DB 140618 bijlage 2
Conceptverslag Dagelijks Bestuur NHW 21 mei 2014 14.00-15.15 uur DLG Moeraszaal St. Jacobsstraat 200 Utrecht
Aanwezig:
Rita Kuijsters (provincie Utrecht, voorzitter), Fred van de Wart (provincie Gelderland), Caroline Smook (provincie Noord-Holland), Ivka Orbon (provincie Noord-Brabant), Harold Koster (provincie ZuidHolland), Maryann Glorie (provincie Utrecht, transitiemanager), Ria van Gelderen (Projectbureau NHW, verslag)
Afwezig met kennisgeving:
Jan van de Voorde (RCE), Marc Hameleers (Min EZ)
1. Opening, vaststelling agenda en mededelingen Mevrouw Kuijsters opent de vergadering en heet eenieder van harte welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. De heer Koster zond het DB het bericht van gedeputeerde Weber (ZH) aan gedeputeerde Traag (Gld en wnd. voorzitter Liniecommissie) door, waarin verwoord is dat Zuid-Holland zich per direct organisatorisch en financieel terugtrekt uit het nationaal project NHW. De heer Koster geeft als toelichting dat Zuid-Holland zijn beperkte financiële en personele middelen volledig ten goede wil laten komen aan de Oude Hollandse Waterlinie (OHW). Dit standpunt was eerder medegedeeld aan de Liniecommissie. Voorts is ZH van mening dat lopende de transitie er nog steeds sprake is van een omvangrijke organisatie voor het project, waarbij eerst gezocht wordt naar financiële middelen en daarna pas naar de inhoudelijke doelen waaraan die besteed gaan worden. ZH noemt de ambities van de Liniecommissie te hoog, ziet geen werkelijke transformatie plaatsvinden en betreurt de wijze van communiceren omtrent en na het schriftelijke bericht d.d. 9 april 2014 van gedeputeerde Weber aan de Liniecommissie (voor de vergadering 10 april 2014). Het verzoek om 1/9 in middelen te willen bijdragen past niet bij de door ZH eerder aangegeven limitaties. Ook de UNESCO-ambities stroken niet met waar ZH op wil focussen. ZH richt zich met de OHW op de Limes-aanvraag voor UNESCO-status en schat honorering daarvan als kansrijker in dan die van de NHW. ZH zal niet langer betrokken zijn bij het nominatieproces van de NHW, wil wel zo goed mogelijk zorg dragen voor de planologische bescherming van de NHW binnen haar grondgebied. Dit laat de vraag open of ZH de brief inzake nominatievolgorde aan de RCE medeondertekent of zal volstaan met een adhesiebetuiging. Het Waterliniemuseum blijft interessant voor ZH; de toezegging voor 2014 van €65.000,voor het museum zal ze gestand doen. De heer Koster heeft met plezier deelgenomen in het Dagelijks Bestuur. De andere bestuursleden uiten hun waardering voor zijn inbreng en betreuren de inhoud en consequenties van de mededelingen die hij nu moet doen. Mevrouw Orbon en mevrouw Smook herkennen tot op zekere hoogte de bezwaren tegen de veronderstelde invalshoek “eerst middelen – dan inhoud”, maar stellen ook, evenals de heer Van de Wart, dat in het
in gang gezette proces de urgentie toeneemt en het juist nu zaak is dat de provincies elkaar helpen en zij aan zij staan. Mevrouw Kuijsters noemt het terugtreden van ZH zeer teleurstellend en de conclusies die tot deze stap leidden, prematuur. Het terugtreden heeft ook een symbolische betekenis die, uit de aard der zaak, afbreuk doet aan de gezamenlijkheid die de Liniecommissie eerder met het onderschrijven van het Koersdocument betuigde. Het DB stelt er prijs op betrokken te worden bij de formulering van de motivering van het uittreden zoals die vervat moet worden in de brief hierover die in GS Zuid-Holland zal passeren. De heer Koster zegt deze gelegenheid tot overleg en input toe. Met het oog op mogelijke publiciteit acht het DB het managen van de communicatie over het uitstappen van ZH van groot belang. Aandacht vraagt ook de wijze waarop men zich met de rijkspartijen over dit feit zal verstaan. Voor de rijkspartijen is de wil en het vermogen tot een gezamenlijk voltooien door de provincies van het project NHW immers een belangrijk gegeven, met name voor OCW/RCE. De door de Liniecommissie als zodanig benoemde katalysatorfunctie van de UNESCO-nominatie voor de interprovinciale samenwerking dreigt nu te vervallen. Het DB vindt het belangrijk te weten of het terugtreden van ZH van invloed zal zijn op de haalbaarheid van de definitieve UNESCOnominatie, vraagt mevrouw Glorie/CIP daarover informatie in te winnen en, afhankelijk van de uitkomst, het proces en de planning daarop aan te passen. Ook hierbij is (voorbereiding in) communicatie van grote importantie. De heer Koster wordt agendalid van het DB en de heer Collette wordt agendalid van het CIP. 2. Verslagen Managementoverleg en DB 18 maart 2014; conceptverslag Liniecommissie 10 april 2014 De leden van het DB sturen eventueel commentaar op de verslagen Managementoverleg en DB 18 maart per