Rapportage onderzoek

Rapportage onderzoek Gemeente Heerenveen

Datum

28 november 2013

Aan

Het presidium van de gemeenteraad

Van

P. Werkman, directeur

Inhoudsopgave 1.

BING

3

2.

Aanleiding en doel van de opdracht

3

3.

Door BING verrichte werkzaamheden

4

4.

Toetsingskader

5

5.

6.

7.

4.1

Gemeentewet

5

4.2

Algemene wet bestuursrecht

5

4.3

Ambtenarenwet

6

4.4

CAR-UWO

6

4.5

Ambtelijke gedragscode

6

4.6

Gedragscode college van B&W

6

4.7

Protocol Integriteitsschendingen

7

Bevindingen

10

5.1

Inleiding

10

5.2

Raadsvergadering – krantenartikel

10

5.3

Besluit tot instellen intern onderzoek

11

5.3.1

Overleg tussen gemeentesecretaris en diensthoofden

12

5.3.2

Reacties op e-mail burgemeester

13

5.3.3

Goedkeuring burgemeester en opdrachtverstrekking

14

5.4

Uitvoering intern onderzoek

15

5.5

Confrontatie bevindingen met wethouder

18

5.6

Onduidelijkheid over gevoerde procedure

22

5.7

Het delen van informatie

23

5.7.1

Mores in het college met betrekking tot delen van (gevoelige) informatie

23

5.7.2

Gevoeligheid van verspreide informatie

24

5.7.3

Eerdere voorvallen

26

Beantwoording onderzoeksvragen

28

6.1

Regelgeving ten aanzien van het onderzoek

28

6.2

Invloed ingesteld onderzoek op uitkomsten

30

6.3

Integriteit en privacybescherming

31

6.4

De technische scan

31

6.5

Integriteit alle betrokkenen

31

Tot slot

33

Bijlage: Artikel Leeuwarder Courant

Rapportage Gemeente Heerenveen | 28 november 2013 | 2

Gemeente Heerenveen T.a.v. het presidium van de gemeenteraad Postbus 15000 8440 GA HEERENVEEN

Amersfoort, 28 november 2013

Betreft: Rapportage onderzoek

Geacht presidium, Op uw verzoek hebben wij een onderzoek verricht voor de gemeente Heerenveen. Wij zijn op 18 november jl. gestart met onderzoekshandelingen naar aanleiding van een verzoek van het college van B&W en overleg met het hoofd Directie- en Bestuursondersteuning/de concerncontroller). U heeft als presidium, eveneens op 18 november jl., de conceptonderzoeksvragen met elkaar besproken en daarbij aangegeven dat het wenselijk zou zijn twee aanvullende vragen onderdeel van het onderzoek te laten zijn. De raad is vervolgens geïnformeerd over de conceptopdrachtbevestiging van BING (van 18 november jl.) en de gewenste aanvulling met twee onderzoeksvragen. De raad heeft in zijn vergadering van 21 november jl. besloten BING opdracht te verstrekken voor het doen van een extern onderzoek, het presidium te mandateren dit onderzoek te begeleiden en twee onderzoeksvragen toe te voegen. Daarmee is het opdrachtgeverschap overgegaan van het college c.q. de concerncontroller naar de raad. Deze opdracht is vastgelegd in de opdrachtbevestiging van 22 november jl. Hierbij rapporteren wij onze bevindingen.

1.

BING

BING – afgeleid van Bureau Integriteit Nederlandse Gemeenten – biedt Nederlandse gemeenten gespecialiseerde adviesexpertise, onderzoeksexpertise en een vraagbaakfunctie aan op het gebied van integriteit. Het bureau richt zich daarbij specifiek op gemeenten, wat borg staat voor specifieke branchekennis, verdieping van ervaringen en de mogelijkheid om duurzame relaties met de doelgroep te onderhouden. BING is een initiatief van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en in 2008 verzelfstandigd.

2.

Aanleiding en doel van de opdracht

De aanleiding en het doel van de opdracht, zoals vastgelegd in de opdrachtbevestiging van 22 november jl., luidt: Aanleiding Op de website van de gemeente is het volgende nieuwsbericht (van 15 november jl.) vermeld: ‘Wethouder Age Hartsuiker heeft een interne e-mail en vertrouwelijke informatie uit het college gedeeld met zijn partij. Na confrontatie, besloot hij zelf zijn functie neer te leggen. Hij vond het een onvergeeflijke fout. Later kwam hij hierop terug, wat voor het Heerenveense college van B&W de reden is om op korte termijn bijeen te komen om de situatie te bespreken.

Reden voor onderzoek Wethouder Hartsuiker heeft een interne e-mail van de gemeentesecretaris doorgestuurd naar zijn partij. Vervolgens is het bericht naar de Leeuwarder Courant gestuurd. Daarnaast heeft hij informatie uit het college gedeeld, waarvan was afgesproken die nog niet vrij te geven. Hij reageerde in eerste instantie ontkennend op de vraag of hij de informatie had verspreid. Zijn reactie riep echter vragen op. Onderzoek is geoorloofd Bij gerede twijfel aan iemands integriteit, is onderzoek naar zakelijk e-mailverkeer geoorloofd. De gemeente heeft een eigen protocol over hoe hiermee om te gaan. Er is geconstateerd dat dit protocol niet geheel gevolgd is. Bij onderzoek naar een politieke ambtsdrager moet een extern bureau worden betrokken, om te voorkomen dat meer wordt onderzocht dan strikt noodzakelijk is. Aangezien gemeentelijke e-mailberichten uitsluitend technisch zijn gescand, is het college van mening dat het onderzoek gericht en zorgvuldig uitgevoerd is. Een extern onderzoek had dezelfde feitelijke informatie opgeleverd. Geen andere informatie bekeken Er zijn bij het onderzoek geen e-mailboxen ingekeken. Er is alleen feitelijk onderzocht welke gang het desbetreffende e-mailbericht heeft afgelegd. Reactie college Het college is aangeslagen en betreurt de situatie zeer. Ook voor wethouder Hartsuiker persoonlijk.’ Er zijn vragen gerezen over het intern verrichte onderzoek naar e-mailverkeer. Om hierover duidelijkheid te verkrijgen, wenst u een analyse door BING van de bij het interne onderzoek van e-mailverkeer gevolgde procedure, de eventuele strijdigheid met relevante regelgeving (onder meer het interne protocol voor het onderzoek van e-mailverkeer van de gemeente Heerenveen, het Protocol Integriteitsschendingen), het mogelijke effect van niet-naleving van regelgeving en een analyse van het handelen in het interne onderzoek in verhouding tot beginselen van integriteit en privacybescherming. Doel Doelstelling van de opdracht is het verkrijgen van antwoorden op de volgende onderzoeksvragen: 1. Is in overeenstemming met geldende regelgeving (met name het interne protocol) voor het onderzoeken van e-mailverkeer gehandeld? Met andere woorden: is voldaan aan de voorwaarden om dergelijk onderzoek te kunnen doen en is daarbij de juiste procedure gevolgd? 2. Indien en voor zover niet in overeenstemming met regelgeving c.q. het interne protocol is gehandeld, in hoeverre is dat mogelijk van invloed (geweest) op de uitkomsten van het e-mailonderzoek? 3. Hoe verhoudt zich het handelen in het interne onderzoek tot beginselen van integriteit en van privacybescherming? 4. Hoe is het proces van de technische scan uitgevoerd, wat is gecontroleerd? 5. Wat is het oordeel van BING als het gaat om de integriteit van alle betrokkenen in deze kwestie? Aansluitend aan de raadsvergadering van 21 november jl. hebben wij de opdracht, waaronder de reikwijdte van het onderzoek, met u doorgesproken.

3.

Door BING verrichte werkzaamheden

Wij hebben onder meer de volgende werkzaamheden verricht: · Kennisname en analyse van de relevante procedures en regelgeving; · Kennisname en analyse van relevante documentatie met betrekking tot de casus, zoals de doorgezonden e-mail en informatie met betrekking tot het interne e-mailonderzoek; · Het opstellen een toetsingskader; · Onderzoek in open bronnen;


· · · · · · · · · · · ·

Een interview met de burgemeester; Een interview met de gemeentesecretaris; Een interview met de betrokken wethouder; Een interview met het afdelingshoofd I&A; Een interview met het diensthoofd Organisatie & Ondersteuning; Een interview met de portefeuillehouder/wethouder Sociale Voorzieningen; Een interview met de portefeuillehouder/wethouder Ruimtelijke Ontwikkeling; Een interview met de portefeuillehouder/wethouder Financiën; Een interview met de technisch beheerder ICT; Analyse van de bevindingen; Het voorleggen van voor hen relevante bevindingen aan betrokkenen; Het opstellen van de rapportage.

Van ieder interview is een zakelijk, puntsgewijs verslag opgesteld dat ter verificatie is voorgelegd aan de geïnterviewde. Aan de geïnterviewden is bij aanvang van het interview uitgelegd dat integrale gespreksverslagen geen onderdeel uitmaken van de rapportage, maar wel als bron voor de rapportage kunnen dienen. Enkele onderdelen van de bevindingen van het onderzoek zijn op 25 november jl. aan respectievelijk de betrokken wethouder en de burgemeester voorgelegd. Hun reacties zijn in deze rapportage verwerkt.

4.

Toetsingskader

In dit hoofdstuk zetten wij de relevante kaders uit de toepasselijke relevante weten regelgeving uiteen. Het toetsingskader in deze casus wordt (met name) gevormd door de Gemeentewet, de Algemene wet bestuursrecht (Awb), de Ambtenarenwet, de CAR-UWO, de bestuurlijke en ambtelijke gedragscodes en het Protocol Integriteitsschendingen van de gemeente Heerenveen. 4.1

Gemeentewet

De Gemeentewet kent, voor zover in onderhavige casus relevant, de volgende bepaling: ‘Artikel 55 1. Het college kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan het college worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat het college haar opheft. 2. Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de burgemeester of een commissie, ten aanzien van de stukken die zij aan het college overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel de raad haar opheft. 3. Indien het college zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft.’ 4.2

Algemene wet bestuursrecht

De Awb kent, voor zover in onderhavige casus relevant, de volgende bepaling: ‘Artikel 2:5 1. Een ieder die is betrokken bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van


die gegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. 2. Het eerste lid is mede van toepassing op instellingen en daartoe behorende of daarvoor werkzame personen die door een bestuursorgaan worden betrokken bij de uitvoering van zijn taak, en op instellingen en daartoe behorende of daarvoor werkzame personen die een bij of krachtens de wet toegekende taak uitoefenen.’ 4.3

Ambtenarenwet

De Ambtenarenwet kent, voor zover in onderhavige casus relevant, de volgende bepaling: ‘Artikel 125ter Het bevoegd gezag en de ambtenaar zijn verplicht zich als een goed werkgever en een goed ambtenaar te gedragen.’ 4.4

CAR-UWO

De CAR-UWO kent, voor zover in onderhavige casus relevant, de volgende bepaling: ‘Artikel 15:1 De ambtenaar is gehouden zijn betrekking nauwgezet en ijverig te vervullen en zich ook overigens te gedragen zoals een goed ambtenaar betaamt.’ 4.5

Ambtelijke gedragscode

De nota ‘Ambtelijke integriteit in de gemeente Heerenveen’ is vastgesteld door het college van B&W op 11 februari 2003. In deze nota is in hoofdstuk 4 de gedragscode voor ambtenaren opgenomen. Deze gedragscode kent onder meer de volgende relevante passage: ‘4. Vertrouwelijke informatie Het is vanzelfsprekend dat met vertrouwelijke gegevens vertrouwelijk wordt omgegaan. Wees daarom voorzichtig met het aan derden verstrekken van informatie die vertrouwelijk kan zijn. Het is immers niet juist om mensen van informatie te voorzien waar ze geen recht op hebben. Zorg er daarom ook voor dat je informatie op jouw werkplek (bureau, kast, PC) zodanig beheert dat onbevoegden er geen kennis van kunnen nemen. Privacygevoelige gegevens zijn per definitie vertrouwelijk. Hou ook rekening met de Wet bescherming persoonsgegevens.’ 4.6

Gedragscode college van B&W

In maart 2003 is door de raad de nota ‘Bestuurlijke integriteit (collegeleden) gemeente Heerenveen’ vastgesteld. In onderhavig onderzoek zijn de volgende passages uit de gedragscode voor collegeleden relevant: ‘Hoofdstuk 3 Kernbegrippen bestuurlijke integriteit Algemeen geldt dat voor het adequaat functioneren van de overheid gezaghebbende bestuurders noodzakelijk zijn, die het vertrouwen genieten van de burgers. Deze burgers dienen zich immers voor vele zaken tot die overheid te wenden. En deze overheid verkeert daarbij vaak in een monopoliepositie. Dit stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het openbaar bestuur en degenen die daarin functioneren. Integriteit is een wezenlijk onderdeel van die kwaliteit1. Want integriteit die ter discussie staat, tast het vertrouwen in het openbaar bestuur aan. Ook gemeentebestuurders dienen bij hun handelen de kwaliteit van het openbaar bestuur, in casu dat van de gemeente, centraal te stellen. De belangen van de gemeente en in het verlengde daarvan die 1

Niet voor niets leggen collegeleden bij hun aantreden de eed c.q. verklaring en belofte af.


van haar burgers zijn het primaire richtsnoer. Het maakt niet uit of het om een raadslid, een wethouder of de burgemeester gaat. (…) Openheid. Het handelen van collegeleden is transparant. Alleen zo is verantwoording mogelijk en krijgt de gemeenteraad als controlerend orgaan inzicht in dit handelen en de bijbehorende beweegredenen. Terughoudendheid. In het licht van hun voorbeeldfunctie vermijden collegeleden gedragingen die als luchthartig kunnen worden geïnterpreteerd. Vertrouwelijkheid. Collegeleden wenden kennis en informatie waarover zij uit hoofde van hun functie beschikken op zodanige wijze aan dat daarbij belangen van de gemeente of van derden niet worden geschaad. Zorgvuldigheid. Het handelen van collegeleden is zodanig dat zij alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect bejegenen en de belangen van partijen op correcte wijze afwegen. (…)

Hoofdstuk 4 Gedragscode (…) 4. Vertrouwelijke informatie Het is vanzelfsprekend dat collegeleden vertrouwelijk omgaan met vertrouwelijke gegevens. Het oneigenlijk gebruik van kennis, verkregen uit hoofde van het collegelidmaatschap, is niet aanvaardbaar.’ 4.7

