Onderzoek VAVO Academie Rapportage 22 november 2014
mw. mr. B. Maat – van den Akker dhr. P. Eijgendaal mw. drs. K.M.M. Hendrich MBA drs. R. Boes mw. drs. D. Leeuwerke-Kusters te bereiken via
[email protected]
1
Inhoudsopgave Voorwoord 1. Inleiding 2. Aanleiding onderzoek 3. Samenstelling onderzoekscommissie 4. Onderzoeksmethode 4.1 Toelichting onderzoeksmethode 4.2 INK 5. Bevindingen 5.1 Leiderschap 5.2 Strategie en beleid 5.3 Management van medewerkers 5.4 Management van middelen 5.5 Management van processen 5.6 Resultaten 6. Conclusies en aanbevelingen 7. Bronvermelding Bijlagen a. Vragenlijst b. Analyse behaalde cijfers VAVO
2
Voorwoord Voor u ligt het rapport van de Onderzoekscommissie VAVO Academie dat een evaluatie en een analyse bevat van de onderwijskwaliteit bij het VAVO van het ROC Rivor. Het voortgezet algemeen volwassenenonderwijs (VAVO) is Tweede Kans onderwijs en voorziet nadrukkelijk in een behoefte in Rivierenland. De meeste studenten die hiervoor kiezen, doen dat bewust, met het oog op hun perspectief op de toekomst. Zij verdienen kwalitatief het best mogelijke onderwijs. Met de aanbevelingen die gebaseerd zijn op dit onderzoek hoopt de commissie bij te dragen aan de verbetering van het VAVO en daarmee aan een beter toekomstperspectief van deze studenten. De Onderzoekscommissie is er in geslaagd de onderzoeksopdracht onder grote tijdsdruk uit te voeren. Dat is vooral mogelijk geworden door de zeer loyale opstelling van allen die de commissie geholpen hebben door het aanleveren van materiaal en deelname aan de interviews. Het is voor de commissie een helder signaal van de grote betrokkenheid van management, docenten, ondersteunend personeel en studenten bij het optimaliseren van het VAVO binnen ROC Rivor. Ook de interne commissieleden is dank verschuldigd. Zij hebben naast hun drukke reguliere werkzaamheden tijd weten te maken voor documentanalyse, het houden van interviews en het becommentariëren van het concept rapport. Speciale dank is de commissie verschuldigd aan de bestuurssecretaris die met ongeëvenaarde energie de coördinatie van dit onderzoek op zich heeft genomen, de commissieleden bestookte met documenten en ogenschijnlijk onvermoeibaar wijzigingen doorvoerde in de opeenvolgende versies van het concept rapport. Bescherming van privacy Dit onderzoeksrapport is mede op basis van interviews geschreven. Om de privacy van de gesprekspartners te beschermen, zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot personen niet opgenomen in dit rapport. De gespreksverslagen van de interviews zijn geautoriseerd door de gesprekspartners en niet toegankelijk voor anderen dan de leden van de onderzoekscommissie. De voorzitter van de onderzoekscommissie bewaart de verslagen voor een periode van drie jaar na publicatie van dit rapport.
Tiel, 22 november 2014
mw. mr. B. Maat – van den Akker voorzitter onderzoekscommissie
3
1. Inleiding Dit onderzoek richt zich op het voortgezet algemeen onderwijs voor volwassenen (hierna: VAVO) binnen ROC Rivor. VAVO is er voor mensen vanaf 18 jaar en ouder om alsnog een diploma voor het voortgezet onderwijs behalen (VMBO-TL, HAVO en VWO). De VAVO-opleidingen zijn ondergebracht bij Regionale Opleidings-Centra (ROC's). In bepaalde gevallen kunnen ook 16- en 17- jarigen hun middelbare school afronden via het VAVO. Onder bepaalde voorwaarden kan een school voor voortgezet onderwijs 16-jarigen en 17-jarigen uitbesteden aan het VAVO. Bijvoorbeeld omdat een student twee keer gezakt is. Het team VAVO van ROC Rivor bestaat uit 12-15 docenten. Het team bestaat op 1 oktober 2014 uit 12-15 docenten, een coördinator, een secretaris van de examencommissie, een secretaresse, een managementassistente en een directeur. In totaal 4,5 fte vast en ongeveer 5 fte flexibel. Op 1 oktober 2014 waren er 151 leerlingen ingeschreven. De herkomst van studenten is vooral regionaal. De school van herkomst is zeer divers. Er zijn iets grotere groepen studenten afkomstig uit Tiel (RSG Lingecollege) en Culemborg (KWC). In de tabel hieronder staan de leerlingenaantallen van de afgelopen jaren, zoals geregistreerd in het Kern Registratie Deelnemers systeem.
2. Aanleiding onderzoek Dit onderzoek binnen de VAVO Academie is uitgevoerd naar aanleiding van interne signalen, zoals ernstig ingrijpen in het team (personeel), het niet afnemen van een verplichte rekentoets, de opbrengsten en anonieme signalen die bij de inspectie zijn gemeld. Daarnaast heeft de Inspectie van het Onderwijs ROC Rivor gevraagd zelf een onderzoek uit te voeren naar de kwaliteit van VAVO in het rapport “Staat van de Instelling ROC Rivor” van 16 juli 2014: 4
Pagina 9: Onderzoek door de instelling De Staat van de instelling is voor de inspectie aanleiding om de instelling te vragen zelf onderzoek te doen bij het vavo. Dit onderzoek wordt door de instelling uitgevoerd. We vragen van de instelling een evaluatie en analyse van de onderwijskwaliteit bij het vavo. Waarin in ieder geval de opbrengstgegevens, tevredenheidsmetingen onder studenten en medewerkers en de registratie en afhandeling van eventuele klachten zijn meegenomen. In deze evaluatie willen we de effecten terugzien van het in gang gezette verbetertraject. Voor 1 december 2014, of zoveel eerder als mogelijk, wordt het onderzoek uitgevoerd en wordt de rapportage aan de inspectie toegestuurd. De inspectie volgt de uitvoering van het onderzoek en bespreekt de resultaten met de instelling. Wij vragen de instelling de bevindingen en conclusies van het eigen onderzoek openbaar te maken, zoals opgenomen in het Toezichtkader bve 2012, paragraaf 3.5. Pagina 13/14: Vavo Binnen het vavo zien wij enkele risico's. Het risico zien we bij het havo, met name als het gaat om het driejaargemiddelde van het CE-cijfer over alle vakken. Dit ligt nu een fractie onder de norm van 5,9. Dit had het roc al in het vizier en er zijn verbetermaatregelen getroffen. Ten aanzien van het rendement vavo vmbo zien wij geen risico. In lijn met de andere academies is er voor de vavo-academie ook een ondernemingsplan. In een tweejarige cyclus wordt op basis van dit plan en het document kwaliteitsborging nagegaan of doelen behaald zijn en indien nodig vindt bijstelling plaats. Het vavo lijkt na een turbulente periode, waarin onder meer de verhuizing naar een andere locatie en personeelswisselingen plaatsvonden, in rustiger vaarwater gekomen. Mede op basis van enkele signalen binnen het vavo zijn maatregelen genomen om te komen tot meer structuur en een beter functionerend team. Ook is ingezet op het beter voorbereiden van studenten op het centraal examen. Hoewel de voortgang en de resultaten gevolgd worden, moet het beoogde effect voor een deel nog blijken en dus afgewacht worden. Daarnaast is er sprake van enkele recente signalen met betrekking tot het examenproces. De voorzitter van het College van Bestuur heeft de onderzoekscommissie aanvullend aan het verzoek van de inspectie de volgende opdracht gegeven: Geef een analyse van het kwaliteitsbewustzijn binnen de VAVO Academie. De focus ligt daarbij op de periode vanaf schooljaar 2012/2013 tot heden. Doe vervolgens aanbevelingen aan de organisatie om te verbeteren. Het onderzoek zal plaatsvinden op basis van het INK-model waarbij leidinggevenden, medewerkers, facilitering en organisatie aan de orde worden gesteld.
