Communicatiestrategie en -jaarplan. Team Bestuur & Communicatie. René Aartsen. Versie 1.1 (4 maart 2015)

Communicatiestrategie en -jaarplan

2015 Team Bestuur & Communicatie Versie 1.1 (4 maart 2015)

René Aartsen

2 | 16 Communicatiestrategie en -jaarplan 2015

Inhoudsopgave Inleiding .........................................................................................................................................................................4 1. Recente ontwikkelingen ...........................................................................................................................................5 2. Communicatie in de organisatie ...............................................................................................................................6 3. Speerpunten 2015 ....................................................................................................................................................8 3.1 Communicatievisie 2013-2016 .............................................................................................................................................. 8 3.2 Verbinding en publieksexposure ........................................................................................................................................... 9 3.3 Branding ................................................................................................................................................................................ 9 3.4 Educatie, jongerencommunicatie en jeugdbestuurder ........................................................................................................ 10 3.5 Stakeholdercommunicatie ................................................................................................................................................... 10 3.6 Projectcommunicatie ........................................................................................................................................................... 11 3.7 Interne communicatie .......................................................................................................................................................... 11

4. Resultaten 2015 .....................................................................................................................................................12 4.1 Verbinding en publiekexposure ........................................................................................................................................... 12 4.2 Branding .............................................................................................................................................................................. 13 4.3 Educatie, jongerencommunicatie en jeugdbestuurder ........................................................................................................ 14 4.4 Stakeholdercommunicatie ................................................................................................................................................... 14 4.5 Projectcommunicatie ........................................................................................................................................................... 15 4.6 Interne communicatie .......................................................................................................................................................... 15

Overzichtstabel Resultaten 2015 ................................................................................................................................16

Communicatiestrategie en -jaarplan 2015

3 | 16

Inleiding Vechtstromen kent als relatief nieuw waterschap stevige ambities. Of het nu gaat om watersysteem en bijvoorbeeld klimaat, waterzuivering en duurzaamheid, de manier waarop we ons verbinden en samenwerken met onze omgeving of om de doelmatige wijze waarop we met onze publieke middelen omgaan: de lat ligt hoog. Vechtstromen kent daarom een bijpassende communicatievisie, met eveneens een hoog ambitieniveau. Deze communicatievisie is in januari 2013 door de voorbereidingscommissie vastgesteld en in januari 2014 door het algemeen bestuur vastgesteld. Belangrijk vertrekpunt voor de communicatievisie was de Strategische Schets Waterschap 2020. De communicatievisie kent een looptijd van 2013 tot 2016. De kern van de communicatievisie voor Vechtstromen is als volgt:

     

Positionering op basis van kernwaarden Omgeving als uitgangspunt Een communicatievere organisatie Digitaal als primair kanaal Meer gebruik van beeld Communiceren als het er toe doet

Voor de volledigheid is de communicatievisie als bijlage bij dit document gevoegd. De communicatievisie kent een strategisch deel en een tactisch deel. Dit document, ‘Communicatiestrategie en jaarplan 2015’, beoogt een aanvulling op de communicatievisie te zijn. Een aanvulling enerzijds omdat, zoals bij het schrijven van de communicatievisie is onderkend, de ontwikkeling, zoektocht en groei die de eerste jaren van een fusieproces kenmerkt, vraagt om een voortdurende kritische blik en mogelijke bijstelling, aanscherping of aanvulling van de communicatievisie tussentijds. Dit document ‘communicatiestrategie en jaarplan 2015’ verfijnt de koers en kiest een aantal strategische speerpunten waarop Vechtstromen wil focussen. Anderzijds biedt dit document een aanvulling waar het gaat om sturing. In dit document worden concrete operationele doelen benoemd en resultaatafspraken beschreven, resultaten die in 2015 opgeleverd worden door, of onder verantwoordelijkheid of regie van, het cluster Communicatie. Dit document schetst in hoofdstuk 1 eerst een aantal relevante ontwikkelingen die hebben plaatsgevonden nadat de communicatievisie is opgesteld. Daarna worden in hoofdstuk 2 nog kort stilgestaan bij de rol van het cluster Communicatie in de organisatie. Vervolgens wordt in hoofdstuk 3 de belangrijke speerpunten voor 2015 benoemd. Die staan in hoofdstuk 4 weergegeven als concrete, in 2015 op te leveren producten of te behalen resultaten. Tot slot volgen nog planning en capaciteit.


