Samenwerkingsovereenkomst Mitros en Utrechtse bewonerscommissies Preambule De nieuwe Overlegwet vormt samen met het verlopen van de oude overeenkomst reden om nieuwe samenwerkingsafspraken te maken tussen Mitros, Mitropool en de bewonerscommissies. Onlangs is een nieuwe samenwerkingsovereenkomst getekend tussen Mitros en Mitropool. Bijzonder aan die overeenkomst is het experiment met een huurderspanel dat beide partijen met elkaar aangaan. In overleg tussen Mitros, Mitropool en een delegatie vanuit de Utrechtse bewonerscommissies is bijgaande ‘Samenwerkingsovereenkomst Mitros en Utrechtse bewonerscommissies’ tot stand gekomen. Deze Samenwerkingsovereenkomst geldt voor alle bewonerscommissies van Mitros in de stad Utrecht. Een bewonerscommissie is de gesprekspartner voor Mitros als het gaat om onderwerpen die spelen op het niveau van het complex. Voor onderwerpen die alle of veel van de Utrechtse huurders van Mitros raken, heeft Mitropool het primaat om gesprekspartner te zijn van Mitros. In de Overlegwet is de positie van bewonerscommissies versterkt. Toch waren veel zaken in onze ‘oude’ overeenkomst al goed geregeld. Veel verandert er dan ook niet. Doel van de Overlegwet is dat de verhuurder huurders betrekt bij beleid en beheer ten aanzien van het complex. Het gaat om goed overleg, om samenwerking, met respect voor ieders rol en verantwoordelijkheden. Uitgangspunt is zoeken naar gezamenlijkheid, vanuit verschillende posities. Bewonerscommissies moeten de belangen van de huurders die zij vertegenwoordigen kunnen behartigen. Ook Mitros heeft een eigen verantwoordelijkheid, bijvoorbeeld t.a.v. het bedrijf en t.a.v. afspraken die met de gemeente zijn gemaakt. Uitgangspunt is dan ook dat beide partijen wat te winnen hebben bij het overleg. Mitros krijgt meer tevreden huurders en huurdersinvloed komt het beheer ten goede. Doel van deze Samenwerkingsovereenkomst is om de wederzijdse intenties aan te geven met het overleg, rechten en plichten van Mitros en de bewonerscommissies helder aan te geven en enkele aanvullende afspraken te maken, zoals over de financiële tegemoetkoming voor bewonerscommissies. Bewonerscommissies en bewonersgroepen Bewonerscommissies hebben het recht om op tal van onderwerpen geïnformeerd te worden door, overleg te voeren met en advies te geven aan Mitros. Daar staat wel wat tegenover. In de Overlegwet, en dat is overgenomen in de Samenwerkingsovereenkomst, staat geformuleerd aan welke voorwaarden een groep bewoners moet voldoen om een ‘bewonerscommissie’ te zijn. De essentie van die voorwaarden is dat een bewonerscommissie spreekt namens de huurders in het complex, dat de inbreng van de bewonerscommissie steun heeft bij de achterban. Huurders moeten zich vertegenwoordigd voelen door de bewonerscommissie en moeten zich herkennen in de afspraken die de bewonerscommissie maakt met Mitros. Ook voor Mitros moet helder zijn dat de mensen waarmee zij overlegt verwoorden wat de huurders belangrijk vinden. Mitros zal in ieder geval eenmaal per jaar in haar overleggen met bewonerscommissies aandacht besteden aan de vraag hoe een bewonerscommissie het contact met haar achterban onderhoudt. Zowel Mitros als Mitropool zullen (nieuwe) bewonerscommissies ondersteunen door informatie en tips die o.a. beschikbaar zullen zijn via hun websites. Als er geen bewonerscommissie is in een complex maar wel een bewonersgroep die actief wil zijn, zonder het contact met de achterban te organiseren, kunnen zij ook overleg hebben met Mitros over wat zich afspeelt in het complex. Deze groepen kunnen een waardevolle bijdrage leveren en zijn de ogen en oren van Mitros. Mitros wil ook graag contact en overleg met
