Contactadres: Wildemanskruid 38 3824 NA Amersfoort.
Agenda bestuursvergadering 16 AVRD 13 februari 2008 te Utrecht. Tijdstip 19.30 -22.30 uur. 1. 2. 3. 4. 5.
Opening. Vaststellen agenda Mededelingen/ingekomen stukken Notulen Actielijst
19:30 uur
6. Overdracht bestuurslid beleid
•
7. Afspraken maken t.a.v invulling van taken door C van Dijen na 15 maart 2008 8. Themabijeenkomst 15 maart 2008.
•
• • •
9. ALV 15 maart 2008 10. Hoe verder met de ledenenquête?
Informeren, discussie, besluit. Informeren, discussie, besluit.
20:00 uur
Informeren, besluit. Informeren, besluit. Informeren, discussie, besluit. Discussie, besluit.
21.30 uur 21.40uur 21.50 uur
21.20uur
11.AOO: concept brief wachttijden Raad van kinderbescherming. 12. Bestuursportefeuilles/commissie a. Voorzitter. b Penningmeester. c .Beleid en Infogaring: VAAN d. Communicatie. Moderator. e. Activiteiten. f. Adoptiezorg.
•
22:00 uur
•
Informeren, discussie, besluit.
22.10 uur
13. W.v.t.t.k 14.Rondvraag.
• •
Informeren Informeren
22.20 uur 22.25 uur
-1not ul en 13 f ebruari 2008v4(
)
Notulen bestuursvergadering 16 AVRD 13 februari 2008 te Utrecht.. Aanwezig: Cees van Dijen(CD). Eduard van Oel (EO), Jeanet Hekhuis (JHH). Jet Wolff (JW), Jolanda Heusschen (JMH), Jannet Horsting(JH) 1. Opening: De vergadering wordt geopend. JHH wordt bedankt voor het beschikbaar stellen van haar huis en de gastvrije ontvangst. 2. Vaststellen van de agenda: Agenda wordt vastgesteld.
3. Mededeling/ ingekomen stukken: Geen. 4. Notulen 21-11-2007: Notulen worden goedgekeurd. 5. Actielijst: 15.2 Prof.F.Juffer heeft na afloop van de door haar gegeven eerste lezing aangegeven dat het onderdeel van haar onderzoek dat gaat over Special needs op een later moment wordt afgerond. Ze heeft al toegezegd om dan weer een lezing tijdens een bijeenkomst te willen geven. 15.2 Financiële ondersteuning. Er wordt gekozen om in het werkveld meerdere doelen financieel te ondersteunen en niet ieder jaar dezelfde. De keuze valt dit jaar op het ADOC (Act,1 EO) 15.5 Special needs. Het voorstel voor aanvullende informatie omtrent special needs voor de website is nog niet gereed, deze wordt nog afgemaakt. Ook wordt nog verder nagedacht over wat we binnen de AVRD verder met special needs moeten doen. (Act, 2 JH, JW.en JHH) 15.8 Onderzoek naar de Stichting van Hilbrand Westra heeft tot de conclusie geleidt dat er geen stichting met een gestructureerde achterban is. Maar hij is wel een opinieleider en in die betekenis aandacht waard. 15.9 Voor de website is een pakket van eisen samengesteld. Eén van de leden is nu aan het onderzoeken welke mogelijkheden kunnen worden uitgevoerd en komt met een voorstel voor een proefopzet. 15.10 De voorgenomen in extra rekening te brengen 2,50 euro aan contributie bij het niet afgeven van een automatisch incasso moet op de ALV aan de leden ter goedkeuring worden voorgelegd .(Act, 3 JH, JHH) 15.11 Na uitgebreider onderzoek is duidelijk dat het nu al beschikbaar stellen van Ideal als betalingsmogelijkheid op de website twee keer kosten met zich meebrengen. Besluit: Ideal wordt ingevoerd op de nieuwe website.( Act 4, EO) C.A.B. heeft een keurige afrekening van het budget van het jaar 2007 gedaan. 15.12 Het voorstel voor beleid t.a.v. jongeren geschreven door T. Egyedi heeft aandacht nodig in te toekomst. (Act 5, JH) Rond communicatie zijn nog vragen. Er wordt nog een overdracht geregeld ( Act 6, JHH) 6. Overdracht bestuurslid beleid: Helaas heeft tot nu toe zich nog geen kandidaat gemeld voor de functie van bestuurslid beleid. Per 15 maart zal er een overdracht moeten plaats vinden tussen CD en JOH. JHH neemt voorlopig de taken als voorzitter van de beleidscommissie van CD over. Zij is al een hele tijd betrokken bij de commissie en weet hier voldoende vanaf. (Act,7 JOH, CD) Na de ledenenquête zal de commissie zich bezig houden met het uitwerken van de uitkomsten in het beleidsplan. Zij zullen ook hand en spandiensten verrichten op diverse gebieden binnen de vereniging. Lopende zaken zijn:
-2-
Politiek: • Binnenkort wordt de conclusie van de commissie Kalsbeek verwacht. Alle verdere zaken rond adoptie zijn hierdoor gestagneerd. • Amerika heeft onlangs het Haagse adoptieverdrag ondertekend. In Amerika zijn verschillende staten met verschillende wetgeving m.b.t adoptie Waarschijnlijk moet de locale wetgeving aangepast worden aan de federale wetgeving. Het is zeer de vraag hoe dit binnen de desbetreffende staten zal vallen en welke gevolgen dit zal hebben. Per 1 april zullen de veranderingen in moeten gaan. De wetgeving in China is nog niet aangepast. • In de toekomst zal een forse groep adoptieouders worden uitgesloten van adoptie door de wetgeving. Al deze zaken moeten worden gevolgd en behoeven evt. actie. Voorstel jongeren: • Deze wordt overgedragen aan JOH. (Act, 8, CD) Database van de leden: De ontwikkeling was al gestart. Deze moet weer worden opgepakt. Het voorstel van de fam. Van Meer, wordt weer opgepakt.( Act, 9, JH). Website: • Er is een pakket van eisen geselecteerd en er wordt gekeken naar de verwezenlijking mogelijkheden in Joomla. De nieuwe versie werkt nog niet zoals verwacht. • Andre van de put verwacht dat hij half maart een design voorstel kan laten zien. • De website van de B.Z.A. is ook in Joomla. • De ontwikkelingen en eerste design voorstel worden op dit ogenblik belangeloos gedaan door Andre van de Put.Er zal een offerte moeten worden gemaakt van de eventuele kosten. • Het technische beheer zou in een later stadium moeten worden overgedragen aan een beheerder. 7. Afspraken maken t.a.v invulling van taken door C van Dijen na 15 maart 2008: CD is bereidt tot een nieuwe Webmaster is gevonden aan te blijven als a.i. Afspraken en toegangcodes worden vastgelegd op de bestuurslijst. Bij een nieuwe Webmaster wordt de bewaking van het beheer een kwetsbaar onderdeel. Het is daarom goed om dit bij een bestuurslid onder te brengen. Er zal ook een uitgebreid beheerplan moeten worden opgesteld omdat de nieuwe website meer interactieve mogelijkheden zal hebben.(Act 10, CD, JHH) I.v.m de overdrachten bij het veranderen van de bestuursleden is het belangrijk om een checklist bij de hand te hebben zodat er niets vergeten wordt. (Act 11, JH,JHH). 8.en 9. Themabijéénkomst en ALV: Het bestuur is er verheugd over het feit dat het toch nog gelukt is om op korte termijn Dido Michielsen te contracteren.De voorbereidingen zijn in volle gang en verlopen voorspoedig. Het gebruik van de emaillijsten wordt nog even aan de kandidaat bestuursleden uitgelegd zodat zij ze straks ook kunnen gebruiken. De huidige “Nieuwsbrief”lijst wordt gebruikt om mensen die gevraagd hebben om een nieuwsbrief en geen lid zijn of om ketenpartners een nieuwsbrief toe te kunnen zenden. In de nieuwe “Nieuwsbrief” zijn een groter aantal adverteerders aanwezig. Zij zouden via de “Nieuwsbrief” lijst de “nieuwsbrief” kunnen ontvangen en zo ook kunnen zien dat de afspraken zijn nagekomen.(Act 12, EO). Na benoeming door de leden op de ALV zullen de nieuwe bestuursleden worden uitgenodigd voor een aantal emaillijsten, waaronder de AOO lijst. (Act, 13 CD). Voor de themabijéénkomst wordt nog een dagvoorzitter gezocht. JHH zal de opening en tijdsbewaking voor haar rekening nemen.Er volgt nog een afstemming. (Act,14 JHH en JMH)
