Leidraad Kwaliteitszorg Uitvoering RWS-werken

C11663 RWS

Leidraad Kwaliteitszorg Uitvoering RWS-werken

Projectbureau Kwaliteitszorg RWS-werken


Ministerie van Verkeer en Waterstaat Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat

Leidraad Kwaliteitszorg Uitvoering KWS-w erken

Projectbureau Kwaliteitszorg RWS-werken, Delft

voorwoord

Pagina 11

Intern DWW-nummer: P - DWW - 96 - 090 ISBN-nummer: ISBN 90 369 3721 3 Bijbestellingen: Voor het bijbestellen van de Leidraad Kwaliteitszorg Uitvoering RWS-werken kunt u zich richten tot de voortrekker of kwaliteitsfunctionaris van uw directie

Uitgave van: Auteurs: Eindredactie: Omslagontwerp:

Projectbureau Kwaliteitszorg RWS-werken H. Bron en E.A. Schelvis H.M. Deen, PBNA Uitgeefprojecten, Arnhem Van Groot tot Klein Grafische Vormgeving, Arnhem

© Copyright 1996 Projectbureau Kwaliteitszorg RWS-werken, Delft

De Leidraad Kwaliteitszorg Uitvoering RWS-werken is met de grootst mogelijke zorg samengesteld naar de laatste stand van zaken. Desondanks kunnen er onjuistheden in deze publicatie voorkomen. Het Rijk sluit iedere aansprakelijkheid uit voor schade die uit het gebruik van de hierin opgenomen gegevens mochten voortvloeien.

Uit deze uitgave mogen onderdelen voor eigen gebruik worden gekopieerd na voorafgaande schriftelijke toestemming van het Projectbureau Kwaliteitszorg RWS-werken, Postbus 5044, 2600 GA Delft.


oktober 1996

Voorwoord

Pagina III

Voorwoord Voor u ligt de tweede versie van de Leidraad Kwaliteitszorg Uitvoering RWSwerken. Na de versie die medio 1994 is uitgebracht hebben tal van activiteiten en ontwikkelingen ervoor gezorgd dat deze versie behoorlijk moest worden aangepast. Met name de praktische ervaringen bij proefprojecten, de ontwikkeling van het stappenplan en - meer in het algemeen - het voortschrijdend inzicht hebben hiertoe geleid. Ook is inmiddels een duidelijker beeld ontstaan wat de gevolgen zijn van de kwaliteitszorgsystematiek op bestaande werkwijzen. Deze Leidraad is gemaakt voor de grote groep medewerkers van de Rijkswaterstaat die direct en indirect in contact staat met opdrachtnemers van werken. Het accent ligt op de besteksvoorbereiding en de uitvoeringsbegeleiding van werken die onder kwaliteitsborging worden uitgevoerd. Figuur 1 geeft een beeld van het proces van contractbeheersing. Deze Leidraad richt zich op het proces in de middelste kolom, daar waar de processen van opdrachtgever en opdrachtnemer bij elkaar komen.

Figuur 1 Contractbeheersing


oktober 1996

voorwoord

Pagina IV

Voor de Rijkswaterstaat betekent dit een andere manier van werken. Hierop dient u goed voorbereid te zijn. Doel van deze Leidraad is aan te geven hoe om te gaan met projecten die onder kwaliteitsborging worden uitgevoerd en waarvoor de aannemer moet aangeven hoe hij dit denkt te realiseren met behulp van zijn eigen kwaliteitssysteem. Dit heeft met name gevolgen voor de risicobeoordeling, de besteksvoorbereiding en de uitvoering (keuring, toetsing, waarneming en het omgaan met afwijkingen). Het Platform en de Hoofddirectie zijn tot de conclusie gekomen dat het voorlopig verstandig is de centrale regelgeving rond de contract-administratie, zoals dat in de UCA is geregeld, en de kwaliteitszorg naast elkaar te laten bestaan. Op termijn is integratie van de kwaliteitszorgsystematiek in de contract-administratie (UCA) een bijna vanzelfsprekende doelstelling. Wel heeft de kwaliteitssystematiek, en dan met name de interne kwaliteitszorg, maar ook enkele zaken zoals in het stappenplan is aangegeven, direct consequenties voor de interne organisatie van diensten of directies. Dit kan vervolgens weer gevolgen hebben voor de Administratieve Organisatie van een directie of dienst. De auteurs wijzen in deze context met klem op de status van de leidraad! De leidraad geeft voor het omgaan met de kwaliteitszorg richting de aannemer (externe kwaliteitszorg) de regelgeving weer die uiteindelijk in aanschrijvingen haar neerslag zal vinden. Aangaande de voorbereidende werkzaamheden van de RWS-betrokkenen (toetsingsplan, toezichtsplan, e.d.), zaken die meer richting interne kwaliteitszorg gaan, geeft de leidraad slechts aan hoe men hiermee zou kunnen omgaan en promoot daarbij een werkwijze om de gebruikers op weg te helpen en de uniformiteit te bevorderen. Indien bij directies of diensten dit aanleiding geeft tot een andere werkwijze, dan kan dat aanpassingen tot gevolg hebben in de verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden welke zijn vastgelegd in een A.O. In het tijdspad verschijnt deze leidraad nagenoeg gelijktijdig met de syllabus van de opleiding 'Kwaliteitszorg Uitvoering RWS-werken'. Het zal duidelijk zijn dat de inhoud van syllabus en leidraad dezelfde boodschap brengen. De syllabus heeft met name de functie als lesmateriaal (en ook als naslagwerk), uitgegeven door het opleidingsinstituut Koninklijke PBNA. De leidraad is bedoeld als document van Rijkswaterstaat zelf om de mensen te informeren over de systematiek zoals die wordt gepropageerd. Verder wordt diepgaand ingegaan op de achterliggende ideeën en systematieken, één en ander verge-


oktober 1996

Pagina V

voorwoord

zeld van uitgewerkte voorbeelden. De leidraad is tevens een dynamisch document en ze wordt dientengevolge periodiek geactualiseerd totdat te zijner tijd kwaliteitszorg een volledig geïntegreerd onderdeel van onze bedrijfsorganisatie is en het niet meer nodig is om daar op deze wijze apart aandacht aan te schenken. Deze leidraad Kwaliteitszorg Uitvoering RWS-werken is tot stand gebracht door het projectbureau, met name door ing. H. Bron en drs. ing. E.A. Schelvis, in opdracht en onder verantwoording van het Platform Kwaliteitszorg en gebruik makend van het commentaar van de leden van het voortrekkersoverleg en andere RWS-medewerkers. Daarnaast is door twee externe consultants een belangrijke inhoudelijke bijdrage geleverd aan deze leidraad. Daarom dank aan de heer ing. R.W. Mante (Grontmij) en de heer ing. J.N.M, van Beurden (Rijnconsult) voor hun inzet tijdens de ontwikkeling van diverse onderdelen van deze leidraad. Op de volgende pagina is. de projectorganisatie van het project weergegeven zoals dat op dit moment functioneert. Tevens is enige nadere informatie gegeven van de betrokkenen voorzover ze voor u van belang kunnen zijn. Het implementeren van kwaliteitszorg in een organisatie is een langdurig leerproces.


oktober 1996

Pagina VI

Voorwoord

Het langdurige leerproces houdt in dat de ontwikkeling van kwaliteitseisen maar ook de ervaringen opgedaan tijdens de uitvoering van werken vanaf 1 januari 1997 aanleiding zullen zijn voor verbeteringen en aanvullingen van de leidraad. We zijn vooral afhankelijk van de ervaringen van de gebruikers van de leidraad. Mocht u vragen of opmerkingen hebben, dat kunt u die het beste via de voortrekker van uw directie of dienst aan het Projectbureau kenbaar maken. Ongeveer eens in de twee maanden is er een gezamenlijk overleg met de voortrekkers en medewerkers van het Projectbureau, waar alle zaken aan de orde kunnen komen. Ik wens u namens het Platform succes toe bij het werken met kwaliteitszorg, met name bij het uitvoeren van onze RWS-werken.

Drs. C.Th.M. van Teylingen Voorzitter Platform Kwaliteitszorg Uitvoering RWS-werken

Directieraad Directoraat-Generaal RWS

Platform Kwaliteitszorg Uitvoering RWS-werken: -

HW RD's BD DWW

Hoofddirectie RWS Regionale directies Bouwdienst Dienst Weg en Waterbouwkunde

Projectbureau: • •

A.L Korteweg H. Bron E A Schelvis L M . ten Cate-Aho PJ.C. Vogelaar

Voortrekkersoverleg: NN: ON: IJ: UT: NH: ZH:

P. v.d. Sluis vacant J.B. Pieper C. Schweig R. Rozenga B. v. Pelt

ZL NB: LB: NE

BD:

H. v.d. Bosch G. v. Ametsvoort C. Damen/ L Brasem J. v.d. Ende N. v. Roermund


diverse (ad-hoc) werkgroepen

oktober 1996

Voorwoord

Pagina Vil

I

Samenstelling Platform

Ir. GJ. Aalbersberg

Directie Oost-Nederland (RWS-vertegenwoordiger in CROW-stuurgroep Kwaliteitssystematiek GWW-sector) Directie Zeeland Mr. ir. J.W. Daamen Directie Noord-Holland (RWS-vertegenIr. J.H. Jonk xvoordiger in College van Deskundigen GWW-sector) Ir. A.L. Korteweg (secr.) Dienst Weg- en Waterbouwkunde H. Nonnekes Directie Zuid-Holland Mr. J.W. van Nouhuys Hoofddirectie Ir. A.J.G.M. van Roermund Bouwdienst Ir. E.M.E. Roijen Directie Noord-Brabant Drs.ir. H.P.M, van der Burgt Hoofddirectie Drs. C.Th.M. van Teylingen (voorz.) Dienst Weg- en Waterbouwkunde

II Samenstelling Voortrekkersoverleg Ing. P. van der Sluis Ing. L.H.P. Bergmans Ing. J.B. Pieper Ir. J.C. Schweig Ing. R. Rozenga A.J. van Pelt H.G. van den Bosch Ir. G.F.M. van Amelsvoort Ir. C.B.J. Damen (Infocus) Ir. A.B.F.P. Brasem (infocus) J.J. van de Ende Ir. A.J.G.M. van Roermund Ir. A.L. Korteweg (voorz.) Ing. H. Bron (secr.) Mr. H. van Putten


Directie Noord-Nederland Directie Oost-Nederland Directie IJsselmeergebied Directie Utrecht Directie Noord-Holland Directie Zuid-Holland Directie Zeeland Directie Noord-Brabant namens Directie Limburg namens Directie Limburg Directie Noordzee Bouwdienst Projectbureau Kwaliteitszorg Projectbureau Kwaliteitszorg Hoofddirectie

oktober 1996

Voorwoord

Pagina VIII

III Projectbureau Kwaliteitszorg RWS-werken Ir. A.L. Korteweg (projectmanager) Ing. H. Bron Drs. ing. E.A. Schelvis Mw. Drs. L.M. ten Cate-Aho Ing. P.J.C. Vogelaar Mw. A. van Rijswijk Mw. I.T. Kowsoleea Mw. P.M.T. Teodora§cu-Arkesteijn


Bezoek- en postadres: Rijkswaterstaat Dienst Weg- & Waterbouwkunde Afdeling Infrastructuur Systemen (IS) Van der Burghweg 1 DELFT Postbus 5044 2600 GA DELFT telefoon: 015 - 2 699 260 telefax: 0 1 5 - 2 611361 E-mail: [email protected]

oktober 1996

o O Wegwijzer

9>


0 Wegwijzer Dit eerste deel van de Leidraad Kwaliteitszorg Uitvoering RWS-werken biedt u vooral snelle en eenvoudige opzoekmogelijkheden. Het Wegwijzer-deel bestaat uit twee delen: de inhoudsopgave en de trefwoordenregister. Op pagina 2 staat een beknopte inhoudsopgave van de Leidraad, waarin de hoofdstukken genoemd zijn. De hoofdstukken kunt u snel vinden aan de hand van de tabbladen. De volledige inhoudsopgave van alle hoofdstukken vindt u op de eerste pagina van de betreffende hoofdstukken. Het Trefwoordenregister is, wanneer u iets snel wilt opzoeken in de Leidraad, de belangrijkste ingang naar de gezochte informatie. De achter de registertrefwoorden vermelde cijfers verwijzen naar het hoofdstuk en de pagina in dit hoofdstuk. Bijvoorbeeld: Aanbesteding, 2/4 In dit geval wordt voor het onderwerp Aanbesteding verwezen naar pagina 4 van hoofdstuk 2 Termen en definities. De vetgedrukte trefwoorden en paginacijfers verwijzen naar hoofdstuktitels.


oktober 1996

hoofdstuk 0 / pagina 2

Wegwijzer

Inhoud Wegwyzer Inhoud Trefwoordenregister 1

Stappenplan kwaliteitszorg RWS-werken

2

Termen en definities

3

Risicobepaling en -beheersing

4

Model toetsingsplan

5

Aanbesteding en gunning

6

Bestekteksten

7

Toezichtsplan

8

Toetsing kwaliteitsplannen

9

Handhaving

10

Audits


oktober 1996

Wegwijzer


Trefwoordenregister

A Aanbesteden - definitie, 2/4 - openbaar, 5/4 - onderhands, 5/4 Aanbesteding(en), 1/10 - definitie, 2/4 - met voorafgaande selectie, 6/3, 7 - onderhandse, 6/4, 8 - openbare, 6/3, 7 Aanbesteding en gunning, 5/1 - selectiemethode, 5/4 - stappenplan, 5/6 Aanbestedingsbeleid: definitie, 2/5 Aannemers - aansprakelijkheid na oplevering, 6/16 - definitie, 2/5 - keuring en controle, 9/2 - kwaliteitsborging, 9/2 - selectiemethode, 5/3, 5/4 - voorbeeldbrief m.b.t. geschiktheidseisen, 5/12 - verstrekking lijst geschiktheidsgegevens, 5/7 Aanschrijving aanbestedingen IU/165660, 5/4 Aansprakelijkheid aannemer na oplevering, 6/16 Administratie, 7/10


Afbreukrisico, 1/2, 2/5 Afsluiting van het werk, 1/15 Afwijking: definitie, 2/5 Afwijkingen, 3/2, 9/10 - beheersing, 6/14 - verantwoordelijkheid, 3/21 Afwijkingsrapportage: bestektekst, 6/14 Afwijkingsrapporten, 1/15, 9/4 - definitie, 2/5 - rol directie UAV, 9/10 - wanneer wel en wanneer niet, 9/12 Algemene en administratieve besteksbepalingen, 6/5 Auditrapportage aan certificatieinstelling, 10/10 Audits, 1/14,10/1 - bestekseis, 10/4 - definitie, 2/9 - deskundigheid, 10/4 - door de aannemer, 10/4 - door de directie UAV, 10/5 - geschiktheidseisen, 5/18 - nut, 10/6 - onafhankelijkheid, 10/3 - stapeling, 10/5 Auditteam, 10/8

oktober 1996

Wegwijzer


B Basiselementen van kwaliteitszorg, 6/3 Bedrijfsrisico's, 1/2 Beheersaspecten, 2/5 Beheersen, 2/5 Beheersing - keuringsmiddelen, 5/22 - van afwijkingen, 6/14 Beheersingsplan, 7/3, 9/5 Bekendmakingen, 6/3, 7 Beleid: definitie, 2/6 Beleid en organisatie: geschiktheidseisen, 5/14 Beoordeling - kwaliteitsgegevens aannemer, 9/9 - overgelegde gegevens, 5/7 Beoordelingsrichtlijn: definitie, 2/6 Bestek, 1/8 - definitie, 2/6 Besteksbepalingen, 6/2 Bestekseisen, 6/4, 8 Besteksfase: risico's, 3/18 Bestekteksten, 6/1 Bestuurlijke planning: definitie, 2/12 Betrouwbaarheid: definitie, 2/6 Bevoegdheden in toezichtsplan, 7/9 Bevoegdheid: definitie, 2/6 Bijwoonpunt(en), 1/2, 1/14, 9/7 - definitie, 2/6 - bestektekst, 6/13 Bronnen van termen en definities, 2/3


C Centraal: definitie, 2/6 Centraal Punt, 7/9 - definitie, 2/6 Certificaat: definitie, 2/7 Certificatie kwaliteitssysteem, 5/2 Certificatie-instelling, rapportage aan -, 10/10 Certificeringseis, 5/6 Combinaties van opdrachtnemers, 5/6 Communicatie, 8/7 Company-wide quality control, 2/8 Concept-toezichtsplan, 1/9 Contract: definitie, 2/7 Controlehandeling op de risicopunten, 1/14 Controlematrix, 7/3 Controleplan, 7/3 - definitie, 2/7 Controlepunten, 1/9 - uitwerking in toezichtsplan, 7/11 Corrigerende maatregel(en), 9/5, 10/9 - definitie, 2/7 - uitvoering, 9/4 - wel of niet accepteren, 9/13 CROW, 2/3 CWQC, 2/8

D Deelkwaliteitsplan, 1/11 Definitief Toezichtsplan, 1/12 Definities, 2/4 Deskundigheid audits, 10/4

oktober 1996

Wegwijzer


Directie UAV - audits, 10/5 - definitie, 2/7 - model toezichtsplan, 7/4 - rapportage van audits, 10/7 - verantwoordelijkheden, 7/9 Directievoering, 3/21 - organisatie, 7/7 - procedures in toezichtsplan, 7/10 Documentenbeheersing: geschiktheidseisen, 5/20

- verband met ISO 9002, 5/10 - vragenlijst, 5/14 Gevolg, 3/2 Gevolgbestrijdende maatregel, 3/6, 3/12 Gevolgschade, 3/3 Gezien: definitie, 2/8 Gunning, 1/10, 5/1

H Handhaving, 1/12, 9/1

E Eisen, 3/2 Evaluatie, 1/15 - geschiktheidseisen, 5/18

F Formele toetsing, 8/2 Frequentie van controle, 9/9

G Geaccordeerd: definitie, 2/8 Gebrek: definitie, 2/8 Gecertificeerd kwaliteitssysteem, 1/9, 5/2 Geschiktheidseisen, 1/10, 5/2, 5/4 - bekendmaking, 5/7 - clusters, 5/5 - keuze, 5/6 - samenstelling lijst, 5/7 - toelichting op enkele eisen, 5/8


I Identificeren van kritieke punten, 3/10 IKZ, 2/8 Inhoudelijke toetsing, 8/3 Integrale kwaliteitszorg: definitie, 2/8 Interne audits, 10/4 Interne kwaliteitszorg (IKZ), 1/5, 1/16, 9/13 Interne kwaliteitssystemen, 10/4 ISO 8402, 2/3 ISO 9001, 1/10, 2/3 ISO 9002, 1/10, 2/3 - verband met geschiktheidseisen, 5/3 ISO 9004, 2/3

K Kans, 3/2

oktober 1996

Wegwijzer


Kans-gevolg-combinatie, 3/11 Keuring: definitie, 2/8 Keuringsmatrix, 8/2, 5 Keuringsmethoden, 9/9 Keuringsmiddelen beheersing, 5/22 Keuringsplan, 6/6, 11 - definitie, 2/8 - voorbeeld toetsing kwaliteitsplan, 8/8 Klachtenprocedure, 1/15 Kortingsregelingen, 9/14 Kritieke punten, 1/7, 3/10 Kwalificaties, 5/21 - opleiding en ervaring, 5/11 Kwaliteit: definitie, 2/9 Kwaliteitsaudit, 10/2 - bestektekst, 6/14 - definitie, 2/9 - door de aannemer, 6/15 Kwaliteitsbeheersing: definitie, 2/10 Kwaliteitsbeleid: definitie, 2/10 Kwaliteitsborging - definitie, 2/10 - door de aannemer, 9/2 - in contracten op te nemen bepalingen, 6/4 - in RAW-bestekken, 6/7 - toetsing, 5/2 Kwaliteitsdossier, 8/5 Kwaliteitseisen: definitie, 2/11 Kwaliteitsgegevens, 8/8 Kwaliteitshandboek: definitie, 2/11 Kwaliteitsplan, 1/10, 6/10 - beoordeling, 3/20 - besteksbepaling, 6/5 - besteksverplichting, 10/3 - definitie, 2/11 - uitvoering, 9/2 - voorbeeld toetsing, 8/5


Kwaliteitsplanaudits, 10/2 - criteria, 10/5 - frequentie, 10/6 - planning, 10/7 - voorbereiding, 10/7 - werkwijze, 10/7 Kwaliteitsplannen, 8/5 - toetsing, 8/2 Kwaliteitsplanning: definitie, 2/12 Kwaliteitsregistraties, 1/12, 6/11, 6/12 Kwaliteitssysteem - definitie, 2/12 - gecertificeerd, 5/2 - over te leggen gegevens, 5/14 Kwaliteitssysteemcertificaat, 1/10, 6/3 - overleggen kopie, 5/6 Kwaliteitstoezicht, 7/10 - definitie, 2/12 Kwaliteitszorg - basiselementen, 6/3 - definitie, 2/13 - stappenplan, 1/2 Kwaliteitszorgsystematiek, 1/4

M Maatregelen - bij de uitvoering, 3/18 - bij het beheer van het object, 3/18 - bij het maken van het bestek, 3/18 - in de ontwerpfase, 3/17 Model Toetsingsplan, 4/1 Model Toezichtsplan Directie UAV, 7/4

oktober 1996

Wegwijzer


N Nadere onderzoeken, 1/14 Namenlijst medewerkers, 7/8 Nazorg, 1/15 NEN-ISO: definitie, 2/3 Nieuwbouw: risicobepaling, 3/14

O Onafhankelijkheid audits, 10/3 Onderhands aanbesteden, 5/4 Onderhandse aanbestedingen, 6/4, 6/8 Onderhoud: risicobepaling, 3/15 Ontwerp-nota, 1/5 Ontwerpbeoordeling: definitie, 2/13 Ontwerpfase: risico's, 3/15 Ontwerprisico's, 1/5, 3/15 - actualisering, 4/2 Oorzaakanalyse, 1/16 Opdrachtgever: definitie, 2/13 Opdrachtnemers - selectiemethode, 5/4 - verstrekking lijst geschiktheidsgegevens, 5/7 - voorbeeldbrief m.b.t. geschiktheidseisen, 5/12 Openbaar aanbesteden, 5/4 Openbare aanbestedingen, 6/3, 7 Operationele planning, 2/12 Opleiding: geschiktheidseisen, 5/21 Organisatie - definitie, 2/13 - van de directievoering, 7/7 - voorbeeld toetsing kwaliteitsplan, 8/6 Over te leggen gegevens, 5/4


Overgelegde gegevens: beoordeling, 5/7

P Personeel: voorbeeld toetsing kwaliteitsplan, 8/6 Preventieve maatregelen, 1/6, 3/6, 3/12, 9/14 - definitie, 2/13 Procedure(s) - bestekstekst, 6/11 - definitie, 2/14 - directievoering, 7/10 - geschiktheidseisen, 5/15 Procedures & werkinstructies, 8/8 Proces: definitie, 2/14 Procesbeheersing, 6/6 - voorbeeld toetsing kwaliteitsplan, 8/7 Procesrisico's, 3/13 Product: definitie, 2/14 Productplanning: definitie, 2/12 Projectgegevens, 7/5 Projectkarakteristiek, 7/6 Projectspecifieke eisen, 5/23

R Rapportage directie UAV, 10/7 RAW-bestekken, 6/4 - bepalingen t.a.v. kwaliteitsborging, 6/7 Registratie in het zakboekje, 9/10 Registratiepunt: definitie, 2/14 Registratiepunten, 1/2, 9/8 - bestektekst, 6/13

oktober 1996


Wegwijzer

Risico's, 3/2 - in de besteksfase, 3/18 - in de ontwerpfase, 3/15 - in de uitvoeringsfase, 3/20 - in relatie tot de projectfasen, 3/14 Risicobeheersing, 3/1, 5 Risicobepaling, 1/5, 3/1, 3 - checklists, 3/15 - door combinatie van kans en gevolg, 3/11 - nieuwbouw, 3/14 - onderhoud, 3/15 - uitvoeren, 3/9 - werkblad, 3/13 Risicobepaling en -beheersing, 3/1 - het proces, 3/9 . - stappenplan, 3/10 Risicogrootte, 3/8 Risico-inschatting, 1/7 Risicopunten - controlehandeling op -, 1/14 - toezicht op -, 9/5 RWS-werken, stappenplan kwaliteitswerken, 1/2

S Sanctiemogelijkheden, 1/15 Sancties, 10/9 SBR-methode, 1/2 Selectiemethode aannemers, 5/3, 4 - stappenplan, 5/6 Specificatie: definitie, 2/14 Stappenplan - doel, 1/4 - opzet, 1/5 Stappenplan kwaliteitszorg


RWS-werken, 1/1 - RAW-bestekken, 6/7 Steekproefsgewijze audits, 10/5 Steekproefsgewijze controlehandeling, 1/14 Stoppunt: definitie, 2/15 Stoppunten, 1/2, 14, 9/6 - bestektekst, 6/13 Systematische Beheersing Risico's, 1/2

T Taken in toezichtsplan, 7/9 Taxeren risico's, 3/10 Termen en definities, 2/1 Terugkoppeling, 5/8 Toegestane tolerantie, 3/2 Toetsing - Kwaliteitsplannen, 8/1 - van een kwaliteitsplan: uitwerkingsvoorbeeld, 8/5 - vermogen tot kwaliteitsborging, 5/2 Toetsingsplan, 1/6 - begripsomschrijving, 4/2 - definitie, 2/15 - doel, 4/2 - inhoud, 4/4 - model, 4/1 - modellen, 4/5 - ontwerprisico's, 3/18 - opstellen van -, 4/2 - procedurevoorbeeld, 4/3 - risicobepaling, 4/2 - verantwoordelijkheid, 4/3 Toezicht - aanpassing, 8/4 - op de kwaliteit: definitie, 2/12

oktober 1996

Wegwijzer


- oprisicopunten,9/5 Toezichthouder, 7/10 Toezichtsacties, 1/13 Toezichtsmatrix, 7/3, 11 Toezichtsplan, 7/1 - bijstelling, 8/5 - bijstelling concept, 3/20 - concept-, 1/9 - definitie, 2/15 - definitief, 1/12 - doel, 7/2 - model directie UAV, 7/4 - plaats in het stappenplan, 7/2 - uitvoering, 9/5 - uitwerken, 3/19 - voorbeeld procedure opstellen concept, 3/19 Tolerantie, toegestane, 3/2 Total quality control (TQC), 2/8

U UAR 1986, 2/4 UAV 1989, 2/4 UCA, 2/4 Uitvoering, 1/10 Uitvoeringsfase -

V Veiligheid: definitie, 2/15 Verantwoordelijkheden in toezichtsplan, 7/9 Verbintenis: definitie, 2/7 Verborgen gebrek, 6/16 Verificatie: definitie, 2/16 Verificatie-audit, 10/9 Voorbereiding, 1/6

W

Waarnemingen, 1/14, 9/5 Werkbladrisicobepaling,3/13 Werkinstructies, 6/11, 8/8 - definitie, 2/16

Z

Zakboekje, registratie in het -, 9/10

risico's, 3/20

- voorbeelden van risico's, 3/22 Uitvoeringsrisico: niet-adequate borging, 8/4


oktober 1996

Stappenplan kwaliteitszorg RWS-werken 11*

Stappenplan Kwaliteitszorg RWS-werken

Ministerie van Verkeer en Waterstaat Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat Dienst Weg- en Waterbouwkunde

RWS-BETROKKENEN Ontwerpers

Bestekschrijver

Directie UAV

Definitief TOEZICHTS- EN (CONTROLE)PLAN

HANDHAVING toezicht conform • Toezichtsplan • Controleplan • Bestek

I

Voor vragen of verzoeken om informatiemateriaal het project kunt u bellen of schrijven naar het Projectbureau Kwaliteitszorg RWS-werken

over

AANNEMER

NAZORG • evaluatie • corrigerende maatregelen

Definitief KWALITEITSPLAN

UITVOERING conform: • Kwaliteitsplan • Bestek

NAZORG • evaluatie • corrigerende maatregelen

Postbus 5044, 2600 CA Delft Tel.: 075-2699260, Fax: 015-26T1361

J

J


1 Stappenplan kwaliteitszorg RWS-werken 1.1 Algemeen, pagina 2 1.2 Doel en opzet, pagina 4 1.3 Ontwerp, pagina 5 1.4 Voorbereiding, pagina 6 1.5 Aanbesteding, pagina 10 1.6 Uitvoering, pagina 11 1.7 Handhaving, pagina 12 1.8 Nazorg, pagina 15


oktober 1996



1 Stappenplan kwaliteitszorg RWS-werken 1.1 Algemeen Doel van de Leidraad Deze Leidraad Kwaliteitszorg Uitvoering RWS-werken is een uitgewerkt voorbeeld van hoe naar de mening van het Projectbureau Kwaliteitszorg van de DWW het beste kan worden omgegaan met de principes van het stappenplan, zoals bedoeld in de brief van 19 juli 1996 met als kenmerk IB/D 221089, betreffende de invoering van kwaliteitszorg bij de RWS-diensten. Dit voorbeeld is door het projectbureau uitgedacht en uitgewerkt en omgezet in een methode van werken met kwaliteitszorg: de SBR-methode. De SBR-methode: Systematische Beheersing Risico's De SBR-methode gaat uit van de natuurlijke veronderstelling dat beide partijen een nutsmaximalisatie zullen nastreven. Daarnaast wordt onderkend dat in dat spanningsveld, waarbij vanuit opdrachtgeverszij de de rechtmatigheid van uitgaven een zeer hoge prioriteit heeft, de kwaliteit van de prestatie onder druk kan komen te staan. De methode komt er op neer dat het risico dat een partij loopt, bepalend is voor het handelen van alle betrokkenen bij kwaliteitszorg. Voor de opdrachtgever (Rijkswaterstaat) zijn dat zogenaamde afbreukrisico's, risico's op gevolgschade indien na een garantieperiode schade wordt geconstateerd aan een bouwwerk, maatschappelijke risico's, etc. Voor de opdrachtnemer zijn deze risico's de zogenaamde bedrijfsrisico's: extra kosten die moeten worden gemaakt omdat hij te dicht tegen de tolerantiegrenzen van een bepaalde kwalitatieve norm heeft gezeten en dus niet aan de eisen kan voldoen. De risico's voor de opdrachtgevers vormen tijdens de uitvoering van het werk de rode draad door het toezichtsplan, dat naast en eventueel in combinatie met het controleplan (UCA) moet worden gehanteerd. Bij een integratie van het controleplan en toezichtsplan spreken we van een beheersingsplan. De risico's worden door de opdrachtgever zo goed mogelijk bepaald en, indien noodzakelijk, vastgelegd als Stoppunten, Bijwoonpunten en Registratiepunten. De methode gaat er van uit dat de opdrachtgever een zakelijke houding aan zal nemen en bij afwijkingen van de gestelde norm de verant-


oktober 1996


hoofdstuk 1 /pagina 3

woordelijke(n) daarop zal aanspreken. Deze verantwoordelijkheid kan zowel binnen zijn eigen dienst als bij de opdrachtnemer liggen. Echter in het algemeen zal het zo zijn dat bij het uitvoeren van een werk onder kwaliteitsborging de aansprakelijkheid van de aannemer voor gebreken in het werk groter zal zijn dan wanneer op 'traditionele wijze' directievoering heeft plaatsgevonden. De SBR-methode maakt al deze verantwoordelijkheden zichtbaar door de aannemer zijn handelswijze te laten vastleggen in een kwaliteitsplan. Vervolgens zal de directie UAV haar toezicht daar definitief op afstemmen. De SBR-methode is voor het eerst gepresenteerd op de Kwaliteitsdag Rijkswaterstaat '96. Deze methode is gelijktijdig met de PBNA-cursus Kwaliteitszorg Uitvoering RWS-werken, de Leidraad Kwaliteitszorg Uitvoering RWSwerken en het zogenaamde stappenplan ontwikkeld. Daarnaast is er qua interne RWS-procedures met betrekking tot taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zoveel mogelijk een parallel getrokken met de bestaande procedures in de UCA.


oktober 1996



1.2 Doel en opzet Doel van het stappenplan Het Stappenplan kwaliteitszorg RWS-werken geeft een beeld van de opbouw van kwaliteitszorg tijdens de voorbereiding en de uitvoering. In dit hoofdstuk wordt een aanbeveling gegeven hoe het stappenplan gehanteerd kan worden. Indien wordt gekozen om de gehele kwaliteitszorgsystematiek toe te passen (zie de brief van 19-07-'96 met kenmerk EB/D 221089), dan dienen de principes van het stappenplan te worden gevolgd. De precieze invulling van de principes van dit stappenplan (o.a. risicobepaling, toetsingsplan, inrichting toezichtsplan, handhaving en nazorg) wordt overgelaten aan de desbetreffende Directie of Dienst. Hierbij wordt er nadrukkelijk op gewezen dat - ten einde de rechtmatigheid van de uitgaven te waarborgen - deze invulling gepaard dient te gaan met de noodzakelijke aanpassingen in de administratieve organisatie. De invulling van het stappenplan zoals dat hierna wordt gepresenteerd, is een stimulans om zelf na te denken in plaats van een kant-en-klare systematiek volgens welke onder alle omstandigheden gehandeld moet worden.

