Kwaliteitszorg

Yanic Vandevenne

Lokale Politie Aalst HR/Kwaliteitszorg

In deze presentatie  De lokale politie Aalst evolueert naar een bedrijfsmatig

werkende, lerende organisatie

 Geïntegreerd VTO-beleid als hefboom voor

organisatieontwikkeling (Twee denktanks (pedagogische bekwaamheden en ICT)

 VTO-beleidsplan • Aanleiding tot het plan • Doelstellingen • Legitimiteit en draagvlak  VTO-procesbeschrijving • Van behoeftendiagnose tot evaluatie (6 processtappen)

 VTO-jaarplan en procedures tot het volgen van een VTO-

activiteit


Waarom moeten we meer oog hebben voor strategische ontwikkeling?

‘Nog maar’……

De politie heeft hierin een niet te onderschatten verantwoordelijkheid!

GLOBALISERING … 40+ jaar geleden


Naar een bedrijfsmatige, lerende organisatie  GLOBALISERING vereist culturele en structurele veranderingen en aanpassingen van organisaties aan de noden van de hedendaagse maatschappij.  In het kader van ‘New Public Management’ moet de politie zich twee vragen stellen: Hoe kan ik een goede dienstverlener zijn? Hoe kan ik een goede werkgever zijn?


Hoe beantwoordt de politie Aalst die vragen?

• Ondersteunende processen

• Besturende processen

• Hoofdprocessen

•Jaarverslagen C9 •ZVP C2 •Functieprofielen C3 •BPM ‘Adelaars” C5 •Wijkproject (WWW…) C5 •Visietekst KlaMan C6/8 •Klantgerichtheid C2/4/7

Testzone community policing CGL (implementatietechnieken, benchlearning NL, opleidingen scanning/ bevolkingsconsult/ problem solving, documentatie, focusgesprekken, …

Balanced Beleidsnota’s Scorecard VTO als prestatie IKM mgtmodel Processen optimaliseren Problem Solving

Verbetertrajecten

MTO

Intro CAF als diagnosemodel

Invoering van EFQM als besturings- en Q-model

Op basis bouwstenen OO (fundament EFQM)

Cultureel kader Strategische architectuur

2001

2002

2004

2007/1

2007/2

2008 2009… 2009

2010


VTO innovatietraject opgebouwd op basis van een kwaliteitscirkel

6

Een strategisch VTO-beleidsplan  Bevat de collectieve ambitie om te groeien naar een lerende,

kwaliteitsvolle organisatie.  Is richtinggevend en biedt een referentiekader voor het uit te stippelen dagelijkse VTO-beleid voor de toekomst.  Geeft een principieel antwoord op de vragen als:  Wat is de relatie tussen VTO-beleid, personeels-, organisatie- en integraal 

 



klachtenmanagement? In welke mate en hoe is het VTO-beleid van de lokale politie Aalst afgestemd op het geïntegreerd opleidingsplan van de Federale Politie (dus ook OPAC) en op de principes van excellente politiezorg? Welke zijn de rechten en de plichten van de medewerkers in de organisatie? Welke beleidsmaatregelen nemen we om kwaliteit te kunnen leveren? In welke mate worden goede praktijken geborgd? Lokale Politie Aalst HR/Kwaliteitszorg

VTO-beleid bestaat uit drie delen:  VTO-beleidsplan Referentiekader voor het uit te stippelen dagelijks VTO-beleid

 VTO-proces Omschrijft de procedure van het verzamelen van de Opleidingsbehoefte, de aanvraag, het volgen van een VTO-activiteit, de transfer van de opgedane kennis en de evaluatie.

 VTO-jaarplan  Omvat alle VTO-activiteiten die aan de behoefte kunnen voldoen


Aanleiding tot het beleidsplan  Evaluatie van 3,5 jaar opleidingsactiviteit: kostprijs 300.000 €.    



