Clubsite Webmaster KIWANIS BELGIUM LUXEMBOURG. Commissie Communicatie juli 2014 Rudy Broucke

Clubsite Webmaster

KIWANIS BELGIUM LUXEMBOURG Commissie Communicatie – juli 2014 Rudy Broucke

INHOUDSOPGAVE (1)

Inleiding  Toegang voor het beheer van de site  Overzicht van de functionaliteiten  Beheer instellingen (gebruikers)  Beheer pagina’s 

      

Nieuwe pagina’s Tabellen Afbeeldingen Gebonden documenten Links hypertext Bijwerkingen en verwijderingen Eigenschappen en volgorde pagina’s

14 18 21 27 33 36 40

4 6 9 10 13

2

INHOUDSOPGAVE (2)

Beheer highlights  Beheer nieuwsitems  Beheer agenda  Beheer mails  Beheer ‘webforms’  Fotoalbums  Taal van de site  Enkele aandachtspunten ter conclusie 

43 47 51 55 61 67 71 72

3

INLEIDING

Uw clubsite is gebonden aan de website van het district Belgium-Luxembourg en geniet derhalve van alle functionaliteiten ervan. Uw site kan gemakkelijk beheerd worden dankzij een zogenoemd ‘Content Management System’ (CMS), van de Nederlandse onderneming GoMotion. Wat betekent dat U de inhoud kan bijwerken zonder U te veel zorgen te maken over de layout. Het beheer van uw site vereist dus geen grondige technische kennis. De tool die U ter beschikking hebt is intuitief en gebruiksvriendelijk.

4

INLEIDING

Om een site aan te bouwen dient U, in goede architect, te beginnen met uw plan te ontwerpen, hetzij de structuur die uw menu zal worden. U bent meester van de inhoud van uw site. Bouw die op geleidelijk aan, activeer uw pagina’s wanneer ze afgewerkt zijn, en vermijd ze ‘bevrozen’ te houden…

Hou uw site up-to-date ….

5

TOEGANG TOT HET BEHEER VAN DE SITE

o

o

Bij het begin geniet enkel van deze toegang diegene die als gebruiker aangeduid werd in de aanvraag tot activatie van de site. Het is deze webmaster die de toegang kan openen tot andere beheerders aan wie de club toelating geeft om actief als redacteuren op de clubsite tussen te komen (zie bl 8 & 9 infra).

6


Om in te loggen :

www.kiwanis.be/naam van de clubsite/management In het login-venster dat nu voorkomt, vul uw gebruikersnaam en uw paswoord in, en klik op ‘Login’.

Let op de karaktertypes (hoofdletters of kleine letters) van uw paswoord te respecteren

7


U hebt nu toegang tot het startscherm met alle hoofdmodules (tabbladen) die de verschillende beheerfuncties opnemen.

Handleidingen in pdf-formaat kunnen hier gedownload worden.

8

OVERZICHT VAN DE FUNCTIONALITEITEN

Tab ‘Instellingen’ opent een module waar beheerders van de site aangemaakt en gewijzigd kunnen worden. Tab ‘Paginas’ laat toe de pagina’s van de site aan te maken en te wijzigen, zowel de publieke als die aan de leden voorbehouden. Tab ‘Webformulieren’ beheert contactformulieren. Tab ‘Highlights’ wordt gebruikt om kleine spots op een of meerdere paginas in het licht te brengen. Tab ‘Agenda’ beheert uw activiteitenkalender. Tab ‘Nieuws’ biedt de mogelijkheid nieuws-spots op de homepage te plaatsen. Tab ‘Fotoboek’ laat toe fotoalbums op te nemen. Tab ‘Mailmanager’ is een module via dewelke mails kunnen verzonden worden. 9

BEHEER INSTELLINGEN (GEBRUIKERS)

Onder ‘Instellingen’, komen de beheerders (gebruikers) voor, dewelke door de club gerechtigd zijn om op de site tussen te komen. Om een gebruiker toe te voegen, geef zijn naam in het veld beneden het scherm, en valideer met ‘Toevoegen’.

Vermijd accenten, en alle speciale karakters !