bewonersgroepen die spreken over wat zij zelf belangrijk vinden. De mening van een bewonersgroep weegt vanzelfsprekend minder zwaar dan die van een bewonerscommissie en de formele adviesprocedure, is niet van toepassing. Dat geldt ook voor de regeling voor een financiële tegemoetkoming. Kosten worden immers vooral gemaakt door het informeren en betrekken van de huurders in het complex of door het scholen van de vertegenwoordigers. Als een bewonersgroep een bewonerscommissie wil worden, willen Mitropool en Mitros hen graag advies en ondersteuning geven bij deze ontwikkeling. In de praktijk De praktijk kan er anders uit zien dan de formele regels van de Overlegwet, zoals die ook in het Protocol zijn opgenomen. Al vóór het ingaan van de nieuwe Overlegwet hadden bewonerscommissies adviesrecht op veel onderwerpen. Daar is dus al de nodige ervaring mee. De formele adviesprocedure wordt weinig gebruikt. In de praktijk formuleert een bewonerscommissie vaak haar mening in de overlegvergadering, nadat Mitros informatie heeft gegeven en toegelicht en nadat beide partijen van gedachten hebben gewisseld. Van belang daarbij is dat beide partijen ook onderbouwen waarom ze iets willen. Het verslag van het overleg is belangrijk: daarin wordt het een en ander schriftelijk vastgelegd. Als het overleg uiteindelijk niet leidt tot overeenstemming omdat de uitgangspunten te ver uit elkaar liggen, kan de bewonerscommissie voor de adviesprocedure kiezen. Een advies kan overigens ook positief zijn. Deze procedure is een arbeidsintensief middel met brieven en termijnen. Het advies moet o.a. ingaan op motieven en onderbouwing. Renovatie, sloop en samenhang met DUO In een aantal wijken van Utrecht vindt stedelijke vernieuwing plaats onder de naam ‘Utrecht Vernieuwt, De Utrechtse Opgave’ (DUO). Dit betekent dat er plannen zijn om complexen te renoveren of te slopen en te vervangen door nieuwbouw. Dit vergt van corporaties flinke investeringen, maar is zeker ook voor bewoners zeer ingrijpend. Daarom zijn de gemeente, de Utrechtse woningcorporaties en De Bundeling (stedelijke huurdersorganisatie) al sinds lange tijd het zogenaamde DUO-protocol Herstructurering overeengekomen. Dit DUO-protocol gaat over de rechten van bewoners(commissies) die met dergelijke ingrepen te maken krijgen. In de Samenwerkingsovereenkomst wordt in bijlage 1 naar dit protocol verwezen. Er zijn besprekingen gestart over de evaluatie en herziening van het DUO-protocol. Wanneer in dit document verwezen wordt naar het DUO-protocol, wordt altijd het meest recente protocol bedoeld. Mitros, Mitropool en de delegatie vanuit de Utrechtse bewonerscommissies menen dat bijgaande ‘Samenwerkingsovereenkomst Mitros en Utrechtse bewonerscommissies’ een goede basis biedt voor een constructieve samenwerking tussen Mitros en haar bewonerscommissies in Utrecht.
Aldus overeengekomen op te Utrecht op 8 november 2010
Namens Mitros, Karin Verdooren
……………………………………..
Namens Mitropool: Rien van Viegen
………………………………………
Namens de BC’s: Gert van Schaik
……………………………………..
