PlanCare Dossier V11.7 Installatie, inrichting en beheer. Inhoudsopgave

PlanCare Dossier V11.7 Installatie, inrichting en beheer

Inhoudsopgave Installatie ........................................................................................................... 4 Installatie procedure ....................................................................................... 4 Aangepaste installatie .................................................................................... 4 Programmagroep PlanCare Dossier............................................................... 4 PlanCare Dossier starten ............................................................................... 5 Query bestand selecteren ............................................................................ 5 Database selecteren .................................................................................... 6 Inrichting en Beheer........................................................................................... 7 Menubalk: Systeemfuncties ........................................................................... 7 Wachtwoord wijzigen ..................................................................................... 7 Toegangsrechten ........................................................................................... 8 Autregforms Lock ........................................................................................... 9 Onderhoud dossier......................................................................................... 9 Onderhoud projecten ................................................................................... 11 Onderhoud Project / Product ........................................................................ 11 Onderhoud weblinks .................................................................................... 12 Onderhoud SQL Server jobs ........................................................................ 12 AZR Import/Export ....................................................................................... 12 Onderhoud Word Sjablonen ......................................................................... 12 Onderhoud AutRegForms ............................................................................ 14 Onderhoud Rapportagecategorieën ............................................................. 15 Nieuwe categorie aanmaken...................................................................... 16 Rapporten koppelen................................................................................... 17 MIC: Periode afsluiten .................................................................................. 18 Parameters .................................................................................................. 19 Parameters Algemeen ................................................................................. 20 Database ................................................................................................... 20 Query ......................................................................................................... 21 Beveiliging ................................................................................................. 21 ICPC .......................................................................................................... 21 Rechten in dossier ..................................................................................... 21 Single Sign-On........................................................................................... 22 Achtergrond (voor alle gebruikers) ............................................................. 22 Zorgplanning .............................................................................................. 23 Parameters Bestandslocaties ....................................................................... 23 Rapporten .................................................................................................. 24 Eigen rapporten submappen instellen ........................................................ 24 Sjablonen familiegesprek ........................................................................... 25 Tijdelijk afdrukbestand ............................................................................... 25 Foto cliënt .................................................................................................. 25 Spellingscontrole ....................................................................................... 26 Parameters Medicatie .................................................................................. 26 Parameters Vragenlijsten ............................................................................. 26 Parameters Zoekscherm .............................................................................. 27 Aanvullende gegevens tonen in zoekscherm ............................................. 28 Aantal dagen zichtbaar voor toekomstige mutatie Aantal dagen zichtbaar na stop mutatie / overlijden ............................................................................. 28 Aantal maanden dat ex-cliënten getoond worden ...................................... 29 Identificatieselectie..................................................................................... 29

PlanCare Dossier V11.7 - Installatie, inrichting en beheer

Pagina 1 van 78


De check op bestaande dossiergegevens uitvoeren .................................. 29 Check op sofi- of BSN-nummer.................................................................. 30 Parameters Opties 1 .................................................................................... 31 Persoonlijk zorgplan................................................................................... 31 Aantekeningen ........................................................................................... 32 Familiegesprekken ..................................................................................... 32 Carrousel ................................................................................................... 32 Zoomfunctie ............................................................................................... 32 Parameters Opties 2 .................................................................................... 32 Persoonlijk werkplan .................................................................................. 33 Zorgplan .................................................................................................... 33 Parameters Word-integratie ......................................................................... 33 Parameters AZR .......................................................................................... 34 Parameters MIC ........................................................................................... 35 Parameters Zorgplan ................................................................................... 35 Parameters Export database ........................................................................ 37 Parameters BSN .......................................................................................... 38 Rapportbestemming Beheerder ................................................................... 39 Rapportbestemming Gebruiker .................................................................... 39 SQL Script Runner ....................................................................................... 39 Menubalk: Stamgegevens ............................................................................... 40 Instelling ....................................................................................................... 40 Sector .......................................................................................................... 41 Afdelingen .................................................................................................... 42 Soort instelling - soort afdeling ................................................................... 44 Disciplines .................................................................................................... 45 Personeel ..................................................................................................... 46 Personeelsleden ........................................................................................ 46 Mogelijke rollen .......................................................................................... 47 Check op bestaande personeelsleden ....................................................... 47 Wachtwoord wijzigen/instellen/forceren ..................................................... 48 Afdelingsbezetting...................................................................................... 49 Personeel / Product ................................................................................... 50 Zorgplan ....................................................................................................... 50 Zorgvisiemodel (oude zorgplan) ................................................................... 51 Aandachtsgebieden (oude zorgplan) ............................................................ 52 Zorgaandachtspunten (oude zorgplan)......................................................... 52 Standaard zorgplannen (oude zorgplan) ...................................................... 53 Standaard werkplannen (oude zorgplan) ...................................................... 53 Menubalk: Naslagtabellen................................................................................ 55 Apotheek ...................................................................................................... 56 Onderhoud Arrangementenboek .................................................................. 56 Cliënt Extra Tab ........................................................................................... 56 Carrouselkaarten.......................................................................................... 58 Contractgroep .............................................................................................. 58 Deskundigheidniveau ................................................................................... 59 Vastleggen Tariefafspraken AW119 per AGB-code...................................... 59 Onderhouden van tariefregels .................................................................... 60 Contactpersoon algemeen ........................................................................... 61 Type Contactpersoon ................................................................................... 64 DBC Activiteiten ........................................................................................... 64 DBC Kostprijzen ........................................................................................... 64 Diagnosen .................................................................................................... 64 Diensten ....................................................................................................... 64 Diensten toevoegen ................................................................................... 65


Pagina 2 van 78


Evaluatiefrequentie ...................................................................................... 65 Financiering ................................................................................................. 66 Huisarts........................................................................................................ 66 Nationaliteit .................................................................................................. 67 Probleemcategorie ....................................................................................... 68 Producten .................................................................................................... 68 Onderhoud Tariefcodes en Tarieven ............................................................ 68 Spreektaal .................................................................................................... 68 Tandarts....................................................................................................... 68 Tijdstip ......................................................................................................... 69 Verzekeraar ................................................................................................. 69 Volgorde I/S/A .............................................................................................. 70 Zorgvisies .................................................................................................... 71 Zorgplanvisie ................................................................................................ 71 Menubalk: Cliënten .......................................................................................... 73 Menubalk: Projecten ........................................................................................ 73 Menubalk: Management .................................................................................. 73 Mutaties bevriezen ....................................................................................... 73 Menubalk: Venster ........................................................................................... 74 Vensters Trapsgewijs schikken .................................................................... 74 Vensters Horizontaal schikken ..................................................................... 75 Vensters Verticaal schikken ......................................................................... 75 Achtergrond ................................................................................................. 75 Menubalk: Help................................................................................................ 76 PlanCare Dossier help ................................................................................. 76 Website Zorgkantoren .................................................................................. 77 Helpdesk Portaal .......................................................................................... 77 Info ............................................................................................................... 78


Pagina 3 van 78


Installatie Installatie procedure In het algemeen wordt de installatie gedaan door of met een consultant van De Heer Software, zeker wanneer het om meer complexe installaties in netwerken betreft. Derhalve staat hier toch de procedure beknopt beschreven. De installatie van PlanCare Dossier gebeurt op de zelfde wijze als bij andere Windows toepassingen. De procedure is als volgt: 1. Plaats de Cd-rom in de Cd-romspeler 2. Middels autorun wordt de installatieprocedure gestart 3. Volg verder de instructies op die via het dialoogvenster worden getoond Indien de Cd niet automatisch start voer dan de volgende handelingen uit: 1. Plaats de installatie Cd-rom in de Cd-romspeler 2. Klik op de knop Start 3. Klik op de menuoptie Uitvoeren 4. Type in het dialoogvenster bij Openen: {driveletter X:} setup 5. Druk vervolgens op de OK knop 6. Volg verder de instructies op die via het dialoogvenster worden getoond

Aangepaste installatie In sommige situaties kan het gewenst zijn dat er een aangepaste installatie wordt uitgevoerd. Hierover dient altijd overleg plaats te vinden met de afdeling Support van De Heer Software.

Programmagroep PlanCare Dossier Na de installatieprocedure is er in Windows een nieuwe programmagroep gemaakt onder de naam van PlanCare Dossier of de naam die tijdens de installatieprocedure is opgegeven. In deze programmagroep is een pictogram PlanCare Dossier opgenomen. Met dit pictogram kan PlanCare Dossier worden opgestart.


Pagina 4 van 78


PlanCare Dossier starten Het starten van PlanCare Dossier verloopt net als bij andere Windowstoepassingen. -

Activeer de knop Start linksonder in het scherm Selecteer de menu optie Programma’s Selecteer de menu groep PlanCare Dossier of de programma groep die tijdens de installatie is aangegeven Selecteer de menu optie PlanCare Dossier

PlanCare Dossier zal nu worden opgestart. In de meeste gevallen zal PlanCare Dossier worden gestart door middel van een snelkoppeling die op het bureaublad geplaatst is.

NB Als PlanCare Dossier voor de eerste keer op een computer wordt opgestart moeten twee zaken worden aangewezen: - het query bestand - de database In principe is dit een eenmalige handeling die bij de installatie door een medewerker van DHS zal zijn geregeld.

Query bestand selecteren Wanneer onderstaande melding verschijnt is er geen Query bestand geselecteerd. Ook kan het voorkomen dat na een update gevraagd wordt een andere versie van het Query bestand aan te wijzen.

De PlanCare Dossier map wordt geopend en het bestand kan worden geopend door het te selecteren en op de button Openen te klikken of door op het bestand query dubbel te klikken (zie rode kader).


Pagina 5 van 78


Database selecteren Is er nog geen database aangewezen, dan verschijnt bij het openen van PlanCare Dossier de melding dat het gegevensbestand niet kan worden gevonden. Met het gegevensbestand wordt hier de database bedoeld. Klik om een SQL-database te selecteren op de knop met MS SQL Server. Er verschijnt nu een scherm waar wordt aangegeven waar de SQL-database benaderd kan worden. 1. Geef de naam van de server aan 2. Voer de inlog-informatie in 3. Kies de database op de aangegeven server Door op Test Connection te klikken wordt de verbinding gecontroleerd. Met OK wordt de database gekoppeld en kan PlanCare Dossier opgestart worden. Voor vragen rond deze procedure kan altijd contact worden opgenomen met de helpdesk van De Heer Software. Deze handelingen zijn in principe eenmalig. De volgende keer dat PlanCare Dossier wordt opgestart wordt de database automatisch gevonden.


Pagina 6 van 78


Inrichting en Beheer Het inrichten en beheren van PlanCare Dossier vindt plaats via de verschillende functies die op de menubalk zijn ondergebracht. Systeemfuncties bevat als belangrijkste onderdelen de Toegangsrechten, Onderhoud dossier en Parameters. De verschillende keuze- of naslagtabellen kunnen gevuld worden onder Stamgegevens/Naslagtabellen. Hier worden ook Instellingen, Sectoren en Afdelingen toegevoegd of gewijzigd. De managementoverzichten vinden we terug bij Management. Rapportage die hier wordt opgeroepen overstijgt het cliëntniveau en genereert overzichten over verschillende doorsneden van de organisatie. Veel menuopties zullen voor de normale gebruiker niet toegankelijk zijn en grijs blijven in de menubalk. Het inrichten en beheren van PlanCare Dossier zal in principe bij de applicatiebeheerder(s) van de organisatie liggen.

Menubalk: Systeemfuncties Menubalk: Bestand Onder het item Bestand in de menubalk vallen de volgende onderwerpen:

Het kan voorkomen dat niet alle opties worden getoond omdat men bijvoorbeeld geen gebruik maakt van de Word-integratie.

Wachtwoord wijzigen Om toegang te krijgen tot de gegevens in PlanCare Dossier moet worden aangemeld met een wachtwoord. Het wachtwoord is persoonlijk en kan door de gebruiker zelf gewijzigd worden onder Bestand/Systeemopties/Wachtwoord wijzigen. Allereerst moet het huidige wachtwoord worden ingeven. Met de Tab-toets kan naar het volgende invoervak gegaan worden. Het nieuwe wachtwoord moet ter controle tweemaal worden ingevoerd. Om privacy redenen verschijnen de wachtwoorden niet op het scherm, maar worden ●●●●●● getoond. Komt het nieuwe wachtwoord overeen met het ‘controle’ wachtwoord, dan is het wachtwoord gewijzigd. Is dit niet het geval, dan zal PlanCare Dossier een foutmelding geven, waarna het wachtwoord opnieuw kan worden ingevoerd.


Pagina 7 van 78


Na het wijzigen van het wachtwoord is het oude wachtwoord niet meer te gebruiken.

Toegangsrechten De applicatiebeheerder heeft de mogelijkheid om toegangsrechten per gebruiker of gebruikersgroep aan te geven. Zodoende kunnen nietgeautoriseerde gebruikers ook niet bij de privacy gevoelige gegevens. Het is mogelijk om voor bijvoorbeeld alle Verzorgenden de toegangsrechten eenmalig te bepalen. Zo is het toegangsprofiel voor een grotere groep gebruikers in een keer vast te leggen. De toegangsrechten worden uitgebreid besproken in: Handleiding PlanCare Dossier 11 - Toegangsrechten. Daar wordt ook ingegaan op het verband tussen disciplines, personeelsleden, toegangsrechten en het onderhouden van de tabbladen van het dossier. De verschillende rechten zijn: Geen recht Lees recht Muteer recht Geen recht (door erfenis) Lees recht (door erfenis) Muteer recht (door erfenis) Geen recht omdat het recht onbekend is De rechten zijn daadwerkelijk in te stellen door de gewenste gebruiker/ gebruikersgroep te selecteren en daarna op de rechterhelft van het scherm te dubbelklikken op een van de opties Functies, Menu of Dossier. Hierna wordt een lijst van alle beschikbare onderdelen getoond. Door een dubbelklik te geven op het icoontje voor het gewenste onderdeel verandert de optie. meerdere malen dubbelklikken geeft uiteindelijk het gewenste recht. Een andere mogelijkheid is de optie te selecteren en vervolgens de beginletter van het gewenste recht aan te geven: E: erfrecht G: geen recht L: leesrecht M: muteerrecht Het is ook mogelijk door op een van de onderdelen Functies, Menu of Dossier met de rechter muisknop te klikken in een keer de rechten aan te geven. Het volgende scherm verschijnt: Bij Menu en Dossier is het niet mogelijk om muteerrechten te geven omdat daar niets gemuteerd hoeft te worden. Erfrecht is een recht dat een gebruiker van een andere gebruiker geërfd heeft. Indien het recht van de erfgever verandert, dan verandert het recht van de erfnemer ook.