Protocol Integriteitsschendingen

In het Protocol Integriteitsschendingen, vastgesteld voor politiek ambtsdragers door de raad op 13 december 2010, zijn onder meer de volgende relevante passages opgenomen: ‘1.1 Wat zijn integriteitsschendingen Om te weten of er sprake is van een integriteitsschending door een overheidsfunctionaris moet er een idee zijn wat als schending wordt beschouwd. Bij strafbare feiten zoals een grove schending van wettelijke voorschriften of het in gevaar brengen van gezondheid, veiligheid of milieu is het vaak duidelijk, in andere gevallen kan er twijfel over bestaan. Onderstaand overzicht – niet limitatief! verschaft hierover meer helderheid. Typen schendingen zijn: • financiële schendingen • misbruik van positie en belangenverstrengeling • lekken en misbruik van informatie • misbruik van bevoegdheden • misbruik van bedrijfsmiddelen en overtreding interne regels • ongewenste omgangsvormen • misdragingen in de privésfeer (…) 2.2 Vooronderzoek Soms is het beoordelen van een melding op grond van de criteria niet voldoende om een juiste beslissing te nemen. Dan worden een aantal (twee of meer) beweringen uit de melding getoetst aan voor de hand liggende feiten en omstandigheden. Een andere optie is het voeren van een gesprek met de melder of – bij ambtenaren – met de leidinggevende van de persoon in kwestie. Natuurlijk hebben


handelingen in dit kader een zeer beperkte diepgang. Ze zijn met name bedoeld om advisering aan en de beslissing van het bevoegd gezag beter te kunnen onderbouwen. Het is daarom logisch de aangewezen ambtenaren een dergelijk vooronderzoek te laten uitvoeren. (…) 2.3.2 Externe onderzoekers In een aantal situaties mogen de aangewezen ambtenaren geen (zelfstandig) onderzoek doen, maar wordt dit in handen gegeven van een daartoe gespecialiseerd extern bureau Dit is het geval als het gaat om vermeende schendingen door: - politieke ambtsdragers; - de ambtelijke top (gemeentesecretaris en diensthoofden); - medewerkers van eigen unit/team; - medewerkers van wie de interne onderzoekers aangeven het onderzoek onvoldoende objectief te kunnen uitvoeren. Ook als de medewerker in kwestie – als die op de hoogte is gebracht van het aanstaande onderzoek (zie ook § 2.6) – aangeeft te twijfelen aan de objectiviteit van de interne onderzoekers wordt het onderzoek extern uitgevoerd. Tot slot wordt het onderzoek in handen gegeven van een extern bureau als uit de afweging blijkt dat het gaat om ernstige schendingen en/of er meer eisen gesteld zullen worden aan de onderzoeksmethodes. (…) 2.5 Randvoorwaarden voor het onderzoek Het kan niet genoeg benadrukt worden dat het onderzoek zorgvuldig dient plaats te vinden. Dit houdt in dat het belang van alle partijen - betrokkene, organisatie, getuigen, slachtoffer - worden gewogen. De gekozen onderzoeksmethode moet in een redelijke verhouding staan tot de persoonlijke belangen van de betrokkene, zodat het onderzoek zo min mogelijk inbreuk maakt op diens persoonlijke levenssfeer. Bij de keuze voor een onderzoeksmethode moet worden afgewogen of het doel ook met een lichter onderzoeksmiddel kan worden bereikt (subsidiariteit). Als bijvoorbeeld de vereiste informatie te verkrijgen is door de betrokkene en/of getuigen te horen dan vindt er geen observatie plaats. Wanneer op basis van deze weging een onderzoeksmethode is vastgesteld, wordt er vervolgens gekozen voor de minst ingrijpende toepassing, dat wil zeggen alleen in incidentele gevallen en gedurende een korte periode (proportionaliteit). Worden meerdere onderzoeksmethoden gebruikt dan wordt elke methode op deze wijze gewogen. Zorgvuldigheid houdt ook in dat achteraf verantwoording kan worden afgelegd over alle beslissingen en (onderzoeks)handelingen voorafgaand aan en gedurende het onderzoek. Om dit mogelijk te maken moeten het bevoegd gezag en de onderzoekers hun beslissingen en handelingen, inclusief motivatie, schriftelijk vastleggen. Uiteraard onthouden de onderzoekers zich van onoorbare handelingen zoals het uitoefenen van fysieke druk en het misleiden van de betrokkene. 2.6 Acties rond betrokkene Voorafgaand aan of tijdens het onderzoek moeten twee acties ondernomen worden rond de persoon in kwestie. Ten eerste wordt de betrokkene schriftelijk op de hoogte gebracht dat er een feitenonderzoek naar zijn gedragingen plaatsvinden. In deze kennisgeving staat: • een omschrijving van het handelen of nalaten dat aanleiding is voor het onderzoek; • de mededeling dat betrokkene en eventuele getuige(n) kunnen worden gehoord; • de mededeling dat de ambtenaar of politiek ambtsdrager zich door een raadsman kan laten bijstaan ; • de mededeling dat wanneer andere feiten en omstandigheden bekend worden die van belang kunnen zijn voor de vaststelling van de omvang, aard en ernst van de integriteitsschending, het onderzoek zich kan uitstrekken tot die feiten en omstandigheden. Het is wel zo fatsoenlijk de betrokkene ook mondeling te informeren. Het bevoegd gezag kan dit doen tegelijkertijd met het overhandigen van de schriftelijke kennisgeving aan de betrokkene. Gaat het om een ambtenaar dan wordt nu ook de direct leidinggevende op de hoogte gebracht van de situatie en het komende onderzoek. In sommige situaties is het echter beter de persoon in kwestie niet onmiddellijk te informeren over het op handen zijnde onderzoek, bijvoorbeeld als diegene dan mogelijk bewijsmateriaal


kan of zal vernietigen. In een dergelijk geval worden eerst zo snel mogelijk maatregelen genomen zodat mogelijk relevant bewijs niet verdwijnt. Deze beschermingsmaatregelen zijn het veiligstellen van dossiers, bestanden, stukken etc. 2.7 Onderzoeksmethoden: bevoegdheden, rechten en plichten (…) Onderzoek werkomgeving Bij een vermoeden dat zich in de werkomgeving informatie bevindt die van belang kan zijn voor het onderzoek, kunnen de onderzoekers die werkomgeving (die valt onder de verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag) doorzoeken. Onder de werkomgeving worden onder andere begrepen: dienstruimten, (archief)kasten, bureaus, geautomatiseerde data- en systeembestanden en dienstvoertuigen. De werkplek wordt zo mogelijk in aanwezigheid van de betrokkene doorzocht. Hij wordt dan ook uitgenodigd om aanwezig te zijn. Wanneer de betrokkene aangeeft niet aanwezig te willen zijn of zonder opgaaf van (gegronde) redenen op het opgegeven tijdstip wegblijft, kunnen de onderzoekers overgaan tot het doorzoeken van de werkomgeving. Het bevoegd gezag dat de onderzoeksopdracht heeft gegeven, neemt de nodige maatregelen om een onredelijke of onbehoorlijke bejegening op de werkplek te voorkomen. Minimaal twee onderzoekers voeren het onderzoek van de werkomgeving uit. Van de resultaten van het onderzoek van de werkomgeving maken de onderzoekers een rapport van bevindingen op. (…) 5.1 Bevoegd gezag In het protocol wordt regelmatig gesproken over ‘het bevoegd gezag’. Wie dit gezag bekleedt is afhankelijk van de positie op wie de melding over een mogelijke integriteitsschending betrekking heeft. In onderstaand overzicht wordt dit inzichtelijk gemaakt. Bevoegd gezag MOGELIJKE SCHENDING DOOR ambtenaar gemeentesecretaris wethouder raadslid burgemeester

BEVOEGD GEZAG gemeentesecretaris burgemeester idem + college/raad idem/raad seniorenconvent/Commissaris der Koningin

5.3 Positie politieke ambtsdragers Politieke ambtsdragers hebben een andere positie dan ambtenaren en vallen onder de Gemeentewet en de Kieswet. Hoewel de melding over een mogelijke schending van ambtenaren en politieke ambtsdragers op gelijke wijze wordt behandeld lopen de wegen daarna al snel uiteen. Zo wordt zodra er sprake is van een valide melding het feitenonderzoek over een politiek ambtsdrager altijd door externen uitgevoerd. Toont dit onderzoek een schending aan dan zijn de sanctiemogelijkheden beperkt. Gaat het om een strafrechtelijke overtreding dan wordt, net als bij ambtenaren, politie en/of justitie ingeschakeld. Is er geen sprake van een misdrijf dan behoren - afhankelijk van de aard en ernst van de schending – gesprekken, (publiekelijke) excuses, schorsing of terugtreding/ontslag tot de mogelijkheden. Schorsing van een raadslid kan in eerste instantie door het college worden ingezet, waarna deze maatregel wordt voorgelegd aan de raad. Die besluit of de schorsing al of niet terecht is. Blijft de schorsing van kracht dan kan het betrokken raadslid dit bij de rechter aanvechten. Een wethouder kan bij ernstige schendingen ontslagen worden door de raad , de burgemeester bij koninklijk besluit.’


5.

Bevindingen

5.1

Inleiding

In dit bevindingenhoofdstuk zal op chronologische wijze het proces worden beschreven, om daarmee de feiten en omstandigheden inzichtelijk te presenteren. Allereerst (paragraaf 5.2) wordt ingegaan op het proces voorafgaand aan het besluit om een intern onderzoek in te stellen. Daarbij wordt aandacht gegeven aan de (achtergrond van de) bewuste e-mail van de gemeentesecretaris en het krantenartikel dat op woensdag 13 november jl. verscheen in de Leeuwarder Courant. Vervolgens (paragraaf 5.3) wordt een beschrijving gegeven van het proces om tot het instellen van een intern onderzoek over te gaan, waarna wordt ingegaan op de uitvoering van dit onderzoek (paragraaf 5.4). De daaropvolgende paragraaf (paragraaf 5.5) beschrijft de gang van zaken op donderdag 14 november jl., wanneer de wethouder aan de andere leden van het college een verklaring afgeeft, waarna in paragraaf 5.6 wordt ingegaan op de twijfel die ontstond over de gevoerde interne procedure. Tot slot komen in paragraaf 5.7 bevindingen aan bod die betrekking hebben op de context van de gebeurtenissen. 5.2

Raadsvergadering – krantenartikel

Startpunt van de casuïstiek, zo verklaren diverse geïnterviewden, betreft de raadsvergadering van 7 november jl. waarin de begroting 2014 werd behandeld. De burgemeester stelt hierover: “In deze vergadering werd een tweetal amendementen aangenomen die politiek gevoelig waren. De achtergrond daarvan was een discussie die al enige tijd werd gevoerd, met name tussen de PvdA-fractie en PvdA-wethouders. Het college had een kwijtscheldingsregeling beperkt en middels een amendement wilde de PvdA-fractie deze regeling weer verruimen. Als gemeente hebben wij het devies dat wij sociaal beleid willen voeren, maar dat tegelijkertijd hogere lasten moeten worden voorkomen. Dit maakte dat naast het PvdA-amendement tevens een ander amendement werd ingediend, om dat evenwicht te behouden. Dit amendement had betrekking op een verlaging van de OZB. Politiek was dat creatief, maar de uitvoering van deze amendementen zou moeilijk realiseerbaar worden. Er was in onze optiek onvoldoende dekking. Als gemeente staan wij onder preventief toezicht van de provincie, wat maakt dat er financieel weinig speelruimte is.” De aangenomen amendementen leidden ook bij de gemeentesecretaris tot zorgen over de dekking, zo verklaart hij aan BING. In het logboek dat door de gemeentesecretaris is bijgehouden over de situatie (opgesteld op 17 november jl.), schrijft hij hierover ‘dat de rek er zowel financieel als qua personele bezetting uit is’. De gemeentesecretaris besluit hierop op vrijdag 8 november jl. (om 12.09 uur) een e-mail te sturen naar de bij de afhandeling van de amendementen betrokken afdelingshoofden, tevens budgethouders, waarbij de diensthoofden en collegeleden in cc worden gezet. In de e-mail – met als onderwerp ‘Uitvoering tweetal amendementen’ – beschrijft de gemeentesecretaris dat hij van mening is dat de reële gevolgen van de bezuinigingsmaatregelen in kaart gebracht moeten worden om daarmee de gemeenteraad te informeren over de uitvoerbaarheid van de amendementen. De ambtenaren krijgen daarbij het verzoek van de gemeentesecretaris om diverse vragen te beantwoorden, waarbij hen wordt verzocht uiterlijk woensdag 13 november hun bijdrage in te dienen, waarna een brief zal worden opgesteld voor de raad die in de collegevergadering van 19 november zal worden behandeld. Over zijn keuze om de collegeleden in cc te zetten, schrijft de gemeentesecretaris in zijn logboek dat hij hiermee maximale transparantie beoogde, omdat het om de uitvoering van een tweetal politiek gevoelige amendementen ging en omdat alle collegeleden hier ook feitelijk als portefeuillehouder bij betrokken waren. Bij de collegevergadering van dinsdag 12 november jl. wordt het onderwerp ‘amendementen’ en de e-mail van de gemeentesecretaris daaromtrent, in de rondvraag ter sprake gebracht. In het verslag van deze vergadering staat het volgende hierover vermeld:


‘Ten aanzien van de behandeling van de begroting is de gedeelde conclusie dat er geen interactie was tussen raad en college over de beide amendementen, die zijn aangenomen. Het college zal de volgende week een conceptbrief behandelen, waarin de gevolgen op een zakelijke wijze voor de raad in beeld worden gebracht.’ De gemeentesecretaris verklaart hierover dat tijdens de rondvraag werd benoemd dat iedereen het een goed initiatief vond, waarbij met name de wethouder Jeugd en Onderwijs (hierna: betrokken wethouder) erg enthousiast was. In zijn e-mail van 25 november jl. aan BING reageert de betrokken wethouder op voornoemde verklaring door het volgende te stellen: ‘Correct, omdat eenieder wist dat de voorstellen niet goed in elkaar zaten en men bezig (PvdA en VVD) was om de ‘baas’ te zijn en dat de begrotingsvergadering in het teken van de verkiezingen stond, althans dat is mijn mening en die werd door verschillende anderen gedeeld. Ik vond het belangrijk om de gehele raad zo snel mogelijk van info te voorzien waaruit blijkt/bleek dat de voorstellen niet deugden. Dat werd daarop gedeeld ook in het korte gesprek in de ochtend met en door de secretaris.’ Op woensdag 13 november jl. verschijnt in de Leeuwarder Courant het artikel ‘Heerenveense moties blijken nu al glad ijs’ (zie de bijlage). In het artikel wordt ingegaan op de twee amendementen, waarbij een schrijven van de gemeentesecretaris wordt aangehaald, waaruit zou blijken dat de voorgestelde dekking onvolledig zou zijn. De naam van de gemeentesecretaris wordt daarbij tweemaal genoemd. Tevens wordt in het artikel ingegaan op een ambtelijke brief die betrekking zou hebben op een motie die ook in de raadsvergadering van 7 november jl. was aangenomen. Over deze motie met betrekking tot het stimuleringspakket woningbouw en de wijze waarop dit onderwerp tot dat moment binnen de ambtelijke organisatie en het college was besproken, stelt de burgemeester: “In de begrotingsraad diende de PvdA een motie in, in reactie op een besluit om meer ruimte te bieden voor starters op de huizenmarkt middels een ‘energievoucher’. Met de motie, die door de raad werd aangenomen, wilde de PvdA dat deze regeling werd gekoppeld aan de verplichting om gebruik te maken van lokale aannemers. Ambtelijk is toen in kaart gebracht wat de juridische (on)houdbaarheid/uitvoerbaarheid van deze motie was, hetgeen is gevat in een collegeadvies dat tijdens de collegevergadering van 12 november jl. is behandeld. Met het college hebben we dit concept bestudeerd, waarbij met een lichte wijziging de conceptreactie richting de raad werd goedgekeurd. Deze reactie zouden we in de loop van de week naar de raad sturen. Over de opvolging van de twee amendementen is in deze collegevergadering heel kort gesproken, waarbij de strekking was dat de informatie vanuit de ambtelijke dienst nog moest komen. Op een later moment zouden we daar dus op terugkomen.” Nadat de burgemeester op woensdagochtend 13 november jl. kennisnam van het artikel in de Leeuwarder Courant, stuurt hij een e-mailbericht (om 06.19 uur) aan zijn collegeleden: ‘Vanmorgen las ik in de LC citaten uit wat wordt genoemd ‘ambtelijke brieven’ over onder meer onze reactie op de motie van de PvdA. Ik dacht dat we goede afspraken hadden gemaakt over de wijze van bekendmaking. Het verbaast me dan ook ze nu zo in de krant te zien staan.’ In de loop van de ochtend geven de collegeleden een reactie op deze e-mail, hetzij mondeling, hetzij per e-mail (zie verder 5.3). 5.3

