Adviesrapport. Het Heijmanshuis: Fascinerend faciliterend, een plek waar het bruist van synergie!

Adviesrapport Het Heijmanshuis: Fascinerend faciliterend, een plek waar het bruist van synergie!

Auteur

D. Giesberts & R. Tielen

Verificatie

D. Giesberts & R. Tielen

Autorisatie

J. Jochems & B. van der Aa

Kenmerk

Adviesrapport

Datum

2 juni 2008

Status

Definitief

Heijmans Facilitair Bedrijf B.V. • Graafsebaan 3, 5248 JR Rosmalen • Postbus 198, 5240 AD Rosmalen • Nederland Telefoon +31 (0)73 543 52 11 • Fax +31 (0)73 543 56 24 • www.heijmans.nl Niets van dit rapport en/of ontwerp mag worden vermenigvuldigd, openbaar gemaakt en/of overhandigd aan derden, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de samensteller.

Datum

2 juni 2008

Kenmerk

Adviesrapport

Pagina

2 van 27

Inhoudsopgave Samenvatting

3

1

Inleiding

4

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Kantoorconcept Combinatiekantoor Flexwerkplekken Concentratieruimten Ontmoetingsruimten Overige aandachtspunten

6 6 6 7 7 8

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11

Faciliteiten Vergaderruimten Audiovisuele middelen Digitalisering Pantry Kopieermachines/printers Bibliotheek Fitness Lockers Telefonie Laptop/desktop Netwerk

9 9 9 10 12 12 13 13 13 14 14 15

4 4.1 4.2 4.3

Relaties Relatieschema`s en vlekkenplannen Indeling werkmaatschappijen Arbo Service Centrum

16 16 17 17

5

Advies

18

Definities

21

Bijlage 1 Vlekkenplan Vastgoed

22

Bijlage 2 Vlekkenplan Bouw

23

Bijlage 3 Vlekkenplan Techniek & Mobiliteit

24

Bijlage 4 Vlekkenplan Wegenbouw

25

Bijlage 5 Visualisatie Servicecorner

26

Bronvermelding

27

Heijmans Facilitair Bedrijf B.V. Adviesrapport

Datum

2 juni 2008

Kenmerk

Adviesrapport

Pagina

3 van 27

Samenvatting Dit adviesrapport is geschreven in het kader van het afstudeerproject “Het Heijmanshuis: Fascinerend faciliterend, een plek waar het bruist van synergie!”. In dit adviesrapport wordt antwoord gegeven op de vraagstelling van het project, deze luidt als volgt: Welk inrichtingsconcept is nodig voor het Heijmanshuis te Capelle a/d IJssel om een effectieve en flexibele werkomgeving te creëren, zodat het aansluit op de behoeften van de toekomstige gebruikers, past bij het bestaande huisvestingsbeleid en dat het synergie en ontmoeting stimuleert? Deze vraagstelling wordt ondersteund door de volgende zeven deelvragen: 1. Welk kantoorconcept past bij de werkzaamheden van de toekomstige gebruikers van het Heijmanshuis? 2. Waar dienen afdelingen/werkmaatschappijen in het Heijmanshuis gesitueerd te worden om samenwerking te stimuleren? 3. Welke faciliteiten hebben de toekomstige gebruikers van het Heijmanshuis nodig om hun werkzaamheden uit te voeren? 4. Wat zijn de laatste trends en ontwikkelingen op het gebied van kantoorinrichting? 5. Welke aspecten uit het huisvestingsbeleid zijn van belang bij de kantoorinrichting van het Heijmanshuis in Capelle a/d IJssel? 6. Welke wet- en regelgeving wat betreft Arbo zijn van belang bij de kantoorinrichting van het Heijmanshuis in Capelle a/s IJssel? 7. Wat zijn ervaringen van andere bedrijven bij het creëren van een nieuwe werkomgeving? In het bijgevoegde onderzoeksrapport worden bovenstaande deelvragen beantwoordt om uiteindelijk in dit adviesrapport antwoord te kunnen geven op de vraagstelling van het project. Het uiteindelijke inrichtingsconcept bestaat uit een combinatiekantoor, met cellenkantoren en groepenkantoren en waarbij aandacht wordt besteed aan flexwerkplekken, concentratieruimten en ontmoetingsruimten. De faciliteiten die geadviseerd worden sluiten aan op een flexibele en efficiënte werkomgeving en op de behoeften van de toekomstige gebruikers. Centraal in het gebouw dient een vergadercentrum in gericht te worden. In het kantoor komen verder geen vergaderruimten op de verdiepingen, hiervoor zijn ontmoetingsruimten bestemd. Op iedere verdieping dient centraal een servicecorner gecreëerd te worden. In deze servicecorner worden de faciliteiten pantry, kopieer- en printfaciliteit en bibliotheek samengebracht. Ontmoeting staat in deze servicecorner centraal. Om facilitaire processen te vergemakkelijken wordt een multifunctionele pas met chipkaartsysteem geadviseerd die beschikt over functies als toegangscontrole, kopiëren/printen en betalingen. Een opmerkelijke constatering die is voortgekomen uit het onderzoek is de grote bereidheid onder de medewerkers om over te gaan op digitalisering van archief en post. Dit is te meer opmerkelijk omdat het merendeel van de medewerkers aangeeft, dat het werken met dossiers en tekeningen de grootste belemmering is om te gaan werken met flexwerkplekken. Om de flexibiliteit van het inrichtingsconcept te stimuleren zijn communicatiemiddelen erg belangrijk. Daarom wordt er geadviseerd om zo veel mogelijk over te gaan op het gebruik van een draadloos netwerk, laptops en draadloze en mobiele telefoons. Deze middelen zullen het flexibele werken stimuleren, ze bevorderen immers de mobiliteit van de medewerkers. Heijmans Facilitair Bedrijf B.V. Adviesrapport

Datum

2 juni 2008

Kenmerk

Adviesrapport

Pagina

4 van 27

1

Inleiding

Voor u ligt het adviesrapport van de afstudeeropdracht: “Het Heijmanshuis: Fascinerend faciliterend, een plek waar het bruist van synergie!”. Dit rapport is geschreven in het kader van het afstuderen aan de opleiding Facility Management van de Hogeschool Arnhem en Nijmegen. Deze afstudeeropdracht is uitgevoerd bij Heijmans N.V. bij Heijmans Facilitair Bedrijf Concern Huivesting. In dit adviesrapport wordt antwoord gegeven op de vraagstelling van dit project, de vraagstelling luidt: Welk inrichtingsconcept is nodig voor het Heijmanshuis te Capelle a/d IJssel om een effectieve en flexibele werkomgeving te creëren, zodat het aansluit op de behoeften van de toekomstige gebruikers, past bij het bestaande huisvestingsbeleid en dat het synergie en ontmoeting stimuleert? Deze vraagstelling wordt ondersteund door de volgende zeven deelvragen: 1. Welk kantoorconcept past bij de werkzaamheden van de toekomstige gebruikers van het Heijmanshuis? 2. Waar dienen afdelingen/werkmaatschappijen in het Heijmanshuis gesitueerd te worden om samenwerking te stimuleren? 3. Welke faciliteiten hebben de toekomstige gebruikers van het Heijmanshuis nodig om hun werkzaamheden uit te voeren? 4. Wat zijn de laatste trends en ontwikkelingen op het gebied van kantoorinrichting? 5. Welke aspecten uit het huisvestingsbeleid zijn van belang bij de kantoorinrichting van het Heijmanshuis in Capelle a/d IJssel? 6. Welke wet- en regelgeving wat betreft Arbo zijn van belang bij de kantoorinrichting van het Heijmanshuis in Capelle a/s IJssel? 7. Wat zijn ervaringen van andere bedrijven bij het creëren van een nieuwe werkomgeving? De onderzoeksmethoden die zijn toegepast om de deelvragen te beantwoorden zijn de volgende: - Inventarisatie van de huidige vestigingen - Bronnenonderzoek - Literatuuronderzoek - Veldonderzoek - Enquête - Interviews Als onderliggend document aan dit adviesrapport ligt het bijgevoegde onderzoeksrapport. In het onderzoeksrapport worden bovenstaande deelvragen beantwoordt om uiteindelijk in dit adviesrapport antwoord te kunnen geven op de vraagstelling van het project. De aanleiding van het project is dat Heijmans Facilitair Bedrijf Concern Huisvesting bezig is met centralisatie van kantoren. Heijmans Facilitair Bedrijf Concern Huisvesting wil het aantal locaties van Heijmans terugdringen door het concentreren van vestigingen in centrale gebouwen. Heijmans noemt deze centrale gebouwen Heijmanshuizen. Heijmans wil met deze centralisatie exploitatievoordeel behalen, beheersbare huisvesting creëren en samenwerking en projectmatig werken stimuleren. In Rosmalen is al een Heijmanshuis gerealiseerd. Heijmans Facilitair Bedrijf Concern Huisvesting wil nu soortgelijke Heijmanshuizen in overige delen van Nederland verwezenlijken. Het eerste volgende is in Capelle a/d IJssel. Voor de vestigingen in de regio Zuid-West zijn ze momenteel bezig met de ontwikkelingen van het nieuwe gebouw in Capelle a/d IJssel. Heijmans Facilitair Bedrijf B.V. Adviesrapport