10


De naam van de nieuwe beheerder is nu aan de lijst van de beheerders toegevoegd. Vul zijn gegevens in : klik hiervoor op icoontje (bewerken) rechts achter zijn naam (dit geldt ook om de gegevens van een bestaande gebruiker te wijzigen). Ga in subtab ‘Eigenschappen’, vul de velden in, en valideer met ‘Opslaan’.

Vermijd wel accenten en alle speciale karakters ! 11


Om een beheerder te verwijderen, klik op icoontje (verwijderen) rechts achter zijn naam. Ten einde ongewenst wissen te vermijden wordt U nog gevraagd dit te bevestigen.

Bevestig dan met OK.

12

PAGINA’S BEHEER

Tabblad ‘Paginas’ opent links een overzicht van het hoofdmenu van uw site.

U vindt er ook een reeks subtabs met de verschillende beheeropties om pagina’s toe te voegen, te bewerken, te verwijderen, alsook de volgorde van de pagina’s te wijzigen.

13

PAGINA’S BEHEER – NIEUWE PAGINA TOEVOEGEN

Om een nieuwe pagina in te voegen, kies subtab ‘Navigatie’. Hieronder vindt U de lijst van de pagina’s die het hoofdmenu van uw site samenstellen.

Onderaan dit scherm, geef de titel in van de nieuwe pagina die U wenst in te voegen, en valideer met ‘Toevoegen’.

14


Pagina’s kunnen eveneens in submenu’s toegevoegd worden. Selecteer hiervoor links de hoofdpagina waar U de nieuwe pagina wenst in te voegen, en kies dan subtab ‘Subnavigatie’.

Onderaan het scherm, geef de titel in van de nieuwe pagina die U wenst aan te maken, en valideer met ‘Toevoegen’. 15


De titel van uw nieuwe pagina is nu aan de lijst van subtab ‘Overzicht’ toegevoegd. Er dient wel nog een inhoud aan uw pagina gegeven. Klik op subtab ‘Inhoud’ om de pagina-editor te openen.

De toolsbalk lijkt grotendeels op deze van een tekstverwerker zoals Word. Ga over de icoontjes om hun functie te zien. 16


Typ de content van uw pagina in het editor vak onder de toolsbalk. Let op ! Bepaalde functies werken hier anders dan in een tekstverwerker. Bv, door op ‘Enter’ te drukken springt U 2 regels verder ; indien U gewoon naar de volgende regel wenst te gaan, druk dan op ‘Shift’ + ‘Enter’.

Bestaande teksten kunnen ingevoerd worden via plakken*; ook speciale karakters, tabellen, afbeeldingen, hyperlinken naar ander webpagina’s of naar documenten (PDF of Word of Powerpoint bestanden…). (* met sommige internetnavigators dient U met Ctrl C – Ctrl V te werken) 17

PAGINA’S BEHEER – TABEL INVOEGEN

Om een tabel in te voegen :

Positioneer U in het editor vak daar waar U een tabel wenst in te voegen, en klik op de knop ‘Tabel invoegen’ om het volgende dialoogvenster te openen…

18

PAGINA’S BEHEER – TABEL INVOEGEN

Bepaal minstens het gewenst aantal kolommen en rijen, alsook een kolombreedte van minimum 50.

Klik vervolgens op ‘Invoegen’ onderaan dit venster. Uw tabel wordt in het editor vak geplaatst waar die nu kan ingevuld worden.

19

PAGINA’S BEHEER – TABEL BEWERKEN

Om de structuur van een tabel in het editor vak te wijzigen, klik met de rechtermuisknop in de tabel en kies optie ‘Tabeleigenschappen’, of ‘Cel’ of ‘Rij’ of ‘Kolom’ naargelang uw behoeften.

Bevestig uw wijzigingen met ‘Bijwerken’ onderaan het venster.

20

PAGINA’S BEHEER – AFBEELDING INVOEGEN

Om een afbeelding in te voegen : Plaats uw cursor in het editor vak daar waar U de afbeelding wenst in te voegen, en klik op de knop ‘Afbeelding invoegen’. In het volgende dialoogvenster, klik op icoontje

21


Indien de afbeelding reeds bestaat in de bibliotheek, selecteer die met een dubbel klik erop,

Vermijd accenten en alle speciale karakters in de naam van uw afbeeldingsbestand !

en klik vervolgens op ‘Invoegen’ onderaan het invoegingsscherm.