Besluit tot instellen intern onderzoek

Woensdag 13 november jl. is eveneens de dag dat er in de gemeente Heerenveen in het kader van de herindeling al vervroegde gemeenteraadsverkiezingen zijn gehouden. Nadat de burgemeester ’s ochtends diverse stembureaus heeft bezocht, is hij rond het middaguur voor zijn lunch aanwezig op het gemeentehuis. Hij verklaart hierover:


“Ik ben toen bij [naam gemeentesecretaris] naar binnen gelopen om hem te spreken over het krantenartikel van die ochtend. [Naam gemeentesecretaris] vertelde mij dat hij die ochtend de casus in het MT [BING: het bouwteam] had besproken, waarbij hij met het MT tot de conclusie was gekomen dat het goed zou zijn om onderzoek te doen naar de gang van zaken. Hij adviseerde mij om een scan te doen in de gemeentelijke e-mailbox om erachter te komen of c.q. aan wie de e-mail van de gemeentesecretaris is doorgestuurd. Een dergelijke scan was volgens de gemeentesecretaris mogelijk, waarbij hij vermeldde dat er een protocol was waaruit dat bleek. De scan zou uitgevoerd kunnen worden door het afdelingshoofd I&A, zo meldde [naam gemeentesecretaris] mij. Met het voorleggen van het MTadvies, stelde [naam gemeentesecretaris] mij de vraag of ik hier goedkeuring aan kon verlenen. Op dat moment had ik nog geen reacties gezien op mijn e-mail van die ochtend aan het college.” In het interview met de gemeentesecretaris is ingegaan op het proces voorafgaand aan zijn verzoek aan de burgemeester om goedkeuring voor het instellen van een onderzoek. Ook de gemeentesecretaris zag ’s ochtends het krantenartikel in de Leeuwarder Courant, waarbij hij opmerkte dat zijn naam tweemaal werd genoemd. Hij stelt hierover: “(…) Er werd in het artikel onder meer gezegd dat ik brieven aan de VVD zou hebben gestuurd. Verder stond er informatie waarover de krant alleen kon beschikken als ze op de hoogte waren van de e-mail die ik op 8 november jl. had gestuurd naar de afdelingshoofden en budgethouders. Ik dacht dat die informatie dan blijkbaar via-via bij de krant terecht was gekomen, maar verdacht wel direct [naam betrokken wethouder], aangezien de inhoud van het artikel in het belang was van zijn partij [BING: Gemeentebelangen Heerenveen, hierna GBH]. Daarnaast was [naam betrokken wethouder] in een eerdere instantie al eens in het college aangesproken over het mogelijk delen van gevoelige collegeinformatie met derden.” 5.3.1

Overleg tussen gemeentesecretaris en diensthoofden

Nadat de gemeentesecretaris op woensdagochtend 13 november jl. kennis had genomen van de e-mail van de burgemeester en daar een reactie op had verstuurd (om 09.25 uur), stond om 09.30 uur een regulier overleg gepland met de drie diensthoofden. Dit overleg is een gebruikelijke terugkoppeling aan de drie diensthoofden, waarbij de gemeentesecretaris de besluiten, afspraken en vragen uit het college toelicht. Tijdens dit overleg op woensdag 13 november jl. is volgens de gemeentesecretaris gesproken over wat nu te doen met het krantenartikel. Hij stelt over dit overleg: “We verdachten eigenlijk allemaal [naam betrokken wethouder]. Zoals gezegd, hadden wij eerder ook al eens signalen ontvangen dat zijn fractie informatie eerder bezat dan andere fracties. Nu er kennelijk was gelekt naar GBH, dachten we dat hij hierbij een rol zou spelen. We vroegen ons echter af hoe we dit zouden kunnen vaststellen. [Naam diensthoofd Organisatie en Ondersteuning] stelde hierop voor dat we een e-mailonderzoek zouden kunnen uitvoeren. Ze had hier al eens eerder mee te maken gehad, waarbij zij meldde dat er een protocol voor was dat hiervoor kon worden toegepast. De eerdere kwestie had wel betrekking op een ambtenaar, maar [naam diensthoofd Organisatie en Ondersteuning] liet weten dat dit protocol in haar optiek ook gold voor bestuurders. In het MT ontstond een korte discussie over het verschil tussen een ambtenaar en een wethouder en de mate waarin sprake was van een verstrekkend middel. U vraagt mij hoe ik hier zelf over dacht. In alle eerlijkheid dacht ik zelf dat er niets uit het e-mailonderzoek zou komen, maar dat er mondeling zou zijn ‘gelekt’. In ieder geval was ik wel voorstander van het e-mailonderzoek, want daarmee zouden we die optie – lekken van informatie via gemeentelijke e-mail – in ieder geval kunnen uitsluiten. We besloten – alles afwegende – om te adviseren een e-mailonderzoek te laten verrichten, waarvoor ik toestemming aan de burgemeester zou moeten vragen.” Het diensthoofd Organisatie & Ondersteuning bevestigt dat zij, naar aanleiding van de situatie die de gemeentesecretaris schetste, heeft voorgesteld om in het e-mailverkeer na te gaan welke weg de betreffende e-mail van de secretaris had afgelegd. Zij verklaart hierover: “Ik wist dat we twee keer eerder een onderzoek in e-mails hebben gedaan. Beide andere keren betrof het een onderzoek naar e-mailverkeer van een medewerker. Ik dacht in ieder geval dat het mocht en dat


je dat niet hoefde te melden aan de betrokkene. Ik heb op dat moment niet voldoende nagedacht over het protocol dat van toepassing was.” Door het diensthoofd Organisatie & Ondersteuning is daarbij aangegeven dat er geen andere instrumenten zijn overwogen om te achterhalen wie de informatie had gelekt. Zij schrijft dit toe aan het feit dat er vanuit emotie werd gehandeld en stelt hierover: “In de emotie van het moment is niet over andere opties nagedacht. We waren het er snel over eens dat dit een juist instrument was. Als we hadden nagedacht over de (politieke) consequenties die deze stap zou kunnen hebben, dan hadden we wellicht een andere keuze gemaakt.” De gemeentesecretaris schrijft (logboek, op 17 november jl.) over de eindconclusie van de bespreking met de drie diensthoofden ‘dat hij aan de burgemeester toestemming zou vragen voor een gericht intern onderzoek naar de gang van zaken van zijn mailtje van vrijdag 7 [BING: 8] november’. In het contact dat de gemeentesecretaris hierop volgend had met de burgemeester, heeft de burgemeester aan de secretaris gevraagd of een dergelijk onderzoek mogelijk was. De secretaris verklaart dat hij de burgemeester desgevraagd liet weten dat uit zijn informatie bleek dat dit kon. Over het protocol dat gevolgd dient te worden bij dergelijke onderzoeken, verklaart de gemeentesecretaris: “Zoals benoemd, is in het overleg van woensdagochtend kort gesproken over het protocol. Er bestaat één protocol voor het uitvoeren van dergelijke onderzoeken naar integriteitschendingen bij ambtenaren en wethouders. Er was echter op dat moment geen rekening gehouden met het feit dat in het protocol een onderscheid wordt gemaakt tussen onderzoek gericht op een ambtenaar en onderzoek gericht op een politiek ambtsdrager.” Door alle bij het overleg aanwezige betrokkenen is verklaard dat alleen over het protocol is gesproken, maar dat dit er niet bij is gepakt. Het diensthoofd Organisatie & Ondersteuning geeft aan dat over aspecten met betrekking tot het protocol op geen enkele wijze is gesproken tijdens voornoemd overleg op woensdagochtend 13 november jl. Zij verklaart hierover: “Nee, dat kwam allemaal niet aan de orde. Het waren op dat moment geen onderwerpen voor discussie. Naar mijn indruk komt dat ook omdat in die vergadering met name is gehandeld uit emotie rondom het onderwerp. De enige die een kritische opmerking plaatste tijdens de vergadering, was [naam diensthoofd X]. Zij vroeg of het middel niet wat zwaar was.” 5.3.2

Reacties op e-mail burgemeester

Parallel aan de bespreking van de gemeentesecretaris met de diensthoofden, reageerden diverse collegeleden op de e-mail van de burgemeester. Nadat om 07.39 uur de portefeuillehouder Financiën per e-mail had laten weten dat zij ‘graag wil weten waar dit zo vandaan komt’, stuurt de betrokken wethouder om 09.43 uur de volgende reactie: ‘Goedemorgen, Heb vanmorgen direct geïnformeerd bij mijn fractie en bestuur en dit bericht komt niet van hen. Was voor mij ook een verrassing vanmorgen en ook voor mijn bestuur en fractie. Worden wel passages gebruikt van een persbericht over ‘Sinterklaas’ van GBH, verder is het onbekend hoe en wat.’ Nadat de bespreking van de diensthoofden is afgerond – en voordat hij de burgemeester verzoekt om goedkeuring voor een e-mailonderzoek – neemt de gemeentesecretaris kennis van de reactie van de betrokken wethouder. De gemeentesecretaris verklaart dat het vermoeden dat de betrokken wethouder achter het lekken van de informatie naar de krant zat, werd versterkt toen hij zijn reactie zag. In zijn logboek schrijft de gemeentesecretaris hierover:


‘Toen dacht ik direct ‘nu heb jij jezelf verraden!’. Want wie anders, behalve de overige leden van het college en de leden van het Bouwteam, hadden de beschikking over zowel het advies over de motie stimuleringspakket woningbouw als mijn mail.’ De gemeentesecretaris heeft in een gesprek met BING over deze e-mail verklaard: “Ik zag deze e-mail direct nadat ik met het MT [BING: het bouwteam] had gesproken en wij hadden besloten dat een e-mailonderzoek wenselijk zou zijn. [Naam betrokken wethouder] reageerde in de e-mail met een tekst die erop neerkwam dat hij nog even had geïnformeerd bij zijn fractie en niemand van hen het naar de pers heeft gebracht. Eigenlijk was dit dus al een soort schuldbekentenis dat hij klaarblijkelijk de e-mail had gedeeld met zijn fractie. Achteraf kan je hierover de vraag stellen, of na dit bericht een onderzoek nog wel noodzakelijk was. Maar nogmaals, ik had niet gedacht dat er iets uit het e-mailonderzoek zou blijken.” Nadat de gemeentesecretaris het verzoek had neergelegd bij de burgemeester, heeft de burgemeester korte tijd nagedacht over dit verzoek: “Bij mijn overdenking van dit verzoek, realiseerde ik mij dat er recentelijk vaker discussies waren geweest over de omgang met informatie in relatie tot specifiek [naam betrokken wethouder]. Circa een week voor deze kwestie speelde er een andere zaak waarin het erop leek dat er gevoelige informatie vanuit het college was gedeeld met derden. Toen was bij [naam portefeuillehouder Ruimtelijke Ontwikkeling] het sterke vermoeden ontstaan dat [naam betrokken wethouder] hiervoor verantwoordelijk was, waarbij deze wethouder [naam betrokken wethouder] hier op de man af naar vroeg. [Naam betrokken wethouder] heeft dit ontkend, waarna ik als burgemeester heb benoemd dat hij op zijn woord moest worden geloofd. Ik steunde hem op dat moment daarin dus.” 5.3.3

Goedkeuring burgemeester en opdrachtverstrekking

De burgemeester besluit goedkeuring te geven aan het verzoek van de gemeentesecretaris tot het instellen van een e-mailonderzoek. Over de afweging om onderzoek te laten doen in e-mailbestanden, verklaart hij: “Ik vind dat wij moeten staan voor een veilige organisatie waarin men informatie met elkaar moet kunnen uitwisselen. Deze gang van zaken deed daar sterk afbreuk aan. Daarbij was dus in een eerder stadium al intern twijfel geuit over de omgang met informatie, waarbij ik op dat moment de verdenking richting [naam betrokken wethouder] bestreed. Dit, tezamen met de brisante, politiek zeer gevoelige informatie die in het krantenartikel was verschenen, nota bene op de dag van de verkiezingen, maakte dat ik het geoorloofd achtte om deze stap te zetten.” Nadat de burgemeester goedkeuring verleende aan het verzoek, heeft de gemeentesecretaris het diensthoofd Organisatie & Ondersteuning diezelfde woensdagmiddag (13 november jl.) mondeling geïnformeerd. Zij zou vervolgens de opdracht geven aan het afdelingshoofd I&A om het e-mailonderzoek uit te voeren. De gemeentesecretaris verklaart dat hij niet heeft overwogen een protocol te doorlopen. Hij was in de veronderstelling dat alles ordentelijk verliep, aangezien hij afging op informatie van personen die dit al eens eerder hadden gedaan. Ten aanzien van de uitvoering, voegt de gemeentesecretaris hieraan toe: “Ik begreep ’s middags van [naam diensthoofd Organisatie en Ondersteuning] dat [naam afdelingshoofd I&A] op woensdag niet aan het werk was. Hij zou het onderzoek op donderdagochtend kunnen uitvoeren.” Op woensdagmiddag 13 november jl. om 15.36 uur heeft de gemeentesecretaris ten behoeve van het ingestelde onderzoek de bewuste e-mail (van 8 november jl.) doorgestuurd aan het diensthoofd Organisatie & Ondersteuning. Het diensthoofd Organisatie & Ondersteuning had op woensdagochtend om 09.34 uur reeds een WhatsApp-berichtje gestuurd aan het afdelingshoofd I&A met de volgende tekst: ‘Morgen graag even overleggen over wederom internet en email verkeer van een wethouder. Heb je al eerder gedaan toch?’


