Contextanalyse Stadsbeheer Rotterdam, Uitvoering Werken ten behoeve van de opleiding Projectleider Techniek (AD) aan de Haagse Hogeschool
Joris Koolen november 2015
Versie 1.0 Definitief
1
Voorwoord Na zes jaar als werkvoorbereider werkzaam te zijn geweest bij de Gemeente Rotterdam, ben ik in 2015 in overleg met mijn werkgever aan een traject begonnen om mijn kennis en kunde als projectleider op te bouwen. In de tijd die ik als werkvoorbereider in het team Onderhoud Bruggen en Tunnels, later Bruggen Tunnels en Spelen (BTS) heb besteed, is ook mijn technische kennis over de civiele kunstwerken in de stad Rotterdam gegroeid. Ik leerde echter ook dat mijn enthousiasme nog meer ligt bij de processen en het management van projectmatig werken, dan de technische aspecten van het werk. Door verschillende omstandigheden (verschuiving van een uitvoerende naar een directievoerende taak van de afdeling, uitval van een collega projectleider, nieuw leiderschap in het team), is mijn rol in het team steeds meer verschoven naar procesmanager en naar het beheersen van de bedrijfsvoering, en het financieel beheer van de projecten. Ik heb hierbij tijdelijk de functie van waarnemend projectleider opgepakt. De opleiding Projectleider Techniek, Associate Degree (AD) aan de Haagse Hogeschool zal bijdragen aan de rol die ik nu binnen het team bezet, en mijn loopbaanontwikkeling met als doel om zelf projectleider te worden. Dit rapport is geschreven in het kader van die opleiding, en is bedoeld voor mijn docenten en medestudenten, en iedereen die geïnteresseerd is de projectmatige aanpak waarmee de gemeente Rotterdam haar assets onderhoudt.
2
Inhoudsopgave Samenvatting
4
1.
Inleiding
5
2.
Concern Stadsbeheer Rotterdam
6
2.1 Stedelijk Beheerder 2.2 Gebiedsbeheer 2.3 Uitvoering Werken 3.
Team Bruggen Tunnels en Spelen
7
3.1 De werkzaamheden van BTS 3.2 Werkvoorbereider 3.3 Projectleider 4.
Studie Projectleider Techniek (AD)
8
4.1 Competenties 4.2 Werkvelden 5.
Conclusie
9
6.
Summary (English translation)
10
6,
Literatuur
11
3
Samenvatting Dit rapport behandelt de opleiding Projectleider Techniek aan de Haagse Hogeschool, en in hoeverre deze relevant is voor mijn functie en mijn loopbaanontwikkeling binnen de Gemeente Rotterdam. Team Bruggen, Tunnels en Spelen is een deel van Uitvoering Werken, de afdeling die het onderhoud van de assets van de gemeente Rotterdam verzorgt. Dit gebeurt grotendeels door het uitvoeren van projecten in opdracht van beheerders binnen Stadsbeheer Rotterdam. Dit onderhoud wordt met name uitgevoerd door marktpartijen. Als werkvoorbereider voor het team Bruggen, Tunnels en Spelen houd ik mij bezig met calculeren, het opstellen van projectplannen, het begeleiden van projecten in de fase van projectdefinitie tot aan de uitvoering, en de communicatie met opdrachtgevers- en nemers. Als waarnemend projectleider ben ik verantwoordelijk voor de inzet van de projectteams, het beheersen van de financiën en de planning van de projecten, het prognosticeren van de resultaten, contractbeheer, en het verbeteren van de processen en bedrijfsvoering binnen het team. In conclusie betekent dit dat in de combinatie van beide functies alle competenties aan de orde komen, die in de opleiding centraal staan, en dat de kennis die tijdens de opleiding wordt opgedaan direct toepasbaar is in het werkveld.
4
1. Inleiding De opleiding Projectleider Techniek (AD) is een tweejarig werk- en leertraject. De opleiding richt zich niet alleen op de overdracht van kennis tijdens colleges, maar ook op het toepassen van deze kennis binnen de organisatie waar de student werkzaam is. Het is relevant of de opleiding, en de kennis die tijdens de colleges wordt opgedaan, wel degelijk relevant is voor het werkgebied van de student. Dit rapport wil deze vraag beantwoorden voor mijn functie binnen het team BTS van de Gemeente Rotterdam. Dit gebeurt door allereerst de organisatie te analyseren, vervolgens naar mijn rol binnen de organisatie te kijken, en ten slotte te stellen in hoeverre dit op één lijn ligt met de doelstellingen van de opleiding Projectleider Techniek en de competenties die hier bij horen. In hoofdstuk 2 van dit rapport wordt de organisatie van Stadsbeheer Rotterdam uiteengezet. In hoofdstuk 3 van dit rapport wordt de specifieke rol van team BTS, en mijn functie en loopbaanontwikkeling binnen dit team, uiteengezet. In hoofdstuk 4 volgt een uiteenzetting die behandelt wat de eisen van de opleiding Projectleider Techniek zijn voor het werkveld van de student. Hiervoor wordt het document “Toetsing Leerbedrijf” van de Haagse Hogeschool als leidraad gebruikt, in het bijzonder de hierin gestelde competenties. Ten slotte volgt een conclusie, waarbij deze eisen worden toegepast op de functies van werkvoorbereider en waarnemend projectleider binnen team BTS.