22


Indien U een nieuwe afbeelding wenst in te voegen, klik op ‘Uploaden’.

In het volgende scherm, kies een bestand op uw PC.

Vermijd accenten en alle speciale karakters in de naam van de file !

23


Kies nu de afbeelding in uw eigen database op uw PC ; dubbelklik erop om die in het invoegingscherm in te voegen en klik op ‘Upload’

Gedurende de oplading van de afbeelding ziet U een wieltje draaien onderaan de sluitingsknop.

Zodra het bestand opgeladen is, klik op ‘Sluiten’. 24


De afbeelding werd aan de bibliotheek toegevoegd (laatste item).

Dubbelklik erop om die in het voorbeeldsvak te doen verschijnen.

25


Onder tab ‘Weergave’ kunnen grootte van de afbeelding alsook positie op uw pagina bepaald worden.

Klik vervolgens op ‘Invoegen’

26

PAGINA’S BEHEER – DOCUMENT INVOEGEN

Om een document (PDF, Powerpoint, Word, Zip…) in te voegen : Selecteer in de web editor het woord (de woorden) of de afbeelding waaraan U een document wenst te koppelen, en klik dan op de knop ‘Link invoegen’. In het volgende scherm, klik op icoontje

27


Indien het te linken document reeds in de bibliotheek bestaat, zoek het op in het adhoc dossier en selecteer het door dubbelklik erop.

Vermijd accenten en alle speciale karakters in de naam van het document ! 28


Indien U een nieuw document wenst in te voegen, klik op ‘Uploaden’.

In het volgende scherm, kies het document op uw PC

Vermijd accenten en alle speciale karakters in de naam van het document !

29


Kies het document in uw eigen database op uw PC ; dubbelklik erop om het in het invoegingsscherm in te voegen en klik op ‘Upload’

Gedurende de oplading van de afbeelding ziet U een wieltje draaien onderaan de sluitingsknop.

Zodra het bestand opgeladen is, klik op ‘Sluiten’. 30


Het document is nu toegevoegd aan uw bibliotheek (laatste item).

Dubbelklik erop.

31


Het adres van het document komt nu voor in het invoegenscherm in vakje ‘URL’. Onder ‘Doel’ hebt U de mogelijkheid te kiezen het document te openen in een nieuw venster wanneer men in de website op de link zal klikken.

Klik vervolgens op ‘Invoegen’ onderaan het venster.

32

PAGINA’S BEHEER – HYPERLINK INVOEGEN

Om een hyperlink* in te voegen : Selecteer in het web editor het woord (de woorden) of de afbeelding waaraan U een andere pagina van uw website of van een externe website wenst te koppelen, en klik dan op de knop ‘Link invoegen’ om het volgende dialoogscherm te openen.

* Link die toelaat automatisch naar een andere webpagina te surfen. 33

PAGINA’S BEHEER – HYPERLINK INVOEGEN

Om een link naar een andere pagina van uw website in te voegen, selecteer deze onder ‘Pagina’s’ met de drop-down menu ;

Klik dan op ‘Invoegen’ onderaan het venster.

Hier ook kan nog onder ‘Doel’ gekozen worden om het document te openen in een nieuw venster wanneer men in de website op de link zal klikken ; 34

PAGINA’S BEHEER – HYPERLINK INVOEGEN Om een link naar een andere website in te voeren, vul het URL-adres in in het veld URL van het invoegenscherm.

Begin het adres met http://www.

Hier ook kan nog onder ‘Doel’ gekozen worden om het document te openen in een nieuw venster wanneer men op de link in de website zal klikken ;

Klik dan op ‘Invoegen’ onderaan het venster.

35

PAGINA’S BEHEER – BEWERKEN/VERWIJDEREN

Om een pagina bij te werken, kies de te bewerken pagina en klik op tab ‘Inhoud’ om de web editor te openen. Vergeet niet uw wijzigingen te bevestigen op het einde van uw werk.

Om een pagina te verwijderen, klik onder tab ‘Navigatie’ (of ‘Subnavigatie) op het icoontje rechts achter de te wissen pagina, en bevestig uw beslissing.