mail na naar mevrouw Glorie. Naar aanleiding van het conceptverslag Liniecommissie klinkt de vraag de acties die daarin voor het DB opgenomen zijn, voortaan scherper te omkaderen en duidelijk benoemd door te sluizen. De heer Van de Wart stelt voor 1) een geannoteerde agenda voor het DB voortaan te voorzien van actiepunten en 2) op de DB-agenda de informerende en de besluitvormende punten herkenbaar van elkaar te scheiden. De vergadering stemt hiermee in. 3. Ontwikkelingen na 10 april Mail directeur Gebiedsontwikkeling DLG d.d. 15 mei 2014 In dit bericht deelt de heer Bouma mee aan de wnd. voorzitter van de Liniecommissie dat, sinds de LC de nieuwe koers van de NHW geaccordeerd heeft, het Projectbureau van de NHW niet past in het aan de koers inherente governancemodel en dientengevolge formeel niet meer bestaat. Dit betreft ook de functie van secretaris van de LC. Uit deze vaststelling volgt dat de provincies de coördinerende rol op zich nemen, bepalen welke taak door wie uitgevoerd wordt en aan zet zijn om het nieuwe apparaat vorm te geven - in de uitvoering transitiemanager, CIP en DB. DLG voldoet aan zijn verplichting mensen/uren beschikbaar te stellen voor NHW-werkzaamheden, tot het moment dat de definitieve overdracht aan het CIP plaatsvindt. Het DB wil decharge verlenen aan Peter Stolk als secretaris van de Liniecommissie. Het DB zal aan DLG laten weten in welke mate ze nog van welke diensten gebruik zal maken. Hierbij zij opgemerkt dat indertijd geen prestatieafspraken met DLG vastgelegd zijn.
2
Acties n.a.v. afbouw/overdracht taken Projectbureau Bij de te adresseren acties mei 2014 vraagt het DB aan het CIP voor de onderdelen Inrichting organisatorische taken CIP en Inhoudelijke liniebrede taken CIP, op korte termijn een beargumenteerde voorselectie te maken en een advies voor inhoudelijke behandeling te formuleren. Het DB onderstreept het belang van goede interne en externe communicatie over de besluiten in dezen. Mevrouw Smook mist de financiële achtergrond bij deze opsomming van (veelsoortige) taken. Mevrouw Glorie laat weten dat de Inhoudelijke liniebrede taken CIP geborgd zijn voor 2014 in geld en uren; zij vraagt de heer Stolk de financiële verantwoording aan te leveren.
4. Bezetting/invulling interprovinciaal programmabureau De vergadering bespreekt kort het profiel landelijk programmacoördinator. Men is van mening dat deze functie niet alleen de coördinatie van het programmabureau behelst, maar ook de verpersoonlijking, het gezicht naar buiten, inhoudt. Het DB besluit de vacature, op schaal 13/14, uit te zetten in de week van 26 mei via Matchpoint, dus eerst bij de provincies, en een bevestiging van plaatsing van de vacature aan elkaar door te geven om geschikte kandidaten op de provinciehuizen er op te kunnen attenderen. De vacature zal twee weken op dit intranet staan; de selectiegesprekken vinden plaats in de laatste week van juni. Mevrouw Kuijsters laat een datum reserveren voor de selectiegesprekken en zal deze samen met mevrouw Orbon of mevrouw Smook voeren, afhankelijk van hun beider agendaruimte en ook van de “herkomst” van de kandidaten. De werving projectleider/communicatiestrateeg zet het DB on hold, opdat de nieuwe landelijk programmacoördinator betrokken kan worden bij de invulling ervan. Omdat de provincies qua ondersteunende functies niet in een ruime jas zitten, zal voor de vacature programmasecretaris/communicatiemedewerker geworven worden via een extern bureau. Provincie Gelderland stelt hiervoor middelen voor deze functie ter beschikking. Omdat invulling van de vacatures niet stante pede geregeld is en de werving van een communicatiestrateeg uitgesteld wordt, vraagt mevrouw Glorie voor haar taken om extra ondersteuning vanuit de provincies. Zij zal laten weten in welke vorm die nodig is en wat de hoogste prioriteit heeft. 5. Clustering onderwerpen en toedeling onderwerpen aan DB-leden De vergadering stemt voorlopig in met het voorstel tot portefeuilleverdeling, een voorstel dat ook de Liniecommissie voorgelegd zal worden. Mevrouw Smook laat optekenen dat zij al erg druk bezet is en eerst meer inzicht wenst in wat de toedeling in de praktijk betekent. De leden van het CIP kunnen over de liniebrede thema’s nadere inhoudelijke informatie verschaffen aan hun managers. DE DB-leden uiten dat voor het eigenaarschap van een liniebreed thema, koppeling aan het LC-lid uit de eigen provincie het meest voor de hand ligt vanwege uitvoerbaarheid en efficiëntie. Men opteert, voorlopig, als volgt: Noord-Brabant: Vermaatschappelijking; Gelderland: borging/UNESCO; Utrecht: Afronding; Noord-Holland: Communicatie. Voor allen geldt dat men het voorstel even laat bezinken, intern zal bespreken en dan per mail de standpunten zal uitwisselen.
