Communicatieplan Provinciale Staten Zichtbaar maken van de provinciale politiek Maart 2004
Zichtbaar maken van de provinciale politiek Communicatie door Provinciale Staten Inleiding Sinds de invoering van het dualisme nemen Provinciale Staten een onafhankelijker positie in ten opzichte van het college van Gedeputeerde Staten. Provinciale Staten hebben hun eigen verantwoordelijkheid als volksvertegenwoordigers die het dagelijks bestuur (GS) voorzien van kaders en die controle uitoefenen op het door GS gevoerde beleid. De Staten zoeken daarbij naar de invulling van deze rollen. Daarbij past een eigen communicatiebehoefte. Analyse van de huidige situatie Provinciale Staten communiceren tot nu toe niet zelfstandig. Fracties, als vertegenwoordigingen van politieke partijen communiceren wel. De ene fractie is daarin actiever dan de andere. De provincie Flevoland communiceert op vele verschillende manieren. PS zijn daarin zichtbaar op de internetsite van de provincie en in een gezamenlijke folder: provinciaal bestuur. Data voor PSvergaderingen worden meegenomen in de infopagina. Data van PS-vergaderingen en de commissievergaderingen worden ook vermeld op de internetsite. Daarnaast krijgt de Flevolandse pers altijd de commissiebundel en de PS-bundel toegestuurd. Bepalen communicatiebehoefte door Provinciale Staten Om goed te kunnen bepalen waar die communicatiebehoefte ligt, is het nuttig het besluitvormingsproces van de Staten in fasen op te delen net daarbij elk een andere communicatiebehoefte. De eerste fase betreft de oriëntatie. Tijdens de oriënterende fase, waarin PS zoveel mogelijk informatie vergaren t.b.v. een goede besluitvorming, kan het wenselijk zijn dat PS betrokkenen bij een bepaald onderwerp (burgers / organisaties) ‘horen’. Dit kan in de vorm van een bijeenkomst (hearing) maar ook via het internet of andere reguliere media (steekproef via enquête etc.). Ook een werkbezoek of een onderzoek kan hiervan deel uitmaken. Communicatie in deze fase is nog gezamenlijk: PS gaan op werkbezoek, u kunt dan en dan uw mening geven etc. De tweede fase betreft de besluitvorming: In de tweede fase nemen PS de resultaten van wat zij gehoord danwel onderzocht hebben mee in hun meningsvorming en besluitvorming. Aankondigingen over deze besluitvorming, voorlichting over het besluitvormingsproces, kunnen namens PS als geheel, maar communicatie over ingenomen standpunten danwel genomen besluiten is de verantwoordelijkheid van iedere fractie op zich. Communicatie GS versus PS Buitenstaanders (inwoners van de provincie Flevoland en organisaties die hen vertegenwoordigen) zien de provincie als één organisatie. Het is dan niet verstandig om Provinciale Staten apart en volledig zelfstandig te presenteren. In communicatie-uitingen van de provincie (zowel intern als extern gericht) kan het wel van belang zijn de verschillende taken, rollen en bevoegdheden -wanneer dat relevant is- te onderscheiden. Afstemming met GS in het kiezen van de momenten om te communiceren en met welke insteek is van belang om geen zaken dubbel te doen of het te verwarrend te maken voor de samenleving. De verschillende rollen van GS en PS moeten hierin duidelijk naar voren komen. Een belangrijk onderscheid hierbij kan zijn dat de communicatie namens PS vooral betrekking heeft op het besluitvormingsproces en GS vooral over de voorbereiding en de uitvoering van besluitvorming communiceren. De eerste stap: verbeteren huidige communicatie door PS In het zichtbaar maken van het besluitvormingsproces door PS kunnen we eerst een verdieping aanbrengen met gebruikmaking van de bestaande communicatiemiddelen. Communicatie rond Commissievergaderingen Situatie nu: De commissievergaderingen zijn meningsvormend. Commissies bepalen ook of statenvoorstellen als hamerstuk, dan wel als regulier agendapunt op de agenda voor PS komen. De pers toont op dit Miranda Duiveman, BACO
