Communicatiestrategie voor de ontwikkeling en het beheer van de voormalige site van de suikerfabriek te Veurne

Communicatiestrategie voor de ontwikkeling en het beheer van de voormalige site van de suikerfabriek te Veurne


cayman.be І 08.11.2011

1 І 36


Inhoud Inleiding 1. Deelopdracht 1: Inventarisatie

2. Deelopdracht 2: Communicatiestrategie 3. Deelopdracht 3: Ontwikkeling projectwebsite 4. Planning


2 І 36


Inleiding Nu de site van de suikerfabriek definitief vorm zal krijgen, wordt een duidelijke communicatie onontbeerlijk. De site zal een impact hebben op zowel omwonenden, bedrijven als betrokken partners. Bewoners krijgen er in de toekomst nieuwe buren bij, bedrijven vinden op de plaats waar vroeger de suikerfabriek stond een nieuwe stek. Betrokken overheden en andere partners zullen een deel van hun werktijd besteden aan de nieuwe site. Communicatie in een dergelijk veranderingsproject brengt de neuzen van alle betrokkenen in dezelfde richting. En dat de neuzen van de Veurnaars lichtjes zullen groeien, blijkt al uit de reacties op de plannen in de media. De toon is zonder twijfel positief en enthousiast. Deze toon moet behouden blijven en versterkt worden. De site moet leven in de hoofden van de betrokkenen en moet ook na de afwerking een boeiend, levendig stadsdeel worden. Zoet om te wonen, goed om te werken…


3 І 36


Deelopdracht 1: Inventarisatie De inventarisatie geeft een overzicht van de gevonden artikels over de suikerfabriek in de media, sociale media en op blogs. Uit de artikels blijkt dat de teneur bij de pers en het publiek overwegend positief is.


4 І 36


Deelopdracht 2: Communicatiestrategie voor een complex en grootschalig project

ALGEMENE STRATEGIE

De site van de suikerfabriek heeft woelige tijden gekend. Uit media-artikels en reacties op blogs blijkt dat de inwoners van Veurne blij zijn met de initiatieven die ondernomen worden om de site nieuw leven in te blazen. Het draagvlak dat nu al bestaat moet dus behouden en nog verder versterkt worden. Dit kan door de betrokken partijen proactief te informeren, de aandacht voor de site levendig te houden d.m.v. communicatie en activiteiten en de betrokkenen een trots gevoel te geven over de Suikerfabriek-site. We leggen de nadruk op het positieve verhaal dat de partners willen schrijven met de ontwikkeling van de Suikerfabriek-site. Dit in contrast met de negatieve emoties die de sluiting van de fabriek enkele jaren geleden teweegbracht. De site moet een nieuw baken vormen voor Veurne, zowel voor de bewoners, bedrijven als bezoekers. In die zin maakt de site dus een wezenlijk onderdeel uit van de citymarketingmix van de stad Veurne en kan het een pijler worden binnen de regiomarketing binnen de provincie West-Vlaanderen. Omdat plannen voor veel personen moeilijk te begrijpen zijn, willen we verder bouwen op de visualisatie van de toekomstige site. De huidige visualisaties zijn mooi en aantrekkelijk. Wij raden aan om deze ook in de toekomst verder uit te bouwen. Dit is niet enkel ten voordele van bewoners en bedrijven, maar verhoogt ook de coverage in de media. Tijdens langdurige infrastructuurwerken heeft het grote publiek de neiging om meer te focussen op de hinder en korte termijnrealisaties. Daarom stellen wij voor om in alle fases ook het eindresultaat te blijven benadrukken en visualiseren. Omdat verschillende partners betrokken zijn bij de ontwikkeling van de site is het voor de verschillende doelgroepen moeilijk om te weten bij wie ze terecht kunnen met vragen. Een contactpersoon die in naam van de verschillende partners kan spreken en tegelijkertijd de projectcommunicatie kan coördineren en opvolgen, lijkt ons in dit project zeker aangewezen. Om de communicatie eenduidig te laten verlopen, worden er afspraken gemaakt tussen de partners over bv. woordvoerderschap, te hanteren huisstijl en interne communicatie. De projectwebsite is hier steeds de referentie op inhoudelijk en vormelijk vlak. Toegangen per doelgroep verzekeren een doelgerichte communicatie met boodschappen die afgestemd zijn op de specifieke groepen.


5 І 36


MISSIE

Suikerfabriek Nieuw leven, nieuwe kansen. De suikerfabriek site is een nieuw, dynamisch stuk Veurne. Door de evenwichtige verdeling tussen wonen, werken en ontspannen heeft dit project een meerwaarde voor inwoners, recreanten en ondernemers. De integratie in het bestaande landschap en de aansluiting op bestaande infrastructuren maakt het gebied toegankelijk en komt de uitstraling van de stad Veurne en de ruime regio ten goede. Onder de noemer nieuw leven, nieuwe kansen stellen we het project voor aan de verschillende doelgroepen en leggen we respectievelijke accenten. Nieuw leven De site die er nu een beetje verloren en troosteloos bij ligt wordt nieuw leven ingeblazen: •

Jonge gezinnen met kinderen, nieuwe bewoners, recreanten en natuurliefhebbers brengen ‘de suikerfabriek’ letterlijk tot leven.

