Clubraad van 21 november 2015

Agenda

Clubraad van 21 november 2015 Onderwerp

Toelichting

1. Opening en mededelingen

Zie bijlage 1

2. Ingekomen stukken

Zie bijlage 2

3. Verslagen Clubraad 22 november 2014 en 28 maart 2015

Zie website: inloggen; kies: Terreinen, Afdelingen/secties,

NTKC algemeen

Informatie

4. Bespreking rapportage en voorstellen Werkgroep 7+

Zie bijlage 3;

ook op website: inloggen; kies: Terreinen,

Afdelingen/secties,

NTKC algemeen,

Nieuws, Notitie werkgroep 7+

5. Bespreking van zaken die voor de vereniging van belang zijn: 1. Stand van zaken betreffende de website, nieuwsbrief en Buitenspoor 2. Stand van zaken betreffende het experiment kampgeldinning

Zie bijlage 4

3. Stand van zaken m.b.t. kleine houtvuren en BBQ

Zie bijlage 5

4. Financiële administratie NTKC 5. Actualiteit terreinen 6. Voorbereiding van voorstellen voor de ALV 1.

Wijziging van de Statuten in verband met caravan winterkamperen voor alle leden

7. Rondvraag 8. Sluiting

Zie bijlage 6

Bijlage 1 Mededelingen 1. Orde van de Clubraad De onderwerpen op de agenda worden plenair behandeld.

2. Actuele zaken Het HB zal de stand van zaken toelichten m.b.t.:

a) Verwerving van een nieuw terrein in Zeeland;

b) Bouw van een nieuw toiletgebouw St. Geertruid

c) Ontsluiting toegang tot terrein Limmen

d) Ontwikkelingen rond de Brobbelbies en Austerlitz

e) Waar staan tenten en waar caravans op de kampeerterreinen?

Bijlage 2 Ingekomen stukken De secretaris van de Clubraad heeft geen stukken ontvangen voor behandeling in de Clubraad

Bijlage 3 Bespreking rapportage en voorstellen Werkgroep 7+ Het hoofdbestuur heeft met belangstelling de notitie van werkgroep 7+ gelezen en met name het deel oplossingsrichtingen. Door de werkgroep blijkt nadrukkelijk gekozen te zijn voor het woord richtingen. Dat betekent dat het HB zich realiseert dat er geen concrete voorstellen worden gedaan en/of actiepunten zijn geformuleerd. Wij onderschrijven deze keuze om in eerste instantie hoofdlijnen aan te geven zodat er voor alle geledingen ruimte blijft op de eigen situatie toegesneden oplossingen en acties aan te geven.

In dit stadium wil het HB graag met de clubraad in gesprek gaan om de geformuleerde richtingen te verkennen en na te gaan tot welke daadwerkelijke acties dat kan leiden, zowel op het niveau van sectie/afdelingsbestuur en hoofdbestuur, als op individueel niveau zoals kampmeester en leden. Het HB nodigt de deelnemers van de clubraad graag uit dit gesprek met elkaar aan te gaan met een open mind voor elkaar en met de nodige relativering van eigen standpunten. Meningsvorming op basis van zo´n gesprek schept draagvlak.

Inleiding Werkgroep 7+ : notitie ter voorbereiding Clubraad op 21 november 2015 in Huizen De Werkgroep 7+ (bestaande uit Francisca Beudeker, Jurjen Bolsenbroek, Adriaan Branderhorst, Peter Leyenaar, Dries Oosterhof (voorzitter), Timethy Schoonebeek, Marjolijn Steffens en Marjan Verhagen) heeft het verzoek van het hoofdbestuur gekregen om met voorstellen te komen t.a.v. het (nadrukkelijker) informeren van (kennismakings-)leden over het doel en de gebruiken van de NTKC en het bewerkstelligen van een actievere betrokkenheid bij het beheer van de terreinen. In de Buitenspoor is te lezen hoe deze opdracht is uitgewerkt in drie vraagstellingen. Op de functionarissen dag op 19 september jl. is inmiddels gesproken over de (onderbelichte) waarden van de club die we in deel 1 aan de orde stellen. De functionarissen zijn mee genomen in de overwegingen van de werkgroep en hebben ook ideeën aangedragen voor de toekomst. De werkgroep 7+ heeft hierop voortgeborduurd en komt in deel 2 van dit document met een aantal oplossingsrichtingen, die vooral onze waarden benadrukken i.p.v. de regels. De werkgroep heeft het verzoek van het HB opgedeeld in de volgende 3 vraagstellingen: Vraagstelling 1 Hoe bereiken we geïnteresseerde tentkampeerders en informeren we hen over doel en gebruiken van de NTKC, zodanig dat zij de club aantrekkelijk gaan vinden en zich als lid aanmelden?


Vraagstelling 2
 Hoe communiceren we zodanig met onze leden over doel en gebruiken van de NTKC, dat zij grotere verantwoordelijkheid voelen en actiever worden bij het beheer en onderhoud van de terreinen? Vraagstelling Hoe communiceren we zodanig met onze leden over doel en gebruiken van de NTKC dat zij zich verantwoordelijk voelen voor de functie van kampmeester en haar meer vanuit de clubwaarden dan de clubregels inhoud geven?