5
3. Samenstelling onderzoekscommissie Het onderzoek is uitgevoerd door een onderzoekscommissie van eigen medewerkers van ROC Rivor en twee externe leden. Het team bestaat uit: mw. mr. B. Maat- van den Akker extern voorzitter dhr. P. Eijgendaal extern drs. R. Boes intern hoofd B&V mw. drs. K.M.M. Hendrich MBA intern hoofd O&K mw. drs. D. Leeuwerke-Kusters intern bestuurssecretaris Adviseurs aan de onderzoeksscommissie i.v.m. aanleveren documentatie VAVO: dhr. E. Verkleij intern coördinator VAVO mw. S. Stellaard intern management assistent Door de mix van eigen medewerkers met kennis van onderwijs, maar die in het dagelijks werk niet bij VAVO zijn betrokken, adviseurs die VAVO goed kennen en twee externe leden waarborgt ROC Rivor de onafhankelijkheid van het onderzoek, zonder kennis van VAVO uit het oog te verliezen. De externe leden hebben verschillende achtergronden. Mevrouw Maat heeft een juridische achtergrond en is werkzaam als secretaris van de Stichting Katholieke Universiteit te Nijmegen. Zij is in het verleden lid van de Raad van Toezicht van ROC Rivor geweest. De heer Eijgendaal heeft zijn sporen verdiend in eindverantwoordelijke functies binnen het voortgezet onderwijs. 4. Onderzoeksmethode Het onderzoek is gedaan op basis van documentanalyses en interviews en is gestructureerd op basis van het INK-model. In paragraaf 4.1 wordt een toelichting gegeven op de documentanalyses en de manier van interviewen. In paragraaf 4.2 is een toelichting op het INK-model en de invulling daarvan door ROC Rivor opgenomen. De volgende onderdelen zijn in ieder geval onderzocht: 1. Afwijking gemiddelde van SE en CS (spec. havo) 2. Het cijferregistratiesysteem 3. Rol en functioneren a. examensecretaris b. examenbureau c. communicatie over examinering 4. Leiderschap en aansturing team VAVO 5. Opbrengstgegevens 6. Tevredenheidsmetingen studenten en medewerkers 7. Klachtenprocedure 8. Effecten verbetertraject 4.1 Toelichting onderzoeksmethode Het onderzoek bestaat uit documentanalyses en interviews. De documenten die geanalyseerd zijn worden genoemd in de bronvermelding aan het einde van dit onderzoeksrapport. De onderzoekscomissie heeft gesprekken gevoerd met studenten, docenten, leidinggevenden en medewerkers van ondersteunende diensten. Ter voorbereiding op de gesprekken is aan medewerkers gevraagd aan te geven welke zaken goed gaan en welke processen nog beter kunnen verlopen. De onderzoekscommissie heeft aangegeven geïnteresseerd te zijn in de analyse en in mogelijke oplossingen van medewerkers. Vervolgens is aan alle gesprekspartners een vragenlijst toegestuurd met een aantal vragen die opgesteld zijn volgens het INK-model. Als de commissie alle gesprekken heeft gevoerd, is het de bedoeling dat een antwoord op alle vragen geformuleerd zou kunnen worden. Niet elke vraag in de lijst is aan elke functionaris gesteld. Dat verschilt per rol en functie. De vragenlijst is dus niet te zien als een checklist of agenda, maar als een richtinggevend document.
6
Medewerkers hebben daarnaast ruimte gekregen eigen onderwerpen aan de orde te stellen. De volledige vragenlijst is opgenomen in bijlage a. bij dit onderzoeksrapport. Van alle gesprekken is een verslag gemaakt dat gesprekspartners in hebben kunnen zien en hebben kunnen aanpassen voordat het werd vastgesteld. De verslagen worden vertrouwelijk behandeld. In dit onderzoeksrapport worden op basis van de verslagen alleen geanonimiseerde gegevens gebruikt. 4.2 INK-managementmodel Dit onderzoeksrapport heeft de structuur van het kwaliteitszorgmodel INK. De kern van het INK-managementmodel wordt gevormd door het werken aan de samenhang en groei op alle aandachtsgebieden van het model. We onderscheiden vijf organisatiegebieden, vier resultaatgebieden en het aandachtsgebied ’verbeteren en vernieuwen’. In de organisatiegebieden beschrijven we hoe de organisatie is ingericht; ook reiken we informatie aan in welke richting de organisatie zich zou kunnen verbeteren. In de resultaatgebieden kiezen we de strategisch relevante maatstaven en wordt vastgesteld wat feitelijk is gerealiseerd. Het ’tiende aandachtsgebied’ is de feedbackloop waarin we centraal stellen of en in hoeverre de organisatie leert van de ervaringen en behaalde prestaties en naar nieuwe mogelijkheden zoekt om doelen te behalen. Heel belangrijk is de samenhang tussen de tien aandachtsgebieden. Hieronder geven we per aandachtsgebied een toelichting. 1. Leiderschap Leiderschap gaat om de manier waarop de leiding de organisatie op koers houdt en inspireert tot voortdurende verbetering. Dit doet zij door het definiëren van de bestaansredenen en de unieke kracht van de organisatie. Met een visie op de toekomstige ontwikkelingen die in dialoog met de stakeholders wordt gevormd. Leidinggevenden stemmen de interne organisatie hierop af en zijn zichtbaar betrokken. Leiderschap is niet alleen een zaak voor de top, maar betreft alle leidinggevende niveaus. 2. Strategie en beleid In het onderdeel strategie en beleid geven we de manier weer waarop de organisatie haar missie en visie vertaalt naar de te behalen resultaten voor alle belanghebbenden. Het gaat om de concretisering in beleid, plannen en budgetten. De interne en externe oriëntatie die aan de strategie ten grondslag ligt. De manier van communiceren in en buiten de organisatie. 3. Management van medewerkers Hier gaat het om de manier waarop ROC Rivor in het licht van de visie en de missie de kennis, kwaliteiten en energie van de medewerkers maximaal benut. Hen inspireert en in de gelegenheid stelt tot het maximaal ontwikkelen en benutten van hun competenties. De manier waarop medewerkers erkenning, respect en waardering krijgen voor hun inzet, de behaalde resultaten en hun bijdragen aan verbetering en vernieuwing. 4. Management van middelen De manier waarop de organisatie ervoor zorgt dat de middelen die de realisatie van de strategie vergt, veilig, duurzaam en beschikbaar zijn bespreken we in het onderdeel management van middelen. De manier waarop middelen worden aangewend om de activiteiten efficiënt en effectief uit te voeren. Daarbij gaat het om geld, kennis en technologie, materialen en diensten. Van belang is ook de wijze van samenwerking met leveranciers en partners om de toegevoegde waarde in de keten te vergroten. 5. Management van processen In het onderdeel management van processen lichten we de manier toe waarop ROC Rivor vanuit de strategie en het beleid haar processen identificeert, ontwerpt, beheerst en -waar nodig- verbetert of vernieuwt. De effectiviteit voor interne en externe klanten is een belangrijke 7
graadmeter voor succes. We maken onderscheid tussen primaire, ondersteunende en besturingsprocessen. Management van processen vraagt om evenwicht tussen enerzijds standaardisatie en regulering en anderzijds ruimte en handelingsvrijheid voor de professionele medewerker om in de praktijk adequaat te kunnen functioneren. 6. Klanten en partners De waardering door partners, klanten en leveranciers waarmee wordt samengewerkt, is van groot belang voor succesvol presteren van de organisatie. Partners zijn externe organisaties waarmee intens en/of langdurig wordt samengewerkt: dit kunnen leveranciers en/of afnemers zijn, soms in wisselende rollen. ROC Rivor vindt het belangrijke te weten hoe zij producten, dienstverlening en de samenwerking waarderen. Wat is hun mening over de producten, de dienstverlening of de samenwerking? Heeft de organisatie inzicht in de redenen waarom men wel of niet van haar diensten gebruikt maakt? En wat mag de organisatie voor de toekomst van hen verwachten? 7. Medewerkers In dit aandachtsgebied komt naar voren in hoeverre ROC Rivor toegevoegde waarde levert voor haar medewerkers. Hoe denken zij over de organisatie? Wat vinden zij van de beloning, ontwikkeling, uitdaging, motivatie? Wordt dit gemeten en zijn er doelstellingen bepaald? En wordt er daadwerkelijk iets gedaan met de uitkomst van de meting? 8. Maatschappij Elke organisatie levert niet alleen diensten aan (leden van) de maatschappij, maar maakt daar ook deel van uit. Het is daarom noodzakelijk dat we rekenschap geven van medeverantwoordelijkheid voor de omgeving: het milieu, de maatschappij en de ontwikkelingen daarin. In dit aandachtsgebied wordt gevraagd wat de inspanningen op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) hebben opgeleverd. 9. Bestuur en financiers De continuïteit van de organisatie wordt uiteindelijk bepaald door degenen die zeggenschap hebben over de organisatie. Dit zijn bestuur en financiers. Vanuit hun verantwoordelijkheid, visie en belangen geven zij richting en stellen zij financiën ter beschikking. Bestuur en financiers vormen zich een oordeel over de totale prestatie van de organisatie. De nadruk ligt daarbij op het behalen van de strategische doelstellingen, de marktpositie en (de voorspelbaarheid van) het rendement op het geïnvesteerd vermogen. In dit onderzoeksrapport worden de onderdelen 6, 7, 8 en 9 (Resultaten) samen behandeld in paragraaf 5.6. 10. Verbeteren en vernieuwen Verbeteren en vernieuwen is een continu proces. Net zoals het werken aan de conditie van de organisatie. Door veranderingen in de omgeving wordt voortdurend een beroep op ons aanpassingsvermogen gedaan. Inspiratie en ideeën komen onder andere voort uit de metingen in de resultaatgebieden, maar ook uit de oriëntatie op externe ontwikkelingen en de eigen leerervaringen.1 INK en ROC Rivor ROC Rivor heeft het INK-model twee keer ingevuld: Een A-versie, genoemd de Ambitiecyclus, en Een B-versie, genoemd de Verbetercyclus. Het ROC gaat van Ambitie naar Resultaten in de Ambitiecyclus en van Resultaten naar Verbeteringen in de Verbetercyclus.
