congres ∙ woensdag 16 november 2011 ∙ Provinciehuis Leuven
Kortom, de ontmoetingsplek voor iedereen die professioneel bezig is met overheidscommunicatie Waarom Kortom? Kortom gelooft dat goede en integere communicatie bijdraagt tot een hechte gemeenschapsvorming. Ze brengt mensen en overheid dichter bij elkaar, creëert openheid, begrip en medewerking, en dat in beide richtingen. Kortom vergroot de deskundigheid van haar leden en komt op voor het maatschappelijk belang van overheidscommunicatie. Zo bouwt Kortom mee aan een democratie waar mensen actief aan kunnen deelnemen.
Ons overtuigingskader ·· ·· ·· ·· ·· ··
Het is een plicht van de overheid om te communiceren. Tijdige en correcte communicatie garandeert een goed beleid. De overheid is er voor de mensen. Burgers hebben een stem die ze actief mogen gebruiken. Goede communicatie creëert begrip en medewerking voor het werk van de overheid. Dialoog en communicatie vormen de basis van onze democratie. Werken aan een integere communicatiecultuur binnen de overheid is een dagelijkse opdracht. Via onze ledenvereniging helpen we elkaar.
Kortom is een ledenvereniging Kortom vzw is opgericht in 2000 en verenigt ruim 750 voorlichters, communicatieambtenaren en -medewerkers. Kortom is een ledenvereniging. Samen met een professioneel secretariaat garandeert ze haar leden een stevige inhoudelijke werking. Zo ondersteunen we elkaar in onze dagelijkse job als communicatieprofessional.
Kortom - Vereniging voor Overheidscommunicatie vzw Postbus 136 ∙ 8000 Brugge ∙ Tel.: 050 31 14 31
[email protected] ∙ www.kortom.be · @kortom_be
CONGRES ‘ANDERE OVERHEID, NIEUWE COMMUNICATIE’ woensdag 16 november 2011 - Provinciehuis Leuven
Beste collega, Burgers worden steeds mondiger. Ze vragen om uitleg, geven hun ongezouten mening en stellen zich kritisch op. Ze stellen hogere verwachtingen naar de overheid zowel op vlak van dienstverlening, communicatie als participatie. De ontwikkeling van nieuwe technologie en media maken deze evolutie nog beter zichtbaar. Bewegen de overheid en ambtenaar mee? Die veranderende verwachtingen hebben een invloed op de manier van werken en denken van elke overheid. Het traditionele top-down model staat op losse schroeven. De ambtenaar is vanzelfsprekend flexibel en denkt vanuit de gebruiker. Burgers zijn niet langer een doelgroep, het worden partners voor een betere dienstverlening en een interactief beleid. Digitale communicatie is daarbij de nieuwe norm. Hoe kan een overheid investeren in de dialoog met burgers? Hoe gebeurt de communicatie met de eigen werknemers bij ingrijpende veranderingen? Welke plaats krijgen nieuwe technologie en media in de organisatie? Wat is de impact op de ambtenaar? Hoe speelt een overheid gepast in op deze ontwikkelingen? Overheidscommunicatie heeft een scharnierfunctie in dit ingrijpend veranderingsproces. Tijdens het congres ‘Andere overheid, nieuwe communicatie’ staat verandering centraal. Hoe kan een overheid een veranderingsproces in een organisatie doorvoeren? Jürgen Foré en Bram Gekiere (Möbius) wijzen die voormiddag op de rol van begeleidende communicatie en op de nieuwe manieren van dienstverlening in overheden. Hoe houdt een overheidsdienst rekening met veranderende vragen en behoeften van burgers en werknemers? Frank van Massenhove (FOD Sociale Zekerheid) bewijst in de namiddag dat er heel wat mogelijk is om een overheid klaar te stomen voor de toekomst. Die dag hoor je boeiende verhalen over toegankelijke communicatie voor iedereen, apps voor overheden, de kracht van een goed verhaal bij veranderingsprocessen of de mogelijkheden van digitale communicatie. Tijdens de gesprekstafels komen de praktijkverhalen van collega’s aan bod. Je kan ook mee op bezoek naar het stadskantoor van Leuven. Kortom reikt tijdens dit congres voor de tweede maal de Prijs voor Overheidscommunicatie uit. Een vakjury bekroont het meest verdienstelijke communicatieproject van een overheid van de voorbije drie jaar. Met deze prijs wil Kortom het belang van overheidscommunicatie onderstrepen en overheden belonen die communicatie bewust en succesvol inzetten bij het voeren van hun beleid. We ontmoeten je dus graag op woensdag 16 november in Leuven. Tot dan. Julie Clément voorzitter Kortom
Je vindt in deze uitnodiging het volledige congresprogramma en meer informatie over de inhoud van de plenaire inleidingen, lezingen, workshop, bezoek en gesprekstafels.