•

De ruimte voor fauna en flora zorgt voor een heropleving van de natuur.

•

Ondernemingen zorgen voor bedrijvigheid en werkgelegenheid.

•

De regio krijgt nieuwe stimulansen.

Nieuwe kansen Nieuw leven betekent automatisch nieuwe kansen. Dit zorgt meteen voor een positieve connotatie en een focus op de toekomst, wars van alle praktische bezwaren en tijdelijke overlast: •

Een mooie kans voor bewoners van Veurne of van buitenaf om in een unieke omgeving te gaan wonen en werken.

•

Een kans voor de natuur en de natuurliefhebbers op een nieuwe groenzone.

•

Een kans voor bedrijven en middenstanders op ondernemen en een mooie aanvulling op het toeristisch aanbod.

•

Een kans voor de regio om zich verder te ontwikkelen en aantrekkelijk te blijven voor bewoners en investeerders.


6 І 36


DOELGROEPEN, STRATEGIE EN MIDDELEN

De doelgroepen worden ingedeeld in de volgende groepen: projectpartners en medewerkers, overheden en partners, de bewoners, de bedrijven en de media. In elke fase komen verschillende doelgroepen aan bod. Er zijn drie fases: de voorbereidende fase, de uitvoerende fase en de beheersfase. Het onderscheid per fase is echter wel kunstmatig. Omdat de verschillende fases door elkaar lopen is het onmogelijk om er strikte afbakening te maken. Bijna alle doelgroepen zijn van belang in elke fase van het project.

De strategie zet drie grote pijlers uit om te communiceren naar de verschillende doelgroepen. Eerst en vooral draagkracht creëren, functioneel of intentioneel inzetten/bereiken van de doelgroep en de doelgroep kwaliteitsvol beheren. Voorbeeld: De Lijn Voorbereidende fase: Tijdig naar deze doelgroep communiceren in functie van toekomstige busbediening van de site. Bij het ontwerp moet men rekening houden met inplanting haltes en draaicirkels bussen. Voorbereiden van verplaatsingen haltes, omleidingen tijdens uitvoerende fase. Uitvoerende fase: In de uitvoerende fase is De Lijn de communicatiepartner op vlak van openbaar vervoer (haltecommunicatie, omleidingen, …) Overleg nodig in functie van omleidingen, bouw haltes, toegankelijkheid van halteplaatsen, …

Beheersfase: In de beheersfase is De Lijn de communicatiepartner op vlak van openbaar vervoer (bijvoorbeeld aankondigingen nieuwe buslijn of nieuwe haltes) De Lijn is de partner in onderhoud van haltes, halteinformatie, weginfrastructuur moet blijvend afgestemd zijn op openbaar vervoer, …


7 І 36


DOELGROEPEN I - Projectpartners en hun medewerkers


8 І 36


I.a. Beschrijving van de doelgroep projectpartners en medewerkers

Partners op strategisch niveau Medewerkers van WVI, stad Veurne en de provincie West-Vlaanderen staan in voor de ontwikkeling van de Suikerfabriek-site. Manage + en Omgeving waren partners in de aanloop van het project, maar worden niet tot de strategische partners gerekend. Kenmerkend voor deze doelgroep is dat de Suikerfabriek werkgerelateerd is. Medewerkers hebben geen persoonlijke belangen bij de ontwikkeling van de site, in tegenstelling tot bijvoorbeeld de omwonenden. De projectpartners streven vooral naar de realisatie van een mooi project, dat gedragen wordt door de betrokkenen en een succesvolle invulling kan krijgen in de toekomst. Vooral interne communicatie (taakinformatie, beheersinformatie en motiverende communicatie) is hier van belang. Deze interne communicatie bevindt zich op twee niveaus: enerzijds de interne communicatie tussen de projectmedewerkers, anderzijds de communicatiedoorstroming binnen de eigen organisatie.

Partners op projectniveau Deze groep omvat andere ontwikkelaars, promotoren, immobiliën, … De spelers zijn momenteel nog niet gekend.