1
http://www.ink.nl/model/ink-managementmodel (bewerkt) geraadpleegd op 10-02-2014
8
9
5. Bevindingen en Aanbevelingen In paragraaf 5 worden de bevindingen van de onderzoekscommissie per onderdeel van het INK-model weergegeven. De bevindingen leiden tot aanbevelingen van de onderzoekscommissie aan het College van Bestuur. 5.1 Leiderschap Onder Leiderschap of management verstaat de onderzoekscommissie in dit rapport de directeur en de coördinator als hoogste lijn-verantwoordelijken. De directeur rapporteert aan het College van Bestuur. Het College van Bestuur houdt de Raad van Toezicht op hoofdlijnen op de hoogte. Organisatiestructuur De organisatiestructuur van VAVO wordt weergegeven in de figuur hieronder:
De onderzoekscommissie heeft verschillende interpretaties van dit organisatiemodel vernomen. De rollen en taken van met name de directeur, coördinator, examensecretaris en managementassistent worden verschillend uitgelegd door medewerkers van VAVO. Een voorbeeld hiervan is dat de examensecretaris door sommigen wordt gezien als coördinator. In de organisatiestructuur van de VAVO lijken de examensecretaris en de managementassistent boven de coördinator te staan, terwijl uit andere documenten en de toelichting van de directeur blijkt dat de coördinator gezien moet worden als de feitelijke verantwoordelijke voor een goed verloop van alle processen op de VAVO, namens de directeur. Ook uit de documentanalyse bleken verschillen tussen het organisatiemodel en de uitwerking hiervan in andere documenten of contracten. Het organisatiemodel werkt daardoor niet of is in ieder geval onduidelijk. Doorzettingsmacht Helderheid in rol, verantwoordelijkheden en taken ontbreekt. Wellicht is dit de reden dat ook de daarbij behorende doorzettingsmacht nog onvoldoende wordt of kan worden gebruikt. Wisseling in aansturing Sinds 2011 zijn er veel wisselingen geweest in de aansturing van VAVO. De aansturing lag in 2010 bij een coördinator, vervolgens bij een directeur (2011), daarna bij een coördinator en een examensecretaris (door middel van een overeenkomst van opdracht) samen onder leiding 10
van een directeur op afstand (2012). Vanaf 2014 ligt de aansturing bij een coördinator onder leiding van een directeur. Bij elke wisseling is de rol en/of het niveau van de aansturing gewijzigd, zowel in personele bezetting als in verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Daarbij begint iedere leidinggevende ‘opnieuw’. Parallel aan deze wijzigingen in aansturing is VAVO verhuisd naar Tiel, een besluit dat niet helder is toegelicht en waarvan de uitvoering niet goed is begeleid. Deze ontwikkelingen hebben niet bijgedragen aan een heldere koers van VAVO. Dit punt is door het management verbeterd door per 1 augustus 2014 een coördinator aan te nemen in vaste dienst. Aanbeveling 1 Pas de aansturing en het organisatiemodel van VAVO aan, zodat deze passend zijn voor een onderdeel van voortgezet onderwijs binnen het ROC. De rolverdeling wordt volstrekt helder omschreven inclusief de verantwoordelijkheden en de daarbij behorende doorzettingsmacht. Aanbeveling 2 Verhelder de plek van VAVO binnen het ROC, ook door VAVO een heldere plek te geven in communicatiemiddelen. Tijd en kennis De aansturing lag van 2012 tot en met 2014 bij twee zelfstandigen zonder personeel (zzp-ers), met een directeur uit het mbo op afstand (0,1 fte). Het VAVO is klein v.w.b. het leerlingenaantal en formatie, maar wel complex qua organisatie. Dat feit wordt door iedereen onderschreven. Het voortgezet onderwijs heeft ten opzichte van het mbo te maken met afwijkende en specifieke wet- en regelgeving. Het onderwijsprogramma is nagenoeg volledig theoretisch en volledig georiënteerd op het versneld of gefaseerd behalen van een diploma volgens exact omschreven landelijke eindtermen. Aanbeveling 3 Het management zorgt dat het voldoende tijd voor, kennis van en betrokkenheid bij het VAVO en de doelgroep heeft om verantwoordelijkheid te nemen en beschikt over de meest actuele ontwikkelingen ten aanzien van wet- en regelgeving. Overlegstructuur VAVO heeft volgens de documenten vier verschillende terugkerende overleggen: managementoverleg: directeur, coördinator en secretaris van de examencommissie; teamoverleg; overleg van de examencommissie; studentenbesprekingen. Uit de interviews blijkt dat deze overleggen onregelmatig plaatsvinden. De directeur neemt niet deel aan het teamoverleg en er is geen regelmatig overleg van het management (directeur en coördinator) met de examensecretaris op basis van de cirkel PDCA (Plan, Do, Check, Act) zoals aangegeven in het document m.b.t. de kwaliteitsborging. Het College van Bestuur krijgt formele informatie over het VAVO nagenoeg alleen via bilaterale overleggen met de directeur en dus is de vraag gerechtvaardigd of het College van Bestuur voldoende op de hoogte kan zijn van hetgeen er binnen VAVO gebeurt. De Raad van Toezicht wordt incidenteel geïnformeerd over het VAVO in bilaterale overleggen met de voorzitter van het College van Bestuur, en tijdens vergaderingen van de Raad van Toezicht. Aanbeveling 4 Zorg voor structureel en verplicht teamoverleg met alle bij VAVO betrokkenen, inclusief de directeur, onder leiding van de coördinator. Zorg daarnaast voor structureel gepland overleg 11
van de examencommissie. Denk na over regulier overleg tussen VAVO en de ondersteunende diensten. Aanbeveling 5 Gezien de bijzondere situatie is tijdelijk structureel overleg nodig tussen het College van Bestuur en het management van VAVO over de voortgang. Zorg er voor dat het College van Bestuur zich (tijdelijk) extra veel laat zien op bijeenkomsten van VAVO. Aansturing o.b.v. planning De Onderzoekscommissie stelt vast dat VAVO sedert 2012 ten aanzien van wet- en regelgeving tekort geschoten is. Er zijn diverse afwijkingen bekend, gemeld en vastgesteld ten opzichte van de landelijk voorgeschreven procedures en ten opzicht van de op schrift gestelde interne procedures. In de periode 2012 tot heden betreft het onder meer de verplichte rekentoets die niet werd afgenomen en een incorrecte cijferregistratie. De onderzoekscommissie schrijft deze tekortkomingen grotendeels toe aan het ontbreken van aansturing (onder andere op basis van een adequate jaarplanning). Het management van de VAVO moet, zoals alle vo-scholen, bij de planning van het schooljaar en het (examen-)rooster niet alleen rekening houden met de interne gang van zaken, maar ook met de landelijk vastgestelde regels en deadlines, die zoals reeds opgemerkt, op tal van punten afwijken van het mbo. Aanbeveling 6 Het management komt, in overleg met het team, tot een integrale jaarplanning, die geschikt is voor VAVO en waarbij naast alle landelijk vastgestelde data met betrekking tot toetsen, examinering en vakantie ook de overige structurele vergadermomenten zoals personeelsactiviteiten en functionerings- en beoordelingsgesprekken zijn opgenomen. Neem deze jaarplanner bij elk overleg door en houd vast aan de planner.
5.2 Strategie en Beleid Strategische documenten De volgende strategische documenten zijn bekend bij de onderzoekscommissie: 10 redenen om vmbo open te houden Bravo voor VAVO (2012) Naar een versterkt VAVO (2012-2013) VAVO 2012-2013 Streefdoelen VAVO ROC Rivor 2012-2015 Concept ondernemingsplan mei 2014 Verbeterplan VAVO 2014 Deze documenten zijn goed onderbouwd en bevatten een stip op de horizon met goede speerpunten voor VAVO. De status van deze documenten is echter onbekend. Het is onduidelijke welke documenten op welke moment door het management zijn vastgesteld. Het is tevens onduidelijk welke van alle doelstellingen worden nagestreefd, en hoe deze worden uitgewerkt of geïmplementeerd in de praktijk. In de strategische documenten van ROC Rivor ontbreekt een visie op didactiek, terwijl dit onderwerp door bijna alle medewerkers als belangrijk wordt genoemd. Verbeterdocument Eén van de strategische documenten die de onderzoekscommissie bekend is, betreft het zogenaamde verbeterdocument. Ook de inspectie verwijst naar dit document in het rapport: “In deze evaluatie willen we de effecten terugzien van het in gang gezette verbetertraject”.