Deel I: Overwegingen Denkproces De werkwijze, die we in eerste instantie hebben gevolgd, is die van de Dynamische Oordeelsvorming (naar dr. A.H. Bos). Daarmee breng je in kaart welke feitelijkheden per vraagstelling relevant zijn, welke opvattingen/interpretaties we rond een vraagstelling zoal tegenkomen binnen de club? Welke doelen/opties nastrevenswaard zijn en aan welke middelen/oplossingen je alzo kunt denken? Door dat per vraagstelling te onderzoeken en in kaart te brengen kregen we een beter zicht op wat al zo speelt en welke mogelijkheden er zijn. Dit heeft ons bovendien geholpen om ons nog eens extra bewust te worden van de dominante waarden van de club en welke regels er voor de clubcode, de clubterreinen en het clublidmaatschap door de jaren heen geformuleerd zijn. Conclusies, die we trokken, waren onder andere dat de regels logisch zijn, praktisch uitvoerbaar en noodzakelijk voor een goed reilen en zeilen op de terreinen. Naast deze “harde” regels zijn er ook ongeschreven regels en ingesleten gewoontes ontstaan. En juist deze ongeschreven regels en ingesleten gewoontes kunnen zo nu en dan haaks staan op onze waarden die we juist proberen te borgen met onze geschreven regels. Wat zijn waarden eigenlijk? Waarden zijn uitdrukkingen van fundamentele en gemeenschappelijke ideeën van mensen over wat zij belangrijk vinden, lees: wat voor hen van grote waarde is.
 De vragen die we ons vervolgens stelden zijn: welke waarden zijn dat binnen de NTKC en met welke zijn we als club onderscheidend in Nederland? En... welke waarden zijn de afgelopen jaren verwaarloosd, onderbelicht of vervormd geraakt? De waarden die we als werkgroep frequent terug zien komen zijn: medeeigenaarschap, verantwoordelijkheid, gastvrijheid, vrijheid, eenvoud, respect voor mens en natuur, rust en tent-kamperen met beperkte middelen. Aan de hand van deze waarden hebben we de rol van de afdelingen, promo, de uitvoering van de promoactiviteiten en de kampmeester (waarbij ook vragen als “waar komt het woord kampmeester vandaan?, wat is de functie van de kampmeester? En welke lading heeft het woord kampmeester?” besproken zijn) onder de loep genomen. Toelichting gekozen waarden In het licht van de drie vraagstellingen vinden we als werkgroep dat een 3-tal waarden onderbelicht zijn gebleven, namelijk de waarden mede-eigenaarschap, verantwoordelijkheid en gastvrijheid . Vanaf het moment dat je lid wordt, ben je mede-eigenaar van al die mooie terreinen. Daarnaast zijn we met elkaar verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de club zoals onderhoud van onze mooie terreinen, ledenadministratie, bestuurstaken etc. etc.. Hiermee kun je zeggen dat mede-eigenaarschap en verantwoordelijkheid onlosmakelijk aan elkaar verbonden zijn. Het is het meest onderscheidende element van de club. De waarde gastvrijheid komt impliciet tot uitdrukking in ons symbool het zwerversteken, dat bij nomadenvolken het signaal afgeeft: “Hier woont goed volk, hier is het veilig” (zie Buitenspoor november 2014). Expliciet brengen wij dat tot uitdrukking in onze gastvrijheid naar (nieuwe) leden, ook van

zusterorganisaties, passanten en introducées. Toch knaagt er iets aan het gastvrij zijn. Hier komen we bij de overwegingen op terug. Overwegingen In de werkgroep hebben we getracht vanuit een helicopterview en diverse invalshoeken naar de club te kijken. Door de scoop te vergroten, te verkleinen dan wel de club vanuit een andere hoek te bezien zijn we tot een aantal overwegingen gekomen. Overweging 1: er is mogelijk een te vrije invulling gegeven aan de clubregels Een eerste overweging waar we je in mee willen nemen is die rondom het afschaffen van de ballotage. Sommige zullen gelijk roepen dat dit nooit had mogen gebeuren, anderen zijn er alleen maar opgelucht over. De ballotage had ooit een functie binnen de club, je had namelijk grip op wie wel en wie niet lid kon worden. Van het middel ballotage vinden we allemaal wel wat, maar 1 ding is een feit: met het afschaffen van de ballotage verdween ook de informatieve en begeleidende rol binnen de club. Vraag is wat is hiervoor in de plaats gekomen oftewel hoe heeft de club hierop gereageerd. Een voorbeeld: in de clubpraktijk blijkt dat ‘vrijheid’ enerzijds de lading kan krijgen van ‘recht hebben op’ en anderzijds van ‘lak hebben aan’. Het zijn juist deze uitersten die al snel onrecht doen aan andere waarden. Als iemand vindt dat hij, om wat voor reden dan ook, het recht heeft een (nieuw) lid terecht te wijzen, kan die zich ongastvrij en respectloos bejegend voelen en wellicht meteen opstappen of afzonderen en zich afzijdig houden van zaken als schoon maken en onderhoud. En als iemand zich niets gelegen laat liggen aan de clubregels toont hij weinig respect voor de essentiële clubwaarde verantwoordelijkheid. Nog een voorbeeld: sinds een aantal jaar kennen we de mogelijkheid van proefkamperen. Het proefkamperen met de huidige wijze van organiseren en (vrije) invulling die eraan wordt gegeven is niet belegd in ons regelement. Hierin staat dat het hoofdbestuur, afdelingsbestuur of sectiebestuur personen kan introduceren; betrokkene en het afdelingsbestuur dat het desbetreffende terrein beheert wordt schriftelijk mededeling gedaan. Het aantal aanvragen is groot en er wordt zoveel mogelijk gehoor gegeven aan de verzoeken. We zien dat mensen daar soms misbruik van maken. Tevens zien we dat het lastig is om de proefkampeerders goed op te vangen en goed mee te nemen in de gebruiken en regels van de club en het reilen en zeilen op de terreinen. De club heeft in de loop der jaren een aantal regels ontwikkeld om de terreinen in een goede staat te houden en de beheerskosten zo laag mogelijk. We hebben de indruk dat het waarom van die regels bij (nieuwe) leden niet altijd duidelijk is met als gevolg dat een lid dat zich niet aan de regels houdt geen verantwoordelijkheid en mede-eigenaarschap laat zien. Voorbeelden hiervan zijn het verplaatsen van de tent na 4 dagen; niet de zwemkleding uitwassen in de wasruimtes of het doen van de afwas in de wasruimtes. Zo zie je dat vrijheid aan de ene kant zorgt voor meer mogelijkheden maar anderzijds te veel vrijheid andere waarden ondermijnt en juist tegen ons kan werken.