Pagina 8 van 78


Autregforms Lock Een formulier dat in gebruik is wordt automatisch gelockt zodat een andere gebruiker niet tegelijkertijd in hetzelfde formulier kan werken. Bij het sluiten van het formulier wordt de lock opgeheven. Om verschillende redenen kan het formulier gelockt blijven en is het niet meer beschikbaar voor andere gebruikers.

Met behulp van de functie Autregforms Lock kan de lock worden opgeheven en wordt het formulier weer beschikbaar gesteld.

Gelockte formulieren worden getoond in het venster. Door een vinkje voor de betreffende regel te plaatsen en op de button Verwijderen te klikken wordt de lock opgeheven.

Onderhoud dossier Het dossier is de centrale plaats waarbinnen alle gegevens geordend en per zorgvrager worden opgeslagen. Omdat elke instelling een eigen inrichting van het zorgdossier heeft, voorziet PlanCare Dossier in de mogelijkheid om het dossier geheel naar eigen inzicht in te richten. Elk dossier bestaat uit een aantal tabbladen, terwijl op elk van de tabbladen een aantal functieknoppen beschikbaar is. Binnen PlanCare Dossier zijn de tabbladen variabel beschikbaar. De applicatiebeheerder kan deze naar wens aanmaken, muteren of verwijderen. In de Handleiding PlanCare Dossier 11 - Toegangsrechten wordt uitgebreid op het aanmaken en onderhouden van de dossiers ingegaan.


Pagina 9 van 78


Werkwijze Het aanmaken, muteren of verwijderen van tabbladen vindt plaats onder Bestand/Systeemfuncties/Onderhoud dossier. Aanmaken van een tabblad Een nieuw tabblad wordt aangemaakt door op de knop Maak een nieuwe gegevenskaart in de werkbalk te klikken. Vervolgens moet via een dialoogvenster het tabblad een naam gegeven worden. Nadat de naam van het tabblad opgegeven is, wordt het tabblad getoond. Op het tabblad kan vervolgens worden aangeven welke functies actief moeten zijn. Tevens moet worden aangegeven welke personen recht hebben op het nieuwe tabblad. Dit gebeurt bij: Bestand/Systeemfuncties/Toegangsrechten (zie boven). Wijzigen van de naam van het tabblad De naam van een tabblad wordt gewijzigd door er met de rechter muisknop op te klikken. De tekst kan nu naar eigen wens worden aangepast. Selecteren van een tabblad Selectie vindt plaats door met de linker muisknop uit de keuzelijst een tabblad te selecteren. Tabvolgorde De volgorde van de tabbladen wordt beïnvloed door een tabblad hoger of lager in de keuzelijst te zetten. U verplaatst een tabblad door dit met de linker muisknop te selecteren en vervolgens omhoog of omlaag te plaatsen met behulp van de navigatiepijtjes. Verwijderen van een tabblad Een tabblad kan worden verwijderd door het in de lijst te selecteren en op de knop Verwijder deze gegevens van de werkbalk te drukken. Functies neerleggen op een tabblad Aan de linkerkant van het scherm zijn alle beschikbare functies zichtbaar. Alleen die functies waarvoor men een licentie bezit kunnen geactiveerd worden,


Pagina 10 van 78


anders zullen de knoppen grijs blijven en kunnen ze niet op het tabblad geplaatst worden. De functies kunnen naar de gewenste locatie op het tabblad gesleept worden. Elke functieknop kan net zo vaak op de verschillende tabbladen worden neergelegd als wenselijk is. Uiteraard komt achter dezelfde knop in het gebruik altijd dezelfde functie naar voren. Er zijn meer functies dan op het scherm getoond worden. Middels de pijltjes onder en boven de beschikbare functies kan de lijst doorlopen worden. Verwijderen van een functie op een tabblad Een knop wordt van het tabblad verwijderd door deze te slepen naar de verticale lijst met beschikbare functies. Wijzigen van de naam van een functieknop De naam van een functieknop kan worden gewijzigd door er met de rechter muisknop op te klikken. De oorspronkelijke benaming kan naar wens worden aangepast. Zo kunnen binnen de organisatie gebruikte termen en namen terugkomen in het dossier. Voor de benaming staat het ‘&’-teken. Dit teken zorgt ervoor dat de letter die er op volgt onderstreept wordt. Door middel van de ‘Alt-gewenste letter’-functie kan de functie direct benaderd worden. NB Deze functie werkt alleen wanneer een letter niet meer dan één maal is gebruikt. Bij gelijke beginletters zal het ‘&’-teken voor een andere letter binnen het woord geplaatst moeten worden. Voorbeeld:

Naam geven: &Stamgegevens Weergave: Stamgegevens Sneltoets: Alt-S

Aan een tabblad wordt een discipline gekoppeld door een keuze te maken uit de naslagtabel Discipline. Hier ligt een directe link met de discipline die wordt aangegeven op een carrouselkaart. Zo wordt een carrouselkaart met de discipline Fysiotherapeut zichtbaar op het tabblad (of op meerdere tabbladen) dat als discipline Fysiotherapeut heeft.

Onderhoud projecten Voorheen vond het onderhoud van de projecten (mutatie types) plaats in de database door een medewerker van DHCS. Met behulp van menu optie Onderhoud projecten kan een gecertificeerd applicatiebeheerder zelf nieuwe projecten aanmaken en de verschillende koppelingen en afhankelijkheden tot stand brengen, zoals het koppelen van formulieren aan mutaties en het toepassen van afdelingsselectie. Deze functie wordt ter beschikking gesteld aan de applicatiebeheerders die de scholing Gecertificeerd applicatiebeheer met goed gevolg hebben afgesloten. Een beschrijving van de werking van Onderhoud projecten wordt dan afzonderlijk ter beschikking gesteld.

Onderhoud Project / Product Het onderhouden van producten ten behoeve van de Tijdverantwoording vond voorheen plaats onder menu optie Onderhoud projecten. Dit is daar nu van losgekoppeld. Omdat de inrichting van de producten - met alle daarbij horende koppelingen - een omvangrijk en complex proces is, is er voor gekozen dit in een afzonderlijke handleiding te beschrijven.


Pagina 11 van 78


Onderhoud weblinks De functie Onderhoud Weblinks is voorbehouden aan de consultant van De Heer Software. Deze kan hier weblinks koppelen aan knoppen die door de applicatiebeheerder op het dossier kunnen worden geplaatst. Zo kan door op een knop te klikken een website op het internet of op het intranet van de organisatie worden geopend.

Onderhoud SQL Server jobs De functie Onderhoud SQL Server jobs is voorbehouden aan de consultant van De Heer Software.

AZR Import/Export De beschrijving en de werking van de AZR-functionaliteit is opgenomen in een afzonderlijke handleiding.

Onderhoud Word Sjablonen De Word-integratie maakt gebruik van een OLÉ-viewer. Dit houdt onder andere in dat bij het weergeven van meerdere pagina’s gebruik moet worden gemaakt van het afdrukvoorbeeld om het gehele document te kunnen raadplegen. Met behulp van de menu optie Bestand/Systeemfuncties/Onderhoud Word Sjablonen kunnen sjablonen beschikbaar worden gemaakt binnen PlanCare Dossier. In dit onderhoudsscherm wordt o.a. bepaald of een sjabloon aan een


Pagina 12 van 78


mutatie of aan een knop moet kunnen worden gekoppeld. Het aanmaken van een knop kan door de applicatiebeheerder van de organisatie worden geregeld.

Omschrijving

Type veld Beschrijving

Opmerkingen

Omschrijving

Tekst

Verplicht

Actief

Ja/Nee

In rechten tonen

Ja/Nee

Caption Afbeelding

Tekst Button

Titel

Tekst

Nivo

Combo

Status (standaard)

Combo

Kopieerniveau

Combo

Soort sjabloon

Combo

Volgorde

Numeriek

Omschrijving zoals die terug komt bij de Rechten (voorafgaan door ‘Word’ maakt de optie herkenbaar) Laat actuele sjablonen zien, toont oude sjablonen niet Komt terug in toegangsrechten Tekst in de knop Selecteer icon uit beschikbare lijst Letterlijke naam van het sjabloon (zonder .rtf of .qry) - Alle (zowel persoonlijk als disciplines) - Persoonlijk (alleen inzien en wijzigen van eigen documenten) - Discipline (alleen eigen discipline ziet in en wijzigt) - Concept - Actueel - Definitief - Nooit (vorig document niet te kopiëren) - Altijd (vorig document wordt altijd gekopieerd) - Vragen (er wordt gevraagd of het document gekopieerd moet worden) - Mutatie (gekoppeld aan een mutatie) - Dossierknop (als knop op het dossier) Volgorde wanneer gekoppeld aan mutatie


Verplicht

Verplicht

Status van het ingevulde document

Bij voorkeur niet beiden tegelijkertijd gebruiken

Pagina 13 van 78


Onderhoud AutRegForms Aan een formulier kan een aantal kenmerken worden meegegeven.

Omschrijving

Type veld Beschrijving

Omschrijving

Tekst

Volgorde Dossier

Tekst Button

Aktief In rechten tonen

Aanvinken Aanvinken

Caption

Tekst

Afbeelding

Button

Label (default ‘Item:’) Tekst Vullen met veldnaam Tekst Sortering

Tekst

Query Label ‘waar’

Tekst Tekst

Label ‘niet waar’

Tekst

Verwijderen Wijzigen Kopieerniveau

Combo Combo Combo

Opmerkingen

Naam van het formulier Verplicht (tevens tabelnaam) Volgorde van formulieren Formulier aan knop of mutatie koppelen Formulier is actief Mogelijkheid formulier te Geldt zowel voor autoriseren de knop als gekoppeld aan mutatie Tekst op de dossierknop (tevens plaats in programma) Selecteer afbeelding uit standaard icoon beschikbare lijst lijst binnen PlanCare Dossier Tekst van label boven lijst Veldnaam voor items in lijst default ‘mutatiedatum’ Sortering van items in de lijst default ‘mutatiedatum desc’ Query die de records filtert Tekst voor het filter als aan het filter voldaan wordt Tekst voor het filter als niet aan het filter voldaan wordt Geen-Alle-Laatste Geen-Alle-Laatste Kopie van laatste kaart maken


Pagina 14 van 78


Bij Verwijderen en Wijzigen kan worden aangegeven of de formulieren mogen worden gewijzigd of verwijderd. De volgende opties kunnen worden gekozen: Alle

Alle ingevulde formulieren mogen worden verwijderd of gewijzigd Laatste Alleen het laatst ingevulde formulier mag worden verwijderd of gewijzigd Geen Ingevulde formulieren mogen niet worden verwijderd of gewijzigd Het onderdeel Lijst betreft het weergeven van gegevens in de lijst rechts boven naast het formulier (zie rode kader).

Standaard wordt als label Item: gegeven, in dit voorbeeld is gekozen voor Controle datum: De weergave in de lijst is standaard de mutatiedatum, maar ook kunnen waardes uit andere velden worden weergegeven, in dit geval de datum uit het veld Datum controle: Bij Sortering kan de volgorde van de lijst worden aangegeven.

Onderhoud Rapportagecategorieën De SQL-managementrapportage is ondergebracht in verschillende categorieën die elk afzonderlijk te autoriseren zijn. Het onderhoud op deze categorieën maakt het mogelijk overzichten in een andere categorie onder te brengen, maar ook nieuwe categorieën aan te maken. Een overzicht kan in meerdere categorieën voorkomen. De functionaliteit is terug te vinden onder menu optie Bestand/Systeemfuncties/Onderhoud Rapportagecategorieën.


Pagina 15 van 78


Wanneer een categorie wordt geopend worden ook de beschikbare managementoverzichten/rapporten getoond.

Het scherm toont de volgende items: Categorieën: de categorieën met de daaraan gekoppelde overzichten Management rapporten: managementrapportage zoals beschikbaar onder menu optie Management (zowel SQL als Access) Onder het veld Categorieën wordt in een aantal gevallen een korte omschrijving van het geselecteerde overzicht gegeven.

NB Onder de categorieën is nog een onderverdeling aangebracht in standaard en niet standaard rapporten.

Nieuwe categorie aanmaken Een nieuwe categorie wordt toegevoegd door op de knop Maak een nieuwe gegevenskaart te klikken.


Pagina 16 van 78


NB De gegeven categorie Vanaf hier klant-specifiek mag overschreven worden.

Op de standaard categorieën (te herkennen aan de gouden sleutel) en overzichten is geen onderhoud te plegen. Dit kan alleen bij nieuw aangemaakte categorieën (te herkennen aan het pennetje). Een nieuwe categorie komt terug in de toegangsrechten en zal moeten worden geautoriseerd om zichtbaar te worden.

Nadat de rechten zijn toegekend is de nieuwe categorie beschikbaar onder Management/SQL rapporten.

Rapporten koppelen De rapporten (overzichten) worden als volgt aan een categorie gekoppeld: -

Selecteer een categorie (alleen klantspecifiek) Selecteer een Management rapport en klik op de blauwe pijl naar links Of: dubbelklik op het te koppelen rapport

NB Een zelfde rapport kan aan meerdere categorieën gekoppeld worden.


Pagina 17 van 78


Een rapport wordt losgekoppeld van de categorie door het rapport te selecteren op vervolgens op de knop met het blauwe pijltje naar rechts te klikken. Het is goed op te merken dat het rapport zelf niet verwijderd wordt, maar dat alleen de koppeling ongedaan gemaakt wordt. Een rapport kan binnen de categorie verplaatst worden door het te selecteren en het vervolgens met de knoppen met de blauwe pijlen naar boven of naar beneden te brengen.

MIC: Periode afsluiten Ten behoeve van de module Melding Incidenten Cliënten (MIC) kan een planperiode worden aangegeven. Om te beginnen moet de begindatum van de planperiode worden ingevuld onder menu optie Bestand/Systeemfuncties/MIC: Periode afsluiten.

Na bevestiging met OK wordt nog om een bevestiging van de datum gevraagd.

