BAB 4 ELABORATION CONTINUOUS IMPROVEMENT PHASE

BAB 4 ELABORATION – CONTINUOUS IMPROVEMENT PHASE 4.1 Elaboration Phase

• Appropriate Metrics to Establish a Baseline for Future Improvement Proses yang diimprove dalam skripsi ini yaitu proses yang berhubungan dengan pengurusan administrasi dosen mulai dari proses penerimaan, pelatihan, penugasan, penelitian dan penerbitan artikel ilmiah, evaluasi jasa, proses JJA, penanganan dosen bermasalah, pembinaan hingga pemberhentian. Pada tahap elaborasi ini, proses-proses yang akan diimprove yaitu proses penerimaan dosen, JJA, pelatihan, cuti dan aktif kembali. Perubahan ini dianggap perlu untuk dilakukan karena terdapat beberapa aktivitas di dalam proses tersebut yang membutuhkan biaya dan waktu yang besar, sehingga melalui tahapan ini diharapkan dapat mengefisiensikan biaya dan mengefektifitaskan waktu. Improvement yang diusulkan merupakan rekomendasi untuk perbaikan kinerja organisasi. Target yang ingin dicapai dalam skripsi ini adalah: •

Efisiensi

Dengan adanya digital document, search engine Surat Keputusan, akses JJA online, pengajuan cuti dan aktif kembali online serta pendaftaran pelatihan online maka akan memberikan kemudahan baik bagi pihak BINUS University, yang dalam hal ini dilakukan oleh bagian LRC maupun bagi dosen. Diharapakan dengan adanya kemudahan ini maka akan menyebabkan waktu yang diperlukan untuk

melakukan aktivitas yang terkait dengan proses tersebut dapat diminimalisasi (diefisienkan). •

Efektifitas

Dengan adanya digital document, search engine Surat Keputusan, akses JJA online, pengajuan cuti dan aktif kembali online serta pendaftaran pelatihan online maka akan memberikan kemudahan baik bagi pihak BINUS University, yang dalam hal ini dilakukan oleh bagian LRC maupun bagi dosen sehingga biaya karyawan dan biaya yang dikeluarkan untuk pencetakan dan pengiriman juga dapat berkurang. Penghematan biaya ini menyebabkan biaya yang dikeluarkan untuk menyelesaikan suatu aktivitas semakin menurun. Tabel 4.1 Appropriate Metrics to Establish a Baseline for Future Improvement Target Awal •

Cara Mengukur

S umber

M eningkatkan

Berdasarkan

efisiensi dengan

dikeluarkan

pengurangan

dokumen dan SK manual, Proses langsung dan

biaya sekitar

mengurus JJA, proses pengajuan cuti disertai dengan

25% per

dan aktif kembali, proses pendaftaran hasil survey.

semester

pelatihan.

biaya-biaya selama

yang Hasil wawancara,

pemrosesan pengamatan

• Biaya untuk pegawai • Biaya pegawai untuk pemrosesan dokumen (manual) Rp 5,650 per transaksi.

Target Awal

Cara Mengukur

S umber

• Biaya pegawai untuk pemrosesan Surat Keputusan (SK) manual Rp 4,583 per transaksi. • Biaya pegawai untuk proses mengurus JJA Rp 22,656 per transaksi. • Biaya pegawai untuk proses pendaftaran

pelatihan

Rp

232,292 per transaksi. • Biaya pegawai untuk proses pengajuan cuti Rp 7,292 per transaksi. • Biaya pegawai untuk proses pengajuan aktif kembali Rp 7,292 per transaksi. - Biaya lain-lain Biaya lain-lain antara lain terdiri dari biaya listrik, pencetakan, pengiriman, penyimpanan yang berbeda-beda untuk tiap proses dan aktivitas.

Target Awal

Cara Mengukur

S umber

• Biaya lain-lain untuk pemrosesan dokumen (manual) Rp 543 per transaksi. • Biaya lain-lain untuk pemrosesan Surat Keputusan (SK) manual Rp 209 per transaksi. • Biaya lain-lain

untuk

proses

mengurus JJA Rp 7,829 per transaksi. • Biaya lain-lain untuk proses pendaftaran

pelatihan

Rp

105,490 per transaksi. • Biaya lain-lain

untuk

proses

pengajuan cuti Rp 1,388 per transaksi. • Biaya

lain-lain

untuk

proses

pengajuan aktif kembali Rp 2,888 per transaksi.

Target Awal •

Cara Mengukur

S umber

M eningkatkan

Berdasarkan waktu yang digunakan Hasil wawancara,

efektivitas

selama pemrosesan dokumen dan SK pengamatan

dengan

manual, Proses mengurus JJA, proses langsung.

pengurangan

pengajuan cuti dan aktif kembali,

waktu

proses pendaftaran pelatihan.

pemrosesan

• Waktu

untuk

pemrosesan

transaksi sekitar

dokumen (manual) 27 menit per

30 %.

transaksi. • Waktu untuk pemrosesan Surat Keputusan (SK) manual 22 menit per transaksi. • Waktu untuk proses mengurus JJA 98 menit per transaksi. • Waktu untuk proses pendaftaran pelatihan 1085 menit per transaksi. • Waktu untuk proses pengajuan cuti 35 menit per transaksi. • Waktu untuk proses pengajuan aktif

kembali 35

transaksi.

menit

per

• Measurement and Documentation of The Current Actual Performance Berikut merupakan hasil simulasi pengukuran proses yang terjadi pada bagian Lecturer Resource Center terhadap biaya yang harus dikeluarkan ketika menjalankan proses tersebut. Æ Pemrosesan dokumen (manual) Tabel 4.2 Measurement of The Current Actual Performance - Pemrosesan dokumen (manual) A B C D E F G H I J K

Nama Proses

Waktu Waktu Transaksi per transaksi (per hari) transaksi per hari (menit) (menit)

(BxC) Penerimaan dan pendataan dokumen Penyimpanan dokumen Pencarian dokumen Pengiriman dokumen

Total

Biaya pegawai per jam (Rp)

Biaya Biaya Biaya Biaya Lain- Lain- Biaya Lain- Biaya rata- Rata-rata Pegawai lain per jam lain per lain per hari rata per per per hari (Rp) transak (Rp) hari (Rp) transaksi (Rp) si (Rp) (Rp)

(DxE/6 0)

(DxG/60) + (HxB) (F+I)

8

2

16 12,500 3,348

914.29

8 8 8

5 10 10

40 12,500 8,371 80 12,500 16,741 80 12,500 16,741

32

0

245

(J/B)

L

M

Biaya Tahunan Usaha (Rp) Tahunan (% )

(Jx280)

(D/X)

3,593

447

1,006,071 7.41%

289.29 90 289.29 0 289.29 300

917 9,287 387 17,129 2,798 19,539

1,156 2,132 2,432

2,600,491 18.52% 4,795,982 37.04% 5,470,982 37.04%

(X) 27 217 50,000 45,201 1,782.14 390

4,347 49,548

6,166 13,873,527 100.00%

Keterangan : Berikut ini adalah perkiraan biaya yang akan digunakan pada keseluruhan perhitungan Acitivity Based Costing : o Biaya pegawai per jam -

Gaji staff LRC diasumsikan sebesar Rp 2,000,000/ bulan untuk waktu kerja 160 jam sehingga gaji staff LRC per jamnya = Rp 2,000,000/160 = Rp 12,500

-

Gaji Manager LRC diasumsikan sebesar Rp 5,000,000/ bulan untuk waktu kerja 160 jam sehingga gaji Manager LRC per jamnya = Rp 5,000,000/160 = Rp Rp 31,250

-

Gaji Lecturer Development Coordinator diasumsikan sebesar Rp 3,000,000/ bulan untuk waktu 160 jam sehingga gaji LDC per jamnya = Rp 3,000,000/160 = Rp Rp 18,750

o Biaya lain-lain per jam : biaya yang dikeluarkan tergantung pada lamanya transaksi -

Biaya internet Rp 250,000 untuk 1000 jam, sehingga biaya internet per jamnya = 250,000/1000 = Rp 250

-

Biaya listrik untuk industri 1 kWh Rp 1,500, sehingga biaya listrik per per Watt per jamnya adalah = Rp 1,500/1000 = Rp 1.5

-

Daya untuk 1 unit komputer 250W, daya untuk 1 unit scanner 100W, daya untuk 1 unit AC 1110W, daya untuk 1 lampu 60W (terdapat 4 lampu pada satu ruangan LRC)

-

1 AC dan 4 lampu dipakai bersama oleh 7 orang staff sehingga biaya listrik untuk AC dan lampu per jamnya adalah = 1110+(60*4)/7*1.5= Rp 289.29

-

Biaya listrik untuk komputer per jamnya adalah = 250*1.5 = Rp 375

-

Biaya listrik untuk scanner per jamnya adalah = 100*1.5 = Rp150

o Biaya lain-lain per transaksi : biaya yang dikeluarkan tidak tergantung pada lamanya transaksi, melainkan pada banyaknya jumlah transaksi. -

Harga ortner Rp 20,000 untuk kapasitas 500 lembar sehingga biaya untuk per lembar kertasnya = Rp 20,000 : 500 = Rp 50.

-

Harga lemari Rp 500,000 untuk kapasitas 20 ortner sehingga biaya untuk per lembar kertasnya = Rp 500,000 : 20 : 500 = Rp 40.

-

Biaya amplop untuk pengiriman = Rp 300

-

Harga scanner Rp 750,000 untuk pemakaian sebanyak 10,000 kali sehingga harga untuk per lembar kertasnya = Rp 750,000/10,000 = Rp 75.

-

Biaya cetak per lembar kertasnya Rp 200

-

Harga Hard Disk Rp 800,000 dengan kapasitas 250GB sehingga biaya untuk per digital document = Rp 800,000 : 250,000 : 0.2 = Rp 16 (dengan asumsi masing-masing digital document ukurannya 200KB).

o Jumlah hari kerja dalam 1 tahun 280 hari -

Jumlah hari dalam 1 tahun = 365 hari

-

Jumlah hari minggu dalam 1 tahun = 52 hari

-

Jumlah hari libur dalam 1 tahun diasumsikan 21 hari (3 minggu)

-

Jumlah cuti dan cuti bersama 12 hari

Jadi, jumlah hari kerja dalam 1 tahun = 365 – 52 – 21- 12 = 280 hari

Keterangan ABC Pemrosesan dokumen (manual) : 1. Perkiraan jumlah transaksi Perkiraan jumlah transaksi didapat dari : -

Rata-rata dosen yang melamar tiap tahunnya 150 dosen.

-

Jumlah berkas per dosen 15 lembar (terdiri dari surat lamaran, curriculum vitae, ijasah, transkrip nilai, fotokopi Kartu Kelurga dan sertifikat-sertifikat)

Jadi, rata-rata transaksi per hari = 150*15/280 = 8 2. Dalam pemrosesan dokumen secara manual, ada 4 proses utama yang dilakukan yaitu : o Penerimaan dan pendataan dokumen. -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 2 menit per transaksi Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk menerima dokumen dosen beserta penjelasan kelengkapan dokumen dosen dan input data dosen yang bersangkutan ke dalam database dosen.

-

Biaya lain-lain per jam (komputer,AC, lampu, internet) = Rp 375 + Rp 289.29 + 250 = Rp 914.29

o Penyimpanan dokumen. -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit per transaksi Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk merapikan berkas dosen, menyimpannya di ortner yang dimasukkan ke dalam lemari.

-

Biaya lain-lain per jam (AC,lampu) = Rp 289.29

-

Biaya penyimpanan berkas di lemari dan ortner = Rp 50 + Rp 40 = Rp 90

o Pencarian dokumen

-

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 10 menit per transaksi Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk melakukan pencarian pada ortner dan lemari penyimpanan berkas.

-

Biaya lain-lain per jam (AC, lampu) = Rp 289.29

o Pengiriman dokumen -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 10 menit per transaksi Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk memasukkan berkas ke dalam amplop sampai kepada melakukan pengiriman dokumen kepada pihak yang berkepentingan.

-

Biaya lain-lain per jam (AC, lampu) = Rp 289.29

-


3. Perhitungan -

Waktu transaksi per hari (menit) = Transaksi (per hari) x Waktu per transaksi (menit)

-

Biaya Pegawai per hari (Rp) = [Waktu transaksi per hari (menit) x Biaya pegawai per jam (Rp)] / 60 menit

-

Biaya Lain-lain per hari (Rp) = [Waktu transaksi per hari (menit) x Biaya Lain-lain per jam (Rp)] / 60 menit + [Biaya Lain-lain per transaksi (Rp) x Transaksi (per hari)]

-

Biaya rata-rata per hari (Rp) = Biaya Pegawai per hari (Rp) + Biaya Lain-lain per hari (Rp)

-

Biaya Rata-rata per transaksi (Rp) = Biaya rata-rata per hari (Rp) / Transaksi (per hari)

-

Biaya Tahunan (Rp) = Biaya rata-rata per hari (Rp) x 280

-

Usaha Tahunan (%) = Waktu transaksi per hari (menit) / Total Waktu transaksi per hari (menit) x 100%

Kesimpulan : Pemrosesan dokumen secara manual dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 27 menit dan biaya sebesar Rp 6,166 per transaksi. Biaya total yang dibutuhkan untuk pemrosesan dokumen secara manual per tahunnya adalah Rp 13,873,527.

Æ Pemrosesan surat keputusan (manual) Tabel 4.3 Measurement of The Current Actual Performance - Pemrosesan S urat Keputusan (Manual) A

Nama Proses

B

C

D

Waktu per Transaksi transak (per hari) si (menit)

E

Total

1

2

1 1

5 15

3

G

H

I

J

K

Biaya Waktu Biaya LainBiaya Biaya Biaya Biaya Biaya transak Pegawa lain Rata-rata Lain-lain pegawai Lain-lain rata-rata si per i per per per per jam per jam per hari per hari hari hari transa transaksi (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (menit) (Rp) ksi (Rp) (Rp)

(BxC) Penerimaan dan pendataan surat keputusan Penyimpanan dokumen Pencarian dokumen

F

2 12,500

(DxE/6 0)

(DxG/60) + (HxB) (F+ I)

(J/B)

L

M

Biaya Tahunan (Rp)

Usaha Tahunan (%)

(Jx280)

(D/X)

417

664.29

0

22

439

439

122,867 9.09%

5 12,500 1,042 15 12,500 3,125

289.29 289.29

90 0

114 72

1,156 3,197

1,156 3,197

323,617 22.73% 895,250 68.18%

(X) 22 22 37,500 4,583 1,242.86

90

209

4,792

4,792

1,341,733 100.00%

Keterangan ABC Pemrosesan S urat Keputusan (manual): 1. Perkiraan jumlah transaksi Perkiraan jumlah transaksi didapat dari : -

Rata-rata Surat Keputusan per tahunnya 280 SK (SK Pengangkatan, SK Penugasan dan SK lainnya yang berhubungan dengan dosen, baik yang dikeluarkan oleh Rektor, Yayasan maupun DIKTI)

-

Jumlah hari kerja dalam 1 tahun 280 hari.

Jadi, rata-rata transaksi per hari = 280/280 = 1 2. Dalam pemrosesan surat keputusan secara manual, ada 3 proses utama yang dilakukan yaitu : o Penerimaan dan pendataan Surat Keputusan (SK). -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 2 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk menerima Surat Keputusan (SK) dan mendatakan Surat Keputusan (SK) tersebut.

-

Biaya lain-lain per jam (komputer, AC,lampu) = Rp 375 + Rp 289.29 = Rp 664.29

o Penyimpanan dokumen -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit per transaksi Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk menyimpan Surat Keputusan (SK) di ortner yang dimasukkan ke dalam lemari.

-

Biaya lain-lain per jam (AC,lampu) = Rp 289,29

-

Biaya penyimpanan berkas di lemari dan ortner = Rp 50 + Rp 40 = Rp 90

o Pencarian dokumen -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit per transaksi Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk melakukan pencarian pada ortner dan lemari penyimpanan berkas.

-

Biaya lain-lain per jam (AC,lampu) = Rp 289.29

3. Perhitungan -


-


-


-


-


-


-


Kesimpulan : Pemrosesan Surat Keputusan (SK) secara manual dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 22 menit dan biaya sebesar Rp 4,792 per transaksi. Biaya total

yang dibutuhkan untuk Surat Keputusan (SK) secara manual per tahunnya adalah Rp 1,341,733

Æ M engurus jenjang jabatan akademik dosen Tabel 4.4 Measurement of The Current Actual Performance - Mengurus Jenjang Jabatan Akademik Dosen A

Nama Proses

B

C

D

E

Waktu Rata-rata Waktu Biaya transaksi transaksi per pegawai per (per transaksi per jam periode periode) (menit) (Rp) (menit)

(BxC) Pendistribusian daftar dosen kandidat JJA dan persetujuan Pengiriman surat briefing ke dosen Pencetakan dan pendistribusian laporan sementara KUM Briefing dosen kandidat JJA M enghubungi dosen untuk wawancara Proses pengajuan JJA ke Kopertis

F Biaya Pegawai per periode (Rp)

G

H

I

J

K

L

M

Biaya Biaya Biaya Biaya Biaya Lain- Lain-lain rata-rata Rata-rata Biaya Usaha Lain-lain lain per per per per Tahunan Tahunan per jam transaksi periode periode transaksi (Rp) (%) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp)

(DxG/60) + (HxB) (F+I)

(DxE/60)

(J/B)

(Jx3)

(D/X)

16

30

480

12,500 100,000

664.29

200

8,514 108,514

6,782

325,543 30.77%

16

10

160

12,500

33,333

664.29

500

9,771 43,105

2,694

129,314 10.26%

16

10

160

12,500

33,333

664.29

500

9,771 43,105

2,694

129,314 10.26%

16

8

120

31,250

62,500

664.29

0

1,329 63,829

3,989

191,486 7.69%

16

15

240

12,500

50,000 15,664.29

0

62,657 112,657

7,041

337,971 15.38%

16

15

240

12,500

50,000

1,300

23,457 73,457

4,591

220,371 15.38%

664.29

A

Nama Proses

B

C

D

E

Waktu Rata-rata Waktu Biaya transaksi transaksi per pegawai per (per transaksi per jam periode periode) (menit) (Rp) (menit)

(BxC) M engirimkan surat penerimaan atau penolakan

Total

16

112

10

160


G

H

33,333

J

K

L

M

Biaya Biaya Biaya Biaya Biaya Lain- Lain-lain rata-rata Rata-rata Biaya Usaha Lain-lain lain per per per per Tahunan Tahunan per jam transaksi periode periode transaksi (Rp) (%) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp)

(DxG/60) (F+I) + (HxB)

(DxE/60)

12,500

I

664.29

(X) 98 1,560 106,250 362,500 19,650.00

500

9,771 43,105

(J/B)

2,694

(Jx3)

(D/X)

129,314 10.26%

3,000 125,271 487,771 30,486 1,463,314

100%

Keterangan ABC Pengurusan JJA : 1. Perkiraan jumlah transaksi Perkiraan jumlah transaksi didapat dari : -

Pengajuan JJA dilakukan 3 kali dalam 1 tahun di mana rata-rata jumlah dosen yang diajukan per periodenya sebanyak 2% dari 800 dosen yang aktif sehingga jumlah transaksi per periodenya = 2% x 800 = 16

2. Dalam mengurus jenjang jabatan akademik dosen, ada 8 proses utama yang dilakukan yaitu : o Pendistribusian daftar dosen kandidat JJA dan persetujuan. -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit per transaksi Perkiraan waktu ini dimulai dari analisis staff JJA terhadap data dan aktivitas yang dilakukan dosen sampai kepada permintaan persetujuan M anager LRC dan Ketua Jurusan terhadap kandidat dosen yang diajukan.