12
De onderzoekscommissie constateert dat het verbeterdocument doelstellingen bevat die zullen bijdragen aan de verbetering van VAVO. Zij sluiten deels aan bij de bevindingen van de onderzoekscommissie in dit rapport. De onderzoekscommissie constateert dat het verbeterdocument onvoldoende leeft onder de medewerkers. De recent benoemde coördinator heeft de implementatie van de in het document genoemde verbeterpunten inmiddels als topprioriteit ter hand genomen. Na afronding van het onderzoek is een geactualiseerd verbeterplan aan de commissie gestuurd. Hierin is te zien dat verbeteringen zijn aangebracht onder meer op het gebied van wettelijke documenten (zoals onderwijsovereenkomsten), ondersteuning examenbureau, roosters, presentieregistratie, profielwerkstukken, personeelsbeleid, roostering en leerlingbegeleiding. De ingezette verbeteringen lijken er positief uit te zien. De commissie heeft deze verbeteringen niet kunnen verifiëren. Aanbeveling 7 Het management doet in overleg met het team een helder voorstel voor de toekomstige strategie van VAVO. De coördinator werkt de strategie in samenwerking met het team uit in concrete uitvoeringsplannen. Verhuizing VAVO is tot en met de zomer van 2012 gehuisvest geweest in Culemborg. Daarna is VAVO verhuisd naar de hoofdlocatie van ROC Rivor aan de Bachstraat in Tiel. De visie op de toekomst van de VAVO, namelijk tweede kans onderwijs, is helder maar de strategie en het locatiebeleid sluiten daar slechts ten dele op aan. Het valt niet binnen de opdracht om te onderzoeken welke argumenten ertoe hebben geleid dat de VAVO werd verplaatst van Culemborg naar Tiel. Dat besluit werd genomen voordat de huidige voorzitter van het College van Bestuur aantrad. Wat echter wel binnen de opdracht valt, is de procesgang vanaf 2012. De onderzoekscommissie stelt vast dat betrokkenen aangeven dat die procesgang suboptimaal was en dat de daaruit voortkomende incidenten sterk werden beïnvloed door de verhuizing. De onderzoekscommissie trekt de volgende conclusies: Het besluit tot verhuizing had onvoldoende draagvlak bij het VAVO-team. De verhuizing van het VAVO-team naar de Bachstraat is, zowel in personele als materiële zin (bijvoorbeeld lokalen) als onvoldoende voorbereid ervaren. Er lijkt onvoldoende rekening te zijn gehouden met de consequenties van de verhuizing voor de voortgang van werkzaamheden van zowel het VAVO-team, de andere gebruikers van de Bachstraat, als voor ondersteunende diensten. Er is verzuimd na de verhuizing een zorgvuldig integratieproces op te starten teneinde de twee culturen en procedures respectvol op elkaar af te stemmen. VAVO moest zich gedeeltelijk eenzijdig aanpassen aan het beleid en procedures van het mbo. Er zijn, door leden van het VAVO-team en ondersteuners als zeer ingrijpend ervaren, besluiten genomen zonder hen daarbij te betrekken of correct te informeren (topdown). Er zijn, door en rondom de verhuizing, relatief veel VAVO-medewerkers, al dan niet vrijwillig, vertrokken of in een andere positie terechtgekomen. De verhuizing naar Tiel heeft volgens een groot deel van de ge-interviewden ook voordelen. De huisvesting op de hoofdlocatie van ROC Rivor biedt mogelijkheden voor kruisbestuiving van mbo en VAVO. Een deel van de medewerkers met wie gesproken is, geeft aan dat de organisatie in Culemborg niet transparant was en dat er geen toezicht was op het opvolgen van afspraken. Nu VAVO geen zelfstandige plek meer heeft, is toezicht beter mogelijk. De ‘checks and balances’ uit reglementen die uit het mbo opgelegd lijken te zijn, dragen bij aan het voorkomen van fouten.
13
Aanbeveling 8 Maak meer gebruik van de voordelen van een gezamenlijke huisvesting met mboopleidingen. Aanbod Het huidige vakkenpakket van VAVO is weergegeven in de volgende figuur, afkomstig uit de studiewijzer:
De doelstelling van VAVO is een groei van het aantal leerlingen. Het realiseren van deze groei vereist volgens verschillende medewerkers een uitgebreid aanbod van vakken. Ook het jaarverslag van 2013 geeft aan dat het aanbod voor VWO uitgebreid zal worden. Het College van Bestuur geeft aan dat het aantal vakken alleen uitgebreid wordt wanneer de organisatie tot rust is gekomen en op orde is. De visie dat VAVO bij ROC Rivor tweede kans onderwijs is duidt op een beperkt aanbod. Al deze argumenten zijn valide, maar de combinatie ervan leidt tot tegenstrijdigheden en onduidelijk beleid. Aanbeveling 9 Neem een besluit over het onderwijsaanbod in relatie tot de visie (tweede kans onderwijs) en de doorstudeermogelijkheden van de leerlingen. Het volgen van uitsluitend de onderwijsvraag is financieel en praktisch niet wenselijk. Regionale samenwerking VAVO is belangrijk voor het individu zelf, voor de samenleving en voor het mbo en andere afnemers, omdat leerlingen van VAVO doorgaans de bovenkant van het scholingsniveau van het mbo kunnen vormen. VAVO is een noodzakelijk opleidingstype dat een plek moet hebben binnen een volwaardig onderwijsaanbod in een regio. Het is een vorm van tweede kans onderwijs voor de samenleving. Samenvattend is VAVO een wezenlijk bestanddeel in de regionale ontwikkeling. ROC Rivor ziet VAVO dus onder meer als een dienst aan Rivierenland. In ruil voor deze dienst zouden scholen voor voortgezet onderwijs iets terug kunnen doen door samen te werken op verschillende gebieden. Er kan, naast kruisbestuiving tussen mbo en VAVO, ook kruisbestuiving bestaan tussen VAVO en andere scholen voor voortgezet onderwijs in de regio. Aanbeveling 10 Werk samen met scholen voor voortgezet onderwijs in de regio, bijvoorbeeld op het gebied van examinering, of het samen aannemen van personeel. Deze doelstelling wordt opgenomen als onderdeel van de strategie.
14
5.3 Management van Medewerkers Personeelsbeleid ROC Rivor werkt binnen VAVO met een kernteam (inclusief teamvorming) aangevuld met een flexibele schil van zzp-ers die slechts een of twee vakken doceren. Gezamenlijk zijn zij verantwoordelijk voor de begeleiding naar een diploma. De onderzoekscommissie constateert kritiek op dit beleid. Enerzijds faciliteert een flexibele schil het inspelen op een fluctuerend leerlingenaantal en wisselende inkomsten. Anderzijds geeft de verhouding vast personeel tot zzp-ers en uitzendkrachten aanleiding tot een tweedeling in het team en tot spanning. Flexibele krachten zijn niet in alle gevallen even betrokken bij het onderwijsproces en bijbehorende leerlingbegeleiding. Het niet verlengen van tijdelijke contracten draagt bij aan de vele personeelswisselingen de afgelopen jaren. Er is kritiek op meer onderdelen van het personeelsbeleid. Onder andere als gevolg van de verhuizing naar Tiel is sprake van een hoog werkgerelateerd ziekteverzuim. Het verzuim lijkt nu verminderd te zijn. Er vonden onzorgvuldige benoemings- en ontslagprocedures plaats, zonder openbare vacature, waarbij medewerkers niet betrokken werden en ook geen inzicht kregen. Functionerings- en beoordelingsgesprekken vinden niet met iedereen of onjuist plaats en de dossiervorming daarbij lijkt onvoldoende. Medewerkers geven aan dat niet altijd de juiste persoon op de juiste plek wordt benoemd. Mensen zouden nog meer in hun kracht gezet willen worden. Aan deze punten heeft het management de eerste verbeteringen aangebracht. Er is een nieuwe coördinator in vaste dienst (voorheen flexibel) benoemd door middel van een wervingsprocedure op basis van een intern en extern gepubliceerde vacature. Ook voor andere functies wordt vaker openbaar geworven met betrokkenheid van medewerkers van VAVO. De nieuwe coördinator heeft functionerings- en voortgangsgesprekken gepland met alle medewerkers. Van de gesprekken wordt een verslag gemaakt. Tijdens de gesprekken komt aan bod of personen op de juiste plek werkzaam zijn. Andere sterke punten in het personeelsbeleid zijn het scholingsplan dat opgesteld, vastgesteld en uitgevoerd wordt. Waar voorheen coaching van (nieuwe) collega-docenten geen duidelijke plek had, is dit nu omschreven in het ‘beleid introductie nieuwe medewerkers’. Onduidelijkheden in rollen en taken worden op het niveau van personeelsbeleid opgelost in het vernieuwde functiebouwwerk van ROC Rivor. Taakbeleid en inzet Verschillende gesprekspartners hebben aan de onderzoekscommissie aangegeven dat hun taak op dit moment meer tijd kost dan het aantal fte’s dat formeel is toegekend. Dat komt doordat veel nieuwe zaken op de rit gezet moeten worden. Het structureel toegekende aantal fte’s per taak is volgens de medewerkers voldoende. Daarnaast wordt aangegeven dat er onduidelijkheid is over de inzetberekeningen. Dit punt wordt opgelost doordat de nieuwe cao BVE, die ook op VAVO van toepassing is, zal worden uitgevoerd. Het team krijgt volgens deze cao een overzicht van taken en middelen, waarover het team in onderling overleg gaat om tot een verdeling te komen. De uitkomst van dit overleg is een voorstel voor de inzetberekeningen. Cultuur Alle medewerkers die de onderzoekscommissie heeft gesproken zijn zeer betrokken bij zowel VAVO als het ROC als geheel. De onderzoekscommissie heeft de indruk dat iedereen mee wil werken aan een nog beter VAVO. Hoe het beter kan, wordt op verschillende manieren ingevuld, vanuit verschillende achtergronden. Dit levert een ‘wij-zij-gevoel’ tussen Culemborg 15
en Tiel, tussen mbo en VAVO, tussen management en team en tussen vaste en flexibele krachten. Daardoor wordt niet altijd aan dezelfde kant van het touw getrokken. Het team wordt door de meesten niet als een team ervaren. Het samen-aspect is nog niet goed doorgedrongen. Binnen de huidige cultuur past het gegeven dat nieuwe procedures enerzijds zonder overleg opgelegd lijken te worden, en deze anderzijds niet door het team geaccepteerd lijken te worden. Het komt te vaak voor dat afspraken niet worden nagekomen. De ingezette aanspreekcultuur kan nog beter uitgevoerd worden. Aanbeveling 11 Kom tot een hecht, betrokken en deskundig team en bijbehorende aanspreekcultuur. Trek hiervoor voor VAVO, zo veel als mogelijk is, docenten aan met een directe arbeidsrelatie met ROC Rivor. Kijk naar een combinatie van lessen op VAVO en mbo, en een combinatie van lessen op VAVO en scholen voor voortgezet onderwijs in de regio, op basis van de eerder geformuleerde strategie en vakkenaanbod. Organiseer hiervoor regelmatig bijeenkomsten gericht op teambuilding, zoals een gezamenlijke lunch of een uitje. Aanbeveling 12 Voer het personeelsbeleid zorgvuldig uit. Zorg voor functionerings- en beoordelingsgesprekken. Betrek het team bij wervingsprocessen. Elke medewerker ontvangt een juiste inzetberekening.