1. Recente ontwikkelingen Vertrouwen, legitimatie De trend is al langere tijd gaande, gaat gestaag door en het einde is nog niet in zicht: de burger heeft steeds minder vertrouwen in de overheid. Op een vraag in een landelijk onderzoek naar de drie minst betrouwbare beroepen staan bankiers op de eerste plaats, gevolgd door bestuurders en ambtenaren. Waar veel mensen waterschappen toch zien als organisaties (overheden) met een flinke buidel geld, waar iets te halen valt, laat het zich raden wat dit voor ons betekent. Ander onderzoek (dat in opdracht van provincie Overijssel is uitgevoerd onder alle inwoners van Overijssel) deelt inwoners in in burgerschapsstijlen met verschillende maten van maatschappelijke betrokkenheid. Het onderzoek toont dat betrokken burgers slechts 39% vormen van het totaal en dat dit aandeel daalt. Een specificatie in generaties laat daarbij zien dat de betrokkenheid bij jongere generaties veel lager is dan bij oudere. De verwachting is dat het aandeel van betrokken burgers over enkele jaren nog veel verder daalt en rond de 29% zal liggen. Wordt deze trend niet gekeerd dan raakt dit aan de legitimatie van de organisatie. Verkiezingen en bestaansrecht In maart 2015 vinden verkiezingen voor de waterschappen plaats, voor het eerst gelijktijdig georganiseerd met de provinciale statenverkiezingen. Vechtstromen doet daaraan niet mee omdat zijn verkiezingen al in 2013, in de aanloop van de fusie, zijn gehouden. Toch zijn deze verkiezingen om meerdere aspecten van belang. Om te beginnen is de verwachting of de hoop dat door de combinatie van deze verkiezingen op één dag, de opkomst voor de waterschapsverkiezingen zal stijgen. Wordt deze verwachting niet waargemaakt dan kan dit voeding zijn voor een discussie over het bestaansrecht van de waterschappen als autonome overheidslaag, als politiekbestuurlijk orgaan. Daarnaast kiezen de straks gekozen leden van provinciale staten op hun beurt de leden van de Eerste Kamer. De samenstelling daarvan kan bepalend zijn voor de positie en zelfs het voortbestaan van het kabinet. Waar minister Schultz al eerder heeft aangegeven niet te willen tornen aan de positie van de Nederlandse waterschappen, heeft D66 het kabinet gevraagd om actie bij het hervormen van het middenbestuur. En waar de positie van het kabinet mogelijk zwakker of onzeker wordt en waterschapskritische partijen (D66, PVV) de wind in de zeilen hebben, zal - als bij twee communicerende vaten - de bestaansrechtdiscussie over de waterschappen steeds harder klinken. Awareness Nederland en de Nederlandse waterschappen krijgen (internationaal) veel waardering en erkenning voor de kwaliteit en de effectiviteit van de manier waarop zij het waterbeheer organiseren. De Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) stelt het Nederlands waterbeheer als voorbeeld voor andere landen. Eén kanttekening maakt de organisatie: doordat het waterbeheer in Nederland zo goed geregeld is, raakt de awareness of sense of urgency van goed waterbeheer ondergesneeuwd. Dit vraagt om actie van alle betrokken actoren. Geïnitieerd door de landelijke Stuurgroep Water werken ministerie, provincies, gemeenten en waterschappen en hun koepelorganisaties hieraan samen, onder andere via de meerjarige campagne Ons Water. Ontwikkelingsperspectief Vechtstromen Ná de totstandkoming van de communicatievisie zijn nog verschillende richtinggevende documenten binnen waterschap Vechtstromen tot stand gebracht: strategische doelen zijn geformuleerd, bestuursakkoord en bestuursprogramma zijn vastgesteld en er is recentelijk een Ontwikkelingsperspectief geformuleerd. Deze documenten bepalen de koers van de organisatie en daarmee ook die van Communicatie. In de dagelijks praktijk, en in de focus die met dit document wordt aangebracht. En deze koersdocumenten zullen een stevige basis zijn voor de nieuwe of geactualiseerde communicatievisie 2016 – 2019 die later dit jaar tot stand gebracht wordt.


5 | 16

2. Communicatie in de organisatie Het team Bestuur en Communicatie is onderdeel van de eenheid Bestuur en Organisatie. Communicatie is een ondersteunend proces, van groot strategisch belang: bij de verbinding en samenwerking van Vechtstromen met zijn omgeving, en daarmee voor realisatie van de doelen van Vechtstromen. Dat maakt (goede) communicatie een organisatieverantwoordelijkheid. Als vakinhoudelijk expert adviseert en ondersteunt Communicatie op constructieve maar kritische wijze het bestuur en de ambtelijke organisatie. Als opdrachtnemer zorgt Communicatie in goede en nauwe afstemming met de interne opdrachtgever voor advisering over communicatieopgaven en uitvoering van concrete communicatiewerkzaamheden. Bij de concrete uitvoering werkt Communicatie nauw samen met interne collega’s en externe bureaus. Communicatie houdt regie op het communicatiewerk en neemt verantwoordelijkheid voor het eindresultaat. Kortom Communicatie adviseert, ondersteunt en voert uit, proactief en op verzoek, daar waar nodig. Een uitputtend overzicht van alle concrete ondersteuningswerkzaamheden door Communicatie gaat de reikwijdte van dit document te buiten, maar Communicatie zoekt, samen met collega’s uit het primaire proces, altijd naar de actualiteit van alledag om communicatiekansen (bijvoorbeeld die zich voordoen in het gebied) te kunnen benutten. In de ontwikkeling naar een communicatieve organisatie vervult het cluster Communicatie een actieve rol met kenmerken van aanjager, van facilitator en initiator van interactie, en van trainer/coach. Om de interne dienstverlening van Communicatie aan de organisatie zo veel mogelijk te versoepelen werkt Communicatie met vaste aanspreekpunten volgens onderstaande verdeling. Eenheden Eenheid

