BAB 4 ELABORATION-CONTINUOUS IMPROVEMENT PHASE. Appropriate Metrics to Establish a Baseline for Future Improvement

BAB 4 ELABORATION-CONTINUOUS IMPROVEMENT PHASE 4.1 Elaboration Phase •

Appropriate Metrics to Establish a Baseline for Future Improvement Proses yang di-improve dalam skripsi ini yaitu proses yang berhubungan dengan manajemen akademik dan persiapan bahan ajar yang terdiri dari proses perancangan kurikulum untuk jurusan baru, perubahan kurikulum untuk jurusan lama, proses penyusunan materi kuliah, proses perancangan/perubahan materi kuliah, proses multimedia project creation and monitoring. Proses-proses yang mengalami perubahan yaitu proses perancangan kurikulum untuk jurusan baru, perubahan kurikulum untuk jurusan lama, proses penyusunan materi kuliah, proses perancangan/perubahan materi kuliah, proses multimedia project creation and monitoring. Perubahan ini terjadi karena ada beberapa aktivitas di dalam proses tersebut yang memakan waktu dan biaya yang cukup besar, sehingga melalui tahapan ini diharapkan dapat mengefisiensikan biaya dan mengefektifkan waktu. Improvement yang diusulkan merupakan rekomendasi untuk perbaikan kinerja organisasi. Target yang ingin dicapai dalam skripsi ini adalah: •

M eningkatkan efisiensi

Efisiensi dilakukan dalam hal penghematan biaya dalam memproses suatu transaksi, dimana dengan adanya konsep Podcast Technology dapat menghemat biaya karyawan untuk melakukan perekaman video materi kuliah yang diajarkan 117

118

dosen di kelas serta proses penyelesaian video seperti pengeditan. SAP/M P Editor by Web menghemat pengeluaran biaya dalam hal menggandakan aplikasi SAP/M P ke dalam CD. Learning Object Applications menghemat pengeluaran biaya pembuatan multimedia yang dilakukan oleh karyawan, dan Intelligence Curriculum Distribution Applications yang menghemat biaya karyawan dan biaya kertas dalam pembuatan peta distribusi mata kuliah.

•

M eningkatkan efektifitas

Efektifitas dilakukan dalam hal penghematan waktu di mana dengan adanya SAP/M P Editor by Web dapat menghemat waktu untuk meng-upload SAP/M P ke LM S, Intelligence Curriculum Distribution Applications dapat menghemat waktu karyawan untuk membuat peta distribusi mata kuliah yang tadinya dilakukan secara manual, Learning Object Applications dapat menghemat waktu karyawan dalam membuat multimedia, dan Podcast Technology yang menghemat waktu penyimpanan video yang sudah dapat dilakukan melalui server.

119

Tabel 4.1 Appropriate Metrics to Establish a Baseline for Future Improvement Target awal M eningkatkan

Cara ukur •

Berdasarkan perhitungan dalam ABC

Sumber Data dikumpulkan

Analisis, SAP/M P Editor by Web dapat melalui wawancara

efisiensi biaya

•

mengurangi pengeluaran biaya dari Rp

kepada unit yang

18.080.156 menjadi Rp 16.303.594

berkaitan dengan

atau sebesar 9,83% per semester.

Academic


Management and

Analisis, Learning Object Applications

Content Preparation

dapat mengurangi pengeluaran biaya dar Rp.17.207.000 menjadi Rp.12.447.917 atau menghemat sebesar 27,66% per tahun. •

Berdasarkan perhitungan dalam ABC Analisis, Intelligence Curriculum Distribution Applications dapat menghemat pengeluaran biaya dari Rp.600.000 menjadi Rp.199.218,76 atau menghemat sebesar 66,79% per tahun.

•


120

Target awal

Cara ukur Analisis Podcast technology dapat

Sumber

menghemat pengeluaran biaya dari Rp.55.049.540 menjadi Rp.1.452.958 atau menghemat sebesar 97,36 % per tahun. M eningkatkan

• Berdasarkan perhitungan dari ABC

Data dikumpulkan

efektifitas

Analisis, SAP/M P Editor by Web dapat

melalui wawancara

waktu

menghemat 3054 menit menjadi 2802

kepada unit yang

menit atau terjadi penghematan waktu

berkaitan dengan

sebesar 8,25% per semester.

Academic

• Berdasarkan perhitungan dari ABC Analisis, Learning Object Applications dapat menghemat penggunaan waktu dari 660 menit menjadi 474 menit atau terjadi penghematan waktu sebesar 28,18% per tahun. • Berdasarkan perhitungan dari ABC

Analisis, Intelligence Curriculum Distribution Applications dapat menghemat penggunaan waktu dari 480 menit menjadi 165 menit atau terjadi penghematan waktu sebesar 65,625%

Management and Content Preparation

121

Target awal

Cara ukur per tahun. •

Berdasarkan perhitungan dari ABC Analisis, Podcast Technology dapat menghemat penggunaan waktu dari 900 menit menjadi 660 menit atau terjadi penghematan waktu sebesar 26,67% per tahun.

Sumber

Tabel 4.2 ABC Analysis SAP/MP EDITOR (DESKTOP APPLICATIONS)

Nama proses

Penunjukan dosen pembuat SAP/MP (SME) Menggandakan aplikasi SAP/MP editor ke dalam bentuk CD Pembuatan SAP/MP Mereview SAP/MP Mentrans fer data SAP/MP ke LMS Totals

Biaya per hari (Rp)

Ratarata biaya per transaksi (Rp)

Biaya semesteran (per semester)

Usaha semester (%)

52,300

132,300

22,050

3,307,500

12.57

2,000

15,125

40,125

6,688

1,003,125

3.93

0

0

0

375,000

62,500

9,375,000

58.94

150,000

156.25

0

18,750

168,750

28,125

4,218,750

23.58

6,250

156.25

0

781

7,031

1,172

175,781

0.98

Biaya pekerja (Rp)

Alokasi biaya lainlain (menit)

Alokasi biaya lain-lain (per transaksi)

Total biaya lain-lain (Rp)

12,500

80,000

756.25

650

120

12,500

25,000

156.25

300

1,800

12,500

375,000

6

120

720

12,500

6

5

30

12,500

Rata-rat a transaksi (per hari)

Waktu per transaksi (menit)

Waktu sehari (menit)

Rata-rat a biaya pekerja (per jam)

6

64

384

6

20

6

3,054

636,250

86,956

18,080,156

122

123

Keterangan : 1. Setiap semester dilakukan pembuatan SAP/M P melalui 5 proses yang biasa dilakukan dengan aplikasi SAP/M P editor yang diberikan IDC dalam bentuk CD kepada Subject Matter Expert (SM E). Proses yang dilakukan yaitu: •

Penunjukan dosen untuk membuat SAP/M P atau disebut Subject Matter Expert (SM E) adalah sebanyak 150 orang karena rata-rata matakuliah untuk semua jurusan setiap semesternya sebanyak 150 mata kuliah selama 1 bulan (25 hari). Jadi rata-rata transaksi per hari adalah 6 transaksi (150 mata kuliah/25 hari) dan proses ini memerlukan waktu sekitar 64 menit (160 jam kerja x 60 menit : 25 hari : 6 transaksi).

•

IDC melakukan penggandaan SAP/M P editor ke dalam bentuk CD untuk masing-masing SM E agar format SAP/M P sama dan proses ini memerlukan waktu sekitar 20 menit untuk setiap CD yang di-copy.

•

Setelah itu, dosen akan membuat SAP/M P menggunakan SAP/M P editor yang telah diberikan oleh IDC dan proses ini diperkirakan memerlukan waktu sekitar 5 jam / 300 menit untuk masing-masing dosen memasukkan ke dalam aplikasi.

•

Dosen yang telah selesai membuat SAP/M P menyerahkan file nya kepada IDC atau melalui email dan dilakukan review terhadap format dan kelengkapan SAP/M P serta content-nya dan proses ini memerlukan waktu sekitar 120 menit.

124

•

Selanjutnya SAP/M P akan ditransfer ke LM S dan proses ini memerlukan waktu sekitar 5 menit.

2.

Perkiraan biaya untuk pekerja •

Gaji dosen pembuat SAP/MP atau SM E untuk 1 mata kuliah diperkirakan Rp. 2.000.000,- per transaksi dengan batas waktu yang diberikan maksimal 1 bulan/160 jam kerja. Jadi, perkiraan biaya SM E per jam adalah Rp. 2.000.000:160=Rp. 12.500

•

Gaji karyawan IDC sekitar Rp. 2.000.000,- untuk 160 jam kerja. Jadi, biaya karyawan untuk 1 jam adalah Rp. 2.000.000:160=Rp. 12.500

3. Perkiraan biaya non labor -

biaya listrik untuk penggunaan perangkat komputer di IDC •

Biaya diperkirakan Rp. 1.500.000/bulan

•

Pemakaian selama jam kerja: 160 jam

•

Jadi biaya listrik per menit adalah Rp. 1.500.000:160:60= Rp 156,25

-

Biaya telepon per menit diperkirakan Rp. 600

-

Biaya kertas

-

•

Harga 1 rim Rp. 32.500

•

1 rim = 500 lembar

•

Biaya per lembar adalah Rp. 32.500/500= Rp. 65

Biaya CD diperkirakan Rp. 2.000

4. Perkiraan jumlah transaksi

125

Jumlah transaksi yang tertera merupakan jumlah transaksi untuk setiap proses yang dilakukan dari 4 proses yang ada setiap semester untuk mempersiapkan materi kuliah semester berikutnya. Tabel 4.3 Perkiraan jumlah transaksi dalam proses S AP/MP ED ITOR (DES KTOP APPLIC ATIONS )

Nama proses

Rata-rata transaksi (per hari)

Penunjukan dosen pembuat SAP/M P (SM E)

6

M enggandakan aplikasi SAP/M P editor ke dalam bentuk CD

6

Pembuatan SAP/M P

6

M ereview SAP/MP

6

M entransfer data SAP/MP ke LM S

6

5. Perhitungan •

Waktu sehari (menit) = Rata-rata transaksi x Waktu per transaksi

•

Biaya pekerja (Rp) = Waktu sehari x Rata-rata biaya pekerja per jam / 60

•

Total biaya lain-lain (Rp) = (Waktu per transaksi x Alokasi biaya lainlain (per menit)) + (rata-rata transaksi x Alokasi biaya lain-lain (per transaksi))

•

Biaya per hari (Rp) = Biaya pekerja + Total biaya lain-lain

•

Rata-rata biaya per transaksi (Rp) = Biaya per hari / Rata-rata transaksi

126

•

Biaya semesteran (per semester) (Rp) = Biaya per hari x 25 1 semester diselesaikan dalam 1 bulan yang terdiri dari 25 hari kerja.