In eerste opzet hadden de verschillende fasen in het stappenplan zelfs een nummering. Deze nummering zal in het vervolg worden weggelaten. Er mag namelijk niet de indruk worden gewekt dat alle stappen op die wijze en in die volgorde doorlopen moeten worden en dat niet andere - even goed werkbare stappen - in te voegen zouden zijn.


oktober 1996



Opzet van het stappenplan In de kop van het stappenplan zijn de betrokkenen bij de voorbereiding en uitvoering van een werk weergegeven. Het stappenplan gaat uit van het primaire proces vanaf het moment dat een goedgekeurd ontwerp beschikbaar is en sluit af met een evaluatiefase. Het traject daarvóór wordt beschouwd als een fase waar meer en meer de interne kwaliteitszorg (IKZ) een rol speelt, evenals de fase vanaf de evaluatie. Per stap zijn de inhoud en de betrokkenen aangeduid. Per stap is ook een activiteit of een document genoemd. Het gebruikelijke primaire proces van voorbereiding en uitvoering is daarin uitgangspunt en is dan ook duidelijk herkenbaar. De activiteiten en documenten die specifiek op kwaliteitszorg betrekking hebben, zijn in het stappenplan opgenomen. Elke stap is nader te detailleren, maar dit is voor de overzichtelijkheid van het schema weggelaten. Hierna volgt een toelichting op de belangrijkste punten van de stappen. Afhankelijk van het dienstonderdeel (Specialistische dienst, Directie of Dienstkring) en de gekozen organisatiestructuur (planmatig, procesmatig, projectmatig) kunnen de in het schema onderscheiden functies van de RWS-betrokkenen door evenzovele afdelingen of medewerkers worden ingevuld of kunnen meer functies door één medewerker worden ingevuld, voor zover dat een voorgeschreven functiescheiding niet in de weg staat.

1.3 Ontwerp Ontwerp-nota Het stappenplan begint met een geaccordeerd ontwerp (inclusief alle bijbehorende stukken) als resultaat van de ontwerpfase. Het ontwerp dient als basis voor het (ontwerp-)bestek. Uitgangspunt is dat er tijdens de ontwerpfase een risicobepaling is uitgevoerd en op basis daarvan maatregelen zijn doorgevoerd waarmee ontwerprisico's zijn afgedekt en deze derhalve voor de uitvoering niet meer als risico van belang zijn. Het ontwerp dient de onderdelen die vanuit het ontwerp voor de uitvoering nog wel als risicovol worden gezien als zodanig te vermelden in een overzicht van ontwerprisico's (een voorloper van het toetsingsplan). Bij onderhoudswerken is de ontwerpfase niet expliciet aan de orde. Wel worden in veel gevallen meer of minder ingrijpende ontwerpbeslissingen genomen voordat het bestek wordt opgesteld. Risicobepaling Bij voorkeur wordt de risicobepaling gezamenlijk uitgevoerd door ontwerper, bestekschrijver en directie UAV. De ontwerper licht zijn nota toe. De bestek-


oktober 1996



schrijver en de directie UAV bepalen op basis van hun kennis en ervaring de voor RWS belangrijke uitvoeringsrisico's. Zij doen dit door de kritieke punten te benoemen en per punt het risico te bepalen door combinatie van een schatting van de kans en een schatting van het gevolg bij falen. Let wel, het gaat om belangrijke risicopunten en niet om alle details van alle bestekposten. Belangrijke risicopunten worden beredeneerd en inzichtelijk gemaakt waarna bewuste keuzes worden gemaakt. De risicobepaling resulteert in een overzicht met daarin alle kritieke onderdelen, dus zowel vanuit het ontwerp als vanuit de uitvoering, met daarbij het ingeschatte risico (combinatie van kans en gevolg). Dit overzicht is daarom feitelijk een uitbreiding van het overzicht met ontwerprisico's en een voorloper van het toetsingsplan. Deze gezamenlijkerisicobepaling(zowel ontwerp- als uitvoeringsrisico's) zou bij voorkeur tijdens de ontwerpfase reeds moeten gebeuren. Gezien de diverse organisatiestructuren en werkwijzen binnen de RWS is dat niet overal de realiteit. De in het stappenplan opgenomen volgorde, namelijk de risicobepaling met de genoemde betrokkenen na de ontwerpfase, is daarom een soort minimum-optie. Eigenlijk is het, vanuit het oogpunt van kwaliteitszorg, beter om een bestekschrijver zo vroeg mogelijk bij het proces vanrisicobepalingte betrekken. Hoe eerder de bestekschrijver en directie UAV worden betrokken hoe beter het is.

1.4 Voorbereiding Toetsingsplan Het overzicht dat bij derisicobepalingontstaan is, wordt aangevuld met maatregelen om de onderkende risico's te beheersen. De maatregelen worden kort omschreven. Dit zijn enerzijds preventieve maatregelen, die vertaald worden in bestekseisen, en anderzijds controlemaatregelen tijdens de uitvoering. De preventieve maatregelen hebben betrekking op risico's waarvoor met name de RWS verantwoordelijk (op aanspreekbaar) is en die bijvoorbeeld resulteren in een (extra) bestekbepaling. Te denken valt aan verkeersveiligheid tijdens wegwerkzaamheden. De controlemaatregelen hebben betrekking op uitvoeringsrisico's waarvoor de aannemer verantwoordelijk wordt gesteld door middel van een contract-eis. De controlemaatregelen worden in het toetsingsplan door RWS gespecificeerd tot stoppunten, bijwoonpunten en registratiepunten. Het is belangrijk dat de aannemer zijn kwaliteitsgegevens, die betrekking hebben op deze punten, aan de directie UAV overlegt.


oktober 1996



Het totale overzicht van kritieke punten, risico-inschatting en preventieve maatregelen noemen we het toetsingsplan. In figuur 1.1 is een voorbeeld gegeven van een plan zoals dat vanuit de overzichten met risico's is uitgegroeid tot het toetsingsplan. Product

s,

Te nemen maatregel

Kritiek onderdeel

(onderdeel)

B, Omschrijving

Kans

Gevolg

Maatregel

P,

of

Cof

R

GB [1] Leiding

[2] Lassen

laag

[5a]

[4]

[3]

vloeistof in

afpersen met

milieu

water grondonderzoek

- onderlopen Persing

Functieverlies

gemiddeld

bebouwing

waterkering

[5b]

[6]

P

P

(RWS) minimum kwali-

P

teit damwand - vertraging

voorschrijven

project juiste uitvoering

C

B

P

R

van doorvoer Schade aan

Te lage grond-

derden

waterstand

gemiddeld

verzakken

minimaal water-

woningen

peil voorschrijven

Figuur 1.1 Voorbeeld van een Toetsingsplan Toelichting bij figuur 1.1 Kwalificaties te gebruiken in kolom [3]:

NIHIL, LAAG, GEMIDDELD, HOOG, ZEKER

Kwalificaties te gebruiken in kolom [4]:

ONMERKBAAR, BEPERKT, ERNSTIG, ZEER ERNSTIG of CATASTROFAAL of het gevolg kwalitatief beschrijven

betekenis code in kolom [5b]:

Preventieve maatregel (P), Controlerende maatregel (C) of Gevolg Bestrijdende maatregel (GB)

betekenis code in kolom [6]:

Stoppunt (S), Bijwoonpunt (B) of Registratiepunt (R)


oktober 1996



De uitwerking van de controlemaatregelen, het hoe, wordt in het toezichtsplan opgenomen. Het toetsingsplan wordt door de bestekschrijver en de directie UAV opgesteld. De verantwoording voor het opstellen van het toetsingsplan ligt bij de directie UAV. Het toetsingsplan moet voor de eindverantwoording worden goedgekeurd door de opdrachtgever. Indien het om periodiek onderhoud gaat, kan in veel gevallen, nadat met het eerste onderhoudscontract de nodige ervaring is opgedaan, worden volstaan met het actualiseren van het eerder opgestelde toetsingsplan. Het is wel belangrijk om kritisch te kijken naar eventuele veranderingen, zoals veranderingen in de gegeven situatie (bebouwing) of ontwikkelingen (technologie, regelgeving) die andere risico's in zich houden. De maatregelen dienen in dat geval natuurlijk daarop aangepast te worden. Het toetsingsplan wordt voor drie zaken gebruikt: - de verwerking van preventieve maatregelen tot bestekbepalingen; - de uitwerking van de controlemaatregelen in het toezichtsplan; - de toetsing van het kwaliteitsplan van de aannemer. Bestek De bestekschrijver schrijft op basis van het ontwerp, het ontwerp-bestek en het toetsingsplan het bestek. Het ontwerp is daarbij de primaire insteek. Aan het toetsingsplan worden preventieve maatregelen ontleend. Deze maatregelen worden vertaald naar concrete bestekseisen. Het betreffen hier maatregelen ter beperking van risico's waarvoor RWS verantwoordelijk is. Omdat stoppunten mede prijsbepalend zijn, worden de in het toetsingsplan benoemde stoppunten in het bestek genoemd, bij voorkeur in deel 2.1. De bijwoon- en registratiepunten worden niet in het bestek opgenomen. Ze worden echter na de acceptatie van het kwaliteitsplan schriftelijk aan de aannemer kenbaar gemaakt. Als uitgangspunt geldt dat het stellen van eisen zoveel mogelijk wordt beperkt tot het (eind)product, ook in geval van preventieve maatregelen, en dat het zo weinig mogelijk processen (en de eraan gekoppelde proceseisen) voorschrijft. Het opnemen van én een producteis én een voorgeschreven proces dient tot uitzonderlijke gevallen te worden beperkt. Het kan voorkomen dat die eisen strijdig zijn en dan zal de aannemer het vraagstuk bij de directie UAV neerleggen en daarmee ook de verantwoordelijkheid, hetgeen juist zoveel mogelijk moet worden voorkomen. Een logisch vervolg op dit betoog is het meer en meer stellen van functionele eisen in het bestek.


oktober 1996



Naast de specifieke eisen en bepalingen worden in het bestek bepalingen opgenomen omtrent de kwaliteitsborging door de aannemer tijdens de uitvoering van het werk. Het betreft zaken als: Deel 1: Algemeen - geschiktheidseis en gunningscriteria, waaraan toegevoegd de eis van een gecertificeerd kwaliteitssysteem. Deel 2: Beschrijving - algemene en nadere beschrijving + stoppunten. Deel 3: Bepalingen - administratieve en technische bepalingen - kwaliteitsplan + eisen daaraan - acceptatieprocedure + tijdpad - meldingsplicht bereiken stop- en bijwoonpunten - informatie-overdracht S/B/R-punten - toegang tot/overdracht kwaliteitsregistratie aannemer - verplichting tot afwijkingsrapporten. Uiteraard gaat aan het bestek vooraf de bekendmakingen of uitnodigingen, afhankelijk van de wijze van aanbesteden. Hierin wordt de eis van het kwaliteitssysteemcertificaat uiteraard kenbaar gemaakt. Concept-toezichtsplan Op basis van het bestek en het toetsingsplan wordt door de directie UAV een concept-toezichtsplan opgesteld. Het toezichtsplan omvat bijvoorbeeld: - het titelblad; - projectgegevens en -karakteristiek; - organisatie van de directievoering; - auditplan; - controlemaatregelen; - procedures directievoering. De risicopunten uit het toetsingsplan worden in het toezichtsplan uitgewerkt tot het overzicht van controlepunten. Daartoe wordt het toetsingsplan verder uitgewerkt met het hoe van de controles (zie figuur 1.1). De risico's die zijn ondervangen door preventieve maatregelen, hoeven voorzover zij geen risico vormen niet meer worden meegenomen in de toezichtsmatrix. Het overzicht van controlepunten vormt de kern van het toezichtsplan. De uitwerking omvat zaken als: - controlepunt; - karakter van het controlepunt (stop-, bijwoon- of registratiepunt);


oktober 1996


-


methode; moment en frequentie van controle; verantwoordelijke toezichthouder; corrigerende maatregelen bij afwijking.

De directie UAV stelt het concept-toezichtsplan op en legt het daarna ter acceptatie voor aan de opdrachtgever. Het concept-toezichtsplan vormt mede de onderbouwing voor de in te zetten toezichtcapaciteit met betrekking tot de kwaliteitscontroles.

7.5 Aanbesteding Aanbesteding en gunning Het bestek wordt op normale wijze aanbesteed en de inschrijvingen beoordeeld. Keuzes over de wijze van aanbesteden worden afhankelijk van het werk of de organisatie genomen voor het bestek (vorige stap) definitief is. Immers sommige bestekteksten zijn van deze keuzes afhankelijk. Nieuw is dat vanaf 1 januari 1997 als regel het beschikken over een kwaliteitssysteemcertificaat op basis van ISO 9001 of ISO 9002 als geschiktheidseis wordt gesteld. Voor de overgangssituatie tot 1 januari 1997 is een lijst met geschiktheidseisen en over te leggen gegevens ontwikkeld die in de leidraad is opgenomen. Deze lijst is te gebruiken in elke situatie waarin aan inschrijvers geen certificaat geëist kan worden. Uiteraard moet deze situatie zoveel mogelijk gemeden worden. Het vragen van een kwaliteitssysteemcertificaat op basis van ISO 9001 of ISO 9002 is niet strijdig met het Europese aanbestedingsbeleid. Echter, of ook het aanbesteden met specifieke certificaten op basis van nationale beoordelingsrichtlijnen als eis past binnen de Europese regelgeving is nog onderwerp van discussie. De stoppunten dienen in het bestek te zijn opgenomen. Het aangeven van de stoppunten kan door middel van een aparte lijst of direct in het bestek. De stoppunten moeten altijd bij de potentiële aannemer bekend zijn omdat stoppunten mede prijsbepalend zijn.


oktober 1996



1.6 Uitvoering Kwaliteitsplan De aannemer dient na de gunning maar voor het begin van de uitvoering van het werk een kwaliteitsplan ter acceptatie aan de directie UAV voor te leggen. Dit plan baseert hij op het kwaliteitssysteem van het bedrijf en op het bestek. Doorgaans zal in het bestek een termijn gesteld worden waarbinnen het concept-kwaliteitsplan beschikbaar moet zijn. Afhankelijk van de aard en omvang van het werk is een periode van 2 tot 4 weken redelijk. Bij tijdnood kan bij de start volstaan worden met een algemeen kwaliteitsplan én met een deelkwaliteitsplan voor dat deel van het werk waarmee begonnen wordt zodat meer tijd beschikbaar is voor het opstellen en goedkeuren van de rest van de deelkwaliteitsplannen. De onderdelen die het kwaliteitsplan minimaal moet bevatten, zijn vastgelegd in bestekteksten om uniformiteit richting aannemerij te waarborgen. Beoordeling kwaliteitsplan De directie UAV toetst het kwaliteitsplan op basis van de in het bestek gestelde eisen. Het toetsingsplan vormt bij deze handeling de belangrijkste referentie wanneer wordt gekeken naar de door de aannemer gehanteerde risicobepaling. Bij de toetsing dient men vooral te letten op de aanwezigheid van en het voldoen aan de in het bestek gestelde eisen met betrekking tot het kwaliteitsplan. Daarnaast vindt er een inhoudelijke toets plaats. Dit houdt in het beoordelen of de in het toetsingsplan onderkende uitvoeringsrisico's door de aannemer voldoende worden beheerst gelet op de gekozen uitvoeringswijze en in het kwaliteitsplan voorziene keuringen en controles. Het kwaliteitsplan kan bij de inhoudelijke beoordeling alleen niet worden geaccepteerd wanneer het kwaliteitsplan onvolledig of onjuist is. Zo moet bijvoorbeeld de nauwkeurigheid van een bepaalde meetmethode wel aansluiten bij de maximaal toelaatbare toleranties die met betrekking tot die post zijn gesteld. Wanneer het kwaliteitsplan in principe wel voldoet maar de directie UAV van de door de aannemer gekozen werkwijze niet 'een warm gevoel krijgt', kan dit een reden zijn de controles in het concept-toezichtsplan op deze onderdelen aan te passen door binnen de voorgenomen toezichtsstrategie het accent op die onderdelen te leggen. Indien de aannemer onvoorziene, nieuwe doch acceptabele werkwijzen hanteert, dan kan dat aanleiding zijn het toezichtsplan aan te passen.


oktober 1996



Alleen indien niet aan concreet (in het bestek) gestelde eisen is voldaan, wordt de acceptatie onthouden. De tekortkomingen worden schriftelijk aan de aannemer bevestigd. Deze past het kwaliteitsplan aan en legt een gewijzigd plan opnieuw ter acceptatie aan de directie UAV voor. Pas na acceptatie van het kwaliteitsplan of deelkwaliteitsplan door de directie UAV mag met de uitvoering van het betreffende werk worden begonnen. Gelijk met de acceptatie van het kwaliteitsplan wordt de aannemer schriftelijk geïnformeerd door de directie UAV over de bijwoon- en registratiepunten, omdat hij voor deze punten de registratie van kwaliteitsgegevens, die door uitvoering van het kwaliteitsplan tot stand komt, aan de directie UAV moet overleggen. Ook moet de aannemer de directie UAV tijdig op de hoogte stellen van het tijdstip waarop een bijwoonpunt, maar ook de via het bestek bekendgemaakte stoppunten, passeren om zodoende de directie UAV in de gelegenheid te stellen toezicht uit te voeren. Uiteraard ligt hier voor de directie UAV een taak het werk te volgen en zich niet te laten verrassen door het plots voordoen van een stop- of bijwoonpunt. Definitief Toezichtsplan Naar aanleiding van het van de aannemer ontvangen kwaliteitsplan kan het toezichtsplan definitief worden gemaakt. Het kwaliteitsplan van de aannemer kan consequenties hebben voor de wijze van toezicht van de directie UAV en de inhoud van het toezichtsplan. Een globaal en zwak kwaliteitsplan kan een reden zijn om binnen de voorgenomen toezichtsstrategie (zie hoofdstuk 7 Toezichtsplan) het accent op de 'zwakke' onderdelen te leggen. Een goed plan dat verder ook adequaat wordt gevolgd, kan vertrouwen inboezemen, met als gevolg dat de controle-intensiteit kan afnemen. Vooralsnog hebben we het over aanpassing op basis van alleen het kwaliteitsplan. Onder de stap handhaving zal blijken dat tijdens de uitvoering de aannemer vertrouwen kan verdienen of verspelen, hetgeen dezelfde gevolgen heeft als een goed respectievelijk slecht kwaliteitsplan. Voor zover wijzigingen in het concept-toezichtsplan financiële consequenties hebben, moet het definitieve plan door de opdrachtgever worden goedgekeurd.

1.7 Handhaving Kwaliteitsregistraties De aannemer controleert zelf het resultaat van zijn werk en registreert de keurings- en controleresultaten en bewaart deze gegevens in een archief dat actueel moet worden gehouden. Deze kwaliteitsregistraties zijn ter inzage


oktober 1996



voor de directie UAV. Afschriften van de kwaliteitsregistraties betreffende de stop-, bijwoon- en registratiepunten worden door de aannemer aan de directie UAV ter beschikking gesteld. E.e.a. conform het bestek danwei het geaccepteerde kwaliteitsplan. De directie UAV houdt geen volledig archief bij van de kwaliteitsregistraties van de aannemer. Alleen de gegevens die betrekking hebben op Stop-, Bijwoon- en Registratiepunten worden gearchiveerd, en dan zowel de resultaten van eigen toezichtsacties als de afschriften van de kwaliteitsregistraties van de aannemer van die punten. Hetzelfde geldt voor de bevindingen van de steekproeven, de nadere onderzoeken en de audits. Toezichtsacties

Het toezicht door de directie UAV wordt uitgeoefend op basis van het bestek en conform het toezichtsplan. De volgende toezichtsacties kunnen worden onderscheiden: a. verifiëren van de kwaliteitsregistraties van de aannemer; b. controlehandeling op de risicopunten stop- en bijwoonpunten, d.w.z.: - bij alle stoppunten een controlehandeling; - bij de bijwoonpunten, afhankelijk van kwaliteitsplan en het presteren van de aannemer; c. steekproefsgewijze controlehandeling; d. nadere onderzoeken (controles) n.a.v. gerezen twijfel; e. audits, waar steekproefsgewijze verificaties van kwaliteitsregistraties een onderdeel van kunnen zijn. Verifiëren van de kwaliteitsregistraties van de aannemer De directie UAV verifieert de kwaliteitsregistraties afhankelijk van het risico meer of minder intensief. Zij stelt daarbij vast of de bevindingen van de aannemer in overeenstemming zijn met de bestekseisen. Controlehandeling op de risicopunten (stop- en bijwoonpunten) Bij stoppunten is het risico dusdanig dat de directie daar sowieso zelf waarnemingen uitvoert. De (gebleken) betrouwbaarheid van de aannemer doet aan het risico nagenoeg niets af, dus ook niet aan de beslissing of al dan niet nog wordt gecontroleerd. Voor bijwoonpunten geldt hetzelfde, echter op basis van het kwaliteitsplan of van het gewonnen of verloren vertrouwen van de directie UAV in de aannemer kan de frequentie waarbij daadwerkelijk een controleactie wordt uitgevoerd, verschillend zijn. Indien de directie UAV niet verschijnt op het werk, mag de aannemer het werk voortzetten.


oktober 1996



Steekproefsgewijze controlehandeling Buiten de S-, B- & R-punten kan de directie altijd besluiten steekproefsgewijs een controle-actie uit te voeren ter verificatie van de betreffende kwaliteitsregistratie van de aannemer. Nadere onderzoeken (controles) Waarnemingen (visueel) op het werk gedaan door de directie UAV en toezichthouders kunnen aanleiding zijn om te besluiten tot een nader onderzoek op een specifiek onderdeel. Het betreft in feite een selecte proef in plaats van een steekproef (zoals hierboven beschreven). Audits De directie kan besluiten om een geplande audit (conform het toezichtsplan) of - naar aanleiding van slechte ervaringen tijdens het werk - om een kwaliteitsplanaudit uit te voeren. Hierbij wordt de aannemer getoetst op het werken conform zijn kwaliteitsplan. Een audit is niet altijd een even geschikt middel om toezicht uit te voeren. Ook aan de auditors dienen stringente eisen te worden gesteld. In hoofdstuk 10 van deze leidraad wordt nader ingegaan op deze aspecten van het uitvoeren van audits.




Afwijkingsrapporten De aannemer stelt afwijkingsrapporten op voor alle afwijkingen van het bestek of het kwaliteitsplan. Afwijkingen waarvoor de aannemer verantwoordelijk is, dient hij in beginsel zelf op te heffen. Op het afwijkingsrapport doet hij daartoe een voorstel. Indien een dergelijk voorstel wederom een (andere) afwijking van het bestek tot gevolg heeft, dan behoeft dit de goedkeuring van de directie UAV. Indien een afwijking een gevolg is van een onvolkomenheid in het bestek, neemt de opdrachtgever, al dan niet na overleg met de directie UAV, een besluit over de afhandeling daarvan. Sancties De sanctiemogelijkheden die de opdrachtgever tot haar beschikking heeft indien niet aan bestekseisen wordt voldaan, zijn die uit de UAV: par. 40: het opschorten van de betaling; par. 33: vermoeden van onvoldoende werk, waarbij door de directie maatregelen genomen worden op kosten van ongelijk; par. 14: schorsing van het werk; par. 46: in gebreke stellen van de aannemer; par. 42: kortingen bij te late oplevering. Aanbevolen wordt zoveel mogelijk de sancties te vermijden. Financiële sancties hebben veelal tot gevolg dat rekensommetjes worden gemaakt met als mogelijk resultaat dat het voor een aannemer aantrekkelijker is financieel wat in te leveren dan een goed product af te leveren. Aan de genoemde sancties kan worden toegevoegd dat, indien wordt geconstateerd dat de gecertificeerde aannemer niet werkt conform de ISO 9001- of ISO 9002-bepalingen, de betreffende certificerende instelling daarover kan worden ingelicht. Bij de certificerende instelling gaat dan een klachtenprocedure in werking.

1.8 Nazorg Evaluatie en afsluiting Ter afsluiting van het werk wordt de kwaliteitsdocumentatie van het project gearchiveerd en overgedragen aan de directie UAV/opdrachtgever. Hierbij behoeft niet het gehele archief te worden overgedragen, maar een door de directie UAV te bepalen selectie. Let wel, naast de kwaliteitsdocumentatie worden nog andere bescheiden overgedragen, zoals revisietekeningen en onderhoudsprocedures.


oktober 1996



Het is belangrijk om na oplevering van het werk een evaluatie uit te voeren en daar leerpunten uit te distilleren en terug te koppelen naar de betrokkenen. De stap van evaluatie en afsluiting is vooral in het kader van de interne kwaliteitszorg en kwaliteitsverbetering binnen RWS of het aannemingsbedrijf van belang en niet zozeer voor het betreffende uitgevoerde werk, tenzij het werk zich ervoor leent gedurende het werk evaluaties in te plannen. In het kader van deze Leidraad wordt hier niet nader op de nazorg ingegaan, omdat de nazorg duidelijk deel uitmaakt van de interne kwaliteitszorg. Het onderwerp interne kwaliteitszorg moet door een diensteenheid zelf worden ingevuld en geïmplementeerd. Informatiebronnen voor de evaluatie De afwijkingsrapporten vormen een belangrijke bron van informatie voor de evaluatie. Daarnaast zijn de ervaringen van directie UAV en toezichthouders daarbij van grote waarde. De bevindingen bij de evaluatie worden vastgelegd en teruggekoppeld naar de betrokken RWS-medewerkers in de diverse projectfasen. Een goede oorzaakanalyse kan helderheid geven over de oorzaken van ontstane afwijkingen. In veel gevallen zijn maatregelen te nemen die herhaling van gelijksoortige tekortkomingen kunnen voorkomen. Zorg ervoor dat die maatregelen ook daadwerkelijk genomen worden en het niet blijft bij de constatering dat iets anders zou moeten.


oktober 1996

2


c Q> (o

El ff*


2 Termen en definities 2.1 Toelichting, pagina 2 2.2 Bronnen, pagina 2 2.3 Termen en definities, pagina 4

"i<


oktober 1996



2 Termen en definities 2.1 Toelichting De hiërarchie die toegepast is bij de samenstelling van de hierna volgende lijst van termen en definities, is als volgt: 1. integraal de ISO 8402 'Termen & Definities': 2. de regelgeving uit met name de UCA en UAR; 3. de termen uit branche-afspraken, bijvoorbeeld UAV en CROW-Standaard; 4. de relatief nieuwe termen waarvoor tot voor kort geen geschikte definiëring voor handen was.


oktober 1996



2.2 Bronnen BRL 9151

Nationale Beoordelingsrichtlijn Geluidschermbouwers, 01-01-'94.

CROW-51

CROW-publicatie nr. 51: Kwaliteitssystematiek in de GWW.

CROW-90

CROW-publicatie nr. 90: Kwaliteitsborging; aanbesteding en gunning.

EGM

EGM-onderzoek BV: Rijkswaterstaat-Kwaliteitszorg getoetst aan de B & U - sector, oktober 1994.

FIN WB

Ministerie van Verkeer en Waterstaat: Financieel Woordenboek, versie 01.02.1993.

GROOTE

Groote, G.P., C.J. Sasse en P. Slikker, P., Projecten leiden, Utrecht, Spectrum 1990.

MAAS

Maas, J.G.V. en JJ.G. Bollen, Kwaliteit bij ontwikkeling en ontwerp, Deventer, Kluwer, 1992.

MULDER

Mulder, F.A., Manager en productkwaliteit, Deventer, Kluwer, 1992.

NEN-ISO 8402 Kwaliteitszorg en Kwaliteitsborging: termen en definities; oktober 1994 NEN-ISO 9001 Kwaliteitssystemen. Model voor de kwaliteitsborging bij het ontwerpen, het ontwikkelen, het vervaardigen, het installeren en de nazorg. NEN-ISO 9002 Kwaliteitssystemen. Model voor de kwaliteitsborging bij het vervaardigen, het installeren en de nazorg. NEN-ISO 9004 Kwaliteitszorg en elementen van een kwaliteitssysteem; deel 1 - Richtlijnen; deel 2 - Richtlijnen voor diensten. NIEUW

Term of Definitie, aangepast of nieuw gedefinieerd door het Projectbureau Kwaliteitszorg Uitvoering RWS-werken.


oktober 1996



RVC

Raad voor de Certificatie; erkenningscriteria.

RWS-BD

Rijkswaterstaat, Bouwdienst: Handboek PNFft^Bouwprojecten, '91, '92.

RWS-NH

Rijkswaterstaat, Directie Noord-Holland: Handboek Projectmatig Werken, 1992.

RWS-ZH

Rijkswaterstaat, Directie Zuid-Holland: Handboek Bouwproces, 1992.

UAR 1986

Uniform Aanbestedings Reglement 1986

UAV 1989

Uniforme Administratieve Voorwaarden 1989

UCA

UAV Contracten Administratie.

VAN DALE

Van Dale Groot Woordenboek der Nederlandse taal.

Ydo '93

Rijkswaterstaat & Certificatie, Organisatie-adviseurs Ydo, 1993.

2.3 Termen en definities Aanbesteder Degene die voornemens is een werk op te dragen (bron: UAR 1986). Toelichting*: In geval van RWS zal dat doorgaans de door de DG gemandateerde opdrachtgever zijn (zie Mandaatregeling). Aanbesteding De wijze van opdrachtverlening waarbij in aanwezigheid van de openbaar of specifiek tot inschrijving genodigde, de inschrijvingsbiljetten worden geopend en de namen van de inschrijvers en de bedragen van hun aanbiedingen worden voorgelezen (bron: FIN WE).