Datum

2 juni 2008

Kenmerk

Adviesrapport

Pagina

5 van 27

Voor dit nog te ontwikkelen Heijmanshuis wil Heijmans Facilitair Bedrijf Concern Huisvesting een nieuw inrichtingsconcept. Hierin willen zij de medewerkers een flexibele en effectieve werkomgeving kunnen aanbieden die aansluit op de behoeften van de medewerkers. Dit is dan ook de reden om het project ”Het Heijmanshuis: Fascinerend faciliterend, een plek waar het bruist van synergie!” op te starten. Kosten In het project zijn kosten buiten beschouwing gelaten. Heijmans Facilitair Bedrijf Concern Huisvesting heeft namelijk gevraagd een zo optimaal mogelijk inrichtingsconcept te ontwerpen dat voldoet aan de behoeften van de medewerkers en wat als flexibel en effectief wordt ervaren. Burgers Ergon Er is geen onderzoek gedaan naar de behoeften van de toekomstige gebruikers van de divisie Burgers Ergon. Binnen Burgers Ergon is er alleen een interview met de vestigingsdirecteur afgenomen. De reden hiervoor is dat de directie van de divisie Burgers Ergon heeft bepaald dat er geen enquêtes en interviews gehouden mogen worden onder de medewerkers van deze divisie. Opbouw adviesrapport Hoofdstuk één van het adviesrapport is de inleiding. Het advies van het gekozen kantoorconcept zal in hoofdstuk twee worden besproken. In hoofdstuk drie zullen de gekozen faciliteiten toegelicht worden. Hoofdstuk vier betreft de indeling van het Heijmanshuis. In hoofdstuk vijf zal antwoord worden gegeven op de vraagstelling.


Datum

2 juni 2008

Kenmerk

Adviesrapport

Pagina

6 van 27

2

Kantoorconcept

Om een flexibele en effectieve werkomgeving te creëren die aansluit op de manier van werken van de toekomstige gebruikers van het Heijmanshuis is het nodig om te kijken naar de behoefte van de toekomstige gebruikers, de huidige situatie van de vestigingen, de cultuur binnen Heijmans, de mogelijke kantoorconcepten en naar de trends en ontwikkelingen op het gebied van kantoorinrichting. Deze aspecten zijn onderzocht door middel van literatuuronderzoek, een organisatie diagnose en het houden van interviews en een enquête onder de toekomstige gebruikers van het Heijmanshuis.

2.1

Combinatiekantoor

Het combinatiekantoor is het geschiktste kantoorconcept voor het Heijmanshuis in Capelle a/d IJssel. De beste aspecten uit verschillende kantoorconcepten komen namelijk in het combinatiekantoor samen. Het combinatiekantoor is ook een trend die bij veel nieuwe kantoren wordt toegepast. Een combinatiekantoor voorziet namelijk in veel verschillende aspecten. Zo zijn er binnen dit concept bijvoorbeeld gezamenlijke groepsruimtes welke openheid, interne communicatie en interactie vergroten. Daarnaast zijn er ook kantoorruimten zoals het cellenkantoor, welke in verband met privacy perfect inspeelt op de behoeften van sommige functies, bijvoorbeeld voor de directie en het management. Kantoormedewerkers kunnen goed werken in een groepenkantoor, deze vorm is geschikt voor groepen medewerkers die hetzelfde soort werk verrichten. Verder zijn werkplekken als flexwerkplekken, concentratieruimten en ontmoetingsruimten goed in het combinatiekantoor te realiseren. Deze drie onderdelen zullen verderop in dit hoofdstuk behandeld worden. Uit het onderzoek blijkt dat 69% van de toekomstige gebruikers van het Heijmanshuis tevreden zijn over hun huidige werkplek. De huidige gebouwen van Heijmans zijn veelal ingericht met cellen- en groepenkantoren. Het combinatiekantoor sluit hier dan ook goed op aan. Beide kantoorconcepten zijn namelijk terug te vinden in het combinatiekantoor. De cellenkantoren geven de mogelijkheid tot expressie van status en hiërarchie door het variëren van ruimteafmetingen. 81% van de medewerkers van Heijmans geven zelf ook aan dat de directie en het management een grotere kamer nodig hebben, in verband met uitstraling naar externe gasten. Deze hiërarchie valt niet op in de manier waarop medewerkers met elkaar omgaan. Er is namelijk een open cultuur, dit blijkt uit het open deuren beleid.

2.2

Flexwerkplekken

Het advies luidt dat er gedeeltelijk over gegaan kan worden op het werken met flexwerkplekken. De toekomstige gebruikers van het Heijmanshuis geven in het onderzoek duidelijk aan geen behoefte te hebben aan flexwerkplekken. De medewerkers hebben hiervoor enkele redenen. Veel medewerkers (73%) zijn dagelijks afhankelijk van vele mappen, dossiers en tekeningen, dit is de grootste belemmering van de medewerkers om niet te gaan werken met flexwerkplekken. Medewerkers geven verder aan dat ze veel fysiek op de werkplek aanwezig zijn. Uit de enquête blijkt dat de bezetting van de werkplek erg hoog is, 91% van medewerkers geeft namelijk aan 4 uur of meer per dag gebruik te maken van de werkplek. Tevens geven de medewerkers aan dat ze bang zijn dat de directe binding met collega’s zou verdwijnen en dat er een onpersoonlijke sfeer zal ontstaan door het werken met flexwerkplekken.


Datum

2 juni 2008

Kenmerk

Adviesrapport

Pagina

7 van 27

Echter dienen er wel flexwerkplekken ingericht te worden. Er zijn namelijk medewerkers zoals projectleiders en uitvoerders die slechts een enkele keer op kantoor komen. Zij moeten op dat moment wel over een werkplek kunnen beschikken. Verder kunnen flexwerkplekken gebruikt worden door medewerkers van andere vestigingen. Op iedere verdieping dienen flexwerkplekken ingericht te worden. Op deze flexwerkplekken geldt het clean deskprincipe. Medewerkers dienen deze werkplekken op te ruimen en vrij te maken voor andere medewerkers. De flexwerkplekken dienen op iedere verdieping op dezelfde plaats terug te komen in verband met de vindbaarheid. Tevens worden er bij de flexwerkplekken lockers geplaatst (zie paragraaf 3.8). Een flexwerkplek dient net als een basiswerkplek te voldoen aan de NEN 1824. Net als bij een basiswerkplek moet er bij een flexwerkplek een optelsom gemaakt worden van onderdelen die op een werkplek aanwezig zijn. Deze optelsom zal de uiteindelijke afmetingen van een flexwerkplek bepalen. Flexwerkplekken moeten verstelbaar zijn, zodat iedere medewerker de goede afmetingen kan instellen alvorens hij/zij aan de werkplek gaat werken. Deze verplichtingen worden opgelegd door de Arbo.