Samenwerkingsovereenkomst Mitros en Utrechtse Bewonerscommissies Overwegende dat: • er een nieuwe Wet op het overleg Huurder Verhuurder (Overlegwet) geldt • de verhuurder verantwoordelijk is voor het beleid en beheer inzake het totale woningbestand; • de verhuurder de belangen van huurders van zijn woningen erkent en daarom afspraken wil maken met de bewonerscommissie over informatie-, en adviesrecht, zodat de invloed van huurders op het beleid van de verhuurder voor zover dat van belang is voor het complex voldoende wordt gewaarborgd; • de verhuurder huurders direct wil betrekken bij onderwerpen die voor hen van belang zijn, om op die manier slagvaardig te kunnen inspelen op de wensen van de huurders vanuit het besef dat daadwerkelijke betrokkenheid en invloed van de zijde van de huurders bevorderlijk is voor een goede dienstverlening en een effectief beheer van de woningen van de verhuurder; • het belangrijk is dat de bewonerscommissie deze betrokkenheid en invloed uitoefent vanuit een onafhankelijke en zelfstandige positie; • voor het beleid en beheer van de verhuurder een goede onderlinge verstandhouding van belang is en gestructureerd overleg en respect voor elkaars doelstellingen noodzakelijk zijn; • de verhuurder er waarde aan hecht dat de bewonerscommissie draagvlak heeft bij de huurders die zij vertegenwoordigt; • de samenwerking tussen verhuurder en bewonerscommissie tot doel heeft: - het optimaliseren van de kwaliteit van het wonen; - het bevorderen van een goede relatie tussen huurders en verhuurder; - het laten aansluiten van het door de verhuurder te voeren beleid bij de behoefte van de (toekomstige) huurders; komen het navolgende overeen:
I
BEGRIPSOMSCHRIJVING
Huurder: natuurlijke persoon, die met betrekking tot een bepaalde woning of wooneenheid - in de desbetreffende complexen waar een bewonerscommissie actief is - een huurovereenkomst is aangegaan met de verhuurder en er zijn hoofdverblijf heeft. Onder huurder wordt ook begrepen de medehuurder. Tevens wordt onder huurder verstaan degene die de woning met toestemming van de verhuurder huurt van een huurder die de woning van de verhuurder huurt. Huurwoning: de woning die in eigendom of beheer is van de verhuurder. Complex: een verzameling woningen van de verhuurder die financieel, administratief, qua bouwwijze of anderszins een eenheid vormen. Bewonerscommissie: een groep huurders die de belangen behartigt van de huurders in (een) bepaald(e) complex(en). Geschil: is aanwezig zodra de ene partij hiervan schriftelijk mededeling doet aan de andere partij.
Geschillencommissie: geschillencommissie zoals bedoeld in VIII van de Samenwerkingsovereenkomst.
II
DOELSTELLINGEN EN UITGANGSPUNTEN
1.
De Samenwerkingsovereenkomst is opgesteld met de doelstelling: a) De bewonerscommissie goede mogelijkheden te bieden om de belangen te behartigen van degenen die ze vertegenwoordigt; b) De verhuurder met het overleg mogelijkheden te bieden om de dienstverlening aan zijn huurders te optimaliseren; c) De taken en bevoegdheden van de verhuurder en de bewonerscommissie te verduidelijken; d) Regels en procedures af te spreken om het overleg tussen de verhuurder en de bewonerscommissie te verduidelijken en te structureren en een goede overlegrelatie te bevorderen; e) Het bevorderen van gelijkwaardig overleg tussen de verhuurder en de bewonerscommissie met respect voor ieders positie en verantwoordelijkheden. De verhuurder zal nieuwe bewoners attenderen op de mogelijkheid zich aan te sluiten bij de bewonerscommissie. Bij wijziging in wetgeving of inwerkingtreding van enige andere wetgeving voor het overleg tussen huurder en verhuurder zal de Samenwerkingsovereenkomst – zo nodig – worden bijgesteld.
2. 3.
III
ERKENNING EN REPRESENTATIVITEIT
1.
De verhuurder erkent de bewonercommissie als gesprekspartner voor de onderwerpen van beleid en beheer zoals genoemd in bijlage 1 die voor de huurders van dat complex van belang kunnen zijn onder voorwaarde dat: de bewonerscommissie alle huurders van de woningen, waarvoor ze de belangen behartigt, in de gelegenheid stelt om zich bij haar aan te sluiten; de commissie bestaat uit minimaal drie vertegenwoordigers; de bewonerscommissie de huurders op de hoogte houdt van haar activiteiten en hen betrekt bij haar standpuntbepaling; de bewonerscommissie ten minste éénmaal per jaar een vergadering uitschrijft voor de huurders, waarin ze verantwoording aflegt van haar activiteiten in het verstreken jaar en haar plannen bespreekt voor het eerstvolgende jaar en deze vaststelt; De verhuurder ontvangt een kort verslag van dit overleg. De bewonerscommissie toont op verzoek van de verhuurder aan welk deel van de huurders van het complex zij vertegenwoordigt, op welke wijze zij de huurders betrekt bij de standpuntbepaling en hoe de communicatie met de huurders plaatsvindt. De verhuurder kan besluiten een bewonerscommissie niet te erkennen als bewonerscommissie in de zin van de Overlegwet, indien de commissie niet aannemelijk kan maken dat zij namens de huurders van het complex met de verhuurder in overleg kan treden. Wanneer er meerdere bewonerscommissies voor hetzelfde woningcomplex zijn opgericht, kan de verhuurder besluiten slechts die bewonerscommissie als gesprekspartner te erkennen die het meest representatief is.
a) b) c) d)
e)
f)
g)
IV
HET OVERLEG TUSSEN VERHUURDER EN BEWONERSCOMMISSIE(S)
1.