5
2. Concern Stadsbeheer Rotterdam Het concern Stadsbeheer Rotterdam is de gemeentelijke tak die het meest zichtbaar is op straat, en zorg draagt dat de buitenruimte en de assets van Rotterdam goed beheerd en onderhouden worden. Binnen Openbare Werken bevindt zich de drie-eenheid die deze buitenruimte beheert en onderhoudt:
2.1 Stedelijk Beheer Stedelijk Beheer (SB) richt zich op het assetmanagement in de stad. Hier worden meerjarenplannen gemaakt om te zorgen dat de eigendommen in de buitenruimte van de Gemeente Rotterdam in goede staat blijven.
2.2 Gebiedsbeheer Gebiedsbeheer (GB) past omgevingsmanagement toe op deze jaarplannen, waarbij zorg wordt gedragen dat de overlast voor de omgeving minimaal blijft, bijvoorbeeld door projecten te combineren. Gebiedsbeheer beheert het budget, bepaalt welke projecten worden uitgevoerd, en treedt op als opdrachtgever voor Uitvoering Werken.
2.3 Uitvoering Werken Uitvoering Werken (UW) zorgt dat de projecten worden uitgevoerd. Dit gebeurt in steeds mindere mate door eigen personeel, en steeds meer door marktpartijen: aannemers en leveranciers. Hierdoor heeft Uitvoering Werken steeds meer een directievoerende rol. Binnen de projecten worden het budget, de planning, en het resultaat beheerd en gerapporteerd aan de opdrachtgever. Naast de Gebiedsteams die gebiedsgericht het onderhoud aan groen (beplanting, bomen) en grijs (verharding) uitvoeren, bevat UW specialistische teams die zich op specifieke disciplines richten. Het team waarbinnen ik mijn rol als werkvoorbereider en waarnemend projectleider uitvoer, is team Bruggen Tunnels en Spelen (BTS).
6
3. Team Bruggen Tunnels en Spelen Rotterdam kent ongeveer 1000 civiele kunstwerken, van het kleinste parkbruggetje tot aan de Erasmusbrug en de Maastunnel aan toe. Verder staat er zo'n 6000 speeltoestellen in Rotterdam. Zo'n 40 van deze civiele kunstwerken bevat complexe installaties, om bijvoorbeeld een beweegbare brug aan te drijven, of een pompgemaal in een tunnel. Dit is een verscheidenheid aan elektrische, hydraulische, mechanische en sanitaire installaties.
3.1 De werkzaamheden van BTS Al deze 'assets' vergen hun eigen kennis en expertise om te onderhouden. Deze kennis is samengebracht bij de twee projectleiders, acht uitvoerders, twee toezichthouders, twee werkvoorbereiders, en zes monteurs van team BTS. Al enkele jaren maakt de afdeling een stap van uitvoering naar directievoering. Hierbij is het aantal monteurs in dienst afgenomen, en is hun rol beperkt tot het uitvoeren van storingsonderhoud, en het smeren van hydraulische en mechanische installaties. De projectteams ondertussen zetten het werk uit bij marktpartijen. Hierbij is contractvorming een steeds grotere rol gaan spelen. Het werk wordt uigevoerd in opdrach van Gebiedsbeheer, volgens jaarplannen die worden ingediend door Stedelijk Beheer. Het team heeft constant enkele tientallen projecten tegelijk lopen waarvan de budgetten reiken van enkele duizenden euro's tot enkele tonnen.
3.2 Werkvoorbereider De functie van de werkvoorbereider binnen het team is om samen met de opdrachtgever, de projectleider en de rest van het projectteam de uitvraag helder te krijgen. Vervolgens worden een calculatie en een projectplan gemaakt. Tijdens het voorbereidingstraject verzorgt de werkvoorbereider ook het merendeel van de projectadministratie.
3.3 Projectleider De projectleider is verantwoordelijk voor de optimale inzet van het team. Als aanspreekpunt voor de opdrachtgever zorgt hij voor financiële en inhoudelijke rapportages en prognoses. Zijn taak is het beheersen van de planning en het budget van de projecten: inhoudelijk stuurt hij op hoofdlijnen, maar als meer- en minderwerk van toepassing zijn is het zijn rol om daar een besluit over te nemen. Hierbij is zijn relatie met de opdrachtgever, en feedback van het team, van constant belang. Op een hoger niveau streeft de projectleider er constant naar om de samenwerking binnen het team en de bedrijfsvoering van het team op een zo hoog mogelijk niveau te krijgen: hij is naast de teamleider de persoon die het overzicht heeft over de hele scope van de werkzaamheden van het team. Ten slotte is BTS een team dat te maken heeft met vergrijzing, en waarbij het borgen van kennis een belangrijk speerpunt is.