-

Biaya lain-lain per jam (komputer, AC, lampu) = Rp 375 + Rp 289.29 = Rp 664.29

-

Biaya pencetakan daftar dosen kandidat JJA = Rp 200

o Pengiriman surat briefing ke dosen Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 10 menit per transaksi Perkiraan waktu ini dimulai dari penerimaan daftar dosen dari Jurusan, mencari informasi dosen, pembuatan surat pemberitahuan briefing, sampai kepada pengiriman surat briefing tersebut. -


-

Biaya lain-lain per transaksi (pencetakan dan amplop) = Rp 200 + Rp 300 = Rp 500

o Pencetakan dan pendistribusian laporan sementara KUM -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 10 menit per transaksi Perkiraan waktu ini dimulai dari pencarian data dosen yang akan dicetak KUM nya, perhitungan dan pencetakan nilai KUM dosen sampai kepada pengiriman nilai tersebut.

-

Biaya lain-lain per jam(komputer, AC, lampu) = Rp 375 + Rp 289.29 = Rp 664.29

-

Biaya lain-lain per transaksi (pencetakan dan amplop) = Rp 200 + Rp 300 = Rp 500

o Briefing dosen kandidat JJA -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 8 menit per transaksi Perkiraan waktu ini dimulai dari pemberian informasi mengenai JJA kepada dosen, penjelasan hal-hal yang harus dilakukan oleh dosen sampai kepada tanya jawab antara dosen dengan manager LRC (yang menyampaikan briefing). Briefing ini dilakukan selama 2 jam untuk 16 dosen sehingga untuk per dosennya rata waktu yang dibutuhkan = 2*60/16 = 8 menit.

-

Biaya lain-lain per menitjam (komputer, AC, lampu) = Rp 375 + Rp 289.29 = Rp 664.29

o M enghubungi dosen untuk wawancara -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit per transaksi.

Perkiraan waktu ini dimulai dari pencarian data dosen yang akan diundang sampai kepada penyampaian dan konfirmasi waktu wawancara ke dosen melalui telepon. -

Biaya lain-lain per jam (komputer, AC, lampu ,telpon) = Rp 375 + Rp 289.29 + Rp 15,000 = Rp 15,664.29

o Proses pengajuan JJA ke Kopertis -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai dari pencetakan berkas JJA dosen sampai kepada pengiriman berkas tersebut ke Kopertis.

-


-

Biaya lain-lain per transaksi (mencetak berkas pelatihan untuk 10 dosen masing-masing 5 lembar dan amplop untuk pengiriman) = (5 x Rp200) + Rp 300 = Rp 1,300

o M engirimkan surat penerimaan atau penolakan -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 10 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai dari penerimaan keputusan dari Kopertis, mencari informasi dosen, sampai kepada pengiriman surat penerimaan atau penolakan tersebut.

-


-

Biaya lain-lain per transaksi (biaya cetak dan amplop) = Rp 200 + Rp 300 = Rp 500

3. Perhitungan -

Waktu transaksi per periode (menit) = Transaksi (per periode) x Waktu per transaksi (menit)

-

Biaya Pegawai per periode (Rp) = Waktu transaksi per periode (menit) x Biaya pegawai per jam (Rp) / 60 menit

-

Biaya Lain-lain per periode (Rp) = [Waktu transaksi per periode (menit) x Biaya Lain-lain per jam (Rp)] / 60 menit + [Biaya Lain-lain per transaksi (Rp) x Transaksi (per periode)]

-

Biaya rata-rata per periode (Rp) = Biaya Pegawai per periode (Rp) + Biaya Lain-lain per periode (Rp)

-

Biaya Rata-rata per transaksi (Rp) = Biaya rata-rata per periode (Rp) / Transaksi (per periode)

-

Biaya Tahunan (Rp) = Biaya rata-rata per periode (Rp) x 3

-

Usaha Tahunan (%) = Waktu transaksi per periode (menit) / Total Waktu transaksi per periode (menit) x 100%

Kesimpulan : Proses mengurus jenjang jabatan akademik dosen dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 98 menit dan biaya sebesar Rp 30,486 per transaksi. Biaya total yang dibutuhkan untuk Proses mengurus jenjang jabatan akademik dosen per tahunnya adalah Rp 1,463,314.

Æ Pendaftaran pelatihan Tabel 4.5 Measurement of The Current Actual Performance - Pendaftaran Pelatihan A

Nama Proses

B

C

D

E

RataWaktu rata Waktu Biaya transaksi transak per pegawai per si (per transaksi per jam semester semeste (menit) (Rp) (menit) r)

(BxC) M embuat rencana jadwal kegiatan pelatihan M erancang brosur Konfirmasi jadwal dengan instruktur Konfirmasi ruangan dan fasilitas Finalisasi rancangan brosur Penggandaan brosur Penyebaran brosur M encatat daftar peserta yang mendaftar pelatihan M emeriksa jumlah peserta pelatihan

F

G

H

I

J

K

L

M

Biaya Tahunan (Rp)

Usaha Tahunan (%)

(J/B)

(Jx2)

(D/X)

19,664

235,971

5.53%

Biaya Biaya Biaya Biaya Biaya rataPegawai Biaya Lain- Lain- Lain-lain Rata-rata rata per per lain per jam lain per per per semester Semester (Rp) transak semester transaksi (Rp) (Rp) si (Rp) (Rp) (Rp)

(DxG/60) + (HxB)

(DxE/60)

(F+I)

6

60

360 18,750

112,500

914.29

0

5,486 117,986

6

30

180 12,500

37,500

914.29

0

2,743

40,243

6,707

80,486

2.76%

6

15

90 12,500

18,750 15,664.29

0

23,496

42,246

7,041

84,493

1.38%

6

30

180 12,500

37,500

0

0

37,500

6,250

75,000

2.76%

6 6 6

20 20 30

120 12,500 120 12,500 180 12,500

25,000 25,000 37,500

914.29 500 0.00 10,000 0.00 400

4,829 60,000 2,400

29,829 85,000 39,900

4,971 14,167 6,650

59,657 170,000 79,800

1.84% 1.84% 2.76%

6

600

3,600 12,500

750,000

664.29

230

41,237 791,237 131,873 1,582,474 55.30%

6

5

30 12,500

6,250

664.29

0

0.00

332

6,582

1,097

13,164

0.46%

A

Nama Proses

B

C

D

E

RataWaktu rata Waktu Biaya transaksi transak per pegawai per si (per transaksi per jam semester semeste (menit) (Rp) (menit) r)

(BxC) Konfirmasi materi pelatihan dan kehadiran instruktur M engatur pengunduran jadwal pelatihan M enghubungi peserta mengenai perubahan jadwal pelatihan Persiapan pelaksanaan pelatihan

Total

6

15

90 12,500

6

30

180 12,500

6

200

1,200 12,500

6

30

180 12,500

78

1,085

F

G

H

I

J

K

Biaya Biaya Biaya Biaya Biaya rataRata-rata Pegawai Biaya Lain- Lain- Lain-lain rata per per per lain per jam lain per per semester Semester (Rp) transak semester transaksi (Rp) (Rp) si (Rp) (Rp) (Rp)

(DxG/60) + (HxB)

(DxE/60)

(F+I)

(J/B)

L

M

Biaya Tahunan (Rp)

Usaha Tahunan (%)

(Jx2)

(D/X)

18,750 15,664.29

0

23,496

42,246

7,041

84,493

1.38%

37,500

0

1,993

39,493

6,582

78,986

2.76%

664.29

250,000 15,664.29

37,500

(X) 6,510 168,750 1,393,750

0 313,286 563,286

914.29 25,150 153,643 191,143

93,881 1,126,571 18.43%

31,857

382,286

52,643 36,280 632,941 2,026,691 337,782 4,053,381

2.76%

100%

Keterangan ABC Pendaftaran Pelatihan : 1. Perkiraan jumlah transaksi Perkiraan jumlah transaksi didapat dari : -

Pelatihan dosen dilakukan 6 kali dalam 1 semester sehingga rata-rata transakasi per semester = 6 transaksi.

2. Dalam pendaftaran pelatihan dosen, ada 13 proses utama yang dilakukan mulai dari persiapan brosur hingga persiapan pelatihannya, yaitu : o M embuat rencana jadwal kegiatan pelatihan -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 60 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai LDC menganalisis kebutuhan pelatihan bagi dosen, menentukan jadwal pelatihan sesuai dengan ketersediaan waktu yang ada dan terakhir harus meminta persetujuan dari LRC Manager.

-

Biaya lain-lain per jam (komputer, AC, lampu, internet) = Rp 375 + Rp 289.29 + Rp 250 = Rp 914.29

o M erancang brosur -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini digunakan untuk membuat rancangan brosur pelatihan yang akan dibagikan kepada dosen.

-


o Konfirmasi jadwal dengan instruktur -


Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk menelepon instruktur dan melakukan konfirmasi terhadap pelatihan yang akan diadakan. -


o Konfirmasi ruangan dan fasilitas -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk melakukan pencarian ruangan dan fasilitas yang tersedia dan pengisian form peminjaman.

o Finalisasi rancangan brosur -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 20 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai dari pengecekan final rancangan brosur sampai kepada permintaan persetujuan dari LDC untuk rancangan tersebut.

-


-

Biaya pencetakan brosur (berwarna) = Rp 500

o Penggandaan brosur -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 20 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang diperlukan untuk menuju copy center dan menggandakan brosur pelatihan sampai kepada penyampaian instruksi kepada petugas untuk menggandakan brosur tersebut

-

Biaya lain-lain per transaksi (brosur yang digandakan 200) = Rp 50 x 200 = Rp 10,000

o Penyebaran brosur -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai dari mengambil hasil copy brosur di copy center dan melakukan penyebaran brosur dengan menempelkan di ruangan tertentu dan meletakkannya di akademis.

-

Biaya lain-lain per transaksi (double tip Rp 2,400 untuk menempelkan 120 brosur, brosur yang ditempelkan 5) = 5 x Rp 2,400 / 120 = Rp 100

o M encatat daftar peserta yang mendaftar pelatihan -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan (dosen yang mendaftar 40 orang dengan masing-masing waktu pendaftaran 15 menit) = 15 x 40 dosen = 600 menit per transaksi.

-


-

Biaya lain-lain per transaksi (biaya cetak formulir pendaftaran Rp 200 dan biaya pena Rp 30) = Rp 200 + Rp 30 = Rp 230

o M emeriksa jumlah peserta pelatihan -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang diperlukan untuk memeriksa jumlah peserta yang telah mendaftar ke dalam sistem untuk melihat apakah kapasitas minimum telah terpenuhi.

-


o Konfirmasi materi pelatihan dan kehadiran instruktur -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang diperlukan untuk menelepon instruktur dan melakukan konfirmasi mengenai kesediaan dan materi pelatihan yang akan dilakukan.

-


o M engatur pengunduran jadwal pelatihan -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang diperlukan untuk menentukan jadwal baru, mencari instruktur pengganti dan menyesuaikan jadwal baru dengan ketersediaan fasilitas dan ruangan.

-


o M enghubungi peserta mengenai perubahan jadwal pelatihan -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan (dosen yang harus dihubungi 40 orang dengan masing-masing waktu telpon 5 menit) = 40 x 5 = 200 menit per transaksi.

-


o Persiapan pelaksanaan pelatihan

-

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang diperlukan untuk melakukan pemesanan snack dan menggandakan materi pelatihan dan menyiapkan daftar hadir pelatihan.

-


-

Biaya lain-lain untuk penggandaan materi pelatihan untuk 40 dosen, masing-masing 5 lembar per dosen = Rp 100 x 40 x 5 = Rp 20,000

-

Biaya lain-lain untuk melakukan pemesanan snack melalui telpon = Rp 250 x 15 = Rp 3,750

-

Biaya pencetakan materi pelatihan dan daftar hadir = Rp 200 x 7 = Rp 1,400 (5 lembar materi pelatihan dan 2 lembar daftar hadir)

-

Total biaya lain-lain per transaksi = Rp 20,000 + Rp 3,750 + Rp 1,400 = Rp 25,150

3. Perhitungan -

Waktu transaksi per semester (menit) = Transaksi (per semester) x Waktu per transaksi (menit)

-

Biaya Pegawai per semester (Rp) = (Waktu transaksi per semester (menit) x Biaya pegawai per jam (Rp)) / 60 menit

-

Biaya Lain-lain per semester (Rp) = [Waktu transaksi per semester (menit) x Biaya Lain-lain per jam(Rp)] / 60 menit+ [Biaya Lain-lain per transaksi (Rp) x Transaksi (per semester)]

-

Biaya rata-rata per semester (Rp) = Biaya Pegawai per semester (Rp) + Biaya Lain-lain per semester (Rp)

-

Biaya Rata-rata per transaksi (Rp) = Biaya rata-rata per semester (Rp) / Transaksi (per semester)

-

Biaya Tahunan (Rp) = Biaya rata-rata per semester (Rp) x 2

-

Usaha Tahunan (%) = Waktu transaksi per semester (menit) / Total Waktu transaksi per semester (menit) x 100%

Kesimpulan : Proses pendaftaran pelatihan dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 1,085 menit dan biaya sebesar Rp 337,782 per transaksi. Biaya total yang dibutuhkan untuk Proses pendaftaran pelatihan per tahunnya adalah Rp 4,053,381.

Æ Pengajuan cuti dan aktif kembali dosen Tabel 4.6 Measurement of The Current Actual Performance - Pengajuan Cuti Dosen A

Nama Proses

B

C

D

RataWaktu rata per transak transak si (per si semeste (menit) r)

E

Waktu Biaya transaksi pegawai per per jam semester (Rp) (menit)

(BxC) M endatakan surat cuti dosen M engirimkan surat penolakan cuti M elaporkan data cuti dosen ke WR2

Total

F

G

H

I

J

K

L

Biaya Biaya Lain- Biaya Biaya Biaya Biaya Pegawai lain Lain-lain rata-rata Rata-rata Biaya Lain-lain per per per per per Tahunan per jam Semester transa semester semester transaksi (Rp) (Rp) (Rp) ksi (Rp) (Rp) (Rp) (Rp)

(DxG/60) + (HxB) (F+I)

(DxE/60)

(J/B)

(Jx2)

M

Usaha Tahunan (%)

(D/X)

40

5

200 12,500

41,667

664.29

0

2,214 43,881

1,097 87,762 14.29%

40

15

600 12,500

125,000

664.29

500

26,643 151,643

3,791 303,286 42.86%

40

15

600 12,500

125,000

664.29

500

26,643 151,643

3,791 303,286 42.86%

35

(X) 1,400 37,500

291,667 1,992.86 1,000

55,500 347,167

8,679 694,333 100.00%

120

Keterangan ABC Pengajuan Cuti Dosen: 1. Perkiraan jumlah transaksi Perkiraan jumlah transaksi didapat dari : -

Pengajuan cuti dilakukan oleh 5% dari 800 dosen yang aktif sehingga jumlah transaksi per semester = 5% x 800 = 40 transaksi.

2. Dalam pengajuan cuti dosen, ada 3 proses utama yang dilakukan yaitu: o M endatakan surat cuti dosen -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai dari penerimaan surat pengajuan cuti dosen sampai kepada pendataan pengajuan cuti dosen ke sistem.

-


o M engirimkan surat penolakan cuti -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk mencari data dosen dan membuat surat penolakan cuti dan mengirimkannya ke dosen.

-


-

Biaya lain-lain per transaksi (biaya pencetakan surat dan biaya amplop) = Rp 200 + Rp 300 = Rp 500

o M elaporkan data cuti dosen ke WR2 -


Perkiraan waktu ini dimulai dari pembuatan laporan cuti dosen yang disetujui Kajur sampai kepada pengiriman laporan ke WR2. -


-


3. Perhitungan -


-

Biaya Pegawai per semester (Rp) = Waktu transaksi per semester (menit) x Biaya pegawai per menit (Rp) / 60 menit

-

Biaya Lain-lain per semester (Rp) = [Waktu transaksi per semester (menit) x Biaya Lain-lain per menit (Rp)] / 60 menit+ [Biaya Lain-lain per transaksi (Rp) x Transaksi (per semester)]

-


-


-


-


Kesimpulan : Proses pengajuan cuti dosen dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 35 menit dan biaya sebesar Rp 8,679 per transaksi. Biaya total yang dibutuhkan untuk Proses pengajuan cuti dosen per tahunnya adalah Rp 694,333

Tabel 4.7 Measurement of The Current Actual Performance - Pengajuan Aktif Kembali Dosen A

Nama Proses

B

C

D

E

Total

G

H

I

J

K

L

M

Biaya Biaya Biaya Biaya Waktu Biaya Rata-rata Waktu Biaya Biaya Lain-lain Lain-lain rata-rata Rata-rata Biaya Usaha transaksi Pegawai Lain-lain transaksi per pegawai per per per per Tahunan Tahunan per per per jam (per transaksi per jam transaksi semester semester transaksi (Rp) (%) semester Semester (Rp) semester) (menit) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (menit) (Rp)

(BxC) M endatakan pengajuan aktif kembali dosen M emberikan informasi dosen yang aktif ke jurusan M engirimkan surat penolakan aktif kembali

F

(DxE/60 )

(DxG/60) + (HxB) (F+I)

(J/B)

(Jx2)

(D/X)

15

5

75 12,500 15,625

664.29

0

830 16,455

1,097 32,911 14.29%

15

15

225 12,500 46,875

664.29

500

9,991 56,866

3,791 113,732 42.86%

15

15

225 12,500 46,875

664.29

2,000

32,491 79,366

5,291 158,732 42.86%

(X) 525 37,500 109,375 1,992.86

2,500

43,313 152,688 10,179 305,375

45

35

100%

Keterangan Pengajuan Aktif Kembali Dosen: 1. Perkiraan jumlah transaksi Perkiraan jumlah transaksi didapat dari : -

Pengajuan aktif kembali dilakukan oleh 5% dari 300 dosen yang tidak aktif sehingga jumlah transaksi per semester = 5% x 300 = 15 transaksi.

2. Dalam mengurus pengajuan aktif kembali dosen ini, ada 3 proses utama yang dilakukan yaitu : o M endatakan pengajuan aktif kembali dosen -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai dari penerimaan surat pengajuan aktif kembali dosen sampai kepada pendataan pengajuan aktif kembali dosen ke sistem.

-


o M emberikan informasi dosen yang aktif ke jurusan -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk mencari data dosen yang mengajukan aktif kembali sampai kepada pemberian informasi tersebut kepada jurusan.

-


-


o M engirimkan surat penolakan aktif kembali -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk mencari data dosen yang mengajukan aktif kembali sampai kepada pemberian informasi tersebut kepada jurusan.