36

PAGINA’S BEHEER – BEWERKEN VAN DOCUMENT

Wenst U een gekoppelde document te vervangen : Selecteer in de web editor het woord (de woorden) of de afbeelding waaraan U een ander document wenst te koppelen, en klik dan op de knop ‘Link invoegen’. In het dialoogvenster klik op icoontje

Ga te werk op dezelfde wijze als om een nieuw document in te voegen, en bevestig met ‘Bijwerken’.

37

PAGINA’S BEHEER – LINKWIJZIGING

Wenst U een bestaande hyperlink te wijzigen Selecteer in de web editor het woord (de woorden) of de afbeelding waaraan U een andere pagina van de site of van een andere site wenst te koppelen, en klik vervolgens op de knop ‘Link invoegen’ om het dialoogvenster te openen.

Ga vervolgens te werk zoals om een link in te voegen, en bevestig met ‘Bijwerken’. 38

PAGINA’S BEHEER – VERWIJDEREN LINK

Om een link te verwijderen

Klik in de web editor met de rechtermuisknop op de gekoppelde tekst of verbeelding , en kies optie ‘Link verwijderen’.

39

PAGINA’S BEHEER - EIGENSCHAPPEN

Eens uw pagina aangemaakt en opgeslagen is, ga in subtab ‘Eigenschappen’…

40

PAGINA’S BEHEER - EIGENSCHAPPEN

Hier kunt U de paginatitel wijzigen, en vooral de leesbaarheidseigenschappen van de pagina op de website bepalen. Vergeet niet te bevestigen met ‘Opslaan’ onderaan het venster. Om de pagina op de website zichtbaar te maken, vink ‘Actief’ aan. Bij gebreke zal die enkel in de tool CMS zichtbaar zijn. ‘In navigatie’ dient aangevinkt om de pagina te doen verschijnen in uw sitemenu ; zo niet zal die enkel onrechtstreeks (bv via link) geopend kunnen worden.

Vink ‘Aanmelden verplicht’ aan indien U wenst de toegang tot de pagina te beperken tot uw leden ; in dit geval zullen ze zich moeten aanmelden met hun persoonlijke paswoord toegekend voor de districtwebsite.

41

PAGINA’S BEHEER - VOLGORDE

Onder ‘Navigatie’ en ‘Sub-navigatie’, kunt U de volgorde van uw pagina’s zoals die in het menu van uw website zullen verschijnen wijzigen.

Klik hiervoor op de pijltjes om pagina’s naar boven of naar beneden te brengen.

42

HIGHLIGHTS

Tab ‘Highlights’ geeft U een overzicht van de reeds aangemaakte spots, en de mogelijkheid nieuwe in te voegen.

Om een spot te verwijderen, klik op icoontje rechts.

Geef een titel aan uw nieuwe spot en bevestig met ‘Toevoegen’ om die aan de bestaande lijst toe te voegen. Om inhoud te geven of te wijzigen, klik op icoontje achter de titel.

43

HIGHLIGHTS

Kies subtab ‘Inhoud’ om de web editor te openen en ga te werk zoals voor een pagina.

Vergeet niet te bevestigen met ‘Opslaan’ onderaan het venster.

44

HIGHLIGHTS

Kies subtab ‘Eigenschappen’ en activeer uw spot.

Vergeet niet te bevestigen met ‘Opslaan’ onderaan. 45

HIGHLIGHTS

Om te bepalen op welke pagina(s) uw spot te doen verschijnen, ga in tab ‘Pagina’s’ en selecteer de gewenste pagina in de menu links. Kies dan optie onder subtab ‘Highlights’

In het drop-down menu, selecteer de highlight en bevestig met ‘Toevoegen’. Die zal op de rechter kant van uw pagina in de website verschijnen.

46

NIEUWS

Nieuwsitems kunnen op uw homepage ingevoerd worden. Het beheer ervan gebeurt onder tab ‘Nieuws’.

Om een nieuw nieuwsitem in te voegen, geef er een titel aan en bevestig met ‘Toevoegen’. Om inhoud te geven of te wijzigen, klik op icoontje rechts achter de titel.

47

NIEUWS

Kies subtab ‘Inhoud’ om de web editor te openen en ga te werk zoals voor een pagina.