Met de vraag in het WhatsApp-bericht doelt het diensthoofd Organisatie & Ondersteuning op de twee eerdere onderzoeken in e-mails die zijn verricht. Beide keren betrof het volgens haar onderzoek naar e-mailverkeer van een medewerker. 5.4

Uitvoering intern onderzoek

Nadat op woensdag 13 november jl. via WhatsApp contact was geweest, spreken het diensthoofd Organisatie & Ondersteuning en het afdelingshoofd I&A elkaar op donderdagochtend over het onderzoek. De opdracht die mondeling werd overgebracht was, zo verklaart het afdelingshoofd I&A, of hij kon nagaan of de e-mail buiten de groep gebruikers verspreid was. Nadat aan hem de opdracht was gegeven het e-mailonderzoek uit te voeren, heeft het afdelingshoofd I&A naar eigen zeggen overleg gehad met een collega die meer verstand heeft van de techniek om te kijken hoe zij dit zouden moeten aanpakken. Voorafgaand aan het uitvoeren van het e-mailonderzoek, is het onderzoeksprotocol niet geraadpleegd, zo blijkt uit de interviews met de ambtenaren. Het diensthoofd Organisatie & Ondersteuning verklaart dat het protocol niet aan de orde is geweest in de opdrachtverlening. Zij voegt hieraan toe: “Ik weet dat het mijn verantwoordelijkheid was aan te geven dat er een protocol was en te checken of we wel volgens het protocol handelden. Het was vervolgens aan de burgemeester en de gemeentesecretaris een afweging te maken en te kiezen om het e-mailonderzoek al dan niet in te stellen. Nogmaals, het is allemaal snel gegaan en er is gehandeld op basis van emoties.” Op de vraag of ter sprake is geweest dat er bepaalde zorgvuldigheidseisen waren waaraan het afdelingshoofd I&A zich met het e-mailonderzoek diende te houden, antwoordt hij dat dit niet is benoemd. Hij verklaart hierover: “Ik kreeg het verzoek van [naam diensthoofd Organisatie & Ondersteuning], die had het overlegd met de secretaris, die het op zijn beurt weer had overlegd met de burgemeester. De burgemeester heeft uiteindelijk besloten tot het onderzoek over te gaan, dus ik dacht dat het wel oké zou zijn. Ik kreeg bij de opdrachtverstrekking overigens ook te horen dat ik eventuele resultaten moest terugkoppelen aan de burgemeester.” Desgevraagd verklaart het afdelingshoofd I&A dat hij niet heeft gevraagd of het inzetten van een e-mailonderzoek wel het juiste middel was voor hetgeen duidelijk moest worden. Het afdelingshoofd I&A zegt hierover: “Ik ging ervan uit dat het volgens het protocol ging. Ik heb hier verder geen vragen over gesteld.” Ten aanzien van de opdracht om een gericht e-mailonderzoek te verrichten, verklaart het afdelingshoofd I&A desgevraagd dat hij in alle jaren dat hij voor de gemeente Heerenveen werkt, pas één keer eerder een dergelijke vraag had gekregen. In algemene zin wordt er nooit zomaar in e-mails van anderen gezocht, zo verklaart het afdelingshoofd I&A. Hij verduidelijkt dit als volgt: “Je kunt nooit bij ons aankloppen om in de e-mailbox van een collega te laten zoeken. We krijgen ook weleens verzoeken wanneer bijvoorbeeld een collega ziek is of iemand uit die mailbox iets opgehaald kan krijgen door ons, maar hier werken wij pertinent niet aan mee. Je kunt ons alleen in je eigen e-mails laten zoeken, mits je iets kwijt bent. Dan kunnen we bijvoorbeeld een e-mail terughalen die je een tijdje geleden hebt verzonden of ontvangen.” Voor de uitvoering van het e-mailonderzoek heeft het afdelingshoofd I&A de routing van de e-mail gevolgd, door een zoekopdracht te verrichten waarbij het onderwerp van de e-mail de zoekterm was. Het afdelingshoofd I&A heeft de keuze gemaakt om daarbij gebruik te maken van het spamfilter. Ten behoeve van het intern reconstrueren van het proces, heeft het afdelingshoofd I&A op 16 november jl. een procesverklaring opgesteld, die hij aan het diensthoofd Organisatie & Ondersteuning en de


gemeentesecretaris heeft verstuurd. Ten aanzien van het onderzoek, is daarbij de volgende beschrijving gegeven: ‘Gemeente Heerenveen maakt gebruik van 2 SPAM filters, 1 voor inkomend en 1 voor uitgaand verkeer. Deze SPAM filters bewaren de verwerkte e-mails 20 dagen. Onder andere om ongewenste berichten te blacklisten als SPAM, onterecht als SPAM gemarkeerde berichten te whitelisten en/of alsnog te bezorgen. Het is ook mogelijk een preview van het bericht te bekijken, is het echt (geen) SPAM en om het bericht af te leveren bij een alternatieve ontvanger. Voor het onderzoek is in beide systemen op alle verwerkte e-mails een filter gemaakt. In dit filter is gezocht of er in het onderwerp "Uitvoering tweetal amendementen" voorkwam, hiermee wordt er niet in de inhoud van het e-mailbericht gekeken. Het resultaat is een overzicht van e-mailadressen van de verzenders en ontvangers. Doordat er aan het beantwoorden en doorsturen van e-mails automatisch kenmerken aan het onderwerp worden toegevoegd, bij beantwoorden RE: en bij doorsturen FW:, kan de conversatie gereconstrueerd worden. De gevonden e-mailberichten zijn doorgestuurd naar een alternatieve ontvanger, zodat de inhoud gelezen kan worden.’ Over de reden dat het afdelingshoofd I&A voor het spamfilter koos voor de zoekopdracht, verklaart hij: “Ik had van [naam diensthoofd Organisatie & Ondersteuning] vernomen dat het over een e-mailtje ging dat nog niet zo lang geleden was verstuurd. In het spamfilter worden e-mailtjes 20 dagen bewaard. Dit gaat om alle e-mails die met een @heerenveen.nl-adres naar buiten de organisatie worden verstuurd en e-mails die binnenkomen op een @heerenveen.nl-adres. Ik heb er toen om praktische redenen voor gekozen in het spamfilter te zoeken met als filter het onderwerp van het e-mailtje. Een zoekslag in het spamfilter zou namelijk aanzienlijk sneller gaan dan een zoekslag in alle e-mailboxen. Dat zijn er namelijk nogal een boel. De bevindingen die uit mijn zoekslag kwamen, heb ik doorgemaild naar de burgemeester en uit mijn eigen verzonden items gewist.” In het verlengde hiervan wijst het afdelingshoofd I&A op het verschil tussen het gebruiken van een back-up om e-mails terug te halen en het gebruik van het spamfilter: “Back-ups worden over een langere periode bewaard. Daar kun je ook e-mails uit terughalen, maar dit is een veel grotere hoeveelheid aan e-mails. Aangezien het spamfilter maar tot 20 dagen terug gaat en zeker was dat de e-mail binnen die periode zou zijn verstuurd, hebben we toen besloten die manier te gebruiken. Eigenlijk is het spamfilter hier niet voor bedoeld, maar het was een praktische oplossing. U vraagt mij of het verwijderen van e-mails invloed heeft op wat er wordt opgeslagen in het spamfilter. Nee, die e-mails blijven zichtbaar.” Voordat een zoekslag werd verricht in het e-mailverkeer, zijn geen ‘betrokkenen’ geïnformeerd. Ten aanzien van het al dan niet informeren verklaart het afdelingshoofd I&A: “U vraagt mij of betrokkenen mijns inziens hadden moeten worden geïnformeerd. In ieder geval niet door mij. Overigens denk ik niet dat het informeren van betrokkenen invloed had gehad op het zoekresultaat. Of mensen nu na het informeren e-mails hadden gewist of niet, dit had voor het resultaat niet uitgemaakt.” Nadat het afdelingshoofd I&A de zoekslag had verricht, bleken er enkele ‘hits’ naar boven te komen, waaruit kon worden afgeleid dat de e-mail van de gemeentesecretaris door iemand met een @heerenveen.nl-adres naar buiten de organisatie was gestuurd. Het afdelingshoofd I&A vertelt over het resultaat van de zoekslag: “Ik kan me herinneren dat er een lijstje van zes e-mails [BING: dit blijken acht e-mails te zijn] uit de zoekslag naar voren kwam. Op dat lijstje staat dan wie de verzender en de ontvanger van het e-mailtje waren. De e-mails die uit de zoekactie naar voren komen, hebben de vorm van een preview. Ik heb deze previews naar mezelf gestuurd en daarna doorgestuurd naar de burgemeester. De previews zelf


heb ik niet geopend, dat is niet mijn taak en rol. Alvorens ik deze heb doorgestuurd, heb ik eerst de burgemeester gezegd dat ik iets had gevonden wat relevant zou kunnen zijn. Nadat ik de e-mail met de bijlagen (previews) had doorgestuurd, gaf de burgemeester aan dat het hem niet lukte de bijlagen te openen. Ik ben toen bij hem langsgegaan om hem te helpen. De eerste bijlage die we openden, was een e-mail van [naam betrokken wethouder] naar het bestuur en de fractieleden van zijn partij.” Teneinde de werkwijze en het verloop van de zoekactie te verifiëren, kreeg BING van de technisch beheerder in aanwezigheid van de het afdelingshoofd Beleid en Advies een demonstratie van en een toelichting op de werkwijze bij de zoekactie die hij in opdracht van het afdelingshoofd I&A heeft uitgevoerd naar het versturen van een e-mailbericht. Hierbij werd de beschrijving van het afdelingshoofd I&A bevestigd, met dien verstande dat de zoekactie volgens de technisch beheerder is uitgevoerd door hemzelf en niet door het afdelingshoofd I&A. Hij heeft de opdracht gekregen om de zoekactie uit te voeren en heeft deze zelfstandig uitgevoerd en de resultaten ervan teruggekoppeld aan het afdelingshoofd I&A. De enige zoekslag die door hem is uitgevoerd, heeft bestaan uit de tekst ‘Uitvoering tweetal amendementen’. Deze zoekslag is uitsluitend uitgevoerd in de onderwerpregels van de e-mails die in het spamsysteem werden bewaard. Als resultaat kreeg de technisch beheerder acht treffers op het uitgaande e-mailverkeer. Dit betroffen zes e-mails op 8 november, één e-mail op 11 november en één uitgaande e-mail op 13 november. Daarnaast kreeg hij één treffer op het verkeer dat van buitenaf naar het @heerenveen.nldomein is gestuurd. Dit zoekresultaat is in aanwezigheid van BING gereproduceerd en geverifieerd. De technisch beheerder heeft één e-mailbericht in previewmodus binnen de spamapplicatie geopend om te verifiëren dat hij het juiste bericht had aangetroffen. Toen dit juist bleek, heeft hij de e-mails eerst naar zichzelf gestuurd en vervolgens deze berichten als attachment bij één e-mail aan zijn leidinggevende, het afdelingshoofd I&A, verzonden. Een van de e-mailberichten heeft hij niet doorgestuurd naar zijn leidinggevende. Dit betrof een e-mail van een leidinggevende naar haar eigen privémailadres. Als reden hiervoor geeft de technisch beheerder aan dat dit geen relevante treffer was, omdat het tijdstip van verzending was gelegen na het verschijnen van het gewraakte krantenartikel in de Leeuwarder Courant (dit is geverifieerd door BING). Zoals gesteld, heeft het afdelingshoofd I&A de burgemeester geïnformeerd nadat hij zijn bevindingen gereed had. De burgemeester verklaart hierover: “In de loop van de ochtend kreeg ik informatie van [naam afdelingshoofd I&A]. Hij kwam bij mij binnen met de boodschap dat hij een scan had uitgevoerd en dat hij mij de resultaten zou e-mailen. Het resultaat was een forwardmail van [naam betrokken wethouder] aan zijn fractie en zijn partijbestuur én een e-mail van een fractielid van zijn partij aan de Leeuwarder Courant. Op dat moment was voor mij dus duidelijk dat [naam betrokken wethouder] de informatie van de gemeentesecretaris had doorgespeeld.” De burgemeester verklaart over het contact tussen hem en het afdelingshoofd I&A dat hij niet met hem heeft gesproken over de wijze waarop zijn IT-onderzoek heeft plaatsgevonden. Hij stelt het volgende: “Daar hebben wij niet over gesproken. Hij heeft mij alleen de bevindingen gepresenteerd. Hoe het aan de achterkant was ingericht, was voor mij onbekend.” De onderzoekers van BING hebben kennisgenomen van de e-mail die het afdelingshoofd I&A heeft verstuurd aan de burgemeester. De e-mail bevat een achttal bijlagen met de aangetroffen e-mails. Verder is bij het bericht het overzicht gevoegd van de treffers die de zoekactie heeft opgeleverd. Daaruit volgt dat acht e-mails zijn verzonden vanuit een @heerenveen.nl-account naar een geadresseerde buiten het @heerenveen.nl-domein. Verder is de e-mail van de gemeentesecretaris eenmaal vanaf een adres buiten de gemeente (dus geen @heerenveen.nl-account) naar binnen (dus met een @heerenveen.nl-account) verstuurd. BING heeft de aangetroffen e-mails geopend om kennis te nemen van de namen van de betrokken personen; de inhoud van de e-mails is niet bestudeerd. Uit deze analyse volgt dat zeven van de acht


verzonden e-mails gerelateerd kunnen worden aan partijleden van GBH (wethouder, fractieleden, partijbestuur); de resterende e-mail betreft voornoemd bericht van een leidinggevende ambtenaar naar haar privémailadres. De aan de burgemeester gezonden acht previews betreffen de zeven verzonden e-mails die betrekking hebben op GBH en het e-mailbericht dat van buiten de organisatie naar een account binnen de organisatie werd verstuurd. Af te lezen aan het e-mailadres van de verzender, is deze e-mail ook te relateren aan GBH. 5.5

Confrontatie bevindingen met wethouder

Na kennis te hebben genomen van de informatie van het afdelingshoofd I&A, heeft de burgemeester de gemeentesecretaris geïnformeerd. Daarbij heeft de burgemeester de bevindingen meegedeeld aan de gemeentesecretaris, zonder daarbij de e-mail(s) te laten zien, zo stelt de burgemeester. Dit wordt beaamd door de gemeentesecretaris. Wel schrijft de gemeentesecretaris in zijn logboek dat in de begeleidende tekst van de e-mail die door de betrokken wethouder was gestuurd naar zijn fractie en bestuur, staat vermeld ‘dat zijn contact met mij succes had gehad en geleid tot dit mailtje’. De gemeentesecretaris geeft aan dat hij door de burgemeester – toen deze hem informeerde over de uitkomst van het onderzoek – op de hoogte is gebracht van de strekking van de begeleidende tekst in de e-mail van de betrokken wethouder aan zijn bestuur en fractie. In zijn e-mail van 25 november jl. aan BING reageert de betrokken wethouder op voornoemde verklaring door – onder verwijzing naar zijn in een kader geplaatste reactie in paragraaf 5.2 – het volgende te stellen: ‘Wellicht was mijn woordkeus niet helemaal optimaal omdat het een korte reactie naar de fractie was, maar de strekking was dezelfde.’ Gezamenlijk zijn de burgemeester en de secretaris tot de conclusie gekomen dat het goed was om de betrokken wethouder stante pede met hun bevindingen te confronteren, zo laten zij beiden weten. De burgemeester verklaart hierover: “Ik heb [naam betrokken wethouder] uitgenodigd op mijn kamer en ook [naam gemeentesecretaris] bij dit gesprek gevraagd. Toen ik het onderwerp benoemde, zei [naam betrokken wethouder] gelijk uit zichzelf dat hij ‘niets had doorgestuurd’. Ik wist op dat moment dus dat dit niet klopte, waarop ik hem onderbrak en hem heb geconfronteerd met de bevindingen. Ik heb volgens mij zoiets gezegd als ‘maak het niet erger dan het is, wij weten het, het komt van jou’. Daarop zei hij gelijk dat hij een ‘onvergeeflijke fout’ heeft gemaakt. Dit alles raakte mij persoonlijk zeer. [Naam betrokken wethouder] en ik kennen elkaar goed en komen bij elkaar over de vloer. Dat hij dit had gedaan en vervolgens op deze wijze hierover verklaarde, vond ik erg teleurstellend. Ook gezien het feit dat wij hem altijd hebben gesteund. Ik vroeg me af hoe hij dit had kunnen doen.” De gemeentesecretaris stelt over dit gesprek met de betrokken wethouder: “De burgemeester leidde het in, maar [naam betrokken wethouder] zei meteen dat hij echt niets had gelekt et cetera. De burgemeester gaf toen aan dat hij kon stoppen met deze verdediging, aangezien er zwart-op-witbewijs lag dat hij dit wel had gedaan. Vervolgens gaf [naam betrokken wethouder] aan dat hij een onvergeeflijke fout had gemaakt. Hij kwam daarbij ook zelf tot de conclusie dat ‘dit wel gevolgen zou hebben voor zijn positie’.” De conclusie van voornoemd gesprek was dat dit gedeeld zou moeten worden met de rest van het college, zo verklaren de burgemeester en de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris stelt hierover: “Vervolgens ben ik alle wethouders gaan halen, binnen vijf minuten zaten we met het hele college bij elkaar. [Naam betrokken wethouder] nam meteen het woord en vertelde dat hij een onvergeeflijke fout heeft gemaakt met het doorsturen van de e-mail. Hij heeft hiervoor ook zijn excuses aangeboden en aangegeven dat hij niet langer wethouder kon blijven. Er werd vervolgens gesproken over de ontslagbrief die [naam betrokken wethouder] zou moeten schrijven aan de voorzitter van de raad. Hij


