Communicatie beleidsplan voor KBO-Heesch

Communicatie beleidsplan voor KBO-Heesch 1.

Inleiding

KBO-Heesch is een vereniging voor senioren vanaf 50 jaar met ongeveer 1180 leden. Het vormt een platvorm waar senioren elkaar ontmoeten en samen ontspannen en sporten. Zij nemen deel aan culturele en zingevingsactiviteiten en hun individuele en collectieve belangen worden behartigd. De vereniging streeft een volwaardige plaats na binnen de Heesche gemeenschap. Zij zoekt samenwerking met organisaties die van betekenis zijn voor haar doelgroep: senioren in Heesch.

2.

Doelstelling

Doelgroep De doelgroep van de vereniging zijn senioren vanaf 50 jaar die in Heesch wonen of gewoond hebben en lid zijn van de vereniging. Binnen de vereniging vinden tal van activiteiten plaats. Groepen die eenzelfde activiteit beoefenen kunnen besluiten onder voorwaarden niet-leden toe te laten tot hun activiteit. De communicatie van de KBO-Heesch is vooral gericht op haar leden, echter op onderdelen ook breder gericht en wil daarmee de hele Heesche gemeenschap bereiken. Kennis De doelgroepen moeten geïnformeerd worden over alle activiteiten van de vereniging. Ze moeten op de hoogte gesteld worden van hun mogelijkheden om deel te nemen aan de verschillende activiteiten en wanneer die plaatsvinden. Regelmatig en herhaaldelijk publiceren is wenselijk. Meer algemene informatie gericht op ondersteuning en verbreiding van kennis en ter ondersteuning van het opstarten van nieuwe activiteiten, van belang voor de doelgroep, komt eveneens in aanmerking voor publicatie. Houding Het is van belang dat de doelgroepen van KBO-Heesch een positieve houding ontwikkelen ten opzichte van de mogelijkheid deel te nemen aan de activiteiten. Meer algemene informatie gericht op gezondheid, welzijn, welbevinden, ontwikkeling en emancipatie kan daartoe dienen en zijn onderwerpen om over te publiceren. Gedrag Wanneer de doelgroepen voldoende geïnformeerd worden over de mogelijkheden bij KBOHeesch en naar aanleiding daarvan een positieve houding hebben ontwikkeld, mag verwacht worden dat dit zich door vertaalt naar hun gedrag. KBO-Heesch stelt zich als doel om in 2015 het ledental van 1200 te bereiken. Het organiseren van passende acties en afgestemde communicatie moet het mogelijk maken dit doel te bereiken.

3.

Boodschap

De KBO-Heesch als actieve vereniging voor senioren vanaf 50 jaar wil haar boodschap proactief verspreiden onder zijn leden en hun aanhang en in meer algemene zin naar de inwoners van Heesch. KBO-Heesch, een van de grote verenigingen van Heesch, zet er zich voor in dat senioren actief, volwaardig en zelfbewust mee blijven doen in de samenleving. Zij wil de onderlinge sociale contacten bevorderen, bijdragen aan gezondheid en welzijn, emancipatie, identiteit, kunst en cultuur en maatschappelijke ontwikkeling. Op deze manier levert de vereniging een positieve bijdrage aan de zelfredzaamheid van ouderen. Daarmee wordt een ook bijdrage geleverd aan het leefklimaat van het dorp als geheel en de wijken afzonderlijk. Ook op het gebied van zorg, wonen, vervoer zal de vereniging actief communiceren. Individueel advies en begeleiding behoren tevens tot de mogelijkheden (ouderenadviseurs en belasting invulhulpen). Zij bieden individuele hulp aan senioren bij het zoeken naar informatie, het halen van hun rechten en het benutten van financiële mogelijkheden. KBO-Heesch stemt de activiteiten af op de wensen en behoeften van de leden. Bij de organisatie van die activiteiten kunnen wij een beroep doen op een grote groep actieve leden. Deze vrijwilligers brengen doorgaans met veel plezier hun ervaring, kennis en kwaliteiten in ten behoeve van de vereniging en de leden. De inzet van deze vrijwilligers belichten is belangrijk. In de communicatie dient hier extra aandacht voor te zijn.