•

Usaha tahunan (%) = Waktu sehari / Total waktu sehari x 100%

6. Perhitungan •


•


•


•


•


•


•


7. Simpulan Dari perhitungan ABC terhadap proses yang terjadi dengan waktu dan biaya, mulai dari proses penunjukkan dosen pembuat SAP/M P hingga proses mengupload SAP/M P ke LM S memakan waktu total 3054 menit dengan total biaya pekerja Rp 636.250 dan Rp 86.956 untuk total biaya lain-lain. Sedangkan total biaya keseluruhan yang dikeluarkan per semester yaitu Rp 18.080.156

127

Tabel 4.4 ABC Analysis Learning Object Applications

Nama Proses

Recei ve multimedia order Production multimedia Totals




Rata-rat a biaya pekerja per jam (Rp)

Biaya pekerja (Rp)

Alokasi biaya lain-lain (per menit)



Biaya per hari (Rp)

Rata-rat a biaya per transaksi (Rp)

Biaya tahunan (per tahun) (Rp)

Usaha tahunan (%)

3

20

60

12,500

12,500

156.25

65

3,320

15,820

5,273.33

1,582,000

9.09

3

200

600

12,500

125,000

156.25

0

31,250

156,250

52,083.33

15,625,000

90.91

660

137,500

34,570

17,207,000

127

128

Keterangan : 1. Setiap semester dilakukan pembuatan Learning object melalui 2 proses yang biasa dilakukan dengan aplikasi Learning object application. Proses yang dilakukan yaitu: •

Receive multimedia order, setiap semester rata-rata matakuliah untuk semua jurusan setiap semesternya sebanyak 150 mata kuliah yang diasumsikan selesai dalam waktu 2 bulan sehingga penghitungannya : 2 bulan ada 50 hari kerja, jadi per harinya dapat selesai 150:50 = 3 transaksi dan proses ini memerlukan waktu sekitar 20 menit untuk menerima permintaan dari para dosen baik melalui telepon, form, atau yang lainnya.

•

Production multimedia, Pembuatan learning object

pada proses ini

diasumsikan memerlukan waktu sekitar 200 menit untuk membuat learning object. 2. Perkiraan biaya untuk pekerja Gaji karyawan pembuat learning object untuk 1 mata kuliah diperkirakan Rp. 2.000.000,- per transaksi dengan batas waktu yang diberikan maksimal 1 bulan/160 jam kerja. Jadi, perkiraan gaji karyawan per jam adalah Rp. 2.000.000/160=Rp. 12.500 3. Perkiraan biaya non labor : -

Biaya listrik untuk penggunaan perangkat komputer di IDC •


129

-

•


•

Jadi biaya listrik per menit adalah Rp. 1.500.000/160/60= Rp 156,25

Biaya kertas per lembar •


•

1 rim = 500 lembar

•


4. Perkiraan jumlah transaksi Jumlah transaksi yang tertera merupakan jumlah transaksi untuk setiap proses. Tabel 4.5 Perkiraan jumlah transaksi dalam Learning Object Applications

Nama proses


Receive multimedia order

2

Production multimedia

2

5. Perhitungan •


•


•

Total biaya lain-lain (Rp) = (Waktu per transaksi x Alokasi biaya lain-lain (per menit)) + (rata-rata transaksi x Alokasi biaya lain-lain (per transaksi))

•


•


130

•

Biaya tahunan (per tahun) (Rp) = Biaya per hari x 100 1 tahun = 2 semester 1 semester diselesaikan dalam waktu 2 bulan (50 hari kerja), jadi 1 tahun = 100 hari kerja.

•


6. Simpulan Dari perhitungan ABC terhadap proses yang terjadi dengan waktu dan biaya, mulai dari proses receive multimedia order hingga proses production multimedia order memakan waktu total 660 menit dengan total biaya pekerja Rp 137.500 dan Rp 34.570 untuk total biaya lain-lain. Sedangkan total biaya keseluruhan yang dikeluarkan per tahun yaitu Rp 17.207.000

131

Tabel 4.6 ABC Analysis PEMBUATAN PETA DISTRIBUSI MATA KULIAH MANUAL

Nama Proses



Pembuatan peta distribusi mata kuliah

5

96

Totals


Rata-rat a biaya pekerja per jam (Rp)

480

12,500

480

Biaya pekerja (Rp)



Total biaya lainlain (Rp)

100,000

156.25

1,000

20,000

100,000

20,000

Biaya per hari (Rp)



Usaha tahunan (%)

120,000

24,000

600,000

100

600,000

132

Keterangan : 1. Setiap tahun dilakukan pembuatan peta distribusi mata kuliah melalui 1 proses inti yang biasa dilakukan. Proses yang dilakukan yaitu: •

Pembuatan peta distribusi mata kuliah, setiap tahunnya untuk 25 jurusan di BINUS dan 1 angkatan diasumsikan selesai dibuat dalam waktu 5 hari, sehingga dalam 1 hari ada 5 transaksi dan dalam 1 hari itu ada 8 jam kerja, sehingga 1 transaksi membutuhkan waktu 1,6 jam atau 96 menit.

2. Perkiraan biaya untuk pekerja •

Gaji karyawan yang membuat 1 peta distribusi mata kuliah diperkirakan Rp. 2.000.000,- per bulan dengan jam kerja dalam sebulan yaitu 160 jam kerja. Jadi, perkiraan biaya gaji karyawan per jam adalah Rp. 2.000.000/160 = Rp.12.500

3. Perkiraan biaya non labor : -

biaya kertas (A3) = 2 x 500 = Rp 1000

-

biaya listrik = Rp 1.500.000 per bulan 1 bulan = 160 jam kerja Jadi, biaya listrik per menit adalah Rp 1.500.000 : 160 : 60 = Rp 156,25

4. Perkiraan jumlah transaksi Jumlah transaksi yang tertera merupakan jumlah transaksi untuk setiap proses.

133

Tabel 4.7 Perkiraan jumlah transaksi dalam proses PEMBUATAN PETA DIS TRIBUS I MATA KULIAH MANUAL Nama proses Pembuatan peta distribusi mata kuliah

Rata-rata transaksi (per hari) 5

5. Perhitungan •


•


•


•


•


•

Biaya tahunan (per tahun) (Rp) = Biaya per hari x 5 hari kerja 1 tahun diselesaikan dalam waktu 5 hari kerja.

•


6. Simpulan Dari perhitungan ABC terhadap proses yang terjadi dengan waktu dan biaya, dilihat dari proses pembuatan peta distribusi mata kuliah memakan waktu total 480 menit dengan total biaya pekerja Rp 100.000 dan Rp 20.000 untuk total biaya lain-lain. Sedangkan total biaya keseluruhan yang dikeluarkan per tahun yaitu Rp 600.000

134

Tabel 4.8 ABC Analysis PEMBUATAN MULTIMEDIA

Nama Proses

Pengambilan video Penyelesaian video Penyimpanan video Totals


Ratarata biaya pekerja per jam (Rp)

Biaya pekerja (Rp)




Biaya per hari (Rp)



Usaha tahunan (%)

100

600

12,500

125,000

40

0

4,000

129,000

21,500

33,540,000

66.67

6

30

180

12,500

37,500

52.08

0

1,562

39,062

6,510

10,156,224

20

6

20

120

12,500

25,000

33.33

3,000

18,667

43,667

7,278

11,353,316

13.33



6

900

187,500

24,229

55,049,540

135

Keterangan : 1. Untuk kegiatan Podcast Technology diperkirakan melalui 3 proses yang dilakukan yaitu: •

Kegiatan ini dimulai dengan proses pengambilan video dimana proses ini dalam sehari dilakukan sebanyak shift yang ada di BINUS University yaitu 6 shift dan proses ini memerlukan waktu sekitar 100 menit.

•

Setelah itu, dilakukan penyelesaian video yang terdiri dari kegiatan mengedit hasil pengambilan video dan proses ini memerlukan waktu sekitar 30 menit.

•

Proses yang dilakukan seterusnya adalah penyimpanan video yang mengubah ke dalam bentuk DVD yang di-burn dan proses ini memerlukan waktu sekitar 20 menit dengan kecepatan 4x.

2.

Perkiraan biaya untuk pekerja •

Gaji karyawan IDC sekitar Rp. 2.000.000,- untuk 160 jam kerja. Jadi, biaya karyawan untuk 1 jam adalah Rp. 2.000.000/160=Rp. 12.500


Biaya non labor untuk proses pengambilan video : Biaya listrik Biaya diperkirakan Rp. 500.000/bulan 1 bulan ada 25 hari kuliah @ 600 menit (10 jam) Biaya 1 jam adalah Rp. 500.000 : 25 : 10 = Rp. 2.000 •

Jadi biaya listrik per menit adalah Rp. 2.000 : 60= Rp 33,33

Biaya kamera Harga kamera diperkirakan Rp. 5.000.000 per 5 tahun.

136

Biaya 1 tahun adalah Rp. 5.000.000 : 5 = Rp. 1.000.000 1 tahun ada 250 hari kuliah 1 hari dipakai 600 menit atau 10 jam Biaya kamera per jam adalah Rp. 1.000.000 : 250 : 10= Rp 400 • -

-

Jadi biaya per menit adalah Rp 400 : 60 = Rp. 6,67

Biaya listrik •

Biaya listrik per bulan Rp. 500.000

•

1 bulan ada 160 jam kerja

•

Jadi biaya listrik per menit adalah Rp. 500.000 : 160 : 60= Rp. 52,08

Biaya DVD kosong yang dipakai per transaksi Rp. 3.000

4. Perkiraan jumlah transaksi Jumlah transaksi yang tertera merupakan jumlah transaksi untuk setiap proses yang dilakukan dari 3 proses yang diperlukan untuk pelaksanaan Podcast Technology : Tabel

4.9

Perkiraan

jumlah

transaksi

dalam

PEMBUATAN

MULTIMEDIA Nama proses


Pengambilan video

6

Penyelesaian video

6

Penyimpanan video

6

5. Perhitungan •


137

•


•


•


•


•

Biaya tahunan (per tahun) (Rp) = Biaya per hari x 250 hari kerja

•


6. Simpulan Dari perhitungan ABC terhadap proses yang terjadi dengan waktu dan biaya, mulai dari proses pengambilan video hingga proses penyimpanan video memakan waktu total 900 menit dengan total biaya pekerja Rp 187.500 dan Rp 24.229 untuk total biaya lain-lain. Sedangkan total biaya keseluruhan yang dikeluarkan per tahun yaitu Rp 55.049.540

• Root Cause Analysis M asalah–masalah yang terjadi di Academic Management and Content Preparation BINUS University adalah karena kurangnya aplikasi yang membantu memudahkan pengguna dalam memproses transaksi sehingga menyebabkan tidak adanya efisiensi dan efektifitas dalam hal waktu dan biaya dan besarnya resiko terjadinya kesalahan yang mungkin terjadi pada pengguna dalam memproses transaksi.

