Bovenregionaal team crisiscommunicatie Jaarplan 2015
10 januari 2015
Inhoud 1. Waar staat het bovenregionaal team crisiscommunicatie voor 2. Van implementatie naar borging 3. Resultaten 2014 4. De ambities voor 2015 4.1. Werken aan vakmanschap van het team 4.2. Vergroten van inzetbaarheid van het team 4.3. Vergroten van de bekendheid van het team 4.4. Vergroten betrokkenheid van de regio’s bij het team 5. Organisatie en overleg 6. Begroting Bovenregionaal team crisiscommunicatie 2015 6.1 Financiën bovenregionaal team over 2014 6.2 Begroting bovenregionaal team voor 2015
Debora Bakker Projectleider Bovenregionaal team crisiscommunicatie
DOENKEN: tegelijk doen en denken
1.
Waar staat het bovenregionaal team crisiscommunicatie voor
Het bovenregionaal team crisiscommunicatie (BTC) bestaat uit professionals op het gebied van crisiscommunicatie. De functies op het gebied van crisiscommunicatie die binnen het team zijn ingericht zijn omgevingsanalist, hoofd taakorganisatie communicatie en strategisch adviseurs ROT en BT. Het team is beschikbaar voor advies en ondersteuning bij crises. Op afstand of ter plaatse en is GRIP onafhankelijk. Veiligheidsregio’s en gemeenten kunnen een beroep doen op het team dat 24 uur per dag en 7 dagen per week inzetbaar is. Het team kan ingeschakeld worden via het nummer van het Nationaal Crisiscentrum(NCC) 070- 7515000. Een crisiscommunicatieadviseur van het NCC doet de uitvraag en maakt samen met het Landelijk Operationeel Coördinatie Centrum (LOCC) een zo goed mogelijke match tussen expertise en/of bijstand en de aanvraag.
2.
Van implementatie naar borging
Bij een (bovenregionale) ramp en crisis mag er geen discussie ontstaan over wie de leiding heeft, wie wie informeert, hoe met de bevolking gecommuniceerd wordt en met welke boodschap. Het gaat hierbij om een gezamenlijk optreden van alle betrokken overheden dat moet leiden tot samenhangende crisisbeheersing. Eenheid van optreden is hierbij essentieel (Eenheid in verscheidenheid, maart 2013). Om verbetering aan te brengen in deze eenheid van optreden heeft het Veiligheidsberaad en de minister van Veiligheid en Justitie een bestuurlijke werkgroep ingesteld die als opdracht kreeg advies uit te brengen over verbetering van de samenwerking tussen overheden bij bovenregionale rampen en crises. In mei 2012 heeft het Veiligheidsberaad en in juni 2012 de Ministerraad ingestemd met het advies van de bestuurlijke werkgroep Bovenregionale Samenwerking. Het verbeteren van de samenwerking tussen overheden richt zich in dit advies op vier aspecten waarvan één aspect is de eenduidigheid in (bovenregionale) crisiscommunicatie. Een van de adviezen van de werkgroep om hier verbetering in aan te brengen is het implementeren van een bovenregionale crisiscommunicatiepool. Uit evaluaties van rampen en incidenten de afgelopen jaren blijkt dat er bij grootschalige incidenten behoefte is aan medewerkers met ervaring in crisiscommunicatie. Veiligheidsregio’s en gemeenten zijn primair verantwoordelijk voor de crisiscommunicatie en dienen de zaken op orde te hebben. Daarom moet iedere regio/gemeente over voldoende opgeleide en getrainde crisiscommunicatiespecialisten beschikken als redelijkerwijs nodig is om in ieder geval de eerste dag van een crisis door te komen. Wanneer een crisis langer duurt of zo groot is dat het de redelijk te noemen beschikbare capaciteit overstijgt, is additionele capaciteit van buiten nodig. 2
Ook ontberen veiligheidsregio’s en gemeenten soms ervaring met – crisiscommunicatie over – specifieke incidentscenario’s, die elders mogelijk wel voorhanden is. Ook om in deze behoefte te voorzien is een bovenregionale crisiscommunicatiepool wenselijk. De pool is ook beoogd om te voorzien in de behoefte aan expertise op het gebied van specifieke incidenten (zedenzaken, wateroverlast, dierziekten en andere incidenten). In 2013 is er een landelijke kwartiermaker aangesteld die tot taak heeft gehad het oprichten van een landelijke pool. Deze pool is eind 2013 ingericht en de leden zijn geworven volgens kwalificatieprofielen van het project GROOT(ER). Begin 2014 is het bovenregionaal team crisiscommunicatie ondergebracht bij het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV). Het NCC draagt samen met het LOCC zorg voor de uitvraag en de inzet van de pool (warme fase). Om leden van het bovenregionaal team te werven, op te leiden en te trainen, maar ook de onderlinge kennisdeling te faciliteren is er door de veiligheidsregio’s budget beschikbaar gesteld voor 2014 en 2015.