Overweging 2: een blik naar intern van ons als clubleden versus een extern gerichte aanpak van promo. Het proefkamperen, waar in de vorige overweging over is gesproken, is belegd bij promo. Naast het proefkamperen heeft promo zich de laatste jaren vooral gericht op het werven van leden, voornamelijk door deelname aan (allerhande) beurzen. Hierin zie je dat promo vooral extern gericht is en tegelijkertijd, zo merkten we, het interne contact heeft verwaarloosd. De vraag is dus of zij hiermee voldoende aansluiting heeft gehouden met de club. De club lijkt meer haar vizier naar intern - de eigen leden - te hebben gericht en dat wat er is zo goed mogelijk te verzorgen. Met de komst van Buitenspoor nieuwe stijl en nieuw jasje en een nieuwe website zie je dat de club langzaamaan meer de scope naar buiten verplaatst en zichtbaarder wordt. Een overweging die we willen voorleggen is dat promo meer de aansluiting zoekt bij de club door zich iets meer intern te richten en daarmee de club te ondersteunen in een soort brugfunctie naar extern. De rol van promo is daarmee niet alleen het werven van leden maar juist het ondersteunen van de club (de individuele leden, afdelingen, secties en hoofdbestuur) bij het werven van nieuwe leden. In deze laatste rolbeschrijving zie je zowel het extern als intern gerichte terug komen. Dit raakt ook het item gastvrij zijn en brengt ons bij de derde overweging. Overweging 3: Stralen wij gastvrijheid uit in al ons doen & laten en uitdrukkingswijze? Op een aantal terreinen hangt een print van de clubcode en de lijst van regels prominent in het zicht van de kampeerder, zoals op het toilet of op de deur van het werkhok. Een veel gehoorde zin in een gesprek met een NTKC-er is dat de club ook zoveel regels heeft en dat terwijl we eerder stelden dat de regels logisch zijn, praktisch uitvoerbaar en noodzakelijk voor een goed reilen en zeilen op de terreinen. We kunnen ons voorstellen dat het zien van een clubcodeprint een schrikreactie geeft. Hiermee werkt het juist bevestigend op het imago dat de club veel eisen stelt waar je aan moet voldoen en juist minder het gastvrij zijn van de club uitstraalt. Vraag is hoe we kunnen zorgen dat er een dusdanige voorlichting en informatievoorziening op gang komt, zodat de regels als vanzelfsprekend en niet als een molensteen gevoeld worden. Promo, met de meer externe gerichte blik, wil gastvrij zijn naar potentiële nieuwe leden. Dit uit zich onder andere in het proefkamperen en het zoveel mogelijk gehoor geven aan de verzoeken. De vraag, die we een ieder zich gelijk horen afvragen, is, of deze proefkampeerders voldoende zijn voorbereid op de kennismaking met de club en hoe zij worden opgevangen/ontvangen op de terreinen. Hoe gastvrij tonen wij ons op zulke momenten? Het antwoord op deze vraag is gelukkig meestal positief, maar er zijn ook ervaringen van toekomstige nieuwe leden die minder positief waren. Een even relevante vraag is hoe gastvrij zijn wij naar onze eigen leden, naar elkaar dus? De ene week ben je zelf kampmeester én kampeerder en heb je eigenlijk 2 petten, de andere week heb je één pet, namelijk die van kampeerder. Hoe hanteert een ieder die petten? Hoe ga je als kampmeester om met lastige situaties en dilemma’s, zoals leden die de regels niet kennen of er zich niet aan houden, leden die anderen storen in hun rust etc. en blijf je tegelijkertijd toch gastvrij? En hoe uitnodigend zijn de afdelingen naar hun leden rond de werkdagen, weten ze wie waar voor in te schakelen is, welke hobby’s en vakbekwaamheid ze hebben? Hoe is, ruimer geformuleerd, hun band met de leden van hun afdeling?