Wat hebben we met die kennis gedaan? Individueel leren kan in een ‘lerende organisatie’ niet de bedoeling zijn. Collectief leren! Geen adequate inzameling van de opleidingsbehoefte. Niet voldoende gericht op de toekomst! Enorm marktaanbod qua opleidingen. We geraken er niet wijs uit! De juiste keuzes maken. Interne communicatie over VTO-activiteiten verbeteren: ter beschikking stellen literatuur, websites, bibliotheek, … Geen efficiënte en effectieve registratie. Zeer beperkte evaluatiemogelijkheden. Lokale Politie Aalst HR/Kwaliteitszorg

Doelstellingen  Individuele competenties ontwikkelen met het oog op een hoger motivatie- en tevredenheidsniveau van de medewerkers.  Integratie van de principes van de excellente politiezorg.

 Klachten- en beloningsmanagement integreren in het kwaliteitsdenken.  Afspraken rond VTO verduidelijken en inzichtelijk maken.

 VTO-beleid als strategisch instrument inbedden.  Verantwoordelijkheden en bevoegdheden toewijzen in het kader van VTO Lokale Politie Aalst HR/Kwaliteitszorg

Doelstellingen Niet alleen

Maar vooral

Ad hoc VTO-activiteiten (voor een specifieke taak)

Een structureel, strategisch VTO-beleid voeren om de vooropgestelde doelen te realiseren

Aanbodgestuurde VTO-activiteiten (OPAC, OBAC, AMELIOR, ESCALA, CPS,...)

Vraaggestuurde VTO-activiteiten op basis van VTO-diagnose (noden van de organisatie – noden van de medewerker wetswijzigingen)

Kort of langdurende cursussen

Andere VTO-werkvormen – brede waaier van VTOactiviteiten (benchlearning, congressen, themadagen, projectgroepen, seminarie, …)

VTO voor een beperkte groep van medewerkers

VTO voor alle medewerkers. (Afhankelijk van de budgettaire en capacitaire ruimte)

Individueel leren

Collectief leren: transfer van kennis op de werkplek – effecten van VTO-activiteiten overdragen naar de werkbloer en kennis delen in teamverband

Klassieke onderwijsvormen

Thematische focusge”sprekken, E-Learning introduceren

Formele leeractiviteiten organiseren

Faciliteren van informele leerprocessen

Louter kennisoverdracht

Ook vaardigheden (communicatief, sociaal, omgaan met diversiteit


Situering van VTO in het begrip ‘Excellente politiezorg’


Wat staat er verder in die beleidstekst?  Verantwoording (waarom was er nood aan een visietekst?)  Strategische uitgangspunten  Actoren en bevoegdheden  Voor wie geldt dit beleid? Voor wie niet?  Rechten en plichten van de actoren?  Comptabilisering en arbeidstijdregeling voor het volgen van formele VTO-activiteiten.  Organisatorische vormgeving van VTO: centraal en decentraal

 Middelen  Tijd  Budget  Accommodatie

 Kwaliteitszorg  Beleidsmaatregelen voor het optimaliseren van formele VTO-activiteiten  Beleidsmaatregelen omtrent het bevorderen van het informeel leren

 Afspraken omtrent het gebruik van het jaarplan, kengetallen, …

 Implementering  Legitimering (intern/extern), ….


Krachtlijnen van het VTO-beleid Geïntegreerd en integraal beleidsplan  Geïntegreerd:  Intern geïntegreerd: IKM, evaluatiecyclus, wetgeving, ZVP, statuut, organisatiegebonden, …  Externe integratie: Kadernota, NVP, GOP, jaarplan OPAC, EFQM  Integraal: verruiming van het begrip opleiding (meer aandacht voor vorming (attitude), training (doen) en opleiding (kennisoverdracht)

 Hoger motivatie- en tevredenheidsniveau medewerkers door competentieontwikkeling

   

Vraaggestuurd VTO-aanbod op basis van juiste diagnose Decentralisering van verantwoordelijkheden Collectief leren Automatisering van het proces Lokale Politie Aalst HR/Kwaliteitszorg

VTO-proces


Processtap 1 : Diagnose VTO-behoefte Doel: Inventariseren van de ervaren en/of de te verwachten tekorten in competenties (inzichten, vaardigheden, attitudes, kennis, …) van een (groep) medewerker(s) in functie van de te realiseren persoonlijke en organisatiegebonden doelstellingen.