-3-
Er wordt weer een infomarkt georganiseerd. Voor de infostand van het bestuur wordt nog een vrijwilliger gezocht. (Act, 15 JW) Er is nog promotie en verkoop materiaal: Ballonnen, folder( van de AVRD heeft een update nodig), T-shirts (er zijn nog wat prints beschikbaar voor nieuwe), Flyer ( de beschikbare bestuursfuncties worden weer onder de aandacht gebracht). (Act 16, allen) Er is een optie genomen op Belmont voor 4 oktober. Besluit: EO en JMH nemen tijdens hun aanstaande bezoek aan Belmont de mogelijke opties van beschikbare dagen door, ook met het oog op het jubileum komend jaar.(Act, 17 EO, JMH) De AVRD is 29 november 2004 opgericht bij de Notaris. In januari 2005 is de eerste ALV geweest. Het jaar 2009 wordt daarom het lustrum jaar. In de eerste week van november zou een gepaste viering kunnen worden georganiseerd. (Act 18, JMH) Op de activiteitenlijst staan nog een aantal mensen. Besluit: Er volgt een inventarisatie van de nog actieve deelnemers en de niet meer actieve deelnemers worden verwijderd.(Act19, JMH en EO) In het verleden was er een kleine attentie voor de vrijwilligers die iets deden voor de AVRD. De activiteitencommissie heeft aangegeven dat dit niet meer nodig is. Zij betaalden tot nu toe ook toegang en kwamen vaak niet toe aan deelname. Besluit: De toegang tot de themabijeenkomst wordt voor de AC leden gratis. Dit geldt ook voor de bestuursleden met partners. Ieder bestuurslid is verantwoordelijk voor het contact met zijn/haar commissieleden. In deze verantwoordelijkheid is een gepast gebaar van een kaart of een andere attentie bij een bijdrage op zijn plaats.( Act 20, Allen) 10. Hoe verder met de ledenenquête? Door de prioriteiten die gesteld werden bij het vinden van kandidaten voor het bestuur, is de ledenenquête op de achtergrond geraakt. Iedereen heeft hier begrip voor. Besluit: De ledenenquête wordt weer opgepakt. A. van den Dungen wordt benaderd om voortrekkers rol te vervullen. (Act 21, JH) 11.AOO: Er zijn signalen binnen gekomen dat de wachttijd voor het gezinsonderzoek bij de raad van kinderbescherming is opgelopen tot 3 kwart jaar. Dit is in strijd met het advies van de Ombudsman. Een signaal met een vraag om een vaste toezichthouder is hier op zijn plaats. Een oproep op de diverse emaillijsten heeft tot nu toe geen reactie van de leden opgeleverd. Besluit: Een concept brief naar aanleiding van de oplopende wachttijd wordt gemaakt. In het AOO wordt ingebracht dat er binnen de AVRD geen signalen zijn die op iets dergelijks wijzen. (Act 22,JHH ) De volgende vergadering wordt er een plan opgesteld over de toekomst van het AOO. Op dit ogenblik wordt iemand die zorgt voor activering gemist. Het AOO is reactief. Binnen het AOO kunnen mensen worden uitgenodigd deel te nemen aan de vergaderingen op persoonlijke titel. In het kader van achtergrond kennis en continuïteit stellen de andere partijen het op prijs dat CD en Marc van Daverveldt op deze manier nog actieve bijdrage zouden leveren. Er zullen goede afspraken worden gemaakt over de invulling t.a.v taken en zij zullen geen stemrecht hebben. De BZA heeft veel nieuwe leden. Zij hebben 24 februari een infomarkt in Nieuwegein. De ALV van WK is besproken. Maarten Boender is het woord ontnomen. 12.Bestuursportefueilles / commissies: Voorzitter: Gaat een aantal afspraken maken met ketenpartners voor het onderhouden van de contacten. K en T en P. Benders.