2.3

Concentratieruimten

Concentratieruimtes zijn ruimtes waar men geconcentreerd kan werken. Er kan geconcludeerd worden uit de resultaten van het onderzoek dat medewerkers behoefte hebben aan concentratieruimten, namelijk 42% van de medewerkers. Tevens blijkt uit onderzoek bij andere organisaties dat deze ruimtes vaak onbezet zijn. Toch passen concentratieruimten wel bij de werkzaamheden van de medewerkers. Daarom wordt een combinatie van twee soorten werkplekken geadviseerd, namelijk de flexwerkplek en de concentratieruimte. Door middel van deze combinatie kan een betere bezetting van de werkplek gegarandeerd worden. Tevens moeten deze werkplekken verstelbaar zijn.

2.4

Ontmoetingsruimten

78% van de toekomstige gebruikers geeft in het onderzoek aan behoefte te hebben aan ontmoetingsruimten. De ontmoetingsruimten dienen dan ook ingericht te worden in het kantoorconcept. De ontmoetingsruimten kunnen gebruikt worden voor formeel en informeel overleg. Medewerkers geven wel aan dat deze ontmoetingsruimten geen overlast moet veroorzaken voor de naastliggende kantoren. De pantry wordt door de medewerkers ook gezien als ontmoetingsruimte voor kort informeel overleg. Het is tevens een trend om verschillende soorten werkplekken aan te bieden, ontmoetingsruimten zijn hiervan een voorbeeld. Andere organisaties die werken met ontmoetingsruimten zijn hierover positief, de ruimten stimuleren immers samenwerking. Het is belangrijk dat er netwerkaansluitingen aanwezig zijn in ontmoetingsruimten. Indien er geen draadloos netwerk mogelijk is (zie paragraaf 3.11 Netwerk), dienen er in deze ruimten netwerkaansluitingen gerealiseerd te worden. Verder wordt er geadviseerd een Flat-Panel Display 1 met Interactive Overlay te gebruiken in ontmoetingsruimten. Wat het Flat-Panel Display met Interactive Overlay exact inhoudt wordt verder uitgewerkt in paragraaf 3.2 Audiovisuele middelen.

1

http://www.smartboard.nl/php/producten/smartboard/flatpanel.php


Datum

2 juni 2008

Kenmerk

Adviesrapport

Pagina

8 van 27

Voor ontmoetingsruimten wordt geadviseerd de norm te hanteren die ook voor vergaderruimte 2 gebruikt wordt. De norm die gehanteerd wordt is 2 m² per persoon . De ontmoetingsruimten dienen plaats te bieden aan minstens zes personen, de minimale afmeting van een ontmoetingsruimte is dan ook 12 m². Per verdieping wordt geadviseerd vier ontmoetingsruimten te creëren. Per vleugel dient in ieders geval één ontmoetingsruimte bij de pantry gelegen te zijn.

2.5

Overige aandachtspunten

De toekomstige gebruikers geven in de interviews aan dat ze openheid en transparantie van een kantoor erg belangrijk vinden. Het advies is dan ook om open ruimtes te creëren door middel van flexwerkplekken en ontmoetingsruimten. Tevens dienen er glazen wanden aan de gangzijde te komen die de openheid en transparantie bevorderen. Het volgende aandachtspunt sluit bij dit onderwerp aan, namelijk het gebruiken van systeemwanden. Geadviseerd wordt om daadwerkelijk gebruik te maken van systeemwanden in het nieuwe Heijmanshuis. Redenen hiervoor zijn dat de omvang van afdelingen nog wel eens veranderen en dat er soms tijdelijke projectruimtes gecreëerd moeten worden. Door het werken met systeemwanden kan de flexibiliteit van het kantoor gewaarborgd worden.

2

Jellema 13, Hogere Bouwkunde, Beheren. Utrecht/ Zwolle: Thieme Meulenhoff, 2004. ISBN 9006950572


Datum

2 juni 2008

Kenmerk

Adviesrapport

Pagina

9 van 27

3

Faciliteiten

Naast een kantoorconcept zijn er ook faciliteiten nodig om een flexibele en efficiënte werkomgeving te creëren. De behoefte aan faciliteiten is door middel van het houden van een enquête en interviews in kaart gebracht. In dit hoofdstuk zullen de behoefte naar faciliteiten beschreven worden en zal er een advies volgen. Naast de conclusies uit de enquête en interviews zullen de onderdelen, trends en ontwikkelingen, relevante aspecten uit het huisvestingsbeleid, Arbo-normen en ervaringen van andere organisaties worden meegenomen. Een combinatie van deze vijf onderdelen levert het advies op over de faciliteiten in het Heijmanshuis.

3.1

Vergaderruimten

Door de hoge behoefte (gemiddeld zitten medewerkers 1 uur en 12 minuten in vergadering per dag) van medewerkers aan vergaderruimten, wordt er geadviseerd in het Heijmanshuis een centraal vergadercentrum in te richten. Alle medewerkers kunnen gebruiken maken van dit vergadercentrum. Medewerkers kunnen door middel van het Facility Management Informatie 3 Systeem Flitsnet een vergaderruimte reserveren. Naast het vergadercentrum is er behoefte aan overlegruimten op afdelingen. Enkele medewerkers geven aan dat een gesloten vergaderruimte op de afdeling wenselijk is, de meerderheid vindt echter ontmoetingsruimten hiervoor als overlegplek geschikt. Het advies is dan ook de kantoorvelden niet te voorzien van vergaderfaciliteiten, dit is tevens conform het huisvestingsbeleid. Indien men wil overleggen kan men dus gebruik maken van het centrale vergadercentrum en de ontmoetingsruimten op de verdiepingen (zie ook paragraaf 2.4 Ontmoetingsruimten). Voor de bepaling van het aantal vierkante meters voor het vergadercentrum bestaan geen standaard normen. Heijmans hanteert als norm 1 m² vergadervoorziening per werkplek. Het advies is om 260 werkplekken in te richten. Er wordt dus een vergadercentrum geadviseerd met een oppervlakte van 260 m².

3.2

Audiovisuele middelen

De medewerkers geven aan binnen vergaderruimte behoefte te hebben aan een beamer, projectiescherm en ICT apparatuur voor het aansluiten van een laptop en USB op de beamer. Wat niet door de medewerkers wordt aangegeven, maar wat wel noodzakelijk wordt geacht, is om een netwerkaansluiting te hebben en een geluidsinstallatie te installeren. Geluidsinstallaties worden namelijk regelmatig gebruikt met presentaties. Het advies is echter niet de hiervoor genoemde audiovisuele middelen te installeren, maar een FlatPanel Display met Interactive Overlay. Het Flat Panel Display is een plasma of LCD scherm. De Interactive Overlay voegt de smartboard mogelijkheid toe aan een plasma of LCD scherm.

3

Intranet Heijmans, Flitsnet FacilityNet, Planon, Focus on Efficiency


Datum

2 juni 2008

Kenmerk

Adviesrapport

Pagina

10 van 27

Een smartboard is een interactief whiteboard dat gebruikt wordt bij presentaties en vergaderingen. Wanneer het smartboard aangeraakt wordt met een vinger, wordt de muisbesturing van de computer overgenomen en kan iedere softwareapplicatie bediend worden. Tijdens afspraken kunnen notities, notulen, afbeeldingen en grafieken gemaakt worden. Deze documenten zijn digitaal en kunnen dus direct verstuurd worden en altijd aangepast worden. Het smartboard speelt verder perfect in op de digitalisering. Er kunnen documenten digitaal gepresenteerd worden en 4 aanpassingen kunnen direct digitaal doorgevoerd worden . Het Flat-Panel Display met Interactive Overlay is een trend die de laatste jaren steeds vaker wordt toegepast en vervangt als het ware de beamer, het projectscherm en de geluidsinstallatie. Binnen vergaderruimten dienen verder netwerkaansluitingen te zijn, hiermee kunnen de Flat Panel Displays met Interactive Overlay aangesloten worden op het netwerk.

