Concept agenda Bestuursvergadering AVRD 28 augustus 2005 te Den Haag 12.30uur-17.00 uur
1. 2. 3. 4. 5. 6.
7. 8. 9. 10. 11.
Opening Vaststellen agenda Mededelingen/ Ingekomen stukken: Brief Bert Schelhaas, Gezinsonderzoek China. Bap Notulen Najaaractiviteit Commissies: 1. Penningmeester: Ziektekosten en fiscaliteiten. Jaarverslag. 2. Secretaris: Notulen en verslagen van iedereen graag in bestanden aangeleverd zodat ik het in het archief kan plaatsen. 3. Voorzitter. 4. Voorstel Enquête activiteitencommissie. Voorstel betrekken van de actieven binnen de vereniging. A.O.O. Ditjes en Datjes: komen tot een taakverdeling Nazorg: Wk, Lava, A.O.O. V.A.A.N. Wat kunnen we als AVRD en wat is onze bijdrage? W.v.t.t.K/ Rondvraag.
Pagina 1 van 5
Notulen bestuursvergadering 4 AVRD 2005 te Den Haag. Aanwezig: Anja Oosterlaken (AO), Marjolein Zwaan (MZ). Jule Miessen (JM) Tom Egyedi (TE), Cees van Dijen (CD), Marc Daverveldt (MD), en Jannet Horsting (JH). 1. Opening: TE wordt bedankt voor het beschikbaar stellen van zijn huis voor de vergadering. 2. Vaststellen agenda: Er zijn geen aanvulling op de agenda waarmee deze wordt vastgesteld. 3. Mededeling: Brief B Schelhaas: Gemeld wordt dat er een kritische brief van B. Schelhaas is ontvangen. Verder zijn er door een aantal leden aandachtspunten richting het bestuur geuit. Gaat het bestuur hier op de juiste wijze mee om? Deze punten worden samengevat en in de volgende vergadering ingebracht.(Act 1 TE, JH) Gezinsonderzoek van de universiteit Leiden: De ingebrachte punten, door leden en ons, zijn terug te vinden in dit onderzoek. In de volgende Nieuwsbrief besteden wij hier aandacht aan. (Act 2, AO) De firma Skegsware vraagt naar mogelijke ruimte voor het plaatsen van een advertentie op de Website. Besluit: Er wordt een voorstel gemaakt waarin eventuele concurrentie met het “winkeltje” en het beleid t.a.v het gebruik van advertenties, worden uitgewerkt. (Act3, AO) We sturen antwoord, dat er op later tijdstip nog een reactie komt en er wordt gevraagd naar een prijs van een Taiwanese vlag. (Act4, JH) Protea (adoptieoudervereniging voor ouders met kinderen uit Zuid-Afrika): Uitnodiging voor hun receptie: Bij het ontbreken van een vertegenwoordiging van A.O.O. bedanken we schriftelijk. (Act5, TE) B.A.P: Zij vragen onze bijdrage voor een studiedag t.a.v. verbetering van de hulpverlening van afstand & adoptie. Besluit: De commissie Nazorg gaat de vragen beantwoorden en informeren naar het doel van het spreken op de studiedag.(Act6, MZ) 4. Notulen: 1.8 Wordt opgesplitst in twee onderdelen. 1.10 Ziektekosten wordt overgenomen door A. Willemsen en TE.(Act 7,TE) Fiscaliteiten: Er ligt een uitspraak uit Den Bosch, het wachten is nu op het proces in Cassatie.De belastingdienst maakt een onderscheid tussen afwijzen of voorwaardelijke afwijzing t.a.v de provinciale belastingen die worden opgevoerd. De belastingdienst moet aangeven in de afwijzing, dat er een mogelijkheid is om later in beroep te gaan Dit gebeurt niet altijd. Er is contact gezocht met een fiscalist voor advies. Deze heeft om niet een voorstel geschreven hoe om te gaan met de fiscaliteiten rond adoptie. Besluit: Er wordt een concreet voorbeeld gemaakt voor het aftrekken van de kosten bij de belastingen en deze komt op de Website.