Communicatiejaarplan 2013 Stichting Vroegpensioenfonds Technische Groothandel
Inhoudsopgave 1 1.1
Inleiding Terugblik 2012
3
2 2.1 2.2 2.3
Communicatie in 2013 Uitgangspunten voor de communicatie bij VPTECH Wettelijk verplichte communicatie (reguliere communicatie) Fondscommunicatie (aanvullende communicatie)
4 4 5
3 3.1
Begroting Overzicht begroting
6
2
1
Inleiding
Dit communicatieplan start met een korte terugblik op de communicatie van het Vroegpensioenfonds voor de Technische Groothandel (verder: VPTECH) in 2012. In hoofdstuk 2 staan de communicatieactiviteiten voor 2013 en in hoofdstuk 3 de verwachte kosten.
1.1
Terugblik 2012
Ook in 2012 was de communicatie voor VPTECH een belangrijk aandachtspunt. De website is daarbij één van de belangrijkste middelen die het fonds hanteert. Het is daarom van belang om de inhoud van de website zoveel mogelijk up to date te houden. Dit is een aanhoudend aandachtspunt. In de regel telt de website elk kwartaal tussen de 1500 en 2000 bezoekers. Eind 2011 is evenwel het vijfjaarlijkse pensioenoverzicht naar alle (ex-) deelnemers verzonden. Dit heeft eind 2011 al in een verhoogd bezoek van de website geresulteerd en in het eerste kwartaal van 2012 was het aantal boven de 5000 bezoeken. Nadien is het aantal weer teruggezakt naar de gebruikelijke ca. 2000 bezoekers. Overigens geeft de Pensioenwet weliswaar aan dat slapers bij een pensioenfonds eens in de vijf jaar een pensioenbericht toegestuurd dienen te krijgen, maar die verplichting betreft slechts de “nieuwe” slapers van na 2007. Het bestuur heeft in het verleden echter al besloten om ook de slapers van de VPTECH eens in de vijf jaar zo’n pensioenbericht toe te sturen. Vanaf 2012 wordt het nieuwe UPO-model door de pensioenfondsen gebruikt. In dat van de VPTECH is ook zo veel mogelijk aansluiting gezocht bij het model van de koepels. Bij de start van het pensioenregister is op de website van het fonds een speciale landingspagina ingericht, met veel gestelde vragen en een directe link naar www.mijnpensioenoverzicht.nl. In veel communucatie met deelnemers, uitkeringsgerechtigden en werkgevers wordt aandacht aan het pensioenregister besteed. Medio 2011 heeft de AFM getoetst of pensioenfondsen voldoen aan de wettelijke communicatiebepalingen in de Pensioenwet en of hun aanvullende communicatie duidelijk en begrijpelijk is. Het VPTECH pensioenfonds scoorde 77% uit 100. In 2012 heeft een dergelijke toets niet plaatsgevonden. Gezien de financiële positie van het fonds en het daaruit voortvloeiende “lean and mean”-beleid kan het bestuur ook in 2013 geen grote bedragen voor communicatie reserveren. Niettemin heeft het fonds de ambitie om zo transparant en begrijpelijk mogelijk te communiceren met de doelgroep. Naast communicatie-uitingen richting de werkgevers, zal vooral de website het instrument hiervoor blijven. Het bestuur wil desondanks een poging doen om de tevredenheid van de deelnemers over de (effectiviteit van de) communicatie te meten. Een grootschalige enquête staat niet voor ogen. Veeleer wordt gedacht aan het raadplegen van in de technische groothandel bestaande overlegplatforms.
3
2.