*

Onder het kopje Toelichting wordt een toelichting of interpretatie gegeven bij het voorafgaande trefwoord welke van toepassing is op de uitvoering van RWS-werken onder Kwaliteitsborging.


oktober 1996



Aanbestedingsbeleid De procedures en voorschriften m.b.t. tot de aanbesteding zoals vastgelegd in de aanschrijving met kenmerk IU/165660 van 21 dec. 1993 te zamen met de in de tijd uitgezette acties en de daarvoor benodigde middelen om tot aanbesteding over te kunnen gaan (bron: NIEUW). Aannemer Een inschrijver aan wie het werk is opgedragen (bron: UAR 1986). Afbreukrisico De combinatie van de grootte van de kans dat een product(onderdeel) faalt en grootte van het gevolg die dit falen met zich meebrengt (bron: NIEUW B). Afwijking Niet voldoen aan een gespecificeerde eis (bron: NEN-ISO 8402 '94). Opmerking ISO-8402: De definitie dekt m.b.t. gespecificeerde eisen het afwijken of de afwezigheid van een of meer kwaliteitskenmerken (met inbegrip van bedrijfszekerheidskenmerken) of elementen van het kwaliteitssysteem. Afwijkingsrapport Document waarin de afwijkingen worden vastgelegd met opneming van correctieve en preventieve maatregelen en de consequenties voor alle beheersaspecten (bron: RWS-BD). Toelichting: Het afwijkingsrapport wordt door de opdrachtnemer opgesteld. De afwijkingen kunnen door de opdrachtnemer maar ook door de opdrachtgever zijn geconstateerd. In het laatste geval kan geconcludeerd worden dat het kwaliteitsplan kennelijk niet functioneert. Een wijziging van het kwaliteitsplan kan het gevolg zijn (corrigerende maatregel). Audit, zie: Kwaliteitsaudit. Beheersaspecten De invalshoek van alle inhoudelijke projectactiviteiten die nodig zijn om het projectresultaat te bereiken (tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie) (bron: RWS-BD). Beheersen Het managen van inhoudelijk werk; niet het doen maar het mogelijk maken dat inhoudelijk werk kan (en zal!) plaatsvinden, binnen de afspraken (bron: RWS-BD).


oktober 1996



Beleid Het geheel aan overeengekomen opvattingen over te realiseren doelstellingen, tezamen met de in de tijd uitgezette acties en de daarvoor benodigde middelen om de doelstellingen te bereiken (bron: FIN WB). Beoordelingsrichtlijn Richtlijn voor het beoordelen van het technisch-instrumentele niveau van producten, processen of systemen (bron: NIEUW). Bestek De beschrijving van het werk, de daarbij bijbehorende tekeningen, de voor het werk geldende voorwaarden, de nota van inlichtingen en het proces-verbaal van aanwijzing (bron: UAV1989). Betrouwbaarheid De mogelijkheid van een artikel om een vereiste functie onder vastgestelde voorwaarden gedurende een vastgestelde tijdsduur te vervullen. De term betrouwbaarheid wordt ook gebruikt als een kenmerk om de waarschijnlijkheid van een gunstig resultaat al of niet verhoudingsgewijs aan te geven (bron: NEN-ISO 8402 '89). Bevoegdheid Het gerechtigd zijn tot het nemen van beslissingen, nodig bij het uitvoeren van een taak (bron: BRL-9151). Bijwoonpunt Punt, gedefinieerd in een geschikt document, waar de opdrachtnemer de directie UAV tijdig van het exacte tijdstip van passeren op de hoogte brengt, om deze in de gelegenheid te stellen een waarneming uit te voeren. Het werkproces mag zonder toestemming van een daartoe aangewezen organisatie of autoriteit worden voortgezet (bron: NIEUW). Toelichting: Het bijwoonpunt wordt inhoudelijk vastgesteld door de directie UAV op basis van toetsingsplan, bestek en het kwaliteitsplan van de opdrachtnemer. De directie UAV stelt de opdrachtnemer, gezamenlijk met de goedkeuring van het kwaliteitsplan, van de bijwoonpunten op de hoogte. De opdrachtnemer wordt gevraagd de directie UAV tijdig te melden wanneer een bijwoonpunt (in de tijd gezien) wordt bereikt. Centraal punt Verantwoordelijke voor het verzamelen, confronteren, verwerken en bewaren van gegevens t.b.v. de contractenadministratie (bron: UCA, blz. 8).


oktober 1996



Certificaat Document dat is uitgegeven volgens de regels van een certificatiesysteem en waarin wordt verklaard dat hetgeen waarop het certificaat betrekking heeft, voldoet aan de gestelde eisen (bron: CROW-90). Certificatie Activiteiten op grond waarvan een onafhankelijke instantie kenbaar maakt dat gerechtvaardigd vertrouwen bestaat dat een duidelijk omschreven onderwerp van certificatie in overeenstemming is met een bepaalde norm, of met een ander eisen-stellend document (bron: EN-ISO 45000). Contract Een meerzijdige rechtshandeling, waarbij de ene partij t.o.v. de andere partij een verbintenis aangaat (bron: B.W.). Toelichting: Een verbintenis is een rechtshandeling op grond waarvan de ene partij verplicht is tot een prestatie waartoe de andere partij gerechtigd is. Controleplan Het controleplan is een in de voorbereidingsfase van een contract opgesteld plan van aanpak, dat een vooruitblik geeft op de tijdens de uitvoering van het contract te nemen controlemaatregelen en in verband daarmee het ontwerpcontract doorlicht (bron: UCA, pagina 13). Corrigerende maatregel Maatregel die wordt genomen om de oorzaken van een bestaande afwijking, gebrek of een andere ongewenste situatie te elimineren om herhaling te voorkomen (bron: NEN-ISO 8402 '94). Opmerking ISO 8402: • De corrigerende maatregelen kunnen veranderingen impliceren, bijv. in procedures en systemen, om kwaliteitsverbetering in elk stadium van de kwaliteitskringloop te bereiken. • Er is een onderscheid tussen correctie en corrigerende maatregel. Correctie verwijst naar herstel, herbewerking of aanpassing en heeft betrekking op de behandeling van een bestaande afwijking. Corrigerende maatregel heeft betrekking op het elimineren van de oorzaken van een afwijking. Directie UAV De directie oefent het toezicht uit op de uitvoering van het werk en op de naleving van de overeenkomst (bron: UAV 1989).


oktober 1996



Geaccordeerd De ondertekenaar verklaart dat hij heeft kennisgenomen van het document en er zich, binnen zijn bevoegdheid, verantwoordelijk voor stelt (bron: NIEUW). Gebrek Niet voldoen aan de eis of redelijke 'verwachting ten aanzien van het voorziene gebruik, met inbegrip van die, welke betrekking heeft op veiligheid (bron: NEN-ISO 8402 '94). Opmerking ISO 8402: De verwachting moet redelijk zijn onder de bestaande omstandigheden. Gezien De ondertekenaar verklaart dat hij heeft kennisgenomen van het document, al dan niet instemt met de door hem beoordeelde aspecten en geen verantwoordelijkheid draagt voor het document (bron: BRL 9151). Toelichting: De ondertekenaar betreft in dit geval de directie UAV die een document verstrekt door de opdrachtnemer voor gezien verklaart. Integrale kwaliteitszorg Managementaanpak van een organisatie, toegespitst op kwaliteit, gebaseerd op de deelname van al haar medewerkers en strevend naar succes op lange termijn door het tevreden stellen van de klant en naar voordelen voor alle medewerkers van de organisatie en voor de samenleving (bron: NEN-ISO 8402 '94). Opmerking ISO 8402: • Bij integrale kwaliteitszorg heeft het begrip kwaliteit betrekking op het bereiken van alle bestuurlijke doelstellingen. • Integrale kwaliteitszorg (IKZ) of delen daarvan worden soms 'totale kwaliteit' (in het Engels: CWQC = company-wide quality control, TQC = total quality control) enz. genoemd. Keuring Activiteiten zoals meten, onderzoeken, beproeven of schatten van één of meer kenmerken van een entiteit en het vergelijken van de resultaten daarvan met gespecificeerde eisen om vast te stellen of overeenkomstigheid (voldoen aan gespecificeerde eisen) is bereikt (bron: NEN-ISO 8402 '94). Keuringsplan Een document waarin alle uit te voeren keuringen m.b.t. grondstoffen, verwerking, transport en eindprodukt zijn opgenomen (bron: CROW-65).


oktober 1996



Toelichting: Een plan opgesteld door de opdrachtnemer, dat doorgaans onderdeel zal uitmaken van het kwaliteitsplan dat hij opstelt. Kwaliteit Geheel van kenmerken van een entiteit (proces, product of organisatie) dat betrekking heeft op het vermogen van die entiteit om kenbaar gemaakte en vanzelfsprekende behoeften te bevredigen (bron: NEN-ISO 8402 '94). Opmerking ISO 8402: • In veel gevallen kunnen behoeften veranderen met de tijd; dit impliceert een periodieke beoordeling van de kwaliteitseisen. • Behoeften worden gewoonlijk vertaald in kenmerken met bepaalde criteria. Behoeften kunnen bijvoorbeeld aspecten omvatten over prestatie, bruikbaarheid, bedrijfszekerheid, veiligheid, milieu, economie en esthetiek. • De term kwaliteit moet niet worden gebruikt als een enkelvoudige term om een graad van uitmuntendheid uit te drukken in een vergelijkende betekenis en ook niet in kwantitatieve zin voor technische evaluaties. Om deze betekenissen uit te drukken moet een kwalificerend bijvoeglijk naamwoord worden gebruikt. De volgende termen kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt: - relatieve kwaliteit waar entiteiten t.o.v. elkaar zijn gerangschikt naar de mate van uitmuntendheid of op vergelijkende wijze; - kwaliteitsniveau in kwantitatieve zin en 'mate van kwaliteit' indien er nauwkeurige technische evaluaties worden uitgevoerd. • Het bereiken van bevredigende kwaliteit omvat alle stadia van de gehele kwaliteitskringloop, soms worden de bijdragen aan kwaliteit van deze verschillende stadia apart geïdentificeerd om ze te benadrukken; bijvoorbeeld, kwaliteit volgend uit het vaststellen van behoeften, kwaliteit volgend uit productontwerp, kwaliteit volgend uit overeenkomstigheid, kwaliteit volgend uit productondersteuning gedurende de gehele levensduur. • In sommige verwijzingen wordt naar kwaliteit verwezen als 'fitness for use' of fitness for purpose' of 'customer satisfaction' of 'conformance to the requirements'. Deze verwijzingen vertegenwoordigen slechts bepaalde facetten van het bovenstaande gedefinieerde begrip kwaliteit. Kwaliteitsaudit Systematisch en onafhankelijk onderzoek om te bepalen of activiteiten op het gebied van kwaliteit en de daarmee samenhangende resultaten overeenstemmen met de geplande maatregelen en of deze maatregelen op doeltreffende wijze geïmplementeerd en geschikt zijn voor het bereiken van de doelstellingen (bron: NEN-ISO 8402 '94).


oktober 1996



Opmerking ISO 8402: • De kwaliteitsaudit is speciaal van toepassing op, maar niet beperkt tot, een kwaliteitssysteem of elementen daarvan (processen, producten of diensten). • Kwaliteitsaudits worden uitgevoerd door personen die geen directe verantwoordelijkheid dragen voor de gebieden waar een audit wordt uitgevoerd maar die, bij voorkeur, samenwerken met het desbetreffende personeel. • Een van de doelen van een kwaliteitsaudit is het evalueren van de noodzaak tot verbetering of corrigerende maatregelen. Een audit moet niet belast worden met toezicht op de kwaliteit of keuringsactiviteiten die worden uitgevoerd met als doel procesbeheersing of productacceptatie. • Kwaliteitsaudits kunnen voor interne of externe doeleinden worden uitgevoerd. Drie situaties worden onderscheiden: A. Eerste partij audit: audit uitgevoerd binnen het bedrijf door eigen personeel. Deze audits worden uitgevoerd bijvoorbeeld om het kwaliteitssysteem op peil te houden. B. Tweede partij audit: audit uitgevoerd door een afnemer bij de te auditen leverancier. Een audit uitgevoerd door een directie UAV bij de aannemer is daarvan een voorbeeld. C. Derde partij audit: audit uitgevoerd door een derde partij i.o.v. de afnemer (bijv. opdrachtgever, directie UAV) of te auditen leverancier zelf (bijv. voor behalen certificaat door certificerende instelling). Kwaliteitsbeheersing Operationele technieken en activiteiten die worden aangewend om aan de kwaliteitseisen te voldoen (bron: NEN-ISO 8402 '94). Opmerking ISO 8402: Kwaliteitsbeheersing impliceert operationele technieken en activiteiten die zowel gericht zijn op het controleren van een proces als op het uitschakelen van de oorzaken van onbevredigende prestatie tijdens alle stadia van de kwaliteitskringloop om economische doeltreffendheid te bereiken. Kwaliteitsbeleid Overkoepelende intenties en koers van een organisatie met betrekking tot kwaliteit, zoals deze formeel door de hoogste leiding tot uitdrukking zijn gebracht (bron: NEN-ISO 8402 '94). Kwaliteitsborging Alle geplande en systematische activiteiten, geïmplementeerd binnen het kader van het kwaliteitssysteem en waar nodig aangetoond, om in voldoende mate


oktober 1996



vertrouwen te geven dat een product of dienst aan kwaliteitseisen zal voldoen (bron: NEN-ISO 8402 '94). Opmerking ISO 8402: • Er zijn zowel interne als externe oogmerken voor kwaliteitsborging: - intern: binnen een organisatie geeft kwaliteitsborging vertrouwen aan de leiding. - extern: in contractuele of andere situaties geeft kwaliteitsborging vertrouwen aan de klanten of anderen. • Indien de kwaliteitseisen niet volledig de behoeften van de gebruiker weergeven, kan kwaliteitsborging niet in voldoende mate vertrouwen geven. Kwaliteitseisen Uitdrukking van behoeften, of hun vertaling in een verzameling van kwantitatief of kwalitatief kenbaar gemaakte eisen, voor de kenmerken van een entiteit om realisering en onderzoek daarvan mogelijk te maken (bron: NEN-ISO 8402 '94). Opmerking in ISO 8402: • Het is van het grootste belang dat de kwaliteitseisen de kenbaar gemaakte en vanzelfsprekende behoeften van de klant volledig weergeven. • De term eisen omvat zowel eisen , die op de markt en contracten zijn gebaseerd als de interne eisen van de organisatie. Ze kunnen tijdens de verschillende stadia van planning worden ontwikkeld en bijgewerkt. • Kwantitatief vastgelegde eisen voor de kenmerken omvatten bijvoorbeeld nominale waarden, gespecificeerde waarden, begrenzende afwijkingen en toleranties. • De kwaliteitseisen moeten in functionele termen worden uitgedrukt en gedocumenteerd. Kwaliteitshandboek Document waarin het kwaliteitsbeleid is vastgelegd en waarin het kwaliteitssysteem van een organisatie is beschreven (bron: NEN-ISO 8402 '94). Opmerking ISO 8402: Een kwaliteitshandboek kan betrekking hebben op het totaal aan activiteiten van een organisatie of slechts een deel ervan. De titel en het onderwerp van het handboek geven het toepassingsgebied weer. Kwaliteitsplan Document dat de voor kwaliteit specifieke praktijken, middelen en volgorde van handelingen uiteenzet, die relevant zijn voor een bepaald product, project of contract (bron: NEN-ISO 8402 '94).


oktober 1996



Opmerking ISO 8402: Een kwaliteitsplan verwijst doorgaans naar die delen van het kwaliteitshandboek die van toepassing zijn op het specifieke geval. Het plan wordt, na opdracht verlening, opgesteld conform contract door de opdrachtnemer. Kwaliteitsplanning Activiteiten die de doelstellingen en eisen voor de kwaliteit en voor de toepassing van de elementen van het kwaliteitssysteem vaststellen (bron: NEN-ISO 8402 '94). Opmerking ISO 8402: Kwaliteitsplanning omvat: a. productplanning: identificeren, classificeren en wegen van de kwaliteitskenmerken zowel als vaststellen van de doelstellingen, kwaliteitseisen en randvoorwaarden; b. bestuurlijke en operationele planning: voorbereiding van de toepassing van het kwaliteitssysteem met inbegrip van het organiseren en plannen in de tijd; c. het maken van kwaliteitsplannen en het treffen van voorzieningen voor kwaliteitsverbetering. Kwaliteitssysteem Organisatiestructuur, procedures, processen en middelen die nodig zijn voor het implementeren van kwaliteitszorg (bron: NEN-ISO 8402 '94). Opmerking ISO 8402: • Het Kwaliteitssysteem moet niet uitgebreider zijn dan noodzakelijk is om aan de kwaliteitsdoelstellingen te voldoen. • Het Kwaliteitssysteem van een organisatie is in de eerste plaats ontworpen om de behoefte van de interne bestuurlijke behoeften van de organisatie te bevredigen. Het omvat meer dan de eisen van een bepaalde klant, die alleen het voor hem relevante deel van het Kwaliteitssysteem evalueert. • Voor contractuele of verplichte beoordeling van de kwaliteit kan het aantonen van de implementatie van bepaalde elementen van het Kwaliteitssysteem vereist zijn. Kwaliteitstoezicht Voortdurende controle en verificatie van de status van een entiteit (procedures, methoden, omstandigheden, processen, producten en diensten) en analyse van de vastlegging om te bewerkstelligen dat aan de gespecificeerde eisen wordt voldaan (bron: NEN-ISO 8402 '94). Opmerking ISO 8402: Toezicht op de kwaliteit kan door of namens de klant worden uitgevoerd.


oktober 1996



Kwaliteitszorg Alle activiteiten van de totale managementfunctie die het kwaliteitsbeleid, de doelstellingen en de verantwoordelijkheden vaststellen en deze implementeren met middelen als kwaliteitsplanning, kwaliteitsbeheersing, kwaliteitsborging en kwaliteitsverbetering binnen het kwaliteitssysteem (bron: NEN-ISO 8402 '94). Opmerking ISO 8402: • Kwaliteitszorg is de verantwoordelijkheid van alle managementniveaus maar moet door de hoogste leiding worden gestuurd. Bij de implementatie ervan zijn alle medewerkers van de organisatie betrokken. • Bij kwaliteitszorg wordt aandacht besteed aan economische aspecten. Ontwerpbeoordeling Gedocumenteerd, allesomvattend en systematisch onderzoek van een ontwerp om na te gaan of het ontwerp aan de kwaliteitseisen kan voldoen, om problemen, als die er zijn, te identificeren en voorstellen te doen voor het ontwikkelen van oplossingen (bron: NEN-ISO 8402 '94). Opdrachtgever De natuurlijke of rechtspersoon, die het werk opdraagt (bron: UAV1989). Organisatie Bedrijf, vennootschap, firma, onderneming of instelling of een onderdeel daarvan, al dan niet erkend als rechtspersoon, publiek of privaat, met eigen functies en een eigen administratie (bron: NEN-ISO 8402 '94). Preventieve maatregel Maatregel die wordt genomen om de oorzaken van een mogelijk(e) afwijking, gebrek of andere ongewenste situatie te elimineren om het optreden daarvan te voorkomen (bron: NEN-ISO 8402 '94). Opmerking ISO 8402: De preventieve maatregelen kunnen verandering impliceren, bijvoorbeeld in procedures en systemen, om kwaliteitsverbetering in elk stadium van de kwaliteitskringloop te bereiken. Maatregel wordt genomen door de opdrachtnemer om afwijkingen te voorkomen, maar kunnen ook door de opdrachtgever (ontwerper, bestekschrijver) worden genomen in de vorm van een ontwerp keus respectievelijk bestekseis om kans op functieverlies te voorkomen. N.B. Een preventieve maatregel hoeft niet per definitie het gevolg te zijn van een afwijking gevolgd door een corrigerende maatregel, maar kan juist het gevolg zijn van een goede voorbereiding.


oktober 1996



Procedure Gespecificeerde wijze voor het uitvoeren van een activiteit (bron: NEN-ISO 8402 '94). Opmerking ISO 8402: Een beschreven of vastgelegde procedure bevat over het algemeen de doelstellingen en het onderwerp en toepassingsgebied van een activiteit; wat moet worden gedaan en door wie; wanneer en waar en hoe het moet worden gedaan; welke materialen, uitrusting en documenten moeten worden gebruikt; en hoe deze moet worden beheerst en vastgelegd. Proces Verzameling van onderling samenhangende middelen en activiteiten die inputs (invoer) omzet in outputs (uitvoer) (bron: NEN-ISO 8402 '94). Opmerking ISO 8402: Middelen kunnen personeel, financiën, gebouwen en inrichting, uitrusting, technieken en methoden omvatten. Product Resultaat van activiteiten of processen (bron: NEN-ISO 8402 '94). Registratiepunt Punt, gedefinieerd in een geschikt document, waarvan de opdrachtgever de opdrachtnemer opdraagt om binnen een bepaald tijdsbestek bepaalde informatie te verstrekken betreffende een product en/of proces (bron: NIEUW). Toelichting: Het registratiepunt wordt inhoudelijk vastgesteld door de directie UAV op basis van toetsingsplan, bestek en het kwaliteitsplan van de opdrachtnemer. De directie UAV stelt de opdrachtnemer, gezamenlijk met de goedkeuring van het kwaliteitsplan, van de registratiepunten op de hoogte. Registratiepunten zijn vooral bedoeld als continue monitoring van met name (doorlopende) processen, waarbij de opdrachtnemer mogelijk niet eens verantwoordelijk is voor het gerapporteerde resultaat (bijv. registraties van zakbakens, peilbuizen). Het gaat hier vaak om hoge meetfrequenties. Specificatie Document waarin eisen zijn vastgelegd (bron: NEN-ISO 8402 '94). Opmerking ISO 8402: • Er moet worden gebruikgemaakt van een nadere bepaling om het soort specificatie aan te geven, zoals 'productspecificatie, beproevingsspecificatie'. • Een specificatie moet verwijzen naar tekeningen, patronen of andere relevante documenten of deze bevatten, en de middelen en criteria aangeven waarmee het voldoen aan de specificatie kan worden gecontroleerd.


oktober 1996



Stoppunt Punt, gedefinieerd in een geschikt document, waarna een activiteit niet mag worden voortgezet zonder toestemming van een daartoe aangewezen organisatie of autoriteit, (bron: NEN-ISO 8402 '94). Toelichting: Het Stoppunt wordt inhoudelijk vastgesteld door de directie UAV op basis van het toetsingsplan. De opdrachtgever stelt de opdrachtnemer d.m.v. het bestek op de hoogte van de stoppunten. Bij uitzondering zal het kwaliteitsplan hier nog op van invloed zijn. De opdrachtnemer wordt gevraagd de directie UAV tijdig te melden, middels een adequate planning dan wel individuele schriftelijke meldingen, wanneer een stoppunt (in de tijd gezien) wordt bereikt. Om de directie UAV in de gelegenheid te stellen haar toezichtsfunctie uit te oefenen en dientengevolge toestemming te verlenen dat het werk mag worden voortgezet. Toetsingsplan Document met daarin alle kritieke producten en processen, voortvloeiend uit het ontwerp en de wijze van uitvoering, die een nader bepaald risico met zich meebrengen. Het vormt daarmee het toetsingskader voor de beoordeling van het kwaliteitsplan en de basis voor het toezichtsplan (bron: NIEUW). Toelichting: Document wordt opgesteld onder verantwoording van de directie UAV. Het document vormt mede de basis voor het bestek en het concept toezichtsplan en het vormt het toetsingskader voor de beoordeling van het kwaliteitsplan van de opdrachtnemer. Toezichtsplan Document dat de projectorganisatie, inclusief taken en bevoegdheden, bevat en een uitdieping van de toetsingsmaatregelen die relevant zijn voor een bepaald contract (in feite het kwaliteitsplan van de directie UAV) (bron: NIEUW). Toelichting: Plan op te stellen door de directie UAV. Voor aanbesteding wordt een door de opdrachtgever te accorderen concept opgesteld. Na goedkeuring van het kwaliteitsplan van de aannemer wordt het toezichtsplan, al dan niet aangepast, definitief aan de opdrachtgever aangeboden. Procedureel bestaat een grote analogie met een controleplan conform de UCA. Veiligheid Toestand waarin het risico van letsel (aan personen) of schade tot een acceptabel niveau wordt beperkt (bron: NEN-ISO 8402 '94). Opmerking ISO 8402: Veiligheid is één van de aspecten van kwaliteit.


oktober 1996



Verificatie Bevestiging door onderzoek en verstrekking van objectief bewijs dat aan gespecificeerde eisen is voldaan (bron: NEN-ISO 8402 '94). Toelichting: Onderzoeken of de van de opdrachtnemer ontvangen of ter beschikking gestelde gegevens daadwerkelijk aangeven dat aan de bestekseisen wordt voldaan. Bij elk stoppunt wordt de geverifieerde registratie ook nog eens geconfronteerd met een eigen toezichtsactie. Bijwoon-registratie en overige punten worden steekproefsgewijs gecontroleerd. Werkinstructie Werkinstructie is (kan) een document (zijn) dat met name het hoe beschrijft van de uitvoering van een activiteit. Een procedure kan verwijzen naar een werkinstructie (bron: nieuw).


oktober 1996

3


ONTWERPNOTA

o
9 S o-o

1= Cc m


3 Risicobepaling en -beheersing 3.1 Inleiding, pagina 2 3.2 Risico, pagina 2 3.3 Risicobepaling, pagina 3 3.4 Risicobeheersing, pagina 5 3.5 Het proces van risicobepaling en -beheersing, pagina 9 3.6 Risico's in relatie tot de projectfasen, pagina 14 3.7 Risico's in de ontwerpfase, pagina 15 3.8 Risico's in de besteksfase, pagina 18 3.9 Risico's in de uitvoeringsfase, pagina 20


oktober 1996



3 Risicobepaling en -beheersing 3.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt derisicobepalingen -beheersing door de opdrachtgever bij GWW-projecten uitgewerkt. Het hoofdstuk behandelt dit onderwerp uitsluitend vanuit de invalshoek van kwaliteitsbeheersing en -borging. De tekst gaat derhalve niet in op de risicobeheersing die voor verantwoordelijkheid van opdrachtnemers is. Evenmin gaat de tekst in op de beheersing van risico's die gerelateerd zijn aan andere beheersingsaspecten dan kwaliteit.

3.2 Risico Begripsomschrijving Risico is een functie van de 'kans dat' en het 'gevolg indien'. Risico is derhalve het product van: - de grootte van de kans dat een risico manifest wordt en - de grootte van de gevolgen indien het risico manifest wordt. Kans Het begrip kans betreft de kans op het ontstaan van een afwijking ten opzichte van een of meerdere eisen (lees: bij uitbesteding contractbepalingen). Eisen Eisen behoren altijd zo concreet en meetbaar mogelijk gespecificeerd te zijn. Bij een specificatie van een concrete waarde in een contract moet altijd de toegestane tolerantie worden aangegeven. Deze geeft de uiterste grenzen aan die nog net aanvaardbaar zijn. Bijvoorbeeld een lengte van 200 ± 1 cm of een dikte van minimaal 15 cm. Wanneer de werkelijke (gerealiseerde) waarde buiten de tolerantie valt is er sprake van een afwijking. Afwijkingen zijn niet aanvaardbaar! Gevolg De term gevolg betreft het gevolg van het optreden van een afwijking in termen van omvang en ernst. Bijvoorbeeld: de ernst van de gevolgen van kwaliteitsafwijkingen voor het functioneren en/of de omvang van het finan-


oktober 1996



ciële gevolg voor de opdrachtgever als de betreffende afwijking optreedt. Kortweg gezegd: gevolgschade. Gevolgschade De gevolgen van het manifest-worden van een risico kunnen - gelet op de daarvoor geldende bepalingen - in een contractuele situatie van uitbesteed werk voor rekening (de verantwoordelijkheid) van de opdrachtgever of van de opdrachtnemer (aannemer, ingenieursbureau e.d.) of van beiden zijn. Zo kan een bepaald risico formeel voor rekening van de aannemer zijn (juridische aansprakelijkheid), maar er kan tevens sprake zijn van gevolgschade die niet verhaalbaar is en die derhalve voor rekening van (of verantwoordelijkheid van) de opdrachtgever is (kosten en/of hinder voor opdrachtgever of maatschappij). Hierin ligt de reden voor de opdrachtgever (én de opdrachtnemer) om risico's te bepalen en te beheersen.

3.3 Risicobepaling Begripsomschrijving Risicobepaling is het via een gestructureerde werkwijze inschatten van de risico's die met een bepaalde activiteit of een bepaald product verbonden zijn. Het doel van risicobepaling is het leggen van een goede basis voor risicobeheersing. Daarbij worden maatregelen genomen om geïdentificeerde risico's door middel van maatregelen te beheersen. Kwaliteit van risicobepaling Bij risicobepaling wordt voor elke risico dat is geïdentificeerd zowel de grootte van de kans als de grootte van het gevolg getaxeerd. Derisicobepalinggebeurt op grond van beschikbare kennis (stand der wetenschap) en ervaring (met gelijksoortige situaties) met betrekking tot het object van derisicobepaling(situatie, proces of product). De betrouwbaarheid van een risicobepaling hangt sterk samen met het vakmanschap (kennis + ervaring) van degene die haar uitvoert. Dit vakmanschap is feitelijk de basis om risico's te beheersen. De personen die de risicobepaling uitvoeren, moeten derhalve over voldoende kennis en ervaring met betrekking tot het object van analyse beschikken. In routinegevallen kan meestal worden volstaan met een analyse door één terzake deskundige persoon.


Risicobepaimg en -beheersing


Bij meer complexe situaties is het aan te bevelen om meer terzake deskundigen (in- of extern), vanuit verschillende, soms zeer specifieke kennis- en ervaringsgebieden in te schakelen. Bij deze meer complexe situaties is een zorgvuldige keuze van de personen (disciplines, ervaringen e.d.) die de risicobepaling uitvoeren, van groot belang. Hierin ligt een belangrijk deel van de borging van de kwaliteit van de risicobepaling. Bekende en onbekende risico's Risico's kunnen vooraf bekend of onbekend zijn. Dit onderscheid hangt samen met de kennis en/of ervaring die er over het betreffende risico bestaat. Met bekende risico's kan men rekening houden, met onbekende risico's niet. Een goede risicobepaling brengt alle op grond van beschikbare kennis en ervaring bekende risico's in kaart. Het verkleint de kans dat op zich bekende risico's over het hoofd worden gezien. Onbekende risico's zijn risico's die, gelet op de huidige stand van kennis en ervaring, niet te voorzien zijn omdat men geen kennis heeft over het bestaan ervan. Door onbekende risico's wordt men overvallen.


oktober 1996



Onbekende risico's zijn bijna altijd gerelateerd aan nieuwe of onbekende situaties, bijvoorbeeld: - een nieuwe techniek; - nieuwe of onbekende omstandigheden; - nieuw materiaal met nog onbekende eigenschappen of een nieuw proces. Dat wil niet zeggen dat nieuwe en onbekende situaties uitsluitend onbekende risico's in zich dragen. Door een goed gebruik van beschikbare kennis en ervaring kunnen ook hierbij bekende risico's in kaart worden gebracht. Desalniettemin bestaat in nieuwe en onbekende situaties een reële kans op nog onbekende risico's. In deze situaties is het aan te bevelen om voorzichtig te opereren. In de beginfase is het bijvoorbeeld raadzaam om een nieuw product beperkt toe te passen. Men kan dan extra waarnemingen doen omtrent de relatie van het gedrag en de materiaaleigenschappen. Pas nadat voorzichtig meer ervaring is opgedaan en via onderzoek de kennis is vergroot, kan men het gebruik ervan uitbreiden. De onbekende risico's gaan dan over in bekende risico's. Bij bekende risico's is de beschikbare kennis over de kans en het gevolg niet altijd even groot. Van sommige risico's weet men zoveel af dat men de kans precies kan berekenen en het gevolg ervan nauwkeurig in geld kan uitdrukken. Van andere risico's heeft men veel minder feitelijke gegevens waardoor de kans veel minder betrouwbaar is in te schatten en het gevolg slechts bij benadering of slechts kwalitatief is aan te geven. Ook in dit laatste geval is risicobepaling zinvol. Uiteindelijk ontstaat door afstemming van verschillende opvattingen en ervaringen de meest betrouwbare benadering van de werkelijkheid.

3.4 Risicobeheersing Begripsomschrijving Risicobeheersing is het proces van besluitvorming omtrent risico's en mogelijke maatregelen ter beheersing daarvan. Zodra is vastgesteld dat er sprake is van een bepaald risico (kans en gevolg), kan men de oorzaak ervan vaststellen en kan men maatregelen nemen om het risico zo veel mogelijk te beheersen. Ter beheersing van een risico kan men preventieve of gevolgbestrijdende maatregelen nemen, afhankelijk van wat in de gegeven situatie mogelijk en zinnig is.


oktober 1996



Preventieve en gevolgbestrijdende maatregelen Een preventieve maatregel is een maatregel die de kans op het manifest worden van een risico verkleint. Preventieve maatregelen zijn bijna altijd goedkoper dan gevolgbestrijdende maatregelen. De meeste preventieve maatregelen moeten al tijdens het ontwerpen of het gereedmaken van het bestek worden genomen. Indien een preventieve maatregel niet mogelijk is of naar verwachting onvoldoende effect heeft, moet een gevolgbestrijdende maatregel worden overwogen. Een gevolgbestrijdende maatregel is een maatregel die het gevolg van een manifest geworden risico beperkt of ongedaan maakt. Voor de meeste risico's geldt dat deze in de uitvoeringsfase manifest kunnen worden. Voor sommige risico's is dat pas in de beheerfase. Aan een gevolgbestrijdende maatregel moet in beginsel een waarneming vooraf gaan van het daadwerkelijk manifest worden van een risico. Dit betekent het instellen van een controlepunt om vast te stellen of het risico zich inderdaad blijkt te manifesteren. De informatie die het controlepunt oplevert is de basis (de 'trigger') voor eventuele verdere maatregelen. Wat die maatregelen zijn en wie die moet nemen hangt geheel van de situatie af. Als controle leidt tot de vaststelling dat het resultaat van uitbestede uitvoering niet aan de in het contract gestelde eisen voldoet, is het in beginsel de verant-


oktober 1996



woordelijkheid van de opdrachtnemer om dit als eerste te signaleren en gevolgbestrijdende maatregelen te nemen (herstellen, opnieuw doen enzovoort). De directie UAV moet de aannemer daartoe ook de tijd geven. Als de maatregelen niet of niet tijdig genomen worden dient pas actie ondernomen te worden door de directie UAV. In sommige gevallen heeft ook de opdrachtgever een verantwoordelijkheid en moet hij naast het signaleren van onvoldoende resultaat ook andere actie ondernemen om, vaak indirecte, gevolgschade te voorkomen of te beperken. Vanuit de risicobepaling resteren een aantal controlepunten voor met name de uitvoeringsfase. Deze controlepunten worden opgenomen en uitgewerkt in het toezichtsplan. In de praktijk kunnen voor een bepaald risico soms alleen preventieve maatregelen, soms alleen gevolgbestrijdende maatregelen en soms beide soorten maatregelen gecombineerd genomen worden. De juiste keuze is geheel afhankelijk van de aard van de situatie. Risicobeheersing vraagt om beslissingen Het is nadrukkelijk de verantwoordelijkheid van de directie UAV om de balans tussen risico en inspanning in evenwicht te brengen en te bepalen welke risico's nog wel en welke niet meer aanvaardbaar zijn binnen de context van de mogelijke maatregelen. De opdrachtgever fiatteert de keuzes van de directie UAV. Risicobeheersing vraagt derhalve om keuzes en beslissingen van de verantwoordelijke functionarissen.


oktober 1996



De kosten van de te nemen preventieve en/of controlemaatregelen moeten worden afgewogen tegen de mogelijke kosten van het achterwege laten van maatregelen. Naarmate de kosten van de maatregelen kleiner zijn en de mogelijke kosten van het achterwege laten van maatregelen groter zijn, is het aantrekkelijker om geen preventieve maatregelen te nemen. Deze afweging hangt niet alleen met kostenfactoren samen. Aan de gevolgen-kant spelen ook maatschappelijke factoren, waarbij niet altijd voorspelbare en lastig te wegen immateriële effecten aan de orde zijn. Voorbeelden daarvan zijn: het risico op ongevallen met kans op letsel of dodelijke afloop, of het risico op het niet of slechts gedeeltelijk beschikbaar zijn van een voorziening. Het verband tussen de grootte van het risico en het belang van maatregelen is indicatief weergegeven in tabel 3.1.

Tabel 3.1 Verband tussen grootte van het risico en belang van maatregelen GROOTTE VAN HET RISICO

BELANG MAATREGELEN

Beperkt / vervelend Duidelijk schadelijk Hoog / fataal

Geaccepteerd risico Beter voorkomen dan genezen Koste wat kost voorkomen

Voor de opdrachtgever/directie UAV zijn beslissingen over keuzes tussen het nemen van sluitende maatregelen of het accepteren van risico's vaak lastig. Enerzijds staat hij onder druk om de kosten zo laag mogelijk te houden en anderzijds wordt hij aangesproken op de gevolgen van manifest geworden risico's. Binnen deze context zal hij moeten afwegen welke risico's hij kan nemen en achteraf kan verantwoorden en voor welke risico's hij dit niet meer kan. Risico's dienen altijd in de context van gangbare praktijk, ervaring en specifieke aspecten van de betreffende situatie te worden bezien. Zo zal de risicobepaling voor een kunstwerk met een geheel nieuwe constructie en onzekere omstandigheden van een andere omvang moeten zijn dan voor bijvoorbeeld een wit onderhoudsbestek. De ervaring leert dat in de praktijk met name de gevolgen van het manifest worden van een risico bepalend zijn voor het handelen. De factor kans speelt vaak een ondergeschikte rol. Wellicht omdat men vaak niet beschikt over


oktober 1996



voldoende feitelijke gegevens en het inschatten van de kans moeilijk vindt. Met name in de uitvoeringsfase komt deze onevenwichtige benadering nogal eens voor. Vaak verschilt de beleving van de grootte van de kans dat een risico zich manifesteert, sterk tussen personen. Door de risicobepaling systematisch en door de juiste personen te laten uitvoeren worden een aantal voordelen bereikt, te weten: - de inzichten omtrent risico's worden expliciet gemaakt; - verschillen omtrent de inschatting van het risico tussen verschillende personen worden zichtbaar en daardoor bespreekbaar; - door toenemende ervaring met risico-taxatie zal de betrouwbaarheid daarvan toenemen; - er wordt bewuster met maatregelen in relatie tot risico's omgegaan waardoor leerervaringen zullen leiden tot het steeds verder optimaliseren van keuzes en beslissingen; - de verantwoordelijkheid voor de genomen risico's kan duidelijk worden gemaakt; - de ingeschatte risico's en de genomen maatregelen worden toetsbaar; - de inspanning om op een verantwoorde wijze met risico's om te gaan kan aantoonbaar vast worden gelegd waardoor het achteraf 'verantwoording afleggen' makkelijker wordt. Een en ander zal resulteren in een betere beheersing van risico's, een duidelijke normstelling over wat aanvaardbare risico's zijn en in het achteraf kunnen aantonen van 'zorgvuldig' handelen.

