DataBase Manager
KIWANIS BELGIUM LUXEMBOURG Commissie Communicatie – juni 2013 Rudy Broucke
INHOUD
Synthese
van de rol van de DBM Bijzonder toegang binnen www.kiwanis.be Directory OnLine Beheer clubs Ledenstatistiek Export en versturen van fiches Divisiefuncties Enkele aandachtspunten tot conclusie 2
ROL VAN DE DBM
Synthese van de rol van DBM : De DBM is verantwoordelijk voor het bijhouden van de database samengesteld door de Directory OnLine. o
o
o
Hij zorgt ervoor dat alle clubleden er correct in opgenomen zijn. Op aanvraag van de secretaris, zet hij de nieuwe leden in, wijzigt hij de ledenstatuten en schrapt hij de uittredende leden. Hij houdt de club-infos bij en zorgt ervoor ieder jaar de titularissen van de functies in het clubcomité in te zetten. Hij verzekert helpdesk aan de clubleden die computer technisch niet onderlegd zijn of moeite hebben met hun gegevens in de DOL.
Hij haalt de voor het clubbeheer nuttige info uit de database.
3
TOEGANG TOT DBM VOORBEHOUDEN TAKEN (Ledenzone)
De DBM beschikt, via het menu van de ‘Ledenzone’, over een bijzondere toegang tot de database van het District. Voor de toegang tot de ‘Ledenzone’, zie de ‘Handleiding voor website kiwanis.be’ (bl.22).
Een eenvoudige klik op dit item opent een inlogscherm… 4
TOEGANG TOT DBM VOORBEHOUDEN TAKEN
Log in
Voornaam Naam
Paswoord (van DBM)
En klik op
Indien paswoord vergeten, vraag het hier aan
5
TOEGANG TOT DBM VOORBEHOUDEN TAKEN
Eenmaal geïdentificeerd krijgt de DBM toegang tot dit uitgebreide menu.
Niet vergeten de sessie af te sluiten door op dit item te klikken.
6
DIRECTORY ONLINE
Onder ‘Directory online’, hebt U toegang tot het geheel van de gegevens van de leden van het District.
7
DIRECTORY ONLINE
Deze gegevens kunnen geraadpleegd en ook bijgewerkt worden. Om het opzoeken te vergemakkelijken, beschikt U over diverse zoek-criteria : de beginletter van de naam natuurlijk,
maar ook drop-down lijsten voor divisie, club, en/of functie. U kunt eveneens zoeken op naam of onderdeel van naam, of postcode of lokaliteit, of nog taalgebruik.
Geef één of meerdere velden in en klik op ‘Zoeken’. 8
DIRECTORY ONLINE
Selecteer het lid waarvan U de fiche wenst te zien door het vakje vóór zijn naam aan te klikken,
en klik dan door bovenaan links van het scherm op : ‘Afbeelden’ voor raadpleging, ‘Wijzigen’ voor bijwerking, ‘Verwijderen’ om de fiche van een uittredende lid te wissen. 9
DIRECTORY ONLINE
De fiche van een lid bevat de identificatie van zijn club, zijn persoons- alsook zijn beroepsgegevens, eventueel zijn foto, en de functies die hij binnen Kiwanis waargenomen heeft.
Optie ‘Wijzigen’ biedt bovendien de mogelijkheid zijn paswoorden voor de Ledenzone te raadplegen.
10
DIRECTORY ONLINE
Wanneer U een ledenfiche verwijdert krijgt U een pop-up met de vraag of U dit zeker wilt, dit om ongewenste verwijderingen te vermelden.
Om een nieuw lid in de database in te brengen, klik bovenaan links van het scherm op : ‘Toevoegen’ en vul zijn fiche in met al zijn gegevens.
11
DIRECTORY ONLINE
Om een geraadpleegde fiche te verlaten, klik onderaan op ‘Terug naar overzicht’. U kunt deze ook afprinten.
Hebt U een nieuwe fiche toegevoegd of gegevens gewijzigd, vergeet niet op ‘OK’ onderaan te klikken om uw gegevens op te slaan.
12
DIRECTORY ONLINE
Uw opzoeking kan eveneens een groep leden betreffen; selecteer dan op basis van divisie en club, of functie. De gegevens kunnen dan vervolgens gesorteerd worden… Voor sortering per alfabetische orde, klik op
Voor sortering per divisienr en clubnr, klik op
Voor sortering per postcode, klik op
13
DIRECTORY ONLINE De behaalde resultaten van uw opzoeking kunt U in een Excelbestand exporteren.