wilde dit zelf het liefst over het weekend tillen, maar de burgemeester gaf aan dat hij liever had dat hij dit nog dezelfde week (uiterlijk vrijdag) zou doen. Dit om de regie over zijn eigen situatie te behouden. Hierna hebben de andere wethouders en ik [naam betrokken wethouder] een hand geschud en zijn weggegaan.” De burgemeester verklaart over het gesprek in aanwezigheid van alle wethouders: “[Naam gemeentesecretaris] verzamelde de overige collegeleden, waarna [naam betrokken wethouder] in het bijzijn van iedereen al snel de leiding in het gesprek nam en wederom aangaf dat hij een ‘onvergeeflijke fout’ had gemaakt. Daarbij liet hij tevens weten dat hij zijn portefeuille ter beschikking stelde. Ik heb hem hierop gevraagd een ontslagbrief te schrijven aan de voorzitter van de raad. Dit vond hij goed, waarbij hij in eerste instantie aangaf dit na het weekend te willen doen. Ik heb hem toen geadviseerd om dit sneller te doen, om zodoende wel de regie te behouden in dit proces. Uiteindelijk was de slotsom dat [naam betrokken wethouder] voor vrijdag 12.00 uur zijn ontslagbrief zou indienen. Daarbij vroeg hij mij nog of ik hem indien nodig kon helpen met formuleringen, waarop ik antwoordde dat ik bereid was dat te doen. Na dit gesprek is ieder zijns weegs gegaan, terug aan het werk.” Over de gang van zaken op donderdag 14 november jl., verklaart de betrokken wethouder zelf dat hij op enig moment een bericht in zijn e-mailbox zag van systeembeheer. Hier heeft hij geen aandacht aan besteed. Vervolgens werd hij na een vergadering ontboden bij de burgemeester te komen. Hierover verklaart de betrokken wethouder: “Ik meldde me op de kamer van de burgemeester, ook de secretaris was hierbij aanwezig. De burgemeester begon op dat moment te vertellen dat er iets was ontdekt dat beslist niet kon. Er bleek te zijn gelekt naar de Leeuwarder Courant. De burgemeester voegt hieraan toe dat er e-mailverkeer was nagekeken waaruit dit bleek. Ik stond werkelijk perplex. U moet overigens begrijpen dat het een zeer emotioneel gesprek was, dus dat ik me niet meer alle details kan herinneren, maar alleen de strekking van hetgeen er gezegd is. De burgemeester gaf aan dat hij het ook verschrikkelijk vond, maar dat er niets anders op zat dan dat ik mijn ontslag moest indienen. Hij liet me de e-mails zien waar het om ging. Ik zag een e-mail van mijzelf aan mijn fractiegenoten en de e-mail van [naam raadslid GBH] aan de Leeuwarder Courant. Ik gaf meteen aan dat het onvergeeflijk was dat [naam raadslid GBH] deze e-mail had doorgezet naar een krant. [Naam raadslid GBH] heeft dit overigens donderdagavond bekend aan het partijbestuur van GBH.” De betrokken wethouder verklaart dat de burgemeester in eerste instantie meldde dat hijzelf had gelekt naar de krant. Hij verklaart hierover: “[Naam burgemeester] meldde dat ik had gelekt, maar daarover heb ik meteen aangegeven dat het niet klopte. Ik had die e-mail van de secretaris tenslotte niet doorgestuurd aan de krant.” Over de verklaringen van de gemeentesecretaris en de burgemeester, dat de betrokken wethouder in eerste instantie, nog voor de burgemeester het gesprek goed en wel was begonnen, meteen ontkende iets met het lekken van de e-mail te maken te hebben, verklaart de betrokken wethouder: “Ja, dit klopt, want ik had ook niet gelekt naar de krant. Ik wist op dat moment ook nog niet dat [naam raadslid GBH] dit kennelijk wel had gedaan.” Na het gesprek met de burgemeester en de gemeentesecretaris heeft de betrokken wethouder naar eigen zeggen verzocht even te mogen bellen met zijn achterban. Hij verklaart hierover: “Er werd mij duidelijk gemaakt dat hier geen ruimte voor was. Meteen werden de overige collegeleden gehaald om het hele verhaal met hen te delen. Tijdens dit gesprek met het voltallige college heb ik aangegeven wat er was gebeurd en dat het een onvergeeflijke fout was, waarvoor ik mijn ontslag aanbood. U vraagt mij wat de ‘onvergeeflijke fout’ betrof. Dat ging om het handelen van [naam raadslid GBH], die de informatie had gelekt naar de Leeuwarder Courant. De reacties van de collega-


collegeleden op mijn verhaal waren wisselend. Ik weet niet of men voor dit gesprek al op de hoogte was van het feit dat door [naam raadslid GBH] was gelekt naar de Leeuwarder Courant.” In zijn e-mail van 25 november jl. aan BING reageert de burgemeester op de hem voorgelegde passage ‘Er werd mij duidelijk gemaakt dat hier geen ruimte voor was. Meteen werden de overige collegeleden gehaald om het hele verhaal met hen te delen.’ door het volgende te stellen: ‘[Naam betrokken wethouder] heeft dit verzoek niet gedaan. Nadat wij [naam betrokken wethouder] hadden geïnformeerd over onze bevindingen, vroegen wij hem waarom hij deze informatie had gedeeld met zijn partij. Na enige tijd daarover te hebben gesproken, heb ik voorgesteld de informatie te delen met de collega-wethouders. [Naam betrokken wethouder] stemde daarmee in. Aan het eind van het gesprek met de andere collegeleden spraken we over de termijn waarbinnen [naam betrokken wethouder] zijn ontslagbrief zou indienen. Hij stelde voor dat na het weekend te doen (maandag 18 november). Hij wilde zijn partij eerst informeren. Ik stelde toen voor hier niet zo lang mee te wachten. De kans dat de situatie dan op straat zou komen te liggen, vond ik bij deze tijdspanne te groot. Ik heb toen voorgesteld om 24 uur de tijd te nemen om zijn partij te informeren en dus vrijdag 15 november 12.00 uur mij zijn brief te doen toekomen. Daarmee ging [naam betrokken wethouder] akkoord.’ Uit interviews is gebleken dat bij de overige drie wethouders niet de indruk is ontstaan tijdens de ingelaste vergadering dat de betrokken wethouder met de termen ‘onvergeeflijke fout’ doelde op de handelwijze van het betrokken raadslid, maar zijn eigen handelwijze. De wethouder Sociale Voorzieningen verklaart over de ingelaste collegevergadering op donderdag 14 november jl.: “Op enig moment werd ik verzocht naar de kamer van de burgemeester te komen voor een ingelaste collegebespreking. Toen iedereen er was, stak [naam betrokken wethouder] gelijk van wal. Hij vertelde dat hij een onvergeeflijke fout had gemaakt en dat hij niet verder kon als wethouder. U vraagt mij of hij toelichtte wat die fout was. Hij vertelde dat hij de e-mail had doorgestuurd. [Naam betrokken wethouder] gaf hier verder geen duiding over, maar voor ons was helder om welke e-mail het ging. [Naam wethouder Financiën] stelde hem vervolgens de vraag of dit de eerste keer was dat hij iets dergelijks had gedaan. Daar kwam geen antwoord op. Hierop volgend werd besproken dat [naam betrokken wethouder] een schriftelijke bevestiging zou opstellen van zijn ontslag, waarbij hem werd verzocht dit op korte termijn te doen. Hijzelf wilde het liever over het weekend tillen, maar wij stelden als deadline vrijdag om 12.00 uur.” In zijn e-mail van 25 november jl. reageert de betrokken wethouder op de hem voorgelegde passage ‘(…) stelde hem vervolgens de vraag of dit de eerste keer was dat hij iets dergelijks had gedaan. Daar kwam geen antwoord op.’ door het volgende te stellen: ‘Ik heb altijd zo transparant mogelijk en in vertrouwen onderwerpen met mijn fractie gedeeld, zowel mondeling en/of gebaseerd op algemeen bekende dossierkennis of open toegankelijk materiaal. Zie ook mijn eerdere antwoorden [BING: paragraaf 5.2 en 5.5].’ De verklaring van de wethouder Financiën komt in grote lijnen overeen met die van de wethouder Sociale Voorzieningen. Zij stelt over de ingelaste collegevergadering op donderdag 14 november jl.: “Ik heb de afspraak die ik op dat moment had met iemand van buitenaf onderbroken en ben naar de kamer van de burgemeester gelopen. [Naam betrokken wethouder] zat daar aan tafel en de rest van het college, inclusief ikzelf, sloot hierbij aan. Er volgde een kort gesprek waarin [naam betrokken wethouder], nog voor de burgemeester goed en wel het woord nam, zei dat hij een onvergeeflijke fout had gemaakt en ontslag nam. Hij gaf aan dat hij de e-mail van de secretaris, waaruit informatie in de krant was beland, had doorgestuurd. Dit had geleid tot het artikel in de Leeuwarder Courant. Ik heb later begrepen dat het desbetreffende e-mailtje door een raadslid van de partij van [naam betrokken wethouder], [naam raadslid GBH], naar de Leeuwarder Courant is gelekt. U vraagt mij naar onze reacties op de mededeling van [naam betrokken wethouder]. We hebben medeleven getoond en hem sterkte gewenst.”


In het verslag van de ingelaste collegevergadering van 14 november jl., opgesteld door de gemeentesecretaris, staat over de hele gang van zaken geschreven: ‘De voorzitter geeft aan, dat hij deze vergadering bijeen heeft geroepen, omdat er een bijzondere aanleiding is, namelijk dat duidelijk is geworden hoe de informatie in de LC [BING: Leeuwarder Courant] van afgelopen woensdag is gekomen. Hij geeft vervolgens het woord aan [naam betrokken wethouder]. [Naam betrokken wethouder] geeft aan, dat hij het mailtje van de gemeentesecretaris over de uitvoering van de 2 amendementen heeft doorgestuurd naar zijn fractie en dat vervolgens een raadslid, buiten zijn medeweten om, het mailtje heeft doorgestuurd naar de LC. Hij vindt dat hij een onvergeeflijke fout heeft gemaakt. Hij begrijpt dat hij daarmee het vertrouwen richting de collegeleden en de gemeentesecretaris heeft geschonden en biedt daarvoor zijn oprechte verontschuldigingen aan. Hij begrijpt dat hij, gelet op de vertrouwensbreuk, nu niet langer kan functioneren als wethouder en zal zijn ontslag indienen. De voorzitter geeft aan, dat het verstandig is dat hij zelf het initiatief in dezen neemt en op korte termijn zijn ontslagbrief aan de voorzitter van de raad zendt. [Naam betrokken wethouder] wil er eerst het weekend over nadenken en overleg hebben met zijn bestuur. De voorzitter vindt die termijn te lang en is van mening dat hij de brief uiterlijk de volgende dag om 12.00 uur moet indienen. [Naam betrokken wethouder] gaat daarmee akkoord. [Naam wethouder Financiën] vraagt of hij vaker vertrouwelijke stukken heeft gemaild naar zijn fractie. [Naam betrokken wethouder] antwoordt dat dit niet het geval is.’ Circa een uur na de bespreking met het voltallige college, kwam de betrokken wethouder terug naar de kamer van de burgemeester. De burgemeester zegt hierover: “Hij liet mij weten dat hij mijn hulp niet nodig had voor het opstellen van zijn ontslagbrief. Tevens stelde hij mij de vraag of hij de e-mail mocht zien die zijn fractiegenoot had verstuurd aan de Leeuwarder Courant. Ik had daar geen bezwaar tegen, waarna ik hem de e-mail heb getoond. Hierop volgend vertrok [naam betrokken wethouder] weer. Een uur later kreeg ik een e-mail van de voorzitter van GBH met het verzoek om een gesprek. Dit gesprek is gepland diezelfde middag om 16.00 uur, waarbij ook de gemeentesecretaris aanschoof.” De betrokken wethouder verklaart over hetgeen na de ingelaste collegevergadering gebeurde, het volgende: “Ik ben beduusd opgestaan. Voor het schrijven van mijn ontslagbrief aan de voorzitter van de raad, werd mij nog hulp aangeboden door [naam burgemeester]. Ik ben naar boven gegaan en heb mijn hele e-mailbox leeggemaakt. Dit moet je zien als een schrikreactie. Ik was enorm angstig, nadat ik door de burgemeester was geïnformeerd dat er in e-mailboxen was gekeken. Ik vroeg me af wat ze nog meer zouden weten, welke e-mails ze nog meer hadden gelezen. U moet begrijpen dat er in verkiezingstijd veel gemaild wordt tussen wethouders en het partijbestuur, dan wel fractiegenoten. Ik heb er altijd op vertrouwd dat ik vanuit mijn @heerenveen.nl-adres gewoon met hen zou kunnen e-mailen. Je moet toch in vrijheid kunnen werken. U vraagt mij of het secretariaat die e-mails niet ook kan meelezen. Ja, dat klopt, medewerkers van het secretariaat kunnen wel in je inbox kijken, maar je gaat er niet van uit dat ze iedere e-mail meelezen, dat is een kwestie van vertrouwen. (…) Na mijn e-mailbox dus leeggemaakt te hebben, heb ik mijn vrouw gebeld en de partijvoorzitter. Vervolgens ben ik naar huis gegaan en heb ik mijn gemeentelijke telefoon uitgezet en e-mailbox niet meer bekeken. De burgemeester heeft nog wel getracht contact met mij te zoeken, maar ik heb aangegeven sindsdien alleen nog privé bereikbaar te zijn. Ik heb geen enkel contact meer gehad met de burgemeester, na het gesprek op donderdagmiddag met het voltallige college.” De betrokken wethouder verklaart over zijn rol in situatie die is ontstaan:


“Ik heb altijd te goeder trouw gehandeld. Ik vind dat ik zelf geen fout heb gemaakt, maar ik trek mij de fout van [naam raadslid GBH] wel aan. Ik voel dat ik daar als wethouder verantwoordelijkheid voor moet nemen.” 5.6

