CONTINUOUS IMPROVEMENT MINDSET

CONTINUOUS IMPROVEMENT MINDSET

Oleh: Mulyadi Universitas Gadjah Mada [email protected] Jogjakarta, September 2013

BUTIR-BUTIR PENTING 1. Opening remark 2. Mengapa continuous improvement?

3. Paradigma continuous improvement 4. Continuous improvement mindset 5. Perwujudan continuous improvement mindset 6. Closing remark

APA YANG KITA BAHAS SEKARANG? 1. Opening remark 2. Mengapa continuous improvement?


Opening Remark

There is no resting place for an enterprise in a competitive society (Alfred Sloan Jr.)



MENGAPA CONTINUOUS IMPROVEMENT SANGAT PENTING?

 Customer memegang kendali bisnis  Persaingan global sangat intense

 Lingkungan bisnis yang turbulen

AMERIKA MENIRU JEPANG?  Bangsa Amerika: breakthrough  Bangsa Jepang: kaizen  Kaizen = small gradual continuous improvement

INOVASI

KOMBINASI INOVASI DAN KAIZEN

KARAKTERISTIK KAIZEN KAIZEN

INNOVATION

Effect

Long-term and long lasting, but undramatic

Short-term , but dramatic

Pace

Small steps

Big steps

Time frame

Continuous and incremental

Intermittent and non-incremental

Change

Gradual and constant

Abrupt and volatile

Envolvement

Everybody

Select few “champions”

Approach

Collectivism, group efforts, systems approach

Rugged individualism, individual ideas and efforts

Mode

Maintenance and improvement

Srap and rebuild

Spark

Conventional know-how and state of the art

Technological breakthroughs, new inventions, new theories

KARAKTERISTIK KAIZEN KAIZEN

INNOVATION

Practical requirements

Requires little investment, but great effort to maintain it

Requires large investment, but little effort to maintain it

Effort orientation

People

Technology

Evaluation criteria

Process and efforts for better results

Result for profits

Advantage

Works well in slow-growth economy

Better suited to fast-grown economy

BAGAIMANA MERUMUSKAN MISI ORGANISASI?  The theory of the business Peter F. Drucker Core Competence

What do we do best in that business?

Mission Statement

*What need do we meet? *Who is our customer? *What business are we in?

Environment

Assumption about Environment

BAGAIMANA MEMBANGUN DAYA SAING

Kompetensi Inti

Misi Organisasi

Constant Reinventing of Advantage

Mission Redefinition or Reconfirmation

Asumsi tentang Lingkungan

Trendwatching and Envisioning

ASSUMPTIONS ABOUT ENVIRONMENT Assumptions about Environment

Pergeseran ke Smart Technology Smart Technology

Change becomes constant, radical, simultaneous, fast, and pervasive

Knowledge Workers

Proses Globalisasi

Mobilty

Simultaneity

Bypass

Pluralism

MANAGING CHANGE: A COMPETITIVE NECESSITY Core Competency

Managing Change

Mission Statement

Improvement berkelanjutan terhadap proses dan sistem

Assumptions about Environment

Change becomes constant, radical, simultaneous, fast, and pervasive

LEADERSHIP AND MANAGERSHIP SKILL Core Competence

Vision

Strategy

Leadership Skill

Strategic Planning

Budgeting

Managing Change Managership Skill

PERUBAHAN MACAM APA?  Incremental change  Transformational change  Radical change  Deep change  Walking naked to the land of uncertainty

POLA PERUBAHAN Perubahan ke-3

Perubahan ke-2

Perubahan ke-1

DISCONTINUOUS CHANGE

Discontinuous Change



SEBERAPA CEPAT PERUSAHAAN HARUS IMPROVING? In a competitive market, an organization that is not improving is losing ground. In fact, improving is not enough; to gain ground one has to be improving at a faster rate than the competition.

