CLUBRAAD 22 november 2014 1. Opening en mededelingen Albert Fien informeert de clubraad kort over actuele zaken, te weten: Terrein Zeeland: Op dit moment lijkt het verwerven van het beoogde terrein bij Veere spaak te lopen bij de Provincie vanwege het niet willen/kunnen verlenen van een vergunning voor kamperen in de ecologische hoofd structuur (EHS). Uiteraard blijven we in overleg maar we oriënteren ons ook op andere mogelijkheden. Limmen: Het recht van overpad loopt in 2018 af. We zoeken naar een alternatief. Bladel: Het nieuwe toiletgebouw is bijna klaar Diefstal: In het afgelopen jaar hebben we op verschillende terreinen te maken gehad met diefstal, recent is de maaimachine op Sint Geertruid gestolen. Afdelingen worden verzocht nog meer aandacht te hebben voor beveiliging van onze eigendommen. 2. Ingekomen stukken Afmeldingen: Regina Vlijm, Hans van Oostveen, Don Shephard, Rik Marmelstein en 3e clubraadslid van Gooi en Vechtstreek. 3. Verslag Clubraad 23 november 2013 Met dank aan Maartje Loerakker wordt het verslag vastgesteld. 4. Stand van zaken clubbureau Martin Loerakker heeft op verzoek van het HB een plan opgesteld voor het verbeteren van de administratieve processen op het clubbureau. De wijzigingen zijn onder meer: digitaliseren van het aanmeldpakket introductiekaarten worden vervangen door ansichtkaarten met korte informatie en verwijzing naar de website. Geïnteresseerden hoeven dan niet meer te wachten op het toesturen van informatie door het clubbureau mogelijkheden voor telefonisch contact zijn uitgebreid met de 'bel-mij button' waarmee je een terugbelverzoek kunt doen. op de nieuwe website wordt het dan tenslotte mogelijk je digitaal aan te melden, gevolgd door betaling via iDeal. Per omgaande ontvang je dan een tijdelijk lidmaatschapsbewijs in de mail. Je kunt dus gelijk kamperen! De eerstvolgende keer dat een medewerke r op het clubbureau is wordt het lidmaatschapsbewijs toegestuurd. de nieuwe website krijgt ook een 'mijn ntkc' waar je wijzigingen zelf kunt doorgeven, een nieuw pasje kunt aanvragen, etc.
1
5. Bespreking van zaken die voor de vereniging van belang zijn 5.1. Website, Buitenspoor en nieuwsbrief Susan van Oostveen informeert de vergadering over de status van de ontwikkelingen en de plannen voor de nabije toekomst: De website wordt leidend in de communicatie, intern en extern. Meer dan op de huidige website zal informatie openbaar zijn zodat buitenstaanders al snel een beeld kunnen vormen van het clubleven van de NTKC. Terreinen zijn daarin meer bepalend dan afdelingen. Actuele zaken zijn voor de website, Buitenspoor voor de kampeerverhalen en NTKCgerelateerde onderwerpen. Kennemerland en de Zwerfgoep hebben beide moties ingediend tegen de plannen om het nieuwe Buitenspoor al in te voeren voordat de nieuwe website operationeel is. Er zijn daarbij ook twijfels geuit of de voorgenomen wijzigingen zonder raadpleging van de leden mogelijk is. In een statutenwijziging is eerder al besloten dat communicatie binnen de club via verschillende kanalen (dus naast Buitenspoor ook website en nieuwsbrief) mogelijk is. Daarmee is er geen noodzaak om nu opnieuw een ALV-besluit te nemen. Bij meningspeiling ondersteunt een meerderheid de ontwikkelingen zoals die in gang zijn gezet, waarbij de voorzitter nog benadrukt serieus om te zullen gaan met de zorgen. 5.2. Douchekosten In de najaarsledenvergaderingen hebbende afdelingen in grote mee rderheid het standpunt ingenomen dat de douche een basisvoorziening is op onze terreinen (daar waar mogelijk). Daaruit voortvloeiend is algemeen geconcludeerd dat investeringskosten uit de middelen moeten worden betaald. Alleen kosten voor energie en onderhoud kunnen daarmee bepalend zijn voor het tarief van de warme douche. Het HB zal de komende ALV voorstellen het besluit van 1990 als boven te interpreteren, de inkomsten van warme douches hoeven alleen de kosten van het gebruik te dekken. De vergadering i s unaniem akkoord. 