-


-

Biaya lain-lain per transaksi (biaya pencetakan surat, biaya amplop, dan biaya pengiriman) = Rp 200 + Rp 300 + Rp 1,500 = Rp 2,000

3. Perhitungan -


-


-

Biaya Lain-lain per semester (Rp) = [Waktu transaksi per semester (menit) x Biaya Lain-lain per jam(Rp)] /60 menit+ [Biaya Lain-lain per transaksi (Rp) x Transaksi (per semester)]

-


-


-


-


Kesimpulan : Proses pengajuan aktif kembali dosen dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 35 menit dan biaya sebesar Rp 10,179 per transaksi. Biaya total yang dibutuhkan untuk Proses pengajuan aktif kembali dosen per tahunnya adalah Rp 305,375. •

Root Cause Analysis Digital Document Berdasarkan survei dan analisis yang kami lakukan pada bagian LRC kami menemukan bahwa bagian LRC butuh mengarsip dokumen dalam jumlah yang cukup banyak khususnya pada bagian penerimaan dosen, seperti cv, surat lamaran, sertifikat dan lain sebagainya. Hal ini menyebabkan dibutuhkannya tempat pengarsipan dokumen dalam jumlah yang cukup besar, waktu yang lebih lama untuk menyimpan dan menemukan dokumen yang dibutuhkan, bahkan seringkali terjadi kesulitan dalam menemukan sertifikat dosen karena adanya permintaan yang beraneka ragam dari unit tertentu, selain itu adanya kemungkinan kerusakan, kehilangan dokumen dan dokumen tidak dapat disimpan dalam waktu yang cukup lama serta adanya kendala kecepatan pengiriman dokumen dari satu bagian ke bagian lainnya. M elihat kondisi ini, maka kami mengusulkan perlu diterapkan Digital Document. Digital Document ini diharapkan mampu mengatasi masalah-masalah yang kami sebutkan di atas, selain itu penggunaan Digital Document juga mampu

menghemat penggunaan kertas, menghemat biaya tempat penyimpanan dokumen, menjaga

dokumen

dari

kerusakan,

kehilangan,

mempermudah

proses

penyimpanan dan pencarian serta mempermudah proses pengiriman dokumen dari satu bagian ke bagian lain. Kami juga mengusulkan pengembangan Database Sertifikat, dimana database ini akan menampung dan menyimpan semua sertifikat dosen yang ada secara elektronik yang akan mempermudah dan mempercepat proses pencarian sertifikat sesuai dengan kebutuhan. Search Engine Surat Keputusan (SK) Berdasarkan survei dan wawancara yang kami lakukan, kami menemukan bahwa Surat Keputusan (SK) yang harus dikeluarkan oleh bagian LRC tidaklah sedikit. Seringkali bagian LRC mengalami kesulitan dan menghabiskan waktu yang cukup lama untuk menemukan SK yang dibutuhkan, tentu saja hal ini akan menghambat kelancaran proses dan berdampak pada penurunan kinerja bagian LRC . M elihat kondisi ini, maka kami mengusulkan adanya SK yang akan menampung semua SK dosen, sehingga akan mempermudah dan mempercepat proses pencarian SK yang dibutuhkan dan berkaitan dengan aktivitas yang terjadi. Kecepatan merupakan hal penting yang harus diperhatikan dalam melakukan setiap kegiatan demi tercapainya efektivitas dan efesiensi kerja. Akses JJA Online Berdasarkan survei dan wawancara yang kami lakukan pada bagian LRC dan beberapa stakeholder seperti dosen, kami memberikan usulan pengembangan Akses JJA Online. Kami menemukan adanya kendala yang dihadapi para dosen dalam mengurus jenjang jabatan akademik, seperti untuk mengetahui nilai KUM

saat ini ataupun syarat-syarat kegiatan yang harus dilakukan, berapa nilai yang harus dipenuhi, batas waktu yang tersisa untuk naik ke jenjang berikutnya serta informasi lain yang berhubungan dengan pengurusan jenjang jabatan dosen, dosen harus mendatangi ataupun menghubungi bagian LRC secara langsung untuk meminta info lebih lanjut, hal ini menyebabkan dosen tidak fleksibel dan leluasa dalam mengakses informasi yang dibutuhkan, yang tentu saja akan berdampak pada jumlah dosen homebase di BINUS University. Dengan adanya JJA Online ini diharapkan dapat memberikan layanan informasi yang lebih baik kepada para dosen, sehingga dosen dapat langsung mengakses informasi yang dibutuhkan sehubungan dengan pengurusan jenjang jabatan akademiknya secara fleksibel pada saat dibutuhkan tanpa harus mendatangi ataupun menghubungi bagian LRC secara langsung. Pada JJA Online dosen juga dapat melakukan simulasi penghitungan nilai dan mengajukan pertanyaan lebih lanjut apabila ada yang kurang dimengerti, dengan demikian JJA Online diharapkan dapat memperlancar dan mempermudah proses pengurusan jenjang jabatan akademik dosen yang akan memberikan dampak pada peningkatan dosen homebase BINUS University. Pendaftaran Pelatihan Online Kegiatan pelatihan dosen merupakan hal penting yang harus diperhatikan, karena dengan adanya pelatihan ini akan meningkatkan keahlian dan kualitas dosen dalam melakukan kegiatan pengajaran yang merupakan ujung tombak dari sebuah universitas. Berdasarkan survei dan wawancara yang kami lakukan, kami menemukan bahwa kegiatan penyelenggaraan pelatihan yang dilakukan oleh

bagian LRC belum mencapai tahap yang maksimal. Seringkali kurangnya informasi mengenai jadwal pelatihan dosen menjadi kendala bagi dosen untuk mengikuti pelatihan, disamping itu proses pendaftaran yang tidak fleksibel dimana dosen harus mendatangi bagian LRC dalam melakukan pendaftaran pelatihan turut mempengaruhi berkurangnya minat dosen untuk mengikuti pelatihan. Usulan

Pengajuan

Pelatihan

Online

diharapkan

mampu

untuk

memaksimalkan kegiatan pelatihan yang diselenggarakan oleh bagian LRC. Dosen dapat mengakses informasi mengenai jadwal pelatihan dan melakukan pendaftaran secara mudah, kapan saja dan dimana saja. Pengajuan Cuti Dosen dan Aktif Kembali Online Semakin hari semakin banyak peningkatan yang terjadi pada teknologi informasi, semua itu terjadi karena manusia menginginkan suatu aktivitas yang lebih mudah dan fleksibel. Proses pengajuan cuti pada bagian LRC saat ini dirasakan kurang fleksibel, dimana dosen harus melakukan pengajuan cuti secara tertulis dengan membuat surat permohonan cuti kepada jurusan yang menyebabkan proses tersebut menjadi kurang efektif dan membutuhkan lead time yang cukup lama. Berdasarkan kondisi ini, maka kami mengusulkan adanya pengajuan cuti dan pengajuan aktif kembali dosen secara online. Adanya pengajuan cuti dan aktif kembali secara online ini membuat proses pengajuan cuti dan aktif kembali menjadi lebih fleksibel dan lebih mudah yang merupakan harapan dari semua

pihak. Pengajuan cuti dan aktif kembali secara online juga merupakan salah satu bentuk pelayanan yang lebih baik kepada para dosen.

•

People Capability Matrix

Tabel 4.8 People Capability Matrix Knowledge Capabilities /skill Required

Key Process

Penerimaan Dosen Pelatihan Dosen Penugasan Dosen Cuti Dosen Evaluasi Jasa Dosen Jenjang Jabatan Akademik Penanganan Dosen Bermasalah Pembinaan Dosen Pemberhentian Dosen

Technical Competencies

Core Competencies

Innovati Team on / work/ Continu Colla ous borati Improve on ment

Adapt abilit y

Plann ing & Orga nizing

Meeti ng Com mitme nts

Problem Solving & Decision Making

2 2 2 2 2 2

1 1 2 2 2 1

2 2 2 2 2 2

2 2 2 2 2 2

2 2 2 2 2 2

1 1 1 1 2 1

2

2

2

2

2

2

2 2

2 2

2 2

2 2

2 2

2 2

Busin ess Acum en

Custo mer Orien tation

Leade rship

2 2 2 2 2 2

1 2 2 2 2 1

2 2 2

People Develo pment

Commu nicatio n

Computer Literacy

English Proficie ncy

2 2 2 1 2 1

2 2 2 2 2 2

2 2 2 1 2 1

1 1 1 1 2 1

2 2 2 1 2 2

2

2

2

2

2

1

2 2

2 2

2 2

2 2

1 2

1 1

Pada saat ini, adapun kemampuan karyawan dalam melakukan setiap proses yang ada di bagian Lecturer Resource Center (LRC) BINUS University adalah seperti yang terlihat pada tabel People Capability Matrix. Penilaian kemampuan para karyawan adalah berkisar dari peringkat 1 sampai dengan 4, dimana angka 1 menandakan kemampuan yang dimiliki untuk melakukan setiap aktivitas adalah sebagai pemula (beginner), angka 2 berarti individual contribution, angka 3 berarti kemampuan yang dimiliki dapat dikategorikan sebagi mentor atau coach, sedangkan untuk angka tertinggi yaitu angka 4 dikategorikan sebagi role model. Setelah dilakukan proses elaborasi terhadap proses-proses utama tersebut tidak menutup adanya kemungkinan peningkatan kemampuan yang dimiliki karyawan dalam menangani setiap kegiatan, karena peningkatan proses bisnis harus diikuti dengan adanya peningkatan kemampuan ataupun skill demi tercapainya efektivitas dan efisiensi kinerja. Dapat diambil kesimpulan bahwa tabel People Capability Matrix bertujuan untuk mengetahui tingkat kemampuan karyawan dalam menyelesaikan tugasnya saat ini, kemudian dilakukan analisis kekurangan maupun kelebihan untuk selanjutnya membuat perencanaan dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk memaksimalkan kinerja organisasi.

•

Available Information M atrik

di bawah

ini menggambarkan kebutuhan informasi atau

pengetahuan dari setiap proses yang dilakukan oleh LRC.

Information Categories

Procedures Manuals

System Manuals

Busi ness Rules

Procedures Manuals

System Manuals

Busi ness Rules

Procedures Manuals

System Manuals

Busi ness Rules

Penugasan

Procedures Manuals

System Manuals

Busi ness Rules

Penelitian dan Penerbitan Art ikel Ilmiah

Procedures Manuals

System Manuals

Busi ness Rules

Eval uasi Jasa

Procedures Manuals

System Manuals

Busi ness Rules

Procedures Manual s

System Manuals

Busi ness Rules

C ut i

Procedures Manuals

System Manuals

Busi ness Rules

Penanganan Dosen Bermasalah

Procedures Manual s

System Manuals

Busi ness Rules

Procedures Manuals

System Manuals

Busi ness Rules

Procedures Manuals

System Manuals

Busi ness Rules

Key processes

Training Manuals

Peneri maan Dosen

Pelatihan Dosen B aru

Training Manuals

Training Manuals

Proses JJA

Pembinaan Dosen

Pemberhenti an

Training Manuals

Gambar 4.1 Knowledge and Information Need Map

•

Improvement Priorities Penulisan skripsi ini memfokuskan pada pengembangan kinerja dan pelayanan Lecturer Resource Center (LRC) terhadap Dosen dan assisten yang ada di BINUS University. Lecturer Resource Center (LRC) merupakan unit yang melayani Berbagai kebutuhan dosen dari awal Proses Penerimaan, Penugasan, Evaluasi, Pelatihan, M engurus jenjang jabatan dosen, Pembinaan sampai pada Proses Pemberhentian dosen sehingga jumlah dokumen menjadi sangat banyak, seperti berkas dosen, sertifikat dosen, surat keputusan dan dokumen lainnya. o Digital Document = Improving Pada proses bisnis yang terjadi di LRC pada saat ini, terdapat banyak berkas yang diterima dan disimpan oleh LRC. Dokumen-dokumen tersebut terutama berkaitan dengan dosen, mulai dari berkas penerimaan dosen, penugasan dosen hingga ke pemberhentian dosen. Hal ini tentunya menyebabkan semakin luasnya kapasitas tempat yang dibutuhkan untuk menyimpan berkas-berkas tersebut serta lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mencari berkas-berkas tertentu. Cara yang diusulkan untuk mengatasi hal tersebut adalah dengan menggunakan digital document. Dengan cara ini, semua dokumen yang ada diubah ke dalam bentuk digital sehingga tidak dibutuhkan kapasitas yang banyak untuk tempat penyimpanan dan memudahkan untuk pencarian dokumen. Dokumen yang selama ini sulit untuk dicari adalah sertifikat. Permintaan akan sertifikat dosen berdasarkan kebutuhan yang berbeda-beda (misalnya berdasarkan topik, tahun atau dosen) membuat pencarian terhadap dokumen ini menjadi sulit

karena penyimpanan berkas fisik hanya dapat dilakukan berdasarkan salah satu kategori. Oleh karena itu dengan adanya digital document, informasi mengenai sertifikat tersebut dapat disimpan ke dalam database tertentu sehingga akan memudahkan dalam pencarian dokumen meskipun permintaan yang diterima berbeda-beda jenis kategorinya. o Search engine Surat Keputusan = Improving Dalam proses yang sedang berjalan, LRC sering kali menerima surat-surat keputusan yang berhubungan dengan dosen. Semua berkas tersebut diarsip dan digunakan kembali ketika terdapat kejadian yang menunjuk kepada surat keputusan tersebut, misalnya ketika terjadi pelanggaran oleh dosen. Pencarian secara manual terhadap surat keputusan yang berkaitan dengan kasus tertentu, selain memakan waktu yang lebih lama juga memungkinkan adanya surat keputusan yang berhubungan luput atau tidak ditemukan. Dengan adanya search engine untuk surat keputusan maka akan memudahkan dalam pencarian, meminimalisasi luputnya surat keputusan yang diperlukan dan juga tentunya berdampak pada pengembalian keputusan terhadap kasus tertentu yang semakin efektif dan efisien. o Akses JJA online = Improving Proses Jenjang Jabatan Akademik dosen yang sedang berjalan pada saat ini masih memiliki kendala yang menyebabkan kurangnya efektifitas dan efisiensi dalam proses ini. Kendala yang menyebabkan hal tersebut yaitu kurangnya komunikasi dan kurang lancarnya arus informasi antara dosen dan unit LRC (khususnya staff JJA).

Cara yang diusulkan untuk mengatasi hal tersebut yaitu dengan menyediakan fasilitas JJA online yang akan memperlancar komunikasi dan arus informasi dari staff JJA ke dosen. Dengan menggunakan fasilitas ini, dosen dapat secara langsung mengetahui nilai KUM nya, periode berlakunya KUM , syaratsyarat yang harus dipenuhi dan apa yang harus dilakukan untuk memenuhi kekurangan nilai yang diperlukan untuk menaikkan jenjang jabatan akademiknya serta melakukan simulasi penghitungan nilai dengan alternatif aktifitas yang dilakukan oleh dosen. o Pendaftaran pelatihan online = Improving Pada proses yang berjalan saat ini, LRC menginformasikan adanya pelatihan dengan menyebarkan brosur dan menghubungi dosen-dosen tertentu yang dipilih untuk diundang. Hal ini menyebabkan besarnya kemungkinan dosen tidak mengetahui adanya pelatihan tersebut karena tidak membaca brosur yang disebar. Cara yang diusulkan untuk mengatasi hal tersebut adalah dengan menyediakan suatu fasilitas bagi dosen yang memungkinkan mereka untuk mengakses informasi mengenai pelatihan-pelatihan yang diadakan oleh LRC sekaligus langsung mendaftar secara online. Jika kapasitas peserta pelatihan yang telah ditentukan telah penuh maka dosen tidak dapat mendaftar pelatihan yang bersangkutan.

o Pengajuan Cuti dan Aktif kembali online = Improving Pada proses pengajuan cuti dan aktif kembali yang berjalan pada saat ini, dosen yang bersangkutan harus memberikan surat pengajuan cuti tertulis secara langsung kepada LRC atau kepada jurusan. Dengan adanya pengajuan cuti dan aktif kembali secara langsung maka akan memberikan keuntungan baik bagi dosen maupun LRC. Dosen dapat memproses pengajuan cuti lebih cepat karena dapat melakukannya tanpa mendatangi LRC atau jurusan secara langsung. Selain itu, LRC juga mendapatkan kemudahan karena tidak perlu mendatakan kembali data dari dosen yang mengajukan cuti maupun aktif kembali. 4.2 Improvement Phase • Redesigning Process Models M odel yang akan dikembangkan adalah suatu model dari hasil pengembangan aplikasi, dimana dengan adanya usulan pengembangan seperti digital document, search engine surat keputusan, akses JJA online, pendaftaran pelatihan online serta pengajuan cuti dan aktif kembali online akan memberikan dampak perubahan terhadap proses yang terjadi pada bagian Lecturer Resource Center. Usulan pengembangan yang ada tentu saja akan membuat proses yang terjadi pada LRC menjadi lebih efektif dan lebih efisien dibandingkan sebelumnya. Perubahan proses yang terjadi terutama terlihat pada beberapa aktivitas berikut ini

•

Proses penerimaan dosen, sebelumnya proses ini menerima dokumen dalam bentuk kertas sehingga memerlukan waktu pemrosesan yang cukup lama, mulai dari pendataan, penyimpanan sampai dengan pencarian. Dengan adanya digital document proses menjadi lebih fleksibel karena memudahkan penyimpanan dan pengiriman serta pencarian karena semuanya dilakukan secara elektronik dan terkomputerisai.

•

Proses pencarian surat keputusan, sebelumnya memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat keputusan yang dibutuhkan sehingga menghambat kelancaran pemrosesan transaksi, dengan adanya search engine SK ini memberikan banyak kemudahan dalam pencarian SK yang dibutuhkan secara cepat dan fleksibel.

•

Proses pengurusan JJA dosen, sebelumnya dosen harus mendatangi langsung bagian LRC untuk meminta info ataupun mengurus jenjang jabatan akademiknya, dengan adanya akses JJA secara online membuat proses pengurusan JJA menjadi lebih efektif dan fleksibel karena dosen dapat mengakses informasi dan mengajukan pertanyaan melalui web.

•

Pada proses pendaftaran pelatihan maupun pengajuan cuti dan aktif kembali, sebelumnya bagian LRC harus menggandakan dan menyebarkan brosur jadwal pelatihan, dengan adanya sistem online LRC cukup mengupload jadwal tersebut ke web. Sebelumnya dosen harus mendatangi ataupun mengirimkan surat kepada bagian LRC jika hendak melakukan pendaftaran pelatihan, pengurusan cuti atau aktif kembali, namun dengan adanya sistem online ini dosen cukup mengaksesnya melalui web dan tidak perlu datang langsung

ataupun mengirimkan surat kepada bagian LRC. Hal ini tentu saja menunjukkan adanya pelayanan yang lebih baik kepada dosen dari pihak LRC serta peningkatan kinerja yang semakin fleksibel, efektif dan efisien.

• Simulation Models and Activity-Based Costing Details Æ Digital Document o Perbandingan penggunaan waktu sebelum dan sesudah pengembangan : Tabel 4.9 Perbandingan waktu sebelum dan setelah penggunaan digital document

Keterangan Simulasi waktu

Waktu Lama (Menit) 27

Waktu Penghematan Baru (menit) (Menit) 13 14

Penghematan (%) 51.85%

Berdasarkan tabel simulasi waktu yang ada, waktu awal untuk pemrosesan satu dokumen secara manual adalah 27 menit dan setelah adanya digital document waktu yang diperlukan adalah 13 menit. Dengan demikian penghematan waktu yang dicapai dengan adanya digital document ini adalah 14 menit per transaksi (51.85%). Perhitungan : Waktu current –Waktu simulation x 100 = 27 – 13 x 100% = 51.85% Waktu current 27

o Perbandingan penggunaan Biaya sebelum dan sesudah pengembangan: Tabel 4.10 Perbandingan biaya sebelum dan setelah penggunaan digital document.