5.4 Management van Middelen Faciliteiten: Roosters en lokalen Het is ROC Rivor bekend dat er ruimtegebrek is op de locatie Bachstraat in Tiel. Ook VAVO ervaart problemen bij het opstellen van roosters en het daaraan koppelen van de juiste lokalen. De communicatie hierover met het Bureau Planning verloopt volgens alle betrokkenen suboptimaal. Van beide zijden lijkt onvoldoende begrip voor elkaars wensen en mogelijkheden. Bij een deel van het team heerst het gevoel dat het mbo prioriteit krijgt bij het roosteren. Dit probleem speelt zowel rond leslokalen als examenlokalen. Aanbeveling 13 Houd rekening met de specifieke wet- en regelgeving van het voortgezet onderwijs en de daaruit voortvloeiende eisen voor faciliteiten zoals roosters, lokalen en examens. Het is transparant op welke basis lokalen worden aangevraagd en toegekend. Faciliteiten: ICT voorzieningen Er is onvrede over de verplichte ICT systemen die het mbo gebruikt en die onvoldoende geschikt zouden zijn voor het voortgezet onderwijs. Het zou bijvoorbeeld niet mogelijk zijn (tussentijdse) cijferlijsten per leerlingen te printen. Het systeem dat ROC Rivor gebruikt is Kern Registratie Deelnemers (KRD). Dit systeem wordt door meer ROC’s, inclusief VAVO-afdelingen gebruikt. De onderzoekscommissie heeft de mogelijkheden van dit systeem onderzocht door middel van een demonstratie van het systeem. Daarnaast zijn in ene overzicht verschillende prints van cijferlijsten per groep of per leerling afgedrukt. Hieruit leidt de onderzoekscommissie af dat KRD kan leveren wat vereist is, mits de invoer van gegevens volledig is. De onderzoekscommissie ziet ook dat de opmaak van de cijferlijsten verbeterd kan worden. De onderzoekscommissie adviseert de docenten
16
meer uitleg over de mogelijkheden van KRD te geven. Dat kan door middel van interne trainingen. VAVO mist een leerlingvolgsysteem. Dit gemis geldt voor het hele ROC. Er is reeds een projectgroep bezig de aankoop van een Leerlingvolgsysteem voor te bereiden. Communicatie met leerlingen en hun ouders is op dit moment soms onhelder, omdat de communicatie via meerdere kanalen verloopt (It’s Learning, twitter en email). Een leerlingvolgsysteem kan hier verbetering in brengen. Aanbeveling 14 Het systeem KRD voldoet aan de eisen voor VAVO. Geef de coördinator, de examensecretaris, de secretaresse en docenten uitleg en instructie over de werkwijze en mogelijkheden van dit systeem. Houd bij de implementatie van een leerlingvolgsysteem voor het ROC als geheel expliciet rekening met de eisen die een afdeling van voortgezet onderwijs aan het systeem stelt. Bekijk of het mogelijk is de opmaak van cijferlijsten aan te passen aan hetgeen gebruikelijk is in het voortgezet onderwijs. Financiën De bekostiging van VAVO is van de gemeenten verplaatst naar het ministerie van OCW. Dit houdt een andere bekostigingssystematiek in. Voor VAVO van ROC Rivor betekent de overgang een daling in de inkomsten vanwege het lage leerlingenaantal. In 2013-2014 is de begroting overschreden in verband met personeelskosten. Op dit moment ontvangt VAVO een overgangsbekostiging. Daarom wordt verwacht dat VAVO in 2014 break even zal draaien. Vanaf 2015 wordt de financiële toekomst onzeker. Het is daarom belangrijk duurzaam financieel beleid te ontwikkelen. Het is belangrijk het team hierbij de betrekken, omdat inzicht en betrokkenheid meer begrip zou kunnen opleveren bij docenten. Het team geeft aan tot nu toe geen inzicht gehad te hebben. Indien het management besluit conform de aanbevelingen van deze onderzoekscommissie zzp-ers te vervangen door vaste krachten, kan dit een verlaging van de uitgaven opleveren. Aanbeveling 15 Ontwikkel duurzaam financieel beleid voor VAVO. Geef het team inzicht in dit beleid en in de verdeling en/of besteding van financiële middelen.
5.5 Management van Processen Algemeen Om een professionalisering van VAVO te realiseren zijn na de verhuizing naar Tiel procedures en werkwijzers opgesteld door het management. De documenten zijn gebaseerd op bestaande documenten uit het mbo. Het gaat bijvoorbeeld om het document kwaliteitsborging en de werkwijzer examinering. De onderzoekscommissie benadrukt de voordelen van de invoering van deze professionele documenten. De onderzoekscommissie ziet echter ook dat de documenten niet geaccepteerd worden door een groot deel van het team. De afspraken en procedures zijn in ieder geval niet helder bij alle medewerkers. Zij worden op verschillende manieren uitgelegd. Op sommige momenten worden zij geheel niet toegepast. De onderzoekscommissie is daarom van mening dat de procedures in samenwerking met docenten uit het team VAVO bezien moeten worden. Examinering: rekentoets Een van de aanleidingen voor dit onderzoek, is het niet afnemen van de verplichte rekentoets in schooljaar 2013-2014. De oorzaken van het niet afnemen van de toets ligt in onheldere procedures, onheldere verdeling van taken en verantwoordelijkheden, de afwezigheid van een 17
jaarplanner en monitoring. Daarnaast waren er praktische oorzaken zoals het niet beschikbaar zijn van het vereiste examenlokaal. Ondanks deze factoren mag het niet afnemen van een verplichte rekentoets niet voorkomen. ROC Rivor heeft daarom voorafgaand aan het schooljaar 2014-2015 een planning voor toetsmomenten opgesteld, inclusief de rekentoets. Er is bewustzijn gecreëerd bij management en medewerkers van het belang dat alle toetsen tijdig worden afgenomen. Examinering: examencommissie De samenstelling van de examencommissie is onduidelijk voor medewerkers. Niet iedereen legt de samenstelling uit volgens de examenregeling VAVO. Daarin staat dat de examencommissie bestaat uit een voorzitter, een secretaris en (twee) leden. Binnen het voortgezet onderwijs is het gebruikelijk dat alle examinatoren (lees: alle docenten) lid zijn van de examencommissie. Hier bestaat verwarring over. De onderzoekscommissie adviseert hier helderheid in te creëren. Ook moeten taken en rollen binnen de examencommissie verhelderd worden en moet gecontroleerd worden of afspraken van de examencommissie opgevolgd worden. Examinering: afspraken en procedures Er hebben zich fouten voorgedaan bij de voorbereiding op examens, examens zelf en het nakijken en verwerken van behaalde cijfers. Deze fouten kunnen zich opnieuw voordoen wanneer de procedures, taken en verantwoordelijkheden onhelder blijven, of wanneer geaccepteerd blijft worden dat deze niet nageleefd worden. Hieronder volgt een opsomming van problemen die zich voordoen of voorgedaan hebben: Planning van toetsing en afsluiting De deadline voor het opstellen van de pta is onduidelijk: voor aanvang van het schooljaar of voor 1 oktober. Er is van de pta’s afgeweken. In het verleden is het bijvoorbeeld voorgekomen dat een student het centraal schriftelijk examen heeft afgelegd, zonder dat de vereiste voorafgaande opdrachten zijn ingeleverd. De overgang van vier naar drie toetsperiodes is verschillend ontvangen. Enerzijds geeft een toetsperiode minder, rust aan zowel docenten als leerlingen. Anderzijds hebben docenten de toetsen anders in moeten richten, en moeten leerlingen meer stof tegelijkertijd leren. Toetsen Toetsen worden niet (altijd) volledig aangeleverd. Herkansingstoetsen zijn bijvoorbeeld niet bij aanvang beschikbaar. In andere gevallen ontbreekt een antwoordmodel. De vaststelling van toetsen is vaak onhelder of niet vastgelegd. Voor de controle op validiteit van toetsen moet gebruik gemaakt worden van een protocol dat niet bruikbaar zou zijn voor het voortgezet onderwijs. Het gaat bijvoorbeeld om overleg over toetsen met docenten van andere scholen. De onderzoekscommissie kan niet met zekerheid vaststellen dat de controle door iedereen wordt uitgevoerd. De planning van toetsen vindt, ondanks wensen van VAVO, per periode plaats en kan niet tegelijkertijd voor een heel schooljaar vastgelegd worden. Werkwijzer examinering De werkwijzer wordt niet in elk aspect gevolgd. Examens Docenten en surveillanten volgen niet altijd het protocol (proces-verbaal). Er zijn nog geen protocollijsten voor tussentoetsen. Cijferregistratie De cijferregistratie vond en vindt nog steeds niet correct plaats. De afspraak is dat cijfers, zowel tussentoetsen, schoolexamens als centraal schriftelijke examens, ingevoerd worden in KRD. Vanuit dit systeem worden gegevens aan BRON (DUO) verstuurd. In het verleden zijn 18