5.3. Stand van zaken experiment kampgeldinning Naar aanleiding van de ervaringen met het experiment voor een andere wijze van kampgeldinning stelt het HB voor het experiment met de formulieren voort te zetten, maar op dezelfde terreinen, met aangepaste (herziene) formulieren n.a.v. de ervaringen en wat andere kleine mutaties. Enkele vragen/opmerkingen uit de vergadering: Waarom niet opschalen naar meer terreinen? We willen toch voorzichtig insteken om geen grote financiële risico's te nemen Zijn er nu wel criteria voor de proef? Ivo Knotnerus geeft de vergadering mee dat wat hem betreft de proef geslaagd is als het gebruik wordt gewaardeerd en de overnachtingsgelden binnen komen (100% resultaat). Geen proef met pinautomaat meer? Ivo Knotnerus merkt op dat het best zo kan zijn dat een pinautomaat een uitstekende oplossing is voor grote/drukke terreinen. Het HB vindt het voortzetten van de proef met pin op een druk terrein daarom, ondanks de kosten van de pinautomaat, geen probleem. Afdelingen kunnen zich desgewenst daarvoor aanmelden. De vergadering ondersteunt het voorstel voor voortzetting van het experiment.
2
5.4. Stand van zaken kleine houtvuren Maria Stegeman (Oost) informeert de vergadering over hun bevindingen t.a.v. sfeer- en kookvuren bij de tent. De ervaringen zijn overwegend positief. Opgemerkt wordt dat een situatie is gesignaleerd waarbij kinderen alleen bij het vuur waren. De opmerking leidt tot de conclusie dat het van belang is er als afdeling voor te zorgen dat de materialen, voorwaarden en instructies helder zijn. Mocht er dan een incident plaatsvinden, dan is de gebruiker (en dus niet de afdeling of de kampmeester) verantwoordelijk. 5.5. Instellen werkgroep Mede n.a.v. de bijdragen voor de clubraad van afdeling Kennemerland en de Zwerfgroep stelt het HB voor een werkgroep in te stellen. De opdracht voor de werkgroep luidt: het doen van voorstellen t.a.v. het (nadrukkelijker) informeren van (kennismakings)leden over het doel en de gebruiken van de NTKC en het bewerkstelligen van een actieve betrokkenheid bij het beheer van de terreinen. Een meerderheid van de Clubraad steunt het plan van het HB. Opmerkingen waren ook: Let op dat je geen extra drempels/regels creëert. Betrek ook 'gastvrij kampmeesterschap' in de opdracht. Werkelijk onnodig dat voor dit onderwerp een werkgroep wordt opgericht. Het voorstel (verplichte deelname aan werkweekenden) zou je ook gewoon als proef kunnen invoeren en dan evalueren... Zorg voor een representatieve groep mensen.
6. Voorbereiden van voorstellen voor de ALV 6.1. Wijziging statuten in verband met caravan winterkamperen voor alle leden Het voorstel voor winterkamperen met de caravan voor alle leden is besproken. Van de mogelijkheid om te kamperen in de winter met een caravan is op beperkte schaal gebruik gemaakt en er zijn alleen maar tevreden geluiden. Reden voor het HB voor een voorstel tot statutenwijziging. Kennemerland heeft voorgesteld het experiment voort te zetten en de statuten nu niet aan te passen gezien de geringe aanpassingen. Bij stemming blijkt er nu geen 2/3 meerderheid te bestaan (20 voor, 8 tegen, 4 neutraal) voor statutenwijziging. Het HB volgt dan de suggestie om het experiment te verlengen en komt er op terug zodra er meer staturenwijzigingen op de agenda staan. Oost heeft daarnaast voor de clubraad opnieuw het voorstel voor kampeerbusjes ingebracht, maar nu in de vorm van een experiment in de winterperiode. Het opnieuw indienen van het voorstel roept weerstand op in de vergadering. Zo blijkt er intern een afspraak te zijn dat onderwerpen, wanneer deze eerder zijn behandeld, tenminste 5 jaar niet op de agenda komen. Dat was Oost en de huidige HB-leden niet bekend. Het voorstel is wel besproken. Inhoudelijk zijn er voorstanders (gewoon proberen en kijken hoe het verloopt) maar ook tegenstanders. Opgemerkt wordt dat de discussie over het experiment winterkamperen met een caravan van andere aard is dan met een kampeerbus. Een caravan is een bestaand kampeermiddel binnen de club, met een kampeerbus hebben we geen ervaring. Het voorstel is ingediend voor de clubraad en niet in de afdelingen besproken, daarom is het ook niet aan de clubraad om daar nu over te besluiten. Om toch de meningen te peilen is er wel gestemd. Uitkomst: 18 voor, 12 tegen en 2 neutraal.
