Samenwerkingsovereenkomst Inrichting en Beheer Elisabethterrein De ondergetekenden: Gemeente Amersfoort, gevestigd aan het Stadhuisplein 1, 3811 LM Amersfoort, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer M. Tigelaar,wethouder, krachtens artikel 171 van de Gemeentewet handelend ter uitvoering van een besluit van de burgemeester, te dezen handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van …………, verder te noemen: “de Gemeente”; en Stichting Elisabeth Groen,KvK 60303859, gevestigd aan Heiligenbergerweg 122, 3816 AM Amersfoort, te dezen krachtens artikel 8 van haar statuten rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer P.Struijk, voorzitter, en mevrouw M. van der Heijden, secretaris, verder te noemen: “de Stichting “ verder gezamenlijk aangeduid als “Partijen”, overwegende dat: de Gemeente heeft besloten om het Elisabethterrein te ontwikkelen tot een groen beekdal, dat als onderdeel van en samen met Park Randenbroek zal gaan functioneren als een gevarieerd recreatief groengebied voor heel Amersfoort; het inrichting-en-beheerplan voor het Elisabethterrein is opgesteld door de Kerngroep Samenwerking Elisabeth Groen, waarin waren vertegenwoordigd de Gemeente, Stichting Heiligenbergerbeekdal, Samenwerkende Groeperingen Leefbaar Amersfoort, Het Nieuwe Samenwerken, De Nieuwe Erven en inwoners van Amersfoort; het inrichting-en-beheerplan Elisabethlocatie op 17 december 2013 bij besluit nr. 4513456 is vastgesteld door de gemeenteraad van Amersfoort; de Gemeente in het kader van bestuurlijke vernieuwing hecht aan voortzetting van de belangrijke rol van betrokken inwoners bij de ontwikkeling en het beheer van het Elisabethterrein; een burgerinitiatief heeft geleid tot de oprichting van Stichting Elisabeth Groen, die zich ten doel stelt het inrichten en ontwikkelend beheren van het Elisabethterrein; de Stichting haar doel tracht te bereiken door inhoudelijk op te treden als opdrachtgever voor de inrichting en het beheer van het Elisabethterrein, het opbouwen en onderhouden van een netwerk van belanghebbenden, het aanwakkeren van initiatieven, het werven, binden en aansturen van vrijwilligers, en al hetgeen met een en ander verband houdt en daartoe bevorderlijk kan zijn; dat Partijen het wenselijk achten in verband met de inrichting en het beheer van het Elisabethterrein afspraken te maken over de rechten en verplichtingen van Partijen,
komen overeen als volgt:
Artikel 1 Definities en uitleg 1. In deze overeenkomst wordt onder de volgende begrippen verstaan: a. Aanbestedingsdossier: Het door de Gemeente en de Stichting gezamenlijk vast te stellen dossier waarin zowel de aanbestedingsprocedure als de documenten met de specificaties en eisen zijn opgenomen, b. Aannemer: De aannemer met wie de Gemeente een Aannemingsovereenkomst sluit met betrekking tot de werkzaamheden tot inrichting en het beheer van het Elisabethterrein; c. Aannemingsovereenkomst: de overeenkomst tussen Gemeente en Aannemer met betrekking tot de werkzaamheden tot inrichting en beheer van het Elisabethterrein;
d. Elisabethterrein: een terrein van ongeveer 6 hectare, eerder gebruikt als vestigingslocatie Elisabeth van het Meander Medisch Centrum, gelegen aan de Ringweg Randenbroek te Amersfoort, zoals vastgelegd op de bij deze overeenkomst gevoegde tekening; e. Gebouwen: de op het Elisabethterrein blijvende gebouwen, te weten het ketelhuis met schoorsteen en de villa aan de Heiligenbergerweg 159; f. Gemeente: gemeente Amersfoort. g. Inrichting-en-beheerplan: het inrichting-en-beheerplan Elisabethlocatie, dat op 17 december 2013 bij besluit nr. 4513456 is vastgesteld door de gemeenteraad van Amersfoort; h. Parkmanager: adviseur van de Stichting met betrekking tot het beheer van het Elisabethterrein en het aansturen van vrijwilligers i. Stichting: Stichting Elisabeth Groen; j. Overeenkomst: de onderhavige overeenkomst. 2. De aanhef van de artikelen is slechts opgenomen ter vergemakkelijking van het gebruik en heeft geen invloed op de interpretatie van de artikelen. Artikel 2. Doel van deze overeenkomst Partijen leggen met deze overeenkomst nadere afspraken vast over de samenwerking en de toedeling van verantwoordelijkheden met betrekking tot de inrichting en het beheer van het Elisabethterrein. Artikel 3 Inhoudelijk opdrachtgeverschap De gemeente draagt hierbij op aan de Stichting, die deze opdracht aanvaardt om als inhoudelijk opdrachtgever op te treden van de Aannemer voor de uitvoering van het inrichting-en-beheerplan. Het formele opdrachtgeverschap blijft berusten bij de Gemeente. Artikel 4 Aanbesteding 1. Partijen zullen in onderling overleg een Aanbestedingsdossier opstellen, daaronder begrepen het inschakelen van externe adviseurs voor het opstellen van een bestek. 