BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT

BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT SEBAGAI DASAR PERBAIKAN PROSES PENERBITAN DOKUMEN WORK COMPLETION CERTIFICATE (WCC) DENGAN MENGGUNAKAN METODE STREAMLINING DI PT XYZ Fidarta Andika(1), Muhammad Kholil(2), Daryono(3) Teknik Industri Universitas Mercubuana Jakarta e-mail: [email protected](1); [email protected](3) ABSTRAK PT. XYZ adalah perusahaan jasa yang bergerak dibidang telekomunikasi yang diberikan kepercayaan oleh salah satu perusahaan provider telekomunikasi besar dalam pembangunan infrastruktur Base Transmision Station (BTS). Kepercayaan yang diberikan Provider mencakup beberapa daerah operasional proyek, antara lain : Jabotabek, Jawa, Sumatera, Kalimantan, dan Nusa Tenggara. Sertifikasi terhadap hasil pekerjaan atau performance merupakan hal yang penting sebagai indikator kesuksesan partner/subcont dalam hal penyelesaian pekerjaannya. Sertifikasi ini yang biasa disebut dengan Work Completion Certificate (WCC) adalah suatu dokumen yang menyatakan bahwa order yang yang diberikan oleh perusahaan dalam hal ini adalah PT XYZ sudah diselesaikan sesuai dengan standarisasi yang sudah ditetapkan dalam kontrak bisnis antar keduanya. Business Process Improvement atau BPI, sebagai salah satu metode dalam menjalankan Continuous Improvement, dapat memberikan suatu sistem yang akan membantu dalam proses penyederhanaan (streamlining) proses-proses bisnis, dengan memberi jaminan bahwa pelanggan internal dan eksternal dari organisasi akan mendapatkan output yang lebih baik dari sebelumnya. Masalah yang terjadi adalah lamanya proses penerbitan dokumen WCC selama 14 hari sehingga efeknya adalah backlog quantity Purchase Order (PO) yang mencapai 11% dan terjadi variant budget sebesar 7% dari hasil analisa dan pengolahan data produktivitas PO yang sudah diterbitkan. Targetnya adalah penurunan quantity dan value yang menjadi backlog atau selisih tersebut. Dari analisa diagram Fish Bone, terdapat tiga penyebab utama lamanya waktu proses tersebut yaitu faktor prosedur, faktor manusia atau pelaku aktifitas dan faktor fasilitas sehingga menggangu kelancaran proses. Dengan analisa Streamlining sebagai upaya perbaikan proses yaitu dengan simplifikasi proses dan pengurangan waktu perputaran proses penerbitan dokumen WCC yang sebelumnya 14 hari menjadi 7 hari. Eliminasi birokrasi dan aktivitas juga dilakukan. Realisasi terhadap upaya perbaikan tersebut adalah terjadi penurunan backlog quantity PO dan penurunan selisih budget pada dua bulan setelah perbaikan. Jadi upaya perbaikan ini efektif dan efesien diterapkan dan diharapkan dapat memperlancar proses bisnis seterusnya (continous improvement) agar dapat diketahui potensi-potensi masalah pada tiap-tiap proses. Kata Kunci: Work Completion Certificate (WCC), Business Process Improvement (BPI), Continuous Improvement, Purchase Order (PO), Streamlining.

