Inhoudsopgave. Installatie en beheer van uw Centix configuratie Algemene functionaliteit Vensters Vensters Werkbladen

Handleiding: Centix Office versie 4.0.10 Publicatiedatum: 10 november 2009 Pagina 1 van 228 pagina’s.

Inhoudsopgave Installatie en beheer van uw Centix configuratie ............................... 1 Database .................................................................................................................. 1 Backup & Restore Database ............................................................................... 1 Back-up maken ............................................................................................... 1 Het terugplaatsen van een back-up ............................................................... 14 Installatie ........................................................................................................... 19 Installatie deel 1 Microsoft SQL 2005 Express editie .................................. 20 Installatie deel 2 - de Centix4 database......................................................... 21

Algemene functionaliteit Vensters ...................................................... 26 Vensters ................................................................................................. 27 Een tweede scherm openen ............................................................................... 27 Een scherm oppakken ....................................................................................... 28 Een scherm splitsen........................................................................................... 28 Een venster dokken ........................................................................................... 29 Een inschuifvenster maken ............................................................................... 30

Werkbladen .......................................................................................... 31 Selecteren met de filterbalk .............................................................................. 32 Selecteren met het snelfilter .............................................................................. 34 Sorteren op nummer of alfabet ......................................................................... 34 Groeperen op kolommen................................................................................... 35 Het opslaan van weergaven van groeperingen.................................................. 36 Data sources ...................................................................................................... 37

Objecten ................................................................................................ 39 Inrichten van objectenstructuur............................................................................. 39 Overzicht objecten; het objectenwerkblad ............................................................ 40 Werkbladfunctionaliteit .................................................................................... 41 Kleurgebruik ................................................................................................. 41 Specifieke werkbladfuncties - algemeen ...................................................... 42 Specifieke werkbladfuncties – OI wizard ..................................................... 42 Specifieke werkbladfuncties – OI afdruk wizard.......................................... 45 Specifieke werkbladfuncties – Toevoegen aan move basket ........................ 47 Aanmaken ............................................................................................................. 47 Veldbeschrijvingen ........................................................................................... 49 Tabblad onderhoud & inspecties ...................................................................... 51


Tabblad locaties ................................................................................................ 51 Tabblad documenten ......................................................................................... 55 Tabblad meterstanden ....................................................................................... 55 Object aanmaken vanuit een locatie ..................................................................... 56 Kopiëren van objecten .......................................................................................... 56 Objecten met onderdelen ...................................................................................... 57 Objectentypes koppelen .................................................................................... 58 Toevoegen van een onderdeel aan een object ................................................... 59 Blokkeren van objecten......................................................................................... 60 Het definiëren van blokkeerredenen ................................................................. 60 Het blokkeren van een object ............................................................................ 61 Een blokkering opheffen ................................................................................... 62 Verwijderen van objecten ..................................................................................... 62 Verwijderen van objecten op een locatie .............................................................. 62 Verwijderen van verplaatshistorie ........................................................................ 63 Automatisch nummeren van objecten ................................................................... 63 Inrichting module .............................................................................................. 64 Zelf nummersystemen maken of aanpassen ................................................. 65 Gebruik van nummeringsysteem ...................................................................... 66 Systeem- en gebruikersinstellingen ...................................................................... 67 Systeeminstellingen - objectinstellingen........................................................... 67 Systeeminstellingen – uniek object ................................................................... 68 Gebruikersinstellingen ...................................................................................... 69

Move Basket .......................................................................................... 71 Aanmaken van een move basket ........................................................................... 71 Verwerk basket ................................................................................................. 74 Toevoegen van een object aan een movebasket ................................................... 75 Beheren van uw move baskets .............................................................................. 78

Rapportages .......................................................................................... 81 Rapportdefinities ................................................................................................... 81 De rapport editor (menu’s en knoppen) ................................................................ 83 Aanmaken van rapportages ................................................................................... 87 Bewerken van rapporten ....................................................................................... 91

Beveiliging ............................................................................................. 97 Toegangsbeveiliging ............................................................................................. 97 Basisautorisatie ................................................................................................. 97 Instellen van de basisautorisatie........................................................................ 97 Uitgebreide toegangsbeveiliging .......................................................................... 99 Rollen ................................................................................................................ 99 Toegangsniveau .......................................................................................... 100 Icoongebruik ............................................................................................... 102 Data rechten ................................................................................................ 102


Rollen toekennen aan gebruikers ................................................................ 102 Administratiebeveiliging................................................................................. 105 Administratierechten instellen op objecten ................................................. 105 Administratierechten instellen op locaties .................................................. 105 Administratierechten instellen op artikelen ................................................ 106 Gebruiker rechten geven op administraties................................................. 106

Order ................................................................................................... 109 Fiattering ............................................................................................................. 109 Fiatteringregels Aanmaken ............................................................................. 109 Fiatteringscherm ............................................................................................. 110 Fiatteringregels Koppelen ............................................................................... 112 Inkoop- & Verkoopscherm ............................................................................. 113

Contracten .......................................................................................... 117 Aanmaken van een contract ................................................................................ 117 Algemeen ........................................................................................................ 119 Facturatie......................................................................................................... 120 Bijwerken contractprijzen volgens index............................................................ 121 Relatiecontracten................................................................................................. 123 Aanmaken van een relatiecontract .................................................................. 123 Algemeen .................................................................................................... 125 Gekoppelde objecten ................................................................................... 127 Factureren ....................................................................................................... 128 Orderreferentie leegmaken.............................................................................. 129 Index onderhouden.............................................................................................. 130 Index toevoegen .............................................................................................. 130

Workflow ............................................................................................ 131 Workflowitems Algemeen .................................................................................. 133 Workflow Scherm Overzicht .......................................................................... 133 Het Navigatie scherm ...................................................................................... 134 Navigatie Taakbalk ..................................................................................... 135 De Stamgegevens ............................................................................................ 136 De Eigenschappen ........................................................................................... 139 Meldingen ........................................................................................................... 150 Meldingen Benaderen ..................................................................................... 151 Melding Toevoegen ........................................................................................ 151 Tabblad Specificaties .................................................................................. 152 Werkorders .......................................................................................................... 153 Werkorders Benaderen.................................................................................... 153 Werkorder Toevoegen .................................................................................... 154 Werkorder aanmaken onder een bestaand Workflowitem .......................... 154 Losse werkorder aanmaken......................................................................... 155 Tabblad Specificaties .................................................................................. 155


Afspraken ............................................................................................................ 157 Afspraken Benaderen ...................................................................................... 157 Afspraak Toevoegen ....................................................................................... 157 Afspraak aanmaken onder een bestaand Workflowitem ............................ 157 Losse afspraak aanmaken ........................................................................... 158 Tabblad Specificaties .................................................................................. 158 Taken................................................................................................................... 160 Taken Benaderen ............................................................................................ 160 Taak Toevoegen .............................................................................................. 160 Taak aanmaken onder een bestaand Workflowitem ................................... 160 Losse taak aanmaken .................................................................................. 161 Tabblad Specificaties .................................................................................. 161 Emails ................................................................................................................. 161 Email Berichten Benaderen ............................................................................ 162 Email Toevoegen ............................................................................................ 162 Email aanmaken onder een bestaand Workflowitem.................................. 162 Losse email aanmaken ................................................................................ 163 Tabblad Specificaties .................................................................................. 163 Documenten ........................................................................................................ 166 Documenten Benaderen .................................................................................. 166 Document Toevoegen ..................................................................................... 167 Document aanmaken onder een bestaand Workflowitem .......................... 167 Los document aanmaken............................................................................. 167 Telefoongesprekken ............................................................................................ 168 Telefoongesprekken Benaderen ...................................................................... 168 Telefoongesprek Toevoegen ........................................................................... 168 Telefoongesprek aanmaken onder een bestaand Workflowitem ................ 168 Los telefoongesprek aanmaken ................................................................... 169 Tabblad Specificaties .................................................................................. 169

Meterstanden ...................................................................................... 171 Inrichting van meterstanden ................................................................................ 171 Stappenplan ..................................................................................................... 171 Onderhoud metingen ....................................................................................... 172 Nieuwe meting aanmaken ........................................................................... 172 Objecttypes met meterstanden ........................................................................ 175 Objecten met meterstanden ................................................................................. 176 Aanmaken meting ........................................................................................... 176 Verwijderen meting ........................................................................................ 178 Meterstanden noteren ...................................................................................... 178 Automatisch aanmaken workflowitems t.b.v. tellerstandopname .................. 179 Onderhouds- en inspectieplannen ....................................................................... 179 Objecten .......................................................................................................... 180 Uitvoering Onderhoud & inspectieplannen .................................................... 181 Werkbonnen- kilometerregistratie ...................................................................... 181 Kilometerregistratietypes ................................................................................ 184 Workflowitems ................................................................................................... 185


Mobile ................................................................................................................. 189 Systeem- en gebruikersinstellingen .................................................................... 190 Gebruikersinstellingen .................................................................................... 190

Planbord .............................................................................................. 191 Werkbare dagen & werktijden ............................................................................ 191 Het aanmaken van categorieën ....................................................................... 191 Een schema met werkbare dagen aanmaken ................................................... 192 Werktijden en pauzes aanpassen ..................................................................... 193 Verwijderen van een werkbare dagen schema ................................................ 194

Onderhoud & Inspecties .................................................................... 195 Inspectie normen ................................................................................................. 201 Aanmaken MI status ........................................................................................... 202 Tijdschema .......................................................................................................... 203 Vraag categorieën ............................................................................................... 204 MI Prioriteit ........................................................................................................ 204 MI workflow instellingen ................................................................................... 204 MI systeeminstellingen ....................................................................................... 209 MI plan ................................................................................................................ 210 Stappen............................................................................................................ 211 Modus ............................................................................................................. 211 Vragen ............................................................................................................. 212 Vragen aanmaken............................................................................................ 213 Afwijkingen/metingen .................................................................................... 216 Geautomatiseerde meting................................................................................ 217 Voorcalculatie ................................................................................................. 218 Modussen ........................................................................................................ 219 Afbeelding....................................................................................................... 220

Algemene onderhouden ..................................................................... 221 Lijsten ................................................................................................................. 221

Handleiding: Onderhoud & Inspecties Publicatiedatum: 9 maart 2009 (versie 1.2) Pagina 1 van 228 pagina’s.

Installatie en beheer van uw Centix configuratie In dit hoofdstuk vindt u alles wat te maken heeft met de installatie en beheer van uw Centix configuratie.

Database Backup & Restore Database Inleiding Het veiligstellen van de database kan op vele manieren. Bij de meeste backupprogramma’s is het mogelijk om een SQL add-in aan te schaffen, zodat u een back-up kunt maken terwijl de database gewoon doordraait. Indien u deze mogelijkheid niet heeft, dan dient u de SQL service eerst te stoppen, vervolgens de back-up te maken en vervolgens de SQL database weer op te starten. In deze handleiding worden deze twee back-up mogelijkheden beschreven. De eerste mogelijkheid beschrijft het back-uppen waarbij de service onderbroken moet worden. De tweede mogelijkheid beschrijft het back-uppen waarbij de database up en running kan blijven tijdens het maken van de back-up. In het tweede deel van de handleiding, wordt het terugplaatsen (restoren) van back-ups besproken. Back-up maken 1. Werkvolgorde back-uppen inclusief onderbreking Eerst dient de database gestopt te worden (let wel: vanaf dat moment worden geen metingen meer opgeslagen). Nadat de database is gestopt, kunt u de bestanden backuppen (of kopiëren). Vervolgens dient u de database weer op te starten. Hiervoor zijn twee manieren, die hieronder worden beschreven als mogelijkheid 1 en mogelijkheid 2. 2. Starten / stoppen van de service - mogelijkheid 1 Stap 1 Ga naar het startmenu, kies Microsoft SQL Server 2005, kies Configuration Tools en vervolgens SQL Server Configuration Manager. Stap 2 Selecteer SQL Server 2005 Services


Stap 3 Selecteer SQL Server (SQLEXPRESS)


Stap 4 Wanneer het item geselecteerd is, drukt u op de knop met het rode vierkantje om de service te stoppen. Om de service te starten drukt op het driehoekje (in het getoonde plaatje staat deze uit, omdat de service ‘running’ is). 3. Starten / stoppen van de service - mogelijkheid 2 Stap 1 Ga naar het startmenu, kies instellingen en vervolgens configuratiescherm. Stap 2 Kies voor de optie systeembeheer Stap 3 Kies voor de optie services Stap 4 Ga binnen dit scherm naar: SQL Server (SQLEXPRESS) en dubbelklik erop of druk op enter.


Stap 5 Druk nu op Stoppen zodat de service wordt gestopt of op Starten zodat de service wordt gestart.


4. Welke bestanden dienen van de SQL server geback-upt te worden Van de database server dienen twee bestanden geback-upt te worden. Dit betreft: Uw_databasenaam.mdf Uw_databasenaam_log.ldf Let op: De naam ‘Uw_Databasenaam’ dient u te vervangen door uw huidige databasenaam. Dit is meestal ‘Centix4’ of ‘CentixMI’. Het pad waar deze bestanden standaard te vinden zijn is: C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL.1\MSSQL\Data Het is mogelijk dat er een afwijkend pad is. U kunt de bestanden dan eventueel zoeken door de zoekoptie van Windows te gebruiken. 5. Back-up automatiseren door batch bestand en taakverwerking Het is mogelijk om een geautomatiseerd script te maken, dat het stoppen, kopiëren en starten van de database automatisch uitvoert. Als dit programma dan ook nog in de taakverwerking van het systeem wordt ingesteld, creëert u een volledig automatische back-up. 6. Batch programma BACKUP.CMD Dit programma is bijgevoegd op de installatie cd-rom in de map support. Het bevat de volgende programmacode: net stop MSSQL$SQLEXPRESS XCOPY "C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL.1\MSSQL\Data\CentixMI.MDF" /Y XCOPY "C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL.1\MSSQL\Data\CentixMI_log.LDF" /Y net start MSSQL$SQLEXPRESS Door dit bestand in een toegankelijke map te plaatsen en op te starten, wordt in de betreffende map een kopie gemaakt van de database bestanden. Indien nodig kunt u het programma zelf aanpassen (bijvoorbeeld als de paden anders zijn). Let op: Het pad waarin backup.cmd staat, wordt gebruikt om de back-up neer te zetten. Uiteraard kunt u het voorbeeld script uitbreiden, zodat de back-up bijvoorbeeld naar een netwerkpad wordt weggeschreven.


7. Geplande taken Windows besturingssystemen hebben de mogelijkheid om taken te automatiseren. Door het bestand backup.CMD op te nemen in een geplande taak, kunt u de back-up op de door u ingestelde tijdstippen automatisch laten uitvoeren. Stap 1 Klik op start – instellingen – configuratiescherm en kies de optie geplande taken.

Stap 2 Klik op Een nieuwe taak toevoegen. Stap 3 Klik bij het welkomstscherm op Volgende.


Stap 4 Klik bij de programma keuze op Bladeren.

Stap 5 Selecteer het pad waarin u uw backup.CMD heeft gezet. En klik vervolgens op Openen.



Stap 6 Stel de planning naar uw wens in en klik op Volgende.

Stap 7 Geef het gebruikersaccount met het wachtwoord waarmee het programma uitgevoerd moet worden. Dit is meestal het Administrator account. En klik op Volgende.

Stap 8 Klik op Voltooien om de taakplanning af te ronden.


8. Back-up maken zonder onderbreking Wilt u een back-up maken zonder dat u de service hoeft te onderbreken, dan dient ‘SQL Server management studio’ geïnstalleerd te zijn. Deze add-in kunt u apart installeren vanaf de installatie cd. U opent het programma via het pad Start Æ Programma’s Æ Microsoft SQL Server Æ SQL Server management studio (express).

Stap 1 Open het mapje met de databases, door op het + teken te klikken Stap 2 Klik met de rechtermuisknop op de betreffende database. Stap 3 Klikt via Tasks op Back Up.


Stap 4 Vink bij de optie ‘back up to’ de optie Disk aan. Stap 5 Klik op Add.

Stap 6 Geef bij de File name aan waar u de back-up wilt plaatsen (via de knop … achter kunt u zelf een locatie selecteren).


Stap 7 Geef de locatie aan. Dit is standaard de map Backup) Stap 8 Geef bij File name de gewenste naam op voor de back-up. Geef de naam de extensie .bak mee, zodat achteraf duidelijk is dat deze back-up een SQL database betreft.


De locatie en de back-up naam zijn nu toegevoegd en u kunt de back-up maken. Stap 9 Klik op OK.

Wanneer de back-up is gemaakt, verschijnt dit dialoogvenster. Stap 10 Klik op OK Stap 11 Sluit vervolgens SQL Server management studio af


Het terugplaatsen van een back-up Zoals u in hoofdstuk 1 van deze handleiding heeft kunnen lezen, kunt u op twee verschillende manieren een back-up maken: Back-uppen met onderbreking van de service Back-uppen zonder onderbreking van de service Bij de eerste manier hebt u twee bestanden en bij de tweede manier één bestand. In dit hoofdstuk wordt het terugplaatsen back-ups van beide manieren uitgelegd. Let op: Op het moment dat u een back-up terugplaatst, gaan uw huidige gegevens verloren. De gegevens uit de back-up komen hiervoor in de plaats. 1. Back-up met twee bestanden terugplaatsen Bij back-ups die uit twee bestanden bestaan, dient u de volgende bestanden terug te plaatsen: Uw_databasenaam.mdf Uw_databasenaam_log.ldf Let op: De naam ‘Uw_Databasenaam’ is in principe vervangen door uw databasenaam. Dit is meestal ‘Centix4’ of ‘CentixMI’. Voordat u deze bestanden kunt terugplaatsen, dient de database eerst te worden gestopt. Na het terugzetten van de bestanden kunt de service weer starten. In de paragrafen 1.2 en 1.3 staan twee mogelijkheden voor het stoppen en starten van de service beschreven. Nadat de service is gestopt, opent u de map waarin de databasebestanden staan (dit is dezelfde map met de bestanden waarvan u de back-ups heeft gemaakt). De bestanden die in deze map staan kunt u verwijderen, waarna u de back-up bestanden kunt terugplaatsen. Het pad naar de map waarin deze bestanden standaard te vinden zijn is: C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL.1\MSSQL\Data Het is mogelijk dat er een afwijkend pad is. U kunt de bestanden dan eventueel zoeken door de zoekoptie van Windows te gebruiken. 2 Back-up met één bestand terugplaatsen Een back-up heeft die uit één bestand bestaat, heeft de extensie .bak hebben. Het terugzetten (restoren) van deze back-up gaat als volgt. Voordat u de database kunt vernieuwen dient u deze te stoppen. Hoe u dit kunt doen, staat in paragraaf 1.2 en 1.3 van deze handleiding. Vervolgens kunt u de database vernieuwen.


Om het .bak bestand te kunnen plaatsen, dient ‘SQL Server management studio’ geïnstalleerd te zijn (Deze add-in staat op de installatie cd). U kunt dit programma openen via Start Æ Programma’s Æ Microsoft SQL Server Æ SQL Server management studio (express).

Stap 1 Open het mapje met de databases, door op het + teken te klikken Stap 2 Klik met de rechtermuisknop op de betreffende database Stap 3 Klik via Tasks Æ Restore op Database


Stap 4 Klik From device aan Stap 5 Klik op de knop

Stap 6 Klik op Add


Stap 7 Selecteer gewenste bestand (Hier Voorbeeld.bak genoemd).

Stap 8 Klik op OK


Stap 9Klik het vinkje aan bij restore Stap 10Klik op Options (links bovenin)


Stap 11 Vink de optie Overwrite the existing database aan. Stap 12 Klik op OK

Wanneer het terugplaatsen is voltooid, verschijnt dit dialoogvenster. Stap 13 Klik op OK Stap 14 Sluit alles weer af. Stap 15 De database is vernieuwd u dient de service weer te starten.

Installatie Inleiding


Centix4 maakt gebruik van de Microsoft 2005 SQL database server. Standaard wordt bij Centix4 de gratis variant SQL Express meegeleverd. Ten opzichte van andere (betaalde) versies kent SQL Express wel enkele beperkingen, zoals de capaciteit van de database. Wanneer u Centix4 gaat installeren, dient u meestal zowel de SQL 2005 database server als de database software (Centix 4) te installeren. Indien SQL 2005 al draait op uw pc of server is dat niet nodig. In deze handleiding staat beschreven hoe u de Microsoft SQL 2005 Express editie en de database kunt installeren.

Installatie deel 1 Microsoft SQL 2005 Express editie Wanneer u de installatie start, bepaalt de set-up zelf of installatie van de database server noodzakelijk is. Indien dat niet het geval is wordt het eerste installatiegedeelte automatisch overgeslagen. De set-up start met de vraag in welke taal u de installatie uitgevoerd wilt hebben. Indien de taal van het besturingssysteem als set-up taal is opgenomen zal de goede keuze al gemaakt zijn. Afhankelijk van de configuratie van uw systeem zal er automatisch naar installatiedeel 1 of 2 doorgegaan worden.


Indien het bovenstaande verschijnt, is geen juiste versie van SQL server gevonden. Wanneer u op OK klikt, gaat het installatieproces automatisch verder.

Eventueel verschijnt de volgende melding. U dient op Ja te klikken. De installatie wordt nu automatisch voltooid. De vensters die tijdens de installatie op het scherm verschijnen mag u NIET onderbreken (door op cancel of annuleren te drukken). 1.1. Aangepaste SQL installatie Het is mogelijk om een aangepaste SQL installatie uit te voeren. Dit kan zinvol zijn als u aangepaste paden of andere afwijkende instellingen wilt doorvoeren. De handleiding gaat niet verder op deze installatiemethode in. De hiervoor benodigde set-up van Microsoft SQL 2005 vindt u op de cd in het pad: ISSetupPrerequisites\Microsoft SQL Server 2005 Express U dient deze installatie uit te voeren voordat u de Centix Mobile Inspections Database setup start. Installatie deel 2 - de Centix4 database De installatie van de Centix4 database begint nadat u de cd in uw pc of server heeft geladen. Op uw beeldscherm ziet u het volgende dialoogvenster.


Stap 1 Klik op volgende om verder te gaan. Het volgende scherm verschijnt nu.

Stap 2 Laat bij een standaardinstallatie alles staan zoals het staat en klik op volgende.


Na het afronden van de set-up krijgt u nog een bericht dat de set-up voltooid is. Deze kunt u alleen met de knop voltooien sluiten. 1. Aanvullende configuratie bij installatie over meerdere systemen Indien u niet alle onderdelen van Centix4 op dezelfde pc of server heeft geïnstalleerd is, het noodzakelijk om aanvullende instellingen op uw SQL server te maken. Deze is standaard namelijk zodanig beveiligd dat de database niet van afstand toegankelijk is. In uw startmenu vindt u het onderdeel Microsoft SQL 2005 server. In dit onderdeel zit een map Configuration Tools. In deze map staat het item SQL Server Configuration Manager. Dit onderdeel dient u te starten.

Stap 1 Klik op SQL Server 2005 Network Configuration

Stap 2 Dubbelklik aan de rechterkant op Protocols for SQLEXPRESS Stap 3 Selecteer TCP/IP Stap 4 Klik op de rechtermuisknop en kies eigenschappen


Stap 5 Verander op het eerste tabbblad Protocol de waarde Enabled van No naar Yes. Stap 6 Ga na het tweede tabblad: IP Addresses


Stap 7 Verander Enabled van No naar Yes. Stap 8 Verwijder de waarde van TCP Dynamic Ports (kunnen verschillende waarden zijn).In dit geval IP1 en IP2, maar afhankelijk van uw systeem kunnen er nog meer waarden zijn. Stap 9 Vul de waarde 1433 in TCP PORT bij IPALL. Stap 10 Klik op Toepassen. Stap 11 Verlaat de Configuration Manager en start uw pc opnieuw op. 2. Veranderen van Firewall instellingen Bij het leggen van een verbinding tussen uw systeem en een ander systeem kunt u diverse netwerkcomponenten tegenkomen. Als u gebruik maakt van een XP werkstation, dient u in ieder geval de Firewall van Windows anders in te stellen zodat het verkeer op poort 1433 en poort 1434 doorgang vindt. Alle andere componenten, zoals hardwarematige firewalls, dienen ook op de juiste wijze geconfigureerd te worden om een goede werking te garanderen. Stap 1 open het Startmenu en ga naar instellingen – netwerkverbindingen. Stap 2 open de verbinding waarover het netwerkverkeer gaat (meestal LANverbinding) Stap 3 Kies de optie eigenschappen Stap 4 Kies het tabblad geavanceerd Stap 5 Kies voor instellingen van de Windows Firewall


Stap 6 Indien deze ingeschakeld is ga verder (anders bent u nu klaar) Stap 7 Kies het tabblad uitzonderingen Stap 8 Kies de optie poort toevoegen, naam: SQLServer, poortnummer:1433 optie TCP. Stap 9 Klik op OK Stap 10 Kies nogmaals poort toevoegen, naam: SQLServer, poortnummer:1434 optie UDP. Stap 11 Sluit alles af. 3. Standaard Database instellingen en inloggegevens Inlognaam Wachtwoord Instantienaam Servernaam lokaal

: SA : Centix!01 : SQLEXPRESS : (local)/SQLEXPRESS

Algemene functionaliteit


Vensters Inleiding Gebruikers van Centix4 kunnen zelf de weergave van het programma op hun beeldscherm aanpassen, door vensters te positioneren zoals dat voor hen het prettigst is Deze mogelijkheid is in Centix4 ingebouwd, omdat monitoren en resoluties onderling zeer sterk kunnen verschillen. Zo werkt de ene gebruiker op twee breedbeeldmonitoren met een hoge resolutie, terwijl de andere een wat ouder en kleiner scherm met een lage resolutie gebruikt. Het aanpassen van de weergave van Centix4 wordt het ‘dokken van vensters’ genoemd. Een ‘gedokt venster’ is een venster met een vaste plaats in een scherm. Dit is het tegenovergestelde van een ‘zwevend venster’ dat u met de muis kunt oppakken en overal op het scherm kunt neerzetten.

Een tweede scherm openen Wanneer in Centix4 bijvoorbeeld een relatie wordt geopend, dan gebeurt dit altijd in het actieve tabblad. Dus wanneer het relatiescherm geopend wordt via bestandÆ relaties dan wordt er een nieuw tabblad geopend. Bovenaan het scherm ziet u het tabje:

Op het moment dat u de stamkaart van een specifieke relatie opent, verschijnt dit in hetzelfde tabblad. Het relatie overzicht zal dan sluiten en de relatiestamkaart wordt geopend. Bovenaan het scherm ziet u dan bijvoorbeeld het tabje:

Wilt u dat het huidige tabblad (in dit voorbeeld Relaties) niet wordt gesloten en de stamgegevens openen in een nieuw tabblad, dan dient de Ctrl-toets ingedrukt te worden bij het openen van een relatie. Er wordt dan een nieuw tabblad geopend.

U kunt nu van het ene naar het andere tabblad springen door de tabjes aan te klikken. De tabbladen nemen het hele scherm in beslag.


Een scherm oppakken Een zwevend scherm is een venster dat niet vastzit aan een van de zijden van het scherm, maar als een los scherm ‘rondzweeft’. Er zijn verschillende manieren om een zwevend scherm te krijgen: - Het scherm zweeft al als het wordt geopend - Dubbelklik op de grijze of blauwe titelbalk van een gedokt venster - Dubbelklik op het tabblad van een gedokt venster - Klik, hou vast en sleep met de grijze of blauwe titelbalk van een gedokt venster. - Klik, hou vast en sleep met het tabblad titel van een gedokt venster Op het moment dat een venster zweeft, kan het vrij verplaatst worden op het beeldscherm of zelfs naar een tweede monitor.

Een scherm splitsen Het is tevens mogelijk om de vensters tegelijk weer te geven door het ene venster in het andere te dokken. U spitst het scherm dan op in meerdere vensters. Klik hiervoor het tabje van een tabblad aan en houd de muisknop ingedrukt. Vervolgens kan het venster versleept worden. Hiervoor zijn meerdere mogelijkheden:


Een venster dokken Wanneer een venster gedokt moet worden binnen het huidige venster, kan dit met de knoppen die centraal in het scherm verschijnen (omcirkeld 1). Sleep het venster naar de gewenste optie: indien u het scherm horizontaal wilt delen met het geselecteerde scherm boven, of wanneer het geselecteerde scherm onder moet staan. Naast horizontaal kan het scherm ook verticaal worden gesplitst: het geselecteerde venster komt links in het scherm; het geselecteerde venster komt rechts in het scherm


Met deze knop is een zwevend venster als extra tabblad toe te voegen. U kunt deze optie tevens kiezen om het dokken van een venster ongedaan te maken en terug te keren naar de oorspronkelijke situatie. Tussen beide vensters bevindt zich een splitter (een blauwe lijn). U kunt de splitter verschuiven door deze te selecteren met de muis. Op deze manier kun u de ruimteverdeling tussen de vensters naar wens aanpassen.

Een inschuifvenster maken Het geselecteerde venster kunt u ook als inschuifvenster aan de buitenkanten van het scherm positioneren. Selecteer hiervoor de gewenste knop aan de buitenzijde (links, rechts, boven, onder) van het scherm aan en laat vervolgens de muisknop los. Het inschuifvenster blijft in eerste instantie continu in beeld. U kunt dit aanpassen met de punaise in de grijze titelbalk van het venster. Wanneer de punaise staat dan blijft het scherm in beeld en op het moment dat de punaise horizontaal staat dan zal het scherm wegschuiven wanneer het niet actief is.


Aan de rechterzijde van het afgebeelde scherm bevindt zich een extra balk. Wanneer u hier met de muis overheen beweegt, zal het venster in het beeld schuiven.

Het formaat van het inschuifvenster kunt u aanpassen door de begrenzing van het scherm met de muis aan te klikken en te verslepen. Wilt u een inschuifvenster ongedaan maken en terugkeren naar een tabblad, door de titelbalk aan te klikken en te verslepen naar de knop die dan midden op het venster verschijnt:

Werkbladen Inleiding In Centix4 werkt u in werkbladen waarop gegevens uit een database worden getoond. Een werkblad bestaat uit een aantal vaste elementen. In het voorbeeld hieronder zijn deze met rode letters aangeduid.


Als een werkblad veel gegevens bevat, kan het al snel onoverzichtelijk worden. Centix4 biedt daarom verschillende mogelijkheden om snel en eenvoudig selecties te maken door middel van filteren, sorteren en groeperen.

Selecteren met de filterbalk Om de rijen die u nodig heeft snel en eenvoudig te selecteren uit het complete werkblad, kunt u gebruik maken van de filterbalk. Alleen de informatie die u wilt raadplegen blijft dan zichtbaar op het werkblad. 1. De filterbalk aan- en uitzetten Klik met de rechtermuisknop op een willekeurige plaats op het werkblad. Kies vervolgens Instellingen Æ Filterbalk uit het menu. Boven in het werkblad verschijnt nu een lege rij. Dit is de filterbalk. Om de filterbalk uit te zetten: herhaal dezelfde actie (het vinkje voor filterbalk verdwijnt dan weer).