3.5 Het proces van risicobepaling en -beheersing Het uitvoeren van een risicobepaling Bij het uitvoeren van een risicobepaling kan in het algemeen de volgende stapsgewijze.werkwijze als uitgangspunt worden genomen. Deze is toepasbaar in alle projectfasen en voor alle beheersaspecten (tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie). In paragraaf 3.6 wordt deze werkwijze toegesneden op het primaire proces bij Rijkswaterstaat en vindt de vertaling naar de toepassing in de kwaliteitssystematiek plaats.




Risicobepaling en -beheersing in 9 stappen 1. Identificeer de kritieke punten en omschrijf de bijbehorende risico's. 2. Taxeer de kans dat het risico manifest wordt. 3. Taxeer het gevolg indien het risico manifest wordt. 4. Bepaal de hoogte van het risico door combinatie van kans en gevolg. 5. Stel de waarschijnlijke oorzaken van het bestaan van het risico vast. 6. Bedenk mogelijke preventieve maatregelen om het risico te beperken of weg te nemen. 7. Bedenk mogelijke gevolgbestrijdende maatregelen om de gevolgen bij het manifest worden van het risico te beperken of weg te nemen. 8. Plan de uitvoering van de maatregelen door aan te geven wanneer deze genomen moeten worden en door wie. 9. Voer de maatregelen uit. Hierna volgt een toelichting bij alle hiervoor genoemde stappen. Stap 1: Identificeer de kritieke punten en omschrijf de bijbehorende risico's Bij stap 1 dient men alle punten waarvan bekend is of wordt vermoed dat er een reëel risico mee verbonden is, te benoemen als kritiek punt en daarbij een korte omschrijving te geven van de risico's die zich daarbij voordoen. De praktische vraag daarbij is: Op welk punt kan wat mis gaan? Het is nuttig om daarbij systematisch alle actoren en objecten die schade kunnen lijden, na te lopen (opdrachtgever, werknemers, gebruikers, omwonenden, milieu, andere infrastructuur beheerders enz.). Zorg dat de juiste mensen (betrokkenheid en deskundigheid) gezamenlijk de kritieke punten en de bijbehorende risico's benoemen. Stap 2: Taxeer de kans dat het risico manifest wordt Bij stap 2 dient men, op basis van de aanwezige kennis en ervaring, een inschatting te maken van de kans dat het bij stap 1 benoemde risico manifest wordt. In gevallen waar kwantitatieve gegevens van de variabelen beschikbaar zijn kan een berekening van de kans zinvol zijn. Een zeer gedetailleerde kansberekening is slechts in uitzonderlijke gevallen zinvol. In de praktijk van regelmatig voorkomende werkzaamheden kan meestal volstaan worden met een globale inschatting. Stap 3: Taxeer het gevolg indien het risico manifest wordt Bij stap 3 maakt men een inschatting van de gevolgen die zich voordoen indien het risico zich manifesteert. De praktische vraag die beantwoord moet


oktober 1996



worden, luidt: Wat is het probleem als dit zich voordoet? De gevolgen laten zich meestal beter bepalen dan de kans. In veel gevallen zijn de gevolgen uit te drukken in geld. Bijvoorbeeld directe kosten of indirecte kosten die dan optreden om dit gevolg ongedaan te maken of schadeclaims die met dit gevolg gepaard kunnen gaan. In sommige gevallen is het gevolg moeilijk in geld uit te drukken, zoals bij het tijdelijk niet of slechts gedeeltelijk beschikbaar zijn van een voorziening, bij esthetische schade aan een object of bij schade aan het imago van de Rijkswaterstaat. Stap 4: Bepaal de hoogte van het risico door combinatie van kans en gevolg De hoogte van het risico wordt bepaald door de kans op het manifest worden en de gevolgen bij het manifest worden met elkaar te combineren. Aan het getaxeerde niveau van beide kan een kwalificatie in de vorm van een omschrijving of een getal worden toegekend. Tabel 3.2 kan daarbij als voorbeeld dienen.

Tabel 3.2 Risicobepaling door combinatie van kans en gevolg KANS-niveau: getal 1 2 3 4 5

omschrijving nihil laag gemiddeld hoog zeker

GEVOLG-niveau: getal

omschrijving

1 2 3 4 5

onmerkbaar beperkt ernstig zeer ernstig catastrofaal

Alle combinaties tussen de mogelijke kansen risiconiveaus kunnen in de praktijk voorkomen. Derisiconiveausspelen een belangrijke rol bij de beslissing over de te nemen maatregelen. Als een probleem zich zeker zal voordoen en bovendien catastrofale gevolgen zal hebben, zullen alle mogelijke maatregelen genomen moeten worden om dit te voorkomen of om de gevolgen ervan te beperken. Als de kans nihil is en het gevolg onmerkbaar blijkt het punt derhalve niet kritiek te zijn en behoeft dit geen speciale aandacht bij de controle. In het tussenliggende gebied is het nemen van de beslissing over wel of niet nemen van maatregelen en zo ja, welke dan, natuurlijk lastiger en minder voor de hand liggend.


oktober 1996



De in tabel 3.2 bij wijze van voorbeeld genoemde getallen kunnen niet zonder meer vermenigvuldigd worden, omdat het product wat daaruit resulteert niet de juiste maat hoeft op te leveren voor het risico en de aanvaardbaarheid daarvan. Een lage kans op een catastrofaal gevolg ( 2 x 5 = 10) heeft waarschijnlijk een ander acceptatieniveau dan een zeker optreden van een beperkt gevolg ( 5 x 2 = 10). Om vergelijkbare risico's in gelijke getallen te kunnen drukken zal vooraf een weging moeten plaatsvinden. Het optellen van risico's is niet zinvol en niet wenselijk. Het gaat om de afweging van het risico tegen de daarbij mogelijke maatregelen. Stap 5: Stel de waarschijnlijke oorzaken van het bestaan van het risico vast Voor elk van de risico's is het zaak om de waarschijnlijke oorzaken vast te stellen. Daarbij kunnen methodieken van oorzaak-analyse worden gebruikt. De waarom-vraag vormt daarbij de kern. Waarom komt dat? Waarom treedt dat verschijnsel op? Zoek zo mogelijk de oorzaak achter de oorzaak. Stap 6: Bedenk mogelijke preventieve maatregelen om het risico te beperken of weg te nemen Als de oorzaak bekend is, kan bezien worden welke preventieve maatregelen mogelijk zijn om het risico te beperken of weg te nemen. Vaak zijn meer maatregelen mogelijk en moet een keuze gemaakt worden uit de mogelijkheden of kan besloten worden tot het nemen van meer maatregelen. De maatregelen kunnen gericht zijn op het verkleinen van de kans of op het wegnemen of beperken van de gevolgen. Stap 7: Bedenk gevolgbestrijdende maatregelen om de gevolgen bij het manifest worden van het risico te beperken of weg te nemen Bij stap 7 dient men gevolgbestrijdende maatregelen te bedenken om de gevolgen bij het manifest worden van het risico zo veel mogelijk te beperken of ongedaan te maken. Om gevolgbestrijdende maatregelen te kunnen nemen, moet men eerst vaststellen of het betreffende risico manifest geworden is. Men zal een waarneming of controle moeten uitvoeren om dat vast te stellen. Dus de eerste stap is het bepalen van een controlepunt. Vervolgens kan worden vastgesteld welke gevolgbestrijdende maatregelen genomen kunnen worden indien bij controle blijkt dat het probleem zich voordoet.




Stap 8: Plan de uitvoering van de maatregelen door aan te geven wanneer deze genomen moeten worden en door wie Na bepaling van de maatregelen moet nog bepaald worden wanneer deze maatregelen genomen moeten worden en door wie. Bij het wanneer moet in elk geval aangegeven worden in welke fase en zo mogelijk nog nader aan te duiden. Bij het wie moet in elk geval aangegeven worden welke functie verantwoordelijk is voor het tijdig en juist doorvoeren van de maatregelen. Stap 9: Voer de maatregelen uit Uitvoering van preventieve maatregelen betekent verkleining van het risico. Indien reeds in het ontwerpstadium preventieve maatregelen genomen worden is het zaak om de risicobepaling bij te stellen zodat het resterende risico zichtbaar wordt en daarbij passende maatregelen bedacht en genomen kunnen worden. Werkblad risicobepaling De uitvoering van derisicobepalingkan vastgelegd worden op een werkblad met daarop horizontaal de volgende kolommen: 1. Geïdentificeerde kritieke punten 2. Omschrijving aard van het risico 3. Taxatie van de kans 4. Taxatie van het gevolg 5. Gekwantificeerd risico (combinatie van kans en gevolg) 6. Waarschijnlijke oorzaken 7. Maatregelen (preventief, controle of gevolgbestrijdend) 8. Wanneer uit te voeren (projectfase) 9. Door wie uit te voeren 10. Bevestiging uitvoering. Voor elk geïdentificeerd risico kan een regel over alle kolommen worden ingevuld. Na de uitvoering van de maatregelen kan dit op het werkblad worden bevestigd. Hiermee is de uitvoering van de maatregelen tevens vastgelegd. Procesrisico's De hiervoor geschetste werkwijze voor risicobepaling in projecten kan ook toegepast worden op de eigen werkprocessen. Daarmee kunnen de risico's op ongewenste situaties binnen deze werkprocessen worden onderkend en beter worden beheerst. Het gaat hierbij om risico's die verbonden zijn met de werkprocessen en los staan van de inhoudelijke kant van de individuele


oktober 1996



projecten. Bij de kritieke punten in de processen kunnen waar mogelijk preventieve maatregelen worden genomen om de processen meer beheersbaar te maken. Waar risico's op onvoldoende resultaat blijven bestaan kunnen controlepunten worden ingebouwd en bij afwijkingen kunnen gevolgbestrijdende of corrigerende maatregelen worden genomen om tot het gewenste eindresultaat te komen. Door op deze wijze met werkprocessen om te gaan zullen deze beter worden beheerst en verder worden verbeterd.

3.6 Risico's in relatie tot de projectfasen Verschillende risico's in de opeenvolgende projectfasen In deze paragraaf zal de vertaling worden gemaakt van de in paragraaf 3.5 beschreven werkwijze naar toepassing ervan in het primaire proces bij de Rijkswaterstaat en de daar te hanteren kwaliteitssystematiek. De risico's die in de opeenvolgende projectfasen onderkend en beheerst moeten worden, zijn veelal verschillend van aard. Daarom is het van belang om in elke fase een risicobepaling uit te voeren en maatregelen vast te stellen die daarbij passen. De uitvoering van de maatregelen kan in dezelfde fase of in een latere fase plaatsvinden naar gelang de aard van het risico en de maatregel. In de ontwerpfase gaat het om aanpassingen in het ontwerp. In het bestek betreft het vaak het stellen van eisen of, in een enkel geval, het voorschrijven van uitvoeringsmaatregelen. Bij de uitvoering gaat het bij de opdrachtgever veelal om controlemaatregelen maar soms ook om gevolgbestrijdende maatregelen. In de paragrafen 3.7 t/m 3.9 wordt nader ingegaan op de risicobepaling in de ontwerp-, bestek- en de uitvoeringsfase. In alle drie deze fasen spelen risico's die voor risicobepaling en -beheersing van belang zijn. Een grondige risicobepaling in de ontwerpfase is van belang om tot het vaststellen van een verantwoord ontwerp door de opdrachtgever te komen. Anderzijds vormt dit de basis voor maatregelen ter beheersing van de aan de uitvoering van het vastgestelde ontwerp verbonden risico's en voor een nadere risicobepaling in de bestek- en uitvoeringsfase. Nieuwbouw en onderhoud Grofweg is er onderscheid tussen nieuwbouw en onderhoud. Bij nieuwbouw wordt een ontwerp gemaakt en vindt derisicobepalingreeds in de ontwerpfase plaats. In de besteksfase wordt de risicobepaling aangepast aan het geaccordeerde ontwerp en worden daaraan maatregelen gekoppeld. Deze maatregelen worden enerzijds in het bestek (preventieve maatregelen) en anderzijds in het toezichtsplan (controlemaatregelen) uitgewerkt.


oktober 1996

Risicobepaiing en -beheersing


Bij onderhoud wordt direct een bestek opgesteld en is er niet of nauwelijks sprake van ontwerpactiviteiten. De risicobepaling vindt dan in de besteksfase plaats (toetsingsplan). Daarna dient deze eveneens als basis voor het uitwerken van het bestek en het toezichtsplan. Bij routinematig onderhoud, waarbij (vrijwel) niets verandert ten opzichte van het vorige onderhoud, kan volstaan worden met een actualisering van het bij het vorige onderhoud opgestelde toetsingsplan. De praktische uitwerking van de werkwijze is voor deze twee situaties derhalve enigszins verschillend, maar het principe blijft gelijk. Het gebruik van checklists In het algemeen is het nuttig om aandachtspuntenlijstjes te ontwikkelen voor het uitvoeren van risicobepalingen. Deze zullen min of meer specifiek zijn voor de projectfase en voor het soort project (bijvoorbeeld de bouw van een brug, het aanleggen van een asfaltweg, het uitvoeren van een baggerwerk of een wit onderhoudsbestek). In een checklist ligt de kennis en ervaring met betrekking tot de risico's voor het betreffende soort project vast. Het gebruik van een checklist mag er niet toe leiden dat deze blindelings wordt toegepast. Voor elke situatie moet opnieuw nagedacht worden welke (specifieke) risico's er kunnen spelen. De omstandigheden zijn bij elk werk immers anders. Een checklist kan niet meer dan een handreiking zijn gebaseerd op kennis en ervaring binnen de dienst.

3.7 Risico's in de ontwerpfase Ontwerprisico's Bij elk ontwerp spelen risico's. Veel risico's hangen specifiek samen met het betreffende project. Het is van belang om deze risico's zichtbaar te maken en af te wegen welke maatregelen daar tegenover gezet kunnen worden en welke risico's dan resteren en bewust genomen (moeten) worden. De risicobepaling door de ontwerper wordt vastgelegd in een overzicht van ontwerprisico's. Op basis van de uitgevoerde risicobepaiing kan de ontwerper tot meer gefundeerde beslissingen omtrent het ontwerp komen voordat hij die ter goedkeuring aan de opdrachtgever voorlegt. De ontwerper legt het overzicht van ontwerprisico's samen met het ontwerp en de ontwerpnota ter vaststelling voor aan de opdrachtgever. Na goedkeuring dienen deze als input voor de besteksfase. Door deze procedure worden de risico's die met het ontwerp verbonden zijn en de daarbij mogelijke en gewenste beheersingsmaatregelen expliciet gemaakt en worden daarover bewust beslissingen genomen.


oktober 1996



Voorbeeldprocedure opstellen van overzicht van ontwerprisico's De te volgen procedure voor derisicobepalingis als volgt: 1. Identificeer de kritieke punten; 2. Omschrijf per kritiek punt kort de daarbij behorende risico's op basis van het voorlopige ontwerp en leg deze vast in een overzicht van ontwerprisico's; 3. Taxeer de kans dat het risico manifest wordt; 4. Taxeer het gevolg indien het risico manifest wordt; 5. Bepaal de hoogte van het risico door combinatie van kans en gevolg; 6. Stel de waarschijnlijke oorzaken van het bestaan van het risico vast; 7. Stel preventieve maatregelen vast die het risico beperken of wegnemen; 8. Benoem controlepunten om het manifest worden van onderkende risico's vast te kunnen stellen; 9. Stel gevolgbestrijdende maatregelen vast om de gevolgen bij het manifest worden van het risico zo veel mogelijk te beperken of ongedaan te maken; 10. Geef bij alle maatregelen en controlepunten aan in welke fase deze uitgevoerd moeten worden; 11. Voer de maatregelen die genomen moeten worden in de ontwerpfase uit; 12. Stel de risicobepaling bij na uitvoering van deze maatregelen; 13. Leg het bijgestelde overzicht van ontwerprisico's, samen met het ontwerp en de ontwerpnota, ter goedkeuring voor aan de opdrachtgever; 14. Neem de goedgekeurde overzicht van ontwerprisico's op in het projectdossier. Overzicht van ontwerprisico's Het overzicht van ontwerprisico's is een werkblad waarin de volgende kolommen voorkomen: 1. Geïdentificeerde kritieke punten; 2. Korte omschrijving aard van het risico; 3. Taxatie van de kans; 4. Taxatie van het gevolg; 5. Gekwantificeerd risico (combinatie van kans en gevolg); 6. Waarschijnlijke oorzaken; 7. Maatregelen (preventief, controle of gevolg bestrijdend); 8. Wanneer uit te voeren (projectfase); 9. Door wie uit te voeren; 10. Bevestiging uitvoering.


oktober 1996



Verschillende invalshoeken Om alle kritieke punten en de daarbij behorende risico's goed in beeld te krijgen is het aan te bevelen het ontwerp systematisch te doorlopen vanuit een aantal verschillende hoofdinvalshoeken waaraan risico's gerelateerd kunnen zijn zoals: ondergrond constructie materiaalkeuze veiligheid milieu vertaling naar specificaties (bestek) gebruik (intensiteit, belasting, omstandigheden etc.) overige omgevingsfactoren en mogelijke veranderingen hierin bouwproces en de uitvoering daarvan belanghebbende actoren. Maatregelen in verschillende fasen De maatregelen die gekoppeld worden aan de in deze fase te identificeren risico's, kunnen verschillende van aard zijn (preventief, controle, gevolgbestrijdend). Afhankelijk van hun aard worden de maatregelen in verschillende fasen uitgevoerd: in de ontwerpfase; bij het maken van het bestek; bij de uitvoering; bij het beheer van het object. Hierna zullen de maatregelen per fase worden behandeld. Maatregelen in de ontwerpfase Maatregelen die gekoppeld zijn aan risico's die behoren bij ontwerpkeuzes, moeten genomen worden voordat het ontwerp wordt vastgesteld. Praktisch betekent dit dat de ontwerper de risicobepaling uitvoert voordat hij het ontwerp ter vaststelling aan de opdrachtgever voorlegt. Op basis van zijn risicobepaling kan de ontwerper al besluiten tot maatregelen om het risico te beperken door het aanpassen van het ontwerp. Indien hij dit doet past hij de gemaakte risicobepaling daaraan aan. Daarna legt hij het ontwerp met de risicobepaling ter vaststelling voor aan de opdrachtgever. Deze stelt het ontwerp vast met inachtneming van geïdentificeerde risico's en de daarbij voorgestelde maatregelen. De beide documenten


oktober 1996



zijn uitgangspunt voor de vervolgfasen en behoren in het project-dossier opgenomen te worden. Maatregelen bij het maken van het bestek Bij het ontwerp kunnen kritieke punten zijn geïdentificeerd, waarbij zich risico's voordoen die weggenomen moeten worden door het nemen van specifieke maatregelen tijdens de uitvoering. Deze maatregelen moeten door de aannemer worden uitgevoerd. In dat geval moeten deze maatregelen in het bestek worden opgenomen. De ontwerper geeft bij deze risico's aan welke maatregelen hij daarbij voorstelt. Let wel, het gaat hierbij om maatregelen die binnen de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever genomen moeten worden en derhalve in het bestek moeten worden verwoord in de vorm van bestekseisen. Maatregelen bij de uitvoering Door de ontwerper onderkende kritieke punten, die om specifieke controlemaatregelen tijdens de uitvoering vragen, worden door hem in het overzicht van ontwerprisico's vastgelegd. De directie UAV wordt hierdoor tijdig geïnformeerd en kan tijdig passende controlemaatregelen uitwerken en vastleggen in het toezichtsplan of het concept-contract nog aanpassen. Maatregelen bij het beheer van het object Indien reeds bij het ontwerp risico's zijn geïdentificeerd die pas manifest kunnen worden bij het beheer, dan dienen deze maatregelen al in deze fase door de ontwerper te worden vastgelegd in het overzicht van ontwerprisico's. Voorbeelden van aan het ontwerp gerelateerde risico's Enkele voorbeelden van risico's die gerelateerd zijn aan het ontwerp: het risico op overstroming bij een gekozen dijkhoogte; het risico op een onverwachte reactie van een onvoldoende bekende ondergrond; het risico op onverwachte verschijnselen bij toepassing, van een nieuwe bouwstof (bijv. ZOAB); het risico op verkeerde uitvoering van een nieuwe constructie.

3.8 Risico's in de besteksfase Ontwerp en toetsingsplan De besteksfase start met het geaccordeerde ontwerp met bijbehorende toelichting en overzicht van ontwerprisico's. In het overzicht van ontwerprisico's ligt


oktober 1996



vast welke risico's de ontwerper heeft onderkend en welke maatregelen deze daarbij voorstelt. Op basis van deze informatie wordt een toetsingsplan opgesteld. Het opstellen van een toetsingsplan wordt uitvoerig behandeld in hoofdstuk 4. Model Toetsingsplan. Uitwerken toezichtsplan Het bestek en het toetsingsplan vormen de basis voor de uitwerking van het kwaliteitstoezicht. In de uitvoering is het risico op onjuiste uitvoering van het bestek dominant. De directie UAV is verantwoordelijk voor het opstellen van een toezichtsplan. Zij doet dit op basis van het bestek en het toetsingsplan. De in het toetsingsplan onderkende controlepunten worden uitgewerkt in het voorlopige toezichtsplan. Zonodig treedt de directie UAV in overleg met de ontwerper en/of bestekschrijver om onduidelijkheden op te helderen. Het toezichtsplan bevat de volgende informatie: 1. Titelblad met projectgegevens zoals: - projectnaam en nummer; - naam opdrachtgever; - naam opsteller; - datering; - goedkeuring; 2. Korte projectkarakteristiek; 3. Organisatie van de directievoering: - organogram; - namenlijst medewerkers; - verantwoordelijkheden en bevoegdheden betrokken functies; - procedures directievoering; 4. Auditplan (eventueel); 5. Uitwerking controlepunten: - stop-, bijwoon-, en registratiepunten; - eisen (optie); - controlemethode; - tijdstip c.q. frequentie; - verantwoordelijke medewerker; - corrigerende maatregelen bij vastgestelde afwijking; 6. Overzicht preventieve en gevolgbeperkende (corrigerende) maatregelen. Voorbeeld procedure opstellen concept-toezichtsplan Bij het opstellen van het concept-toezichtsplan kan volgens onderstaande procedure plaatsvinden:


oktober 1996


1. 2. 3.

4. 5.

6.

7.


Projectgegevens en korte karakteristiek opstellen; Benoem de controlepunten (vanuit het toetsingsplan); Geef per punt aan: - eisen (optie) - methode van controleren - tijdstip c.q. frequentie van controle - door wie uit te voeren - corrigerende maatregel bij afwijking Benoem preventieve en gevolgbeperkende (corrigerende) maatregelen; Bepaal welke audits uitgevoerd worden: - tijdstippen / frequentie - scope van de audits Vul de organisatie van de directievoering in: - organogram en lijst met namen - kwantiteit van de inzet Stel het concept-toezichtsplan vast.

3.9 Risico's in de uitvoeringsfase Beoordeling kwaliteitsplan Nadat het bestek is aanbesteed, dient de aannemer een kwaliteitsplan ter acceptatie in bij de directie UAV. Het kwaliteitsplan wordt getoetst aan de daaraan in het contract gestelde eisen. Het toetsingsplan kan als hulpmiddel gebruikt worden bij de beoordeling van het kwaliteitsplan van de aannemer. Daarbij kan bekeken worden op welke wijze volgens het kwaliteitsplan invulling gegeven wordt aan de kwaliteitsborging op de controlepunten die in het toetsingsplan en concept-toezichtsplan zijn opgenomen. Het kwaliteitsplan wordt na een positief advies van de directie UAV ter acceptatie aan de opdrachtgever voorgelegd. Bijstelling concept-toezichtsplan Aan de hand van de dan bekende informatie en inzichten kan het concepttoezichtsplan worden bijgesteld. In het algemeen zal dit naar verwachting geen grote correctie van het toezichtsplan tot gevolg hebben. Een globaal kwaliteitsplan betekent meer toezicht. Een goed plan dat verder ook adequaat wordt gevolgd zal vertrouwen inboezemen, met als gevolg dat de controle frequenties kunnen dalen. Het toezichtsplan wordt door de directie UAV indien nodig ter goedkeuring aan de opdrachtgever voorgelegd en na goedkeuring uitgevoerd.


oktober 1996



Procedureel verloopt een en ander als volgt: 1. Beoordeel kwaliteitsplan zodra dit beschikbaar is; 2. Stel concept-toezichtsplan bij na goedkeuring kwaliteitsplan; 3. Leg toezichtsplan ter goedkeuring voor aan de opdrachtgever; 4. Voer toezicht conform het toezichtsplan en controleplan uit. Directievoering Tijdens de uitvoering oefent de directie toezicht uit op basis van het bestek, toezichts- en controleplan. De aannemer controleert zelf de resultaten van zijn werk en registreert de keurings- en controleresultaten. Deze registraties zijn ter inzage van de directie UAV. Deze beoordeeld deze gegevens periodiek via bijvoorbeeld een audit. Op basis van de bevindingen kan de directie besluiten tot nader controle op bepaalde aspecten. De kwaliteitsgegevens betreffende stop-, bijwoon- en registratiepunten worden desgevraagd door de aannemer aan de directie UAV ter beschikking gesteld. Op deze punten oefent de directie het toezicht uit conform de uitwerkingen in het toezichtsplan. De directie UAV legt haar bevindingen bij de controles vast in bijvoorbeeld het zakboekje. De aannemer legt alle afwijkingen van het bestek en het kwaliteitsplan vast in zogenaamde afwijkingsrapporten. Hij omschrijft daarin de afwijking en een voorstel voor afhandeling daarvan. De directie UAV keurt deze maatregelen al dan niet goed. Bij de directievoering is het zaak om niet in de risico's te treden die voor rekening en verantwoording van de opdrachtnemer zijn. Dat wil bijvoorbeeld zeggen dat de directie niet de wijze van uitvoering moet bepalen, omdat zij daarmee tevens een deel van de verantwoordelijkheid daarvoor overneemt. Verantwoordelijkheid voor afwijkingen Indien bij controle blijkt dat er sprake is van een afwijking dan is het zaak om goed na te gaan wie verantwoordelijk is voor de betreffende afwijking en de gevolgen daarvan. Als het de verantwoordelijkheid van de aannemer is, dan is hij degene die de maatregel moet nemen. In dat geval beperkt de directie zich tot het via controle vaststellen van het juiste resultaat, al dan niet na correctie door de aannemer. Als het de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever is, moet de directie UAV dit signaleren en een gevolgbeperkende maatregel nemen.


oktober 1996



Op de directievoering en de verantwoordelijkheid voor afwijkingen zal in de volgende hoofdstukken veel uitgebreider worden ingegaan. Voorbeelden van risico's in de uitvoeringsfase Enkele voorbeelden van risico's die gerelateerd zijn aan de uitvoering: risico op extra verkeersoverlast als gevolg van het feit dat markeringen niet goed zijn aangebracht (het risico van het opnieuw moeten aanbrengen is voor rekening van de opdrachtnemer); risico op verkeersonveilige situaties indien verkeersmaatregelen niet of niet voldoende worden uitgevoerd; risico op het niet voor het verkeer beschikbaar zijn van een belangrijke verkeersader als gevolg van een laag asfalt die loslaat omdat deze niet goed is aangebracht (het risico van het moeten verwijderen en opnieuw moeten aanbrengen van de asfaltlaag ligt bij de aannemer).


oktober 1996

4

Model toetsingsplan


4 Model Toetsingsplan 4.1 Algemeen, pagina 2 4.2 Opstellen van het toetsingsplan, pagina 2 4.3 Modellen, pagina 5


oktober 1996

Model Toetsingsplan


4 Model toetsingsplan 4.1 Algemeen Begripsomschrijving Het toetsingsplan is een document met daarin alle kritieke producten en processen, voortvloeiend uit het ontwerp en de wijze van uitvoering, die een nader bepaald risico met zich meebrengen. Het document vormt mede de basis voor het bestek en het concept-toezichtsplan. Het is een toetsingskader voor de beoordeling van het kwaliteitsplan van de opdrachtnemer. Doel van een toetsingsplan Het toetsingsplan wordt voor drie zaken gebruikt: - de verwerking van preventieve maatregelen tot besteksbepalingen; - de uitwerking van de controlemaatregelen in het toezichtsplan; - de toetsing van het kwaliteitsplan van de aannemer.

4.2 Opstellen van het toetsingsplan Uitgangspunt De besteksfase start met het geaccordeerde ontwerp met bijbehorende toelichting en het overzicht van de onderkende ontwerprisico's. In dit overzicht ligt vast welke risico's de ontwerper heeft onderkend en welke maatregelen deze daarbij voorstelt. Op basis van deze informatie wordt een toetsingsplan opgesteld. Bepaling van risico's en maatregelen Bij het opstellen van het toetsingsplan wordt in feite de lijst van ontwerprisico's van de ontwerper geactualiseerd en aangevuld met risicovolle punten die door het betreffende team worden onderkend. Voor alle kritieke punten wordt eenrisicobepalinguitgevoerd en worden de maatregelen bepaald. Dit zullen enerzijds preventieve maatregelen zijn, die in de vorm van bestekseisen door de bestekschrijver worden uitgewerkt, en anderzijds zullen dit controlemaatregelen zijn, die in de vorm van controle-


oktober 1996

Model Toetsingsplan


punten of SBR-punten in het toezichtsplan door de directie UAV worden uitgewerkt. De risicobepaling en de keuze van de maatregelen worden gedaan op grond van de kennis en ervaring die in de betreffende dienst aanwezig is. Voor een bepaald werk wordt er dan vanuit gegaan dat ontwerpers, bestekschrijvers en de directie UAV over ruim voldoende kennis beschikken om zo'n risicobepaling uit te voeren. Zonodig kunnen deze medewerkers voor specifieke risico's andere deskundigen raadplegen om tot een goede bepaling van risico's of juiste keuze van maatregelen te komen. Gezamenlijke verantwoordelijkheid Het bepalen van risico's en maatregelen en het opstellen van het toetsingsplan doen de bestekschrijver en de directie UAV gezamenlijk. In complexe gevallen is het nuttig in de beginfase hierbij ook de ontwerper te betrekken. Hij kan het door hem opgestelde overzicht van ontwerprisico's nader toelichten. De bestekschrijver en de directie UAV nemen gezamenlijk de besluiten, maar de directie UAV heeft dit als haar taak toegewezen gekregen. Het is sterk aan te bevelen om dit in teamverband te doen omdat hierdoor de inzichten en ervaringen van alle betrokkenen benut worden om tot een consistent, compleet en afgewogen oordeel te komen. De eindverantwoording voor het toetsingsplan ligt bij de opdrachtgever. Voorbeeld van een procedure voor het opstellen van een toetsingsplan 1. Controleer het overzicht van de ontwerprisico's en pas deze eventueel aan; 2. Vul het overzicht van de ontwerprisico's aan met kritieke punten, die door bestekschrijver en directie UAV worden onderkend; 3. Bepaal het risico voor de onderkende kritieke punten; 4. Bepaal maatregelen ter bestrijding van de risico's; 5. Bepaal welke maatregelen worden vertaald in bestekseisen; 6. Geef aan voor welke risico's controlepunten worden vastgesteld; 7. Kwalificeer controlepunten als stop-, bijwoon- of registratiepunten; 8. Geef zo mogelijk aan welke gevolgbestrijdende maatregelen wenselijk c.q. mogelijk zijn; 9. Leg het voorgaande vast in de vorm van het toetsingsplan; 10. Leg het toetsingsplan ter vaststelling voor aan de opdrachtgever; 11. Neem het toetsingsplan op in het contractdossier.


oktober 1996

Model Toetsingsplan


Inhoud van een Toetsingsplan In het toetsingsplan komen doorgaans de volgende kolommen voor: 1. Geïdentificeerde kritieke punten; 2. Korte omschrijving aard van het risico; 3. Taxatie van de kans; 4. Taxatie van het gevolg (aard, minimale en maximale); 5. Gekwantificeerd risico (combinatie van kans en gevolg); 6. Waarschijnlijke oorzaken; 7. Mogelijke maatregelen (preventief, controle of gevolgbestrijdend); 8. Stop-, bijwoon- en registratiepunten; 9. Wanneer uit te voeren (projectfase); 10. Door wie uit te voeren; 11. Bevestiging uitvoering. Verschillende invalshoeken De risico's in de uitvoering hangen samen met bijvoorbeeld: - nieuwheid van de toegepaste technieken; - onvoldoende ervaring van de opdrachtnemer met gelijksoortige projecten; - onvoldoende procesbeheersing; - inadequate bouwstoffen; - onvoldoende kwaliteitsborging door opdrachtnemer; - eerdere slechte ervaringen met de opdrachtnemer; - onbekende opdrachtnemer; - aanbesteding ver onder de raming; - realisatie onder grote tijdsdruk; - realisatie in ongunstige omstandigheden (bijv. weersgesteldheid). Onderhoudsbestek Bij een onderhoudsbestek vindt de risicobepaling in de besteksfase plaats. De bestekschrijver stelt samen met de directie UAV het toetsingsplan op. Dit gebeurt in principe op dezelfde wijze als hiervoor omschreven alleen wordt niet uitgegaan van de verificatie-matrix. In het tweede jaar kan volstaan worden met het actualiseren van het toetsingsplan van het voorgaande onderhoud. Uitwerken maatregelen in besteksbepalingen Indien bij het ontwerp kritieke punten zijn geïdentificeerd waarbij zich risico's voordoen die weggenomen moeten worden door het nemen van specifieke maatregelen tijdens de uitvoering, dan moet vastgesteld worden of deze maatregelen in het bestek moeten worden opgenomen of niet.


oktober 1996

Model Toetsingsplan


Indien deze risico's binnen de normale contractverhoudingen voor rekening en verantwoording van de aannemer komen, hoeven deze niet in het bestek te worden opgenomen. Het behoort immers tot de normale verantwoordelijkheden van de aannemer om het risico te dragen en daarvoor binnen zijn eigen verantwoordelijkheid al dan niet maatregelen te nemen. Indien het risico voor rekening en verantwoording van de opdrachtgever komt, kan een dergelijke maatregel in het bestek worden opgenomen. De aannemer heeft recht op betaling hiervoor en kan bij de inschrijving hiermee rekening houden. Hieraan kan natuurlijk een controlepunt ter toetsing van de juiste uitvoering van de maatregel gekoppeld worden. Dit alles laat onverlet dat bij gebleken risico's voor de opdrachtgever kan (en soms moet) worden overgegaan tot het nemen van maatregelen, ook als dit niet in het bestek vermeld staat. De bestekschrijver levert als eindproduct het bestek af. Hij heeft daarin de in het toetsingsplan vastgestelde maatregelen verwerkt in de vorm van besteksbepalingen.