(Greg Bound)



PARADIGMA CONTINUOUS IMPROVEMENT  Paradigma improvement berkelanjutan menggeser pandangan manajer terhadap  Terjadinya improvement  Respon terhadap kesalahan  Peran dan wewenang manajer, serta fokus perhatian manajer  Pengendalian  Cara

PERGESERAN PARADIGMA TERHADAP TERJADINYA IMPROVEMENT OLD PARADIGM

NEW PARADIGM

Difokuskan ke pengembangan produk

Difokuskan ke sistem yang lebih luas

Bersifat reaktif terhadap problem

Tidak kenal batas akhir

Terbatas pada terobosan

Bersifat proaktif terhadap peluang Mencakup terobosan dan langkah-langkah kecil

PERGESERAN PARADIGMA RESPON TERHADAP KEKELIRUAN OLD PARADIGM Hukuman, ketakutan, penutupan kesalahan, mencari orang yang perlu diperbaiki, Karyawan bertanggung jawab atas kekeliruan

NEW PARADIGM Belajar, keterbukaan, mencari proses/sistem yang perlu diperbaiki, Manajemen bertanggung jawab atas kekeliruan

PERGESERAN PERAN MANAJER OLD PARADIGM

NEW PARADIGM

Mengelola dan Menantang status quo mempertahankan status quo Mengendalian orang lain Mempercepat strategic improvement

PERGESERAN PARADIGMA WEWENANG OLD PARADIGM

NEW PARADIGM

Dipacu dari atas (top-driven) via rules and policies

Dipacu oleh customer melalui visi, enablement, and empowerment

PERGESERAN PARADIGMA FOKUS IMPROVEMENT OLD PARADIGM Business results through quotas and target

NEW PARADIGM Business results through capable systems, means tied to results

PERGESERAN PARADIGMA PENGENDALIAN OLD PARADIGM

NEW PARADIGM

Scoring, reporting, evaluating

Statistical study of variation to understand causes

PERGESERAN PARADIGMA CARA OLD PARADIGM Didelegasikan oleh manajer ke staf dan bawahannya

NEW PARADIGM Dimiliki oleh manajer yang memimpin staf dan bawahannya dalam melakukan improvement

APA YANG KITA BAHAS SEKARANG? 1. Opening remark 2. Mengapa continuous improvement? 3. Paradigma continuous improvement 4. Continuous improvement mindset a) b) c)

Paradigma Keyakinan dasar Nilai dasar

5. Perwujudan continuous improvement mindset 6. Closing remark

CONTINUOUS IMPROVEMENT MINDSET

Tampak Luar

Pengetahuan Manajemen

KEYAKINAN DASAR: (1) kita harus mengetahui fakta, (2) alasan dan belajar, (3) selalu ada cara yang lebih baik, (4) kita harus selalu berusaha untuk sempurna NILAI DASAR: (1) kejujuran, (2) kerendahan hati, (3) kerja keras, (4) kesabaran, (5) keterbukaan, (6) keberanian.

Paradigma Continuous Improvement

Mindset yang Mendasari Perilaku Bisnis




KEYAKINAN DASAR  Harus mengetahui fakta  Alasan dan belajar  Selalu ada cara yang lebih baik  Harus selalu berusaha untuk sempurna; orang tidak akan pernah mencapai kesempurnaan tersebut

Harus Mengetahui Fakta

HARUS MENGETAHUI FAKTA  Continuous improvement mengharuskan personel mengetahui di mana mereka sekarang berada, kemana mereka ingin menuju di masa yang akan datang, dan kemajuan yang telah mereka capai dalam mewujudkan tujuan mereka.

HARUS MENGETAHUI FAKTA  Untuk mewujudkan improvement berkelanjutan, personel perlu mengumpulkan dan menganalisis berbagai fakta tentang:  kondisi proses dan sistem yang digunakan untuk menghasilkan customer value,  ke arah mana proses dan sistem tersebut ditingkatkan kualitasnya,  kemajuan yang telah dicapai dalam peningkatan proses dan sistem yang diinginkan.

FAKTA TENTANG APA?  Fakta tentang apa yang menurut pikiran personel terjadi,

 Fakta tentang apa yang sebenarnya terjadi,

 Fakta tentang apa yang akan terjadi.

Alasan dan Belajar

ALASAN  Fakta yang dikumpulkan tentang proses dan sistem yang digunakan untuk menghasilkan customer value kemudian digunakan sebagai pengetahuan bagi personel untuk bekerja lebih baik—yaitu belajar dari fakta untuk melakukan improvement.

 Fakta yang dikumpulkan dari proses dan sistem digunakan untuk mencari dasar alasan mengapa suatu penyimpangan terjadi (apakah karena bersifat kebetulan atau karena ada penyebab yang perlu mendapatkan perhatian yang lebih serius).

BELAJAR  Dengan cara ini, personel dapat belajar untuk memahami masalah ke penyebab terjadinya, dan berdasarkan fakta, mereka melakukan improvement terhadap proses dan sistem.