Deel II Oplossingsrichtingen Op de functionarissen dag op 19 september jl. is uitvoerig met elkaar gesproken over de in deel I behandelde (onderbelichte) waarden van de club en zijn functionarissen in 4 groepsgesprekken mee genomen in de overwegingen van de werkgroep. Er is echter niet alleen meegedacht, maar er zijn ook ideeën voor de toekomst aangedragen. De werkgroep 7+ heeft hierop voortgeborduurd en komt in dit hoofdstuk met een aantal oplossingsrichtingen. die meer onze waarden benadrukken dan de regels. We doen dat aan de hand van de drie eerder genoemde vraagstellingen. Vraagstelling 1 Hoe bereiken we geïnteresseerde tentkampeerders en informeren we hen over doel en gebruiken van de NTKC, zodanig dat zij de club aantrekkelijk gaan vinden en zich als lid aanmelden? Imago Wij vinden het belangrijk de komende jaren consistent aan ons imago te werken en dat op een positieve manier uit te dragen: een club die staat voor mede-eigenaarschap en -verantwoordelijkheid, gastvrijheid, respect voor mens en natuur en (tent-)kamperen met beperkte middelen. We denken dat Promo in nauwe afstemming met het HB hier de lijnen voor kan gaan uitzetten. Daarbij gaat het erom een dusdanige naamsbekendheid te genereren, dat we gelijkgestemde tentkampeerders bereiken die niet weten dat we er zijn en/of aanhikken tegen ons huidige imago. Dat is nog grotendeels gebaseerd op de geslotenheid en gestrengheid van de club in het verleden, dat was althans een geluid dat we meermaals hoorden op 19 september. Tegelijkertijd zullen we onderling dit soort imagozaken bespreekbaar moeten maken en elkaar motiveren elkaar op gedrag aan te spreken dat dit negatieve imago ook heden ten dage nog bevestigt. Rol afdelingen Ook onze afdelingen denken we een rol toe bij de werving van nieuwe leden. Bijvoorbeeld door samen met Promo te kijken hoe en waar zij zich kunnen laten zien in de regio (bijvoorbeeld bij fietstochten, feeling met activiteiten); door de banden met de lokale pers bewust te onderhouden zodat zij af en toe stukjes over de NTKC willen plaatsen; door ervoor te zorgen dat de kampkoffer beschikt over up-to-date informatie en door oude informatie, folders en aanmeldingskaarten te verwijderen; door kennismakings-kampeerders met meer aandacht op de terreinen te ontvangen en wegwijs te maken, bijvoorbeeld met behulp van ervaren leden die bereid zijn (naast of in plaats van de kampmeester) gastheer/vrouw te zijn; door na het kennismakingsweekend om feedback te vragen (hoe is het bevallen, willen ze meer weten, wat is ze opgevallen in positieve én negatieve zin, willen ze lid worden...etc., etc.) en tot slot door meer gebruik te maken van de Social Media om zich naar buiten te profileren. Kortom: door het generen van een gastvrije en uitnodigende sfeer op de terreinen, voor de werkdagen, afdelingsvergaderingen etc. Rol Promo Het zal duidelijk zijn dat we bij communicatie en publiciteit Promo een belangrijke rol toedichten. Misschien moeten we deze groep ook een andere naam geven, in de trant van “Werkgroep (in- en externe) communicatie”. Zij zou de coördinatie op zich kunnen nemen van de kennismakingsmogelijkheden van de

toekomstige nieuwe leden met de afdeling en het betreffende clubterrein; deze toekomstige nieuwe leden gaan informeren over het reilen en zeilen van de club; hun feedback te bundelen; herhalingsadvertenties in doelgroep bladen (Puur, wandelclubs, fietsclub, NKBV...) plaatsen; clubleden ondersteunen/motiveren bij het werven van nieuwe leden door het uitreiken van een gadget (bijv. opvouwbare drinkbeker met NTKC logo) bij het aanleveren van een nieuw lid; doelgerichter en selectiever beurzen bezoeken; een meedenk- en ondersteuningsfunctie gaan vervullen ten behoeve van promotionele activiteiten van afdelingen en secties; een verbindende rol tussen de afdelingen spelen door successen over de afdelingen heen uit te dragen; filmpjes van de clubterreinen en over het reilen en zeilen van de club maken en daarbij consistent de waarden van de club uitdragen. Ontvangst Om de aanvragen voor de kennismaking met de club en met name de opvang van de kennismakingskampeerders goed te regelen willen we twee overwegingen meegeven. De ene overweging is het beperken van het aantal kennismakingsterreinen. Een tweede overweging is de aanvraag voor een kennismakingsmoment met de club alleen doorgang te laten vinden als er daadwerkelijk iemand aanwezig kan zijn op het voorkeursterrein om de kennismakers welkom te heten en wegwijs te maken. Is dit niet mogelijk op het voorkeursterrein dan de keuze voor een ander terrein aan te bieden of een ander weekend. Hoewel deze voorstellen in strijd lijken met een gastvrije houding om iedereen overal welkom te willen heten, is de bedoeling hiervan juist om de kwaliteit van het welkom te verhogen. PR en uitstraling In het verlengde van de promo-activiteiten denken we bij communicatie en publiciteit ook aan de redacties van Website en de Buitenspoor. Daarbij gaat het er om regelmatig in column-formaat onze waarden uit te dragen, met name op het gebied van gastvrijheid, verantwoordelijkheid en mede-eigenaarschap. Tot slot de rol van kampmeester: wij denken hem/haar een belangrijke rol toe bij een gastvrije uitstraling naar de introducées en kennismakers, daarover later meer. Maar dat moet ie natuurlijk niet alleen hoeven doen: onder het motto ‘Leden werven leden’ dichten we elk lid een even belangrijke rol toe. In het verlengde van de kampmeester is een welkomshouding van elk lid naar een kennismaker essentieel. Lijkt logisch en moet daarom iets vanzelfsprekends worden. Denken we. En laten we als lid niet vergeten introducées mee te nemen op onze mooie terreinen. Dat is het beste welkom. Dat moeten we bij herhaling stimuleren. Vraagstelling 2 Hoe communiceren we zodanig met onze leden over doel en gebruiken van de NTKC, dat zij grotere verantwoordelijkheid voelen en actiever worden bij het beheer en onderhoud van de terreinen? Voor en achter de coulissen Essentieel lijkt ons dat vanaf het allereerste begin bij de ontvangst van nieuwe leden zij goed geïnformeerd worden, waarbij voortdurende de ondertoon is: welkom bij de club. Tegelijkertijd is het heel belangrijk dat achter de coulissen, op het clubbureau, lidmaatschapsaanmeldingen accuraat worden afgehandeld.
 Dat houdt in het informeren van afdelingen wie er nieuw lid zijn geworden. Het zou mooi zijn wanneer dit