2. Werken met de filterbalk U kunt filteren door in de cel boven de kolom waarin u wilt selecteren, een deel van of de volledige zoekterm in te geven. De zoekfunctie is niet hoofdlettergevoelig, kleine en grote letters kunnen door elkaar gebruikt worden. Er zijn twee methodes voor het maken van selecties: De ‘like’-methode Deze methode selecteert op de ingegeven lettercombinatie, ongeacht de plaats waar de lettercombinatie voorkomt in de woorden in de kolom (aan het begin, aan het eind en overal daartussen). Dit houdt in dat alle woorden waarin de ingegeven lettercombinatie voorkomt getoond blijven. Daardoor geldt: hoe completer de zoekterm, des te preciezer het filterresultaat. De ‘soft seek’-methode Deze methode selecteert uitsluitend van links naar rechts, dus vanaf het begin van het woord. Door meer getallen of letters in te geven, loopt u als het ware naar de gewenste regel(s) toe. U dient hiervoor een cel aan te klikken, waarna u begint met het ingeven van de beginletter of het eerste cijfer. Het filterresultaat kunt u verder verfijnen door de filterfunctie op verschillende kolommen tegelijkertijd te gebruiken. U creëert dan een gecombineerd filter, waarbij de getoonde rijen voldoen aan alle filtercriteria.


Indien bij kolommen vaste waarden zijn gedefinieerd, bijvoorbeeld in lijstjes of vinkboxen, kunt u alleen hier op sorteren.

Selecteren met het snelfilter Met de optie Snelfilter kunt u snel filteren op de waarde in een cel. Selecteer hiervoor een cel door er op te klikken, klik met de rechtermuisknop en vervolgens op Snelfilter om de selectie te maken. Het Snelfilter kunt u ook gebruiken wanneer u al een selectie met de filterbalk heeft gemaakt. Snelfilter schakelt u weer uit door eerst met de rechtermuisknop op het werkblad te klikken en daarna Remove filter.

Sorteren op nummer of alfabet Om gegevens op het werkblad te sorteren op nummer of op alfabet, kunt u op de titel klikken van de kolom die gesorteerd dient te worden. Er verschijnt een pijltje omhoog achter de kolomtitel. Dit betekent dat de kolom nu oplopend is gesorteerd. Wilt u de kolom aflopend sorteren, dan klikt u nogmaals op de kolomtitel. Er verschijnt nu een pijltje omlaag, wat inhoudt dat de kolom nu aflopend gesorteerd is.

Op deze manier kunt u op slechts één kolom tegelijk sorteren. Indien u meerdere kolommen wilt sorteren dan kunt u dat met de optie groeperen doen.


Groeperen op kolommen In Centix4 is het mogelijk om gegevens in meerdere kolommen op uw werkblad te groeperen en te sorteren (een sortering in een sortering). In elke groepeerlaag kunt u vervolgens een op- of aflopende sortering aan geven. 1. Groeperingen aan- en uitzetten Klik met op een willekeurige plaats op het werkblad en kies vervolgens Instellingen Æ Groeperingen uit het menu. Boven in het werkblad verschijnt nu een blauw vlak met daarin de tekst ‘sleep een kolom hier naartoe om te groeperen’. Om groeperen uit te zetten: herhaal dezelfde actie (het vinkje voor Groeperen verdwijnt dan weer). 2. Werken met groeperen De kolommen waarop u wilt groeperen dient u in het blauwe vlak te plaatsen, eenvoudigweg door ze naar de plek te slepen waar de groepering moet komen. Als er (zoals in de onderstaande afbeelding) al twee groeperingen zijn, kunt u de extra groepering dus helemaal links (dus als hoofdgroepering) tussen de bestaande twee of als onderste groepering plaatsen. Elke groepering kan zowel op- als aflopend gesorteerd worden. Als u een kolom wilt verwijderen uit de groepering dan sleept u deze gewoon weer terug naar de kolommen. Ook hierbij geldt weer dat de kolom geplaatst wordt op de plek waar u de linkermuisknop loslaat.

Door de groeperingen verschijnen er plus- en mintekens op het werkblad. Als u een plusteken aanklikt vouwt de boomstructuur zich een niveau uit. Bij het minteken wordt de boom tot dat niveau ineengevouwen. 3. Groepering tonen en verbergen Het constant tonen van de groepering is vaak niet noodzakelijk en neemt onnodige ruimte in op het werkblad. U kunt de groepering daarom aan of uit zetten via de optie beeld Æ groeperingen.


Het opslaan van weergaven van groeperingen In de vorige paragrafen is het filteren en sorteren door groepering behandeld. Wilt u dezelfde selectie op blijven kunnen gebruiken, dan kunt u deze opslaan. 1. Weergave opslaan Om een weergave op te slaan, drukt u op het werkblad de rechtermuisknop in en kiest u de optie Instellingen Æ Weergave opslaan of Weergave opslaan als. Als de weergave al een naam heeft en u klikt op opslaan, wordt de gewijzigde weergave onder dezelfde naam opslagen. Wilt u een al bestaande weergave onder een andere naam opslaan, dan kunt u dat doen door ‘opslaan als’ te kiezen. Voor een nieuwe weergave geven beide opties hetzelfde resultaat, namelijk het opslaan van de weergave onder een nieuwe naam. Indien u een groepering op een weergave heeft, en op het moment van opslaan zijn alle groeperingen ‘ingeklapt’ (dus het plusteken ervoor), dan wordt de weergave op het moment van openen van het venster ‘ingeklapt’ geopend. In alle andere gevallen wordt de weergave ‘uitgeklapt’ geopend. Opgeslagen weergaven kunt u terug vinden via de werkbalk aan de bovenzijde van het scherm. Achter views vindt u een keuzemenu met de beschikbare weergaven. Deze kunt u openen door erop te klikken.

2. Typen weergaven Bij het opslaan van een nieuwe weergave dient u een naam in te geven en het type aan te geven. Daarbij kunt u kiezen uit: • Systeemweergave: door alle gebruikers van Centix4 te zien en te gebruiken • Gebruikersweergave: alleen door de gebruiker die de weergave heeft aangemaakt te zien en te gebruiken. Daarnaast hebt u de mogelijkheid om de weergave als standaard in te stellen. Dat houdt in dat de weergave standaard wordt geladen bij het openen van het scherm. Van elk type weergave (applicatie, systeemweergave en gebruikersweergave) kunt u één weergave als standaard instellen.


Bij het laden van weergaven houdt Centix4 als hiërarchische volgorde aan: 1. Is er een standaard gebruikersweergave? Dan wordt deze ingeladen. 2. Is regel 1 niet van toepassing, maar is er een standaard systeemweergave? Dan wordt deze ingeladen. 3. Zijn beide bovenstaande regels niet van toepassing? Dan wordt de standaard applicatieweergave ingeladen. 3. Weergave laden of verwijderen Een weergave kunt u snel laden door in de taakbalk boven aan het venster, de gewenste weergave in het keuzevakje achter views aan te klikken. Een andere manier is door op het werkblad de rechtermuisknop in te drukken en vervolgens de optie Instellingen Æ Weergavenbeheer aan te klikken. De weergave die u wilt laden, klikt u met de linkermuisknop aan. De regel staat dan geselecteerd met een pijltje in linkervakje. Vervolgens kunt u de weergave inladen met het openicoon links bovenin het weergavenbeheer-menu. Het verwijderen gaat op dezelfde wijze als het inladen. U klikt nu echter niet op het openicoon maar op het verwijdericoon.

Data sources Om de laadtijd van een weergave zo kort mogelijk te houden, wordt standaard de actieve dataset beschikbaar gesteld, bijvoorbeeld Actieve objecten. Deze dataset bevat de actuele data die in Centix4 wordt gebruikt en beheerd. Indien u historische data wilt raadplegen, kunt u de dataset Archief oproepen. Hiervoor klikt u in de werkbalk bovenaan het beeldscherm op Data sources Æ Archief, of de rechtermuisknop in te drukken en vervolgens deze optie te selecteren.


Objecten Inleiding Centix4 biedt een krachtige omgeving om objecten en locaties te beheren. Voorbeelden van objecten zijn gereedschappen, onderdelen en verbruiksmaterialen tot materieel, machines en voertuigen. Voorbeeld van een locaties is een bouwlocatie, een industriecomplex of een ziekenhuis Het beheren van objecten en locaties gebeurt op basis van stamkaarten. Ook is het mogelijk om objecten aan elkaar te koppelen, waarbij de onderlinge hiërarchische relatie wordt vastgelegd. Omdat voor alle objecten afzonderlijke onderhouds- en inspectieplannen zijn in te stellen, kunt u in Centix4 objecten aanmaken die zijn samengesteld uit apart te beheren onderdelen. Tevens kunt u objecten en/of medewerkers koppelen aan locaties. Deze handleiding beschrijft hoe u objecten kunt aanmaken en objecten aan elkaar kunt koppelen. Voordat u objecten kunt aanmaken dienen echter objecttypen gedefinieerd te zijn. Hiervoor kunt u de handleiding Groepen en typen raadplegen.

Inrichten van objectenstructuur Dit hoofdstuk gaat over de inrichting van uw objectenstructuur. Het kan zijn dat u, bijvoorbeeld als nieuwe gebruiker, niet alle aanwijzingen in dit hoofdstuk begrijpt. U dient dan eerst de andere hoofdstukken van deze objectenhandleiding te doorgronden en vervolgens weer terug te gaan naar dit hoofdstuk. Voordat u Centix4 gaat inrichten dient u te bepalen wat uw doelstelling is. Waarvoor gaat u Centix4 gebruiken? Voor veel organisaties is dat bijvoorbeeld om de keuringen vast te leggen en voor een andere groep is dat juist om een service/technische dienst te ondersteunen. En dan zijn er nog grote verschillen in organisaties die een interne of juist een externe dienst vormen. Met de inrichting dient u dan ook rekening te houden met de wensen van de verschillende doelgroepen. Gebruikersgemak, managementinformatie en efficiëntie spelen allemaal een rol. Als u vragen heeft kunt u altijd contact met de helpdesk van Centix opnemen. Met een geldig onderhoudscontract kunnen zij u telefonisch of per email helpen. Maar u kunt ook een consultant inhuren om uw organisatie te helpen bij een implementatie. Centix4 is modulair opgebouwd. Voor vele deelgebieden zijn er additionele modules beschikbaar. In één van de ongeveer zeventig beschikbare modules kan net


de aanvulling voor uw organisatie zitten die het proces efficiënter of beheersbaarder maakt. Specificeren van objecten Als u de module Uitgebreide Objecttypes niet in uw bezit heeft kunt u wel de bestaande objecttypes beperkt aanpassen maar geen nieuwe objecttypes aanmaken. Om overzicht te krijgen in uw te beheren objecten is het handig om de objecten zo te classificeren dat het maken van selecties e.d. efficiënt verloopt. Een paar tips: • Zet velden op bestaande objecttypes (zoals apparaten) uit als u ze niet gebruikt. Ze brengen verwarring bij de gebruiker en hoe minder velden er aan staan hoe efficiënter het werkt. • Maak niet onnodig veel objecttypes aan. Meestal wordt dit door de gebruiker niet begrepen. Probeer, afhankelijk van het aantal objecten, objecttypes te clusteren. Soms is het bijvoorbeeld nodig om objecttypes voor verschillende types boormachines op te nemen maar soms is “boormachine” ook goed genoeg of kan het zelfs bij verspanende machines horen. Locaties op objecten Voor sommige organisaties is het belangrijk om te weten waar een object ligt. Maar er zijn ook veel valkuilen; hoe houdt u bijvoorbeeld de locatie bij van een object. Daarom is het in Centix4 niet meer verplicht (dit was in de vorige versies van Centix wel verplicht) om een locatie op te geven. Het opgeven van een locatie is meer werk omdat er ook locaties onderhouden moeten worden. Bedenk goed of u wel locaties nodig heeft. En al heeft u locaties nodig kan het ook een keuze zijn om bijvoorbeeld per afdeling i.p.v. per persoon te registreren. De kans dat de afdeling muteert is vele malen kleiner dan dat een persoon muteert. Maak het de gebruiker gemakkelijk! Bij de systeeminstellingen kunt u standaardwaardes opgeven voor diverse velden. Hetzelfde geldt voor de gebruikersinstellingen. Zo kan de gebruiker bij zijn gebruikersinstellingen aangeven wat de standaard relatie is zodat hij de meest voorkomende relatie (meestal uw eigen organisatie) niet telkens hoeft in te geven. Bij de systeeminstellingen kunt u bijvoorbeeld aangeven wat het standaard objecttype is. Zie het hoofdstuk systeem- en gebruikersinstellingen van deze objectenhandleiding.

Overzicht objecten; het objectenwerkblad Het werkblad van objecten kan op diverse manieren geopend worden in Centix4. Op drie manieren is het objectenoverzicht het hoofdvenster. Er zijn een aantal manieren om het overzicht als lijst te openen zodat u er een keuze uit kunt maken. Het verschil met een lijst i.p.v. een werkblad is dat in een lijst beperkte functionaliteit geboden wordt. Over het algemeen zijn wel alle kolommen te benaderen. Tevens worden de basisfunctionaliteiten zoals toevoegen, kopiëren, verwijderen e.d. ook in de lijstweergave ondersteund. Werkblad objecten alle relaties

Handleiding: Onderhoud & Inspecties Publicatiedatum: 9 maart 2009 (versie 1.2) Pagina 41 van 228 pagina’s. De objecten voor alle relaties zijn te benaderen via Bestand Æ ObjectenÆ Objecten. Elk object, ongeacht of ze op één of meerdere locaties liggen, komt één keer voor op het werkblad. Het werkblad laat standaard alleen objecten zien met een actieve status. Werkblad objecten alle relaties met locatiegegevens De objecten voor alle relaties zijn te benaderen via Bestand Æ ObjectenÆ Objectlocaties. Elk object, ongeacht of ze op één of meerdere locaties liggen wordt getoond. Objecten welke op meerdere locaties liggen worden voor elke locatie getoond. Het kan dus voorkomen dat u op het werkblad dezelfde objecten meerdere keer tegenkomt. Het werkblad laat standaard alleen objecten zien met een actieve status. Werkblad objecten gefilterd op een bepaalde relatie Open het relatieoverzicht via Bestand Æ Relaties Æ Relaties. Kies de gewenste relatie uit en open het detail door bijvoorbeeld op F6 te drukken. Kies vervolgens in het linker navigatiemenu de hyperlink Objecten. Elk object, ongeacht of ze op één of meerdere locaties liggen, komt één keer voor op het werkblad. Het werkblad laat standaard alleen objecten zien met een actieve status.

Werkbladfunctionaliteit Nadat u een werkblad geopend heeft ziet u een vergelijkbaar werkblad als hieronder is afgebeeld. Vanuit het werkblad kunt u de gebruikelijke functies zoals printen, verwijderen en inzien benaderen. Voor een uitleg over deze functies kunt u de handleiding en demofilm werkbladfunctionaliteit bekijken. De specifieke functies van het objecten werkblad worden in deze paragraaf uitgelegd. Kleurgebruik Als er meerdere onderhouden inspectieplannen zijn wordt altijd de datum van de eerstkomende O.I. getoond en het resultaat van het ‘slechtste’ O.I. Groen Als een regel groengekleurd is dan zijn alle onderhouden inspectieplannen op tijd uitgevoerd en is het laatste resultaat van de inspectieplan(nen) goed. Oranje Vergelijkbaar met groen, echter is het object nu binnen een bepaalde tijdsperiode aan een volgende O.I. toe. Standaard staat deze tijdsperiode op een maand ingesteld maar kan eventueel aangepast zijn in uw configuratie. Voor meer uitleg kunt u naar het hoofdstuk systeeminstellingen gaan. Rood De laatste O.I. is afgekeurd en/of de datum volgende keuring is verlopen. Zwart


Er is geen volgende O.I. ingesteld, de O.I. is nog nooit uitgevoerd of de datum van de volgende O.I. ligt op vandaag.

Specifieke werkbladfuncties - algemeen Naast de standaard werkbladfuncties zijn er drie extra werkbladfuncties aanwezig. Voor alle drie geldt dat ze uitgevoerd worden op de selectie van regels. De functies zijn op te roepen vanuit de knoppenbalk en met de rechtermuisknop.

Specifieke werkbladfuncties – OI wizard Met deze functie is het mogelijk om onderhoud- inspecties te generen. Meestal betreft het inspecties die niet geautomatiseerd (met een meetinstrument) uitgevoerd kunnen worden zoals inspectie van ladders en onderhoudswerkzaamheden. Afhankelijk van uw modulesamenstelling worden er bij het genereren van de onderhoud-inspecties ook nog workflowitems aangemaakt om uw proces te ondersteunen. Nadat u de selectie heeft gemaakt en met de rechtermuisknop op het werkblad heeft geklikt kunt u voor OI-wizard kiezen. Links onderin het werkblad begint, nadat u op de OI-wizard heeft geklikt, een teller te lopen. Nadat alle objecten in het geheugen zijn ingeladen volgt het volgende formulier:


U kunt op de gemaakte selectie eventueel filters aanbrengen door de vinkvelden aan te klikken en de lijst met de drie puntjes te openen en een keuze te maken. De filters worden gecombineerd. Een regel moet aan alle voorwaarden voldoen om als O.I. aangemaakt te worden. Het is verplicht om een ‘Van’ datum op te geven voor de volgende inspectie. Als u ook een ‘Tot’ datum invult worden alle O.I.’s binnen het tijdsbereik aangemaakt. Klik als u de selectie hebt gemaakt op Volgende. Het volgende formulier verschijnt:


Op het formulier wordt aangegeven welke objecten in aanmerking komen om een OI te maken. Als er al een openstaande OI blijkt te zijn wordt dat op het volgende formulier aangegeven. In deze stap kunt u op OK klikken om het proces in gang te zetten of op Vorige klikken om eventueel uw selectie aan te passen. Na het klikken van OK wordt het aanmaakproces gestart. Er wordt een voortgangsindicator getoond. Als het proces afgerond is verschijnt automatisch het volgende formulier:


Op dit formulier wordt getoond wat er in het proces gebeurd is. Er kunnen zich informatiemeldingen voordoen en foutmeldingen. De informatiemelding begint met een icoontje met een I van informatie, de foutmelding begint met een icoon met een roodkruis erin. Voor elk object uit de selectie wordt er mimimaal één regel getoond. U kunt eventueel het werkblad printen door met de rechtermuisknop op het werkblad te klikken en dan voor Print te kiezen. Na het klikken op Voltooien sluit het formulier zich en is het OI wizard proces afgerond. De OI’s zijn nu aangemaakt en via Bestand Æ Onderhoud & inspectiesÆ Inspecties als openstaande OI terug te zien. Ook kunt u op het tabblad Onderhoud & inspecties van het objectdetail dubbelklikken op de recordselector van het juiste OI-planschema. Dan opent het OI werkblad welke gefilterd is op het betreffende OI-planschema. Voor verdere uitleg over onderhouden inspecties kunt u de gelijknamige handleiding nazien. Specifieke werkbladfuncties – OI afdruk wizard Naast de normale afdrukfunctionaliteit ‘Printen’ is er in het objectenwerkblad een tweede printmogelijkheid, namelijk de OI-afdrukwizard. Nadat u de selectie heeft gemaakt en met de rechtermuisknop op het werkblad heeft geklikt kunt u voor OIafdrukwizard kiezen. Links onderin het werkblad begint, nadat u op de OI-wizard heeft geklikt, een teller te lopen. Nadat alle objecten in het geheugen zijn ingeladen volgt het volgende formulier:


U kunt op de gemaakte selectie eventueel filters aanbrengen door de vinkvelden aan te klikken en de lijst met de drie puntjes te openen en een keuze te maken. De filters worden gecombineerd. Een regel moet aan alle voorwaarden voldoen om als O.I. aangemaakt te worden. Als u een datum- of datumbereik opgeeft is het belangrijk om aan te geven of het de volgende- of vorige inspectiedatum betreft. Ook kunt u aangeven dat u de laatste inspectie wilt afdrukken. Met deze mogelijkheid kunt u bijvoorbeeld het meest recente inspectiecertificaat afdrukken. Klik, als u de selectie hebt gemaakt, op Volgende. Het volgende formulier verschijnt:


Het aantal rapporten kan in uw configuratie anders zijn. Het is in dit formulier mogelijk om rapporten printerkeuzes te maken. Voor de uitleg kunt u de handleiding Algemene werkbladfunctionaliteit en de handleiding Rapportgenerator nakijken. Nadat u op “volgende” heeft geklikt wordt het gewenste rapport voor u gegenereerd.

Specifieke werkbladfuncties – Toevoegen aan move basket Deze functie wordt uitgelegd in de handleiding Move basket.

Aanmaken In Centix4 kunt u vanuit diverse invalshoeken naar de objecten: • vanuit de inkoopmodule; • vanuit het objectenoverzicht (zowel vanaf de relatie, als vanuit het ongefilterde hoofdmenu); • vanuit een objectenlijst zoals via de workflowitems en locaties. Belangrijk! Als u de inkoopmodule tot uw beschikking heeft is dat de meest efficiënte mogelijkheid om objecten aan te maken. Wilt u van een object de locatie bijhouden en heeft u geen inkoopmodule? Dan kunt u het beste een object vanuit de locatie aanmaken. Bij het aanmaken van een object vanaf een locatie wordt het


locatieaantal (van een object) namelijk direct op 1 gezet. Ook de inkoopmodule biedt een vergelijkbaar voordeel. Als u vanuit het objectwerkblad of vanuit een objectenlijst een object wilt aanmaken dan kunt u dat op verschillende manieren doen. U kunt helemaal opnieuw beginnen door de toevoegfunctie te gebruiken. Dit doet u met de CTRN-N toetsenbord combinatie in te drukken. Maar u kunt ook van een bestaand object een kopie maken en deze aanpassen. De kopieerfunctie wordt veel in Centix gebruikt omdat de functie tijdbesparend is en de foutkans beperkt. De kopieerfunctie roept u aan door op uw rechtermuisknop te klikken en dan uit het menu de optie kopieer te kiezen. Voor het aanmaken van een object onder een ander object, meestal een “onderdeel” genoemd, kunt u de handleiding objecten met onderdelen bekijken. Object toevoegen Nadat u op de toevoegknop gedrukt heeft verschijnt het onderstaande formulier. Het formulier is uit drie delen opgebouwd. • Aan de linkerkant van de blauwe streep ziet u een navigatiegedeelte. In dit gedeelte ziet u de samenhang tussen de objecten en afhankelijk van uw modulesamenstelling kunnen er onderin linkvelden naar andere onderdelen van Centix zitten zoals contracten waarop het object voorkomt. • Rechts van de blauwe streep ziet u bovenin de velden die voor alle Centix objecten gelden. • Rechts van de blauwe streep ziet u onderin, afhankelijk van het objecttype, een aantal tabbladen waarvan in ieder geval onderhouden inspecties, locaties en documenten. Velden met een rode stip zijn verplicht om in te vullen. U kunt, nadat u mimimaal de verplichte velden heeft ingevuld, het object opslaan. Pas na het opslaan kunt u gebruik maken van de tabbladen onderhouden inspecties, locaties, documenten en meterstanden (niet afgebeeld).


Note: de getoonde afbeelding is een object van het type apparaat. Deze heeft standaard de tabbladen algemeen, inkoop en technische gegevens.

Veldbeschrijvingen Eigenaar

De eigenaar van het object. Deze wordt soms automatisch ingevuld door een systeeminstelling of wanneer u het object creëert vanuit bijvoorbeeld een objectenoverzicht van een bepaalde relatie. Objecttype

Het objecttype wordt hier opgegeven. Bij het creëren van het objecttype kan worden aangegeven wanneer een objecttype gebruikt mag worden. Zo mag bijvoorbeeld een groep alleen maar in een verdeelinrichting voorkomen. Afhankelijk van waar u een object wilt aanmaken wordt deze objecttypelijst gevuld met geldige waarden. Na het invullen van het objecttype komt er soms in het rechterbovengedeelte een extra veld bij, zoals bij het meetinstrumenten objecttype. Ook kunnen er na het invullen van het objecttype één of meerdere tabbladen met invulmogelijkheden rechts onderin het formulier bij komen. ID

Het ID van een object is het kenmerk waarmee het object gevonden kan worden in Centix4. Het object ID moet, afhankelijk van de instellingen op het objecttype en de systeeminstellingen van het object, uniek zijn voor het betreffende objecttype.

Handleiding: Onderhoud & Inspecties Publicatiedatum: 9 maart 2009 (versie 1.2) Pagina 50 van 228 pagina’s. De instellingen op het objecttype kunt u inzien via bestand Æ onderhoud Æ systeemtabellen Æ object Æobjecttype. Het ID kan verplicht uniek zijn voor een relatie of voor de gehele database. Deze instelling is bedoeld om voor verschillende relaties dezelfde nummeringsystemen te kunnen gebruiken. Deze systeeminstellingen kunt u inzien door in de menubalk te kiezen voor: bestand Æ onderhoud Æ systeeminstellingen Æ object (zie ook de handleiding Groepen en typen). Daarnaast is er nog de mogelijkheid dat u gebruik maakt van de objectgeneratormodule. Met deze module kunt u automatisch objecten nummeren. Er zijn verschillende nummersystemen en ook is het mogelijk om het nummer dwingend op te leggen.

Omschrijving en omschrijving(2)

In deze velden kunt u het object kort omschrijven. Over het algemeen wordt het eerste veld voor de verkorte omschrijving gebruikt. Indien nodig wordt het tweede omschrijving veld voor een uitgebreidere omschrijving gebruikt. Merk

In de merkenlijst staan alle tot nu toe gebruikte merken. U kunt op de gebruikelijke manier merken toevoegen aan de lijst. U kunt in de overzichten sorteren en groeperen op het merken typenummer. Type

De typelijst is onder de merkenlijst gekoppeld. Als u een merk geselecteerd heeft ziet u in de typelijst alleen de typenummers van het betreffende merk staan. U kunt op de gebruikelijke manier types toevoegen aan de lijst. Serienummer

Het serienummer van het object kunt u, indien aanwezig, hier noteren. Als bijvoorbeeld het objectID (sticker op uw apparaat) van het object verdwenen is heeft u zo toch nog een mogelijkheid om uw object te identificeren.

Uniek

Door aan te geven dat een object uniek is, kan het object maximaal op één locatie tegelijkertijd aanwezig zijn (geen locatie mag ook). Is een object niet uniek dan mag het aantal opgehoogd worden naar het gewenste aantal. Tevens kan het object dan op meerdere locaties aanwezig zijn. Let op: het onderhouden en inspecteren van niet-unieke objecten brengt praktische problemen met zich mee zoals: welke instantie van het object is nu wel of niet onderhouden en/of gekeurd? Status Met het statusveld kan een object voorzien worden van een statuscodering. Belangrijk zijn de verschillen tussen statussen met het vinkveld “archief” aan en de overige statuscoderingen. De objecten met een statuscodering met het vinkveld “archief” aan worden wel bewaard in de database maar standaard niet getoond. Het


gaat dan meestal om objecten die bijvoorbeeld zijn zoekgeraakt. Voorbeelden van statuscoderingen zijn: in gebruik, defect en zoek geraakt. Extra tabbladen Afhankelijk van de objecttype instellingen kunnen extra tabbladen met eigenschappen worden getoond. Een rode stip voor een invoerveld betekent dat het veld verplicht is om in te vullen.

Tabblad onderhoud & inspecties Afhankelijk van uw modulesamenstelling kunt u op het onderhouden inspectietabblad alleen het beheer van uw onderhoud en inspecties ( verder O.I. genoemd) doen tot het volledig vastleggen van onderhouden inspectieplannen met vragen, metingen, checklisten e.d. De functionaliteit van Onderhoud & inspecties wordt behandeld in het gelijknamige hoofdstuk.

Tabblad locaties Op het tabblad locaties kunt u de locaties van het object beheren. Het is in Centix4 niet verplicht om een object een locatie te geven. Voor een uniek object geldt dat er maximaal één locatie met een aantal van één kan zijn. Het verplaatsen van objecten wordt behandeld in de handleiding Movebasket. Het blokkeren van objecten wordt in de handleiding beschreven in de paragraaf Blokkeren/Vrijgeven. Het toevoegen van een locatie aan een object kan op dit tabblad. Maar het kan ook via de locaties (zie paragraaf Object aanmaken vanuit een locatie van deze handleiding) of via de inkoopmodule (zie handleiding van de Inkoopmodule).

Het tabblad is in twee delen opgedeeld. Aan de linkerkant staan hiërarchisch de locaties vermeld. Van de geselecteerde locatie ziet u aan de rechterkant één of meerdere regels met detailinformatie. Door in het linkergedeelte met uw rechtermuisknop te klikken en voor Toevoegen te kiezen kunt u een locatie toevoegen. Dit kan voor een uniek object alleen als er nog geen locatie is. Voor niet unieke objecten kan dat altijd. Nadat u op Toevoegen geklikt heeft opent het onderstaande formulier. Deze maakt deel uit van een aantal formulieren achter elkaar, ook wel een wizard genoemd.


Klik op Start, het volgende formulier verschijnt:


Dit formulier bepaalt de keuze van locaties in het volgende formulier. Standaard staat het formulier zo ingesteld dat in het volgende formulier de eigenaar van de locaties overeen moet komen met de eigenaar van de objecten. Maar desgewenst kunt u dit ook aanpassen door de optie andere relatie aan te vinken, op de drie puntjes te klikken en vervolgens een andere relatie uit de lijst te selecteren. Klik als u de keuze hebt gemaakt op Volgende. Het volgende formulier verschijnt nu:


In het formulier worden de objecten hiërarchisch getoond. In het veld voor de knop met de loepafbeelding kunt u zoekwoorden intikken. Door op het icoon met de loep te klikken wordt de tekst opgezocht in de tree die eronder staat. Zijn er geen zoekresultaten dan gebeurt er niks op het formulier. Als er wel een zoekresultaat is gevonden wordt de eerste resultaatregel automatisch geselecteerd. Als er nu op Volgende geklikt wordt, is de locatie toegevoegd aan het object. Indien het een uniek object betreft is het proces hiermee afgehandeld. Bij een niet uniek object volgt er een extra formulier.


Op het formulier kan het aantal ingevuld worden. Zoals eerder vermeld kan dit alleen bij een niet uniek object. Als er nu op Volgende geklikt wordt, is de locatie toegevoegd aan het object.