Communicatieadviseur

Watersysteem en Zuiveren

Marloes Neeskens (watersysteem) en Annelies Goedhart (zuiveren)

Ontwikkeling en advies

Patricia Rutte

Techniek en Diensten

Astrid Boudrie

Bestuur en Organisatie

Gea van Oenen

Directie en management

Arjan Heugens

Bestuur Bestuurder


Dagelijks bestuur en voorzitter

René Aartsen

Wim Stegeman

Arjan Heugens

Nettie Aarnink

Arjan Heugens

Ria Broeze

Arjan Heugens

Roel van der Veen

Patricia Rutte

Jan van Hoek

Patricia Rutte


Portefeuilleoverleggen Portefeuilleoverleg


PO Voorzitter en PO Besturen en organiseren

René Aartsen

PO Waterketen, Stedelijke water, Waterkwaliteit en Innovatie

Patricia Rutte

PO Watersysteembeleid en -beheer

Arjan Heugens

PO Waterveiligheid en Financiën

Arjan Heugens


7 | 16

3. Speerpunten 2015 In aansluiting op de communicatievisie 2013-2016 en met de hierboven geschetste ontwikkelingen in de omgeving in ons achterhoofd, destilleren we voor 2015 verschillende speerpunten. Deze speerpunten zijn verdeeld over zes categorieën:      

Verbinding en publieksexposure Branding Educatie, jongerencommunicatie en jeugdbestuurder Stakeholdercommunicatie Projectcommunicatie Interne communicatie

Deze zes speerpunten staan hieronder (paragraaf 3.2 tot en met 3.7), per categorie, nader uitgewerkt. Eerst staat nog in paragraaf 3.1 kort de essentie uit de communicatievisie 2013-2016 beschreven.

3.1 Communicatievisie 2013-2016 De communicatievisie 2013-2016 benoemt een aantal duidelijke kaders en uitgangspunten Vechtstromen wil samenwerking intensiveren. Dit begint bij een positief imago van het waterschap als een betrouwbare partner. Dat vraagt om te beginnen om consequent gedrag en om openheid en transparantie in communicatie. Samenwerking, en de intensivering daarvan, kan in veel soorten en maten plaatsvinden. De behoefte van de omgeving is een belangrijke maatstaf voor het vormgeven en invullen van die samenwerking en de communicatie. Uitgangspunten voor Vechtstromen zijn dan openheid en transparantie waar het gaat om informatie en besluitvorming, en betrekken en participatie waar het gaat om (beleids)ontwikkeling en beheer. In de huidige netwerksamenleving communiceren we allemaal en voortdurend. Als organisatie en als individu. Als bestuurder en als medewerker. Als samenwerkingspartner, als belastingbetaler, als kiezer. Als een kraan die altijd openstaat. Het monopolie op communicatie ligt allang niet meer bij communicatieafdelingen en traditionele media. Met alle vormen van nieuwe, sociale media vormt iedereen zijn eigen communicatiekanaal. Dat maakt dat lang niet alles te reguleren, te beheersen en te controleren is. En dat moeten we ook niet willen. De communicatiefunctie in Vechtstromen is er op gericht om de organisatie communicatiever te maken. Door het bestuur, de organisatie en de medewerkers bewust te maken van de mogelijkheden én gevolgen van communicatie en op die manier in contact te treden met de omgeving en verbindingen te smeden. De wereld om ons heen heeft de afgelopen jaren een sterke digitaliseringsslag ondergaan en die ontwikkeling is nog niet ten einde. De maatschappij is, denkt en doet steeds meer digitaal en verwacht dat ook van zijn omgeving. Dus ook van Vechtstromen. Voor de jongeren van nu, dus onze klanten, onze belastingbetalers, onze medewerkers, onze bestuurders of onze partners van de toekomst, geldt dat in nog veel sterkere mate. Sociale media drukken een duidelijke stempel op het maatschappelijk debat. Vechtstromen kiest digitale communicatie als het primaire kanaal, waarbij er - waar dat nodig is - uiteraard ruimte blijft voor inzet van traditionele (papieren) media. De samenleving versnelt. De houdbaarheidsdatum van informatie en nieuws is steeds korter. De maatschappij is steeds meer visueel ingesteld. Beelden zijn een krachtige manier om een verhaal onder de aandacht te brengen. Eén beeld zegt meer dan duizend woorden. Vechtstromen wil sterk gebruik maken van beeldtaal. Foto’s, artist impressions, video's of metaforen worden een 'vast' onderdeel van de boodschap en zijn in staat om de authenticiteit van de boodschap en de positionering van bestuur en organisatie te versterken. Om de effectiviteit van communicatie zo groot mogelijk te laten zijn, werken we zo veel mogelijk volgens het principe van geïntegreerde (onderling op elkaar afgestemde) communicatie. Daarbij is het essentieel dat, hoewel alle medewerkers 'aan communicatie doen' er regie op communicatie wordt gevoerd door Communicatie. Alleen dán kan optimale afstemming, synergie én doelmatigheid bereikt worden en op een effectieve wijze vorm gegeven worden aan de (communicatie)ambities van Vechtstromen. Niet ongericht, maar