 Belajar merupakan rasa haus untuk mengetahui lebih banyak, yang jika digabungkan dengan pengumpulan fakta dan penggunaan fakta untuk memecahkan masalah yang terjadi akan merupakan landasan yang kuat untuk melakukan improvement terhadap proses dan sistem.

Selalu Ada Cara yang Lebih Baik

SELALU ADA CARA YANG LEBIH BAIK  Keyakinan dasar “selalu ada cara yang lebih baik” merupakan suatu komitmen tidak sekadar menjadi terbaik, namun lebih dari itu, untuk menjadi lebih baik, dan tidak pernah berhenti untuk mencapai yang lebih baik.

 Dalam paradigma improvement berkelanjutan, terkandung keyakinan dasar bahwa tujuan personel adalah untuk mencapai tingkat kinerja yang selalu lebih baik.

 Dalam perusahaan, tujuan improvement adalah “lebih baik, lebih cepat, dan lebih murah.”

SELALU ADA CARA YANG LEBIH BAIK  Untuk merangsang improvement berkelanjutan, Motorola merumuskan formula berikut ini:  hilangkan rasa puas,  tetapkan tujuan heroik yang memaksa pemikiran baru,  naikkan batas tujuan, jika telah mendekati pencapaian tujuan.

 Untuk menumbuhkan semangat improvement berkelanjutan, kritik terhadap proses dan sistem yang sedang digunakan untuk menghasilkan customer value tidak hanya dapat diterima, namun lebih dari itu, harus dipacu.

SELALU ADA CARA YANG LEBIH BAIK  Everyday in anyway there is a better way  What’s good can be improved  If it ain’t broke, brake it, or somebody else will brake it for you

Harus Selalu Berusaha untuk Sempurna; Orang Tidak Akan Pernah Mencapai Kesempurnaan Tersebut

SELALU BERUSAHA UNTUK SEMPURNA  Mengapa? Karena kesempurnaan tidak akan pernah dapat kita capai

 Komitmen terhadap kualitas dapat diibaratkan sebagai: “suatu perlombaan tanpa garis akhir.”

 Kebutuhan dan keinginan customers senantiasa berubah dan berkembang. Kompetisi selalu mengubah batas-batas customer value.

 Dengan demikian, personel senantiasa harus melakukan improvement berkelanjutan terhadap proses dan sistem untuk menjadikan sempurna produk dan jasa yang dihasilkan, meskipun kesempurnaan tersebut tidak akan pernah dicapai.




NILAI DASAR Kejujuran Kerendahan hati Kerja keras Kesabaran

Keterbukaan Keberanian

KEJUJURAN  Honesty is our ability to see thing as it is  To solve a problem is by solving the problem  Alternatives:  To solve a problem by running away from the problem  To solve a problem by pretending that the problem doesn’t exist  To solve a problem by hoping that the problem will vanish as time passing by

KERENDAHAN HATI  Kerendahan hati adalah kemampuan untuk mengakui dan menerima kelebihan orang lain

 Diperlukan kerendahan hati dalam belajar, karena dalam belajar orang harus mengakui bahwa ia tidak tahu dan ia perlu belajar lebih banyak.

 Dalam belajar orang dapat menjadikan siapa saja gurunya, baik dari personel yang baru masuk kerja sampai yang sudah pensiun, dari personel bawahan sampai kawan sekerja, dari personel kantor sampai personel pabrik.

 Diperlukan kerendahan hati untuk menjadikan siapa saja guru kita dalam melakukan improvement berkelanjutan.

 Bahkan pesaing pun perlu dihormati, karena kalau perusahaan dapat mencapai suatu improvement, pesaing pun dapat mencapainya. Diperlukan kerendahan hati untuk mengakui keunggulan pesaing.

KERJA KERAS  Continuous improvement memerlukan penghargaan tinggi terhadap kerja keras yang tidak kenal lelah.

 Improvement berkelanjutan memerlukan semangat untuk bereksperimen, dan eksperimen selalu mengandung kemungkinan gagal. Penghargaan tinggi terhadap kerja keras dapat mencegah terjadinya keputusasaan karena kegagalan.

KESABARAN  Kesabaran adalah kemampuan seseorang untuk menerima kelainan yang terjadi dalam diri orang tersebut untuk jangka waktu panjang.

 Di dalam paradigma improvement berkelanjutan, orang didorong untuk melakukan eksperimen dalam improvement terhadap proses dan sistem.