Tabblad documenten Op het tabblad documenten kunnen documenten, tekeningen en foto’s vastgelegd worden. In de praktijk worden er veelal gebruikers- en technische handleidingen, werkinstructies en dergelijk vastgelegd. De uitleg over de documenten wordt gegeven in het hoofdstuk Documenten omdat de daar beschreven documentenstructuur op vele plekken binnen Centix4 gebruikt wordt.

Tabblad meterstanden Met de module meterstanden wordt het mogelijk om meter- en tellerstanden vast te leggen van objecten. De meterstanden kunnen bijvoorbeeld gebruikt worden voor O.I.-plannen maar ook voor registratiedoeleinden zoals kilometerregistratie en energieregistratie.


Object aanmaken vanuit een locatie De locaties worden uitgelegd in het hoofstuk Locaties van de handleiding. Het aanmaken van een nieuw object doet u vanuit de stamkaart van de locatie op het tabblad objecten.

Om een object toe te voegen klikt u met de rechtermuisknop en kiest u Toevoegen. U zien dan het bovengetoonde formulier. Door op F4 of op de drie puntjes te klikken wordt de objectenlijst geopend. De lijst bevat al bestaande objecten. Door op de lijst de toevoegfunctionaliteit te gebruikten kunt u een nieuw object toevoegen. Dit proces wordt hieronder beschreven. Het voordeel om vanuit de locatie een object aan te maken is dat het object automatisch aan de locatie gekoppeld wordt.

Kopiëren van objecten Het kopiëren van objecten werkt tijdbesparend. Ook kunnen fouten worden teruggedrongen. Al bestaat er natuurlijk ook een kans dat het kopiëren juist fouten veroorzaakt. Een groot verschil tussen het kopiëren van een object en een nieuw object aanmaken is dat tijdens het kopieerproces het object gelijk aangemaakt en bewaard wordt. Dit is nodig om bijvoorbeeld eventuele extra’s mee te kunnen kopiëren welke normaal pas toegevoegd kunnen worden nadat het object bewaard is. In het werkblad van de objecten kan een te kopiëren object opgezocht worden. Door op de rechtermuisknop te klikken en vervolgens voor kopiëren te kiezen wordt het object gekopiëerd. Het volgende formulier verschijnt.


U kunt de relatie van het nieuwe object opgeven. De relatie van het bestaande object staat voorgevuld. Het objecttype valt uiteraard niet aan te passen. Het ID mag en moet zelfs in de meeste gevallen aangepast worden naar het ID van het nieuwe object. Verder kan aangegeven worden wat er gekopieerd dient te worden dmv aanvinkvelden. Het aantal kopiëeropties kan verschillen per modulesamenstelling. Het kopiëren van het OI-planschema gebeurt op een slimme manier. De huidige datum is de volgende OI-datum. Het OI-plan en de tijdschema instellingen worden allemaal wel één op één gekopieerd. Door open detail te kiezen wordt het object na het creëren geopend. Nadat u de instellingen heeft gemaakt kunt u voor creëer kiezen. Het object wordt gemaakt en desgewenst geopend.

Objecten met onderdelen Inleiding In Centix 4 kunt u onderdelen toevoegen aan een objecttype. Dit maakt het mogelijk om een object aan te maken, dat bestaat uit een aantal onderdelen die elk apart te beheren zijn. Bijvoorbeeld een auto (het hoofdobject) waaraan u verschillende onderdelen kunt koppelen, zoals een motor, banden, een radio-installatie etc. Voor elk van deze onderdelen kan een eigen MI-plan worden gedefinieerd. Om onderdelen aan een objecttype toe te kunnen voegen geldt wel een voorwaarde, namelijk dat het bovenliggende object een uniek object is.


Objectentypes koppelen Het koppelen van een onderdeel aan een objecttype vindt plaats in Onderhoud van Centix4. Hiervoor opent u het onderhoud van objecttypen via bestand Æ onderhoud Æ systeem tabellen Æ groep: objecten Æ object typen. Op het scherm wordt nu een lijst met objecttypen weergegeven. N.B. Wanneer er nog geen objecttypen in Centix4 staan, kunt u deze aanmaken met behulp van de handleiding Groepen en typen. Kies uit de lijst het objecttype waaraan u onderdelen wilt koppelen en open deze door dubbel te klikken op het vakje voor de objecttype regel. Het volgende scherm met stamgegevens verschijnt nu:

Klik nu op het plusje voor de objecttype naam en vervolgens op Onderdelen. Klik nu met de rechtermuisknop in het rechtervenster en kies de optie Toevoegen.

De volgende gegevens worden nu gevraagd: •

Object type

Dit wordt automatisch door Centix4 ingevuld met het object type waaraan u een onderdeel wil toevoegen. •

Onderdeel

Hier kiest u het gewenste onderdeel vanuit de lijst met objectentypes. Op deze manier kunt u verschillende objecttypes hiërarchisch aan elkaar koppelen.


Toevoegen van een onderdeel aan een object Wanneer u objecttypes hiërarchisch aan elkaar heeft gekoppeld, is het mogelijk om onderdelen toe te voegen aan objecten die aan een locatie zijn gekoppeld. Dit kunt u doen wanneer u nieuwe objecten toevoegt of bestaande objecten wilt aanpassen. Indien nog geen objecten aanwezig zijn, kunt u dit eerst doen aan de hand van de handleiding Objecten aanmaken. Let op: Voordat onderdelen aan een object toegevoegd mogen worden, moet het object zelf aan een locatie gekoppeld zijn. Indien het object nog geen locatie heeft, kunt u die instellen met behulp van de handleiding Objecten aanmaken. Om een onderdeel toe te voegen aan een object opent u bestand Æ relaties Æ relaties Æ gewenste relatie Æ open objecten. In het objectenscherm zijn nu alle objecten van de relatie zichtbaar. Wanneer u onderdelen aan een object wilt toevoegen, open u het gewenste object doormiddel van dubbel klikken of de F6 toets in te drukken.

Vervolgens kunt u in het linker scherm, door middel van uw rechter muisknop een onderdeel toevoegen:


Het toevoegen van een nieuw onderdeel lijkt erg op het toevoegen van een nieuw object. Er zijn echter beperkingen bij het selecteren van het objecttype. U kunt namelijk alleen de objecttypen selecteren, die eerder onder het bovenliggende objecttype zijn aangemaakt.

Blokkeren van objecten Inleiding Om te voorkomen dat objecten worden verplaatst of verwijderd, is het mogelijk om objecten in Centix4 te blokkeren. Dit kan op twee manieren: systeemtechnisch (dus als onderdeel van het proces) of handmatig door een gebruiker. Systeemblokkades vinden bijvoorbeeld plaats wanneer het object in een verplaatsmandje, picklist of verhuurorder staat. Gebruikersblokkades kunt u bijvoorbeeld toepassen wanneer een object gekeurd of gerepareerd wordt. Ook kunt u handmatig blokkeren gebruiken als een vereenvoudigd reserveringssysteem, indien u niet met de verhuurmodule werkt.

Het definiëren van blokkeerredenen Voordat u objecten handmatig kunt blokkeren, dient u hiervoor de mogelijke redenen te definiëren. De reden wordt opgegeven door op Bestand Æ Onderhoud Æ Systeemtabellen te kiezen uit het menu en vervolgens Groep: Object uit te vouwen en Blokkeerredenen te openen. Hier staan standaard een aantal redenen ingevuld. Dit zijn systeemblokkeringen die niet door de gebruiker kunnen worden aangepast. Om blokkeerredenen toe te voegen klikt u met de rechtermuisknop en kiest u Toevoegen. Voor iedere blokkeerreden geeft u een uniek ID en een omschrijving op.


Het blokkeren van een object Een object handmatig blokkeren doet u vanuit de stamkaart van het object. Let wel: alleen objecten met een locatie kunnen worden geblokkeerd. Ga naar Bestand Æ Objecten en open het betreffende object. Door op de locatie tab van het object te klikken verschijnt in het linkervenst er een totaal van het aantal objecten per locatie (bij een uniek stuk kan dit er hoogstens één zijn).

In het rechtervenster worden de aantallen gedetailleerd getoond. Als er geen objecten geblokkeerd zijn staat er één regel in het rechtervenster. Bij niet-unieke objecten (ook wel bulkobjecten genoemd) verschijnen in het rechtervenster meerdere regels, indien een deel van de objecten geblokkeerd is. Door met de rechtermuisknop op een regel te klikken verschijnt er in het menu de optie blokkeren/vrijgeven. Door hierop te klikken wordt een blokkeerformulier getoond. Hierin geeft u de reden en het aantal op. Tevens kunt u de blokkering van extra commentaar voorzien.


Nadat de blokkering is opgeslagen zal bij unieke objecten een vinkje bij “geblokkeerd” komen te staan. Bij bulkobjecten verschijnen meerdere regels als een gedeelte van de objecten geblokkeerd is.

Een blokkering opheffen Het deblokkeren van een object gaat in principe het zelfde als het blokkeren van een object. Alleen voert u nu bij Aantal 0 (nul) in. Hierdoor komt het object weer vrij.

Verwijderen van objecten Het verwijderen van objecten kan alleen als het object bijvoorbeeld niet in een verhuurorder aanwezig is. Als u een selectie gemaakt heeft en deze probeert te verwijderen, dit kan bijvoorbeeld door op CTRL-D te drukken, wordt er een formulier getoond. In dit formulier staat hoe er verwijderd wordt en wat er allemaal gecontroleerd wordt. In het geval van objecten worden er automatisch een aantal zaken meeverwijderd zoals de OI-planschema’s van het object. Afhankelijk van uw modulesamenstelling worden er op een aantal plekken controles uitgevoerd of het object niet in gebruik is. Als u op OK klikt worden de controles uitgevoerd. Als er geen conflicten zijn wordt de verwijderactie doorgevoerd. Bij conflicten wordt er een formulier getoond waarop te zien is op welk object welke conflicten zijn.

Verwijderen van objecten op een locatie Objecten kunnen worden verwijderd. Maar in sommige gevallen is het nodig om wel het aantal te verlagen of zelfs tot nul te reduceren maar wil men niet het object verwijderen. In een dergelijk geval is het mogelijk om de locatie (ook wel objectlocatie genoemd) aan te passen. Door in het linkergedeelte een locatie te kiezen en vervolgens aan de rechterkant op de juiste regel met de rechtermuisknop


te klikken kan men verwijderen kiezen. Als het aantal op de locatie hoger is dan één wordt er een formulier getoond waarop het aantal gekozen kan worden. Het totale aantal van de regel wordt voorgevuld in het formulier. Als er op doorgaan wordt geklikt verschijnt het standaard verwijderformulier. Dit formulier toont de verwijderregels. Als op OK geklikt wordt, wordt de verwijderfunctie uitgevoerd.

Verwijderen van verplaatshistorie Bij het koppelen van een object aan een locatie wordt er een logboek bijgehouden. Dit logboek bevat naast de voorgenoemde informatie ook informatie over verplaatsingen tussen locaties. Bijvoorbeeld doordat een object door een verplaatsmand of order verplaatst is. Het logboek bevat ook informatie over het verwijderen van een object op een locatie. De log kan opgeschoond worden. Dit gebeurt door het volgende menupad te kiezen: Bestand Æ onderhoudÆ systeeminstellingenÆobject Æ verwijder verplaatshistorie.

In het formulier kan een datum opgegeven worden tot wanneer de historie verwijderd moet worden. Nadat de datum opgegeven is kan op de knop Doorgaan geklikt worden. Tijdens het verwijderen wordt er een voortgangsindicator getoond.

Automatisch nummeren van objecten Het automatisch nummeren van objecten is een aparte module. De module kan een dwingend karakter hebben maar er kan ook voor worden gekozen om naast de automatische nummering ook handmatig gegeneerde objectnummers toe te staan. Daarnaast kunnen er desgewenst meerdere nummeringsystemen door elkaar heen gebruikt worden.


Inrichting module De module heeft standaard een bepaalde inrichting en de inrichting kan desgewenst aangepast worden. Dit gebeurt door het volgende menupad te openen: Bestand Æ onderhoudÆ systeemtabellen Æ Object ID generator. Het volgende werkblad wordt geopend:

Regels waarbij het vinkje Is systeem aangevinkt is kunnen niet worden verwijderd. Wel kunnen ze, als u ze niet gebruikt, uitgeschakeld worden door Beschikbaar in het detailformulier uit te schakelen. De systeemtypes artikel, objecttype en relatie zijn nummeringsystemen die interactie met andere onderdelen van Centix hebben. Uitleg vindt u hieronder. Artikelnummeringsysteem Het artikelnummeringsysteem laat de gebruiker bij het aanmaken van een nieuw object uit een lijst van artikelen kiezen. Van het artikel wordt het eerst volgende nummer bepaald en als objectID wordt gegeneerd: artikelID + eventueel scheidingsteken + volgnummer. Objecttypenummeringsysteem Het Objecttypenummeringsysteem nummert automatisch aan hand van het objecttype ID. Van het objecttype wordt het eerst volgende nummer bepaald en als objectID wordt gegeneerd: objecttypeID + eventueel scheidingsteken + volgnummer. Relatienummeringsysteem Het relatienummeringsysteem nummert automatisch aan hand van het relatieID. Van de relatie wordt het eerst volgende nummer bepaald en als objectID wordt gegeneerd: RelatieID + eventueel scheidingsteken + volgnummer. Nummernummeringsysteem Dit nummeringsysteem is er één zonder interactie met andere onderdelen van Centix. U kunt ook alle parameters moeiteloos aanpassen van dit nummeringsysteem. Dit nummeringsysteem is standaard opgenomen omdat hij veel voorkomt. Het nummeringsysteem nummert standaard vanaf 1 zelf op. De grootte


van het nummer is standaard minimaal zes karakters. De karakters die niet gebruikt worden, worden standaard met voorloopnullen opgevuld.

Zelf nummersystemen maken of aanpassen Met CTRL-N kunt u zelf een nieuw nummeringsysteem aanmaken. Als u een bestaand nummeringsysteem wilt aanpassen kunt u dat doen door op de recordselector te dubbelklikken. Het volgende formulier verschijnt:

Veldbeschrijving Omschrijving De omschrijving van uw nummeringsysteem. Prefixwaarde Met deze prefixwaarde begint het te generen object ID. Als u het veld leeglaat is er geen prefix. Scheidingsteken Het scheidingsteken wordt gebruikt tussen de prefix en het volgnummer. Als u het veld leeglaat is er geen prefix. Minimale lengte volgnummer Hiermee geeft u de minimale lengte van het volgnummer aan. Als het volgnummer bijvoorbeeld op 1 begint wordt het nummer bij minimale lengte van drie: 001. Volgnummer Het eerst komende volgnummer. Ingeschakeld


Als het vinkveld uit staat kan het nummeringsysteem niet gebruikt worden. Systeem Als het vinkveld aanstaat betreft het een systeem nummeringsystemen. Deze is gedeeltelijk aan te passen, wel uit te schakelen maar niet te verwijderen.

Gebruik van nummeringsysteem Overal waar een nieuw object aangemaakt kan worden verschijnt, als de module actief is, naast het invoerveld een knop met drie puntjes en is het invoerveld meestal uitgeschakeld (grijs).

Als men op de knop met de drie puntjes klikt kan door de gebruiker op het formulier aangegeven worden om wat voor soort nummeringsysteem het gaat. Als er maar één nummeringsysteem actief is, en het nummer kan zonder tussenkomst van de gebruiker bepaald worden, wordt bij het klikken op de drie puntjes automatisch het nummer bepaald. In het onderstaande formulier zijn er meerdere nummeringsystemen actief en is dus gebruikersinvoer vereist.

Als het mogelijk is wordt het voorvoegsel al ingevuld. Na het klikken op OK wordt het nummer aangemaakt. Opmerking Ook al wordt het object uiteindelijk niet opgeslagen dan is toch het nummer verloren gegaan.


Systeem- en gebruikersinstellingen Het is mogelijk om diverse systeem- en gebruikersinstellingen aan te maken. Een systeeminstelling geldt voor elke gebruiker. Het instellen van systeem- en gebruikersinstellingen geeft een bepaalde uniformiteit en vaak gebruikersgemak en efficiëntie.

Systeeminstellingen - objectinstellingen De systeeminstellingen voor de objecten zijn te benaderen via Bestand Æ onderhoudÆ systeeminstellingenÆobject Æ objectinstellingen. De systeeminstellingen gelden voor alle gebruikers. Het volgende formulier wordt geopend. Als u de module Toegangsrollen tot uw beschikking heeft kunt u d.m.v. de systeeminstellingen invoer van velden en instellingen afdwingen.

Uitleg invoervelden Standaard objectstatus Als dit veld gevuld is wordt overal waar een object wordt aangemaakt de ingevulde waarde voorgevuld. OI waarschuwingstermijn in dagen


Deze instelling staat standaard op 30 dagen. De uitleg van de waarschuwingstermijn vindt u terug in de handleiding objecten, in de paragraaf over de werkbladfunctionaliteit. Standaard objecttype Als dit veld gevuld is wordt overal waar een object wordt aangemaakt deze ingevulde waarde voorgevuld. Kopieereigenschappen De velden welke u aanvinkt worden bij het openen van de kopieerwizard standaard aangevinkt. Als u de Toegangsrollen module heeft kan het zelfs zijn dat bepaalde gebruikers deze waardes niet kunnen wijzigen.

Systeeminstellingen – uniek object Voor unieke objecten kunt u aangeven of ze voor de gehele database uniek moeten zijn of alleen voor een bepaalde eigenaar. Soms is het handig voor Centix configuraties waarin objecten van derden beheerd worden voor de optie uniek per eigenaar te kiezen. Het nadeel is dat het niet uniek zijn van een object bijvoorbeeld extra werk met zich meebrengt bij het verwerken van inspecties. De systeeminstellingen voor de objecten zijn te benaderen via Bestand Æ onderhoudÆ systeeminstellingenÆobject Æ uniek object. De instelling van uniek per database naar uniek per eigenaar zetten gaat altijd goed. Bij het omzetteen van uniek per eigenaar naar uniek per database wordt bij het opslaan een controle uitgevoerd. Indien er conflicten zijn worden deze getoond en wordt de wijziging niet doorgevoerd.


Gebruikersinstellingen De gebruikersinstellingen voor de objecten zijn te benaderen via Bestand Æ onderhoudÆ gebruikersinstellingenÆalgemene instellingen. De standaardrelatie wordt o.a. overgenomen bij het aanmaken van een nieuw object als objecteigenaar. De andere velden bij de gebruikersinstellingen hebben geen invloed op de objecten.


Move Basket Inleiding In Centix4 is het mogelijk om objecten die aan een locatie zijn gekoppeld te verplaatsen naar een andere locatie. Dit kan op twee manieren: verplaatsen met de ordermodule (zowel verkoop als verhuur) of met behulp van een move basket (verplaatsmandje). Een voorwaarde is wel dat de objecten welke verplaatst dienen te worden niet geblokkeerd voor verplaatsingen zijn. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als ze al in een onverwerkte movebasket geplaatst zijn of door een handmatige blokkade actie. In een movebasket kunt u meerdere objecten van diverse locaties verzamelen en verplaatsen naar één andere locatie. Vanaf het moment dat een object zich in een move basket bevindt, is het geblokkeerd voor andere logistieke acties. Voor het verplaatsen van objecten naar verschillende doellocaties, kunt u tegelijkertijd een in principe een onbeperkt aantal move baskets aanmaken. Wanneer de move basket definitief wordt verplaatst, verhuizen alle objecten in de move basket naar dezelfde doellocatie. Daarbij is het mogelijk om een verplaatsbon te genereren. Ook wordt de verplaatshistorie van het object automatisch bijgewerkt. Let op! Move baskets kunt u niet gebruiken voor het verhuren van objecten (in rekening of ten laste van een project brengen).

Aanmaken van een move basket Voor het openen van een movebasket, kies beeld Æ move basket uit het menu. Indien u geen actieve baskets hebt, verschijnt het volgende scherm.


In het veld achter gebruiker staat uw naam (of de naam waaronder u bent ingelogd). Movebaskets zijn gekoppeld aan individuele gebruikers. Dit betekent dat zij per gebruiker worden aangemaakt en dat iedere gebruiker zijn eigen movebaskets heeft. Beschikt u over de benodigde autorisatie, dan kunt u tevens movebaskets van andere gebruikers openen en bewerken. Hiervoor dient u in het veld met uw gebruikersnaam eerst de naam van een andere gebruiker te kiezen. Overigens worden hier alleen gebruikers met bestaande movebaskets getoond. Voor andere gebruikers kunt u geen nieuwe movebaskets aanmaken, alleen muteren en verwijderen. Klik nu op Creëer nieuwe basket. In het scherm dat nu wordt geopend, gaat u vervolgens een basket aanmaken.


•

ID Het ID van de movebasket wordt automatisch gegeneerd aan de hand van de systeeminstellingen.

•

Omschrijving Bij omschrijving vult u de naam in voor de move basket

• Bestemmingslocatie De doellocatie kan worden bepaald door eerst de relatie en dan de locatie op te geven. Als u deze invoervelden niet ziet, dan staat de doellocatie sectie ingeklapt. U kunt deze openen door op de twee pijltjes te klikken. Als u bij de gebruikersinstelling (Bestand Æ instellinge Æ gebruikersinstellingen – algemene instellingen) een standaardrelatie heeft aangegeven wordt deze in het relatieveld automatisch voorgevuld bij het aanmaken van een nieuwe basket. Tijdens het verplaatsproces wordt bepaald of alle objecten een nieuwe locatie krijgen. Het is dus niet mogelijk om de bron- en doellocatie gelijk te houden (er wordt dan immers niets verplaatst). •

Objecten


Objecten toevoegen aan een movebasket doet u niet vanuit de move basket, maar vanuit de objecten (zie paragraaf 2: Het toevoegen van een object aan een movebasket). Wel kan in het veld onder de Objecten-sectie het aantal worden aangepast. Selecteer hiervoor het juiste object en klik op het eigenschappenicoon. Het aantal moet minimaal 1 zijn en mag maximaal het vrij beschikbare aantal van de bewuste locatie van het object zijn. De locatie van het object in de movebasket is op te vragen door een object te selecteren en op de groene vlag te klikken. Desgewenst kunt u objecten uit de movebasket verwijderden, door deze te selecteren en vervolgens te verwijderen.

Verwerk basket De verplaatsing van de inhoud van een move basket wordt definitief door de knop verwerk basket aan te klikken. Het onderstaande formulier verschijnt met de laatst gebruikte instellingen van de ingelogde gebruiker.

Door de vinkvelden printer en bestand uit- of aan te zetten kan worden bepaald of de verplaatsbon op de printer afgedrukt moet worden en/of dat de verplaatsbon opgeslagen moet worden als bestand. Als de printer aangevinkt staat kan het aantal ingevuld worden. Als bestand aangevinkt staat kan worden aangegeven wat voor soort bestand het moet worden. Standaard staat het bestand ingesteld op PDF. De locatie van het bestand kan desgewenst aangepast worden. Standaard kiest het systeem het pad wat u eventueel al eerder handmatig ingevuld heeft. Had u niet eerder iets ingevuld dan is wordt het systeempad uit de systeeminstellingen gekozen. Als er geen systeempad is in de systeeminstellingen ingevoerd dan wordt het standaard documentenpad van de ingelogde gebruiker gekozen.


Als één of beide vinkvelden aanstaan, moet een rapport layout worden gekozen. Alvorens de verplaatsing uit te voeren, controleert Centix4 of de bron- en doellocatie van alle objecten verschillend zijn. Vervolgens worden de objecten verplaatst en wordt de verplaatshistorie bijgewerkt.

Toevoegen van een object aan een movebasket Een object toevoegen aan een movebasket, kunt u vanuit verschillende werkbladen en detailformulieren doen. De menupaden staan hieronder vermeld, de uitleg volgt daaronder. Bestand Æ objecten Æ objecten Alle objecten worden één keer getoond. Dus ook niet unieke objecten welke op meerdere plekken liggen en objecten zonder locatie (welke niet te verplaatsen zijn). Bestand Æ objecten Æ objecten Æ F6(detail) Æ Locatie tabblad Alle objecten worden één keer getoond. Dus ook niet unieke objecten welke op meerdere plekken liggen en objecten zonder locatie (welke niet te verplaatsen zijn). Op het locatietabblad ziet u waar het object zich bevindt. Bij een niet uniek object kunnen dit meerdere locaties zijn en u kunt het aantal en de locatie waarvandaan u wilt verplaatsen uitkiezen. Bestand Æ objecten Æ objectlocaties Alle objecten worden per locatie getoond. Niet unieke objecten op verschillende locaties krijgen meerdere regels op het werkblad. Objecten zonder locatie worden getoond met lege locatiekolommen. Bestand Æ objecten Æ locaties Æ F6(detail) Alle locaties worden getoond. Bij het openen van het detail kunt u een object selecteren.


Verplaatsen vanuit het werkblad Selecteer een of meerdere objecten volgens de objecten of objectlocatie menupaden.

Selecteer één of meerdere objecten en klik op de rechtermuisknop of kies de sneltoets combinatie CTRL-B. De objecten worden nu toegevoegd aan de movebasket. Als er geen movebasket actief is, wordt deze automatisch voor de ingelogde gebruiker aangemaakt. Wilt u een object aan een bestaande movebasket toevoegen, dan is het belangrijk om eerst de juiste movebasket te activeren. Indien één of meerdere geselecteerde regels niet volledig aan de movebasket toegevoegd kan worden, wordt er een gedetailleerde foutmelding getoond. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen als het object geen locatie heeft of als er een gedeeltelijke of volledige blokkade op de objectlocaties zit. Bij een niet uniek object wordt alleen een foutmelding getoond als er helemaal geen objecten aan de movebasket kunnen worden toegevoegd. Indien een movebasket wordt verwijderd, verdwijnt de blokkade van de objecten en worden zij weer vrijgegeven op de locatie.


Verplaatsen vanuit een detailformulier Selecteer een object en open dit volgens de bovengenoemde menupaden.

Door op de tab locaties tab te klikken, verschijnt in het linkervenster een totaal van het aantal objecten per locatie (bij een uniek stuk kan dit hooguit 1 zijn). Alleen objecten die aan een locatie zijn gekoppeld kunnen worden verplaatst. In het rechtervenster worden de aantallen gedetailleerd getoond. Als er geen objecten geblokkeerd zijn staat er één regel in het rechtervenster. Bij niet-unieke objecten (ook wel bulkobjecten genoemd) verschijnen er meerdere regels, indien een gedeelte van de objecten geblokkeerd is. Door op een niet-geblokkeerde regel met de rechtermuisknop te klikken, verschijnt een menu met de optie Toevoegen aan move basket. Door hierop te klikken wordt één exemplaar van de betreffende regel toegevoegd aan de actieve movebasket. Als er geen movebasket actief is, wordt deze automatisch voor de ingelogde gebruiker aangemaakt. Wilt u een object u aan een bestaande movebasket toevoegen, dan is het belangrijk om eerst de juiste movebasket te activeren. Indien een movebasket wordt verwijderd, verdwijnt de blokkade van de objecten en worden zij weer vrijgegeven op de locatie.


Beheren van uw move baskets Wanneer u meerdere move baskets heeft aangemaakt maar nog niet heeft verwerkt, en u wilt deze aanpassen of een nieuwe move basket toevoegen, dan verschijnt wanneer u beeld Æ move basket aanklikt het menu het volgende scherm.

In het venster onder Gebruiker staan de move baskets die u al heeft aangemaakt. Wilt u een move basket aanpassen of verwerken, dan opent u de betreffende move basket door deze te selecteren en in het venster eronder op Maak geselecteerde basket actieve basket te klikken. Een geselecteerde move basket kunt u tevens verwijderen door op Verwijder geselecteerde basket te klikken. Onderaan op het formulier staan twee verschillende tabbladen: actieve basket en baskets. Als er geen basket actief is, werkt de knop actieve basket niet. Weergave op uw beeldscherm aanpassen Het verplaatsscherm kan een vaste positie op uw scherm innemen, maar u kunt het ook automatisch inklapbaar instellen. Dit doet u door de pushpin aan te klikken. Ongeacht of het scherm vast of inklapbaar staat, kan de breedte worden ingesteld door de kantlijn te


verschuiven. Ook de positie van het complete scherm kan aangepast worden (links, rechts, pop-up et cetera). De uitleg hierover vindt u in de handleiding ‘Dokken van vensters’.


Rapportages Inleiding Centix4 beschikt standaard over een geïntegreerde rapporteditor, waarmee u snel en eenvoudig rapporten kunt genereren in standaardformaten zoals Excel en PDF. Voor het opstellen van de rapportages kunnen de gegevens uit bijna alle velden van de database worden gebruikt. Tevens kunnen in de editor rapportages in de eigen huisstijl en rapportagestijl worden opgemaakt. Daarnaast biedt het systeem diverse mogelijkheden voor het samenstellen van management rapportages. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe de rapporteditor werkt en hoe u rapportages zowel de inhoud als de lay-out van uw rapporten kunt bepalen.

Rapportdefinities Ga naar Bestand Æ Onderhoud Æ Systeemtabellen Æ Group: Report Æ Report Definition. In dit overzichtsscherm staan alle rapportdefinities. Onder één rapportdefinitie kunnen meerdere rapporten vallen. Zo kunt u voor elke klant of elke gelegenheid een rapportdefinitie aanmaken met een ander logo of een andere lay-out. Stap 1: Aanmaken Wanneer u met de rechtermuisknop op in het scherm klikt, kunt u in het pop-up menu een nieuwe rapportdefinitie toevoegen. In het venster dat nu verschijnt, dient u de volgende gegevens in te vullen: • • • • •

Rapportgroep aanmaken. ID Omschrijving Taal Type

Hier kunt u aangeven voor welk onderdeel u een rapport wil Hier kunt u een ID opgeven (bijvoorbeeld: 001 of MIPLAN) Voeg hier een bondige omschrijving van het rapport in. De taal van het rapport dat u gaat aanmaken. Voor wie het rapport zichtbaar moet zijn (System: iedereen, User: alleen uzelf)

Wanneer u alle velden heeft ingevuld, kunt u het scherm opslaan en sluiten.


Stap 2: Ontwerpen Als de gewenste rapportdefinitie is aangemaakt, kunt u het gaan ontwerpen. Dit kunt u doen door aan de linkerkant de regel te selecteren en vervolgens dubbel te klikken:


De rapport editor (menu’s en knoppen) Voordat u begint met het toevoegen of het wijzigen van rapportdefinities, leest u in dit onderdeel een korte toelichting op de meest essentiële onderdelen van de rapport editor.

De rapporten in de huidige rapport definitie

2.1. Knoppen overzicht Opslaan van wijzigingen Afdrukvoorbeeld Rapport ontwerpen Data groeperen/sorteren (alleen in ontwerp modus beschikbaar) Invoegen label Invoegen dataveld (toont een lijst met beschikbare velden) Invoegen van een figuur Blokkeren van velden (De bestaande velden kunnen niet verplaatst worden)


2.2. Een groep objecten aanpassen U kunt de eigenschappen van een groep objecten aanpassen door meerdere objecten te selecteren (middels Shift + linkermuisknop) en vervolgens in het eigenschappen venster de eigenschap te wijzigen (bijvoorbeeld de breedte van een veld).