9 І 36


I.b. Communicatiedoelstellingen projectpartners en hun medewerkers

•

duidelijke communicatiestromen over het Suikerfabriek-project tussen de verschillende partners

•

de partners informeren en betrekken hun eigen medewerkers bij het project en maken hierbij optimaal gebruik van hun eigen interne communicatiekanalen

•

uitbouw van een gezamenlijk platform / CMS-systeem (gekoppeld aan de projectwebsite)

•

de partners communiceren eenduidig over de site van de Suikerfabriek, vanuit hun eigen domein maar met de algemene principes voor ogen

•

de projectpartners nemen een ambassadeursfunctie op zich m.b.t. de site Suikerfabriek


10 І 36


I.c. Strategie en middelen De communicatie tussen de projectpartners verloopt in de meeste gevallen persoonlijk op werkgroepvergaderingen. Vooral voor beslissingen op beleidsniveau is dit de meest geschikte aanpak. Het is belangrijk dat de partners afspraken maken m.b.t. de projectcommunicatie over de site Suikerfabriek. Wie treedt op als woordvoerder? Wanneer communiceren we en wanneer niet? Voeren de afzonderlijke partners hun eigen communicatie of gebeurt dit onder de vlag van het project? Om deze zaken af te spreken, is het aangewezen een communicatieprotocol uit te schrijven. Als duidelijk is welke communicatieve aanpak gekozen is en wie de communicatie op zich zal nemen, krijgen de projectmedewerkers hierover een toelichting. Medewerkers worden via vergaderingen en mail/platform op de hoogte gehouden. Een digitaal kennisdelingssysteem zorgt ervoor dat projectmedewerkers op een eenvoudige manier de voor hen relevante documenten, verslagen e.a. terugvinden. Mailverkeer wordt zo veel mogelijk vermeden, t.v.v. een digitaal platform. Na afronding van elke fase is er een feestelijk moment. Dit is motiverend voor de projectmedewerkers en bevordert de sociale contacten binnen het projectteam. De projectmedewerkers zorgen binnen hun eigen organisatie voor de doorstroming van communicatie over het project via hun eigen interne communicatiekanalen (intranet, personeelsblad, interne vergaderingen,…).


11 І 36


Enkele voorbeelden:

Figuur 1: Voorbeeld van een digitaal kennisdelingssyteem Voorbeeld 2: Niet alle ambtenaren van de stad Veurne zijn betrokken bij de ontwikkeling van de Suikerfabrieksite. Toch is de kans zeer groot dat burgers hen vragen stellen. Bovendien zijn de medewerkers hoogstwaarschijnlijk geïnteresseerd in de nieuwe ontwikkelingen in Veurne. Een gerichte communicatie naar de gemeenteambtenaren is dus nodig. Zij kunnen door hun houding t.o.v. de nieuwe ontwikkelingen optreden als ambassadeurs. Concreet kan het intranet of personeelsnieuwsbrief van de stad Veurne ingeschakeld worden om medewerkers op de hoogte te houden van ontwikkelingen op de site. Onthaalmedewerkers krijgen ook het nodige communicatiemateriaal om mensen te informeren over de site.


12 І 36


DOELGROEP II - Overheden en verenigingen

Veurnse (sport)verenigingen


13 І 36


II.a. Beschrijving van de doelgroep overheden en verenigingen De projectpartners zullen moeten samenwerken met verschillende (overheids)instellingen, belangengroepen, verenigingen die cruciaal zijn voor het slagen van het project of er tenminste een bijdrage aan zullen leveren. In deze groep bevinden zich zowel groepen die vanuit vrijwilligerswerk optreden (verenigingen en belangengroepen) als professionele doelgroepen. Een gemeenschappelijk kenmerk van deze groepen is dat zij een maatschappelijk belang nastreven. Deze groepen beschikken over eigen communicatiekanalen. Deze doelgroep is zowel in de voorbereidende, de uitvoerende als de beheersfase van belang.


14 І 36


II.b. Communicatiedoelstellingen overheden en verenigingen

•

De projectpartners communiceren op een open en eerlijke manier met andere overheden en betrokken verenigingen.

•

De projectpartners zorgen ervoor dat er een positieve en constructieve sfeer is tijdens overlegmomenten.

•

De projectpartners voorzien voldoende terugkoppeling naar de betrokken overheden en verenigingen in elke fase van het proces.


15 І 36


II.c. Strategie en middelen overheden en verenigingen De betrokken partners en verenigingen streven samen naar een goede uitvoering van de ontwikkeling van de site. Omdat in dit geval vooral uitwisseling van kennis, afstemmen van timing en samenwerking van belang zijn, wordt er gewerkt met werkgroepen die de betrokken actoren thematisch groeperen. Deze thematische groepering is nodig omdat de werkgroepen anders te groot zouden worden en op die manier minder constructief zouden werken. Enkele voorbeelden van thematische werkgroepen: Mobiliteit (projectpartners + De Lijn+ NMBS + Agentschap Infrastructuur) Natuur & Milieu ( projectpartners + Natuurpunt, Agentschap Natuur en Bos, VLM, lokale natuurverenigingen) Veiligheid (projectpartners + politie + brandweer) De communicatie tussen de actoren verloopt vooral persoonlijk, via werkgroepvergaderingen. De betrokken actoren vaardigen hiervoor inhoudelijk deskundigen of stafmedewerkers af. Hoe vaak deze werkgroepen samenkomen, hangt af van de fasering van de uitvoeringsplannen en het gewicht van de werkgroep in het hele project. In de benadering van de actoren wordt rekening gehouden met hun specifieke belangen en kenmerken (zie eerder). Ook communicatie via e-mail of een digitaal platform is mogelijk. Daarnaast behoren bezoeken, seminaries ed. behoren tot de mogelijkheden om de hierboven vermelde doelen te bereiken. De persoonlijke communicatie wordt ondersteund door digitale en/of schriftelijke documenten zoals verslagen, presentaties,… De werkgroepen maken gebruik van een digitaal kennisdelingsysteem (type CMS/EMS/…). Dit kan gekoppeld worden aan de projectwebsite. De leden van de werkgroepen zien elkaar jaarlijks op een algemeen overleg. Tijdens dit algemeen overleg wordt de stand van zaken voorgelegd en is er ruimte om overleg te plegen dat de grenzen van de afzonderlijke werkgroepen overschrijdt. Dit algemeen overleg duurt een hele dag. Dit kan bestaan uit een presentatie- en overlegsessie, een lunch en een bezoek aan de site of een referentieproject.