met het juiste instrument, richting de juiste doelgroep, op het juiste moment en met de juiste focus. Kortom: communicatie als we er toe doen.

3.2 Verbinding en publieksexposure Vertrouwen en verbinding De trend van het afnemend vertrouwen in de overheid vraagt om een échte verandering in houding en gedrag van de organisatie en al zijn vertegenwoordigers. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om het serieus nemen van de burger. Per situatie duidelijk zijn over de eigen rol (bv wetgever, handhaver, beheerder, dienstverlener, facilitator) en daarbij een bijpassende bestuurs- en communicatiestijl (met een overeenkomend niveau van interactie en participatie) hanteren. Veel meer luisteren en aansluiten dan we wellicht gewend zijn. En minder toegeven aan de automatische drang van veel overheden om te zenden of te regelen. Het vormt de geest van het bestuursprogramma van Vechtstromen, die vraagt om concrete toepassing bij beleidsontwikkeling en projectontwikkeling en dus ook in communicatie. Algemene publieksexposure Een belangrijke opgave voor Vechtstromen is: hoe betrekken we de mensen bij ons werk? Hoe zorgen we voor échte en structurele publieksbetrokkenheid. Wat verstaan we daar eigenlijk onder? Hoe maken we contact en hoe houden we dat contact vast. Op welke manier kunnen we daarbij slim gebruik maken van ons primaire proces, zoals bijvoorbeeld beheer en onderhoud, of projectontwikkeling. Hoe kunnen we in Communicatie meer verrassen, afwijken van de gebaande paden, prikkelen, creativiteit versterken? Hoe kan de regionale creatieve industrie ons daarbij versterken? We beschikken over een waterbelevingskaart, over een projectenapp, een website, diverse social media kanalen, foldermateriaal, publieksactiviteiten. Wat levert ons dat nu op, kunnen we daar meer uit halen? Maatschappelijk partnerschap Hoe kunnen we door (langdurige) samenwerkingsverbanden met partners aan te gaan werken aan een permanente aanwezigheid in de vijf regio’s (Regge, Vecht, Dinkel, Zuidoost-Drenthe, Twentse Stedenband) in ons gebied? Kunnen we een verbinding creëren tussen onze identiteit en de omgeving? Welke locaties en instellingen lenen (musea? (cultuur-)historie? cultureel? anders?) zich daar voor en waar liggen wederzijdse kansen? Aansluiting landelijke initiatieven Hoe waarderen we landelijke initiatieven (bijvoorbeeld campagnes als Ons Water, Energiefabriek, Uw Waterschap) en hoe en in welke mate kunnen we daar gebruik van maken?

3.3 Branding Vechtstromen is een waterschap met stevige ambities. Zowel ten aanzien van de primaire processen in het watersysteem en de waterketen, als ten aanzien van de ondersteunde processen. Met elkaar werken we hard om deze ambities waar te maken. Dat vertaalt zich in gedrag, in communicatie en in vóórkomen of presentatie van de organisatie en zijn vertegenwoordigers. Directie en MT hebben hierbij een belangrijke rol, waar het gaat om initiëren, stimuleren en waarderen van beoogde veranderingen, en om het tonen van voorbeeldgedrag. Waar het gaat om presentatie en vóórkomen signaleren we drie aandachtspunten: Huisstijl De huisstijl van Vechtstromen is ontwikkeld met de ambities van het waterschap in het achterhoofd. Na een jaar werken met de huisstijl blijkt die in de praktijk zo nu en dan onwenselijke belemmeringen op te leggen, als een jas die knelt. Een huisstijl biedt kaders en richtlijnen, en dat is nodig, maar moet tegelijkertijd voldoende ruimte geven om de eigen identiteit en ambities te verbeelden. Die ruimte is op dit moment niet voldoende aanwezig. Toepassing van de huidige huisstijl leidt te vaak tot vormgeving die een statisch beeld oproept. Een doorontwikkeling of aanscherping van de huisstijl, met meer maatwerk en situatie- en contextafhankelijk meer mogelijkheden voor contact en verbinding maken, creativiteit, of juist verrassen of prikkelen is gewenst. De behoefte is nadrukkelijk niet een geheel nieuw ontwerp, maar wel meer ruimte en meer ontwerpvrijheid bieden op de momenten die daar om vragen.