fouten gemaakt bij invoering van cijfers in KRD. Sommige docenten geven aan dat dit aan het system KRD ligt. VAVO-docenten houden vanwege de vermeende moeilijkheden schaduwregistraties in Excel bij. De onderzoekscommissie ziet hier geen bezwaar in, mits de cijfers ook volledig, correct en tijdig ingevoerd worden in KRD, zodat deze transparant en toegankelijk zijn. Tijdig zou bijvoorbeeld zijn direct definitief zijn vastgesteld, bijv. na bespreking in de klas. Het is een idee hieraan een termijn van 3 weken na publicatie van de cijfers te verbinden. Uitsluitend de cijfers in KRD zijn leidend. Voor wat betreft de beleving dat cijfers niet correct in KRD ingevuld kunnen worden, verwijst de onderzoekscommissie naar aanbeveling 14. Kwaliteitsborging De onderzoekscommissie heeft waardering voor het document kwaliteitsborging. De daarin opgenomen mogelijkheden voor monitoring kunnen bijdragen aan een beter VAVO. Het document kwaliteitsborging bevat echter een aantal zaken die niet in overeenstemming zijn met de feitelijke gang van zaken ten aanzien van de daarin genoemde vijf gebieden. Het document gaat uit van een jaarlijkse dan wel tweejaarlijkse cyclus. De onderzoekscommissie adviseert de cyclus uit te voeren. Aanbeveling 16 Het document kwaliteitsborging wordt, na aanpassing en correctie in het kader van aanbeveling 17, integraal toegepast. Aanmeldprocedure Verschillende geïnterviewden noemen de intake procedure inefficiënt. Het VAVO is een kort traject en daar past geen intakeprocedure bij die relatief lang duurt. Voor VAVO doeleinden is het inefficiënt dat de leerling eerst via de deelnemersadministratie ingeschreven moet worden en er daarna pas een intake plaatsvindt. De inschrijving in KRD zou parallel aan de intake kunnen lopen. Hiervoor moet een heldere, gestroomlijnde procedure opgezet worden, die wordt doorgenomen met alle betrokkenen, zodat deze bekend is. Leerlingbegeleiding De vormgeving van het mentoraat is niet bij alle docenten in overeenstemming met de afspraken. De leerling kan door onjuiste of onvolledige informatie niet naar behoren begeleid worden door de mentor, trajectbegeleider of het Loopbaancentrum. De onjuiste of onvolledige informatie ontstaat doordat (een deel van de) mentoren leerlingen minder zien dan de beloofde twee keer per maand en doordat er geen gespreksverslagen worden opgesteld. De onderzoekscommissie weet niet of dit komt doordat beleid niet is opgesteld, of doordat het niet beleefd wordt. Een ander punt is dat de afspraken voor de aan-en afwezigheidsregistratie niet altijd worden nagekomen. Er zouden leerlingen ingeschreven staan die nooit komen, waardoor andere leerlingen ten onrechte worden afgewezen. Studenten geven aan dat lessen niet vervangen worden zoals de website aangeeft, maar dat de lesstof wordt ingehaald. Aanbeveling 17 Stel in overleg met het team een heldere set van procedures, waarbij de eisen aan het voortgezet onderwijs de uitgangspunten zijn, aangevuld met ‘checks and balances’. Benoem eigenaren van processen op het geëigende niveau. Stel procedures vast en neem deze intensief door met het hele team. Doe dit in het bijzonder voor het examenproces.
19
5.6 Resultaten Opbrengstgegevens Het waarderingskader bve 2012, aangepast voor VAVOinstellingen, geeft de volgende prestatie-indicatoren aan voor opbrengst-gegevens: Indicator 3.1.1 Gemiddeld CE Cijfer Voor CE geldt absoluut de norm van 5,8. Deze norm is op 1 september 2013 verhoogd naar 5,9 en gaat op 1 september 2014 naar 6,0. Het oordeel wordt per opleiding/instellingsoort vastgesteld. We gaan hierbij uit van driejaargemiddelden. (Toepassing van norm 5,9 vindt eerst plaats op basis van examengegevens 2011- 2013 en toepassing van norm 6,0 vindt plaats op basis van examengegevens 2012 - 2014) Indicator 3.1.2 Verschil SE-CE Voor SE-CE mag het verschil niet meer bedragen dan 0,5 punt. (Wanneer geldt dat het schoolexamen over drie jaar gemiddeld meer dan een half punt hoger is dan het centraal examen, dan spreken we van een groot verschil). Het kengetal wordt niet per jaar berekend, maar in één keer over gegevens van de drie meest recente jaren. Het oordeel wordt per opleiding/instellingsoort vastgesteld. In bijlage b is een overzicht opgenomen per niveau en per vak wat de gemiddelde CE cijfers waren en welk verschil er tussen SE en CE was. Indicator 3.1.1 Gemiddeld CE Cijfer De norm voor het gemiddelde cijfer CE is van 5,8 in 2012 verhoogd naar 6,0 in 2014. In de huidige analyse wordt de norm 5,9 gehanteerd (overzicht schooljaren 2011-2012, 2012-2013 en 2013-2014). Het gemiddelde over de drie afgelopen schooljaren is voor de volgende vakken onder de 5.9: Vmbo-tl Geschiedenis Vmbo-tl Economie Vmbo-tl Biologie VMBO-tl Wiskunde Havo Nederlands Havo Biologie Havo Duits Havo Geschiedenis Havo M&O Havo Maatschappijwetenschappen Havo Tekenen Havo Wiskunde A De organisatie heeft deze analyse van gemiddelde cijfers voor het CE, berekend over drie schooljaren, niet eerder gemaakt. De gegevens zullen structureel (jaarlijks) inzichtelijk gemaakt worden voor VAVO. Indicator 3.1.2 Verschil SE-CE In het overzicht in bijlage b is een verschil groter dan 0,5 punt te zien in de volgende vakken: Vmbo-tl Nederlands Vmbo-tl Frans Vmbo-tl Geschiedenis Havo Nederlands Havo Engels Havo Biologie Havo Frans 20
Havo Havo Havo
Duits Maatschappijwetenschappen Tekenen
De examencommissie verklaart een deel van de verschillen als volgt. In zes gevallen gaat het om Nederlands of moderne vreemde talen. Voor talen zijn de schoolexamens (gedeeltelijk mondelinge examens) heel anders dan het centraal schriftelijk examen (schriftelijke taal- en leesvaardigheid). De marge bij vmbo-tl geschiedenis is 1,0 over drie jaar. In schooljaar 2013-2014 is aandacht besteed aan de discrepantie, die daardoor nog 0,4 bedraagt. Dit is binnen de marge. Het verschil bij havo maatschappijwetenschappen is de laatste twee schooljaren eveneens gedaald. Er wordt op gestuurd dit te behouden. Het verschil bij havo tekenen is erg hoog en is het afgelopen schooljaar gestegen. Ook de discrepantie bij havo biologie stijgt. De onderzoekscommissie heeft geen duidelijke verklaring voor deze stijgingen. De examencommissie heeft aantoonbaar aandacht voor de verschillen. Docenten zijn hierop aangesproken. De onderzoekscommissie heeft een stafdienst gevraagd naar een overzicht van de cijfers, en als gevolg daarvan zal een script geschreven worden om de gegevens structureel inzichtelijk te maken voor VAVO. Voorheen rekende de examensecretaris de verschillen zelf uit. Registratie en afhandeling klachten Het klachtenreglement staat op de website van ROC Rivor, op It’s Learning (leerlingen) en op intranet (voor medewerkers). Het klachtenreglement is toegankelijk voor deelnemers en externen. Ook in de studiewijzer wordt gewezen op het klachtenreglement. In de Klachtenregeling Studenten ROC Rivor worden drie soorten klachten onderscheiden: I - klachten inzake intimidatie discriminatie, racisme, agressie of geweld; II - klachten met betrekking tot examens; III- klachten over je persoonlijke leersituatie. Alle drie de procedures zijn geschikt voor zowel mbo als VAVO. De functionarissen tot wie een leerling zich kan wenden, zoals een mentor of een coördinator, bestaan in beide onderwijssoorten. Uit de registratie blijkt dat VAVO het klachtenreglement van ROC Rivor volgt. In schooljaar 2013-2014 zijn er drie klachten van leerlingen geregistreerd door VAVO. Een klacht ging over de onjuiste voorlichting over een interne combinatie van een mbo-opleiding met VAVO. De coördinator heeft contact opgenomen met de leerling zodat hij alsnog de twee opleidingen kon combineren. De twee overige klachten gingen over examinering: Een leerling heeft aangegeven dat er voor een toets Wiskunde B havo te weinig tijd was gegeven, in afwijking van de pta. Er ontbraken opgaven bij de toets. De leerling is een aanvullend toetsmoment aangeboden. Een leerling heeft gevraagd om een herkansingsmogelijkheid voor Nederlands havo. De herkansing is niet geboden omdat niet aan presentie vereisten was voldaan. Er is wel een herkansing geboden voor een ander vak. Tijdens dit onderzoek is er één klacht uit schooljaar 2014-2015 nog in behandeling. Een leerling bestrijdt dat hij geen recht heeft op deelname aan het examen doordat hij toetsen heeft gemist.