Vervolgens opent een onderhoudsscherm waarin op basis van de opgegeven begindatum de periode wordt bepaald. Het veld bij Dagen wordt geactiveerd door Frequentie aanpassen aan te klikken. Automatisch wordt de datum waarop de periode wordt afgesloten getoond.

Een periode wordt afgesloten door op Periode afsluiten te klikken. De volgende melding wordt aan het venster toegevoegd (zie onderstaande schermafdruk).


Pagina 18 van 78


Het feitelijke afsluiten van de periode gebeurt door op Start periodeafsluiting te klikken (zie rode kader). Als status krijgt de periode Afgesloten mee en wordt een nieuwe regel aangemaakt voor de lopende periode die als status Lopend meekrijgt. De frequentie kan per lopende periode worden aangepast

Parameters Onder Parameters worden door de applicatiebeheerder verschillende zaken binnen PlanCare Dossier geregeld. De volgende onderwerpen komen hierbij aan de orde: Algemeen Bestandslocaties Vragenlijsten Zoekscherm Opties 1 Opties 2 Word-integratie AZR MIC Zorgplan Export database BSN Een aantal tabbladen zal alleen getoond worden wanneer de bijbehorende module geactiveerd is (afhankelijk van de licentieomvang). Het scherm Parameters wordt geopend via het menu Bestand/Systeemfuncties/Parameters. De tabbladen laten de verschillende onderwerpen zien:


Pagina 19 van 78


Parameters Algemeen Het tabblad Algemeen toont de volgende onderwerpen: Database, Querie, Beveiliging, ICPC, Rechten in dossier, Achtergrond en Zorgplanning.

Database Door op de knop Selecteer andere database te klikken wordt een scherm geopend waarin de koppeling met de database wordt gerealiseerd.

In het begin van dit hoofdstuk wordt dit nader omschreven (paragraaf: Het starten van PlanCare Dossier). Dit is in principe een eenmalige handeling. Is deze locatie eenmaal goed ingesteld, dan hoeft deze niet meer te worden gewijzigd.


Pagina 20 van 78


Query Dit betreft een aanvulling op de PlanCare Dossier database om de wijze van data- afhandeling voor de gekozen database in te stellen. Net als het aanwijzen van de database vindt dit eenmalig plaats.

Beveiliging Onder Beveiliging is in te stellen na hoeveel tijd PlanCare Dossier op de onbevoegde modus springt. Krijgt PlanCare Dossier gedurende de ingestelde tijd geen signaal, dan wordt de schermbeveiliging geactiveerd. Om weer in PlanCare Dossier te kunnen werken moet opnieuw worden ingelogd.

Wordt voor de optie Uit gekozen, dan treedt de beveiliging niet in werking en zal men zelf moeten uitloggen wanneer men PlanCare Dossier voor langere tijd niet gebruikt of voor onbevoegde gebruikers wil afschermen.

ICPC ICPC staat voor International Clasification of Primary Care. Het is een door huisartsen gebruikte classificatie voor diagnosen. De ICPC kent bijv. codes voor diabetes of brandwonden. In PlanCare Dossier wordt dit pas van belang wanneer gebruik wordt gemaakt van de LZV of van de Diagnose- en Medicatiemodule. Is daar geen sprake van dan hoeft hier niets te worden ingevuld. Eventueel kan hier Geen ziekte of Gezond ontslagen worden ingevuld in het tekstvak achter Kies de ICPC-omschrijving voor ‘Geen Ziekte’:. Dit geldt dan als standaard waarde, als ijkpunt wanneer met bovengenoemde modules wordt gewerkt. Dit in verband met het feit dat PlanCare Dossier de toestand van de zorgvrager controleert bij onder andere het voorschrijven van medicatie.

Rechten in dossier Hier wordt aangegeven of gebruikers maximaal leesrecht hebben in functies op tabbladen van andere disciplines. Deze functie wordt weinig gebruikt omdat de afstemming binnen de Toegangsrechten voldoende mogelijkheden biedt. Wanneer de functie aangevinkt is kunnen aan een medewerker de rechten op het tabblad van een andere discipline worden gegeven, mits deze tabbladen in de rechtenstructuur zijn toegekend. De functies die deze medewerker al op zijn/haar eigen tabblad had blijven ook op het tabblad van de andere discipline actief, de functies die alleen op het tabblad van de andere discipline voorkomen hebben alleen leesrecht. Er kan bijv. ook geen nieuwe gegevenskaart worden aangemaakt. Het activeren van deze functie heeft als gevolg dat de beheerder/ applicatiebeheerder op geen enkel tabblad de lay-out van de carrouselkaarten nog kan aanpassen. Het is daarom aan te bevelen op het tabblad van de beheerder alle carrouselkaarten zichtbaar te maken zodat het beheer van daar af kan plaatsvinden.


Pagina 21 van 78


Single Sign-On Met de Single Sign-On functie hoeft men zich niet steeds aan te melden wanneer PlanCare Dossier wordt opgestart. Deze koppeling is niet gekoppeld aan het werkstation, maar aan de Windows account waarmee op dat station is aangemeld. Zodoende werkt Single Sign-On ook op andere werkplekken, mits men met de eigen account is aangemeld. Voor wie lokaal met PlanCare Dossier werkt, bijv. op een laptop: er moet wel een verbinding zijn met het netwerk, anders werkt Single Sign-On niet. Er wordt namelijk gekeken naar de inlogaccount van Windows. Single Sign-On werkt niet bij de functie Beveiligen gegevens/Aanmelden in de knoppenbalk. Daar meldt men zich echt af en moet daarna weer volledig aanmelden. Dit is ook juist omdat anders een willekeurige passant eenvoudig in PlanCare Dossier kan komen door op het slotje te klikken. Single Sign-On activeren Ga naar Bestand/Systeemfuncties/Parameters en vink de optie Single Sign-On op het tabblad Algemeen aan. Klik op Toepassen en vervolgens op OK.

Sluit PlanCare Dossier eerst af en start daarna weer op; meld aan met de persoonlijke inloggegevens en klik op OK.

Er wordt gevraagd of de huidige gebruiker moet worden gekoppeld aan de PlanCare Dossier gebruiker. Klik op Ja.

De volgende keer dat PlanCare Dossier wordt opgestart zal niet meer om de inloggegevens worden gevraagd omdat PlanCare Dossier dit automatisch doet op basis van de gekoppelde Windows account.

Achtergrond (voor alle gebruikers) De applicatiebeheerder kan PlanCare Dossier als browser gebruiken en zo in het blauwe deel van het scherm een afbeelding of een web- of html-pagina oproepen. Deze pagina blijft altijd op de achtergrond aanwezig, ook als andere onderdelen van PlanCare er overheen worden geopend. Er kan een link naar het eigen intranet worden opgegeven, maar het is ook mogelijk een html-pagina


Pagina 22 van 78


aan te maken met daarop een mededeling die alle gebruikers van PlanCare aangaat. Het verdiend aanbeveling het pad naar het bestand of de URL naar de webpagina handmatig in te typen of te kopiëren omdat standaard bestandstypen in het koppelscherm zich beperken tot jpg, gif en bmp.

Voorbeelden van een vaste achtergrond voor alle gebruikers.

Zorgplanning Om gebruik te kunnen maken van de module Zorgplanning moet hier de database worden aangewezen. De exacte werking zal tijdens de implementatie van dit PlanCare Dossier onderdeel worden toegelicht.

Parameters Bestandslocaties Bij Bestandslocaties is aan te geven in welke directory de rapporten en de Gstandaard staan. Dit zal normaal gesproken tijdens de implementatie reeds gedaan zijn. Mochten de ingegeven locaties gewijzigd moeten worden, dan kunnen de wijzigingen voor één computer worden doorgevoerd, of met het aanklikken van Instellingen gelden voor alle gebruikers voor de gehele organisatie.


Pagina 23 van 78


In de betreffende tekstvakken kan de locatie van de bestanden worden ingevoerd, of door te klikken op het knopje met de drie puntjes kan gezocht worden naar het bestand. Tevens kan hier worden aangeven wat de plaats is voor het tijdelijk afdruk bestand (Trapport). Dit laatste dient altijd te geschieden in overleg met De Heer Software.

Rapporten Om locatie van de rapporten te selecteren moet de map Rpt worden geselecteerd en worden bevestigd met OK. Deze map bevindt zich over het algemeen onder: Program Files/……/Rpt. ODBC: Vanaf PlanCare Dossier versie 11 zullen alle standaard overzichten beschikbaar zijn als SQL-rapportage. Dit maakt het gebruik van de ODBC koppeling overbodig. Wanneer er echter nog gebruik wordt gemaakt van eigen rapportage of oude klantspecifieke overzichten, dan blijft de ODBC-koppeling wel noodzakelijk. Wanneer ook alle eigen en klantspecifieke rapporten zijn omgezet naar SQL, dan komt de ODBC-koppeling te vervallen.

Eigen rapporten submappen instellen De submappen voor eigen rapporten moeten worden aangemaakt onder de map EigRpt (de benaming kan afwijken) in de PlanCare Dossier map en de rapporten moeten in de betreffende map geplaatst worden.


Pagina 24 van 78


Via menu optie Bestand/Systeemopties/Parameters kunnen de submappen voor eigen rapportage worden benoemd en aangewezen.

Klik hiervoor op de button met de drie blauwe rechthoekjes rechts van het veld Eigen: en geef de gevraagde items op.

Sjablonen familiegesprek Het betreft hier oude functionaliteit bij de knop Familiegesprekken. Op basis van een sjabloon kon een standaard brief naar de betrokkenen van het familiegesprek worden opgesteld.

Tijdelijk afdrukbestand Om te kunnen printen binnen PlanCare Dossier maakt de programmatuur gebruik van een tijdelijk afdrukbestand. Standaard wordt door PlanCare Dossier de Windows Tempdirectory hiervoor gebruikt en een unieke bestandsnaam per afdruk. In sommige gevallen kan het wenselijk/noodzakelijk zijn om handmatig aan te geven waar het afdrukbestand geplaatst moet worden en welke naam het afdrukbestand krijgt.

Foto cliënt Aan het dossier van de cliënt kan een (pas)foto worden toegevoegd. De foto’s moeten worden geplaatst in een map op de server waarvan de locatie vervolgens wordt aangewezen bij Foto cliënt.


Pagina 25 van 78


Rechtsboven op het stamblad van de cliënt kan vanuit de aangegeven map de gewenste foto worden geselecteerd door op de knop Foto selecteren te klikken. Door op de knop Foto verwijderen wordt het veld voor de foto weer leeggemaakt. Het spreekt vanzelf dat de afhandeling van de privacy bij de organisatie ligt.

Spellingscontrole Om gebruik te kunnen maken van de spellingscontrole in PlanCare Dossier moeten de bestanden spelNL.lex en PolarSpellChecker.dll zich in een map op de server bevinden.

Het volstaat om onder Parameters de map aan te wijzen waarin deze bestanden zich bevinden, ze hoeven dus niet afzonderlijk te worden geselecteerd.

Onder Opties 1 bevindt zich de mogelijk de sneltoets voor de zoomfunctie (tevens openen spellingscontrole) aan te passen. Standaard staat deze op Shift-F2.

De applicatiebeheerder van de organisatie kan naar keuze een andere functietoets kiezen zodat de spellingscontrole bijvoorbeeld wordt geopend met Shift-F8.

Parameters Medicatie Deze optie is alleen te zien als er gekozen is voor de module Medicatie. De ontwikkeling en het onderhoud van deze module worden sinds medio 2005 niet meer ondersteund. Voor wie deze functionaliteit nog gebruiken is een afzonderlijke handleiding beschikbaar (PlanCare Dossier V10 - Medicatie).

Parameters Vragenlijsten Op het tabblad Vragenlijsten worden bestanden gekoppeld die elders zijn opgeslagen. Voorbeelden van deze vragenlijsten zijn: Cain Levine, EBIS en LZV.


Pagina 26 van 78


In het tekstvak achter Bestand kan de locatie van die bestanden worden opgegeven. Dit kan door dubbel te klikken op de benaming van de vragenlijst of door de vragenlijst te selecteren en vervolgens op het knopje met de drie puntjes te klikken. In beide gevallen verschijnt een dialoogvenster waarin naar het juiste bestand gezocht kan worden. Door middel van de knop Koppel Vragenlijsten worden de lijsten gekoppeld aan de database. Het is wel noodzakelijk dat de module Landelijke registratie is aangeschaft om van deze vragenlijsten gebruik te kunnen maken.

Parameters Zoekscherm


Pagina 27 van 78


De volgende zaken met betrekking tot het zoekscherm kunnen onder Parameters/ Zoekscherm kunnen worden geregeld: - het tonen van Registratienummer, Geboortedatum, Bewoner_id en/of BSN nummer in het zoekscherm - het zichtbaar worden of blijven van een dossier voor een toekomstige of na een stop mutatie of overlijden - het aantal maanden dat ex-cliënten worden getoond - het uitvoeren van een check op reeds bestaande cliëntgegevens door middel van Identificatieselectie

Aanvullende gegevens tonen in zoekscherm Behalve de zoeknaam en de actieve mutatie kunnen in het zoekscherm tevens registratienummer, geboortedatum, bewoner_id en/of BSN nummer van de cliënt getoond worden. Deze optie kan onder Parameters worden in- of uitgeschakeld. Het is ook mogelijk een cliënt op deze gegevens te zoeken door het gewenste item in het veld Zoeknaam in te typen (geboortedatum met koppeltekens: 20-08-1962). Worden alle opties aangevinkt, dan is dit het resultaat:

Aantal dagen zichtbaar voor toekomstige mutatie Aantal dagen zichtbaar na stop mutatie / overlijden

Medewerkers van een afdeling willen het dossier van een cliënt die binnenkort geplaatst wordt graag voor de werkelijke mutatiedatum inzien. Ook is het wenselijk een dossier na vertrek of overlijden van een cliënt nog enige tijd te kunnen raadplegen. Een cliënt waarvan de mutatiedatum nog toekomend is en die binnen het opgegeven aantal dagen ligt wordt in groen getoond, een cliënt wiens mutatieof overlijdensdatum in het verleden ligt, binnen de aangegeven marge, wordt in rood getoond (zie het rode kader in onderstaande afbeelding).


