Projectplan
Projectnaam:
Duurzame Openbare Verlichting: Donker waar het kan, verlichten waar het moet!
Ambtelijk opdrachtgever:
Roel ter Horst
Bestuurlijk opdrachtgever:
Bert Homan
Inhoud: 1.
Inleiding
2.
Doel en resultaten
3.
Fasering en aanpak
4.
Organisatie en procedures
5.
Kosten en baten
6.
Specifieke plannen a.
Omgevingsanalyse
b.
Communicatieplan
c.
Risicoparagraaf
Bijlagen 1. Planning
Dit projectplan is goedgekeurd door: Ambtelijk opdrachtgever Roel ter Horst 22 oktober 2012 Bestuurlijk opdrachtgever Bert Homan 22 oktober 2012 Projectleider Annemarie ter Schure Paul Witmer
2
1. Inleiding
Verspreid over de gemeente Utrechtse Heuvelrug staan 8380 masten met daaraan 8560 lampen (armaturen). In totaal zijn er ongeveer 65 verschillende soorten armaturen: van grote energieslurpers tot moderne led-armaturen. Helaas is een groot deel inmiddels sterk verouderd. Uitgaande van een technische afschrijvingstermijn van 30 jaar voor lichtmasten en 15 jaar voor armaturen, blijkt circa 38% van de masten en 66% van de armaturen te zijn afgeschreven. Een groot gedeelte is aan vervanging toe en mede daardoor treden er regelmatig storingen op. Sinds de herindeling heeft de gemeente geen beleid voor de openbare verlichting opgesteld. De huidige vervanging van de openbare verlichting vindt plaats op basis van diverse documenten van de vorige gemeenten en het CityTec contract. Zeker nu we het beheer van het verlichtingsareaal van CityTec overnemen is een beleid voor de verlichting onontbeerlijk.
2. Doel en resultaten Doel: Het opstellen van beleid voor de openbare verlichting, volgens het principe: donker waar het kan, verlichten waar het moet. Resultaten: -
Een pilotproject in Kom Noord in Doorn, bestaande uit meerdere straten met ledverlichting Nota van Uitgangspunten, vastgesteld door de Raad Openbare verlichtingsplan en beheerplan. Deze zijn noodzakelijk onderdeel van dit project, aangezien zij input leveren voor de financiële onderbouwing van het beleidsplan. Een beleidsrapport, bestaande uit: - De gewenste verlichting voor de openbare ruimte van de gemeente - Het beheer en onderhoud van de openbare verlichting - Het netbeheer - (criteria voor ) masten en armaturen - Financiën
Randvoorwaarden: Voor de uitvoering van het beleid wordt een budget geraamd en in het beleidsplan opgenomen. Als we in 2014 tot realisatie over willen gaan, moet in de Kadernota voor 2014 een bedrag worden opgenomen, zonder dat daar een vastgesteld beleidsplan aan ten grondslag ligt. De raad dient geld beschikbaar te stellen voor de afkoopsom van het verlichtingsareaal.
3
Tot het projectresultaat behoort niet: - Het afkopen van de overeenkomst met CityTec - De aanbesteding van de werkzaamheden - De uitvoering van het beleidsplan Deze worden voor de volledigheid echter wel in de tijdsplanning weergegeven.