Vergeet niet te bevestigen met ‘Opslaan ’ onderaan het venster. 48

NIEUWS

Bij een lange tekst wordt automatisch een inleiding op de homepage geplaatst ; indien U zelf een samenvatting of inleiding wenst aan te maken en de bezoeker uit te nodigen meer te lezen als hij dat wenst, doe dit onder subtab ‘Omschrijving’.

Typ uw tekst in de web editor (voeg eventueel een afbeelding). Vergeet niet te bevestigen met ‘Opslaan’ onderaan het venster. De bezoeker van uw site zal dan de mogelijkheid hebben het geheel van uw artikel te lezen door op de melding ‘Lees meer’ te klikken op de homepage onder uw inleidende tekst. Let op, de pagina ‘Nieuws’ moet actief zijn !

49

NIEUWS

Onder subtab ‘Eigenschappen’, kunt U uw nieuwsitem activeren of desactiveren, publicatiedatums wijzigen, en het doorsturen naar het district voor publicatie op de districtsite (*).

(*) De commissie communicatie zal beslissen, na analyse, uw nieuwsitem op de districtwebsite al dan niet te publiceren. 50

AGENDA

Onder module ‘Agenda’ kunt U de kalender van uw vergaderingen en activiteiten publiceren.

Geef een titel aan uw nieuw agendapunt en bevestig met ‘Toevoegen’. Om inhoud te geven of te wijzigen, klik op icoontje achter de titel. 51

AGENDA

Om uw agendapunt te beschrijven, kies subtab ‘Inhoud’ om de web editor te openen en ga te werk zoals voor een pagina.

Vergeet niet te bevestigen met ‘Opslaan’ onderaan het venster. 52

AGENDA

Onder subtab ‘Eigenschappen’, vul locatie en datum(s) in, en activeer het agendapunt.

Vergeet niet te bevestigen met ‘Opslaan’ onderaan. 53

AGENDA

De mogelijkheid kan ook aan uw leden geboden worden om zich op de vergadering of activiteit in te schrijven (vink ‘Inschrijven’ aan), alsook vergezellende partner of visitor in te schrijven (vink ‘Partner’ en/of ‘introducé’ aan).

Voor een vergadering kan eveneens een dagorde (‘Agenda’) of een verslag (‘Notulen’) tot download aan de leden geboden worden. 54

MAILMANAGER

Onder module ‘Mailmanager’ kunnen berichten verstuurd worden naar bepaalde bestemmelingen vanuit een te bepalen adres. Let op! Binnenkomende mails kunnen door de website niet beheerd worden.

(adres van de club of van de voorzitter of van de secretaris of van een commissievoorzitter etc…)

Typ uw bericht in de web editor, en bevestig vervolgens met onderaan. 55

MAILMANAGER

Eens uw bericht geschreven en opgeslagen, bepaal dan de bestemmeling(en).

U hebt de keuze dit te versturen naar één persoon of naar een groep personen.

56

MAILMANAGER

Kiest U het naar één bepaald persoon te versturen :

Vul zijn adres in en klik dan op ‘Verstuur’.

57

MAILMANAGER

Wenst U het naar een groep personen te richten, U kunt onder subtab ‘Adressenlijst’ gebruik maken van een mailing-list.

Kies een bestaande lijst in de drop-down menu of maak een nieuwe aan.

58

MAILMANAGER

Om een lijst aan te maken

Geef een naam en bevestig met ‘Toevoegen’.

59

MAILMANAGER

Selecteer nu één per één de adressen van de personen die U in deze lijst wenst in te schrijven.

Vergeet niet telkens te bevestigen met ‘Opslaan’. 60

BEHEER VAN ‘WEBFORMS’

Onder module ‘Webformulieren’ kunnen contactformulieren aangemaakt en beheerd worden : hiermee hebben bezoekers van de site (leden en niet-leden) de mogelijkheid berichten te laten.

Om een nieuw formulier aan te maken, geef een titel en bevestig met ‘Toevoegen’. Om content te geven of te wijzigen, klik op icoontje (bewerken) rechts achter de titel. 61


Onder subtab ‘Eigenschappen’,

vul ontvangst-mailadres in (*), en voeg een hoofdtitel aan uw formulier ; hier kan eventueel nog een tekst van ontvangstbewijs toegevoegd worden ; en bevestig met ‘Opslaan’.