Het zwaartepunt van het overleg met de bewonerscommissie(s) ligt bij de onderwerpen die zich in het betreffende complex afspelen. De in de bijlage 1 genoemde onderwerpen zullen, wanneer daartoe aanleiding bestaat, aan de orde worden gesteld. Het overleg tussen de verhuurder en de bewonerscommissie(s) vindt tenminste eenmaal, maar bij voorkeur tweemaal per jaar plaats of vaker, als één of beide partijen dat noodzakelijk acht. De verhuurder wordt in de overlegvergadering vertegenwoordigd door daartoe belaste medewerkers, al dan niet vergezeld van één of meer functionarissen van de verhuurder. De bewonerscommissie wordt in de overlegvergadering vertegenwoordigd door haar vertegenwoordigers. De bewonerscommissie of de verhuurder kan na tijdige voorafgaande kennisgeving aan de andere overlegpartner, een of meer deskundigen uitnodigen tot het bijwonen van een overleg, indien dit voor de behandeling van een bepaald onderwerp redelijkerwijze nodig is. Het voorzitterschap wordt in onderling overleg bepaald. De datum en agenda van het overleg worden gezamenlijk en in overleg bepaald en worden ten minste twee weken voorafgaand aan het overleg aan de deelnemers toegezonden. Het verslag van de overlegvergadering wordt uiterlijk drie weken na het overleg opgesteld door de verhuurder en aan de deelnemers toegezonden. Bij het verslag zal een afsprakenlijst met afhandelingstermijnen worden gevoegd. Het verslag wordt in het volgende overleg vastgesteld.
2.
3. 4. 5.
6. 7.
8.
V
RECHT OP INFORMATIE
1.
De verhuurder informeert de bewonerscommissie op verzoek tijdig en kosteloos over de onderwerpen van beleid en beheer zoals genoemd in bijlage 1 die voor de bewonerscommissie van wezenlijk belang kunnen zijn. de verplichting te informeren geldt niet voor informatie tegen de verstrekking waarvan het bedrijfsbelang van de verhuurder zich verzet. De partijen kunnen nadere afspraken maken over het vertrouwelijk behandelen van stukken. De bewonerscommissie zal in ieder geval de namen en adressen van haar vertegenwoordigers aan de verhuurder ter beschikking stellen.
2. 3. 4.
VI
ADVIESRECHT
1.
De verhuurder informeert uit eigen beweging schriftelijk over voornemens tot wijziging in het door hem gevoerde beleid met betrekking tot de onderwerpen zoals genoemd in bijlage 1 voor zover die op het complex van toepassing zijn. De verhuurder geeft daarbij zijn beweegredenen aan en de gevolgen van zijn voornemens voor de huurders. De verhuurder voert een voornemen tot wijziging in het beleid niet uit, dan nadat hij de bewonerscommissie in staat heeft gesteld met hem over de verstrekte informatie overleg te voeren en, als de bewonerscommissie dat wenst, daarover schriftelijk advies uit te brengen. In de praktijk vindt het geven van advies vaak plaats in de vergadering en wordt dit in het verslag vastgelegd.
2.
3. 4.
5.
Als de bewonerscommissie niet binnen zes weken reageert op het verzoek om advies, wordt aangenomen dat ze met het voorgestelde instemt. Op een door de bewonerscommissie uitgebracht schriftelijk advies wordt door de verhuurder zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen twee weken na ontvangst van dat advies, schriftelijk en gemotiveerd gereageerd. De verhuurder kan een voornemen tot wijziging van zijn beleid uitvoeren na ontvangst van een schriftelijke mededeling van de bewonerscommissie dat deze geen bezwaar heeft tegen het voornemen, als de gestelde termijn voor het uitbrengen van advies is verstreken of drie dagen nadat de bewonerscommissie de schriftelijke reactie op haar advies heeft ontvangen.