3.
De resultaten van 2014
Na onderbrenging van het bovenregionaal team crisiscommunicatie bij het IFV en het regelen van de ondersteuning van dit team is in 2014 het volgende bereikt: -
-
Overdracht van de landelijke kwartiermaker crisiscommunicatie naar IFV. Nadere afspraken met de front office (NCTV en LOCC) over de inzet en werkwijze van het team. Bezoeken van een aantal regio’s die nog niet zijn aangesloten. Zorgen voor bekendheid van het team binnen de verschillende overleggen (LOCGS, LOCC, MOTO). Ontwikkelen van een factsheet van het bovenregionale team. Verkennende gesprekken gevoerd met VNG. Evaluatie opgezet en uitgevoerd van de eerste inzet van het bovenregionaal team met opdrachtgever en team. Workshop Burgemeestersgame: Digitale verstoring openbare orde. Twee teamdagen georganiseerd in de gastregio’s Rotterdam-Rijnmond en Utrecht. Opzetten en invoeren van een pilot voor Time-Out voor het bevorderen van vakmanschap en kennisoverdracht en teambuilding. Deze pilot loopt tot en met maart 2015 waarna deze geëvalueerd wordt. Regelen van een tweedaagse opleiding in samenwerking met Roy Johannink voor het bovenregionale team over de veranderende wereld binnen de crisisbeheersing. Verkennende gesprekken gevoerd met het CCT van de politie over mogelijke samenwerking en hun manier van opleiden van hun communicatiespecialisten. Verkennende gesprekken gevoerd met HAY, Inconnect en V&R over een gezamenlijk project op het gebied van crisiscommunicatie. 3
-
4.
Werkgroep ingesteld die zich gaat buigen over plan van aanpak om het team meer bekendheid te geven.
De ambities voor 2015
Nu de landelijke pool is ingericht, de werkwijze op papier is beschreven en geëvalueerd, de afspraken met betrokken partners zijn gemaakt zijn voor 2015 vier ambities geformuleerd. De vier ambities geven de richting aan voor het bovenregionale team crisiscommunicatie. De ambities zijn ontstaan uit een evaluatie van een inzet van het team, gesprekken met de leden van het team en andere betrokken partijen en de actuele leerervaring tijdens de terugkomdagen van het team. Deze analyse leidt tot: Een ambitie voor het werken aan vakmanschap van het team (opleiden, trainen en oefenen) (paragraaf 4.1). Een ambitie voor de inzetbaarheid van het team (paragraaf 4.2). Een ambitie voor het vergroten van de bekendheid van het team (paragraaf 4.3). Een ambitie voor het vergroten van betrokkenheid van regio’s bij het team (paragraaf 4.4). 4.1 Werken aan vakmanschap Het bovenregionaal team crisiscommunicatie bestaat uit 25 professionals uit 14 verschillende regio’s. In het team zijn verschillende functionarissen met verschillende specialismes inzetbaar. Op dit moment bevat het team 5 omgevingsanalisten, 5 hoofden taakorganisatie communicatie en strategische adviseurs ROT (7) en BT (13). Sommige teamleden zijn op meerdere functies inzetbaar. In 2014 is het team ingezet tijdens de oefening van de Nuclear Security Summit (NSS), in de zaak BennoL in Leiden, de overval op de juweliers in Deurne en bij de crash met MH17. Hierbij zijn de teamleden in de zaak BennoL in Leiden ter plaatse geweest en in de andere gevallen hebben zij advies gegeven op afstand. Ook hebben de teamleden de expertise onderling ingezet bij incidenten in de regio’s. Om het team vakbekwaam te houden en te zorgen voor het delen en bewust worden van elkaars vakmanschap zijn de volgende activiteiten voor 2015 gepland:
In 2014 is gestart met time-out. Een manier om vakmanschap binnen het team te vergroten. De teamleden krijgen iedere week een actuele casus aangereikt waar zij mee aan de slag moeten. Dit zijn korte opdrachten (max. 15 minuten). Hierop krijgen zij individueel feedback van een communicatie professional en krijgen zij een overzicht van de antwoorden binnen het team. Door de antwoorden goed te onderbouwen en te koppelen aan eerdere ervaringen wordt kennis en vakmanschap binnen het team gedeeld. Time-out wordt in maart 2015 geëvalueerd en wordt bij een 4