-4-
De organisatie van de adoptiedialoog verloopt in een sneltrein vaart. Er gaan 20 mensen in gesprek, op persoonlijke titel. In de toekomst zal een bredere inschrijving mogelijk zijn. Er is een mogelijkheid om bij te praten over motivatie en drijfveren, hoe kom je in de publiciteit, weinig initiatieven voor nieuwe kanalen terwijl er wel mogelijkheden zijn.(Unicef noemt getallen) Penningmeester: Davilex geeft nog steeds problemen en door problemen met zijn eigen computer heeft hij een hoop extra werk gehad met de inning van het automatische incasso. Besluit: Alternatieve boekhoudprogramma’s worden onderzocht. De leden worden over een alternatief geraadpleegd.(Act,23 EO) De kascommissie komt binnenkort bij elkaar. Communicatie: Er was een kandidaat voor het moderatorschap. Zij wordt benaderd. (Act,24, JHH) AC: Jule Miessen wil graag een overdracht doen aan JMH (Act 25, JMH). Adoptiezorg: Er vindt een overdracht plaats tussen JW en S. van der Velden. (Act 26,JW en JOH. Binnenkort is er weer een adoptiecursus door Prof. R.Hoksbergen. Een onderzoek zou een sociale kaart in adoptiezorg moeten opleveren. 8 maart is er een adoptie debat in Utrecht “Tumult”. Secretaris: Bij het maken van het jaarverslag bleek dat het handig is dat de stukken op templates worden aangeleverd. Deze worden gemaakt en in de bestuurslijstfiles gezet. (Act,27 JH) Tijdens de wisseling van de bestuursleden blijkt dat er veel documenten bij de desbetreffende bestuursleden zijn gebleven. Besluit: De gebruikte documenten van toekomstige bestuursleden zowel in word als in pdf worden in de bestuursfiles geplaatst. 13. en 14 W.v.t.t.k en rondvraag: De advertentie in het Meilingblad wordt vervangen door een nieuwe versie. Een aanvraag voor plaatsing in het K en T en WK blad wordt gedaan. Aantal leden tot nu toe: 496 leden. 22 afzeggingen voor november. 53 tussen 1november en december. 21 januari zijn 86 niet betalende leden afgemeld en daarvan zijn 35 mensen teruggekomen. Totaal zijn er 130 leden afgemeld en dat is minder dan vorig jaar!
Aldus getekend, Jannet Horsting, Secretaris AVRD.