Communicatie in 2013
2.1
Uitgangspunten voor de communicatie bij VPTECH
Het bestuur van VPTECH wil het beleid en de beleidsbeslissingen die zij voor de stichting en de deelnemers neemt, zo goed mogelijk communiceren met de bedrijfstak, de (ex-)deelnemers en de uitkeringsgerechtigden. Tegelijkertijd is het bestuur zich bewust dat de VPTECH in veel opzichten niet vergelijkbaar is met een actief bedrijfstakpensioenfonds. VPTECH heeft voor de deelnemers slechts vijf jaar pensioenaanspraken opgebouwd, heft sinds 2005 geen premie meer en voor een steeds groter deel van de populatie is de toekomstige VPTECH-uitkering geen (deel van een) inkomensvervangende uitkering. De uitkering is beperkt en duurt slechts enkele jaren tot het bereiken van de 65-jarige leeftijd. Gezien deze bijzondere positie is veel van de gebruikelijke pensioencommunicatie die door pensioenfondsen wordt gevoerd, minder op de relatie tussen VPTECH en haar deelnemers van toepassing. Bovendien kent de stichting buiten de beleggingsopbrengsten geen andere inkomsten en moet de stichting aan vrijwel alle (vaak kostbare) verplichtingen voldoen waar ook een “gewoon” pensioenfonds aan moet voldoen. Daarom ligt de nadruk bij de communicatie-uitingen van VPTECH, mede vanuit kostenoverwegingen, vooral op die aspecten waarover wettelijk verplicht gecommuniceerd moet worden en bij het zo actueel mogelijk houden van de website van de stichting. Daarnaast worden de werkgevers zo goed mogelijk benut als kanaal om de deelnemers te bereiken. In de communicatie van VPTECH maken we onderscheid tussen reguliere communicatie (de wettelijk verplichte communicatie) (paragraaf 2.2) en de aanvullende communicatie die de fondsspecifieke communicatieactiviteiten omvat (paragraaf 2.3).
2.2
Wettelijk verplichte communicatie (reguliere communicatie)
VPTECH is wettelijk verplicht de onderstaande communicatie uit te voeren: ·
Beëindiging relatie Wanneer een deelnemer zijn/haar relatie (huwelijk, geregistreerd partnerschap of samenleving) beëindigt, ontvangt de ex-partner een scheidingsbericht.
·
Jaaropgave Aan pensioengerechtigden wordt elk jaar uiterlijk in februari de jaaropgave verzonden.
·
Pensioeninformatie aan pensioengerechtigden Elk jaar ontvangen pensioengerechtigden een opgave van hun pensioenrecht en informatie over de toeslagverlening.
·
Statuten- en Reglementswijzigingen VPTECH is verplicht om statuten- en reglementswijzigingen te communiceren zodra deze betrekking hebben op een of meer van zijn doelgroepen. De communicatie vindt plaats binnen drie maanden na accorderen van de wijziging.
4
·
Z-score Elk jaar publiceert VPTECH zijn z-score in het jaarverslag.
·
Toeslag VPTECH informeert zijn doelgroepen ieder jaar over de beslissing om wel of geen toeslag te verlenen.
·
Dekkingsgraad versus herstelplan VPTECH communiceert met zijn doelgroepen over het herstelplan bij een dekkingsgraad die onder de 104% ligt.
·
Informatie bij waardeoverdracht
2.3
Fondscommunicatie (aanvullende communicatie)
·
VPTECH vindt communicatie met zijn doelgroepen belangrijk. Vanwege het specifieke karakter van de regeling maar ook vanwege de beperkte financiële middelen, maakt VPTECH naast de wettelijk verplichte communicatie, vooral gebruik van de website om de achterban te informeren. Ook in 2013 zal hier ruime aandacht aan besteed worden. Bij situaties die daartoe aanleiding geven, zal ook schriftelijke communicatie met en via de werkgevers plaatsvinden.
·
De communicatie over pensioen wordt steeds meer centraal georganiseerd en gefaciliteerd. Vanuit overheden en koepels is een aantal campagnes gelanceerd: - Wijzer in Geldzaken (Rijksoverheid) - www.mijnpensioenoverzicht.nl (Stichting Pensioenregister) - Samenstajijsterk (VB) Deze landelijke acties en campagnes zijn er vooral op gericht om het pensioenbewustzijn van de Nederlandse burgers te vergroten. En om het vertrouwen in het Nederlandse pensioensysteem van collectiviteit en solidariteit te versterken. VPTECH is, vanwege het specifieke karakter van het fonds, sinds enkele jaren geen lid meer van de VB en neemt dan ook niet deel aan dit soort gezamenlijke campagnes. Daar waar mogelijk en/of zinvol, kan evenwel besloten worden om aansluiting te zoeken.