Pagina 28 van 78


Aantal maanden dat ex-cliënten getoond worden Wanneer een cliënt geen actieve mutaties meer heeft blijft diens dossier slechts zichtbaar gedurende de periode (het aantal maanden) dat is aangegeven onder Parameters/Zoekscherm. Na deze periode zal het dossier niet meer gevonden worden bij Extramuraal of Nog te verwerken dossiers. Om dossiers toch gedurende jaren te kunnen blijven raadplegen dienen deze gearchiveerd te worden in een speciaal daarvoor aangemaakte ‘afdeling’ Archief. Zo behouden deze dossiers een actieve mutatie (bijv. Start Archiveren) en zullen ze altijd te raadplegen zijn.

Identificatieselectie Om te voorkomen dat een dubbel dossier (d.w.z. van een cliënt die al in het systeem bekend is) wordt aangemaakt, wordt de mogelijkheid geboden een check op reeds bestaande gegevens uit te voeren. Er kan op twee manieren worden gekozen de check uit te voeren: - op Sofi- of BSN-nummer (andere opties worden grijs en daarmee inactief; zie onderstaande afbeelding) - op een of meer van de andere mogelijkheden (Zoeknaam, Voornamen etc.)

De check op bestaande dossiergegevens uitvoeren De Identificatieselectie (check op reeds bestaande dossiergegevens) kan alleen worden uitgevoerd wanneer een nieuw dossier wordt aangemaakt met menu optie Bewoners/Cliëntgegevens. Nadat enkele gegevens zijn ingevoerd kan de check worden uitgevoerd door het dossier te verlaten (met de knop Sluit het actieve venster) of door op een ander tabblad, bijv. Mutaties, te klikken. Worden er gegevens gevonden die waren aangevinkt bij Parameters/Zoekscherm en die tevens in de database als reeds bekend worden gevonden, dan zal het volgende venster verschijnen:


Pagina 29 van 78


Dit scherm toont niet alle opties die onder Parameters zijn aangevinkt, maar de check heeft wel daarop plaatsgevonden. Getoond wordt een aantal cliëntgegevens die relevant zijn om te kunnen bepalen of het identieke dossiers betreft. De dossiers met overeenkomende gegevens worden getoond en de cliënt wordt als reeds bestaand gezien. Dit hoeft niet altijd het geval te zijn, want er zijn meer mensen met dezelfde geboortedatum. Maar hier kan gecontroleerd worden of het dezelfde cliënt betreft. Het dossier kan geopend worden door er op dubbel te klikken. Men komt dan in een bestaand dossier terecht. Is het nieuw aangemaakte dossier toch uniek, dan kan op de button Nieuw Dossier geklikt worden en wordt dit nieuwe dossier opgeslagen en daarmee toegevoegd aan de reeds bestaande dossiers. NB Deze check staat los van die welke wordt uitgevoerd bij een binnengekomen indicatiebesluit in het onderdeel AZR binnen PlanCare Dossier.

Check op sofi- of BSN-nummer

Naast de check op het reeds voorkomen van een sofi- of BSN-nummer (zie melding), zoals aangegeven bij Parameters/Zoekscherm, wordt het sofi- of BSN-nummer gecontroleerd op juiste aantal cijfers en of het voldoet aan de 11proef (zie onderstaande voorbeelden).

Ter info: de 11-proef op sofi- en BSN-nummer De 11-proef is een check op de validiteit van een sofi- of BSN-nummer. Doorstaat het nummer deze test, dan is het waarschijnlijk dat het om een bestaand sofi- of BSN-nummer gaat. Onderstaand voorbeeld laat dit zien op een fictief sofi-nummer. We gaan hier de 11-proef uitvoeren op sofi-nummer 575427346.


Pagina 30 van 78


1e cijfer sofi-nummer = 5 9 * 5 = 45 2e cijfer sofi-nummer = 7 8 * 7 = 56 3e cijfer sofi-nummer = 5 7 * 5 = 35 4e cijfer sofi-nummer = 4 6 * 4 = 24 5e cijfer sofi-nummer = 2 5 * 2 = 10 6e cijfer sofi-nummer = 7 4 * 7 = 28 7e cijfer sofi-nummer = 3 3*3= 9 8e cijfer sofi-nummer = 4 2*4= 8 9e cijfer sofi-nummer = 6 -1 * 6 = -6 opgeteld: 209 Omdat 209 deelbaar is door 11 is de kans groot dat sofi-nummer 575427346 klopt (209/11=19 rest 0). De 11-proef op sofi-nummer is actief uit te voeren op website: http://cgi.dit.nl/sofi.cgi

Parameters Opties 1 Op dit tabblad en op het volgende (Opties 2) kan een aantal parameters aan of uit worden gezet. De volgende zaken komen hier aan de orde:

Persoonlijk zorgplan Hier kan de keuze gemaakt worden of de opsteller van het zorgplan vrij wordt gelaten in de omschrijvingen, of dat het zorgplan altijd gebaseerd is op de instellingsvisie. Indien het vakje niet is aanvinkt, dan moet altijd worden gewerkt met de standaard ingebrachte zorgplannen. Wanneer het vakje wel is aanvinkt, dan kan de opsteller van het zorgplan zelf (aan de hand van het standaardzorgplan) het bewonersgerichte multidisciplinaire zorgplan opstellen.


Pagina 31 van 78


Aantekeningen Als er voor wordt gekozen dat aantekeningen altijd persoonlijk zijn, dan zijn deze alleen te zien door degene die de aantekening(en) geschreven heeft. Zijn de aantekeningen niet persoonlijk, dan zijn ze voor een ieder (die recht heeft tot de knop Aantekeningen) te zien.

Familiegesprekken Indien de keuze Familiegesprekken zijn altijd persoonlijk wordt gemaakt, dan zijn deze alleen te zien door degene die de familiegesprekken gehouden heeft. Zijn de familiegesprekken niet persoonlijk, dan zijn ze voor een ieder (die recht heeft tot de knop Familiegesprekken) te zien.

Carrousel De optie Carrouselkaarten kunnen persoonlijk zijn geeft de mogelijkheid bij het ontwerp van een carrousel-kaart deze persoonlijk te maken.

Bij het aanmaken van een nieuwe carrouselkaart verschijnt naast de optie Disciplines het aanvinkvakje Kaart is persoonlijk. Is de optie aangevinkt dan zijn de gegevens, ingevuld op de carrouselkaart, alleen te zien door degene die de carrouselkaart heeft ingevuld. Een persoonlijke carrouselkaart is te herkennen aan het blauwe icoontje.

Zoomfunctie De toetsenbordcombinatie voor de zoomfunctie (o.a. ten behoeve van de spellingscontrole) staat standaard op Shift-F2, maar deze kan desgewenst worden aangepast naar elke andere F-toets.

Parameters Opties 2 De items op dit tabblad gelden het oude zorgplan.


Pagina 32 van 78


Persoonlijk werkplan Hier wordt aangegeven of binnen het Persoonlijk werkplan het tabblad Standaard getoond moet worden. Zo ja, dan verschijnen de tabbladen Standaard/Huidig/ Historie naast elkaar. Zo niet, dan is alleen Huidig/Historie zichtbaar.

Zorgplan De optie Definitieve zorgplannen automatisch kopiëren naar concept geldt alleen voor het zorgplan oude stijl. Als deze optie aanstaat wordt het definitieve zorgplan automatisch teruggekopieerd naar concept. Hierdoor is er altijd een concept zorgplan aanwezig.

Parameters Word-integratie Onder Parameters/Word-integratie wordt aangegeven waar de map WORDSJABLOON (met de sjablonen en de bijbehorende query-bestanden) zich bevindt. In de map WORDDOCUMENTEN worden de per cliënt aangemaakte Word-documenten opgeslagen. Onder Diversen is het mogelijk een aantal zaken aan te geven die de performance van de Word-integratie bevorderen. Documenten opslaan in submappen (max. 1000 doc/map) Deze optie kan, eenmaal ingeschakeld, niet meer worden uitgezet. Viewer heeft beperkte mogelijkheden maar is veel sneller De Word viewer wordt geopend in een ‘uitgeklede’ versie wat de performance ten goede komt. Open met lijst van documenten met deze status: Bij het openen van de Word-integratie worden standaard de documenten met de aangegeven status getoond.


Pagina 33 van 78


Parameters AZR Ten behoeve van een juiste werking van de AZR-functionaliteit moet een aantal paden worden aangegeven. Het betreft hier de verwijzing naar de mappen AZRImport, AZRExport en AZRScripts. Ook kan worden aangegeven of de geïmporteerde berichten naar een standaard map moeten worden gemuteerd, en zo ja, naar welke. Een uitgebreide toelichting bij dit tabblad is opgenomen in de Handleiding PlanCare Dossier - AZR Berichtenverkeer.

Tevens wordt aangegeven of de instellingen per computer of voor alle gebruikers gelden.


Pagina 34 van 78


Parameters MIC Om met de module Melding Incidenten Cliënten (MIC) te kunnen werken moet een aantal paden worden aangegeven. Het betreft hier de mappen: - Vragenlijsten - XML - Style Ook kan worden gekozen de MIC te openen op het tabblad Incidenten.

Tevens wordt aangegeven of de instellingen per computer of voor alle gebruikers gelden.

Parameters Zorgplan Het scherm Paramers/Zorgplan vervangt de implementatie.xml en haalt de gegevens daaruit over naar de database. Is de xml nog op de oude manier gekoppeld, dan dient deze eerst geïmporteerd te worden.


Pagina 35 van 78


Importeren Implementatie_basis.xml Klik om de gegevens uit de Implementatie_basis.xml te importeren op de button Importeren.

De Implementatie_basis.xml kan worden geselecteerd door er dubbel op te klikken of door deze te selecteren en op Openen te klikken. De geïmporteerde gegevens worden geraadpleegd of aangepast door op SQLZorgplan in de linker bovenhoek dubbel te klikken en vervolgens eenmaal op ZORGPLAN. Locatie en lay-out van de Cache, Mapping en Style worden getoond en kunnen desgewenst worden aangepast. Tevens kunnen de captions van de tabbladen van het zorgplan (Standaard, Concept, Definitief en Historie) worden gewijzigd.


Pagina 36 van 78


Ook de captions van de benamingen Zorgvraag, Zorgdoel en Zorgactie kunnen worden gewijzigd door op het betreffende item te klikken.

Met betrekking tot de zorgplanrapportage kan ook een aantal captions naar eigen wens worden aangepast.

Parameters Export database Functionaliteit om een externe database aan te kunnen wijzen. Wordt in principe alleen door medewerkers van De Heer Software gebruikt.


Pagina 37 van 78


Parameters BSN Om de afhandeling van het burgerservicenummer (BSN) binnen PlanCare Dossier goed te kunnen regelen worden hier het Serveradres en de Serverpoort van de proxyserver aangegeven. Voor de verdere verwerking van het BSN wordt verwezen naar de betreffende handleidingen.


Pagina 38 van 78


Rapportbestemming Beheerder Het is mogelijk om bij Systeemfuncties aan te geven naar welke printer de rapporten moeten worden gezonden. De Rapportbestemming Beheerder is speciaal ontworpen voor de beheerder, zodat de rapporten naar de eigen printer kunnen worden gestuurd.

Rapportbestemming Gebruiker Met deze functie is het mogelijk om bij Systeemfuncties aan te geven naar welke printer de diverse rapporten moeten worden gestuurd. Dit is per rapport vast te stellen.

SQL Script Runner Bij het verhelpen van problemen levert de helpdesk van De Heer Software regelmatig een SQL-script. Normaal gesproken moeten deze scripts worden uitgevoerd via een SQL-beheerprogramma, waarvoor dan ook weer specifieke kennis nodig is. Om een betere dienstverlening vanuit de helpdesk te kunnen bieden, is binnen PlanCare Dossier een functie toegevoegd die het mogelijk maakt om een SQLscript uit te voeren via de applicatie. Dit hoeft dan niet meer direct op de SQL server te gebeuren.

Deze functionaliteit komt beschikbaar na het toekennen van rechten via Bestand/Systeemfuncties/Toegangsrechten. Om vervolgens een script via de applicatie uit te kunnen voeren is een codesleutel nodig (invoeren in het veld rechtsonder in het scherm, zie rode kader). Deze sleutel kan alleen door de helpdesk worden aangemaakt, heeft een beperkte houdbaarheidsdatum en kan slechts één keer gebruikt worden. In de database wordt bijgehouden wie, wanneer, welk script heeft uitgevoerd. Klik op de knop met de groene pijl om het script uit te voeren.


Pagina 39 van 78


Menubalk: Stamgegevens Onder de menuoptie Stamgegevens vinden onder andere de volgende handelingen plaats: - toevoegen en wijzigen van instellingen, sectoren en afdelingen - invoeren van disciplines en personeelsleden - het vullen van de verschillende naslagtabellen - het aanmaken van carrouselkaarten De volgende opties worden getoond, waarbij Personeel en Naslagtabellen nog verder worden onderverdeeld:

Instelling Binnen PlanCare Dossier is het mogelijk om de zorgdossiers van meerdere instellingen te beheren. Vaak zal een grote organisatie zijn onderverdeeld in verschillende instellingen of regio’s. Met de functie Stamgegevens/ Instelling kunnen nieuwe instellingen worden aangemaakt en kunnen de naam- en adresgegevens van de Instelling(en) gemuteerd en geraadpleegd worden. Daarnaast worden per instelling de voorkeuren en vaste parameters vastgelegd.

Parameters zijn gegevens die specifiek voor de organisatie zijn ingebracht. De gegevens van de Instelling, het Verbindingskantoor en de Adviserend geneeskundige kunnen in het venster worden ingevoerd. De gegevens die hier worden ingevuld worden overgenomen op diverse formulieren, zoals de BZ1 en de BZ5. Het onderhoudsscherm voor de instellingen heeft ook een zogenaamde wisselfunctie. Een aantal functies binnen PlanCare Dossier geldt specifiek voor een bepaalde instelling, zoals aan te maken sectoren en afdelingen, te benoemen tabbladen op het dossier, vragen op carrouselkaarten of op het tabblad Extra, etc. Hiertoe moet eerst de juiste Instelling worden geselecteerd alvorens deze instellingsspecifieke zaken kunnen worden geregeld. WZA-code: (Wmo Zorgaanbieder-codes) is gekoppeld aan alle bij het CAK bekende AGB-codes (voor toegelaten AWBZ- instellingen).