Revisiedatum : 3 mei10

Processchema

Korte toelichting 1a. Inzamelen van de behoefte De dienst HR stuurt rond 1 juni van het kalenderjaar een vraag aan de dienstchefs om de VTO-behoefte vanuit diverse bronnen mede te delen. In overleg met de evaluatoren laten ze uiterlijk op 1 juli de behoefte kennen (en het aantal personeelsleden per opleiding) op basis van de volgende bronnen: Vanuit klachtenmanagement: de dienst intern toezicht kan aan de hand van (gegronde en gerechtvaardigde) klachten, persoonlijke of organisatiegebonden disfuncties detecteren die door middel van een VTO-traject verbeterd kunnen worden. Vanuit personeelsbeheer: de dienstchefs en de evaluatoren kunnen ter gelegenheid van plannings- en functioneringsgesprekken leemtes vaststellen. Nieuwe of gewijzigde wet- en regelgeving Vanuit een organisatorische behoefte die rechtstreeks afgeleid is van de missie met het oog op de realisering van de strategische doelstellingen. Statuutgebonden VTO zoals de baremische opleidingen, gecertificeerde opleidingen, …. Algemene rondvraag bij directie, diensten en functionaliteiten via de dienstchefs.

1b. Clusteren van de behoefte Vanaf 2 juli zal de dienst HR de VTO-behoeften clusteren en overzichtelijk in een ‘VTObehoeftendossier’ opnemen. 1c. Informeren OPAC Uiterlijk op 10 september wordt dit behoeftendossier, met vermelding van het aantal personeelsleden per opleiding, overgemaakt aan de Oost-Vlaamse Politieacademie. Hierdoor is de provinciale politieschool in staat om op basis van de behoeftendossiers van alle politiezones een adequaat vormings-, trainings- en opleidingsaanbod uit te werken voor het volgende kalenderjaar. In de loop van de maand december stuurt OPAC het aanbod aan de politiezones.


Processtap 2 : Opmaken VTO-plan

Doel: Op basis van het interne en externe VTO-aanbod een VTO-jaarplan samenstellen waarin de kosten/baten verantwoorde VTO-activiteiten opgenomen zijn die aan de gesignaleerde tekorten kunnen voldoen.

Revisiedatum : 3 mei 10

Processchema

Korte toelichting : 2a. Analyse van het aanbod Het interne VTO-aanbod (OPAC) en het externe aanbod (congressen, studiedagen, opleidingen van CPS, AMELIOR, ESCALA, PREBES, SYNTRA, enz) wordt door HR nauwgezet geanalyseerd. Dat houdt onder meer in dat de opleidingsdoelen van de aangeboden VTO-activiteiten vergeleken en afgestemd worden op de VTO-behoefte. 2b. Opname in het jaarplan Na screening en filtering van het aanbod stelt HR een VTO-kalender op. Hierdoor worden de VTOactiviteiten maximaal en optimaal over het jaar en de beschikbare capaciteit gespreid. De kalender vermeldt alle opleidingen die de gesignaleerde tekorten kunnen invullen. Uiteraard is er ruimte voorzien voor ad hoc VTO-activiteiten (dringende opleidingen n.a.v. wetswijzigingen, congressen, themadagen, …) die op korte en middellange termijn aangeboden worden.. Als OPAC een passende activiteit aanbiedt, die voldoet aan de behoefte, wordt ze opgenomen in het jaarplan. Heeft ze die niet zoekt HR in het externe aanbod. Als de externe vormingscentra over de gewenste opleiding beschikken gaat HR na of ze voldoet aan de gewenste opleidingsdoelen; welke aanbieder het meest interessante aanbod heeft; en of die opleiding(en) kwaliteitsvol en kosten/baten verantwoord is (zijn). In positief geval wordt de activiteit opgenomen in de VTO-kalender. In negatief geval wordt gevraagd aan OPAC om een passende opleiding te voorzien 2c. Communiceren van het plan De VTO-kalender wordt voorgelegd aan de korpsleiding en het strategieteam. Zij gaan hierbij na of de prioriteitenstelling, de voorgestelde VTOactiviteiten en de VTO-kalender overeenstemmen met de geïnventariseerde noden en behoeften. Van Lokale Politie Aalst zodra de korpsleiding haar fiat geeft over het plan HR/Kwaliteitszorg wordt het op het intranet gepubliceerd. Zodoende

Processtap 3 : Aanvraag VTO-activiteit Doel: De aanvraagprocedure voor een VTO-activiteit verhelderen en standaardiseren.