16 І 36


De leden van de werkgroepen zijn verantwoordelijk voor de doorstroming van informatie naar hun eigen organisatie. Enkele voorbeelden: -

Gesprekken met De Lijn zullen nodig zijn om een bediening van de bedrijvenzone en woongebied te bekomen. Communicatie over nieuwe haltes kan door zowel De Lijn als stad Veurne gestuurd worden. De Lijn plant daarnaast een verlenging van de Kusttram tot Veurne. Dit kan een belangrijk verkoopsargument zijn.

-

Sportverenigingen zijn een doelgroep om noden aan te geven die eventueel op de nieuwe site kunnen ingevuld worden, maar zijn ook in latere fasen (bv. de beheerfase) belangrijk om sportterreinen ook echt te gebruiken en onderhouden.


17 І 36


DOELGROEP III - Bewoners


18 І 36


III.a. Beschrijving van de doelgroep bewoners De bewoners kunnen we onderverdelen in verschillende subdoelgroepen: 1. Huidige bewoners omgeving Suikerfabriek Personen die in de nabijheid van de Suikerfabriek wonen, of middenin het gebied zoals de bewoners van de Brikkerijstraat, verdienen speciale aandacht. In tegenstelling tot bewoners van andere wijken, zullen zij onmiddellijk geconfronteerd worden met de werkzaamheden tijdens de uitvoerende fase. Deze groep zal ook de meeste hinder (geluid, stof, trillingen, extra vrachtverkeer) ondervinden. In de beheersfase zullen zij deel uitmaken van de Suikerfabriekwijk of er aan grenzen. De bewoners van de Brikkerijstraat (midden in de site) en de straten die aan de site grenzen, zijn meer betrokken bij de ontwikkeling en verdienen dus extra aandacht. Tijdens de werken zullen zij hinder (lawaai, stof, extra verkeer) ondervinden. In de beheersfase maken zij deel uit van de nieuwe wijk.

2. Algemene Veurnse bevolking Veurnaars zullen interesse hebben in de nieuwe ontwikkelingen op de Suikerfabriek-site. We zagen al tijdens vorige info- en participatiemomenten dat deze groep heel positief staat tegenover de nieuwe plannen. De inwoners van Veurne willen komaf maken met de zwarte bladzijde die de sluiting van de suikerfabriek in 2005 betekende voor de stad. De meeste inwoners zullen geen echte hinder ondervinden van de werkzaamheden. Voor hen betekent de site vooral nieuwe mogelijkheden tot ontspanning (wandelen, fietsen, zwemmen) en extra kansen op werkgelegenheid in de buurt door de uitbreiding van de bedrijvenzone.

3. Veurnaars binnen een bepaalde rol Inwoners

kunnen

lid

zijn

van

een

vereniging

(bv.

jeugdbeweging,

natuurvereniging

carnavalvereniging, sportclub,…) of een commercieel belang hebben (handelaar) en vanuit die rol een belang hebben bij de ontwikkeling van de site. Het is belangrijk om deze groepen te detecteren in functie van ontwikkelingen op de site.


19 І 36


4. Toekomstige inwoners van de Suikerfabriek Stad Veurne wil vooral twee groepen bewoners overtuigen om een woning of appartement op de Suikerfabriek te kopen: a) Gezinnen met kinderen uit het middensegment (SG 2-5) die gewonnen zijn voor vlot woonwerkverkeer met het station in de buurt, eigen werkgelegenheid en centrumfuncties op fietsafstand. b) Gepensioneerden uit het binnenland die dicht bij de kust wensen te wonen, maar tegelijkertijd een rustige woonomgeving willen met veel stedelijke functies in de nabijheid en een hoge woonkwaliteit het hele jaar rond.