3.3

Digitalisering

Digitalisering van documenten is een trend waar je tegenwoordig als organisatie niet meer omheen kunt. Hiermee kunnen immers enorme kostenvoordelen behaald worden. Binnen Heijmans kan men overgaan op digitalisering van archief en post. Beide worden hieronder nader toegelicht. Archief De bereidheid van de medewerkers om digitaal te gaan archiveren is erg hoog, 42% procent van de medewerkers archiveert al digitaal, van de 58 % die niet digitaal is 84% bereidt om dit in de toekomst wel te gaan doen. Hierdoor wordt geadviseerd het archief te gaan digitaliseren. De trends en ontwikkelingen die onderzocht zijn laten ook zien dat digitalisering nu definitief doorzet. Het voordeel dat hiermee behaald wordt, is dat er geen of minimale hardcopy-archieven ingericht hoeven worden, waarmee kantooroppervlakte bespaard kan worden. Binnen nieuwe kantoorgebouwen van andere organisaties wordt ook vaak naar een digitaal archief overgeschakeld. Deze trend is niet meer tegen te houden. Binnen Heijmans zijn verder al mogelijkheden om over te gaan op een digitaal archief. Archief wordt binnen Heijmans gerubriceerd bij SAAN in Utrecht, door Heijmans N.V. geselecteerd als centraal opslagbedrijf. Zij kunnen statisch archief digitaliseren. Tevens zijn de printers die Heijmans tegenwoordig aanschaft voorzien van een scanfunctie. Medewerkers hebben dus de mogelijkheid om documenten in te scannen en digitaal op te slaan. Het zal voor de organisatie een cultuuromslag zijn, daarom zal er in dit traject veel aandacht besteed moeten worden aan begeleiding van de medewerkers. Het zal een omslag voor de medewerkers zijn, omdat ze veelal gewend zijn te werken met fysieke dossiers, mappen en tekeningen. Ze zullen dus op een andere manier moeten gaan werken en archiveren, dit vergt van de medewerkers aanpassingsvermogen. Indien de medewerkers goed ondersteund worden om op een andere manier te gaan werken en goede uitleg krijgen over digitaal archiveren kunnen er waarschijnlijk veel negatieve reacties voorkomen worden. De medewerkers behouden wel een dynamisch archief ter grootte van drie meter kastruimte, dit is voor lopende projecten en persoonlijke/vertrouwelijke stukken.

4

http://www.smartboard.nl/php/producten/smartboard/flatpanel.php


Datum

2 juni 2008

Kenmerk

Adviesrapport

Pagina

11 van 27

Post Het merendeel van de medewerkers wil graag digitale post ontvangen, namelijk 57% van de medewerkers. Het advies sluit aan bij hun behoeften. Er wordt geadviseerd de post te gaan digitaliseren. Dit is een logische reactie op het vorige; het digitaliseren van archief. Wanneer zoveel medewerkers bereidt zijn post digitaal te ontvangen, geeft dit alle reden dit direct te doen bij de intrede van het nieuwe gebouw. Zoals in het vorige subhoofdstuk werd gezegd is het digitaliseren niet meer tegen te houden en zullen de medewerkers er toch eens aan moeten geloven. In dit traject zal ook veel aandacht besteedt moeten worden aan de medewerkers, zodat zij direct aan de slag kunnen bij de intrede in het Heijmanshuis. Binnen Heijmans Infra Beton- en Waterbouw wordt reeds op projectbasis gebruik gemaakt van het postregistratiesysteem Zylab. Door middel van dit postregistratiesysteem wordt inkomende en uitgaande post geregistreerd. De geadresseerde ontvangt een standaard e-mail zodra er post/fax voor hem/haar is binnengekomen. Medewerkers kunnen het ingescande postdocument via de link 5 in de ontvangen e-mail ophalen en vervolgens op de eigen computer opslaan . Er is binnen Heijmans dus deels bekendheid met een postregistratiesysteem. Het advies is dan ook om dit postregistratiesysteem Zylab te implementeren in het nieuwe Heijmanshuis. Dit wordt geadviseerd om uniformiteit binnen de organisatie te behouden. De medewerkers dienen goede uitleg te krijgen hoe ze alles goed kunnen structureren, dit kan bijvoorbeeld door uitleg te krijgen van medewerkers die reeds met het systeem werken. Niet alle post kan direct gedigitaliseerd worden. Het is daarom noodzakelijk dat er postvakken aanwezig zijn. De postvakken dienen bij de receptie gerealiseerd te worden. Centrale postkamer Om over te gaan op digitalisering van post zal er ook een centrale postkamer moeten komen, hier dient de binnengekomen post ingescand te worden. De oppervlakte van de postkamer kan berekend worden via de normen in de NEN 2580, de minimale afmetingen bedraagt 0,1 m² per 6 medewerker . De minimale oppervlakte van de postkamer bedraagt dus: 322 medewerkers * 0,1 m² = 32,2 m². Aandachtspunt Medewerkers zijn bereid om met de digitalisering mee te gaan, echter vinden ze het wel belangrijk dat de faciliteiten voldoende zijn. Op de huidige vestigingen hebben de servers te weinig opslagcapaciteit en zijn ze te langzaam om over te gaan op digitalisering van archief en post. Het advies is dan ook om een server te installeren die voldoende capaciteiten heeft om de slag naar digitalisering van archief en post te maken.

5

http://intranet.heijmans.com/NL/Infra/Beton%20en%20Waterbouw/Prikbord/Documents/Zylab%20handleiding%20HBW%

20versie%202.pdf Jellema 13, Hogere Bouwkunde, Beheren. Utrecht/ Zwolle: Thieme Meulenhoff, 2004. ISBN 9006950572

6


Datum

2 juni 2008

Kenmerk

Adviesrapport

Pagina

12 van 27

3.4

Pantry

Ontmoeting bij de pantry vinden medewerkers erg belangrijk, namelijk 78% van de medewerkers ervaren het namelijk als prettig wanneer ze collega`s bij een pantry kunnen ontmoeten. Indien er bij een pantry aandacht is besteed aan ontmoeting, kan deze plek tevens gebruikt worden voor kort informeel overleg, dit stimuleert dan weer timemanagement. Bij andere nieuwe kantoorpanden worden de pantry’s met ontmoeting als zeer prettig ervaren. Het feit dat men elkaar vaker tegen komt, creëert een goede werksfeer. Op iedere verdieping dient een keukenblok geplaatst te worden met warm- en koud stromend water. De pantry dient voorzien te zijn van een automaat met warme dranken(koffie, thee enz.) en gekoeld drinkwater. Voor de afmetingen van een pantry zijn geen standaard normen, voor het keukenblok wordt echter geadviseerd 4 m² aan te houden.