Keterangan

Biaya Lama (Rp)

Biaya Baru (Rp)

Penghemata n (Rp)

Penghematan (%)

6,166

2,980

3,186

51.67%

Simulasi Biaya

Berdasarkan tabel simulasi biaya yang ada, biaya awal untuk pemrosesan satu dokumen secara manual adalah Rp 6,166 dan setelah adanya digital document biaya yang diperlukan adalah Rp 2,980. Dengan demikian penghematan biaya yang dicapai dengan adanya digital document ini adalah senilai Rp 3,186 per transaksi (51.67%). Perhitungan : Biaya current –Biaya simulation x 100 = 6,166 – 3,186 x 100% = 51.67% Biaya current 6,166

Æ Search Engine S urat Keputusan (S K) o Perbandingan penggunaan waktu sebelum dan sesudah pengembangan : Tabel 4.11 Perbandingan waktu sebelum dan setelah penggunaan search engine S urat Keputusan Keterangan

Simulasi waktu


Waktu Baru (Menit) 8

Penghematan (menit)

Penghematan (%)

14

63.64%

Berdasarkan tabel simulasi waktu yang ada, waktu awal untuk pemrosesan satu dokumen Surat Keputusan secara manual adalah 22 menit dan setelah

adanya search engine Surat Keputusan waktu yang diperlukan adalah 8 menit. Dengan demikian penghematan waktu yang dicapai dengan adanya search engine Surat Keputusan ini adalah 14 menit per transaksi (63.64%). Perhitungan : Waktu current –Waktu simulation x 100 = 22 – 8 x 100% = 63.64% Waktu current 22

o Perbandingan penggunaan biaya sebelum dan sesudah pengembangan: Tabel 4.12 Perbandingan biaya sebelum dan setelah penggunaan search engine S urat Keputusan. Keterangan

Simulasi Biaya

Biaya Lama (Rp) 4,792

Biaya Baru (Rp) 1,869

Penghematan Penghematan (Rp) (%) 2,923

61%

Berdasarkan tabel simulasi biaya yang ada, biaya awal untuk pemrosesan satu dokumen Surat Keputusan secara manual adalah Rp 4,792 dan setelah adanya search engine Surat Keputusan biaya yang diperlukan adalah Rp 1,869. Dengan demikian penghematan biaya yang dicapai dengan adanya search engine Surat Keputusan ini adalah senilai Rp 2,923 per transaksi (61%). Perhitungan : Biaya current –Biaya simulation x 100 = 4,792 – 1,869 x 100% = 61% Biaya current 4,792

Æ Akses JJA Online o Perbandingan penggunaan waktu sebelum dan sesudah pengembangan Tabel 4.13 Perbandingan waktu sebelum dan setelah penggunaan akses JJA online Keterangan


Simulasi waktu

Penghematan Penghematan Waktu (menit) (%) Baru (Menit) 65 33 33.67%

Berdasarkan tabel simulasi waktu yang ada, waktu awal untuk proses mengajukan jenjang jabatan akademik dosen adalah 98 menit dan setelah adanya akses JJA online waktu yang diperlukan adalah 65 menit. Dengan demikian penghematan waktu yang dicapai dengan adanya akses JJA online ini adalah 33 menit per transaksi (33.67%). Perhitungan : Waktu current –Waktu simulation x 100 = 98– 65 x 100% = 33.67% Waktu current

98

o Perbandingan penggunaan biaya sebelum dan sesudah pengembangan: Tabel 4.14 Perbandingan biaya sebelum dan setelah penggunaan akses JJA online Keterangan

Simulasi Biaya




40.32%

Berdasarkan tabel simulasi biaya yang ada, biaya awal untuk proses mengajukan jenjang jabatan akademik dosen adalah Rp 30,486 dan setelah

adanya akses JJA online biaya yang diperlukan adalah Rp 18,195. Dengan demikian penghematan biaya yang dicapai dengan adanya akses JJA online ini adalah senilai Rp 12,291 per transaksi (40.32%). Perhitungan : Biaya current –Biaya simulation x 100 = 30,486 – 18,195 x 100% = 40.32% Biaya current 30,486

Æ Pendaftaran Pelatihan Online o Perbandingan penggunaan waktu sebelum dan sesudah pengembangan : Tabel 4.15 Perbandingan waktu sebelum dan setelah penggunaan pendaftaran pelatihan online


Waktu Lama (Menit) 1,085

Waktu Penghematan Penghematan Baru (menit) (%) (Menit) 245 840 77.42%

Berdasarkan tabel simulasi waktu yang ada, waktu awal untuk proses persiapan pelatihan dosen adalah 1,085 menit dan setelah adanya pendaftaran pelatihan online waktu yang diperlukan adalah 245 menit. Dengan demikian penghematan waktu yang dicapai dengan adanya pendaftaran pelatihan online ini adalah 840 menit per transaksi (77.42%). Perhitungan : Waktu current –Waktu simulation x 100 = 1,085– 245 x 100% = 77.42% Waktu current 1,085

o Perbandingan penggunaan biaya sebelum dan sesudah pengembangan: Tabel 4.16 Perbandingan biaya sebelum dan setelah penggunaan pendaftaran pelatihan online

Keterangan Simulasi Biaya




72.33%

Berdasarkan tabel simulasi biaya yang ada, biaya awal untuk proses persiapan pelatihan dosen adalah Rp 337,782 dan setelah adanya pendaftaran pelatihan online biaya yang diperlukan adalah Rp 93,468. Dengan demikian penghematan biaya yang dicapai dengan adanya pendaftaran pelatihan online ini adalah senilai Rp 244,314 per transaksi (72.33%). Perhitungan : Biaya current –Biaya simulation x 100 = 337,782 – 93,468 x 100% = 72.33% Biaya current 337,782

Æ Pengajuan Cuti Dosen dan Aktif Kembali Online o Perbandingan penggunaan waktu sebelum dan sesudah pengembangan : Tabel 4.17 Perbandingan waktu sebelum dan setelah penggunaan pengajuan cuti dosen online Waktu Waktu Penghematan Penghematan Baru Keterangan Lama (menit) (%) (Menit) (Menit) Simulasi waktu 35 23 12 34.29% Berdasarkan tabel simulasi waktu yang ada, waktu awal untuk proses pengajuan cuti dosen adalah 35 menit dan setelah adanya pengajuan cuti dosen

online waktu yang diperlukan adalah 23 menit. Dengan demikian penghematan waktu yang dicapai dengan adanya pengajuan cuti dosen online ini adalah 12 menit per transaksi (34.29%). Perhitungan : Waktu current –Waktu simulation x 100 = 35 – 23 x 100% = 34.29% Waktu current 35

o Perbandingan penggunaan biaya sebelum dan sesudah pengembangan: Tabel 4.18 Perbandingan biaya sebelum dan setelah penggunaan pengajuan cuti dosen online

Keterangan Simulasi Biaya


Biaya Baru (Rp)

Penghematan Penghematan (Rp) (%)

5,567

3,112

35.86%

Berdasarkan tabel simulasi biaya yang ada, biaya awal untuk proses pengajuan cuti dosen adalah Rp 8,679 dan setelah adanya pengajuan cuti dosen online biaya yang diperlukan adalah Rp 5,567. Dengan demikian penghematan biaya yang dicapai dengan adanya pengajuan cuti dosen online ini adalah senilai Rp 3,112 per transaksi (35.86%). Perhitungan : Biaya current –Biaya simulation x 100 = 8,679 – 5,567 x 100% = 35.86% Biaya current 8,679

o Perbandingan penggunaan waktu sebelum dan sesudah pengembangan : Tabel 4.19 Perbandingan waktu sebelum dan setelah penggunaan pengajuan aktif kembali online



Waktu Penghematan Penghematan Baru (menit) (%) (Menit) 13 22 62.86%

Berdasarkan tabel simulasi waktu yang ada, waktu awal untuk proses pengajuan aktif kembali dosen adalah 35 menit dan setelah adanya pengajuan aktif kembali dosen online waktu yang diperlukan adalah 13 menit. Dengan demikian penghematan waktu yang dicapai dengan adanya pengajuan aktif kembali dosen online ini adalah 22 menit per transaksi (62.86%). Perhitungan : Waktu current –Waktu simulation x 100 = 35 – 22 x 100% = 62.86% Waktu current 35 o Perbandingan penggunaan biaya sebelum dan sesudah pengembangan: Tabel 4.20 Perbandingan biaya sebelum dan setelah penggunaan pengajuan aktif kembali dosen online Keterangan

Biaya Lama (Rp)

Biaya Baru (Rp)

Penghematan Penghematan (Rp) (%)

Simulasi Biaya 10,179 2,894 7,285 71.57% Berdasarkan tabel simulasi biaya yang ada, biaya awal untuk proses pengajuan aktif kembali dosen adalah Rp 10,179 dan setelah adanya pengajuan aktif kembali dosen online biaya yang diperlukan adalah Rp 2,894. Dengan

demikian penghematan biaya yang dicapai dengan adanya pengajuan aktif kembali dosen online ini adalah senilai Rp 7,285 per transaksi (71.57%). Perhitungan : Biaya current –Biaya simulation x 100 = 10,179 – 2,894 x 100% = 71.57% Biaya current 10,179

• Future Activity Based Costing Berikut merupakan perhitungan biaya terhadap aktifitas yang berjalan setelah dilakukan improvement.

Æ Digital Document Tabel 4.21 Future Activity-based Costing untuk Digital Document A

Nama Proses

B

C

D

E

Total

G

H

I

J

K

Biaya Biaya Biaya Biaya Waktu Biaya Biaya Biaya Rata-rata Waktu per Pegawa Lain-lain Transaksi transaksi pegawai Lain-lain Lain-lain rata-rata per transaksi i per per (per hari) per hari per jam per jam per hari per hari (menit) hari transaksi transaksi (menit) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp)

(B x C) Penerimaan dan pendataan dokumen Penyimpanan dokumen Pencarian dokumen Pengiriman dokumen

F

(DxE/6 0)

(DxG/60) + (HxB) (F+ I)

(J/B)

L

M

Biaya Usaha Tahunan Tahunan (Rp) (%)

(Jx280)

(D/X)

8

2

16 12,500 3,348

914.29

0

245

3,593

447 1,006,071 15.38%

8 8

3 3

24 12,500 5,022 24 12,500 5,022

814.29 664.29

91 0

1,058 267

6,081 5,289

757 1,702,607 23.08% 658 1,480,982 23.08%

8

5

40 12,500 8,371

914.29

0

612

8,983

1,118 2,515,179 38.46%

(X) 104 50,000 21,763 3,307.14

91

32

13

2,182 23,946

2,980 6,704,839

100%

Keterangan : Berikut ini adalah perkiraan biaya yang akan digunakan pada keseluruhan perhitungan Acitivity Based Costing : o Biaya pegawai per jam -

Gaji staff LRC diasumsikan sebesar Rp 2,000,000/ bulan untuk waktu kerja 160 jam sehingga gaji staff LRC per jamnya = Rp 2,000,000/160 = Rp 12,500

-

Gaji Manager LRC diasumsikan sebesar Rp 5,000,000/ bulan untuk waktu kerja 160 jam sehingga gaji Manager LRC per jamnya = Rp 5,000,000/160 = Rp Rp 31,250

-

Gaji Lecturer Development Coordinator diasumsikan sebesar Rp 3,000,000/ bulan untuk waktu 160 jam sehingga gaji LDC per jamnya = Rp 3,000,000/160 = Rp Rp 18,750

o Biaya lain-lain per jam : biaya yang dikeluarkan tergantung pada lamanya transaksi -

Biaya internet Rp 250,000 untuk 1000 jam, sehingga biaya internet per jamnya = 250,000/1000 = Rp 250

-

Biaya listrik untuk industri 1 kWh Rp 1,500, sehingga biaya listrik per per Watt per jamnya adalah = Rp 1,500/1000 = Rp 1.5

-

Daya untuk 1 unit komputer 250W, daya untuk 1 unit scanner 100W, daya untuk 1 unit AC 1110W, daya untuk 1 lampu 60W (terdapat 4 lampu pada satu ruangan LRC)

-

1 AC dan 4 lampu dipakai bersama oleh 7 orang staff sehingga biaya listrik untuk AC dan lampu per jamnya adalah = 1110+(60*4)/7*1.5= Rp 289.29

-

Biaya listrik untuk komputer per jamnya adalah = 250*1.5 = Rp 375

-

Biaya listrik untuk scanner per jamnya adalah = 100*1.5 = Rp150

o Biaya lain-lain per transaksi : biaya yang dikeluarkan tidak tergantung pada lamanya transaksi, melainkan pada banyaknya jumlah transaksi. -

Harga ortner Rp 20,000 untuk kapasitas 500 lembar sehingga biaya untuk per lembar kertasnya = Rp 20,000 : 500 = Rp 50.

-

Harga lemari Rp 500,000 untuk kapasitas 20 ortner sehingga biaya untuk per lembar kertasnya = Rp 500,000 : 20 : 500 = Rp 40.

-


-

Harga scanner Rp 750,000 untuk pemakaian sebanyak 10,000 kali sehingga harga untuk per lembar kertasnya = Rp 750,000/10,000 = Rp 75.

-

Biaya cetak per lembar kertasnya Rp 200

-

Harga Hard Disk Rp 800,000 dengan kapasitas 250GB sehingga biaya untuk per digital document = Rp 800,000 : 250,000 : 0.2 = Rp 16 (dengan asumsi masing-masing digital document ukurannya 200KB).

o Jumlah hari kerja dalam 1 tahun 280 hari -

Jumlah hari dalam 1 tahun = 365 hari

-

Jumlah hari minggu dalam 1 tahun = 52 hari

-

Jumlah hari libur dalam 1 tahun diasumsikan 21 hari (3 minggu)

-

Jumlah cuti dan cuti bersama 12 hari

Jadi, jumlah hari kerja dalam 1 tahun = 365 – 52 – 21- 12 = 280 hari Keterangan ABC Digital Document : 1. Perkiraan jumlah transaksi Perkiraan jumlah transaksi didapat dari : -

Rata-rata dosen yang melamar tiap tahunnya 150 dosen.

-

Jumlah berkas per dosen 15 lembar (terdiri dari surat lamaran, curriculum vitae, ijasah, transkrip nilai, fotokopi Kartu Kelurga dan sertifikat-sertifikat)

Jadi, rata-rata transaksi per hari = 150*15/280 = 8 2. Dalam pemrosesan dokumen secara manual, ada 4 proses utama yang dilakukan yaitu : o Penerimaan dan pendataan dokumen. -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 2 menit per transaksi Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk menerima dokumen elektronik yang dikirimkan oleh dosen serta melakukan input nama dokumen sesuai dengan kategori masing-masing dokumen ke dalam database dosen.

-


o Penyimpanan dokumen. -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 3 menit per transaksi

Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk merapikan berkas dosen, mengconvert dokumen ke dalam bentuk digital dan menyimpannya ke dalam database. -

Biaya lain-lain per menit (komputer,AC,lampu,scanner) = Rp 375 + Rp 289.29 + Rp 150 = Rp 814.29

-

Biaya penyimpanan dokumen dalam bentuk digital ke dalam hard disk = Rp 16

-

Biaya scanner = Rp 75

-

Biaya lain-lain pertransaksi (hard disk dan scanner) = Rp 16 + Rp 75 = Rp 91


Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 3 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk melakukan pencarian digital document dengan memasukkan keyword yang sesuai dengan kebutuhan.

-


o Pengiriman dokumen -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit per transaksi Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk mengirimkan digital document kepada pihak yang berkepentingan.

-


3. Perhitungan -


-


-


-


-


-


-


Kesimpulan : Pemrosesan digital document dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 13 menit dan biaya sebesar Rp 2,980 per transaksi. Biaya total yang dibutuhkan untuk pemrosesan digital document per tahun sebesar Rp 6,740,839.

Æ Search Engine Surat Keputusan (SK) Tabel 4.22 Future Activity-based Costing untuk Search Engine S urat Keputusan (S K) A

Nama Proses

B

C

D

E

Waktu Biaya Waktu per Transaksi transaksi pegawai transaksi (per hari) per hari per jam (menit) (menit) (Rp)

(B x C) Penerimaan dan pendataan surat keputusan Penyimpanan dokumen Pencarian dokumen

F

G

Biaya Pegawai per hari (Rp)

H

I

J

K

L

M

Biaya Biaya Biaya Biaya Biaya rata- Rata-rata Biaya Usaha Lain-lain Lain-lain Lain-lain rata per per Tahunan Tahunan per per hari per jam hari transaksi (Rp) (%) transaksi (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp)

(DxG/60) + (HxB) (F+ I)

(DxE/60)

(J/B)

(Jx280)

(D/X)

1

2

2 12,500

417

664.29

0

22

439

439 122,867 25.00%

1 1

3 3

3 12,500 3 12,500

625 625

814.29 664.29

106 0

147 33

772 658

772 216,080 37.50% 658 184,300 37.50%

1,667 2,142.86

106

202 1,869

(X) Total

3

8

8 37,500

1,869 523,247

100%

Keterangan ABC Search Engine S urat Keputusan (S K) : 1. Perkiraan jumlah transaksi Perkiraan jumlah transaksi didapat dari : -

Rata-rata Surat Keputusan per tahunnya 280 SK (SK Pengangkatan, SK Penugasan dan SK lainnya yang berhubungan dengan dosen, baik yang dikeluarkan oleh Rektor, Yayasan maupun DIKTI)

-

Jumlah hari kerja dalam 1 tahun 280 hari.

Jadi, rata-rata transaksi per hari = 280/280 = 1 2. Dalam pemrosesan surat keputusan secara manual, ada 3 proses utama yang dilakukan yaitu : o Penerimaan dan pendataan Surat Keputusan (SK). -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 2 menit per transaksi Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk menerima Surat Keputusan (SK) dan mendatakan Surat Keputusan (SK) tersebut.

-


o Penyimpanan dokumen -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 3 menit per transaksi Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk mengconvert SK ke dalam bentuk digital dan menyimpannya ke dalam database, serta menyimpan berkas SK ke dalam ortner yang dimasukkan ke dalam lemari.

-

Biaya lain-lain per menit (komputer,AC,lampu,scanner) = Rp 375 + Rp 289.29 + Rp 150 = Rp 814.29

-

Biaya penyimpanan dokumen dalam bentuk digital ke dalam hard disk dan berkas di lemari dan ortner = Rp 16 + (Rp 50 + Rp 40) = Rp 106


Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 3 menit per transaksi Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk melakukan pencarian pada search engine SK.

-


3. Perhitungan -


-


-


-


-


-


-


Kesimpulan : Pemrosesan Surat Keputusan (SK) dengan menggunakan search engine SK dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 8 menit dan biaya sebesar Rp 1,869 per transaksi. Biaya total yang dibutuhkan untuk search engine Surat Keputusan (SK) per tahunnya adalah Rp 523,247.