geautomatiseerd kan worden, zodat afdelingen direct op de hoogte worden gebracht dat er een nieuw lid is binnengekomen. Rol websiteredactie/bouwer? Als dat coulissen werk goed verloopt kan een afdeling direct contact opnemen met de nieuwe leden om hen welkom te heten, te informeren over het reilen en zeilen van de club en de eigen afdelingsactiviteiten en vaardigheden en interesses van het nieuwe clublid inventariseren. Wij denken dat onze gastvrijheid kan blijken uit het verwelkomen door de afdeling van de nieuwe leden met een welkomstavond of –weekend, waarin zij op “luchtige” wijze tekst en uitleg geven aan een beperkt aantal essentiële regels (bijvoorbeeld over de afwas, spoelen van badkleding, hete pannen en het behoud van een mooi grasveld). Promo kan hier een aanvullende rol vervullen door (nieuwe) leden door middel van filmpjes in contact te brengen met het reilen en zeilen van de club. Ook nu geldt weer dat de kampmeester een gastvrij welkom uitstraalt naar de nieuwe leden; en opnieuw geldt dat bestaande leden medekampeerders op een open en constructieve wijze informeren over het reilen en zeilen van de club. Zoals gezegd: dit is niet alleen de rol van de kampmeester. Wij denken dat we de waarden mede-eigenaarschap en verantwoordelijkheid niet alleen bij nieuwe leden moeten inmasseren, maar ook bestaande leden telkens opnieuw wakker maken op deze belangrijke voortbestaans-waarden van onze club. Luchtig en speels De genoemde waarden kunnen club-breed in onze huisstijl op een “luchtige” wijze uitgedragen worden door deze uit te beelden in cartoons en in de vorm van bordjes op ontmoetingsplekken op elk terrein op te hangen. De afdelingen kunnen hierop aansluiten met de terrein specifieke informatie. Belangrijk hierbij is dat leden gaan begrijpen waarom iets op een bepaalde manier moet gebeuren of waarom iets echt niet kan. Promo kan helpen bij het ontwikkelen van informatiefolders over de geschiedenis, waarden en belangrijke huisregels van de club. Op het gebied van communicatie en publiciteit vervullen de redacties van Website en Buitenspoor een centrale rol, bijvoorbeeld met columns en thema-artikelen in Buitenspoor rondom de drie onderbelichte clubwaarden of één van de andere waarden en/of door een vaste rubriek met hilarische voorbeelden, cartoons en enige zelfspot. Hierbij wordt bij herhaling op speelse wijze een boodschap afgegeven zonder belerend te zijn. En afdelingen kunnen praktische informatie van afdelingsvergaderingen - zoals nu steeds meer gebeurt delen via Buitenspoor, nieuwsbrieven, afdelingsnieuwsbrieven en website. Afdelingen kunnen afdelingsactiviteiten via nieuwsbrieven bekend maken, ook aan geïnteresseerde leden buiten de eigen regio, waarbij die nieuwsbrief eventueel ook een verbindend karakter krijgt naar de clubsite. Vraagstelling 3 Hoe communiceren we zodanig met onze leden over doel en gebruiken van de NTKC dat zij zich verantwoordelijk voelen voor de functie van kampmeester en haar meer vanuit de clubwaarden dan de clubregels inhoud geven? Gastheer/gastvrouw De nadruk bij de rol van de kampmeester kan - aansluitend op de waarde van gastvrijheid - meer worden gelegd op die van gastheer/gastvrouw in plaats van die van coördinator, regelaar en/of controleur zoals het