3
6.2. Voorstel herziening tarief jeugdige leden Het voorstel betreft het doortrekken van de leeftijd voor het tarief voor jeugdige leden naar 26 jaar. Een ruime 2/3e meerderheid van de vergadering is positief over het voorstel. Het zal daarom worden voorgelegd aan de ALV. Suggestie was verder om gegevens van leden die hebben opgezegd te bewaren en ze na een x-aantal jaar opnieuw te benaderen (andere levensfase). 7. Communicatie tussen HB en afdelingen Het HB is op zoek naar mogelijkheden tot het verbeteren van communicatie en besluitvorming. Daartoe is de vergadering gevraagd in drie groepen uiteen te gaan. Opdracht: formuleer per groep 3 verbeterpunten voor de club, de ALV, het HB, de afdelingen/secties en hun besturen. De volgende suggesties kwamen naar voren: a. De club en clubstructuur formuleer je kernwaarden zodat je eenduidig naar buiten kunt communiceren. de kampmeester heeft een dominante rol. Verzorg eventueel trainingsmomenten voor kampmeesters onderzoek de mogelijkheden voor een meer centrale structuur (en kies dan voor terreincommissies) of juist meer decentrale structuur met meer zeggenschap in de afdeling. verlaag de vergaderfrequentie van afdelingen naar 1x per jaar - punt van aandacht is dan wel 'hoe hou je binding met de leden'. b. De ALV betrek meer jonge mensen (aanbieden van kinderopvang) probeer binnen de afdelingen ook jonge mensen te betrekken door ze bijvoorbeeld te vragen als 3e clubraadslid. probeer waar mogelijk het onderscheid tussen de clubraad en de ALV te vergroten. zorg voor voortgang i.p.v. langlopende trajecten over hetzelfde voorstel. let op de onderlinge sfeer (woordkeuze en benadering). c. Het hoofdbestuur organiseer de vakvergaderingen op één dag en één locatie met een gezamenlijke lunch en afsluiting. zorg voor degelijke voorbereiding van de besluiten voor een soepel vervolgtraject in clubraad en ALV. d. Afdelingen/secties en hun besturen geef afdelingen beter inzage in 'hun' ledenbestand (op nieuwe website mogelijk via 'mijn ntkc'). focus op terreinen i.p.v. afdelingen geeft meer een 'wij-gevoel'. kies voor commissies i.p.v. afdelingen. Betrokkenheid bij een terrein werkt mogelijk drempelverlagend voor het aannemen van 'functies'. draagvlak creëren door input van leden die fysiek niet aanwezig zijn. rol van secties bij de clubraad als ze geen stemrecht hebben. In de bijlage een opsomming van de (anoniem ingediende) verbeterpunten.
4
8. Rondvraag Frans Schlüter: de statuten en reglementen dateren van 2006, maar wat is er dan gebeurd met de nieuwe besluiten? De statuten op de website zijn actueel! George Bésanger: Waarom is de ALV in Dronten? Austerlitz biedt naar mening van het HB onvoldoende facilitaire mogelijkheden. Dronten biedt daarbij ook mogelijkheden voor nevenactiviteiten. Maria Stegeman: hoe nu verder met de buscampers? Het HB zal zich in de volgende vergadering (9 december 2014) beraden en de afdelingen informeren. Ivar: wat hem betreft gaat de besluitvorming via clubraad en ALV snel genoeg. Jolanda Lafeber: Complimenten voor de constructieve aanwezigheid van de JS. 9. Sluiting Adriaan sluit, met dank voor ieders aanwezigheid en inbreng, de vergadering.