9 | 16

Website Met de totstandkoming van de website van Vechtstromen en de implementatie van een nieuw content managementsysteem (samen met de Waterkracht waterschappen) is tijdens het fusieproces in korte tijd veel werk verricht met een goed resultaat. Maar ook voor de website blijkt in de praktijk dat, wellicht door huidige toepassing van de huisstijl, een statisch beeld ontstaat. Dat past niet goed bij wie we zijn of willen worden. Daarnaast is het goed om na te gaan of de mate waarin de website gericht is op de ontvanger in woord en beeld verder versterkt kan worden. Overheidswebsites transformeren regelmatig naar toptakenwebsites, waarin de meest gezochte informatie en dienstverlening het meest prominent gepresenteerd wordt. Er zijn ook overheden die daar alweer van terug komen. Voor Vechtstromen is het van belang om goed na te denken en de juiste balans te vinden tussen enerzijds de informatiebehoefte en zoekvraag van de bezoeker van de website, en anderzijds de eigen behoefte om informatie te delen, contact te maken en te verbinden. Een en ander vraagt om een online strategie voor de website van Vechtstromen. Wapen Veel waterschappen beschikken over een officieel wapen. Voor Regge en Dinkel gold dat, net als voor de voorgangers van Velt en Vecht. Een wapen verankert op symbolische wijze de organisatie met zijn achtergrond, afkomst en geschiedenis. Het legt en borgt verbindingen tussen de waterschapsorganisatie en zijn rechtsvoorgangers, de inwoners, het beheergebied en belangrijke elementen van cultuurhistorie, landschap en natuur of nijverheid en industrie daarin. Een wapen geeft uitdrukking aan de rol van autoriteit – die het waterschap als overheid óók heeft. Vechtstromen is een moderne organisatie, maar is trots op zijn afkomst en koestert zijn historie. Vanuit het bestuur is de vraag gesteld naar de ontwikkeling van een wapen voor Vechtstromen, om te kunnen gebruiken bij protocollaire momenten.

3.4 Educatie, jongerencommunicatie en jeugdbestuurder In contact met elkaar komen, verbinding maken, werken aan awareness, en vergroten van publieksexposure kan voor een deel ook bereikt worden met educatie. Tegelijkertijd kan een effectieve inzet van educatie en arbeidsmarktcommunicatie voorsorteren op toekomstige arbeidsmarktbehoeften van de organisatie. Landelijk en in Rijn-Oost verband zijn verschillende initiatieven op het vlak van educatie gaande. Het is zaak dat het cluster Communicatie die initiatieven beoordeelt op effectiviteit en bruikbaarheid. Het is goed om aan te haken of aan te sluiten waar dat meerwaarde heeft, en de focus en inzet van educatie te vervatten in een concreet plan van aanpak, waarbij ook ruimte is voor regionale (kleinschalige) initiatieven, vernieuwing en innovatie. Waterschap Vechtstromen heeft zoals de meeste waterschappen een jeugdbestuurders als vertegenwoordiger in het landelijke jeugdwaterschap. Het jeugdwaterschap houdt zich onder andere bezig met de vraag hoe jongeren meer betrokken kunnen worden bij en geïnteresseerd kunnen raken in het waterbeheer. Een jeugdbestuurder kan ook in het eigen gebied een ambassadeursrol voor jongeren vervullen. Om de inzet van de jeugdbestuurder voor het waterschap én voor de jeugdbestuurder zelf van optimale waarde te laten zijn is het inventariseren en kiezen van relevante momenten en het opstellen van een jaarprogramma belangrijk.

3.5 Stakeholdercommunicatie Vechtstromen werkt samen met tal van stakeholders uit verschillende sectoren: landbouw, recreatie, stedelijk gebied, bedrijven, natuurorganisaties en medeoverheden. De eenheden Ontwikkeling & Advies en Besturen & Organiseren trekken in dit verband samen op, onder andere bij de totstandkoming van de notitie ‘Doorontwikkeling stakeholdermanagement Vechtstromen’. In de relatie met stakeholders is communicatie altijd belangrijk. Twee stakeholdergroepen vragen in 2015 om extra aandacht. Gemeenten, provincies, waterschappen Vechtstromen onderhoudt intensieve relaties met collega-overheden. Vanuit de schaalsprong die Vechtstromen als organisatie heeft gemaakt, moet een passende, nieuwe vorm bedacht worden om het contact en de relatie