138

1.

Satuan Acara Perkuliahan/Module Plan Editor by Web Selama ini software SAP/MP Editor diberikan kepada dosen dalam bentuk CD yang digunakan untuk membuat Satuan Acara Perkuliahan dan Module Plan kemudian setelah selesai, dosen harus memberikan file yang telah dibuatnya kepada unit IDC dalam bentuk flashdisk sehingga membutuhkan waktu dan biaya untuk dosen datang ke kampus memberikan file tersebut. Dengan adanya SAP/MP Editor by Web ini diharapkan dosen tidak perlu ke kampus untuk memberikan kepada IDC dalam bentuk file tetapi dosen hanya perlu meng-upload dari Web ini kemudian IDC men-download file tersebut dari database file yang telah di-upload dosen untuk selanjutnya di-approve dan diproses lebih lanjut untuk di-upload ke BinusM aya. SAP/MP Editor ini akan digabung dalam Content Management System yang saat ini sudah dalam bentuk Web sehingga memudahkan unit IDC dan dosen dalam mengakses Content Management System ini.

2.

Learning Object Applications Learning Object Applications ini dibuat untuk mengawasi perkembangan perkuliahan mahasiswa khususnya pada saat adanya perkuliahan OffClass (OFC). Selama ini, ketika terjadi perkuliahan Off-Class (OFC), mahasiswa belajar di rumah dengan mengerjakan tugas-tugas yang diberikan dosen untuk dikerjakan dan di-upload melalui BinusM aya

139

kemudian akan dinilai oleh dosen. Dosen yang menerima tugas hasil mahasiswa tidak mengetahui apakah itu merupakan hasil kerja asli dari mahasiswa atau hanya hasil Copy and Paste dari mahasiswa lainnya, selain itu dosenpun tidak tahu apakah mahasiswa mempelajari materi OffClass

tersebut

dan

sejauh

mana mahasiswa menguasai materi

perkuliahan. Oleh karena itu, dengan adanya konsep Learning Object Applications ini, dapat membantu dosen untuk mengetahui sejauh mana perkembangan mahasiswa menguasai materi perkuliahan dan membuat perkuliahan Off-Class menjadi bermanfaat bagi mahasiswa layaknya perkuliahan tatap muka (Face to Face).

3.

Intelligence Curriculum Distribution Applications M enurut prosedur yang berjalan saat ini, unit IDC memberikan daftar distribusi mata kuliah dan kurikulum kepada unit SRSC yang selanjutnya unit SRSC akan membuat peta distribusi mata kuliah berdasarkan data yang berasal dari IDC tersebut. Peta distribusi mata kuliah ini dibuat oleh unit SRSC secara manual menggunakan Microsoft Excel dan membuang waktu yang banyak untuk membuatnya karena untuk membuat peta tersebut memerlukan ketelitian dan konsentrasi yang lebih agar mata kuliah yang tercantum dalam peta tersebut benar-benar akurat dan sesuai dengan yang telah ditetapkan sebelumnya. Selain itu, peta distribusi mata kuliah yang selama ini telah dihasilkan juga tidak sepenuhnya dipahami oleh mahasiswa karena masih sulit untuk dipahami, sehingga dengan

140

adanya aplikasi ini diharapkan dapat membantu unit SRSC dalam membuat peta distribusi mata kuliah yang dapat dipahami oleh mahasiswa dan dapat ditampilkan dalam BinusM aya oleh setiap mahasiswa.

4.

Podcast Technology Adanya konsep ini karena selama ini jika mahasiswa tidak dapat hadir dan mengikuti perkuliahan, maka mahasiswa tersebut akan tertinggal materi perkuliahan saat itu. Dengan adanya konsep ini, diharapkan dapat membantu mahasiswa sehingga walaupun dia berhalangan hadir, tetap dapat memahami materi yang diajarkan dosen di kelas, karena konsep ini menggunakan kamera video yang merekam apapun yang diajarkan oleh dosen di kelas yang kemudian di-upload di Web yang dapat diakses oleh mahasiswa kapanpun dan di manapun.

• People Capability Matrix Pada tahap ini People Capability Matrix digunakan untuk mengenali kompetensi atau keahlian yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan pada masing-masing unit. Angka penilaian yang digunakan adalah 1,2,3,4. Angka 1 menunjukkan Beginner, angka 2 menunjukkan individual contribution, angka 3 menunjukkan mentor/coach, angka 4 menunjukkan role model.

Tabel 4.10 People Capability Matrix (current)

Planning & Organizing

Meeting Commitments

Problem Solving & Decision Making

Teamwork/ Collaboration

People Development

Communication

Computer Literacy

English Proficiency

2 1

2 2

1 2

1 2

1 2

1 2

2 2

1 2

2 2

2 2

2 2

2 2

2 2

1

2

2

1

2

2

1

2

2

2

2

1

1

2 2 2 1 2 2 2

2 2 2 1 1 2 2

2 2 2 2 2 2 2

1 2 2 2 2 2 2

1 2 1 1 1 2 2

1 2 1 2 2 2 2

2 2 2 2 2 2 2

2 2 2 2 1 2 2

2 2 2 1 1 1 2

2 2 1 2 2 2 2

2 2 2 2 2 1 2

2 2 2 2 2 2 1

1 2 2 2 1 2 2

Innovation / Continuous

Adaptability

Proses penyusunan materi kuliah Proses Pembuatan Soal Ujian Proses multimedia Project creation and monitoring Proses perancangan/ perubahan materi kuliah Proses pengadaan &pengendalian Instructor M anual Proses perancangan pedoman(katalog,mahasiswa, dosen) Proses penutupan program studi

Leadership

Proses pembentukan program studi baru Proses perancangan kurikulum untuk program studi baru Proses perubahan kurikulum untuk program studi lama

Customer Orientation

Main process

Business Acumen

Core compentency

141

142

• Available Information Setiap proses bisnis yang sedang berjalan saat ini di perusahaan memiliki informasi-informasi yang berasal dari berbagai sumber. Ada proses bisnis yang dijalankan berdasarkan training yang telah diberikan sebelumnya (Training manuals), ada proses yang dijalankan sesuai dengan prosedur yang sudah ada (Procedure manuals), ada proses yang dijalankan berdasarkan cara kerja sistem yang sudah ada karena sistem yang telah ada (System manuals) dan ada juga proses yang berjalan mengikuti peraturan bisnis yang berjalan (Business Rules). Selain itu, yang terakhir ada proses yang dijalankan berdasarkan kemampuan dan pengetahuan masing-masing individu (Tacit Knowledge). Berikut ini adalah pengelompokkan informasi dan knowledge yang mendukun g proses elaborasi Academic Management and Content Preparation di BINU S University:

143

Gambar 4.1 Knowledge and Information Need Map

• Improvement Priorities Penulisan

skripsi ini memfokuskan

pada pengembangan

proses

yang

berhubungan dengan Academic Management and Content Preparation di BINU S University. Dalam skripsi ini, pengembangan yang kami lakukan diprioritaskan untuk dilakukan proses Improving dan Redesigning. Pengembangan yang kami lakukan proses Improving yaitu SAP/MP Editor by Web karena software aplikasi SAP/M P Editor yang selama ini diberikan kepada dosen dalam bentuk CD, sekarang akan digabungkan dengan Web CMS yang

144

telah ada, sehingga memudahkan dosen dalam membuat Satuan Acara Perkuliahan dan Module Plan kapanpun dan di manapun tanpa harus datang ke kampus untuk memberikan file yang telah dibuatnya kepada unit IDC yang akan meng-approve file tersebut. Pengembangan lainnya yang kami lakukan dengan cara proses Redesigning dengan alasan karena pengembangan yang kami lakukan ini merupakan pengembangan yang sebelumnya belum pernah digunakan sehingga untuk dapat mewujudnyatakan usulan pengembangan ini diperlukan rancangan yang benarbenar baru, yaitu : 1. Learning Object Applications Usulan pengembangan ini dibuat untuk membantu mahasiswa dalam menguasai materi perkuliahan secara Offclass (OFC) 2.

Podcast Technology Usulan pengembangan ini dibuat untuk membantu mahasiswa yang berhalangan hadir dalam perkuliahan tatap muka di kelas, sehingga mereka masih dapat mengikuti materi perkuliahan yang diajarkan oleh dosen di kelas.

3.

Intelligence Curriculum Distribution Applications Usulan pengembangan ini dibuat untuk membantu pihak IDC dan SRSC dalam membuat distribusi mata kuliah dan diubah ke dalam peta distribusi mata kuliah yang nantinya akan membantu mahasiswa dalam perkuliahan mereka.

145

4.2 Improvement Phase •

Redesigning Process Models M odel proses yang akan dikembangkan yaitu berkaitan dengan proses penyusunan materi kuliah serta perancangan dan perubahan kurikulum. Dari hasil usulan pengembangan aplikasi-aplikasi yang di atas, akan mengakibatkan terjadinya perubahan proses terutama dalam proses penyusunan materi kuliah serta proses perancangan dan perubahan kurikulum. Semua usulan pengembangan aplikasi tersebut membantu proses bisnis yang telah ada saat ini supaya dapat lebih efektif dan efisien dalam hal waktu maupun biaya.

