Colofon. Projectplan. Het Heijmanshuis: Fascinerend faciliterend, een plek waar het bruist van synergie!

Projectplan Het Heijmanshuis: Fascinerend faciliterend, een plek waar het bruist van synergie!

Colofon Auteur

Digna Giesberts en Ruud Tielen

Kenmerk

Definitief Projectplan

Datum

19 maart 2008

Heijmans Facilitair Bedrijf B.V. • Graafsebaan 3, 5248 JR Rosmalen • Postbus 198, 5240 AD Rosmalen • Nederland Telefoon +31 (0)73 543 52 11 • Fax +31 (0)73 543 56 24 • www.heijmans.nl Niets van dit rapport en/of ontwerp mag worden vermenigvuldigd, openbaar gemaakt en/of overhandigd aan derden, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de samensteller.

Inhoudsopgave 1

Inleiding .......................................................................................................................................3

2

Achtergrond van het project......................................................................................................4 2.1 2.2 2.3

3

Het onderzoeksplan....................................................................................................................6 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10

4

De organisatie........................................................................................................................4 Aanleiding van het project .....................................................................................................5 Situatieanalyse ......................................................................................................................5

Huidige situatie ......................................................................................................................6 Gewenste situatie ..................................................................................................................6 Vraagstelling ..........................................................................................................................6 Projectdoelstelling..................................................................................................................6 Deelvragen ............................................................................................................................6 Opdrachtgever .......................................................................................................................7 Definities ................................................................................................................................7 Onderzoeksmethoden ...........................................................................................................8 Populatie ................................................................................................................................8 Berekening representativiteit .................................................................................................9

Fasering en mijlpalen ...............................................................................................................10 4.1 4.2

Fasering ...............................................................................................................................10 Mijlpalen...............................................................................................................................11

5

Activiteitenplanning..................................................................................................................12

6

Eisen, verwachtingen en randvoorwaarden...........................................................................13 6.1 6.2

7

Eisen en verwachtingen opdrachtgever ..............................................................................13 Randvoorwaarden ...............................................................................................................13

Begrenzing en specificatie van de output..............................................................................14 7.1 7.2 7.3

Hoe ver gaat het project? ....................................................................................................14 Hoe breed gaat het project? ................................................................................................14 Specificatie van de output....................................................................................................14

8

Projectorganisatie.....................................................................................................................15

9

Informatie en communicatie ....................................................................................................16

10 Begroting ...................................................................................................................................18 Bijlage: Projectplanning ..................................................................................................................20 Bronvermelding................................................................................................................................24

Heijmans Facilitair Bedrijf B.V. Heijmans

Datum

19 maart 2007

Kenmerk

Projectplan

Pagina

3 van 24

1

Inleiding

In kader van het afstudeerproject “Het Heijmanshuis: Fascinerend faciliterend, een plek waar het bruist van synergie!” bij Heijmans N.V. is dit projectplan geschreven. Het plan is tot stand gekomen naar aanleiding van gesprekken met de opdrachtgever. Het projectplan wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de contactpersonen van Heijmans Facilitair Bedrijf de heer J. Jochems en de heer B. v/d Aa en de afstudeerbegeleider, de heer E. Sorbi. In hoofdstuk 2 wordt de achtergrond van het project beschreven aan de hand van een korte organisatie beschrijving. Daarnaast wordt de aanleiding van het project weergegeven. Hoofdstuk 3 bevat het onderzoeksplan. Allereerst wordt de huidige situatie weergeven, gevolgd door de gewenste situatie. Op basis hiervan zijn de vraagstelling en de projectdoelstelling geformuleerd. Daarna volgen de deelvragen, de onderzoeksmethoden, de omvang van de populatie en de berekening van representativiteit van het onderzoek. Hoofdstuk 4 gaat over de fasen die tijdens het project doorlopen zullen worden met de daarbij behorende mijlpalen. In hoofdstuk 5 staat de activiteitenplanning. In hoofdstuk 6 staan de eisen en verwachtingen van de opdrachtgever en de randvoorwaarden weergegeven. Hoofdstuk 7 gaat over de begrenzing van het project en de specificatie van de output. In hoofdstuk 8 staat de projectorganisatie beschreven. Hoofdstuk 9 bevat het communicatieplan waarin staat beschreven op welke tijdstippen verschillende betrokkenen en belanghebbenden geïnformeerd worden. Tot slot staat in hoofdstuk 10 de begroting.


Datum

19 maart 2007

Kenmerk

Projectplan

Pagina

4 van 24

2

Achtergrond van het project

In dit hoofdstuk wordt de organisatie, de aanleiding en de situatieanalyse van het project beschreven. 2.1