VII
FINANCIËLE REGELING
1.
2.
De verhuurder ondersteunt de bewonerscommissie(s) door een bijdrage in de kosten die samenhangen met haar taken, zoals het op de hoogte houden van de huurders, het betrekken van de achterban bij de standpuntbepaling en de deskundigheidsbevordering van haar vertegenwoordigers. De regeling is uitgewerkt in bijlage 2.
VIII
GESCHILLENREGELING
1.
Geschillen en interpretatievragen die voortvloeien uit deze Samenwerkingsovereenkomst, al dan niet in combinatie met de Overlegwet, kunnen op verzoek van een der partijen of door hen gezamenlijk worden voorgelegd aan een (ad hoc) te benoemen geschillencommissie. De in het eerste lid genoemde geschillencommissie bestaat uit drie personen. De verhuurder en de bewonerscommissie wijzen elk een lid aan, die wederzijds aantoonbaar deskundig is op in ieder geval het terrein van de Overlegwet. Deze beide leden wijzen samen het derde lid aan. Dit derde lid wordt aangewezen als neutrale voorzitter. De geschillencommissie toetst of partijen de bepalingen van de Overlegwet dan wel de afspraken in deze overeenkomst zijn nagekomen. Als één van de partijen daarom vraagt, zullen de partijen mondeling gehoord worden door de geschillencommissie. De geschillencommissie besluit binnen zes weken na haar aantreden over het voorgelegde geschil. Deze termijn kan eenmalig, na schriftelijke en gemotiveerde kennisgeving, worden verlengd met maximaal twee weken. Zolang het geschil onderwerp van arbitrage is, wenden partijen zich niet tot de kantonrechter, behoudens gevallen waarmee een spoedeisend belang is gemoeid. De uitspraak van de geschillencommissie is bindend, tenzij een van de partijen binnen twee weken na de uitspraak alsnog besluit het geschil voor te leggen aan de kantonrechter. Mitros neemt de kosten voor haar rekening van de gebruikelijke vergoeding aan de leden van de in te stellen geschillencommissie. Het is partijen bekend dat een landelijke geschillencommissie wordt ingesteld. Partijen zullen, zodra deze commissie geschillen in behandeling kan nemen, met elkaar in overleg treden om te bezien of de hierboven beschreven geschillenregeling moet worden gewijzigd.
2.
3. 4. 5.
6. 7.
8. 9.
IX
DUUR EN WIJZIGING VAN DEZE OVEREENKOMST
1.
Deze overeenkomst is aangegaan voor onbepaalde tijd en treedt in werking met ingang van ondertekening van de overeenkomst. Twaalf maanden na ondertekening wordt deze overeenkomst en de aard en inhoud van het overleg tussen partijen geëvalueerd. Vervolgens wordt jaarlijks in overleg tussen partijen bepaald of evaluatie gewenst is. De verhuurder dan wel de huurdersorganisatie na overleg met de Utrechtse bewonerscommissies kunnen deze overeenkomst opzeggen. Eenzijdige opzegging geschiedt schriftelijk en gelet op de inhoud en strekking van deze overeenkomst met redenen omkleed en met inachtneming van een opzegtermijn van minimaal zes maanden. Voordat partijen deze overeenkomst conform het vorige lid opzeggen, zal er overleg tussen partijen plaatsvinden. Deze overeenkomst kan worden gewijzigd als partijen hierover overeenstemming hebben bereikt. De wijziging(en) word(t)(en) schriftelijk vastgelegd en ondertekend door partijen.
2.
3.
4. 5.
Bijlage 1 Overzicht onderwerpen bewonerscommissies (recht op informatie, overleg en gekwalificeerd advies) voor zover ze betrekking hebben op het complex
Onderwerp
Jaarlijkse afrekening stook- en servicekosten (alleen recht op informatie en overleg) Toelichting: Jaarlijks wordt de afrekening van de stook- en servicekosten over het voorgaande jaar, indien de bewonerscommissie dat wenst, besproken. Dit is een feitelijke afrekening, waarbij het adviesrecht niet van toepassing is. Mitros verstrekt de overzichten, geeft een toelichting, beantwoordt vragen en corrigeert zo nodig.