Pagina 40 van 78


Stap voor stap - Stamgegevens/Instelling Nieuwe Instelling aanmaken - Ga naar de menuoptie Stamgegevens/Instelling. - Klik op Maak een nieuwe gegevenskaart. - Vul de diverse schermen in (Instelling, Verbindingskantoor en Adviserend geneeskundige). - Verlaat het scherm met de knop Sluit het actieve venster. De nieuwe Instelling is nu opgeslagen. NB De gegevens zoals hier opgeslagen zullen binnen PlanCare Dossier op verschillende plaatsen worden opgehaald in formulieren of overzichten. Wijzigen van een Instelling - Ga naar Stamgegevens/Instelling. - Selecteer in de keuzetabel de te wijzigen Instelling. - Voer de wijzigingen of aanvullingen door. - Verlaat het scherm met de knop Sluit het actieve venster. De wijzigingen zijn nu opgeslagen. Verwijderen van bestaande Instelling - Selecteer de te verwijderen Instelling. - Klik op Verwijder deze gegevens. NB Een Instelling kan niet verwijderd worden wanneer er nog personeelsleden werkzaam zijn of wanneer er nog cliënten aan gekoppeld zijn. PlanCare Dossier controleert dit automatisch en zal een melding geven als het om die reden niet gelukt is een instelling te verwijderen. Raadplegen van gegevens De vastgelegde instellingsgegevens kunnen worden ingezien of afgedrukt door middel van de volgende knoppen: - Toon afdrukvoorbeeld - Druk deze gegevens af op de printer

Sector Met de functie Stamgegevens/Sector kunnen binnen PlanCare Dossier sectoren worden aangemaakt, gemuteerd en geraadpleegd. Een Sector is altijd gerelateerd aan een Instelling. Het is niet noodzakelijk binnen de organisatiestructuur sectoren te onderscheiden en dit onderdeel kan dus in principe non-actief blijven.

Het is echter zo dat binnen PlanCare Dossier minimaal 1 sector ingevoerd moet zijn, al krijgt deze als naam maar een spatie mee (dit geldt voor iedere instelling afzonderlijk). Deze sector hoeft verder nergens in de organisatiestructuur terug te komen. Is dit niet gebeurd dan zal bij het selecteren van een afdeling de melding verschijnen dat er geen sector is ingevuld.


Pagina 41 van 78


WZA-code: (Wmo Zorgaanbieder-codes) is gekoppeld aan alle bij het CAK bekende AGB-codes (voor toegelaten AWBZ- instellingen).

Stap voor stap - Stamgegevens/Sector Nieuwe Sector aanmaken - Ga naar de menuoptie Stamgegevens/Sector. - Klik op Maak een nieuwe gegevenskaart. - Vul bij Naam van de sector de naam van de nieuwe sector in. - Selecteer een Instelling uit de keuzetabel bij Instelling. - Verlaat het scherm met de knop Sluit het actieve venster. De nieuwe Sector is nu opgeslagen en gekoppeld aan de opgegeven Instelling. NB Het is niet mogelijk om met behulp van deze functie sectoren onder een andere instelling te plaatsen; de structuur van de database laat dit niet toe. Wel is het mogelijk, mits binnen dezelfde instelling, afdelingen naar een andere sector te verplaatsen. Wijzigen van een Sector - Ga naar Stamgegevens/Sector. - Selecteer in de keuzetabel bij Sector: de te wijzigen Sector. - Pas de naam aan of geef de nieuwe Instelling op. - Verlaat het scherm met de knop Sluit het actieve venster. De wijzigingen zijn nu opgeslagen. Verwijderen van bestaande Sector - Selecteer de te verwijderen Instelling. - Klik op Verwijder deze gegevens. NB Het is niet mogelijk sectoren te verwijderen zolang er afdelingen binnen de betreffende sector bestaan. PlanCare Dossier controleert dit automatisch en zal een melding geven als het om die reden niet gelukt is een sector te verwijderen. Raadplegen van gegevens De vastgelegde sectorgegevens kunnen worden ingezien of afgedrukt door middel van de volgende knoppen: - Toon afdrukvoorbeeld - Druk deze gegevens af op de printer

Afdelingen Het derde niveau in de boomstructuur van PlanCare Dossier bestaat uit afdelingen. Een afdeling is altijd gerelateerd aan een Instelling en kan gerelateerd worden aan een sector. Aan de Afdeling zijn als kleinste eenheid de cliënten verbonden. Onderstaand schema toont een voorbeeld van een inrichting zoals die er volgens de structuur in PlanCare Dossier uit zou kunnen zien. De instellingen Zorgloket en Archief kennen geen sectoren. De afdelingen hangen hier direct onder de instelling. Wonen en Dagbesteding zijn opgesplitst in een aantal sectoren die weer zijn onderverdeeld in afdelingen.

Instelling Zorgloket

Sector

Afdeling Aanmelding Offerte


Pagina 42 van 78


Wonen

Noord Zuid

Dagbesteding

Arbeid Creatieve activering

Archief

Wachtlijst Zon Maan Gerst Haver Inpakafdeling Kaarsenmakerij Muziek Spel Drama Gearchiveerde dossiers

De naam en het type van de afdeling kunnen worden ingevuld. Verder wordt gevraagd of het een verblijfsafdeling is of dat er sprake is van dagregistratie en kan een kostenplaatsnummer en het aantal beschikbare plaatsen (Aantal) worden aangegeven. Een afdeling kan ook een eigen adres hebben. WZA-code: (Wmo Zorgaanbiedercodes) is gekoppeld aan alle bij het CAK bekende AGB-codes (voor toegelaten AWBZ- instellingen).

Stap voor stap - Stamgegevens/Afdeling Nieuwe Afdeling aanmaken - Selecteer de Instelling waar de nieuwe Afdeling aan gerelateerd wordt (Stamgegevens/Instelling – kies Instelling – Sluit het actieve venster). - Ga naar de menuoptie Stamgegevens/Afdelingen. - Klik op Maak een nieuwe gegevenskaart. - Vul de diverse velden in. - Geef bij Sector aan onder welke Sector deze Afdeling geplaatst moet worden. Is er geen sector geselecteerd, dan wordt de Afdeling aan de geselecteerde Instelling gekoppeld. Hier kan ook een andere sector worden aangegeven zodat de afdeling fysiek naar die nieuwe sector verhuist. - Verlaat het scherm met de knop Sluit het actieve venster. De nieuwe Afdeling is nu opgeslagen. NB De gegevens zoals hier opgeslagen zullen binnen PlanCare Dossier op verschillende plaatsen worden opgehaald in formulieren of overzichten. Het aantal plaatsen dat is aangegeven is bijvoorbeeld bepalend voor overzichten als Capaciteit en bezetting.


Pagina 43 van 78


Wijzigen van een Afdeling - Ga naar Stamgegevens/Afdeling. - Selecteer in de keuzetabel de te wijzigen Afdeling. - Voer de wijzigingen of aanvullingen door. - Verlaat het scherm met de knop Sluit het actieve venster. De wijzigingen zijn nu opgeslagen. Verwijderen van bestaande Afdeling - Selecteer de te verwijderen Afdeling. - Klik op Verwijder deze gegevens. NB Een Afdeling kan niet verwijderd worden wanneer er nog personeelsleden werkzaam zijn of wanneer er nog cliënten aan gekoppeld zijn. PlanCare Dossier controleert dit automatisch en zal een melding geven als het om die reden niet gelukt is een Afdeling te verwijderen. Raadplegen van gegevens De vastgelegde afdelingsgegevens kunnen worden ingezien of afgedrukt door middel van de volgende knoppen: - Toon afdrukvoorbeeld - Druk deze gegevens af op de printer

Soort instelling - soort afdeling Bij het aanmaken van een nieuwe afdeling kan het soort afdeling worden aangegeven. In de database is hier en binaire code aan gekoppeld op basis waarvan in de rapportage wordt bepaald of deze afdeling moet worden meegenomen in bepaalde overzichten. Op grond hiervan worden bijv. Wachtlijst en Archief niet meegenomen in een bezettingsoverzicht. Welke soort afdelingen in het scherm Onderhoud afdelingen worden getoond hangt af van de keuze voor het soort instelling die is gemaakt in Onderhouden gegevens van de instellingen.

Onderstaand overzicht laat zien welke afdelingstypen worden getoond bij de verschillende soorten instelling.

Soort instelling

Soort afdeling

Verpleeghuis

Archief ontslagen bewoners Archief overleden bewoners Poliklinisch Psycho-geriatrisch Somatisch Wachtlijst Archief ontslagen bewoners Archief overleden bewoners Psycho-geriatrisch Somatisch Wachtlijst Archief ontslagen bewoners Archief overleden bewoners Intra-muraal

Verzorgingshuis

Instelling voor verstandelijk gehandicapten


Pagina 44 van 78


Psychiatrisch ziekenhuis

Algemeen ziekenhuis

Thuiszorg

Overige dienstverlening

Semi-muraal Wachtlijst Archief ontslagen bewoners Archief overleden bewoners Intra-muraal Semi-muraal Wachtlijst Archief ontslagen bewoners Archief overleden bewoners Intra-muraal Wachtlijst Archief ontslagen bewoners Archief overleden bewoners Intra-muraal Wachtlijst Archief ontslagen bewoners Archief overleden bewoners Intra-muraal Wachtlijst

Disciplines Binnen een instelling zijn tal van verschillende disciplines/functies werkzaam. Met de functie Stamgegevens/Disciplines kunnen disciplines/functies worden toegevoegd en onderhouden. Een discipline/functie kan worden gekoppeld aan een personeelslid (menu optie Stamgegevens/Personeel/ Personeelsleden). Per discipline is het mogelijk een uurtarief aan te geven. Dit houdt verband met de berekening van de kosten van de verzorging voor een bepaalde zorgvrager. Bij Diensten wordt aangegeven welke afzonderlijke diensten per discipline worden getoond in de zorgplanrapportage.

Onderhoud disciplines Nieuwe discipline aanmaken - Ga naar de menuoptie Stamgegevens/Disciplines. - Klik op de knop Maak een nieuwe gegevenskaart. - Voer een nieuwe discipline in, of wijzig een bestaande beschrijving bij Gewijzigde omschrijving en vul eventueel het bij die discipline behorende uurtarief in. Wijzigen van een discipline - Wijs een bestaande discipline aan in de keuzelijst. De te wijzigen gegevens, zoals typfouten of een nieuw uurtarief, kunnen over de bestaande heen getypt worden.


Pagina 45 van 78


Verwijderen van een bestaande discipline - Selecteer de te verwijderen discipline in de keuzelijst - Verwijder de gegevens met de knop Verwijder deze gegevens. LET OP! Het is niet mogelijk disciplines te verwijderen zolang er personeelsleden zijn die aan de betreffende discipline zijn gekoppeld. PlanCare Dossier controleert dit automatisch en zal een melding geven als het om die reden niet gelukt is een discipline te verwijderen. Raadplegen van gegevens Een overzicht van de vastgelegde disciplines met bijbehorend uurtarief kan worden ingezien of afgedrukt door middel van de volgende knoppen: - Toon afdrukvoorbeeld - Druk deze gegevens af op de printer

Personeel Stamgegevens/Personeel bevat drie items: - Personeelsleden - Afdelingsbezetting - Personeel / Product.

Personeelsleden Met de functie Stamgegevens/Personeel/Personeelsleden worden binnen PlanCare Dossier personeelsleden benoemd, gemuteerd en geraadpleegd. De gegevens die zijn vastgelegd kunnen worden gebruikt bij het bepalen van de afdelingsbezetting. De getinte velden moeten verplicht worden ingevuld. Achter Functie: moet een keuze gemaakt worden uit de bestaande functies/disciplines, die uit de naslagtabel komen die bij Stamgegevens/ Disciplines is ingevoerd. NB Om verwarring bij dubbele namen te voorkomen worden achter de naam van het personeelslid tussen haakjes het id en het personeelsnummer geplaatst (zie rode kader).


Pagina 46 van 78


Tijdens het inloggen zal PlanCare Dossier controleren of de persoon die inlogt werkzaam is binnen de instelling en op de gewenste afdeling. Het gebruikersprofiel van de gebruiker, waarin de rechten die iemand binnen PlanCare Dossier heeft bepaald zijn, zal worden geladen. Alleen die instellingen en afdelingen worden getoond waar het personeelslid werkzaam is. Dit laatste moet worden aangegeven bij de functie Afdelingsbezetting onder Stamgegevens/Personeel/Afdelingsbezetting. NB Is de Afdelingsbezetting bij een medewerker niet toegepast dan is het voor deze medewerker niet mogelijk na het inloggen een dossier te openen.

Mogelijke rollen Per medewerker kunnen rollen worden aangegeven. Deze komen terug in het Zorgplan (koppelen betrokkenen aan zorgactiepunten).

Een medewerker met een bepaalde rol wordt aan een cliënt gekoppeld op het tabblad Aanvullend onder de knop Stamgegevens (zie onderstaande afbeelding). Klik hiervoor op de knop Maak een nieuwe gegevenskaart en kies de gewenste rol. Vervolgens worden in een naslagtabel per rol de medewerkers getoond die aan deze rol gekoppeld zijn. Nadat een keuze is gemaakt kan deze medewerker gekoppeld worden aan een zorgactiepunt.

De rollen komen dus terug op de volgende drie onderdelen: Menu Koppelen rol aan Stamgegevens/Personeel/Personeelsleden medewerker Knop Stamgegevens/Aanvullend/Gekoppelde Koppelen medewerker met personeelsleden specifieke rol aan cliënt Knop Zorgplan/Acties/Betrokkenen en Koppelen rol aan betreffende uitvoerenden actiepunt zorgplan

Check op bestaande personeelsleden Er vindt bij het invoeren van een nieuwe medewerker een check plaats op een reeds aanwezige zoeknaam en inlognaam. Beide mogen niet gelijk zijn aan een bestaande naam in de database. De melding toont alfabetisch de bestaande naam met de twee voorafgaande en de twee volgende namen (zie rode kader).


Pagina 47 van 78


Na op OK geklikt te hebben kan de naam worden aangepast. Door op Annuleren te klikken wordt het scherm gesloten en wordt geen nieuwe record aangemaakt.

Wachtwoord wijzigen/instellen/forceren De applicatiebeheerder kan via het scherm Onderhoud personeel op drie manieren omgaan met het wachtwoord van de gebruikers.