met deze belangrijke stakeholders vorm te geven. Dit noopt tot nadenken over aard van de bijeenkomsten en geschikte locaties. In 2015 treden nieuwe provinciebesturen en nieuwe waterschapsbesturen aan. In 2015 wil Vechtstromen met hen op bestuurlijk niveau contact hebben gehad. Er moet vorm en inhoud gegeven worden aan de verbinding tussen de Vechtstromen, de gemeenten, de provincies, de buurwaterschappen en de Duitse partners. Landbouw Een stakeholdergroep die bijzondere aandacht vraagt is de landbouw. Waar in de historie waterschappen veelal zijn voortgekomen vanuit de landbouw, heerst binnen die sector nu veelal een ander gevoel. En inderdaad, het waterschap is inderdaad ook niet meer ‘van de landbouw’. Maar het is er wel vóór de landbouw, zoals het er ook voor de andere functies is die het bedient. Binnen de landbouw wordt soms ervaren dat “alles in beton is gegoten, er kan niets meer”. En men is van mening dat agrariërs veel betalen aan waterschapslasten. Andersom ziet het waterschap dat de meeste belastinginkomsten uit stedelijk gebied komen. En is het waterschap vaak van mening dat het juist zo veel mogelijk rekening probeert te houden met de belangen van de landbouw. Er is kortom nogal een verschil in beleving. Dit verschil in beleving willen we zo veel mogelijk verkleinen of overbruggen. Niet met campagnes maar langs de weg van de inhoud.

3.6 Projectcommunicatie Projecten zijn in communicatief oogpunt van groot belang. Projecten zijn vaak een mooi visitekaartje voor het waterschap. Werk aan projecten vindt heel zichtbaar aanwezig plaats in ons gebied. Via of naar aanleiding van projecten vindt veel directe communicatie met inwoners, omwonenden en andere stakeholders plaats. Projectcommunicatie leent zich bij uitstek om de strategische communicatie van het waterschap te versterken, door verbindingen te leggen met speerpunten uit de omgevingsanalyses, bestuurlijke prioriteiten (innovatie, klimaatactieve stad, building with nature) en publieksevenementen.

3.7 Interne communicatie Het Ontwikkelingsperspectief van Vechtstromen zet de organisatie, voor zover dat nog niet het geval was, sterk in beweging. Interne communicatie is een stevige pijler onder deze ontwikkelingen. Waar het gaat om informatie-uitwisseling, waar het gaat om cultuur en waar het gaat om draagvlak. De doorontwikkeling van Vechtstromen verloopt langs zes ontwikkelsporen: 

Bestuurlijke ontwikkeling Met daarin aandacht voor de thema’s besturen op hoofdlijnen en interactie met de omgeving (bewoners/partners/stakeholders)



Partnerschap Met de focus op samenwerkingsgerichtheid en omgevingsgerichtheid



Slim organiseren Doelgericht, kostenbewust, vernieuwend en realistisch werken



Bewegen, verjongen en inspireren Gericht op mobiliteit en de medewerker centraal



Verbindend leiderschap Inspirerend, sturen op resultaten en ontwikkelingsgericht



Cultuurontwikkeling Op basis van PRIO!

Vanuit programma 3, besturen en organiseren, wordt deze doorontwikkeling gecoördineerd. In samenspraak met programma 3, dat ontwikkelsporen coördineert, wordt de inzet van communicatie hierop nader bepaald. Een ander onderdeel van interne communicatie betreft de communicatie (van de organisatie) van en naar het bestuur. In afstemming met secretaris en voorzitter wordt hier een passende invulling aan gegeven.


11 | 16

4. Resultaten 2015 Omdat het papier geduldig is, en ambities zonder concrete afspraken vrijblijvend zijn, willen we graag een aantal resultaten benoemen die Communicatie dit jaar waar wil maken. Naast de reguliere (going concern) advisering, ondersteuning en dienstverlening voor het primaire proces - het belangrijke dagelijkse waterschapswerk, inclusief beheer - en voor het bestuur, levert het cluster Communicatie in 2015 onderstaande resultaten op. Hieronder staat, gerubriceerd per categorie, per resultaat weergegeven wat we opleveren, wanneer we dat doen, en wie we daarbij betrekken. Aan het einde van dit hoofdstuk volgt voor het overzicht, nog een tabel met schematische weergave van de resultaten. Om verwachtingen te managen en beloftes waar te maken willen we de resultaten in het portefeuilleoverleg nader prioriteren. Waar in de toekomst aanvullende communicatievragen zich aandienen zal op dat moment het gesprek over prioriteit en capaciteit gevoerd moeten worden.

4.1 Verbinding en publiekexposure resultaatveld 1: versterken van publieksexposure van Vechtstromen en het waterbeheer

Goed laten zien aan de buitenwereld wat Vechtstromen doet, goed zichtbaar zijn in de omgeving en de dialoog aangaan met die omgeving, invulling geven aan maatschappelijk partnerschap en vergroten van awareness over waterbeheer, dat vraagt om versterking van onze structurele publieksexposure. Wat leveren we op?

Wie betrekken we?

Wanneer gereed?

A

Strategisch adviseurs recreatief medegebruik, medewerkers beheer, maatschappelijke instellingen in het gebied, UvW, regionale creatieve industrie

September 2015

Zie boven

vanaf september 2015

Een notitie ‘Publieksexposure’ die mogelijkheden in beeld brengt en weegt, en antwoord geeft op de vragen: 

  B

Hoe kunnen we publiekexposure op creatieve, structurele wijze organiseren en versterken? Hoe kunnen we publieksgroepen aan ons verbinden? (mogelijkheden publiekspanel?) Hoe kunnen we in dat kader invulling geven aan samenwerking of maatschappelijk partnerschap met instellingen en locaties in het gebied? Hoe kunnen we effectief aansluiten bij of gebruik maken van landelijke initiatieven en campagnes?