2.3. Eigenschappen van objecten


Align: Tekst uitlijnen Calculated: Geeft aan of de waarde van de eigenschap ‘Text’ letterlijk wordt getoond. Label velden hebben het veld Calculated altijd op False staan. Text: Weer te geven tekst of dataveld (indien u het veld aanklikt ontstaat een knopje aan het rechter einde van het veld. Wanneer u hierop te klikt, verschijnt een lijst met beschikbare datavelden. Visible: Zichtbaar/Onzichtbaar maken.


Barcode & CheckBox: Of het een speciaal veld is, zoals een barcodeveld of een checkbox. CanGrow/CanShrink: Geven aan of een veld kan groeien/krimpen (in verticale richting), indien een tekst langer of korter is dan verwacht. 2.4. Sectie eigenschappen Een rapportdefinitie is opgebouwd uit secties, die in de rapport editor worden weergegeven als horizontale grijze balken (Header, Detail, Footer, enz.). U kunt de eigenschappen van secties opvragen door op een sectie (grijze balk) te klikken.

Height: Sectiehoogte Visible: Zichtbaar/Onzichtbaar maken.


2.5. Rapport eigenschappen U kunt de rapport eigenschappen opvragen door ergens buiten de rapport secties te klikken op het donker grijze gedeelte.

Margin: Marge instellingen van het rapport Orientation: Oriëntatie van het rapport ‘Staand/Liggend’

Aanmaken van rapportages Om een rapport aan te maken of te wijzigen, dubbelklikt u op een rapportdefinitie. Links boven in de reportdesigner worden de rapporten getoond, die in het rapport definitiebestand aanwezig zijn. Wanneer nog geen rapporten in het bestand vermeld staan, kunt u die toevoegen door Bestand Æ Nieuw Rapport Toevoegen te kiezen. Let op: In het scherm staat twee keer ‘bestand’; het gaat hier om de onderste.


Stap 1 – gegevensbronnen selecteren Vervolgens komt u bij ‘step 1 select the data source for the new report’. Hiermee selecteert u de gegevensbron voor het nieuwe rapport. Deze gegevensbronnen zijn gedefinieerd voor een bepaalde dataset. In de dataset zijn velden uit één of meerdere tabellen beschikbaar. Door ‘creëer rapport zonder gegevensbron’ aan te vinken, wordt de mogelijkheid gegeven om een leeg rapport te creëren. Dit rapport kan dan gebruikt worden als een toevoegend document (bijvoorbeeld Algemene Voorwaarden)

Stap 2 – gegevens selecteren In de tweede stap kunt u aangeven welke gegevens u wilt hebben op uw rapport. Door te dubbelklikken selecteert u een beschikbaar (available) veld, dat wordt toegevoegd aan de geselecteerde items(detail). Tevens is het mogelijk om de velden


te verslepen. Door de twee knoppen met de pijltjes naar rechts (alles toevoegen) en de pijltjes naar links (alles verwijderen) kunt u alle velden toevoegen en verwijderen. Het is mogelijk om op gegevens te groeperen. Hiervoor dient u deze gegevens te verslepen naar het veld ‘groepeer bij’.

Stap 3 – opbouw van het rapport In de derde stap kunt u aangeven hoe het rapport opgebouwd moet worden. Uiteraard kunt u later de layout veranderen. In kolomvorm: de velden worden onder elkaar getoond. Deze layout heeft veel weg van de formulieren binnen Centix Mobile Inspections. In tabelvorm: de velden worden naast elkaar getoond. Deze layout heeft veel weg van de werkbladen binnen Centix Mobile Inspections.


De andere methodieken zijn of voor een bepaald doel (zoals etiketten) of zijn tussenvormen van de eerder genoemde methodieken. Ook kunt u in deze stap aangeven of het rapport portrait (staand) of landscape (liggend) opgebouwd moet worden. Bij sommige layouts kunt u aangeven of de velden zo in elkaar gedrukt moeten worden (dus verkleind), dat ze op het door u aangeven formaat getoond kunnen worden. Stap 4 – Stijl definiëren In de vierde stap kunt u een stijl voor uw rapport aangeven. Door alle rapporten met dezelfde stijl op te bouwen krijgt u eenheid binnen uw rapportages.

Stap 5 – naam, positie en beschikbaarheid bepalen Als laatste en vijfde stap dient u een naam en positie op te geven. Daarnaast dient u aan te geven waar het rapport zichtbaar moet zijn. Vervolgens kunt u kiezen of u het een voorbeeld van het rapport wilt zienof dat u het rapport verder wilt aanpassen. Let wel op dat het getoonde rapport alle data uit de database bevat. Dit in tegenstelling tot wanneer u het rapport uit het menu aanroept, in de verschillende werkbladen waar dat mogelijk is.


Bewerken van rapporten Toevoegen van datavelden Wanneer u een rapport wilt bewerken door er een veld uit de database aan toe te voegen, doorloopt u de volgende stappen. Klik op het

icoontje om alle uit de database opgehaalde velden weer te geven.


Wanneer u nu op een regel klikt, gebeurt er verder nog niets. Gaat u vervolgens met uw muis over het gedeelte met de al bestaande velden, dan verandert uw muiscursor in een plus-teken. Dit betekent dat u nu het veld op uw scherm kunt ’tekenen’, op de plaats waar u het veld wilt hebben. Hoogstwaarschijnlijk is dat in de sectie Detail.


Wanneer u het veld op uw scherm heeft ‘getekend’, ziet dit er net zo uit als op het volgende plaatje. De rand om het veld heen geeft aan, dat het geselecteerd is. Het is nu mogelijk om de eigenschappen van het veld te wijzigen, zoals eerder in deze handleiding is beschreven.

De volgende stap is het toevoegen van een label aan de PageHeader, om te beschrijven wat eronder wordt weergegeven. Klik op het icoontje achtergrond).

. In de knoppenbalk is het icoontje nu geselecteerd (witte

Dat betekent dat u nu weer een veld kunt gaan ‘tekenen’, boven het zojuist aangemaakte veld. Dat kan er als volgt uit zien.


Van het zojuist aangemaakte labeltje kunt u nu de eigenschappen wijzigen, zoals eerder in deze documentatie aangegeven staat. De belangrijkste zijn in dit geval de volgende: • Text, om de beschrijving erin te zetten • Font, om het labeltje hetzelfde uiterlijk te geven als de andere labels

Wanneer u denkt dat het rapport af is of indien u het tussendoor wilt bekijken, kunt u klikken op het

icoontje, voor een afdrukvoorbeeld op uw beeldscherm. U kunt


nu bekijken of het rapport naar uw zin is. Om weer terug te keren naar de ontwerpweergave, klikt u op het icoontje.


Beveiliging Toegangsbeveiliging Om een gebruiker gebruik te kunnen laten maken van Centix4 dient er mimiaal een basisautorisatie voor de betreffende gebruiker aanwezig te zijn. Afhankelijk van de modulesamenstelling kan deze basisautorisatie uitgebreid worden met specifieke rollen en administratiebeveiliging.

Basisautorisatie Voor in Centix geregistreerde contactpersonen en medewerkers kunt u een inlogcode aanmaken. Nadat u de stamkaart van de contactpersoon of medewerker geopend heeft kunt u onder de node beveiliging diverse instellingen maken. Nadat u deze instellingen heeft opgeslagen dient u mimimaal de toegevoegde gebruiker toegang geven tot bepaalde Centix applicaties zoals Centix Office, Centix Mobile en Centix Web. Afhankelijk van de modulesamenstelling kunnen het toevoegen van toegangsrollen en administraties ook nog een vereiste zijn voordat de gebruiker met Centix kan werken. Windows authenticatie Het is mogelijk om Centix4 zo in te stellen dat u tijdens het inlogproces gebruik maakt van de Windows authenticatie. Dit houdt in dat de gebruikersnaam van Windows geverifieerd wordt tegen de gebruikersnaam van Centix. Als dit overeenkomt is de login geldig en wordt er geen rekening gehouden met de eventueel in Centix vastgelegde wachtwoorden. Als de loginnaam niet overeenkomt wordt het inlogscherm getoond en dient de gebruiker in te loggen met de in Centix vastgelegde inlognaam en wachtwoord. Overigens werkt het inloggen met Windows authenticatie alleen op de Office versie.

Instellen van de basisautorisatie Via het menupad bestand – relaties komt u in het overzicht van de relaties. Als u de bewuste relatie gekozen heeft kunt u, afhankelijk of de relatie van het type eigenorganisatie is of niet de medewerker of contactpersonen lijst opvragen. In deze lijst kunt u eventueel een nieuwe medewerker of contactpersoon toevoegen of een bestaande openen. Onder het kopje beveiliging kunt u de betreffende gegevens invoeren.


Gebruikersnaam De gebruikersnaam mag zelf bepaald worden. Indien u met Windows authenticatie wilt inloggen dan dient de gebruikersnaam overeen te komen met de in Windows vastgelegde gebruikersnaam (of alias als die ingesteld is). Domeinnaam Dit veld is alleen belangrijk als u Windows authenticatie gebruikt. Door op de drie puntjes naast het veld te klikken wordt de domeinnaam van de ingelogde Windows gebruiker automatisch ingevuld. Wachtwoord Het wachtwoord heeft geen beperkingen. Als u het wachtwoord niet wilt gebruiken, dient u bij het vinkveld, toestaan van een leeg wachtwoord, het vinkje aan te zetten. Het wachtwoord dient u twee keer (ter controle) in te tikken. Toestaan van een leeg wachtwoord Door het aanvinken van deze optie mag het wachtwoord veld leeg gelaten worden. Realiseer u wel dat u hiermee een beveiligingsrisico neemt. Windows authenticatie Door het aanvinken van deze optie wordt tijdens het inlogproces van de Office versie gecontroleerd of de gebruikersnaam in Centix overeen komt met de Windows gebruikersnaam. Als dit het geval is wordt er ‘automatisch’ ingelogd. U krijgt geen inlogscherm te zien! Toegang geven tot een Centix applicatie Onderdeel van de basisautorisatie is het onderdeel applicaties. U kunt een gebruiker toegang geven tot een bepaalde Centix applicatie zoals de Office, Mobile of Web. Als er voor het icoontje van applicaties een plusteken staat kunt u door op het plusteken te klikken het boompje uitklappen en de reeds toegevoegde applicaties inzien. Als u de applicatie node geselecteerd heeft, kunt u met behulp van de rechtermuisknop, boven in het menu op het plusje klikken, om een applicatie toe te voegen. De lijst met de beschikbare applicaties wordt in een lijst gegeven en u kunt nadat u de juiste applicatie geselecteerd heeft, door op enter te drukken, de applicatie toevoegen aan de gebruiker.


Uitgebreide toegangsbeveiliging Er zijn drie aanvullende modules beschikbaar om de rechten binnen uw Centix4 configuratie te kunnen instellen. • Met de module rollen kunt u een gebruiker van één of meerdere zelfgedefinieerde rollen voorzien. Deze rollen geven vervolgens bepaalde rechten in de functionaliteit van Centix. • Met de module administratiebeveiliging. Kunt u een gebruiker toegang geven bij o.a. orders, artikelen, objecten en locaties van bepaalde administraties. • En de fiatteringmodule is een specifieke module voor het fiatteren van in- en verkooporders. Deze module is dan ook in de handleiding van de ordermodules beschreven.

Rollen Voordat u een gebruiker rechten kan geven op één of meerdere rollen zullen deze gedefinieerd moeten worden. Dit kunt u doen door het menupad bestand – onderhoud – autorisatie te kiezen. U krijgt nu een overzicht van de rollen welke aangemaakt zijn in het systeem. Omdat een gebruiker meerdere rollen kan hebben is het niet nodig om alle toegangsrechten voor een gebruiker in een bepaalde rol op te nemen. De rechten van de verschillende rollen worden voor de gebruiker samengevoegd. Het is belangrijk om de rollen zo te definiëren dat het voor u duidelijk wordt wat de rechten in een bepaalde rol inhouden. Zo kunt u een rol administrator (met alle rechten), inspecteur, verkoper enzovoort aanmaken. Binnen deze rollen kunt u tot in detail rechten geven op alle afzonderlijke onderdelen van Centix. Als u een rol aanmaakt of opent ziet u een vergelijkbaar scherm als hieronder afgebeeld.


Bij het ID en omschrijving kunt u een uniek ID en een beschrijving van de rol opnemen. Door op de tekst toegangsniveau te klikken opent de rechtenstructuur. En door op leden te klikken kunt u zien wie gemachtigd is tot de rol en kunt u van gebruikers de machtiging intrekken of toekennen. Toegangsniveau Als u op toegangsniveau klikt dan krijgt u een vergelijkbaar scherm als de afbeelding hieronder getoond.


Door kleuren en tekens wordt aangegeven hoe het recht in deze rol en in sommige gevallen voor alle rollen geregeld is. Groen betekent dat de onderdelen in deze rol een recht hebben gekregen, rood dat in deze rol een recht is ontnomen en zwart dat het onderdeel in deze rol niet ingesteld is. De rechten werken hiërarchisch, wat wil zeggen dat als u op een bepaald niveau een recht instelt automatisch de onderliggende niveaus van hetzelfde recht worden voorzien. Dus als u bijvoorbeeld het niveau Centix (begin van de boom) instelt met een toekennen-recht dan zijn alle onderliggende niveaus (dus alles in Centix) voorzien van het toekennen-recht. De volgende toegangsrechten kunnen worden ingesteld: • Toekennen; de gebruiker kan het onderdeel gebruiken, tenzij dit is uitgesloten in een andere rol welke voor de gebruiker is ingesteld.

Handleiding: Onderhoud & Inspecties Publicatiedatum: 9 maart 2009 (versie 1.2) Pagina 102 van 228 pagina’s. • Intrekken; in deze rol is het recht om het onderdeel te gebruiken ingetrokken. Dit kan echter in een andere rol overruled worden. • Uitsluiten; het onderdeel wat uitgesloten is kan in deze maar ook in andere rollen nooit gebruikt worden. • Reset; de rechten worden op dit niveau gereset naar de standaardwaarde (niet ingesteld). Icoongebruik • Groen rondje; toegang toegekend op dit niveau. • Rood rondje; toegang ontnomen op dit niveau. • Rood stopbord; toegang uitgesloten op dit niveau. Data rechten Onder sommige onderdelen kunt u specifieke datarechten instellen. Deze worden altijd onder het bewuste onderdeel in een eigen node Data getoond. De rechten die u in kunt stellen zijn: • Lezen • Schrijven • Toevoegen • Verwijderen Rollen toekennen aan gebruikers Vanuit het onderhoud van de rollen Door op de node leden te klikken kunt u gebruikers rechten geven op een rol. U kunt de gebruikers van beschikbaar naar gekoppeld (en uiteraard andersom) verschuiven.



Vanuit de beveiligingsinstellingen op de gebruiker: V ia het menupad bestand – relaties komt u in het overzicht van de relaties. Als u de bewuste relatie gekozen heeft kunt u, afhankelijk of de relatie van het type eigenorganisatie is of niet de medewerker of contactpersonen lijst opvragen. In deze lijst kunt u eventueel een nieuwe medewerker of contactpersoon toevoegen of een bestaande openen. Onder het kopje beveiliging en dan de rollen kunt u de betreffende rollen koppelen (en uiteraard ook weer verwijderen).


Administratiebeveiliging Als er een noodzaak is om binnen bepaalde functionaliteit zoals een ordermodule gedeeltes van de data beschikbaar te stellen aan bepaalde gebruikers, dan kunt u gebruik maken van de administratiebeveiliging. Met deze module kunt u op objecten, locaties en artikelen één of meerdere administraties koppelen. En een gebruiker kunt u rechten geven op één of meerdere administraties. Op andere onderdelen zoals de ordermodules welke standaard al voorzien is van een administratie is deze beveiliging ook van toepassing. Omdat de gebruiker maar een gedeelte van de data ziet kan het voorkomen dat sommige foutmeldingen wat vreemd op de gebruiker overkomen. Zo kan het zijn dat de gebruiker maar een gedeelte van de data kan zien als hij probeert een nieuw object aan te maken met een ID wat al bestaat in de database. De Centix applicatie geeft nu een foutmelding dat het ID al bestaat. Administratierechten instellen op objecten Wanneer er administratierechten op een object ingesteld moeten worden gaat dit via het object. Er is onder het object een tabblad administraties. Hierin kan aangegeven worden onder welke administratie het object valt. Er hoeft hier alleen maar een beschikbare administratie geselecteerd te worden en met de pijltjes knoppen in het scherm naar de gekoppelde administraties verplaatst te worden.

Administratierechten instellen op locaties Een locatie dient ook onder één of meerdere administraties te vallen. Onder het tabblad administraties op een locatie kan een administratie worden toegevoegd of verwijderd. Dit door middel van het selecteren van de administratie en het verplaatsen met de pijltjes knoppen.


Administratierechten instellen op artikelen Artikelen kunnen ook één of meerdere administraties hebben. Dit kan ook door het artikel te openen en het tabblad administraties te selecteren. Door een administratie te selecteren kan door middel van de pijltjes knoppen een administratie worden toegevoegd of verwijderd.

Gebruiker rechten geven op administraties Ook is het mogelijk om gebruikers rechten te geven op bepaalde administraties. Dit kan via de eigenschappen van de medewerker. Onder SecurityÆ Administraties kunnen beschikbare administraties worden toegevoegd en verwijderd. Dit door een administratie te selecteren en door middel van de pijltjes knoppen toe te voegen of te verwijderen.


Activeren van de module in een bestaande configuratie Als de module administratierechten wordt aangeschakeld wordt tijdens het starten gedetecteerd dat artikelen, objecten en locaties nog geen administratie bevatten. Hierop volgt een foutmelding en een administratie invoerformulier. Met dit formulier geeft u alle onderdelen dezelfde administratie (u kunt wel kiezen). Als niet alle eerder genoemde onderdelen dezelfde administratie nodig hebben kunt u het beste een fake administratie aanmaken en deze opgeven in het formulier. Dan kunt u in een later stadium als alle objecten, locaties en artikelen één of meerdere ‘echte’ administraties hebben, de fake administratie verwijderen. Hiermee worden automatisch de koppelingen in de objecten, locaties en artikelen verwijderd. Voordat de administratie verwijderd wordt, controleert het systeem wel of er mimimaal één administratie overblijft. Tijdens de opstart zal de onderstaande melding in beeld komen:


In het andere scherm kan een administratie gekozen worden. Kies hier een administratie en klik op process. Alle objecten zonder administratie zullen nu een administratie krijgen.


Order Fiattering Inleiding De fiatteringsmodule wordt gebruikt om gebruikers beperkingen op te leggen in het inkoop- en verkooptraject. In verschillende stadia van het inkoop- en verkooptraject kunnen de beperkingen worden ingebouwd. De later beschreven stadia hebben altijd betrekking op de doelstadia (status). Dus de status na het ‘saven’. Door de fiatteringsmodule te gebruiken kunt u o.a. functiescheiding realiseren. Daarnaast wordt de module bijvoorbeeld ingezet om diverse procesflows af te kunnen dwingen zoals bijvoorbeeld inkopen buiten het kernassortiment, onveilige (of juist veilige producten), activering van duurzame aankopen e.d. In deze handleiding zal uitgelegd worden hoe u fiattering regels kunt toepassen, en wat elke fiattering optie inhoud.

Fiatteringregels Aanmaken Fiatteringregels aanmaken Om beperkingen in het orderscherm in te stellen, dient u als eerst een fiatteringregel aan te maken. 1: Ga in het menu naar Bestand Æ Onderhoud Æ Systeemtabellen 2: Vouw ‘group: Financial’ uit, en klik op ‘Approval rule ’. In het scherm wat vervolgens geopend zal worden, staan alle, indien aangemaakte, fiattering regels weergegeven.

3: Maak een nieuwe Fiattering regel aan: Optie 1: Klik in de werkbalk op ‘+’


Optie 2: Klik op uw rechtermuisknop in het scherm, en klik op ‘Toevoegen’ Optie 3: Gebruik de toetsen combinatie ‘Ctrl + N’

Fiatteringscherm Als u een nieuwe fiatteringregel heeft aangemaakt, krijgt u het onderstaande scherm te zien

Opties: ID Hier kunt u een ID opgeven van maximaal 20 tekens. (Bijv. SC001) Type Hier kunt u opgeven op welk onderdeel de regel van toepassing is (inkoop of verkoop) Order Status Hier kunt u opgeven op welke status deze regel van toepassing is. (bijv: concept, order enz.) Valuta Hier kunt u de gewenste valuta opgeven. Prijzen worden doormiddel van de opgegeven koers automatisch berekend. Omschrijving Omdat het ID een beperking heeft van 20 karakters, is het in dit veld mogelijk om een extra omschrijving op te geven. Eenheid Prijs Deze optie kunt u aanvinken als u een maximale prijs voor een eenheid wil opgeven.


Overschrijden van eenheid prijs is mogelijk als aantal orderregels = 1 Indien ‘Eenheid Prijs’ is aangevinkt, is het mogelijk om deze optie aan te vinken. Hiermee geeft u toestemming om de maximale eenheid prijs te overschrijden mits er maar maximaal één orderregel aanwezig is. Overschrijden van eenheid prijs is mogelijk als aantal eenheden = 1 Indien ‘Eenheid Prijs’ is aangevinkt, is het mogelijk om deze optie aan te vinken. Hiermee geeft u toestemming om de maximale eenheid prijs te overschrijden mits er maar maximaal 1 eenheid (per orderregel) is opgegeven Indien de bovenste 2 opties zijn aangevinkt, is het mogelijk om de eenheid te overschrijden mits het aantal orderregels en eenheden gelijk zijn aan 1 Totaal aantal orderregels Met deze optie is het mogelijk om het aantal orderregels te beperken. Zo kunt u opgeven dat op een order maximaal 2 orderregels aanwezig mogen zijn. Totaal aantal eenheden per orderregel Deze optie zorgt ervoor dat het aantal eenheden beperkt kan worden per orderregel. Zo kunt u bijvoorbeeld opgeven dat er op één orderregel maximaal 10 eenheden geplaatst mogen worden. Totale orderregel prijs Met deze optie kunt u ervoor zorgen dat er een maximale orderregel prijs wordt vast gesteld. Zo kunt u bijvoorbeeld opgeven dat er maximaal 200 Euro op 1 orderregel mag geplaatst worden (ongeacht het aantal eenheden) Totale order prijs Met deze optie kunt u een maximale order prijs opgeven. Hierdoor kunt u gebruikers beperken tot een maximaal bedrag te bestellen (Bijv: 5000 euro) Tot een artikelgroep beperken Indien u de bovenstaande aan gevinkte opties wil beperken tot één of meerdere artikelgroepen, kunt u deze optie aanvinken. Doormiddel van de knoppen kunt u de gewenste artikelgroepen koppelen:


>> Alle artikelgroepen koppelen (van links naar rechts) > Alle geselecteerde artikel groepen koppelen (van links naar recht) < Alle geselecteerde artikel groepen ontkoppelen (van rechts naar links) << Alle artikelgroepen ontkoppelen (van rechts naar links)

Fiatteringregels Koppelen Fiatteringregels koppelen Om een Fiatteringregel te activeren dient deze gekoppeld te worden aan een autorisatie groep. 1. Ga naar Bestand Æ Onderhoud Æ Autorisatie 2. Kies de gewenste Autorisatie groep, of maak deze aan ( zie handleiding ‘Uitgebreide Toegangsbeveiliging’) 3. Klik in de stamboom op de optie ‘Approval rules’ (Fiatteringregels) U krijgt het onderstaande scherm te zien, waar de door u aangemaakte fiatteringregels te zien zijn. Doormiddel van de knoppen kunt u de fiatteringregels (ont)koppelen. >> Alle fiatteringregels koppelen (van links naar rechts) > Alle geselecteerde fiatteringregels koppelen (van links naar recht) < Alle geselecteerde fiatteringregels ontkoppelen (van rechts naar links) << Alle fiatteringregels ontkoppelen (van rechts naar links)


Note: Wanneer u ervoor kiest om meerdere fiatteringregels te koppelen aan één autorisatiegroep, zal de strengste beperking de overhand krijgen.

Inkoop- & Verkoopscherm Controle momenten Indien de fiattering module actief en ingesteld is, zal er in de inkoop- en verkoopschermen gecontroleerd worden of een gebruiker genoeg rechten heeft voor bepaalde uitvoeringen. Het controle moment vind altijd plaats bij het opslaan van wijzigingen. Zodra er een regel afgekeurd wordt door een ingestelde beperking, zult u een gedetailleerde foutmelding te zien krijgen. Mogelijke Foutmeldingen Bij het opslaan van een order (zowel inkoop als verkoop), zult u te maken kunnen krijgen met diverse foutmeldingen ter betrekking tot fiattering. Deze foutmeldingen zijn als volgt opgebouwd: -

de betreffende fiattering regel de betreffende beperking waardoor de order wordt afgekeurd de betreffende waarde waardoor de order wordt afgekeurd

Hieronder wordt een voorbeeld weergegeven waar de fiatteringmodule is ingeschakeld.


In dit voorbeeld kunt u zien dat de order wordt afgekeurd door fiatteringregel ‘001’, in deze regel is vastgesteld dat de gebruiker niet meer dat 1 orderregel mag aanmaken. De order wordt afgekeurd omdat de gebruiker 2 orderregels heeft toegevoegd. Overzicht foutmeldingen: Foutmelding: Uitleg:

Unit price limit for this rule = X Er is een beperking vastgesteld op de eenheid prijs. De ‘X’ geeft de maximale eenheidprijs aan. U dient binnen deze waarde te blijven.

Foutmelding: Uitleg:

Total order lines limit for this rule = X Er is een beperking vastgesteld op het aantal order regels. De ‘X’ geeft de maximale aantal regels aan. U dient binnen deze waarde te blijven


Line quantity limit for this rule = X Er is een beperking vastgesteld op het aantal artikelen per orderlijn De ‘X’ geeft de maximale aantal artikelen per orderlijn aan. U dient binnen deze waarde te blijven


Line total price limit for this rule = X Er is een beperking vastgesteld op het totale orderlijn bedrag De ‘X’ geeft het maximale orderlijn bedrag aan. U dient binnen deze waarde te blijven


Order total price limit for this rule = X Er is een beperking vastgesteld op het totale order bedrag De ‘X’ geeft het maximale order bedrag aan. U dient binnen deze waarde te blijven



Contracten Inleiding In Centix4 is het mogelijk om contracten te gebruiken. Met de contractenmodule kunt u, soms in samenhang met andere modules, uw contracten beheren, factureren, kwaliteitsniveaus monitoren, en workflowitems ten laste brengen aan een contract. Voor elk nieuw type contract wordt er in het contractonderhoud een contract aangemaakt. Dit contract dient als basis voor alle instanties, relatiecontracten genoemd, die u in de toekomst aanmaakt. Bij het aanmaken van een relatiecontract kiest u dus een contract en vult alleen de specifieke gegevens in voor het relatiecontract zoals relatiegegevens, verschillende datums, contractprijzen en objecten. Dit hoofdstuk gaat over de contracten. De relatiecontracten worden in het gelijknamige hoofdstuk behandeld.

Contract Relatiecontract Object(en)

Aanmaken van een contract Voor elk nieuw type contract wordt er in het contractonderhoud een contract aangemaakt. Dit contract dient als basis voor alle instanties, relatiecontracten genoemd, die u in de toekomst aanmaakt. Voor het openen van het contracten werkblad, kies bestand Æ onderhoudÆ syteemtabellenÆ contracten uit het menu.


U ziet een overzicht met de al eerder aangemaakte contracten. Vanuit het werkblad kunt u de gebruikelijke functies zoals printen, verwijderen en inzien benaderen. Voor een uitleg over deze functies kunt u de handleiding en demofilm werkbladfunctionaliteit nakijken.

Om een nieuw contract toe te voegen gebruikt u de +- icoon op de knoppenbalk of de toetscombinatie CTRL-N. Er wordt een formulier getoond. Dit formulier wordt hieronder getoond.

Het formulier is opgebouwd uit drie delen, namelijk algemeen, documenten en facturatie. De delen algemeen en facturatie worden in dit gedeelte van de handleiding beschreven.


Het gedeelte documenten, waar u bijvoorbeeld het modelcontract kan invoegen, wordt behandeld in het gedeelte documenten van de handleiding.

Algemeen Het algemene gedeelte van een contract bestaat uit een aantal velden welke hieronder beschreven worden. Staat er bij een veld een rood rondje dan betekent dit dat het veld invullen verplicht is. ID Het ID van een contract is het unieke kenmerk waarmee het contract gevonden kan worden in Centix. Over het algemeen wordt bij het conctractID een kernachtige beschrijving opgenomen waaruit blijkt wat voor soort contract het is. Omschrijving Een omschrijving over wat voor soort contract het is. Opmerkingen Eventuele opmerkingen over het contract. Vaak voor intern gebruik. Status Met het statusveld geeft u aan of het contract bijvoorbeeld actief, een concept versie of vervallen is. Als het vinkveld historie aanstaat wordt het contract in de normale werkbladen en lijsten niet getoond. Dit verkleint bijvoorbeeld de kans op het per ongeluk gebruiken van een achterhaald contract. Administratie Een contract moet een administratie hebben. De kosten en baten komen namelijk ten laste en ten gunste van een bepaalde administratie. De administratie kan niet worden gewijzigd. Voor veel Centix configuraties geldt dat er maar met één administratie gewerkt wordt. Deze administratie is standaard bij het aanmaken van de database aangemaakt. Het administratieveld wordt dan automatisch ingevuld. Project Met de projectcode geeft u aan op welk project de kosten en opbrengsten geboekt moeten worden. Voor de kosten gaat dit om de realisaties van werkbonnen en workflowitems. De realisaties bestaan uit zowel artikelen als uren. Daarnaast is het, afhankelijk van het soort contract, ook mogelijk om facturen met Centix te genereren. De opbrengst wordt dan op het project geboekt. Tevens kan er aan een project een kortingsstructuur gekoppeld worden waardoor gemaakte contractafspraken automatisch vertaald kunnen worden in bepaalde prijsstellingen.