Praktische informatie Congres ‘Andere overheid, nieuwe communicatie’ Het Kortomcongres ‘Andere overheid, nieuwe communicatie’ vindt plaats op woensdag 16 november van 9.30 tot 16.15 uur in het provinciehuis, Provincieplein 1 in Leuven. Dit congres richt zich tot woordvoerders, communicatieambtenaren en –medewerkers van steden en gemeenten, OCMW’s, politiezones, intercommunales, provincies, overheidsbedrijven, de Vlaamse en de federale overheid. Ook afdelingshoofden, gemeente- en OCMWsecretarissen, schepenen verantwoordelijk voor communicatie, docenten en studenten communicatie en medewerkers van communicatiebureaus zijn welkom.
Inschrijven via www.kortom.be Het aantal deelnemers is beperkt. Inschrijven gebeurt dus het best zo vlug mogelijk en uiterlijk vóór woensdag 9 november. Inschrijven kan enkel via www.kortom.be. Klik op de inschrijvingsmodule en maak de keuze tussen het inschrijvingsformulier voor leden of niet-leden. ·· ··
EDEN: 95 euro L NIET-LEDEN: Er zijn vier mogelijkheden: - Geen Kortomlid maar wel student: 35 euro. - Geen Kortomlid maar wel lid van de VVZC, BViC of Logeion (Nl): 95 euro. - Geen Kortomlid: 175 euro. - Geen Kortomlid maar je wenst voor 195 euro lid te worden in 2012 én deel te nemen aan het congres. In 2012 kost het lidmaatschap bij Kortom 150 euro en kan voor elke communicatieprofessional in dienst bij de overheid. Meer informatie vind je bij ‘lid worden’ op www.kortom.be.
·· ·· ·· ··
I n de deelnameprijs zijn een broodjeslunch, receptie en documentatiemap inbegrepen. Na inschrijving ontvang je automatisch een bevestiging per e-mail. De factuur wordt na het congres opgestuurd. Stuur jouw eventuele bestelbon vooraf op. Kosteloos annuleren kan tot en met woensdag 9 november. Bij annulering na deze datum is het volledige bedrag verschuldigd.
Bereikbaarheid Het congres vindt plaats in het provinciehuis, Provincieplein 1 in Leuven. Neem bij voorkeur de trein. Het provinciehuis bevindt zich nabij het station van Leuven. Ga aan de voorzijde van het station links de trappen op en volg de esplanade (Professor Van Overstraetenplein) zo’n 300 meter tot aan het provinciehuis. Rij met de wagen tot aan het station. Parkeren doe je best in de ondergrondse parking Den Bond (Martelarenplein 18) net voor het station van Leuven. Je kan niet parkeren in de ondergrondse parking van het provinciehuis. Ga aan de voorzijde van het station de trappen op en volg de esplanade (Professor Van Overstraetenplein) zo’n 300 meter tot aan het provinciehuis. Je vindt een routeplanner via www.vlaams-brabant.be > contact.
Met de steun van:
lezing 01. Geen verandering zonder interne communicatie Huib Koeleman (Wit Communicatie)
Lunch – wandelbuffet met broodjes
Een overheid voor de toekomst – Frank Van Massenhove (FOD Sociale Zekerheid) Grote administraties zijn niet meer van deze tijd. Autoriteit moet je vandaag verdienen door authentiek te zijn. Bij overheden komt een nieuwe generatie van hoogopgeleide kenniswerkers in dienst die opgroeien met sociale media en internet. Ambtenaren krijgen meer mogelijkheden om zelfstandig en creatief te werken. Hoe houdt een overheidsdienst rekening met veranderende vragen en behoeften van burgers en werknemers? Hoe wordt een administratie de eenentwintigste eeuw ingeloodst? Frank van Massenhove (voorzitter directiecomité FOD Sociale Zekerheid) leidt een hervormde overheidsdienst waar ambtenaren hun werkuren zelf regelen, thuis kunnen werken en trots zijn op hun werk. Hij toont de perspectieven van een overheid voor de toekomst.