1

2 3

1) Wachtwoord reset Is een gebruiker diens wachtwoord vergeten, dan kan dit door middel van de knop Reset worden gewijzigd in: Wachtwoord (met hoofdletter W!). De resetknop wordt inactief (grijs) en wordt pas weer actief wanneer de betreffende gebruiker een nieuw wachtwoord heeft ingevoerd. 2) Wachtwoord instellen De beheerder kan het wachtwoord van de bewuste gebruiker wijzigen waar deze dat vroeger alleen zelf kon. De knop Reset opent het scherm Wachtwoord wijzigen.


Pagina 48 van 78


Wanneer het huidige wachtwoord niet bekend is kan eerst op de knop Reset geklikt worden zodat het huidige wachtwoord Wachtwoord in het bovenste veld kan worden ingevoerd. 3) Wachtwoord forceren De gebruiker wordt gedwongen diens wachtwoord te wijzigen volgens de opgegeven waarde. Als na het invullen ven de inloggegevens op OK wordt geklikt verschijnt het scherm Wachtwoord wijzigen en moet eerst een nieuw wachtwoord worden opgegeven voor met PlanCare Dossier gewerkt kan worden. Het nieuwe wachtwoord mag niet gelijk zijn aan het huidige. Nadat de gebruiker diens wachtwoord heeft gewijzigd wordt de keuze voor forceren weer op nooit gezet.

Afdelingsbezetting Met de functie Stamgegevens/Personeel/ Afdelingsbezetting wordt binnen PlanCare Dossier de bezetting van de afdelingen aangegeven. Het is mogelijk op twee manieren naar de afdelingsbezetting te kijken: - Personeel werkt op afdeling toont de afdelingen per medewerker - Op afdeling werkt personeel laat per afdeling zien wie daar werken

De afdelingsbezetting maakt gebruik van de gegevens die ingevoerd zijn onder Stamgegevens/Afdelingen en Stamgegevens/Personeelsleden. Tijdens het inloggen zal PlanCare Dossier controleren of de persoon die inlogt werkzaam is binnen de instelling en op de gewenste afdeling. Alleen die instellingen en afdelingen worden getoond waar het personeelslid werkzaam is. Door op de knop Alles selecteren te klikken worden alle afdelingen in een keer aangevinkt. Nogmaals op deze knop klikken deselecteert de aangevinkte afdelingen. De functionaliteit Afdelingsbezetting wordt uitgebreid besproken in de Handleiding PlanCare Dossier V11 - Toegangsrechten.


Pagina 49 van 78


Onderhoud Afdelingsbezetting NB Is de Afdelingsbezetting bij een medewerker niet toegepast dan is het voor deze medewerker niet mogelijk na het inloggen een dossier te openen. -

-

Selecteer het gewenste personeelslid door op het driehoekje naast het tekstvak Naam te klikken. Kies de instelling waar de te selecteren afdeling zich bevindt. PlanCare Dossier toont nu de afdelingen. Plaats een vinkje voor de afdelingen waar een personeelslid werkt of waarvan hij/zij de gegevens moet kunnen inzien. Op dezelfde wijze kan per afdeling worden bepaald welke medewerkers daar werken. Het maakt niet uit welke methode gekozen wordt. Verder is het mogelijk om een percentage aan te geven, zodat te berekenen is wat de afdelingsbezetting is. Dubbelklik in het veld met het percentage van de betreffende afdeling om dit in te vullen.

Raadplegen van gegevens Overzichten van afdelingen en personeelsleden kunnen worden ingezien of afgedrukt door middel van de volgende knoppen: - Toon afdrukvoorbeeld - Druk deze gegevens af op de printer Het is mogelijk om de overzichten te sorteren per afdeling of een personeelslijst uit te draaien waar achter de naam van het personeelslid de afdeling staat waar het personeelslid werkzaam is.

Personeel / Product Het koppelen van personeelsleden aan producten ten behoeve van de urenverantwoording vond voorheen plaats in de module Tijdverantwoording. Dit is daar nu van losgekoppeld. Omdat de inrichting van de producten - met alle daarbij horende koppelingen - een omvangrijk en complex proces is, is er voor gekozen dit in een afzonderlijke handleiding te beschrijven.

Zorgplan Met betrekking tot het zorgplan kan een aantal zaken geregeld worden onder menu optie Stamgegevens. Het gaat hierbij om de volgende onderwerpen die vervolgens afzonderlijk besproken worden: -

Zorgvisie model Aandachtsgebieden Zorgaandachtspunten Standaard zorgplannen Standaard werkplannen

Tevens is er rond het zorgplan nog een aantal onderhoudsschermen beschikbaar onder Stamgegevens/Naslagtabellen: - Evaluatiefrequentie - Tijdstip


Pagina 50 van 78


-

Zorgvisies Zorgplanvisie

Ook deze worden in het vervolg besproken.

Zorgvisiemodel (oude zorgplan) PlanCare Dossier ondersteunt het maken van zorgplannen. Met behulp van de functie Stamgegevens/Naslagtabellen/Zorgvisiemodel kan een zorgvisie worden samengesteld, gebaseerd op reeds gedefinieerde aandachtsgebieden. Het is dus niet alleen mogelijk om met bestaande zorgvisies te werken, er kan ook een eigen instellingsvisie naar eigen wensen worden ingericht. De verschillende zorgvisies, zoals getoond bij Zorgvisie volgens, worden aangemaakt en onderhouden bij Stamgegevens/ Naslagtabellen/ Zorgvisies. Aandachtsgebieden worden onderhouden bij Stamgegevens/ Aandachtsgebieden.

Samenstellen zorgvisie Om een zorgvisie te kunnen samenstellen zullen eerst de benodigde aandachtsgebieden aanwezig moeten zijn. Deze zijn toe te voegen bij Stamgegevens/Aandachtsgebieden. -

Kies uit de tabel Zorgvisie volgens: de gewenste omschrijving. Selecteer een aandachtsgebied uit de linker kolom. Breng dit vervolgens naar rechts met de pijltjesknop. Herhaal deze handeling tot de aandachtsgebieden voor de gekozen visie compleet zijn.

Raadplegen van gegevens Van de gekozen aandachtsgebieden kan een overzicht worden ingezien of afgedrukt door middel van de volgende knoppen: - Toon afdrukvoorbeeld - Druk deze gegevens af op de printer NB Het overzicht toont alleen de aandachtsgebieden die in het rechterscherm voorkomen, dus niet de totale lijst in het linkerscherm. De keuze van zorgvisie is hierop niet van toepassing.


Pagina 51 van 78


Aandachtsgebieden (oude zorgplan) Een zorgvisie wordt samengesteld aan de hand van aandachtsgebieden. Met behulp van de functie Stamgegevens/Aandachtsgebieden kunnen deze worden aangemaakt, gemuteerd of verwijderd.

Een nieuw aandachtsgebied is aan te maken door op de knop Maak een nieuwe gegevenskaart te klikken en vervolgens de nieuwe gegevens in te typen. De ingevoerde aandachtsgebieden zijn geheel naar eigen wens in te passen in de standaard zorgplannen. Het verwijderen van aandachtsgebieden gaat door middel van de knop Verwijder deze gegevens. De aandachtsgebieden kunnen worden ingezien of afgedrukt door middel van de opties Toon afdrukvoorbeeld of Druk deze gegevens af op de printer in de werkbalk.

Zorgaandachtspunten (oude zorgplan) Aan de hand van de ingebrachte zorgvisie zijn zorgaandachtspunten te formuleren. Deze worden gebruikt bij het maken van de zorgplannen en vormen als het ware een verfijning van de aandachtsgebieden.

Nieuwe zorgaandachtspunten worden toegevoegd of gewijzigd onder Stamgegevens/ Zorgaandachtspunten. De knop Maak een nieuwe gegevenskaart geeft een leeg scherm waar de nieuwe gegevens kunnen worden toegevoegd. Het is ook mogelijk om een reeds ingevoerd aandachtspunt te wijzigen. Selecteer eerst het aandachtspunt en wijzig de gegevens door er in het tekstvak Omschrijving: over heen te typen. Het is ook mogelijk een zorgaandachtspunt te verwijderen door het te selecteren en vervolgens op de knop Verwijder deze gegevens te klikken. Een overzicht van alle zorgaandachtspunten kan worden ingezien of afgedrukt door middel van de opties Toon afdrukvoorbeeld of Druk deze gegevens af op de printer in de knoppenbalk.


Pagina 52 van 78


Standaard zorgplannen (oude zorgplan) Met de functie Stamgegevens/Standaard zorgplannen kunnen standaard zorgplannen worden aangemaakt. Een standaard zorgplan is bedoeld als naslag tijdens het maken van een persoonlijk zorgplan. Bij Aandachtsgebieden wordt de aandachtsgebieden getoond die zijn gekoppeld aan de zorgvisie die is gekozen bij Stamgegevens/Instelling. Bij Uitgangspunt wordt standaard Instellingsvisie getoond, maar er kan ook worden gekozen voor Zelf te definiëren aandachtspunten. Deze kunnen los van de standaard worden benoemd.

Om een standaardzorgplan te maken moet eerst worden gekozen voor een zorgvisie, gekoppeld aan een of meerdere uitgangspunten. Bij het geselecteerde uitgangspunt worden de gewenste zorgaandachtspunten gekozen waarna het standaardzorgplan kan worden ingevoerd. In de vakjes onder Omschrijving Aandachtspunt, Zorgdoel en Interventie (of: Probleem, Doel, Actie) kunt zaken worden aangeven die voor het gekozen aandachtsgebied van belang zijn. Ook dient te worden aangegeven welke disciplines betrokken zijn bij de uitvoering. Dit gebeurt door op de betreffende discipline te dubbelklikken of door op de toets met ‘>’ te klikken. Voor het maken van diverse berekeningen is het zelfs mogelijk om de Uitvoeringsfrequentie, het Tijdstip en de Normtijd in te voeren. Raadplegen van gegevens De gegevens kunnen worden ingezien of afgedrukt door middel van de volgende knoppen: - Toon afdrukvoorbeeld - Druk deze gegevens af op de printer

Standaard werkplannen (oude zorgplan) Met de functie Stamgegevens/Standaard werkplannen kunnen standaard werkplannen aangemaakt worden. Een standaard werkplan is bedoeld als naslag tijdens het maken van een persoonlijk werkplan.


Pagina 53 van 78


Om een standaardwerkplan te maken moet eerst worden gekozen voor een zorgvisie, gekoppeld aan een of meerdere uitgangspunten. Bij het geselecteerde uitgangspunt worden het gewenste aandachtsgebied gekozen waarna het standaardwerkplan kan worden ingevoerd. Er dient te worden aangegeven welke disciplines betrokken zijn bij de uitvoering. Dit gebeurt door op de betreffende discipline te dubbelklikken of door op de toets met ‘>’ te klikken. Voor het maken van diverse berekeningen is het zelfs mogelijk om de Uitvoeringsfrequentie, het Tijdstip en de Normtijd in te voeren. Raadplegen van gegevens De gegevens kunnen worden ingezien of afgedrukt door middel van de volgende knoppen: - Toon afdrukvoorbeeld - Druk deze gegevens af op de printer


Pagina 54 van 78


Menubalk: Naslagtabellen Onder Stamgegevens/Naslagtabellen bevinden zich de volgende items. Het onderhoud van diverse naslagtabellen vindt hier plaats. Op verschillende plaatsen binnen PlanCare Dossier zullen de hier te onderhouden keuzetabellen terugkomen. Het onderhoud van de naslagtabellen is in principe voorbehouden aan de applicatiebeheerder. In de meeste gevallen is de werkwijze zoals beschreven in onderstaand kader Onderhoud Naslagtabellen. Bij Bewoner Extra Tab en Carrouselkaarten wijkt de werkwijze af en wordt deze onder het betreffende kopje beschreven.

Onderhoud Naslagtabellen Het onderhouden van de naslagtabellen (het toevoegen en wijzigen van keuzemogelijkheden) vindt meestal op dezelfde manier plaats. - Selecteer de gewenste naslagtabel bij Stamgegevens/Naslagtabellen. - Om gegevens te wijzigen kan gewoon over de bestaande tekst worden getypt. - klik om nieuwe gegevens toe te voegen op de knop Maak een nieuwe gegevenskaart. - Voer de nieuwe gegevens in. - Bij het verlaten van het scherm worden de gewijzigde gegevens automatisch opgeslagen. - Verwijder gegevens door deze te selecteren en op de knop Verwijder deze gegevens te klikken. Raadplegen van gegevens Per naslagtabel kan een overzicht worden ingezien of afgedrukt door middel van de volgende knoppen (ga hiervoor eerst naar het bij de tabel horende dialoogvenster via Stamgegevens/Naslagtabellen/Naam tabel): - Toon afdrukvoorbeeld - Druk deze gegevens af op de printer


Pagina 55 van 78


Weergave Huisarts, Tandarts, Apotheek en Ziekenfonds/verzekeraar De gegevens die in de naslagtabellen Huisarts, Tandarts, Apotheek en Ziekenfonds/verzekeraar worden opgeslagen komen terug op het tabblad Personalia (knop Stamgegevens op het dossier). Wanneer de keuze uit de tabel wordt gemaakt zullen, indien ingevuld, automatisch adres en telefoonnummer worden getoond. Zo is in een oogopslag op het stamblad te zien welke medici/instanties betrokken zijn.

Apotheek Stamgegevens/Naslagtabellen/Apotheek In PlanCare Dossier kan de apotheker van de zorgvrager worden vastgelegd. Het veld Zoeknaam: is een verplicht veld en moet in ieder geval worden ingevuld om de apotheker te kunnen toevoegen aan de standaardtabel. De overige gegevens mogen desgewenst in een later stadium toegevoegd worden.

De gegevens zijn direct af te lezen op het stamblad van de cliënt.

Onderhoud Arrangementenboek In het kader van de AZR zou het mogelijk moeten worden de geïndiceerde functies te koppelen aan een eigen arrangementenboek. In de verdere ontwikkeling van de AZR-functionaliteit is hier verder van afgezien en wordt het Arrangementenboek hier niet meer ondersteund.

Cliënt Extra Tab Stamgegevens/Naslagtabellen/Bewoner Extra Tab Op het tabblad Personalia kunnen veel cliëntgegevens geregistreerd worden. Toch blijkt dit in de praktijk voor veel organisaties onvoldoende en wil men nog PlanCare Dossier V11.7 - Installatie, inrichting en beheer

Pagina 56 van 78


andere gegevens vastleggen. Vaak gaat het hierbij om informatie die specifiek is voor de eigen organisatie. Hiervoor is in PlanCare Dossier het tabblad Extra ontwikkeld. Met name statische, weinig veranderende gegevens kunnen hier een plaats vinden. Deze gegevens worden niet historisch opgeslagen!