2. De selectie vande Aannemer zal geschieden in overleg en overeenstemming tussen Partijen, waarna de Gemeente de opdracht formeel zal gunnen. 3. Het bepaalde in het vorige lid is van overeenkomstige toepassing op de selectie van en gunning van de opdracht aan een directievoerder voor de inrichtingsfase. Artikel 5 Aannemingsovereenkomst 1. Partijen zijn jegens elkaar als respectievelijk inhoudelijk en formeel opdrachtgever gehouden - tot nakoming van de verplichtingen jegens de Aannemer uit hoofde van de Aannemingsovereenkomst; en - de Aannemer aan de naleving van zijn verplichtingen uit hoofde van de Aannemingsovereenkomst te houden. 2. De Stichting zal de Aannemer niet eerder meerwerk opdragen, dan nadat de Gemeente hiermee schriftelijk heeft ingestemd, behoudens gevallen, dat de vereiste spoed zich verzet tegen het vooraf vragen van goedkeuring van de Gemeente.
3. De Gemeente zal facturen van de Aannemer eerst voldoen na inhoudelijke beoordeling en goedkeuring door de Stichting. Artikel 6 Jaarlijkse financiële bijdrage Gemeente aan Stichting 1. De Gemeente verstrekt jaarlijks aan de Stichting een financiële bijdrage aan de door de Stichting te maken bestuurskosten, de kosten van af te sluiten van verzekeringen en het inhuren van een Parkmanager (voor 8 tot 12 uren per week), welke bijdrage bestaat uit 1/10 gedeelte van de som van de volgende formule: Basisbudget €------Plus Bijdrage bomencompensatie € p.m. Plus Opbrengst verkoop Gebouwen € p.m. Minus Opdrachtsom Aannemingovereenkomst € p.m. -------------------SOM 2. Partijen zullen inspanningen richten op een zodanige uitkomst van bovenstaande formule, dat deze toereikend is voor de financiering van de in lid 1 genoemde basiskosten van de Stichting. Indien de overeenkomstig lid 1 berekende jaarlijkse bijdrage ontoereikend is voor de financiering van de basiskosten van de Stichting, verstrekt de Gemeente na overleg en afstemming met de Stichting aanvullende financiële middelen vanuit het budget van de afdeling Stedelijk Beheer.
Artikel 7 Ketelhuis 1. De Gemeente betrekt de Stichting bij de verkoop van het Ketelhuis, omdat de Stichting niet uitsluitend belang heeft bij de hoogte van de verkoopprijs, maar ook bij het toekomstige gebruik van het Ketelhuis in relatie tot de ontwikkeling van en activiteiten op het Elisabethterrein. 2. De Gemeente zal bij de verkoop van het Ketelhuis er naar streven dat de toekomstige eigenaar beperkt gebruik van een geschikte vergaderruimte/ontmoetingsruimte ten behoeve van de Stichting mogelijk maakt. Artikel 8 Visual Tree Assessment De Gemeente zal vierjaarlijks de bomen op het Elisabethterrein met gebruikmaking van de Visual Tree Assessment methodiek laten beoordelen op kwaliteit en op stabiliteit en gevaar voor de omgeving. De Stichting is verantwoordelijk voor het opvolgen van de uit deze beoordeling voortvloeiende aanbevelingen. Artikel 9 Speeltoestellen De Gemeente draagt voor eigen rekening (vanuit het budget van de afdeling Stedelijk Beheer) zorg voor het jaarlijks uitvoeren van een veiligheidsinspectie van speeltoestellen op het Elisabethterrein, daaronder begrepen speelelementen van een natuurspeelplaats, overeenkomstig het Warenwetbesluit veiligheid attractie- en speeltoestellen. De Stichting is verantwoordelijk voor het opvolgen van de uit deze veiligheidsinspectie voortvloeiende aanbevelingen en de daaraan verbonden kosten. Artikel 10 Vergunningen activiteiten Elisabethterrein De gemeente verleent geen vergunningen voor evenementen of andere activiteiten op het Elisabethterrein, indien de belangen van de Stichting zich daartegen verzetten. De Gemeente treedt daarover in voorkomende gevallen tijdig in overleg met de Stichting. Artikel 11 Rapportage en informatieverplichtingen 1. De Stichting rapporteert jaarlijks aan de gemeente over de inrichting en het beheer van het Elisabethterrein met het overleggen van de jaarstukken van de Stichting. 2. De Stichting verplicht zich de Gemeente tijdig en volledig te informeren over alle voorvallen en ontwikkelingen die voor de gemeente van belang zijn in relatie tot de inrichting en het beheer van het Elisabethterrein. 3. De Gemeente zal de Stichting tijdig en volledig informeren over alle ontwikkelingen en voorgenomen besluiten, die van belang zijn voor de inrichting en het beheer van het Elisabethterrein, daaronder begrepen alle ontwikkelingen en voorgenomen besluiten tijdens de sloopfase.