Over het algemeen wordt met een project een werk aangeduid. Kostenplaats Met de kostenplaats geeft u aan op welke kostenplaats de kosten en opbrengsten geboekt moeten worden. Over het algemeen wordt bij de kostenplaats een bepaalde machine of afdeling benoemd. Minimale contractduur De minimale contractduur in maanden. Opzegtermijn De opzegtermijn van het contract in maanden. Verlengtermijn De verlengtermijn van het contract in maanden. Service level overeenkomst Met het aangeven van de service level op het contract kunt u aangeven binnen welke termijnen u wilt reageren op workflowitems en binnen welke termijnen de workflowitems afgehandeld dienen te worden binnen een bepaald contract. Per workflowcodering kunnen deze termijnen ingeregeld worden en ook is het mogelijk om bepaalde doelstellingen, zoals 90% van de voorkomende gevallen, aan te geven. Hiermee kunnen bijvoorbeeld rapportages genereert worden met de gewenste en gehaalde kwaliteit. Een uitgebreide uitleg over het service level vindt u bij het hoofdstuk service level in de workflowhandleiding.

Facturatie De contracten zijn qua facturatie onderverdeeld in twee hoofdgroepen; de contracten op basis van nacalculatie en de contracten met vaste verrekening. Contacten op basis van nacalculatie Met dit contractsoort geeft u aan dat u een afspraak met een relatie gemaakt heeft, welke voorwaarden er gelden maar dat de verrekening van gemaakte kosten op basis van nacalculatie zal plaats vinden. Vaste verrekening Met dit contractsoort geeft u aan dat u de facturatie op basis van een vaste verrekening wil laten plaats vinden. Met de instellingen kunt u zowel beïnvloeden wat u factureert als wel wanneer u het factureert. Minimale prijs en het bijbehorende index Onafhankelijk van de vermelde instellingen kan er een minimale facturatieprijs voor het contract bepaald worden. Als de onderstaande instellingen/voorwaarden niet aan deze prijs komen wordt de minimale prijs in rekening gebracht. Als u de minimale prijs op 0 zet is er geen minimale prijs. Als u het vinkveld geïndexeerd aanzet wordt de minimale prijs geïndexeerd als u de desbetreffende functie uit het overzicht draait.


Configuratiewaarde (%) Bij een facturatie aan hand van de configuratiewaarde wordt van de gekoppelde objecten op het relatiecontract de waarde bepaald. Het ingevulde percentage van de som van de configuratiewaarde wordt gefactureerd. Dit kan dus over meerdere objecten en bij niet unieke objecten zelfs hogere aantallen dan één per object gaan. Vaste prijs met het bijbehorende index vinkveld Als u de optie vaste prijs gebruikt kunt u een prijs opgeven. Deze prijs wordt gebruikt om het contract te factureren. Als u het vinkveld geïndexeerd aanzet wordt de vaste prijs geïndexeerd als u de desbetreffende functie uit het overzicht draait. Contractprijs via de objecten Het is mogelijk om via het relatiecontract de gekoppelde objecten te voorzien van een contractprijs. Deze contractprijzen kunnen via het relatiecontract geïndexeerd worden (zie de relatiecontract handleiding). Laatst gebruikte index In dit veld wordt de laatst gebruikte index opgeslagen waarmee de minimale prijs en de vaste prijs geïndexeerd zijn. Uiteraard zijn deze prijzen alleen geïndexeerd als de betreffende vinkvelden aanstaan. Factuur per Met deze optie kunt u kiezen uit diverse facturatietermijnen. Met deze instelling houdt de facturatieoptie van het relatiecontractoverzicht rekening. Facturatie eerste WFI Met deze instelling is het mogelijk om aan te geven dat de facturatie van het contract bij het eerste workflowitem binnen de gestelde periode plaats moet vinden. Deze optie wordt bijvoorbeeld vaak gebruikt door servicemonteurs van airco’s. Als ze langs zijn geweest volgt de factuur. Artikel De facturatiemodule heeft een artikel welke gebruik kan worden bij het factureren. Dit artikel dient in dit veld opgegeven te worden.

Bijwerken contractprijzen volgens index De functie bijwerken contractprijzen volgens index is via de knoppenbalk en de rechtermuisknop bereikbaar en wordt toegepast op de geselecteerde regels. De functie laat een formulier zien met de index waarmee de geselecteerde regels worden bijgewerkt. Automatisch wordt de laatst vastgelegde index getoond. Maar deze keuze kan desgewenst aangepast worden. Als de index al is toegepast (of lager is dan de vastgelegde index op het contract) wordt de regel genegeerd. Van de geselecteerde regels wordt per regel bepaald of de minimale prijs e/o de contractprijs geïndexeerd dient te worden. Als er één of


meerdere wijzigingen plaats vinden wordt het veld laatst gebruikte index ook aangepast. Deze functie indexeert tevens de configuratiewaarde en de contractprijs van de objecten van de relatiecontracten. Uiteraard alleen die relatiecontracten die gebaseerd zijn op één van de geselecteerde contracten.


Relatiecontracten Inleiding In Centix4 is het mogelijk om contracten te gebruiken. Met de contractenmodule kunt u, soms in samenhang met andere modules, uw contracten beheren, factureren, kwaliteitsniveaus monitoren, en workflowitems ten laste brengen aan een contract. Voor elk nieuw type contract wordt er in het contractonderhoud een contract aangemaakt. Dit contract dient als basis voor alle instanties, relatiecontracten genoemd, die u in de toekomst aanmaakt. Bij het aanmaken van een relatiecontract kiest u dus een contract en vult alleen de specifieke gegevens in voor het relatiecontract zoals relatiegegevens, verschillende datums, contractprijzen en objecten. Dit hoofdstuk gaat over de relatiecontracten. De contracten worden in het gelijknamige hoofdstuk behandeld.

Contract Relatiecontract Object(en)

Aanmaken van een relatiecontract Een overzicht relatiecontracten kan worden opgevraagd via het menupad bestand Æ contracten. Dit menupad laat alle relatiecontracten zien die actief zijn. Ook kan er eventueel gekozen worden om de relatiecontracten via het menupad bestandÆ relatiesÆrelatiesÆKies de juiste relatieÆF6. Met dit menupad worden alleen de actieve contracten voor de betreffende relatie gekozen.


U ziet een overzicht met de al eerder aangemaakte relatiecontracten. Vanuit het werkblad kunt u de gebruikelijke functies zoals printen, verwijderen en inzien benaderen. Voor een uitleg over deze functies kunt u de handleiding en demofilm werkbladfunctionaliteit nakijken. Om een nieuw contract toe te voegen gebruikt u de +- icoon op de knoppenbalk of de toetscombinatie CTRL-N. Er wordt een formulier getoond. Dit formulier wordt hieronder getoond.

Het formulier is opgebouwd uit drie delen namelijk algemeen, gekoppelde objecten en documenten. De delen algemeen en gekoppelde objecten worden in dit gedeelte van de handleiding beschreven. Het gedeelte documenten, waar u bijvoorbeeld getekende contracten gescand kan invoegen, wordt behandeld in het gedeelte documenten van de handleiding.


Algemeen Het algemene gedeelte van een contract bestaat uit een aantal velden welke hieronder beschreven worden. Staat er bij een veld een rood rondje dan betekend dit dat het veld invullen verplicht is. ID Het ID van een relatiecontract is het unieke kenmerk waarmee het relatiecontract gevonden kan worden in Centix. Over het algemeen wordt bij het ID het uniek kenmerk of soms ook contractnummer genoemd van het relatiecontract. Omschrijving Een omschrijving van het relatiecontract. Opmerkingen Eventuele opmerkingen over het contract. Vaak voor intern gebruik. Status Met het statusveld geeft u aan of het relatiecontract bijvoorbeeld actief of vervallen is. Als het vinkveld historie aanstaat wordt het contract in de normale werkbladen en lijsten niet getoond. Door het vinkveld operationeel aan te vinken zorgt u ervoor dat het relatiecontract gebruikt kan worden in bijvoorbeeld de workflowitems. Dit gebeurt vaak bij contracten die onderbroken of op een wachtstand (bijvoorbeeld bij betalingachterstand) staan. Voorbeelden Omschrijving Actief Beeindigd Bevroren / tijdelijk stopgezet Offerte

Archief Nee Ja Nee Nee

Operationeel Ja Ja Nee Nee

Relatie Dit is de relatie voor wie het contract operationeel is. Vaak komt dit overeen met de contractant. Maar in bepaalde gevallen wordt het contract door derden betaald en beheerd. Contract Hiermee wordt aangegeven wat voor soort contract het is. De meeste instellingen van een relatiecontract worden bepaald op het contract. Voor uitleg over het contract kunt u het gelijknamige hoofdstuk van de handleiding lezen. Contractant Meestal komt dit veld overeen met de relatie welke opgegeven is in het relatieveld. Het contractantveld wordt dan ook standaard na het invullen van de relatie gevuld met de waarde uit het veld relatie. Maar als de tenaamstelling en de facturatie van het relatiecontract op een andere relatie plaats dient te vinden kunt u de contractrelatie wijzigingen in een andere gewenste relatie.


Contractant contactpersoon Met dit veld kunt u aangeven welk contactpersoon op het relatiecontract vermeld moet staan. Contractant referentie Soms wil een contractant een referentie op de contracten en/of facturen vermeld zien. Deze referentie kan in dit veld ingevuld worden. Order referentie vereist In sommige gevallen kan er alleen gefactureerd worden als er een orderreferentie (inkoopnummer) afgegeven is. Dat kan in het aanvinkveld order referentie vereist vastgelegd worden. Als dit veld aangevinkt is en de contractant referentie niet ingevuld is dan wordt er een extra tekst in het omschrijvingsveld van de factuur aangemaakt: Let op: orderreferentie ontbreekt. Ook is het mogelijk om een rapport te maken van alle relatiecontracten waarbij wel een orderreferentie vereist is maar die nog leeg zijn. Doorlopende orderreferentie Hiermee wordt aangegeven dat de ingevulde contractant referentie een doorlopende orderreferentie is. U kunt dan op meerdere factureren dezelfde orderreferentie gebruiken en hoeft niet eerdere keer een nieuwe orderreferentie aan te vragen. Startdatum De startdatum is de datum wanneer het contract ingaat. Het is belangrijk om de datum goed in te vullen omdat diverse onderdelen binnen Centix gebruik maken van de starten einddatum en het statusveld om te controleren of het contract valide is. Einddatum De einddatum is de laatste dag dat het contract geldig is. Het is belangrijk om de einddatum goed in te vullen omdat diverse onderdelen binnen Centix gebruik maken van de starten einddatum en het statusveld om te controleren of het contract valide is. Laatste factuurdatum Door gebruik te maken van de functie factureren uit het werkblad relatiecontracten wordt deze datum automatisch ingevuld.


Gekoppelde objecten Aan een relatiecontract kunnen objecten worden gekoppeld. Bij deze objecten kunnen een aantal velden ingevuld worden. Het is niet in alle gevallen nodig om alle velden in te vullen. Dit is namelijk sterk afhankelijk van de facturatie instellingen van het contract. U kunt een nieuw object toevoegen door bijvoorbeeld de CTRL-N toetsenbord combinatie in te drukken. Er wordt nu een nieuwe objectregel toegevoegd. Deze kunt u op het werkblad aanpassen maar u kunt ook dubbelklikken voor de regel (op de regelselector). Hiermee opent u het onderstaande formulier. Het maakt niet uit of u de velden invult op de regel of in het formulier.

Object Met het objectveld geeft u aan welk objectID aan het contract gekoppeld dient te worden. Eenmaal gekoppeld kan het objectID niet meer worden aangepast. Aantal item Hierbij kunt u aangeven hoeveel stuks u wilt factureren. Standaard staat het veld op één. Configuratiewaarde Bij de configuratiewaarde geeft u aan wat de configuratiewaarde per stuk van het object is. Deze instelling heeft alleen zin als u op het contract bepaald heeft dat u factureert met configuratiewaarde(%). Indexeer configuratiewaarde Met dit veld geeft u aan dat de configuratiewaarde geïndexeerd dient te worden. Dit gebeurd met de functie bijwerken contractprijzen volgens index uit het contracten werkblad. Zie de handleiding contracten voor de werking van deze functie. Contractprijs


Bij de contractprijs geeft u aan wat de contractprijs per stuk van het object is. Deze instelling heeft alleen zin als u op het contract bepaald heeft dat u factureert met de contractprijs van de objecten. Index contractprijs Met dit veld geeft u aan dat de contractprijs geïndexeerd dient te worden. Dit gebeurd met de functie bijwerken contractprijzen volgens index uit het contracten werkblad. Zie de handleiding contracten voor de werking van deze functie. Laatst gebruikte index In dit veld wordt de laatst gebruikte index opgeslagen waarmee de minimale prijs en de vaste prijs geïndexeerd zijn. Uiteraard zijn deze prijzen alleen geïndexeerd als de betreffende vinkvelden aanstaan. Startdatum Met de startdatum kunt u aangeven vanaf wanneer het object in het contract opgenomen dient te worden. Op het startdatum veld zitten diverse beperkingen. Zo mag bijvoorbeeld de datum niet voor de startdatum van het relatiecontract op het algemene gedeelte liggen. Ook kan de startdatum niet meer worden aangepast als er gefactureerd is. Gebruik startdatum van relatie Met deze optie geeft u aan dat de startdatum van het object gelijk is aan de algemene startdatum van het relatiecontract. Einddatum De einddatum is de laatste dag dat het contract geldig is. Het is belangrijk om de einddatum goed in te vullen omdat diverse onderdelen binnen Centix gebruik maken van de starten einddatum en het statusveld om te controleren of het contract valide is. Op het einddatum veld zitten diverse beperkingen. Zo mag de datum niet na de einddatum van het relatiecontract op het algemene gedeelte mag liggen. Gebruik einddatum van relatie Met deze optie geeft u aan dat de einddatum van het object gelijk is aan de algemene einddatum van het relatiecontract. Laatste factuurdatum Door gebruik te maken van de functie factureren uit het werkblad relatiecontracten wordt deze datum automatisch ingevuld.

Factureren De functie factureren is via de knoppenbalk en de rechtermuisknop bereikbaar en wordt toegepast op de geselecteerde regels. De functie laat een formulier zien waar de t/m datum


ingesteld kan worden. Standaard opent het formulier met de laatste dag van de huidige maand. Nadat de datum bepaald is kan op genereren geklikt worden en worden de relatiecontracten, indien nodig, gefactureerd. De facturatiedatum wordt op het relatiecontract en daar waar nodig op de gekoppelde objecten aangepast. Tijdens het proces is een voortgangsindicator. Als er eventuele fouten zijn worden deze aan het eind van het proces getoond.

Orderreferentie leegmaken De functie orderreferentie leegmaken is via de knoppenbalk en de rechtermuisknop bereikbaar en wordt toegepast op de geselecteerde regels. Met deze functie worden alle orderreferenties leeggemaakt die voldoen aan de volgende eisen: order referentie vereist staat aangevinkt en het veld doorlopende orderreferentie staat uitgevinkt.


Index onderhouden In Centix4 is het mogelijk om contracten te indexeren. Een veel gebruikte index is de CPIalle huishoudens. Centix4 heeft een tabel waarin u de gewenste index kan bijhouden. U komt in het onderhoud contract index door te kiezen: bestand Æ onderhoudÆ syteemtabellenÆ financieelÆ index uit het menu. Het onderstaande werkblad opent.

U ziet een overzicht met de al eerder aangemaakte indexen. Vanuit het werkblad kunt u de gebruikelijke functies zoals printen, verwijderen en inzien benaderen. Voor een uitleg over deze functies kunt u de handleiding en demofilm werkbladfunctionaliteit nakijken.

Index toevoegen Om een nieuwe index toe te voegen gebruikt u de +- icoon op de knoppenbalk of de toetscombinatie CTRL-N. Er wordt een formulier getoond. Dit formulier wordt hieronder getoond.

U geeft het gewenste jaar en de index op. Als het bedrag niet geïndexeerd hoeft te worden geeft u een percentage van 0% op. Dit gebeurt over het algemeen in ieder geval het eerste jaar van een nieuw contracttype.


Workflow


Inleiding Efficiënter inzetten van operationele medewerkers Voert uw organisatie activiteiten uit waarvoor u mensen moet inplannen, zoals het afhandelen van klachten en storingen, het uitvoeren van reparaties, reguliere onderhoudswerkzaamheden en inspecties of andere operationele werkzaamheden? Dan ligt de sleutel voor het efficiënter inzetten van uw medewerkers en het verbeteren van de kwaliteit van uw dienstverlening in het vergroten van uw grip op deze werkprocessen. Een doortimmerd systeem voor workflow management helpt u de aansturing en monitoring beter te beheren en te beheersen. Centix4 biedt u een complete oplossing voor het gestructureerd inplannen van werkzaamheden, alsmede het registreren en documenteren van meldingen en andere activiteiten. Hiermee heeft u niet alleen continu een actueel inzicht in de voortgang van alle werkzaamheden; u beschikt bovendien over alle benodigde gegevens voor de administratieve afhandeling ervan. Kortom, alle functionaliteit die u nodig heeft voor het managen van uw workflow is beschikbaar in een serie modules voor Centix4. Flexibel inzetbaar Een van de uitgangspunten van Centix4 is dat onze oplossingen uw huidige processen moeten faciliteren, in plaats van dat u uw processen moet afstemmen op de software. Centix4 ondersteunt uw processen op adequate wijze, dankzij de modulaire samenstelling en de flexibele inzetbaarheid van de functionaliteit. Daardoor koopt u alleen de functionaliteit die u nodig heeft en kunt u de software configureren naar de wijze waarop uw werkprocessen zijn georganiseerd. Bovendien is workflow management in Centix4 naadloos geïntegreerd met het beheer van ojecten, relaties en documenten. U heeft dus altijd de juiste en actuele informatie binnen handbereik. Centix4 zorgt voor structuur en overzicht, maar is eveneens een doelgericht en flexibel systeem voor het aansturen van medewerkers. Zo krijgt u een krachtig instrument in handen om de kwaliteit en efficiëntie van uw dienstverlening te verbeteren. De belangrijkste voordelen hiervan zijn: lagere kosten voor storingsopvolging, hogere klanttevredenheid en betere beheersing van uw bedrijfsprocessen. Workflow management met Centix4 De workflow management modules bieden u uitgebreide mogelijkheden voor de hiërarchische registratie vanuw werkprocessen. Deze processen worden geïnitieerd door meldingen van binnen of buiten de organisatie of door gepland werk zoals onderhoud en inspecties, waarvoor alle bijbehorende registraties van email, documenten, taken en telefoongesprekken in Centix4 plaatsvinden. Tevens zijn er uitgebreide mogelijkheden voor mobiele toepassingen, zoals het vastleggen van registraties op werkorders en –bonnen op locatie met notebooks of handheld computers. Maar er is ook oog voor de logistieke en productieachtergronden, terwijl gebruik en verbruik van materiaal en urenregistratie natuurlijk niet ontbreken. Bovendien ontstaat door de volledige integratie van de workflow management


modulesmet andere Centix4-onderdelen zoals locaties, objecten en contracten, één centraal systeem waarmee u perfect uw managementinformatie, KPI’s, SLA’s e.d. kunt monitoren. Wokflow items Het workflow management systeem bestaat uit verschillende typen workflow items, met elk een eigen toepassingsgebied. Door de hiërarchische structuur ontstaat in één oogopslag duidelijkheid over welk pad er doorlopen is.

Workflowitems Algemeen Inleiding Doormiddel van workflow items is het makkelijk om meldingen, werkzaamheden en diverse manieren van communicatie te registreren. Centix4 bevat de volgende workflow types: - Meldingen - Werkorders - Afspraken - Taken - Email berichten - Documenten - Telefoongesprekken De bovenstaande workflow types maken allemaal gebruik van één scherm format waar diverse gegevens in geregistreerd kunnen worden. Om een duidelijk beeld te krijgen wat u allemaal kan met de workflow types, zal in dit onderdeel de werking hiervan uitgelegd worden

Workflow Scherm Overzicht Het Workflow scherm is verdeeld in drie onderdelen. 1. Het navigatie scherm In dit onderdeel van het scherm kan eenvoudig door de workflowitems genavigeerd worden, hier staan alle workflowitems welke aan elkaar gekoppeld zijn. 2. De stamgegevens Hier staan alle basis gegevens van de betreffende workflow. 3. De eigenschappen


In dit schermonderdeel staan diverse eigenschappen van een workflow onderverdeeld in diverse tabbladen.

Het Navigatie scherm In dit onderdeel van het scherm kan eenvoudig door de workflowitems genavigeerd worden, hier staan alle workflowitems welke aan elkaar gekoppeld zijn. Er zal in het begin maar een workkflow item aanwezig zijn. Echter kunnen hier in een later stadium nieuwe workflowitems aan toegevoegd worden. Deze workflowitems zijn dan ook weer op zich te openen en te beheren. Voorbeeld:


Navigatie Taakbalk Wanneer u werkt in het navigatiescherm, krijgt u te maken met een taakbalk met diverse functionaliteiten. Hieronder een overzicht van de iconen in de taakbalk. Ververs Opslaan Ongedaan maken Detail tonen Nieuwe melding aanmaken Nieuwe werkorder aanmaken Nieuwe afspraak aanmaken Nieuwe taak aanmaken Nieuw email bericht aanmaken Nieuw document aanmaken


Nieuw telefoongesprek aanmaken Planning van geselecteerde workflowitem tonen Workflowitem verwijderen Printen stamboom uitvouwen stamboom inklappen Sorteren op A - Z Sorteren op Z - A

De Stamgegevens Voor alle workflowitems dienen de zelfde stamgegevens ingevuld worden. Hieronder worden alle punten uitgelegd.


ID Het ID van een workflowitem. Dit wordt automatisch aangemaakt wanneer een workflowitem voor het eerst wordt opgeslagen. Het ID is een statische waarde dat niet aan te passen is. Korte omschrijving Hier kan een korte omschrijving van een workflowitem aangegeven worden. Echter wel beknopt om zo een goed overzicht te houden. Een gedetailleerde omschrijving kan later in de eigenschappen van de workflowitem worden opgegeven. Hier kan bijvoorbeeld een omschrijving staan als: ‘Jaarlijks onderhoud’ of ‘na stroomstoring is machine programma kwijt’. Relatie De relatie is een verplicht veld. Wanneer een workflowitem vanuit de relatie stamkaart wordt aangemaakt wordt deze automatisch ingevuld. Wanneer het workflowitem vanuit een workflow overzicht wordt aangemaakt dient deze uit de lijst geselecteerd te worden. Contactpersoon Een contactpersoon van de geselecteerde relatie. Dit hoeft niet per definitie de persoon te zijn die de melding heeft gemaakt, maar kan ook de persoon zijn waar workflowitem betrekking op heeft of met wie contact opgenomen moet worden. De contactpersoon kan uit een lijst geselecteerd worden.


Medewerker Hier wordt de medewerker in uw eigen organisatie opgegeven voor wie het workflowitem aangemaakt is. Dit is degene die het workflowitem gaat behandelen, dus geen telefoniste die het workflowitem heeft aangemaakt. Datum De datum waarop het workflowitem is ontstaan. Hier staat standaard de huidige datum, deze is echter aan te passen. Dit kan voorkomen als er bijvoorbeeld op maandagmorgen een email van de voorafgaande vrijdagmiddag in behandeling wordt genomen. Object Onder object wordt het object opgegeven waar het workflowitem betrekking toe heeft. Dit kan een bepaalde machine/apparaat betreffen die bij de klant staat. MI Door een MI te koppelen is het bijvoorbeeld mogelijk om: - Een checklist toe te voegen. - Een gepland onderhoud toe te voegen. - Een niet gepland onderhoud toe te voegen. Bewaakt U kunt een workflowitem bewaken door het vinkje ‘bewaakt’ aan te vinken. Wanneer dit vinkje aan staat, zal er een extra tabblad bij de eigenschappen verschijnen voor extra instellingen. Status De status van een workflowitem is een verplicht veld en is te selecteren uit een lijst. Aan de hand van de status kan een medewerker zien in welke stadium de melding is. De status bepaald tevens of een workflowitem wel/niet gearchiveerd moet worden. Wanneer een workflowitem gearchiveerd word, zal deze niet weergegeven worden in het betreffende workflow overzicht. Groep De groep waar een workflowitem onder valt. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden wanneer de workflowitems intern betrekking hebben op verschillende bedrijven of afdelingen. Zo kan er een groep ‘werkplaats’ of ‘verkoop’ aangemaakt worden. Groep is een veld wat verplicht ingevuld dient te worden. Code De code welke betrekking heeft tot het workflowitem. Deze code is afhankelijk van de groep welke erboven is ingevuld. Iedere groep kan uit andere codes bestaan . Hier kan bijvoorbeeld gekozen worden voor adaptief onderhoud, correctief onderhoud of gebruikersvraag. Prioriteit


Hier wordt de prioriteit van een workflowitem opgegeven. Dit kan pas als er een code aan de melding is gekoppeld. Per code zijn er verschillende prioriteiten aan te maken binnen Centix. Een veel voorkomende indeling is bijvoorbeeld: - Geen - Laag - Midden - Hoog - Top Service level Het Service level wordt automatisch berekend en ingevuld. Hieraan kan gezien worden, welke diensten er verleend moeten worden aan een klant. Op een service level zijn bijvoorbeeld reactie- en afwikkeltijd vastgelegd. Escalatieniveau Veel bedrijven maken gebruik van verschillende escalatieniveaus . Een veelvoorkomend voorbeeld is het 3 lijnen protocol: 1e lijns zijn de binnenkomende meldingen welke vaak direct worden opgelost. Echter op het moment dat de 1e lijn niet tot een oplossing komt gaat de melding door naar een gespecialiseerde afdeling. Dat is dan de 2e lijn. In het geval dat deze afdeling er niet uit komt wordt de melding geëscaleerd naar de 3e lijn wat meestal de producent of leverancier is. Binnen Centix kan je het niveau van escalatie opgeven onder escalatieniveau.

De Eigenschappen Het derde onderdeel van het Worfklow scherm bestaat uit diverse tabbladen. In deze tabbladen kunnen diverse gegevens worden opgenomen. De volgende tabbladen zullen in dit onderdeel te vinden zijn: -

Specificaties Oschrijving Administratie Bewaking Calculatie Realisatie Extern Documenten Meter positie

Note: Het tabblad bewaking is alleen zichtbaar waneer in de stamgegevens is vastgesteld dat het workflowitem bewaakt moet worden


Specificaties De specificaties van een workflowitem. In dit tabblad kunnen gedetailleerde gegevens verwerkt worden van het workflowitem. Dit tabblad is het enige tabblad dat per workflow type kan verschillen. Omdat deze gegevens per workflow type kan verschillen, zal dit tabblad behandeld worden bij het betreffende workflow type

Omschrijving Het tabblad ‘Omschrijving’ bevat 2 mogelijkheden: Optie 1: Normaal

Dit tekstveld is bedoeld om alle werkzaamheden te kunnen loggen. Wanneer er in dit tekstveld door de medewerker twee keer met de linkermuisknop geklikt wordt, verschijnt hier een extra regel met de naam van de medewerker en de datum/tijd. Deze regel zal altijd bovenin het scherm komen te staan en ziet er als volgt uit: S.J. Verburg (Sander) (17-12-2008 20:07) : Hierachter kan vervolgens een omschrijving van de werkzaamheden opgegeven worden. Optie 2: Formeel


In dit scherm is het mogelijk om standaard gedefinieerde omschrijvingen te koppelen aan een workflowitem. Dit kan tijd besparen wanneer werkzaamheden vaak het zelfde zijn. De formele omschrijvingen kunnen verschillen per code.

Administratie

Het administratieve gedeelte van een workflowitem wordt opgegeven onder het tabblad‘Administratie’. Hier wordt de administratie, het contract, het project, de kostenplaats en de order ingevuld. Al deze gegevens zijn uit een lijst te selecteren.

Bewaking


Het tabblad ‘Bewaking’ zal alleen zichtbaar zijn, wanneer is vastgelegd dat het workflowitem bewaakt moet worden. In het tabblad kunnen diverse datums worden vastgesteld waaraan de medewerker herinnerd zal worden.

Calculatie Bij voorcalculatie wordt er een keuze gemaakt tussen uren voorcalculatie en artikelen voorcalculatie. Het voorcalculeren van uren en/of artikelen kan gebruikt worden wanneer een medewerker van te voren wil opgeven hoeveel verwachte uren of artikelen nodig zijn voor de werkzaamheden. Uren Calculatie

Door op het blauw onderstreepte ‘urencalculatie’ te klikken kunnen in het venster de uren worden ingevuld. Dit grid (weergave) is naar wens van de gebruiker in te richten. Uren calculatie toevoegen Door op de rechter muisknop en ‘toevoegen’ in het calculatieveld te klikken of door de toetsencombinatie Ctrl + N te gebruiken, wordt er een nieuwe uur calculatie toegevoegd. Eenvoudige bewerking U kunt het gewenste veld bewerken door dubbel te klikken of door het veld te selecteren en vervolgens de functietoets F2 te gebruiken. Hierdoor kan de regel worden aangepast. Geavanceerde bewerking Een geavanceerd scherm kan geopend worden door op de functie toets F6 te drukken. Er verschijnt nu een scherm waarvan alle velden bewerkt kunnen worden: De Gegevens • Minuten: Het aantal minuten dat verwacht wordt aan een workflowitem te werken. • Uursoort: Dit is het uursoort wat gebruikt wordt. Bijvoorbeeld ‘monteur’ of ‘voorbereiding’. • Intern/extern tarief: Het te berekenen tarief voor intern of externe werkzaamheden. Dit wordt automatisch bepaald door het uursoort, maar kan ook handmatig aangepast te worden.

Handleiding: Onderhoud & Inspecties Publicatiedatum: 9 maart 2009 (versie 1.2) Pagina 143 van 228 pagina’s. • • • •

Administratie: De administratie waar de uren op geboekt worden. Project. Het project waar de uren op geboekt worden. Bij voorbeeld bij een aangenomen klus of een onderhoudscontract. Kostenplaats: Het soort kosten wat verwacht wordt te maken. Zo kan van te voren bijvoorbeeld opgegeven worden of de uren onder een bepaald uursoort vallen of onder garantie. Omschrijving: Hier kan een interne opmerking geplaatst worden. Zo kan hier bijvoorbeeld neergezet worden dat de klant het niet eens is met het aantal uren, of dat de monteur zelf aangeeft langer bezig te zijn geweest dan gebruikelijk is.