(Act 8, MD) Besluit:Iedereen reageert binnen 2 weken op het voorstel van de fiscalist en dan volgt de e uitwerking. Via het A.O.O gaat het dan naar de 2 kamer.(Act 9,TE) 2.5 Telefonisch spreekuur: Besluit: Dit wordt gehouden op dinsdagavond. Er wordt een mobiel nummer geregeld en deze wordt doorgeschakeld. (Act 10, MZ/MD) 2.7 Wordt samengevoegd met invulling van het moderatorschap.(Act11, MZ, AO) 2.16 We spreken een bepaalde vorm van een aardigheidje af en deze komen op voorraad. JM en JH nemen de aansturing op zich.(Act 12, JM en JH) 3.8 JM heeft informatie over hoe de Smartmethode te gebruiken voor het concretiseren van de bestuursdoelstellingen. Deze stuurt ze rond (Act 13, JM) P.M lijst. Dit regelen we via de bestuurslijst.(Act 14, TE) 5. Najaarsactiviteit: Het voorstel voor de najaarsactiviteiten wordt doorgesproken. Een aantal veranderingen, worden meegenomen naar de activiteitencommissie voor verdere uitwerking. (Act 15,JM)
Pagina 2 van 5
Besluit: Het programma zoals het er nu ligt wordt opgesplitst in twee delen. Een informatieve bijeenkomst in het najaar en een sociale activiteit in het voorjaar. Besluit: Voor het inhuren van een gespreksleid(st)er voor de najaarsactiviteit is een bedrag beschikbaar van maximaal 400 euro. 6. Commissies: Secretaris: Er worden vaak officiële stukken in de mail verwerkt. Dit heeft nogal wat extra werk tot gevolg bij archivering. Besluit: Documenten worden als bijlage aangeleverd(Act 16, allen) Beleid: De commissie is versterkt door Jeanet Hekhuis en Sandra Brals en de afgelopen week bijeen geweest. De nieuw commissieleden gaan een beleidsplan opstellen. (Act 17, CD) Special-Needs: Na problemen met MZ’s computer zijn de documenten gemaakt voor de Website, RvK, en SAV, weggeraakt. Ze heeft voor vervanging gezorgd. De contacten met vergunninghouders over het onder de aandacht brengen van de lijst met bemiddelbare kinderen met SN ( worden niet altijd geadopteerd) bij adoptieouders blijft een aandachtspunt. (Act, 18, MZ) Nazorg: In het A.O.O overleg is afgesproken dat de commissie, met Gert, Lourens, en Marjolein weer wordt opgepakt.Dit is tot nu toe niet gebeurd. Er wordt contact opgenomen met Gert Willemsen. (Act 19, TE). De notitie geschreven over “Nazorg” door Gert Willemsen, wijkt nogal af van het standpunt van de AVRD. Hierover volgt nog afstemming in het bestuur (Act 20, MZ). Activiteiten: De enquête opgesteld door JM wordt besproken. Besluit: Er wordt een vraag gesteld aan de leden via de ledenlijst, over wat hun behoeften aan activiteiten zijn. (Act 21, JM en AO) Websiteredactie: Bestaat nu uit C ???, CD, Janneke Sanders, en AO. AO zal Door en Aldo nog weer benaderen.(Act 22, AO) Nieuwsbriefredactie: Monique stuurt weer een lijstje met datgene dat verwacht wordt van ieder bestuurslid. 7. Voorstel voor betrekken van actievelingen: wordt via de mail behandeld 8. A.O.O. De volgende vergadering is op 21 september. Naast CD en TE gaat JH mee. 9. Ditje en Datjes: Behandelen we via de bestuurslijst (Act 23, JH en TE) 10. Nazorg: Dit komt te vervallen. Dit is besproken bij de commissie Nazorg. 11. W.v.t.k.k/rondvraag: Vergaderingen op zaterdag en zondag zijn moeilijk in te passen. Ook zorgen ’s avonds de files voor oponthoudt. Dit blijft moeilijk. Besluit: Voorlopig plannen wij de vergaderingen voor volgend jaar op de avond. Afwisselend in het meer midden van het land, en in het westen van het land.
