E-mail archivering Ibt marktonderzoek in opdracht van
ZyLAB April 2015
Inhoudsopgave Pagina
Onderzoeksmethodiek
3
Management samenvatting
4
Resultaten
6
:ibt marktonderzoek 1ste Jan Steenstraat 84a 1072 NP Amsterdam Netherlands 31 (0)20 7980992 www.ibtmarktonderzoek.nl
2
Onderzoeksmethodiek 1. In opdracht van ZyLAB heeft ibt marktonderzoek onderzoek verricht naar email archivering bij organisaties – dit naar aanleiding van de recente berichtgeving omtrent het gebruik van het privé e-mail adres van Hillary Clinton voor zakelijke correspondentie.
2. Het onderzoek is uitgevoerd onder organisaties met 200+ geautomatiseerde werkplekken. In totaal hebben 163 organisaties aan het onderzoek meegewerkt. Binnen elke organisatie is gesproken met diegene die (eind)verantwoordelijk is voor e-mail archivering. 3. Bij de steekproefbepaling is meer gewicht toegekend aan organisaties met 1000+ werkplekken, om het mogelijk te maken hier afzonderlijke uitspraken over te doen. Dat betekent wel dat de resultaten zijn herwogen op basis van de feitelijke verhoudingen van aantal medewerkers van organisaties om uitspraken over alle 200+ bedrijven te doen.
3
Management samenvatting 1. Twee derde van de organisaties is van mening dat zij een duidelijk e-mail beleid binnen de organisatie hebben. Bijna de helft overlegt ook met collega’s van andere afdelingen over het e-mail beleid. Naarmate de organisatie groter wordt, is er vaker sprake van een duidelijk e-mail beleid, waar ook andere afdelingen bij betrokken zijn of worden. 2. Werknemers mogen in overgrote meerderheid geen privé account gebruiken voor zakelijke e-mail (73% van de organisaties). 10% geeft aan dat er geen probleem in wordt gezien (hoe kleiner de organisatie, hoe meer kans hierop), 8% geeft aan dat soms of onder voorwaarden wordt toegestaan en bijna 10% heeft geen beleid hiervoor – ongeacht de bedrijfsgrootte. 3. Bijna driekwart van de ondervraagde verantwoordelijken voor e-mail archivering heeft zelf een privé account op de telefoon staan. Gebruik van privé account door hen voor zakelijke e-mail verkeer vindt sporadisch plaats.
4
4. Een derde van de ondervraagde organisaties heeft op dit moment geen technische oplossing in huis voor het automatisch archiveren van e-mail. In de meeste gevallen wordt dit opgelost door geregeld back-ups te maken of het aan de gebruiker zelf over te laten hoe de mail te archiveren. 1000+ bedrijven hebben vaker al een oplossing gevonden. Het al dan niet hebben van een formeel e-mail beleid heeft geen invloed op het al dan niet hebben van een technische oplossing. 5. In geval van een juridisch onderzoek maakt ruim eenderde zich geen zorgen: ze verwachten geen onderzoek of issues, mocht het toch zover komen, dan is de verwachting dat er wordt goed of is gearchiveerd. Als er problemen worden verwacht, hebben deze te maken met de toegankelijkheid van de bestanden (formaat, locatie, etc) of met privacywetgeving. 6. Bijna de helft van de organisaties archiveert / maakt back ups op continue of dagelijkse basis. Daartegenover staat dat 1 op de 6 organisaties de afgelopen 15 jaar niet 1 keer de e-mail gearchiveerd heeft – ongeacht de bedrijfsgrootte. 7. Bijna éénderde van de organisaties overweegt het archief naar de cloud/Office 365 te migreren (of zit daar al) – 1000+ organisaties zelfs nog wat vaker. 5
Resultaten
6
Hebt u een duidelijk e-mail beleid binnen de organisatie? basis: n=163, organisaties met 200+ werknemers
ja
100%
nee
Hoe groter de organisatie, hoe vaker een duidelijk e-mail beleid. Zegt men. Echter, beleid over gebruik van privé-email accounts valt hier waarschijnlijk niet onder: ongeacht de organisatiegrootte heeft 10% van de organisaties hier geen beleid voor of afspraken over gemaakt.
90%
85%
80% 70%
66%
65%
64%
60% 50% 40%
36%
34%
35%
30% 15%
20% 10% 0% Totaal
<500
500-999
1000+
Aantal medewerkers 7
Overlegt u met collega's van andere afdelingen over het (wel of niet hebben van een) beleid voor e-mail archivering? basis: n=163, organisaties met 200 medewerkers of meer
100%
Als er wordt overlegd: in de meest gevallen met MT of board. Bij grotere organisaties vaker ook met collega’s van de IT afdeling.