Na uw groep te hebben geselecteerd, klik op ‘Export data’
en bevestig met OK …
14
DIRECTORY ONLINE
Een bericht meldt U dat het bestand wordt aangemaakt. Even geduld…
Wanneer het bestand aangemaakt is, komt dit bericht tevoorschijn. Klik erop om het bestand te openen of op te laden. 15
DIRECTORY ONLINE
Het resultaat van uw opzoeking komt onder vorm van een Excelbestand voor, met de uitbreiding ‘.csv’. Open het of laad het op op uw PC.
U kunt het gebruiken om b.v. een mailing te versturen.
16
BEHEER CLUBS
Item ‘Beheer clubs’ biedt U de mogelijkheid de clubinformaties te raadplegen en te wijzigen, alsook de stemgerechtigden op het congres aan te duiden.
17
BEHEER CLUBS
Klik het vakje van de te selecteren club aan, en klik door bovenaan op ‘Afbeelden’ voor raadpleging of ‘Wijzigen’ voor bijwerking. 18
BEHEER CLUBS
De fiche van een club bevat zijn identificatie, de gegevens van zijn statutaire vergaderingen, zijn eventuele website en email-adres, de organisatie-datum en charter-datum, zijn peterclubs en pete-clubs, de clubs waarmee hij eventueel gekoppeld is, de samenstelling van zijn huidig comité, en een overzicht van zijn voorzitters sinds 1998. Na raadpleging, verlaat de fiche door op te klikken. 19
BEHEER CLUBS
Indien U ‘Wijzigen’ gekozen hebt, verbeter de informaties die moeten bijgewerkt worden, en slaag ze op met ‘OK’ onderaan het document. 20
BEHEER CLUBS
De optie ‘Functies’ laat U toe de samenstelling van het comité van lopend jaar en voorgaande jaar te raadplegen, en vooral …
21
BEHEER CLUBS
… en vooral de samenstelling van het volgend comité in te geven, nadat deze aangeduid werd door de clubsverkiezingsAV. De drop-down lijsten helpen U de titularissen snel te selecteren. Denk er ook aan de foto van de toekomstige voorzitter op te laden.
Dit is zeer belangrijk voor het aanmaken van de Directory (papier-editie).
22
BEHEER CLUBS
Optie ‘Oude functies’ geeft U de mogelijkheid een overzicht van de comités sinds 1998 te raadplegen. Selecteer het jaar en bevestig met OK.
23
BEHEER CLUBS
Optie ‘Congres’ laat U toe de de stemgerechtigden van uw club op het districtcongres aan te duiden. Selecteer uw club en vul de namen in met de drop-down lijsten ; bevestig met OK.
24
STATISTIEKEN
Item ‘Ledenstatistiek’ geeft U het aantal leden en de gemiddelde leeftijden, per geslacht, op niveau van district, van divisie en voor elke club.
25
STATISTIEKEN
Dit item vervolledigt vorige statistiek met een verdeling van de leden in leeftijdschijven.
26
VERSTUREN FICHES
Via deze items, kunnen de ledenfiches per mail verstuurd worden naar de DBM, of een andere bijzondere bestemmeling, of naar elk lid.
27
DIVISIE FUNCTIES
De Lt-G zorgt er ook voor dat de divisiefuncties ingebracht worden na de divisievergadering waarop de verkiezing plaatsvond. Dit is ook belangrijk voor de papier-editie van de Directory. 28
DIVISIE FUNCTIES
Klik het vakje van de bij te werken divisie aan, en klik door op ‘Functies’ bovenaan. Vul dan de verschillende posten in met de drop-down lijsten.
29
AANDACHTSPUNTEN
Onjuiste gegevens, door gebrek aan tijdige bijwerking van de database, misleiden uw Kiwanisvrienden die de DOL raadplegen ! De verkeerde gegevens zullen zich ook in de papier-editie van de Directory begin van het jaar terugvinden. Enkel de in de DOL geregistreerde leden kunnen van de verzekeringen van het District genieten !!! De gegevens van de Directory Online mogen slechts gebruikt worden voor doeleinden welke verenigbaar zijn met de doelstellingen en reglementen van Kiwanis International, en mits strikte naleving van de beschikkingen van de wet op privéleven. En vergeet niet uw sessie af te sluiten (‘Afmelden’) op het einde van uw werk.
30