•

Simulation Models and Activity Based Costing Details a. Perbandingan waktu sebelum dan sesudah pengembangan Tabel 4.11 Simulasi perbandingan waktu – S AP/MP Editor by Web Keterangan Simulasi waktu per senester

Waktu Lama

Waktu Baru

Perbedaan

3,054

2,802

252

Dari hasil simulasi diperoleh penggunaan waktu awal untuk proses pembuatan SAP/M P secara manual 3054 menit dan setelah pengembangan ke arah SAP/M P editor by Web penggunaan waktu menjadi 2802 menit. Hal ini berarti penggunaan waktu akan berkurang sekitar : Waktu Lama – Waktu Baru Waktu lama

x 100 %

146

3054 menit – 2802 menit

x 100 % = 8,25%

3054 menit

Tabel 4.12 Simulasi perbandingan waktu – Learning Object Applications

Keterangan Simulasi waktu per tahun

Waktu Lama (menit)

Waktu Baru (menit)

Perbedaan

660

474

186

Dari hasil simulasi diperoleh penggunaan waktu awal sebelum penerapan aplikasi Learning Object Applications dalam 660 menit dan setelah pengembangan penggunaan waktu menjadi 474 menit. Hal ini berarti penggunaan waktu akan berkurang sekitar : Waktu Lama – Waktu Baru

x 100 %

Waktu lama 660 menit – 474 menit

x 100 % = 28,18 %

474 menit

Tabel 4.13 Simulasi perbandingan waktu – Intelligence Curriculum Distribution Applications


Waktu Lama (menit)

Waktu Baru (menit)

Perbedaan

480

165

315

147

Dari hasil simulasi diperoleh penggunaan waktu awal untuk proses pembuatan peta distribusi mata kuliah secara manual dalam 480 menit dan setelah pengembangan ke arah Intelligence Curriculum Distribution Applications untuk membuat peta distribusi mata kuliah secara elektronik penggunaan waktu menjadi 165 menit. Hal ini berarti penggunaan waktu akan berkurang sekitar : Waktu Lama – Waktu Baru

x 100 %

Waktu lama 480 menit – 165 menit

x 100 % = 65,625 %

480 menit

Tabel 4.14 Simulasi perbandingan waktu – Podcast Technology


Waktu Lama (menit)

Waktu Baru (menit)

Perbedaan

900

660

240

Dari hasil simulasi diperoleh penggunaan waktu awal sebelum penerapan aplikasi Podcast Technology dalam 900 menit dan setelah pengembangan penggunaan waktu menjadi 660 menit. Hal ini berarti penggunaan waktu akan berkurang sekitar : Waktu Lama – Waktu Baru Waktu lama

x 100 %

148

900 menit – 660 menit

x 100 % = 26,67%

660 menit

b. Perbandingan biaya sebelum dan sesudah pengembangan Tabel 4.15 Simulasi perbandingan biaya – S AP/MP Editor by Web Keterangan Simulasi biaya per semester

Biaya Lama

Biaya baru

Perbedaan

18,080,156 16,303,594

1,776,562

Dari hasil simulasi diperoleh penggunaan biaya per semester untuk proses pembuatan SAP/M P secara manual Rp. 18.080.156 dan setelah pengembangan ke arah SAP/M P editor by Web penggunaan biaya menjadi Rp. 16.303.594 Hal ini berarti penggunaan biaya akan berkurang sekitar : Biaya Lama – Biaya Baru

x 100 %

Biaya Lama Rp. 18.080.156 - Rp. 16.303.594

x 100 % = 9,83%

Rp. 18.080.156

Tabel 4.16 Simulasi perbandingan biaya – Learning Object Applications Biaya Keterangan Lama Simulasi biaya per tahun 17,207,000

Biaya baru

Perbedaan

12,447,917

4,759,083

149

Dari hasil simulasi diperoleh penggunaan biaya per tahun untuk penerapan aplikasi

Learning

Object

Applications

Rp.

17.207.000

dan

setelah

pengembangan penggunaan biaya menjadi Rp. 12.447.917 Hal ini berarti penggunaan biaya akan berkurang sekitar : Biaya Lama – Biaya Baru Biaya Lama Rp. 17.207.000 - Rp. 12.447.917

x 100 %

x 100 % = 27,66%

Rp. 17.207.000

Tabel 4.17 Simulasi perbandingan biaya – Intelligence Curriculum Distribution Applications Keterangan Simulasi biaya per tahun

Biaya Lama (Rp)

Biaya Baru (Rp)

Perbedaan

600,000

199,219

400,781

Dari hasil simulasi diperoleh penggunaan biaya per tahun untuk proses pembuatan peta distribusi mata kuliah secara manual Rp. 600.000 dan setelah pengembangan ke arah Intelligence Curriculum Distribution Applications untuk membuat peta distribusi mata kuliah secara elektronik penggunaan biaya menjadi Rp. 199.219 Hal ini berarti penggunaan biaya akan berkurang sekitar : Biaya Lama – Biaya Baru

x 100 %

Biaya Lama Rp. 600.000 - Rp. 199.219 Rp. 600.000

x 100 % = 66,79%

150

Tabel 4.18 Simulasi perbandingan biaya – Podcast Technology Biaya Lama (Rp)

Keterangan Simulasi biaya per tahun 55,049,540

Biaya Baru (Rp)

Perbedaan

1,452,958

53,596,582

Dari hasil simulasi diperoleh penggunaan biaya per tahun sebelum penerapan aplikasi Podcast Technology Rp. 55.049.540 dan setelah pengembangan penggunaan biaya menjadi Rp. 1.452.958 Hal ini berarti penggunaan biaya akan berkurang sekitar : Biaya Lama – Biaya Baru

x 100 %

Biaya Lama Rp. 55.049.540- Rp. 1.452.958 Rp. 55.049.540

x 100 % = 97,36%

•

Future Activity Based Costing Berdasarkan perhitungan dari kinerja proses Academic management and content preparation yang sedang berjalan, maka dibuatlah Activity Based Costing dari proses improvement yang diusulkan :

Tabel 4.19 ABC Analysis S AP/MP Editor by Web (future)

Nama proses

Penunjukan dosen pembuat SAP/MP (SME) Pembuatan SAP/MP Mereview SAP/MP Mentrans fer data SAP/MP ke LMS Totals


Ratarata biaya pekerja (per jam)

64

384

6

300

6 6

Ratarata transaksi (per hari)


6

Biaya per hari (Rp)


Biaya semestera n (per semester)

Usaha semester (%)

52,300

132,300

22,050

3,307,500

13.70

0

0

375,000

62,500

9,375,000

64.24

156.25

0

15,625

140,625

23,438

3,515,625

21.41

156.25

0

469

4,219

703

105,469

0.64

Biaya pekerja (Rp)

Alokasi biaya lainlain (menit)



12,500

80,000

756.25

650

1,800

12,500

375,000

0

100

600

12,500

125,000

3

18

12,500

3,750

2,802

583,750

68,394

16,303,594

151

152

Keterangan : 1. Setiap semester dilakukan pembuatan SAP/M P melalui 4 proses karena setelah menggunakan SAP/MP by web, terdapat pengurangan proses yaitu proses menggandakan aplikasi SAP/M P ke dalam bentuk CD karena aplikasinya sudah terdapat dalam CM S. Proses yang dilakukan yaitu: •

Penunjukan dosen untuk membuat SAP/M P atau disebut Subject Matter Expert (SM E) adalah sebanyak 150 orang karena rata-rata matakuliah untuk semua jurusan setiap semesternya sebanyak 150 mata kuliah selama 1 bulan (25 hari). Jadi rata-rata transaksi per hari adalah 6 transaksi (150 mata kuliah / 25 hari) dan proses ini memerlukan waktu sekitar 64 menit (160 jam kerja x 60 menit : 25 hari : 6 transaksi).

•

Setelah itu, dosen akan membuat SAP/M P menggunakan SAP/M P editor yang telah diberikan oleh IDC dan proses ini diperkirakan memerlukan waktu sekitar 5 jam / 300 menit untuk masing-masing dosen memasukkan ke dalam aplikasi.

•

Dosen yang telah selesai membuat SAP/M P melakukan konfirmasi ke IDC agar dilakukan review terhadap format dan kelengkapan SAP/M P serta content-nya dan proses ini memerlukan waktu sekitar 100 menit yang lebih cepat daripada proses manual karena bagian IDC hanya mengambil data SAP/M P dari SAP/M P editor yang ada di CM S.

•

Selanjutnya SAP/M P akan di-generate ke LM S dan proses ini memerlukan waktu sekitar 3 menit yang lebih cepat juga dibanding proses manualnya.

153


Gaji dosen pembuat SAP/MP atau SM E untuk 1 mata kuliah diperkirakan Rp. 2.000.000,- per transaksi dengan batas waktu yang diberikan maksimal 1 bulan/160 jam kerja. Jadi, perkiraan biaya SM E per jam adalah Rp. 2.000.000/160=Rp. 12.500

•

Gaji karyawan IDC sekitar Rp. 2.000.000,- untuk 160 jam kerja.


biaya listrik untuk penggunaan perangkat komputer di IDC •


•


•

Jadi biaya listrik per menit adalah Rp. 1.500.000/160/60= Rp 156,25

-

Biaya telepon per menit diperkirakan Rp. 600

-

Biaya kertas

-

•


•

1 rim = 500 lembar

•


Biaya CD diperkirakan Rp. 2.000

4. Perkiraan jumlah transaksi Jumlah transaksi yang tertera merupakan jumlah transaksi untuk setiap proses yang dilakukan dari 4 proses yang ada setiap semester untuk mempersiapkan materi kuliah semester berikutnya.

154

Tabel 4.20 Perkiraan jumlah transaksi dalam S AP/MP Editor by Web

Nama proses Penunjukan dosen pembuat SAP/M P (SM E)


Pembuatan SAP/M P

6

M ereview SAP/MP

6

M entransfer SAP/MP ke LM S

6

5. Perhitungan •


•


•


•


•


•


•

Usaha semesteran (%) = Waktu sehari / Total waktu sehari x 100%

6. Simpulan Dari perhitungan ABC terhadap proses yang terjadi dengan waktu dan biaya, mulai dari proses penunjukkan dosen pembuat SAP/M P hingga proses

155

mengupload SAP/M P ke LM S memakan waktu total 2802 menit dengan total biaya pekerja Rp 583.750 dan Rp 68.394 untuk total biaya lain-lain. Sedangkan total biaya keseluruhan yang dikeluarkan per semester yaitu Rp 16.303.594

Tabel 4.21 ABC Analysis Learning Object Applications (future) :

Nama Proses

Production multimedia Approval Learning Object Upload ke LMS Totals



128

384

3

20

3

10



3

Biaya pekerja (Rp)

Alokasi biaya lainlain (per menit)

Alokasi biaya lainlain (per transaksi)


Biaya per hari (Rp)



Usaha tahunan (%)

12,500

80,000

156.25

0

20,000

100,000

33,333.33

10,000,000

81.01

60

12,500

12,500

156.25

0

3,125

15,625

5,208.33

1,562,500

12.66

30

12,500

6,250

260.42

0

2,604.17

8,854.17

2,951.39

885,417

6.33

474

98,750

25,729.17

12,447,917

156

157

Keterangan : 1. Setiap semester dilakukan pembuatan Learning object melalui 3 proses yang biasa dilakukan dengan aplikasi Learning object application. Proses yang dilakukan yaitu: •

Production multimedia, Pembuatan learning object

pada

proses ini

diasumsikan setiap semester rata-rata matakuliah untuk semua jurusan setiap semesternya sebanyak 150 mata kuliah yang diasumsikan selesai dalam waktu 2 bulan (320 jam kerja/50 hari kerja)sehingga penghitungannya : 2 bulan ada 50 hari kerja, jadi per harinya dapat selesai 150:50 = 3 transaksi dan memakan waktu : 1 hari kerja membutuhkan waktu 6,4 jam untuk menyelesaikan 3 transaksi, jadi 1 transaksi memakan waktu 6,4 jam x 60 menit : 3 = 2,133 jam (128 menit) •

Approval Learning Object memakan waktu selama 20 menit.