nu soms wordt gevoeld. In die lijn is het misschien goed om de naam kampmeester te vervangen. In Buitenspoor kunnen we een oproep doen of een enquête houden over de naam van kampmeester.
 Want hij/zij is immers tijdelijk een echte primus inter pares, een eerste onder zijns gelijken. Wij denken dat het sommigen kan helpen de kampmeesterstaken te verlichten door gedeeld kampmeesterschap, door leden elkaar te laten aanspreken op goed kampeergedrag en door kampeerders zichzelf te laten inschrijven. Dit alles gekoppeld aan het werken met eenmalige machtigingen, pinautomaten of betaling via de smartphone, een pleidooi voor het voortzetten van de incasso-experimenten.
 Tenslotte: het zou ook mooi zijn wanneer we openheid en flexibiliteit betrachten en normaal vinden dat niet iedereen geschikt is of het prettig vindt om kampmeester te zijn; zonder hem of haar daar meteen op af te rekenen. Aansluitende gedachte hierop is om eventueel voorlichtingsbijeenkomsten met trainingskarakter te geven om (nieuwe) leden voor te bereiden op de kampmeesterrol of in een e-learning uitwerken zodat dit beschikbaar is voor alle leden. Doel is dat we een sfeer creëren waarin het kampmeesterschap ‘leuk’ is. Afrondende gedachten Ter afronding hebben we nog een aantal club-brede aandachtspunten, die de 3 vraagstellingen naar ons idee in hun geheel ten goede komen. Profiteren Afdelingen kunnen veel meer profiteren van elkaars inzichten en ervaringen en daar ontvankelijk voor zijn. Op de functionarissen dag in september jl. hoorden we van meerdere kanten de waarde van een dergelijke uitwisseling. De bereidheid om in elkaars keuken te (laten) kijken en antwoord te krijgen op vragen als: wat maakt dat de ene afdeling iets wel voor elkaar krijgt en de ander niet? En omgekeerd. Menigeen pleitte ervoor om ook de clubraad in die sfeer te laten verlopen: meer dialoog dan discussie, meer meningen en ervaringen naast elkaar dan tegenover elkaar plaatsen en bespreken. Op de ALV, de clubraad of in het functionarissen-overleg kunnen deskundigen van zowel binnen als buiten de club als spreker worden uitgenodigd. Zij kunnen voor inspirerende en vernieuwende impulsen zorgen, waar we als direct betrokkenen zo makkelijk niet opkomen. Symboliek We denken ook dat de symboliek van ons Zwerversteken op meer manieren dan tot nog toe tot uiting gebracht kan worden en daarmee extra focus op de waarde gastvrijheid komt te liggen. Door hier meer de nadruk op te leggen zal dit van invloed zijn op zowel de rol van de kampmeester als naar geïnteresseerde buitenstaanders om lid te worden. Daarnaast genereert het mogelijk ook meer aantrekkingskracht naar leden om actief te worden. Het vinden van terreinen wordt soms als moeilijk ervaren. Het zwerversteken kan veel meer gebruikt worden om de route naar het terrein te vergemakkelijken. Sfeer En tot slot: als we breeduit kunnen uitdragen waarom we dingen doen zoals we ze doen, als we regelmatig via de al genoemde kanalen uitleg geven over het karakter van de club: over waarden als kamperen met beperkte middelen en eenvoud (alles wat je thuis laat is meegenomen) rust, respect voor mens en natuur,

vrijheid en een club zijn die meegaat in verandering en dat doen we om het goede te bewaren, dan ontstaat naar ons idee een sfeer waarin genoemde oplossingsrichtingen goed kunnen gedijen. Een club waar het fijn vertoeven is en waar het draait om een leuke en respectvolle omgang met elkaar en de natuur.

Bijlage 4 stand van zaken betreffende experiment kampgeldinning

Toelichting op agendapunt

5.3

Ingekomen stuk

-

Kampgeldinning In het voorjaar van 2014 is, na voorbereidend onderzoek door een ledencommissie, een experiment uitgevoerd met semi-geautomatiseerde registratie van overnachtingen en dito inning van kampgelden. Over dit experiment is eerder gerapporteerd. De korte samenvatting luidde dat de registratie op de terreinen en de betaling achteraf als een grote vooruitgang ten opzichte van het huidige proces werd ervaren, maar dat er nog te veel fouten ontstonden bij het invullen van de formulieren. Een vervolgexperiment in 2015 zou vooral moeten voorzien in een eenvoudiger formulier.

Helaas was het voorjaar van 2015 een te drukke periode voor het HB en heeft het vervolgexperiment niet plaatsgevonden. Het HB heeft zich beraden op een vervolg van dit project en is tot de conclusie gekomen dat de focus op volledige automatisering (via een smartphoneapplicatie) inmiddels meer voor de hand ligt dan het spoor via formulieren. Op dit moment is er echter geen capaciteit beschikbaar om werk te maken van een nieuw project in deze richting. Het HB heeft daarom besloten om het project voorlopig (wellicht tot volgend jaar?) in de koelkast te zetten. Mochten er deskundige leden bereid zijn zich in te zetten voor het project, dan horen we dat graag!

Overigens is in de zomer van 2015 wel opnieuw gebruik gemaakt van een PIN-apparaat, ditmaal op terrein Ouddorp. Via het apparaat is ruim € 12.000 aan kampgelden betaald. De kosten van huur bedroegen een kleine € 700, ofwel rond 6% (was vorig jaar op Huizen rond 13%). De afdeling meldt dat de mogelijkheid van PIN-betalen zeer werd gewaardeerd en dat wat haar betreft ook volgende zomer weer met PIN kan worden betaald.

Bijlage 5 Stand van zaken m.b.t. kleine houtvuren en BBQ Toelichting op agendapunt

5.3

Ingekomen stuk

-

Inleiding Tijdens de ALV 2014 hebben we besproken de wijze waarop de afdelingen Oost (met name Valkenbelt, Lochem) en het Hart van Holland (Groene Hart, Hazerswoude) omgaan met het toestaan en faciliteren van kleine houtvuren bij de tent of caravan. We hebben begin dit jaar een inventarisatie opgesteld van wat er op dit gebied door de verschillende afdelingen wordt toegestaan. Het resultaat staat in de tabel op de pagina’s hierna.