3. Fasering en aanpak Voorbereiding Voor het opstellen van een beleidsplan openbare verlichting is veel informatie nodig. Het gaat onder andere om kennis van de huidig verlichtingsareaal, de wet en regelgeving en de recente ontwikkelingen in het openbare verlichtingsveld. Tevens zijn de verlichtingsprincipes voor de pilot (zie onder) opgesteld met de ambtelijke projectgroep en besproken met het verkeersberaad en het natuurberaad. Pilot Openbare Verlichting In 2012 start in Doorn een pilot voor de openbare verlichting. Het hoofddoel van de pilot is om te onderzoeken wat de minimale verlichting is, die voor de gebruikers van de omgeving acceptabel is. Eén variant zal daarbij overeenkomen met de landelijke richtlijn voor de openbare verlichting (ROVL), de overige twee varianten geven elk een lagere verlichting. Daarnaast worden de volgende variabelen onderzocht: de mastafstand, lichtsterkte, lichtkleur en toe te passen materialen (lichtmasten en armaturen). De pilot wordt opgesteld in enkele straten in Kom Noord in Doorn, waar onlangs ondeugdelijke armaturen zijn geplaatst, die vervangen dienen te worden. Het betreft enkele woonstraten, maar ook een wijkontsluitingsweg (Amersfoortseweg) en een deel van de winkelstraat. Alle straten raken elkaar, zodat de verschillende varianten gemakkelijk met elkaar kunnen worden vergeleken. De pilot wordt uitgevoerd door De Kruijter Openbare Verlichting. Dit bureau zal een verlichtingsplan opstellen voor de pilot en de uitvoering begeleiden. Communicatie Om het pilotproject en de participatiemogelijkheden onder de aandacht van de bewoners te brengen zullen artikelen in de plaatselijke en regionale kranten worden geplaatst. Bovendien worden langs de straten A0-borden geplaatst over de pilot. Ook op de website van de gemeente wordt uitgebreid aandacht aan de pilot besteed en wordt een enquête geplaatst. Excursie voor de raad Voor de raad wordt een excursie georganiseerd naar het pilotproject. Hierbij zullen ze worden geïnformeerd over de te nemen keuzes en wordt hen advies hieromtrent gevraagd. Belangengroepen Rond de pilot zullen bijeenkomsten worden georganiseerd voor de belangengroepen in de gemeente, die ook maar enigszins te maken hebben met openbare verlichting. Zij zullen worden geïnformeerd over de uitgangspunten en een excursie krijgen naar de pilot. Vervolgens wordt hun advies gevraagd over de vraag welke verlichting zij nog acceptabel vinden.
4
Bewonersparticipatie De bewoners van het pilotgebied zullen vooraf met een brief worden geïnformeerd over de pilot. Hierin zullen ze ook worden uitgenodigd om de bewonersavonden te bezoeken. Ook zal er voor hen een direct aanspreekpunt binnen de organisatie worden geregeld. Voor en na afloop van de pilot zullen de bewoners een uitgebreide enquête ontvangen over hun beleving van de verlichting. Daarnaast zullen de bewoners van de hele gemeente worden betrokken bij de pilot. Er zullen bewonersavonden, inclusief een excursie, worden georganiseerd voor Amerongen/Leersum, Driebergen, voor Maarn/Maarsbergen/Overberg en Doorn. Hier zullen de deelnemers uitleg krijgen over de verlichting en de te nemen keuzes. Hierbij zal hen met name worden gevraagd, wat volgens hen de minimale verlichting is, die zij nog acceptabel vinden. In het kader van de participatieladder krijgen de bewoners een adviesrol. Nota van uitgangspunten In de Nota van Uitgangspunten zullen de beleidsuitgangspunten voor de openbare verlichting worden toegelicht. In de nota zullen enkele essentiële keuzes opgenomen, die we aan de raad willen voorleggen, zoals de verlichtingsprincipes, het netbeheer en de fasering van de uitvoering. De financiële consequenties worden in dit stadium met kentallen berekend. Opstellen verlichtingsplan en beheerplan Aan de hand van de keuzes die de raad heeft gemaakt bij de Nota van Uitgangspunten wordt een verlichtingsplan en een beheerplan opgesteld. In het verlichtingsplan wordt bepaald waar nieuwe masten en armaturen moeten worden geplaatst, in het beheerplan staat aangegeven op welke manier de aanwezige masten en armaturen moeten worden onderhouden. Deze plannen vormen input voor het uiteindelijke beleidsrapport. Opstellen rapport De uitgangspunten, de ervaringen met de pilots en het bewonersadvies worden vervolgens uitgewerkt tot een rapport. Het conceptrapport zal aan het groenberaad en het verkeersberaad worden voorgelegd. Vervolgens zal het ter vaststelling aan het college en de raad worden voorgelegd.
Nr. Benaming fase 1. Definitie
2.
3.
Voorbereiding
Uitvoering
Activiteiten - Samenstellen projectteam - Opstellen en goedkeuring projectplan - Inventarisatie gegevens huidige situatie - Inventarisatie wet en regelgeving - Inventarisatie huidige trends en technieken - Keuze uitgangspunten voor de pilot - Realisatie pilot openbare verlichting - Bijeenkomst projectgroep
5
Resultaat - goedgekeurd projectplan
Datum gereed Oktober 2012
- Benodigde informatie
Oktober 2012
-Pilotproject
December 2012
- Reacties derden
- Bijeenkomsten groen- en verkeerberaad - Voorbereiden communicatie
4.
Borging en overdracht
5.
Afronding
6.