Maartje Loerakker
5
BIJLAGE: lijst met verbeterpunten zelf kampmeesterschap vaker oppakken maak 1 grote ledenlijst met emailadressen, per afdeling gesorteerd zorg dat tijdens de vergaderingen de voorzitter stevig de discussie leidt, geen beredenering en wel respect voor elkaar terug naar 1 deelnemers/afdelingsvergadering per jaar onderlinge band vergroten afdelingen meer op de achtergrond, terreinen op de voorgrond ALV geen 2/3 meerderheid maar gewoon meerderheid JS serieus nemen, vooral op financieel en communicatief vlak (mail) in de kampkoffer een 'wist-je-datjes' folder mijn eerste keer kamperen - leuk stukje op site promotiefilmpje afdelingen informeren over nieuwe leden afdelingen meer macht geven hoofdbestuur beter bereikbaar maken niet telkens dezelfde leden naar de clubraad nieuwe gezichten in de nog te benoemen werkgroep Zeven+ doorgaan met modernisering en communicatie doorgaan als HB op jullie huidige koers (aanmoediging) zelf meer kamperen blijf vriendelijk en laat iemand welkom zijn op het terrein een telefoonnummer publiceren wat passanten kunnen bellen voor info en uitleg dubbelfunctie ALV/clubraad kernwaarden club helder formuleren en communiceren commissie voor het betrekken van jonge(re) leden bij het clubleven van moppercultuur naar constructieve communicatie vakvergaderingen op één dag 3e clubraadslid een jong(er) persoon laten zijn dan wel korter dan 5 jaar lid nieuwe leden gericht benaderen vanuit de afdeling nieuwe leden koppelen aan een (ouder) lid bij aanmelding bij de kampmeester bij ALV/Clubraad uitgaan van ieders goede intentie clubbureau informeert afdeling over opzegging, afdeling zoekt contact met vertrekkend lid huidige afdelingen maandelijks informeren over actuele zaken en meningspeiling leden activeren voor deelname aan activiteiten en werkzaamheden binding tussen leden bevorderen onderzoek naar mogelijkheden voor wijzigen van de clubstructuur (met behoud identiteit) workshop 'kampmeester - dat doe je zo' leden actief 'volgen' in hun proces van lid worden en opzeggen enquête zodat we meer weten over onze leden niet langer dan 9 jaar clubraadslid 6
proefkamperen - de term riekt naar ballotage meer contact met andere verenigingen (IVN, Nivon, Wereldfietsers) kamperen als middel voor informatievergaring minder regels, meer respect simpele communicatie, snelle beslissingen naamsbekendheid verbeteren! VLV schrappen en vervangen door een ontmoetingsweekend mailings blijven sturen om leden enthousiast te maken voor een functie of taken vereenvoudiging van de structuur om tot besluiten te komen meer leden betrekken bij de ALV meer oor voor wat leeft bij de leden betere betrokkenheid bij de terreinen en de club bevorderen meer kamperen kwesties niet zo snel persoonlijk maken het zou niet moeten kunnen dat stukken die goed zijn voorbesproken het uiteindelijk niet halen op de ALV vereenvoudig de clubstructuur niet alleen zeggen dat we elkaar zullen aanspreken, maar ook doen mail beantwoorden, afwezigheidsmelder gebruiken, bij functiewisseling zorgen voor goede overdracht. Bij werkweekenden de vrouwen niet altijd laten afwassen secties moeten minder generaliseren over andere secties en afdelingen iedereen aan het woord laten en laten uitspreken schaf afdelingen af, richt terreincommissies op bouw Clubraad uit tot ledenraad en vervang afdelingsvergaderingen door ledenraadsamenkomsten verdeeld over het land (samen met HB) ALV is voor veel leden te ver weg, daarom afdelingen meer beslissingsbevoegdheid geven ook het HB neemt als vrijwilliger verantwoordelijkheid, dit verdient respect na ieder overleg afsprakenlijst maken en aan deelnemers sturen/mailen sneller reageren op mail eenvoudige structuur: 1 NLV en ALV i.p.v. clubraad met getrapte vertegenwoordiging helder communiceren bij experimenten meer online (stemmen, meningen peilen) voorstel: HB clubraad afdeling
secties
leden
werkgroep
7