Als het aan het HB ligt houden we deze tabel aan. Alleen de BBQ willen we er nog aan toe voegen. De BBQ is op alle terreinen welkom met uitzondering van Texel en Ugchelen.

Waar hij welkom is geldt: geen overlast voor medekampeerders.

Graag vernemen we hoe de afdelingen hierover denken en of zij nog aanvullingen of wijzigingen te melden hebben.

tabel: zie volgende pagina’s

tabel houtvuren
 VUUR INVENTARISATIE 2015 De NTKC doet op diverse terreinen ervaringen op met tentkachels en sfeervuren. Dit overzicht is bedoeld om inzicht te geven welke mogelijkheden momenteel op de terreinen worden geboden. Na de testperiode kunnen aanpassingen volgen. Wanneer tentkachels en sfeervuren mogelijk zijn, houd dan met het volgende rekening: - aan medekampeerders geen overlast bezorgen - de grasmat intact laten - zorg ervoor dat je een blusmiddel bij de hand hebt - as in kampvuurkuil deponeren, tenzij anders vermeld - voor veel terreinen is op www.natuurbrandrisico.nl te raadplegen of er mag worden gestookt; bij code oranje of rood zijn geen open vuren toegestaan -

plaats

gebruik tentkach el toegestaa n?

indien tentkachel toegestaan: mogen ze op het gehele terrein worden gebruikt?

gebruik vuurschaal
 voor sfeervuur 
 toegestaan ?

Huizen

ja *)

ja

nee

indien vuurschaal toegestaan: mogen ze op het gehele terrein worden gebruikt?

is er een 
 kampvuurk uil 
 aanwezig?

andere zaken 
 te melden?

(piza-oven b.v.)

*) eigen hout meenemen;

ja


 www.natuurbrandrisico.nl

Bladel

nee

nee

ja

vergunning beperkt zich tot gebruik kampvuur *) eigen hout meenemen, geen as achterlaten,

St.Geertruid

ja *)

gehele terrein toegestaan m.u.v. benedenterra s

ja

hele terrein m.u.v. benedenterras

ja

verplicht gebruik aangeboden vuurschalen op pootjes,

as alleen bij vuurkuil achterlaten;

volg instructies op terrein

zie: http:// www.brandweer.nl/zuidlimburg/actueel/ thermometer/

Den Haag

ja

ja

ja

ja

ja

alleen in kampvuurkuil

ja

www.natuurbrandrisico.nl

nog niet bekend

ja, 2 stuks

*) vanaf 16:00 uur; uitreiking door kampmeester

Austerlitz

ja

ja

ja,

geen schaal aanwezig

Hazerswoude

ja

nog niet bekend

ja *)

Limmen

ja *)

ja

nee

*) eigen hout meenemen

ja www.natuurbrandrisico.nl Texel

streng verboden

streng verboden

nee

geen enkel open vuur toegestaan

tabel houtvuren, vervolg

Schaijk

ja


ja

er zijn 2 vaste plaatsen voor het maken van kookvuren

ja, gedeeltelijk overdekt *)

*) stookvergunning geldt gehele jaar voor zaterdag en zondag van 12:00 - 24:00 u;
 tenzij voor omgeving gem. Landerd een algemeen stookverbod van kracht is; afdeling houdt laatste bij en rapporteert

www.natuurbrandrisico.nl

Venray

nee

Eenrum

ja

Zorgvlied

ja

Winterswijk

ja *)

Ootmarsum

nee

nee

nee

ja

ja; 1 schaal aanwezig

ja, gedeeltelijk overdekt

ja

ja

ja

ja

ja,
 zelf schaal meenemen

ja, klein kookvuur op vaste vuurtafel

nee

ja ja; 3 schalen met onderzetters beschikbaar
 raadpleeg instructies mededelingenb ord. Vuurschaal mag ook voor koken bij de tent worden gebruikt

Ouddorp

nee

nee

ja

nee

op een vaste plek is een vuurschaal aanwezig

geen kampvuurk uil maar een vuurschaal met zitplaatsen rondom

ja

ja

ja; 2 aanwezig


 www.natuurbrandrisico.nl www.natuurbrandrisico.nl

BBQ *) eigen hout meenemen

rooster en 
 ophanghaa www.natuurbrandrisico.nl k voor kookpot beschikbaar

ja

Leusden

*) eigen hout meenemen




ja *)

deel van terrein, van oktober tot april

(2015: tot 1 mei)

www.natuurbrandrisico.nl

ja


Lochem

Haastrecht

geen enkel open vuur toegestaan

met gemeentelijke stookvergunning

eigen hout meenemen

ja www.natuurbrandrisico.nl

Ugchelen

streng verboden

streng verboden

nee

geen enkel open vuur toegestaan

Dronten

nee

nee

ja

alleen bescheiden vuur in kampvuurkuil mogelijk

Bijlage 6 Wijziging van de Statuten in verband met caravan winterkamperen voor alle leden Toelichting op agendapunt

6.1

Ingekomen stuk In het najaar van 2011 werd onderzocht hoe het kamperen op onze terreinen kan worden bevorderd. Diverse opties kwamen langs waaronder de mogelijkheid voor alle leden om in de winterperiode op alle terreinen met een caravan te kunnen kamperen. De proef is genomen en ze valt naar de mening van het hoofdbestuur gunstig uit. Daarom ligt er het voorstel om de statuten aan te passen zodat het caravan winterkamperen een recht voor alle leden wordt.