3.5

Kopieermachines/printers

Over de huidige clustering voor het gebruik van kopieermachines en printers zijn 68% van de medewerkers tevreden. Dit is de reden dat het advies is deze clustering ook toe te passen in het Heijmanshuis. Clusters tot 25 personen is het maximum. Meer dan 25 medewerkers op één kopieermachine/printer is te veel en zal onder andere lange wachttijden en frustraties onder de medewerkers doen ontstaan. Tevens dienen de kopieer- en printfaciliteiten nabij de pantry geplaatst te worden, dit om extra ontmoeting te stimuleren. Om het beste met vertrouwelijke informatie om te gaan wordt er geadviseerd een pasbeveiliging te implementeren. Deze pasbeveiliging voorkomt dat niet alle printopdrachten direct afgedrukt worden, alleen wanneer hiervoor met de pas de opdracht wordt gegeven. Medewerkers van Heijmans werken al met toegangspassen. Om ook andere facilitaire processen te vergemakkelijken wordt een multifunctionele pas geadviseerd die werkt door middel van een chipkaartsysteem. Dit systeem is geschikt om functies als toegangscontrole, printen/kopiëren, lockers, betaling van catering te 7 combineren . Omdat de kopieermachines/printers die momenteel in de huidige vestigingen staan meegaan naar het Heijmanshuis, zal er gekeken moeten worden of alle printers geschikt zijn voor het chipkaartsysteem. Tevens dient er bekeken te worden of de printers geschikt zijn om documenten in te scannen en vervolgens digitaal op te slaan. Centrale repro Uit het onderzoek komt naar voren dat het wenselijk is om een centrale repro in te richten. Er wordt dan ook geadviseerd om een centrale repro te creëren, deze repro is bedoeld voor het uitprinten van grote print opdrachten. Tevens komt in de centrale repro een plotter waarmee grote tekeningen kunnen worden gemaakt. Voor de afmetingen van de centrale repro geldt dezelfde norm als voor de postkamer. De minimale afmetingen voor een centrale repro bedraagt 0,1 m² per medewerker. De minimale oppervlakte is dus ook gelijk aan die van de postkamer, namelijk 32,2 m².

7

http://www.magnacarta2.nl/UserFiles/File/Nieuwsbrief-Nr2-2006.pdf


Datum

2 juni 2008

Kenmerk

Adviesrapport

Pagina

13 van 27

3.6

Bibliotheek

70% van de medewerkers gaf in het onderzoek aan gebruik te willen maken van een bibliotheek. Belangrijk is wel dat de afstand ernaartoe kort is. Er is onderzocht dat er in andere nieuwe kantoorpanden vaak gebruik wordt gemaakt van decentrale bibliotheken. Voor het Heijmanshuis is het advies decentrale bibliotheken in te richten. De decentrale bibliotheken dienen bij ontmoetingsruimten gelegen te zijn. Bij deze ontmoetingsruimten op de verdiepingen dienen kasten met literatuur geplaatst te worden. De bibliotheek dient geen dichte ruimte te zijn, omdat de medewerkers hebben aangegeven een bibliotheek niet geschikt te vinden als concentratieruimte. De medewerkers gaven aan vooral vakliteratuur, juridisch literatuur en technische informatie te willen raadplegen. Het advies is dan ook dat dit soort literatuur er te raadplegen is.

3.7

Fitness

Voor een fitnessruimte binnen het Heijmanshuis is zeer veel interesse, 74% van de medewerkers heeft namelijk behoefte aan een fitnessruimte. Gemiddeld zouden de medewerkers 1,5 keer per week gebruik maken van de fitnessruimte. Daarnaast is het een trend om in nieuwe kantoorgebouwen fitness aan te bieden en het geeft alle medewerkers de mogelijkheid om fit te blijven. Het advies is dus om een fitnessruimte in te richten. Een groot voordeel dat een fitnessruimte oplevert, is dat er bij verzuim een goed reïntegratietraject gedaan kan worden binnen de organisatie. De arbeidsfysiotherapeut heeft daarnaast de mogelijkheid niet alleen mensen te behandelen, maar ook te trainen.

3.8

Lockers

Omdat er in het Heijmanshuis gedeeltelijk met flexwerkplekken gewerkt gaat worden, wordt er geadviseerd lockers te plaatsen. Deze lockers zijn voor medewerkers die een flexwerkplek gebruiken. Om het flexwerken te stimuleren, moeten de medewerkers alle faciliteiten aangeboden krijgen. Hierdoor zullen ze eerder in gaan zien dat flexwerken wel efficiënt is. Geadviseerd wordt om de lockers te plaatsen bij de ruimten waar flexwerkplekken worden ingericht. Per flexwerkplek dient er één locker aanwezig te zijn. De lockers kunnen ook toegevoegd worden aan het chipkaartsysteem.


Datum

2 juni 2008

Kenmerk

Adviesrapport

Pagina

14 van 27

3.9

Telefonie

Veel medewerkers die op kantoor maar ook buiten de deur werken, gaven aan het vaste telefoontoestel weinig meer te gebruiken en dus hoofdzakelijk de mobiele telefoon te gebruiken. De medewerkers die eigenlijk altijd op de werkplek aanwezig zijn, gaven aan geen mobiele telefoon nodig te hebben, maar enkel een vaste telefoon. De telefoons die nu in de huidige vestigingen worden gebruikt gaan mee naar het Heijmanshuis. Het advies is om de medewerkers die altijd op de werkplek aanwezig zijn en geen mobiele telefoon hebben een vast toestel te geven. Voor de medewerkers die momenteel over een mobiele telefoon beschikken, wordt geadviseerd alleen dit mobiele toestel mee te nemen naar het Heijmanshuis. Het vaste toestel vervalt bij deze medewerkers. Om het intern bellen met mobiele telefoons mogelijk te maken, wordt er een intern netwerk geadviseerd. Hierbij is het mogelijk om mobiele telefoons te koppelen aan de bedrijfstelefooncentrale. Met een mobiele telefoons kan er dan zowel van het interne 8 telefoonverkeer als van het externe telefoonverkeer gebruik worden gemaakt . Een trend die in opkomst is, is het bellen over de datakabel, genaamd Voice over IP (VoIP). Of dit wat betreft veiligheid en investering een mogelijkheid is, zal nader onderzocht moeten worden. Voor de toekomst wordt er geadviseerd draadloze telefoontoestellen aan te schaffen in plaats van vaste toestellen, om de toekomstige flexibiliteit van medewerkers te stimuleren. Binnen het gehele Heijmanshuis zal dan op den duur draadloos gebeld kunnen worden.

3.10

Laptop/desktop

Medewerkers geven in het onderzoek aan dat wanneer ze de hele dag fysiek op de werkplek aanwezig te zijn, een desktop voldoende te vinden en dus geen behoefte te hebben aan een laptop. De medewerkers met mobiele functies zijn tevreden met hun laptops. Wel zien een aantal medewerkers met een desktop, een laptop als toegevoegde waarde in hun functie. Dit is vaak het geval als medewerkers aangeven thuis te willen werken of vaker op andere vestigingen verblijven. De computers die nu in de huidige vestigingen worden gebruikt gaan mee naar het Heijmanshuis. Dus voor iedereen is de situatie in beginsel hetzelfde. Het advies is om in de toekomst voor nieuwe medewerkers of indien vervanging noodzakelijk is, over het algemeen een laptop aan te schaffen. Tenzij het voor die functie geen toegevoegde waarde heeft om over te gaan op het werken met een laptop. Op deze manier wordt de flexibiliteit en mobiliteit van de medewerkers in de organisatie sterk verhoogd. Indien medewerkers met een laptop werken dient de werkplek te voldoen aan de eisen van een standaard beeldschermwerkplek. Het gebruik van hulpmiddelen zoals een dockingstation, een los toetsenbord en een muis, zijn noodzakelijk om klachten te vermijden. Tevens moet de ergonomie van de laptop (kwaliteit, afmetingen) goed zijn.