 Setiap eksperimen mengandung kemungkinan gagal. Personel harus memiliki kemampuan untuk menerima kegagalan, karena kemampuan ini yang mengantarkan mereka menuju keberhasilan eksperimen menghasilkan improvement.

 Kesabaran adalah kemampuan seseorang di dalam menerima kegagalan dalam jangka panjang.

OPEN-MINDEDNESS  Keterbukaan terhadap hal yang baru merupakan nilai yang perlu dijunjung tinggi oleh seluruh personel perusahaan, untuk menjadikan mereka senantiasa mampu membaca setiap perubahan yang terjadi dalam lingkungan bisnis yang mereka hadapi.

 Nilai keterbukaan terhadap hal yang baru memungkinkan organisasi melakukan penggeseran paradigma, jika kondisi lingkungan memerlukan penggeseran tersebut.

 Pergeseran paradigma merupakan awal improvement yang akan diimplementasikan oleh perusahaan.

 Keterbukaan terhadap sesuatu yang baru dilandasi oleh kejujuran dalam melihat kenyataan, keberanian, kerendahan hati, luasnya wawasan dan pengetahuan (knowledge) yang dikuasai oleh personel perusahaan.

KEBERANIAN (1)  Keberanian adalah keteguhan hati seseorang dalam mempertahankan pendirian, keyakinan, prinsip, visinya; keteguhan hati dalam mengambil posisi.

 Keberanian juga berarti kemampuan untuk mengubah pikiran; kemampuan untuk mengatakan, “Saya tidak tahu, namun saya akan mencari jawabannya;” kemampuan untuk mengakui bahwa dirinya tidak sempurna; kemampuan untuk tetap belajar, tidak puas dengan sukses yang telah dicapai; kemampuan untuk meletakkan prinsip di atas prasangka dan di atas expediency (cari mudahnya saja).

KEBERANIAN (2)  Keberanian adalah kapasitas untuk tetap maju dengan adanya ketakutan dan penderitaan yang menyertainya.

 Keberanian bukan berarti bebas dari adanya ketakutan, karena ketiadaan rasa takut merupakan suatu jenis kerusakan otak.

 The land of excellent is safely guarded from unworthy intruder. At the gates stand two fearsome sentries—risk and learning. The keys to entrance are faith and courage.

 Jika personel memiliki visi untuk menjadikan perusahaannya unggul di masa yang akan datang, mereka perlu menyadari bahwa mereka harus melakukan perjalanan yang jarang dilalui oleh orang kebanyakan. Mengapa?

KEBERANIAN (3)  Karena kebanyakan orang akan enggan mengayunkan langkah pertama, setelah mengetahui risiko yang akan mereka hadapi selama perjalanan dan setelah mengetahui pengorbanan yang harus dilakukan dalam perjalanan.

 Atau mereka kebanyakan gagal dalam langkah-langkah awal perjalanan mereka karena:  tidak mampu belajar dari kegagalan yang mereka alami,  tidak memiliki keyakinan dasar yang kuat mengenai kebenaran visi mereka dan tidak memiliki keberanian, padahal keyakinan dan keberanian inilah yang merupakan kunci menuju ke pintu gerbang keunggulan,  tidak memiliki kesabaran dalam perjalanan mewujudkan visi mereka

The world is full of starters but few finishers.

It is the first step that stop most people.




PERWUJUDAN CONTINUOUS IMPROVEMENT MINDSET  Organisasi sebagai destabilizer  Peran manajer  De-jobbed organization  Teamwork  Cross-functional approach  Kualitas, Keandalan, Kecepatan, Efisiensi Biaya

Organisasi sebagai Destabilizer

HAKIKAT TUJUAN PEMBANGUNAN ORGANISASI  Organisasi pada hakikatnya dibangun untuk menciptakan perubahan

 Namun dalam perjalanan hidupnya, organisasi seringkali berubah sebagai alat untuk mempertahankan status quo

 Organisasi didesain sebagai destabilizer— creative destruction and creative reconstruction

ORGANISASI SEBAGAI DESTABILIZER  Didesain dengan struktur yang fleksibel untuk menghadapi perubahan lingkungan bisnis. Struktur lebih datar (flatter) dan virtual organization merupakan struktur yang pas dengan lingkungan bisnis yang turbulen.

 Dipimpin oleh leader yang memiliki kemampuan untuk menciptakan dan mengelola perubahan.