Pagina 2
03/03/04
moment nog weinig belangstelling voor de commissievergaderingen. Ook zit er weinig publiek op de tribune tijdens commissievergaderingen. Op dit moment krijgen de pers de commissiebundels en de verslagen toegestuurd. De data van de commissievergaderingen en de leden van de commissies staan wel op het internet onder organisatie. Aanbeveling: Naast communiceren van data commissievergaderingen op internet wat al gebeurt deze ook meenemen in het Statendeel van de infopagina in de huis-aan-huisbladen. Voor burgers die commissievergaderingen willen bezoeken om politieke meningsvorming te zien moet nl. ook duidelijk zijn wanneer de commissievergaderingen zijn en wat er wordt besproken. Nader contact met de pers over de status van commissievergaderingen is aan te bevelen. In speciale gevallen kunnen commissies besluiten hun vergaderingen op locatie te houden. Communicatie hieromtrent naar pers en burgers kan met het cluster Communicatie worden afgestemd. Het is de vraag of de huidige informatie over de commissies op het internet erg toegankelijk is. Het cluster Communicatie is op dit moment bezig met een project internet samen met I&A. De wensen en behoeften voor een betere herkenbaarheid van de Staten op de internetsite van de provincie worden daarin meegenomen. Communicatie rond PS-vergaderingen Situatie nu: Data van de PS-vergaderingen en agenda worden op internet gepubliceerd. Ook in de infopagina in de huis-aan-huisbladen van januari wordt het vergaderschema van PS opgenomen. De pers krijgt de PS-bundel en de notulen toegestuurd. Aanbeveling: Ook voor PS-vergaderingen geldt dat pers en burgers op de hoogte moeten zijn van de data en de onderwerpen. Dit kan geïntensiveerd worden door voorafgaand aan elke PS-vergadering daarvan melding te doen in het Statendeel van de infopagina of een advertentie te plaatsen in de huis-aanhuisbladen waarbij er over de PS-vergadering wordt gecommuniceerd en belangstellenden worden uitgenodigd te komen. Veel gemeenten doen dat bij hun raadsvergadering. Fracties zouden daarnaast veel actiever de pers kunnen benaderen wanneer zij van plan zijn moties in te dienen etc. Dit kan door een persbericht. Het cluster Communicatie kan het persbericht verspreiden. Van een PS-vergadering zou op de internetsite een kort publieksverslag gepubliceerd kunnen worden dat ook naar belangstellenden gemaild kan worden. Daarbij kan ook een kort overzicht van moties met de voor en tegenstemmers gevoegd worden, zodat inzicht wordt verkregen in het politieke proces. Het concept hiervoor wordt aangeleverd door de griffie en het cluster Communicatie doet eindredactie. Daarnaast kan in combinatie daarmee na afloop (de volgende dag) een persbericht verstuurd worden over de besluiten die door PS (met vermelding van voor en tegen) gewijzigd zijn. Concept wordt aangeleverd door de griffie. Het cluster communicatie doet eindredactie en regelt de verspreiding en beantwoordt persvragen. Actueler op de internetsite Situatie nu: PS staan nu nog heel statisch op de internetsite. Het internet is een medium dat een steeds grotere rol gaat spelen. Er staat nu alleen feitelijke informatie op de site. Deze informatie wordt bijgehouden door de contentmaster, die gevoed wordt door de griffie en daarvan afhankelijk is voor het verkrijgen van de juiste informatie. Deze contentmaster zou eigenlijk meer een rol als eindredacteur moeten vervullen. In deze hoedanigheid bekijkt de contentmaster de aangeleverde informatie op webtoegankelijkheid en doet suggesties voor aanpassingen of voert deze als het kleinigheden zijn zelf door. Zij adviseert over welke informatie op de pagina’s zou kunnen komen en hoe een en ander kan worden uitgebouwd. Ook speciale verzoeken met foto’s e.d gaan via haar. Aanbeveling: Na elke PS-vergadering kan er een kort, voor het publiek goed leesbaar verslagje op het internet worden geplaatst, waar men via de homepage op kan klikken. De Staten kunnen op internet zichtbaar zijn met bijvoorbeeld een eigen button. Hierdoor wordt het voor internetgebruikers direct duidelijk hoe zij bij de Statenleden en hun werk moeten komen. Dit verbetert de toegankelijkheid van Miranda Duiveman, BACO