50

Jurnal Ilmiah PASTI Volume VI Edisi 1 – ISSN 2085‐5869

ABSTRACT PT. XYZ is a company engaged in telecommunications services provided by any trust company a major telecommunications provider in infrastructure development Base Transmission Station (BTS). Provider trust given operational area covers several projects, among others: Greater Jakarta, Java, Sumatra, Kalimantan, and Nusa Tenggara. Certification of the work or performance is important as an indicator of the success of partner / subcont in terms of job completion. This certification is commonly called the Work Completion Certificate (WCC) is a document stating that the orders given by the company in this case is a PT XYZ has been completed in accordance with the standards defined in the business contract between the two. Business Process Improvement, or BPI, as one method in running Continuous Improvement, to provide a system that will assist in streamlining the process (streamlining) business processes, providing assurance that the internal and external customers of the organization will get a better output than before. The problem that occurs is the length of the WCC document publishing for 14 days so that the effect is the backlog quantity Purchase Order (PO), which reached 11% and there was a 7% budget variant of the analysis and data processing productivity PO that has been published. The target is a reduction in quantity and value of a backlog or a difference. Fish Bone diagram of the analysis, there are three main causes of the length of time the process is the factor of procedures, human factors or the offender's activities and factors that disrupt the smooth process of the facility. By streamlining the analysis process improvement efforts is by simplifying processes and reducing the turnaround time of issuance of the previous WCC 14 days to 7 days. Elimination of bureaucracy and activities are also conducted. Realization of these improvements is a decline in backlog PO quantity and budget increment decreased at two months after the repair. So these improvement efforts effectively and efficiently implemented and is expected to accelerate business processes so on (continuous improvement) in order to know the potential problems in each process. Keywords: Work Completion Certificate (WCC), Business Process Improvement (BPI), Continuous Improvement, Purchase Order (PO), streamlining. 1. PENDAHULUAN Sebagai salah satu perusahaan telekomunikasi yang besar PT XYZ sangat mementingkan kepuasan customer maupun partner yang tentunya dengan kerjasama bisnis yang baik serta komitmen yang tinggi menjadi acuan segalanya berjalan sesuai dengan target yang ditetapkan customer. Sertifikasi terhadap pekerjaan atau performance merupakan hal yang penting sebagai indikator kesuksesan partner dalam hal penyelesaian pekerjaannya. Sertifikasi ini yang biasa disebut Works Completion Certificate (WCC) adalah suatu dokumen yang menyatakan bahwa order yang diberikan ke partner sudah terselesaikan sesuai dengan standarisasi yang sudah dalam kontrak bisnis antar keduanya. Efektifitas dan efesiensi dalam proses penerbitan WCC ini menjadi tolak ukur produktifitas kerja perusahaan dalam progress implementasi pekerjaan. Identifikasi Masalah Adapun rumusan masalah yang akan dibahas ini adalah sebagai berikut:

a. Mengapa terjadi keterlambatan proses penerbitan WCC? b. Faktor apakah yang menjadi penyebab terjadinya keterlambatan proses penerbitan WCC? c. Upaya apakah untuk memperbaiki proses agar lebih baik? Tujuan Penelitian Dalam melakukan penelitian tentu mempunyai tujuan yang hendak dicapai guna menghasilkan sesuatu yang diinginkan. Adapun tujuan dilakukannya penelitian ini adalah sebagai berikut: a) Untuk mengetahui proses bisnis penerbitan WCC yang efektif dan efesien terhadap PO-PO yang sudah diterbitkan oleh perusahaan. b) Mengidentifikasi potensi penyebab keterlambatan proses penerbitan WCC ini. c) Menentukan langkah-langkah sekaligus usulan perbaikan sebagai bahan evaluasi perusahaan untuk lebih meningkatkan kualitas proses dan terus mela-


51

kukan perbaikan yang berkesinambungan. 2. TINJAUAN PUSTAKA Definisi Business Process Improvement (BPI) Business Process Improvement didefinisikan sebagai kerangka sistematis yang dibangun untuk membantu organisasi dalam membuat kemajuan yang signifikan dalam pelaksanaan proses bisnisnya. BPI memberikan suatu system yang akan membantu dalam proses penyederhanaan (streamlining) proses-proses bisnis, dengan memberi jaminan bahwa pelanggan internal dan eksternal dari organisasi akan mendapatkan output yang lebih baik dari sebelumnya (Harrington, 1991). Manfaat BPI Dengan adanya proses bisnis yang terukur, maka manfaat yang akan didapat perusahaan adalah (Harrington, 1991): a. Eliminasi kesalahan-kesalahan b. Maksimasi penggunaan asset-aset c. Minimalisasi waktu tunggu (delay) d. Memberikan pemahaman dan memudahkan penggunaan e. Dekat dengan pelanggan internal dan eksternal f. Kemampuan adaptif terhadap keinginan pelanggan g. Memberikan perusahaan keuntungan yang kompetitif h. Menghilangkan kelebihan-kelebihan pengeluaran Sasaran Utama BPI Perbaikan proses bisnis ini memiliki sasaran-sasaran utama sebagai berikut (Harrington, 1991): a. Membuat proses efektif, yaitu mengeluarkan hasil yang diinginkan b. Membuat proses efesien, yaitu meminimasi sumber daya c. Membuat proses adaptif, yaitu dapat beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan pelanggan maupun kebutuhan bisnis. Dasar Pemilihan Bisnis Proses Untuk Diperbaiki Pada umumnya, dipilihnya suatu proses untuk diperbaiki adalah sebagai berikut (Harrington, 1991):