Artikel Calculatie

Door op het blauw onderstreepte ‘artikelcalculatie’ te klikken, kunnen in het venster de verwachte artikelen worden ingevuld. Dit grid (weergave) is naar wens van de gebruiker in te richten. Artikel calculatie toevoegen Door op de rechter muisknop en ‘toevoegen’ te klikken of door de toetsencombinatie Ctrl + N te gebruiken, wordt er een nieuwe artikel calculatie toegevoegd. Geavanceerde bewerking Om de nieuwe regel te openen in een geavanceerd scherm, kunt u de regel selecteren en gebruik maken van de functietoets F6. Eenvoudige bewerking Wanneer u het gedetailleerde venster niet wilt gebruiken, kunt u in het ‘artikel’ veld selecteren en vervolgens op de Functietoets F4 klikken. U krijgt nu een lijst met alle artikelen te zien. Waaneer het artikelnummer bekend is, kunt u dit nummer ook handmatig invoeren. De gegevens • Artikel: Het gewenste artikel dat u wilt toevoegen • Omschrijving: Wanneer het artikel bekend is, zal de omschrijving van het artikel hier getoond worden. De omschrijving is eventueel handmatig aan te passen zodat u niet afhankelijk bent van de omschrijving van het artikel. • Aantal: Het aantal benodigde artikelen

Handleiding: Onderhoud & Inspecties Publicatiedatum: 9 maart 2009 (versie 1.2) Pagina 144 van 228 pagina’s. •

• • • • •

Prijs wijzigen: Wanneer u deze optie aanvinkt, kunt u de prijs wijzigen. Wanneer één van de onderstaande velden wordt ingevuld, zal het andere veld automatisch berekend worden. o Korting: Percentage korting wat u wilt geven o Prijs: Hier kunt u een alternatieve prijs invullen. BTW: Het BTW tarief dat geld voor het artikel. BTW tarieven kun u zelf aanmaken. Valuta: Hier kunt u de gewenste valuta voor het artikel opgeven. Administratie: De administratie waar de uren op geboekt worden. Project: Het project waar de uren op geboekt worden. Bijvoorbeeld bij een aangenomen klus of een onderhoudscontract. Kostenplaats: De bijhorende kostenplaats

Realisatie Onder het tabblad realisatie worden de gewerkte uren en de gebruikte artikelen verwerkt. Wanneer dit tabblad wordt geopend zijn er twee mogelijkheden: - Urenregistratie - Artikelrealisatie Urenregistratie

Standaard wordt de optie Urenregistratie geopend. Dit grid (weergave) is naar wens van de gebruiker in te richten. Uren registratie toevoegen Door op de rechter muisknop en ‘Toevoegen’ te klikken of de toetsencombinatie Ctrl+N wordt er een nieuwe realisatie toegevoegd. Eenvoudige bewerking Het in te vullen veld kan geselecteerd worden en vervolgens met de functietoets F2 in de bewerk modus worden gezet. Hierdoor kan de regel worden aangepast. Geavanceerde bewerking Een geavanceerde scherm kan geopend worden door de gewenste regel te selecteren en op de functietoets F6 te drukken. Er verschijnt nu een scherm waarin alle velden bewerkt kunnen worden:


De gegevens • Tijd: In de eerste regel wordt de start datum, starttijd, eindtijd en het aantal minuten ingevuld. Wanneer de starten eindtijd ingevuld zijn, wordt het aantal minuten automatisch berekend. • Uur soort: Dit is het uursoort die bij de functie thuis hoort. Bijvoorbeeld monteur of voorbereiding. • Medewerker: De medewerker welke de werkzaamheden heeft uitgevoerd. • Intern/Extern tarief: Intern en extern tarief van de functie. Het tarief wordt automatisch ingevuld door het uursoort, maar kan ook handmatig ingevuld worden • Intern Medewerker Tarief: Dit is het tarief wat een medewerker kost. In combinatie met het intern/extern tarief is te zien of een medewerker niet te duur is voor zijn of haar werkzaamheden. • Administratie: De administratie waar de uren op geboekt worden. • Project: Het project waar de uren op geboekt worden. Bijvoorbeeld bij een aangenomen klus of een onderhoudscontract. • Kostenplaats: De bijhorende kostenplaats. • Omschrijving: Hier kan een interne opmerking geplaatst worden. Zo kan hier bijvoorbeeld neergezet worden dat de klant het niet eens is met het aantal uren, of dat de monteur zelf aangeeft langer bezig te zijn geweest dan gebruikelijk. • Goedgekeurd door: De persoon die de uren heeft goedgekeurd. Dit is dus alleen zichtbaar wanneer de uren zijn goedgekeurd. • Werkbon: Dit is het werkbon nummer dat automatisch wordt ingevuld en niet aan te passen is. Het veld wordt alleen ingevuld als er uren vanaf een werkbon worden gerealiseerd. • Workflow item: Het ID van het workflow item waaraan de realisatie gekoppeld moet worden. Artikel Realisatie

Door op het blauw onderstreepte ‘Artikelrealisatie’ te klikken, kunnen in het venster de verbruikte artikelen worden ingevuld. Dit grid (weergave) is naar wens van de gebruiker in te richten. Artikel realisatie toevoegen Door op de rechter muisknop en ‘toevoegen’ te klikken of door de toetsencombinatie Ctrl + N te gebruiken, wordt er een nieuwe artikel calculatie toegevoegd.


Geavanceerde bewerking Om de nieuwe regel te openen in een geavanceerd scherm, kunt u de regel selecteren en gebruik maken van de functietoets F6. Eenvoudige bewerking Wanneer u het geavanceerde venster niet wil gebruiken, kunt u in de gewenste regel het ‘artikel’ veld selecteren en vervolgens op de functietoets F4 klikken. U krijgt nu een overzicht met alle artikelen te zien. Wanneer het artikelnummer bekend is, kunt u dit nummer ook handmatig invoeren. De gegevens • Artikel: Het gewenste artikel dat u wilt toevoegen • Omschrijving: Wanneer het artikel bekend is, zal de omschrijving van het artikel hier getoond worden. De omschrijving is eventueel handmatig aan te passen zodat u niet afhankelijk ben van de omschrijving van het artikel. • Aantal: Het aantal benodigde artikelen • Prijs wijzigen: Wanneer u deze optie aanvinkt kunt u de prijs wijzigen. Wanneer één van de onderstaande velden wordt ingevuld, zal het andere veld automatisch berekend worden. o Korting: Percentage korting wat u wilt geven o Prijs: Hier kunt u een alternatieve prijs invullen. • BTW: Het BTW tarief dat geld voor het artikel. BTW tarieven kunt u zelf aanmaken. • Valuta: Hier kunt u de gewenste valuta voor het artikel opgeven. • Administratie: De administratie waar de uren op geboekt worden. • Project: Het project waar de uren op geboekt worden. Bijvoorbeeld bij een aangenomen klus of een onderhoudscontract. • Kostenplaats: De bijhorende kostenplaats • Goedgekeurd door: De persoon die de uren heeft goedgekeurd. Dit is dus alleen zichtbaar wanneer de uren zijn goedgekeurd. • Werkbon: Dit is het werkbon nummer dat automatisch wordt ingevuld en niet aan te passen is. Het veld wordt alleen ingevuld als er uren vanaf een werkbon worden gerealiseerd. • Workflow item: Het ID van het workflow item waaraan de realisatie gekoppeld moet worden.

Extern


Wanneer er een andere organisatie werkzaamheden uitvoert, is het mogelijk om hier de werkzaamheden te registreren. Relatie Hier kan de relatie vermeld worden, welke de werkzaamheden uitvoert. Persoon Hier kan een medewerker van de geselecteerde relatie opgegeven worden. Omschrijving Hier kunnen eventuele werkzaamheden of opmerkingen geplaatst worden.

Documenten

Om een Document te koppelen aan een workflow item, gaat u naar het tabblad ‘Documenten’. U kunt een document koppelen door: ‐ ‐ ‐

Het plus tekentje in de taakbalk te gebruiken Toetsencombinatie ‘Ctrl + N’ te gebruiken Rechtermuisknop Æ toevoegen te gebruiken

U krijgt nu een lijst te zien met standaard documenten die u kunt toevoegen. Als er nog geen standaard documenten gedefinieerd zijn of wanneer het gewenste document nog niet gedefinieerd is, kunt u een nieuw document aanmaken. Het aanmaken van een nieuw document ziet er als volgt uit:


ID Het ID van het document. Dit wordt automatisch overgenomen van het bovenliggende workflowitem. Wanneer er dus een document wordt gekoppeld aan de melding M1233 dan zal het document het ID M2133 krijgen. Wanneer gewenst, kan de gebruiker het ID zelf aanpassen. Omschrijving Een korte omschrijving van het document. Soort Het soort document. Bijvoorbeeld ‘Handleiding’ of ‘Inspectierapport’. Status De status van het document. Bijvoorbeeld ‘ Actief’ of ‘Vervallen’. Richting Hier kan aangegeven worden of het document inkomend, uitgaand of onbekend is. Inkomend kan bijvoorbeeld een inkomende email zijn, uitgaand is bijvoorbeeld een offerte. Document type


Onder document type wordt aangegeven of het document een los bestand is of een hele map. Verken via Wanneer een document vaker gebruik zal gaan worden, kan het aangemerkt worden als standaard document. Dit kan gerealiseerd worden, door één of meerdere onderdelen aan te vinken. Zo kunt u een aantal documenten snel aanroepen in een bepaald onderdeel van Centix4. Wanneer het een eenmalig document is, zult u dit niet hoeven te gebruiken. Content toevoegen

Wanneer er een content aan het document wordt toegevoegd worden de volgende gegevens gevraagd:

Document Is het document ID waar de content (inhoud) aan gekoppeld wordt. Dit wordt automatisch ingevuld door Centix. Taal De taal van de content. Herziening De revisie van de content. (Bijvoorbeeld 1.1 of 1.2.) Zo kan er ook een historie bewaard blijven van de oude content. Commentaar Kort commentaar over de content. Hier kan bijvoorbeeld een samenvatting van de content ingezet worden. Verloop datum De datum dat de content is verlopen. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden wanneer er een nieuwe revisie van de content is uitgebracht of wanneer het een offerte is kan hier een datum ingevuld worden, zodat altijd duidelijk is wanneer de aanbieding verloopt. File/Folder


Wanneer het niet gewenst is om de data in de database te laden, is er de mogelijkheid om onder file/folder een bestandslocatie te selecteren. De bestandslocatie zal dan in de balk komen te staan. Inhoud Wanneer het gewenst is om de content in de database op te slaan (geen vaste bestandlocatie) kan de content via de verkenner opgezocht worden. De naam van het bestand zal dan in de balk bij content komen te staan. De content zal altijd benaderbaar zijn, maar de database zal aanzienlijk groter worden.

Meter positie Wanneer het workflowitem aan een object zit gekoppeld waaraan een meterstand zit gekoppeld, is het mogelijk om de huidige waarde hier in te vullen. Wanneer er een nieuwe stand wordt toegevoegd, zal er een wizard verschijnen waarin de huidige relatie en object zijn voorgevuld.

Meldingen Inleiding Workflow management in Centix4 begint vaak bij een melding. Dat kan een melding zijn die telefonisch of per e-mail is gedaan door een externe klant of een interne opdrachtgever. Maar een melding kan ook door Centix4 zelf worden gegenereerd vanuit een onderhoudsof inspectieplan of naar aanleiding van eerder geregistreerde meetresultaten. Centix4 zorgt voor een gestructureerde intake van deze meldingen, aan de hand van enkele overzichtelijke invulschermen. Daarbij wordt iedere melding gekoppeld aan reeds aanwezige gegevens over de relatie, het object of het project waarover de melding plaatsvindt. Tevens wordt een aantal eigenschappen van de melding vastgelegd, onder meer over het type melding, de prioriteit en uren die eraan besteed gaan worden. De persoon die de melding moet gaan opvolgen – een monteur of een inspecteur – en de verantwoordelijke planner of werkvoorbereider, hebben daardoor direct toegang tot alle relevante informatie. Het hoofdvenster van de melding geeft gedurende zijn gehele levensduur in één oogopslag een volledig overzicht van de melding, de relatie en het object. Ook is de status ervan op ieder moment inzichtelijk. Onder het hoofdvenster bevindt zich een aantal tabbladen voor het rapporteren van de activiteiten die uit de melding volgen en de administratieve afhandeling ten aanzien van onderhoudscontracten,


prijsafspraken en tarieven. Ook relevante documenten die al in Centix4 zijn opgenomen, zoals handleidingen en werkinstructies, zijn eenvoudig op te roepen.

Centix4 Modules Workflow Management Meldingen Benaderen

Binnen Centix wordt een nieuwe melding onder ‘Workflowitems’ als ‘Melding’ aangemaakt. De meldingen kunnen op twee manieren benaderd worden: - Via de relatie stamkaart - Via het workflow overzicht Relatie stamkaart Wanneer er een nieuwe melding binnen komt, kan deze worden toegevoegd door in de relatie stamkaart ‘Melding’ te openen. Dit doet u als volgt: Stap1: Bestand Æ Relaties Æ Relatie Stap2: In het overzicht klik u dubbel op het voorstaande blokje van de gewenste relatie Stap3: In het navigatie venster kunt u klikken op ‘Meldingen’ U krijgt nu een overzicht te zien van alle meldingen Workflowitems U kunt ook een overzicht openen van alle (openstaande) meldingen: Stap1: BestandÆ WorkflowÆ Meldingen. In dit overzicht staan de meldingen van alle klanten.

Melding Toevoegen In de lijst met meldingen kan een nieuwe melding op diverse manieren worden toegevoegd: Optie 1: Het plustekentje in de taakbalk Optie 2: De toetsencombinatie ‘Ctrl + N’ Optie 3: Rechter muisknop Æ Toevoegen


Bij het aanmaken van een nieuwe melding zal het onderstaande scherm te zien zijn, de verplichte velden zijn dan gemarkeerd me een rode stip. Wanneer u deze niet invult, kan de melding niet worden opgeslagen.

Tabblad Specificaties De specificaties van de melding. Hieronder kunnen gedetailleerde gegevens verwerkt worden van de melding. Incident manager De incident manager van de melding is de verantwoordelijke persoon voor deze melding. Dit kan de bijvoorbeeld de betreffende medewerker of de leidinggevende zijn. Categorie Onder categorie kan uit een lijst een categorie geselecteerd worden waar deze melding onder valt. Deze kunnen door de gebruiker zelf aangemaakt worden. Hier kan gekozen worden voor bijvoorbeeld; onderhoud, storing of cursus. Voortgang


De medewerker kan in dit veld de voortgang van de melding aangeven. Dit is een percentage wat opgegeven kan worden. De voortgang wordt meestal bij grotere workflowitems gebruikt. Oorzaak Een tekstruimte om beknopt de oorzaak van de melding op te geven. Hier worden niet de werkzaamheden gelogd, alleen de oorzaak. Oplossing Tekstruimte om de oplossing van de melding te kunnen weergeven. Hier worden niet de werkzaamheden gelogd, alleen de oplossing. Door op deze manier oorzaak en oplossing te loggen wordt het in de toekomst makkelijker om bij een bepaald probleem een goede oplossing te vinden.

Werkorders Inleiding Met werkorders zijn zowel medewerkers van de interne organisatie als van externe partijen aan te sturen. De werkorders bieden uitkomst bij vragen zoals: welke werkzaamheden uitvoeren op welke locatie? In hoeverre is het werk gereed? Hoeveel uren en materiaal zijn geregistreerd? Is er verschil tussen de begrote en de werkelijk gerealiseerde uren en materialen? Wanneer een melding is binnen gekomen waardoor vervolgens werkzaamheden moeten worden uitgevoerd, kunnen deze werkzaamheden geregistreerd worden als een ‘Werkorders’. Wanneer er uit een melding meerdere werkzaamheden komen, kunnen er ook meerdere werkorders aangemaakt worden.

Werkorders Benaderen

Binnen Centix wordt een nieuwe werkzaamheid onder ‘Workflowitems’ als ‘Werkorder’ aangemaakt. De Workorders kunnen op twee manieren benaderd worden: - Via de relatie stamkaart - Via het workflow overzicht Relatie stamkaart Wanneer er een nieuwe werkzaamheid binnen komt dan kan deze worden toegevoegd door in de relatie stamkaart ‘Werkorders’ te openen. Dit doet u door in het menu Bestand Æ Relaties te kiezen en vervolgens te dubbelklikken op het


blauwe blokje voor de klantregel. In het verschenen overzicht ziet u dan ‘Werkorders’ staan. Door hierop te klikken komt de lijst met openstaande meldingen in beeld behorende bij de geselecteerde klant. Workflowitems U kunt openstaande meldingen ook opzoeken via BestandÆ WorkflowÆ Werkorders. In dit overzicht staan de werkorders van alle klanten.

Werkorder Toevoegen

Wanneer er werkzaamheden ontstaan vanuit een melding, kan er een werkorder aangemaakt worden vanuit de betreffende melding. Dit geeft als voordeel dat alle workflowitems aan elkaar gekoppeld worden en blijven. Hierdoor is het voor u en andere medewerkers eenvoudig om het proces te volgen.

Werkorder aanmaken onder een bestaand Workflowitem Stap 1: Ga naar het gewenste workflowitem, u zult onderstaand scherm zien:

Stap 2: Klik in de taakbalk op het icoon met het hamertje Stap 3: In het navigatie scherm zal er een nieuwe taak onder het workflowitem aangemaakt worden. Nu kunt u de stamgegevens & eigenschappen invullen.

Voorbeeld: Wanneer er meerdere werkzaamheden uit een workflowitem ontstaan, zal er in het navigatiescherm een stamboom ontstaan zoals hieronder:


Losse werkorder aanmaken Stap 1: Ga naar uw gewenste werkorder overzicht Stap 2: Creëer een nieuwe werkorder door: ‐ Toetscombinatie ‘Ctrl + N’ ‐ Het plus tekentje in de taakbalk ‐ Rechter muisknop Æ Toevoegen Stap 3: Er zal een lege werkorder verschijnen. U kunt de stamgegevens en eigenschappen nu invullen Tabblad Specificaties De specificaties van de werkorder. Hieronder kunnen gedetailleerde gegevens verwerkt worden van de werkorder. In het tabblad Specificaties kunnen onder andere adres gegevens opgegeven worden. Wanneer er voor gekozen word om een werkbon te gebruiken, zullen deze gegevens gebruikt worden. U kunt de knop ‘Selecteer adres’ gebruiken om een vooraf ingesteld adres op te geven.


Adres Gegevens: Hier kunt u het adres opgeven waar de werkorder betrekking op heeft. Voortgang: Wanneer een werkorder een lange afhandeltijd heeft, kan er een percentage van voortgang opgegeven worden. Notitie: Hier kunnen notities neer gezet worden. Bijvoorbeeld: ‘Melden bij Dhr. Petersen’


Afspraken Inleiding Wilt u uw commerciële buitendienst kunnen aansturen of afspraken maken waarvoor geen werkbon nodig is? Dan gebruikt u het workflow item ‘afspraken’. Met dit type workflow item kunt u vastleggen, waar, wanneer en met wie u een afspraak heeft. Gebruik makend van het additionele planbord krijgt u een compleet overzicht van de gemaakte afspraken (eventueel per regio) Wanneer er een melding is binnen gekomen, kan het gebeuren dat er eerst een afspraak gemaakt moet worden voor bijvoorbeeld een vergaderen of werkoverleg. Net zo als alle andere workflow types, kan ‘afspraken’ ook gekoppeld worden aan een ander workflowitem zoals melding, werkorder, et cetera

Afspraken Benaderen Binnen Centix wordt een nieuwe afspraak onder ‘Workflowitems’ als ‘Afspraak’ aangemaakt. De afspraken kunnen op twee manieren benaderd worden: -

Via de relatie stamkaart Via het workflow overzicht

Afspraak Toevoegen Afspraak aanmaken onder een bestaand Workflowitem Stap 1: Ga naar het gewenste workflowitem, u zult onderstaand scherm zien:

Stap 2: Klik in de taakbalk op het icoon met het kalendertje


Stap 3: In het navigatie scherm zal er een nieuwe afspraak onder het workflowitem aangemaakt worden. Nu kunt u de stam gegevens & eigenschappen invullen.

Voorbeeld: Wanneer er meerdere afspraken uit een workflowitem ontstaan, zal er in het navigatiescherm een stamboom ontstaan zoals hieronder:

Losse afspraak aanmaken Stap 1: Ga naar uw gewenste afspraken overzicht Stap 2: Creëer een nieuwe afspraak door: ‐ Toetscombinatie ‘Ctrl + N’ ‐ Het plus tekentje in de taakbalk ‐ Rechter muisknop Æ Toevoegen Stap 3: Er zal een lege afspraak verschijnen. U kunt de stamgegevens en eigenschappen nu invullen Tabblad Specificaties De specificaties van een afspraak. Hieronder kunnen gedetailleerde gegevens verwerkt worden van een afspraak. In het tabblad Specificaties kunnen adres gegevens opgegeven worden waar de afspraak zal gaan plaats vinden.



Taken Inleiding Het workflow item ‘taken’ is vaak het vangnet van de organisatie. Vergelijkbaar met bijvoorbeeld Microsoft Outlook, kunnen relatief simpele acties met een taak worden beheerd. Een taak kan bijvoorbeeld gebruikt worden ter herinnering. Taken kunnen op zicht zelf staan, maar kunnen ook onstaan vanuit andere workflowitems zoals meldingen, werkorders en afpraken. Voorbeelden van taken kunnen als volgt zijn: ‐ ‐

Terug bellen van klant Bestellen van artikel

Taken Benaderen Binnen Centix wordt een nieuwe taak onder ‘Workflowitems’ als ‘Taak’ aangemaakt. De Taken kunnen op twee manieren benaderd worden: -


Taak Toevoegen Taak aanmaken onder een bestaand Workflowitem Stap 1: Ga naar het gewenste workflowitem, u zult onderstaand scherm zien:

Stap 2: Klik in de taakbalk op het volgende icoon Stap 3: In het navigatie scherm zal er een nieuwe taak onder het workflowitem aangemaakt worden. Nu kunt u de stamgegevens & eigenschappen invullen.


Voorbeeld: Wanneer er meerdere taken uit een workflowitem ontstaan, zal er in het navigatiescherm een stamboom ontstaan zoals hieronder:

Losse taak aanmaken Stap 1: Ga naar uw gewenste taak overzicht Stap 2: Creëer een nieuwe taak door: ‐ Toetscombinatie ‘Ctrl + N’ ‐ Het plus tekentje in de taakbalk ‐ Rechter muisknop Æ Toevoegen Stap 3: Er zal een lege taak verschijnen. U kunt de stamgegevens en eigenschappen nu invullen Tabblad Specificaties De specificaties van een taak. Hier kunt u de voortgang invullen van een taak. De voortgang wordt meestal gebruikt wanneer een taak veel tijd in beslag neemt.

Emails Wanneer er wordt gecommuniceerd via de mail, kan dit geregistreerd worden in Centix. Doormiddel van de gekoppelde mailbox binnen Centix4, is het mogelijk om een verzonden of ontvangen mail direct te koppelen aan een relatie, deze functionaliteit zal uitgelegd worden in het onderwerp ‘Mailbox’


Wanneer u geen gebruik maakt van de mailbox functie in Centix4, kunt u handmatig de mail registreren. Zoals ook bij andere workflow types mogelijk is, kunt u een email koppelen aan een ander workflowitem zoals meldingen, werkorders, afspraken en taken.

Email Berichten Benaderen Binnen Centix wordt een nieuwe email bericht onder ‘Workflowitems’ als ‘Email’ aangemaakt. De email berichten kunnen op twee manieren benaderd worden: -


Email Toevoegen Email aanmaken onder een bestaand Workflowitem Stap 1: Ga naar het gewenste workflowitem, u zult onderstaand scherm zien:

Stap 2: Klik in de taakbalk op het icoon met het envelopje Stap 3: In het navigatie scherm zal er een nieuwe email onder het workflowitem aangemaakt worden. Nu kunt u de stam gegevens & eigenschappen invullen.

Voorbeeld: Wanneer er meerdere email berichten uit een workflowitem ontstaan, zal er in het navigatiescherm een stamboom ontstaan zoals hieronder:


Losse email aanmaken Stap 1: Ga naar uw gewenste email overzicht Stap 2: Creëer een nieuwe email door: ‐ Toetscombinatie ‘Ctrl + N’ ‐ Het plus tekentje in de taakbalk ‐ Rechter muisknop Æ Toevoegen Stap 3: Er zal een lege email verschijnen. U kunt de stamgegevens en eigenschappen nu invullen Tabblad Specificaties De specificaties van een email. Op dit tabblad is het mogelijk om de gegevens van een email bericht te registreren. Hieronder een voobeeld:

Adressen boek Wanneer u een email wil verzenden naar een email adres die in Centix4 geregistreerd is, kunt u deze opzoeken in het adressen boek. U kunt het adressen boek openen door op Naar, CC of BCC te klikken:


Vervolgens kunt u aan de linker kant van het scherm een emailadres selecteren. Deze kunt kopieren naar 1 van de 3 aangegevens mogelijkheden (Naar Æ, CC Æ & BCC Æ) Knoppen & Functionaliteiten Op het tabblad zijn diverse knoppen en velden te vinden, deze knoppen en velden staan hieronder uitgelegd Algemeen Prioriteit: Hier wordt de prioriteit van een mail aangegeven Inkomens/Uitgaand: Hier kan genoteerd worden of het een in of uitgaand bericht is. Van: Het email adres waarmee de email verzonden is. Naar: Het email adres waar het bericht aan geadresseerd is CC: Het email adres waar een kopie naar toe is verzonden (zichtbaar voor geadresseerden) BCC:


Het email adres waar een kopie naar toe is verzonden (niet zichtbaar voor geadresseerden) Onderwerp: Het onderwerp van de email Bijlage: Eventuele bijlagen die de email bevatten. Taakbalk iconen Bestand Importeren (*.Rtf, *.Htm, *.Docx, *.Doc, *.Txt) Hyperlink invoegen Afbeelding invoegen Tekst frame invoegen Pagina instellingen Printen Afdrukvoorbeeld Pagina weergave Vergroten/verkleinen Lettertypes Tekengrootte Vet Cursief Onderstrepen Doorstrepen


Links uitlijnen Centreren Rechts uilijnen Geheel uitlijnen Knippen Kopiereen Plakken Verwijderen Ongedaan maken Herhalen Zoeken

Documenten Inleiding Het beheren van documenten behoort tot de standaardfunctionaliteit van Centix4. Daarbij kunt u denken aan handleidingen, technische tekeningen, veiligheidsvoorschriften, documentatie, externe keurrapporten, foto’s, algemene voorwaarden et cetera. Deze documenten zijn in verschillende talen en revisies op te slaan in de Centix4-database of te linken aan een compleet pad of een document. In het Workflow ‘Documenten’, kunt u zonder een andere workflow direct een ander workflow een document koppelen. Dit kan wenselijk zijn als u bijvoorbeeld een Offerte wil toevoegen.

Documenten Benaderen Binnen Centix wordt een nieuw document onder ‘Workflowitems’ als ‘Document’ aangemaakt. De documenten kunnen op twee manieren benaderd worden:


-


Document Toevoegen Document aanmaken onder een bestaand Workflowitem Stap 1: Ga naar het gewenste workflowitem, u zult onderstaand scherm zien:

Stap 2: Klik in de taakbalk op het icoon met het document Stap 3: In het navigatie scherm zal er een nieuwe document onder het workflowitem aangemaakt worden. Nu kunt u de stam gegevens & eigenschappen invullen.

Voorbeeld: Wanneer er meerdere afspraken uit een workflowitem ontstaan, zal er in het navigatiescherm een stamboom ontstaan zoals hieronder:

Los document aanmaken Stap 1: Ga naar uw gewenste documenten overzicht Stap 2: Creëer een nieuwe document door: ‐ Toetscombinatie ‘Ctrl + N’ ‐ Het plus tekentje in de taakbalk

Handleiding: Onderhoud & Inspecties Publicatiedatum: 9 maart 2009 (versie 1.2) Pagina 168 van 228 pagina’s. ‐ Rechter muisknop Æ Toevoegen Stap 3: Er zal een leeg document verschijnen. U kunt de stamgegevens en eigenschappen nu invullen

Telefoongesprekken Inleiding Het workflow itemtype ‘telefoongesprekken’ stelt u in staat om telefoongesprekken te loggen. Door gesprekken bij te houden, weet u bijvoorbeeld precies op welke data en tijden met een klant is gesproken over een melding– en natuurlijk de inhoud van deze gesprekken. Maar ook het meten van de responstijden vanaf een melding tot uw medewerker contact opneemt met de klant wordt hierdoor relatief eenvoudig. Het is mogelijk om een telefoon gesprek te koppelen aan andere workflow items zoals meldingen, werkorders, afspraken, et cetera.

Telefoongesprekken Benaderen Binnen Centix wordt een nieuw telefoongesprek onder ‘Workflowitems’ als ‘Telefoongesprek’ aangemaakt. De Taken kunnen op twee manieren benaderd worden: -


Telefoongesprek Toevoegen Telefoongesprek aanmaken onder een bestaand Workflowitem Stap 1: Ga naar het gewenste workflowitem, u zult onderstaand scherm zien:


Stap 2: Klik in de taakbalk op het telefoon icon Stap 3: In het navigatie scherm zal er een nieuw telefoongesprek onder het workflowitem aangemaakt worden. Nu kunt u de stamgegevens & eigenschappen invullen.

Voorbeeld: Wanneer er meerdere telefoongesprekken uit een workflowitem ontstaan, zal er in het navigatiescherm een stamboom ontstaan zoals hieronder:

Los telefoongesprek aanmaken Stap 1: Ga naar uw gewenste telefoongesprek overzicht Stap 2: Creëer een nieuwe taak door: ‐ Toetscombinatie ‘Ctrl + N’ ‐ Het plus tekentje in de taakbalk ‐ Rechter muisknop Æ Toevoegen Stap 3: Er zal een leeg telefoongesprek verschijnen. U kunt de stamgegevens en eigenschappen nu invullen. Tabblad Specificaties De specificaties van een telefoongesprek. Hier kunt u aangeven of het een inkomend of uitgaand telefoongesprek is.


Meterstanden De meterstandenmodule wordt binnen Centix voor registratie en beheer gebruikt. Door het inschakelen van de meterstandenmodule heeft u binnen diverse andere modules extra functioniteit. De extra functionaliteit van deze modules is in deze handleiding beschreven.

Inrichting van meterstanden Door het brede gebruik van Centix is het noodzakelijk dat de meterstandenmodule flexibel in te regelen is. Specifiek voor de registratie van kilometers, bijvoorbeeld vanaf de Centix Mobile client, is er aanvullende functionaliteit opgenomen zodat er verschillende typen ritten gedefinieerd kunnen worden.

Stappenplan De hieronder gedefinieerde stappen zijn terug te vinden in deze handleiding. 1. Defininieer metingen met meetfuncties Om niet op elk object aan te hoeven geven wat u gaat meten is er een onderhoud met metingen. In dit onderhoud geeft u bijvoorbeeld eenmalig aan wat uw definitie van een kilometerteller is. Aan een meting worden meetfuncties gekoppeld. Bij een kilometerteller is dat eenvoudig omdat hij nu eenmaal alleen kilometers telt. U krijgt dan dus ook een meting kilometerteller met één meetfunctie kilometerteller. Vele andere metingen hebben meer dan één meetfunctie. 2. Definieer objecttypes waarop een meterstanden mogelijk zijn Een object kan alleen maar meterstanden bevatten als het objecttype zo gedefinieerd is dat het meterstanden kan bevatten. 3. Geef bestaande of nieuwe objecten één of meerdere metingen Om meterstanden te kunnen registreren moet vastgelegd zijn welke metingen het object bevat. 4.A Nu kunt u meterstanden registreren Als u de voorgaande stappen heeft doorlopen kunt u nu meterstanden gaan registreren. 4.B Gebruik uw meterstanden voor het beheer van uw objecten Deze stap kan eigenlijk tegelijkertijd met het registreren van meterstanden plaats vinden. U kunt de meterstanden gebruiken in OI-plannen, workflowitems e.d.