Revisiedatum : 3 mei 10

Processchema

Korte toelichting : 3a. Aanvraag van de activiteit met een formulier Het personeel dat een opleiding wenst te volgen vult het ‘Aanvraagformulier VTO-activiteit’ volledig in, dus ook hoe hij/zij de opgedane kennis zal verbreden naar de eigen setting. 3b. Valideren van de aanvraag De aanvrager legt het aanvraagformulier voor aan zijn dienstchef (eerste beslissingsniveau) die een beslissing neemt. Zijn beslissing is afhankelijk van: de relevantie van de aanvraag en de motivering van de aanvrager, de verenigbaarheid van de activiteit met de doelstellingen van de medewerker, de dienst, korps… de continuïteit van de dienst, het voorstel van de kandidaat voor de transfer van de opgedane kennis, vaardigheden naar zijn eigen setting. Als de dienstchef zijn goedkeuring niet geeft en een bijsturing dringt zich op doet de aanvrager een nieuwe aanvraag. Als er een akkoord is stuurt de dienstchef de aanvraag naar een tweede beslissingsniveau, namelijk HR. De beslissing van HR is afhankelijk van: de kostprijs van de opleiding en de toereikendheid van het VTO-budget; een positieve balans met betrekking tot de kosten/baten; de verenigbaarheid van de activiteit met de strategische doelstellingen van de organisatie; de garanties die de cursist biedt met betrekking tot de transfer van de opgedane kennis, … In geval van negatief advies, en bijsturing van de aanvraag is mogelijk, vult de aanvrager het document aan. In geval van positief advies stuurt HR het aanvraagformulier naar een derde beslissingsniveau, namelijk dat van de korpschef. Als de VTO-activiteit betalend is oordeelt het College van Burgemeester en Schepenen (vierde beslissingsniveau) op basis van de aangeleverde documentatie, over de relevantie van de VTO-vraag. Indien positief wordt het bedrag voor de activiteit ingeschreven in de boekhouding. In geval van teambuildingsactiviteiten is de organisatie/dienstchef vragende partij en bereikt met zijn medewerkers een consensus over het tijdstip waarop de Lokale Politie Aalst opleiding gevolgd kan worden. HR/Kwaliteitszorg 3c. Inschrijven De dienst HR verzamelt de aanvragen en zorgt voor een correcte inschrijving bij de inrichtende organisaties.

Processtap 5 : Transfereren Doel: Processchema

Revisiedatum : 3 mei10 Korte toelichting : 5a. Voorbereiden transfer Conform het engagement van de cursist voor de verbreding van de geleerde materie, bij de aanvang van de cursus voorgesteld (zie 3b), wordt de informatieoverdracht voorbereid. De diverse mogelijkheden zijn verwoord in dit dossier (processtap 3) o Bij opname in bibliotheek: email aan de doelgroep o In geval van powerpointpresentatie: maken presentatie, reserveren lokaal en beamer via de aanvraagprocedure ISLP, … o Interne opleidingen en infomomenten: in afspraak met HR In samenwerking met de dienstchef en HR wordt de doelgroep bepaald. Kennisgeving methodiek, plaats en datum aan HR. 5b. Transfereren Verspreiding via het intranet Overzicht publiceren van wie welke opleiding gevolgd heeft. Geïnteresseerde collega’s kunnen zich bij de bijgeschoolde medewerkers over de materie. Verspreiden van samenvatting van de gevolgde cursussen. Het kan gaan over powerpointpresentaties en/of documentatie. bevragen Verspreiding via georganiseerde formele leermomenten Lessen kunnen nog steeds gegeven worden tijdens de trainingen geweldsbeheersing. Ook hier kan kennisverbreding aan bod komen voor zover de te verbreden kennis iedereen aanbelangt. Nieuwe initiatieven Inrichten van een bibliotheek De verkregen documentatie zoals mappen, boeken, informatie allerlei ter beschikking stellen van alle medewerkers. Zeer specifieke informatie kan gedecentraliseerd, dit is op dienstniveau, bijgehouden worden.