•

Upload ke LM S, pada proses ini memakan waktu selama 10 menit per transaksi.


Gaji dosen pembuat learning object untuk 1 mata kuliah diperkirakan Rp. 2.000.000,- per transaksi dengan batas waktu yang diberikan maksimal 1 bulan/160 jam kerja. Jadi, perkiraan biaya per jam adalah Rp. 2.000.000 : 160=Rp. 12.500


biaya internet = Rp. 1.000.000 per bulan

158

1 bulan = 160 jam kerja Jadi per menit = Rp 1.000.000 : 160 : 60 = Rp 104,167 -

Biaya listrik = Rp 1.500.000 per bulan 1 bulan = 160 jam kerja Jadi per menit = Rp 1.500.000 : 160 : 60 = Rp 156,25

4. Perkiraan jumlah transaksi Jumlah transaksi yang tertera merupakan jumlah transaksi untuk setiap proses. Tabel 4.22 Perkiraan jumlah transaksi dalam Learning Object Applications Nama Proses



3

Approval Learning Object

3

Upload ke LM S

3

5. Perhitungan •


•


•


•


•


•

Biaya tahunan (per tahun) (Rp) = Biaya per hari x 100

159

1 tahun = 2 semester 1 semester diselesaikan dalam waktu 2 bulan (50 hari kerja), jadi 1 tahun = 100 hari kerja. •


6. Simpulan Dari perhitungan ABC terhadap proses yang terjadi dengan waktu dan biaya, mulai dari proses production multimedia order hingga proses upload ke LM S memakan waktu total 474 menit dengan total biaya pekerja Rp 98.750 dan Rp 25.729,17 untuk total biaya lain-lain. Sedangkan total biaya keseluruhan yang dikeluarkan per tahun yaitu Rp 12.447.917

Tabel 4.23 ABC Analysis Intelligence Curriculum Distribution Applications (future) :

Nama Proses

Pembuatan peta distribusi mata kuliah Peng-uploadan ke LMS Totals



30

150

3

15



5 5

165

Biaya pekerja (Rp)

Alokasi biaya lainlain (per menit)



Biaya per hari (Rp)



Usaha tahunan (%)

12,500

31,250

156.25

0

4,688

35,938

7,187.50

179,688

90.91

12,500

3,125

260.42

0

781

3,906

781.25

19,531

9.09

34,375

5,469

199,219

160

161

Keterangan : 1. Setiap tahun dilakukan pembuatan peta distribusi mata kuliah melalui 1 proses inti yang biasa dilakukan. Proses yang dilakukan yaitu: •

Pembuatan peta distribusi mata kuliah, setiap tahunnya untuk 25 jurusan di BINUS dan 1 angkatan diasumsikan selesai dibuat dalam waktu 5 hari, sehingga 1 hari melakukan 25 : 5 = 5 transaksi dan memakan waktu 30 menit.

•

Peng-upload-an ke LM S memakan waktu 3 menit.


Gaji karyawan yang membuat 1 peta distribusi mata kuliah diperkirakan Rp. 2.000.000,- per bulan dengan jam kerja dalam sebulan yaitu 160 jam kerja. Jadi, perkiraan biaya gaji karyawan per jam adalah Rp. 2.000.000/160 = Rp.12.500

3. Perkiraan biaya non labor : -

biaya listrik = Rp 1.500.000 per bulan 1 bulan = 160 jam kerja Jadi, biaya listrik per menit adalah Rp 1.500.000 : 160 : 60 = Rp 156,25

-

biaya internet = Rp 1.000.000 per bulan 1 bulan = 160 jam kerja Jadi, biaya internet per menit adalah 1.000.000 : 160 : 60 = Rp 104,167

162

4. Perkiraan jumlah transaksi Jumlah transaksi yang tertera merupakan jumlah transaksi untuk setiap proses. Tabel

4.24

Perkiraan

jumlah

transaksi

dalam

proses

Intelligence

Curriculum Distribution Applications Nama proses Pembuatan peta distribusi mata kuliah


Peng-upload-an ke LM S

5

5. Perhitungan •


•


•


•


•


•

Biaya tahunan (per tahun) (Rp) = Biaya per hari x 5 hari kerja

•


6. Simpulan Dari perhitungan ABC terhadap proses yang terjadi dengan waktu dan biaya, dilihat dari proses pembuatan peta distribusi mata kuliah memakan waktu total

163

165 menit dengan total biaya pekerja Rp 34.375 dan Rp 5.469 untuk total biaya lain-lain. Sedangkan total biaya keseluruhan yang dikeluarkan per tahun yaitu Rp 199.219

Tabel 4.25 ABC Analysis Podcast Technology (future):

Nama Proses

Pengambilan video Penyimpanan video Totals



Biaya pekerja (Rp)




Biaya per hari (Rp)



Usaha tahunan (%)

100

600

0

0

40

0

4,000

4,000

666.67

1,040,000

90.91

10

60

0

0

158.83

0

1,588

1,588

264.72

412,958

9.09

5,588

5,588

Ratarata transak si (per hari)


6 6

660

0

1,452,958

164

165

Keterangan 1. Untuk kegiatan Podcast Technology diperkirakan menjadi 2 proses yang dilakukan karena proses penyelesaian video ditiadakan. Proses yang dilakukan yaitu: •

Kegiatan ini dimulai dengan proses pengambilan video dimana proses ini dalam sehari dilakukan sebanyak shift yang ada di BINUS University dan proses ini memerlukan waktu sekitar 100 menit.

•

Proses yang dilakukan seterusnya adalah penyimpanan video yang mengubah ke dalam bentuk DVD yang di-burn dan proses ini memerlukan waktu lebih cepat yaitu sekitar 10 menit untuk mengupload ke podcast server.


Gaji karyawan IDC sekitar Rp. 2.000.000,- untuk 160 jam kerja. Jadi, biaya karyawan untuk 1 jam adalah Rp. 2.000.000/160=Rp. 12.500.


-

biaya listrik untuk proses pengambilan video •

Biaya diperkirakan Rp. 500.000/bulan

•

1 bulan ada 25 hari kuliah @ 600 menit (10 jam)

•

Biaya 1 jam adalah Rp. 500.000:25:10 = Rp. 2.000

•

Jadi biaya listrik per menit adalah Rp. 2.000/60= Rp 33,33

Biaya listrik •

Biaya listrik per bulan Rp. 500.000

166

-

-

-

-

•

1 bulan ada 160 jam kerja

•

Jadi biaya listrik per menit adalah Rp. 500.000/160/60= Rp. 52,08

Biaya kamera •

Harga kamera diperkirakan Rp. 5.000.000 per 5 tahun.

•

Biaya 1 tahun adalah Rp. 5.000.000/5 = Rp. 1.000.000

•

1 tahun ada 250 hari kuliah

•

1 hari dipakai 600 menit atau 10 jam

•

Biaya kamera per jam adalah Rp. 1.000.000/250/10= Rp 400

•

Jadi biaya per menit adalah Rp 400/60 = Rp. 6,67

Biaya listrik untuk server

Biaya listrik per bulan Rp. 1.500.000

Diperkirakan server menyala selama 24 jam dan 7 hari seminggu

1 bulan ada 30 hari @ 24 jam

Biaya listrik per menit adalah Rp. 1.500.000/30/24/60 = Rp. 34,72

Biaya internet •

Biaya per bulan Rp. 1.000.000

•

1 bulan ada 25 hari kuliah @ 1o jam

•

Jadi biaya per menit adalah Rp. 1.000.000/25/10/60= Rp. 66,67

Biaya server •

Harga server $ 2.500 untuk penggunaan 2 tahun dan 1$ = Rp. 10.000

•

1 tahun = $ 1.250 x Rp 10.000 = Rp. 12.500.000

•

1 tahun = 360 hari dan 1 hari = 24 jam

167

•

Biaya per menit adalah Rp. 12.500.000/360/24/60 = Rp. 24,11

4. Perkiraan jumlah transaksi Jumlah transaksi yang tertera merupakan jumlah transaksi untuk setiap proses yang dilakukan dari 2 proses yang diperlukan setelah mengalami pengurangan proses untuk pelaksanaan Podcast Technology : Tabel 4.26 Perkiraan jumlah transaksi dalam proses Podcast Technology Nama proses


Pengambilan video

6

Penyimpanan video

6

5. Perhitungan •


•


•

Total biaya lain-lain (Rp) = (Waktu per transaksi x Alokasi biaya lainlain) + (Biaya pekerja x Alokasi biaya lain-lain)

•


•


•

Biaya tahunan (per tahun) (Rp) = Biaya per hari x 260 hari kuliah 1 tahun = 365 hari – 52 (hari minggu) – 11 hari (libur natal, tahun baru) – 14 hari (libur idul fitri) – 7 hari (libur perpindahan semester ganjil ke genap) – 7 hari (libur perpindahan semester pendek ke semester ganjil) –

168

14 hari (libur perpindahan semester genap ke semester pendek) = 260 hari kuliah. •


6. Simpulan Dari perhitungan ABC terhadap proses yang terjadi dengan waktu dan biaya, mulai dari proses pengambilan video hingga proses penyimpanan video memakan waktu total 660 menit dengan total biaya pekerja Rp 0 dan Rp 5.588 untuk total biaya lain-lain. Sedangkan total biaya keseluruhan yang dikeluarkan per tahun yaitu Rp 1,452,958.

•

People Capability Matrix and Capacity Planning o People Capability Matrix People Capability Matrix yang dirancang dalam tahap improvement ini mencakup seluruh unit yang berhubungan dengan Academic Management and Content Preparation pada BINUS University. People Capability Matrix berfungsi untuk mengetahui kemampuan yang diperlukan untuk menjalankan sistem yang baru. Di dalam matrix ini ditampilkan dengan kisaran angka 1-4. Angka 1 menunjukkan Beginner, angka 2 menunjukkan individual contribution, angka 3 menunjukkan mentor/coach, angka 4 menunjukkan role model.