Onderhoud metingen Als u wilt beginnen met het registreren van meterstanden begint u met de inrichting van de module. Dit doet u in het onderhoud metingen welke u kunt openen door Bestand Æ onderhoudÆ systeemtabellenÆmeterstanden Æ metingen te kiezen. Het volgende werkblad zal openen.

Eventueel kan het werkblad leeg zijn. In dit onderhoud kunt u metingen definieren. Om verwarring met de metingen van de onderhoud & inspectiemodule te voorkomen staat in de titel van het onderhoud Meterstanden – metingen. In dit onderhoud worden metingen gedefinieerd die later aan een object gekoppeld kunnen worden. Voorbeelden kunnen metingen zijn voor: • een energiemeter (KWH-meter) met een dagen nachtstand • een bus met een mijlenteller, tacho en urenteller op een generator • een auto met een kilometerteller Wat opvalt, is dat in twee van de bovengenoemde voorbeelden de meting uit meerdere meetfuncties bestaat. En dat de eenheden en grootheden van de metingen ook verschillen. Nieuwe meting aanmaken Vanuit het werkblad maken we een nieuwe meting aan door bijvoorbeeld op de toetsenbordcombinatie CTRL-N te drukken. Het volgende formulier verschijnt.

Het ID is verplicht en moet uniek zijn. Meestal bestaat het uit een kernachtige beschrijving van de meting. In het bovenstaande voorbeeld staat een aanduiding dat het om een KWh-meter gaat met twee schrijven. Bij de omschrijving wordt


verduidelijking gegeven. Nadat de velden ingevuld zijn kunt u met de escape-toets het formulier sluiten. Op het werkblad is de nieuwe meting toegevoegd.

Als u de meting wilt aanpassen kunt u op F6 (detail klikken). U komt dan in het vorig beschreven formulier. Als u meetfuncties wilt aanmaken kunt u dubbelklikken op de recordselector (met het zwarte driehoekje). Deze aktie opent het onderstaande werkblad.

Om nu meetfuncties aan te maken kunt u bijvoorbeeld op de toetsenbordcombinatie CTRL-N drukken. Dit opent het onderstaande formulier.


Veldbeschrijvingen ID

De verkorte unieke omschrijving van de meetfunctie. In het voorbeeld van de KWhmeter bijvoorbeeld voor de eerste meetfunctie ‘Dag’ en voor de tweede meetfunctie ‘Nacht’. In het geval van een voorbeeld van een kilometerregistratie bijvoorbeeld ‘KM-stand’. Positie Dit veld wordt gebruikt om bij meerdere meetfuncties de volgorde van de meetfuncties tijdens het invoeren van de metingen te bepalen. Eenheid De eenheden tabel is een standaard tabel in Centix die bestaat uit grootheden met de daarbij voorkomende eenheden. De meest voorkomende grootheden/eenheden zijn standaard al uit het SI-stelsel overgenomen. Ook een aantal veel voorkomende afgeleiden van het SI-stelsel. Zelf kunt u de tabel uitbreiden met de door u gewenste grootheden/eenheden. Hoe u dat kunt doen kunt u teruglezen in de handleiding algemene onderhouden, hoofdstuk eenheden/grootheden. Omschrijving Bij de omschrijving kunt u een uitgebreidere omschrijving over de meetfunctie kwijt.


Objecttypes met meterstanden Na het inregelen van de metingen met meetfuncties kunt u de metingen gaan gebruiken om aan objecten te koppelen. Maar voordat u dat kan doen dient u objecttypes te hebben die meterstanden ondersteunen. Nadat u dat op het objecttype heeft aangegeven wordt er bij alle objecten van het betreffende type een extra tabblad getoond voor de meterstanden. In de handleiding objecten wordt het aanmaken van een objecttype beschreven. Hieronder is een afbeelding van het objectdetail getoond.

Als u de module meterstanden en/of meetinstrumenten hebt dan wordt er in het objecttype detail een extra keuze getoond waarmee u de keuze voor een meterstand of meetinstrument kan maken. Als u het vinkveld ingeschakeld heeft wordt er gevraagd om wat voor soort meetinstrument het gaat. U hebt de keuze uit een meetinstrument of een meterstand type. In dit geval kiest u voor meterstand. Na het opslaan van de wijziging is op alle objecten van het betreffende type het extra tabblad ‘meterstand’ te zien.


Objecten met meterstanden Als u het detail van een object opent ziet u een extra tabblad ‘metingen’. Dit komt alleen voor als het objecttype dit ondersteunt (zie paragraaf objecttypes met meterstanden). Zie de onderstaande afbeelding.

Eventueel staan er op het werkblad al gedefinieerde metingen. Vanuit het werkblad kunt u metingen bewerken. Door met de muis boven een regel met de rechtermuisknop te klikken, kunt u naast de standaardwerkbladfunctionaliteit, ook direct een nieuwe meterstandopname toevoegen. Dit doet u door Rechtermuisknop Æ van geselecteerde regel Æ nieuwe meterstand te kiezen. Door bijvoorbeeld op de F6 toets te klikken opent het detail van de meting. En door voor de regel op de recordselector te klikken gaat u naar het werkblad van de meterstandopnames.

Aanmaken meting Door bijvoorbeeld de CTRL-N toetencombinatie in te drukken kunt u een nieuwe meting aanmaken. Dit is over het algemeen alleen nodig bij een nieuw object. Eenmaal aangemaakt verandert er aan de metingen van een object over het algemeen bijzonder weinig.

Een lege regel verschijnt in het werkblad. De regel kan in het werkblad aangepast worden maar het is ook mogelijk om de gegevens als formulier in te vullen. Dit kan door op de F6 toets te klikken. Dat geeft het onderstaande resultaat. Nadat u de velden heeft ingevuld kunt u de meting opslaan.


Veldbeschrijvingen Meting Kies hier een geldige meting. Uitleg over het aanmaken van metingen vindt u in het hoofdstuk Inrichting van meterstanden. Creëer workflowitem Deze optie wordt alleen getoond als u de module workflowitems heeft. Door de velden binnen het kader in te voeren kunt u ervoor zorgen dat er automatisch een workflowitem aangemaakt wordt op de door u gewenste datum. Het aangemaakte workflowitem wordt gebruikt om uw medewerker te attenderen dat hij de meterstand moet opnemen. De meterstand kan gelijk bij het workflowitem ingegeven worden. Aanmaken Als u de optie ‘creëer workflowitem’ heeft aangezet kunt u op deze velden aangeven hoelang van te voren er een workflowitem aangemaakt moet worden. Workflowinstelling Als u de optie ‘creëer workflowitem’ heeft aangezet kunt u op dit veld aangeven wat voor type workflowitem en met welke gegevens het workflowitem aangemaakt moeten worden. Start op Met dit veld kunt u aangeven vanaf wanneer u de meterstand wilt opnemen. Eindigt op Met dit veld kunt u aangeven tot en met wanneer u de meterstand wilt opnemen. Laatste uitvoering In dit veld staat wanneer de meterstand voor het laatst opgenomen is. Dit veld wordt automatisch bijgewerkt maar kan ook handmatig ingevuld worden. Volgende uitvoering


In dit veld staat de datum wanneer de meterstand weer opgenomen moet worden. Dit veld wordt automatisch bijgewerkt maar kan ook handmatig ingevuld worden.

Verwijderen meting Als u een of meerdere metingen heeft geselecteerd en deze probeert te verwijderen, dit kan bijvoorbeeld door op CTRL-D te drukken, wordt er een formulier getoond. In dit formulier staat hoe er verwijderd wordt en wat er allemaal gecontroleerd wordt. In het geval van metingen worden er automatisch een aantal zaken meeverwijderd zoals de meterstanden van het object. Afhankelijk van uw modulesamenstelling worden er op een aantal plekken controles uitgevoerd of het object niet in gebruik is. Als u op OK klikt worden de controles uitgevoerd. Als er geen conflicten zijn wordt de verwijderactie doorgevoerd. Bij conflicten wordt er een formulier getoond waarop te zien is op welk object welke conflicten zijn.

Meterstanden noteren Het noteren van de meterstanden kan vanaf een workflowitem, werbon, Mobile of vanaf het object gebeuren. De mogelijkheid vanaf het object wordt in deze paragraaf besproken. Vanaf het detail van een object op het tabblad metingen start de uitleg. Selecteer de juiste meting en klik op de rechtermuisknop en neem daar de optie Voor geselecteerde regel Æ meterstand toevoegen. Het onderstaande venster opent.

Het venster bestaat uit een bovenste en onderste werkblad. In het bovenste werkblad wordt de datum van de meterstandopname opgeslagen. Bij het aanmaken van de meterstand is de datum automatisch op de huidige datum gezet. Eventueel kunt u de datum in het werkblad aanpassen. In het onderste gedeelte staat informatie over de meetfuncties. Het kan zijn, zoals bij een kilometerregistratie, dat er maar één regel is. Maar in sommige gevallen, zoals bij Powerquality metingen kunnen er wel tachtig meetfuncties zijn. In het bovengenoemde voorbeeld hoeft alleen de waarde ingevuld te worden met de juiste waarde. Als de waarde is ingevuld kan het venster gesloten worden. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren door op de escape toets te drukken.


Automatisch aanmaken workflowitems t.b.v. tellerstandopname Het is mogelijk om automatisch workflowitems, als ondersteuning voor het aanmaken van een meterstand, aan te laten maken. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij organisaties die op vaste tijden, zoals de 1e van de maand, meterstanden willen noteren. Deze functie maakt gebruikt van de instellingen welke u op de meting van het object heeft aangegeven. Op de meting zitten de velden creëer workflowitem, aanmaken en workflowinstelling. Deze velden zijn omkaderd met een kader met naam workflowinstellingen. Als de instelling creëer workflowitem aanstaat, zijn de andere velden verplicht. Afhankelijk van de volgende datum wordt berekend of er een workflowitem aangemaakt moet worden of niet. U start de functie door in het overzicht van objecten een selectie te maken van objecten waarvan u wilt dat er eventueel workflowitem aangemaakt moeten worden. Vervolgens klikt u met de rechtermuisknop, kiest u van geselecteerde regels Æ WFI voor meterstand aanmaken. U krijgt nu een formulier te zien waar u de volgende keuzes kan maken. Datum Dit is de pijldatum voor de functie. Hij staat standaard op de huidige datum ingevuld. Negeren als er al een WFI is met de betreffende meterstand Deze optie bepaalt of er altijd een nieuwe workflowitem aangemaakt moet worden als de voorwaarden voldoen of dat er alleen een nieuw workflowitem aangemaakt moet worden als de voorwaarden voldoen en er nog geen openstaand workflowitem is met de betreffende meting. Standaard staat deze optie aan en worden er geen dubbele workflowitems aangemaakt. Als u op OK klikt wordt de functie gestart. Tijdens het proces wordt er een voortgangsindicator getoond.

Onderhouds- en inspectieplannen Onderhouds- en inspectieplannen, verder O.I. te noemen, worden beschreven in het hoofdstuk objecten en in het hoofdstuk O.I. Als de meterstandenmodule actief is komen er in het planschema van de objecten een aantal velden bij. Ook worden de mogelijkheden om OI’s te genereren met de OI-wizard uitgebreid. In deze paragraaf worden alleen de extra mogelijkheden beschreven. Voor de volledige uitleg dient u de betreffende hoofdstukken na te slaan.


Objecten Een gepland O.I. kan tijdgestuurd, meterstand gestuurd of een combinatie van beiden zijn. Als u vanaf een objectdetail naar het tabblad onderhoud & inspecties gaat ziet u daar de planschema’s van het object.

In het bovenstaande planschema ziet u een OI-plan wat twee keer gebruikt is. De ene keer met een modus kleine beurt en de andere keer met een modus grote beurt. Doordat we de meterstandenmodule gebruiken kunnen we voor beide onderhoudsbeurten meterstandgestuurd gaan plannen. Als we het detail opvragen van een planschema, bijvoorbeeld met F6, volgt het detail formulier. De sectie van de meterstanden staat hieronder afgedrukt.

Veldbeschrijvingen Object In het veld object kiest u het object waar op de meterstand zit. Meestal is dit het object waar ook het OI-plan op gekoppeld is. Standaard wordt het object van het OIplan voorgevuld. Bijvoorbeeld is het de kilometerteller van de auto. Maar soms is het object wat de meterstand registreert een ander object dan het object waarop het OI-plan gekoppeld is. Een voorbeeld daarvan is een bus met een tachograaf. Een tachograaf wordt meestal als zelfstandig object (of onderdeel) aangemaakt omdat hij eens per zoveel tijd geijkt moet worden. Meting Hier kiest u een geldige meting. Voor het aanmaken van de metingen kunt u het hoofdstuk inrichten van meterstanden nazien.


Functie De meetfunctie van de meting waarop de bewaking van het OI-plan plaats vindt. Waarde De waarde van de hierboven ingegeven meetfunctie waarop de volgende onderhoudof inspectiebeurt plaats moet vinden. Laatste uitvoering De waarde van de hierboven ingegeven meetfunctie waarop de laatste onderhoudof inspectiebeurt plaats heeft gevonden. Herhalen Als deze optie ingeschakeld wordt dan berekent het systeem automatisch de nieuwe waarde, na het verwerken van de OI, waarop de volgende OI uitgevoerd moet worden.

Uitvoering Onderhoud & inspectieplannen Tijdens de uitvoering van een OI kunt u op een object, in het veld meterstandwaarde, een meterstand aangeven waarop de OI is uitgevoerd. Als de datum verwerkt in combinatie met de meterstandwaarde nog niet bestaat wordt deze automatisch aangemaakt.

Werkbonnen- kilometerregistratie Werkbonnen worden beschreven in het hoofdstuk planbord onder de paragraaf werkbonnen. In deze paragraaf worden alleen de extra mogelijkheden m.b.t. de kilometerregistratie beschreven. Voor de volledige uitleg dient u de betreffende


hoofdstukken na te slaan. De werkbonnen worden veelal gebruikt door buitendienstmedewerkers. De implementatie van de meterstandmodule heeft dan ook een speciale vormgeving voor de werkbonnen. Er wordt vanuit gegaan dat het om kilometerregistratie gaat. Het aanmaken van kilometerregistraties gebeurt veelal vanaf de Centix Mobile client. Maar ook vanaf het werkbon detailformulier kunnen de kilometerregistraties aangemaakt en gemuteerd worden. Als u vanaf een werkbondetail naar het tabblad Kilometerregistratie gaat ziet u een werkblad waarbij kilometerregistratieregels aangemaakt kunnen worden.

Als u een bestaande regel wilt aanpassen dan kunt u dat doen door te dubbelklikken op de recordselector waardoor het detailformulier wordt geopend. Niet alle velden kunnen bij een bestaande regel worden aangepast omdat ze de kilometerregistratie kunnen verstoren. Door bijvoorbeeld de CTRL-N toetsenbordcombinatie te gebruiken kunt u een nieuwe regel aanmaken. Het detailformulier opent gelijk.


Veldbeschrijvingen Medewerker In dit veld wordt de chauffeur ingevuld. Als er voor de chauffeur gebruikersinstellingen voor de kilometerregistratie zijn worden de volgende vier velden automatisch ingevuld. Eigen voertuig Het veld eigen voertuig is het object/voertuig waarop de meterstand zit. Meestal is dit het object waar ook het OI-plan op gekoppeld is. Standaard wordt het object van het OI-plan voorgevuld. Het is bijvoorbeeld de kilometerteller van de auto. Maar soms is het object wat de meterstand registreert een ander object dan het object waarop het OI-plan gekoppeld is. Een voorbeeld daarvan is een bus met een tachograaf. Een tachograaf wordt meestal als zelfstandig object (of onderdeel) aangemaakt omdat hij eens per zoveel tijd geijkt moet worden. Voertuig meting Hier kiest u een geldige meting. Voor het aanmaken van de metingen kunt u het hoofdstuk inrichten van meterstanden nazien.


Functie Dit is de meetfunctie van de meting waarop de registratie plaats vindt. Bij een kilometerregistratie is er meestal een meting (kilometerregistratie) met één meetfunctie (kilometerteller). Registratietype Het soort rit wat is uitgevoerd. Dit kan bijvoorbeeld zakelijk, prive of overig zijn. Datum De datum van de rit. Vertrek Omschrijving Eventuele beschrijving van de rit. Postcode Startpostcode van de rit Beginstand Begin tellerstand van de rit De velden worden voorgevuld met de eindstand van de vorige rit. Aankomst Omschrijving Eventuele beschrijving van de rit. Postcode Startpostcode van de rit Eindstand Begin tellerstand van de rit

Kilometerregistratietypes In sommige gevallen wordt de kilometerregistratie bijvoorbeeld bijgehouden om een lijst voor de belastingdienst samen te stellen. Dan kan het nodig zijn om het type rit vast te leggen. Dat kan door in het onderhoud kilometerregistratietypes regels aan te maken. Het onderhoud opent u door Bestand Æ onderhoud Æ systeemtabellen Æ werkbon Æ kilometerregistratietypes te openen. Het volgende werkblad verschijnt in beeld.

U kunt een bestaande regel aanpassen door te dubbelklikken op de recordselector. Een nieuwe regel kunt u toevoegen door bijvoorbeeld de CTRL-N toetsenbord combinatie te gebruiken. Het volgende formulier wordt getoond.


U kunt hier een ID en een omschrijving invullen. Een ID is een unieke, meestal korte, codering. Bij het omschrijving veld kunt u desgewenst een toelichting geven.

Workflowitems Worklflowitems worden beschreven in het hoofdstuk workflowitems. Als de meterstandenmodule actief is komt er op het detail van een workflowitem een extra tabblad meterstanden tot uw beschikking. In deze paragraaf worden alleen de extra mogelijkheden van de worklowitems in combinatie met de meterstandenmodule beschreven. Voor de volledige uitleg dient u de betreffende hoofdstukken na te slaan.


Door de toetsencombinatie CTRL-N in te drukken wordt er een wizard gestart om een nieuwe meterstand in te vullen. Als er op de WFI een object is gekoppeld met een meterstand wordt deze voorgevuld in de wizard.


Eventueel kunt u een ander object selecteren door de objecteigenaar en het object te veranderen. Klik op Volgende om verder te gaan.

In de tweede stap kunt u de meting selecteren. Meestal is er maar één meting. Klik op Volgende om verder te gaan.


In deze stap kunt u kiezen om een nieuwe meterstand aan te maken of een bestaande meterstand te kiezen. Als u voor een bestaande kiest kunt u één van de standen uit het getoonde werkblad kiezen en op Volgende klikken. Bij een nieuwe meterstand klikt u de optie Nieuw meterstanden resultaat aan en klikt op Volgende. De wizard is gesloten en er is of een bestaande of een nieuwe meterstand registratie toegevoegd aan het workflowitem.


Desgewenst kunt u bij een nieuw meterstand de waarde nog invullen.

Mobile Centix Mobile is een apart product met een eigen modulesamenstelling. Centix Mobile is gemaakt voor de mobiele technische medewerker en werkt naadloos samen met de Centix Office modules. Het product heeft een eigen handleiding en wordt verder niet in deze handleiding behandeld.


Systeem- en gebruikersinstellingen Het is mogelijk om diverse systeem- en gebruikersinstellingen aan te maken. Een systeeminstelling geldt voor elke gebruiker. Het instellen van systeem- en gebruikersinstellingen geeft een bepaalde uniformiteit en vaak gebruikersgemak en efficiëntie.

Gebruikersinstellingen Bij de gebruikersinstellingen kunnen, via Bestand Æ onderhoudÆ gebruikersinstellingenÆkilometerregistratie, instellingen gemaakt worden voor de kilometerregistratie via het werkbonnenscherm en de Mobile.

Veldbeschrijvingen Eigen voertuig Vul hier het object ID van het eigen voertuig in. Voertuigmeting Op het voertuig zijn één of meerdere metingen vastgelegd. Selecteer de juiste meting. Meetfunctie Eventueel heeft de meting meerdere meetfuncties. Selecteer de juiste meetfunctie. Registratietype Aanvullend kan er een registratietype zoals zakelijk of prive opgegeven worden. Als men in dit veld een waarde invult wordt deze als standaardwaarde tijdens het aanmaken van een kilometerregistratie ingevuld.


Planbord Werkbare dagen & werktijden Inleiding De functionaliteit voor werkbare dagen en werktijden maakt het mogelijk om voor een heel kalenderjaar in te plannen op welke dagen wordt gewerkt en wat de werken pauzetijden zijn. Het schema dat zo ontstaat, ondersteunt verschillende processen in Centix4. Afhankelijk van de andere modules in uw Centix-configuratie, wordt het schema gebruikt bij de planning, de urencontrole, de bewaking van workflow-items en de verhuur/verkoopmodule. Indien voor een bepaald jaar geen schema is gemaakt, zijn alle dagen werkbaar en wordt er geen rekening gehouden met pauzes. Wanneer u een jaarschema maakt, kunt u voor iedere dag aangeven of het een werkbare dag is, een feestdag of een vaste feestdag. Weekenden kunnen door het systeem berekend worden. Vaste feestdagen kunnen eventueel van een voorgaand jaar overgenomen worden. Voor een werkdag kunnen de werktijden en pauzes ingeregeld worden. Voor elk workflow type mag per werkdag maar één schema worden gebruikt. Het is wel mogelijk om hetzelfde schema voor meerdere werkdagen te hanteren. Zo kunt u bijvoorbeeld voor werkorders van maandag tot en met donderdag een werkdag van 8:00 uur tot 16:30 uur hanteren. En op de vrijdag een werkdag van 8:00 tot 15:00 uur. Ook kunnen per werkdag de pauzes afwijkend zijn.

Het aanmaken van categorieën Voordat het schema met werkbare dagen aangemaakt kan worden, dient u eerst de categorieën te definiëren. Hiervoor gaat u naar: Bestand Æ Onderhoud Æ SysteemtabellenÆ Groep: Werkbare dagen Æ Categorieën. Om een nieuwe categorie aan te maken: klik met de rechtermuisknop op het scherm en kies: Toevoegen. Naast het ID en de omschrijving kunt u de vinkvelden ‘Werkbaar’ en ‘Herhaling’ aanklikken. Met werkbaar geeft u aan dat op dagen van de betreffende categorie gewerkt kan worden. Het vinkveld herhaling betekent dat dagen van deze categorie elk jaar herhaald dienen te worden. Een lijst met categorieën werkbare dagen kan er zo uitzien:


Een schema met werkbare dagen aanmaken Voor het aanmaken van een schema met werkbare dagen en werktijden kiest u: Bestand Æ Onderhoud Æ SysteemtabellenÆ Groep: Werkbare dagen Æ Werkbare dagen Om een werkbare dagen schema toe te voegen, klik met de rechtermuisknop op het scherm en kies: Toevoegen. Het volgende scherm met in te vullen standaardvelden verschijnt nu:

Toelichting invoervelden •

ID (verplicht) het ID moet overeenkomen met het jaar in vier getallen, bijvoorbeeld 2009.

•

Omschrijving Vrij in te vullen, maar dit kan ook het jaartal zijn


•

Instellingen voor creëren dagplan Voor elke dag de standaardcategorie, van maandag tot en met vrijdag meestal ‘Werkdag’ en op zaterdag en zondag ‘Weekend’.

•

Kopieer herhalende dagen van: Dagplan Optie om aan te geven van welk schema de herhalende dagen (dus dagen van categorieën waarvan het vinkveld herhalend aanstaat) overgenomen moeten worden.

•

Kopieer uren en pauzes van: Dagplan Optie om aan te geven van welk schema de werktijden en pauzes overgenomen moeten worden.

Heeft u alle velden ingevuld en op opslaan geklikt, dan wordt het schema voor het hele jaar aangemaakt. Het schema wordt automatisch geopend en u kunt nu eventuele aanpassingen in de dagen doorvoeren. De onwerkbare dagen zijn rood gemarkeerd.

Werktijden en pauzes aanpassen Als u een werkbare dagen schema geopend heeft wordt er in het linkervenster een treeview getoond. Deze treeview bestaat uit de items ‘dagen’ en ‘uren’. Door op de uren te klikken wordt er een werkblad getoond met de aanwezige werktijden. Per werktijdregel kunnen ook pauzes aangegeven worden. Als u de toevoegfunctionaliteit gebruikt verschijnt er een formulier, waarop de dagen waarvoor de werktijden gelden aangevinkt kunnen worden. Ook is het mogelijk om aan te geven voor welke workflowtypes deze werktijden van kracht zijn. Let wel: een werkdag mag voor elk workflowtype maar één keer voorkomen. Als de regel is opgeslagen kunnen voor de betreffende werkdag(en) nog de pauzes vastgelegd worden.


Verwijderen van een werkbare dagen schema Een werkbare dagen schema wordt compleet met de onderliggende elementen zoals werktijden en pauzes verwijderd. Er zijn geen verdere beperkingen, omdat als er geen werkbare dagen schema is, alles automatisch werkbaar is.


Onderhoud & Inspecties Inleiding Onderhoud en inspecties Voor veel organisaties is het uitvoeren van onderhoud en inspecties een kernactiviteit. Of het nu gaat om opleveringen en inspecties in opdracht van derde partijen, of om het onderhouden en keuren van eigen bedrijfsmiddelen. Wilt u zowel de kwaliteit als de kosteneffectiviteit van deze activiteiten optimaliseren, dan is een doelmatig geautomatiseerd systeem een onontbeerlijk hulpmiddel. Centix4 biedt een universeel toe te passen oplossing voor het planmatig beheren van onderhoud en inspecties. De software biedt een flexibel raamwerk waarin iedere inspectienorm en procedure kan worden opgenomen, inclusief gegevens van de meest gangbare meetinstrumenten. Een belangrijk aspect van onderhoud en inspecties is dat deze altijd synoniem zijn geweest met veel papierwerk. Tijdens de inspectie zelf, waarbij vaak vele checklists handmatig moeten worden ingevuld. Maar vooral tijdens de tijdrovende rapportagefase, waarin alle gegevens moeten worden verwerkt tot heldere, gestructureerde inspectierapporten. Ook hier zorgt Centix4 voor een enorme efficiencywinst: één complete softwareoplossing die inspecteurs eenvoudig en gemakkelijk door de inspectie heen leidt en waarmee u met één druk op de knop razendsnel rapportages produceert.

Modules Centix4 Office is een effectief hulpmiddel om inspecties, opleveringen en keuringen te beheren. Standaard biedt Centix4 de mogelijkheid om voor ieder object en iedere


locatie een of meer onderhoudof inspectieplannen (MI plannen) aan te maken en te registreren of de voorgeschreven handelingen zijn uitgevoerd en met welk resultaat. Aan elk MI plan is een inspectienorm te koppelen voor het betreffende object of locatie. Daarnaast kan een onderhoudof inspectie interval worden ingesteld. Dit kan op basis van tijdschema’s’, maar optioneel ook op basis van meterstanden (of een combinatie hiervan). De interval is bewust losgekoppeld van de norm, omdat het gebruik van het object over het algemeen bepalend is voor de interval. Als een apparaat of gereedschap bijvoorbeeld in een gevaarlijke omgeving wordt gebruikt, is een hogere inspectiefrequentie op zijn plaats. Aan de onderhouden inspectieplannen zijn tevens relevante documenten te koppelen, zoals inspectienormen en rapporten van voorgaande inspecties en keuringen. Wilt u zelf complexe inspecties, checklists en rapportages vormgeven, dan biedt de module Uitgebreide onderhouden inspectieplannen hiervoor vrijwel onbeperkte mogelijkheden. Indien ook de module voor workflow management wordt gebruikt, genereert Centix4 automatisch een melding wanneer een onderhoudsbeurt of een inspectie moet worden ingepland. Naast deze twee modulen is er ook nog een derde module beschikbaar: de module Koppeling met meetinstrumenten. Deze module is gemaakt voor de gebruikers die het onderhouden inspectie uit voeren met behulp van automatische meetinstrumenten, zoals een apparaten of installatie tester. Beschikbare modules met betrekking tot onderhouden inspectie zijn: Voorcalculatie uren en materialen Uitgebreide onderhouds- en inspectieplannen Koppeling met meetinstrumenten Onderhouds- en inspectieplannen Planmatig onderhouden en inspecteren begint bij het opstellen van een onderhoudsof inspectieplan, in Centix4 afgekort als MI-plan. In een MI-plan wordt een inspectienorm vertaald naar vragen over het te inspecteren object. Deze vragen zijn bedoeld om afwijkingen te detecteren, metingen te registreren, onderhoudspunten vast te leggen et cetera. Bovendien is iedere vraag te voorzien van uitgebreide omschrijvingen, meetschema’s en instructiekaarten. Door de vragen goed en volledig op te stellen, kan een norm volledig worden afgedekt. Het beantwoorden van deze vragen tijdens een inspectie geeft dan inzicht of het geïnspecteerde object voldoet aan de gestelde norm. Voordat u een inspectie kunt aanmaken, dient eerst een onderhouds- en inspectieplan (ook wel MI-plan genoemd) te worden gedefinieerd. Dit kan een zeer complex geheel van vragen zijn, maar het is ook mogelijk om alleen simpele checklisten vast te leggen.