Servicekostenpakket: samenstelling, kwaliteitsniveau en prijs Toelichting: Mitros en de bewonerscommissie peilen voor relevante wijzigingen in het servicekostenpakket, vooral als deze ook consequenties hebben voor de kosten, altijd of er draagvlak is onder huurders. Dat kan eenvoudig door huurders te informeren en een mogelijkheid te geven om te reageren. Dat kan bij wat belangrijkere wijzigingen via een huurdersbijeenkomst en/of middels een schriftelijke peiling van de meningen. Het is aan het onderlinge overleg tussen Mitros en de bewonerscommissie hoe het draagvlag gemeten wordt. De wet schrijft voor dat bij grote wijzigingen (als er in het pakket iets bij komt of vervalt) en grote kostenverhogingen er een draagvlakmeting gehouden moet worden, waarbij 70% van de huurders moet instemmen. De omschrijving in de Overlegwet biedt interpretatieruimte. De komende jaren wordt gekeken hoe het in praktijk werkt. De Overlegwet geeft niet aan wanneer er sprake is van grote wijzigingen, dus zal dit later nader moeten worden beschreven. Dit geldt ook wanneer en in welke mate het draagvlak onder bewoners moet worden gepeild.
Beheer en leefbaarheid t.a.v. het complex Toelichting: Bijv. dagelijks beheer, aanpak overlast, verbetering veiligheid, beheerplan. Mitros en de bewonerscommissie werken samen en maken afspraken over de gezamenlijke inzet. Dit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid
Beleid leefbaarheid en herstructurering van buurt en wijk Toelichting: Partijen kunnen ervoor kiezen met meerdere bewonerscommissies en overige huurders in een gebied gezamenlijk te overleggen. Dat ligt zelfs voor de hand.
Verkoop huurwoningen binnen het complex Toelichting: Het verkoopbeleid is een onderwerp van overleg tussen Mitros en Mitropool (aantal verkopen, uitgangspunten voor aanwijzen complexen). Op complexniveau gaat het met name om afstemming van een langdurig traject: planning van bouwkundige maatregelen om splitsen mogelijk te maken, hoe worden huurders geïnformeerd, welke rechten en mogelijkheden hebben huurders, hoe gaat het beheer plaatsvinden in de Vereniging van Eigenaren (VVE). De verdere invulling op complexniveau is momenteel in ontwikkeling. Mitropool en Mitros zijn over de rol van de huurders bij beheer en onderhoud in gemengde complexen met elkaar in overleg.
Verkoop complex als geheel Toelichting: Dit komt zelden voor. Als Mitros een heel complex wil verkopen aan een andere verhuurder moet een procedure van het ministerie van VROM worden gevolgd. Gemeente, Mitropool en bewonerscommissie kunnen daarin advies geven.
Planmatig onderhoud complex Toelichting: Mitros kan voor het eerste jaar concreet aangeven welke maatregelen staan ingepland (programma, planning, uitvoering). Voor de jaren daarop volgend kan Mitros logischerwijs alleen een indicatie geven. Die maatregelen en planning zijn nog niet definitief vastgelegd.
Jaarlijkse huurverhoging (alleen recht op informatie en overleg) Toelichting: De gemiddelde hoogte van de huurverhoging per 1 juli en de uitgangspunten voor een eventuele differentiatie over de complexen is een onderwerp voor overleg tussen Mitros en Mitropool. De invloed op complexniveau is dus zeer gering. Wel zal Mitros de huurverhoging aankondigen en toelichten.