4.3 Modellen Op basis van bovenstaande tekst kan men drie modellen bedenken: 1. Een voorbeeld van een versie aangepast aan specifieke omstandigheden (opbouw contract, persoonlijke wensen); 2. Een gestripte versie die als absoluut minimum kan worden gezien (zie figuur 4.1); 3. Een model conform bovenstaande lijst onder het kopje Toetsingsplan (zie figuur 4.2).


Model Toetsingsplan

Product (onderdeel)

[1] Leiding

Persing

Schade aan derden


Kritiek onderdeel

s,

Te nemen maatregel

B, Omschrijving

Kans

Gevolg

Maatregel

P, Cof GB

of R

[2]

[3]

[4]

[5a]

[5b]

[6]

Lassen

Functieverlies waterkering

Te lage grondwaterstand

laag

gemiddeld

vloeistof in milieu - onderlopen bebouwing - vertraging project

gemiddeld

verzakken woningen

afpersen met water

P

grondonderzoek (RWS)

P

minimum kwaliteit damwand voorschrijven

P

juiste uitvoering van doorvoer

C

B

minimaal waterpeil voorschrijven

P

R

Figuur 4.1 Model 1 van een Toetsingsplan Toelichting bij figuur 4.1 Kwalificaties te gebruiken in kolom [3]:

NIHIL,

LAAG,

GEMIDDELD,

HOOG,

ZEKER Kwalificaties te gebruiken in kolom [4]: betekenis code in kolom [5b]: betekenis code in kolom [6]:


ONMERKBAAR, BEPERKT, ERNSTIG, ZEER ERNSTIG of CATASTROFAAL of het gevolg kwalitatief beschrijven Preventieve maatregel (P), Controlerende maatregel (C) of Gevolg Bestrijdende maatregel (GB) Stoppunt (S), Bijwoonpunt (B) of Registratiepunt (R)

oktober 1996

Model Toetsingsplan

Post nr.


Product (onderdeel)

Kritiek onderdeel

Te nemen maatregel

Omschrijving [0]

[1]

[2]

40.10.10

Leiding

Lassen

Kans

Gevolg

Risico PM4]

Waarschijnlijke gevolgen

[3]

[4]

[5]

[6]

laag

vloeistof in milieu - onderlopen bebouwing

40.20.10

40.50.10

Functieverlies waterkering

Persing

Schade aan derden

s, B,

Te lage grondwaterstand

gemiddeld - vertraging project

gemiddeld

verzakken woningen

P, Cof GB

of R

[7a]

[7b]

[8]

afpersen met water

P

grondonderzoek (RWS)

P

minimum kwaliteit damwand voorschrijven

P

juiste uitvoering van doorvoer

C

B

minimaal waterpeil voorschrijven

P

R

Maatregel

Figuur 4.2 Model 2 van een Toetsingsplan Toelichting bij figuur 4.2 Kwalificaties te gebruiken in kolom [3]: Kwalificaties te gebruiken in kolom [4]: betekenis code in kolom [7]: betekenis code in kolom [8]:


NIHIL, LAAG, GEMIDDELD, HOOG, ZEKER ONMERKBAAR, BEPERKT, ERNSTIG, ZEER ERNSTIG of CATASTROFAAL of

het gevolg kwalitatief beschrijven Preventieve maatregel (P), Controlerende maatregel (C) of Gevolg Bestrijdende maatregel (GB) Stoppunt (S), Bijwoonpunt (B) of Registratiepunt (R)

oktober 1996

5



5 Aanbesteding en gunning 5.1 Algemeen, pagina 2 5.2 Selectiemethode, pagina 4 5.3 Stappenplan, pagina 6 5.4 Toelichting op enkele geschiktheidseisen, pagina 8 5.5 Voorbeeldbrief, pagina 12


oktober 1996



5 Aanbesteding en gunning 5.1 Algemeen Een gecertificeerd kwaliteitssysteem In het kader van het kwaliteitsbeleid, zoals vastgesteld door de Directieraad, wordt vanaf 1 januari 1997 aan aannemers de geschiktheidseis gesteld dat zij voor de uitvoering van werken moeten beschikken over een op basis van ISO 9002 gecertificeerd kwaliteitssysteem. In de periode hieraan voorafgaand is het van belang ervaring op te doen met uitvoeren van werken onder kwaliteitsborging. Geschiktheidseisen Een van de aspecten hierbij is de selectie van aannemers die inmiddels beschikken over een geheel of gedeeltelijk kwaliteitssysteem. De selectie kan mede plaatsvinden door het stellen van geschiktheidseisen. De potentiële gegadigden kunnen via te overleggen gegevens aantonen dat zij voldoen aan de gestelde geschiktheidseisen ten aanzien van het werken onder kwaliteitsborging. Toetsing van het vermogen tot kwaliteitsborging Dit hoofdstuk gaat over de wijze waarop het vermogen tot kwaliteitsborging tijdens de aanbesteding kan worden getoetst. Het gaat hier om de werkwijze bij normale, niet al te complexe werken met een normaal risicoprofiel. Bij meer specifieke werken (complex, risicovol, specialistisch) zal het nodig én mogelijk blijven om: - speciale eisen te stellen; - dieper door te vragen dan in dit hoofdstuk wordt aanbevolen; - om die reden aanbesteding met voorafgaande selectie toe te passen. De Bouwdienst heeft voor deze categorie specifieke werken een aanpak ontwikkeld met een meer inhoudelijke beoordeling van de kwaliteitssystematiek van de potentiële opdrachtnemers in geval van aanbesteding met voorafgaande selectie.




Verband geschiktheidseisen en ISO 9002 Achterin dit hoofdstuk is voor werken met een normaal risicoprofiel, een lijst opgenomen met te stellen geschiktheidseisen en de daarbij behorende over te leggen gegevens met betrekking tot het kwaliteitssysteem (zie tabel 5.2). Deze lijst kan gebruikt worden bij: - openbare aanbestedingsprocedures; - aanbestedingen met voorafgaande selectie; - onderhandse aanbestedingen; - onderhandse aanbestedingen na selectie. Gefaseerde opbouw geschiktheidseisen De geschiktheidseisen zijn gerelateerd aan de eisen die in ISO 9002 gesteld worden met betrekking tot een kwaliteitssysteem. Tot 1 januari 1997 is certificatie nog niet vereist en hoeven de bedrijven nog niet aan deze norm te voldoen. In CROW-verband is afgesproken dat selectie op geschiktheidseisen kan plaatsvinden mits dat gefaseerd gebeurt en de selectie aan de hand van objectieve criteria plaatsvindt. De in CROW-verband gemaakte afspraken in deze staan vermeld in Publicatie 90 Kwaliteitsborging: Aanbesteding en gunning, bijlage IV 'Gefaseerde opbouw geschiktheidseisen'. Selectiemethode van potentiële aannemers Door het Projectbureau Kwaliteitszorg RWS-werken is in dit kader een methode voor de selectie van potentiële opdrachtnemers op het aspect kwaliteitszorg en een overzicht van daarbij te stellen geschiktheidseisen uitgewerkt. Deze methode is gebaseerd op de hiervoor genoemde publicatie van CROW en de ISO 9002 en wijkt daarvan slechts op enkele noodzakelijk gebleken punten af. De methode toetst op vrij eenvoudige wijze of een gegadigde in aanmerking komt, gezien de gestelde eisen. Er is geen sprake van een score op grond waarvan men bijvoorbeeld de beste vijf zou kunnen selecteren. De methode van selectie en het gebruik van de lijst met geschiktheidseisen worden onderstaand toegelicht. Doel van de methode Het doel van de methode is het geven van een handreiking voor het stellen van adequate geschiktheidseisen en het objectief beoordelen van de overgelegde gegevens zodat een doeltreffende en verantwoorde selectie op het aspect kwaliteitszorg kan worden uitgevoerd. N.B. De hier aangereikte methode is uitsluitend bedoeld voor gebruik in het overgangsjaar 1996! Daarna is zij mogelijk nog bruikbaar indien om speciale redenen certificatie in een bepaald geval nog niet wordt geëist


oktober 1996



5.2 Selectiemethode Openbaar of onderhands aanbesteden De aanschrijving aanbestedingen IU/165660 van december 1993 geeft aan wanneer openbaar dan wel onderhands kan worden aanbesteed (d.m.v. grensbedragen). In beide gevallen is de in tabel 5.2 beschreven methode in te passen in de aanbestedingsprocedure en daarbij te stellen geschiktheidseisen van andere aard, zoals omzet en ervaring. Principe van de methode Om kwaliteitsborging bij de uitvoering van projecten goed vorm te kunnen geven is het noodzakelijk dat bedrijven beschikken over een kwaliteitssysteem of belangrijke onderdelen daarvan. De selectie is gebaseerd op het stellen van geschiktheidseisen die betrekking hebben op aspecten van het kwaliteitssysteem van de gegadigde. De beoordeling of de potentiële opdrachtnemers voldoen aan de geschiktheidseisen, gebeurt aan de hand van over te leggen gegevens. Per geschiktheidseis is aangegeven welke gegevens moeten worden overgelegd. Deze gegevens zijn het bewijsmateriaal voor het al dan niet voldoen aan de geschiktheidseis.


oktober 1996



Clusters De geschiktheidseisen zijn gegroepeerd in een aantal clusters naar aandachtsgebied. In de lijst zijn de volgende zeven clusters opgenomen: - beleid en organisatie - procedures - evaluatie - documentenbeheersing - opleiding en kwalificaties - beheersing keuringsmiddelen - projectspecifieke eisen. Categorieën Bij het stellen van geschiktheidseisen is het zinnig om onderscheid te maken in de volgende twee categorieën: Categorie 1: Aspecten die van cruciaal belang zijn voor kwaliteitsborging; Categorie 2: Aspecten die vooralsnog minder cruciaal zijn. Het al dan niet cruciaal zijn van bepaalde aspecten hangt samen met de aard en omvang van het uit te voeren werk en met name met de specifieke risico's en doelstellingen die aan het project verbonden zijn. De indeling in categorieën maakt het mogelijk om per project een pakket geschiktheidseisen samen te stellen dat aansluit bij de specifieke risico's die daarbij door de opdrachtgever worden onderkend. Voorwaarden voor selectie Aan alle geschiktheidseisen uit categorie 1 moet worden voldaan om geselecteerd te worden. Het is raadzaam om per cluster een beperkt aantal geschiktheidseisen van deze categorie op te nemen. Bijvoorbeeld 2. Gelet op het grote aantal geschiktheidseisen in de cluster Procedures zijn in deze lijst 4 van de 13 geschiktheidseisen ingedeeld in categorie 1. Aan een vooraf, per geval, bepaald deel van de geschiktheidseisen uit categorie 2 moet voldaan zijn om geselecteerd te worden. Het aantal te stellen geschiktheidseisen in deze categorie is niet begrensd zolang het de normaal aan een kwaliteitssysteem te stellen eisen betreft (ISO 9002). Een potentiële opdrachtnemer is geselecteerd indien per cluster is voldaan aan alle eisen van categorie 1 en aan het voor die cluster bepaalde minimum aantal van categorie 2. De geschiktheidseisen zijn zo geformuleerd dat aan de hand van de over te leggen gegevens beoordeeld kan worden of daaraan wel of niet wordt voldaan.


oktober 1996



Het is een ja- of nee-keuze. Er vindt derhalve geen weging van de kwaliteit van de geleverde informatie plaats in termen van onvoldoende, voldoende, goed en beter. Certificeringseis Bij deze methode vindt geen toetsing plaats of de betreffende organisatie daadwerkelijk functioneert zoals in de overgelegde informatie is vastgelegd. Deze beperking vinden wij voor het overgangsjaar 1996 aanvaardbaar. Vanaf 1 januari 1997 geldt de certificeringseis en daarbij heeft deze toetsing plaatsgevonden door een certificerende instelling. Combinaties Indien er combinaties tot de potentiële opdrachtnemers behoren, dient elk der deelnemers in de combinatie de gevraagde gegevens uit zijn eigen kwaliteitssysteem over te leggen. De beoordeling vindt dan plaats voor elk van de deelnemers in de combinatie. Alle deelnemers in de combinatie moeten voldoen aan de gestelde geschiktheidseisen. In de lijst met geschiktheidseisen zijn geen aanvullende eisen voor combinaties opgenomen. Gecertificeerde bedrijven Gecertificeerde bedrijven kunnen volstaan met het overleggen van een kopie van het kwaliteitssysteemcertificaat. Indien het om combinaties gaat geldt dit evenzo, waarbij elke combinant een kopie van het kwaliteitssysteemcertificaat dient te overleggen.

5.3 Stappenplan Hoe te gebruiken? In deze paragraaf wordt stapsgewijze uiteengezet hoe men de uitgewerkte methode kan hanteren. Stap 1: Keuze geschiktheidseisen Bepaal voor elke selectie welke geschiktheidseisen met betrekking tot het kwaliteitssysteem per cluster van belang zijn en deel deze in, in de categorieën 1 en 2. Ga daarbij uit van de specifieke risico's die er in het project met betrekking tot de kwaliteit zijn. Geef per cluster aan hoeveel geschiktheidseisen van categorie 2 in de lijst worden opgenomen en aan hoeveel daarvan minimaal moet worden voldaan om geselecteerd te worden.


oktober 1996



Indien er in een speciaal geval behoefte is aan het stellen van heel specifieke geschiktheidseisen met betrekking tot het kwaliteitssysteem kunnen deze toegevoegd worden in de laatst genoemde cluster. Bedenk daarbij dat het gaat om selectie op grond van het hebben van een kwaliteitssysteem binnen het bedrijf en niet om projectspecifïeke uitwerkingen omdat die in het na de gunning op te stellen kwaliteitsplan aan de orde komen. De in dit kader te stellen eisen mogen nimmer verder gaan dan de eisen in ISO 9002. Stel geen technisch-inhoudelijke eisen in het kader van selectie. Stap 2: Samenstelling van de lijst Stel na de keuze een lijst samen met daarin de geschiktheidseisen, de aanduiding van de categorie en de bijbehorende te overleggen gegevens. Maak daarbij zo veel mogelijk gebruik van de teksten uit de uitgebreide lijst van tabel 5.2. Op de bij deze Leidraad gevoegde diskette zijn bedoelde teksten ook opgenomen. Voorzie deze lijst tevens van een passende toelichting voor de potentiële opdrachtnemers. Stap 3: Bekendmaking aan potentiële opdrachtnemers Verstrek de lijst met geschiktheidseisen en over te leggen gegevens met de bijbehorende toelichting aan potentiële opdrachtnemers. Dit gebeurt uiteraard samen met de overige bescheiden die in het kader van de gekozen procedure aan potentiële opdrachtnemers verstrekt worden. Stap 4: Beoordeling overgelegde gegevens Alvorens de door potentiële opdrachtnemer overgelegde gegevens met betrekking tot het kwaliteitssysteem te beoordelen, eerst vaststellen of aan de overige in de procedure gestelde eisen, bijvoorbeeld omzet en ervaring, wordt voldaan. Pas als een potentiële opdrachtnemer voldoet aan deze eisen kan het beoordelen van de overgelegde gegevens met betrekking tot het kwaliteitssysteem beginnen. Beoordeel per gestelde geschiktheidseis of de door de potentiële opdrachtnemers overgelegde gegevens voldoen door de gegevens in te zien. De overgelegde gegevens voldoen niet indien ze aanwijsbaar niet in overeenstemming zijn met de gestelde geschiktheidseis (gebaseerd op ISO 9002 en de vertaling daarvan in officieel aanvaarde documenten). Stel per cluster vast of voldaan wordt aan het daar vermelde minimum aantal geschiktheidseisen van categorie 2. De beoordeling kan door een ter zake deskundige medewerker van de directie UAV worden uitgevoerd. Hij komt daarbij tot een beredeneerd oordeel of de overgelegde gegevens wel of niet voldoen aan de gestelde geschiktheidseisen.


oktober 1996



Een bedrijf is geselecteerd indien: a. voldaan is aan alle geschiktheidseisen van categorie 1 en b. in alle clusters voldaan is aan het daar vermelde minimum aantal van categorie 2. Stap 5: Terugkoppeling Het is mogelijk om alle potentiële opdrachtnemers te berichten over het al dan niet geselecteerd zijn. Geef daarbij aan aan welke geschiktheidseisen zij wel en aan welke zij niet hebben voldaan. Bij openbare aanbesteding kan het om een groot aantal gegadigden gaan, waardoor individuele terugkoppeling veel werk met zich mee brengt. In zo'n geval kan dit achterwege worden gelaten.

5.4 Toelichting op enkele geschiktheidseisen Cluster procedures: geschiktheidseisen nrs. 8 en 12 De procedures betreffende de registratie van keurings- en beproevingsresultaten (8) respectievelijk het omgaan met afwijkingen (12) zijn bij kwaliteitsborging van groot belang. Per project kan bezien worden of het - gelet op de aard en omvang van dat project - nodig is deze reeds in het overgangsjaar 1996 in categorie 1 in te delen. Cluster procedures: geschiktheidseis nr. 10 Kwaliteitskritische producten proceskenmerken zijn die kenmerken waarvan bekend is dat er een relatief groot risico is op het ontstaan van kwaliteitsafwijkingen. Daarbij is de kans op het ontstaan van een afwijking groot of het gevolg van een afwijking ernstig.


oktober 1996



De overgelegde gegevens geven inzicht in enkele belangrijke werkprocessen waarmee een relatief groot risico is verbonden. Door inzage in de werkprocessen kan ook inzicht verkregen worden in de beheersings- en controlemaatregelen die daarbij gelden om deze processen te beheersen en te bewaken. Beperk u tot het vragen van beschrijvingen van een of enkele kritische werkprocessen. Enkele voorbeelden zijn: - asfaltverwerking; - aanleggen zandbaan; - leggen van rioleringsstreng. Cluster procedures: geschiktheidseis nr. 11 Idem als bij de voorgaande geschiktheidseis maar nu op het niveau van de werkinstructie. Dit betreft hoe op detailniveau specifieke kwaliteitskritische werkzaamheden uitgevoerd zullen worden. Beperk u tot het vragen van hooguit enkele van dergelijke werkinstructies. Cluster projectspecifieke eisen: geschiktheidseis nr. 1 In deze cluster kunt u eisen ten aanzien van het kwaliteitssysteem stellen die in de context van het uit te voeren project van groot belang zijn. Het moet daarbij altijd gaan om eisen die ontleend worden aan ISO 9002. Het gaat hier niet om eisen die het overleggen van projectspecifieke documenten noodzakelijk maken. In tabel 5.1 op de hierna volgende pagina is een voorbeeld van een projectspecifieke geschiktheidseis gegeven. Deze is ontleend is aan een eis uit ISO 9002. Bij complexe werken is een adequate afstemming van mensen, materieel en werkprocessen van groot belang. Dat stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het projectmanagement en dus aan de kwalificaties van de projectmanager. Dat is al het geval in de bestaande situatie, en bij de invoering van kwaliteitsborging blijft dat zo.


oktober 1996



Tabel 5.1 Verband geschiktheidseisen en ISO 9002 Geschiktheidseisen

Eisen ISO 9002

Cluster beleid en organisatie: Geschiktheidseis 1 2 3 4 5

4.1.1 4.1.1 4.1.2.3 4.1.2.1 4.1.2.1

Cluster procedures: Geschiktheidseis

Cluster evaluatie: Geschiktheidseis

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

4.3.1 + 4.3.4 4.6.1 + 4.6.3 4.6.1 + 4.6.2 4.6.2.C 4.10.1+4.10.2 4.10.1+4.10.3 + 4.10.4 4.10.1+4.10.2 4.10.1 +4.10.5 4.7 4.9a + d + e + f 4.9 4.3.1 +4.3.3 + 4.13 4.9

1 2 3

4.17 4.1.3 4.14.1+4.14.2

Cluster documentenbeheersing: Geschiktheidseis 1 2

4.5 4.5

Cluster opleiding en kwalificaties: Geschiktheidseis 1 2 3

4.1.2.2 4.18 4.1.2.2

Cluster beheersing keuringsmiddelen: Geschiktheidseis 1 2 3

4.11.2a+b 4.11.2c 4.11.2d + e

Cluster projectspecifïek: Geschiktheidseis 1

4.18


oktober 1996



Alleen voor complexe projecten is het stellen van een geschiktheidseis ten aanzien van de kwalificaties (opleiding en ervaring) van het projectmanagement te overwegen. Indien u van mening bent dat dit in een bepaald geval van toepassing is, kunt u gebruik maken van de voorbeeldformulering in de lijst met geschiktheidseisen. Ter ondersteuning van de bewijsvoering dat een aannemer aan een bepaalde clustervraag voldoet, kunnen producten procescertificaten een aanzienlijke rol spelen.

Verband geschiktheidseisen en de eisen uit ISO 9002 Om het verband tussen de overgelegde gegevens en de eisen uit de ISO 9002 goed te kunnen leggen, is in tabel 5.1 een matrix opgenomen waarin dit verband is aangegeven. Per geschiktheidseis is aangegeven aan welke eis uit ISO 9002 deze is gerelateerd. Het is niet altijd zo dat de geschiktheidseis volledig overeenkomt met de eis uit ISO 9002: soms is een eis uit ISO 9002 opgesplitst in meerdere geschiktheidseisen. Soms zijn niet alle aspecten van een ISO-eis in de gestelde geschiktheidseis opgenomen.


oktober 1996



5.5 Voorbeeldbrief Hierna volgt een voorbeeldtekst voor een brief die als toelichting kan dienen bij de lijst met geschiktheidseisen en over te leggen gegevens (tabel 5.2). Gecertificeerd kwaliteitssysteem per 1 januari 1997 vereist Per 1 januari 1997 stelt Rijkswaterstaat als eis dat bedrijven over een gecertificeerd kwaliteitssysteem beschikken om in aanmerking te komen voor de uitvoering van werken. In het kader van de voorbereiding hierop voert Rijkswaterstaat een aantal projecten uit onder toepassing van kwaliteitsborging. Deze projecten voeren wij graag uit met bedrijven die reeds belangrijke vorderingen hebben gemaakt met de ontwikkeling en de toepassing van een kwaliteitssysteem. In verband met één van deze projecten is een lijst met geschiktheidseisen en over te leggen gegevens met betrekking tot het kwaliteitssysteem opgesteld, die afgestemd is op de aard en omvang van het project en de specifieke risico's en doelstellingen die ermee verbonden zijn. Deze lijst is ook voor andere projecten bruikbaar. De geschiktheidseisen zijn gebaseerd op ISO 9002. Aan de hand van de door u over te leggen gegevens stellen wij vast of u aan de gestelde geschiktheidseisen voldoet. Na deze vaststelling ontvangt u daarover bericht. Lijst met geschiktheidseisen Bijgaand treft u de genoemde lijst met geschiktheidseisen aan. De lijst is verdeeld in een aantal clusters. Elke cluster heeft betrekking op een aandachtsgebied. Per eis is aangegeven welke gegevens daarbij overgelegd moeten worden. Deze gegevens dienen als bewijsmateriaal voor het al dan niet voldoen aan de gestelde eis. Alle geschiktheidseisen zijn voorzien van een categorie-aanduiding in de eerste kolom. Categorie 1 wil zeggen dat aan deze eis voldaan moet zijn om geselecteerd te worden. Categorie 2 wil zeggen dat ten minste aan het voor die cluster geldende minimum aantal geschiktheidseisen voldaan moet zijn om geselecteerd te worden. Voor categorie 2 geldt het principe dat het niet voldoen aan een bepaalde eis gecompenseerd kan worden door het voldoen aan een andere eis uit dezelfde cluster. Het per cluster geldende minimum aantal waaraan u moet voldoen, kunt u vinden in de kop van de betreffende cluster. Over te leggen gegevens In de laatste kolom zijn de door u over te leggen gegevens opgesomd. Per geschiktheidseis is vermeld welke gegevens overgelegd moeten worden. Indien de over te leggen gegevens in meer dan één document vastliggen, dient


oktober 1996



u alle daarbij relevante documenten over te leggen. U dient er zorg voor te dragen dat de over te leggen gegevens zodanig zijn geïdentificeerd dat duidelijk is bij welke van de gestelde eisen zij als bewijsmateriaal dienen. Een eis is dat alle door u over te leggen gegevens door de directie van uw bedrijf of haar daartoe gemandateerde vertegenwoordiger moeten zijn goedgekeurd. Wij gaan er niet zonder meer vanuit dat de door u overgelegde gegevens deze goedkeuring hebben verkregen. Daarom moet bij de aanbieding van deze gegevens expliciet wórden vermeld (verwijzing naar de documenten) dat de directie die documenten heeft geaccordeerd. Combinaties Indien de potentiële opdrachtnemer een combinatie betreft, moet elke deelnemer in de combinatie de gevraagde gegevens overleggen en moet elke deelnemer aan de gestelde geschiktheidseisen voldoen. Gecertificeerde bedrijven Potentiële opdrachtnemers die reeds over een gecertificeerd kwaliteitssysteem beschikken, kunnen volstaan met het overleggen van een kopie van het kwaliteitssysteemcertifïcaat. De beoordeling Na ontvangst van de door u over te leggen gegevens worden deze door ons beoordeeld. Op de eerste plaats wordt vastgesteld of voldaan wordt aan alle gestelde geschiktheidseisen van categorie 1. Indien aan al deze geschiktheidseisen wordt voldaan, stellen wij vervolgens vast aan welke van de gestelde geschiktheidseisen van categorie 2 voldaan wordt. Per cluster van geschiktheidseisen uit categorie 2 moet ten minste voldaan worden aan het daar genoemde minimum aantal. In het geval dat het een combinatie betreft, worden de deelnemers in de combinatie ieder afzonderlijk beoordeeld en moeten alle deelnemers aan de geschiktheidseisen voldoen. Bevestiging Na de beoordeling informeren wij u over onze conclusie over het al dan niet voldoen aan de gestelde geschiktheidseisen.


oktober 1996



Tabel 5.2 Vragenlijst met geschiktheidseisen en over te leggen gegevens met betrekking tot het kwaliteitssysteem Cluster beleid en organisatie Categorie 1 aan alle eisen voldoen; categorie 2 aan minimaal x eisen voldoen. Cat.

Geschiktheidseisen

Over te leggen gegevens

1

1 Vastgelegd kwaliteitsbeleid met bijbehorende doelstellingen.

Een beschrijving van het kwaliteitsbeleid met de bijbehorende doelstellingen.

1

2 Kwaliteitsbeleid met bijbehorende doelstellingen moet bekend zijn bij de medewerkers.

Een overzicht van de uitgevoerde acties om het kwaliteitsbeleid en de bijbehorende doelstellingen bekend te maken bij de medewerkers.

2

3 Een aangewezen vertegenwoordiger van de bedrijfsdirectie met goed omschreven verantwoordelijkheden en bevoegdheden om te bewerkstelligen dat aan de gestelde eisen wordt voldaan.

Een overzicht van de functienaam, de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de vertegenwoordiger van de bedrijfsdirectie die moet bewerkstelligen dat aan de gestelde eisen wordt voldaan.

2

4 Vastgelegde verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle personen die werkzaamheden met betrekking tot kwaliteitsborging verrichten of daar leiding aan geven.

Een overzicht van de functienamen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle personen die werkzaamheden met betrekking tot kwaliteitsborging verrichten of daar leiding aan geven (inclusief de directievertegenwoordiger).

2

5 In een organisatieschema vastgelegde verhoudingen tussen alle personen die werkzaamheden met betrekking tot kwaliteitsborging verrichten of daar leiding aan geven. Het schema moet in elk geval de situatie voor de (standaard-)projectorganisatie weergeven.

Een organisatieschema met daarin de vastgelegde verhoudingen tussen alle personen die werkzaamheden met betrekking tot kwaliteitsborging verrichten of daar leiding aan geven.


oktober 1996



Tabel 5.2 Vragenlijst met geschiktheidseisen en over te leggen gegevens met betrekking tot het kwaliteitssysteem (vervolg)

Cluster procedures (1) Categorie 1 aan alle eisen voldoen; categorie 2 aan minimaal x eisen voldoen Geschiktheidseisen


1

1 Een vastgelegde procedure voor de beoordeling of aan alle eisen in de bestekken van werken waarop wordt ingeschreven, kan worden voldaan. De procedure moet het schriftelijk vastleggen van het beoordelingsresultaat omvatten.

De procedure(s) voor de beoordeling of aan alle eisen in de bestekken van werken waarop wordt ingeschreven, kan worden voldaan

1

2 Een vastgelegde procedure met betrekking tot de inkoop van bouwstoffen en de diensten van onderaannemers. In de procedure moet vastgelegd zijn hoe de kwaliteitseisen met de toeleverancier of onderaannemer worden overeengekomen en vastgelegd.

De procedure(s) met betrekking tot de inkoop van bouwstoffen en de diensten van onderaannemers.

1

3 Een vastgelegde procedure met betrekking tot het selecteren en periodiek beoordelen van toeleveranciers en onderaannemers. De in de procedure vastgelegde beoordelingscriteria moeten waarborgen dat op grond hiervan goedgekeurde bedrijven het vermogen hebben om aan gestelde eisen te voldoen.

De procedure(s) met betrekking tot de selecteren en periodiek beoordelen van toeleveranciers en onderaannemers.

1

4 Een vastgelegde procedure waarin is beschreven hoe het bedrijf een keuringsplan voor een opdracht op- en vaststelt. Uit de procedure moet blijken hoe met het keuringsplan aangetoond kan worden dat de voorgeschreven kwaliteit gerealiseerd is.

De procedure(s) betreffende de op- en vaststelling van een keuringsplan door het bedrijf, waaruit blijkt dat met een op deze wijze vastgesteld keuringsplan aangetoond kan worden dat de voorgeschreven kwaliteit gerealiseerd

Cat.


is.

oktober 1996



Tabel 5.2 Vragenlijst met geschiktheidseisen en over te leggen gegevens met betrekking tot het kwaliteitssysteem (vervolg)

Cluster procedures (2) Categorie 1 aan alle eisen voldoen; categorie 2 aan minimaal x eisen voldoen Cat.

Geschiktheidseisen


2

5 Alle goedgekeurde toeleveranciers en onderaannemers moeten vastgelegd zijn in een overzicht.

Een overzicht van alle goedgekeurde toeleveranciers en onderaannemers.

2

6 Een vastgelegde procedure waarin is aangegeven hoe bij aanvoer van bouwstoffen op het werk de verificatie op het voldoen aan de in het bestek gestelde eisen verloopt.

De procedure(s) betreffende de verificatie van bouwstoffen op het voldoen aan de in het bestek gestelde eisen

2

7 Een vastgelegde procedure waarin is aangegeven op welke wijze de kwaliteitsborging van de door onderaannemers te verrichten werkzaamheden tot stand wordt gebracht.

De procedure(s) waarin is aangegeven op welke wijze de kwaliteitsborging van de door onderaannemers te verrichten werkzaamheden tot stand wordt gebracht.

2

8 Een vastgelegde procedure waarin is beschreven hoe keurings- en beproevingsresultaten van projecten worden vastgelegd. De registratie moet zodanig zijn dat daarmee kan worden aangetoond dat de voorgeschreven kwaliteit bereikt is.

De procedure(s) waarin is beschreven hoe keurings- en beproevingsresultaten van projecten worden vastgelegd.

2

9 Een vastgelegde procedure waarin is beschreven hoe de verificatie, de opslag en het beheer van door de opdrachtgever verstrekte bouwstoffen worden geregeld.

De procedure(s) waarin is beschreven hoe de verificatie, de opslag en het beheer van door de opdrachtgever verstrekte bouwstoffen worden geregeld.


oktober 1996



Tabel 5.2 Vragenlijst met geschiktheidseisen en over te leggen gegevens met betrekking tot het kwaliteitssysteem (vervolg) Cluster procedures (3) Categorie 1 aan alle eisen voldoen; categorie 2 aan minimaal x eisen voldoen. Cat.