Evaluatie
- 4 Excursies voor bewoners en media - Excursie voor de raad - Excursie voor belangengroepen - Vaststelling Nota van uitgangspunten - Opstellen beheer en verlichtingsplan - Opstellen rapport (schema) - Besluitvorming college - Besluitvorming raad - Aanbesteding - Overdracht van het projectresultaat aan de lijnorganisatie - completeren en schonen projectdossier - opstellen financiële verantwoording project - ontbinden projectgroep - uitvoeren van een evaluatie met (ambt.) opdrachtgever en projectgroep over het verloop van het project op de GOKIT factoren1
-Artikelen in krant, posters langs de weg, enquête, website
Oktober /november 2012
- excursies naar pilot
Januari 2013 Januari 2013
-Nota van uitgangspunten -Beheer- en verlichtingsplan - Beleidsplan OVL
- ondertekend overdrachtsdocument - compleet en opgeschoond projectdossier - financiële zaken verwerkt in de systemen - evaluatierapport met bevindingen en lessen voor de toekomst
4. Organisatie en procedures 4.1 organogram Bestuurlijk opdrachtgever - Bert Homan Ambtelijk opdrachtgever - Roel ter Horst
1
De projectbeheersingsfactoren Geld, Organisatie, Kwaliteit, Informatie en Tijd
6
28 februari 2013
Jan-maart 2013 Maart 2013 Mei 2013 September 2013 Juni 2013
Juli 2013
September 2013
Projectorganisatie - Annemarie ter Schure, beleidsmedewerker(RO) - Paul Witmer, cluster coordinator civiel (OR) Interne betrokkenen De projectorganisatie wordt afhankelijk van de fase waarin het project zich bevindt, aangevuld met interne deskundigen, bijvoorbeeld: - Edwin Thoen, Verkeer - Paul Minken, Natuur - Martijn Simons, Sociale Veiligheid - Marijke van den Heuvel, Cultuurhistorie - Marjan Tijs, Stedenbouw - Harry van Dijk, Wijkregisseur - Arjan van Wijngaarden, Wijkbeheer - Gerjan Westendorp, Realisatie - Erica Klarenbeek, Communicatie
4.2 Beslissers Bestuurlijk opdrachtgever Afhankelijk van het stadium waarin het project zich bevindt, zal maandelijks overleg plaatsvinden tussen Bert Homan en de projectorganisatie. Ambtelijk opdrachtgever Afhankelijk van het stadium waarin het project zich bevindt, vindt maandelijks overleg plaats tussen Roel ter Horst en de projectorganisatie. Het college van B&W De Nota van Uitgangspunten en het beleidsplan zullen aan het college ter goedkeuring worden voorgelegd. Raad De raad zal worden uitgenodigd voor een excursie naar het pilotproject. In de Nota van Uitgangspunten zullen enkele essentiële keuzes aan de raad worden voorgelegd. Het definitieve rapport zal uiteindelijk aan de raad ter vaststelling worden voorgelegd.
4.3 rapportages Nota van uitgangspunten Beleidsplan openbare verlichting
7
5. Kosten en baten
Nr.
Fase
1. 2. 3.
Definitie Voorbereiding Uitvoering Pilot - Realisatie pilot - Onderzoek Uren - projectleiding - Stedenbouw - Natuur - Veiligheid - Verkeer - Financiën - Wijkregie - Wijkbeheer - Communicatie - Cultuurhistor
Kosten uren Kosten intern extern
25.000 6.000
Overige kosten
Totale kosten
Begrotingsjaar
60.000
85.000
2012
700 16 16 16 16 40 16 16 25 16
2013
2013 Communicatie - Ontwerp posters - Drukwerk posters - Publicatie gemeentenieuws - Bus excursies - Zaal en catering Plannen - OVplan /beheerplan 4 t/m
Borging t/m evaluatie
10
Totaal kosten
887
300
300
500
500
250
250
1.500
1.500
2.500
2.500
60.000
60.000
6. 96.050
60.000
156.050
De kosten van € 60.000,- voor het opzetten van de pilot worden gedekt uit het krediet A210101 Openbare Verlichting. Alle overige kosten (€96.000,-) worden gedekt uit de exploitatiebegroting van 2012 en 2013, kostenplaats 62100100 Openbare Verlichting. Aangezien het contract met CityTec opgezegd is, betalen we geen leasekosten meer. Het vrijvallende budget van circa € 290.000,-(op
8
jaarbasis vanaf 2013) is nodig voor de dekking van de nog te bepalen overnamesom van het huidige lichtmasten areaal en kan gedeeltelijk ingezet worden voor de kostendekking van dit project. In de Nota van Uitgangspunten zal de vervangingssnelheid voor de realisatie van het beleid en de bijbehorende financiën worden bepaald. Om de uitvoering van de vervangingen in 2014 te kunnen realiseren dienen op basis van deze Nota Uitgangspunten extra benodigde middelen in de Kadernota 2014 e.v. te worden opgevoerd. Het vervangingstempo is hiervan afhankelijk. Het beleidsplan zal naar verwachting in mei 2013 aan de raad ter vaststelling worden voorgelegd.