goede uitkomst doorgezet voor 2015 waarbij ieder teamlid een abonnement kan afsluiten voor time-out. Time-out zal worden opgenomen in de elektronische leeromgeving (ELO) die in 2015 door het IFV samen met de veiligheidsregio’s wordt geïmplementeerd. De teamleden gaan een tweedaagse training volgen van Roy Johannink waarbij wordt ingegaan op de veranderende wereld van de crisisbeheersing. Er staan twee teamdagen gepland die door de leden van het team worden ingevuld. Er wordt een uitwisseling georganiseerd met het crisiscommunicatie team van de politie (CCT) en er wordt aansluiting gezocht bij het nieuw op te richten team taskforce Crisiscommunicatie van de VNG. Leren van daadwerkelijke inzetten. In 2014 is er naar aanleiding van de inzet van een aantal teamleden in de zaak BennoL. in Leiden een evaluatie geweest met de betrokken leden en de regio. Door middel van een after action review is de inzet geëvalueerd en zijn de goede en verbeterpunten vervolgens met het team besproken in een teambijeenkomst. Ook is het verslag naar aanleiding van deze evaluatie verstuurd naar de teamleden. De verbeterpunten zijn inmiddels doorgevoerd. Andere vormen van evalueren en leren zijn mogelijk zoals een leerarena, een interview of hotwash.
Optioneel: Er wordt een uitwisseling georganiseerd met het crisiscommunicatieteam in België. Kennis opdoen bij organisaties zoals NOS-media en How About You (sociale media adviseurs) om actuele mogelijkheden te leren kennen. De leden nemen deel aan de functie gebonden oefeningen in de regio. Deelnemen aan de Masterclass Evaluatoren om als waarnemer ingezet te kunnen worden bij oefeningen.
5
4.2. Inzetbaarheid van het team Het bovenregionaal team crisiscommunicatie kan ingezet worden als er behoefte is aan specifieke kennis en/of bijstand. Dit team bestaat naast de regionale teams crisiscommunicatie. De afspraak is dat indien er expertise of handjes nodig zijn de aanvragende regio eerst de regionale pool benadert en indien de expertise of handjes daar niet zijn de regio’s een beroep kunnen doen op het bovenregionale team. In 2014 is het team bij een oefening en drie inzetten betrokken geweest. Wat opvalt is dat het aantal grip 0 incidenten toeneemt (maatschappelijke onrust) en er minder sprake is van grote GRIP incidenten. Ook voor deze GRIP 0 incidenten is er binnen het team expertise aanwezig en kan het team ingezet worden. Er wordt in 2015 gekeken naar de inzet van het team door:
4.3.
In het eerste kwartaal van 2015 zal er een evaluatie plaats vinden over de inzet van het bovenregionaal team crisiscommunicatie. Meer pro- actieve inzet van het team in plaats van te wachten totdat er contact wordt opgenomen met het team. De teamleden kunnen worden ingezet als beoordelaars bij de examens die op dit moment worden ontwikkeld voor de communicatie functies. Ambassadeurs en in deze rol overdragen van kennis die binnen en buiten het team is opgedaan terugbrengen binnen de eigen regio’s. Teamleden inzetten als experts bij het ontwikkelen van de examens op het gebied van crisiscommunicatie in overleg met het IFV. Evalueren van iedere inzet met het team en het delen van de ervaringen uit de inzet. Eventuele uitbreiding van het team (selectie). Optreden als waarnemers bij oefeningen die worden aangeboden binnen de LME pool (indien in het bezit van de MCE diploma).
Vergroten bekendheid van het team
Uit gesprekken met de teamleden en andere partners blijkt dat de naamsbekendheid van het bovenregionale team nog aandacht verdient. Niet iedereen is bekend met het bestaan van een bovenregionaal team en wat dit team voor de regio’s en gemeenten kan betekenen. Hiertoe moeten een aantal acties worden ondernomen.