Geschiktheidseisen


2

10 De volgende procedures/werkprocessen moeten zijn vastgelegd, waarbij is aangegeven hoe de kwaliteitskritische producten proceskenmerken worden beheerst en bewaakt. a b. (afhankelijk van het project in te vullen)

De beschrijvingen van de volgende werkprocessen: a b. (afhankelijk van het project in te vullen)

2

11 Vastgelegde werkinstructies voor de volgende kwaliteitskritische werkzaamheden (hoog afbreukrisico): a b. (afhankelijk van het project in te vullen)

De werkinstructies voor de volgende de kwaliteitskritische werkzaamheden: a b. (afhankelijk van het project in te vullen)

2

12 Een vastgelegde procedure betreffende het omgaan met afwijkingen van het contract.

De procedure(s) betreffende het omgaan met afwijkingen van het contract.

2

13 Een vastgelegde procedure voor de identificatie en bewaking van kritische punten in projecten in termen van tijd, en kwaliteit.

De procedure(s) voor de identificatie en bewaking van kritische punten in projecten in termen van tijd, en kwaliteit.


oktober 1996



Tabel 5.2 Vragenlijst met geschiktheidseisen en over te leggen gegevens met betrekking tot het kwaliteitssysteem (vervolg) Cluster evaluatie (1) Categorie 1 aan alle eisen; categorie 2 aan minimaal x eisen voldoen. Cat. 1

2

Geschiktheidseisen


1 Een vastgelegde procedure voor het uitvoeren van interne audits op het kwaliteitssysteem. Uit deze procedure moet ten minste blijken: - Dat de audits ten minste lx per jaar worden uitgevoerd; - Dat de ISO 9002 als norm wordt gehanteerd; - Dat het resultaat van de audit in een verslag wordt vastgelegd; - Hoe er wordt gehandeld bij geconstateerde tekortkomingen.

De procedure voor het uitvoeren van interne audits op het kwaliteitssysteem.

2 Een vastgelegde procedure voor het uitvoeren van een evaluatie van het kwaliteitssysteem door de bedrijfsdirectie. Uit deze procedure moet ten minste blijken: - Dat de evaluatie ten minste lx per jaar wordt uitgevoerd; - Dat het resultaat van de evaluatie in een verslag wordt vastgelegd; - Hoe de bevindingen worden vertaald in maatregelen ter correctie of verbetering van het kwaliteitssysteem.


Een verslag van de laatst gehouden interne audit op het kwaliteitssysteem.

De procedure voor het uitvoeren van een evaluatie van het kwaliteitssysteem door de bedrijfsdirectie. Een verslag van de laatst gehouden evaluatie van het kwaliteitssysteem.

oktober 1996



Tabel 5.2 Vragenlijst met geschiktheidseisen en over te leggen gegevens met betrekking tot het kwaliteitssysteem (vervolg) Cluster evaluatie (2) Categorie 1 aan alle eisen voldoen; categorie 2 aan minimaal x eisen voldoen. Cat.

Geschiktheidseisen


2

3 Een procedure voor het uitvoeren van projectevaluaties. Uit deze procedure moet ten minste blijken: - hoe vaak projectevaluaties worden uitgevoerd; - de resultaten van projectevaluaties in worden vastgelegd; - hoe de bevindingen worden vertaald in maatregelen ter correctie of verbetering van het kwaliteitssysteem.

De procedure voor het uitvoeren van projectevaluatie.


Een verslag van een recent gehouden projectevaluatie.

oktober 1996



Tabel 5.2 Vragenlijst met geschiktheidseisen en over te leggen gegevens met betrekking tot het kwaliteitssysteem (vervolg) Cluster documentenbeheersing Categorie 1 aan alle eisen voldoen; categorie 2 aan minimaal x eisen voldoen. Cat.

Geschiktheidseisen


1

1 Een procedure waarin is vastgelegd hoe de documenten die onderdeel zijn van het kwaliteitssysteem beheert worden. Uit deze procedure moet blijken: - wie documenten beoordeeld op hun geschiktheid en doelmatigheid; - wie documenten goedkeurt; - hoe documenten worden gedistribueerd naar de kopiehouders; - hoe geborgd is dat alleen de geldende versie van documenten worden gebruikt.

De procedure(s) voor het beheer van documenten die onderdeel zijn van het kwaliteitssysteem.

2

2 Een procedure waarin is vastgelegd hoe projectdocumenten en kwaliteitsgegevens beheert worden. Uit deze procedure moet blijken: - Hoe bestek, kwaliteitsplan, tekeningen, berekeningen en overige projectdocumenten worden beheert; - Hoe geborgd is dat uitsluitend geldige versies van de documenten worden gebruikt; - Hoe de kwaliteitsgegevens die betrekking hebben op het project worden beheert.

De procedure(s) voor het beheer van projectdocumenten en kwaliteitsgegevens.


oktober 1996



Tabel 5.2 Vragenlijst met geschïktheidseisen en over te leggen gegevens met betrekking tot het kwaliteitssysteem (vervolg) Cluster opleiding en kwalificaties Catego rie 1 aan alle eisen voldoen; categorie 2 aan minimaal x eisen voldoen. Geschïktheidseisen


1

1 De minimale opleidingen en kwalificaties van alle leidinggevende medewerkers en van alle medewerkers die rechtstreeks zijn betrokken bij de kwaliteitsborging moeten in een overzicht zijn vastgelegd.

Een overzicht van de minimale opleidingen en kwalificaties van alle leidinggevende medewerkers en van alle medewerkers die rechtstreeks zijn betrokken bij de kwaliteitsborging.

2

2 Een vastgelegde procedure voor het vaststellen van de opleidingsbehoefte en het voorzien in opleiding van alle personen die voor de kwaliteit kritische werkzaamheden verrichten.

De procedure(s) voor het vaststellen van de opleidingsbehoeften en in het voorzien van opleidingen.

3 Vastgelegde interne eisen voor de uitvoering van verificaties (keuring, beproeving en bewaking) en beschikken over geschoold en/of ervaren personeel voor de uitvoering daarvan.

Een overzicht van de vastgestelde interne eisen voor de uitvoering van verificaties.

Cat.

2


Het meest recente overzicht van de vastgestelde opleidingsbehoefte.

Een overzicht van de scholing en ervaring van de met verificatie belaste medewerkers.

oktober 1996



Tabel 5.2 Vragenlijst met geschiktheidseisen en over te leggen gegevens met betrekking tot het kwaliteitssysteem (vervolg) Cluster beheersing keuringsmiddelen Categorie 1 aan alle eisen voldoen; categorie 2 aan minimaal x eisen voldoen. Cat.

Geschiktheidseisen


1

1 Alle keurings-, meet- en beproevingsmiddelen die regelmatig worden gebruikt moeten op een lijst staan, waarbij per middel de meetnauwkeurigheid is aangegeven.

Een lijst met daarop een overzicht van alle keurings-, meet- en beproevingsmiddelen, die regelmatig worden gebruikt. Op de lijst moet per middel de meetnauwkeurigheid van het betreffende middel zijn vermeld.

2

2 Een vastgelegde procedure voor de werkwijze bij de periodieke kalibratie en de inen afstelling van de regelmatig gebruikte keurings-, meet- en beproevingsmiddelen.

De procedure(s) betreffende de werkwijze bij de periodieke kalibratie en de inen afstelling van de regelmatig gebruikte keurings-, meet- en beproevingsmiddelen.

3 De kalibratiestatus van alle regelmatig gebruikte keurings-, meet- en beproevingsmiddelen moet in een overzicht vastliggen.

Een overzicht van de kalibratiestatus van alle regelmatig gebruikte keurings-, meet- en beproevingsmiddelen.

2


oktober 1996



Tabel 5.2 Vragenlijst met geschiktheidseisen en over te leggen gegevens met betrekking tot het kwaliteitssysteem (vervolg) Cluster projectspecifieke eisen Categorie 1 aan alle eisen voldoen; categorie 2 aan minimaal x eisen voldoen. Cat.

1

Geschiktheidseisen


1 De in te zetten projectleider moet minimaal beschikken over de volgende kwalificaties: - opleiding op minimaal HBO-niveau; - opleiding project-management; - ervaring als projectleider in minimaal

Een overzicht van de kwalificaties van een of meer projectleiders) die in dit project ingezet kunnen worden in termen van: - genoten opleidingen; - opgedane ervaring als projectleider van combinatie-projecten.

twee combinatieprojecten van ten minste ƒ


6

Bestekteksten


6 Bestekteksten 6.1

Algemeen, pagina 2

6.2

Basiselementen, pagina 3

6.3

Stappenplan, pagina 7


oktober 1996

Bestekteksten


6 Bestekteksten 6.1 Algemeen De bestekteksten van de Rijkswaterstaat in de grond-, water- en wegenbouwsector worden in de meeste gevallen opgesteld volgens de RAW-systematiek. Deze systematiek wordt hier bekend verondersteld. Dit hoofdstuk geeft de besteksbepalingen weer die in het bestek moeten worden opgenomen op grond van de kwaliteitsborging voor de volgende varianten: - alleen basiselementen van kwaliteitszorg: het kwaliteitsplan is onderdeel van een algemeen tijdschema, een gedetailleerd werkplan of uitvoeringsplannen (zie paragraaf 6.2); - volgens het stappenplan: hierbij wordt het toezicht afgestemd op de kwaliteitsborging. De twee varianten geven de besteksbepalingen conform de bijlagen 2 en 3 van brief IB/D 221089 d.d. 19 juli 1996 van de hoofddirectie gericht aan de hoofden van dienst ressorterend onder het Directoraat-Generaal van Rijkswaterstaat (zie paragraaf 6.3).


oktober 1996


Bestekteksten

6.2 Basiselementen Deze paragraaf biedt de basiselementen van kwaliteitszorg, waarbij het kwaliteitsplan een onderdeel vormt van: - een algemeen tijdschema óf - een gedetailleerd werkplan óf - uitvoeringsplan(nen). De inhoud van deze paragraaf is conform de tekst van bijlage 2 bij de brief IB/D 221089 d.d. 19 juli 1996.

Bekendmakingen Openbare aanbestedingen Onder kopje "Geschïktheidseisen en gunningscriteria" toevoegen aan lid 2 als extra sub: - De inschrijver legt bij zijn inschrijving een door hem gewaarmerkte en gedateerde kopie van het kwaliteitssysteemcertificaat volgens ISO 9001 / ISO 9002' over. Het certificaat moet zijn afgegeven door een certificerende instelling erkend door een nationale accreditatie instelling. Het certificaat moet geldig zijn op de datum van aanbesteding. Het kwaliteitssysteemcertificaat moet betrekking hebben op de hierboven in dit punt 2 genoemde ervaringseis(en). Aanbestedingen met voorafgaande selectie Hierbij worden alleen gecertificeerde aannemers uitgenodigd. In de bekendmaking wordt onder "Aanmelding", lid 2 een nieuw sub-lid toegevoegd, luidend als volgt: m. Een door hem gewaarmerkte en gedateerde kopie van het kwaliteitssysteemcertificaat volgens ISO 9001 / ISO 90022 over. Het certificaat moet aan de gegadigde zijn afgegeven door een certificerende instelling erkend door een nationale accreditatie instelling. Het certificaat moet geldig zijn op de datum van aanmelding als gegadigde voor de onderhavige aanbesteding. Het kwaliteitssysteemcertificaat moet betrekking hebben op werkzaamheden welke hierna zijn genoemd onder "Uitnodiging", lid 1, sub d. Ingeval van een samengesteld werk "sub d" wijzigen in "sub e".

doorstrepen wat niet van toepassing is doorstrepen wat niet van toepassing is .


oktober 1996

Bestekteksten


Onderhandse aanbestedingen Hierbij dient de certificatie-eis in de lijst van voorwaarden te worden opgenomen op basis waarvan vooraf door de aanbestedende dienst wordt bepaald welke inschrijvers worden uitgenodigd. Een besteksbepaling in deel 1, punt 13 "Eisen en criteria" is dan niet noodzakelijk, doch wel wenselijk uit het oogpunt van rechtszekerheid. Men moet zich op de hoogte stellen welke bedrijven over een certificaat beschikken en op welke soort van werk het certificaat betrekking heeft.

In contracten (RAW-bestekken) op te nemen bepalingen ta.v. kwaliteitsborging Deel 1 van het bestek 13.

Eisen en criteria 06 Bij de beoordeling, of een inschrijver voor de opdracht van het werk in aanmerking komt, wordt mede in beschouwing genomen: - de hierna te noemen door de inschrijver over te leggen gegevens: a. de kopie van het kwaliteitssysteemcertificaat, zoals bedoeld in lid 08; b 08 De inschrijver legt bij zijn inschrijving een door hem gewaarmerkte en gedateerde kopie van het kwaliteitssysteemcertificaat volgens ISO 9001 / ISO 90021 over. Het certificaat moet zijn afgegeven door een certificerende instelling erkend door een nationale accreditatie instelling. Het certificaat moet geldig zijn op de datum van aanbesteding. Het kwaliteitssysteemcertificaat moet betrekking hebben op de werkzaamheden als genoemd in lid 01, sub a van dit punt 13.

doorstrepen wat niet van toepassing is


oktober 1996

Bestekteksten


Deel 3 van het bestek Hoofdstuk 01 "Algemene en administratieve bepalingen" In deel 3, paragraaf 01.24 de artikelen 01.24.01 en 01.24.02 toevoegen, luidend als volgt: 01.24 Kwaliteitsborging 01.24.01

Algemeenl 01 In aanvulling op artikel 31.24.04, lid 01 en/of artikel 31.84.04 van de Standaard 1995 is het gestelde in de hierna volgende artikelen eveneens van toepassing.

01.24.02

Kwaliteitsplan 01 De aannemer stelt ten behoeve van de uitvoering van het werk een kwaliteitsplan op. 02 Alle relevante documenten waarnaar in het kwaliteitsplan wordt verwezen moeten op het werk aanwezig zijn en te allen tijde voor de directie ter inzage. De aannemer verstrekt desgevraagd de directie door hem gewaarmerkte kopieën van deze documentatie. 03 Het kwaliteitsplan als apart onderdeel opnemen in het in artikel 01.13.01 van dit bestek genoemd algemeen tijdschema / het in artikel 01.13.02 van dit bestek genoemd gedetailleerd werkplan / andere uitvoeringsplannen volgens dit bestek2. 04 Het kwaliteitsplan bevat ten minste de volgende, op de uitvoering van dit bestek betrekking hebbende, onderdelen: a. Titelblad, met daarop vermeld: - het besteksnummer; - een korte omschrijving van het werk; - de datering en de ondertekening van de aannemer. b. Organisatie en personeel: - Organogram van de projectorganisatie van de aannemer, waarin alle betrokken functies zijn weergegeven;

Dit artikel alleen in de bestekken opnemen waarin asfaltverhardingen en/of emulsie-asfaltbeton worden voorgeschreven. Doorstrepen wat niet van toepassing is.


oktober 1996

Bestekteksten


-

05

06

07

08

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de leidinggevende functies (tot op het niveau van de uitvoerder) en van de sleutel-functies met betrekking tot kwaliteitsborging. Bij deze functies tevens aangeven aan welke functionaris verantwoording wordt afgelegd; c. Procesbeheersing: Processchema's van relevante processen met betrekking tot de uitvoering, met aanduiding van de kritieke punten. De relatie tussen deze kritieke punten en de van toepassing zijnde procedures en werkinstructies aangeven. Het processchema dat betrekking heeft op onderdelen van het werk waarvoor uitvoeringsplannen van de aannemer worden vereist, opnemen als onderdeel van het uitvoeringsplan. d. Keuringsplan: Aangeven door wie en hoe de volgens het bestek vereiste keuringen worden uitgevoerd. Uiterlijk op de werkdag na de datum van opdracht van het werk het kwaliteitsplan, als bedoeld in lid 04 in tweevoud ter acceptatie indienen bij de directie. In overleg met de directie mag het kwaliteitsplan worden gesplitst in deelkwaliteitsplannen die dan onderdeel moeten uitmaken van de volgens het bestek in te dienen uitvoeringsplannen. Voor zover dit bestek niet anders bepaalt, is het bepaalde in paragraaf 26, lid 1 tot en met lid 5 van de UAV 1989 van overeenkomstige toepassing. In aanvulling op paragraaf 26 van de UAV 1989 houdt de aannemer het (de) geaccepteerde (deel)kwaliteitsplan(nen) actueel. Indien veranderde omstandigheden en/of door de aannemer gewenste verbeteringen leiden tot wijzigingen in een onderdeel van het kwaliteitsplan, dan legt de aannemer de wijzigingen, gedateerd en ondertekend, in tweevoud aan de directie over. Op de in dit lid bedoelde wijzigingen is het gestelde in lid 07 van overeenkomstige toepassing.


oktober 1996

Bestekteksten


6.3 Stappenplan Deze paragraaf bevat de in RAW-bestekken en bijbehorende bekendmakingen op te nemen bepalingen ten aanzien van kwaliteitsborging, met daarop afgestemd toezicht. De inhoud is conform bijlage 3 bij brief IB/D 221089 d.d. 19 juli 1996 van de hoofddirectie gericht aan de hoofden van dienst ressorterend onder het Directoraat-Generaal van Rijkswaterstaat.

Bekendmakingen Openbare aanbestedingen Onder kopje "Geschiktheidseisen en gunningscriteria" toevoegen aan lid 2 als extra sub: - De inschrijver legt bij zijn inschrijving een door hem gewaarmerkte en gedateerde kopie van het kwaliteitssysteemcertificaat volgens ISO 9001 / ISO 90021 over. Het certificaat moet zijn afgegeven door een certificerende instelling erkend door een nationale accreditatie instelling. Het certificaat moet geldig zijn op de datum van aanbesteding. Het kwaliteitssysteemcertificaat moet betrekking hebben op de hierboven in dit punt 2 genoemde ervaringseis(en). Aanbestedingen met voorafgaande selectie Hierbij worden alleen gecertificeerde aannemers uitgenodigd. In de bekendmaking wordt onder "Aanmelding", lid 2 een nieuw sub-lid toegevoegd, luidend als volgt: m. Een door hem gewaarmerkte en gedateerde kopie van het kwaliteitssysteemcertificaat volgens ISO 9001 / ISO 90022 over. Het certificaat moet aan de gegadigde zijn afgegeven door een certificerende instelling erkend door een nationale accreditatie instelling. Het certificaat moet geldig zijn op de datum van aanmelding als gegadigde voor de onderhavige aanbesteding. Het kwaliteitssysteemcertificaat moet betrekking hebben op de werkzaamheden welke hierna zijn genoemd onder "Uitnodiging", lid 1, sub d. Ingeval van een samengesteld werk 'sub d' wijzigen in 'sub e'.

doorstrepen wat niet van toepassing is doorstrepen wat niet van toepassing is


oktober 1996

Bestekteksten


Onderhandse aanbestedingen Hierbij dient de certificatie-eis in de lijst van voorwaarden te worden meegenomen op basis waarvan vooraf door de aanbestedende dienst wordt bepaald welke inschrijvers worden uitgenodigd. Een besteksbepaling in deel 1, punt 13 "Eisen en criteria" is dan niet noodzakelijk, doch wel wenselijk uit het oogpunt van rechtszekerheid. Men moet zich op de hoogte stellen welke bedrijven over een certificaat beschikken en op welke soort van werk dit certificaat betrekking heeft.

Deel 1 van het Bestek 13.

Eisen en criteria 06 Bij de beoordeling, of een inschrijver voor de opdracht van het werk in aanmerking komt, wordt mede in beschouwing genomen: - de hierna te noemen door de inschrijver over te leggen gegevens: a. de kopie van het kwaliteitssysteemcertificaat, zoals bedoeld in lid 08; b 08 De inschrijver legt bij zijn inschrijving een door hem gewaarmerkte en gedateerde kopie van het kwaliteitssysteemcertificaat volgens ISO 9001 / ISO 90021 over. Het certificaat moet zijn afgegeven door een certificerende instelling erkend door een nationale accreditatie instelling. Het certificaat moet geldig zijn op de datum van aanbesteding. Het kwaliteitssysteemcertificaat moet betrekking hebben op de werkzaamheden als genoemd in lid 01, sub a van dit punt 13.

doorstrepen wat niet van toepassing is


oktober 1996

Bestekteksten


Deel 2 van het Bestek Deel 2.1 Algemene gegevens In deel 2.1, een punt 04 (conform suppletiebestand nummering) toevoegen, luidend als volgt: 04 Naast hetgeen overigens in dit bestek is bepaald inzake stoppunten moet de aannemer bij het opstellen van het kwaliteitsplan rekening houden met de volgende stoppunten: 1 2 etc.

of:

04 Naast hetgeen overigens in dit bestek is bepaald inzake stoppunten moet de aannemer bij het opstellen van het kwaliteitsplan rekening houden met de stoppunten zoals vermeld in de bij dit bestek behorende bijlage ..

Deel 3 van het bestek Hoofdstuk 01 Algemene en administratieve bepalingen In deel 3, paragraaf 01.24 de artikelen 01.24.01 t/m 01.24.07 toevoegen, luidend als volgt: 01.24 01.24.01

Kwaliteitsborging Algemeen1 01

In aanvulling op artikel 31.24.04, lid 01 en/of artikel 31.84.04, lid 01 van de Standaard 1995 is het gestelde in de hierna volgende artikelen eveneens van toepassing.

Dit artikel alleen in de bestekken opnemen waarin asfaltverhardingen en/of emulsie-asfaltbeton worden voorgeschreven.


oktober 1996

Bestekteksten


01.24.02

Kwaliteitsplan 01 De aannemer stelt ten behoeve van de uitvoering van het werk een kwaliteitsplan op. 02 Alle relevante documenten waarnaar in het kwaliteitsplan wordt verwezen moeten op het werk aanwezig zijn en te allen tijde voor de directie ter inzage zijn. 03 Het kwaliteitsplan bevat tenminste de volgende, op de uitvoering van dit bestek betrekking hebbende, onderdelen: a. Titelblad, met daarop vermeld: - het besteksnummer; - een korte omschrijving van het werk; - (het) onderde(e)l(en) waarop (het) deelkwaliteitsplan(nen) betrekking heeft(hebben); - de naam, het adres, het telefoon- en faxnummer van de aannemer; - de datering en de ondertekening van de aannemer. b. Organisatie en personeel: - Organogram van de projectorganisatie van de aannemer, waarin alle betrokken functies zijn weergegeven; - Verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de leidinggevende functies en van de sleutel-functies met betrekking tot kwaliteitsborging. Bij deze functies tevens aangeven aan welke functionaris verantwoording wordt afgelegd; - Lijst van personen, met plaatsvervangers, die deze functies vervullen; - Opleiding, training en ervaring van deze personen. c. Communicatie: - Interne en externe overlegstructuur. Per vergadering aangeven: frequentie, onderwerpen, voorzitter, overige deelnemers en distributielijst van de notulen; d. Procesbeheersing: - Processchema's van alle relevante processen m.b.t. de uitvoering, met aanduiding van de kritieke punten. De relatie tussen deze kritieke punten en de van toepassing zijnde procedures en werkinstructies aangeven; - Uitvoeringsplannen, zoals die in dit bestek worden gevraagd aan het kwaliteitsplan toevoegen als deelplan;


Bestekteksten


-

Identificatie en naspeurbaarheid. Aangeven hoe de identificatie en naspeurbaarheid van bouwstoffen plaatsvindt. Aangeven hoe één en ander wordt gedocumenteerd. e. Keuringsplan: In het keuringsplan alle keuringen met betrekking tot bouwstoffen, (tussen)producten en (tussen)resultaten opnemen waarvoor in dit bestek concrete normen zijn beschreven. Aangeven hoe wordt vastgesteld dat aan de bestekseisen is voldaan. Per keuring of proef specificeren: - bestekspostnummer met omschrijving; bestekseis (norm en tolerantie); - keuringsmethode (verwijzing of beschrijving); - te gebruiken instrumenten (vermelding type/model en meetonnau wkeurigheid); verantwoordelijke functionaris(sen) voor de keuring; - tijdstip en/of frequentie van de keuring. f. Kwaliteitsregistraties: Aangeven hoe de kwaliteitsregistraties als bedoeld in artikel 01.24.03 lid 01 van dit bestek worden vastgelegd, verzameld, geïndexeerd, gearchiveerd en gedistribueerd. De te gebruiken formulieren als bijlage bij dit kwaliteitsplan voegen. g. Procedures en werkinstructies: - Voor de op dit bestek van toepassing zijnde procedures en werkinstructies die standaard onderdeel uitmaken van het kwaliteitssysteem van de aannemer minimaal een verwijzing daarnaar opnemen in het kwaliteitsplan. - De op dit bestek van toepassing zijnde procedures en werkinstructies die niet standaard onderdeel uitmaken van het kwaliteitssysteem van de aannemer opnemen in het kwaliteitsplan. 04 Binnen 15 werkdagen na de datum van opdracht van het werk het kwaliteitsplan, als bedoeld in lid 03 gedateerd en ondertekend in tweevoud ter acceptatie indienen bij de directie. 05 In overleg met de directie mag het kwaliteitsplan worden gesplitst in deelkwaliteitsplannen. Deze zoveel als mogelijk tegelijk met de van toepassing zijnde uitvoeringsplannen volgens dit bestek indienen.


Bestekteksten


06 De directie beslist zo spoedig mogelijk omtrent de acceptatie van het kwaliteitsplan als bedoeld in lid 01, of van (een) deelkwaliteitsplan(nen) als bedoeld in lid 05 en deelt haar beslissing binnen 10 werkdagen na ontvangst schriftelijk aan de aannemer mee. De wijzigingen die eventueel voortvloeien uit de beslissing van de directie verwerken in het (de) (deel)kwaliteitsplan(nen). Het (de) gewijzigde (deel)kwaliteitsplan(nen) zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen 5 werkdagen na ontvangst van de schriftelijke verklaring, wederom gedateerd en ondertekend in tweevoud ter acceptatie overleggen aan de directie. 07 De aannemer mag geen werkzaamheden in uitvoering nemen voordat het op die werkzaamheden betrekking hebbende (deel) kwaliteitsplan door de directie is geaccepteerd. 08 Ingeval van acceptatie van het (een) (deel)kwaliteitsplan worden beide exemplaren van het (deel)kwaliteitsplan door de directie gedateerd en ondertekend, waarna één van de exemplaren aan de aannemer wordt teruggezonden. 09 De aannemer houdt het (de) geaccepteerd(e) (deel)kwaliteitsplan(nen) als bedoeld in lid 08 actueel. Indien veranderde omstandigheden en/of door de aannemer gewenste verbeteringen leiden tot wijzigingen in een onderdeel van het kwaliteitsplan, legt de aannemer de wijzigingen, gedateerd en ondertekend, in tweevoud ter acceptatie aan de directie over. Op de acceptatie van de in dit lid bedoelde wijzigingen is het gestelde in lid 06 van overeenkomstige toepassing. 01.24.03

Kwaliteitsregistraties 01 De aannemer is, onverlet de verantwoordelijkheid voor krachtens andere artikelen in dit bestek te verstrekken gegevens, verantwoordelijk voor de registratie, archivering en distributie van de volgende kwaliteitsgegevens: de resultaten van alle door de aannemer uitgevoerde keuringen en beproevingen (keuringsregistraties), met inbegrip van alle resultaten waaruit blijkt dat aan de eisen conform artikel 01.24.02 lid 03 sub e van dit bestek wordt voldaan; alle in dit bestek vereiste procesregistraties van werk- c.q. uitvoeringsprocessen;


oktober 1996

Bestekteksten


alle afwijkingsrapportages die door de aannemer conform zijn kwaliteitssysteem zijn opgesteld, waaronder de afwijkingsrapportages als bedoeld in artikel 01.24.05 van dit bestek; - alle overige registraties die plaats vinden bij de uitvoering van het werk volgens het kwaliteitsplan als bedoeld in artikel 01.24.02 van dit bestek. 02 Na het passeren van een stop-, bijwoon- of een registratiepunt, conform artikel 01.24.04 leden 01, 02 en 03 van dit bestek, stelt de aannemer een kwaliteitsregistratie op. De kwaliteitsregistratie van stoppunten desgevraagd aan de directie verstrekken. 03 Indien tijdens de uitvoering van het werk een kwaliteitsregistratie aan de directie moet worden overgelegd, conform dit bestek, verstrekt de aannemer een door hem geparafeerde en gedateerde kopie van deze registratie. De originele registratie wordt bewaard in het dossier als bedoeld in lid 01. 04 Na de oplevering van het werk dan wel na afloop van de onderhoudstermijn draagt de aannemer een nader door de directie vast te stellen selectie van het dossier over aan de directie. 01.24.04

Stop-, bijwoon- en registratiepunten 01 De stoppunten zijn aangegeven in deel 2.1 van dit bestek. Stoppunten houden in dat de aannemer het werk eerst mag voortzetten, nadat toestemming van de directie is verkregen. De aannemer stelt de directie tenminste 1 werkdag van te voren in kennis omtrent het tijdstip waarop een stoppunt zal worden bereikt, tenzij in overleg met de aannemer anders is overeengekomen. Ingeval de toestemming voor voortzetting van het werk niet wordt gegeven, specificeert de directie aan welke eisen niet is voldaan en neemt de aannemer zodanige maatregelen dat het (tussen)resultaat alsnog aan deze eisen voldoet. De resultaten van deze maatregelen worden wederom ter acceptatie aan de directie aangeboden. De directie beslist over de voortzetting van het werk door de aannemer. 02 De bijwoonpunten worden schriftelijk medegedeeld aan de aannemer.


oktober 1996


Bestekteksten

Bijwoonpunten houden in dat de directie werkzaamheden krachtens dit bestek kan waarnemen. De aannemer stelt de directie tenminste 1 werkdag van te voren in kennis van het tijdstip dat een bijwoonpunt zal worden bereikt, tenzij in overleg een andere termijn is overeengekomen. Tijdens het bijwoonpunt worden de werkzaamheden door de aannemer niet onderbroken. 03 De registratiepunten worden schriftelijk medegedeeld aan de aannemer. Registratiepunten houden in dat de aannemer de directie desgevraagd inzage biedt in de kwaliteitsregistratie van het (de) sinds de aanvang van het werk, of het vorige registratiepunt tot stand gebrachte product(en) en/of doorlopen proces(sen). 04 Ingeval de directie besluit tot het houden van een kwaliteitsaudit bij de aannemer, teneinde te verifiëren of de aannemer het kwaliteitsplan als bedoeld in artikel 01.24.02 van dit bestek naleeft, wordt dit tenminste drie werkdagen tevoren aan de aannemer gemeld. De resultaten van de audit worden schriftelijk aan de aannemer overgelegd. De aannemer stelt de directie zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk één week na ontvangst van de auditresultaten, schriftelijk op de hoogte van de maatregelen die zijn genomen om de bij de audit geconstateerde tekortkomingen op te heffen. 01.24.05 Beheersing van afwijkingen 01

De aannemer legt een afwijkingsrapportage ter acceptatie aan de directie over in geval dat: a. de aannemer afwijkingen van de bestekseisen constateert, waarbij de mogelijke maatregelen of de door de aannemer gewenste maatregelen niet leiden tot een resultaat dat in overeenstemming is met de bestekseisen, of b. de aannemer afwijkingen van de bestekseisen constateert, voor zover die afwijkingen vallen onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever, of c. de directie afwijkingen van de bestekseisen of het kwaliteitsplan constateert.


Bestekteksten


02 De afwijkingsrapportage als bedoeld in lid 01 bevat in ieder geval de volgende onderdelen: - de geconstateerde afwijking, onder verwijzing naar de bestekseisen of de bepalingen van het kwaliteitsplan waarop de afwijking betrekking heeft; - locatie op het werk waar de afwijking is opgetreden; - wie de afwijking heeft geconstateerd; - de oorzaak van de afwijking; - de voorgestelde corrigerende maatregelen om de afwijking op te heffen of de gevolgen van de afwijking te compenseren; - de voorgestelde preventieve maatregelen om soortgelijke afwijkingen in de toekomst te voorkomen; de consequenties van deze preventieve maatregelen in relatie tot de bestekseisen; - datering en ondertekening door de aannemer. 03 Indien de directie een afwijking als bedoeld in lid 01 sub c constateert, stelt de directie de aannemer hiervan binnen 3 werkdagen schriftelijk in kennis, opdat deze een afwijkingsrapportage conform lid 02 kan overleggen. 04 De directie beslist zo spoedig mogelijk omtrent de acceptatie van de in de afwijkingsrapportage voorgestelde corrigerende maatregelen en deelt haar beslissing binnen 3 werkdagen na ontvangst van de afwijkingsrapportage schriftelijk aan de aannemer mee. In het geval genoemd in lid 01 sub b bepaalt de directie de te nemen corrigerende maatregelen. Deze maatregelen worden schriftelijk aan de aannemer medegedeeld. 05 Indien de in de afwijkingsrapportage voorgestelde maatregelen niet worden geaccepteerd, geeft de directie bij de schriftelijke mededeling als bedoeld in lid 04 de redenen op voor het onthouden van de acceptatie. In de gevallen genoemd in lid 01 sub a en b stelt de aannemer de te nemen maatregelen bij en legt hij dit opnieuw ter acceptatie aan de directie over. Voor de acceptatie van de bijgestelde maatregelen geldt de tijdsbepaling genoemd in lid 04. 06 Tot het tijdstip van acceptatie mogen door de aannemer geen werkzaamheden worden verricht die een correctie van de geconstateerde afwijking(en) in de weg staan.


oktober 1996

Bestekteksten


07 Indien de directie afwijkingen constateert, als bedoeld in lid 01 sub c, treft de aannemer in voorkomende gevallen op basis van de goedgekeurde afwijkingsrapportage als bedoeld in lid 04 verbeteringsmaatregelen, om te voorkomen dat de oorzaak van de afwijking zich wederom voordoet. De getroffen maatregelen schriftelijk vastleggen. Deze vastlegging terstond aan de directie ter hand stellen. 01.24.06

Kwaliteitsaudits door de aannemer 01 Nadat de aannemer een interne kwaliteitssysteemaudit heeft uitgevoerd meldt hij dit schriftelijk aan de directie, uiterlijk 5 werkdagen na de betreffende audit.