7
4. Studie Projectleider Techniek (AD) De studie Projectleider Techniek is een werk- leertraject. De student doet kennis op tijdens colleges en oefeningen, en moet deze vervolgens toepassen in zijn werkgebied. Ervaring is de beste leermeester, en pas als de student de waarde van de kennis in de praktijk ziet, zal hij leren deze met zich mee te dragen en het beste toe te passen.
4.1 Competenties De Haagse Hogeschool geeft in het document “Toetsing Leerbedrijf” een duidelijk handvat voor de competenties die binnen de opleiding ontwikkeld worden*: 1. Onderhandelen en communiceren 2. Kosten calculeren 3. Resultaat prognosticeren 4. Project bewaken en beheersen 5. Plannen 6. Leidinggeven 7. Ontwerpen 8. Afhandelen meer- en minderwerk 9. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Deze competenties zal de student leren ontwikkelen en toe moeten passen, waarbij gekeken wordt naar de mate waarin de student dit zelfstandig of zelfs sturend (bij zijn team) kan doen, en de complexiteit van situatie waarin dit plaats vindt. Pas als hij daadwerkelijk in zijn werk kan laten zien deze competenties te beheersen, valt te concluderen dat de opleiding resultaat brengt.
4.2 Werkvelden Verder vraagt de Haagse Hogeschool dat het leerbedrijf minstens één van de volgende werkvelden afdekt: 1. Tuinbouw sector 2. Offshore 3. Installatietechniek 4. Chemische industrie 5. Levensmiddelenindustrie 6. Energievoorziening 7. Machinebouw 8. Transport en logistiek * De verdere eisen die het document “Toetsing Leerbedrijf” stelt aan de werkomgeving en de begeleiding vanuit het leerbedrijf worden geborgd binnen de considerans, die door de werknemer/student, het leerbedrijf, en de opleidingsmanager getekend wordt. 8
5. Conclusies Binnen de opleiding is zeer duidelijk gesteld in welke competenties de student/werknemer is geacht zich te ontwikkelen, en dat de toepassing hiervan binnen zijn werk van groot belang is voor de studie. Binnen Stadsbeheer Rotterdam houdt team BTS zich bezig met projectmatig onderhoud van bruggen, tunnels en speelplaatsen in de stad. Alle negen competenties zijn in deze projecten constant van toepassing en spelen zowel in de functie van werkvoorbereider als die van waarnemend projectleider een rol. Deze functies zijn daarom uitermate geschikt, en misschien nog wel belangrijker is, de opleiding Projectleider Techniek is uitermate geschikt om van toegevoerde waarde te zijn voor het team waarbij de opgedane kennis direct in praktijk kan worden gebracht. Een aandachtspunt is het werkveld van de afdeling, waarbij installatietechniek slechts bij een beperkt aantal projecten een rol speelt. Echter ook hier blijkt de opleiding goed aan te sluiten bij het werkgebied: de beweegbare objecten in Rotterdam zijn van groot (financieel) belang voor de stad. Door de vergrijzing in het team dreigt Rotterdam binnen korte tijd veel kennis te verliezen over deze objecten. Ook al verschuift de rol van het team van uitvoerend naar directievoerend, het is belangrijk voor een opdrachtgever om ten minste een basiskennis te hebben van het vakgebied waarin hij werk uitzet. Op elke mogelijke manier is de opleiding Projectleider Techniek van toegevoegde waarde voor een werkvoorbereider en projectleider bij team BTS van de gemeente Rotterdam, en de opgedane kennis kan direct in het werk worden toegepast.
9
6. Summary (English translation) This report deals with the course Technical Project Manager (AD), given by the Haagse Hogeschool. In particular, this report deals with the way this course is relevant to my job and career at the cityworks of Rotterdam. The team Bruggen, Tunnels en Spelen (bridges, tunnels and playgrounds) is a part of Uitvoering Werken (works execution). This department maintains the assets of the city of Rotterdam. Maintenance is mostly carried out in the form of projects, where Stadsbeheer Rotterdam (Citymanagement Rotterdam) acts as the commissioning partner. The maintenance itself is performed by third party market players. Als a calculator and planning employee for team Bruggen, Tunnels en Spelen I make sure everything about a project is in order, from the project defenition phase up until execution of the works. I also manage correspondence with the commisioning partner, and the market parties. As an ad interim project manager I am responsible for the deployment of the project teams. I manage finances and also the project planning. I make the cost prognosis, manage contracts, and focus on improving the processes by which the team functions. To conclude, this means that both functions apply all proficiencies that are central to the course. The knowledge gained by following the coarse, can be directly applied in the workplace.
10
Literatuur ir. R.F. Meijs (2015), Toetsing Leerbedrijf, Haagse Hogeschool
11