(* adres van de club of van de voorzitter of van de secretaris of van een commissievoorzitter etc…)

62


Onder subtab ‘Elementen’, maak uw formulier aan.

Selecteer in de dropdownmenu de veldtype van elk element van uw formulier (1 regel tekst, een tekstveld…).

Klik dan op icoontje (bewerken) om de inhoud van het veld te bepalen… Bij meerdere elementen kan de volgorde ervan gewijzigd worden met de pijltjes.

63


Geef een titel aan het veld ; wijzig desnoods het veldtype ; Een default waarde kan hier ingezet worden Vink ‘Verplicht?’ aan indien het invullen van dit veld verplicht is; voeg eventueel een foutmelding toe. Bevestig met ‘Opslaan’.

64


Om een formulier op uw site in te voegen, ga in module ‘Paginas’ selecteer de pagina waar het moet ingevoerd worden, en kies subtab ‘Eigenschappen’.

Selecteer het formulier in de dropdownmenu. Vergeet niet te bevestigen.

65


Om de ontvangen formulieren te raadplegen en te beheren, in module ‘Webformulieren’, ga in subtab ‘Ingestuurd’.

Let op! Het is niet mogelijk via de site de ontvangen berichten te beantwoorden. Gebruik hiervoor de mailbox die U aangegeven hebt voor het versturen van het formulier.

66

FOTOALBUMS

Onder tab ‘Fotoboek’ krijgt U een overzicht van de reeds gecreëerde albums, en hebt U de mogelijkheid nieuwe aan te maken.

Geef een titel aan uw nieuw fotoalbum en bevestig met ‘Toevoegen’ om het aan de lijst toe te voegen. Om foto’s op te laden of te wijzigen, klik op icoontje (bewerken) rechts achter de titel.

67

FOTOALBUMS

U kunt op 2 manieren te werk gaan om foto’s op te laden. Let op! Enkel foto’s in .jpg of .gif formaat kunnen opgeladen worden.

Onder subtab ‘Toevoegen’, klik op ‘Toevoegen’ onderaan het venster, en selecteer op uw PC de op te laden foto’s. Weet dat meerdere foto’s hier samen kunnen opgeladen worden. 68

FOTOALBUMS

Foto’s kunnen ook onder subtab ‘Afbeeldingen’ opgeladen worden, maar ditmaal slechts één per één.

Selecteer de op te laden foto, en klik op ‘Toevoegen’ onderaan.

De opgeladen foto’s kunnen bekeken worden onder subtab ‘Afbeeldingen’, en hun volgorde kan met de pijltjes gewijzigd worden.

69

FOTOALBUMS

Onder subtab ‘Eigenschappen’, activeer uw album en bepaal als het enkel voor uw leden bestemd is, wat impliceert dat ze dan hiervoor met hun persoonlijke login zullen moeten aanmelden. Let op! Pagina ‘Foto albums’ moet ook geactiveerd zijn.

Onder subtab ‘Omschrijving’ vindt U een teksteditor waarin een beschrijving of een commentaar van uw album kan geschreven worden.

70

TAALGEBRUIK

De taal van uw website is bij het aanvragen van de clubsite bepaald.

Indien uw website in meerdere talen dient gepubliceerd te worden, gelieve contact te nemen met de commissie communicatie. ([email protected] of [email protected])

71

AANDACHTSPUNTEN

Om een element te activeren of desactiveren, kan op verschillende plaatsen ook gebruik gemaakt worden van de kleine groene en rode knoppen. En onthoud de functionaliteit van deze icoontjes :

Bewerken

Verwijderen

72

AANDACHTSPUNTEN

Hou in aandacht de wettelijke bepalingen ivm de bescherming van de persoonlijke levensfeer na te leven, evenals het recht op afbeelding, de stijlgids mbt de logos van Kiwanis...

Vergeet niet uw werk af te sluiten door op tapblad Afmelden (rechts bovenaan) te klikken. 73

Clubsite Webmaster KIWANIS BELGIUM LUXEMBOURG. Commissie Communicatie juli 2014 Rudy Broucke

Recommend Documents