8

http://www.eur.nl/ssc_ict/netwerk/telefonie/telefooninfrastructuur/aanschaf_mobiele_telefoon/


Datum

2 juni 2008

Kenmerk

Adviesrapport

Pagina

15 van 27

3.11

Netwerk

Uit de interviews blijkt dat een draadloos netwerk (WLAN) het beste aansluit bij de behoeften van de medewerkers. Men is hierdoor niet meer afhankelijk van een werkplek waar een netwerkaansluiting aanwezig is, maar kan men door het hele gebouw werken, dus ook in ontmoetingsruimten en in het bedrijfsrestaurant. Wanneer Heijmans naar een flexibele werkomgeving wil, zal men de stap naar draadloos werken moeten maken. De ontwikkelingen op het gebied van ICT gaan snel. Er is veel ontwikkeling gaande naar het draadloos werken. Ondanks beveiligingsproblemen hebben sommige bedrijven beperkte of gehele draadloze toegang tot hun netwerk. Lokaal door middel van Wifi en inter-lokaal met UMTS. De snelheid van de draadloze verbindingen en de beveiliging zullen de komende jaren sterk verbeteren waardoor grootschalige toepassing kan plaatsvinden. Geadviseerd wordt om over te gaan op een draadloos netwerk. Echter dient eerst onderzocht te worden wat de voor- en nadelen zijn van het gebruik van een draadloos netwerk, in verband met de beveiligingsproblemen en de kosten die een draadloos netwerk met zich meebrengt/oplevert. Een draadloos netwerk bevordert immers de flexibiliteit in kantoren en maakt flexibele werkplekconcepten nog beter werkbaar. Blijkt na onderzoek dat het niet rendabel is om over te schakelen op een draadloos netwerk, dan dient er een bekabeld netwerk (LAN) aangelegd te worden.


Datum

2 juni 2008

Kenmerk

Adviesrapport

Pagina

16 van 27

4

Relaties

4.1

Relatieschema`s en vlekkenplannen

Uit de resultaten van de enquête en de interviews konden de mate van samenwerking tussen de afdelingen binnen de verschillende werkmaatschappijen geconcludeerd worden. De mate van samenwerking is verwerkt in relatieschema`s per werkmaatschappij. Op basis van de relatieschema`s is per werkmaatschappij een vlekkenplan gerealiseerd. Op deze manier wordt de informatie uit relatieschema`s visueel gemaakt. De vlekkenplannen zijn vervolgens de basis voor de uiteindelijke indeling van het kantoorgebouw. De vlekkenplannen zijn opgenomen in de bijlage 1 tot en met 4. Uitleg opzet vlekkenplan Indien afdelingen intensieve samenwerking (Primair) hebben, dan zijn de vlekken direct aan elkaar verbonden. Indien afdelingen via een lijn met elkaar in verbinding staan of via een andere afdeling indirect met elkaar in verbinding staan is er sprake van reguliere samenwerking (Secundair). Incidentele samenwerking (Tertiair) tussen afdelingen hebben geen verbinding gekregen binnen het vlekkenplan, het is immers niet van belang voor de uiteindelijke indeling van het kantoorgebouw. Vierkante meters Iedere afdeling heeft een bepaald aantal vierkante meters nodig. Het aantal vierkante meters is 9 bepaald aan de hand van het huisvestingbeleid . Het aantal vierkante meters dat iedere afdeling nodig heeft staat vermeld in het vlekkenplan van iedere werkmaatschappij. De ruimtenormen die Heijmans hanteert zijn: 1 2 3 4 5 a. 12 9 8 7 7 b. 12 11 10 9 9 c. 14 d. 12 11 10 10 10 e. 18 f. 28

6 7 9

Pers/kamer

10

a. = Kantoormedewerkers met uitvoerend kantoorwerk b. = Kantoormedewerkers + beeldschermopstelling c. = Leidinggevende aan a. en b. d. = Medewerker met beleidsadvieswerk e. = Leidinggevende aan d. f. = Directie, bestuurlijke verantwoordelijkheden/representatie Voor de berekening van het aantal vierkante meters per afdeling is dus gekeken naar de functie van de medewerkers en met hoeveel personen zij een kamer delen. Uit ergonomisch oogpunt wordt voor een eenpersoonsvertrek een minimale vloeroppervlakte van 12 m² aangehouden. De berekening van het aantal vierkante meters is te vinden in bijlage 5 van het onderzoeksrapport.

9

Handboek Huisvesting, Heijmans Facilitair Bedrijf, versie 8.1-2008, Jan Jochems


Datum

2 juni 2008

Kenmerk

Adviesrapport

Pagina

17 van 27

4.2

Indeling werkmaatschappijen

Uit de resultaten van de enquête en de interviews kon de mate van samenwerking tussen de werkmaatschappijen die zich in het Heijmanshuis zullen vestigen geconcludeerd worden. Als eerste is gekeken naar het percentage van de medewerkers van een werkmaatschappij dat samenwerking heeft met een andere werkmaatschappij. Ten tweede zijn de percentages vergeleken met de conclusies uit de interviews. Als laatste is hierbij vergeleken welke werkmaatschappij de meeste externe gasten ontvangt. Vooraf is bepaald dat Burgers Ergon zich in één vleugel zal gaan vestigen en dat de divisies Vastgoed, Bouw en Infra in de andere vleugel komen. Het resultaat van de drie bovengenoemde stappen is dat de indeling er als volgt uitziet: • Vleugel 1 Burgers Ergon • Vleugel 2, onderin wordt de werkmaatschappij Bouw gesitueerd, daarboven komt Vastgoed en achtereenvolgens Infra Wegenbouw en Infra Techniek & Mobiliteit. Voor deze indeling is gekozen omdat Bouw de meeste samenwerking heeft met Vastgoed en Burgers Ergon. Vastgoed heeft weinig tot geen samenwerking met Burgers Ergon. Vastgoed ontvangt meer externe gasten per medewerker per week dan Bouw (Vastgoed 1,3 Bouw 1,1 persoon per medewerker per week). Synergie dient binnen het Heijmanshuis gestimuleerd te worden, daarom weegt de samenwerking tussen Bouw en Burgers Ergon zwaarder dan het verschil tussen Bouw en Vastgoed op gebied van het ontvangen van externe gasten. Om die reden wordt Bouw onder in de vleugel geplaatst. Op de huidige vestiging zijn de werkmaatschappijen Bouw en Vastgoed ook op deze wijze ingedeeld. Wegenbouw en Techniek & Mobiliteit worden bij elkaar geplaatst omdat zij veel samenwerking hebben. Zij zitten hoger in het gebouw omdat zij geen samenwerking hebben met Burgers Ergon en omdat zij de minste externe gasten ontvangen. Techniek & Mobiliteit komt als hoogste in het gebouw omdat Wegenbouw meer samenwerking heeft met Bouw.

4.3

Arbo Service Centrum

Informatie over het Arbo Service Centrum is verkregen door het afnemen van een interview met de manager Arbo Service Centrum. Het Arbo Service Centrum heeft slechts drie medewerkers en heeft verder geen directe samenwerking met de andere werkmaatschappijen, hierdoor is er ook geen relatieschema en vlekkenplan opgesteld. Naast de drie medewerkers dient er ook een geluidsdichte ruimte te komen voor de bedrijfsarts/arbeidsfysiotherapeut. Het Arbo Service Centrum dient voorzien te zijn van een eigen vergaderruimte voor privacy gevoelige gesprekken. Geadviseerd wordt om het Arbo Service Centrum op de begane grond te plaatsen dichtbij het fitnesscentrum. Zoals eerder genoemd bij 3.7 fitness krijgt de arbeidsfysiotherapeut de mogelijkheid mensen te behandelen en direct ook te trainen. Tevens blijft er hierdoor goed contact tussen de verzuimcoaches en de arbeidsfysiotherapeut.