3
Wat verder ter tafel kwam De heer Van de Wart stelt het bericht van de directeur/bestuurder Stichting Liniebreed Ondernemen d.d. 13 mei aan de orde. De SLO ervaart het uitblijven van beslissingen over en toekenning van middelen als een nijpend probleem en ziet haar bedrijfsvoering ernstig in gevaar komen, op zeer korte termijn al. Mevrouw Glorie deelt mee dat na 13 mei door zowel DLG als provincie Gelderland €25.000,- is toegezegd en spoedig beschikbaar wordt gesteld. Daarmee zou de SLO weer enkele maanden vooruit kunnen. Mevrouw Orbon voegt eraan toe dat Noord-Brabant in juli besluit over haar beschikking voor de SLO; mevrouw Smook laat weten dat van Noord-Holland €35.000,- onderweg is. Gedeputeerden Pennarts en Traag hebben half juni een ontmoeting met de Raad van Toezicht van de SLO. Zij bespreken dan de huidige situatie, de koers en het tempo van de verzelfstandiging van de SLO. Voor mevrouw Orbon zijn de eerder aan de SLO gedane meerjarige toezeggingen geen vanzelfsprekende zaak. Zij wil die bediscussiëren, ook in het licht van het begrotingstekort van de NHW voor dit jaar en komend jaar en de keuzes die dientengevolge gemaakt moeten worden. Het Dagelijks bestuur besluit in een volgende vergadering de beschikkingen met elkaar af te stemmen. 7. Sluiting Door tijdgebrek komen de andere agendapunten niet aan de orde. De voorzitter dankt eenieder voor zijn/haar bijdrage en sluit de vergadering. Volgende vergadering: 18 juni 09.00-11.00 uur met Liniecommissie 18 juni 11.00-12.00 uur DB 18 juni 12.00-14.00 uur met CIP Locatie: Wijnfort Jutphaas, Jutphaas 3, 3439 LX Nieuwegein
Actielijst Vergadering DB
Actie
Actor
Einddatum
1
In stelling brengen Communicatie inz. uittreden ZH
CIP/Communicatie
Mei 2014
2
Overleg inhoud brief aan Staten ZH inz. uittreden
Koster + DB
Mei-juni 2014
3
Aftasten reactie RCE inz. uittreden ZH – UNESCO, haalbaarheid checken
CIP
Mei 2014
4
In stelling brengen Communicatie RCEUNESCO
CIP/Communicatie
Status
21 mei 2014
4
5
Beantwoording brief aan RCE nominatievolgorde evt. aanpassen
UNESCO-werkgroep + CIP, vervolgens DB + LC
6
Planning proces UNESCO evt. aanpassen
UNESCOwerkgroep, CIP, DB
7
Commentaar verslagen 18 maart nasturen
DB
01-06-2014
8
Acties voor DB uit LC extraheren
CIP
doorlopend
9
Agenda DB onderscheid in besluitvormend en informerend
CIP
doorlopend
10
Decharge aan secretaris LC
DB
mei 2014
11
DLG meedelen welke diensten men nog verwacht
DB
mei 2014
12
Herschikking overdrachtsacties en inhoudelijk voorstel afhandeling
CIP
mei 2014
13
Besluiten inrichting organisatorische taken CIP communiceren
CIP/Communicatie
mei/juni 2014
14
Aanleveren financiële verantwoording/check financiering invulling vacatures
Glorie/Stolk
mei 2014
15
Vacature programmacoördinator uitzetten
16
Dag selectiegesprekken vastleggen
17
Uitzetten extern vacature programmasecretaris
18
19
01-11-14
26-05-2014
Voorzitter + leden DB
03-06-2014
Omschrijven en prioriteren behoefte extra ondersteuning taken mw. Glorie
Glorie
26-05-2014
Per mail uitwisselen over portefeuillehouderschap en evt. keuzes daarin
DB
01-06-2014
5
20
Afstemmen beschikkingen
DB
Acties uit vergadering Liniecommissie 10 april 2014 Actielijst Vergadering LC
Actie
Actor
Einddatum
1
Reactie op brief Kwaliteitsteam, advies kwaliteitsborging
CIP/DB
18 juni 2014
2
Reactie op brief SBB, relatie NHW met eigenaren
CIP/DB
18 juni 2014
3
Aanpassen bestuursovereenkomst
CIP/DB
zomer 2014
4
Aanpassen begroting 2014
DB
zomer 2014
5
Opstellen begroting 2015
DB
najaar 2014
Status
10 april 2014
6