Onduidelijkheid over gevoerde procedure

Op donderdagmiddag 14 november jl. is er contact geweest tussen de partijvoorzitter van GBH en de betrokken wethouder. Hierin gaf de partijvoorzitter aan dat het doorzoeken van e-mails niet zomaar mag. De betrokken wethouder verklaart hierover: “De voorzitter zei mij vrij snel dat het doorzoeken van e-mails juridisch gezien niet zomaar mag. Ik was op dat moment zelf aardig van de wereld. Om die reden heb ik mij de volgende dag (vrijdag 15 november jl.) dan ook ziek gemeld. Daarnaast heb ik laten weten dat ik mijn woorden van de dag ervoor terugnam.” Op diezelfde middag (op donderdag 14 november jl.) vindt om 16.00 uur een gesprek plaats tussen de burgemeester, de gemeentesecretaris en de partijvoorzitter van GBH. In het gesprek liet de partijvoorzitter van GBH weten dat hij de betrokken wethouder had gesproken en dat het bewijs over het vermeend handelen van de wethouder juridisch niet juist was verkregen. Nadat het gesprek was beëindigd, hebben de burgemeester en gemeentesecretaris gesproken over het verrichte onderzoek. De stellingname van de partijvoorzitter van GBH dat de informatie niet juist was verkregen, maakte dat de burgemeester bij de gemeentesecretaris navraag deed naar de gang van zaken. Hij verklaart hierover: “Ik heb nogmaals gevraagd of alles volgens het protocol was verlopen. [Naam gemeentesecretaris] zei mij dat alles correct was gegaan.” De gemeentesecretaris beaamt dit. Volgens hem heeft hij dit naar eigen zeggen bevestigd op grond van eerdere informatie die hij had van het diensthoofd Organisatie & Ondersteuning. Diezelfde avond, op donderdag 14 november jl., werd de gemeentesecretaris gebeld door de concerncontroller. In zijn logboek schrijft de gemeentesecretaris hierover: ‘Donderdagavond belde [naam concerncontroller] mij. Hij was door [naam diensthoofd Organisatie & Ondersteuning] geïnformeerd. Hij maakte zich zorgen over de rechtmatigheid/proportionaliteit van het ingestelde onderzoek. Hij stelde mij voor, dat hij het integriteitprotocol nog zou toetsen. Ik heb hem geïnformeerd over het gesprek met [naam partijvoorzitter GBH], die ook de rechtmatigheid van ons handelen ter discussie stelde en dat ik het ook daarom fijn vond, dat hij diezelfde avond nog de toetsing wilde doen. In de loop van de avond belde [naam concerncontroller] me terug. Hij meldde me, dat we het onderzoek door een externe hadden moeten doen en dat we [naam betrokken wethouder] van tevoren hadden moeten informeren. Tevens had hij twijfels bij de proportionaliteit van het ingezette middel ten opzichte van het doel. Ik heb vervolgens [naam burgemeester] geïnformeerd. Wij spraken af dat we de volgende ochtend eerst met zijn drieën ([naam diensthoofd Organisatie & Ondersteuning], [naam concerncontroller] en ik) de zaak juridisch goed zouden uitzoeken en vervolgens samen hem [BING: de burgemeester] zouden informeren.’ De concerncontroller heeft op donderdagavond aan het diensthoofd Organisatie & Ondersteuning eveneens zijn zorgen geuit over het ingestelde onderzoek, door middel van het sturen van een sms’je, aldus het diensthoofd Organisatie & Ondersteuning. Op vrijdagochtend 15 november jl. vindt – zoals de avond ervoor afgesproken – een gesprek plaats op het gemeentehuis tussen de concerncontroller, het diensthoofd Organisatie & Ondersteuning en de gemeentesecretaris. Het diensthoofd Organisatie & Ondersteuning verklaart hierover:


“We zijn toen met elkaar om tafel gaan zitten om te zien hoe we er juridisch gezien voor stonden. Ik had hiervoor al contact gehad met [naam advocatenkantoor C] om hierover advies in te winnen. Dit advies is tijdens het overleg besproken. De conclusie was dat we geen extern bureau hadden ingeschakeld voor de uitvoering van het onderzoek, terwijl dit wel had gemoeten. Echter, dit laat onverlet dat het onderzoek an sich wel zorgvuldig was verlopen.” Met het advies van de advocaat is de gemeentesecretaris vervolgens naar de burgemeester gegaan. De burgemeester verklaart over dit gesprek: “(…) Ik heb die ochtend een overleg gehad met [naam gemeentesecretaris] en [naam diensthoofd Organisatie & Ondersteuning]. De informatie die ik van hen kreeg, was dat het onderzoeksprotocol zowel gold voor ambtenaren als voor bestuurders. Echter, binnen het protocol waren er aspecten waarbij onderscheid tussen deze partijen werd gemaakt. Een van die aspecten was dat bij een vermeende integriteitschending door een politieke ambtsdrager, een extern bureau moet worden ingeschakeld om onderzoek te doen. Dat was hier niet gebeurd.” Volgens de secretaris heeft de burgemeester in dit gesprek aangegeven dat het gaat om veiligheid van informatie en erop kunnen vertrouwen dat deze veiligheid wordt geborgd. Dit rechtvaardigt volgens de burgemeester het inzetten van een e-mailonderzoek, zo verklaart de secretaris. Volgens de secretaris gaf de burgemeester daarnaast aan dat er eerlijk gecommuniceerd zou worden over de procedurefout die was gemaakt met het niet volgen van het protocol. De burgemeester beaamt dit. Nadat duidelijk was dat het onderzoeksprotocol niet volledig was nageleefd, is volgens hem gekozen om hier transparant over te communiceren. Hij verklaart hierover: “Ik heb vervolgens contact proberen te leggen met [naam betrokken wethouder] en met de partijvoorzitter en fractievoorzitter van GBH, om ze uit te nodigen voor een gesprek. Alleen de fractievoorzitter kreeg ik te pakken, waarna ik samen met de gemeentesecretaris een gesprek met hem heb gevoerd. In dat gesprek hebben wij hem geïnformeerd over het ‘niet volgen’ van het protocol.” Op vrijdagmiddag heeft de burgemeester het presidium geïnformeerd over de gang van zaken, nadat eerder die middag een persbericht was uitgegaan van GBH waarin de handelwijze van de burgemeester wordt bekritiseerd. Na het informeren van het presidium, wordt ook de pers geïnformeerd middels een persconferentie op Omrop Fryslân, zo laat de burgemeester weten. Over de boodschap aan het presidium verklaart de burgemeester: “De boodschap was dat was vastgesteld dat [naam betrokken wethouder] niet integer had gehandeld. Hierover is door hem gelogen, waarop wij als organisatie onderzoek hebben gedaan. Daarbij heeft zich een onvolkomenheid voorgedaan bij dit onderzoek. We hebben in het proces niet gehandeld volgens het protocol.” De burgemeester laat weten dat hij het betreurt dat het protocol niet één-op-één is gevolgd. Voor zover de burgemeester weet, is de gemeente Heerenveen niet eerder geconfronteerd met een vergelijkbare casus, waar het onderzoeksprotocol een rol speelde. 5.7

Het delen van informatie

In deze paragraaf zal kort worden ingegaan op de mores die binnen het college gelden met betrekking tot het delen van (gevoelige) informatie, alsmede de gevoeligheid van de informatie die in casu is verspreid. Tevens komt aan bod welke eerdere vergelijkbare voorvallen zouden hebben gespeeld binnen het college. Het schetsen van deze context is van belang voor de beoordeling van de proportionaliteit/subsidiariteit van het interne onderzoek. 5.7.1

Mores in het college met betrekking tot delen van (gevoelige) informatie

Met betrekking tot het delen van (gevoelige) informatie met derden – waaronder de eigen fractie – is door meerdere collegeleden verklaard dat hierover bepaalde mores bestaan. Harde afspraken zijn er niet, maar


binnen het college wordt volgens hen wel gesproken over wat je wel en niet kunt delen. De wethouder Ruimtelijke Ontwikkeling verklaart hierover: “In mijn optiek is het helder hoe we hiermee omgaan. Allereerst zijn er uiteraard de geheime stukken; daarvan is het evident dat die niet worden verspreid. Vervolgens zijn er stukken waarvan eigenlijk afhankelijk van het onderwerp met elkaar wordt besproken dat stukken al dan niet ‘onder ons blijven’. Als dat het geval is, ga je prudent om met die informatie.” De wethouder Ruimtelijke Ontwikkeling voegt hieraan toe dat de vraag of stukken ‘onder ons blijven’ nooit leidt tot frictie in het college. Hij stelt hierover: “We hebben het er regelmatig over. Als dit met elkaar wordt besproken, is het vervolgens eigenlijk voor iedereen een gegeven hoe we hiermee omgaan. Daar is verder geen discussie over.” Volgens de wethouder Sociale Voorzieningen is eveneens binnen het college duidelijk wanneer stukken wel of niet ‘naar buiten mogen’. Bovendien is het zo dat, mocht er behoefte zijn bepaalde zaken wel te delen, hierover open gecommuniceerd wordt. Hij verklaart hierover onder meer: “De basis is dat er een belangrijk onderscheid is tussen raads- en partijlidmaatschap en het gegeven dat je onderdeel bent van een college. Als collegelid neem je kennis van stukken die slechts toebehoren tot het college. Die dien je dus niet te delen met derden. Daarover staan geen harde afspraken op papier, maar dat zijn ongeschreven regels die voor eenieder duidelijk zijn. Als voorbeeld: de e-mail van [naam gemeentesecretaris] van 8 november jl. was duidelijk een stuk dat volledig niet bestemd was om door te e-mailen naar buiten. Het kan voorkomen dat er zaken zijn waarvan je als collegelid behoefte hebt om deze te delen met je achterban. Als dat het geval is, dan maak je dat altijd bespreekbaar in het college. In principe vooraf, maar in ieder geval achteraf. U vraagt mij of het weleens is voorgekomen dat ik dit verzoek neerlegde bij het college, waarbij het vervolgens werd ontraden om informatie al te delen. Jazeker, dat is weleens gebeurd en dan doe je dat dus ook niet. U vraagt mij of we [naam betrokken wethouder] ontraden zouden hebben de e-mail door te sturen, als hij dit had gemeld. Ja, dat hadden we zeker.” De betrokken wethouder heeft verklaard dat hij niet weet of het doorsturen van e-mails naar partijbestuur of fractiegenoten in algemene zin vaker voorkomt. Hij merkt hierover het volgende op: “Ik weet wel dat het vaker voorkomt dat collegeleden mondeling informatie delen met hun fractie. U vraagt mij of de mores hieromtrent worden besproken in het college. Nee, niet dat ik mij kan herinneren, maar er zit wel een grijs gebied tussen de geschreven en ongeschreven regels.” Af en toe worden volgens de betrokken wethouder wel afspraken gemaakt over het al dan niet delen van bepaalde informatie met bijvoorbeeld de fractie. Hij verklaart hierover: “Binnen het college worden intern weleens afspraken gemaakt over wat wel en niet ‘naar buiten mag’. In onderhavig geval is dit naar mijn idee niet expliciet benoemd.” Door meerdere collegeleden is aangehaald dat het delen van informatie met elkaar – dus binnen het college – gebeurt op grond van vertrouwen. De wethouder Financiën verklaart hierover onder meer: “In de boezem van het college moet je informatie kunnen delen. Je vormt een collegiaal bestuur. En je moet hierin kwetsbaar kunnen zijn. Als dat vertrouwen er niet is, ga je met meel in de mond praten en ben je op je hoede. Dat wil je zien te voorkomen.” 5.7.2

Gevoeligheid van verspreide informatie

Om een beschouwing te kunnen geven over de proportionaliteit van het ingestelde e-mailonderzoek, is het van belang de gevoeligheid c.q. vertrouwelijkheid van de verspreide informatie te duiden. Onder de collegeleden bestaat geen overeenstemming of tijdens de collegevergadering van 12 november jl. expliciet


is gezegd dat de e-mail van de gemeentesecretaris (van 8 november jl.) een vertrouwelijk karakter had. Dat de betreffende e-mail een document was waarvan voor het college helder was dat dit ‘onder ons moest blijven’, was volgens de wethouder Ruimtelijke Ontwikkeling wel duidelijk. Hij stelt hierover: “Het was duidelijk een onvoldragen stuk, waarvan de inhoud politiek erg gevoelig was. Als een dergelijk document naar buiten wordt gebracht, lijkt dat mij een bewuste actie, tevens gezien het moment waarop dit is gebeurd. (…) Ik zou dergelijke informatie nooit delen. Het is informatie uit de boezem van het college, waarvan duidelijk het risico bestaat dat deze uitlekt als je die verspreidt. Dat is dus ook gebeurd. Natuurlijk deel je sommige informatie, maar deze niet. Je moet een politieke antenne hebben om dat te weten.” Ook de burgemeester geeft aan dat van de betreffende informatie bekend was dat deze niet mocht worden gedeeld met derden: “Binnen het college is helder besproken dat dit gevoelige informatie was die niet gedeeld moest worden. Dat was zeker ook bij [naam betrokken wethouder] bekend. Daarbij, als het delen van het bericht voor hem géén issue was geweest, dan had hij deze handeling toch kunnen toegeven? Hij heeft zowel per email als in het gesprek met mij en de gemeentesecretaris ontkend. Het feit dat hij er niet open over heeft verklaard, impliceert voor mij al dat hij de gevoeligheid ervan kent.” De betrokken wethouder betitelt de e-mail van de gemeentesecretaris van 8 november jl. als ‘een onschuldig intern mailtje waar geen groot belang aan hoefde te worden gehecht’. Hij heeft naar eigen zeggen niet nagedacht over de mogelijke gevoeligheid hiervan. Dat is dan ook de reden dat hij niet heeft overwogen bij het doorsturen van de betreffende e-mail naar het bestuur en de fractiegenoten van zijn partij, de gemeentesecretaris in de cc te zetten. Hij heeft hier naar eigen zeggen niet aan gedacht en dit is niet bewust gebeurd. De betrokken wethouder verklaart hierover: “Ik heb die e-mail alleen in vertrouwen en uit goede bedoelingen doorgezet. (…) Als ik het bewust zou hebben gedaan, dan zou ik de e-mail niet zomaar doorsturen via mijn gemeentelijke e-mail; dan had ik het anders aangepakt. Hieruit blijkt dus dat er geen opzet in het spel was.” Over de informatie die het college met elkaar heeft besproken tijdens zijn vergadering op dinsdag 12 november jl. met betrekking tot de juridische (on)mogelijkheid van een door de PvdA ingediende motie, verklaart de wethouder Ruimtelijke Ontwikkeling dat hij niet scherp heeft of bij alle collegeleden duidelijk was dat deze informatie vertrouwelijk was. Van welke informatie de betrokken wethouder naar eigen zeggen zijn partijbestuur en fractie op de hoogte heeft gebracht, verklaart hij: “Ik kan mij herinneren dat ik over een conceptbrief met betrekking tot de motie van de PvdA (onder meer over de energievoucher), die na de verkiezingen zou worden verstuurd, kort mondeling heb gecommuniceerd met mijn fractie. Ik heb hen gemeld dat er ‘informatie naar de raad komt waarin wordt ingegaan op de juridische houdbaarheid van de motie’. De onderliggende stukken heb ik op geen enkele wijze gedeeld. Ik heb alleen de interne e-mail van [naam gemeentesecretaris] doorgestuurd die betrekking had op de amendementen (kwijtschelding en OZB). Dat er raadsleden zijn die wel eerder aan bepaalde informatie komen dan anderen, dan hebben ze dat kennelijk uit hun eigen bronnen.” Over zijn eigen gedachten toen hij op het artikel in de Leeuwarder Courant werd gewezen, verklaart de betrokken wethouder het volgende: “Mijn eerste reactie was ook dat het waarschijnlijk uit mijn fractie moest komen. Vanaf het begin heb ik tegen hen gezegd dat ze de informatie uit de e-mail van de secretaris vertrouwelijk moesten


behandelen. U vraagt mij of ik op dat moment aan de burgemeester kenbaar heb gemaakt dat ik de e-mail van de secretaris in vertrouwen met mijn fractie had gedeeld. Nee, dat heb ik niet gemeld. Het is ook niet in me opgekomen, ik vond het namelijk een heel onschuldig intern e-mailtje waar geen groot belang aan hoefde te worden gehecht. Ik heb er niet nagedacht over de mogelijke gevoeligheid hiervan.” Uit de mediaberichtgeving volgt ook dat de betrokken wethouder het delen van de e-mail van de gemeentesecretaris (op 8 november jl.) met zijn fractie, niet opmerkelijk vond. De wethouder Ruimtelijke Ontwikkeling verklaart hierover: “Hij vond het klaarblijkelijk terecht om dit bericht te delen met zijn partij. Echter, tegelijkertijd heeft hij tot tweemaal toe ontkend dat hij deze informatie had verspreid. De eerste keer was in zijn e-mail van woensdag 13 november jl., in reactie op de e-mail van de burgemeester. De tweede keer, zo heb ik vernomen, was in het gesprek dat [naam betrokken wethouder] op donderdagmiddag had met de burgemeester en de secretaris.” Ook de wethouder Sociale Voorzieningen haalt aan dat de betrokken wethouder de gang van zaken heeft ontkend. Hij verklaart hierover: “Als hij open had willen handelen, had hij de burgemeester hierover kunnen informeren en dit vervolgens ook kunnen melden in de collegevergadering van 12 november. Dat is niet gebeurd. Later heeft hij dit zelfs ontkend.” De betrokken wethouder geeft aan dat er vanaf het begin een verschil in interpretatie heeft gezorgd voor een misverstand. Hij legt dit als volgt uit: “Ik dacht steeds dat de vraag was of ik informatie had gelekt naar de krant. Daarop was mijn antwoord nee. Ik heb namelijk die e-mail van de secretaris niet doorgestuurd naar de Leeuwarder Courant. U moet mijn reactie op de vraag van de burgemeester naar aanleiding van het krantenartikel dan ook niet lezen als een ontkenning.” De wethouder Financiën merkt op dat uit latere optredens van de betrokken wethouder, met name in de media, blijkt dat hij het doorsturen van stukken naar zijn fractie normaal vindt. Zij noemt dit verrassend, aangezien hij dit nooit in het college heeft gedeeld. De betrokken wethouder verklaart dat de hele situatie zorgde voor veel teleurstelling, ook bij hemzelf. Hij geeft hierover aan: “Ik heb blijkbaar een inschattingsfout gemaakt door deze informatie te delen met mijn fractie, dat vond ik ook teleurstellend. U vraagt mij of duidelijk was dat deze informatie niet gedeeld mocht worden. Ik zeg u nogmaals, ik heb te goeder trouw gehandeld en was mij met het doorsturen van de e-mail van geen kwaad bewust.” 5.7.3