·
Onderwerpen die in het jaar 2013 (mogelijk) extra informatie behoeven zijn: o
o
de mogelijkheden en onmogelijkheden van waardeoverdrachten. Door de schommelende dekkingsgraad rond de 100% zal in 2013, met name via de website, extra aandacht besteed moeten worden aan de gevolgen hiervan voor de uitvoering van waardeoverdrachten alsmede aan de procedure die wordt gehanteerd bij staken resp. weer starten van waardeoverdracht. de uitwerking van het pensioenakkoord. Het nieuwe kabinet zal ongetwijfeld met maatregelen en beleid komen, waarover vragen in de bedrijfstak ontstaan. Er zal zeker behoefte ontstaan aan informatie over de gevolgen voor het vroegpensioen;
5
o o
o
afkoop resterende kleine pensioenen. Op de website en in circulaires zal wederom aandacht aan dit punt worden gegeven. deelnemers zonder recht op overgangsregeling. In de circulaires die jaarlijks aan 61 en 64-jarigen worden gestuurd kan aandacht worden besteed aan samenloop van VPTECH met andere uitkeringen. Overgang van het administratiesysteem PBS naar MAIA.
Hieronder zijn de communicatievormen per doelgroep samengevat weergegeven. Primaire doelgroepen Werkgevers
Kenmerk Niet alleen een belangrijke doelgroep, maar ook een goed communicatiekanaal naar de deelnemers.
§ De website heeft een portaal waar werkgevers specifieke informatie kunnen krijgen; § Jaarlijkse circulaire (vanuit de VUTECH).
Slapers
Voor deze groep wordt de communicatieverplichting vanuit de pensioenwet gevolgd. Incidentele benadering indien de situatie hierom vraagt.
§ De website heeft een portaal waar slapers specifieke informatie kunnen krijgen; § UPO 1 keer per 5 jaar; § Circulaires 61-jarigen en 64-jarigen.
Gepensioneerden
Voor deze groep wordt de communicatieverplichting vanuit de pensioenwet gevolgd. Incidentele benadering indien de situatie hierom vraagt.
Communicatiemiddel
§ De website heeft een portaal waar (vroeg)gepensioneerden doelgroepspecifieke informatie kunnen krijgen; § Jaaropgave; § Pensioeninformatie.
6
3 Begroting 3.1
Overzicht begroting
Zoals aangegeven ligt voor het bestuur van VPTECH de hoogste prioriteit om bij zo beperkt mogelijke kosten een zo goed mogelijk (vroeg)pensioen voor de mensen in de bedrijfstak te verzorgen. Communicatie is van wezenlijk belang, doch binnen de beperkingen van de noodzakelijke kostenbeheersing. In de begroting van het fonds worden de volgende bedragen uitgetrokken voor communicatie te weten: ·
€ 2.891,- ten behoeve van pensioencommunicatie (vast bedrag)
·
€ 14.700,- ten behoeve van onderhoud en het up to date houden van de website (vast bedrag)
·
€ 35.030,- ten behoeve van een brief aan deelnemers en werkgevers met informatie over onderwerpen waarover mogelijk in 2013 gecommuniceerd moet worden.
Deze bedragen (totaal € 52.621,-) komen overeen met de bedragen die het fonds in voorgaande jaren aan communicatie heeft uitgegeven. Een eventuele extra afkoopactie is niet in deze begroting meegenomen. De hierboven vermelde tarieven zijn, zoals in de tariefsaanspraken met het VPTECH-bestuur is overeengekomen, niet geïndexeerd voor 2013 en zijn gebaseerd op de tarieven voor 2012.
7