De organisatie

Heijmans N.V. Heijmans is in Nederland de op één na grootste, beursgenoteerde onderneming in vastgoed, bouw, infra en installatie. De combinatie van deze sectoren maakt Heijmans tot een full serviceonderneming. Zo wil Heijmans een belangrijke bijdrage leveren aan de inrichting van de landen waarin zij actief is. Heijmans is buiten Nederland in België, Duitsland en Engeland actief en heeft in totaliteit ongeveer 12.000 medewerkers in dienst. Heijmans N.V is opgedeeld in 4 divisies: • Heijmans Vastgoed - Initiëren, ontwikkelen en verkopen van woningen, winkels, kantoren, bedrijfsterreinen, scholen en zorginstellingen • Heijmans Bouw - Realiseren van huisvesting, inclusief onderhoud en service • Heijmans Infra - Ontwerp, advies, uitvoering en onderhoud van grond-, weg-, beton-, en waterbouw 1 • Burgers Ergon – Installatiedienstverlening Naast de vier divisies zijn er een aantal concerndiensten waarvan het Facilitair Bedrijf er een van is. De Concerndienst Facilitair Bedrijf is verantwoordelijk voor het inrichten, (facilitair) beheren, onderhouden en exploiteren van onroerende en roerende goederen in Nederland binnen het gehele Heijmansconcern. Binnen het Facilitair Bedrijf werken ongeveer 160 personen. De concerndienst is onderverdeeld in Heijmans Facilitair Bedrijf Concern Huisvesting en Heijmans Materieelbeheer. Dit project, het ontwikkelen van een inrichtingsconcept, valt onder de dienst Heijmans Facilitair Bedrijf 2 Concern Huisvesting . Heijmans Facilitair Bedrijf Concern Huisvesting Heijmans Facilitair Bedrijf Concern Huisvesting verzorgt het facilitair management van de kantoorlocaties waar medewerkers van Heijmans gehuisvest zijn. Het betreft het beheer van het benodigde vastgoed en alle relevante facilitaire zaken, zoals kantoorinrichting, schoonmaak, catering en beveiliging. De missie van Heijmans Facilitair Bedrijf Concern Huisvesting is als volgt: “Een kennis-, informatieen realisatiecentrum zijn voor het exploiteren van vastgoed en facility services voor zakelijke bedrijfshuisvesting door krachten te bundelen, te innoveren en tegen lagere kosten een kwalitatief 3 hoogwaardig producten en diensten aanbod te leveren .

1 2 3

Bron: www.heijmans.nl Bron: Heijmans interne gids 2007, Het is geel en…weet elkaar te vinden Bron: Vertaling Beleidsplan 2008, Heijmans Facilitair Bedrijf, Concern Huisvesting


Datum

19 maart 2007

Kenmerk

Projectplan

Pagina

5 van 24

2.2

Aanleiding van het project

Burgers Ergon was voor de overname door Heijmans N.V. bezig met de ontwikkeling van een nieuw kantoorgebouw in Capelle a/d IJssel. Burgers Ergon voerde dit project in samenwerking met LSI uit, een projectontwikkelaar uit Rotterdam. De redenen voor Burgers Ergon om vestigingen te gaan concentreren, waren meer expansie en meer slagkracht verkrijgen in de Regio Zuid-West. Heijmans N.V. had net als Burgers Ergon plannen om vestigingen in de Regio Zuid-West te concentreren, daarom is Heijmans N.V. na de overname van Burgers Ergon in samenwerking met LSI verder gegaan met dit project. Hiervoor hebben zij samen een commanditaire vennootschap opgericht. Heijmans Commercieel Vastgoed zal nu als partner naast LSI gaan fungeren in het samenwerkingsverband bij de ontwikkeling en realisatie van het project. De reden van deze samenwerking is dat Heijmans Facilitair Bedrijf Concern Huisvesting bezig is met centralisatie van kantoren. Heijmans Facilitair Bedrijf Concern Huisvesting wil het aantal locaties van Heijmans N.V. terugdringen door het concentreren van grotere groepen medewerkers in centrale gebouwen. Heijmans noemt deze centrale gebouwen Heijmanshuizen. Heijmans wil met deze centralisatie exploitatievoordeel behalen, beheersbare huisvesting creëren en samenwerking en projectmatig werken stimuleren. In Rosmalen is al een Heijmanshuis gerealiseerd. Heijmans Facilitair Bedrijf Concern Huisvesting wil nu dat soortgelijke Heijmanshuizen ook in overige delen van Nederland verwezenlijkt worden, namelijk in Capelle a/d IJssel, Eindhoven, Amersfoort en Groningen. Voor de vestigingen in de Regio Zuid-West zijn ze momenteel bezig met de eerste ontwikkelingen van het gebouw, in de tweede helft van 2008 zal de daadwerkelijke bouw van start gaan. 2.3

Situatieanalyse

Het project richt zich op de regio Zuid-West Nederland. Het betreft zeven vestigingen die zich in het nieuwe Heijmanshuis gaan vestigen. De locatie van het nieuwe Heijmanshuis ligt aan de Fascinatio Boulevard te Capelle a/d IJssel. Het project ligt aan een randweg waaraan meerdere hoogwaardige kantoren zijn gerealiseerd. De locatie betreft een driehoekig stuk grond langs de peoplemover (automatisch bestuurde voertuigen die rijden op een eigen infrastructuur) die het kantoorgebied doorsnijdt. De nieuwe locatie is zichtbaar vanuit de Ring Rotterdam (A16) en de Abraham van Rijckevorselweg. Het nieuwe Heijmanshuis krijgt een karakteristieke vormgeving, in overeenstemming met de stedenbouwkundige randvoorwaarden die de gemeente stelt aan ontwikkelingen aan het Stationsplein. De architectuurwens is modern en zakelijk van uitstraling zowel aan de zijde van de Abraham van Rijckevorselweg als aan de zijde van de Fascinatio Boulevard. Het kantoorgebouw zal bestaan uit twee vleugels van totaal ca. 11.300 m² bvo. Op basis van een bruto/nettoverhouding van 87%, wordt het vvo ca. 9.800 m². De vleugels worden één laag opgetild, zodat de eerste kantoorlaag begint op het niveau van de peoplemover. Het parkeren wordt op de begane grond gerealiseerd. In totaal worden 196 parkeerplaatsen gerealiseerd, maar er wordt 4 gestreefd dit aantal te vergroten . Burgers Ergon zal zich in één vleugel vestigen, in de andere vleugel vestigt Heijmans Vastgoed, Bouw en Infra zich. Deze vleugels zullen verbonden worden door een centrale entree met een bedrijfsrestaurant, vergaderruimtes enz. De vleugel voor Burgers Ergon zal bestaan uit vier 5 verdiepingen. De vleugel waar Heijmans zich in zal vestigen bestaat uit zeven verdiepingen .