Æ Akses JJA online Tabel 4.23 Future Activity-based Costing untuk Akses JJA online A

Nama Proses

B

C

D

E

Waktu Rata-rata Biaya Waktu per transaksi transaksi pegawai transaksi per (per per jam (menit) periode periode) (Rp) (menit)

(BxC) Pendistribusian daftar dosen kandidat JJA dan persetujuan Pemberitahuan briefing ke dosen (melalui JJA online) Pendistribusian nilai KUM (melalui JJA online) Briefing dosen kandidat JJA dan upload video briefing

16

30

16

5

80 12,500

16

5

16

3.75


G

H

I

K

L

M

Biaya Biaya Biaya Biaya Biaya Lain-lain Lain-lain rata-rata Rata-rata Biaya Usaha Lain-lain per per per per Tahunan Tahunan per jam transaksi periode periode transaksi (Rp) (%) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp)

(DxG/60) + (HxB) (F+I)

(DxE/60)

480 12,500 100,000

J

(J/B)

(Jx3)

(D/X)

664.29

200

8,514 108,514

6,782 325,543 46.33%

16,667

914.29

0

1,219 17,886

1,118 53,657 7.72%

80 12,500

16,667

914.29

0

1,219 17,886

1,118 53,657 7.72%

60 31,250

31,250

664.29

1,250

20,664 51,914

3,245 155,743 5.79%

A Nama Proses

B

C

D

E

Waktu Rata-rata Biaya Waktu per transaksi transaksi pegawai transaksi per (per per jam (menit) periode periode) (Rp) (menit)

(BxC) M emberitahukan jadwal wawancara dosen (melalui JJA online) Proses pengajuan JJA ke Kopertis M emberitahukan status pengajuan JJA (diterima atau ditolak) (melalui JJA online)

Total


G

H

I

J

K

L

M

Biaya Biaya Biaya Biaya Biaya Lain-lain Lain-lain rata-rata Rata-rata Biaya Usaha Lain-lain per per per per Tahunan Tahunan per jam transaksi periode periode transaksi (Rp) (%) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp)

(DxG/60) + (HxB) (F+I)

(DxE/60)

(J/B)

(Jx3)

(D/X)

16

5

80 12,500

16,667

914.29

0

1,219 17,886

1,118 53,657 7.72%

16

15

240 12,500

50,000

664.29

1,300

23,457 73,457

4,591 220,371 23.17%

16

1

16 12,500

3,333

914.29

0

(X) 1,036 106,250 234,583 5,650.00

2,750

112

65

244

3,577

224 10,731 1.54%

56,537 291,120 18,195 873,360

100%

Keterangan ABC Akses JJA Online : 1. Perkiraan jumlah transaksi Perkiraan jumlah transaksi didapat dari : -

Pengajuan JJA dilakukan 3 kali dalam 1 tahun di mana rata-rata jumlah dosen yang diajukan per periodenya sebanyak 2% dari 800 dosen yang aktif sehingga jumlah transaksi per periodenya = 2% x 800 = 16.

2. Dalam mengurus jenjang jabatan akademik dosen, ada 8 proses utama yang dilakukan yaitu : o Pendistribusian daftar dosen kandidat JJA dan persetujuan. -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit per transaksi Perkiraan waktu ini dimulai dari analisis staff JJA terhadap data dan aktivitas yang dilakukan dosen sampai kepada permintaan persetujuan M anager LRC terhadap kandidat dosen yang diajukan.

-


-

Biaya pencetakan daftar dosen kandidat JJA = Rp 200

o Pemberitahuan briefing dosen (melalui JJA online) -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit per transaksi

-

Perkiraan waktu ini dimulai dari penerimaan daftar dosen dari Jurusan, mencari informasi dosen, dan upload pemberitahuan briefing ke website LRC.

-


o Pendistribusian nilai KUM (melalui JJA online) -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit per transaksi Perkiraan waktu ini dimulai dari pencarian data dosen yang akan dicetak KUM nya sampai kepada upload nilai KUM ke website LRC.

-


o Briefing dosen kandidat JJA dan upload video -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 3.75 menit per transaksi (briefing selama 60 menit untuk 16 dosen) Perkiraan waktu ini dimulai dari penjelasan hal-hal yang harus dilakukan oleh dosen sampai kepada tanya jawab antara dosen dengan manajer LRC (yang menyampaikan briefing). Penyampaian informasi mengenai JJA hanya sedikit dilakukan karena informasi tersebut sudah terdapat di website LRC, yaitu melalui video briefing. -


-

Biaya pembuatan video briefing adalah sebesar Rp 3,000,000 dan dapat digunakan oleh 800 dosen selama 3 periode pengajuan JJA, sehingga biaya video per transaksi adalah Rp 3,000,000 / 800 / 3 = Rp 1,250

o M emberitahukan jadwal wawancara dosen (melalui JJA online) -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan satu transaksi adalah 5 menit.

Perkiraan waktu ini dimulai dari pencarian data dosen yang akan diundang sampai kepada upload waktu wawancara ke dosen melalui website LRC. -


o Proses pengajuan JJA ke Kopertis -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai dari pencetakan berkas JJA dosen sampai kepada pengiriman berkas tersebut ke Kopertis.

-


-

Biaya lain-lain per transaksi (mencetak berkas pelatihan sebanyak 5 lembar dan amplop untuk pengiriman) = (5 x Rp200 + Rp 300) = Rp 1,300

o M emberitahukan status pengajuan JJA (melalui JJA online) -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 1 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai dari penerimaan keputusan dari Kopertis, mencari informasi dosen, sampai kepada upload status pengajuan JJA ke dosen melalui website LRC.

-


3. Perhitungan -

Waktu transaksi per periode (menit) = Transaksi (per periode) x Waktu per transaksi (menit)

-

Biaya Pegawai per periode (Rp) = Waktu transaksi per periode (menit) x Biaya pegawai per jam (Rp) / 60 menit

-

Biaya Lain-lain per periode (Rp) = [Waktu transaksi per periode (menit) x Biaya Lain-lain per jam (Rp)] / 60 menit + [Biaya Lain-lain per transaksi (Rp) x Transaksi (per periode)]

-

Biaya rata-rata per periode (Rp) = Biaya Pegawai per periode (Rp) + Biaya Lain-lain per periode (Rp)

-

Biaya Rata-rata per transaksi (Rp) = Biaya rata-rata per periode (Rp) / Transaksi (per periode)

-

Biaya Tahunan (Rp) = Biaya rata-rata per periode (Rp) x 3

-

Usaha Tahunan (%) = Waktu transaksi per periode (menit) / Total Waktu transaksi per periode (menit) x 100%

Kesimpulan : Proses mengurus jenjang jabatan akademik dosen dengan akses JJA online dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 65 menit dan biaya sebesar Rp 18,195 per transaksi. Biaya total yang dibutuhkan untuk proses mengurus jenjang jabatan akademik dosen dengan akses JJA online per tahunnya adalah Rp 873,360.

Æ Pendaftaran pelatihan online Tabel 4.24 Future Activity-based Costing untuk Pendaftaran Pelatihan Online A

Nama Proses

B

C

D

E

G

H

I

J

K

L

Biaya Biaya Biaya Biaya Waktu Biaya Rata-rata Biaya Biaya Lain-lain Lain-lain rata-rata Rata-rata Biaya Waktu per transaksi Pegawai Lain-lain transaksi pegawai per per per per Tahunan transaksi per per per jam (per per jam transaksi semester semester transaksi (Rp) (menit) semester Semester (Rp) semester) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (menit) (Rp)

(BxC) M embuat rencana jadwal kegiatan pelatihan M erancang brosur Konfirmasi jadwal dengan instruktur Konfirmasi ruangan dan fasilitas Finalisasi rancangan brosur Upload brosur (melalui pendaftaran online) M emeriksa jumlah peserta pelatihan

F

6 6

60 30

6

(DxG/60) + (HxB) (F+I)

(DxE/60)

M Usaha Tahunan (%)

(J/B)

(Jx2)

(D/X)

235,971 24.49% 80,486 12.24%

0 0

5,486 117,986 2,743 40,243

19,664 6,707

15

360 18,750 112,500 914.29 180 12,500 37,500 914.29 15,664. 90 12,500 18,750 29

0

23,496 42,246

7,041

84,493

6

30

180 12,500

37,500

0.00

0

0 37,500

6,250

75,000 12.24%

6

20

120 12,500

25,000 914.29

500

4,829 29,829

4,971

59,657

8.16%

6

5

30 12,500

6,250 914.29

0

457

6,707

1,118

13,414

2.04%

6

5

30 12,500

6,250 914.29

0

457

6,707

1,118

13,414

2.04%

6.12%

A Nama Proses

B

C

D

E

(BxC) Konfirmasi materi pelatihan dan kehadiran instruktur M engatur pengunduran jadwal pelatihan M enghubungi peserta mengenai perubahan jadwal pelatihan (melalui pendaftaran online) Persiapan pelaksanaan pelatihan

Total

F

G

H

I

J

K

L

Biaya Biaya Biaya Biaya Biaya Waktu Biaya Rata-rata Biaya Lain-lain Lain-lain rata-rata Rata-rata Biaya Pegawai Waktu per transaksi Lain-lain transaksi pegawai per per per per Tahunan transaksi per per per jam (per per jam transaksi semester semester transaksi (Rp) (menit) semester Semester (Rp) semester) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (menit) (Rp)

(DxG/60) + (HxB) (F+I)

(DxE/60)

6

15

90 12,500

15,664. 18,750 29

6

30

180 12,500

37,500 664.29

0

6

5

30 12,500

6,250 914.29

0

6

30

180 12,500

66

245

(J/B)

(Jx2)

M Usaha Tahunan (%)

(D/X)

0

23,496 42,246

7,041

84,493

1,993 39,493

6,582

78,986 12.24%

6,707

1,118

13,414

37,500 914.29 25,150 153,643 191,143

31,857

457

(X) 1,470 143,750 343,750 38,393 25,650 217,057 560,807

6.12%

2.04%

382,286 12.24%

93,468 1,121,614

100.00%

Keterangan Pendaftaran Pelatihan Online : 1. Perkiraan jumlah transaksi Perkiraan jumlah transaksi didapat dari : -

Pelatihan dosen dilakukan 6 kali dalam 1 semester sehingga rata-rata transakasi per semester = 6 transaksi.

2. Dalam pendaftaran pelatihan dosen, ada 13 proses utama yang dilakukan mulai dari persiapan brosur hingga persiapan pelatihannya, yaitu : o M embuat rencana jadwal kegiatan pelatihan -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 60 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai LDC menganalisis kebutuhan pelatihan bagi dosen, menentukan jadwal pelatihan sesuai dengan ketersediaan waktu yang ada dan terakhir harus meminta persetujuan dari LRC Manager.

-


o M erancang brosur -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini digunakan untuk membuat rancangan brosur pelatihan dosen.

-


o Konfirmasi jadwal dengan instruktur -


Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk menelepon instruktur dan melakukan konfirmasi terhadap pelatihan yang akan diadakan. -


o Konfirmasi ruangan dan fasilitas -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk melakukan pencarian ruangan dan fasilitas yang tersedia dan pengisian form peminjaman.

o Finalisasi rancangan brosur -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 20 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai dari pengecekan final rancangan brosur sampai kepada permintaan persetujuan dari LDC untuk rancangan tersebut.

-


-

Biaya pencetakan brosur (berwarna) = Rp 500

o Upload brosur melalui pelatihan online - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk upload brosur pelatihan ke website LRC.

- Biaya lain-lain per jam (komputer, AC, lampu, internet) = Rp 375 + Rp 289.29 + Rp 250 = Rp 914.29 o M emeriksa jumlah peserta pelatihan -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang diperlukan untuk memeriksa jumlah peserta yang telah mendaftar ke dalam sistem untuk melihat apakah kapasitas minimum telah terpenuhi.

-


o Konfirmasi materi pelatihan dan kehadiran instruktur -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang diperlukan untuk menelepon instruktur dan melakukan konfirmasi mengenai kesediaan dan materi pelatihan yang akan dilakukan.

-


o M engatur pengunduran jadwal pelatihan -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang diperlukan untuk menentukan jadwal baru, mencari instruktur pengganti dan menyesuaikan jadwal baru dengan ketersediaan fasilitas dan ruangan.

-


o M enghubungi peserta mengenai perubahan jadwal pelatihan melalui pelatihan online -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan satu transaksi adalah 5 menit Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang diperlukan untuk mengupload perubahan jadwal pelatihan dosen pada web LRC.

-


o Persiapan pelaksanaan pelatihan -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang diperlukan untuk melakukan pemesanan snack dan menggandakan materi pelatihan dan menyiapkan daftar hadir pelatihan.

-


-

Biaya lain-lain untuk penggandaan materi pelatihan untuk 40 dosen, masing-masing 5 lembar per dosen = Rp 100 x 40 x 5 = Rp 20,000

-

Biaya lain-lain untuk melakukan pemesanan snack melalui telpon = Rp 250 x 15 = Rp 3,750

-

Biaya pencetakan materi pelatihan dan daftar hadir = Rp 200 x 7 = Rp 1,400 (5 lembar materi pelatihan dan 2 lembar daftar hadir)

Total biaya lain-lain per transaksi = Rp 20,000 + Rp 3,750 + Rp 1,400 = Rp 25,150 3. Perhitungan -


-

Biaya Pegawai per semester (Rp) = (Waktu transaksi per semester (menit) x Biaya pegawai per jam (Rp)) / 60 menit

-

Biaya Lain-lain per semester (Rp) = [Waktu transaksi per semester (menit) x Biaya Lain-lain per jam(Rp)] / 60 menit + [Biaya Lain-lain per transaksi (Rp) x Transaksi (per semester)]

-


-


-


-


Kesimpulan : Proses pendaftaran pelatihan online dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 245 menit dan biaya sebesar Rp 93,468 per transaksi. Biaya total yang dibutuhkan untuk proses pendaftaran pelatihan online per tahunnya adalah Rp 1,121,614.

Æ Pengajuan cuti dosen dan aktif kembali online Tabel 4.25 Future Activity-based Costing untuk Pengajuan Cuti Dosen Online A

Nama Proses

B

C

D

E

Waktu Rata-rata Biaya Waktu per transaksi transaksi pegawai transaksi per (per per jam (menit) semester semester) (Rp) (menit)

(BxC) M engubah status dosen Konfirmasi status dosen (melalui pengajuan cuti online) M elaporkan data cuti dosen ke WR2

Total

F

G

H

I

J

K

L

M

Biaya Biaya Biaya Biaya Biaya Biaya Lain-lain Lain-lain rata-rata RataBiaya Usaha Pegawai Lain-lain per per per rata per Tahunan Tahunan per per jam Semester transaksi semester semester transaksi (Rp) (%) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp)

(DxG/60) + (HxB)

(DxE/60)

(F+I)

(J/B)

(Jx2)

(D/X)

40

3

120

208

25,000

664.29

0

1,329

26,329

658 52,657 13.04%

40

5

200

208

41,667

914.29

0

3,048

44,714

1,118 89,429 21.74%

40

15

600

208

125,000

664.29

500

26,643 151,643

3,791 303,286 65.22%

23

(X) 920

625

191,667 2,242.86

500

31,019 222,686

5,567 445,371

120

100%

Keterangan ABC Pengajuan Cuti Dosen Onlien : 1. Perkiraan jumlah transaksi Perkiraan jumlah transaksi didapat dari : -

Pengajuan cuti dilakukan oleh 5% dari 800 dosen yang aktif sehingga jumlah transaksi per semester = 5% x 800 = 40 transaksi.

2. Dalam pengajuan cuti dosen, ada 3 proses utama yang dilakukan yaitu : o M engubah status dosen -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 3 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai dari penerimaan pengajuan cuti dosen di website LRC sampai kepada pengubahan status dosen di database dosen.

-


o Konfirmasi status dosen melalui pengajuan cuti online -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk mencari data dosen yang akan dikonfimasi statusnya dan upload konfirmasi status dosen.

-


o M elaporkan data cuti dosen ke WR2 -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai dari pembuatan laporan cuti dosen yang disetujui Kajur sampai kepada pengiriman laporan ke WR2.

-


-


3. Perhitungan -


-


-

Biaya Lain-lain per semester (Rp) = [Waktu transaksi per semester (menit) x Biaya Lain-lain per menit (Rp)] / 60 menit+ [Biaya Lain-lain per transaksi (Rp) x Transaksi (per semester)]

-


-


-


-


Kesimpulan : Proses pengajuan cuti dosen online dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 23 menit dan biaya sebesar Rp 5,567 per transaksi. Biaya total yang dibutuhkan untuk proses pengajuan cuti dosen online per tahunnya adalah Rp 445,371.

Tabel 4.26 Future Activity-based Costing untuk Pengajuan Aktif Kembali Online A

Nama Proses

B

C

D

Waktu Rata-rata Waktu per transaksi transaksi transaksi per (per (menit) semester semester) (menit)

E

F

Biaya pegawai per jam (Rp)

Biaya Pegawai per Semester (Rp)

(BxC) M engubah status dosen M emberikan informasi dosen yang aktif ke jurusan Konfirmasi status dosen (melalui pengajuan aktif kembali online)

Total

G

H

I

J

K

L

M

Biaya Biaya Biaya Biaya Biaya Lain- Lain-lain rata-rata Rata-rata Biaya Usaha Lain-lain lain per per per per Tahunan Tahunan per jam transaksi semester semester transaksi (Rp) (%) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp)

(DxG/60) + (HxB) (F+I)

(DxE/60)

(J/B)

(Jx2)

(D/X)

15

3

45

208

9,375

664.29

0

498

9,873

658 19,746 23.08%

15

5

75

208

15,625

914.29

0

1,143

16,768

1,118 33,536 38.46%

15

5

75

208

15,625

914.29

0

1,143

16,768

1,118 33,536 38.46%

13

(X) 195

625

40,625 2,492.86

0

2,784

43,409

2,894 86,818

45

100%

Keterangan ABC Pengajuan Aktif Kembali Online : 1. Perkiraan jumlah transaksi Perkiraan jumlah transaksi didapat dari : - Pengajuan aktif kembali dilakukan oleh 5% dari 300 dosen yang tidak aktif sehingga jumlah transaksi per semester = 5% x 300 = 15 transaksi. 2. Dalam mengurus pengajuan aktif kembali dosen ini, ada 3 proses utama yang dilakukan yaitu : o M engubah status dosen -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 3 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai dari penerimaan pengajuan aktif kembali dosen di website LRC sampai kepada pengubahan status dosen di database dosen.

-


o M emberikan informasi dosen yang aktif ke jurusan -

Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit per transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk mencari data dosen yang aktif sampai kepada pemberian informasi tersebut kepada jurusan.

-


o Konfirmasi status dosen melalui pengajuan aktif kembali online -


Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk mencari data dosen yang akan dikonfimasi statusnya dan upload konfirmasi status dosen. -


3. Perhitungan -


-


-

Biaya Lain-lain per semester (Rp) = [Waktu transaksi per semester (menit) x Biaya Lain-lain per jam(Rp)] /60 menit+ [Biaya Lain-lain per transaksi (Rp) x Transaksi (per semester)]

-


-


-


-


Kesimpulan : Proses pengajuan aktif kembali dosen online dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 13 menit dan biaya sebesar Rp 2,894 per transaksi. Biaya total yang

dibutuhkan untuk Proses pengajuan aktif kembali dosen per tahunnya adalah Rp 86,818.

• People Capability Matrix and Capacity Planning Berikut ini adalah tabel People Capability Matrix yang diharapkan setelah proses elaborasi berlangsung yang berfungsi untuk mengetahui kemampuan yang diperlukan untuk menjalankan sistem baru. Berdasarkan tabel tersebut dapat terlihat bahwa terjadi beberapa peningkatan kemampuan pada sumber daya manusia (orang) yang terkait, sehubungan dengan usulan pengembangan yang dilakukan.