Bovenstaand voorbeeld toont enkele van de verschillende typen vragen: - Label: vetgedrukt kopje boven een onderdeel - Tekst: vrij in te vullen, zowel letters als cijfers - Datum: met de kalenderoptie te vullen datumveld - Ja/Nee: staat standaard op Nee, aanklikken wijzigt waarde - Tabel: vrij te vullen naslagtabel

Aanmaken vragen op tabblad Extra Het toevoegen van vragen aan het tabblad Extra is te vergelijken met het aanmaken van een carrouselkaart. Het type vragen komt ook overeen. -

Ga naar Stamgegevens/Naslagtabellen/Bewoner Extra Tab. Klik op de knop Maak een nieuwe gegevenskaart. Het dialoogvenster Vraag gegevens wordt geopend:

-

Geef aan of de vraag voor alle instellingen binnen de licentie geldt. Formuleer de vraag bij Vraag: Kies een antwoordtype. Bevestig met OK.

Tabel aanmaken Wanneer als antwoordtype Tabel wordt gekozen kan een keuzetabel met antwoorden worden gevuld. -

Klik op de knop Aanpassen (deze wordt geactiveerd bij antwoordtype Tabel); het dialoogvenster Antwoord tabellen verschijnt. Klik op Tabel toevoegen en geef de titel van de tabel op. Typ vervolgens de antwoorden in het tekstvak Antwoord: en breng deze naar rechts door op de knop Toevoegen>> te klikken.


Pagina 57 van 78


Door op Opties>>> te klikken kunnen nog een Telwaarde, Weging of Code aan het antwoord worden meegegeven, zodat de gegevens in een rapport met statistische functies kunnen worden meegenomen. Voorbeeld van verschillende antwoordtypen:

Carrouselkaarten Zie hiervoor de uitleg in het hoofdstuk Carrouselkaarten van de handleiding.

Contractgroep De naslagtabel Contractgroep (menu optie Stamgegevens/Naslagtabellen/ Contractgroep komt terug in het scherm Contract - Product (zie rode kaders).


Pagina 58 van 78


De tabel Contractgroep is standaard gevuld met de ZZP’s, maar ook nieuwe groepen kunnen worden toegevoegd. Ook kunnen normtijden en -dagdelen worden aangepast naar de realiteit van de eigen organisatie.

Deskundigheidniveau Het deskundigheidsniveau komt terug in het onderdeel zorgafspraken.

Vastleggen Tariefafspraken AW119 per AGB-code Ten behoeve van de productieverantwoording volgens declaratiestandaard AW119 is de naslagtabel Tariefafspraken AW119 toegevoegd. In deze tabel worden tarieven vastgelegd per prestatie en per AGB-code. Het is zodoende mogelijk om voor een bepaalde prestatie verscheidene tarieven vast te leggen, afhankelijk van de AGB-code. De onderhoudsfunctie voor deze tabel is te vinden onder menu optie Stamgegevens/Naslagtabellen/Tariefafspraken AW119.


Pagina 59 van 78


Bij de upgrade van PlanCare Dossier naar versie 11.7.0 worden prestatiecodes per AGB-code gevuld bij gebruik van AZR. Alleen bij de upgrade van PlanCare Dossier naar versie 11.7.0 vindt een ‘voorvulling’ van de tabel plaats. Voor elke AGB-code waarvoor in de database op dat moment een of meer AZR-berichten aanwezig zijn, wordt voor elke prestatie uit de prestatiecodetabel een tariefregel met lege tariefvelden aangemaakt. Een gevulde prestatiecodetabel is onderdeel van PlanCare Dossier versie 11.7.0.

Onderhouden van tariefregels Het aanmaken, onderhouden en verwijderen van tariefregels gebeurt via de knoppen rechtsonder in het scherm Tariefafspraken (zie rode kader).

Het toevoegen en bewerken van nieuwe of bestaande tarieven per AGB-code vindt plaats in onderstaand scherm.


Pagina 60 van 78


Toelichting bij de velden in dit scherm: AGB instelling

Financiering Debiteur Prestatie Periode Begindatum Einddatum Tarief (extern) Tarief (intern) Tarief (extra1) Tarief (extra2) Aantal

AGB-code van de instelling waarvoor het tarief geldt De inhoud van de keuzelijst bij dit veld wordt automatisch onderhouden op basis van de AGB-codes die voorkomen in ingelezen AZR-berichten. Elke AGB-code waarvoor een of meer AZR-berichten in PlanCare Dossier opgenomen worden, wordt aan de keuzelijst toegevoegd Soort financiering Dit veld wordt in deze versie van PlanCare Dossier nog niet gebruikt. De keuzelijst is daarom leeg Prestatiecode en omschrijving. De keuzelijst bevat alle prestaties uit de prestatiecodetabel Heeft de vaste waarde ‘Jaar’ Begindatum geldigheid tarief Einddatum geldigheid tarief Tarief dat overgenomen wordt in het productierapport volgens declaratiestandaard AW119 Intern tarief Extra mogelijkheid voor vastlegging tarief Extra mogelijkheid voor vastlegging tarief Aantal prestaties waarvoor het tarief afgesproken is

Contactpersoon algemeen De functionaliteit Contactpersoon algemeen biedt de mogelijkheid algemene contactpersonen aan de reguliere contactpersonen van een cliënt toe te voegen. Deze contactpersonen worden dus niet per cliënt aangemaakt, maar worden vanuit een algemene tabel gekozen en toegevoegd. Op deze manier hoeven algemene contactpersonen, zoals bijv. verwijzende instanties of vrijwilligers, die voor meerdere cliënten beschikbaar moeten zijn, maar eenmaal ingevoerd te worden. Het invoeren van algemene contactpersonen vindt plaats onder menu optie Stamgegevens/ Naslagtabellen/Contactpersoon algemeen:


Pagina 61 van 78


Het invoerscherm voor algemene contactpersonen is gelijk aan dat voor reguliere contactpersonen. De gegevens die hier worden ingevuld, worden toegevoegd aan een aparte naslagtabel die is op te roepen op het tabblad Contactpersonen onder de knop Cliëntgegevens (Stamgegevens) op het dossier van de cliënt.

Het toevoegen van een algemene contactpersoon - ga naar Onderhoud contactpersonen op het tabblad Contactpersonen onder de knop Cliëntgegevens op het dossier van de cliënt - klik op de button Voeg toe Algemene Contactpersoon (zie figuur 1.) - selecteer de gewenste algemene contactpersoon en klik op de button Selecteer (zie figuur 2.) en bevestig de vraag in het getoonde scherm met OK - de gegevens worden geladen en zijn niet meer aan te passen met uitzondering van het veld T.a.v.: men kan met dezelfde instantie te maken hebben, maar daarbinnen met verschillende contactpersonen (zie figuur 3.); tevens zijn hier de rollen t.b.v. de mailing aan te passen omdat ook deze kunnen verschillen binnen een instantie - klik op de button Sluit Algemene Contactpersonen om terug te keren naar het scherm Onderhoud Contactpersonen; de algemene contactpersoon is nu gekoppeld aan de cliënt opgeslagen - Op het scherm Contactpersonen is aan de Prioriteit (=0) af te lezen dat het hier een algemene contactpersoon betreft (zie rode kader in figuur 4.)


Pagina 62 van 78


Figuur 1.

Figuur 2.

Figuur 3.

Figuur 4.


Pagina 63 van 78


Type Contactpersoon Stamgegevens/Naslagtabellen/Type Contactpersoon. Op het tabblad Contactpersonen (onder de knop Cliëntgegevens op het dossier) kan het type contactpersoon van de cliënt worden geregistreerd. Een gevulde tabel wordt standaard met PlanCare Dossier meegeleverd en kan verder naar believen worden aangevuld of gewijzigd zodat de benamingen overeenkomen met die van de organisatie.

DBC Activiteiten In de naslagtabellen van PlanCare Dossier is het mogelijk een keuzelijst samen te stellen van activiteiten en verrichtingen welke in de organisatie worden gebruikt. Dit vindt plaats onder menu optie Stamgegevens/Naslagtabellen/DBC Activiteiten. Een uitgebreide beschrijving van dit onderdeel is terug te vinden in de handleiding PlanCare Dossier en DBC-registratie.

DBC Kostprijzen Om een export te kunnen doen moeten de kostprijzen van medewerkers en activiteiten worden ingevoerd. Het gaat hierbij alleen om die personen of uren die werkelijk betrokken zijn geweest en in de export worden meegenomen. In de naslagtabellen van PlanCare Dossier is het mogelijk kostprijzen te koppelen aan medewerkers of activiteiten. Dit vindt plaats onder menu optie Stamgegevens/Naslagtabellen/DBC Kostprijzen. Een uitgebreide beschrijving van dit onderdeel is terug te vinden in de handleiding PlanCare Dossier en DBC-registratie.

Diagnosen De ingebrachte diagnosen kunnen worden gebruikt als controle bij het verstrekken van medicatie.

Om een nieuwe diagnose van de cliënt vast te stellen moet eerst op de knop Maak een nieuwe gegevenskaart geklikt worden. Een uitgebreide lijst met mogelijke diagnosen wordt getoond. Door de beginletters van de gewenste diagnose in te typen kan het gewenste item snel gevonden worden.

Diensten De functie Dienstberichten is een soort dienstoverdracht-prikbord van de afdeling en is te benaderen via de knop Dienstberichten. Ieder personeelslid kan een bericht voor zijn afdeling invoeren. Als andere


Pagina 64 van 78


personeelsleden met rechten op de afdeling deze knop in de knoppenbalk aanklikken, krijgen ze alle berichten te zien. Er is vooralsnog geen wismogelijkheid, maar deze wordt mogelijk nog ontwikkeld. Om deze functionaliteit te kunnen gebruiken moeten eerst diensten worden toegevoegd.

Diensten toevoegen Diensten worden toegevoegd onder menu optie Stamgegevens/Naslagtabellen/Diensten. Het volgende scherm wordt geopend:

Aan een dienst wordt een begin- en eindtijd gekoppeld zodat het bericht binnen deze tijdsperiode zichtbaar zal worden. Het toevoegen van een dienst: - Klik op de knop Maak een nieuwe gegevenskaart - Vul de omschrijving in bij Dienst: - Vul uren en minuten in (uu:mm) bij Begintijd: en Eindtijd: - Selecteer een kleur door op de knop KiesKleur te klikken (zie rode kader), een kleur te kiezen en dit met OK te bevestigen - Sla de nieuwe dienst op met de knop Opslaan - Voeg een volgende dienst toe of verlaat het scherm met Exit of door op de knop Sluit het actieve venster te klikken Een dienst kan verwijderd worden door deze te selecteren en op de knop Verwijder deze gegevens te klikken. Het gebruik van de dienstberichten wordt beschreven in de handleiding Diensten en E-mail.

Evaluatiefrequentie Stamgegevens/Naslagtabellen/Evaluatiefrequentie


Pagina 65 van 78


In PlanCare Dossier kan voor de verschillende evaluatiefrequenties in het zorgplan worden aangegeven met welke frequentie en op welk tijdstip bepaalde acties moeten worden uitgevoerd ten behoeve van een cliënt. Voor het vastleggen van het evaluatiefrequentie wordt een naslagtabel gebruikt. Deze naslagtabel wordt vooraf opgesteld.

Financiering Het scherm Koppeling Product/Mutatie kent het veld financiering. De naslagtabel die hier achter ligt wordt onderhouden onder menu optie Stamgegevens/Naslagtabellen/Financiering.

Een nieuwe financieringsvorm wordt toegevoegd door op de knop Maak een nieuwe gegevenskaart te klikken. Het veld bij Omschrijving wordt geel en daar kan vervolgens de nieuwe financiering worden ingevoerd. Klik op Opslaan om de invoer te bevestigen.

Kiesbaar: maakt de waarde beschikbaar in de naslagtabel op het scherm Koppeling/Product/Mutatie.

Productief: merkt deze financiering aan als een financiering waarop productie geregistreerd wordt.

Huisarts Stamgegevens/Naslagtabellen/Huisarts In PlanCare Dossier kan de huisarts van de cliënt worden vastgelegd. Dit vindt plaats in een naslagtabel die vooraf wordt opgesteld. Het veld Zoeknaam: is een verplicht veld en moet in ieder geval worden ingevuld om de huisarts te kunnen toevoegen aan de standaardtabel. De overige gegevens mogen desgewenst in een later stadium toegevoegd worden. PlanCare Dossier V11.7 - Installatie, inrichting en beheer

Pagina 66 van 78


De gegevens van de hier ingevoerde huisartsen komen terug op het tabblad Personalia onder de knop Stamgegevens op het dossier van de cliënt.

Wijzigen van en toevoegen aan naslagtabellen Het wijzigen van en toevoegen aan onderstaande naslagtabellen vindt op een vergelijkbare manier plaats. Wijzigen: - Selecteer het te wijzigen item in de keuzetabel met het driehoekje - Wijzig de gegevens - Verlaat het scherm met de knop Sluit het actieve venster - De gewijzigde gegevens worden automatisch opgeslagen Toevoegen: - Klik op Maak een nieuwe gegevenskaart - Voer de nieuwe gegevens in - Verlaat het scherm met de knop Sluit het actieve venster - De gewijzigde gegevens worden automatisch opgeslagen

Nationaliteit Stamgegevens/Naslagtabellen/Nationaliteit In PlanCare Dossier kan de nationaliteit van een cliënt worden vastgelegd. Dit vindt plaats met behulp van een naslagtabel die standaard met PlanCare Dossier wordt meegeleverd.


Pagina 67 van 78


Probleemcategorie Stamgegevens/Naslagtabellen/Probleem categorie In PlanCare Dossier kan de probleemcategorie van een cliënt worden vastgelegd. Dit vindt plaats met behulp van een naslagtabel of een standaardtabel. Deze standaardtabel wordt meegeleverd met PlanCare Dossier. Deze tabel kan worden gewijzigd of aangevuld indien de gegevens van deze tabel niet overeenkomen met die welke binnen de organisatie gehanteerd worden.

Producten Het inrichten van de producten is een specifiek proces. Daarom is er voor gekozen dit in een afzonderlijke handleiding te beschrijven (Onderhoud arrangement/product/handeling).