Artikel 12 Periodiek overleg Partijen plegen periodiek overleg over de uitvoering van deze samenwerkingsovereenkomst, maandelijks in de periode tot het afsluiten van de Aannemingsovereenkomst met de Aannemer en daarna halfjaarlijks. Artikel 13 Ingangsdatum, looptijd en ontbinding 1. Deze overeenkomst gaat in na ondertekening van deze Overeenkomst door Partijen en eindigt 10 jaren na oplevering van de inrichting van het Elisabethterrein door de Aannemer. 2. Partijen treden uiterlijk 12 maanden voor het einde van de looptijd van deze overeenkomst met elkaar in overleg over het al dan niet verlengen van deze overeenkomst, al dan niet onder gewijzigde voorwaarden. 3. Ieder der Partijen is gerechtigd deze overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven buiten rechte, geheel of gedeeltelijk, te ontbinden, indien de andere partij ook na schriftelijke aanmaning, in gebreke blijft te voldoen aan haar verplichtingen uit deze overeenkomst. 4. De Gemeente is gerechtigd - zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling is vereist en buiten rechte - de overeenkomst middels aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien de Stichting surseance of voorlopige surseance van betaling wordt verleend, dan wel deze door de Stichting wordt aangevraagd, de Stichting in staat van faillissement wordt verklaard dan wel zijzelf of derden haar faillissement aanvragen, dan wel de Stichting niet langer in staat moet worden geacht de verplichtingen uit de overeenkomst na te komen. 5. Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van de overeenkomst voort te duren, blijven na die beëindiging van kracht.
Artikel 14 Wijzigingen/aanvullingen 1. Partijen treden met elkaar in overleg, indien één van de Partijen het wenselijk acht deze Overeenkomst te wijzigen en/of aan te vullen. 2. Aanvullingen of wijzigingen waarover tussen Partijen overeenstemming is bereikt zullen schriftelijk worden vastgelegd en als bijlage(n) aan deze overeenkomst worden gehecht. Artikel 15 Geschillen 1. Partijen zullen trachten alle geschillen (daaronder begrepen die welke slechts door één der Partijen als zodanig worden beschouwd) die naar aanleiding van deze overeenkomst mochten ontstaan, in onderling overleg te beslechten. 2. Indien het onmogelijk is gebleken geschillen in onderling overleg op te lossen, zullen Partijen trachten deze op te lossen met mediation conform het daartoe strekkende reglement van de Stichting Nederlands Mediation Instituut te Rotterdam, zoals dat luidt op de aanvangsdatum van de mediation. 2. Indien een minnelijke regeling tussen Partijen niet kan worden bereikt met behulp van mediation, is ieder der Partijen gerechtigd het geschil voor te leggen aan de daartoe bevoegde rechter te Utrecht.
Artikel 16 Slotbepalingen 1. Algemene leverings- en betalingsvoorwaarden van Partijen zijn niet van toepassing op deze overeenkomst. 2. Kennisgevingen die Partijen op grond van deze overeenkomst aan elkaar zullen doen, vinden schriftelijk plaats. 3. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd. Aldus opgemaakt in tweevoud en ondertekend te Amersfoort op …………………..2014 De gemeente,
De Stichting,
M. Tigelaar
P. Struijk
M. van der Heijden
Wethouder
voorzitter
secretaris