4 5

Bron: Programma van Eisen Heijmanshuis, Fascinatio Boulevard, Capelle a/d IJssel Bron: Voorlopige technische omschrijving Heijmanshuis, Fascinatio Boulevard, Capelle a/d IJssel


Datum

19 maart 2007

Kenmerk

Projectplan

Pagina

6 van 24

3

Het onderzoeksplan

3.1

Huidige situatie

De huidige gebouwen van Heijmans N.V. zijn veelal ingericht met cellenkantoren, waar één en soms twee medewerkers werken. Doordat er tegenwoordig meer projecten in teams worden uitgevoerd, is het vaak onhandig als iedereen een eigen kantoor heeft. Dit is een van de redenen waarom Heijmans Facilitair Bedrijf Concern Huisvesting een flexibele werkomgeving wil creëren. Voor de nieuwe locatie in Capelle a/d IJssel wil Heijmans Facilitair Bedrijf Concern Huisvesting dan ook een flexibel inrichtingsconcept (zie voor definitie van “inrichtingsconcept” paragraaf 3.7). 3.2

Gewenste situatie

Voor de nieuwe locatie in Capelle a/d IJssel heeft Heijmans Facilitair Bedrijf Concern Huisvesting enkele doelstellingen opgesteld om een gewenste situatie te creëren. Het betreft de volgende doelstellingen: • Concentratie van kantoorwerkplekken, vergader- en ontmoetingsfaciliteiten in de regio Zuid-West; • Samenwerking en synergie tussen de diverse bedrijfsactiviteiten stimuleren en faciliteren; • Huisvesting die voldoet aan wet en regelgeving en bijdraagt aan het welbevinden van de Heijmans medewerkers; 6 • Transparante huisvestingskosten tegen marktconforme tarieven . 3.3

Vraagstelling

De vraagstelling van dit project is: Welk inrichtingsconcept is nodig voor het Heijmanshuis te Capelle a/d IJssel om een effectieve en flexibele werkomgeving te creëren, zodat het aansluit op de behoeften van de toekomstige gebruikers, past bij het bestaande huisvestingsbeleid en dat het synergie en ontmoeting stimuleert? 3.4

Projectdoelstelling

De doelstelling van dit project is: Een inrichtingsconcept voor het Heijmanshuis in Capelle a/d IJssel voor de Stuurgroep Concern Huisvesting, zodat zij een effectieve en flexibele werkomgeving kan faciliteren dat aansluit op de manier van werken van de toekomstige gebruikers, op het bestaande huisvestingsbeleid en dat het synergie en ontmoeting stimuleert. 3.5

Deelvragen

1. Welk kantoorconcept past bij de werkzaamheden van de toekomstige gebruikers van het Heijmanshuis? 2. Waar dienen afdelingen/werkmaatschappijen in het Heijmanshuis gesitueerd te worden om samenwerking te stimuleren? 3. Welke faciliteiten hebben de toekomstige gebruikers van het Heijmanshuis nodig om hun werkzaamheden uit te voeren? 4. Wat zijn de laatste trends en ontwikkelingen op het gebied van kantoorinrichting? 5. Welke aspecten uit het huisvestingsbeleid zijn relevant voor het project “Het Heijmanshuis: Fascinerend faciliterend, een plek waar het bruist van synergie!”? 6. Welke wet en regelgeving wat betreft Arbo zijn van belang bij de kantoorinrichting van het Heijmanshuis in Capelle a/s IJssel? 7. Wat zijn ervaringen van andere bedrijven bij het creëren van een nieuwe werkomgeving?

6

Bron: Intern document, Heijmanshuis Regio Zuid-West


Datum

19 maart 2007

Kenmerk

Projectplan

Pagina

7 van 24

3.6

Opdrachtgever

De opdracht wordt uitgevoerd voor de afdeling Heijmans Facilitair Bedrijf Concern Huisvesting, een onderdeel van de concerndienst Facilitair Bedrijf. De opdrachtgever is de volgende persoon: • Dhr. Jan Jochems Bedrijfsleider Heijmans Facilitair Bedrijf 3.7

Definities

Arbo

Arbo is de afkorting van het woord arbeidsomstandigheden. Arbeidsomstandigheden zijn de omstandigheden waaronder werk wordt verricht: denk aan veilig en gezond werken, en houdt de werkgever voldoende rekening met het welzijn op het werk.

Effectief

Doeltreffend

Efficiënt

Doelmatig

Faciliterend

Het aanbieden van voorzieningen

Fascinerend

Zeer sterk boeien

Flexibel

Zich gemakkelijk aanpassend aan wisselende omstandigheden

Heijmanshuis

Nieuw centraal kantoor van Heijmans, waarin meerdere vestigingen uit de regio zich zullen huisvesten.

Inrichtingsconcept

Plan waarin het kantoorconcept, de faciliteiten en de indeling voor het Heijmanshuis geadviseerd wordt.

Kantoorconcept

Varianten van werkplekken en werkruimten

Kantoorinrichting

De inrichting van een kantoor

Peoplemover

Automatisch bestuurde voertuigen die rijden op een eigen infrastructuur

Synergie

Situatie waarin het effect van twee of meer samenwerkende of gecombineerde organen of functies groter is dan de som van de effecten die elk van de organen of functies alleen zou kunnen opwekken

Werkomgeving

De omgeving waar iemand zijn beroep uitoefent

Werkplekinrichting

De inrichting van de plaats waar iemand zijn beroep uitoefent.