52

a. Adanya keluhan-keluhan atau masalahmasalah dari pelanggan b. Proses-proses berbiaya tinggi c. Proses dengan siklus waktu panjang d. Adanya cara atau proses yang lebih baik e. Tersedianya teknologi baru f. Aturan manajemen untuk menerapkan metode baru. Fase pada BPI Benerapa fase perbaikan yang digunakan disini berdasarkan pada konsep Business Process Improvement (Harrington, 1991), terdiri dari: a. Mengorganisir perbaikan bertujuan menjamin kesuksesan dengan cara membangun kepemimpinan b. Pemahaman proses bertujuan memahami seluruh dimensi dari proses bisnis yang sedang berlangsung c. Penyederhanaan proses bertujuan memperbaiki efesiensi dan efektifitas serta adaptabilitas dari proses bisnis d. Implementasi, pengukuran dan control bertujuan mengimplementasikan suatu system untuk mengontrol jalannya proses perbaikan. e. Perbaikan berkelanjutan bertujuan mengimplementasikan proses perbaikan selanjutnya. Metoda dalam BPI Metoda yang harus dilewati adalah dengan streamlining yaitu inisiasi perubahan proses kerja sehingga tercipta suatu proses baru yang lebih sederhana dengan pencapaian tujuan yang sama dan tetap. Ada beberapa cara atau tools yang bisa ditempuh untuk melakukan streamlining terhadap bisnis proses tersebut, yaitu: 1. Eliminasi birokrasi yaitu menghilangkan tugas administrasi, penggunaan kertas kerja yang tidak perlu. 2. Eliminasi duplikasi yaitu menghilangkan suatu kegiatan serupa yang terjadi pada suatu bagian dari proses yang berbeda. 3. Evaluasi nilai tambah yaitu mengevaluasi setiap kegiatan dalam proses bisnis untuk menentukan kontribusinya pada kebutuhan pelanggan. 4. Simplifikasi yaitu mengurangi kompleksitas suatu proses. 5. Pengurangan perputaran waktu proses yaitu menentukan cara untuk mengu-


6.

7.

8. 9.

10.

11.

12.

rangi waktu siklus dan ongkos penyimpanan. Pencegahan kesalahan yaitu membuat kondisi sehingga sulit melakukan kesalahan. Upgrading yaitu membuat tingkat efektifitas lebih tinggi dalam meningkatkan performansi dalam proses bisnis. Penyederhanaan bahasa yaitu mengurangi kompleksitas. Standarization, yaitu memilih salah satu cara pembakuan dalam melakukan aktivitas, Peningkatan kualitas input karena output proses mempunyai ketergantungan yang tinggi terhadap kualitas input proses yang diterima. Pengembangan secara global yaitu teknik yang digunakan jika kesepuluh peralatan penyederhanaan diatas tidak memberikan hasil yang diinginkan. Otomatisasi dan atau mekanisasi yaitu penerapan peralatan dan computer pada pekerjaan yang membosankan dan rutin

Pengolahan Data Tahap Identifikasi Quantity PO yang sudah di Goods Receipt / WCC yang sudah diterbitkan. Tahap ini dilakukan identifikasi quantity PO yang sudah di goods receipt terhadap PO yang diterbitkan. Terlihat dari 4,313 PO yang sudah diterbitkan, baru 3,847 PO yang sudah di goods receipt atau ada selisih 466 PO atau 11% yang masih belum close. Untuk detail datanya dapat di Tabel [1] berikut: Tabel 1. Data quantity PO period Jan-Nov 2011

3. METODOLOGI Agar penelitian dapat berjalan dengan baik dan sistematis diperlukan beberapa tahapan proses peneilitian. Adapun tahapan-tahapan penelitian yang dilakukan adalah Penelitian pendahuluan, Identifikasi masalah, Perumusan dan tujuan penelitian, Pengumpulan dan pengolahan data, Analisis data, Usulan perbaikan dan kesimpulan dan saran.

Dari data tersebut kemudian dibuatkan grafik, dapat terlihat jelas selisihnya.