Concrete uitvoering van de in de notitie gemaakte keuzes.

resultaatveld: 2. vertrouwen en verbinding - samenwerken aan een communicatievere organisatie In de huidige maatschappij communiceert iedereen voortdurend. Tegelijkertijd vraagt de huidige samenleving om andere, meer luisterende en verbindende communicatie tussen overheden en burgers. het cluster Communicatie voert regie maar kan (en wil) niet het monopolie op communicatie van Vechtstromen hebben. Communiceren is veel te belangrijk om alléén aan het cluster Communicatie over te laten! Communicatie wil de organisatie graag faciliteren en helpen in het proces een communicatieve organisatie te worden. Wat leveren we op?

Wie betrekken we?

Wanneer gereed?

A

projectmedewerkers, beleidsmedewerkers,

derde en vierde

Concrete handvatten die de medewerkers en teams in de organisatie helpen bij hun professionele communicatie met


externe of interne doelgroepen (schrijfwijzer, sets (basis)kernboodschappen, formats voor eenvoudige en repeterende ‘standaard’ communicatie)

medewerkers beheer

kwartaal 2015

B

Een concreet aanbod van verschillende werkvormen, te gebruiken bij interactie en participatie in projecten en bij beleidsvorming

Projectleiders en – managers, beleidsontwikkelaars, medewerkers beheer

derde en vierde kwartaal 2015

C

Een praktisch trainingsaanbod op maat voor bestuurders en voor ambtenaren op communicatief relevante functies.

DB, diverse ambtelijke collega’s

derde en vierde kwartaal 2015

D

Een adequate mediamonitoring/media-analyse op basis van een professioneel mediamonitoringssysteem

DB, strategisch adviseurs, informatiemanagement

operationeel voor juli 2015

4.2 Branding resultaatveld: 1. versterking van de branding van Vechtstromen Op het vlak van branding hebben huisstijl en website op dit moment niet alle eigenschappen die de ambities van Vechtstromen op passende wijze verbeelden. Zij vragen om (door)ontwikkeling. Daarnaast ligt er de wens om een wapen van Vechtstromen te ontwikkelen. Wat leveren we op?

Wie betrekken we?

Wanneer gereed?

A

Een aangepaste huisstijl die beter past bij de huidige strategische doelen. Een huisstijl die sprankelt en meer flexibiliteit en vrijheid biedt, maar die desondanks zorg draagt voor een consistent (corporate) beeld.

portefeuillehouder, DB, huisstijlwerkgroep, externe specialist doorontwikkeling huisstijlen

juli 2015

B

Kaders en richtlijnen over aanschaf, beheer en uitgifte van relatiegeschenken en promotiematerialen/giveaways

Bestuurssecretariaat

mei 2015

C

Een actuele en passende voorraad van relatiegeschenken en promotiematerialen te gebruiken voor bestuurlijke en ambtelijke contacten

Bestuurssecretariaat, diverse leveranciers

juni 2015

D

Een verbeterde website (uitstraling en indeling).

Klankbordgroep

juli 2015

E

Een online strategie, die aansluit op de beleving en behoefte van de bezoekers van onze online kanalen

Interne en externe gebruikers en bezoekers

november 2015

F

Beleid op beheersmatige aspecten van de online communicatie

Interne gebruikers

december 2015

G

Aanvraag bij de Hoge Raad van Adel van de ontwikkeling van een wapen voor Vechtstromen.

portefeuillehouder Communicatie, DB, Hoge Raad van Adel

juni 2015


13 | 16

4.3 Educatie, jongerencommunicatie en jeugdbestuurder resultaatveld: 1. focus en keuzes in educatie, een programma voor de jeugdbestuurder Op het gebied van educatie kan heel veel en gebeurt ook veel. We brengen daar focus in en maken keuzes. Voor de inzet van de jeugdbestuurder ontwikkelen we een programma. Wat leveren we op?

Wie betrekken we?

Wanneer gereed?

A

Een concreet plan van aanpak voor educatie, waarin de landelijke en regionale educatie-initiatieven in beeld worden gebracht en Vechtstromen keuzes maakt voor zijn eigen educatie-inzet, waarin ruimte is voor nieuwe creatieve regionale initiatieven die zich mogelijk aandienen.

portefeuillehouders educatie en communicatie, HRM, Waterkracht

september 2015

B

Implementatie en uitvoering van het vastgestelde plan van aanpak

Zie boven

vanaf september 2015

C

Programma voor inzet van de jeugdbestuurder

portefeuillehouders Communicatie en Educatie, jeugdbestuurder, Nationaal Jeugdwaterschap

mei 2015

4.4 Stakeholdercommunicatie resultaatveld: 1. relatie met collega-overheden (gemeenten, provincies, buurwaterschappen) en landbouw

Wat leveren we op?