Pagina 3 van 5
Actiepuntenlijst 1.2. Schrijven van een opinieartikel 1.3 Advertentie 1.4 Contract provider overzetten naar de AVRD 1.11 Doorgeven knelpunten in de procedure bij de Ind/Vp 2.28 Contact opnemen met A. Willemsen 3.3 Inventarisatie voor welke bladen een advertentie zinvol is 3.5 Onderzoeken van de mogelijkheden tot een collectieve verzekering 3.8 Doelstellingen opstellen van het bestuur(SMART)via de bestuurslijst 3.9 Evaluatie van doelstellingen in januari 2006 3.10 Evaluatie rode draad festijn 3.11 Datum vaststellen voor najaarsactiviteit 3.13 Organisatie Dim Sum 3.16 Verslag met uitkomsten, consequenties, aanvullingen van de leden van de enquête, en daarbij af te leiden acties 3.20 Aanvullen van het inschrijfformulier met vraag om deelname aan commissies etc. 3.21 Beschrijving communicatieplan redactie website 3.22 Beschrijving redactie website 4.1 Samenvatting aandachtspunten geuit door leden. 4.2 Artikel in de Nieuwsbrief over ervaringen rond het gezinsonderzoek leiden. 4.3 Uitwerken van beleid t.a.v. advertentie aanvragen. 4.4 De firma Skegsware berichtten en een aanvraag doen voor offerte Taiwan vlag 4.5 Protea bedanken voor uitnodiging 4.6 Commissie Nazorg gaat de vragen beantwoorden en informeren naar het doel van het spreken op de dag van B.A.P. 4.7 Voortgang voorstel ziektenkosten verzorgen 4.8 Concreet voorbeeld van aftrek bij de belasting op de website 4.9 Reacties inventariseren van het voor stel van de fiscalist en via het e A.O.O naar de 2 kamer. 4.10 Mobiel nummer regelen en deze doorschakelen op dinsdagavond 4.11 Aanleveren ideeën ter verbetering van de RD emaillijst en invullen
AO MD MD
15 augustus 15 augustus 27 november
MD
29 augustus
CD
27november
AO,MD
27 november
MD
27 november
JM, allen
november 2005
JM, allen
januari 2006
JH JM
27 november 29 oktober
JM CD
november 2005 27 november
JH, CD
27 november
AO
27 november
AO JH, TE
27 november 27 november.
AO
nov/dec.
AO
27 november
JH
27 november
TE MZ
27 november 27 november
TE, AM
27 november
MD
27 november
TE
24 september
MZ, MD
1 oktober
MZ, AO
27 november
Pagina 4 van 5
4.12 4.13
4.14 4.15 4.16 4.17 4.18 4.19 4.20 4.21 4.22 4.23
van het moderatorschap. Regelen aardigheidjes Informatie over de SMART methode verspreiden via de bestuurslijst. P.M lijst, bespreken via de bestuurslijst Inbrengen veranderingen in de najaarsactiviteit in de AC Documenten worden als bijlage aangeleverd Coördinatie beleidsplan Contacten onderhouden met Vgh. bemiddelbare SN kinderen Afspraak commissie nazorg opgang brengen Notitie Nazorg G Willemsen bespreken. Via de ledenlijst leden vragen naar hun activiteiten behoeften D. de Man en Aldo benaderen voor de website redactie Ditjes en Datjes behandelen via de bestuurslijst
JM, JH JM
Doorlopend 6 september
TE
27 september
JM
29 augustus
Allen
doorlopend
CD MZ
27 november 27 november.
TE
5 september
MZ
19 september
JM,AO
12 september
AO
1 oktober
TE, JH
27 november
Besluitenlijst 1 Er wordt een voorstel gemaakt waarin eventuele concurrentie met het “winkeltje” en het beleid t.a.v het gebruik van advertenties, worden uitgewerkt 2 De commissie Nazorg gaat de vragen beantwoorden en informeren naar het doel van het spreken op de studiedag 3 Er wordt een concreet voorbeeld gemaakt voor het aftrekken van de kosten bij de belastingen en deze komt op de Website. 4 Iedereen reageert binnen 2 weken op het voorstel van de fiscalist en dan volgt de e uitwerking. Via het A.O.O gaat het dan naar de 2 kamer 5 Telefonisch spreekuur wordt gehouden op dinsdagavond. Er wordt een mobiel nummer geregeld en deze wordt doorgeschakeld 6 Het najaarsprogramma zoals het er nu ligt wordt opgesplitst in twee delen. Een informatieve bijeenkomst in het najaar en een sociale activiteit in het voorjaar 7 Voor het inhuren van een gespreksleid(st)er voor de najaarsactiviteit is een bedrag beschikbaar van maximaal 400 euro.
8 9 10
Documenten worden als bijlage aangeleverd Er wordt een vraag gesteld aan de leden via de ledenlijst, over wat hun behoeften aan activiteiten zijn Voorlopige plannen wij de vergaderingen voor volgend jaar op de avond. Afwisselend in het meer midden van het land, en in het westen van het land.
28/8/2005 28/8/2005 28/8/2005 28/8/2005 28/8/2005 28/8/2005 28/8/2005
28/8/2005 28/8/2005 28/8/2005
Pagina 5 van 5