Onderhoud Tariefcodes en Tarieven Het registreren en verwerken van de tariefcodes en tarieven ten behoeve van de productieafspraken wordt in een afzonderlijke handleiding besproken (Productieafspraken).

Spreektaal In PlanCare Dossier kan de spreektaal van een cliënt worden vastgelegd. Dit vindt plaats met behulp van een naslagtabel of een standaardtabel. Deze standaardtabel wordt meegeleverd met PlanCare Dossier en kan naar wens worden gewijzigd of aangevuld bij: Stamgegevens/Naslagtabellen/Spreektaal.

Tandarts In PlanCare Dossier kan de tandarts van de cliënt worden geregistreerd. Dit vindt plaats met behulp van een naslagtabel of een standaardtabel. Deze standaardtabel wordt vooraf opgesteld onder: Stamgegevens/Naslagtabellen/ Tandarts. Om een nieuwe tandarts toe te voegen moet eerst op de knop Maak een nieuwe gegevenskaart worden geklikt. Vervolgens kunnen de gegevens in de betreffende vakken worden ingevuld. Het veld Zoeknaam is een verplicht veld, dit wil zeggen dat de zoeknaam in ieder geval moet worden ingevuld. De overige gegevens mogen direct of in een later stadium worden aangevuld.


Pagina 68 van 78


Aanvullen en/of wijzigen geschiedt door op het keuzevak achter Tandarts: te klikken. Het programma toont de reeds aanwezige tandartsen. Met de muis kan door het keuzevak ‘gelopen’ worden en met een druk op de linker muistoets wordt de gewenste tandarts geselecteerd. Met de knop Verwijder deze gegevens kunnen de gegevens van een geselecteerde tandarts worden verwijderd.

Tijdstip In PlanCare Dossier kan voor de verschillende typen disciplines in het zorgplan worden aangegeven met welke frequentie en op welk tijdstip zij bepaalde acties moeten uitvoeren ten behoeve van een cliënt. Voor het vastleggen van het tijdstip wordt een naslagtabel of een standaardtabel gebruikt. Deze naslagtabel wordt vooraf opgesteld. Het opstellen van de tabel Tijdstip vindt plaats onder: Stamgegevens/ Naslagtabellen/Tijdstip.

Verzekeraar In PlanCare Dossier kan de verzekeraar van de cliënt worden vastgelegd. Dit gebeurt met behulp van een naslagtabel of een standaardtabel. Deze standaardtabel wordt vooraf opgesteld onder: Stamgegevens/Naslagtabellen/Verzekeraar.

Om een nieuwe verzekeraar toe te voegen moet eerst op de knop Maak een nieuwe gegevenskaart worden geklikt. Vervolgens kunnen de gegevens in de betreffende velden worden ingevuld. Het veld Zoeknaam is een verplicht veld, dit wil zeggen dat de zoeknaam in ieder geval moet worden ingevuld. De overige gegevens mogen direct of in een later stadium worden aangevuld. Aanvullen en/of wijzigen geschiedt door op het keuzevak achter Verzekeraar: te klikken. Het programma toont de reeds aanwezige verzekeraars. Met de muis kan door het keuzevak ‘gelopen’ worden en met een druk op de linker muistoets wordt de gewenste verzekeraar geselecteerd. Met de knop Verwijder deze gegevens kunnen de gegevens van een geselecteerde verzekeraar worden verwijderd.


Pagina 69 van 78


NB Wanneer er een conversie van de verzekeraarstabel ten behoeve van de AZR heeft plaatsgevonden is het raadzaam geen wijzigingen in de gegevens meer aan te brengen daar deze de export van AZR-gegevens kan stagneren.

Volgorde I/S/A De volgorde van instellingen, sectoren en afdelingen werd bepaald door de volgorde van invoeren (instellingen) of werd alfabetisch bepaald (afdelingen). Het is nu mogelijk de volgorde van instellingen, sectoren en afdelingen zelf te bepalen onder de menu optie Stamgegevens/Naslagtabellen/Volgorde I/S/A. Het volgende scherm wordt geopend:

De drie tabbladen links op het scherm laten de instellingen, sectoren en afdelingen zien. De instelling die op het eerste tabblad actief is bepaalt welke sectoren en de actieve sector welke afdelingen er op het volgende tabblad getoond wordt (zie rode kader). Het sorteren vindt plaats op de drie niveaus, waarbij een volgorde op het ene niveau geen invloed op die van een onderof bovenliggend niveau heeft. In het veld Volgorde kan het getal van de volgorde worden ingetypt. Eerst moet dan wel de bijbehorende instelling, sector of afdeling worden geselecteerd. Mag de volgorde alfabetisch zijn dan kan op de knop Sorteer(ABC) worden geklikt. In het rechter deel van het scherm kan de nieuwe of aangepaste volgorde worden bekeken door op Ververs voorbeeld te klikken. Instellingen en sectoren kunnen worden open geklikt zodat de onderliggende structuur wordt getoond. Is de volgorde eenmaal ingevoerd, dan zal deze bij een volgende keer openen van het scherm Volgorde I/S/A getoond worden als een getal van drie posities. Automatisch worden een of meer nullen voor het getal geplaatst om de getoonde volgorde in het scherm juist weer te geven (dus: 001, 002, 003, 004 etc. in plaats van: 1, 11, 2, 21, 22, 3, 4). Voor de sortering in de database maakt dit niet uit.


Pagina 70 van 78


NB De instelling Nog te verwerken wordt niet in de sortering meegenomen, ondanks dat deze toch getoond wordt. Samen met Overledenen wordt Nog te verwerken altijd onderaan de reeks geplaatst.

Zorgvisies PlanCare Dossier ondersteunt het maken van zorgplannen. Een zorgplan wordt gebaseerd op en gerubriceerd met behulp van een zorgvisie.

Met behulp van de opdracht Zorgvisie kan men een zorgvisie samenstellen, gebaseerd op reeds gedefinieerde aandachtsgebieden. Een nieuwe zorgvisie wordt toegevoegd onder: Stamgegevens/Naslagtabellen/ Zorgvisies.

Zorgplanvisie Wanneer in het zorgplan een nieuwe zorgvraag wordt toegevoegd kan worden aangegeven welk Zorg aandachtspunt het hier betreft. Het onderhoud van deze items vindt plaats onder menu optie Stamgegevens/Naslagwerken/Zorgplanvisie.

Een nieuw item wordt toegevoegd door op de knop Maak een nieuwe gegevenskaart te klikken. Bij Omschrijving wordt de omschrijving weergegeven. Vervolgens wordt het nieuwe item toegevoegd door op Opslaan te klikken. Door het vakje voor Niet kiesbaar aan te vinken wordt aangegeven of een onderdeel geselecteerd moet kunnen worden. Betreft het een onderdeel in de boomstructuur dat slechts wordt onderverdeeld (zie rode items in bovenstaand


Pagina 71 van 78


voorbeeld) en op zich geen waarde heeft, dan kan dit als niet kiesbaar worden aangemerkt. Door middel van de blauwe pijltjestoetsen kan een item naar boven of naar beneden verplaatst worden. Het mag dan niet in de tree staan, maar moet tegen de linkerkant van het scherm uitgelijnd staan. Door middel van de buttons met de pijltjes naar links en rechts (onder Niveau) kan een item naar een hoger of lager niveau in de tree geplaatst worden. Hiertoe moet het eerst onder de Parent staan waar het aandachtspunt onder komt te hangen (zie Dreigend voedingstekort in onderstaand voorbeeld).


Pagina 72 van 78


Menubalk: Cliënten Onder menu optie Cliënten bevinden zich verschillende functies. De sneltoetsen F5 en F6 komen overeen met de knoppen Selecteren dossier en Openen dossier in de knoppenbalk. Het aanmaken van een nieuw dossier vindt plaats onder menu optie Cliënten/Stamgegevens. Er wordt een leeg dossier geopend en de gegevens kunnen handmatig ingevoerd worden. Dit wordt verder toegelicht in de handleiding Basisregistratie.

Menubalk: Projecten De optie Projecten geeft de mogelijkheid een eerder ingebrachte planning van dienstverlening met dagregistratie (andere dan 24-uurs zorg) te verantwoorden op basis van de werkelijk geleverde zorg of dienstverlening. Tevens worden via deze optie de modules Tijdverantwoording en Normen Verantwoorde Zorg (NVZ) benaderd. Zie voor een uitgebreide beschrijving de desbetreffende handleidingen.

Menubalk: Management Het menu Management bevat een aantal verschillende onderdelen die met name met output te maken hebben. Het betreft: - Elektronische aangiften (GGZ Verantwoording, Export en DBC Export) - Productie Afspraken - Rapportages (zowel Access als SQL) - Edifact berichten uitwisseling - Mutaties bevriezen De aangiften worden besproken in de handleiding Landelijke registraties, de Productie afspraken komen terug in de gelijknamige handleiding en de management rapportage (de overzichten) komt uitgebreid aan de orde in de handleiding Managementoverzichten.

Mutaties bevriezen Binnen PlanCare Dossier is het mogelijk om bewonersmutaties (tabblad Mutaties onder de knop Stamgegevens op het dossier van de cliënt) tot aan een bepaalde datum te bevriezen. Gevolg hiervan is dat er in de afgesloten periode geen correcties meer doorgevoerd kunnen worden. Is een correctie toch gewenst of noodzakelijk dan kan het bevriezen ongedaan worden gemaakt. Wij adviseren nadrukkelijk om de autorisatie voor deze functie bij een zeer beperkt aantal medewerkers te leggen. Bovendien wordt de uitvoering van deze functie gelogd. Het recht om mutaties te mogen bevriezen bevindt zich onder Functies in het scherm van de toegangsrechten en wordt op de gebruikelijke wijze toegekend.


Pagina 73 van 78


Het scherm Periode bevriezen wordt geopend via menu optie Management/Mutaties bevriezen.

Het aanmaken en verwijderen van mutaties wordt geblokkeerd door een datum in te voeren in het veld Periode t/m. Het zal niet meer mogelijk zijn mutaties te maken in de periode tot en met de laatst ingevoerde datum (in het voorbeeld 31-7-2009). Wordt toch een mutatie gemaakt binnen de geblokkeerde periode, dan verschijnt de volgende melding:

Moet er toch met terugwerkende kracht een cliëntmutatie toegevoegd of verwijderd worden, dan volstaat het een nieuwe regel met een oudere datum in te voeren. PlanCare Dossier kijkt naar de laatst ingevoerde datum; dat hoeft dus niet de meest recente te zijn. Er wordt gelogd wie deze aanpassing verricht in het kader van de kaderregeling AO/IC. Dit scherm heeft alleen invloed op het tabblad Mutaties onder de knop Stamgegevens op het dossier van een cliënt. Zowel de Tijdsregistratie als de Aan-/afwezigheidsregistratie werken vooralsnog niet met deze datum.

Menubalk: Venster Onder dit menu-item bevinden zich de volgende zaken:

Vensters Trapsgewijs schikken Via trapsgewijs schikken is het mogelijk om meerdere vensters tegelijk open te hebben. Dit is bijvoorbeeld gemakkelijk wanneer meerdere gegevens tegelijkertijd op het scherm getoond moeten worden. Wanneer er meerdere vensters open staan, laat PlanCare Dossier er standaard maar één zien. Bij trapsgewijs schikken komen de vensters trapsgewijs (als het ware over elkaar, maar de afzonderlijke tabellen zijn nog wel te zien) op het scherm te staan. Het gewenste venster kan worden geopend door op dat venster te klikken of door


Pagina 74 van 78


onder menuoptie Venster het gewenste venster te openen. Deze optie geeft alle openstaande vensters weer.

Vensters Horizontaal schikken Bij de optie Horizontaal schikken is het mogelijk om meerdere vensters tegelijk open te hebben staan. De openstaande vensters komen horizontaal naast elkaar op het scherm te staan. De verdere werking is gelijk aan die zoals beschreven bij Trapsgewijs schikken.

Vensters Verticaal schikken Bij de optie Verticaal schikken is het mogelijk om meerdere vensters tegelijk open te hebben staan. De openstaande vensters komen horizontaal naast elkaar op het scherm te staan. De verdere werking is gelijk aan die zoals beschreven bij Trapsgewijs schikken.

Achtergrond Onder Parameters is de achtergrond door de applicatiebeheerder voor alle gebruikers in te stellen. Dit heeft altijd voorrang boven de persoonlijke instelling van de achtergrond. De individuele gebruiker kan voor zijn PC tijdelijk een achtergrond of website neerzetten. Dit gebeurt via Venster/Achtergrond. De locatie waar de afbeelding zich bevindt wordt gevonden door op de knop met de drie stippen te klikken en vervolgens naar de gewenste locatie te navigeren.

Spreiden houdt in dat de afbeelding over het hele scherm wordt geplaatst en eventueel wordt opgerekt. Gecentreerd wil zeggen dat het oorspronkelijke formaat van de afbeelding wordt behouden en dat deze in het midden scherm wordt geplaatst.


Pagina 75 van 78


Menubalk: Help Onder dit menu-item bevinden zich de volgende zaken:

PlanCare Dossier help De helpfunctie van PlanCare Dossier bestaat uit een link naar een website waar de handleidingen en eventuele aanvullende informatie in PDF-formaat wordt aangeboden. Op deze wijze kunnen de handleidingen op eenvoudige wijze actueel gehouden worden. De documenten worden geopend in een apart venster en kunnen zo worden gelezen, geprint of opgeslagen op de eigen PC.

Tevens zijn hier de omschrijvingen van de ZZP’s te vinden, zowel de versie 2008 als 2009.


Pagina 76 van 78


Website Zorgkantoren Onder menu optie Website Zorgkantoren bevindt zich een weblink naar de website van DHCS. Van hieruit kan weer worden doorgelinkt naar de websites van de verschillende zorgkantoren.

Helpdesk Portaal Onder menu optie Helpdesk Portaal bevindt zich een weblink naar de ondersteunende site van (de helpdesk van) De Heer Software. Hier vindt men onder andere updates en actuele handleidingen. De klant meldt zich aan met een inlogcode en wachtwoord.


Pagina 77 van 78


Info Onder Info bevindt zich enige informatie over PlanCare Dossier, waaronder de versie die actief is.


Pagina 78 van 78

PlanCare Dossier V11.7 Installatie, inrichting en beheer. Inhoudsopgave

Recommend Documents