People Capability Matrix Tabel 4.27 New People Capability Matrix Knowledg e Capabiliti es/skill Required Key Process

Penerimaan Dosen Pelatihan Dosen Penugasan Dosen Cuti Dosen Evaluasi Jasa Dosen Jenjang Jabatan Akademik Penanganan Dosen Bermasalah Pembinaan Dosen Pemberhentian Dosen

Core Competencies

Lead Adap Planni ershi tabili ng & p ty Organ izing

Technical Competenci es

Busine ss Acume n

Custo mer Orient ation

Meetin Problem Innovati Tea Peop Co Com Engli g Solving on / mwo le m puter sh Comm & Continuo rk/C Deve mu Liter Profi itments Decision us ollab lopm nic acy cienc Making Improve orati ent ati y ment on on 2 2 1 2 2 2 2 2 2 2 1 2 2 2 2 2 2 2 1 2 2 2 1 2 2 2 1 1 2 1 2 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 1 2 1 2 2

2 2 2 2 2 2

1 2 2 2 2 1

2 2 2 2 2 2

1 1 2 2 2 1

2 2 2 2 2 2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

1

2 2

2 2

2 2

2 2

2 2

2 2

2 2

2 2

2 2

2 2

2 2

1 2

1 1

Capacity Planning Perbedaan antara People Capability Matrix yang berjalan dengan People Capability Matrix yang tampak setelah adanya usulan elaborasi terletak pada : •

Digital document akan didukung oleh Information Technology (IT) yang menyediakan database untuk menampung dan menyimpan semua sertifikat dosen serta mengelompokkannya berdasarkan kebutuhan. Digital document ini tentu saja banyak berpengaruh terhadap efektivitas dan efesiensi kerja bagian penerimaan, dimana proses penyimpanan dan pencarian menjadi lebih mudah dan cepat, begitu juga dengan lead time pengiriman akan semakin berkurang. M anfaat-manfaat yang ada tidak hanya dirasakan oleh bagian LRC, dosen maupun calon dosen juga mendapatkan manfaat dari digital document ini, calon dosen akan lebih fleksibel dalam mengirimkan berkas-berkas yang dibutuhkan kepada bagian LRC.

•

Proses pengurusan jenjang jabatan akademik dosen akan didukung dengan adanya akses JJA online yang berbasis web. Dengan diterapkannya akses JJA online ini diharapkan mampu meningkatkan dosen homebase yang ada di BINUS University. Dari pihak pengurusan jenjang jabatan akademik dosen, mereka akan mendapatkan kemudahan dalam hal sosialisasi dan penyebaran informasi kepada para dosen, selain itu mereka juga lebih fleksibel dalam menanggapi pertanyaan yang diajukan dosen seputar JJA. Pada pihak dosen tentu saja mendapatkan peningkatan pelayanan yang lebih baik, mereka dapat mengakses informasi yang dibutuhkan jauh lebih mudah dan fleksibel daripada

sebelumnya, mereka dapat mengajukan pertanyaan tanpa harus mendatangi bagian LRC. •

Proses bisnis pada pelatihan dosen akan ditingkatkan dengan adanya pengajuan pelatihan secara online melalui web. Jadwal pelatihan yang akan diselenggarakan oleh bagian LRC akan diinformasikan kepada seluruh dosen melalui web, dengan demikian tidak perlu mencetak, menggandakan maupun menyebarkan brosur pelatihan, tentu saja hal ini membuat pekerjaan karyawan menjadi lebih efektif dan efisien. Informasi pelatihan melalui web ini juga mampu mengantisipasi kemungkinan adanya dosen yang tidak mendapat informasi tersebut, dengan demikian jumlah dosen yang mengikuti pelatihan akan semakin meningkat. Bagi dosen, dengan adanya pengajuan pelatihan secara online membawakan banyak manfaat dan kemudahan. Dosen lebih mudah dalam mengakses informasi mengenai jadwal pelatihan dan informasi lain seputar pelatihan, lebih fleksibel dan mudah untuk melakukan pendaftaran karena tidak perlu mendatangi bagian LRC dan bisa langsung mendaftar melalui web.

•

M anfaat yang dirasakan oleh bagian pelatihan dosen juga dirasakan dalam proses cuti dan aktif kembali dosen, dimana dosen dapat melakukan pengajuan cuti dan aktif kembali secara online melalui web. Hal ini tentu saja akan memberikan banyak kemudahan bagi para dosen dalam mengajukan cuti maupun aktif kembali, sama halnya dengan pendaftaran pelatihan, dosen tidak perlu mendatangi ataupun mengirim surat kepada jurusan maupun bagian LRC tetapi cukup mengakses informasi melalui web dan mengajukan cuti atau aktif

kembali di web itu pula. Proses pengurusan cuti dosen dan aktif kembali akan menjadi lebih efektif dan efisien.

• Selanjutnya akan dibahas mengenai penerapan search engine Surat Keputusan (SK) yang didukung oleh information technology (IT) dengan menyediakan database untuk menampung dan menyimpan semua bentuk Surat Keputusan (SK) dosen, baik itu SK penugasan, pelanggaran maupun SK lainnya. Dengan adanya search engine ini, akan mempermudah dan mempercepat proses pencarian SK yang dibutuhkan dan sesuai dengan proses yang dilakukan. Kecepatan merupakan hal yang sangat penting pada masa sekarang ini, kecepatan pemrosesan transaksi menjadi tolak ukur bagi kemajuan dan perkembangan sebuah proses bisnis.

Tabel 4.28 Summary Gap Analysis PCM Skill/Pengetahuan

Nilai Sebelum Elaborasi

Nilai Sesudah Elaborasi

Nilai Gap Analysis

Penerimaan Dosen Computer Literacy

1

2

-1

JJA Dosen Computer Literacy

1

2

-1

Pelatihan Dosen Computer Literacy

1

2

-1

Cuti Dosen dan Aktif Kembali Computer Literacy

1

2

-1

Berdasarkan peningkatan kemampuan yang terjadi dengan adanya usulan pengembangan seperti yang ditampilkan dalam tabel Summary Gap Analysis PCM , maka perlu diambil beberapa tindakan untuk mengimbangi peningkatan kemampuan tersebut, yaitu : -

Perlu

adanya pelatihan

dan

peningkatan skill karyawan

mengenai

pengembangan yang dilakukan yaitu mengenai Digital Document, Akses JJA Online, Pengajuan Pelatihan Online, Pengajuan Cuti dan Aktif Kembali Online serta Search Engine Surat Keputusan (SK), khususnya mengenai cara kerja dan bagaimana menjalankannya. Hal ini diperlukan mengingat frekuensi penggunaan

komputer

yang semakin

meningkat serta meningkatnya

komunikasi secara elektronik, dengan demikian karyawan diharapkan mampu untuk mengelola sistem yang ada dengan semaksimal mungkin sehingga dapat mencapai efektivitas dan efisiensi dalam pekerjaan. -

Perlu adanya sosialisasi kepada para pengguna ataupun pihak-pihak yang terkait, khususnya dosen karena mereka akan terlibat langsung dalam penggunaan usulan pengembangan tersebut.

-

Perlu adanya evaluasi berkelanjutan terhadap usulan yang dikembangkan, dengan tujuan untuk mengidentifikasikan kekurangan dan ketertinggalan sehingga dapat dilakukan inovasi dan pengembangan secara terus-menerus.

-

Karena usulan pengembangan berorientasi pada customer maka sistem yang dikembangkan harus dirancang secara sederhana dan fleksibel sehingga mudah dipahami dan digunakan.

• Feasibility Validation and Gap Analysis Pengimplementasian Digital Document, Search Engine Surat Keputusan (SK), Akses JJA Online, Pelatihan Online serta Pengajuan cuti dosen dan aktif kembali secara online memberikan dampak pada peningkatan kemampuan karyawan dalam penggunaan komputer (computer literacy) pada keseluruhan proses bisnis bagian Lecturer Resource Center khususnya pada proses penerimaan dosen, pengurusan jenjang jabatan akademik dosen, pelatihan dosen serta pengajuan cuti dan aktif kembali dosen. Hal ini dapat terlihat dari frekuensi penggunaan komputer yang semakin meningkat baik dalam pengelolaan maupun pemrosesan setiap transaksi pada bagian LRC, peningkatan frekuensi penggunaan ini tentu saja harus diimbangi dengan adanya peningkatan skill atau keahlian komputer karena diperlukan pemahaman yang lebih baik mengenai komputer khususnya dalam menjalankan aplikasi yang diusulkan tersebut, sehingga mampu mendukung kelancaran kerja pada bagian Lecturer Resource Center secara keseluruhan. Peningkatan frekuensi penggunaan komputer yang diiringi dengan peningkatan skill dan kemampuan penggunaan komputer setiap karyawan yang terlibat diharapkan mampu meningkatkan kinerja bagian Lecturer Resource Center secara keseluruhan, sehingga mampu mencapai efesiensi dan efektivitas.

• An Update Business Case Dari hasil simulasi terhadap waktu dan biaya maka dapat dilihat bahwa pengembangan ini memberikan keuntungan terhadap penggunaan waktu dan

penghematan biaya pada bagian Lecturer Resource Center. Selain itu usulan pengembangan juga mampu untuk meningkatkan pelayanan yang lebih baik dan fleksibel kepada dosen. Keuntungan ini tentu saja akan memberikan dampak positif pada peningkatan kinerja pada bagian Lecturer Resource Center. 4.3 People and Technology Development Phase

• Dissection and Amalgamation of New Process Into Activities Processes Digital Document Dengan diterapkannya digital document akan membawa dampak pengurangan pada beberapa proses terkait yang berfungsi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja bagian terkait. Bagian perekrutan dosen ataupun bagian lainnya tidak perlu menerima dokumen dalam bentuk kertas, tidak perlu melakukan penyimpanan dokumen/berkas lamaran dosen dan lainnya ke dalam outner atau lemari dan tentu saja tidak perlu bersusah payah mencari dokumen apabila dibutuhkan karena metode pencarian sudah terkomputerisasi, pengguna cukup melakukan searching maka dengan mudah dokumen akan ditemukan. Begitu juga dengan pengiriman dokumen ke bagian lain, pengguna bisa mengirimkannya secara elektronik sehingga akan menghemat pemakaian waktu. Search Engine SK Sama halnya dengan digital document, dengan adanya search engine SK pengguna tidak perlu bersusah payah untuk menemukan surat keputusan yang dibutuhkan, karena pengguna dapat melakukan pencarian surat keputusan secara

terkomputerisasi dengan berbagai kriteria pencarian dan dengan mudah SK yang dibutuhkan dapat ditemukan dengann cepat. Akses JJA Online Penerapan akses JJA online juga memberikan dampak pada pengurangan proses terkait, dimana dosen tidak perlu mendatangi bagian LRC untuk meminta info mengenai nilai KUM maupun info lain menjenai pengurusan jenjang jabatan akademik, dosen dapat memberikan pertanyaan melalui web dan akan dijawab oleh bagian pengurusan JJA melalui web juga sesuai dengan waktu yang tersdia sehingga tidak menggangu pekerjaan lainnya, staf LRC juga tidak perlu mencetak KUM buat dosen karena dapat diakses langsung oleh dosen melalui web. Pendaftaran Pelatihan Online Adanya pendaftaran pelatihan secara online banyak memberikan kemudahan pada proses terkait, dimana staf LRC tidak perlu menggandakan dan menyebarkan brosur pelatihan karena brosur cukup di upload ke web dan dapat dengan mudah diakses oleh dosen, staf LRC juga tidak perlu meluangkan waktu khusus untuk melayani pendaftaran dosen karena dosen dapat melakukan pendaftaran secara langsung melalui web. Tentu saja hal ini memperlihatkan adanya peningkatan pelayanan terhadap dosen Pengajuan Cuti dan Aktif Kembali Online Dapat dilakukannya pengajuan cuti dan aktif kembali secara online memberikan banyak kemudahan pada pemrosesan transaksi terkait, karena bagian LRC ataupun jurusan tidak perlu mengolah surat cuti maupun aktif kembali dari dosen sebab pengajuan cuti sudah dilakukan langsung melalui web dan tidak dalam

bentuk surat, pemberitahuan persetujuan cuti ataupun penolakan cuti juga dapat dengan mudah dilakukan karena cukup mengisinya pada web. Dosen juga mendapatkan manfaat yaitu dapat dengan mudah dan fleksibel mengajukan cuti dan aktif kembali karena cukup mengisinya melalui web dan tidak perlu mendatangi LRC ataupun jurusan.

Structure Aturan aksestabilitas pengguna pada pengajuan JJA, cuti dan aktif kembali serta pelatihan secara online,antara lain: •

Seluruh dosen aktif dapat melakukan pengaksesan terhadap keseluruhan web, sedangkan untuk dosen non aktif hanya dapat mengkases bagian pengajuan aktif kembali. Setiap dosen memiliki kode login dan password masing-masing, sehingga kerahasiaan data pribadi dosen yang bersangkutan dapat terjaga.

•

Staf bagian LRC juga dapat mengkases web untuk memasukkan data dan informasi yang berhubungan dan dibutuhkan oleh dosen, serta menjawab pertanyaan yang masuk sesuai dengan bidang masing-masing.

•

Untuk search engine SK dan digital document dapat diakses oleh seluruh staf LRC, dimana digital document dapat berhubungan dengan bagian lain seperti jurusan dan lain sebagainya sehingga dapat dilakukannya pengiriman dokumen secara elektronik.

Informasi yang tersimpan dalam digital document adalah keseluruhan dokumen yang ada akan disimpan secara digital baik itu dokumen lamaran dosen, sertifikat dosen dan lain sebagainya, sehingga memudahkan penyimpanan, pencarian dan pengiriman. Pada web akan menyimpan informasi mengenai nilai KUM dosen, informasi jenjang jabatan, jenjang saat ini, simulasi nilai, history dosen baik itu cuti, pelatihan maupun lainnya, informasi jadwal pelatihan, pendaftaran pelatihan, informasi status cuti, pengajuan cuti dan aktif kembali. Untuk search engine akan menyimpan informasi mengenai berbagai macam dan bentuk surat keputusan, yang dapat dicari dengan berbagai kriteria. People Pengembangan Sumber Daya M anusia merupakan sebuah fase yang krusial di dalam proses pengimplementasian BPM karena tanpa adanya dukungan kemampuan dan keinginan dari Sumber Daya M anusia yang ada, maka pengimplementasian BPM ini tidak akan berhasil. Tujuan dilakukannya pengembangan Sumber Daya M anusia ini dimaksudkan agar seluruh pihak terkait memiliki kesiapan untuk beradaptasi dengan proses yang baru. Adanya usulan pengembangan yang dilakukan menyebabkan terjadinya gap antara skill dan kemampuan current dengan kebutuhan skill dan pengetahuan untuk sistem yang baru. Oleh karena itu perlu dilakukan pelatihan dan peningkatan kemampuan kepada para pengguna mengenai sistem yang diusulkan, sehingga dapat dimanfaatkan secara baik untuk mencapai hasil yang maksimal.

• Redesigned Role Descriptions and Goals - Responsible – pihak yang menjalankan suatu aktivitas. - Accountable – pihak yang menyetujui dilakukannya suatu aktivitas. - Support – pihak yang menyediakan sumber daya dan informasi untuk mendukung aktivitas yang dilakukan. - Consult – pihak yang memiliki informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu aktivitas. - Inform – pihak yang harus diberitahukan/diinformasikan atas suatu aktivitas yang dilakukan. Tabel 4.29 RAS CI Digital Document Activity Penerimaan dan pendataan dokumen Penyimpanan dokumen Pencarian dokumen Pengiriman dokumen

LRC M anager

A

LRC Staff RA RA RA R

Tabel 4.30 RAS CI Search Engine S K Activity LRC M anager LRC Staff Penerimaan dan convert surat keputusan I RA Penyimpanan dokumen RA Pencarian dokumen RA

Tabel 4.31 RAS CI Akses JJA Online Activity

Pembuatan dan pendistribusian daftar dosen kandidat JJA

M anager LRC

JJA staff

A

RS

Koperti s

Dekan Rektor

WR Kajur II

Activity

M anager LRC

JJA staff

Koperti s

I S Pemilihan dan pengiriman daftar dosen untuk diurus JJA Pemberitahuan briefing ke A R dosen Pendistribusian nilai RA KUM Briefing dosen kandidat RA S JJA M emberitahukan jadwal R wawancara dosen Proses pengajuan JJA ke A R I Kopertis RA M emberitahukan status pengajuan JJA (diterima atau ditolak) Tabel 4.32 RAS CI Pengajuan Pelatihan Online Activity

M embuat rencana jadwal kegiatan pelatihan M erancang brosur Konfirmasi jadwal dengan instruktur Konfirmasi ruangan dan fasilitas Finalisasi rancangan brosur Upload brosur M emeriksa jumlah peserta pelatihan Konfirmasi materi pelatihan dan kehadiran instruktur

LDC

LRC M anager

R

A

Dekan Rektor

RA

A

I

LRC Secretariat Staff S

RA RA

I

Instruktu r

Petugas penyusun jadwal ruangan

S

R RA RA RA

I

S

RA A

WR Kajur II

I

M engatur pengunduran jadwal pelatihan Activity

A

LDC

R LRC Secretariat Staff RA

LRC M anager

M enghubungi peserta mengenai perubahan jadwal pelatihan Persiapan pelaksanaan pelatihan

Petugas penyusun jadwal ruangan

Instruktu r

RA

Tabel 4.33 RAS CI Pengajuan Cuti Online Activity

LRC M anager

LRC Staff

M engubah status dosen

R

Konfirmasi status dosen

RA

M elaporkan data cuti dosen ke WR2

A

Jurusan WR2 A

R

I

Tabel 4.34 RAS CI Pengajuan Aktif Kembali Online Activity M engubah status dosen M emberikan informasi dosen yang aktif ke jurusan Konfirmasi status dosen

LRC M anager LRC Staff Jurusan R A A R I RA

• Performance Management and Measurements for Appropriate Roles

GI NA

LRC Manager

MA

Lecturer Recruitment &Development Coordinator & Lecturer Promotio n C o-ordinator

NG

M AN AG IN G

Vice Rector 1

LRC Staff

Gambar 4.2 Pyramid of Management

Proses ini dilakukan untuk menentukan pencapaian kinerja yang ditetapkan pihak manajemen yang sudah realistis dan tidak melebihi kapasitas kemampuan para karyawan yang ada. Kinerja manajemen dapat dilihat dari tiga pihak yang berkepentingan dalam Lecturer Resource Center (LRC). Di dalam sebuah organisasi, yakni LRC Manager, Lecturer recruitment and development Coordinator, Lecturer Promotion Co-ordinator, dan Staff LRC. Berikut adalah penjabaran kinerja manajemen dan pengukurannya : Dari Pihak LRC M anager : •

Tidak ada temuan yang fatal pada proses audit, cara ukur Hasil temuan dari proses audit semuanya bersifat minor.

•

Service Quality Index dari pihak-pihak yang berhubungan dengan khususnya dosen adalah

LRC > 3, cara ukur Semua pihak yang

berhubungan dengan LRC memberikan Service Quality Index minimal 3. •

Follow up Surat-surat Keputusan dan dokumen yang berhubungan dengan dosen harus 100% dijalankan, cara ukurnya semua surat keputusan dan dokumen yang berhubungan dengan dosen ter-follow up.

Dari pihak Lecturer recruitment and development Co-ordinator : •

Proses recruitment dosen sudah selesai pada hari ke 7 sebelum perkuliahan dimulai. Cara ukur pada hari ke tujuh sebelum perkuliahan dimulai sudah tidak ada lagi proses recruitment yang terjadi.

•

Penambahan dosen HBA sebanyak 35%, cara ukur Jumlah kenaikan dosen HBA dibandingkan dengan jumlah dosen HBA tahun sebelumnya.

•

80% dosen yang diundang ke pelatihan yang diadakan oleh LRC hadir, cara ukur Jumlah dosen yang hadir di pelatihan dibandingkan dengan jumlah dosen yang diundang ke pelatihan

•

Pengajuan cuti dan aktif kembali oleh dosen 90% terpenuhi, cara pengukuran yaitu 90% pengajuan cuti dan aktif kembali dosen ter-follow up dengan baik.

Dari pihak Lecturer Promotion Co-ordinator : •

Kenaikan jenjang jabatan akademik yang diajukan 95% disetujui, cara ukur dari

Jumlah

kenaikan

jenjang jabatan

akademik

yang disetujui

dibandingkan dengan jumlah kenaikan jenjang jabatan akademik yang diajukan.