4. 4.1

Doelgroep Doelgroepen intern

KBO-Heesch heeft de beschikking over gesubsidieerde faciliteiten in het gemeenschapshuis De Pas. De organisatie en het beheer van deze faciliteiten worden ingevuld door een werkgroep. KBO-Heesch kent geen betaalde krachten maar heeft een flink aantal actieve vrijwilligers. De taken van de vrijwilligers zijn zeer divers, zoals het actief lid zijn van het bestuur, functioneren als kartrekker (kaderlid) bij de organisatie van activiteiten, werkgroepen en commissies, het deelnemen aan overleggroepen en verder tal van hand en spandiensten. Activiteiten van KBO-Heesch zijn Fietsen, Jeu de Boules, Darten, Koersbal, Sjoelen, Biljarten, Nordic Walking, Wandelen, Bridge, Line Dance, Kaartactiviteiten, Handwerken, Toneel, Con Amore, Ceaciliakoor e.a.. Commissies zijn Identiteit, Begeleid fietsen, VER, Postbezorging, Lief en leed, Ziekenbezoek, Creativiteit te Kijk, Politiek en Vervoer. Werkgroepen zijn jubileum, Computer, ICT en webmaster, Broem?, Bar, Excursies en belasting invulhulp. De vereniging kent een groot aantal groepen van vrijwilligers die samen actief bezig zijn. Voor de onderlinge communicatie en de externe communicatie is een structuur en enige planning noodzakelijk.

4.2

Doelgroepen extern

Voor het optimaal functioneren van KBO-Heesch is het van het grootste belang intensieve contacten te onderhouden met 4.2.1. Maatschappelijke instituties en organisaties die van betekenis (kunnen) zijn voor het optimaal behartigen van alle belangen van de leden. 4.2.2. Senioren ouder dan 50 jaar en geen lid van de KBO-Heesch.

Deze contacten bedoeld onder 4.2.1 zijn o.a. het RGO, SCH, Parochie, KBO Bernheze, KBO-Brabant, SZN, Rigom (Algemeen, Gymactiviteiten, Graag gedaan, Ouderenadviseur), OOB, SGV, ZC Heelwijk, Stg De Pas, medewerkers De Pas, Gemeente Bernheze. Het communiceren met deze doelgroepen vraagt een zorgvuldige benadering. Per doelgroep zal de communicatie zo goed mogelijk afgestemd dienen te worden.

• • •

Wanneer een persoon de leeftijd van 50 jaar heeft bereikt, mag deze lid worden van de KBOHeech. Het zou interessant in te spelen op deze verjaardagen. Een eenduidige indeling van deze groep oudere inwoners bestaat vooralsnog niet. KBO-Brabant onderscheidt drie verschillende groepen ouderen wanneer naar generaties wordt gekeken (Becker 1992, 1997). Deze drie generaties zijn: De vooroorlogse generatie 1910 – 1929 De stille generatie 1930 – 1945 De protest generatie 1946 – 1954 De vooroorlogse generatie kent uiterst conventionele kinderjaren wat van sterke invloed is op hun waardepatroon. De periode waarin zij gevormd werden viel samen met de economische crisis. Dat leidt er onder meer toe dat velen van hen nog een sterke neiging hebben om te sparen. Na de Tweede Wereldoorlog konden zij gaan delen in grotere welvaart. Echter, de culturele revolutie van de jaren zestig was een verassing voor hen; de economische crisis van de jaren 70 hebben zij gevoeld, maar minder dan de stille generatie. Velen van hen zijn nu tussen de 85 en 95 jaar oud. De stille generatie heeft zich rustig gehouden in hun jonge jaren (in en vlak na de WO II) en de periode daarna. Men heeft niet duidelijk van zich doen spreken. Het blijkt dat idealisme en opstandigheid hen vaak vreemd zijn en dat hun waardeoriëntaties overwegend pragmatisch en sceptisch zijn en weinig tot politieke actie geneigd zijn. Zij komen op een gunstige arbeidsmarkt; de culturele revolutie van de jaren 60 heeft hen minder hard geraakt dan de vooroorlogse generatie. De crisis van de jaren 70 hebben zij vrij goed overleefd. In wezen zijn zij vrij succesvol, mede omdat hun aspiratieniveau niet zo hoog lag en ze al hun (voornamelijk materialistisch) idealen door hard werken hebben kunnen realiseren. De protestgeneratie is groot in aantallen. Het zijnde babyboomers die na WO II zijn geboren. Hun periode van vorming lag grotendeels in de rijke(re) periode na WO II. Zij zijn opgegroeid in tijden van economische voorspoed. Zij zijn degenen die veel van de traditionele waarden en samenlevingsvormen ter discussie stelden in de jaren 60 en de aanzet gaven tot het ik-tijdperk. De crisis van de jaren 80 heeft velen werkloos gemaakt. De oudsten van deze groep bereiken nu de leeftijd van 60 jaar; velen verlaten de arbeidsmarkt en (willen) gaan genieten van hun vrije tijd. Een dergelijke indeling kan niet anders dan globaal zijn. Er worden enkele kenmerken genoemd maar mensen zijn individuen en er zullen dus in de praktijk grote verschillen zijn. Uit deze benadering wordt echter wel duidelijk dat de behoeften van de leden van KBOHeesch sterk zullen gaan veranderen. Wil de vereniging aantrekkelijk blijven dan zal er geanticipeerd moeten worden op komende ontwikkelingen.