Jeanet Hekhuis, Voorzitter AVRD,
-5-
Actielijst 16.1. 16.2 16.3
16.4
16.5 16.6 16.7
16.8 16.9
16.10
16.11 16.12 16.13
16.14
16.15 16.16
16.17
16.18
Contact leggen financiële ondersteuning ADOC Voorstel SN op de website verder uitwerken. Voorstel contributie verhoging van 2,50 bij een niet verlenen van het automatische incasso agenderen voor de ALV. Ideal wordt ingevoerd op de nieuwe website. Voorstel jongeren onder de aandacht blijven houden Overdracht organiseren met MD De taken als voorzitter van de beleidscommissie van CD overnemen. Voorstel jongeren overdragen
EO JH, JW, JHH JH,JHH
EO
Juli 2008
JH
Maart 2008 Maart 2008 Maart 2008
JHH JHH
CD en JHH
Overleg over database ledenadministratie en contact met de Faam van Meer leggen Afspraken en toegangcodes van de website worden vastgelegd op de bestuurslijst. De bewaking van het beheer wordt bij een bestuurslid ondergebracht.Er zal een uitgebreid beheerplan worden opgesteld . Een checklist maken m.b.t overdracht nieuwe bestuursleden Adverteerders lid maken van de “nieuwsbrief”lijst Nieuwe bestuursleden uitgenodigen voor een aantal emaillijsten, waaronder de AOO lijst. De dagvoorzitter voor de themabijéénkomst zal de opening en tijdsbewaking voor haar rekening nemen.Er volgt nog een afstemming. Vrijwilliger achter de infostand van namens het bestuur is JW. Promotie en verkoop materiaal verzorgen:Ballonnen, folder (van de AVRD heeft een update nodig), T-shirts (er zijn nog wat prints beschikbaar voor nieuwe), Flyer (de beschikbare bestuursfuncties worden weer onder de aandacht gebracht). De mogelijke opties van beschikbare dagen voor komend jaar doornemen tijdens het bezoek aan Belmont. Organiseren van een gepaste viering van het 5 jarige lustrum
-6-
Maart 2008 Maart 2008 Maart 2008
EO, CD en JH
Maart 2008 Maart 2008
CD en JHH
Maart 2008
JH,JHH
Maart 2008 Maart 2008 Maart 2008
EO CD
JOH, JMH
Maart 2008
JW
15 maart 2008 15 maart 2008
Allen
EO, JMH
Februari 2008
JMH
Okt 2008
van de AVRD. 16.19
Een inventarisatie maken van de nog actieve deelnemers.De niet meer actieve deelnemers worden verwijderd van de AClijsten.
JMH,EO
16.20
Ieder bestuurslid is zelf verantwoordelijk voor het contact met zijn/haar commissieleden. In deze verantwoordelijkheid is een gepast gebaar van een kaart of een andere attentie bij een bijdrage op zijn plaats.
Allen
16.21
A.van den Dungen benaderen JH voor leden enquête Een concept brief naar aanleiding JHH van de oplopende wachttijd wordt gemaakt. In het AOO wordt ingebracht dat er binnen de AVRD geen signalen zijn die op iets dergelijks wijzen.
Maart 2008 Maart 2008
16.23
Alternatieve boekhoudprogramma’s onderzoeken. De leden worden over een alternatief geraadpleegd.
EO
Juli 2008
16.24
Kandidaat voor het moderatorschap benaderen. Overdrachtafspraak maken met Jule Miessen Overdracht organiseren tussen JW en S. van der Velden. Templates maken van het jaarverslag.
JHH
Maart 2008 Maart 2008 Maart 2008 Januari 2009
16.22
16.25 16.26 16.27
-7-
JMH JW en JHH JH
Maart 2008
Besluitenlijst Ideal wordt ingevoerd op de nieuwe website.
Januari 2008
EO en JMH nemen tijdens hun aanstaande bezoek aan Belmont de mogelijke opties van beschikbare dagen door, ook met het oog op het jubileum komend jaar. Er volgt een inventarisatie van de nog actieve deelnemers en de niet meer actieve deelnemers worden verwijderd. De toegang tot de themabijeenkomst wordt voor de AC leden gratis. Zij betaalden tot nu toe ook toegang en kwamen vaak niet toe aan deelname. Dit geldt ook voor de bestuursleden. Ieder bestuurslid is verantwoordelijk voor het contact met zijn/haar commissieleden. In deze verantwoordelijkheid is een gepast gebaar van een kaart of een andere attentie bij een bijdrage op zijn plaats. De ledenenquête wordt weer opgepakt. A. van den Dungen wordt benaderd om een voortrekkers rol te vervullen. Een concept brief naar aanleiding van de oplopende wachttijd wordt gemaakt. In het AOO wordt ingebracht dat er binnen de AVRD geen signalen zijn die op iets dergelijks wijzen.
Januari 2008
Alternatieve boekhoudprogramma’s worden onderzocht. De leden worden over een alternatief geraadpleegd.
Januari 2008
De gebruikte documenten van toekomstige bestuursleden zowel in word als in pdf worden in de bestuursfiles geplaatst.
Januari 2008
-8-
Januari 2008 Januari 2008
Januari 2008
Januari 2008 Januari 2008