Tevredenheidsmetingen onder studenten en medewerkers Het laatste medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) is gedaan in 2012. In dit onderzoek is het team VAVO opgenomen in de afdeling educatie. Hierdoor kunnen er geen specifieke bevindingen worden vermeld over de tevredenheid van medewerkers van VAVO. De respons 21
was ROC breed 66,8 %, met een gemiddeld cijfer van 7,1 voor tevredenheid, 7,4 voor betrokkenheid en 6,7 voor bevlogenheid. In november 2014 is opnieuw een MTO uitgezet. Dit keer is VAVO wel als aparte groep benoemd. Begin 2015 zijn de resultaten beschikbaar. De tevredenheid van leerlingen is gemeten in een enquête gebaseerd op de vragen in de JOB enquête en door examens of toetsperiodes te evalueren door middel van enquêtes. Uit de JOB enquête blijkt dat de tevredenheid van de leerlingen over VAVO en over ROC Rivor uitgedrukt wordt in een 4,7 op een schaal van 5, waarbij 5 het meest positief is. Als de leerlingen gevraagd wordt of zij opnieuw voor ROC Rivor zouden kiezen is het cijfer gemiddeld een 1,9. In een interview met de onderzoekscommissie VAVO geven leerlingen aan dat dit cijfer niets zegt over ROC Rivor, maar over het feit dat VAVO tweede kans onderwijs is, en dat je daar uit principe niet weer naar terug wilt gaan. Dat zou immers betekenen dat de leerling niet geslaagd is. Uit de evaluaties van examens (tool: ROC spiegel) blijkt dat leerlingen grotendeels tevreden zijn over de meeste examens. Bij het examen vmbo biologie vond 50% van het aantal respondenten de instructie onduidelijk. Leerlingen hebben verbeterpunten over de organisatie van de examens aangegeven, zoals het ophangen van een klok in de examenruimte. Aanbeveling 18 Maak de medewerkers van VAVO (meer) bewust van de aangepaste examenstandaarden van de inspectie. Houd aandacht voor de gemiddelde cijfers behaald voor het SE en het CSE en de discrepantie hiertussen. Meet de tevredenheid van studenten, medewerkers en externe belanghebbenden zoals convenantscholen of ouders structureel. Verwerk de verbeterpunten die hieruit komen in een verbeterdocument.
22
6. Conclusies en Aanbevelingen Samenvattend kan gesteld worden dat VAVO zeer betrokken en deskundige medewerkers kent, die er allen naar streven naar het beste VAVO van Nederland te worden. De opvattingen over de manier waarop dit bewerkstelligd zou moeten worden verschillen. Daarom is het belangrijk dat in gezamenlijkheid helderheid wordt geschapen in het organisatiemodel met bijbehorende taken en verantwoordelijkheden. Tevens moeten in gezamenlijkheid heldere procedures afgesproken worden. De procedures die er al zijn worden namelijk niet altijd geaccepteerd. De afspraken worden met iedereen expliciet doorgenomen. Daarna is een ieder aanspreekbaar op het volgen van de afspraken. Het management en medewerkers zijn zich bewust van de problemen die spelen. Dit is te zien in verslagen van besprekingen. Omdat het uitvoeren van aanbeveling 1 tot en met 18 de nodige inzet zal vereisen, welke mogelijk niet binnen het takenpakket van de coördinator past, voegt de onderzoekscommissie een extra aanbeveling aan de set toe. Aanbeveling 19 Maak de coördinator en het team verantwoordelijk voor het uitvoeren van de aanbevelingen. Benoem een (externe) ‘critical friend’ die de coördinator ter zijde staat en mensen kan aanspreken wanneer dit nodig is. Het uitgangspunt van de onderzoekscommissie is dat het VAVO-team onder leiding van de recent benoemde coördinator zelf in staat moet zijn om “orde op zaken” te stellen. De onderzoekscommissie vindt het noodzakelijk dat de coördinator gedurende het gehele proces, gevraagd en ongevraagd, terzijde wordt gestaan door een ervaren (ex) schoolleider met ruime kennis van het VO-examentraject. Een “critical friend” is geen interim-eindverantwoordelijke omdat diens rol op de eerste plaats ondersteunend en stimulerend is zonder daarbij verantwoordelijkheden van de coördinator over te nemen. Het is niet zo dat een ‘critical friend’ uitsluitend op managementniveau reflecteert. Ook morele, pedagogische of ethische aspecten van het VAVO-onderwijs kunnen onderwerp van gesprek zijn. Overzicht aanbevelingen Alle aanbevelingen komen samen in het volgende overzicht: Aanbeveling 1 Pas de aansturing en het organisatiemodel van VAVO aan, zodat deze passend zijn voor een onderdeel van voortgezet onderwijs binnen het ROC. De rolverdeling wordt volstrekt helder omschreven inclusief de verantwoordelijkheden en de daarbij behorende doorzettingsmacht. 2 3
4
Verhelder de plek van VAVO binnen het ROC, ook door VAVO een heldere plek te geven in communicatiemiddelen. Het management zorgt dat het voldoende tijd voor, kennis van en betrokkenheid bij het VAVO en de doelgroep heeft om verantwoordelijkheid te nemen en beschikt over de meest actuele ontwikkelingen ten aanzien van wet- en regelgeving. Zorg voor structureel en verplicht teamoverleg met alle bij VAVO betrokkenen, inclusief de directeur, onder leiding van de coördinator. Zorg daarnaast voor structureel gepland overleg van de examencommissie. Denk na over regulier overleg tussen VAVO en de ondersteunende diensten.
23
5
6
7
8 9
10
11
12
13
14
15 16 17
Gezien de bijzondere situatie is tijdelijk structureel overleg nodig tussen het College van Bestuur en het management van VAVO over de voortgang. Zorg er voor dat het College van Bestuur zich (tijdelijk) extra veel laat zien op bijeenkomsten van VAVO. Het management komt, in overleg met het team, tot een integrale jaarplanning, die geschikt is voor VAVO en waarbij naast alle landelijk vastgestelde data met betrekking tot toetsen, examinering en vakantie ook de overige structurele vergadermomenten zoals personeelsactiviteiten en functionerings- en beoordelingsgesprekken zijn opgenomen. Neem deze jaarplanner bij elk overleg door. Het management doet in overleg met het team een helder voorstel voor de toekomstige strategie van VAVO. De coördinator werkt de strategie in samenwerking met het team uit in concrete uitvoeringsplannen. Maak meer gebruik van de voordelen van een gezamenlijke huisvesting met mbo-opleidingen. Neem een besluit over het onderwijsaanbod in relatie tot de visie (tweede kans onderwijs) en de doorstudeermogelijkheden van de leerlingen. Het volgen van uitsluitend de onderwijsvraag is financieel en praktisch niet wenselijk. Werk samen met scholen voor voortgezet onderwijs in de regio, bijvoorbeeld op het gebied van examinering, of het samen aannemen van personeel. Deze doelstelling wordt opgenomen als onderdeel van de strategie. Kom tot een hecht, betrokken en deskundig team en bijbehorende aanspreekcultuur. Trek hiervoor voor VAVO, zo veel als mogelijk is, docenten aan met een directe arbeidsrelatie met ROC Rivor. Kijk naar een combinatie van lessen op VAVO en mbo, en een combinatie van lessen op VAVO en scholen voor voortgezet onderwijs in de regio, op basis van de eerder geformuleerde strategie en vakkenaanbod. Organiseer hiervoor regelmatig bijeenkomsten gericht op teambuilding, zoals een gezamenlijke lunch of een uitje. Voer het personeelsbeleid zorgvuldig uit. Zorg voor functionerings- en beoordelingsgesprekken. Betrek het team bij wervingsprocessen. Elke medewerker ontvangt een juiste inzetberekening. Houd rekening met de specifieke wet- en regelgeving van het voortgezet onderwijs en de daaruit voortvloeiende eisen voor faciliteiten zoals roosters, lokalen en examens. Het is transparant op welke basis lokalen worden aangevraagd en toegekend. Het systeem KRD voldoet aan de eisen voor VAVO. Geef de coördinator, de examensecretaris, de secretaresse en docenten uitleg en instructie over de werkwijze en mogelijkheden van dit systeem. Houd bij de implementatie van een leerlingvolgsysteem voor het ROC als geheel expliciet rekening met de eisen die een afdeling van voortgezet onderwijs aan het systeem stelt. Bekijk of het mogelijk is de opmaak van cijferlijsten aan te passen aan hetgeen gebruikelijk is in het voortgezet onderwijs. Ontwikkel duurzaam financieel beleid voor VAVO. Geef het team inzicht in dit beleid en in de verdeling en/of besteding van financiële middelen. Het document kwaliteitsborging wordt, na aanpassing en correctie in het kader van aanbeveling 17, integraal toegepast. Stel in overleg met het team een heldere set van procedures, waarbij de eisen aan het voortgezet onderwijs de uitgangspunten zijn, aangevuld met ‘checks and balances’. Benoem eigenaars van processen op het geëigende niveau. Stel procedures vast en neem deze intensief door met het hele team. Doe dit in het bijzonder voor het examenproces. 24
18
19
Maak de medewerkers van VAVO (meer) bewust van de aangepaste examenstandaarden van de inspectie. Houd aandacht voor de gemiddelde cijfers behaald voor het SE en het CSE en de discrepantie hiertussen. Meet de tevredenheid van studenten, medewerkers en externe belanghebbenden zoals convenantscholen of ouders structureel. Verwerk de verbeterpunten die hieruit komen in een verbeterdocument. Maak de coördinator en het team verantwoordelijk voor het uitvoeren van de aanbevelingen. Benoem een (externe) ‘critical friend’ die de coördinator ter zijde staat en mensen kan aanspreken wanneer dit nodig is.