Datum

19 maart 2007

Kenmerk

Projectplan

Pagina

8 van 24

3.8

Onderzoeksmethoden

Het onderzoekstype van het project “Het Heijmanshuis, Fascinerend faciliterend, een plek waar het bruist van synergie!” is een beschrijvend onderzoek. De methoden die in dit beschrijvend onderzoek gebruikt gaan worden zijn:

3.9

•

Inventariseren In de ontwerpfase zullen de adviseurs de vestigingen in de regio Zuid-West inventariseren. Het gaat hierbij om het vergaren van feitelijke gegevens over de vestigingen in de regio Zuid-West. Deze informatie is nodig om de gehele populatie van het onderzoek te bepalen.

•

Bronnenonderzoek Middels bronnenonderzoek wordt onderzocht wat de relevante aspecten voor het project uit het huisvestingsbeleid zijn. In het huisvestingsbeleid staan normen waaraan wij ons moeten houden.

•

Literatuuronderzoek Om informatie te verkrijgen over de trends en ontwikkelingen op het gebied van kantoorinrichting en over wet en regelgeving wat betreft Arbo wordt er een literatuuronderzoek uitgevoerd. Dit onderzoek zal in de voorbereidingsfase gedaan worden.

•

Veldonderzoek Deelvraag zeven zal beantwoord worden middels veldonderzoek. De adviseurs zullen meerdere bedrijven bezoeken waar een nieuw inrichtingsconcept is geïmplementeerd.

•

Enquête Om antwoord te geven op de deelvragen een, twee en drie zullen de adviseurs gebruik maken van een enquête. Via deze methode willen de adviseurs te weten komen wat de toekomstige gebruikers nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren. De enquête zal in de voorbereidingsfase gehouden worden.

•

Interview Om de deelvragen een, twee en drie aan te vullen, zullen er in de voorbereidingsfase interviews gehouden worden met geënquêteerden. Door middel van deze interviews wordt meer inzicht verkregen in specifieke behoeften van de toekomstige gebruiker. Populatie

De populatie die onderzocht gaat worden, door middel van enquêtes en interviews, bestaat uit de toekomstige gebruikers van het Heijmanshuis te Capelle a/d IJssel. Deze gebruikers zijn momenteel gevestigd in zeven verschillende werkmaatschappijen in de regio Zuid-West Nederland en zijn te verdelen in vijf bedrijfsonderdelen: • Medewerkers van Heijmans Bouw • Medewerkers van Heijmans Infra • Medewerkers van Heijmans Vastgoed • Medewerkers van Burgers Ergon • Medewerkers van Arbo Service Centrum Uit de bedrijfsonderdelen Heijmans Bouw, Heijmans Infra en Heijmans Vastgoed worden alle medewerkers geënquêteerd en enkelen geïnterviewd. Bij het bedrijfsonderdeel Burgers Ergon wordt alleen een interview met de vestigingsdirecteur afgenomen. De reden hiervoor is dat de directie van de divisie Burgers Ergon heeft bepaald dat er geen enquêtes en interviews gehouden mogen worden onder de medewerkers van deze divisie.


Datum

19 maart 2007

Kenmerk

Projectplan

Pagina

9 van 24

Bij het bedrijfsonderdeel Arbo Service Centrum worden ook geen enquêtes afgenomen, maar enkel één interview. Dit heeft als reden dat de werkzaamheden geheel andere ruimtebehoeften met zich meebrengen, zoals een wachtruimte en een behandelruimte waar ook andere (medische) eisen aan zitten. We hebben besloten hiervoor geen aparte enquête te maken, omdat dit bedrijfsonderdeel uit slechts drie medewerkers bestaat. 3.10

Berekening representativiteit

Dit onderzoek bevat geen steekproef, want iedere toekomstige medewerker heeft de mogelijkheid om een enquête in te vullen. De reden dat er wel een steekproefberekening gedaan wordt, is om de respons voor een representatief onderzoek te kunnen berekenen.

Uit de bovenstaande berekening in het Excelmodel komt naar voren dat er 104 enquêtes afgenomen moeten worden om een zo representatief mogelijk onderzoek uit te voeren. De populatieomvang staat voor de totale populatie die geschikt is voor dit onderzoek, bestaande uit alle medewerkers van de bedrijfsonderdelen Heijmans Bouw, Heijmans Infra en Heijmans Vastgoed. De proportie, een percentage van de totale populatie, is op 50% gesteld. Deze 50% is een standaard gegeven dat wordt gebruikt wanneer er geen verwachtingen over resultaten gedaan kunnen 7 worden . Het betrouwbaarheidspercentage is ingesteld op 95%. Dit is het meest gehanteerde 8 betrouwbaarheidspercentage bij onderzoeken . Dit betekent dat in 5% van de gevallen de resultaten van de meting de werkelijkheid onvoldoende benaderen. Deze 5% is voor de opdrachtgever acceptabel. De nauwkeurigheid kan als volgt uitgelegd worden: iedere uitspraak die er gedaan wordt, wijkt hoogstens 7% af van de totale populatie. Omdat de kans bestaat dat er onvoldoende respons zal zijn, sturen we alle 219 medewerkers een enquête toe.