20 І 36


III.b. Communicatiedoelstellingen bewoners •

De projectpartners creëren een stevig draagvlak voor de site bij de verschillende groepen bewoners van Veurne. Dit wil zeggen dat de bewoners proactief en frequent informatie ontvangen via verschillende kanalen en daarnaast ook hun inbreng over de nieuwe site kunnen vertolken.

•

de bewoners kunnen terecht bij een contactpersoon

•

de bewoners zijn fier op de nieuwe site

•

Veurne promoten als aantrekkelijke leef- en werkomgeving met een goede mobiliteit

•

Recreatiefunctie promoten

•

Werken in eigen streek promoten

Bij de communicatie naar bewoners toe moet men rekening houden dat de ene bewoner de andere niet is. -

Er zijn bewoners die betrokken zijn – minder betrokken

-

Huidige bewoner – toekomstige bewoner

-

Lid van een vereniging – raadslid

-

Omwonenden

-

Fietser – voetganger

-

Jong – oud

-

Mobiel – niet mobiel

-

Autoliefhebber – geen autoliefhebber

-

…

Niet enkel en alleen de communicatiedoelstellingen afstemmen op de bewoners maar de bewoners ook echt wel als een individu bekijken.


21 І 36


III.c. Strategie en middelen bewoners De bewoners zijn de meest betrokken groep personen die we met onze communicatie willen bereiken. Een bewoner kan verschillende rollen aannemen (zie boven). Daarnaast kan een bewoner zich betrokken of minder betrokken voelen. De ene bewoner wil meedenken over oplossingen, de andere laat het liever aan anderen over.

Communicatieve aanpak Bewoners van Veurne moeten fier zijn op het nieuwe stadsdeel. De site van de Suikerfabriek moet een levendige plek worden waar activiteiten en omgeving de bewoners samenbrengen en de sociale cohesie groot is. Daarom is het vooral in de beheersfase belangrijk om veel activiteiten en evenementen op te zetten in het gebied. In de voorbereidende fase blijft het belangrijk om de bewoners zoveel mogelijk te betrekken bij de plannen, om zo een groot draagvlak en nuttige input te verkrijgen. Ook het zuiver informeren neemt hier een belangrijke plaats in. Om de bewoners te bereiken, werken we nauw samen met de gemeentelijke communicatiedienst. De inwoners zijn immers al gebruikers van de gemeentelijke communicatiekanalen zoals het gemeentelijk informatieblad en de gemeentelijke website. Afhankelijk van het deelproject of de fase zullen we de bewoners in al hun verschillende rollen identificeren. De communicatie is bij voorkeur verhalend in plaats van louter informatief. Dit verhoogt de aantrekkelijkheid van de communicatieboodschap voor de lezer/kijker. We gaan in de communicatie uit van het gebruikersperspectief. Hiermee bedoelen we dat we ons eerst en vooral afvragen aan welke informatie of communicatiemogelijkheden de inwoners behoefte hebben, eerder dan hen te overladen met informatie die misschien minder relevant is. We streven wel naar een volledige informatievoorziening voor wie dit wil. Dit betekent dat we ook technische en complexe informatie ter beschikking stellen (trouwens verplicht door de wet op openbaarheid van bestuur) voor burgers die hierin geïnteresseerd zijn. De website is hiervoor het referentiekanaal. Op een duidelijke en aantrekkelijk visuele manier, zonder de bewoners te overvallen met technische termen en onleesbare plannen, maken we de hoofdlijnen van de nieuwe ontwikkelingen duidelijk. We geven de informatie ook een menselijk gezicht, door bv. werfleiders aan het woord te laten, buurtbewoners hun verhaal te laten doen, of de werking van bv. een kraan uit te leggen.


22 І 36


Alle communicatie verloopt op een eerlijke en open manier. Als er problemen zijn, worden die niet weggemoffeld, maar open aangepakt en gecommuniceerd. Dit zorgt op lange termijn voor een beter begrip bij de bevolking.

Voorbereidende fase: Inspraak en/of participatie Om de bewoners te betrekken bij de uitvoering van het plan en een luisterend oor te bieden voor mogelijke suggesties, is een consultatieve aanpak aangewezen. Dit houdt in dat de grote lijnen van de uitvoering voorgesteld worden door de projectpartners, maar dat bewoners nog een inbreng kunnen hebben. Randvoorwaarde hier is dat duidelijk is voor welke elementen er nog inbreng mogelijk is en voor welke niet. We overvallen de bewoners niet met technische discussies, maar vragen wel hun mening over bijvoorbeeld beplanting, bestemming van bepaalde zones,… Bij deelprojecten waar een grote betrokkenheid van de bewoners is, kunnen we ook werken met ontwerpateliers, ideeënwandelingen,… Hier kiezen we dan eerder voor een co-determinationaanpak. Afhankelijk van de inhoud van het project kan hier de brede bevolking worden uitgenodigd of een expertgroep van inwoners worden samengesteld. Dit kan bijvoorbeeld aangewezen zijn bij het ontwerpen van gemeenschappelijke groene ruimtes. Bij de voorstelling van het Provinciaal Ruimtelijk Uitvoeringsplan opteren we voor een infomarkt, waar geïnteresseerden op hun eigen tempo de plannen kunnen bekijken en vragen stellen aan aanwezige projectpartners. Tegelijk wordt d.m.v. een film en presentatie ook basisinformatie over de invulling van de Suikerfabriek-site aangeboden. De website is ook hier een ondersteunend medium waar alle informatie, plannen, … verzameld worden. Om de betrokken doelgroepen te overtuigen om deel te nemen aan participatiemomenten, maken we zoveel mogelijk gebruik van de bestaande gemeentelijke communicatiekanalen zoals Info Veurne en de gemeentelijke website. Er kan ook gebruik gemaakt worden van uitnodigingen of bewonersbrieven binnen bepaalde perimeters.