90% 80% 70% 60% 50%
44%
40% 25%
30% 20%
12%
15%
12%
10%
10% 0% ja
Juridische zaken
HR
IT
Management Team / Board / Directie
Anders, nl:
8
Mogen medewerkers binnen de organisatie privé-account gebruiken voor zakelijke mail? basis: n=163, organisaties met 200 medewerkers of meer
ja
100%
Nee
Soms/ondervoorwaarden
Geen beleid/afspraken
90% 80%
80%
77%
73%
77%
70%
70%
64%
60% 50% 40% 30%
Bij driekwart van de organisaties niet toegestaan. En, ‘wel beleid’ leidt vaker tot niet toestaan van gebruik privé account voor zakelijke mail. ‘Soms/onder voorwaarden’ betekent: als er gemaild moet worden en het kan niet via de zakelijke mail, dan is het privé-account toegestaan. Vooral pragmatisch houden.
20%
17%
10%
10%
8% 9%
10% 7% 6%
8%
11%
12% 9% 9%
5%
9% 11%
10% 5%
3%
0% Totaal
Wel e-mail beleid
Geen e-mail beleid
<500 werknemers
500-999 werknemers
1000+ werknemers
9
Hebt u zelf uw privé e-mail account op uw telefoon staan? basis: n=163, organisaties met 200 medewerkers of meer – respondent is (eind) verantwoordelijk voor e-mail beleid.
Veelal toch ook privé e-mail account op telefoon. Wordt wel minder bij grotere organisaties, maar nog steeds de meerderheid die wel privé account op de telefoon heeft.
100% 90% 80%
76% 72%
74%
69%
70%
70% 58%
60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% ja
Wel e-mail beleid
Geen e-mail beleid
<500 werknemers
500-999 werknemers
1000+ werknemers
10
Zelf gebruiken van privé e-mail account voor zakelijke mail? basis: n=163, organisaties met 200 medewerkers of meer – respondent is (eind) verantwoordelijk voor e-mail beleid.
100%
Als gebruik expliciet is toegestaan, wordt er beduidend vaker zakelijke mail via het privé email account verstuurd. Wanneer het gebruik expliciet niet is toegestaan, wordt dit verbod door 3% van de respondenten (wel eens) genegeerd.
90% 80% 70% 60% 50% 40% 30%
20%
20% 10%
4%
6% 0%
3%
2%
2%
0% ja
Wel e-mail beleid
Geen e-mail beleid
Gebruik prive e- Gebruik prive e- Gebruik prive e- Geen beleid voor gebruik prive-email account mail account niet mail account mail account onder toegestaan toegestaan voorwaarden toegestaan
11
Hebt u momenteel een (technische) oplossing in huis voor het automatisch archiveren van e-mail? basis: n=163, organisaties met 200 medewerkers of meer
Nee
Nee, maar we zijn ons wel aan het oriënteren
Ja
100% 90%
Bijna de helft van de organisaties archiveert niet! Met name de organisaties met 500-999 werknemers laten het afweten – minder dan de helft archiveert e-mail. Organisaties die archiveren, doen dit overwegend op continue basis.
80% 70%
62% 60%
55%
54%
50% 40%
45%
45% 35%
34% 30%
30% 20%
11%
12%
10%
Totaal
-500 werknemers
500-999 werknemers
10%
8%
0% 1000+ werknemers
12
Hoe wordt e-mail correspondentie dan gearchiveerd? basis: n=163, organisaties met 200 medewerkers of meer
totaal 100%
1 op elke 6 organisaties heeft de afgelopen 15 jaar niet 1 keer de email gearchiveerd.
90% 80% 70%
Niet gearchiveerd, handmatig, alleen bij ontslag werknemer, etc...
60% 50% 40% 30%
24% 19%
20% 11% 10%
5%
0% Gedwongen door het stellen van een limiet aan de opslagcapaciteit van de mail boxen
We maken geregeld back-ups
Naar eigen inzicht van de werknemer
Anders,... (doorvragen)
13
Wat zijn in het geval van zo'n onderzoek, waarbij alle relevante e-mails overhandigd moeten worden, uw grootste zorgen? basis: n=163, bedrijven met 200+ werknemers
100%
Degenen zonder zorgen zijn ook veelal de organisaties die nu de archivering op orde zeggen te hebben.
90% 80% 70% 60% 50%
36%
40%
31%
30% 20%
16%
14%
12% 7%
10%
7%
0% We moeten alle e-mail boxen handmatig doorzoeken
Niet alle elementen Onze (oudere) e-mail De back-ups van onze van de e-mails archieven zijn niet e-mail archieven zijn (bijlagen, metadata, meer toegankelijk. moeilijk te doorzoeken publiek folders, .pst files, kalenders, contacten, notes etc.) z
Privacy wetgeving
Geen zorgen
Anders
14
E-mail al in Cloud / overweging e-mail naar de Cloud te emigreren? basis: n=163, organisaties met 200 medewerkers of meer
100% 90% 80% 70% 60% 50% 39%
40% 29%
30%
28%
32%
30% 20%
20% 10% 0% ja
Wel e-mail beleid
Geen e-mail beleid
<500 werknemers
500-999 werknemers
1000+ werknemers
15
