch vlak Normen & standaarden : wondermiddel? Onderscheid tussen beheersen preseveringsnormen Records management (RM) Digitaal archiveringssyteem


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SOLUTION / OPLOSSING • Champ normatif

Normatieve kader

RM

SAE


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SOLUTION / OPLOSSING • Flux des informations

Informatie-stromen

Métiers

GED

KM

Com

Financière / Comptabilité, Personnel, Logistique, …

Documents, Courrier, Signataires, …

Formation, Tutorat, Cartographie, Forum, Blog/Wiki, RERS, RSE, Unif entreprise, CoP

Internet, Extranet, Intranet

RM

RM

NON Valeur probante

NON

OUI

RM

Valeur historique

OUI

RM SAE

RM

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SOLUTION / OPLOSSING • Modèle fonctionnel OAIS

OAIS- functionele model

Pérennisation P R O D U C T E U R

Gestion de données Versement

ADMINISTRATION

Accès

Stockage

SIP Submission Information Package

AIP

DIP

Archival Information Package

Diffusion Information Package


U T I L I S A T E U R

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RÉPONSES / ANTWOORDEN Niveau juridique

/

• Valeur

Juridisch vlak Waarde

ex. un document scanné? vb. een gescand document? Copie ≠ Original Kopie ≠ Origineel Force probante ≠ Élimination Bewijskracht ≠ Vernietiging

Code de Droit économique Livre XII : Economie électronique

Wetboek van economisch recht Boek XII : Elektronische economie


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/

• Valeur • < Règles de gestion et d’archivage Précaution lors de la création Nature du document Précautions prises lors de l’archivage

Juridisch vlak Waarde < Beheers- en archiveringsregels Voorzorg tijdens het opmaken Aard van het document Voorzorgen tijdens het archiveren


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/

Juridisch vlak

• Valeur Waarde • < Règles de gestion et < Beheers- en d’archivage archiveringsregels • Pour garantir la valeur juridique, Om de bewijskracht te conserver : waarborgen, bewaren : l’information / la donnée les informations contextuelles (not. techniques)

de informatie / de data de contextuele info. (o.a. technische)


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RÉPONSES / ANTWOORDEN Niveau technique

/

Technisch vlak


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RÉPONSES / ANTWOORDEN Supports de stockage Opslagmedia

« Triangle d’or »

« Gouden driehoek »

Métadonnées

Formats de fichier

-

-

Metadata

Bestandsformaten


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RÉPONSES / ANTWOORDEN Niveau technique • Supports de stockage

/

Technisch vlak Opslagmedia Choix d’un support adapté… Keuze van gepaste media…

… tout en sachant que leur pérennité est relative … wetende dat hun duurzaamheid relatief is


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MODULE 1 : INTRODUCTION FILIÈRE TECHNIQUE – NOTIONS DE BASE

Année académique 2013-2014


Source : ARNANO / 201231

RÉPONSES / ANTWOORDEN Niveau technique

/

• Formats de fichier Choix d’un format « stable », « ouvert », « documenté »…

Technisch vlak Bestandsformaten Keuze van stabiele, open en gedocumenteerde formaten …

… tout en sachant que leur pérennité est relative … wetende dat hun duurzaamheid relatief is


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RÉPONSES / ANTWOORDEN Niveau technique • Métadonnées

/

Technisch vlak Metadata Choix des éléments de description… Keuze van beschrijvende elementen…

… bien les choisir : ni trop, ni trop peu! … goed kiezen : noch teveel, noch te weinig!


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EN CONCLUSION / CONCLUSIE Définir une stratégie globale de gestion et de conservation de l’information numérique, incluant

Het definiëren van een globale strategie op digitale informatie beheer en bewaren, inclusief Doc’Moment ABD-BVD – 24/03/2015 – L’archivage électronique / Digitale archivering

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EN CONCLUSION / CONCLUSIE • Facteurs organisationnels et humains, Organisatorische en menselijke factoren,

• Cadre légal et règlementaire Wettelijke en reglementaire kader

• Contraintes techniques et de sécurité Technische en veiligheid beperkingen


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EN CONCLUSION / CONCLUSIE Pour apprivoiser l’information numérique,


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EN CONCLUSION / CONCLUSIE la solution commence par un plan transversal !

« Il vaut mieux penser le changement que changer le pansement » (Pierre Dac) Doc’Moment ABD-BVD – 24/03/2015 – L’archivage électronique / Digitale archivering

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Archives de l’Etat en Belgique (Service DIGI-P@T) Université de Namur – CRIDS

www.arch.be www.crids.be

Certificat inter-universitaire en Management de l’Information Numérique www.docsafe.info Doc’Moment ABD-BVD – 24/03/2015 – L’archivage électronique / Digitale archivering

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