Wie betrekken we?

Wanneer gereed?

A

Een voorstel voor vormgeving en invulling van structurele bestuurlijke contactmomenten van Vechtstromen met gemeenten, provincies en buurwaterschappen, waarin aandacht voor frequentie, samenstelling, locatie en invulling van deze momenten.

DB, bestuursondersteuning, strategisch adviseurs, directie, MT, bestuurssecretariaat

september 2015

B

Communicatieplan voor de landbouw, waarin nadrukkelijk aandacht is voor actoren, hun belevingsperspectief, doelen en middelen en de mogelijke verschillen daarin tussen Vechtstromen en de landbouw

portefeuillehouder, dagelijks bestuursleden en strategisch adviseurs met focus op de agrarische sector; vertegenwoordigers uit die sector

oktober 2015


4.5 Projectcommunicatie resultaatveld: 1. ontwikkeling strategisch gehalte in communicatiestrategieën

Wat leveren we op?

Wie betrekken we?

Wanneer gereed?

A

projectleiders en – managers, strategisch adviseurs, stakeholders/betrokkenen uit het gebied

Vanaf oktober 2015

Overkoepelende communicatiestrategieën voor grotere of met elkaar samenhangende projecten, met aandacht voor gebiedsdifferentiatie, strategische doelen, bestuurlijke prioriteiten en aspecten van corporate communicatie.

4.6 Interne communicatie resultaatveld: 1. vergroten van draagvlak organisatiebeleid door versterken van interne communicatie Wat leveren we op?

Wie betrekken we?

Wanneer gereed?

A

Intern communicatiebeleid

directie, MT

Juli 2015

B

Advisering bij doorontwikkeling organisatie (sporen)

directie, HRM, projectgroep doorontwikkeling

doorlopend, gedurende traject doorontwikkeling organisatie

C

Diverse interne communicatiemiddelen waarmee we de communicatie tussen organisatie en bestuur versterken en waarmee we medewerkers betrekken bij de zes ontwikkelsporen, zoals:

voorzitter, directie, MT

doorlopend



Weekbericht DB met kernboodschappen en mediabeeld



Communicatie dichter adviserend en ondersteunend op DB en portefeuilles



Intranet-app waarmee intranet via smartphone of tablet op locatie is te raadplegen



Personeelsblad


15 | 16

Overzichtstabel Resultaten 2015 Communicatie: resultaten 2015 4.1 Verbinding en publieksexposure Prioriteit

1. Versterken van publieksexposure van Vechtstromen en het waterbeheer a. Notitie Publieksexposure

sep-15

b. Start met uitvoering van notitie 2. Vertrouwen en verbinding, samenwerken aan een communicatieve organisatie

vanaf sep-15

a. Concrete handvatten voor professionele DHZ-communicatie

aug-15 tot dec-15

b. Aanbod concrete werkvormen voor interactie en participatie

aug-15 tot dec-15

c. Trainingsaanbod op maat voor bestuurders en voor ambtenaren

aug-15 tot dec-15

d. Adequate mediamonitoring en analyse

voor jul-15

4.2 Branding Prioriteit

1. Versterken van de branding van Vechtstromen a. Aangepaste, doorontwikkelde huisstijl b. Kaders en richtlijnen uitgifte/beheer relatiegeschenken en promomateriaal

mei-15

c. Actuele voorraad relatiegeschenken en promo-materiaal

jun-15

d. Verbeterde website (uitstraling, indeling)

jul-15

jul-15

e. Online strategie

nov-15

f. Beleid op beheer online kanalen g. Aanvraag voor de ontwikkeling van en wapen bij de Hoge Raad van Adel

dec-15 jun-15

4.3 Educatie, jongerencommunicatie en jeugdbestuurder Prioriteit

1. Focus en keuze in educatie, programma voor jeugdbestuurder a. Plan van aanpak educatie 2015-2016 b. Uitvoering van plan van aanpak educatie c. Programma voor inzet jeugdbestuurder

sep-15 vanaf sep-15 mei-15

4.4 Stakeholdercommunicatie Prioriteit

1. Relatie met collega-overheden en landbouw a. Voorstel voor bestuurlijke contactmomenten

sep-15

b. Communicatieplan voor de landbouw

okt-15

4.5 Projectcommunicatie 1. Ontwikkeling strategisch gehalte in communicatiestrategieën a. Overkoepelende communicatiestrategieën voor grotere/samenhangende projecten

Prioriteit vanaf okt-15

4.6 Interne communicatie Prioriteit

1. Vergroten draagvlak organisatiebeleid door versterken interne communicatie a. Intern communicatiebeleid

jul-15

b. Advisering bij doorontwikkeling organisatie

doorlopend

c. Diverse interne communicatiemiddelen

doorlopend


Communicatiestrategie en -jaarplan. Team Bestuur & Communicatie. René Aartsen. Versie 1.1 (4 maart 2015)

Recommend Documents