Gambar 2. Grafik quanity PO period JanNov 2011

Gambar 1. Kerangka Metoda Penelitian


53

Tahap Identifikasi Value PO yang sudah di Goods Receipt / WCC yang sudah diterbitkan. Dalam tahap ini yang harus dilakukan adalah mengetahui selisih atau variant budget terhadap PO yang belum close tersebut. Dari total nilai PO Rp 31,122,468, baru Rp 28,924,918 atau masih ada selisih 7% yang masih belum close. Untuk detail datanya dapat dilihat di Tabel [2] berikut:

saikan dimana quantity WCC yang dihasilkan adalah sama dengan PO yang sudah di goods receipt, dengan perhitungan sebagai berikut : WCC yang dihasilkan = 3,847 WCC. Jika diperhitungkan dengan jam, maka 14 hari kerja x 8 jam = 112 jam. Untuk mengetahui alur proses penerbitan Work Completion Certificate (WCC), dapat dilihat gambar alur proses dibawah ini:

Tabel 2. Data value PO period Jan-Nov 2011

Gambar 4. Alur Proces Penerbitan WCC Dari data tersebut kemudian dibuatkan grafik, dapat terlihat jelas selisihnya.

4. HASIL DAN PEMBAHASAN Analisa dengan Diagram Fish Bone

Gambar 3. Grafik value PO period Jan-Nov 2011 Tahap Identifikasi Waktu Siklus Eksisting (workhours) terhadap WCC Adapun waktu siklus proses WCC adalah 14 hari sampai dokumen tersebut tersele-

54

Gambar 5. Diagram Fish Bone Dari hasil analisa berdasarkan diagram Fish Bone tersebut dapat diketahui penyebab utama lamanya waktu proses penerbitan dokumen WCC, yaitu:


1. Faktor Prosedur, yaitu adanya duplikasi birokrasi dan aktivitas serta lamanya proses delivery dokumen dari Regional ke Head Office. 2. Faktor Manusia, yaitu sering terjadinya kesalahan input data karena keterbatasan skill 3. Faktor Fasilitas, yaitu keterbatasan jaringan dan keyuser sehingga update data dapat terganggu.

b. Realisasi terhadap value WCC / PO yang sudah diissued. Dari nilai PO Rp 28,924,918 adanya realisasi pergerakan dibulan pertama setelah perbaikan yaitu menjadi Rp 29,622,468 atau tinggal 5% dan dibulan kedua terjadi closing. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat grafik berikut :

Tindakan Perbaikan Sebagai Improvement Dari Proses Bisnis Yang Ada Tindakan perbaikan yang dilakukan adalah dengan metode Streamlining, yaitu: a. Simplifikasi, yaitu memotong konpleksitas proses dengan konsentrasi proses hanya sampai di Regional saja. b. Pengurangan waktu proses, menjadi 7 hari kerja dengan mengeliminasi birokrasi dan duplikasi aktivitas. Selain itu dapat menghilangkan waktu proses delivery dokumen ke Head Office. c. Peningkatan input proses dengan sosialisasi dan training system atau tools yang dikuasai oleh pelaku aktivitas dan diharapkan mampu meningkatkan kualitas output proses. Aplikasi Terhadap Data dan Proses Yang Ada a.

Realisasi terhadap quantity WCC / PO yang sudah diissued. Dari 3,847 WCC yang sudah issued adanya realisasi pergerakan dibulan pertama setelah perbaikan yaitu menjadi 4,124 WCC atau tinggal 4% dan dibulan kedua closing PO terjadi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat grafik berikut :

Gambar 7. Realisasi value PO/WCC issued c. • •

Realisasi terhadap waktu proses WCC dari 14 hari menjadi 7 hari kerja. Waktu proses 14 hari Æ 3,847 WCC : 112 jam = 34 dokumen per jam Waktu proses 7 hari Æ 3,847 WCC : 56 jam = 68 dokumen per jam

Berarti ada efesiensi waktu 50% dari hasil perbaikan tersebut. Sehingga dari hasil tersebut diharapkan mampu menghasilkan WCC sebanyak dua kali lipat. Dan dapat dlihat realisasi perbaikannya pada grafik berikut:

Gambar 8. Realisasi waktu proses penerbitan WCC

Gambar 6. Realisasi quantity PO/WCC issued


55

Perbandingan Hasil Sebelum dan Sesudah Proses Perbaikan. Setelah dilakukan perbaikan, dapat dilihat perbandingan sebelum dan sesudah proses: Tabel 3. Perbandingan hasil perbaikan dari sebelum dan sesudah proses

duplikasi dapat diketahui efesiensi waktu 50% yang diharapkan mampu meningkatkan hasil dua kali lipatnya. 2. Berdasarkan analisa fish bone diagram, ada tiga faktor penyebab keterlambatan proses yang dikarenakan waktu proses yang lama. Yang pertama adalah pada faktor prosedur yaitu adanya duplikasi birokasi dan duplikasi aktivitas, selain adanya factor waktu dan biaya pengiriman dokumen, faktor manusia selaku pelaku aktivitas dan faktor fasilitas. Ketiga penyebab utama ini telah diupayakan perbaikan dengan melakukan streamlining terhadap proses tersebut.

Saran

5. SIMPULAN DAN SARAN

1. Perbaikan yang dilakukan diharapkan dapat dilakukan secara terus menerus (continous improvement), untuk menganalisa terjadi bottle neck pada masing-masing proses. 2. Memberikan training atau pelatihan kepada karyawan untuk meningkatkan input proses agar dapat meningkatkan output proses tersebut. 3. Agar tidak terjadi masalah atau bottle neck proses, diharapkan semua elemen atau lini proses dapat saling mensupport dan bekerja sama agar masalah tersebut cepat terselesaikan.

Simpulan 1. Berdasarkan hasil perhitungan terdapat selisih kuantitas PO yang masih belum closed sebanyak 466 PO atau 11% sampai dengan bulan November 2011, dan dilihat dari sisi budget terdapat selisih atau variant sebanyak 7% atau Rp 2,197,549 sampai pada bulan yang sama. Dan setelah dilakukan analisa dan upaya streamlining terhadap Business Process Improvement, realisasi terhadap perbaikan yang dilakukan adalah adanya penurunan backlog quantity PO menjadi 4% dibulan pertama dan close dibulan kedua. Demikian juga realisasi yang terjadi terhadap selisih value, dibulan pertama setelah perbaikan terjadi penurunan selisih menjadi 5% dan close dibulan kedua. Dari sisi pengurangan waktu perputaran proses dari 14 hari menjadi 7 hari waktu prose sebagai hasil dari simplifikasi proses, eliminasi birokrasi dan

56

DAFTAR PUSTAKA Chase

et al. Operation & Supply th Management. 11 Edition. ISBN: 0073525227. 2011.

Chopra

and Meindl. Supply Chain Management. 2nd Edition. Prentice Hall, 2001.

Harmon, Paul and Kaufmann, Morgan. Business Process Change. 2nd Edition, 2007. http://id.shvoong.com/books/diction ary/2181634-business-processchange-chapter-13/ Harrington, H.James. Business Process Improvement, The Breakthrough Strategy for Total Quality, Productive and Competitiveness, Mc Graw-Hill, inc., USA, 1991.


Heizer,

J., and Barry R., Operation Management, Upper Saddle, Pearson Prentice Hall. 2004. http://www.wikepedia.com

Jacka J. Mike and Keller J. Paulette. Business Process Mapping Work Book, Penerbit PPM, Jakarta. 2010. John Naylor., Introduction of Operation Management, FT Prentice Hall, 2002. http://www.scribd.com/doc/5912303 4/makalah-SCM Kalakota. Supply Chain Management. 2001. "http://id.wikipedia.org/w/index.php ?title=Manajemen_rantai_suplai&ol did=4946689". Mursyid Hasan Basri. Peta Bisnis Proses. 2010. http://manajemenoperasional.com/ peta-proses-bisnis. Tenner, Arthur, De Thoro Irving J., Process Redesign, The Implementation Guide for Manager, AddisonWesley, Canada. September 1996. Turban, Rainer, Porter. Managemen Rantai Supply, h321. 2004. http://id.wikipedia.org/wiki/Manajem en_rantai_suplai. Yudha Arisanto. Business Process Improvement Sebagai Dasar Perancangan Sistem Informasi Pada Proses Pendidikan dan Pelatihan Karyawan/ti di PT Pos Indonesia Bandung, Tugas Akhir, Jurusan Teknik Industri, STT Telkom Bandung. 2005.


57

BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT

Recommend Documents