Eerdere voorvallen

Door alle collegeleden is verklaard dat de betrokken wethouder eerder is aangesproken op het al dan niet delen van informatie met zijn fractie. Hierdoor is bij enkelen van hen de indruk ontstaan dat het waarschijnlijk zou kunnen zijn dat de betrokken wethouder in onderhavige kwestie ook een rol zou spelen. Over een eerder voorval verklaart de wethouder Ruimtelijke Ontwikkeling het volgende: “In het college hadden wij eerder te maken gehad met ontkenningen van [naam betrokken wethouder] over het ongewenst verspreiden van informatie, waar ik mijn bedenkingen bij had. Dit had te maken met het dossier ‘Ontwikkeling Molenplein’. Er was een collegebesluit genomen om wegens financiële redenen geen gevolg te geven aan de ontwikkeling van het Molenplein. Als wethouder met dit project in mijn portefeuille, heb ik in het college tegengestemd en daarbij dus een minderheidsstandpunt laten


opnemen bij het collegebesluit. Tegelijkertijd heb ik aangegeven dat ik uiteraard het collegestandpunt zou verdedigen in de gemeenteraad. Nadien kwam ik een raadslid tegen dat mij aansprak en zei dat [naam betrokken wethouder] bij dit dossier had tegengestemd in het college. Dit raadslid had dit vernomen van [naam betrokken wethouder] zelf. Aangezien ik wist hoe de stemverhoudingen lagen, wist ik dat dit én onjuist was én dat [naam betrokken wethouder] dus klaarblijkelijk had gesproken met derden over de collegeberaadslaging, hetgeen in mijn optiek ‘not done’ is. Ik heb vervolgens in het college [naam betrokken wethouder] hierop aangesproken. Hij ontkende echter dat dergelijke informatie door hem naar buiten was gebracht. Daar heb ik het verder bij gelaten. U vraagt mij wanneer dit voorval plaatsvond. Dit is in mijn herinnering halverwege 2013 geweest.” De betrokken wethouder kan zich hetzelfde voorval ook herinneren. Hij stelt hierover: “Ik heb geen informatie over dit project gedeeld met mijn fractie. Nu jullie dit benoemen, kan ik mij inderdaad het voorval in het college wel herinneren. [Naam wethouder Ruimtelijke Ontwikkeling] heeft mij toen gevraagd of ik informatie had gedeeld met mijn fractie, maar ik heb gezegd dat ze de desbetreffende informatie niet van mij hadden. Naar mijn herinnering is dit niet tijdens een collegevergadering geweest, maar heeft [naam wethouder Ruimtelijke Ontwikkeling] mij hierop terloops eens over aangesproken.” Volgens de wethouder Financiën speelde dit voorval zich weldegelijk in een collegevergadering af. Zij verklaart hierover: “Ook in dit dossier wist zijn fractie meer dan zij zou kunnen weten. Door [naam wethouder Ruimtelijke Ontwikkeling] is [naam betrokken wethouder] hiermee geconfronteerd. Zijn reactie was dat het niet van hem kwam. U vraagt mij wanneer deze confrontatie in het college heeft plaatsgevonden. Dat is vorige week geweest, tijdens de collegevergadering op dinsdag 12 november. Ik kan me dat herinneren omdat [naam wethouder Ruimtelijke Ontwikkeling] op straat, tijdens het campagnevoeren, iemand was tegengekomen die dit tegen hem had gezegd.” Door de wethouder Financiën is eveneens verklaard dat zij het idee had dat de betrokken wethouder vaker informatie deelde met zijn fractie. Dat was ook de reden dat zij tijdens de ingelaste collegevergadering op 14 november jl. expliciet aan de betrokken wethouder heeft gevraagd of dit eerder al eens was voorgekomen, aldus de wethouder Financiën. Zij verklaart hierover: “Zijn fractie wist naar mijn idee wel vaker dingen die ze nog niet konden weten. Een voorbeeld daarvan was het Sportstad-dossier. Ik heb hem wel vaker gevraagd of ze via hem aan informatie waren gekomen, maar ik kreeg daar nooit expliciet antwoord op. Hij zei altijd iets in de zin van ‘ze hebben hun eigen bronnen’. (…) De hele situatie sluit wel aan bij een gevoel dat ik al eerder had. Ik had ook weleens het idee dat hij adviezen of vragen vanuit zijn bestuur of fractie meenam naar het college. (…) Dat gold ook in het dossier Sportstad. Ik heb hem toen expliciet gevraagd hoe zijn fractie op de hoogte kon zijn van bepaalde zaken.” In zijn e-mail van 25 november jl. reageert de betrokken wethouder op het eerste deel van bovenstaande verklaring door het volgende te stellen: ‘Mijn fractie/bestuur heeft korte lijnen met de Sportstad-directie gehad en nog steeds, zowel met de toenmalige voorzitter als met andere leden van het toenmalige en huidige bestuur (leden) en directie(leden) Sportstad. Dit was de bron die ik steeds heb vermeld ook in het college. Regelmatig is er door mij gewezen op risicovolle zaken binnen de Sportstad-dossiers. De bedoelde voorzitter werkt nu niet meer in Sportstad en de andere bronnen zullen het niet op prijs stellen om hun namen vermeld te zien. Vanuit deze bronnen is altijd openhartig met mijn bestuur gesproken. Ik heb hierover altijd binnen het college deze info gedeeld en indien nodig gewaarschuwd. De informatie kwam altijd uit de directe bron(nen) binnen Sportstad via mijn bestuur in het college en de fractie. Cijfers waren enkele malen via deze bronnen eerder bekend dan via de gebruikelijke weg naar en binnen het college.’


6.

Beantwoording onderzoeksvragen

Doelstelling van de opdracht is het verkrijgen van antwoorden op de volgende onderzoeksvragen: 1. Is in overeenstemming met geldende regelgeving (met name het interne protocol) voor het onderzoeken van e-mailverkeer gehandeld? Met andere woorden: is voldaan aan de voorwaarden om dergelijk onderzoek te kunnen doen en is daarbij de juiste procedure gevolgd? 2. Indien en voor zover niet in overeenstemming met regelgeving c.q. het interne protocol is gehandeld, in hoeverre is dat mogelijk van invloed (geweest) op de uitkomsten van het e-mailonderzoek? 3. Hoe verhoudt zich het handelen in het interne onderzoek tot beginselen van integriteit en van privacybescherming? 4. Hoe is het proces van de technische scan uitgevoerd, wat is gecontroleerd? 5. Wat is het oordeel van BING als het gaat om de integriteit van alle betrokkenen in deze kwestie? 6.1

Regelgeving ten aanzien van het onderzoek

In deze paragraaf geven wij antwoord op de vraag: 1. Is in overeenstemming met geldende regelgeving (met name het interne protocol) voor het onderzoeken van e-mailverkeer gehandeld? Met andere woorden: is voldaan aan de voorwaarden om dergelijk onderzoek te kunnen doen en is daarbij de juiste procedure gevolgd? Bij deze vraagstelling zijn zowel vigerende wetgeving met betrekking tot onderzoek in e-mailverkeer als interne regelgeving (het protocol) van belang. Uitgangspunt is dat het controleren van e-mailverkeer een inbreuk betekent op het recht op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer (artikel 10 Grondwet en artikel 8 EVRM). Uit de jurisprudentie kan worden afgeleid dat eenieder op zijn werkplek recht heeft op een redelijke mate van bescherming van zijn privacy, die ook e-mailverkeer omvat. Dat wil zeggen dat een inbreuk op dit recht – het controleren van e-mailverkeer – slechts bij uitzondering mogelijk is en bovendien aan strenge voorwaarden gebonden is. Kenbaarheid van de (mogelijkheid tot) controle is een basisvoorwaarde voor de rechtmatigheid ervan. Uit onder meer de uitspraak van de Centrale Raad van Beroep van 10 juni 2009, LJN BJ0711, volgt dat dat het openen van andermans e-mailverkeer moet worden beschouwd als het verwerken van persoonsgegevens in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Artikel 1 sub a en b van de Wbp verstaan onder de verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, (…), opvragen, raadplegen, gebruiken, (…) van gegevens betreffende een identificeerbare natuurlijk persoon, op geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde wijze. In artikel 8, aanhef en onder f, van de Wbp is bepaald dat persoonsgegevens mogen worden verwerkt indien de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke (in casu: het bestuursorgaan) of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer prevaleert. In de Memorie van Toelichting bij artikel 8 van de Wbp is voorts aangegeven dat bij iedere verwerking moet zijn voldaan aan de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit (Kamerstukken Tweede Kamer, 1997-1998, 25892, nummer 3, bladzijde 80). Samengevat is het controleren van e-mailverkeer aan de volgende normen gebonden: 1. Controle van e-mailverkeer is alleen toegestaan in opdracht van de verantwoordelijke; 2. Controle van e-mailverkeer is alleen toegestaan voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden, zoals in geval van het vermoeden van misbruik van het bedrijfsnetwerk door de betrokkene of in geval van verdenking van ander ernstig laakbaar of strafbaar handelen;


3. Indien er minder ingrijpende onderzoeksmogelijkheden zijn om de laakbare en/of strafbare gedragingen aan het licht te brengen of om bewijs te vergaren voor de laakbare en/of strafbare gedragingen, dienen deze te worden toegepast (beginsel van subsidiariteit); 4. Het onderzoek dient zo gericht mogelijk plaats te vinden (beginsel van proportionaliteit); 5. De periode van het onderzoek dient beperkt te zijn (beginsel van proportionaliteit); 6. Niet relevant gebleken gegevens dienen te worden vernietigd. Voor wat betreft interne regelgeving, geldt het Protocol Integriteitsschendingen, door de gemeenteraad vastgesteld voor politiek ambtsdragers op 13 december 2010. Enkele relevante bepalingen uit dit protocol hebben wij in het toetsingskader (hoofdstuk 4) vermeld. Ook in dit interne protocol komen de eisen van proportionaliteit en subsidiariteit naar voren. Daarenboven zijn bepalingen opgenomen over het zo mogelijk vooraf informeren van een betrokkene en het onder omstandigheden inschakelen van een extern bureau. Allereerst is de vraag aan de orde of er een gerechtvaardigd doel was om een gericht e-mailonderzoek te rechtvaardigen. Er is geen sprake van het naar buiten brengen van informatie, die formeel als geheim of vertrouwelijk is aangemerkt. Het bericht in de Leeuwarder Courant is naar onze mening echter terecht opgevat als een sterke aanwijzing dat informatie naar buiten is gebracht, die afkomstig is van een interne e-mail en vertrouwelijke bespreking in de boezem van het college van B&W. Deze informatie had (nog) niet de status van voor de openbaarheid bestemde informatie. Het wachten was immers nog op antwoord van de betrokken afdelingshoofden en op een ambtelijk advies op basis waarvan het college vervolgens een besluit zou kunnen nemen en de raad zou informeren. Daarbij komt dat de informatie als gevoelig geldt, gezien de relatie met een voorafgaande raadsvergadering van 7 november jl. en de verkiezingen op 13 november jl. Het bericht is op de ochtend van de verkiezingen gepubliceerd. Over de in acht te nemen vertrouwelijkheid van informatie van collegeleden ten opzichte van raadsleden, kan bezien vanuit het dualisme een opmerking worden gemaakt. Het begrip dualisme duidt op de taakverdeling tussen het bestuur en de volksvertegenwoordigers. De raad stelt kaders en het college voert uit. Het college bestuurt en de raad controleert. In een duaal stelsel zijn deze taken strikt gescheiden. Idealiter hoort daarbij dat de raad zich kritisch en onafhankelijk opstelt jegens het college. De praktijk van alledag leert echter dat de scheiding tussen een raadsfractie en ‘haar’ wethouder niet absoluut is. Raadsfracties plegen overleg met hun wethouders en wethouders streven standpunten uit het programma van de partij na. Daar is op zichzelf niets mis mee, het is de realiteit die de ideologie op dit punt inhaalt. Anders wordt het echter wanneer een wethouder, uit hoofde van zijn functie en als onderdeel van het bestuursorgaan college, over informatie beschikt waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Artikel 2:5 Awb zegt in dat geval dat de wethouder in kwestie tot geheimhouding verplicht is. Nu het college en de raad, gelet op het feit dat zij allebei als bestuursorgaan met een zelfstandige taak en bevoegdheid – ook jegens elkaar – dienen te opereren, was het naar derden versturen van deze gevoelige informatie niet geoorloofd. Onder deze omstandigheden was onderzoek naar de vraag hoe de informatie bij de krant terecht was gekomen gerechtvaardigd. Een gericht onderzoek om na te gaan of het bericht van de gemeentesecretaris was doorgezonden, was daarbij niet alleen effectief, maar gelet op voornoemde omstandigheden, ook passend. Met het onderzoek is nagegaan of de gemeentelijke e-mailfaciliteiten aanwijzingen bevatten dat het bericht naar derden is verstuurd. Dergelijk onderzoek kon in deze casus zonder een al te grote inbreuk te maken op de privacy van betrokkenen, door het onderzoek gericht te doen en over een beperkte periode. Aan beide voorwaarden voor proportionele toepassing is voldaan. Het onderzoek was niet gericht op de inhoud van de communicatie c.q. e-mails. Er is ook geen onderzoek verricht van de e-mailbox van een bepaald persoon. Niettemin zijn ook kritische opmerkingen te maken in relatie tot de toepassing van regelgeving. Naar onze mening is aan het beginsel van subsidiariteit niet voldaan. Het beginsel van subsidiariteit vraagt om een afweging te maken of er minder ingrijpende onderzoeksmogelijkheden zijn om de laakbare en/of strafbare gedragingen aan het licht te brengen of om bewijs te vergaren voor de laakbare en/of strafbare gedragingen. Indien dat het geval is, dienen deze te worden toegepast. In paragraaf 2.5 (Randvoorwaarden voor het onderzoek) van het interne protocol wordt voorgeschreven dat ‘bij de keuze