7

Bron: Werkboek onderzoek, Hogeschool Diedenoort, J.W. Godding, Academie Diedenoort, Nijmegen, 2005

8 Bron: http://www.multiscope.nl/kennis/begrippen.html, http://www.allesovermarktonderzoek.nl/Extra/steekproef.aspx, http://www.mi-is.be/themes/integration/MI/content/Manuel%20Inspection%20-%20Handleiding%20Inspectie%20NL.pdf


Datum

19 maart 2007

Kenmerk

Projectplan

Pagina

10 van 24

4

Fasering en mijlpalen 9

In dit hoofdstuk is het project ingedeeld in fasen volgens Twijnstra en Gudde . Daarnaast worden de mijlpalen weergegeven die horen bij de verschillenden fasen. 4.1

Fasering

Er wordt projectmatig gewerkt. Het project is namelijk gebaseerd op de volgende drie elementen: • fasering; • integrale beheersing van de beheersaspecten als tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie; • gestructureerde besluitvorming. De reden dat we voor projectmatig werken gekozen hebben, is dat het project uit fasen bestaat. Iedere fase wordt afgesloten met een document waardoor het eindresultaat van het project concreter wordt. 1. Initiatieffase Gesprek met de opdrachtgever over het project en de aanpak daarvan. De eerste schets van het probleem wordt duidelijk. 2. Definitiefase In deze fase wordt het concept projectplan inclusief onderzoeksplan geschreven met hierin het projectresultaat. De omschrijving van het projectresultaat in dit projectplan zal door de opdrachtgever goedgekeurd en vastgesteld moeten worden. Ook wordt er in deze fase een diagnose gemaakt van organisatie. 3. Ontwerpfase Alvorens het onderzoek daadwerkelijk start, wordt het projectplan en organisatiediagnose indien nodig verbeterd. Tevens wordt er een inventarisatie naar de huidige situatie van de vestigingen in Regio Zuid-West gedaan. Hierin gaat het vooral om de feitelijke gegevens (o.a. structuur, aantal afdelingen/medewerkers etc.) per vestiging in kaart te brengen. 4. Voorbereidingsfase In deze fase start het daadwerkelijke onderzoek. De adviseurs starten met een bronnenonderzoek naar de relevante aspecten uit het huisvestingsbeleid. Daarnaast zal een literatuuronderzoek uitgevoerd worden naar de laatste trends en ontwikkelingen en de wet en regelgeving wat betreft Arbo. Tevens zullen de adviseurs in deze fase veldonderzoek verrichten, zij zullen één of meerdere bedrijven bezoeken waar ze een nieuw kantoorconcept hebben geïmplementeerd. De volgende stap is het afnemen van enquêtes om er achter te komen welk kantoorconcept past bij de toekomstige gebruikers van het Heijmanshuis en welke faciliteiten hierbij nodig zijn. Daarna zullen de adviseurs interviews houden met geënquêteerden. Door middel van deze interviews willen de adviseurs meer inzicht krijgen in de specifieke behoeften van de toekomstige gebruikers. 5. Realisatiefase Een advies opstellen voor een nieuw inrichtingsconcept ten behoeve van het nieuwe Heijmanshuis te Capelle a/d IJssel. 6. Nazorgfase In deze fase wordt het advies gepresenteerd en zal het project worden overgedragen. Tevens wordt het eindrapport en het procesverslag geschreven.

#$ % &'

'

$ &


( )

*

$

+% ,

! !

"

Datum

19 maart 2007

Kenmerk

Projectplan

Pagina

11 van 24

4.2

Mijlpalen

Elke fase mondt uit in mijlpalen. De volgende mijlpalen kunnen per fase worden opgesteld: Fase 1 Fase 2 Fase 3

Fase 4 Fase 5 Fase 6

Projectvoorstel (week 47) Concept projectplan inclusief onderzoeksplan (Week 9) Concept organisatiediagnose (Week 9) Inventarisatie huidige situatie ( Week 12) Definitieve organisatiediagnose (Week 10) Definitief projectplan inclusief onderzoeksplan (Week 12) Antwoord op deelvragen en resultaten (Week 19) Adviesrapport (inrichtingsconcept) (Week 21) Presentatie advies (Week 22) Eindrapport (Week 23) Procesverslag (Week 23)


Datum

19 maart 2007

Kenmerk

Projectplan

Pagina

12 van 24

5

Activiteitenplanning

Fasen Initiatiefase

Kalenderweek Week 42 + week 44

Activiteit Gesprekken met Heijmans over de opdracht, later over projectvoorstel

Definitiefase

Week 6 t/m 8

Concept organisatiediagnose

Week 7 t/m 9

Opstellen concept projectplan inclusief onderzoeksplan

Week 9

Definitieve organisatiediagnose

Week 10 en 11

Inventarisatie onderzoekspopulatie

Week 10 t/m 12

Definitief projectplan inclusief onderzoeksplan

Week 11 en 12

Literatuuronderzoek

Week 12 en 13

Veldonderzoek

Week 13 t/m 16

Enquête

Week 15 t/m 18

Interviews

Realisatiefase

Week 19 t/m 21

Adviesrapport

Nazorgfase

Week 22

Presentatie advies

Week 21 t/m 23

Eindrapport

Week 23

Procesverslag

Week 23

Nabespreking/evaluatie project

Ontwerpfase

Voorbereidingsfase

Als bijlage is een uitgebreide projectplanning toegevoegd.