Datum

2 juni 2008

Kenmerk

Adviesrapport

Pagina

18 van 27

5

Advies

Het advies dat gegeven wordt dient aan te sluiten op de vraagstelling van het project, deze luidt als volgt: Welk inrichtingsconcept is nodig voor het Heijmanshuis te Capelle a/d IJssel om een effectieve en flexibele werkomgeving te creëren, zodat het aansluit op de behoeften van de toekomstige gebruikers, past bij het bestaande huisvestingsbeleid en dat het synergie en ontmoeting stimuleert? Het kantoorconcept dat geadviseerd wordt is het combinatiekantoor. Dit bestaat uit cellenkantoren en groepenkantoren. Binnen dit kantoorconcept is ook ruimte voor ontmoetingruimten, concentratieruimten en flexwerkplekken. De beste aspecten uit verschillende kantoorconcepten komen in het combinatiekantoor samen. De cellenkantoren spelen in op de behoefte aan privacy en concentratie. De groepenkantoren en ontmoetingsruimten bevorderen openheid, interne communicatie en interactie. Het combinatiekantoor is tevens een trend die bij veel organisaties wordt toegepast. Er wordt geadviseerd om gedeeltelijk flexwerkplekken in te richten. Dit heeft als reden dat de medewerkers aangeven geen behoefte te hebben aan flexwerkplekken en dat ze een hoge bezetting van de werkplek aangeven (91% maakt 4 uur of meer per dag gebruik van de werkplek). Tevens geeft 73% van de medewerkers aan dat de grootste belemmering voor flexwerkplekken het werken met vele dossiers, mappen en tekeningen is. Echter dienen er wel flexwerkplekken ingericht te worden voor medewerkers die veel buiten de deur werken en voor medewerkers afkomstig van andere vestigingen. De flexwerkplekken dienen op iedere verdieping op dezelfde plaats terug te komen in verband met de vindbaarheid. Bij flexwerkplekken dient er een clean deskprincipe te worden gehanteerd. Per werkplek dient er tevens een locker geplaatst te worden voor het opbergen van persoonlijke spullen. De flexwerkplek dient net als een basiswerkplek te voldoen aan de NEN 1824. Flexwerkplekken moeten verstelbaar zijn, zodat iedere medewerker de goede afmetingen kan instellen. In het combinatiekantoor dienen ook concentratieruimten ingericht te worden. Uit veldonderzoek bij andere organisaties blijkt echter dat deze ruimten vaak onbezet zijn, daarom wordt er geadviseerd concentratieruimten en flexwerkplekken te combineren. Door middel van deze combinatie kan een betere bezetting worden gegarandeerd. Centraal in het gebouw zal een vergadercentrum met een oppervlakte van 260 m² komen. Dit centrale vergadercentrum zal de ontmoeting stimuleren tussen de verschillende werkmaatschappijen. Naast een vergadercentrum wordt er geadviseerd ontmoetingsruimten op de verdiepingen in te richten. Deze ontmoetingsruimten kunnen gebruikt worden voor formeel en informeel overleg. Voor zowel de vergaderruimtes in het vergadercentrum als de ontmoetingsruimten wordt geadviseerd netwerkaansluitingen te realiseren. Tevens dienen er FlatPanel Displays met Interactive Overlay geplaatst te worden. Dit is een combinatie van een plasma of LCD scherm met een smartboard. Door middel van het smartboard kunnen tijdens vergaderingen notities, notulen en grafieken gemaakt worden. Deze documenten zijn digitaal en kunnen dus direct na afloop van de vergadering verstuurd worden en achteraf nog altijd aangepast worden. Dit speelt dus perfect in op de trend digitalisering die verderop in dit advies behandeld wordt.


Datum

2 juni 2008

Kenmerk

Adviesrapport

Pagina

19 van 27

10

Geadviseerd wordt om op iedere verdieping een servicecorner te creëren. In deze servicecorner worden een aantal faciliteiten samengebracht en hierbij dient ontmoeting centraal te staan. De faciliteiten die samengebracht worden zijn: - pantry; - ontmoetingsruimte; - kopieer- en printfaciliteit; - bibliotheek. Medewerkers (78%) vinden het erg belangrijk om collega`s te ontmoeten bij een pantry. Ze kunnen hier kort informeel overleggen, het stimuleert timemanagement. Bij de pantry dient dus een ontmoetingsruimte aanwezig te zijn. In de servicecorner wordt ook de kopieer- en printfaciliteit aangeboden. Verder heeft 70% van de medewerkers behoefte aan een bibliotheek. Het advies is om op iedere verdieping bij de servicecorner literatuur (o.a. vakliteratuur, juridische en technische informatie) aan te bieden die specifiek op de betreffende werkmaatschappij(en) van de verdieping gericht is. In bijlage 5 is een visualisatie van de servicecorner terug te vinden. Om facilitaire processen te vergemakkelijken wordt een multifunctionele pas geadviseerd die werkt door middel van een chipkaartsysteem. Dit systeem is geschikt om functies als toegangscontrole, kopiëren/printen, post en betaling bij catering te combineren. Het voorkomt bij de kopieer- en printfaciliteit dat printopdrachten niet door elkaar raken en dat stukken verloren gaan. Tevens kan er beter met vertrouwelijke informatie worden omgegaan. Naast de decentrale kopieer- en printfaciliteiten dient er een centrale repro te komen voor de grote printopdrachten en tekeningen. Digitalisering van documenten is een trend waar je tegenwoordig niet meer om heen kunt. Heijmans dient de slag naar digitalisering van post en archief ook te gaan maken. 42% van de medewerkers van Heijmans archiveert al digitaal. Van de 58% die nog niet digitaal archiveert, is 84% bereidt om dit in de toekomst wel te gaan doen. Tevens wil 57% van de medewerkers binnen Heijmans post digitaal ontvangen. Binnen Heijmans zijn er tevens al mogelijkheden om over te gaan op digitalisering van archief en post. Momenteel wordt analoog archief van Heijmans opgeslagen bij SAAN in Utrecht. SAAN kan voor Heijmans het huidige analoge archief digitaliseren. Tevens beschikken de printers die Heijmans tegenwoordig aanschaft over een scanfunctie, medewerkers kunnen hiermee zelf documenten inscannen en digitaal opslaan. Binnen Heijmans Infra Beton- en Waterbouw wordt er op projectbasis gebruik gemaakt van het postregistratiesysteem Zylab. Het advies is dit postregistratiesysteem te implementeren binnen het nieuwe Heijmanshuis. Tevens dienen er postvakken gefaciliteerd te worden, omdat niet alle post gedigitaliseerd kan worden. De mogelijkheden om te gaan digitaliseren zijn binnen Heijmans dus aanwezig. Medewerkers zullen bij de stap naar digitalisering voldoende begeleiding moeten krijgen. Het zal voor de organisatie immers een cultuuromslag zijn. Medewerkers moeten namelijk op een andere manier gaan werken dan dat ze gewend zijn, dit vergt veel aanpassingsvermogen van de medewerkers. Om conflicten te voorkomen zal men de medewerkers goed moeten ondersteunen en begeleiden. Geadviseerd wordt om een fitnessruimte in te richten, 74% van de medewerkers heeft hier namelijk behoefte aan. Gemiddeld zullen medewerkers 1,5 keer per week gebruik maken van de fitnessfaciliteit. Om een efficiënte werkomgeving te creëren voor de arbeidsfysiotherapeut en het Arbo Service Centrum is het advies om het Arbo Service Centrum in de directe nabijheid van de fitnessruimte te vestigen. 10

www.samas.com/files/4/E/5/A816475EE584.pdf essay.utwente.nl/732/1/scriptie_Stigter.pdf