Het team onder de aandacht brengen bij de volgende doelgroepen: Bestuurders (LOCGS/ LOCB) Hoofden Communicatie bij Gemeenten Team Bevolkingszorg Gemeentesecretarissen
Contacten leggen en artikel schrijven Binnenlands Bestuur. Samenwerking zoeken met VNG, artikel schrijven in hun magazine. 6
Verspreiden van de ontwikkelde factsheet. Samenwerking zoeken met het CCT en met elkaar verkennen hoe en op welke manier we van elkaar kunnen leren. De website van het bovenregionaal team crisiscommunicatie wordt op dit moment bijgehouden door het IFV. Medio 2015 wordt de informatie de website overgezet naar het dossier Crisiscommunicatie dat via Infopunt Veiligheid toegankelijk is. Tot eind 2015 blijft de website nog in de lucht. In 2015 letten de projectleider bovenregionaal team en de communicatieadviseur van het IFV op de communicatiemomenten met attentiewaarde voor de verschillende doelgroepen. Zie voor de communicatiestrategie de bijlage
4.4. Vergroten betrokkenheid van de regio’s bij het team Inmiddels zijn 14 regio’s aangesloten bij het team. Dit betekent dat er 11 regio’s nog geen aansluiting hebben bij het team. Deze regio’s worden benaderd en in gesprekken zal worden bekeken of de regio’s op dit moment wel kunnen aansluiten. Daarnaast is het goed om de regio’s die wel al deelnemen op de hoogte te houden van de ontwikkelingen en voortgang. Ook dit wordt in 2015 gepland met een bezoek aan de regio.
Bezoeken van de regio’s die nog niet zijn aangehaakt bij het Bovenregionaal team. Bezoeken van de regio’s die wel zijn aangehaakt bij het Bovenregionaal team.
5.
Organisatie en overleg
In deze paragraaf wordt ingegaan op de opdrachtgever-opdrachtnemer relatie, de organisatie in de koude fase en de overleggen die er zijn. Opdrachtgever-opdrachtnemer relatie Het Veiligheidsberaad heeft het bestuur IFV gevraagd uitvoering te geven aan de vorming en instandhouding van het Bovenregionaal team crisiscommunicatie. Het Veiligheidsberaad fungeert in deze zin als opdrachtgever voor het algemeen bestuur van het IFV. Namens het Veiligheidsberaad treedt het LOCGS op als gedelegeerd opdrachtgever die de wensen en behoeften met betrekking tot het Bovenregionaal team crisiscommunicatie verwoordt naar het IFV. Binnen het IFV is een projectleider bovenregionaal team crisiscommunicatie aangewezen die uitvoering geeft aan de opdracht. De projectleider fungeert als aanspreekpunt voor de opdrachtgever en vertegenwoordigt het IFV. Gezamenlijk maken de opdrachtgever en de opdrachtnemer afspraken over de te leveren prestaties en de verantwoording daarover. Dit gebeurt middels het jaarplan bovenregionaal team crisiscommunicatie, inclusief begroting. De vertegenwoordiger uit het LOCGS met accent crisiscommunicatie (portefeuillehouder) stemt in met het jaarplan. 7
Organisatie in de koude fase De projectleider van het bovenregionale team crisiscommunicatie is verantwoordelijk voor de inhoud, vakbekwaam blijven, van het team. Het onderhouden van de contacten tussen het team met de regio’s en andere belanghebbenden, als ook het benutten van landelijke netwerken ter promotie wordt binnen het project uitgevoerd door S. Wartna; hij wordt aangestuurd door de projectleider. De projectleider rapporteert op dit moment direct aan de algemeen directeur van het IFV. Overleg portefeuillehouder Crisiscommunicatie LOCGS Aan dit overleg nemen de projectleider, de vertegenwoordiger vanuit het LOCGS met portefeuille crisiscommunicatie en collega belast met contacten met de regio’s deel. Dit overleg vindt minimaal 4x per jaar plaats. Klankbordgroep Crisiscommunicatie Bij de oprichting van het Bovenregionaal team is gewerkt met een ‘klankbordgroep’. Na oprichting is de vraag of en op welke manier deze groep ingezet kan en moet worden. In 2015 wordt hiertoe samen met de leden van deze groep een besluit over genomen worden. 6.