Datum

19 maart 2007

Kenmerk

Projectplan

Pagina

13 van 24

6 6.1

Eisen, verwachtingen en randvoorwaarden Eisen en verwachtingen opdrachtgever

Aan het project zijn eisen gesteld die gelden voor de mate waarin projectmatig wordt gewerkt. Aan de volgende eisen en verwachtingen dienen te worden voldaan: Organisatie De organisatie van en betrokkenen bij het project worden beschreven in hoofdstuk 8 projectorganisatie. Tijd In de periode van 1 februari tot en met 6 juni zal aan het project “Het Heijmanshuis: Fascinerend faciliterend, een plek waar het bruist van synergie!” gewerkt worden. Voor een opsomming van de activiteiten die in deze periode verricht worden verwijzen we naar hoofdstuk 5. Geld In hoofdstuk 10 is de begroting van het project weergegeven. Hierin staan alle kosten vermeld voor de uitvoering van het project. Kwaliteit De vraag- en projectdoelstelling staan vermeld in hoofdstuk 3. De verwachtingen van de opdrachtgever is dat er aan het eind van het project aan deze doelstellingen is voldaan. Daarnaast is in hoofdstuk 7 de begrenzing en specificatie van de output weergegeven. Informatie en communicatie Hoofdstuk 9 geeft een overzicht van de verschillende partijen die bij het project betrokken zijn. Met deze partijen dient tijdens het traject gecommuniceerd te worden. Daarnaast kunnen zij de adviseurs voorzien van informatie. 6.2

Randvoorwaarden

De volgende randvoorwaarden zijn aan het project gesteld: Er dienen twee werkplekken beschikbaar te zijn voorzien van een computer; Adviseurs dienen toegang te hebben tot relevante documenten; Adviseurs dienen medewerkers te kunnen benaderen voor informatie; Adviseurs hebben de mogelijkheden werkzaamheden te observeren; Heijmans N.V. dient projectmatig werken te steunen; Er dient sprake te zijn van onderling vertrouwen tussen betrokkenen; Adviseurs dienen zonder voortdurende instemming te hoeven vragen hun werk te kunnen doen; Controle en verantwoording dienen te worden afgestemd met de opdrachtgever; Adviseurs dienen bereid te zijn actief verantwoording af te leggen over hun werk; Acties en projecten moeten draagvlak hebben; Verantwoordingslijnen moeten helder en eenduidig zijn; Ieder kent zijn of haar verantwoordelijkheden; 10 Het evalueren van projecten moet structureel inhoud krijgen.

10

Bron: http://pm3.markensteijn.com/succes.html


Datum

19 maart 2007

Kenmerk

Projectplan

Pagina

14 van 24

7

Begrenzing en specificatie van de output

In dit hoofdstuk is de begrenzing van het project en de specificatie van de output beschreven. 7.1

Hoe ver gaat het project?

Het project “Het Heijmanshuis, Fascinerend faciliterend, een plek waar het bruist van synergie!” heeft als projectresultaat een advies over het inrichtingsconcept van het kantoorgebouw. De Stuurgroep Concern Huisvesting zal uiteindelijk bepalen of het project daadwerkelijk geïmplementeerd zal worden. 7.2

Hoe breed gaat het project?

Het project “Het Heijmanshuis: Fascinerend faciliterend, een plek waar het bruist van synergie!” wordt organisatiebreed uitgevoerd. Indien dit advies toepasbaar wordt bevonden, zal dit advies ook worden doorgevoerd bij de overige Heijmanshuizen die in de toekomst landelijk zullen worden gerealiseerd. 7.3

Specificatie van de output

Tijdens het onderzoek worden er een aantal tussen- en eindrapporten geproduceerd. Hieronder is een opsomming gegeven van deze rapporten, tevens wordt vermeldt voor wie deze rapporten bestemd zijn. Projectvoorstel: - Hogeschool van Arnhem en Nijmegen, Academie Diedenoort - Heijmans N.V. Organisatiediagnose: - Hogeschool van Arnhem en Nijmegen, Academie Diedenoort - Heijmans N.V. Projectplan inclusief onderzoeksplan: - Hogeschool van Arnhem en Nijmegen, Academie Diedenoort - Heijmans N.V. Enquête: - Hogeschool van Arnhem en Nijmegen, Academie Diedenoort - Heijmans N.V. Adviesrapport (Inrichtingsconcept): - Hogeschool van Arnhem en Nijmegen, Academie Diedenoort - Heijmans N.V. Presentatie advies: - Heijmans N.V. Eindrapport: - Hogeschool van Arnhem en Nijmegen, Academie Diedenoort - Heijmans N.V. Procesverslag: - Hogeschool van Arnhem en Nijmegen, Academie Diedenoort


