Raamcontract IP-telefonie Provinciehuis Leuven - 5 mei
2
IP-telefonie: de mythes en de feiten Wat mogen we verwachten van IP-telefonie?
3
Vooropgestelde eisen • • • • •
SIP-trunk goedgekeurd door Infrax Zowel fysieke als virtuele centrale mogelijk Software integratie: profielen per gebruiker, integratie smartphone,… Telefoons voor slechthorenden Opties en uitbreidingen mogelijk
4
Geluidskwaliteit • • • •
Kwaliteit van het signaal: beter dan analoog – indien aangepaste netwerkinfrastructuur Bekabeling: gebruik de juiste soort switchen en kabels Gesprekskwaliteit ≠ kwaliteit van het signaal Gesprekskwaliteit: bepaald door digitalisatie & decodering van het geluid => investeer dus ook in goede software
5
Voordelen • •
• •
•
•
Betere kwaliteit (mits bepaalde voorwaarden) Telefoontoestellen: – Inzetbaar als lokale switch – Stroom mogelijk via het netwerk (minder bekabeling/POE) Dienstenintegratie: IP-telefonie = hardware & software Kostenbesparing: – Gratis bellen tussen verschillende vestigingen – Aan zonaal tarief naar het buitenland bellen Bereikbaarheid: onafhankelijk van het klassieke telefoonnetwerk (onderbrekingen en verlies aan kwaliteit) Locatieonafhankelijk: via software ook buiten de organisatie bellen (softphone) 6
Aandachtspunten • •
•
Storingsgevoeligheid: zonder QoS is er risico op verzadiging van het netwerk => instellen op jouw netwerk! Stroomvoorziening: voorzie UPS-toestellen met voldoende autonomie (zowel telefonie als internet) Locatieonafhankelijk: steeds verbinding met het netwerk nodig bij extern gebruik => zorg voor sterke authenticatie en voldoende beveiliging van jouw netwerk!
7
Het bestek Waarom een raamcontract IP-telefonie? Wie heeft het bestek mee opgesteld? Hoe is het tot stand gekomen? Wie heeft er zich op ingeschreven?
8
Stap 1: Waarom? • • • • • •
Kostenbesparend werken Technologisch vernieuwend Verbeterde communicatie Investering in de toekomst Opties voor de toekomst Leidraad organisatiebeheersing volgen; http://www.auditvlaanderen.be/sites/default/files/Leidraad_Organisatiebeheersing_voor_lokale_besturen_web_0.pdf
9
Stap 1: Waarom? Wat zegt de leidraad over IP-telefonie? • • • • •
Bepaling van de IT-prioriteiten door de organisatie (het beleid) ICT verbeteren voor een betere dienstverlening De organisatie beschikt over een performante ICT-infrastructuur De organisatie beschikt over een degelijk telefoniesysteem De organisatie weet welke activiteiten van IT-bedrijven binnen het afgesloten contract vallen of voor welke ze extra moet betalen. Bovendien zet ze in op kostenbeperking.
10
Stap 2: Oprichting werkgroep • • •
• • •
Gemeentebestuur Bierbeek (Voorbeeldbestuur als case) Gemeentebestuur Boortmeerbeek Gemeentebestuur Grimbergen (Voorbeeldbestuur als case) OCMW Grimbergen (Voorbeeldbestuur als case) Gemeentebestuur Rotselaar VERA
11
Stap 3: Procedure kiezen
Kick-Off
Bestek
• Beslissingsproces: procedure, percelen, contractduur, …
• Samen het lastenboek opmaken
Publicatie
• Onderhandeling met bekendmaking (Belgisch & Europees)
Gunning
• Raamovereenkomst met VERA als opdrachtencentrale
12
Stap 4: Rapportage afname De opdrachtencentrale zal periodiek, samen met de werkgroep en de geselecteerde aanbieder(s), kijken wat er aangepast kan worden aan de technologie. De opdrachtcentrale wil op jaarlijkse basis een rapportje van de afname op het dossier. Op die manier kan de opdrachtencentrale deze opdracht evalueren. De aanbieder geeft aan hoe hij aan deze vraag specifiek kan voldoen.
13
Stap 5: Gunningscriteria • Technisch: 50 punten Oplossingen, functionaliteiten, diensten en kwaliteit van de initiële offerte
• Prijs: 40 punten De prijs voor alle onderdelen van het bestek, cf. de gestelde vragen en voorwaarden
• Ecologisch: 5 punten Ecologische verantwoording per aangeboden oplossing voor elk scenario
• Leveringstermijn: 5 punten Leveringstermijn voor volgende situaties: - De tijd nodig voor de realisatie van de bestelling van een nieuwe klant - De tijd tussen het bestellen en leveren van een extra telefoontoestel - De tijd die verloopt tussen de bestelling en de uitvoering van een configuratieaanpassing
14
Stap 6: Kandidaten: 11 • • • • • • • • • • •
Proximus Damovo Dimension Data Escaux Inia Licom Newtel Nextel Nimava Quantum ICT Remmicom
15
Stap 7: Offertes: 9 Offertes ontvangen van: • • • • • • • • •
Proximus Damovo Dimension Data Escaux Inia Licom Newtel Nextel Quantum ICT
16
Stap 8: Evaluatie & gunning • Kennisgeving niet-gunning: 19 februari 2015 • Gunning: 11 maart 2015 • Kick-off meeting: 12 maart 2015: – – – –
Rapport afname dossier Communicatie – PR Semestriële update meetings Draaiboek en informatiedocument VoIP
17
Winnaar bestek
• • • •
Meest regelmatige offerte: Damovo met MiTel als product Contactpersoon: Walter Goovaerts (sales manager) Product: MiTel (vroeger: Aastra) Gevestigd in Sint-Stevens-Woluwe 18
Bestelprocedure Hoe kunnen de bestellingen geplaatst worden?
19
Voorwaarden In volgorde: 1. Lid zijn van de virtuele centrumsteden 2. Vertrouwelijkheidsverklaring ondertekend door secretaris of beleidsmedewerker bezorgen aan VERA; bij voorkeur per mail naar
[email protected] 3. Toegang tot raamcontract vragen via
[email protected] 4. Instructies van het portaal www.virtuelecentrumsteden.be volgen
20
Wat staat er op het portaal? • • • • • • • • • • • •
Aanbieder aan wie het contract gegund is Contactpersoon bij de aanbieder (website, telefoon, e-mail, gsm, …) Vorm van het contract: opdrachtencentrale, raamcontract, … Beschrijving van de percelen Beschrijving en inhoud van het contract Vermelding van onderaannemers Begin- en einddatum van het contract Gegevens voor bijbestellingen Bijkomende info en presentaties over infodagen Publicaties Het oorspronkelijke bestek Model collegebesluit 21
De rol van een opdrachtencentrale De meerwaarde van VERA: • • • • •
•
Minder werk voor de besturen => tijdswinst Meerdere besturen gebruiken dezelfde oplossingen => kennisdeling en uitwisseling van ervaring => standaardisatie De opdrachtencentrale = waakhond over de goede naleving van de vooropgestelde eisen => druk wanneer nodig. VERA = SPOC voor klant & leverancier => vereenvoudiging van de communicatie & bemiddelaar Periodieke herziening van prijzen, opvolging van statistieken omtrent afnames, rapportering naar leden van de werkgroep en de virtuele centrumsteden Overzicht over gemelde incidenten, klachten en vragen in vorm van een FAQ, handleidingen, presentaties, infodagen, uitgebreide helpdesk, …
22
Vragen?
23