01.24.07

Aansprakelijkheid van de aannemer na de oplevering 01 In afwijking van paragraaf 12, lid 3 van de UAV 1989 wordt onder een verborgen gebrek verstaan: een gebrek dat, ondanks het nauwlettend toezicht aan de hand van het kwaliteitsplan als bedoeld in artikel 01.24.02 van dit bestek, dan wel bij de opneming van het werk als bedoeld in paragraaf 9 van de UAV 1989, door de directie van het werk redelijkerwijs niet had kunnen worden onderkend.


oktober 1996

7 Toezichtsplan


7 Toezichtsplan 7.1 Algemeen, pagina 2 7.2 Model toezichtsplan Directie UAV Voor bestek: ZZ-9999, pagina 4


oktober 1996

Toezichtsplan


7 Toezichtsplan 7.1 Algemeen Doel van Toezichtsplan Het toezichtsplan is de verantwoording van de directie UAV over de wijze waarop het toezicht op de kwalitatieve aspecten zal worden uitgevoerd. Achterliggend doel is dat naast de kwantitatieve aspecten ook voor de kwalitatieve aspecten de rechtmatigheid van betalingen gewaarborgd dient te worden.

De plaats van het toezichtsplan in het Stappenplan In het Stappenplan Kwaliteitszorg RWS-zorg is aangegeven dat, tijdens het proces van uitvoering van een RWS-werk, op zeker moment een concepttoezichtsplan dient te worden opgesteld. Het concept-toézichtsplan omvat bijvoorbeeld: - het titelblad; - projectgegevens en -karakteristiek; - organisatie van de directievoering; - auditplan; - controlemaatregelen; - procedures directievoering.


oktober 1996

Toezichtsplan


In het Stappenplan wordt aangegeven dat dit concept-toezichtsplan op een later moment definitief wordt vastgesteld, al dan niet na aanpassing. Voor de systematiek in welk kader dit gebeurt wordt (ook) verwezen naar de hoofdstukken 1. Stappenplan kwaliteitszorg RWS-werken en 3. Risicobepaling en -beheersing. Parallellen tussen toezichtsplan en controleplan Gedurende de ontwikkeling van de systematiek is gebleken dat tussen het toezichtsplan zoals dat hier wordt ingevuld en het controleplan zoals dat in de UCA is gedefinieerd, grote parallellen bestaan. Er is echter voor gekozen om een daadwerkelijke integratie tussen toezichtsplan en controleplan niet voor te schrijven. Terminologie Bij diverse regelgevingen, normen, dienstonderdelen, enz. heeft de afgelopen jaren een ontwikkeling plaatsgevonden, waar om uiteenlopende redenen is gezocht naar aanduidingen voor de diverse documenten of onderdelen daarvan. In hoofdstuk 2. Termen en definities van deze Leidraad is een aantal van deze aanduidingen vastgelegd. De ontwikkeling gaat echter verder. Aansluitend op hoofdstuk 2 van de leidraad worden in figuur 7.1 de gebruikte termen, met eventuele aanvullingen, weergegeven. Termen gebruikt in kader van: UCA

Kwaliteitszorg

a

wordt in de UCA niet in voorzien

overzicht van ontwerprisico's

b

wordt in de UCA niet in voorzien

toetsingsplan

c

controleplan

toezichtsplan

d

controlematrix

toezichtsmatrix

In geval van integratie kan voor ad c. en d. gekozen worden tussen één van de genoemde termen of kan een nieuwe term worden gekozen. In het laatste geval wordt al de term beheersingsplan genoemd. Vooralsnog is hierin geen keuze gemaakt. Figuur 7.1 Gebruikte termen in het kader van UCA c.q. kwaliteitszorg


oktober 1996

Toezichtsplan


Voor het hiernavolgende uitgewerkte model voor een toezichtsplan is de opzet gevolgd zoals aangegeven in hoofdstuk 3. Risicobepaling en -beheersing van de Leidraad (zie de pagina's 19 en 20 van hoofdstuk 3, onder de kopjes "Uitwerken toezichtsplan" en "Voorbeeld procedure opstellen concept toezichtsplan").

7.2 Model Toezichtsplan Directie UAV Voor bestek: ZZ-9999 Toelichting Op de volgende pagina's is een model weergegeven van een toezichtsplan zoals gebruikt kan worden door een directie UAV bij de uitvoering van een werk. Bij de diverse onderdelen is voorbeeld-tekst gebruikt, welke voor een groot deel bij een ander proefproject is gebruikt. Voor een aantal onderdelen geldt dat nog geen voorbeeld beschikbaar is. Indien deze wel gewenst is, dan is dit aangegeven met P.M., zo niet dan met n.v.t. De teksten dienen als voorbeeld, maar kunnen en moeten op elk werk worden toegesneden op basis van de specifieke projectgegevens. Wellicht kunnen onderdelen worden weggelaten danwei moeten delen worden toegevoegd. Het mag duidelijk zijn dat het plan qua tekst nog niet volledig is. Het dient derhalve nog te worden aangevuld danwei verbeterd. Hiervoor dienen - voor zover mogelijk - standaardteksten ofwel specifiek projectgebonden teksten te worden geschreven. Er zal waarschijnlijk een ontwikkeling plaatsvinden waarbij het toezichtsplan, zoals dit hier wordt voorgesteld, en het kwaliteitsplan van de aannemer (volgens het model van de herziene CROW-publicatie nr. 65) elkaar, voor wat betreft opzet en vormgeving, wederzijds zullen beïnvloeden. Voor wat betreft de inhoud zijn de bestekteksten uit het suppletiebestand maatgevend.


oktober 1996


Toezichtsplan

1. PROJECTGEGEVENS

Toezichtsplan van besteknummer:

Projectnaam:

Naam Opdrachtgever:

Directie UAV:

Naam Opsteller:

Datum:

Accoord Opdrachtgever: Naam

Handtekening:

Datum:

Aannemer:


P.M. . .

oktober 1996

Toezichtsplan


2. PROJECTKARAKTERISTIEK Hier onder meer vermelden: - aard van het werk; - omvang van het werk; - complexiteit; - betrokkenheid andere instanties, directies, bouwdienst, andere overheden, etc; - duur van het werk; - verdeling werk in uitvoeringswerk en leveringen; - overige bijzonderheden. Qua hoeveelheid tekst trachten te beperken tot half A4, maximaal één A4.


oktober 1996

Toezichtsplan


ORGANISATIE VAN DE DIRECTIEVOERING 3.1

Organogram

opdrachtgever Staf: - bestekszaken - kostprijszaken - kwaliteitszorg directie UAV centraal punt

toezichthouder


toezichthouder

toezichthouder

oktober 1996

Toezichtsplan


3.2

Namenlijst medewerkers (naar analogie van voorbeeld-organogram op vorige pagina)

Opdrachtgever:

Staf: - bestekszaken:

- kostprijszaken:

- kwaliteitszorg: Directie UAV:

Centraal Punt:

Toezichthouders:


oktober 1996

Toezichtsplan


3.3 Bevoegdheden en taken In het hiernavolgende schema zijn de bevoegdheden en taken aangegeven van een aantal belangrijke projeetonderdelen.

Functie

Onderwerp directie

centraal

UAV

punt

B/U

0

O

O/i

Bewaking naleving K-plan

B

u

O

Keuringen

B

u c o o c o

opdrachtgever

Keuring K-Plan

Wijzigen bestek

B

Verkeersmaatregelen

Correctieve maatregelen

0 B

Wijzigen K-plan

toezichthouder

0

B B

kwaliteitsfunctionaris

O/i O/i

Schema van taken en bevoegdheden (VOORBEELD) Toelichting: B = besluit; O = Overleg; U = Uitvoering; C = Controle / toetsing; i = instemming

Taken en verantwoordelijkheden in woorden Als alternatief voor de hierboven gepresenteerde matrix is het mogelijk om de taken en verantwoordelijkheden in woorden uit te schrijven. Bijvoorbeeld: De Directie UAV is verantwoordelijk voor de naleving van de kwaliteit van het project tijdens de uitvoeringsfase en onderdelen daarvan door de opdrachtnemer. Het Centraal Punt is verantwoordelijk voor de kwaliteit van alle verkregen primaire gegevens.


oktober 1996

Toezichtsplan


De Toezichthouder is verantwoordelijk voor de naleving van de kwaliteit op onderdelen door de opdrachtnemer. Het Kwaliteitstoezicht is verantwoordelijk voor specifieke ondersteuning ten aanzien van kwaliteit en geeft de Directie UAV, het Centraal punt en de Toezichthouder gevraagd en ongevraagd advies. De Administratie is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het verwerken van de administratieve gegevens.

3.4 Procedures directievoering Binnen het toezichtsplan moeten onderstaande zaken minimaal in het toezichtsplan aan de orde komen: - Omgaan met kwaliteitsregistraties - Omgaan met afwijkingen - Opleveren en opleveringsdocumenten - Externe audits - Keuren - Omgaan met keuringsresultaten - Omgaan met kwaliteitsplannen


oktober 1996

Toezichtsplan


4. Auditplan (toezicht op naleving kwaliteitsplan) P.M.

5. Uitwerking controlepunten (toezichtsmatrix) - stop-, bijwoon-, en registratiepunten; - eisen (optie); - controlemethode; - verantwoordelijke medewerker.

6. Overzicht genomen preventieve en gevolgbeperkende (corrigerende) maatregelen P.M.


oktober 1996

8

8


9 5S


8 Toetsing Kwaliteitsplannen 8.1 Formele en inhoudelijke toetsing, pagina 2 8.2 Aanpassing van het toezicht, pagina 4 8.3 Voorbeeld toetsing van een kwaliteitsplan, pagina 5


oktober 1996



8 Toetsing Kwaliteitsplannen 8.1 Formele en inhoudelijke toetsing Toetsing vindt plaats direct na indiening van een kwaliteitsplan door de opdrachtnemer. De toetsing gebeurt vanuit twee invalshoeken: formeel en inhoudelijk. Deze twee vormen van toetsing worden onderscheiden maar in de praktijk uiteraard in een procesgang uitgevoerd. Formele toetsing Formele toetsing is de toetsing aan de formele eisen die in het contract aan het kwaliteitsplan gesteld zijn. Om een kwaliteitsplan te kunnen accepteren moet in ieder geval zijn voldaan aan deze eisen. Volledigheid en juistheid zijn hierbij kernbegrippen. Voor de inhoud van deze eisen: zie hoofdstuk 6. In het kader van deze formele eisen moet de aannemer o.a. een keuringsmatrix opnemen als onderdeel van het kwaliteitsplan. In de keuringsmatrix staan alle keuringen die de aannemer zal uitvoeren om aan te tonen dat aan de bestekseisen wordt voldaan. Voor alle criteria in het bestek waarvoor concrete normen met toleranties zijn opgenomen moet de aannemer keuringen uitvoeren. Voor deze punten moet de aannemer aantonen dat het werk voldoet aan de gestelde eisen. Deze concrete keuringen zijn in het kader van het toezicht benoemd als verifieerbare waarnemingen. Indien voor een of meer van deze criteria niet in keuringen is voorzien is dat een formele tekortkoming in het kwaliteitsplan.


oktober 1996



Bij het aantonen dat het werk voldoet aan de aan het eindresultaat gestelde eisen, moet de aannemer gebruikmaken van de daarvoor geldende keuringsmethoden. Meestal staan deze in de Standaard '95 voorgeschreven. Eventueel mag hij gebruikmaken van andere methoden waarvan hij de gelijkwaardigheid met de voorgeschreven methoden kan aantonen. Het is wel zaak dat hij de directie UAV vooraf inzage geeft in de motivering voor een bepaalde keuze. In zijn procesvoering mag hij dan, indien de directie hiertegen geen bezwaren aanvoert, van deze andere methoden gebruikmaken. De directie UAV moet zich bij de formele toetsing van bijvoorbeeld werkinstructies onthouden van commentaar met betrekking tot de inhoud van deze instructies. Een van de achterliggende doelstellingen van kwaliteitszorg is dat de opdrachtnemer de verantwoording heeft voor de uitvoering van het werk en hiervoor ook aansprakelijk kan worden gesteld in geval van tekortkomingen. Met het becommentariëren van werkinstructies treedt de directie teveel in de verantwoordelijkheden van de aannemer. De bij de toetsing vastgestelde formele tekortkomingen, zoals het ontbreken van de hiervoor genoemde keuringsmatrix, heeft altijd tot gevolg dat het kwaliteitsplan niet wordt geaccepteerd. De vastgestelde formele tekortkomingen moeten altijd binnen de afgesproken termijn schriftelijk aan de aannemer kenbaar worden gemaakt met het verzoek het kwaliteitsplan zodanig aan te passen dat het wel voldoet aan de formele eisen. Het door de aannemer aangepaste kwaliteitsplan moet vervolgens opnieuw beoordeeld worden op het voldoen aan de formele eisen. Zodra dit het geval is, moet het kwaliteitsplan worden geaccepteerd. Ter bevestiging van de acceptatie parafeert de directie UAV het kwaliteitsplan en stuurt een exemplaar daarvan naar de aannemer. Inhoudelijke toetsing Naast de formele toetsing vindt er een inhoudelijke toetsing plaats. Bij de inhoudelijke toetsing van een kwaliteitsplan stelt de directie UAV vast of de door haar onderkende, en in het toetsingsplan vastgelegde uitvoeringsrisico's in termen van stop-, bijwoon- en registratiepunten, adequaat door de aannemer geborgd zijn. De inhoudelijke toetsing is in feite een confrontatie tussen twee visies. Deze beoordeling vindt puur plaats vanuit de risico's die voor de opdrachtgever aan het project verbonden zijn. Dat is derhalve een andere invalshoek dan waarmee de aannemer het kwaliteitsplan heeft geschreven, namelijk de borging van de kwaliteit gezien vanuit de voor zijn rekening en verantwoording


oktober 1996



komende uitvoerings- en bedrijfsrisico's. De inhoudelijke toetsing leidt nimmer tot het niet accepteren van het kwaliteitsplan. De inhoudelijke toetsing vindt plaats door per risicopunt na te gaan op welke wijze de aannemer het betreffende risico beheerst en borgt. Daarbij moet de directie UAV vaststellen of dat naar eigen opvatting adequaat heeft plaatsgevonden. Indien dit naar eigen opvatting niet-adequaat is, pas dan het toezicht op de niet-adequaat geborgde punten aan en verwerk dit in het toezichtsplan.

8.2 Aanpassing van het toezicht Niet-adequate borging van een uitvoeringsrisico Aanpassing van het toezicht is nodig indien het gaat om een, naar de mening van de directie UAV, niet-adequate borging van een uitvoeringsrisico, gezien vanuit de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. In dat geval kan intensiever toezicht noodzakelijk blijken. De aard van de aanvullende maatregel is natuurlijk geheel afhankelijk van de aard en omvang van het uitvoeringsrisico en de door de aannemer gekozen borging. In de praktijk kan dat bijvoorbeeld betekenen dat extra bijwoonpunten worden benoemd, boven die al benoemd waren in het voorlopige beheersingsplan. Pas op voor de neiging om alle mogelijke ondergeschikte risico's (kansen en gevolgen) af te dekken met maatregelen. Natuurlijk kan het ook zo zijn dat de borging die de aannemer voorstelt zodanig goed gevonden wordt dat dit een beperking van het aanvankelijk gekozen toezicht mogelijk maakt.


oktober 1996



Bijstelling van het voorlopige toezichtsplan De toetsing van het kwaliteitsplan van de aannemer kan ertoe leiden dat de directie UAV bij nader inzien tot de conclusie komt dat in het voorlopige toezichtsplan bepaalde aspecten onderschat zijn of over het hoofd gezien zijn. Indien dit zich voordoet, is dat natuurlijk ook reden voor bijstelling van het voorlopige toezichtsplan. De reden tot het bijstellen van het voorlopige toezichtsplan behoeft dus niet uitsluitend te liggen bij een kwaliteitsplan dat inhoudelijk als onvoldoende beoordeeld wordt. Wat u in geen geval mag doen, is in de verantwoordelijkheid van de aannemer treden door oplossingen voor te stellen, te bespreken of goed te keuren. De keuze van de oplossingen is de verantwoordelijkheid van de aannemer. Dus nogmaals: wees scherp in het hanteren van een ieders verantwoordelijkheid en treed daar niet buiten of in. Blijf redelijk en praktisch Bij de beoordeling van kwaliteitsplannen is het goed te realiseren dat het daarbij in beginsel gaat om een preventieve benadering, waarbij het vertrouwen ontstaat dat de aannemer met de voorgestelde werkwijze daadwerkelijk de gevraagde kwaliteit zal gaan leveren. Daarnaast moet uit het kwaliteitsplan duidelijk worden hoe de aannemer de gerealiseerde kwaliteit zal aantonen door middel van keuring en beoordeling. Dit laatste blijkt uit de keuringsmatrix als onderdeel van het kwaliteitsplan. Uit het hieruit voortvloeiende kwaliteitsdossier blijkt of aan de belangrijke kwaliteitseisen wordt voldaan. Gelet op het, vaak ambachtelijke, karakter van de werkzaamheden is het niet altijd voor 100% mogelijk om formeel en hard bewijs te leveren. Bovendien is niet alles met een objectieve methode te meten en schriftelijk te bewijzen. Zoals gezegd gaat het om de criteria waarvoor concrete normen en toleranties in het bestek zijn opgenomen. Men dient in situaties waarin geen concrete normen en toleranties gesteld zijn, uit te gaan van het belang van het betreffende aspect, de in vakkringen gangbare opvattingen over de gebruikelijke praktijk. Op deze wijze komt men tot een praktisch en redelijk oordeel.

8.3 Voorbeeld toetsing van een kwaliteitsplan Op de hierna volgende pagina's is een voorbeeld afgedrukt van een uitwerking voor de toetsing van een kwaliteitsplan.


oktober 1996



aanwe-

Code Onderwerp

A

[ja/nee]

[ja/nee]

inhoudelijke toetsing *)

onderdelen sub-onderdelen

1

zig

docum. compleet

4

3

2

5

6

formele goedkeuring [ja/nee]

7'

8

titelblad besteksnummer korte omschrijving betrokken onderdeel naam aannemer adres aannemer tel/fax aannemer datum ondertekening

B

organisatie & personeel organogram van proj. org. met alle betrokken functies van leidinggevende functies: verantwoordelijkheden bevoegdheden aan wie verantwoording wordt afgelegd van sleutelfiguren m.b.t. kwaliteitsborging: verantwoordelijkheden bevoegdheden aan wie verantwoording wordt afgelegd lijst van personen die deze functies vervullen wie de genoemde personen vervangen opleiding, training & ervaring van deze personen (CVs)


oktober 1996



Code

C

[ja/nee]

[ja/nee]



1

zig

docum. compleet

aanweOnderwerp

4

3

2

5

6


7

8

communicatie interne overlegstructuur; per vergadering: frequentie onderwerpen voorzitter overige deelnemers distributielijst notulen externe overlegstructuur; per vergadering.' frequentie onderwerpen voorzitter overige deelnemers distributielijst notulen

D

procesbeheersing processchema's van alle relevante uitvoeringsprocessen: kritische punten relatie tussen deze punten en procedures en werkinstructies uitvoeringsplannen als deelplan van het K-plan identificatie en naspeurbaarheid van bouwstoffen wijze van documenteren aangeven


oktober 1996



Code Onderwerp

E

docum. compleet

[ja/nee]

[ja/nee]



1

aanwezig

4

3

2

5

6


7

8

keuringsplan alle keuringen van bouwstoffen, (tussen)producten en (tussen)resultaten beschrijven aangeven hoe aan vastgestelde norm is voldaan; gespecificeerd naar bestekspostnummer + omschrijving eis (norm & tolerantie) keuringsmethode te gebruiken instrumenten voor meting verantwoordelijke functionaris tijdstip of frequentie van meting

F

kwaliteitsgegevens hoe vastgelegd hoe verzameld hoe geïndexeerd hoe gearchiveerd hoe gedistribueerd welke formulieren (als bijlage toevoegen)

G

procedures & werkinstructies verwijzingen naar procedures en werkinstructies uit K-systeem specifiek voor dit werk opgestelde procedures of werkinstructies

Voor formele acceptatie dienen alle vragen in kolom 5,6 en 8 allemaal met ja te zijn beantwoord. De vragen in kolom 7 dienen naar genoegen te zijn beoordeeld *) In deze kolom algemene opmerkingen en conclusies. Als er veel opmerkingen zijn, dan met bijlagen werken of opmerkingen maken in het kwaliteitsplan bij het desbetreffende onderdeel. De onderdelen D, Q en met name E dienen te worden geconfronteerd met het toetsingsplan.


oktober 1996

9

Handhaving O)

c

s =§ c

5


7*

UITVOE. Confo. • Kwaliteit • Bestek

J

i


9 Handhaving 9.1 Algemeen, pagina 2 9.2 Uitvoering kwaliteitsplan, pagina 2 9.3 Afwijkingen, pagina 3 9.4 Uitvoering toezichtsplan, pagina 5 9.5 Enkele praktische aspecten, pagina 10


oktober 1996

Handhaving


9 Handhaving 9.1 Algemeen Tijdens de uitvoering moet het echt gebeuren. Alle gemaakte plannen worden uitgevoerd. Dan zal blijken of alles klopt en volgens planning verloopt. Tijdens de uitvoering van een project werkt de aannemer volgens het door de opdrachtgever geaccepteerde kwaliteitsplan en voert alle werkzaamheden conform bestek en tekeningen uit. De directie UAV en toezichthouders doen hun werk zoals is afgesproken in het toezichtsplan en het controleplan. Daarnaast maken zij uiteraard gebruik van verscheidene schema's, werkinstructies, voorschriften enz. Vanuit de optiek van de kwaliteitszorg spelen daarbij het bestek en het kwaliteitsplan een belangrijke rol.

9.2 Uitvoering kwaliteitsplan Kwaliteitsborging door de aannemer Een goede kwaliteitsborging door de aannemer betekent dat hij zijn werkprocessen door een goede voorbereiding zo goed mogelijk beheerst. Op punten waar gemakkelijk afwijkingen kunnen ontstaan, keurt en controleert hij regelmatig of alles gaat zoals het behoort te gaan en of het leidt tot een resultaat dat voldoet aan de gestelde eisen. Als dat een controle is tijdens de uitvoering van bepaalde activiteiten, kan dit leiden tot het bijsturen van het proces zonder dat dit nadelige gevolgen heeft voor het eindresultaat. Dan werkt de kwaliteitszorg van de aannemer goed en is er niets aan de hand. Bijvoorbeeld hij stuurt de wals een keer extra over het asfalt om de verdichtingsgraad voldoende hoog te krijgen of hij stelt de belijningsmachine iets ruimer af om lijnen van de juiste dikte aan te brengen. Keuring en controle door de aannemer De aannemer keurt en controleert zelf het eindresultaat van zijn werk en registreert de resultaten daarvan. Hij doet dat ten minste voor alle criteria waarvoor in het bestek concrete normen en toleranties zijn opgenomen. Daarbij hanteert hij de keurings- en controlemethoden die hij in het keuring splan heeft aangegeven. Om aan te tonen dat hij voldoet aan de eisen die aan het eindresultaat zijn gesteld, moet de aannemer gebruik maken van de daarvoor geldende keuringsmethoden, die in de Standaard 1995 vermeld staan of


oktober 1996

Handhaving


anderszins door de opdrachtgever in het bestek zijn voorgeschreven. Soms wil de aannemer gebruik maken van methoden die niet in de Standaard 1995 opgenomen zijn of die niet door de opdrachtgever zijn voorgeschreven. In dergelijke gevallen moet hij de validiteit van de door hem te gebruiken methode aantonen (in het kwaliteitsplan). Indien hij dit naar tevredenheid van de directie aantoont, kan de directie hem toestemming geven voor het gebruik van deze methode, mits deze geen financiële consequenties heeft. Registratie en kwaliteitsdossier aannemer De registraties van alle uitgevoerde keuringen en controles zijn tot aan de oplevering ter inzage voor de directie UAV en de toezichthouders. Alle door de aannemer geregistreerde kwaliteitsgegevens worden opgenomen in een dossier. Op aanwijzing van de directie UAV wordt een deel van dit dossier bij oplevering overgedragen aan de directie UAV. Aantonen Door middel van het uitvoeren van keuringen en het registreren van de resultaten daarvan toont de aannemer aan dat hij voldoet aan de gestelde eisen. Dit geldt voor alle criteria waarvoor in het bestek concrete normen en toleranties zijn gesteld. Waar geen normen en toleranties zijn gesteld, kan derhalve ook niet worden aangetoond dat daaraan wordt voldaan. Waarnemingen De directie UAV doet waarnemingen ten aanzien van stop-, bijwoon- en registratiepunten en - zij het minder intensief - ten aanzien van de keuringen en controles van de aannemer. Een en ander in overeenstemming met de afspraken hierover in het toezichtsplan. Hierop wordt verder ingegaan in paragraaf 9.4 Uitvoering toezichtsplan.

9.3 Afwijkingen In de praktijk zal niet altijd alles gaan zoals het gepland is. Er kunnen afwijkingen ontstaan ten opzichte van de gemaakte afspraken ondanks een goede kwaliteitsborging. Bij een goede kwaliteitsborging zal het aantal afwijkingen geringer worden, maar ze zullen nooit volledig te voorkomen zijn. Twee categorieën afwijkingen Als bij controle van het eindresultaat door de aannemer blijkt dat iets niet in overeenstemming is met de eisen in het bestek (normen en toleranties), stelt de aannemer dit vast en overweegt maatregelen om de afwijking te corrigeren.


oktober 1996

Handhaving


Er zijn dan twee situaties mogelijk: 1. De afwijking in het eindresultaat is het gevolg van een verkeerde uitvoering. De aannemer is dan verantwoordelijk voor de correctie van de afwijking, zodanig dat alsnog voldaan wordt aan de gestelde eisen. 2. De afwijking heeft een oorzaak die buiten verantwoordelijkheid van de aannemer valt, bijvoorbeeld een verkeerde besteksbepaling. De aannemer is hiervoor weliswaar niet verantwoordelijk, maar hij moet deze wel melden aan de opdrachtgever. Afwijkingsrapporten In de eerste situatie legt de aannemer de afwijking in het kader van de afspraken over kwaliteitsborging vast in een zogenaamd afwijkingsrapport, tenzij hij op eigen initiatief een corrigerende maatregel neemt die ertoe leidt dat het resultaat alsnog aan alle daaraan gestelde eisen voldoet. In de tweede situatie dient hij altijd een afwijkingsformulier in. Hij vult daarop in wat de geconstateerde afwijking is en welke maatregel hij voorstelt om het probleem op te lossen. Hij dient het afwijkingsformulier zo spoedig mogelijk in bij de directie UAV. Deze beoordeelt het afwijkingsrapport en vormt een mening over de voorgestelde correctieve maatregelen. Afhandeling afwijkingsrapporten Tijdens de bouwvergadering komen alle afwijkingsrapporten aan de orde en worden afspraken gemaakt over de afhandeling ervan. Indien de voortgang van het werk dit vereist, moet de afhandeling van de betreffende afwijkingsrapporten uiteraard zo spoedig mogelijk worden besproken tussen aannemer en directie UAV. Accordering afwijkingsrapporten Indien de directie UAV akkoord gaat met de voorgestelde correctieve maatregel, accordeert zij het afwijkingsrapport. In gevallen die financiële consequenties hebben, is de directie UAV niet bevoegd en moet accordering plaatsvinden door de opdrachtgever. Ook in de UAV en de vigerende regelgeving zijn hieromtrent bepalingen opgenomen. De mandatering van de directie UAV is een verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Wel is het zaak dit zodanig te regelen dat de voortgang van het werk daardoor niet onnodig belemmerd wordt. Uitvoering corrigerende maatregelen De aannemer voert na accordering van het afwijkingsrapport de corrigerende maatregel uit, nadat door middel van een aanvullende opdracht hiervoor toe-


oktober 1996

Handhaving


stemming is gegeven. De aannemer controleert na uitvoering van de opdracht de kwaliteit van het resultaat en legt deze ook vast. Niet accoord met voorgestelde corrigerende maatregel Indien de directie UAV niet akkoord gaat met een corrigerende maatregel, zijn er twee opties mogelijk: 1. Indien het om een afwijking gaat waarvoor de aannemer verantwoordelijk is, geeft de directie UAV aan wat zij minimaal van de aannemer verwacht. 2. Indien het om een afwijking gaat die voor rekening en verantwoordelijkheid van de opdrachtgever is, worden afspraken gemaakt over de te kiezen oplossing en het daarbij behorende meer- of minderwerk. Deze afspraken moeten in dat geval passen binnen de daarvoor van toepassing zijnde UAVbepalingen.

9.4 Uitvoering toezichtsplan Toezicht op risicopunten De directie UAV voert het toezichtsplan uit. Dat wil zeggen dat pp alle risicopunten, benoemd als stop-, bijwoon- of registratiepunt, in principe een vooraf afgesproken toezicht wordt uitgeoefend. Hier kan uiteraard tijdens de uitvoering wel gemotiveerd van worden afgeweken. De overige punten worden in eerste instantie niet door de directie gecontroleerd, maar alleen door de aannemer zelf, in het kader van zijn kwaliteitsborging. De aannemer registreert daarbij altijd zijn bevindingen en legt deze vervolgens vast in een dossier. Waarnemingen bij stop-, bijwoon- en registratiepunten De aannemer informeert de directie UAV tijdig wanneer de stop- of bijwoonpunten bereikt worden. De directie en toezichthouders gaan dan ter plaatse, aan de hand van de situatie in het werk en de door de aannemer beschikbaar gestelde gegevens, de situatie te beoordelen. De directie doet daarbij altijd een waarneming. Waar deze waarnemingen precies uit bestaan, is vastgelegd in het toezichtsplan en het controleplan. Er bestaat voor elke RD de keuzemogelijkheid om beide plannen te integreren tot één beheersingsplan. Waarnemingen van de directie UAV kunnen (instrumentele) keuringen, visuele waarnemingen en verificaties of combinaties daarvan omvatten. Keuze stop-, bijwoon- en registratiepunten De aard van stop-, bijwoon- en registratiepunten is verschillend.


oktober 1996

Handhaving


Er is een relatie tussen de keuze van het soort risicopunt en de omvang van het risico. Het omgekeerde, dat de omvang van het risico bepalend is voor de indeling in stop-, bijwoon- of registratiepunt, is niet juist. Voor een onderkend risico kunnen behalve de genoemde controlemaatregelen (S-, B- en R-punten) ook reeds preventieve of gevolgbeperkende maatregelen zijn genomen. Stoppunten Voor een stoppunt moet gekozen worden in de volgende gevallen: - indien er sprake is van een hoog risico en latere correctie ook voor de directie zeer bezwaarlijk is; - indien een meting uitgevoerd moet worden alvorens te kunnen besluiten tot vrijgave. Door dit laatste kan, afhankelijk van het soort meting, vertraging ontstaan in de uitvoering door de aannemer. Daarin ligt ook de reden om stoppunten vooraf kenbaar te maken aan de aannemer door ze in het bestek op te nemen. Stoppunten hebben altijd betrekking op een (eind)(deel)product en niet op een proces. Immers, als je een proces stillegt om een meting te verrichten aan dat proces, valt er feitelijk niets meer aan dat 'proces' waar te nemen. Bij een stoppunt voert de directie UAV altijd een toezichtsactie uit die een vastlegging in het zakboekje tot gevolg heeft. Bij een stoppunt geeft de directie, na beoordeling en bij een positieve conclusie, de aannemer toestemming om verder te gaan en bevestigt dit schriftelijk. De van de aannemer ontvangen gegevens worden in het contractdossier opgeborgen.


oktober 1996

Handhaving


Bijwoonpunten Voor een bijwoonpunt kan gekozen worden indien er sprake is van risico, waarbij de directie het nodig vindt om ter plaatse op een bepaald moment een waarneming te kunnen doen. Dat kan tijdens een proces zijn of voor de aanvang van bepaalde vervolgwerkzaamheden. Bijvoorbeeld na het leggen van een rioolstreng en voordat de sleuf wordt gedempt. De directie UAV doet een waarneming in de vorm van een meting of een visuele waarneming, conform het toezichtsplan. De van de aannemer ontvangen gegevens worden in het projectdossier opgeborgen. De bevindingen van de directie UAV bij de controle worden eveneens in het zakboekje vastgelegd.


oktober 1996

Handhaving


Registratiepunten Voor het benoemen van een registratiepunt kiest de directie UAV als zij gegevens nodig heeft over een bepaalde toestand op een bepaald moment of gedurende een bepaalde tijd ten einde te kunnen oordelen of het resultaat voldoet aan de gestelde eisen. Dit kan bijvoorbeeld informatie zijn over het grondwaterpeil gedurende bepaalde werkzaamheden, namelijk wanneer een eis gesteld is aan het grondwaterpeil gedurende het uitvoeren van die werkzaamheden. De frequentie van meting en het overleggen van de gegevens door de aannemer moet vooraf overeengekomen worden in het kwaliteitsplan. De van de aannemer ontvangen gegevens worden na beoordeling opgeborgen in het contractdossier. De bevindingen van de directie UAV bij de controle worden vastgelegd in het zakboekje.


oktober 1996

Handhaving


Frequentie van controle bij stop-, bijwoon- en registratiepunten De frequentie van waarnemingen door de directie UAV bij stop-, bijwoon- en registratiepunten wordt vooraf in het toezichtsplan (eventueel beheersingsplan) vastgelegd. Het daarin afgesproken minimum aantal waarnemingen moet gerealiseerd worden. De directie doet echter zoveel vaker waarnemingen als zij zelf nuttig of nodig acht, gelet op omstandigheden en bevindingen. De frequentie en de momenten van uitvoeren van waarnemingen zijn een afgeleide van het risico dat daarbij aan de orde is. Dit kan derhalve variëren van 100% waarnemen tot een beperkte selecte steekproef. Wanneer de directie bepaalde in het toezichtsplan voorziene waarnemingen niet uitvoert, moet zij dit verantwoorden in de administratie. Keuringsmethoden bij keuring door de directie In geval dat de directie UAV zelf keuringen uitvoert om vast te stellen of het eindresultaat voldoet aan een gestelde eis, moet zij de daarvoor geldende keuringsmethode gebruiken. Voor globale waarneming van resultaten mogen andere methoden worden gebruikt. Het niet voldoen door de aannemer aan gestelde eisen kan uiteindelijk alleen aangetoond worden met de daarvoor geldende methode. Als regel zijn dit de keuringsmethoden die in de Standaard '95 zijn vastgelegd. In speciale gevallen kan de directie vooraf bepalen welke methode gebruikt moet worden, maar dan moet dit reeds in het bestek zijn opgenomen. Indien er niets is bepaald in standaard of bestek en indien de aannemer in zijn kwaliteitsplan een eigen methode heeft opgenomen en het kwaliteitsplan door de directie is goedgekeurd, geldt de methode zoals die is vastgelegd in het keuringsplan. Beoordeling kwaliteitsgegevens van de aannemer De directie UAV beoordeelt op gezette tijden de kwaliteitsgegevens van de aannemer. Zij stelt daarbij vast of alle gegevens die conform het kwaliteitsplan beschikbaar moeten komen, er ook werkelijk zijn én of deze in overeenstemming zijn met de bestekseisen. De directie UAV legt haar bevindingen bij de beoordeling van de kwaliteitsgegevens vast in het zakboekje. Het is goed om steekproefsgewijs de keuringen en controles van de aannemer te bekijken door deze een enkele keer, bij voorkeur onaangekondigd, bij te wonen of door zelf metingen uit te voeren op door de aannemer gekeurde aspecten. Hoe vaak de gegevens van de aannemer worden gecontroleerd en hoe vaak de keuringen van de aannemer worden bekeken, hangt af van wat daarover in het toezichtsplan is vastgelegd. De bevindingen die de directie UAV daarbij doet,


oktober 1996


Handhaving

legt zij vast in het zakboekje. Afwijkingen van de in het beheersingsplan geplande controles rapporteert de directie UAV eveneens in het zakboekje. Nadere controles Wanneer de directie UAV bij controles afwijkingen vaststelt of als er aanwijzingen zijn dat zaken niet kloppen, kan dat een aanleiding zijn voor de directie om nadere controles uit te voeren in het werk zelf en/of een nadere uitleg aan de aannemer te vragen. Waaruit de nadere controles bestaan, hangt natuurlijk af van de aard van de gedane waarnemingen of de verkregen aanwijzingen. De directie UAV bepaalt dit op grond van haar vakmanschap. In normale gevallen zullen overigens weinig of geen nadere controles nodig zijn. De toezichthouders leggen de motivering voor de uitvoering van nadere controles en haar bevindingen daarbij, vast in het zakboekje. Registratie in het zakboekje In het voorgaande is de functie van het zakboekje al enkele malen aan de orde gekomen. Samenvattend worden de volgende registraties in het zakboekje opgenomen: 1. Bevindingen bij controle op stop-, bijwoon- en registratiepunten. De directie noteert daarbij welke gegevens van de aannemer zijn ontvangen met daarbij de conclusie die zij daaruit trekt en de resultaten van de zelf uitgevoerde waarnemingen. 2. Bevindingen bij de controle op uitvoering en resultaten van het kwaliteitsplan. Daarbij moet elke keer worden aangegeven welke gegevens gecontroleerd zijn, bijvoorbeeld gerelateerd aan het keuringsplan. 3. Afwijkingen van de in het toezichtsplan voorziene controles door de directie UAV, inclusief de motivatie van de afwijking. 4. Motivering van en bevindingen bij nadere controles door de directie UAV.