6. Specifieke plannen a. Omgevingsanalyse De gemeente heeft tot 1 januari 2012 de openbare verlichting geleased van CityTec. De exploitatie (beheer, onderhoud, vervanging en levering van energie) is geheel in handen van één marktpartij, CityTec. Omdat het lease-contract relatief hoge kosten met zich mee brengt en het contract op verschillende onderdelen, met name dienstverlening, milieu en duurzaamheid de nodige tekortkomingen kent en het onvoldoende mogelijkheden biedt om de gemeentelijke doelstellingen op dit vlak op korte termijn te verwezenlijken is de overeenkomst met CityTec per 1 januari 2012 opgezegd. In 2011 zijn wij gestart met de oriëntatie op het omvormen van de sterk verouderde openbare verlichting tot een modern, duurzaam en energiezuinig verlichtingsareaal. Enige tijd terug zijn het college en de raad reeds over dit plan van aanpak en de voortgang van de activiteiten geïnformeerd. b. Communicatieplan Er zullen bijeenkomsten worden georganiseerd met het Groenberaad en verkeersberaad in de verschillende fasen van het project: zowel bij het vaststellen van de uitgangspunten als bij het opstellen van het conceptrapport. Daarnaast zal publiciteit aan het project worden besteed door middel van publicaties in het gemeentenieuws en middels straatborden langs de weg. De bewonersparticipatie zal vooral worden georganiseerd rondom het pilotproject. Zodra de pilots zijn gerealiseerd zullen er vanuit de verschillende dorpen drie excursies worden georganiseerd. Deze excursies starten met een presentatie in één van de dorpen, waarna er met een bus een bezoek zal worden gebracht aan het pilotproject. De excursies worden georganiseerd voor Amerongen en Leersum, Maarn, Maarsbergen en Overberg, voor. Driebergen en voor Doorn. Daarnaast wordt één bijeenkomst georganiseerd voor de belangengroepen in de gemeente. Door middel van een enquête formulier vragen wij de bewoners en gebruikers advies over welke verlichtingsvariant zij nog acceptabel vinden. Voor de inwoners van het pilotproject wordt een apart traject uitgezet. Zij worden van tevoren uitgebreid met een brief geïnformeerd over de gevolgen van de pilot en worden uitgenodigd voor de
9
excursies. Voor en tijdens de uitvoering van de pilot zullen zij worden geënquêteerd. Ook zal er voor hen tijdens de looptijd van het project een apart aanspreekpunt worden aangewezen. c. Risicoparagraaf Omschrijving
Gevolg (groot, middel, klein)
Indien de raad geen budget beschikbaar stelt voor de afkoopsom van de openbare verlichting ontstaat een patstelling, wat de uitvoering van het beleidsplan wellicht nadelig kan beïnvloeden. Pilot wekt verwachtingen op bij de Middel bevolking. Die verwachtingen kunnen niet worden waargemaakt indien de bezuinigingsopgave wordt doorgezet. Het nieuwe beleid is erop gericht bestaande verlichting te vervangen. Het straatbeeld en de mate van verlichting kan hierdoor veranderen. Dit kan weerstand oproepen bij de gebruikers van de omgeving, wat mogelijk tot een vertraging van het proces kan leiden. Op dit moment hebben we weinig inzicht in Middel de kwaliteit van de kabels in beheer van de Stedin. Dit zou mogelijk invloed kunnen hebben op de uitvoering van het beleid. Lichtmasten moeten aangesloten worden op Middel het net van Stedin. Akkoord en aansluiten van de masten door Stedin kan langer gaan duren dan de aangenomen termijn. Waardoor vertraging in de pilot kan optreden.
Te nemen maatregel
De raad overtuigen van de noodzaak tot afkopen.
Bezuiniging is niet (volledig) te realiseren binnen de openbare verlichting. Deze dient elders in het programma te worden gezocht. Het opzetten van het pilotproject en veel zorg voor het participatietraject.
Duidelijke afspraken maken met Stedin over de te nemen maatregelen of een eigen kabelnet opzetten. We proberen de termijn te halen door te werken met een gecertificeerde aannemer.
d. Juridische paragraaf Voor het opstellen van een beleidsplan en voor de openbare verlichting is geen wettelijke verplichting.
10