Pagina 3
03/03/04
Stateninformatie op de site. Ook specifieke projecten waar de Staten een duidelijke rol in hebben kunnen zichtbaarder zijn achter deze button. Op dit moment beschikt ieder statenlid over een eigen pagina waarop tot nu toe alleen contactgegevens staan. Deze pagina zou echter heel wat dynamischer kunnen door mensen zichzelf persoonlijker te laten presenteren. Een voorbeeld hiervan zie je op de site van de gemeenteraad van Tilburg. Van elk raadslid is een korte impressie meegenomen en een karakteristieke foto wat een en ander veel persoonlijker maakt en dus dichter bij de burgers brengt. De griffie zou hiervoor samen met de Staten en het cluster communicatie een voorstel kunnen doen. Een structureel discussieplatform op internet lijkt momenteel niet de behoefte van de Staten te zijn. Wel is er wellicht de behoefte om deze interactieve vorm van het internet te gebruiken in de oriëntatiefase (bij het horen van de inwoners) van specifieke projecten. De Staten zouden net als afdelingen binnen de provinciale organisatie een van hun medewerkers het internetredacteurschap in hun takenpakket kunnen laten opnemen. Eigen deel op de infopagina in de huis-aan-huisbladen Situatie nu: Data van PS-vergaderingen worden meegenomen. Bij de begrotingspagina worden reacties van statenfracties meegenomen. Aanbeveling: De Staten krijgen een eigen deel op de infopagina waar data, onderwerpen, reacties van Statenleden etc. meegenomen kunnen worden. Om de vergaderfrequentie van PS en de commissies goed te kunnen volgen zou het aanbeveling verdienen om de frequentie van deze infopagina op te voeren van de huidige 6 keer per jaar naar het aantal statenvergaderingen dat jaarlijks wordt gepland. Dit brengt wel extra kosten met zich mee. Incidenteel zouden deze infopagina’s zou ook een thema kunnen hebben dat door de Staten is aangedragen. Zoiets gebeurt al bij de begroting waarbij een rondje langs de fracties wordt gedaan. Eigen gezicht in folder provinciaal bestuur Situatie nu: In de folder provinciaal bestuur heeft PS een eigen gezicht gekregen. Als voorbeeld hiervoor is de folder van de Tweede Kamer gebruikt. Deze folder is verspreid naar bibliotheken, gebiedspartners (instellingen, KvK, Waterschap FBT etc.). Ook bij bezoeken van scholen en bij aanvragen van informatie wordt deze folder meegestuurd. Aanbeveling: De contactgegevens van Statenleden worden in de volgende actualisatie meegenomen. De tweede stap: doelgericht communiceren Om de communicatie beter te plannen moet er inzicht zijn in de activiteiten die de Staten willen gaan oppakken of de beleidsthema’s die nog op hun liggen te wachten. De Voortschrijdende besluitvormingsagenda is daarbij een goed instrument. Het verdient aanbeveling om daaraan een communicatiekolom toe te voegen of ook op het gebied van activiteiten naar burgers en anderen toe per maand of twee maanden in kaart te brengen wat er gebeurt en hoe daarover wordt gecommuniceerd analoog naar de activiteitenkalender van GS. Wanneer PS regelmatig de behoefte heeft zaken voor te leggen aan een dwarsdoorsnede van de Flevolandse bevolking is er ook een mogelijkheid gebruik te maken van een burgerpanel, een bedrijvenpanel of een combinatie daarvan. PS en ‘de samenleving’ Communicatie is tweerichtingsverkeer. De Staten willen de samenleving in de vorm van media en burgers, bedrijven en instellingen niet alleen vertellen wat zij gaan doen en waarom maar zij moeten ook willen luisteren naar de samenleving. Binnen het dualisme is daarom een belangrijke rol voor Statenleden de rol van ‘volksvertegenwoordiger’. Het statenlid vertaalt geluiden uit de samenleving naar de provinciale politiek. Provinciale Staten zijn de verbindende schakel tussen provinciaal bestuur en samenleving. Het beeld dat hierdoor ontstaat is dat PS het orgaan is dat beslist over belangrijke