Datum

2 juni 2008

Kenmerk

Adviesrapport

Pagina

20 van 27

Om flexibel en efficiënt te werken is het nodig aandacht te besteden aan communicatiemiddelen. Medewerkers die momenteel een vaste en mobiele telefoon hebben dienen zo veel mogelijk over te gaan op alleen een mobiele telefoon. Voor het intern bellen met mobiele telefoons wordt een intern netwerk geadviseerd. Met mobiele telefoons kan er dan zowel van het interne telefoonverkeer als van het externe telefoonverkeer gebruik worden gemaakt. Medewerkers die altijd binnen het Heijmanshuis werkzaam zijn, hebben genoeg aan alleen een vast toestel, in de toekomst dienen dit wel draadloze telefoons te worden om de mobiliteit van de medewerkers nog meer te stimuleren. Medewerkers die regelmatig buiten de deur werken of werk mee naar huis nemen, hebben behoefte aan een laptop. Op de werkplek van medewerkers met een laptop dient een dockingstation, toetsenbord en beeldscherm aanwezig te zijn. Voor medewerkers die altijd binnen het Heijmanshuis werken, is een desktop voldoende. Met het oog op de toekomst om flexibeler te werken, wordt er geadviseerd altijd te kiezen voor een laptop wanneer er een nieuwe computer moet worden aangeschaft. Dit zal het flexibele werken in de toekomst stimuleren. Gezien de behoefte van de medewerkers wordt er een draadloos netwerk (WLAN) geadviseerd. Een draadloos netwerk bevordert de flexibiliteit in kantoren en maakt flexibele werkplekconcepten nog beter werkbaar. Echter dient er eerst onderzocht te worden of een draadloos netwerk rendabel is omdat een draadloos netwerk moeilijk compleet te beveiligen is. Indien na onderzoek blijkt dat een draadloos netwerk niet rendabel is, dan dient er een bekabelt netwerk (LAN) aangelegd te worden. Vooraf aan het onderzoek was bepaald dat de werkmaatschappijen van Burgers Ergon zich in vleugel A zouden vestigen en de werkmaatschappijen Bouw, Vastgoed, Infra Wegenbouw en Infra Techniek & Mobiliteit in vleugel B. In het Heijmanshuis dient synergie en samenwerking gestimuleerd te worden, daarom zijn de werkmaatschappijen die veel met elkaar samen werken dicht bij elkaar gesitueerd. Dit heeft geleid tot de volgende indeling van vleugel B: onderin wordt de werkmaatschappij Bouw Rotterdam gehuisvest, daarboven komt Vastgoed en achtereenvolgens Infra Wegenbouw en Infra Techniek Mobiliteit. Deze indeling van werkmaatschappijen en de vlekkenplannen samen zijn de basis voor de uiteindelijke indeling van het Heijmanshuis. Het uiteindelijke inrichtingsconcept bestaat uit een combinatiekantoor waarbij aandacht wordt besteed aan flexwerkplekken, concentratieruimten en ontmoetingsruimten en waarbij de faciliteiten die geadviseerd worden aansluiten op een flexibele en efficiënte werkomgeving en op de behoeften van de toekomstige gebruikers. Werkmaatschappijen/afdelingen worden zo gesitueerd dat synergie en ontmoeting gestimuleerd worden in het toekomstige Heijmanshuis.


Datum

2 juni 2008

Kenmerk

Adviesrapport

Pagina

21 van 27

Definities Arbo

Arbo is de afkorting van het woord arbeidsomstandigheden. Arbeidsomstandigheden zijn de omstandigheden waaronder werk wordt verricht: denk aan veilig en gezond werken, en houdt de werkgever voldoende rekening met het welzijn op het werk.

Clean deskprincipe

Uitgangspunt waarbij alle persoonlijke en zakelijke informatie die tijdens werkzaamheden nodig zijn bij het verlaten van een werkplek opgeborgen worden.

Effectief

Doeltreffend

Efficiënt

Doelmatig

Faciliterend

Het aanbieden van voorzieningen

Fascinerend

Zeer sterk boeien

Flexibel

Zich gemakkelijk aanpassend aan wisselende omstandigheden

Flexwerken

Nieuwe manier van werken waarbij medewerkers niet meer over een vaste werkplek beschikken, gebruik kunnen maken van verschillende soorten werkplekken en waarbij afspraken met de werkgever gemaakt kunnen worden over flexibele werktijden en thuiswerken.

Flexwerkplekken

Werkplekken die door alle medewerkers gebruikt kunnen worden.

Heijmanshuis

Nieuw centraal kantoor van Heijmans, waarin meerdere vestigingen uit de regio zich zullen huisvesten.

Inrichtingsconcept

Een plan waarin het kantoorconcept, de faciliteiten en de indeling voor het Heijmanshuis geadviseerd wordt.

Kantoorconcept

Varianten van werkplekken en werkruimten

Kantoorinrichting

De inrichting van een kantoor

Peoplemover

Automatisch bestuurde voertuigen die rijden op een eigen infrastructuur

Synergie

Situatie waarin het effect van twee of meer samenwerkende of gecombineerde organen of functies groter is dan de som van de effecten die elk van de organen of functies alleen zou kunnen opwekken

Timemanagement

Het managen van tijd. Een goede dagindeling maken die is afgestemd op de werkzaamheden

Werkomgeving

De omgeving waar iemand zijn beroep uitoefent

Werkplekinrichting

De inrichting van de plaats waar iemand zijn beroep uitoefent.


PR / Communicatie 12 m² Marketing 14 m²

Verkoop 74 m²

22 mei 2008 Adviesrapport

P & O 12 Mª

Secretariaat / Hhd 57 m²

Projectcoördinatie 52 m²

Datum

Managementtrainee 22 m²

Administratie 59 m²

Vastgoedontwikkeling 152 m²

Kenmerk

Juridische Zaken 12 m²

Directie 56 m²

22 van 27

Directievoering 12 m²

Pagina


Bijlage 1 Vlekkenplan Vastgoed

Prijsvorming 149 m² Management Trainee 9 m²

Facilitaire Zaken 24 m²

Kopersbegeleiding 12 m²

Planontwikkeling 63 m² Inkoop 56 m²

Projectleiding 166 m² Werkvoorbereiders 27 m² Hoofduitvoerders 27 m²


P & O 40 Mª

Financiën 104 m²

Datum

Directie 90 m²

Kenmerk

KAM 12 m²

23 van 27

S & O 36 m²

Acquisitie 12 m²

Pagina


Bijlage 2 Vlekkenplan Bouw


Projectcoördinatie 12 m²

Datum

Calculatie 44 m²

Kenmerk


Manager 28 m²

24 van 27

Verkoop 26 m²

Pagina


Bijlage 3 Vlekkenplan Techniek & Mobiliteit

Calculatie 30 m²

KAM 12 Mª P&O 12 Mª

Uitvoering 80 m²


Werkvoorbereiding 36 m²

Secretariaat 12 m²

Datum


Kenmerk

Bedrijfsleiding 28 m²

25 van 27

Directie 28 m²

Pagina


Bijlage 4 Vlekkenplan Wegenbouw

Datum

22 mei 2008

Kenmerk

Adviesrapport

Pagina

26 van 27

Bijlage 5 Visualisatie Servicecorner

Pantry

Kopieer/print faciliteit

Ontmoetingsruimte

Bibliotheek

Combinatie Concentratie/flexwerkplek


Datum

22 mei 2008

Kenmerk

Adviesrapport

Pagina

27 van 27

Bronvermelding Schriftelijke interne documenten: - Handboek Huisvesting, Heijmans Facilitair Bedrijf, versie 8.1-2008, Jan Jochems Overige schriftelijke documenten: - Jellema 13, Hogere Bouwkunde, Beheren. Utrecht/ Zwolle: Thieme Meulenhoff, 2004. ISBN 9006950572 - FacilityNet, Planon, Focus on Efficiency Websites: - http://www.smartboard.nl/php/producten/smartboard/flatpanel.php - www.samas.com/files/4/E/5/A816475EE584.pdf - essay.utwente.nl/732/1/scriptie_Stigter.pdf - http://intranet.heijmans.com/NL/Infra/Beton%20en%20Waterbouw/Prikbord/Documents/Zyl ab%20handleiding%20HBW%20versie%202.pdf - http://www.magnacarta2.nl/UserFiles/File/Nieuwsbrief-Nr2-2006.pdf - http://www.eur.nl/ssc_ict/netwerk/telefonie/telefooninfrastructuur/aanschaf_mobiele_telefoo n/ - Intranet Heijmans, Flitsnet Mondeling:

Dhr. Ben v/d Aa, Hoofd Bedrijfsbureau Dhr. Daan Jans, Vastgoedmanager Dhr. Ewald Sorbi, docentbegeleider Hogeschool Arnhem & Nijmegen, Academie Diedenoort Facility Management


Adviesrapport. Het Heijmanshuis: Fascinerend faciliterend, een plek waar het bruist van synergie!

Recommend Documents