lezing 08. De converserende communicatieambtenaar Steven De Smet (Politie Gent)
2e Prijs voor Overheidscommunicatie Overheidscommunicatie werkt, dat is de overtuiging van Kortom. In de afgelopen jaren bewezen overheden, van hoog tot laag, met uiteenlopende projecten en initiatieven dat communicatie een belangrijke rol speelt in de dialoog met burgers en bij het voeren van een goed beleid. Kortom zet die communicatieprojecten in de kijker die mensen en overheid dichter bij elkaar brengen en die openheid, begrip en medewerking creëren. We stellen de vijf geselecteerde projecten voor en reiken de Prijs voor Overheidscommunicatie en de Publieksprijs uit aan de twee meest verdienstelijke communicatieprojecten.
Receptie
Einde
Keuzeronde 1 11.20 – 12.10 uur
12.10 uur
13.30 uur
Keuzeronde 2 14.30 – 15.20 uur
15.30 uur
16.15 uur
17.15 uur
lezing 09. Apps voor overheden Pieterjan Bouten & Louis Jonckheere (In the pocket)
lezing 10. De kracht van een goed verhaal Raf Stevens (Storyteller.be)
bezoek 11. Op bezoek in het stadskantoor van Leuven
Gesprekstafels (maximum 15p.) 12. Aanbevelingen bij het gebruik van sociale media - (Katrien Eggers – FOD P&O) 13. Digitale media in tijden van crisis - (Bart Gysens - anaXis) 14. Interne communicatie in tijden van verandering - Huib Koeleman – Wit Communicatie)
Gesprekstafels (maximum 15p.) 05. Toegankelijke communicatie - (Geert Vandewalle en Ann Decorte – Ithaka vzw) 06. Een website voor elk platform - (Tim Vernieuwe - LCP) 07. Toerisme Vlaanderen: organisatie in verandering - (Lea Winkeler – Toerisme Vlaanderen)
Koffiepauze
10.45 uur workshop 04. Sociale media voor beginners Marc van Daele (gemeente Zwijndrecht)
Overheid in verandering – Jürgen Foré en Bram Gekiere (Möbius) Burgers verwachten een efficiënte en klantgerichte dienstverlening van elke overheid. Het traditionele top-down model staat op losse schroeven en van de ambtenaar wordt een vanzelfsprekende flexibiliteit verwacht. De ontwikkeling van nieuwe technologie en het gebruik van sociale media versnellen dit proces. Jürgen Foré en Bram Gekiere (Möbius) schetsen hoe een overheid een veranderingsproces in een organisatie en procedures kan doorvoeren. Zij wijzen op de rol van begeleidende communicatie en op de nieuwe manieren van dienstverlening in overheden.
9.45 uur
lezing 03. Samen werken aan een betere overheid Bert Smits (Levuur)
Verwelkoming door Julie Clément, voorzitter Kortom
9.30 uur
lezing 02. Slim inspelen op sociale netwerken Stijn Vercamer (sp.a)
Onthaal
9 uur
PROGRAMMA
Overheidscommunicatie werkt, dat is de overtuiging van Kortom. In de afgelopen jaren bewezen overheden, van hoog tot laag, met uiteenlopende projecten en initiatieven dat communicatie een belangrijke rol speelt in de dialoog met burgers en bij het voeren van een goed beleid. Kortom zet die communicatieprojecten in de kijker die mensen en overheid dichter bij elkaar brengen en die openheid, begrip en medewerking creëren. We stellen de vijf geselecteerde projecten voor en reiken de Prijs voor Overheidscommunicatie en de Publieksprijs uit aan de twee meest verdienstelijke communicatieprojecten. 16.15 uur
Receptie
17.15 uur
Einde
KeuzerOnde 1 ■ 01.
geen verandering zonder interne communicatie Huib Koeleman (lezing)
en andere manieren van beslissen. Het is belangrijk om de inzet en creativiteit van iedereen te benutten.