23 І 36


Uitvoerende fase: Informeren en luisterend oor bieden In de uitvoerende fase is het vooral belangrijk dat er voldoende en tijdig gecommuniceerd wordt over mogelijke hinder en de voortgang van het project. Daarnaast moeten mensen ook bij iemand terecht kunnen. Dit is vooral belangrijk voor omwonenden. Die contactpersoon moet empathisch en communicatief zijn. Klachten/opmerkingen worden steeds beantwoord binnen een redelijke termijn en in een verstaanbare en duidelijke taal De nadruk ligt hier op functionele communicatie. Geschikte instrumenten zijn (elektronische) nieuwsbrieven, bewonersbrieven, Info Veurne en de projectwebsite. Tijdens de uitvoerende fase worden de media minder ingeschakeld als intermediair medium voor functionele communicatie. We kiezen ervoor om de media vooral te benaderen in functie van imagovorming en storytelling over de nieuwe site. Een voorbeeld: als er tijdens het archeologisch onderzoek elementen opduiken die nieuwswaardig zijn, kan hierover zeker gecommuniceerd worden naar de pers. De pers wordt niet actief gecontacteerd over busomleidingen, straten die tijdelijk niet toegankelijk zijn, …

Beheersfase: Nieuwe mensen aantrekken en een levendig stadsdeel creëren De nieuwe site moet een aantrekkelijke woonomgeving bieden en de voordelen van wonen op de site moeten dan ook gepromoot worden naar de juiste toekomstige bewoners. Daarnaast zorgen activiteiten ervoor dat de site leeft en bruist.


24 І 36


Middelen

1. Algemene Veurnse bevolking Schriftelijke communicatie: -

Nieuwsbrieven die als insert ingevoegd worden in het gemeentelijk infoblad. (zie ook later)

-

Bewonersbrieven bij werken waar bewoners rechtstreeks bij betrokken zijn. (voor, tijdens en na afloop van de werken)

Audio-visuele media: -

Filmpje blijven tonen en geregeld nieuwe beelden opnemen.

-

Aanleggen van een beeldarchief

Mediarelaties -

Persconferenties, persvoorstellingen, … organiseren op cruciale momenten in de uitvoering van de site. Niet enkel regionale pers is hier van belang. Ook gespecialiseerde media (bv. over ruimtelijke ordening en architectuur) zijn hier nuttig.

-

Journalisten voorzien van audio-visueel beelmateriaal vrij van rechten.

Digitale communicatie en sociale media: -

Projectwebsite www.suikerfabriek.be

-

Link websites betrokken partners naar projectwebsite

-

Online participatietool cfr. Onze Kaaien-project Antwerpen

-

Facebook, Twitter, RSS-feeds

-

I-pad en smartphone applicaties voor informatieverstrekking

Evenementiële communicatie: -

Organisatie jaarlijkse Suikerfeesten/Sugarrock,…

-

Suikerquiz

-

Maquette namaken met suikerklontjes

-

Willy Wonkafeest voor kinderen

-

Geboortebos aanplanten met acer saccharum (suikeresdoorn)


25 І 36


Landart & Landmarks: -

Lokale kunstenaars of academie betrekken

-

Sugar Cube als referentiepunt op de site: inschakelen als tentoonstellingsruimte, afspraakpunt bij wandelingen, uitkijktoren,…

Straatcommunicatie: -

Informatieborden werken: wat, vermoedelijke duur, contactpersoon

-

Sensibilisatieborden

-

Minder hinder communicatie (volgens richtlijnen Unizo)

-

Canvas aan omheining

Inspraak en/of participatie: -

Afhankelijk van de fase van de beleidsvorming: organisatie van informatiebijeenkomsten, rondleidingen en wandelingen

-

Expertgroepen, ontwerpateliers, praatcafés, consultatierondes…

-

Betrekken van personen met minder behartigde belangen (allochtonen, bejaarden, werklozen,…) via tussenpersonen


26 І 36


2. Huidige bewoners omgeving Suikerfabriek Idem 1 Extra aandacht voor functionele communcatie d.m.v. bewonersbrieven, straatvergaderingen of indien nodig huisbezoek. Hierbij zijn vooral de bewoners van de Brikkerijstraat, Rodestraat en Zuidbergweg belangrijk.