voor een onderzoeksmethode moet worden afgewogen of het doel ook met een lichter onderzoeksmiddel kan worden bereikt (subsidiariteit)’. Deze afweging is niet c.q. niet bewust gemaakt in het overleg tussen de gemeentesecretaris en de diensthoofden. In eerste instantie kon een minder zwaar middel worden ingezet, namelijk het navraag doen bij de ontvangers van de bewuste e-mail van de gemeentesecretaris. De burgemeester had daar feitelijk al een voorschot op genomen met zijn e-mail aan de collegeleden in de vroege ochtend van 13 november jl. Na afloop van het overleg met zijn diensthoofden, heeft de gemeentesecretaris kennisgenomen van een e-mailbericht van de betrokken wethouder in antwoord op de e-mail van de burgemeester. Uit de reactie van de betrokken wethouder op 13 november jl. om 09.43 uur, kon al het gerechtvaardigd vermoeden worden afgeleid dat de betrokken wethouder de informatie met zijn fractie en bestuur had gedeeld. Een confrontatie met dit vermoeden had daarmee al kunnen leiden tot een bekentenis van de betrokken wethouder. Bij ontkenning door alle personen die toegang hadden tot de informatie, zou alsnog een meer ingrijpende onderzoekshandeling – het controleren van e-mailverkeer – kunnen worden verricht. Een dergelijke bevraging van de wethouder op zijn voornoemd e-mailbericht, had kunnen plaatsvinden nadat e-mailgegevens veilig waren gesteld door middel van een back-up, dan wel nadat bij de afdeling I&A zou zijn geverifieerd in hoeverre het veiligstellen van e-mailverkeer noodzakelijk was. Voorts had voor het (e-mail)onderzoek een extern bureau ingeschakeld moeten worden. Paragraaf 2.3.2 (Externe onderzoekers) van het Protocol Integriteitsschendingen schrijft voor dat in het geval er sprake is van een vermeende schending door een politiek ambtsdrager, het onderzoek in handen wordt gegeven van een daartoe gespecialiseerd extern bureau. Dat is in casu verzuimd. Ten slotte schrijft paragraaf 2.6 van het protocol voor dat aan een betrokkene een (schriftelijke) kennisgeving moet plaatsvinden, maar daarbij wordt tevens opgemerkt dat het ‘in sommige situaties echter beter [is] om de persoon in kwestie niet onmiddellijk te informeren over het op handen zijnde onderzoek, bijvoorbeeld als diegene dan mogelijk bewijsmateriaal kan of zal vernietigen’. De e-mail van 8 november was door de gemeentesecretaris naar meerdere personen (college en leidinggevende ambtenaren) verzonden en kon derhalve door elke ontvanger verspreid zijn. Het uitgevoerde e-mailonderzoek was qua uitvoering niet gericht op één bepaalde persoon, maar op het nagaan of en zo ja wie de bewuste e-mail had doorgestuurd. Daarbij stond de betrokken wethouder overigens wel bij meerdere personen onder verdenking van het delen van de informatie. In deze casus hadden alle ontvangers van de e-mail voorafgaand aan het onderzoek geïnformeerd kunnen worden over het e-mailonderzoek, nadat e-mails veiliggesteld waren en/of de onderzoeksmogelijkheden waren verzekerd. Bij twijfel over het mogelijk verloren gaan van bewijsmateriaal, had het informeren achteraf kunnen plaatsvinden. 6.2

Invloed ingesteld onderzoek op uitkomsten

In deze paragraaf geven wij antwoord op de vraag: 2. Indien en voor zover niet in overeenstemming met regelgeving c.q. het interne protocol is gehandeld, in hoeverre is dat mogelijk van invloed (geweest) op de uitkomsten van het e-mailonderzoek? Aangenomen mag worden dat de resultaten van het intern uitgevoerde e-mailonderzoek ook tot stand zouden zijn gekomen indien conform het protocol door een extern bureau e-mailonderzoek gedaan zou zijn. Een e-mailonderzoek door een extern bureau zou op enkele punten mogelijk hebben afgeweken van de gevolgde aanpak. Zo is het gebruikelijk om voorafgaand aan het onderzoek de rechtmatigheid ervan expliciet te toetsen. Daarnaast zouden er meer e-mailgegevens zijn veiliggesteld, en zouden er werkzaamheden verricht dienen te worden om andere, aanvullende scenario’s te toetsen. Zo is niet duidelijk of de Leeuwarder Courant wellicht ook via een andere route dan de geconstateerde over de gevoelige informatie heeft beschikt. Ten aanzien van het onvoldoende in acht nemen van het subsidiariteitsbeginsel bij de keuze voor een onderzoeksmiddel, geldt dat dezelfde uitkomsten mogelijk ook bereikt hadden kunnen worden door de kring van personen die over de informatie beschikte, om opheldering te vragen.


6.3

Integriteit en privacybescherming

In deze paragraaf geven wij antwoord op de vraag: 3. Hoe verhoudt zich het handelen in het interne onderzoek tot beginselen van integriteit en van privacybescherming? Het handelen in relatie tot integriteit beoordelen wij bij onderzoeksvraag 5. De aspecten van privacybescherming zijn bij de beantwoording van vraag 1 al aan de orde gekomen, door toetsing aan de Wbp. Zoals vermeld, achten wij het ingezette middel in combinatie met de wijze van uitvoering proportioneel, waarbij een zeer beperkte inbreuk op de privacy is gemaakt. Slechts de verkeersdata met betrekking tot de e-mail van de gemeentesecretaris zijn onderzocht. Het onderzoek was beperkt en gericht en was niet gericht op de inhoud van de e-mails. Van ‘snuffelen in e-mails van wethouders en raadsleden’ was derhalve – voor zover wij hebben kunnen vaststellen – geen sprake. 6.4

De technische scan

In deze paragraaf geven wij antwoord op de vraag: 4. Hoe is het proces van de technische scan uitgevoerd, wat is gecontroleerd? De uitvoering van het e-mailonderzoek heeft plaatsgevonden onder leiding van het afdelingshoofd I&A. Hierbij is gevraagd de routing van de desbetreffende e-mail te volgen door een zoekopdracht te verrichten, waarbij het onderwerp van de e-mail (‘Uitvoering tweetal amendementen’) de zoekterm was. Uit pragmatische overwegingen (snelheid van de zoekactie) is hierbij de keuze gemaakt om gebruik te maken van het spamfilter. In de door het afdelingshoofd I&A opgestelde procesverklaring (van 16 november jl.) heeft hij een reconstructie geschetst van het proces. Hieruit blijkt dat voor de technische scan gebruik is gemaakt van de twee spamfilters die door de gemeente Heerenveen worden gebruikt, één voor inkomend en één voor uitgaand verkeer. Deze spamfilters bewaren de verwerkte e-mails 20 dagen. Van de desbetreffende e-mail was zeker dat hij binnen die periode zou zijn verstuurd, aangezien deze dateerde van 8 november jl. In de spamfilters gaat het om alle e-mails die met een @heerenveen.nl-adres naar buiten de organisatie worden verstuurd en e-mails die binnenkomen op een @heerenveen.nl-adres. Het is mogelijk van de berichten in de spamfilters een preview te bekijken. In beide systemen is op alle verwerkte e-mails een filter gemaakt. In dit filter is gezocht of er in het onderwerpveld de zoekterm ‘Uitvoering tweetal amendementen’ voorkwam. Hiermee wordt er niet in de inhoud van het e-mailbericht gekeken. Het resultaat is een overzicht van e-mailadressen van de verzenders en ontvangers. De gevonden e-mailberichten zijn doorgestuurd naar een alternatieve ontvanger, zodat de inhoud gelezen kon worden. Het resultaat van de technische scan is door het afdelingshoofd I&A doorgemaild naar de burgemeester. 6.5

Integriteit alle betrokkenen

In deze paragraaf geven wij antwoord op de vraag: 5. Wat is het oordeel van BING als het gaat om de integriteit van alle betrokkenen in deze kwestie? Betrokken wethouder De bestuurlijke gedragscode heeft als een van de kernbegrippen openheid: ‘Het handelen van collegeleden is transparant.’ Naar onze mening heeft de betrokken wethouder in deze kwestie onvoldoende openheid betracht. Er zijn meerdere momenten geweest waarop de betrokken wethouder had kunnen communiceren dat hij de e-mail van de gemeentesecretaris (van 8 november jl.) had doorgestuurd naar zijn fractie en zijn partijbestuur. Het eerste moment waarop de betrokken wethouder hier de gelegenheid toe had, was tijdens de collegevergadering van dinsdag 12 november jl. In deze vergadering werd het onderwerp ‘amendementen’ en de e-mail van de gemeentesecretaris daaromtrent, in de rondvraag ter sprake gebracht. Met name de betrokken wethouder gaf aan dat hij hierover erg enthousiast was. Op dat moment


had hij transparant in de richting van zijn medecollegeleden gehandeld wanneer hij openlijk had aangegeven de e-mail van de secretaris omtrent de amendementen te hebben gedeeld met zijn fractie en partijbestuur. Een tweede mogelijkheid om hierover ‘open kaart te spelen’ diende zich aan nadat de burgemeester op woensdagochtend 13 november kennisnam van het artikel in de Leeuwarder Courant en zijn medecollegeleden vervolgens een e-mail stuurde. In deze e-mail gaf de burgemeester aan dat hij dacht dat er goede afspraken waren gemaakt over de wijze van bekendmaking en dat het hem verbaasde deze informatie dan ook nu zo in de krant te zien staan. De betrokken wethouder reageert hierop door aan te geven dat hij die morgen direct had geïnformeerd bij zijn fractie en bestuur en dat het bericht niet van hen komt. Hij noemt het zowel voor hemzelf als voor zijn bestuur en fractie ‘een verrassing’. Door de andere collegeleden is deze reactie van de betrokken wethouder opgevat als een ontkenning. Het had onzes inziens in de rede gelegen wanneer de betrokken wethouder in de richting van de burgemeester had gereageerd door aan te geven dat hij zelf de bewuste e-mail had verzonden naar zijn fractie en partijbestuur, maar dat hem niet bekend was of dit bericht door een van de personen uit deze kring was doorgestuurd naar de krant. Een derde moment waarop de betrokken wethouder had kunnen communiceren dat hij de e-mail van de gemeentesecretaris had doorgestuurd naar zijn fractie en partijbestuur, was tijdens het gesprek tussen hemzelf en de burgemeester en de gemeentesecretaris op donderdag 14 november jl. Direct bij aanvang van dit gesprek is door de betrokken wethouder gemeld dat hij niet had ‘gelekt’. In plaats daarvan had hij aan de burgemeester en de gemeentesecretaris kunnen uitleggen dat hij de e-mail van de gemeentesecretaris in vertrouwen met zijn fractie en partijbestuur had gedeeld, maar dat hijzelf ook niet wist of een van hen daarover had gecommuniceerd met de Leeuwarder Courant. Door de burgemeester en de gemeentesecretaris is voornoemde gang van zaken opgevat als een (tweede) ontkenning van het doorsturen van de e-mail. Wij wijzen erop dat het ‘lekken van informatie’ naar de krant als zodanig geen onderdeel is van onze onderzoeksopdracht. Onze opdracht draait ‘slechts’ om de vragen in relatie tot het uitgevoerde interne e-mailonderzoek. Om die reden is ook niet onderzocht of de betrokken wethouder invloed heeft uitgeoefend op het naar buiten brengen van de informatie, anders dan het doorsturen van een e-mail. Zo is dus ook geen onderzoek verricht naar de inhoud van zijn of andere e-mails en is niet onderzocht of binnen zijn partij overleg heeft plaatsgevonden over het naar buiten brengen van de informatie. Voor het antwoord op de eerste onderzoeksvraag is het vertrouwelijke karakter van de verspreide informatie wel getoetst. Zoals daar betoogt, had de betrokken wethouder het vertrouwelijke karakter van de informatie moeten kennen of redelijkerwijs moeten vermoeden. Burgemeester Dat de burgemeester is afgegaan op het advies van de gemeentesecretaris, is hem naar onze mening niet aan te rekenen. Hij heeft in het proces voorafgaand aan het instellen van het e-mailonderzoek gevraagd of dergelijk onderzoek mogelijk was. Dit was op het moment dat de gemeentesecretaris, na zijn overleg met het bouwteam, de burgemeester toestemming vroeg voor het onderzoek. De burgemeester heeft toen gevraagd of een dergelijk onderzoek mogelijk was en deze vraag werd bevestigend beantwoord. Nadat er een gesprek had plaatsgevonden tussen de gemeentesecretaris, de burgemeester en de voorzitter van GBH op donderdagmiddag 14 november jl., heeft de burgemeester nogmaals gevraagd of alles volgens het protocol was verlopen. Dit omdat door de partijvoorzitter van GBH werd aangegeven dat het bewijs voor de handelwijze van de betrokken wethouder, onrechtmatig was verkregen. Onzes inziens is de burgemeester hierover van ambtelijke zijde meermaals onjuist geïnformeerd. Idealiter had hij meer c.q. schriftelijke onderbouwing kunnen vragen aangezien e-mailonderzoek een zwaar middel is. Andere wethouders De andere wethouders treft geen verwijt; zij waren niet betrokken bij de besluitvorming inzake het e-mailonderzoek.


Ambtelijk betrokkenen Wij stellen vast dat geen van de ambtelijk betrokkenen zich voldoende heeft afgevraagd wat het (interne) protocol voorschrijft. Niet gebleken is dat de betrokkenen het protocol daadwerkelijk hebben nageslagen, alvorens te besluiten tot e-mailonderzoek. In de bespreking van het bouwteam was het gemeenschappelijke beeld dat de situatie ernstig genoeg was om na te gaan of de e-mail van de gemeentesecretaris naar buiten was verstuurd. Te gemakkelijk is aangenomen dat onderzoek mogelijk was. Het voorstel om een gericht e-mailonderzoek te doen, is in de gegeven situatie begrijpelijk en zeer verdedigbaar. Dat neemt niet weg dat zorgvuldiger te werk gegaan had moeten worden, door kennis te nemen van het protocol. Vervolgens was de eerstvolgende logische stap geweest om e-mailgegevens veilig te stellen en pas tot onderzoek over te gaan nadat vastgesteld zou zijn dat het middel proportioneel was en er geen andere methode voorhanden was die tot hetzelfde doel zou kunnen leiden (subsidiariteit). Bovendien had, zoals eerder vermeld, het onderzoek door een extern bureau gedaan moeten worden. Het is de ambtelijk betrokkenen (de gemeentesecretaris, het diensthoofd Organisatie & Ondersteuning en afdelingshoofd I&A) aan te rekenen dat niet meer zorgvuldigheid betracht is. De gemeentesecretaris is ambtelijk eindverantwoordelijk en was nauw betrokken bij het overleg en de gemaakte afwegingen. Daarbij heeft hij desgevraagd wel aan de burgemeester aangegeven dat dergelijk onderzoek mogelijk was, maar in de vraagstelling geen aanleiding gezien het protocol te (laten) checken. Het diensthoofd Organisatie & Ondersteuning is als diensthoofd verantwoordelijk voor I&A. Zij heeft het protocol wel benoemd, maar niet nageslagen. Van het afdelingshoofd I&A mocht worden verwacht dat hij als inhoudelijk deskundige voldoende scherp had wat het protocol voorschrijft. Verondersteld mag worden dat het afdelingshoofd I&A bij uitstek, wat e-mail betreft, bekend is met de mores omtrent het verlenen van toegang aan anderen. Onder verwijzing naar het antwoord op vraag 1, merken wij op dat de wijze waarop het e-mailonderzoek is uitgevoerd, wel proportioneel was.

7.

Tot slot

Wij vertrouwen erop hiermee aan de opdracht te hebben voldaan. Onze rapportage mag uitsluitend worden aangewend ten dienste van de doelstelling van de opdracht. Het is niet toegestaan deze rapportage – of delen daaruit – zonder onze toestemming aan te wenden voor andere doeleinden. Hoogachtend,

P. Werkman Directeur


Rapportage onderzoek

Recommend Documents