9.5 Enkele praktische aspecten Hoe gaat de directie om met afwijkingen en afwijkingsrapporten? De directie UAV beoordeelt de van de aannemer ontvangen afwijkingsrapporten en vormt zich een mening over de voorgestelde correctieve maatregel. De directie dient per geval vast te stellen of de afwijking een gevolg is van onjuiste uitvoering en derhalve voor rekening en verantwoording van de aannemer komt, óf dat het gaat om een afwijking die voor rekening en verantwoording van de opdrachtgever is.


oktober 1996

Handhaving


De afwijkingsrapporten dienen in de bouwvergadering te worden besproken. De directie UAV moet daar tot afspraken komen over de afhandeling van de correctieve maatregel, mits er geen financiële consequenties in het geding zijn. Indien een afwijking voor rekening en verantwoording van de aannemer is, dient hij een zodanige corrigerende maatregel te nemen dat het eindresultaat na correctie volledig aan de bestekseisen voldoet, tenzij de opdrachtgever akkoord gaat met een oplossing die niet leidt tot het volledig voldoen aan bestekseisen. Hierbij moet vooral gedacht worden aan tijdige oplevering, veiligheid, e.d. Het product dient in ieder geval te voldoen aan de functionele eisen. In de praktijk kunnen zich natuurlijk conflictsituaties en dilemma's voordoen. Er is wat mis gegaan en correctie is niet meer mogelijk of leidt tot een conflict met een andere eis. Herstel kost bijvoorbeeld zoveel tijd dat het project niet meer op tijd opgeleverd kan worden. Dan is het de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever om in overleg met de aannemer tot een redelijke en een voor beide partijen aanvaardbare keuze en oplossing te komen. Het is belangrijk dat de directie UAV bij het werken met de kwaliteitssystematiek zich vanaf het begin duidelijk opstelt. Er zijn duidelijke eisen (criteria en normen), de aannemer beheerst, borgt en herstelt waar nodig. Als niet aan de concrete normen die in het bestek zijn opgenomen wordt voldaan, kan de directie het werk niet accepteren. In dat geval dient de aannemer een zodanige correctie uit te voeren dat alsnog volledig aan de in het bestek gestelde normen wordt voldaan. Men dient dus kortingsregelingen te vermijden! De aannemer levert immers niet de kwaliteit die is overeengekomen. Voor zaken waarvoor in het bestek geen concrete normen zijn gesteld, gelden de in vakkringen geldende opvattingen over wat gebruikelijk, redelijk en haalbaar is. Die zijn niet altijd even duidelijk. De directie UAV dient het belang van zaken bij de beoordeling daarvan goed in de gaten te houden. Zij dient in deze gevallen een standpunt in te nemen dat uitgaande van de omstandigheden in alle redelijkheid en billijkheid is bepaald. De zakelijke opstelling van de directie UAV zal zeker gevolgen hebben voor de opstelling van de aannemer tegenover 'fouten' van zijn opdrachtgever. Hij zal voor deze fouten minder makkelijk over zijn hart strijken en de fouten voor zijn rekening oplossen. Hierdoor worden bij de voorbereiding gemaakte fouten beter zichtbaar. Zorg dat deze zaken actief worden opgepakt en verbeterd, zodat ze zich niet zullen herhalen in gelijksoortige situaties.


oktober 1996

Handhaving


Het indienen van een afwijkingsrapport ontheft de aannemer niet van de plicht om volledig aan de in het bestek gestelde eisen te voldoen. In de praktijk kan er natuurlijk sprake zijn van een afwijking waarvoor de aannemer een corrigerende maatregel voorstelt die formeel niet leidt tot het volledig voldoen aan de besteksbepalingen. De opdrachtgever kan echter van oordeel zijn dat het resultaat ten minste van gelijkwaardige kwaliteit is en dat het - gelet op de situatie - een alleszins aanvaardbare oplossing biedt. In dergelijke gevallen kan de opdrachtgever de corrigerende maatregel accorderen. Daarbij is wel van belang dat gelijktijdig afspraken worden vastgelegd over de eisen die aan het resultaat worden gesteld. Dergelijke maatregelen zijn voor rekening van de aannemer indien hij voor de oorzaak van de afwijking verantwoordelijk is. Indien de afwijking haar oorzaak vindt in een onjuiste besteksbepaling, kan de opdrachtgever besluiten tot een bestekwijziging of tot een accordering van de voorgestelde corrigerende maatregel indien deze tot een voor de opdrachtgever aanvaardbare oplossing leidt. In dat geval is er sprake van meer- en minderwerk. Wanneer wel en wanneer geen afwijkingsrapport van de aannemer? De aannemer dient een afwijkingsrapport in wanneer hij heeft vastgesteld dat het resultaat op een bepaald punt niet voldoet aan een of meer in het bestek gestelde eisen (criteria en normen). Indien correctie niet meer kan leiden tot het formeel voldoen aan alle besteksbepalingen, moet hij dat in alle gevallen indienen. Als de aannemer een afwijking ten opzichte van de bestekseisen vaststelt en hij besluit om tijdig een zodanige corrigerende maatregel uit te voeren dat deze alsnog leidt tot het formeel voldoen aan alle bestekseisen, kan hij het indienen van een afwijkingsrapport achterwege laten. Onder tijdig moet in dit verband worden verstaan een tijdstip waarop een correctie nog reëel mogelijk is en in elk geval vóór de oplevering. Ook dient de aannemer een afwijkingsrapport in als hij afwijkt van het overeengekomen kwaliteitsplan. Indien de aannemer tijdens het realiseren van het werk bepaalde keuringen uitvoert en daarbij tot de conclusie komt dat niet aan de eisen wordt voldaan, moet hij direct correcties uitvoeren. Wanneer die correcties leiden tot het alsnog volledig voldoen aan alle aan het resultaat gestelde eisen, is het niet nodig om een afwijkingsrapport bij de directie UAV in te dienen. Dus interne correcties binnen zijn bedrijfsvoering, bijvoorbeeld tijdens de uitvoering van


oktober 1996

Handhaving


een proces, leiden niet tot een afwijkingsrapport voor de directie UAV voorzover deze geen gevolgen hebben voor het eindresultaat. Als de aannemer in zijn kwaliteitsplan bepaalde processen heeft vastgelegd, is hij gehouden aan de uitvoering zoals die in het kwaliteitsplan is weergegeven. Wanneer hij daarvan wil afwijken, dient hij dit vooraf aan te geven in de vorm van een voorstel tot wijziging van het kwaliteitsplan en het algemeen tijdschema, en niet achteraf in de vorm van een afwijkingsrapport. Wel of niet accepteren van een voorgestelde corrigerende maatregel? Indien de aannemer een corrigerende maatregel voorstelt die ertoe leidt dat het resultaat na uitvoering daarvan volledig voldoet aan de in het bestek gestelde eisen, dan is de maatregel aanvaardbaar. In dat geval tekent de directie UAV het afwijkingsrapport voor akkoord. De aard van de corrigerende maatregel hangt geheel af van het probleem en de mogelijke oplossingen. Soms zijn meer oplossingen die tot een aanvaardbaar eindresultaat leiden. Wanneer de aannemer geen corrigerende maatregel weet te bedenken die leidt tot een volledig voldoen aan het gestelde in het bestek, zal het onvermijdelijk zijn dat het betreffende onderdeel wordt gesloopt. Daarna moet de aannemer opnieuw het gestelde in het bestek uitvoeren. Kan de directie ook een afwijkingsrapport opstellen? Het is aan te bevelen om de term afwijkingsrapport te reserveren voor het eerder omschreven gebruik door de aannemer. Wel is het van belang dat de directie UAV, in het kader van interne kwaliteitszorg, afwijkingen in de eigen processen of producten vast legt. Dit kan bijvoorbeeld in het zakboekje, zodat deze bij de projectevaluatie weer naar voren kunnen komen. Na de evaluatie kunnen deze dan worden teruggekoppeld naar de bron van het ontstaan ervan. Alle afwijkingen van het toezichtsplan behoren te worden vastgelegd in het zakboekje en in de prestatieverklaring te worden opgenomen ter informatie van de opdrachtgever. Hiermee wordt feitelijk de overstap gemaakt naar de interne kwaliteitszorg: leren van de gemaakte fouten door verbeteringen in processen en procedures voor te stellen en te implementeren. In geval de directie UAV vaststelt dat de aannemer op een bepaald punt niet voldoet aan de bestekseisen, behoort zij dit direct te melden aan de aannemer en opdrachtgever. Zij dient de aannemer echter een redelijke tijd te geven om zelf de afwijking te ontdekken en te herstellen.


oktober 1996

Handhaving


De aannemer moet naar aanleiding van een door de directie geconstateerde afwijking een afwijkingsrapport opstellen, inclusief een voorstel voor een corrigerende maatregel. Indien op het werk zich nog meer van dezelfde situaties voordoen, waarbij opnieuw dezelfde afwijking kan ontstaan, is het zaak dat de aannemer tevens een preventieve maatregel neemt. Dat wil zeggen een zodanige bijstelling van zijn kwaliteitssysteem of kwaliteitsplan dat hij op het werk toepast, dat de kans op het opnieuw ontstaan van een gelijksoortige afwijking aanzienlijk verkleind of weggenomen wordt. Deze werkwijze sluit aan op paragraaf 31 van de Standaard 1995. Is het verstandig om kortingsregelingen in het bestek op te nemen? Het is niet raadzaam om kortingsregelingen in het bestek op te nemen. Dit leidt er vaak toe dat de aannemer een rekensom maakt en kijkt wat voor hem het meest voordelig is. Volgens het contract is het in dergelijke gevallen volkomen juist om te kiezen voor de korting en de opdrachtgever achter te laten met een product dat niet voldoet aan wat hij eigenlijk wilde hebben. Beter is het om vanaf het begin duidelijk te zijn over de eisen die aan het resultaat gesteld worden en om aan te geven dat met minder geen genoegen genomen zal worden.


oktober 1996

10 Audits


r•

j

T

J


10 Audits 10.1 Kwaliteitsaudit, pagina 2 10.2 Onafhankelijkheid en deskundigheid, pagina 3 10.3 Audits door de aannemer, pagina 4 10.4 Audits door de directie UAV, pagina 5 10.5 Werkwijze bij de kwaliteitsaudit, pagina 7 10.6 Corrigerende maatregelen en sancties, pagina 9


oktober 1996

Audits


10 Audits 10.1 Kwaliteitsaudit Definitie kwaliteitsaudit 'Een kwaliteitsaudit is een systematisch en onafhankelijk onderzoek om te bepalen of activiteiten op het gebied van kwaliteit en de daarmee samenhangende resultaten overeenstemmen met de geplande maatregelen en of deze maatregelen op doeltreffende wijze zijn geïmplementeerd en geschikt zijn voor het bereiken van de doelstellingen' (NEN-ISO 8402). Toepassing in kwaliteitsborging bij uitvoering van werken In deze Leidraad moet een kwaliteitsaudit uiteraard gezien worden in de context van de kwaliteitsborging in projecten. In dat geval houdt een kwaliteitsaudit het volgende in: het bepalen of de activiteiten met betrekking tot kwaliteitsborging overeenstemmen met geplande, in het kwaliteitsplan vastgelegde maatregelen en of deze maatregelen op doeltreffende wijze zijn geïmplementeerd en geschikt zijn voor het bereiken van een adequate borging van het projectresultaat. Kwaliteitsplanaudit De kwaliteitsaudit is speciaal van toepassing, maar niet beperkt tot, een kwaliteitssysteem of elementen daarvan (processen, producten of diensten). Een van de meest kenmerkende producten van de kwaliteitszorg zoals deze bij Rijkswaterstaat wordt toegepast, is het kwaliteitsplan. Een audit die daarom in verreweg de meeste gevallen zou moeten worden uitgevoerd, is de kwaliteitsplanaudit. Kwaliteitsplanaudits zijn voor de directie UAV een bruikbaar middel om de toepassing en de doeltreffendheid van het kwaliteitsplan vast te stellen. Bij kwaliteitsplanaudits gaat het er niet om vast te stellen of het resultaat aan alle bestekseisen voldoet. Het is een aanvulling op de uit te voeren verificaties, die direct gericht zijn op het vaststellen of aan de bestekseisen is voldaan. Een kwaliteitsplanaudit is erop gericht om vast te stellen of het plan goed wordt toegepast en effectief is, inclusief het werken volgens de vastgelegde procedures, het uitvoeren van de benodigde correcties en het opstellen van afwijkingsrapporten. Steekproefsgewijs kan daarbij de effectiviteit getoetst worden door te beoordelen of geregistreerde kwaliteitsgegevens in overeenstemming zijn met de gestelde eisen.


oktober 1996

Audits


Besteksverplichting Het opstellen van en het werken volgens een kwaliteitsplan is een besteksverplichting. Het vaststellen of aan deze besteksverplichting wordt voldaan, is een verantwoordelijkheid van de directie UAV en zij geeft daaraan inhoud door het beoordelen en goedkeuren van het kwaliteitsplan en door de naleving en de effectiviteit van het goedgekeurde kwaliteitsplan verifiëren door middel van audits.

10.2 Onafhankelijkheid en deskundigheid Onafhankelijkheid Een audit is een systematisch onderzoek door een onafhankelijke figuur. Het begrip onafhankelijk is daarbij relatief. De onafhankelijkheid beperkt zich namelijk tot de relatie tussen auditor en audittee. Er zijn eerste-, tweede- en derde-partij-audits. In de situatie van RWS-werken is de aannemer de eerste partij, de RWS is de tweede partij en er is eventueel een derde partij, die buiten het contract tussen de eerste en de tweede partij staat. Indien de aannemer (eerste partij) een audit op de toepassing en de effectiviteit van het kwaliteitsplan uitvoert, dan betekent de eis van onafhankelijkheid dat niet de projectleiding de audit mag uitvoeren. De audit moet echter worden uitgevoerd door een niet voor het project verantwoordelijke medewerker van de aannemer, bijvoorbeeld de kwaliteitsmanager van het bedrijf of een projectleider die voor een ander project verantwoordelijk is. Indien er vanuit de opdrachtgever geen audit wordt gepland, kan de directie UAV de audit uitvoeren. Zij is namens de opdrachtgever verantwoordelijk gesteld voor het kwaliteitstoezicht. Het is primair de verantwoordelijkheid van de directie om vast te stellen of het kwaliteitsplan goed wordt toegepast en doeltreffend is. Natuurlijk is het mogelijk om deze werkzaamheden uit te besteden aan een derde. Dit kan een andere dienst of functionaris van RWS zijn, al dan niet gespecialiseerd in het uitvoeren van audits, of een externe organisatie. De redenen om de uitvoering van een audit aan een derde op te dragen kunnen zijn: gebrek aan capaciteit of deskundigheid of een grotere behoefte aan onafhankelijkheid.


oktober 1996

Audits


De status van een audit door een derde kan een andere zijn dan een audit door de directie UAV. Indien er bijvoorbeeld verschil van inzicht bestaat of in geval van een complexe of gevoelige kwestie, kan in overleg met de opdrachtnemer een onafhankelijke derde partij gekozen worden, waarbij vooraf overeenstemming bestaat over de betekenis en rechtskrachtstatus van diens oordeel. Deskundigheid Het is van belang dat audits vanuit de nodige deskundigheid worden uitgevoerd. Deze deskundigheid betreft: - inhoudelijke projectkennis - kwaliteitsborging en - audittechnieken. Dit betekent dat de daarvoor in te zetten directievoerders zich deze deskundigheid eigen moeten maken. Het is immers primair hun taak. Maar ook indien de audit door een derde wordt uitgevoerd en deze constateert tekortkomingen, dan zal de directie hierover in contact moeten treden met de aannemer en zij zal, als de resultaten van de audit bindend zijn of worden overgenomen, moeten beoordelen of de door de aannemer getroffen maatregelen adequaat zijn. Audit-deskundigheid is op termijn ook nodig in het kader van de interne kwaliteitssystemen van de dienstonderdelen. Indien zij overgaan tot het ontwikkelen en invoeren van een intern kwaliteitssysteem, is het periodiek uitvoeren van interne kwaliteitssysteemaudits daar onderdeel van. Het is zaak om tijdig te voorzien in het opleiden en trainen van voldoende directievoerders om op adequate wijze kwaliteitsplanaudits te kunnen uitvoeren. Daartoe is het nuttig om tijdig een plan te maken om deze deskundigheid de organisatie binnen te halen.

10.3 Audits door de aannemer Interne audits Bij de gecertificeerde aannemer zullen interne auditors opgeleid zijn voor het uitvoeren van interne audits met betrekking tot het kwaliteitssysteem. Vermelding in het bestek Indien de opdrachtgever wil dat de aannemer audits uitvoert met betrekking tot de toepassing en de effectiviteit van het kwaliteitsplan, moet dit vooraf expliciet als eis in het bestek worden opgenomen. Dit kan bij de besteksbe-


oktober 1996

Audits


paling met betrekking tot de inhoud van het kwaliteitsplan. Ook indien de opdrachtgever de rapportage van deze audits overlegd wenst te hebben, moet dit vooraf bepaald worden. Steekproefsgewijze audits Op grond van zijn kwaliteitssysteem voert de aannemer steekproefsgewijze audits die gericht zijn op het naleven en de effectiviteit van zijn kwaliteitssysteem en de rapportages daarvan hoeft hij niet aan de opdrachtgever ter beschikking te stellen. Deze audits vinden niet in alle projecten plaats. Stapeling van audits De toegevoegde waarde van audits wordt beperkt indien diverse soorten audits 'gestapeld' worden, bijvoorbeeld: - audits door de certificatie-instelling op het kwaliteitssysteem van de aannemer - interne audits door de aannemer op zijn kwaliteitssysteem - een kwaliteitsplanaudit door de aannemer én - een kwaliteitsplanaudit door de directie UAV. Criteria voor kwaliteitsplanaudits door de aannemer Voor kleinere en minder complexe werken is het niet zinnig om bovenop de interne en externe audits ten aanzien van het kwaliteitssysteem nog kwaliteitsplanaudits van de aannemer te eisen. Bij grote en complexe werken kan dit wel voldoende toegevoegde waarde hebben. In deze gevallen is het zinvol in het bestek op te nemen dat de aannemer kwaliteitsplanaudits moet uitvoeren en de rapportage daarvan (inclusief eventueel benodigde corrigerende maatregelen) aan de directie UAV beschikbaar moet stellen. De directie UAV bepaalt op grond van de complexiteit van het werk en de risico's met welke frequentie dit moet gebeuren. Een richtlijn daarbij kan zijn één maal per drie tot zes maanden.

10.4 Audits door de directie UAV Planning De directie UAV voert in principe als tweede partij audits uit met betrekking tot de toepassing en de effectiviteit van het goedgekeurde kwaliteitsplan. In beginsel en als regel worden deze audits vooraf gepland en als zodanig opgenomen in het (voorlopige) toezichtsplan.


Audits


Aanleiding voor een audit Ook kan een aüdit worden uitgevoerd indien de directie tijdens de uitvoering signalen ontvangt die erop wijzen dat het kwaliteitsplan niet goed wordt toegepast of niet effectief is. Het is aan de directie om tijdens de uitvoering van het werk te bepalen of de situatie daar reden toe geeft. Audits als onderdeel van het totale kwaliteitstoezicht Audits vormen een onderdeel van het totale kwaliteitstoezicht, dat daarnaast bestaat uit het uitvoeren van verificaties. De audit omvat alle aspecten van het kwaliteitsplan, waarbij niet speciaal gefocust wordt op risicopunten. Risicopunten krijgen bij het kwaliteitstoezicht op stop-, bijwoon- en registratiepunten al intensief aandacht. Daarbij gaat het om het vaststellen of daadwerkelijk aan de betreffende besteksverplichtingen wordt voldaan. De frequentie van de geplande kwaliteitsplanaudits hangt samen met de complexiteit, de omvang en de duur van een project. Het nut van audits Voor projecten zonder noemenswaardige risico's of met een zeer korte doorlooptijd is het uitvoeren van een audit, naast de normale verificaties, weinig zinvol. Het gaat hierbij om min of meer routinematige projecten als bijvoorbeeld een onderhoudsbestek voor markeringen of voor groen. In deze gevallen kan het aan het betreffende dienstonderdeel worden overgelaten of wel of niet een audit wordt gepland (voor projecten die niet onder kwaliteitsborging worden uitgevoerd zijn audits uiteraard niet mogelijk omdat daarvoor geen kwaliteitsplan wordt vastgesteld) Indien het om projecten gaat waarvoor meer risicopunten zijn benoemd in de vorm van stop-, bijwoon- en registratiepunten en die bovendien een langere looptijd hebben, vormen audits een zinvolle aanvulling op de verificaties. Het middels een audit vaststellen van het niet goed naleven of niet doeltreffend zijn van het kwaliteitsplan is pas echt zinvol indien na deze vaststelling maatregelen genomen worden om de situatie te verbeteren. Criteria voor de benodigde frequentie Het is lastig om vooraf eenduidige criteria vast te stellen voor de bepaling van de benodigde frequentie van kwaliteitsplanaudits. Wel kunnen globale richtlijnen worden gegeven en de precieze invulling kan beter worden overgelaten aan het vakmanschap van de directie UAV.

Deze richtlijn zou als volgt kunnen luiden:


oktober 1996

Audits


- Alle projecten die langer dan drie maanden daadwerkelijke uitvoeringstijd hebben: minimaal één audit uitvoeren' (bijv. een maand na aanvang van de uitvoering). - Voor elke periode van zes maanden dat een project langer duurt: één audit extra uitvoeren (bijv. in de zevende maand). Rapportage door de directie UAV Van elke audit maakt de directie een korte rapportage, waarin vermeld wordt: - de datum; - de scope; - de geldende versie van het kwaliteitsplan; - de geïnterviewde personen; - de bevindingen met betrekking tot de toepassing van het kwaliteitsplan en de effectiviteit daarvan; - de geconstateerde tekortkomingen. Met betrekking tot de effectiviteit gaat het om de vraag of de maatregelen, die in het kwaliteitsplan zijn vastgelegd geschikt zijn om de kwaliteit van het resultaat te borgen. De directie UAV stuurt de rapportage naar de aannemer met het verzoek om corrigerende maatregelen te nemen met betrekking tot de geconstateerde tekortkomingen, waar nodig aangevuld met een termijn waarbinnen de corrigerende maatregelen genomen moeten worden. Het uitvoeren van een kwaliteitsplanaudit door de directie UAV vraagt, afhankelijk van de omvang en de complexiteit van het werk en daarmee van het kwaliteitsplan, enkele uren tot één dag, inclusief rapportage.

10.5 Werkwijze bij de kwaliteitsplanaudit Planning De directie UAV plant de uitvoering van kwaliteitsplanaudits, inclusief de frequentie, op grond van de aard en omvang van het project en haar vakmanschap en legt deze planning vast in het toezichtsplan. Voorbereiding De audits worden door de directie UAV voorbereid door te bepalen welke personen zij wil interviewen en welke documentatie zij wil inzien. De te interviewen personen dient men te kiezen in relatie tot hun verantwoordelijkheden met betrekking tot de uitvoering van het project.


oktober 1996

Audits


Een audit is altijd een steekproef. Dat betekent dat niet elk detail van het kwaliteitsplan beoordeeld hoeft te worden. De directie UAV moet de punten plannen waar het audit in elk geval op gaat letten. Bijvoorbeeld bepaalde onderdelen van het kwaliteitsplan of de toepassing ervan op bepaalde onderdelen van het werk. De te interviewen personen, te beoordelen documenten en de aandachtspunten vormen tezamen de planning voor het auditteam. De directie UAV bepaalt tevens welke perso(o)n(en) de audit zullen uitvoeren. Het auditteam stelt zich voor zover nodig goed op de hoogte van de inhoud van het geldende kwaliteitsplan. Aankondiging De audits worden vooraf (enkele dagen tot een week) aan de aannemer aangekondigd. Indien er speciale aandachtspunten zijn, is het goed deze vooraf ook kenbaar te maken. Informatieverwerving en rapportage door het auditteam Tijdens de uitvoering van de audit vraagt het auditteam documenten ter inzage en stelt vragen aan de betreffende medewerkers. Op deze wijze tracht zij inzicht te krijgen in de naleving van de in het kwaliteitsplan vastgelegde afspraken en in de vraag of deze maatregelen geschikt zijn om het beoogde doel te bereiken. Het beoogde doel is het aantonen dat invulling wordt gegeven aan de besteksverplichtingen. Het doel van de audit is niet dat het auditteam ook daadwerkelijk vaststelt of aan alle besteksverplichtingen is voldaan. Dit doet de directie UAV via de overige activiteiten in het kader van het kwaliteitstoezicht zoals deze zijn vastgelegd in het toezichtsplan. Aan de hand van de informatie die het auditteam tijdens de audit beschikbaar krijgt, stelt het team vast of er tekortkomingen zijn met betrekking tot de naleving of de geschiktheid voor het doel. Het is zaak om tekortkomingen concreet te onderbouwen en om deze bij de rapportage concreet aan te geven met eventuele verwijzing naar de documenten waaruit de tekortkoming bleek. De aandacht dient vooral gericht te zijn op belangrijke zaken en mag zeker niet gericht zijn op pietluttigheden. Bij elke audit is het van belang om steekproefsgewijze aan de hand van de documenten na te gaan: - of de vereiste keuringen zijn uitgevoerd en vastgesteld; - of de resultaten aan de bestekseisen voldoen; - of er bij afwijkingen corrigerende maatregelen genomen worden; - of de effectiviteit van deze maatregelen wordt vastgesteld; - of waar nodig afwijkingsrapporten worden opgesteld.


oktober 1996

Audits


Aan het einde van elk interview moeten de vastgestelde tekortkomingen altijd mondeling worden samengevat om vast te stellen of er geen misverstanden zijn ontstaan. De directie UAV dient aan het einde van de'audit bij de verantwoordelijke projectleider mondeling te informeren naar de vastgestelde tekortkomingen. Het auditteam stelt een auditrapportage op en stuurt die via de directie UAV toe aan de aannemer met het verzoek om voor de vastgestelde tekortkomingen, binnen een gestelde, redelijke, termijn, corrigerende maatregelen uit te voeren.

10.6 Corrigerende maatregelen en sancties Corrigerende maatregelen De door de directie UAV aan de aannemer gerapporteerde tekortkomingen moeten bij de aannemer leiden tot de juiste corrigerende maatregelen. Belangrijk is dat deze maatregelen ook daadwerkelijk effectief zijn. Daarom is het nodig dat de directie UAV de effectiviteit van de door de aannemer getroffen corrigerende maatregelen verifieert door middel van een zogenaamde verificatie-audit. Een dergelijke audit vraagt afhankelijk van de aard, de omvang en de ernst van de tekortkomingen één uur tot enkele uren, inclusief de rapportage. Zoals eerder in dit hoofdstuk werd aangegeven, is het opstellen en werken volgens het kwaliteitsplan een besteksverplichting van de aannemer. Indien hij deze verplichting niet naleeft, zijn er sancties mogelijk. In de beginfase zullen zeker nog onvolkomenheden in de toepassing van kwaliteitsplannen voorkomen. Meestal kan men uitgaan van de goede wil van de aannemer en zal het voldoende zijn om de bij de audit vastgestelde tekortkomingen aan de aannemer te rapporteren. De aannemer zal daarna normaal gesproken de benodigde corrigerende maatregelen nemen. Indien de rapportage aan de aannemer niet leidt tot adequate maatregelen, is het zaak om dit in de bouwvergadering formeel aan de orde te stellen en daarmee pressie uit te oefenen op de aannemer om de benodigde corrigerende maatregelen te nemen. Sancties De normale sancties die de UAV 1989 kent, zijn beschikbaar voor het niet nakomen van de besteksverplichting met betrekking tot het kwaliteitsplan. Dit betreft de volgende punten: par. 40: het opschorten van de betaling;


oktober 1996

Audits


par. 33: par. 14: par. 46: par. 42:

vermoeden van onvoldoende werk, waarbij door de directie maatregelen genomen worden op kosten van ongelijk; schorsing van het werk; in gebreke stellen van de aannemer; kortingen bij te late oplevering.

Bij het overwegen van sancties is het zaak om deze goed in relatie met de ernst van de tekortkoming te zien. Als de aannemer geen enkele keuring uitvoert of weigert afwijkingsrapporten in te dienen, moet hiertegen harder worden opgetreden dan wanneer blijkt dat een door hem zelf vastgestelde procedure niet geheel correct gevolgd is. Belangrijk is dat de directie UAV zich hierbij laat leiden door het effect dat de tekortkoming heeft voor de geldende besteksverplichtingen. Rapportage aan certificatie-instelling In de toekomst kan het onder bepaalde omstandigheden zinvol zijn om de auditrapportage (waarin de vastgestelde tekortkomingen betreffende het functioneren van de overeengekomen kwaliteitsborging zijn vastgelegd) aan de betreffende certificatie-instelling voor te leggen. Bijvoorbeeld als een bedrijf ernstig of bij herhaling tekort schiet. Zij kan beoordelen of het kwaliteitssysteem van het bedrijf aan de certificatievoorwaarden voldoet en zo niet daar maatregelen aan verbinden. In sommige gevallen kan dat intrekking van het certificaat tot gevolg hebben. Dit heeft direct tot gevolg dat die betreffende aannemer bij een volgende aanbesteding niet meer in aanmerking komt voor inschrijving op een RWS-werk. Immers, deze aannemer kan niet meer voldoen aan één bepaalde geschiktheidseis: het bezit van een ISO 9001/9002-certificaatü! Dit punt van rapportage aan de certificatie-instelling zal in de nabije toekomst nader door het projectbureau worden onderzocht en mogelijk leiden tot afspraken over een voor Rijkswaterstaat brede gedragslijn.


oktober 1996

Leidraad Kwaliteitszorg Uitvoering RWS-werken

Recommend Documents