25
7. Bronvermelding In deze paragraaf worden de documenten opgesomd die betrekking hebben op dit onderzoek. De documenten worden niet toegevoegd als bijlage maar zijn beschikbaar op aanvraag, tenzij zij vertrouwelijk zijn. Om anonimiteit te waarborgen worden de verslagen van het overleg van de onderzoekscommissie, en de gespreksverslagen van interviews niet vermeld. Documenten t.b.v. analyse 1.
Leiderschap Geen documenten
2.
Strategie en Beleid Concept Ondernemingsplan VAVO mei 2014 Verbeterplan VAVO 2014 Streefdoelen VAVO ROC Rivor 2012-2015 Naar een versterkt VAVO 20122013 VAVO 2012-2013 Bravo voor VAVO (2011) 10 redenen om vmbo open te houden Toezichtkader BVE 2012, waarderingskader VAVO
3.
5.
6.
Management van medewerkers Overzicht en verloop medewerkers VAVO Evaluatie functioneringsgesprekken VAVO (P&O)
4.
Management van middelen Bekostiging VAVO (februari 2014) Financieel overzicht exploitatie VAVO 2013 Financieel overzicht exploitatie VAVO t/m september 2014 VAVO budgetten 2014-2017 Bekostiging VAVO 2015
26
Management van Processen Werkwijzer Examinering Planning van Toetsing en Afsluiting (2011-2015) Document Kwaliteitsborging VAVO Procesafspraken VAVO m.b.t. surveillanten, studenten, examens en verzuim Landscape (processen) Examenreglement mbo ROC Rivor Klachtenregeling Studenten ROC Rivor 2014 Informatiegids studenten Opleidingsbrochure VAVO Emailwisselingen rekentoets VAVO Resultaten Evaluaties VAVO Evaluaties examens VAVO Resultaten JOB 2013 Overzicht klachten en afhandeling VAVO MTO ROC Rivor VAVO analyse behaalde cijfers Studentenaantallen VAVO Verslagen examencommissie Verslagen team overleg Convenanten met vo-scholen Printmogelijkheden KRD Brief Noodklok VAVO 2012 Rapport Inspectie van het Onderwijs “Staat van de Instelling” 16 juli 2014
Bijlage a: Vragenlijst 25 Vragen volgens het INK-model, gebaseerd op de aanleiding vsn het onderzoek 1. Heeft ROC Rivor een duidelijke omschreven visie over de vraag waar de VAVOacademie over drie jaar hoort te staan? 2. Is deze visie gebaseerd op een gedegen kennis van het onderwijs, wet- en regelgeving en op een grondige analyse van de eigen mogelijkheden, de ontwikkelingen in de regio en elders in het land? 3. Spant de leiding van RIVOR zich persoonlijk en zichtbaar in om zowel medewerkers als leerlingen/studenten te betrekken en stimuleren bij het formuleren van de strategie en het beleid van de organisatie als geheel en VAVO in het bijzonder, inclusief verbeterideeën? (Voorbeelden) 4. Wordt systematisch gemeten bij externe belanghebbenden hoe zij de activiteiten van RIVOR in het algemeen en VAVO in het bijzonder waarderen waarbij de uitkomsten van de meting aantoonbaar gebruikt worden om het beleid bij te stellen? (voorbeelden). 5. Worden er objectieve maatstaven gehanteerd om de efficiency te meten t.a.v. bv het taakbeleid, formatie, roosterbeleid, enz. (Zo ja: Worden deze metingen gebruikt om de efficiency te verbeteren? Zo nee, waarom niet?) 6. Blijkt ergens uit dat het met VAVO steeds beter gaat als gevolg van het ingezette verbetertraject? (Op welke onderdelen/activiteiten gaat het beter? Op welke onderdelen / activiteiten is extra inzet nodig?) 7. Worden ondersteunende en stafdiensten (bijvoorbeeld het examenbureau, de examensecretaris, administratie, conciërgerie, beveiliging) betrokken bij het beleid en wordt dientengevolge ook het effect van hun activiteiten gemeten? 8. Is er een manier gevonden om te voorkomen dat een geconstateerde fout niet een tweede keer wordt gemaakt? (denk aan probleem met de rekentoets). 9. Zijn de financiële positie van ROC Rivor en het financieel beleid zodanig dat de geformuleerde doelen van VAVO gerealiseerd kunnen worden? 10. Presteert VAVO op grond van haar doelstelling beter dan andere soortgelijke onderwijsinstellingen? 11. Behoren alle taken/werkzaamheden die de VAVO uitvoert tot haar primaire taak (of zijn er die beter beëindigd c.q. uitbesteed kunnen worden?). 12. Worden er interne metingen verricht om de relatie met de leerling/student te evalueren? Denk hierbij aan het oordeel over de reactietijd op vragen, wensen van potentiële nieuwe leerlingen, maar ook t.a.v., informatie (bijvoorbeeld pta’s), beoordelingen, opdrachten, enz.. 13. Voert de organisatie naast zelfevaluatie e.d. ook regelmatig een extern onderzoek uit naar de tevredenheid waarbij deze gegevens worden gebruikt om (waar nodig) het beleid bij te sturen? 14. Zijn er naast de functionerings- en voortgangsgesprekken conform het document kwaliteitsborging ook beoordelingsgesprekken op VAVO? 15. Leiden contacten met leerlingen/studenten, ouders/verzorgers leveranciers en andere scholen tot aantoonbare verbeteringen voor de eigen VAVO-organisatie ten aanzien van de samenwerking en de kwaliteit van het onderwijs? Zijn daar voorbeelden van te geven? 16. Kan VAVO bogen op een goede reputatie? Zo ja. Kan dat worden aangetoond? (Zo nee, hoe komt dat?) 17. Zijn de informatiesystemen van VAVO afgestemd op haar taken en doelen? (voorbeelden) 18. Beschikt VAVO over een proces dat zeker stelt dat alle medewerkers en studenten betrokken worden bij verbeteringen? (voorbeelden) 19. Zijn medewerkers bevoegd (binnen bepaalde grenzen) verbeteringen zelf door te voeren? (voorbeelden) 20. Krijgen medewerkers erkenning voor bijdragen aan verbeteringen? (voorbeelden)
27
21. Worden intern metingen verricht op grond waarvan trends in de medewerkerstevredenheid geïdentificeerd kunnen worden? (Denk aan ziekteverzuim, afwezigheid, verloop, ongelukken, klachten, deelname scholing) enzovoorts. 22. Kent de organisatie een structureel systematisch proces om de tevredenheid direct bij de medewerkers en studenten te meten en de resultaten daarvan te vertalen naar beleid? 23. Zijn er voorbeelden te geven van klachten (via de klachtenprocedure, evaluatieformulieren examens, enz.) die hebben geleid tot onmiddellijke aanpassing van het beleid? 24. Kent VAVO gemeenschappelijke personeelsactiviteiten die de samenwerking, onderlinge verhoudingen en professionaliteit kunnen verbeteren? (studiedagen, uitjes e.d.) 25. Is het document “kwaliteitsborging” u bekend, dus weet u op welke manier en met welke middelen de kwaliteit van de VAVO-opleidingen volgens dat document geborgd wordt? Klopt het document met de praktijk? Ontbreken er zaken in dat document? Overige mogelijke vragen: 1. Wanneer heeft de laatste jaarlijkse zelfevaluatie plaatsgevonden? 2. Wanneer hebben de leerlingen het PTA gekregen ( moet voor aanvang schooljaar) 3. Worden gemiste lessen altijd ingehaald/vervangen? 4. Hebben alle opleidingen op dit moment een actuele studiewijzer? 5. “leeft” de Werkwijzer examinering? 6. Hoe worden team en studenten geïnformeerd over besluiten die tijdens het VAVO overleg genomen worden bijvoorbeeld n.a.v. de evaluatie van de examinering op micro niveau en andere door de monitorresultaten van het examenbureau en managementassistent. 7. Deskundigheidsbevordering? Eigen initiatief? Gemeenschappelijke activiteiten? Acties/Sancties?
28
Bijlage b: Analyse behaalde cijfers VAVO
29
30
31
32
33