Financiële verantwoording
6.1 Financiën Bovenregionaal team 2104 In 2014 zijn ondersteunende activiteiten voor het Bovenregionale team Crisiscommunicatie uitgevoerd conform het jaarplan 2014 welke in augustus 2014 is opgesteld. Voor dit jaarplan 2015 is van belang dat in 2014 de kosten binnen de begroting zijn gebleven en dat er een overschot is van ca. €11.000. Voorgesteld wordt dit overschot in te zetten in 2015.
1
2
Kostenposten 2014 Overdracht bovenregionaal team Gesprekken met kwartiermaker, overdracht documenten, bezoeken regio’s en kennismaking Ontwikkelen factsheet bovenregionaal team Werken aan vakmanschap Pilot voor time- out: oefenen aan de hand van actuele casuïstiek (incl. persoonlijke feedback) en kennis binnen het team delen en beschikbaar stellen. Ontwikkel en pilotkosten voor 2014. Inclusief dag training en uitleg. Inclusief uren voorbereiding door het IFV. Verdiepingsdagen (locatie/organisatie in gastregio’s Rotterdam en Utrecht.
Kosten
Btw
99. 10.000,500,23.000,-
9.000,-
Totaal 9 10.000,500,-
Incl.
23.000,-
9.000,-
8
3
4
4
Workshop BM game Vergroten inzetbaarheid team Opzet evaluatie en uitvoering evaluatie Wekoverleg intern/ portefeuillehouder Vergroten bekendheid team Gesprekken gevoerd met LOCC, NCTV, VNG, CCT, VDMMP, HAY en anderen (bijwonen oefening en anderen). Vergroten betrokkenheid regio’s Bezoeken regio’s Handling IFV: 4 % van € 23.000,Totale begroting bovenregionaal team Bijdrage uit VR’s in 2014
1.000,-
1.000,-
5.500,2.500,-
5.500,2.500,-
15.000,-
15.000,-
6.000,920,-
6.000,920,73.420,86.400,-
6.2 Begroting Bovenregionaal team 2015 Op basis van de in hoofdstuk 3 en hoofdstuk 4 aangegeven activiteiten volgt in dit hoofdstuk de begroting voor het bovenregionaal team voor 2015. Begroting bovenregionaal team 2015 Voor de structurele kosten voor het ondersteunen van het Bovenregionaal team en het ondersteunen in het vakmanschap van het team is in 2015 een bijdrage van de veiligheidsregio’s van in totaal € 86.400,- beschikbaar. Op 20 december 2013 heeft het Veiligheidsberaad besloten dat elke veiligheidsregio in gelijke mate bijdraagt. Voor elke veiligheidsregio betekent dit een bijdrage van € 3600,- voor 20151.
1
2
1
Kostenposten Werken aan vakmanschap Abonnement time- out: oefenen aan de hand van actuele casuïstiek (incl. persoonlijke feedback) en kennis binnen het team delen en beschikbaar stellen (van maart t/m december 2015) Verdiepingsdagen (locatie/organisatie in gastregio’s Kennemerland en Groningen) Tweedaagse training (R. Johannink) Gezamenlijke dag/ oefening met CCT Leren van inzetten (evaluaties) Uitwisseling en oefening met team België e.a. Vergroten inzetbaarheid team Evaluatie inzet bovenregionaal team
Kosten 100,pppmnd
Btw 4725,-*
4.000,5.500,-
Totaal 22.500,( 4.725,-)
4.000,550,-*
2.000,7.500,9.000-
5.500,(550,-) 2.000,7.500,9.000,-
9.500,-
9.500,-
Amsterdam Amstelland levert een bijdrage in menskracht in natura. 9
3
4
Vergroten bekendheid team Communicatieplan en uitvoering in samenwerking met team en portefeuillehouder Vergroten betrokkenheid regio’s Bezoeken regio’s: 72 uur à € 101,- per uur Klankbordgroep Handling IFV: 4 % van €28.000,* BTW geheven door externe partijen Totale begroting bovenregionaal team Restant budget van 2014 voor selectie nieuwe teamleden in 2015 Bijdrage uit VR’s in 2015
10.000,-
10.000,-
7.272,-
7.272,-
5.000,1.120,-
5.000,1.120,5.275,88.667,12.980,-
5.275,-
86.400,-
(*) Mogelijk wordt door externe partijen BTW geheven over hun onderwijsactiviteiten
10