Datum

19 maart 2007

Kenmerk

Projectplan

Pagina

15 van 24

8

Projectorganisatie

In dit hoofdstuk staat de projectorganisatie van het project beschreven. De adviseurs die het onderzoek betreffende de inrichting van Heijmanshuis in Capelle a/d IJssel uitvoeren zijn: Mevrouw D. Giesberts De heer R. Tielen De taak van de adviseurs is een onderzoek uit te voeren, dat een inrichtingsconcept oplevert dat voldoet aan de doelstellingen die door Heijmans N.V. gesteld zijn. De adviseurs zijn verantwoordelijk voor het eindresultaat. De betrokkenen hebben als taak voldoende informatie en hulp te verschaffen aan de adviseurs zodat zij het onderzoek naar behoren uit kunnen voeren. De heer J. Jochems, Bedrijfsleider Heijmans Facilitair Bedrijf, is namens Heijmans N.V. de opdrachtgever. De heer B. v/d Aa, Hoofd Bedrijfsbureau, is als Hoofd Bedrijfsbureau verantwoordelijk voor de aanwezigheid van alle faciliteiten in het Heijmanshuis te Capelle a/d IJssel. De heer B. v/d Aa is vanuit Heijmans N.V. de begeleider van de adviseurs en zal hun begeleiden, adviseren en ondersteunen bij de voortgang van het project “Het Heijmanshuis: Fascinerend faciliterend, een plek waar het bruist van synergie!”. Hij zal tevens de tussenrapporten en het eindrapport van dit project beoordelen. Stuurgroep Concern Huisvesting De Stuurgroep Concern Huisvesting zal uiteindelijk bepalen of het project “Het Heijmanshuis: Fascinerend faciliterend, een plek waar het bruist van synergie!” geïmplementeerd zal worden. In deze stuurgroep zitten de volgende partijen/personen: • De heer J. v/d Hoven, lid van de Raad van Bestuur, portefeuille Facilitair Bedrijf • Divisiedirecteur van iedere divisie met huisvesting in de portefeuille • De heer M. van Hutten, directeur Facilitair Bedrijf • De heer J. Jochems, bedrijfsleider Heijmans Facilitair Bedrijf Betrokkenen Naast Stuurgroep Concern Huisvesting zijn er nog verschillende partijen betrokken bij het project “Het Heijmanshuis: Fascinerend faciliterend, een plek waar het bruist van synergie!”. Dit zijn de volgende partijen: • Vestigingsleiders/verantwoordelijken van de vestigingen die het nieuwe Heijmanshuis in Capelle a/d IJssel gaan bewonen. Deze vestigingsleiders/verantwoordelijken zullen tijdens het onderzoek geïnterviewd worden door de adviseurs. • Medewerkers Heijmans regio Zuid-West. Er zal een bepaald aantal medewerkers geïnterviewd worden in het belang van het onderzoek. • De heer E. Sorbi, docentbegeleider vanuit de Hogeschool Arnhem & Nijmegen, Academie Diedenoort Facility Management. Hij is de contactpersoon vanuit de hogeschool van Arnhem en Nijmegen voor de adviseurs. Zijn taak is om de adviseurs te begeleiden, te ondersteunen en eventueel te adviseren tijdens het afstuderen.


Datum

19 maart 2007

Kenmerk

Projectplan

Pagina

16 van 24

9

Informatie en communicatie

Het project kent verschillende betrokkenen en belanghebbenden, die ieder op verschillende tijdstippen geïnformeerd dienen te worden over belangrijke onderwerpen. Doelgroepen

Communicatie middel

Beoogd effect

Centrale boodschap

Timing

Overleg

Informatie verzamelen en beoordelen

Organisatie diagnose en Projectplan

Week 8 t/m 10

Hoofd Bedrijfsbureau De heer B. v/d Aa

Overleg

Informatie verzamelen en beoordelen

Projectplan en projectvoortgang

Vanaf week 10 wekelijks

Burgers Ergon Rotterdam

Inventarisatie

Informatie verzamelen

Huidige situatie

Week 10 en 11

Interview


Uitvoering onderzoek

Week 17 en 18

Inventarisatie


Huidige situatie

Week 10 en 11

Interview



Week 17 en 18

Inventarisatie


Huidige situatie

Week 10 en 11

Enquête



Week 13 t/m 16

Interview

Informatie verzamelen Informatie verzamelen

Uitvoering onderzoek Huidige situatie

Week 17 en 18 Week 10 en 11

Enquête



Week 13 t/m 16

Interview



Week 17 en 18

Intern Bedrijfsleider HFB De heer J. Jochems

Burgers Ergon Gorinchem

Heijmans Infra, wegenbouw, regio Barendrecht

Heijmans Infra, Techniek & Mobiliteit, Nieuwerkerk a/d IJssel


Inventarisatie

Datum

19 maart 2007

Kenmerk

Projectplan

Pagina

17 van 24

Heijmans Bouw, Capelle a/d IJssel

Heijmans Vastgoed, regio West, Capelle a/d IJssel

Arbo Service Centrum, regio West, Capelle a/d IJssel

Stuurgroep Concern Huisvesting Extern Afstudeerbegeleider de heer E. Sorbi


Inventarisatie


Huidige situatie

Week 10 en 11

Enquête



Week 13 t/m 16

Interview



Week 17 en 18

Inventarisatie


Huidige situatie

Week 10 en 11

Enquête



Week 13 t/m 16

Interview



Week 17 en 18

Inventarisatie


Huidige situatie

Week 10 en 11

Interview



Week 17 en 18

Presentatie

Informeren

Project presentatie

Week 22

Afspraak

Informeren

Aanvang afstuderen

Week 8

Afspraak

Bespreken en beoordelen

Projectplan Organisatie diagnose

Week 10

E-mail


Projectplan

Week 11

Bezoek Heijmans


Projectplan

Week 12

E-mail


Projectvoortgang

Week 14, 16, 18, 20, 22 en 23

Eindgesprek

Beoordelen

Afstuderen, rapportage etc.

Week 26

Datum

19 maart 2007

Kenmerk

Projectplan

Pagina

18 van 24

10 Begroting In dit hoofdstuk is de begroting opgemaakt voor het project. De kostensoorten “Verstrekken van ruimten, benodigdheden en hulpmiddelen en ICT” zijn berekend met behulp van de facilitaire kengetallen van de internetsite www.facana.nl. Begroting 21 februari 2008 Kosten soort Kilometerdeclaratie Verstrekken van ruimten, benodigdheden en hulpmiddelen ICT Personele kosten Onvoorzien

Kosten in euro’s € 826,56 € 490,88 € 1845,82 € 4599,00 € 776,23

Totaal

€ 8538,49

Kilometerdeclaratie Hieronder vallen de reiskosten die gemaakt zullen worden om locaties buiten Heijmans Facilitair Bedrijf Concern Huisvesting te Rosmalen te bezoeken. 11