Een nieuw onthaal, een interne reorganisatie of gewijzigde procedures. Veranderingen doorvoeren zonder begeleidende interne communicatie is tot mislukken gedoemd. Mensen en organisaties in verandering hebben nood aan dialoog en persoonlijke communicatie. Hoe kan een overheid veranderingsprocessen laten samengaan met goede interne communicatie?
Hoe kunnen communicatieambtenaren nog beter inspelen op deze evolutie op vlak van inspraak en participatie? Bert Smits (Levuur) is gepassioneerd door het ontwerpen en begeleiden van participatieve processen. Hij wijst op het belang van een interactief beleid en toont zinvolle participatieprojecten die elkaar offline en online versterken. Hij onderstreept de evolutie van een top-down naar bottom-up verhouding tussen burgers en overheid.
Huib Koeleman (Wit Communicatie) is één van Nederlands bekendste interne communicatiespecialisten met expertise op vlak van interne communicatie, nieuwe media en veranderingsmanagement. Hij wijst op de belangrijkste aandachtspunten in de begeleidende communicatie bij veranderingsprocessen in overheden. Hij besteedt ook aandacht aan de mogelijkheden van sociale media voor een nieuwe stijl van interne communicatie.
02.
Stijn Vercamer werkt als adjunct-directeur communicatie bij sp.a en is voorzitter van de expertgroep digitale marketing bij de Stichting Marketing. Hij toont je hoe als overheid op een slimme manier in te spelen op de mogelijkheden van bestaande netwerken om een communicatieboodschap te verspreiden en de dialoog met de burger aan te gaan.
03.
04.
samen werken aan een betere overheid Bert Smits (lezing) Een overheid, dat zijn jij en ik. Onze veranderende samenleving is steeds meer het resultaat van samen denken, ontwikkelen en werken. De interactie tussen burgers, ambtenaren en politici stopt nooit en vraagt om nieuwe vormen van kennis
KORTOM-CONGRES-FOLDER.indd 4-6
05.
06.
een website voor elk platform Tim Vernieuwe (gesprekstafel - max. 15p.)
Er zijn redenen genoeg om te investeren in een website die zich aanpast aan het apparaat waar ze op bekeken wordt. Tim Vernieuwe (LCP) toont je de mogelijkheden van de wondere wereld van responsive webdesign.
07.
toerisme Vlaanderen: organisatie in verandering Lea Winkeler (gesprekstafel - max. 15p.)
Marc van Daele (gemeente Zwijndrecht) vertelt vanuit zijn ervaringen over de zin en onzin van sociale media in een overheid en wijst op een herkenbare manier op de mogelijkheden voor elke organisatie. Hij luistert naar jouw ervaringen, gaat in gesprek en toont de mogelijkheden om met weinig middelen en tijd ook digitale communicatiemiddelen aan te boren.
Toerisme Vlaanderen kreeg eind 2009 de opdracht om zichzelf grondig te herdenken. Het ‘nieuwe Toerisme Vlaanderen’ dat werd uitgetekend, heeft verstrekkende gevolgen voor de structuur en werking van de organisatie. Het agentschap is een organisatie in verandering en dat heeft ook belangrijke gevolgen voor de werknemers. Hoe verloopt de interne communicatie die gepaard gaat met dit veranderingstraject?
toegankelijke communicatie Geert Vandewalle en Ann Decorte (gesprekstafel - max. 15p.)
Lea Winkeler (Toerisme Vlaanderen) vertelt hoe dit veranderingsproces vorm krijgt en focust daarbij op de rol van interne communicatie. Ze trekt lessen uit de ervaringen bij Toerisme Vlaanderen en gaat met jou in gesprek over de aanpak van interne communicatie bij een grondig veranderingsproces.
Je kan als overheid communiceren maar word je ook begrepen? Een veranderende overheid houdt in haar communicatieaanpak rekening met alle burgers, ook moeilijker bereikbare doelgroepen. Geert Vandewalle en Ann Decorte (vzw Ithaka) werken als coach voor mensen met een verstandelijke beperking. Ze doen je nadenken over toegankelijke communicatie: over onzichtbare drempels, over begrijpen en begrepen worden. Ze stellen je de BlueCall Phone, Pict@ en BlueAssist voor, slimme instrumenten die gebruikmaken van nieuwe technologie voor een meer toegankelijke samenleving. Ze gaan met jou in gesprek over de mogelijkheden voor overheid en burger om elkaar beter te begrijpen.