169

Meeting Commitments

Teamwork/Collaboration

People Development

Communication

Computer Literacy

English Proficiency

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

1

1

Proses penyusunan materi kuliah Proses multimedia Project creation and monitoring Proses perancangan/ perubahan materi kuliah

2 2 2

2 2 2

2 2 2

1 2 2

2 2 2

1 2 2

2 2 2

2 2 2

2 2 2

2 2 2

2 2 2

2 2 2

1 2 2

Innovation / Continuous Improvement

Planning & Organizing

2

Proses perubahan kurikulum untuk program studi lama

Problem Solving & Decision Making

Adaptability

Main process

Business Acumen Customer Orientation

Core compentency

Leadership

Tabel 4.27 People Capability Matrix (future)

170

171

o Capacity Planning Perbedaan antara People Capability Matrix yang berjalan dengan People Capability Matrix usulan terletak pada : Tabel 4.28 Gap Analysis – Proses perubahan kurikulum untuk program studi lama

M ain process

Proses perubahan kurikulum untuk program studi lama

Core Compentency Business Acumen

Core Compentency Adaptability

Sebelum

Sesudah

Sebelum

Sesudah

1

2

1

2

Tabel 4.29 Gap Analysis - Proses penyusunan materi kuliah M ain process Proses penyusunan materi kuliah

Core Compentency Planning & Organizing Sebelum Sesudah 1

2

Core Compentency Problem Solving & Decision M aking Sebelum Sesudah

1

2

Tabel 4.30 Gap Analysis - Proses multimedia Project creation and monitoring Core Compentency Planning & Organizing Sebelum Sesudah

M ain process

Proses multimedia Project creation and monitoring

1

Core Compentency M eeting Commitments Sebelum Sesudah

2

1

2

Tabel 4.31 Gap Analysis - Proses perancangan / perubahan materi kuliah

M ain process

Proses perancangan / perubahan materi kuliah

Core Compentency Planning & organizing Sebelum Sesudah 1

2

Core Compentency M eeting Commitments Sebelum Sesudah 1

2

Core Compentency Planning & Organizing Sebelum

Sesudah

1

2

Core Compentency M eeting Commitments Sebelum Sesudah 1

2

172

Dari hasil perbandingan hasil sekarang dan yang akan datang. Terjadi peningkatan kemampuan orang dalam business acumen, customer orientation, leadership, adaptibility, planning & organizing, Meeting commitment, Problem solving & decision making, innovation/ Continuous Improvement, sehingga gap analysis menghasilkan angka 1. Peningkatan ini terjadi karena harus adanya kemampuan lebih dalam menggunakan atau menjalankan aplikasi ERP Education. Perangkat teknologi yang digunakan harus mampu menunjang para pengguna seperti karyawan, dosen dan mahasiswa. Teknologi yang ada sekarang ini tidak mampu untuk mendukung pengembangan selanjutnya,

sehingga

dibutuhkan suatu perangkat teknologi baru yang mampu menjalankan aplikasi ERP Education. Di harapkan dengan adanya ERP Education dapat semakin memaksimalkan jumlah mahasiswa dan meningkatkan kepuasan pelanggan. dan untuk menjalankan bisnis proses yang baru, di harapkan perlu tuntunan agar seluruh karyawan dapat menjalankan nya sesuai diharapkan. ERP education mengintegrasikan seluruh aplikasi yang ada, sehingga semakin memudahkan dalam pengambilan keputusan.

173

•

Feasibility Validation and Gap Analysis o Gap Analysis Dengan informasi gap analysis dari People capability matrix, maka untuk mengantisipasi gap yang ada yaitu dengan : o Training user o Seminar ( leadership, decision making, strategic, marketing) o Sosialisasi o perubahan prosedur yang rumit o terkomputerisasi dan diperlukan komunikasi secara elektronik

•

An update business case Berdasarkan analisis metrics yang telah kami lakukan dengan menggunakan Activity Based Costing diketahui bahwa sebelum mengalami improvement yang kami usulkan, ternyata terdapat beberapa ketidakefisienan dan ketidakefektifan terutama dalam hal waktu dan biaya. Namun dengan adanya usulan yang sebelumnya telah dianalisis dan ternyata lebih efisien dan efektif seperti SAP/M P Editor by Web yang menghemat waktu dan biaya dosen untuk menyerahkan SAP dan M P yang telah dibuatnya kepada pihak universitas. Selain itu, usulan aplikasi Learning Object Applications yang dikembangkan bertujuan untuk membantu kegiatan perkuliahan Off-Class mahasiswa juga telah menghemat biaya dan waktu. Usulan pengembangan Intelligence Curriculum Distribution Applications juga dapat menghemat waktu dan gaji karyawan untuk membuat peta distribusi mata kuliah dan usulan pengembangan

174

Podcast Technology yang dapat membantu mahasiswa yang tidak dapat hadir di pekuliahan dan juga dapat menghemat waktu dan biaya. Usulan pengembangan tersebut tentunya secara tidak langsung membutuhkan peningkatan skill yang mendukung keberhasilan tercapainya pengembangan tersebut. Hal ini bisa dilakukan dengan mengadakan suatu training bagi para pengguna yang terkait.

4.3 People and Technology Development Phase • Dissection and Amalgamation of New Process Into Activities Processes Penerapan usulan pengembangan aplikasi SAP/M P Editor by Web, Learning Object Applications, Intelligence Curriculum Distribution Applications, dan Podcast Technology nantinya dapat mengurangi beberapa proses yang ada saat ini untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi pada kegiatan Academic Management and Content Preparation di BINUS University. Proses yang dilakukan pengembangan adalah proses perubahan kurikulum untuk jurusan lama, proses penyusunan materi kuliah, proses Multimedia project creation and monitoring, dan proses perancangan/ perubahan materi kuliah. Sementara itu, proses yang dihilangkan antara lain yaitu proses penyelesaian video, proses penerimaan permintaan pembuatan multimedia yang semuanya berkaitan dengan unit IDC. Penghilangan proses ini dikarenakan munculnya proses baru yang sehubungan dengan usulan pengembangan aplikasi sehingga dapat meningkatkan efektifitas waktu dan efisiensi biaya dalam proses bisnis berjalan.

175

Structure Adapun para pengguna aplikasi pengembangan antara lain : •

Dosen

•

Karyawan IDC

•

Karyawan SRSC

•

M ahasiswa

People Dalam proses pengembangan berbagai aplikasi ini, dibutuhkan dukungan keinginan dan kemampuan manusia supaya pengimplementasian BPM ini dapat berhasil. Sebelum ada pengembangan ini, kemampuan sumber daya manusia yang tersedia tidak terlalu mendukung untuk dilakukannya pengembangan pengimplementasian BPM ini, sehingga dibutuhkan pengembangan sumber daya manusia supaya dapat siap dan beradaptasi dengan proses yang baru. • Redesigned Role Description and Goals RASCI sebagai salah satu bentuk pengidentifikasian Activity dan Role Measurement yang terdiri dari : o Responsible (R) yang dimaksudkan sebagai pihak yang bertanggung jawab terhadap aktivitas tersebut o Accountable (A) yang dimaksudkan sebagai pihak yang menyetujui aktivitas tersebut

176

o Support (S) yang dimaksudkan sebagai pihak yang dapat memberikan sumber daya dan informasi yang mendukung aktivitas tersebut o Consult (C) yang dimaksudkan sebagai pihak yang memiliki informasi tambahan yang diperlukan untuk menyelesaikan aktivitas tersebut o

Inform (I) yang dimaksudkan sebagai pihak yang harus diberi tahu tentang aktivitas dan hasilnya tetapi bukan untuk sebagai orang yang diajak untuk berkonsultasi.

Berikut adalah model-model RASCI dengan peran dan aktivitas pada masing-masing unit yang berhubungan dengan topik ini:

177

178

179

180

181

M enerima daftar distribusi mata Proses kuliah jurusan, perancangan kurikulum daftar mata kuliah prasyarat, daftar untuk UPM program studi baru M enerima silabus Proses perubahan kurikulum untuk program studi lama

Angkatan baru : M enerima daftar distribusi mata kuliah jurusan, daftar mata kuliah prasyarat, daftar UPM yang telah disahkan WR I

Administration Staff Curriculum and Catalog Coordinator Content Design Coordinator Multimedia Specialist Curriculum and Catalog Staff Senior Intructional Designer Junior Instructional Designer Senior Content Controller Junior Content Controller Content Documentation Staff Senior Multimedia Developer Junior Multimedia Developer

IDC Manager

Aktivitas

Proses

Tabel 4.32 RAS CI IDC

RA

S

A

S

RA

S

S

S

S

S

C

C

S

S

C

R

S

C

C

S

S

C

S

C

C

C

S

S

C

Angkatan lama : M enerima daftar distribusi mata kuliah jurusan, daftar mata kuliah prasyarat, pengaruh perubahan terhadap mahasiswa yang sudah memakai kurikulum lama, daftar UPM , tabel penyetaraan matakuliah yang telah disahkan WR I A S

M enerima silabus A S


IDC Manager

Proses perubahan kurikulum untuk program studi lama Aktivitas

Proses

R S S C C S S S

R S C C S S C

Proses

Aktivitas

Daftar mata kuliah program studi Daftar status Proses pembuatan dan penyusunan revisi mata kuliah materi M emeriksa kuliah kualifikasi SM E dengan kualifikasi dosen pembuat SAP+M P

IDC Man ager

Curri culu m Admi and nistra Catal tion og S taff Coor dinat or

A

S

A

C

A

Co nte nt Curri Senio Junio Mul De culu r r time sig m Intru Instr dia n and ctiona uctio S pec Co Catal l nal ialis or og Desig Desig t din S taff ner ner ato r

A

S

S

Se nio r Co nte nt Co ntr oll er

S

Ju nio Juni r Conte or Senior Co nt Mul Multim nte Docu time edia nt ment dia Develo Co ation Dev per ntr S taff elop oll er er

S

C

Proses penyusunan materi kuliah

Prosedur Multimedia Project Creation and Monitoring

M ereview format dan kelengkapan SAP+M P (Teaching Technology administrasi dan educational technology) M emeriksa kelengkapan CO M enerima permintaan pembuatan multimedia Production