Teamvergaderingen De werkgroep opteert voor de structurele inbedding van teamvergaderingen binnen elke dienst en functionaliteit. Het zijn eerder overlegfora waar diverse onderwerpen zoals nieuwe wetgevingen, kennis, dienstnota’s, enzovoort aan bod kunnen komen. Men bedoelt hier teamleren en werkplekleren mee. Interne opleidingen In company trainingen o Als na het volgen van een VTO-activiteit door een medewerker blijkt dat de opleiding dermate interessant is en raakvlakken heeft met de competentiedomeinen van alle diensten en/of functionaliteiten, opteert de denktank om VTO-activiteiten in company te organiseren. Infomomenten o Als na het volgen van een VTO-activiteit blijkt dat de kennis verbreedt dient te worden naar een bredere doelgroep kan overwogen worden om een teamoverschrijdende Lokale Politie Aalst infosessie te geven. Dat kan een kort lesmoment zijn dat plaatsvindt naargelang de inhoud en de flexibiliteit binnen het dienstrooster. HR/Kwaliteitszorg

Processtap 6 : Evalueren Doel: In deze processtap wordt nagegaan of er werd voldaan aan de initieel gestelde VTO-behoefte. Indien dit niet het geval zou zijn Revisiedatum : 3 mei 2010 kan het proces opnieuw georganiseerd worden Processchema Korte toelichting : 6a. Informeren Jaarlijks evalueert de directie het VTO-beleid, meer bepaald: Het VTO-proces : zijn er elementen in het VTO-proces die bijsturing noodzaken? De VTO-behoefte: nagaan of de VTO-behoefte effectief werd ingevuld. We kunnen dat bepalen aan de hand van de volgende gegevens: Manuele documentatie Evaluatieformulier uit processtap 4a (evaluatie gevolgde opleiding en de docent) Verslag uit 5c (verslag over de transfer met betrekking tot de opleiding) Tevredenheid van de dienstchefs met betrekking tot de invulling van de VTObehoefte Geautomatiseerde documentatie Gegevens uit de databank ‘opleidingen’ en ‘budget’ 6b. Analyseren De informatie wordt ingedeeld binnen het te onderzoeken deelgebied en de deelvragen. 6c. Resultaten Op basis van een goede analyse zullen de kwalitatieve en kwantitatieve resultaten duidelijk worden. Kwalitatief: De deugdelijkheid van het VTO-beleidsplan, proces en het –jaarplan. Effecten: De tevredenheid over de opleidingen en het rendement. (vb: in welke mate leiden de investeringen (bugettair)) tot de gewenste effecten. Kwantitatief: Aantal gevolgde VTO-activiteiten in de drie (V, T en O) domeinen. Verhouding tussen interne (politiescholen) en externe VTO. Aantal deelnemers op korps- en dienstniveau. Aantal opleidingen naar aanleiding van de aanbevelingen door klachtenmanagement. Besteding van hetLokale toegekende VTO-budget. Politie Aalst HR/Kwaliteitszorg Bij de invoering van de HR-Balanced ScoreCard in

Bedankt dat je er was! Lokale Politie Aalst HR/Kwaliteitszorg

Verbetervoorstellen




Geïntegreerd VTO-beleidsplan Interne integratie: afstemming klachtenmanagement, evaluatieprocedure, personeelsbeleid, behoeftendiagnose. Externe afstemming: NVP, Kadernota IV, geïntegreerd opleidingsplan, jaarplan OPAC


Kwaliteitszorg

Recommend Documents