08.
De toekomst is mobiel. Verscheidene bronnen voorspellen dat er tegen 2013 meer mobiele apparaten dan PC’s zullen zijn. Terwijl smartphones en tablets over de toonbank vliegen, ontstaat er voor webdesigners en -ontwikkelaars een enorme uitdaging. Mobiele apparaten brengen namelijk nieuwe schermresoluties met zich mee en de kans is groot dat jouw website hier niet goed op weergegeven wordt. Is jouw website klaar voor de toekomst?
sociale media voor beginners Marc van Daele (workshop) Ook in kleine organisaties kunnen sociale media bijdragen tot een betere communicatie en dienstverlening. Je kan hier als communicatieambtenaar wel van overtuigd zijn maar hoe begin je eraan? Hoe breng je sociale media in je communicatiemix? Waarvoor gebruik je ze en hoe introduceer je ze in je bestuur?
slim inspelen op sociale netwerken Stijn Vercamer (lezing) Een overheid in beweging kan niet langer zonder sociale media. De nodige tijd, middelen en knowhow zijn jammergenoeg niet altijd beschikbaar om hierin fors te investeren. Toch hoeft een overheid het warm water niet zelf uit te vinden. Er zijn op de markt al heel wat mogelijkheden en kanalen beschikbaar waarlangs de externe communicatie met verschillende doelgroepen kan verlopen.
Ke
11.20 tot 12.10 uur
09.
10.
n rojecten oor
orm
KeuzerOnde 2 ■ 08.
erscheidene tegen 2013 PC’s zullen tablets over er voor webeen enorme n brengen oluties met t jouw webeven wordt. oekomst?
de converserende communicatieambtenaar Steven De Smet (lezing)
Hoe kan je evolueren naar een converserende overheid? Welke gevolgen heeft dit voor een communicatieambtenaar? Steven De Smet (politie Gent) schetst de belangrijkste gevolgen van digitale media op de werking van een overheid en wijst op de rol van de nieuwe converserende communicatieambtenaar. Hij geeft je concrete tips om conversaties goed te volgen en te gebruiken als een hefboom naar een beter communicerende overheid.
09.
Er doen verhalen de ronde over een organisatie. Een overheid wil haar eigen verhaal vertellen. Raf Stevens (Corporatestoryteller.be) wijst op de mogelijkheden en aanpak van storytelling om een proces van verandering te begeleiden. Hij doet je nadenken over je eigen storythinking en over storytelling als bron van communicatie over en in een overheid. Aan de hand van voorbeelden geeft tips en inspiratie om een goed en passend verhaal bij een veranderingsproces te gebruiken.
11.
Apps voor overheden Pieterjan Bouten & Louis Jonckheere (lezing)
Pieterjan Bouten en Louis Jonckheere (mobiel agentschap In the pocket) tonen hoe je op een creatieve en effectieve manier kan inspelen op deze ontwikkelingen. Aan de hand van voorbeelden in binnen- en buitenland illustreren ze de mogelijkheden van apps voor overheden als gebruiksvriendelijke manier om nu en in de toekomst met burgers te communiceren.
10.
de kracht van een goed verhaal Raf Stevens (lezing) Een veranderingsproces staat nooit op zich. Nieuwe initiatieven of andere procedures passen in een groter verhaal waarmee een overheid inspeelt op gewijzigde vragen in een evoluerende samenleving.
Het stadskantoor verhoogt niet enkel de zichtbaarheid van het stadsbestuur en de stedelijke dienstverlening maar leidt ook tot een evidentere samenwerking tussen de verschillende stadsdiensten. Je maakt tijdens deze rondleiding kennis met het onthaal en de lokettenwerking, de filosofie van het gebouw en de praktijk van het klantenbegeleidingssysteem.
12.
13.