De ALV is bevoegd tot wijziging van de Statuten te besluiten. Daaraan voorafgaand dient de Clubraad aan het wijzigingsvoorstel goedkeuring te hechten. Voorwaarde hierbij is dat minstens tweederde deel van de Clubraadsleden ter vergadering is.

Wat ging vooraf

Onze terreinen liggen in de winter er goeddeels verlaten bij. Omdat het kamperen in de winter zo zijn aantrekkelijke kanten heeft het hoofdbestuur, als proef, toegestaan dat ook leden zonder caravanmachtiging in de winterperiode met een caravan mogen kamperen.

De proef zouden we als een succes ervaren wanneer de winterbezetting op onze terreinen wat toeneemt en er geen problemen zouden ontstaan met de regelhandhaving.

Ervaringen

• De leden hebben op bescheiden schaal gebruik gemaakt van de verruiming, ongeveer 16 lidnummers, dan wel 70 overnachtingen per winterperiode. Voor zo ver beschikbaar zijn de gegevens in onderstaande tabel verwerkt.

periode

1 okt ’12 tot

1 apr ’13

totaal aantal caravans

waarvan met caravan machtiging

waarvan zonder caravanmachtiging

aantal caravans

aantal overnachtingen

aantal

aantal overcaravans nachtingen

aantal caravans

aantal aantal lidnummers overnachtingen

179

919

163

16

13

1 okt ’13 157 tot

1 apr ’14

*)

845

74

(toename van 8% t.o.v. 919)

1312

144

1258

13

12

54

(toename van 4,3% t.o.v. 1258) *)

1 okt ’14 tot

1 apr ’15

*) exclusief Het Groene Hart, De Haan, Huizen en ’t Springendal

•



De afdelingen zijn op de bestuursdag, 19 september 2015, gevraagd naar ervaringen met caravan winterkamperen voor alle leden. Die zij gunstig, oftewel de proef verliep geruisloos.

•

Het hoofdbestuur ontving in 2015, toen Pasen na 1 april viel, het verzoek of de proefperiode tot en met Pasen verlengd kon worden. Op basis van dit verzoek heeft het hoofdbestuur gemeend dat het handiger is om de periode van winterkamperen voor alle leden af te stemmen op Pasen. In het hierna volgende voorstel van de Statutenwijziging wordt daar op ingespeeld.

Wat zeggen de statuten?

Besluiten over voorstellen (tot wijziging van de statuten) aan de algemene ledenvergadering van de Clubraad worden genomen met tenminste tweederde meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen; voorwaarde daarbij is dat tenminste tweederde deel van de clubraadsleden ter vergadering aanwezig is. Clubraadsleden zijn de vertegenwoordigers van de afdelingen.

Voorstel Gezien de positieve ervaringen stelt het hoofdbestuur voor artikel 5 van de statuten aan te passen. De volgende aanpassingen worden voorgedragen:

Artikel 5.2 wordt hernummerd in artikel 5.3

Een nieuw artikel 5.2 wordt toegevoegd, namelijk:

Het hoofdbestuur is bevoegd toe te staan dat in de periode van 1 oktober tot en met de daarop volgende Pasen ook leden zonder de toestemming als bedoeld in artikel 5.1 op de clubterreinen mogen kamperen in een caravan zoals bedoeld in artikel 2.3 sub b, eerste zin. Het besluit daartoe wordt per clubterrein genomen en geldt voor alle leden en kennismakingsleden. Het besluit geldt voor onbepaalde tijd maar kan te allen tijde door het hoofdbestuur worden ingetrokken, doch uiterlijk op de laatste dag van de maand juli.

• •

Het aangepaste artikel 5 luidt dan:

5. Caravangebruik

Art. 5.1. Aan ten hoogste eenvijfde gedeelte van het totaal aantal leden en kennismakingsleden kan door het hoofdbestuur toestemming worden verleend op de clubterreinen te kamperen in een caravan zoals bedoeld in artikel 2.3 sub b, eerste zin, mits het desbetreffende lid a. vanaf de inschrijving als (kennismakings)lid tenminste zeven aaneengesloten jaren in verenigingsverband heeft gekampeerd en b. de leeftijd van vijftig jaar heeft bereikt.

Art 5.2. Het hoofdbestuur is bevoegd toe te staan dat in de periode van 1 oktober tot en met de daarop volgende Pasen ook leden zonder de toestemming als bedoeld in artikel 5.1 op de clubterreinen mogen kamperen in een caravan zoals bedoeld in artikel 2.3 sub b, eerste zin. Het besluit daartoe wordt per clubterrein genomen en geldt voor alle leden en kennismakingsleden. Het besluit geldt voor onbepaalde tijd maar kan te allen tijde door het hoofdbestuur worden ingetrokken, doch uiterlijk op de laatste dag van de maand juli.

Art. 5.3. Het hoofdbestuur is bevoegd in uitzonderingsgevallen van de vereisten in artikel 5.1 af te wijken. Het hoofdbestuur doet hiervan melding in het jaarverslag.