•

Sertifikasi dosen yang diajukan ke DIKTI 100% lulus, cara ukur dari Semua sertifikasi dosen yang diajukan ke DIKTI diterima.

• People Core Capability Gap Analysis Process Performance Report Tabel 4.35 Process Performance Report - Digital Document Transaction Type Penerimaan dan pendataan dokumen Penyimpanan dokumen Pencarian dokumen Pengiriman dokumen

Comple te d Transaction Withi OO n SLA S

Carrie d Forward (minute le ft in SLA)

Brought Forward

Ne w Transaction

8 8 8

8 8 8

8 8 8

0 0 0

0 0 0

8

8

8

0

0

OO S

0

1

2

3

5

√ √ √ √

Tabel 4.36 Process Performance Report - Search Engine SK Transaction Type Penerimaan dan pendataan/convert surat keputusan Penyimpanan dokumen Pencarian dokumen


Brought Forward

Ne w Transaction

1

1

1

1

1

1

1

Carrie d Forward (minute le ft in SLA) OO S

0

0

0

√

1

0

0

1

0

0

√ √

1

2

3

5

Tabel 4.37 Process Performance Report - Akses JJA Online

Transaction Type Pendistribusian daftar dosen kandidat JJA dan persetujuan Pemberitahuan briefing ke dosen (melalui JJA online) Pendistribusian nilai KUM (melalui JJA online) Briefing dosen kandidat JJA Memberitahukan jadwal wawancara dosen (melalui JJA online) Proses pengajuan JJA ke Kopertis Memberitahukan status pengajuan JJA (diterima atau ditolak) melalui JJA online



Brought Forward

Ne w Transaction

16

16

15

1

1

16

16

15

1

1

√

16

16

15

1

1

√

16

16

15

1

1

√

16

16

15

1

1

√

16

16

15

1

1

16

16

15

1

1

OO S

0.5

1

2

3 √

√ √

5

Tabel 4.38 Process Performance Report - Pendaftaran Pelatihan Online Comple te d Transaction Withi OO n SLA S


Brought Forward

Ne w Transaction

6

6

5

1

1

6

6

5

1

1

Konfirmasi jadwal dengan instruktur

6

6

5

1

1

Konfirmasi ruangan dan fasilitas

6

6

5

1

1

Finalisasi rancangan brosur

6

6

5

1

1

0

6

5

1

1

√

6

6

5

1

1

√

6

6

5

1

1

√

6

6

5

1

1

√

6

6

5

1

1

6

6

5

1

1

Transaction Type Membuat rencana jadwal kegiatan pelatihan Merancang brosur

Upload brosur (melalui pengajuan pelatihan online) Memeriksa jumlah peserta pelatihan Konfirmasi materi pelatihan dan kehadiran instruktur Mengatur pengunduran jadwal pelatihan Menghubungi peserta mengenai perubahan jadwal pelatihan Persiapan pelaksanaan pelatihan

OO S

0

1

2

3

5 √

√ √ √ √

√ √

Tabel 4.39 Process Performance Report - Pengajuan Cuti Online

Transaction Type Mengubah status dosen Konfirmasi status dosen (melalui pengajuan cuti online) Melaporkan data cuti dosen ke WR2



Brought Forward

Ne w Transaction

0 0

40 40

36 36

4 4

4 4

40

40

36

4

4

OO S

0

1

2

3

5

√ √ √

Tabel 4.40 Process Performance Report - Pengajuan Aktif Kembali Online

T ransaction T ype

Mengubah status dosen Memberikan informasi dosen yang aktif ke jurusan Konfirmasi status dosen (melalui melalui pengajuan aktif kembali online)

Completed T ransaction Within OOS SLA

Carried Forward (minute left in SLA)

Brought Forward

New T ransaction

0

15

14

1

1

15

15

14

1

1

√

0

15

14

1

1

√

OOS

0

1

2

√

3

5

Waktu

yang diperkirakan

akan

dibutuhkan

ketika menerapkan usulan

pengembangan baik itu dalam digital document, akses JJA online, search engine Surat Keputusan (SK), pengajuan cuti dan aktif kembali online maupun pendaftaran pelatihan online, pada prakteknya tidak menutup kemungkinan akan terjadi ketidaksesuaian atau penyimpangan waktu. Dengan demikian akan membuat

pemrosesan

transaksi

menjadi

terlambat,

seperti

perkiraan

keterlambatan yang tampak pada tabel Process Perfomance Report. Salah satu contohnya adalah pada pendaftaran pelatihan online, dimana transaksi pembuatan rencana jadwal kegiatan pelatihan diperkirakan membutuhkan waktu 60 menit, tetapi bisa saja mengalami keterlambatan selama 5 menit seperti yang tampak pada tabel Process Perfomance Report, yang disebabkan berbagai faktor lain.

• Business Process Orchestration M etode yang digunakan untuk menggambarkan proses bisnis adalah Business Process Management Notation (BPM N), yang selanjutnya disebut sebagai BPM N. BPM N menyediakan notasi yang mudah dimengerti oleh seluruh pengguna bisnis, mulai dari analis bisnis yang bertugas untuk membuat gambaran awal, berlanjut ke pengembang teknikal yang bertanggung jawab untuk menjalankan proses-proses tersebut, yang akhirnya proses-proses tersebut akan dikelola dan dimonitor oleh orang-orang bisnis.

LRC

Prosedur Digital Document

Penerimaan dan pendataan digital dokumen

Penyimpanan digital dokumen

Pencarian digital dokumen

Pengiriman dokumen dalam bertuk digital

Gambar 4.3 BPMN Prosedur Digital Document

LRC

Prosedur Search Engine Surat Keputusan (SK)

Pene rimaa n dan convert Surat Kepu tusan (SK)

Penyimpa nan d okume n

P encarian dokumen d enga n search en gin e

Gambar 4.4 BPMN Prosedur Search Engine S urat Keputusan (S K)

Dosen

Prosedur Akses JJA Online

Mengecek nilai KUM

Melakukan simulasi nila i KUM

Pengajuan kenaikan jenja ng jab atan akade mik melalui web site LRC

Menerima pemberitahua n jadwal briefing

Mene rima pemberitahuan jadwal wawanca ra

Menerima pe mberitahuan status pengajuan JJA

Pe ngaj uan JJA

LRC Jurusan

BINUS University

Ni lai KUM

Pe ndistribusian nilai KUM melalui website LRC

Jadwa l wawa ncara

Ja dwal bri efing

Pembuatan dan pend istribusian daftar kandidat JJA

Pemberitahu an briefing ke dosen melalui web site LRC

Briefing do sen kandidat JJA dan u pload video briefing

Pemilihan dan pengiriman daftar do sen untuk diurus JJA

Memb eritahukan jadwal wawancara dosen melalui website LRC

Berkas da n surat peng antar

Kopertis III

Gambar 4.5 BPMN Prosedur Akses JJA Online

Sta tus pen gaju an JJA

Proses pengajuan JJA ke Kopertis

Memberitahukan status pengajuan JJA m elalui web site LRC

LDC

Membuat rencana jadwal kegiatan pelatihan

Minimal 1 bln sebelum brosur diupload ke website LRC

Tidak

LRC Secretariat Staff

Lecturer Resource Center (LRC)

Prosedur Pendaftaran Pelatihan Online

Tidak

Merancang brosur pelatihan

Konfirmasi jadwal dengan instruktur

Ins truktur bersedia?

Ya

Konfirmasi ruangan dan fasilitas untuk pelatihan

Ruangan tersedia?

Ya

Finalisasi Rancangan Brosur

Upload brosur ke website LRC

1 minggu sebelum hari H Konfirmasi jadwal pelatihan

Instruktur

Jawaban konfirm as i

For m peminjam an ruang dan fasilitas

Jawaban konfirm asi

Petugas Penyusun Jadwal Ruangan

Gambar 4.6 BPMN Prosedur Pendaftaran Pelatihan Online (Perancangan Brosur)

Dosen

Menerima informasi mengen ai status pendaftaran pelatihan

Mendaftar untuk mengikuti p elatihan melalui website LRC

Info rma si pen gundu r an jadw al

LRC Secretariat Staff

Pend aftaran

Informa si pen gundu r an jadw al

Tida k

Memeriksa jumlah peserta pelatih an

Jumlah peserta meme nuhi kapasitas?

Ya

Min 1 hari se belum pela tihan

Ko nfirmasi materi pelatiha n dan ke hadiran instruktur

Instruktur berhalangan?

Ya

Menginformasikan pengundura n jadwal pela tihan melalui w ebsite LRC

Mengatur pengunduran jadwal pelatihan

Pe rsiapan pelaksana an pelatihan

Tidak

Gambar 4.7 BPMN Prosedur Pendaftaran Pelatihan Online (Pendaftaran dan Persiapan)

Prosedur Pengajuan Cuti Online

Dosen

Pengajuan surat permohonan cuti melalui website LRC

Menerima status cuti yang diajukan

2 minggu setelah perkuliahan dimulai Permohonan cuti

Jurusan

Persetujuan Tidak disetujui

OK

LRC

BINUS University

Status c uti

Mengubah status dos en

Konfirmasi status cuti dosen melalui website LRC

Melaporkan data cuti dosen

Gambar 4.8 BPMN Prosedur Pengajuan Cuti Online

Prosedur Pengajuan Aktif Kembali Online

Dosen

Pengajuan surat permohonanaktif kembali melalui website LRC

Menerima status aktif kembali yang diajukan

2 minggu setelah perkuliahan dimulai Permohonan cuti

Jurusan

Persetujuan

Tidak disetujui

OK

LRC

BINUS University

Status cuti

Mengubah status dos en

Memberikan infomasi dosen aktif kembali ke jurusan

Konfirmasi status dosen melalui website LRC

Gambar 4.9 BPMN Prosedur Aktif Kembali Online

• Business Application Connectivity Documentation

Gambar 4.10 Business Application Connectivity

Pengembangan teknologi yang dilakukan dapat dilihat pada gambar arsitektur teknologi yang digambarkan di atas. Terdapat tiga keunggulan dari arsitektur yang dikembangkan, antara lain: • Integrasi Teknologi yang dikembangkan saling berkaitan antara bidang satu dengan bidang yang lainnya sehingga akan dihasilkan suatu integrasi aplikasi bisnis. • Otomatisasi proses bisnis • Kolaborasi Dengan menggunakan B2B Partner Registry, BINUS University dapat bekerjasama dengan partner, supplier, serta pihak lainnya di luar BINUS University.

Gambar 4.11 SOA Life Cycle Gambar diatas menjelaskan hubungan antara Business Process Management (BPM ), Enterprise Service Bus (ESB), dan Business Application (BA) dimana hasil dari Business Process Management (BPM ) yang berupa proses bisnis baru dalam bentuk BPM N dan parameter service akan dimasukkan ke dalam Enterprise Service Bus (ESB). Kemudian service tersebut akan digunakan sebagai landasan untuk membangun aplikasi dengan menggunakan metode SOA life cycle.

• Software Specification and Design Pada halaman utama web, terdapat beberapa menu yang dapat dipilih, yaitu : a. Data Pribadi b. History c. Jenjang Jabatan Akademik

d. Cuti e. Aktif Kembali f. Pengunduran Diri g. Pelatihan h. Pertanyaan Pada menu pertanyaan dosen dapat menginput berbagai pertanyaan kepada bagian LRC apabila ada hal yang kurang dimengerti seputar proses bisnis yang ada pada bagian LRC.

Digital Document Adapun tampilan user interface pada digital document ini adalah seperti di bawah ini :

Gambar 4.12 Rancangan user interface Digital document

Search Engine SK User interface pada proses pencarian Surat Keputusan adalah seperti tertampak di bawah ini, user dapat melakukan pencarian dengan berbagai alternative, dapat dengan menggunakan key word ataupun secara advance search.

Gambar 4.13 Rancangan user interface Search Engine S K

Akses JJA Online Pada saat dosen mengklik Jenjang Akademik maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini :

Gambar 4.14 Rancangan user interface JJA online Jika dosen mengklik nilai KUM , maka dosen dapat melihat nilai KUM dan jenjang jabatannya saat ini, adapun tampilannya adalah :

Gambar 4.15 Rancangan user interface JJA online (KUM)

Dosen juga dapat melakukan simulasi terhadap nilai KUM dengan mengklik tombol simulasi nilai, maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini :

Gambar 4.16 Rancangan user interface JJA online (S imulasi) Disini dosen dapat melakukan simulasi nilai dengan memilih kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya menekan tombol hitung, maka akan muncul hasil dari simulasi nilai tersebut dan dosen dapat memperkirakan jenjang jabatan yang dapat dicapai selanjutnya.

Pendaftaran Pelatihan Online Dosen yang hendak mengakses informasi mengenai jadwal pelatihan maupun melakukan pendaftaran dapat masuk ke menu pelatihan, dan akan muncul tampilan :

Gambar 4.17 Rancangan user interface pelatihan online

Jika dosen mengklik pendaftaran pelatihan, maka dosen dapat melihat jadwal pelatihan dan bisa langsung melakukan pendaftaran, adapun tampilannya adalah :

Gambar 4.18 Rancangan user interface pelatihan online (daftar pelatihan) Untuk melihat detail informasi mengenai pelatihan tersebut dosen dapat mengklik salah satu jenis pelatihan yang hendak diikuti, dimana akan ditampilkan secara rinci informasi mengenai pelatihan tersebut seperti yang tampak pada gambar di bawah ini :

Gambar 4.19 Rancangan user interface pelatihan online (pendaftaran pelatihan) Jika dosen tertarik untuk mengikuti pelatihan tersebut, maka dosen cukup menekan tombol daftar. Selanjutnya jika dosen hendak melihat pelatihan apa saja yang pernah diikuti atau sudah terdaftar, maka dosen bisa masuk ke menu status pelatihan, dengan tampilan :

Gambar 4.20 Rancangan user interface pelatihan online (status pendaftaran pelatihan)

Disini dosen dapat melihat status pelatihan, jika berstatus ok berarti pelatihan tersebut sudah dilaksanakan, jika berstatus terdaftar berarti pelatihan tersebut belum dilaksanakan dan dosen dapat melakukan pendaftaran dengan menekan tombol batal.

Pengajuan Cuti Online Ketika dosen hendak melakukan pengajuan cuti, maka dosen dapat masuk ke menu Cuti, akan muncul tampilan :

Gambar 4.21 Rancangan user interface cuti online

Disini dosen dapat melihat syarat pengajuan cuti, melakukan pengajuan cuti ataupun melihat status cuti. Ketika dosen mengklik menu pengajuan cuti maka akan muncul tampilan :

Gambar 4.22 Rancangan user interface cuti online (pengajuan cuti) Dosen juga dapat melihat status cutinya dengan mengklik menu status cuti dan akan muncul tampilan seperti ini :

Gambar 4.23 Rancangan user interface cuti online (status cuti)

Pengajuan Aktif Kembali Online Dosen yang ingin aktif kembali mengajar dapat mengklik menu aktif kembali dan selanjutnya akan muncul pilihan seperti ini :

Gambar 4.24 Rancangan user interface aktif kembali online Dosen dapat melakukan pilihan untuk masuk ke salah satu menu, jika dosen mengklik menu pengajuan aktif kembali maka akan muncul tampilan :

Gambar 4.25 Rancangan user interface aktif kembali online (pengajuan aktif kembali) Selanjutnya dosen dapat melakukan pengisian pengajuan aktif kembali, jika dosen hendak melihat status pengajuan aktif kembalinya maka akan muncul tampilan :

Gambar 4.26 Rancangan user interface aktif kembali online (status aktif kembali) Software Test Script and Results Untuk memastikan bahwa aplikasi yang telah dirancang sesuai dengan kebutuhan pengguna langkah yang dapat ditempuh adalah melaksanakan testing/uji coba terhadap aplikasi tersebut. Pengujian ini sangat penting dilakukan untuk menyediakan pemahaman bagi para developer mengenai kebutuhan bisnis dari user. S olution Testing

• Digital Dokumen Setelah digital dokumen selesai dibuat, akan dilakukan testing oleh user yang dalam hal ini adalah staff LRC. Testing dilakukan oleh 5 orang staff LRC yang mengakses digital dokumen secara bersamaan. Sistem diakses oleh staff LRC untuk mengecek apakah masih terdapat bug dalam sistem tersebut, apakah sistem tersebut dapat berfungsi dengan baik dan terintegrasi dengan sistem yang lainnya, apakah sistem tetap dapat berjalan secara maksimal meskipun dijalankan secara bersamaan, apakah user dapat menerima sistem itu dengan baik, sistem tersebut sesuai dengan kebutuhan user. Selama tahap ini,

para staff LRC yang bertindak sebagai tester akan mencatat hasil dari tes yang dilakukan untuk kemudian dibandingkan dengan hasil yang diharapkan. Berdasarkan

hasil tes

tersebut

akan

dilakukan

perbaikan terhadap

ketidaksesuaian atau error yang terjadi. Selanjutnya dilakukan lagi testing oleh 5 staff LRC untuk mengecek apakah sistem tetap berfungsi dengan baik setelah perbaikan dilakukan. •

Search engine SK Setelah search engine SK dokumen selesai dibuat, akan dilakukan testing oleh user yang dalam hal ini adalah staff LRC. Testing dilakukan oleh 5 orang staff LRC yang mengakses Search engine SK secara bersamaan. Sistem diakses oleh staff LRC untuk mengecek apakah masih terdapat bug dalam sistem tersebut, apakah sistem tersebut dapat berfungsi dengan baik dan terintegrasi dengan sistem yang lainnya, apakah sistem tetap dapat berjalan secara maksimal meskipun dijalankan secara bersamaan, apakah user dapat menerima sistem itu dengan baik, sistem tersebut sesuai dengan kebutuhan user. Selama tahap ini, para staff LRC yang bertindak sebagai tester akan mencatat hasil dari tes yang dilakukan untuk kemudian dibandingkan dengan hasil yang diharapkan. Berdasarkan hasil tes tersebut akan dilakukan perbaikan terhadap ketidaksesuaian atau error yang terjadi. Selanjutnya dilakukan lagi testing oleh 5 staff LRC untuk mengecek apakah sistem tetap berfungsi dengan baik setelah perbaikan dilakukan.

•

Website LRC (mencakup JJA online, Pengajuan cuti dan aktif kembali online, serta Pendaftaran pelatihan online) Setelah fasilitas website LRC selesai dibuat, akan dilakukan testing oleh user yang dalam hal ini adalah staff LRC dan para dosen. Testing dilakukan oleh staff LRC yang mengurus JJA, cuti dosen, pelatihan dan 10 orang dosen yang mengakses website tersebut secara bersamaan. Website dan database diakses oleh dosen staff dan LRC untuk mengecek apakah masih terdapat bug dalam sistem tersebut, apakah sistem tersebut dapat berfungsi dengan baik dan terintegrasi dengan sistem yang lainnya, apakah sistem tetap dapat berjalan secara maksimal meskipun dijalankan secara bersamaan (meskipun diakses oleh para dosen secara bersamaan tapi kecepatan untuk mengakses fasilitas tersebut tetap sama dengan hanya jika diakses oleh seorang dosen), apakah user dapat menerima sistem itu dengan baik, sistem tersebut sesuai dengan kebutuhan user. Selama tahap ini, para staff LRC dan dosen yang bertindak sebagai tester akan mencatat hasil dari tes yang dilakukan untuk kemudian dibandingkan dengan hasil yang diharapkan. Berdasarkan

hasil tes

tersebut

akan

dilakukan

perbaikan terhadap

ketidaksesuaian atau error yang terjadi. Selanjutnya dilakukan lagi testing oleh staff LRC dan 10 orang dosen untuk mengecek apakah sistem tetap berfungsi dengan baik setelah perbaikan dilakukan.