Review multimedia S

RS


IDC Manager

Aktivitas

Proses

A S RS A A

A S RA A S

A C

S S

C

A

C

R

A

S S C

A

A A

I I

Proses penyus unan materi kuliah Daftar mata kuliah RA program studi Daftar status pembuatan dan revisi RA mata kuliah C C I

Staf Back Office layanan keuangan mahasiswa

Staf Front Office layanan keuangan mahasiswa

Staf Dukungan Administrasi

Staff Penjadwalan Ujian

Staf Penjadwalan Kuliah

Staf Layanan Mahasiswa

Staf Help Desk

Kepala Subbiro Layanan Mahasiswa Kepala Subbiro Administrasi Registrasi Kepala Subbiro Layanan Keuangan Mahasiswa

Staff Sekretariat

SRSC Manager

Aktivitas

Proses

Tabel 4.33 RAS CI S RSC

182

o Performance Management and Measu rements for Appropriate Roles Tabel 4.34 KPI IDC KPI

Goals

Measurement

Academic

Curriculum

Curriculum

(Content &

Documentation

approval &

Delivery )

Target 75% terpenuhi

distribution

Effectiveness Academic

MCL Support

(Content &

SAP, MP & CO

100%, on time

accomplishment

Delivery ) Effectiveness Accomplishment

M inimal 2/3 dari

(Content &

of multimedia

jumlah transaksi

Delivery )

request

yang dilakukan

Academic

MCL Support

Effectiveness Improve Service

Service Quality

Service Quality

User satisfaction

Excellence

Index

Index

rate (on average) > 3 (out of 4) = 75%

183

Tabel 4.35 KPI S RSC KPI Penjadwalan paket

Cara pengukuran Jumlah mahasiswa terjadwal Pelaksanaan pengisian KRSS dan KRS berjalan dengan baik

Pengisian KRSS dan KRS

TARGET 100% 100%

o People Core Capability GAP Analysis People Core Capability Gap Analysis juga dapat dilihat pada tabel Process Perfomance Report. Berikut ini adalah tampilan Process Perfomance Report berdasarkan usulan pengembangan yang dilakukan Tabel 4.36 Process Performance Report – S AP/MP Editor by Web

Transaction Type Penunjukkan dosen pembuat SAP/M P (SM E) Penggandaan aplikasi SAP/M P editor ke dalam CD Pembuatan SAP/M P Review SAP/M P Upload SAP/M P ke LM S

Brought New Forward Transaction

Completed Transaction Within OOS SLA

Carried forward (minutes left in SLA) OOS

6

6

6

0

0

0

6

6

0

0

6

6

6

0

0

6

6

6

0

0

6

6

6

0

0

1

3

5 10

184

Tabel 4.37 Process Performance Report – Learning Object Applications

Transaction Type Production multimedia Approval Learning Object Upload ke LM S


Completed Transaction Within SLA

Carried forward (minutes left in SLA)

OOS OOS

1

3

3

3

2

1

1

0

3

2

1

1

√

0

3

2

1

1

√

5 √

Tabel 4.38 Process Performance Report – Intelligence Curriculum Distribution Applications

Transaction Type Pembuatan peta distribusi mata kuliah Peng-uploadan ke LM S

Brought Forward

New Transaction


OOS

Carried forward (minutes left in SLA) OOS 1 3 5 10

5

8

6

2

2

5

8

6

2

2

√ √

10

185

Tabel 4.39 Process Performance Report – Podcast Technology

Transaction Type Pengambilan video Penyimpanan video



Carried forward (minutes left in SLA)

OOS OOS

6

8

6

2

2

0

8

6

2

2

1

3

5

10

√ √

o Business Process Orchestration Standar pemodelan proses bisnis yang digunakan adalah Business Process Modelling Notation (BPMN) yang memiliki standar yang dapat digunakan untuk memodelkan suatu proses bisnis yang dapat memberikan pemahaman mengenai proses bisnis yang diusulkan.

Gambar 4.2 BPMN S AP/MP Editor by Web

186

IDC

jurusan

Gambar 4.3 BPMN Learning Object Applications

Gambar 4.4 BPMN Intelligence Curriculum Distribution Applications

187

dos en

mahasiswa

Gambar 4.5 BPMN Podcast Technology

•

Integration with Business Applications o Business Applications Connectivity Documentation

Gambar 4.6 Bu siness Applications Connectivity Documentation

188

Pengembangan teknologi yang dilakukan dapat dilihat pada gambar arsitektur teknologi yang digambarkan di atas. Ada tiga keunggulan dari arsitektur yang dikembangkan yaitu: - Integrasi Teknologi yang dikembangkan saling berkaitan antara bidang satu dengan bidang yang lainnya sehingga akan dihasilkan suatu integrasi aplikasi bisnis. - Otomatisasi proses bisnis - Kolaborasi Dengan

menggunakan

B2B

Partner

Registry,

BINUS University dapat bekerjasama dengan partner, supplier, serta pihak lainnya di luar BINUS University. o Hubungan antara BPM, ES B, BA

Gambar 4.7 Hubungan antara BPM, ES B, BA

189

Gambar

diatas

menjelaskan

hubungan

antara

BPM ,

Enterprise Service Bus (ESB), dan Business Application (BA) dimana hasil dari BPM yang berupa proses bisnis baru dalam bentuk BPM N dan parameter service akan dimasukkan ke dalam Enterprise Service Bus (ESB). Kemudian service tersebut akan digunakan sebagai landasan untuk membangun aplikasi dengan menggunakan metode SOA life cycle. •

User Interface Dasar perancangan UI berasal dari rich picture.

190

Gambar 4.8 Podcast Technology User Interface

191

Gambar 4.9 Intelligence Curriculum Distribution Applications

Gambar 4.10 Learning Object Applications

192

Gambar 4.11 S AP/MP Editor U ser Interface (Create Mata kuliah)

193

Gambar 4.12 S AP/MP Editor U ser Interface (SAP/MP Slide Counter)

Gambar 4.13 S AP/MP Editor U ser Interface (SAP/MP Tran sfer Current)

194

Gambar 4.14 S AP/MP Editor U ser Interface (Report MP Review)

Gambar 4.15 S AP/MP Editor U ser Interface (Report Pembuatan Mata Kuliah Baru)

195

Gambar 4.16 S AP/MP Editor U ser Interface (Report Mata Kuliah yang sudah didownload)

196

Gambar 4.17 S AP/MP Editor U ser Interface (SAP/MP Mata Kuliah)

197

•

Software test script and result Untuk memastikan bahwa aplikasi yang telah dibuat sesuai dengan kebutuhan pengguna yaitu staf yang terkait dengan proses administrasi keuangan maka perlu dilakukan uji coba terhadap aplikasi tersebut untuk menyediakan pemahaman bagi para developer mngenai kebutuhan bisnis dari user. Setelah sistem ini selesai dibuat, akan dilakukan testing oleh user yang berhubungan langsung dengan sistem ini yaitu dosen. Testing ini dilakukan oleh 5 orang dosen yang secara bersamaan mengakses sistem. Pengujian sistem ini diawasi oleh seorang system tester yang akan mengecek apakah terdapat error dan bug dalam sistem tersebut, apakah sistem tersebut dapat berfungsi dan terintegrasi dengan sistem yang lainnya, apakah kecepatan sistem tetap dapat berjalan secara maksimal meskipun dijalankan secara bersamaan, apakah user dapat menerima sistem itu dengan baik, apakah sistem sudah memenuhi kebutuhan user, apakah bagian-bagian dari sistem yang lama masih dapat berfungsi dengan baik setelah dilakukan pengembangan ini. Selama tahap ini, system tester akan mencatat hasil dari tes yang dilakukan untuk kemudian dibandingkan dengan rancangan awal sistem dan hasil yang diharapkan.

4.4 Deployment Phase • Improved or New Procesess that Work Statisfactorily Strategi pengimpementasian yang diusukan adalah dengan menggunakan metode combination.

198

Dalam pengembangan ini, metode combination kami lakukan dengan melihat sistem lama yang telah selama ini berjalan dan dijalankan secara bersamaan dengan sistem yang baru. Semua pencatatan dan transaksi akan dimasukkan ke dalam 2 sistem, yaitu sistem yang lama dan yang baru. Pada cara ini, kita dapat sekaligus melakukan perbandingan antara hasil keluaran sistem lama dengan keluaran sistem baru. Apabila hasil keluaran dari sistem yang baru telah sesuai dengan yang diharapkan, maka akan dilakukan perubahan sistem secara ekstrim dengan meninggalkan sistem yang lama sepenuhnya. • Trained and Motivated Staff Sebelum implementasi pengembangan dilakukan, seluruh pihak yang terkait untuk menggunakan aplikasi tersebut perlu diberikan pelatihan agar dapat menggunakan semua aplikasi tersebut dengan baik. Unit yang terkait dengan aplikasi pengembangan ini yaitu unit IDC, unit SRSC, dosen, dan mahasiswa. M asing-masing akan diberikan pelatihan tentang pengenalan aplikasi dan cara pemakaiannya dan melakukan simulasi untuk aplikasi tersebut. 4.5 Monitoring and Benefit Realization Phase • Benefit Realization Register Keuntungan yang akan didapatkan dari usulan pengembangan (SAP/M P editor by web, Pod cast technology, Learning object applications, Intelligence curriculum distribution applications) adalah dalam hal waktu dan biaya. Selisih

199

biaya yang harus dikeluarkan oleh BINUS University antara proses yang lama dengan proses yang baru adalah:

Tabel 4.40 Penghematan biaya pada BIN US University Usulan Pengembangan

Selisih biaya (Rp)

SAP/M P editor by web

Rp. 1.776.563

Pod cast technology

Rp. 51.535.175

Learning object applications

Rp. 4.759.083

Intelligence curriculum Rp. 400.781,25 distribution applications

Selisih waktu yang harus dikeluarkan oleh BINUS University antara proses yang lama dengan proses yang baru adalah: Tabel 4.41 Penghematan waktu pada BIN US University Usulan Pengembangan SAP/M P editor by web

252

Pod cast technology

186


315

Intelligence curriculum

240

distribution applications

Selisih waktu (menit)

200

Dari tabel diatas dapat dilihat selisih waktu dan biaya yang didapatkan setelah menggunakan usulan pengembangan yang diberikan. Semua selisih waktu dan biaya tersebut memberikan dampak yang cukup berarti bagi BINUS University. Keuntungan dalam waktu dan biaya diatas akan dapat dirasakan oleh semua user aplikasi (unit yang terkait), mahasiswa serta dosen yang berkepentingan. Diharapkan keuntungan-keuntungan tersebut dapat langsung dirasakan saat aplikasi-aplikasi tersebut diimplementasikan sehingga dapat meningkatkan pelayanan yang cepat untuk semua pihak serta semua proses dapat dilakukan dengan lebih cepat dan terintegrasi.