De kosten worden op de volgende manier berekend : Kosten bedrijfsauto per dag/km inclusief 100km = € 20,50 excl. brandstof en BTW Brandstofkosten/km = € 0,095 Per meerkilometer = € 0,075 Gemiddeld aantal km bezoeken: 155 km per bezoek Standaardkosten bedrijfsauto per dag = € 20,50 excl. brandstof en BTW Kosten brandstof = 155km x € 0,095 = € 14,73 Kosten meerkilometers = 55km x € 0,075 = € 4,13 Totale kosten per bezoek (gem. 155 km): € 20,50 + € 14,73 + € 4,13 = € 39,36 De adviseurs bezoeken zeven vestigingen. Deze zullen drie maal bezocht worden. Totale kosten alle bezoeken: 7 vestigingen x 3 bezoeken = 21 21 x € 39,36 = € 826,56 exclusief BTW Verstrekken van ruimte, benodigdheden en hulpmidden Het verstrekken van ruimte, benodigdheden en hulpmiddelen bevat de werkplekken, vergaderplekken, bijzondere ruimten en informele ontmoetingsplekken. Daarnaast vallen de 12 kantoorartikelen, groenvoorziening, kunst, bewegwijzering en kleding hieronder . Gemiddeld € 654,50 per jaar per werkplek. € 654,50 / 12 maanden * 4,5 maand = € 245,44 * 2 werkplekken = € 490,88 exclusief BTW. (prijspeil 2006)

11 12

Bron: Dhr. Jan van Elderen, leasecoördinator Wagenpark Bron: www.facana.nl


Datum

19 maart 2007

Kenmerk

Projectplan

Pagina

19 van 24

ICT Onder ICT voorzieningen vallen alle voorzieningen met betrekking tot de" interne en externe infrastructuur" en "hardware en software". Externe infrastructuur betreft het gebruik (abonnementskosten) van de externe infrastructuur op publiekelijk terrein. De externe infrastructuur eindigt bij de buitendeur. Kosten kunnen zowel voor eigen gebruik als voor gebruik derden zijn. De interne infrastructuur betreft alle activiteiten, diensten en middelen gericht op het transporteren van de spraak- en datasignalen, dit kan zowel draadgebonden als draadloos. Hardware zijn alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het beschikbaar stellen van de fysieke apparatuur die o.a. nodig is voor data- en telecommunicatie. Software zijn alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op alle softwarematige middelen om de hardware apparatuur te laten werken. Daarnaast vallen ook alle activiteiten, middelen en diensten die gericht zijn op het ondersteunen van ICT hieronder. 5

Gemiddeld € 2.461,10 per jaar per werkplek. € 2.461,10 / 12 maanden * 4,5 maanden = € 922,91 * 2 werkplekken = € 1.845,82 exclusief BTW 13 (prijspeil 2006) Personele kosten Onder de personele kosten vallen de vergoedingen die de afstudeerders gedurende 4,5 maand betaald krijgen. Bruto vergoeding per maand = € 511,00 Totaal = € 511,00 * 4,5 maand = € 2.299,50 * 2 personen = € 4.599,00 inclusief BTW. Onvoorzien Er wordt in de begroting een post onvoorzien meegenomen. Hiervoor hebben we 10% van de kosten genomen. Totale kosten = € 826,56 + € 490,88 + € 1.845,82 + € 4599,00 = € 7762,26 10% van € 7762,26 = € 776,23 inclusief BTW.

13

Bron: www.facana.nl


Datum

19 maart 2007

Kenmerk

Projectplan

Pagina

20 van 24

Bijlage: Projectplanning De bijlage “Projectplanning” is als apart document op de cd-rom te vinden.


Datum

19 maart 2007

Kenmerk

Projectplan

Pagina

21 van 24


Datum

19 maart 2007

Kenmerk

Projectplan

Pagina

22 van 24


Datum

19 maart 2007

Kenmerk

Projectplan

Pagina

23 van 24


Datum

19 maart 2007

Kenmerk

Projectplan

Pagina

24 van 24

Bronvermelding Schriftelijke interne documenten: - Voorlopige technische omschrijving, kantoorgebouwen A en B (Heijmanshuis), Fascinatio Boulevard, Capelle aan den IJssel, 7 oktober 2007 - Heijmans interne gids 2007, Het is geel en… weet elkaar te vinden - Vertaling Beleidsplan 2008, Heijmans Facilitair Bedrijf, Concern Huisvesting - Intern document, Heijmanshuis Regio Zuid-West, presentatie - Programma van Eisen Heijmanshuis, Fascinatio Boulevard, Capelle a/d IJssel Overige schriftelijke documenten: - Handleiding Voorbereiding & Uitvoering Afstudeerproject, Academie Diedenoort, Nijmegen, 2007 - 2008 - Werkboek onderzoek, Hogeschool Diedenoort, J.W. Godding, Academie Diedenoort, Nijmegen, 2005 e - Drs. G.W.A. Maas en Drs. J.W. Pleunis, 4 oplage 2003, Facility Management Strategie en bedrijfsvoering van de facilitaire organisatie, Kluwer Alphen aan den Rijn / Diegem Websites: Mondeling: -

www.heijmans.nl www.facana.nl www.anwb.nl http://pm3.markensteijn.com/succes.html

Dhr. Jan Jochems, Bedrijfsleider Heijmans Facilitair Bedrijf Dhr. Ben v/d Aa, Hoofd Bedrijfsbureau Dhr. Jan van Elderen, leasecoördinator Wagenpark Dhr. Ewald Sorbi, docentbegeleider Hogeschool Arnhem & Nijmegen, Academie Diedenoort Facility Management


Colofon. Projectplan. Het Heijmanshuis: Fascinerend faciliterend, een plek waar het bruist van synergie!

Recommend Documents