5.

Communicatiemiddelen

Communicatie Middel

Doelgroep

Frequentie

Doel

Digitaal Website openbaar Senioren uit Heesch en andere geïnteresseerden

Website besloten (inloggen)

(Kader)leden van KBO-Heesch

E-mail (en nieuwsbrief)

(Kader)leden van KBO-Heesch

Altijd online

Bezoekers informeren over KBO-Heesch Belangrijke mededelingen en informatie verstrekken aan senioren uit Heesch en andere geïnteresseerden. Altijd online Alle (kader)leden van KBO-Heesch kunnen inloggen om specifiek voor hen bedoelde informatie te kunnen lezen. Zo vaak als Het rechtstreeks nodig/wenselij informeren van k (kader)leden over algemene en specifieke onderwerpen.

Post INFO

Leden van KBOHeesch

DMBK

Zoveel mogelijk wekelijks

Het Brabant Dagblad

incidenteel

10 x per jaar

Informeren en amuseren van alle leden van KBO-Heesch. 40 Informeren van alle leden en andere geïnteresseerden. 2 à 3 maal per Informeren van alle jaar leden en andere geïnteresseerden.

Kosten

6.

Planning

De planning geeft aan hoe KBO-Heesch de communicatiedoelen wil bereiken. Per doelgroep wordt dit nader gespecificeerd. Het bestuur van KBO-Heesch Om als bestuur goed te functioneren dienen wij het werk goed te organiseren. Hiervoor geldt dat organisatie en communicatie naadloos op elkaar dienen te passen. Interne communicatie bestuur: voorbeelden hiervan zijn de vergaderdata, de vergaderagenda, de goedgekeurde notulen, de besluitenlijst, de actielijst, de onderlinge (informele) discussies (email), etc. Er wordt wel eens gezegd ‘het bestuur is eeuwig’. Daarvoor is het nodig dat je snel en volledig kunt achterhalen wat er in het verleden is besloten (het archief). Een stap in de goede richting is het digitaal te gaan werken. Externe communicatie bestuur: Kartrekkers en leden: In de huidige tijd dient een bestuur transparant te zijn. Kader en leden horen op de hoogte te zijn van wat er leeft binnen het bestuur, wat er aan beleid wordt ontwikkeld, welke besluiten er genomen zijn, hoe en waar het bestuur de gang van zaken wil controleren en welke acties er op stapel staan. De betrokkenheid van de kartrekkers en de leden zal daardoor groter worden. Het bestuur bevordert daarmee dat de neuzen de zelfde kant uit gaan wijzen en de samenhorigheid zal worden bevorderd. Een verkorte versie van de notulen van de bestuursvergadering met de genomen besluiten kan aan de kartrekkers worden gemaild, op de website worden geplaatst en in de Info worden gepubliceerd. Maatschappelijke instituties en organisaties: Het bestuur is niet alleen bezig met de gang van zaken binnen de vereniging maar ook breder gericht op de Heesche gemeenschap. Voor ons imago is het van belang dat deze bestuursactiviteiten bekend gemaakt worden. Daartoe kan er periodiek (bijvoorbeeld om de 2 maanden) een notitie wordt geschreven over alle zaken die leven. Dit kan gepubliceerd worden op de website, in de DMBK en de Info en in de vorm van een nieuwsbrief gemaild naar onze leden. Een nieuwsbrief kan ook gebruikt worden om de leden op de hoogte te brengen van agenda, activiteiten en lopende zaken. In de ruimtes van De Pas waar regelmatig veel leden hun activiteit beoefenen kan een publicatiebord geplaatst waar het nieuws op komt. Kartrekkers KBO-Heesch: De kaderleden dienen op de hoogte te zijn van het reilen en zeilen, zodat zij hun leden en andere geïnteresseerde goed kunnen informeren. Zij zijn mede het gezicht van KBO-Heesch. De kartrekkers behoren zelf achter het beleid staan van KBOHeesch en een positieve houding te hebben ten aanzien van de gang van zaken binnen de vereniging. Wanneer zij goed geïnformeerd zijn en een positieve houding hebben dragen zij dit ook uit naar buiten. Zij zijn immers mede het gezicht naar buiten toe. Op deze manier kunnen zij de leden en andere geïnteresseerden goed te woord staan en vragen beantwoorden. Om dit te bereiken is informatie verstrekken essentieel. Zij behoren op de hoogte te zijn van de acties binnen het bestuur. Tweemaal per jaar zou een afvaardiging van het bestuur overleg dienen te hebben met de kartrekkers van de verschillende activiteiten. Een keer gericht op de communicatie tussen kartrekkers/bestuur/communicatiekanalen en een keer gericht op de organisatie/evaluatie/budgettering. Het bestuur behoort de kartrekkers volledig te informeren; andersom dienen de kartrekkers ook hun informatie aan te leveren zodat die gepubliceerd kan worden (website, email, DMBK en de Info). Vrijwilligers KBO-heesch: De vrijwilligers vallen uiteen in twee groepen. Een deel is bezig met de meer algemene zaken van belang voor de hele vereniging, bijvoorbeeld de redactieraad, onderhoud website, barmedewerkers, bestuur, onderhouden externe contacten, communicatiemedewerkers, ICT, ziekenbezoek, etc. Het merendeel van de vrijwilligers is bezig binnen een activiteit.