3. Veurnaars binnen een bepaalde rol Idem 1, maar ook extra aandacht voor participatiemethodes Ontwerpateliers (co-productie) Praatcafé (advies, eventueel co-productie) Informatievergadering (informeren, ev. Inspraak) Werfwandeling (informeren, adviseren) Infoborden (informeren)

4. Toekomstige inwoners van de Suikerfabriek Sociale cohesie door activiteiten: Bv. Suikerquiz, verlichte bietentocht, suikeresdoorns planten Koken in het park, … Grootste kans op slagen bestaat als ideeën van inwoners zelf komen. Projectwebsite kan buurtwebsite worden.

-

Schriftelijke communicatie: Publireportages en advertenties in woonbijlagen van kranten of magazines Kwalitatieve brochure over woningaanbod op de Suikerfabriek

-

Digitaal Pagina op projectwebsite over wonen op de Suikerfabriek App Huizen te koop aanbieden via Immoweb, Immovlan, hebbes.be QR-code op canvas aan werfomheining


27 І 36


-

Audio-visueel Aangepast filmpje met 3D-simulaties van de woningen

-

Straatcommunicatie: Canvassing langs de site

-

Persoonlijke verkoop

-

Attentie aanbieden aan kopers: bv. maquette van hun huis in suikerklontjes

-

Afronding verkoopfase: buurtfeest organiseren voor toekomstige bewoners en bewoners omliggende straten

-

Potentiële bewoners tijdens de verkoopfase: Nadruk op gezinnen met kinderen en gepensioneerden uit het binnenland

Communiceren via publireportages, via apps, advertenties of publireportages in lokale media, steeds binnen de juiste context adverteren, via canvassing rondom het terrein, via immoweb.

Toekomstige bewoners moeten zich kunnen identificeren met project.

Altijd al gedroomd van a room with a view? Surf naar www.desuikerfabriek.be/wonen of bel naar .... cayman.be І 08.11.2011

28 І 36


DOELGROEP IV – Bedrijven


29 І 36


IV.a. Beschrijving van de doelgroep bedrijven De doelgroep bedrijven omvat zowel groepen die de werkgevers en werknemers vertegenwoordigen als opleidingsinstituten en overkoepelende bedrijvenverenigingen. Deze organisaties stellen zich vaak hard en doelgericht op. De belangen van de groepen zijn soms tegenstrijdig. Overleg is hier belangrijk. Deze doelgroep is vooral van belang in de voorbereidende fase en in de beheersfase.

IV. b.Communicatiedoelstellingen bedrijven

-

Bedrijven en betrokken organisaties krijgen voldoende en aantrekkelijke informatie over de mogelijkheden voor bedrijven op de nieuwe site.

-

Een positieve, toekomstgerichte en constructieve sfeer creëren rond de nieuwe bedrijvenzone.

-

Bedrijven kunnen terecht bij een contactpersoon met al hun vragen i.v.m. vestiging.


30 І 36


IV.c. Strategie en middelen bedrijven De communicatie over de mogelijkheden voor bedrijven op de site van de Suikerfabriek wordt zoveel mogelijk losgekoppeld van de algemene communicatie over de site. Om bedrijven warm te maken om zich te vestigen op de nieuwe site, is een persoonlijke aanpak aangewezen. Door nauw samen te werken met organisaties als Flanders Investment & Trade, RESOC, Unizo, Voka en diensten economie kunnen potentiële bedrijven geïdentificeerd en benaderd worden. Bedrijven zullen vooral nood hebben aan informatie over de locatie, bereikbaarheid, wettelijke en financiële informatie en informatie over beschikbaar personeel in de streek. Het is hier dus vooral van belang om een contactpersoon aan te duiden. We proberen in de communicatie over de bedrijvenzone zo min mogelijk te interfereren met communicatie over wonen en natuur op de site. In de beheersfase is het belangrijk dat er op regelmatige tijdstippen overleg is tussen de bedrijventerreinvereniging en stad Veurne.

Middelen: Filmpje over mogelijkheden voor bedrijven Aanwezigheid op relevante beurzen of evenementen Presentatie over de site op ledenbijeenkomsten van Unizo, VOKA, … Overleg met intermediaire organisaties Kwalitatieve informatiebrochure over vestigen op de Suikerfabriek-site Subpagina voor bedrijven op projectwebsite Geïnteresseerde bedrijven samenbrengen


31 І 36


DOELGROEP V - Media

V.a. Beschrijving van de doelgroep media Media zijn een heel diverse doelgroep, met elk een andere lezersmarkt. Binnen de doelgroep media kunnen we volgende groepen onderscheiden die van belang kunnen zijn voor de Suikerfabriek -

Lokale en regionale media: Het Wekelijks Nieuws, De Streekkrant, Passe Partout, FocusWTV, Krant van West-Vlaanderen