Renovatie en herstructurering Toelichting: DUO-afspraken. Bij renovatie of sloop van zogenaamde DUO-complexen gelden stedelijke afspraken over het participatieproces en de rechten van bewoners(-commissies) als leidraad. Deze afspraken zijn opgenomen in het DUO-protocol Herstructurering. Bij sloop of renovatie die zo ingrijpend is dat bewoners moeten verhuizen, geldt dat er aantoonbaar draagvlak moet zijn voor de plannen en het sociaal plan. Dit is in 2006 door het College ingevuld met: minimaal 60% instemming bij draagvlakmeting. Momenteel wordt dit Protocol geëvalueerd en mogelijk gewijzigd. Als het DUO-protocol wordt vervangen door een andere stedelijke afspraak, zullen de nieuwe afspraken gelden. Voor niet-DUO-complexen geldt het Protocol formeel niet. Bij de aanpak van deze complexen zal Mitros in overleg met de bewonerscommissie afspraken maken over het participatieproces. Mitros en Mitropool/bewonerscommissies zullen de evaluatie en mogelijke wijzigingen in het Protocol afwachten. Wanneer er overeenstemming is over vernieuwde afspraken (naar verwachting in 2010)
zal overleg plaatsvinden over de toepassing van deze afspraken in andere delen van de stad, rekening houdend met mogelijke verschillen in schaal of impact en ervan uitgaande dat met deze huurders op een gelijkwaardige manier wordt overlegd. Bij huurverhoging als gevolg van renovatie/woningverbetering geldt dat minimaal 70% van de huurders moet instemmen (wettelijk, tevens vastgelegd in de huidige DUO-afspraken). Dit geldt altijd. Als dit percentage gehaald is, kan een huurder die niet instemt binnen 8 weken de redelijkheid van het voorstel laten toetsen bij de kantonrechter.
Bijlage 2 Financiële regeling
1. 2.
3.
4. 5.
6.
7.
8.
9.
10.
Om voor een financiële bijdrage in aanmerking te komen dient een bewonerscommissie te voldoen aan de bepalingen onder III 1 at/m e van de Samenwerkingsovereenkomst. Een bijdrage in de onkosten wordt slechts verleend voor die werkzaamheden die met de taak van bewonerscommissies verband houden. Het gaat bijvoorbeeld om een tegemoetkoming in kosten voor vergaderruimte, het informeren van de achterban (bv. fotokopieën, portokosten), het betrekken van de achterban bij haar standpuntbepaling, de scholing van de vertegenwoordigers van de bewonerscommissie en het bevorderen van de onderlinge band met de bewoners bij voorkeur gekoppeld aan een activiteit van de bewonerscommissie. Voor sociale activiteiten doet de bewonerscommissie in eerste instantie een aanvraag bij de gemeente. Om voor een bijdrage in aanmerking te komen, dienen bewonerscommissies vóór 1 maart van het nieuwe boekjaar bij Mitros Utrecht een schriftelijke aanvraag in voor een financiële bijdrage, voorzien van een begroting. Het boekjaar is gelijk aan een kalenderjaar. Het maximumbedrag voor bewonerscommissies is vastgesteld op € 550 in 2010. Elk jaar wordt dit bedrag geïndexeerd conform het CPI (Consumentprijsindex van het CBS). Bewonerscommissies die een hoger bedrag dan in lid 4 genoemd menen nodig te hebben, dienen bij hun aanvraag een werkplan te voegen, met daarin gemotiveerd omschreven welke activiteiten zij van plan zijn uit te voeren. Bij de beoordeling van de in lid 4 en 5 genoemde aanvraag houdt Mitros rekening met de omvang van het complex waarin de bewonerscommissie actief is, alsmede met de aard van de problematiek. Indien Mitros een bijdrage toekent die lager is dan de aanvraag, zal Mitros dit motiveren. Bewonerscommissies moeten na afloop van het boekjaar (maar in ieder geval vóór 1 maart van het nieuwe boekjaar) een eindafrekening indienen, voorzien van bewijsstukken (bonnen), en een verslag van hun werkzaamheden. Bewonerscommissies die al eerder een bijdrage hebben ontvangen, krijgen na aanvang van het nieuwe boekjaar niet eerder het hun toekomende bedrag dan nadat afrekening van het vorige boekjaar heeft plaatsgevonden. Een gedeeltelijke vooruitbetaling van dit voorschot is mogelijk in overleg met de contactpersoon van Mitros en op basis van een concrete aanleiding. Na indiening en goedkeuring van de eindafrekening en van de aanvraag voor financiële bijdrage voor het nieuwe boekjaar worden deze met elkaar verrekend tot een voorschot. Mitros streeft er naar dat de bewonerscommissie dit voorschotbedrag binnen 4 weken na indiening ontvangt. Bewonerscommissies dienen over een aparte bank- of girorekening te beschikken op naam van de bewonerscommissie, waarop Mitros het onder 9 genoemde bedrag kan storten.