Aanbevelingen bij het gebruik van sociale media Katrien Eggers (gesprekstafel – max. 15p.) In welke mate moet een overheid het gebruik van sociale media toelaten voor iedere werknemer? Zijn er specifieke richtlijnen nodig? Hoe maak je collega’s bewust van de rol van sociale media bij communicatieacties? Ook de federale overheid vraagt zich af welke gedragsregels nodig zijn voor ambtenaren bij het gebruik van sociale media. Deze denkoefening resulteerde in de brochure ‘Aanbevelingen bij het gebruik van sociale media’ van de COMM Collection.
digitale media in tijden van crisis Bart Gysens (gesprekstafel – max. 15p.) De noodlanding van een vliegtuig op de Hudsonrivier. De schietpartij in het winkelcentrum in Alphen-aan-de-Rijn. Het treinongeluk in Buizingen. Het hevig onweer tijdens Pukkelpop. Je leest of je ziet het eerst op Twitter, Facebook of YouTube. Digitale media zijn in de voorbije jaren razendsnel uitgegroeid tot eerste bron van informatie, zeker na dramatische gebeurtenissen. Overheden denken dan ook na over hoe ze sociale media kunnen inbedden in hun crisiscommunicatiebeleid.
Op bezoek in het stadskantoor van Leuven (bezoek) Overheden investeren steeds meer in een kwaliteitsvolle dienstverlening. Eind 2008 opende Leuven daarom een gloednieuw stadskantoor naast het station. Alle diensten waar burgers een beroep op kunnen doen zijn gecentraliseerd onder één dak. Het is een gebouw met een onderscheid tussen een privaat en publiek gedeelte, een flexibele inrichting, veel daglicht en mogelijkheden tot ontmoeting. Het geavanceerde ticketsysteem en een hertekende organisatie vermijden lange wachttijden.
De onstuitbare opmars van smartphones en tablets zorgt op z’n beurt voor een duizelingwekkende toename van het aantal applicaties. Ook overheden ontwikkelen steeds meer van deze gebruiksvriendelijke apps om meldingen te verzamelen, toeristische informatie te verspreiden, wegenwerken aan te kondigen of evenementen te lanceren. Bovendien houden ook toepassingen zoals QR-codes, augmented reality en micro-betalingen vele mogelijkheden in voor openbare besturen.
Vlaanderen) roces vorm de rol van kt lessen uit aanderen en aanpak van grondig ver-
Katrien Eggers (FOD Personeel & Organisatie) werkte samen met enkele collega’s aan de opmaak van deze brochure. Ze licht de vragen en antwoorden die aan bod kwamen toe en ze gaat met jou in gesprek over zinvolle afspraken bij het gebruik van sociale media door elke ambtenaar.
Een veranderingsproces wordt dan ook best ingebed in een ruimer en wervend verhaal dat op een duidelijke en kernachtige manier de essentie vertelt en waarin jouw doelgroepen zich herkennen.
Digitale media hebben de manier van communiceren grondig gewijzigd. Internet is een sociaal platform vol meningen, argumenten en discussies met een belangrijke impact op openbare besturen. Eénrichtingscommunicatie werkt niet langer. Elke overheid staat voor een veranderingsproces dat moet leiden naar een organisatie die inspeelt op de conversaties met en van burgers.
e investeren ast aan het wordt. Tim mogelijkhen responsive
nd 2009 de te herdenVlaanderen’ rstrekkende en werking schap is een dat heeft ook werknemers. unicatie die ngstraject?
14.30 tot 15.20 uur
Bart Gysens (anaXis) toont aan de hand van enkele cases hoe digitale media nieuwe mogelijkheden creëren om te communiceren, ook in tijden van crisis. Hij gaat met jou in gesprek over de manier waarop sociale media op een structurele manier kunnen worden ingezet als communicatieinstrument bij crises.
14.
interne communicatie bij verandering Huib Koeleman (gesprekstafel - max. 15p.) Een nieuw onthaal, een interne reorganisatie of gewijzigde procedures. Veranderingen doorvoeren zonder begeleidende interne communicatie is tot mislukken gedoemd. Mensen en organisaties in verandering hebben nood aan dialoog en persoonlijke communicatie. Hoe kan een overheid veranderingsprocessen laten samengaan met goede interne communicatie? Huib Koeleman (Wit Communicatie) luistert naar jouw ervaringen, gaat in op vragen en wijst op de belangrijkste aandachtspunten in de begeleidende interne communicatie bij veranderingsprocessen in overheden.
26/09/11 16:39