Miranda Duiveman, BACO
Pagina 4
03/03/04
zaken in Flevoland en daarmee het aanspreekpunt vormt voor personen en organisaties in de provincie. Burgers mogen meepraten Beter luisteren naar de samenleving en deze aansporen mee te denken, kan meer actief worden opgepakt door de Staten. Het informeren van de samenleving over onderwerpen en data zoals hiervoor genoemd is de eerste stap. Daarnaast kan het zijn dat PS rondom een belangrijk thema dat zij geformuleerd hebben, de samenleving nog actiever willen betrekken. Zij kunnen mensen uitnodigen in te spreken op een commissievergadering, hoorzittingen organiseren, wijzen op het burgerinitiatief rondom een bepaald thema. Dit kan in de reguliere communicatiemiddelen maar ook via persberichten, advertenties in de krant etc. Ook kunnen PS besluiten bij bepaalde speerpunten van beleid de inspraak en burgerparticipatie naar zich toe te trekken. Woordvoering Wat betreft woordvoering kunnen we niet echt spreken van woordvoering ten behoeve van de Staten in zijn algemeenheid. Alleen als de Staten unaniem zijn is het mogelijk voor de Staten als geheel te spreken. Net als bij de Tweede Kamer is de woordvoering toch voornamelijk een zaak van de fracties. Als er al sprake is van een woordvoerder zou dat in de vorm van de voorzitter van de Staten moeten zijn. Het cluster communicatie beantwoordt op dit moment al vele informatieve vragen over de inhoud van commissiebundels, de adviezen van een commissie omtrent een bepaald onderwerp, etc. Dit is ook een vorm van woordvoering. Zij begeleidt ook de journalisten bij zowel commissievergaderingen als PS-vergaderingen en zorgt dat stukken kunnen worden ingezien indien gewenst. Binnen de staten zullen het dus vooral de woordvoerders van de fractie als woordvoerder optreden. Relatie opbouwen met de media Situatie nu: Een relatie opbouwen met de Flevolandse media ligt vooral op de weg van de individuele fracties. Vanuit de media is echter aangegeven dat er behoefte bestaat aan een informeler en informatiever contact met de Staten. In het kader daarvan is BACO al bezig met het organiseren van een workshop over dualisme met Staten en pers. Aanbeveling: Organiseer jaarlijks een persworkshop rondom een voor de Staten belangrijk thema. Op die manier kan de rol van de Staten ten behoeve van de media in Flevoland nader worden uitgediept met een actieve inbreng van zowel journalisten als Statenleden. Interne communicatie Relatie Provinciale Staten en Griffie Situatie nu : De griffie is een kleine zelfstandige organisatie binnen de ambtelijke organisatie van de provincie Flevoland. Voor de ambtenaren van de provincie Flevoland is nog niet altijd voldoende duidelijk is wat de griffie doet en wat de rol van PS is welke consequenties dat mogelijk kan hebben voor de uitvoering van werkzaamheden van de ambtenaren. Ook voor Statenleden is het nog niet altijd voldoende duidelijk wat de griffie voor hen kan betekenen. Aanbeveling: Hierover kan gecommuniceerd worden in de interne nieuwsbrief van de provincie Flevoland. Veel beter zou het zijn om op het intranet een apart deel –eventueel afgeschermd- voor de Staten/griffie in te richten. In dat geval is het niet nodig een aparte nieuwsbrief op te starten. Ook in de interne nieuwsbrief zou een rubriek/column kunnen worden opgenomen zoals Van de Staten…….