Om als vereniging goed voor je vrijwilligers te kunnen zorgen moet je feitelijk weten wie wat doet, hoe dat gebeurt, kun je op continuïteit rekenen, wat gebeurt niet, voor welke taken heb je nog vrijwilligers nodig en –belangrijk- wie zorgt daarvoor?. Het is zeer gebruikelijk dat een vereniging van de omvang van KBO-Heesch een coördinator vrijwilligersbeleid heeft. Zoals een bedrijf afhankelijk is van zijn werknemers is KBO-Heesch afhankelijk van zijn vrijwilligers. Enige zorg (vergelijkbaar met personeelszaken) is wenselijk om een betrouwbare communicatie te laten ontstaan tussen bestuur, kartrekkers, vrijwilligers en leden. Vragen als waar zijn er tekorten aan vrijwilligers, wil iemand zijn talenten anders inzetten, is er (on)tevredenheid, wie zoekt er naar aanvulling van taken dienen beantwoordt te kunnen worden. Leden KBO-Heesch: Om de bestaande leden te behouden, nieuwe leden te werven en beide groepen goed te informeren over wat KBO-Heesch doet, moet de communicatievoorziening naar deze leden geoptimaliseerd worden. Dit houdt in dat we heldere en relevante informatie frequent naar de leden dienen te sturen. Doordat informatievoorziening naar de leden beter wordt zullen zij een beter beeld krijgen van wat KBO-Heesch allemaal doet. Dit zal zich vertalen naar verbetert imago en een positieve houding ten opzichte van de vereniging. Door alle informatiekanalen te benutten (website, email, Info en de MBK en zo mogelijk het BD) kunnen we deze doelen bereiken. Pers: Een goede relatie met de pers is uiteraard erg belangrijk. Zoveel mogelijk dienen persberichten te worden opgesteld en te worden verstuurd naar de regionale en lokale pers. Hulpstructuren, wie doet wat?: Willen we KBO-Heesch nog verder opstoten in de vaart der volkeren, en dat is de bedoeling van dit communicatieplan, dan zal het duidelijk zijn dat er veel werk aan de winkel is en dat er vele handen nodig zijn. En we zoeken dan ook nog handen die kunnen schrijven! Om het werk behapbaar te maken zijn er hulpstructuren nodig, een goed archief, een effectieve organisatie en er zijn veel afspraken te maken waaraan men zich ook nog dient te houden. Zeer behulpzaam is een goede ICT infrastructuur. Die dient speciaal voor KBO-Heesch gemaakt te worden. Met behulp van die structuur zouden we ons archief digitaal kunnen maken en voor bevoegden informatie makkelijker benaderbaar maken. Dit houdt in een eenvoudig informatisering plan voor de vereniging maken. Dit hoeft niet meteen en kan in delen worden opgebouwd. We hebben wel een paar enthousiaste en deskundige vrijwilligers nodig. We hebben een redactieraad voor de Info. Hun taken zouden uitgebreid dienen te worden. Zij zouden alle communicatiekanalen moeten gaan bestrijken. Natuurlijk zouden we samen een plan moeten maken, werkafspraken maken en wellicht vrijwilligers erbij dienen te zoeken. Het zou fijn zijn wanneer we vrijwilligers kunnen vinden die het leuk vinden mensen te interviewen en daar een klein artikeltje over te schrijven. Voor meer praktisch gerichte vrijwilligers is het moeilijk een verhaaltje schrijven. In samenwerking kunnen we dat oplossen. Dit plan kan niet anders zijn dan een eerste aanzet. Laten we een aantal prioriteiten aanwijzen en plannen maken om aan de slag te gaan. Over een jaar kunnen we de gang van zaken evalueren en het communicatieplan actualiseren. Tvh, 14-5-2015