-

Nationale generalistische media: Het Laatste Nieuws, Het Nieuwsblad, De Standaard, Het Belang van Limburg, De Morgen, VTM, VRT, RTBF, Le Soir, La Dernière Heure, …

-

Special interest: Feeling Wonen, Gael Maison, Nest, Le Vif L’ Express, Knack Weekend, …

-

Vaktijdschriften: De Architekt

V.b. Communicatiedoelstelling media Lezers / kijkers van deze media bereiken met op maat gesneden communicatie

V.c. Strategie en middelen media We kiezen in het benaderen van de media voor een gedifferentieerde aanpak. Dit betekent dat we de inhouden die we aanbieden aan media al zoveel mogelijk afstemmen op de behoeften van hun lezers/kijkers. We kiezen vooral voor een verhalende aanpak, en minder voor puur informeren. Concreet betekent dit dat we mensen tonen, hun verhalen aanbieden, de lezers/kijkers een blik laten werpen achter de schermen, … We gebruiken de pers niet als intermediair voor functionele communicatie, maar wel als ondersteuning voor de imagovorming over het project.


32 І 36


Deelopdracht 4: Planning

Project: Veurne – Suikerfabriek Timing / Fasering Opmaak timing: 17-10-2011 jaar 2012

actie maximaal grondverzet (voor omzetting bestemming) archeologisch prospectieonderzoek

2014

Hydraulische contstructies totaalproject wegenis BH rioleringen BH, natuur en park aanleg natuur

2015

aanleg nutsleidingen BH, natuur (?) en park opbraak betonplaat sanering grond in deel WP

2015-2016

start uitgifte BH aanleg park

2017

aanleg wegenis en rioleringen WP - fase 1 (5 ha) verkoop WP fase 1

2019

aanleg wegenis en rioleringen WP - fase 2 (5 ha)

2020-2021 2023

verkoop WP fase 2 aanleg wegenis en rioleringen WP - Fase 3 (3,5 ha)

2024-2025

verkoop wP fase 3


33 І 36


Op korte termijn (2011 – 2012)

-

Voorbereiden communicatie-acties en participatie n.a.v. openbaar onderzoek Provinciaal Ruimtelijk Uitvoeringsplan

-

CMS opzetten

-

Ontwikkelen huisstijl: logo, projectwebsite, sjablonen voor bewoners/bedrijfsbrieven, sjabloon voor elektronische nieuwsbrief

-

Na afloop van openbaar onderzoek en goedkeuring PRUP een kwalitatieve infobrochure ontwikkelen: inhoud van het project, beeldmateriaal, fasering, verhalen, contactpersonen, projectwebsite bekendmaken…

-

Communicatie over opening fietsverbinding en toegankelijkheid van het terrein voorbereiden

-

Projectwebsite voeden

-

Functionele communicatie opstarten over grondverzet + opvolging

-

Archeologisch onderzoek in de kijker zetten (bij interessante bevindingen).

-

Kwalitatieve brochure en standmateriaal over bedrijvenzone voor gebruik op beurzen

Op continue basis

-

Voeden van projectwebsite en links naar websites partners

-

Nieuwe elementen, fases, nieuwtjes in Info Veurne

-

Canvassing op werfomheining

-

Signalisatieborden en informatieborden langs site

-

Monitoring (sociale) media en reacties publiek


34 І 36


Planning tijdens uitvoerende fase

Activiteiten die een invloed hebben op handelaars, openbaar vervoer, toegankelijkheid van bedrijven, grote impact op omwonenden, … Ten laatste 2 maanden vooraf aankondigen

Start –3 weken

informeren


Minimum 72 uur vooraf

Functionele communicatie

opvolgen

Zo snel mogelijk na uitvoering

35 І 36


Termijnen Campagnes aantrekken nieuwe bewoners en bedrijven: 1 tot 2 jaar voorafgaand aan realisering starten met ontwikkeling communicatiemateriaal en opzetten communicatieacties.

Communicatie over werken, hinder, …: -

2 maand vooraf grote lijnen aankondigen, zeker als de werken ook een invloed hebben op handelaars. Als straten gedurende lange tijd niet toegankelijk zouden zijn, moeten handelaars een jaar vooraf ingelicht worden (in functie van aankoop stock). Deze termijn hebben ook andere partners (bv. nutsmaatschappijen, De Lijn, …) nodig om zelf te communicatie naar hun klanten voor te bereiden en te begroten.

-

3 weken voor start: concrete informatie aanbieden

-

72 uur voor start: betrokken inwoners gedetailleerde info geven

-

Opvolging: werken zijn achter de rug, terug normale situatie aankondigen

Aanwezigheid op beurzen of evenementen: ruim op voorhand plaats boeken


36 І 36

Communicatiestrategie voor de ontwikkeling en het beheer van de voormalige site van de suikerfabriek te Veurne

Recommend Documents