201

202

203

204

205

•

Benefit Summary Plan Tabel 4.42 Benefit Summary Plan Benefit

Owner

Benefit amount (per

Expected benefit

Description

(who)

transaction)

realization dates Start

Penghematan biaya

IDC

• SAP/M P Editor by Web :

Risks

End

M aret

Januari

- Kecepatan internet

- Ketika jaringan

2009

2010

dalam peng-upload-

internet sedang

SAP/M P editor ke CD

an SAP/M P oleh

Disconnect maka user

dari Rp 6.688 menjadi

dosen

tidak bisa mengakses

tidak ada biaya

- Keefisienan kinerja

meng-upload dengan

karyawan ketika

leluasa

Rp 28.125 menjadi Rp

melakukan

- ancaman Cybercrime

23.438

pengesahan SAP/M P (hacker) yang dapat

- M enggandakan aplikasi

- Review SAP/M P dari

Dependencies

Benefit

Owner

Benefit amount (per

Expected benefit

Description

(who)

transaction)

realization dates

Dependencies

- M entransfer data SAP/MP

Risks menembus dan

ke LM S dari Rp 1.172

menggunakan hak akses

menjadi Rp 703

user secara illegal

Waktu yang diperlukan

untuk alasan-alasan

untuk melakukan 1

yang tidak bertanggung

Penghematan

transaksi (dari semua

jawab

Waktu

transaksi didalamnya

-

termasuk fitur (SAP/MP Editor by Web) lebih efektif 8,25% (dari 3054 menit menjadi 2802 menit per tahun)

Benefit

Owner

Benefit amount (per

Expected benefit

Description

(who)

transaction)

realization dates

Penghematan

SRSC

Dependencies • Intelligence Curriculum

biaya

- Ketepatan waktu

Januari

Distibution

2009

2010

dalam penerimaan

yang tertinggal karena

Applications:

daftar distrbusi

terlalu banyak

mata kuliah dari pihak IDC

mata kuliah dari Rp. 24.000 menjadi Rp.

-

Keefisienan

7187,50

kinerja karyawan

Waktu untuk melakukan

ketika melakukan

pembuatan peta distribusi

konfirmasi data

Penghematan Waktu

- Adanya mata kuliah

Februari

- Pembuatan peta distibusi

-

Risks

mata kuliah berkurang dari 96 menit menjadi 30 menit atau lebih efisien 68,75%

Benefit

Owner

Benefit amount (per

Expected benefit

Description

(who)

transaction)

realization dates

Dependencies

IDC

•

Penghematan

Podcast Technology :

Febuari

Januari

Kecepatan internet

- Akses internet yang

• Pengambilan video

2009

2010

dalam mengakses

lambat menghambat

video

jalannya video

dari Rp. 21.500

biaya

menjadi Rp.666,67 - Penyimpanan video dari Rp. 7278 menjadi Rp 264,72 -

Risks

Waktu penyimpanan

Penghematan

video berkurang dari

waktu

20 menit menjadi 10 menit atau lebih efisien 50%

Benefit

Owner

Benefit amount (per

Expected benefit

Description

(who)

transaction)

realization dates Start

Penghematan

IDC

•

biaya -

Penghematan waktu

•

Dependencies

Risks

End

Learning Object

Febuari

Januari

Applications :

2009

2010

- Kemampuan

Kesulitan menggunakan

membuat

aplikasi karena belum


multimedia yang

terbiasa

dari Rp. 52.083,33

dimiliki oleh

menjadi Rp. 33.333,33

setiap dosen,

atau lebih hemat 36%

maka mereka

Waktu production

harus diberikan

multimedia berkurang dari 200 menit menjadi 128 menit atau lebih efisien 36%

206

•

Benefit Milestone Matrix

SAP/MP Editor by Web

Penunjukan dosen pembuat SAP/MP (SME)

Pembuatan SAP/MP biaya

Mereview SAP/MP

Mentransfer data SAP/MP ke LMS

Pod cast technology

Pengambilan video waktu Penyimpanan video


Production

Approval Learning Object

Meng-upload ke Binus maya

Intelligent curriculum distribution applications

Pembuatan peta Distribusi Matakuliah

Peng-upload-an ke LMS

Gambar 4.18 Benefit milestone matrix

207

Dari matrik di atas dapat dilihat bahwa aktivitas serta pengembangan apa saja yang dapat memberikan keuntungan dalam sisi waktu dan biaya atau bahkan kedua-duanya. Dalam hal biaya, semua aktivitas dapat menghemat biaya sebanyak : •

•

•

•

SAP/M P Editor by Web -

Penunjukan dosen pembuat SAP/M P (SM E) : biaya tetap Rp. 22.500.

-

Pembuatan SAP/M P : biaya tetap Rp. 62.500

-

M ereview SAP/MP : dari Rp. 28.125 menjadi Rp. 23.438

-

M entransfer data SAP/MP ke LM S : dari Rp. 1172 menjadi Rp. 703

Pod cast technology -

Pengambilan video : dari Rp. 21.500 menjadi Rp. 666.67

-

Penyimpanan video : dari Rp. 7278 menjadi Rp. 264,72

Learning object applications -

Production : dari Rp. 52.083,33 menjadi Rp. 33.333,33

-

Approval learning object : dari tidak ada biaya menjadi Rp. 5208,33

-

M eng-upload ke binus maya : dari tidak ada biaya menjadi Rp. 2951,39

Intelligent curriculum distribution applications -

Pembuatan peta distribusi mata kuliah : dari Rp. 24.000 menjadi Rp. 7187,50

-

Peng-upload-an ke LM S : dari tidak ada biaya menjadi Rp. 781,25

Dalam hal waktu, semua aktivitas dapat menghemat waktu sebanyak : •

SAP/M P Editor by Web

208

•

•

•

-

Penunjukan dosen pembuat SAP/M P (SM E) : tetap 64 menit

-

Pembuatan SAP/M P : tetap 300 menit

-

M ereview SAP/MP : dari 120 menit menjadi 100 menit

-

M entransfer data SAP/MP ke LM S : dari 5 menit menjadi 3 menit

Pod cast technology -

Pengambilan video : tetap 100 menit

-

Penyimpanan video : dari 20 menit menjadi 10 menit

Learning object applications -

Production : dari 200 menit menjadi 128 menit

-

Approval learning object : dari 0 menit menjadi 20 menit

-

M eng-upload ke binus maya : dari 0 menit menjadi 10 menit

Intelligent curriculum distribution applications -

Pembuatan peta distribusi mata kuliah : dari 96 menit menjadi 30 menit

-

Peng-upload-an ke LM S : dari 0 menit menjadi 3 menit

M eskipun ada beberapa waktu dan biaya dalam proses diatas yang tidak berubah tetapi secara keseluruhan proses tetap memberikan keuntungan. •

Benefit Detail-People and Technology Development and Deployment Phases Dari setiap aplikasi yang diusulkan memungkinkan terjadinya transaksi yang tidak berjalan sesuai dengan yang diperhitungkan. Dalam matrik di bawah ini menggambarkan tentang ada kemungkinan suatu proses mengalami kemunduran dari waktu yang telah direncanakan.

209

Gambar 4.19 S AP/MP Editor by Web

Gambar 4.20 Podcast Technology

210

Gambar 4.21 Learning Object Applications

Gambar 4.22 Intelligence Curriculum Distribution Applications

211

4.6 Continous Improvement Phase • Mechanisms to manage Business Processes, and identify and realize opportunities for process improvements Dengan adanya aplikasi-aplikasi yang diusulkan pada BINUS University maka proses bisnis yang ada juga haruslah berubah. Dengan aplikasi tersebut disertai dengan bagian IT yang ada, diharapkan universitas dapat terus berusaha mengadakan pengembangan terhadap aplikasi yang diusulkan serta membuat aplikasi pendukung lainnya agar proses yang ada di BINUS University lebih terintegrasi antara satu sistem dengan yang lainnya. Dengan pengembangan ini diharapkan BINUS University mampu menjadi Universitas yang menerapkan IT pada semua proses kegiatan didalamnya serta kecepatan dan integrasi data yang ada dapat memberikan pelayanan yang lebih baik dan membantu pihak universitas untuk lebih cepat dalam menyelesaikan kegiatan serta mempermudah untuk mengambil keputusan atas informasiinformasi yang disediakan. Pengembangan selanjutnya diharapkan dapat meningkatkan kesejahteraan karyawan dan memberikan keuntungan dan kemudahan bagi semua pihak yang terkait.

4.7 Embedding BPM with the organization •

Characteristics BINUS University dalam kaitannya dengan Business Process Management pada saat ini berada pada posisi Repeatable. BINUS University berada pada posisi ini

212

karena sudah menyadari pentingnya BPM sehingga telah dilakukan pemrosesan terhadap dokumen pertama, pengenalan secara ekstensif terhadap BPM , meningkatkan keterlibatan para eksekutif dan top management, satu tujuan yaitu mengeksplorasi BPM , penggunaan yang luas dari simple process modelling dengan repositories sederhana, percobaan awal dengan metodologi yang terstruktur dan standard. Dengan adanya ERP Education diperkirakan posisi BINUS University dapat meningkat ke level Defined. Dengan digunakannya sistem terintegrasi yang menggunakan business process management ini BINUS University diharapkan dapat menggabungkan perspektif bisnis dan teknologi serta metode dan teknologi yang digunakan juga dapat diterima semakin luas. • Integrated Enterprise Ecosystem

Gambar 4.23 Integrated Enterprise Ecosystem Portal

Integrated Enterprise Ecosystem ,merupakan suatu portal bagi pengguna system, dimana portal ini mengintegrasikan berbagai aplikasi. Corporate info berisikan sebuah

aplikasi

yang

memberikan

informasi

mengenai

213

gambaran umum organisasi. Business application merupakan aplikasi-aplikasi yang digunakan di dalam organisasi tersebut dan user centric information merupakan media pendukung untuk membantu user dalam memperoleh informasi. Worklist/workspace merupakan layar kerja user. Sedangkan process outline berfungsi untuk memonitor kegiatan yang berjalan agar berjalan sesuai dengan rencana yang telah dibuat.

BAB 4 ELABORATION-CONTINUOUS IMPROVEMENT PHASE. Appropriate Metrics to Establish a Baseline for Future Improvement

Recommend Documents