ORGANISASI  STRUCTURE:Flatter and Virtual  CAPABILITY:

 Learning capability  Capacity for change  Accountability  ACCOUNTABILITY:

 The art of progress is to preserve change amid order and to preserve order amid change

Peran Manajer

PERAN MANAJER  Peran lama manajer: sebagai boss yang bertanggung jawab untuk mempertahankan status quo dan mengendalikan bawahannya

 Peran baru manajer: sebagai coach bagi karyawan yang bertanggung jawab untuk menantang status quo dan untuk menjadikan produktif knowledge yang dikuasai oleh karyawan.

 Pekerjaan yang bersifat kreatif tidak dapat diawasi dengan menggunakan aturan dan jenjang organisasi sebagaimana pekerjaan-pekerjaan yang secara berwujud dapat diamati, seperti pengoperasian mesin-mesin mekanik.

 Pekerjaan kreatif hanya dapat diawasi melalui perumusan visi organisasi dan melalui penanaman values ke dalam diri personel.

PERAN BARU MANAJER Kompetensi untuk mengelola perubahan

Kompetensi untuk memberdayakan karyawan

Kompetensi untuk menerapkan MAT

Desain dan implementasi sistem untuk memungkinkan personel berkompeten dalam melakukan improvement berkelanjutan.

MANAGEMENT ACCOMPLISHMENT TOPOGRAPH: MANAJER PUNCAK

MANAGEMENT ACCOMPLISHMENT TOPOGRAPH: OPERATOR

Tahap Transformasional

Tahap Ketidakpastian Wawasan

Konfirmasi

Panik Kehabisan tenaga

Percobaan Sinergi Visi Ilusi

Penguasaan Keinginan Rutinisasi

Takut gagal

Tahap Rutinisasi

Stagnasi

Tahap Pemicuan

SIKLUS PERUBAHA N TRANSFORMATIONAL

DE-JOBBED ORGANIZATION  Continuous improvement mindset menuntut knowledge workers bekerja berdasarkan kreativitasnya.

 Perusahaan akan berpindah dari perubahan yang satu ke perubahan yang lain, mengikuti trend perubahan lingkungan bisnis yang turbulen.

 Dalam kondisi seperti ini, tidak mungkin perusahaan menyusun deskripsi pekerjaan untuk personelnya. Di samping itu, pekerjaan kreatif tidak dapat dibuatkan job description.

 Oleh karena itu, organisasi masa yang akan datang akan berubah menjadi de-jobbed organization—suatu organisasi yang pekerjaan personelnya tidak dibuatkan deskripsi pekerjaan (job description).

TEAMWORK  Organisasi harus dikelola berdasarkan kerja tim untuk menghadapi perubahan.

 Perusahaan perlu membentuk dua macam tim:: tim masa depan dan tim masa kini.

 Tim masa depan bertanggung jawab untuk menghasilkan inovasi, sedangkan tim masa kini bertanggung jawab untuk mengelola inovasi yang dihasilkan oleh tim masa depan.

 Teamwork akan menjadi bentuk organisasi pekerjaan yang cocok untuk melaksanakan improvement berkelanjutan.

CROSS-FUNCTIONAL TEAM  Pendekatan lintas fungsional ini merupakan pendekatan organisasional di dalam memberikan layanan kepada customer.

 Dalam pendekatan ini pekerjaan diorganisasi menurut sistem yang digunakan oleh perusahaan di dalam menghasilkan value bagi customer.

 Setiap sistem ditunjuk case manager yang bertanggung jawab atas layanan jasa kepada customer. Setiap sistem dijalankan oleh sebuah tim yang dipimpin oleh case manager. Anggota tim berasal dari berbagai fungsi, namun di dalam tim mereka bekerja bersama untuk menghasilkan value bagi customer melalui sistem tertentu. Oleh karena tim dipimpin oleh case manager, fokus tim dapat dipusatkan terhadap layanan kepada customer.

 Oleh karena kebutuhan customer senantiasa mengalami perubahan, crossfunctional team dengan cepat dapat memberikan respon terhadap perubahan tersebut, karena anggota tim tidak lagi terikat pada organisasi fungsionalnya, namun berorientasi kepada pemuasan kebutuhan customer.



5. Perwujudan continuous improvement mindset 6. Closing remarks

CLOSING REMARK

Bad news should travel faster than good news. Bill Gates, Chairman, Microsoft

CLOSING REMARK

Quality is never an accident; it is always the result of intelligent effort. John Ruskin

CONTINUOUS IMPROVEMENT MINDSET

Recommend Documents