Miranda Duiveman, BACO
Pagina 5
03/03/04
Actiepunten en planning Tweede kwartaal 2004 Voorstel Ontwikkelen Statendeel op infopagina (huis-aan-huisbladen) Voeden van Statendeel op infopagina (huis-aan-huisbladen) Afstemmen infopagina’s aan vergaderfrequentie PS Ontwikkelen mogelijkheden voor interactiviteit op internet gericht op projecten (met testcase omgevingsplan) Contactgegevens toevoegen aan folder provinciaal bestuur Workshop pers dualisering Staten en het intranet Derde kwartaal 2004 Voorstel Staten en het intranet implementatie Aanstellen internet en intranet redacteur + training daarvan Vierde kwartaal 2004 Voorstel Staten actiever op internet (voorstel)
Actie door Griffie (Annet) en Communicatie(Marika) Griffie Griffie in overleg met Communicatie Contentmaster, technisch webmaster, projectleider internet, Communicatie (Marika) Communicatie (Herald van Heerde en Henri Kuipers) in overleg met griffie/statenleden Griffie Actie door Contentmaster, technisch webmaster, projecleiders intranet Griffie en contentmaster Actie door Contentmaster, Griffie/statenleden en Projectleider internet Griffie, DT en Communicatie (Peter)
Statencolumn in Flevoflitsen
Eerste kwartaal 2005 Voorstel Implementatie Staten actiever op internet
Actie door Contentmaster, Griffie/statenleden en Projectleider internet
Derde kwartaal 2005 Voorstel Persworkshop ………..
Actie door Communicatie (Herald van Heerde en Henri Kuipers) in overleg met griffie/statenleden
Derde kwartaal 2006 Voorstel Persworkshop ………..
Actie door Communicatie (Herald van Heerde en Henri Kuipers) in overleg met griffie/statenleden Fracties en communicatie
Verkiezingen voorbereiding Stemwijzer Infopagina huis-aan-huisbladen etc. Vierde kwartaal 2006 Voorstel Verkiezingen voorbereiding Stemwijzer Infopagina’s huis-aan-huisbladen etc.
Actie door Fracties en communicatie
Structurele werkzaamheden: Vullen van het Statendeel van de infopagina’s. Actie griffie + cluster communicatie Miranda Duiveman, BACO
Pagina 6
03/03/04
Actueel houden van de internet en eventueel intranetpagina’s. Actie griffie + cluster communicatie Initiëren actieve communicatie rondom Statenactiviteiten. Actie griffie + cluster communicatie Aanleveren persberichten na PS-vergaderingen. Actie griffie + cluster communicatie Aanleveren publieksverslag van de PS-vergadering voor internet. Actie griffie + cluster communicatie Aanleveren concepten voor Statencolumn in de interne nieuwsbrief Flevoflitsen. Actie griffie + cluster communicatie Doorgeven wijzigingen in samenstelling Statenleden voor provinciale folder. Actie griffie Aanleveren van en meedenken over jaarlijkse persworkshop. Actie griffie en statenleden + cluster communicatie
N.B. De ondersteuning die het cluster Communicatie biedt naar PS is dezelfde ondersteuning als die aan de provinciale organisatie en GS geboden wordt. Dat betekent dat het materiaal en de concepten (persberichten, publieksverslagen etc.) vanuit de griffie worden aangeleverd en het cluster daar een vertaalslag overheen doet en het publieksvriendelijk maakt. Voor wat betreft het inter- en intranet is er bij iedere afdeling iemand die daar zaken op kan wijzigen voor die betreffende afdeling. Het lijkt logisch dat dat voor de griffie ook geldt. Dit kan bijvoorbeeld door een secretaresse gedaan worden. De contentmaster doet eindredactie en ondersteunt bij grote stukken tekst en het herinrichten van pagina’s en het plaatsen van illustraties. Kosten Een groot aantal van de communicatiemiddelen zoals beschreven in de planning brengen weinig extra kosten met zich mee omdat gebruik gemaakt wordt van de reguliere communicatiekanalen die de provincie ter beschikking staan. Een aantal zaken zullen wel kosten met zich meebrengen: Aanpassen frequentie van de infopagina’s in de huis-aan-huisbladen aan de vergaderfrequentie van PS (van 6 maal naar 11 maal). Kosten: Almare 1070,- pp totaal 5350,Urkerland 398,- pp totaal 1990,Flevopost 1955,-pp totaal 9775,(edities NOP, Zeewolde/Dronten en Leystad) Tekstschrijver 840,- pp totaal 4200,Totale kosten voor 5 extra pagina’s 21.315,- Euro excl. BTW
Workshop pers/Staten Discussieleider, afhankelijk van de werkvorm ongeveer 1000,- per jaar
Miranda Duiveman, BACO
Pagina 7
03/03/04