Wanneer u een MI-plan gaat aanmaken, komt u de volgende onderdelen tegen: • Inspectienormen • MI status • Tijdschema • Vragen categorieën • MI prioriteit • MI workflow instellingen In deel 2 van deze handleiding wordt de werkwijze voor het invullen elk van deze onderdelen volledig beschreven. Vraagsoorten Zoals hiervoor al is aangehaald, is het principe van de Centix4 module onderhoud en inspecties om normversie te vertalen naar vragen voor MI-plannen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van vier verschillende vraagsoorten: • Vraag

Handleiding: Onderhoud & Inspecties Publicatiedatum: 9 maart 2009 (versie 1.2) Pagina 198 van 228 pagina’s. • • •

Meting Geautomatiseerde meting Instructie

Omdat deze vragen de kern zijn van het MI-plan, worden de verschillende vraagsoorten hieronder uitgebreid toegelicht. Vraag Bij deze vraagsoort worden vragen aangemaakt die door het schouwen van het object beantwoord moeten worden. Deze manier van vragen wordt ook wel een visuele inspectie genoemd en heeft als doel om alle zichbare afwijkingen van het te inspecteren object uit te sluiten. Daarvoor is het essentieel dat de vragen op een eenduidige manier worden geformuleerd. Stel dat in een normversie staat dat een uitlaat deugdelijk gemonteerd dient te zijn, dan kunnen bijvoorbeeld de volgende vragen gesteld worden: ‘Zijn er voldoende beugels gemonteerd?’ en ‘Zijn de bevestigingsbouten van de uitlaatdemper in orde?’. Op deze manier is de ‘normtekst’ met verschillende vragen af te dekken. Bovendien is het mogelijk om veel voorkomende afwijkingen als standaard antwoord op te nemen. Meting Bij de vraagsoort ‘meting’ worden tijdens de inspectie één of meerdere metingen aan de vraag gekoppeld. Het antwoord is echter niet de meetwaarde zelf, maar of deze goed, fout of niet van toepassing is. Dit betekent dat de inspecteur zelf de meetwaarden moet interpreteren en vaststellen of de meting voldoet aan de normversie. Hierbij kan de inspecteur wel worden geholpen door de vereiste meetwaarden uit de normversie in de vraag op te nemen. Zo kan de inspecteur in één oogopslag zien wat er gemeten moet worden en wat de meetwaarden volgens de normversie behoren te zijn. Geautomatiseerde meting Bij de vraagsoort ‘geautomatiseerde meting’ worden de vragen beantwoordt met behulp van een meetinstrument waarvan de meetwaarden uitgelezen en verwerkt kunnen worden door Centix4. Een lijst met geschikte meetinstrumenten kunt u vinden in het hoofdstuk Meetinstrument, in deel 2 van deze handleiding. Nadat u verschillende apparaten heeft geïnspecteerd met uw apparatentester, kunt u deze gegevens in Centix4 laden. Daartoe dient u de kabel van de tester aan te sluiten op de compoort/USB poort van uw PC. Vervolgens kunt u de gegevens uit de tester binnenhalen in Centix4. Instructie Bij de vraagsoort ‘instructie’ kunnen instructies met betrekking tot het geselecteerde onderhoud en inspectieplan aangemaakt worden. Structuur aanbrengen


Om het inspectieproces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, biedt Centix4 een aantal opties om vragen onder te verdelen in stappen, groepen en categorieën. Dit wordt o.a. gedaan om een logische werkvolgorde in het onderhoud of de inspectie te krijgen, maar ook om het inspectierapport van een duidelijke structuur te voorzien. Naar gelang het soort objecten, de normeisen en de werkwijze van de organisatie, kunt u volledig op maat structuur aanbrengen in uw inspectieproces. Hieronder worden de drie mogelijkheden voor het structureren van het inspectieproces toegelicht: Stappen Vragen kunnen gestructureerd worden door bijvoorbeeld stappen. Zo kunnen op een MI plan verschillende stappen worden aangemaakt. Deze stappen komen later weer terug door ze te koppelen op een vraag. Veel voorkomende stappen zijn: visueel inspecteren, automatisch meten en functietest. Groeperen Er kan nog meer structuur aangebracht worden door het groeperen van de vragen. Vraaggroepen zijn via het onderhoud door de gebruiker zelf te beheren en vervolgens aan een vraag te koppelen. Wanneer de organisatie inspecties uitvoert in meerdere disciplines kan het zinvol zijn om vraaggroepen aan te maken voor verschillende disciplines zoals: elektrotechnisch, luchtbehandeling, gas en water. Categorieën De vragen kunnen in categorieën ingedeeld worden. De subcategorie is een gekoppelde lijst, wat inhoudt dat items hierin bij een bepaalde categorie horen. Hieronder volgt een voorbeeld voor een elektrotechnische inspectie: Categorie: leidingaanleg Subcategorieën: uitwendige invloeden, leidingberekening, kerndoorsnede, spanningsverlies, overstroom, kortsluitstroom, aanrakingsspanning, selectiviteit. Modussen Het is zelfs mogelijk om een selectie van vragen in een zogenaamde ‘modus’ op te nemen. Hiermee kunt u MI-plannen uitvoeren met een gedeelte van de vragen en zelfs afwijkende grenswaardes vastleggen voor de bewuste modus. Een voorbeeld hiervan is een MI-plan voor al het onderhoud aan een bepaald type autobus, waarvoor drie modussen zijn gedefinieerd: een kleine beurt, een grote beurt en een APK. Werken met een MI-plan Eenmaal opgesteld kunt u een MI-plan aan één of meerdere te beheren objecten koppelen. Vaak wordt de planning op basis van tijd gedaan, maar ook


meterstandgestuurde (bijvoorbeeld op kilometerstand) en zelfs gecombineerde planningen zijn mogelijk. Wanneer u op deze manier werkt, bereidt u in Centix4 de inspecties en/of onderhoudswerkzaamheden voor, zodat bij aanvang van de uitvoering exact duidelijk is welke objecten geïnspecteerd of onderhouden moeten worden. De omgekeerde werkwijze is ook mogelijk. U kunt namelijk ook tijdens uitvoering de objecten vastleggen die u inspecteert of onderhoudt (of alleen de objecten die een afwijking hebben). In dat geval maakt u een object aan voor het geïnspecteerde object en registreert u waar dit object zich bevindt. Beoordelingen In principe resulteert iedere inspectie of onderhoudsbeurt in een beoordeling. In Centix4 kunnen zowel de afzonderlijke vragen als de uitvoering van het gehele MIplan worden beoordeeld met ‘goed’ of ‘fout’. U kunt Centix4 automatisch het resultaat van de inspectie laten bepalen aan hand van de antwoorden op de vragen, maar ook een handmatige beoordeling is mogelijk. Toch hoeft niet ieder uitgevoerd MI-plan beoordeeld te worden. Als u geen beoordeling nodig heeft, kunt u ook antwoorden met ‘niet van toepassing’. Gevonden afwijkingen kunnen voorzien worden van een prioriteit. Zo kunt u op één vraag meerdere afwijkingen hebben, waarbij de ene afwijking een lage en de andere afwijking een hoge prioriteit heeft.


Inspectie normen Voordat een inspectie aangemaakt kan worden dienen eerst inspectienormen aangemaakt te worden. Zo kunnen inspecties als NEN 1010, NEN 1041 en NEN 3140 aangemaakt worden. Er kan zelfs gekozen worden om een hoofdnorm zoals NEN 1010 aan te maken en hier vervolgens onderliggende inspectienormen (normversies) aan te maken zoals NEN 1010:2005 en NEN1010:2007. Het is tevens mogelijk om eigen normen of interpretaties van normen te gebruiken. Het aanmaken van een inspectienorm gaat als volgt. Open BestandÆ OnderhoudÆ SysteemtabellenÆ Group: Onderhoud en inspectieÆ Inspectienorm. Wanneer de software voor het eerst gebruikt wordt is het scherm met inspectienormen helemaal leeg.

Bij het toevoegen van een nieuwe inspectienorm worden de volgende gegevens gevraagd: •

ID

Het ID van de inspectienorm. Dit kan een nummer of afkorting zijn. •

Omschrijving

Omschrijving van de inspectienorm. Dit kan bijvoorbeeld zijn NEN1010:2005 of NEN3140. •

Norm tekst


Een omschrijving die de inhoud van de norm weergeeft. Vaak wordt hier gekozen om de inleiding van de norm in te kopiëren, zodat deze altijd in te zien is.

Aanmaken MI status MI statussen worden gebruikt om het onderhoud en inspectie plan een status te kunnen geven. Een status kan bijvoorbeeld zijn: nieuw, ingepland of afgehandeld. Een MI status wordt aangemaakt door BestandÆ OnderhoudÆ SysteemtabellenÆ Group: Onderhoud en inspectieÆ MI status te kiezen in het menu.

Bij het aanmaken van een nieuwe status worden de volgende gegevens gevraagd: •

ID

Het ID van de status. •

Omschrijving

De omschrijving van de status. •

Archief

Indien de status die wordt aangemaakt welke is afgehandeld. Zoals de status afgehandeld of vervallen. Dan is er de mogelijkheid om aan deze status de eigenschap archief mee te geven. Dit kan door het vinkje bij archief aan te vinken.


Tijdschema Een tijdschema wordt gebruikt om een onderhoudsinterval voor een MI-plan aan te maken. Dit is volledig naar eigen wens in te stellen, bijvoorbeeld op week, maand of jaar. Het scherm waarin tijdschema’s zijn aan te maken is te benaderen via BestandÆ OnderhoudÆ SysteemtabellenÆ Group: Onderhoud en inspectieÆ Time schedule.

Eerst vult u weer het ID en een korte beschrijving in. Vervolgens geeft u het gewenste schematype aan, waarbij keuze is uit: dagelijks, wekelijks, jaarlijks of vrij. Vervolgens kunt u aanvinken of het een eenmalige inspectie betreft. Is het een terugkerende inspectie, dan kunt u achter ‘Komt voor elke’ de frequentie aangeven. Optioneel kunt u nog de starten eindtijd bepalen. Een jaarlijkse inspectie zal er als volgt uit komen te zien.


Vraag categorieën De vragen in uw MI-plannen voorkomen kunt u indelen in categorieën. Deze categorieën kunt u zelf definiëren. Dit maakt het mogelijk om voor een MI-plan meerdere categorieën met vragen aan te maken en zo meer structuur in de vragen te krijgen. Aan iedere categorie kunt u bovendien meerdere subcategorieën koppelen. Vraag categorieën kunt u aanmaken, beheren en verwijderen via BestandÆ OnderhoudÆ SysteemtabellenÆ Group: Onderhoud en inspectieÆ Vraag categorie.

MI Prioriteit De prioriteit van een MI plan kan opgegeven worden bij het aanmaken van een MIplan. U kunt zelf bepalen welke omschrijvingen u wilt gebruiken, bijvoorbeeld: hoog, normaal en laag. Prioriteiten worden gemaakt bij BestandÆ OnderhoudÆ SysteemtabellenÆ Group: Onderhoud en inspectieÆ MI Prioriteiten.

MI workflow instellingen In ieder MI-plan is ook op te nemen hoeveel tijd nodig is voor het uitvoeren van de inspectie of het onderhoud en welke materialen hiervoor nodig zijn, bijvoorbeeld onderdelen en onderhoudsmiddelen. De module Voorcalculatie uren en materialen biedt hiervoor de benodigde functionaliteit. Met name bij het inplannen van monteurs of inspecteurs is deze informatie zeer nuttig, zeker wanneer u ook uw workflow in Centix4 beheert. In dat geval genereert Centix4 vanuit het MI-plan automatisch een workflow item. Door de geïntegreerde uren-voorcalculatie kan de werkorder voor het MI-plan samen met andere werkorders vervolgens heel efficiënt worden ingepland. Na uitvoering van de werkzaamheden zijn de werkelijke gegevens over bestede uren en materialen beschikbaar voor facturatie en managementinformatie. Wilt u Centix4 automatisch een workflow item laten aanmaken vanuit een MI-plan, dan kunt u de instellingen van dit workflow item vooraf vastleggen in de MI workflow instellingen. Deze instellingen zijn te benaderen via BestandÆ OnderhoudÆ SysteemtabellenÆ Group: Onderhoud en inspectieÆ MI workflow settings.


Bij het toevoegen van nieuwe MI workflow instellingen dient u het volgende scherm in te vullen:


•

ID

Het ID van de MI workflow instellingen. •

Omschrijving

Omschrijving van de MI workflow instellingen. •

Workflow kind

Het soort workflow item dat aangemaakt moet worden met betrekking tot het MI plan. Er kan hier een keuze gemaakt worden tussen: - Melding - Werkorder - Afspraak - Taak - E-mail - Document - Telefoongesprek •

Owner as default

Dit vakje vinkt u aan wanneer het workflow item aangemaakt moet worden op naam van de eigenaar van het object waaraan het MI-plan is gekoppeld. •

Relatie

Als het niet gewenst is om de objecteigenaar als standaard relatie aan te merken, kan ook relatie worden opgegeven op wiens naam het workflow item standaard wordt aangemaakt.


•

Medewerker

De medewerker op wiens naam het workflow item wordt aangemaakt. •

Administratie

Het administratieve gedeelte van het incident wordt opgegeven onder Administration. Hier wordt de administratie, het contract, het project, de kostenplaats en de order ingevuld. Al deze gegevens zijn uit een lijst te selecteren. Alleen het veld Administratie is verplicht. •

Project

Het project waar de uren op geboekt worden. Bij voorbeeld bij aangenomen werk of een onderhoudscontract •

Cost code

Het soort kosten wat verwacht wordt te maken. Zo kan van te voren bijvoorbeeld opgegeven worden of de uren onder een bepaald uursoort vallen of onder garantie. •

Group

De groep waar het melding onder valt. Dit kan gebruikt worden wanneer de meldingen intern betrekking hebben op verschillende bedrijven of afdelingen. Zo kan er een groep ‘werkplaats’ of ‘verkoop’ aangemaakt worden. Group is een veld dat verplicht ingevuld dient te worden. •

Code

De code die betrekking heeft tot de melding. Deze code is afhankelijk van de groep die erboven is ingevuld. Ieder groep kan eigen codes hebben. Hier kan bijvoorbeeld gekozen worden voor adaptief onderhoud, correctief onderhoud of gebruikersvraag. •

Priority

Hier wordt de prioriteit van de melding opgegeven. Dit kan pas als er een code aan de melding is gegeven. Per code zijn er verschillende prioriteiten aan te maken binnen Centix4. Een veel voorkomende indeling is: - Geen - Laag - Midden - Hoog - Top •

Is guarded

Dit vakje wordt aangevinkt wanneer het workflow item bewaakt dient te worden. •

Status

De status van het workflow item. Hier kan gekozen worden voor de standaard statussen die in Centix4 bij workflow items beschikbaar zijn.



MI systeeminstellingen Bij het aanmaken van een MI plan is het raadzaam om een aantal systeeminstellingen aan te passen. Zo kunt u een prefixnummer opgeven en een volgnummer. Ook is het hier mogelijk om de MI ready status aan te passen. De MI systeeminstellingen zijn te benaderen via BestandÆ OnderhoudÆ Systeeminstellingen. U kunt nu twee MI systeeminstellingen aanpassen: •

MI volgnummer

Bij het MI volgnummer kunnen twee gegevens worden ingevuld. Een MI prefix nummer en een MI volgnummer. Dit stelt u in staat om zelf de opbouw van het nummer van het MI-plan te bepalen. •

MI instellingen

Bij de MI instellingen kan opgegeven worden welke status er gegeven moet worden aan een afgehandeld MI plan.


MI plan Centix4 biedt vele mogelijkheden om onderhouds- en inspectieplannen zeer efficiënt te beheren. Eén daarvan is het definiëren van een standaard, overkoepelend MI-plan voor een bepaald type object. Wanneer u dit vervolgens aan individuele objecten koppelt, kunt per MI-plan een aantal specifieke instellingen vastleggen, zoals het inspectie-interval en de modus - het deel van het standaard MI-plan dat van toepassing is. Tevens kunt u het interval tussen het aanmaken van een workflow item en de uitvoering van het MI-plan bepalen. Daarnaast kunt u het koppelen aan een onderhoudscontract, project, kostenplaats en aan relevante documenten, zoals werkinstructies, handleidingen, tekeningen, plattegronden, foto’s et cetera. Wanneer u nieuwe apparatuur in gebruik neemt, is onderhoud of inspectie misschien gedurende de eerste jaren niet of slechts beperkt nodig. In zo’n situatie is het mogelijk een periode in te stellen waarna het MI-plan in werking treedt of bijvoorbeeld de eerste drie jaar een minimale en daarna een uitgebreide inspectie laten uitvoeren. Binnen de beheerstructuur biedt Centix4 u zo de flexibiliteit om het MI-plan af te stemmen op de werkelijke situatie. Om een MI plan aan te maken gaat u naar BestandÆ OnderhoudÆ SysteemtabellenÆ Group: Onderhoud en inspectieÆ MI plan.

Eerst dienen de basis gegevens van het MI plan ingevuld te worden. Er wordt hier om de volgende gegevens gevraagd: •

ID

Het ID van het MI plan •

Omschrijving

Een korte omschrijving van het MI plan. •

Inspectienorm

Hier wordt de eerder aangemaakte inspectienorm opgegeven


•

Standaard MI workflow instelling

Wanneer wordt gekozen om automatisch een workflow item aan te maken, dan kan de standaard MI workflow instelling opgegeven worden. Deze instellingen zijn door de gebruiker zelf aan te maken. •

Tijd schema

Het tijdschema van het MI plan. Hier wordt opgegeven hoe vaak het MI plan voorkomt. Tijdschema’s zijn door de gebruiker aan te maken.

Stappen Wanneer de basis gegevens van het MI plan zijn ingevuld en opgeslagen kunnen er stappen worden toegevoegd. Stappen kunnen bijvoorbeeld bestaan uit: visuele inspectie, meting of instructie. Klik hiervoor op ‘steps’ in het linkervenster.

Modus Onder modus kunnen verschillende modus worden aangemaakt welke bij dit MI plan kunnen voorkomen. Zo kan hier bijvoorbeeld gekozen worden voor een van de volgende modus: - Grote inspectie - Kleine inspectie - Keuring - Onderhoudsbeurt Klik hiervoor op ‘sequence’ in het linkervenster.


Vragen Op een MI plan zijn twee soorten vragen te koppelen, algemene vragen en object type georiënteerde vragen. Als basis kunnen geldende normen en richtlijnen dienen, zoals NEN-normen, maar ook eigen interpretaties van normen of zelf opgestelde criteria. De inhoud van de inspectie wordt opgebouwd door deze normen, richtlijnen en criteria te vertalen naar een set van vragen. Daarbij maakt Centix4 onderscheid tussen vier verschillende stappen: 1. Vraag (vragen die door het schouwen van het object beantwoord moeten worden). 2. Meting (vragen waarvoor meetwaarden handmatig moeten worden ingevoerd). 3. Geautomatiseerde meting (metingen die met een meetapparaat worden verricht). 4. Instructie (instructies zoals meetinstructies voor een inspecteur). Voor elke vraag is vast te leggen of de inspecteur verplicht is deze te beantwoorden en op welke manier. Ook zijn foto’s die tijdens de inspectie worden gemaakt toe te voegen en te voorzien van aantekeningen. Wanneer voor een object of een inspectienorm een generieke set van vragen is gedefinieerd, dan kunnen deze in verschillende ‘modussen’ worden gehanteerd. Een modus is een selectie van vragen die in een specifieke situatie van toepassing zijn. Een goed voorbeeld is het onderscheid bij auto’s tussen een grote beurt, een kleine beurt en een APK. Voor elke modus kan een selectie uit de totale vragenlijst voor het object worden vastgesteld, die bij het plannen van een inspectie of onderhoudsbeurt eenvoudig kan worden gekozen. Er wordt met verschillende vraagsoorten gewerkt. Bij de vraagsoort ‘afwijking’ worden tijdens de inspectie één of meerdere afwijkingen op de vraag gekoppeld. Bij de vraagsoort ‘meting’ worden tijdens de inspectie één of meerdere metingen op de vraag gekoppeld. Het antwoord van de meting is goed, fout of niet van toepassing. Er wordt vanuit gegaan dat bij de vraagsoort ‘afwijkingen’ er altijd één of meerdere afwijkingen gekoppeld worden als het antwoord op de vraag fout is. Het aangeven van de prioriteit van de gevonden afwijking wordt tijdens de inspectie op de afwijking vastgelegd. Het voldoen aan de normversie wordt bepaald op het niveau van de vraag (bij antwoord fout wordt er niet voldaan aan de normversie). In tegenstelling tot de vraagsoort ‘afwijkingen’, waarbij er dus sprake is van een afwijking als er één of meerdere afwijkingen zijn gekoppeld, is dat bij een vraag van de vraagsoort ‘meting’ niet het geval. De inspecteur zal zelf de meetwaarden moeten interpreteren en moeten vaststellen of de meting voldoet aan de normversie. Het is belangrijk dat de vragen op een eenduidige manier geformuleerd worden. Stel dat er in een normversie vastgelegd staat dat een uitlaat deugdelijk gemonteerd dient te zijn. Dan kunnen bijvoorbeeld de volgende vragen gesteld worden: ‘Zijn er voldoende beugels gemonteerd?’ en ‘Zijn de bevestigingsbouten van de uitlaatdemper in orde?’. Zo kunnen er meerdere vragen geformuleerd worden welke van belang zijn om de ‘normtekst’ af te dekken.


Generieke vragen Generieke vragen zijn vragen die betrekken hebben op alle objecttypen waar het MI plan aan gekoppeld is. Deze generieke vragen worden aangemaakt door het juiste MI plan te openen en op ‘generic’ te klikken (in het linkervenster). Object type georiënteerde vragen In het geval dat de vragen die u wilt invoeren alleen georiënteerd zijn op een enkel objecttype, dan klikt u op ‘object type’ (in het linkervenster). Vervolgens komt een overzicht in beeld met objecttypen waar al vragen voor zijn aangemaakt. Wanneer nog geen objecttype georiënteerde vragen zijn aangemaakt, dan zal dit scherm leeg zijn.

Vragen aanmaken Door een vragenlijst te openen kunt u hier vragen en voorcalculaties aan toevoegen. Bij het aanmaken van een nieuwe vraag dient u er drie tabbladen in te vullen: - Algemeen - Modussen - Afbeelding Per tabblad is een aantal velden in te vullen. Alleen het tabblad algemeen bevat verplichte velden. Algemeen Onder het tabblad algemeen zijn een aantal velden in te vullen. De velden ID, Positie, Vraag type en Vraag zijn verplicht. Alle andere vragen zijn optioneel.


•

ID

Het ID van de vraag. •

Positie

Een computer kan alleen op ‘logische’ waarden sorteren. De volgorde van uw inspectie valt dan ook niet samen met het sorteren van bijvoorbeeld de vragen. Om toch uw inspectie logisch te laten verlopen is het positienummer beschikbaar. In dit veld kunt u de volgorde van uw inspectie aangeven. Het gebruik van dit veld is sterk afhankelijk van de groeperingen en sorteringen binnen uw inspectieproces (en daar dient men tijdens de inrichting van de software dus ook rekening mee te houden). Stel dat het inspectiescherm qua groeperingen en sortering als volgt is opgebouwd: Hoofd groepering op objecttype, 1e subgroepering op groep, 2e subgroepering op categorie, 3e subgroepering op subcategorie en de sortering op het positienummer. Voor de groepering en sortering is het dan belangrijk om per vraag een logisch positienummer te bedenken. •

Vraag type

De vraag typen zijn voor gedefinieerd. Er kan gekozen worden uit vier verschillende typen vragen. Deze typen staan vast en zijn dus niet aan te passen. De vier typen zijn: -

Question (vraag) Measurement (Meetwaarde) Remark (Opmerking/instructie)


•

Automated (Geautomatiseerde meting)

Verplicht

Hier wordt met een vinkveld aangegeven of een antwoord op de vraag verplicht is voor de inspectie. •

Stap

De vraag heeft betrekking op een van de eerder aangemaakte stappen op het MI plan. Als dit het geval is dan kan bij stap de juiste stap worden gekozen. •

Groep

Wanneer de vraag onder een van de eerder aangemaakte groepen valt, dan kan deze groep hier opgegeven worden. •

Categorie

Net als bij groep en stap kan er bij categorie ook een categorie worden geselecteerd, waarop deze vraag betrekking heeft. Door stap, groep en categorie in te vullen worden uitgebreide inspecties overzichtelijker. Deze velden zijn niet verplicht. •

Normreferentie

Bij normreferentie is een ruim tekstvak waar de normtekst ingezet die bij deze vraag hoort. •

Vraag

Hier formuleert u de vraag zo kort mogelijk, maar wel met een goede weergave van de normreferentie. •

Opmerkingen

Eventuele opmerkingen die betrekking kunnen hebben op de vraag.


Afwijkingen/metingen Wanneer een vraag is opgeslagen kan deze weer geopend worden door deze te selecteren en op F6 te drukken. Hiernaast heeft een vraag ook nog de mogelijkheid om hier standaard afwijkingen en metingen aan te koppelen. Het hangt af van het type vraag wat er gekoppeld wordt aan de vraag. Vraag – Afwijking Meting – Meetwaarden Automatische meting – Meetinstrument Afwijking Een afwijking komt voor uit een vraag. Dit is over het algemeen een visuele inspectie. Een afwijking kan aangemaakt worden zoals in onderstaand voorbeeld is aangegeven.

Meting Op het moment dat een vraag wordt beantwoord doormiddel van een meting dan kunnen er eventuele meetwaarden worden toegevoegd aan de vraag.


Geautomatiseerde meting Bij een geautomatiseerde meting is op te geven welke meetinstrumenten de mogelijkheid hebben om de meting uit te voeren. Een meetinstrument kan worden geselecteerd en vervolgens worden verplaatst doormiddel van de pijltjes knoppen.


Voorcalculatie Naast het aanmaken van vragen, is het ook mogelijk om een voorcalculatie op het MI-plan te koppelen. Voorcalculaties kunnen zowel algemeen zijn als object type georiënteerd.

•

Generiek

Generieke voorcalculaties zijn calculaties die betrekking hebben op alle objecttypen waar het MI-plan aan gekoppeld is. Deze generieke voorcalculaties worden aangemaakt door het juiste MI plan te openen en op ‘generic’ te klikken. •

Object type georiënteerd

Wanneer de calculaties die u gaat aanmaken alleen georiënteerd zijn op een enkel object type, dan is wordt hier ‘object type’ aangeklikt. Vervolgens komt overzicht in beeld met objecttypen, waar al calculaties voor zijn aangemaakt. In het geval dat er nog geen objecttype georiënteerde calculaties zijn aangemaakt dan zal dit scherm leeg zijn.


Aanmaken nieuwe calculatie Bij het aanmaken van een nieuwe calculatie, dient een aantal velden ingevuld te worden. De velden gemarkeerd met een rode stip zijn verplichte velden. Een ingevulde calculatie ziet er ongeveer als onderstaand voorbeeld uit.

Modussen Bij modussen kan aangegeven worden onder welke modus een vraag moet voorkomen. Zo zal niet tijdens iedere inspectie dezelfde vraag gesteld worden, maar kan de gebruiker aangeven welke vragen in welke modus beantwoord moeten worden. Wanneer de vraag een meting bevat, dan is het mogelijk om onder modussen zowel een modus als een meting toe te voegen.


Modussen en metingen kunnen worden geselecteerd en met de pijltjes knoppen worden toegevoegd of verwijderd.

Afbeelding Soms is het prettig om bij een vraag een afbeelding kwijt te kunnen, zodat het voor de monteur duidelijker wordt wat met de vraag wordt bedoeld. Dit kan een foto of een schema zijn. Door het tabblad afbeelding te openen, kan via rechter muisknopÆ importeer afbeelding een afbeelding geïmporteerd worden. Op deze manier kan een afbeelding ook worden geëxporteerd, zodat de afbeelding opgeslagen kan worden of bijvoorbeeld in een e-mail gebruikt kan worden.


Algemene onderhouden Lijsten Inleiding Voor het omschrijven van de eigenschappen van objecttypen, locatietypen of CRMprofieltypen is het handig om gebruik te maken van standaard lijsten. Op die manier weet u zeker dat alle gebruikers dezelfde eigenschappen gebruiken. Bovendien versnelt en vergemakkelijkt het kiezen uit een standaard lijst met mogelijkheden, het aanmaken van een object, locatie of relatie. In Centix4 zijn lijsten zijn vrij aan te maken en door de gehele applicatie heen te gebruiken. Lijsten Het gebruik van lijsten maakt het mogelijk om gebruikers van Centix4 op bepaalde momenten verplicht te laten kiezen uit een vast aantal voorgedefinieerde mogelijkheden. Bijvoorbeeld wanneer bij de eigenschappen van een object- of locatietype bijvoorbeeld een standaard maat ingevuld moet worden. U kunt dan hiervoor een lijst met maatnotaties definiëren, zoals: centimeter, meter, liter, vierkante meter en kubieke meter. Voor elke lijst is tevens een sublijst aan te maken. Onder een lijst van automerken kan bijvoorbeeld een sublijst van de modellen per merk worden aangemaakt. Eventueel kan onder deze sublijst nog een sublijst worden gemaakt met de verschillende uitvoeringen per model. Automerk Lijst

Fiat

Type Lijst

Doblo Cargo

Uitvoering Lijst

SX Maxi 1.9 Multijet DPF

Wanneer in de lijst een merk is geselecteerd kan er een type worden gekozen uit de sublijst. Deze sublijst geeft alleen de types voor het geselecteerde merk. Hetzelfde geld voor de sublijst met uitvoeringen.


1. Het openen van lijst Lijsten die al eerder zijn aangemaakt kunt u openen door Bestand Æ Onderhoud Æ Systeem tabellen kiezen uit het menu. Vervolgens opent u Groep: AlgemeenÆ Lijsten. Vervolgens wordt een overzicht van alle lijsten in Centix4 weergegeven. 2. Nieuwe lijsten aanmaken Om een nieuwe lijst aan te maken, kies Groep: AlgemeenÆ Lijsten. Klik vervolgens met de rechtermuisknop in de kolom met bestaande lijsten en kies Toevoegen.

U dient nu een unieke ID en een omschrijving (naam van de lijst) op te geven. Als de lijstnaam is opgeslagen, kunt u er velden aan toevoegen door de lijst te selecteren en in het eigenschappenvenster op rechtermuisknop en Toevoegen te kiezen. Voor elk veld dat u aan een lijst toevoegt, dient u eveneens een ID en een omschrijving in te vullen. Een lijst waarvoor gekozen is om alleen automerken in aangemaakt worden zal er als volgt uitzien:

3. Sublijsten aanmaken

Handleiding: Onderhoud & Inspecties Publicatiedatum: 9 maart 2009 (versie 1.2) Pagina 223 van 228 pagina’s. Om een lijst aan te vullen met een sublijst opent u Groep: Algemeen Æ Lijsten. Vervolgens selecteert u de lijst waaronder een sublijst dient te komen. Het aanmaken van de sublijst gaat op dezelfde manier als het aanmaken van een lijst.

In het voorbeeld is voor het automerk Citroën een sublijst met modellen aangemaakt. Per model is weer een sublijst e maken met uitvoeringen. In principe is dit zover uit te breiden als wenselijk is. Wel dient hierbij in aanmerking te worden genomen, dat een sublijst alleen te benaderen is als de bovenliggende lijst eerst is geopend. 4. Een lijst verwijderen Indien een lijst verwijderd moet worden, dan is het belangrijk dat alle ingevoegde items verwijderd zijn. Ook mag de lijst niet in gebruik zijn in het eigenschappenveld van bijvoorbeeld een object of locatie type. Dit betekent dat u eerst alle sublijsten moet te verwijderen. Pas wanneer alle ingevoerde velden uit de lijst zijn verwijderd, kan de lijst zelf verwijderd worden.

Inhoudsopgave. Installatie en beheer van uw Centix configuratie Algemene functionaliteit Vensters Vensters Werkbladen

Recommend Documents