4.4 Deployment Phase • Improved or New Procesess that Work Statisfactorily Deployment strategy Deployment strategy yang diusulkan adalah dengan menggunakan metode combination, dimana terdiri dari 2 metode didalamnya yang dijalankan secara bersamaan, yaitu gapungan antara metode Parallel dan Big Bang. Dalam metode Parallel, sistem yang lama akan dijalankan secara bersamaan dengan sistem yang baru. Semua pencatatan dan transaksi akan diinput ke dalam 2 sistem, yaitu sistem yang lama dan yang baru. Pada sistem parallel ini, dapat sekaligus melakukan perbandingan hasil dari keluaran sistem lama dan baru. Apabila hasil keluaran dari sistem yang baru telah memenuhi target yang telah ditetapkan, maka segera dilakukan metode Big Bang, yaitu dengan cara merubah sistem yang lama ke sistem yang baru secara ekstrim, langsung beralih ke sistem yang baru dan meninggalkan sistem yang lama. •

Trained and Motivated Staff Kita harus melakukan training untuk users yang akan menggunakkan sistem baru. Terdapat beberapa tipe dari training seperti on-line training, workshop training,

paper-based-self-study. Apabila user tidak menggunakan

sistem dengan baik dan benar maka sistem tersebut akan gagal. Untuk itu diperlukan training agar user dapat menggunakan sistem dengan baik dan benar . Setelah perencanaan telah siap dan diatur dengan baik, selanjutnya dilakukan pelaksanaan training, yang meliputi pelatihan secara teori dan praktek

sesuai dengan kebutuhan user tersebut. Lamanya training tergantung pada kebutuhan dan banyaknya materi yang akan menjadi bahan yang akan disampaikan oleh professional trainers atau trained super user. Setelah training selesai dilakukan, user akan kembali bekerja dan menangani pekerjaan yang sebelumnya tidak dapat dilakukan dengan karena kurangnya pengetahuan dan training. Apabila user masih mengalami sedikit kendala, maka dapat menunjukkan sistem manual kepada user, sehingga user dapat lebih mengerti dan mengerjakan pekerjaannya dengan lebih baik. 4.5 Monitor dan Benefit Realization Phase • Benefit Realization Register Keuntungan yang bisa diperoleh dari digital document, search engine SK, akses JJA online, pendaftaran pelatihan online, pangajuan cuti dan aktif kembali online adalah mengurangi waktu dan biaya. Dari biaya yang harus dikeluarkan oleh Lecturer Resource Center (LRC) terdapat perbedaan antara proses yang lama dengan proses yang baru, yaitu berkisar Rp. 11,976,415,- tiap tahunnya. Perbedaan ini akan memberikan dampak yang cukup berarti bagi LRC. Selain itu biaya pemakaian waktu pun dapat diminimalisasikan untuk satu kali proses, dimana terdapat penghematan waktu per tahunnya adalah 48,692 menit atau setara dengan 812 jam, untuk memproses satu pemrosesan dokumen, pemrosesan surat keputusan, mengurus jenjang jabatan dosen, pendaftaran pelatihan dosen, proses cuti dan aktif kembali.

Keuntungan dalam hal waktu dan biaya akan dapat dirasakan oleh LRC Manager, semua LRC Staff dan dosen. Diharapkan keuntungan-keuntungan tersebut dapat langsung dirasakan saat digital document, search engine SK, akses JJA online, pendaftaran pelatihan online, pangajuan cuti dan aktif kembali online diimplementasikan sehingga jumlah transaksi yang akan dikelola dalam setiap harinya bisa diselesaikan lebih cepat dan dapat memberikan pelayanan yang lebih cepat pula kepada dosen dan pihak yang berkepentingan dengan LRC. Selain itu, improvement ini juga dapat menjadikan LRC menjadi unit yang memiliki kualitas pelayanan yang baik dan dapat dijadikan sebagai pedoman serta standar untuk unit yang bertanggung jawab terhadap dosen, bagi Universitas atau perguruan tinggi yang lainnya.

•

Benefit Summary Plan Digital Document Tabel 4.41 Benefit Summary Plan Digital Document

Benefit Owner description Penghematan Staff Biaya LRC

Penghematan Staff Waktu LRC

Benefit Amount (per tahun)

Expected Benefit realization date

S tart Penyimpanan dokumen dari Rp M aret 2,600,491 menjadi Rp 1,702,607 2009 sehingga penghematan yang dapat dicapai Rp 897,884 Pencarian dokumen dari Rp 4,795,982 menjadi Rp 1,480,982 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 3,315,000 Pengiriman dokumen dari Rp 5,470,982 menjadi Rp 2,515,179 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 2,955,803 Penerimaan dan pendataan dokumen dari 11,200 menit menjadi 6,720 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 4,480 menit.

Dependencies

Risks

End Berkelanjutan Hal yang mempengaruhi Resiko yang dapat tercapainya penghematan menghambat tercapainya biaya ini adalah ketepatan penghematan biaya yang keyword yang disimpan di diharapkan adalah database dengan kebutuhan keyword yang ada dan kemampuan staff LRC database tidak sesuai dengan kebutuhan sehingga untuk menggunakan mempersulit pencarian dan fasilitas ini. kurangnya kemampuan staff dalam mengconvert serta menggunakan dokumen digital.

Benefit Owner description Penghematan Staff Waktu LRC

Expected Benefit realization date S tart End Berkelanjutan Pencarian dokumen dari 22,400 M aret 2009 menit menjadi 6,720 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 15,680 menit Pengiriman dokumen dari 22,400 menit menjadi 11,200 menit sehingga 11,200 menit. Benefit Amount (per tahun)

Dependencies

Risks

Search Engine S urat Keputusan (S K) Tabel 4.42 Benefit Summary S urat Keputusan (S K)


Expected Benefit realization date Dependencies Risks S tart End Berkelanjutan Hal yang mempengaruhi Resiko yang dapat Penyimpanan dokumen dari Rp M aret tercapainya penghematan menghambat tercapainya 323,617 menjadi Rp 216,080 2009 sehingga penghematan yang biaya ini adalah ketepatan penghematan biaya yang dapat dicapai adalah Rp keyword yang disimpan di diharapkan adalah 107,537. database dengan kebutuhan keyword yang ada dan kemampuan LRC staff database tidak sesuai Pencarian dokumen dari Rp dengan kebutuhan sehingga untuk menggunakan 895,250 menjadi Rp 184,300 mempersulit pencarian. fasilitas ini. sehingga penghematan yang bisa dicapai adalah Rp 710,950 Benefit Amount (per tahun)

Benefit Owner description Penghematan Staff Waktu LRC

Benefit Amount (per tahun) Penyimpanan dokumen dari 1400 menit menjadi 840 sehingga 560 menit. Pencarian dokumen dari 4200 menit menjadi 840 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 3,360 menit.

Expected Benefit realization date S tart M aret 2009

Dependencies

Risks

End Berkelanjutan

Akses JJA Online Tabel 4.43 Benefit Summary Akses JJA Online


Expected Benefit realization date Dependencies Risks S tart End Resiko yang dapat Berkelanjut Hal yang mempengaruhi Pemberitahuan briefing ke dosen M aret 2009 an tercapainya penghematan menghambat tercapainya dari Rp 129,314 menjadi Rp 53,657 sehingga penghematan yang biaya ini adalah sosialisasi penghematan biaya yang dapat dicapai adalah Rp 75,657 website LRC kepada dosen diharapkan adalah dan kejelasan informasi yangkurangnya minat dari terdapat di website tersebut dosen untuk menggunakan fasilitas ini Benefit Amount (per tahun)



Expected Benefit realization date S tart End Berkelanjut Pendistribusian nilai KUM dari Rp M aret 2009 an 129,314 menjadi Rp 53,657 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 75,657 Briefing dosen kandidat JJA dari Rp 191,486 menjadi Rp 155,743 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 35,743 M emberitahukan jadwal wawancara dosen dari 337,971 menjadi Rp 53,657 sehingga penghematan yang bisa dicapai adalah Rp 284,314 M emberitahukan status pengajuan JJA dari Rp 129,314 menjadi Rp 10,731 sehingga penghematan yang bisa dicapai adalah Rp 118,583 Berkelanjut Pemberitahuan briefing ke dosen M aret 2009 an dari menjadi 480 menit menjadi 240 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 240 menit Benefit Amount (per tahun)

Dependencies

Risks

Benefit Owner description Penghematan Staff LRC Waktu

Benefit Amount (per tahun) Pendistribusian nilai KUM dari 480 menit menjadi 240 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 240 menit Briefing dosen kandidat JJA dari 384 menit menjadi Rp 180 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 204 menit M emberitahukan jadwal wawancara dosen dari 720 menit menjadi 240 menit sehingga penghematan yang bisa dicapai adalah 480 menit. M emberitahukan status pengajuan JJA dari 480 menit menjadi 48 menit sehingga penghematan yang bisa dicapai adalah 432 menit

Expected Benefit realization date S tart

End

M aret 2009

Berkelanjut an

Dependencies

Risks

Pendaftaran Pelatihan Online Tabel 4.44 Benefit Summary Pendaftaran Pelatihan Online


Expected Benefit realization date Dependencies Risks S tart End M aret Berkelanjutan Hal yang mempengaruhi Resiko yang dapat Penggandaan brosur dan tercapainya penghematan menghambat tercapainya Penyebaran brosur : dari Rp 2009 170,000 + 79,800 menjadi Rp biaya ini adalah sosialisasi penghematan biaya yang 13,414 (diganti upload brosur) website LRC kepada dosen diharapkan adalah kurangnya minat dari sehingga penghematan yang dan kejelasan informasi dapat dicapai adalah Rp yang terdapat di website dosen untuk menggunakan fasilitas ini. 236,386 tersebut. M encatat daftar peserta yang mendaftar pelatihan : dari Rp 1,582,474 menjadi Rp 0 (dihilangkan) sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 1,582,474 M enghubungi peserta mengenai perubahan jadwal pelatihan : dari Rp 1,126,571 menjadi Rp 13,414 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 1,113,157 Benefit Amount (per tahun)

Benefit description

Ow ner


Benefit Amount (per tahun)

Expected Benefit realization date Start End

M aret Penggandaan brosur dan Penyebaran brosur : dari 360 +2009 540 menit menjadi 90 menit (diganti upload brosur) sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 810 menit M encatat daftar peserta yang mendaftar pelatihan : dari 10,800 menit menjadi 0 (dihilangkan) sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 10,800 menit M enghubungi peserta mengenai perubahan jadwal pelatihan : dari 3,600 menit menjadi 90 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 3510 menit

Berkelanjutan

Dependencies

Risks

Pengajuan Cuti Online Tabel 4.45 Benefit Summary Pengajuan Cuti Online



Expected Benefit realization date Dependencies S tart End Berkelanjutan Hal yang mempengaruhi M engubah status dosen : dari M aret tercapainya penghematan Rp 87,762 menjadi Rp 52,657 2009 sehingga penghematan yang biaya ini adalah sosialisasi dapat dicapai adalah website LRC kepada dosen Rp35,105 dan kejelasan informasi yang terdapat di website tersebut. Konfirmasi status dosen : dari Rp 303,286 menjadi Rp 89,429 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 213,857 Berkelanjutan M engubah status dosen : dari M aret 400 menit menjadi 240 menit 2009 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 160 menit Konfirmasi status dosen : dari 1,200 menit menjadi 400 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 800 menit Benefit Amount (per tahun)

Risks Resiko yang dapat menghambat tercapainya penghematan biaya yang diharapkan adalah kurangnya minat dari dosen untuk menggunakan fasilitas ini.

Pengajuan Aktif Kembali Online Tabel 4.46 Benefit Summary Pengajuan Aktif Kembali Online Expected Benefit Benefit Amount Benefit Dependencies Owner realization date (per tahun) description S tart End Penghematan Staff M engubah status dosen : dari Rp 32,911 M aret Berkelan Hal yang mempengaruhi Biaya LRC menjadi Rp 19,746 sehingga penghematan 2009 jutan tercapainya penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 13,165 biaya ini adalah sosialisasi website LRC kepada M emberikan informasi dosen yang aktif ke dosen dan kejelasan jurusan : dari Rp 113,732 menjadi Rp informasi yang terdapat di 33,536 sehingga penghematan yang dapat website tersebut. dicapai adalah Rp 80,196


Konfirmasi status dosen : dari Rp 158,732 menjadi Rp 33,536 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 125,196 M engubah status dosen : dari 150 menit M aret Berkelan menjadi 90 menit sehingga penghematan 2009 jutan yang dapat dicapai adalah 60 menit M emberikan informasi dosen yang aktif ke jurusan : dari 450 menit menjadi 150 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 300 menit Konfirmasi status dosen : dari 450 menit menjadi 150 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 300 menit

Risks

Resiko yang dapat menghambat tercapainya penghematan biaya yang diharapkan adalah kurangnya minat dari dosen untuk menggunakan fasilitas ini.

•

Benefit Milestone Matrix Penerimaan dan pendat aan dokumen

Digital Document

P enyimpanan dokumen

Pencarian dokumen

Pengiriman dokumen

Search engine SK

Pencarian dokumen

Pemberitahuan briefing ke dosen (melalui JJA online) Pendistribusian nilai KUM (melalui JJA online)

Akses JJA online

Briefing dosen kandidat JJA dan upload video briefing (melalui JJA online)

Waktu

Memberit ahukan jadwal wawancara dosen (melalui JJA online) Memberitahukan st atus pengajuan JJA (melalui JJA online)

Penggandaan brosur

Pendaftaran pelatihan online

Upload brosur (melalui pendaf taran online) Mencatat daf tar peserta yang mendaftar pelat ihan Menghubungi peserta mengenai perubahan jadwal pelatihan (melalui JJA online)

Pengajuan cuti online

Mengubah st atus dosen Konfirmasi stat us dosen (melalui pengajuan cuti online) Mengubah st atus dosen

Pengajuan aktif kembali online

Memberikan informasi dosen yang aktif ke jurusan Konfirmasi stat us dosen (melalui pengajuan akt if kembali online)

Gambar 4.27 Benefit Milestone Matrix

B iaya

•

Benefit Delivery Matrix Digital Document

PLAN

Penyimpanan dokumen

Penerimaan dan pendataan dokumen

2 menit

SLIPPAGE

Penerimaan dan pendataan dokumen

2 menit

Pencarian dokumen

3 menit

Penyimpanan dokumen

3 menit

3 menit

Pencarian dokumen

3 menit

TIME

Gambar 4.28 Benefit Delivery Matrix Digital Document

Pengiriman dokumen

5 menit

Pengiriman dokumen

5 menit

Search Engine S urat Keputusan (S K)

PLAN

Pencarian SK

3 menit

SLIPPAGE

Pencarian SK

3 menit

TIME Gambar 4.29 Benefit Delivery Matrix Search Engine S urat Keputusan (S K)

Akses JJA Online

PLAN

Pendistribusian nilai KUM

Pemberitahuan briefing ke dosen

5 menit

5 menit

SLIPPAGE

Pemberitahuan briefing ke dosen

Pendistribusian nilai KUM

6 menit

6 menit

Briefing dosen kandidat JJA

Memberitahukan jadwal wawancara dosen

3.75 menit

5 menit

Briefing dosen kandidat JJA

Memberitahukan jadwal wawancara dosen

4.75 menit

TIME Gambar 4.30 Benefit Delivery Matrix Akses JJA Online

6 menit

Memberitahukan status pengajuan JJA

1 menit

Memberitahukan status pengajuan JJA

1.5 menit

Pendaftaran Pelatihan Online

PLAN

Menghubungi peserta mengenai perubahan jadwal pelatihan

Upload brosur

5 menit

SLIPPAGE

Upload brosur

6 menit

5 menit

Menghubungi peserta mengenai perubahan jadwal pelatihan

6 menit

TIME Gambar 4.31 Benefit Delivery Matrix Pendaftaran Pelatihan Online

Pengajuan Cuti Online Mengubah status dosen


PLAN 3 menit

SLIPPAGE

Mengubah status dosen

4 menit

5 menit


6 menit

TIME

Gambar 4.32 Benefit Delivery Matrix Pengajuan Cuti Online

Pengajuan Aktif Kembali Online Memberikan informasi dosen yang aktif ke jurusan


3 menit


4 menit


5 menit

Memberikan informasi dosen yang aktif ke jurusan

5 menit


7 menit

TIME

Gambar 4.33 Benefit Delivery Matrix Pengajuan Aktif Kembali Online

7 menit

4.6 Continuous Improvement Phase

•

Mechanisms to manage Business Processes, and identify and realize opportunities for process improvements Dengan adanya digital document, search engine Surat Keputusan, akses JJA online, pendaftaran pelatihan online, pengajuan cuti dosen dan aktif kembali online, BINUS University perlu membuat suatu aplikasi baru sebagai tool dalam menyimpan dokumen secara digital. Selain itu juga perlu membuat website baru untuk dosen yang fungsinya antara lain untuk akses JJA, pendaftaran pelatihan, pengajuan cuti dosen dan aktif kembali secara online. Hal ini akan dapat dibangun dengan adanya bantuan dari bagian IT yang akan melakukan pembangunan dan pengembangan sistem. Untuk dapat terus berjalan dengan baik maka perlu adanya pengembangan lanjutan terhadap sistem yang telah terintegrasi dengan semua bagian yang terkait dalam BINUS University. Dengan adanya pengembangan ini semoga dapat menjadi sesuatu yang bermanfaat bagi BINUS University, khususnya pada bagian Lecturer Resource Center dalam meningkatkan kinerja pelayanan kepada dosen dan asisten yang ada, serta dapat meningkatkan keaktifan dan pengembangan terhadap dosen dan asisten. Selanjutnya diharapkan dapat meningkatkan kesejahteraan karyawan, mahasiswa, kualitas dosen dan mahasiswa, sehingga dapat meningkatkan Performance dari BINUS University.

4.7 Embedding BPM with the organization • Characteristic BINUS

University

dalam

kaitannya

dengan

Business

Process

Management (BPM ) pada saat ini berada pada posisi Repeatable.

BINUS

University berada pada posisi ini karena sudah menyadari pentingnya BPM sehingga telah dilakukan pemrosesan terhadap dokumen pertama, pengenalan secara ekstensif terhadap BPM , meningkatkan keterlibatan para eksekutif dan top management, satu tujuan yaitu mengeksplorasi BPM , penggunaan yang luas dari simple process modelling dengan repositories sederhana, percobaan awal dengan metodologi yang terstruktur dan standar. Dengan adanya ERP Education diperkirakan posisi BINUS University dapat meningkat ke level Defined. Dengan digunakannya sistem terintegrasi yang menggunakan business process management ini BINUS University diharapkan dapat menggapungkan perspektif bisnis dan teknologi yang telah di kembangkan, serta metode dan teknologi yang digunakan juga dapat diterima semakin luas oleh Universitas atau perguruan tinggi lainnya, khususnya yang ada di Indonesia.

•

Integrated Enterprise Ecosystem

Gambar 4.34 Integrated Enterprise Ecosystem Portal Dalam suatu perusahaan terdapat beberapa faktor yang saling terintegrasi atau berhubungan dimana antara satu dan yang lainnya saling mendukung seperti yang dijelaskan gambar diatas.

BAB 4 ELABORATION CONTINUOUS IMPROVEMENT PHASE

Recommend Documents