BESCHRIJVEND DOCUMENT EUROPESE AANBESTEDING PAPIER EN KANTOORARTIKELEN, TONERS/CARTRIDGES
Aanbestedende dienst: ROC ID College Kenmerk: 2012-02 Datum: 28-06-2012
Pagina 1 van 27
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 1.1 1.2 1.3 1.4 2 2.1 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 4 5 5.1 5.2 5.3 6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 6.11
Inhoud Algemeen Inleiding Aanleiding Profiel van ROC ID College Organisatie Beschrijving van de opdracht Contractvorm en –duur Procedure van de aanbesteding Algemeen Contactpersonen Wijze en voorwaarde van indienen Informatie-uitwisseling Planning Combinatie en onderaanneming Inhoud van de offerte offerte-opening Veiling Beoordeling (Voorgenomen) gunning Algemeen juridische en administratieve aspecten Selectiecriteria Inleiding Uitsluitingsgronden Geschiktheidseisen Gunningscriteria Inleiding Conceptovereenkomst en inkoopvoorwaarden Duurzaamheidseisen Logistieke eisen Productspecificaties Contractmanagement Prijzen Veiling Facturering en betaling Indexering Stageplaatsen en gastcolleges
Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage
inkoopvoorwaarden ROC ID College Voorschrift volgorde opbouw offerte Format stellen van vragen Aanmeldingsformulier combinaties Model bedrijfsgegevens Prijzenblad Formulier bevestiging veilingbieding Procedure Elektronische veiling Veilingverklaring concept raamovereenkomst Overzicht locaties ROC ID College
1 2 3 4 5 6 7a 7b 7c 8 9
Pagina 2 van 27
Blz. 3 3 3 3 4 5 5 6 6 6 7 7 8 8 9 10 10 10 12 14 16 16 16 16 18 18 18 18 23 24 25 26 26 26 26 27
Algemeen 1.1
Inleiding
Voor u ligt het beschrijvend document ten behoeve van de selectie van één leverancier voor de levering van blanco papier voor kopiëren en printen en één leverancier voor de levering van kantoorartikelen en toners/cartridges. Voor beide productcategorieën zal een raamovereenkomst gesloten worden. De aanbesteding is een Europese openbare aanbesteding die valt onder de werking van het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO). De aanbesteding is verdeeld in twee percelen. De opdracht betreft de levering van: Perceel 1:
papier
Perceel 2:
kantoorartikelen en toners/cartridges
Vanuit ROC ID College verzorgt bureau inkoop de aanbesteding. De gunningsbeslissing wordt genomen door het College van Bestuur. Na de aanbesteding bewaakt de proceseigenaar de gemaakte afspraken en voert de regiefunctie uit. Gunning van de opdracht voor beide percelen is op basis van de laagste prijs. De aanbestedingsprocedure wordt afgerond met een elektronische veiling.
1.2
Aanleiding
ROC ID College zoekt in deze aanbesteding naar een goede balans tussen de levering van het papier, de kantoorartikelen en de toners/cartridges, vereenvoudiging van het bestelproces via het kosteloos ter beschikking stellen van een digitaal bestelportaal/internet bestelsysteem en (milieutechnische en sociale) duurzaamheid. Daarnaast verwacht ROC ID College van de te selecteren leverancier dat deze pro-actief meedenkt en –werkt aan de uitvoering hiervan. De locaties van ROC ID College zijn decentraal georganiseerd. Op dit moment vinden bestellingen en afleveringen op 12 adressen plaats (zie bijlage 9). Dit aantal kan groeien en krimpen gedurende de duur van de overeenkomst. 1.3
Profiel van ROC ID College
ROC ID College is een regionaal opleidingen centrum met vestigingen in Alphen aan den Rijn, Gouda, Katwijk, Leiden, Leidschendam-Voorburg, Lisse, Woerden en Zoetermeer. Behalve middelbaar beroepsonderwijs verzorgt ROC ID College ook cursussen voor volwassenen. In het onderwijs van ROC ID College ligt de nadruk op praktijkleren. Studenten werken aan opdrachten waarin ze het beroep goed leren kennen. In deze projecten leren ze de competenties die ze nodig hebben om straks goed in het beroep te functioneren. Naast projecten, krijgen studenten ook trainingen en cursussen, beroepspraktijkvorming en studieloopbaanbegeleiding.
Pagina 3 van 27
De letters ID staan voor individu en identiteit. Studenten maken hun eigen keuzes. Keuzes die bij hen passen en waar ze trots op kunnen zijn. Studenten leren bij ROC ID College niet alleen een vak, maar ontwikkelen zich ook persoonlijk en leren hun weg te vinden in de maatschappij. Voor meer informatie zie www.idcollege.nl.
1.4
Organisatie
ROC ID College beschikt over meer dan tien locaties met circa 12.000 studenten en circa 1.200 medewerkers. ROC ID College is recentelijk overgegaan op een nieuw organisatiemodel waarbij gekozen is voor een domeinindeling. ROC ID College kent de volgende zeven domeinen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Domein Domein Domein Domein Domein Domein Domein
Gezondheidszorg Techniek & ICT Welzijn Dienstverlening Economie Oriëntatie en Toeleiding Bedrijfsopleidingen
Deze worden aangestuurd door een Directeur en een Adjunct Directeur. De domeinen worden ondersteund door ondersteunende diensten: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Planning & Control Shared Service Centre FB & IT HRM Marketing & Communicatie Shared Service Centre Administraties Onderwijs & begeleiding
Pagina 4 van 27
2 2.1
Beschrijving van de opdracht Contractvorm en -duur
De raamovereenkomsten worden aangegaan voor de duur van één jaar met een optie op verlenging voor de duur van maximaal drie maal één jaar. De opzegtermijn tijdens de optiejaren bedraagt drie maanden. De overeenkomst voor zowel perceel 1 als 2 gaat in zodra de aanbesteding is afgerond. Uiterlijk drie maanden voor het aflopen van de initiële contracttermijn van de raamovereenkomst zal ROC ID College, eventueel aan de hand van een evaluatie, bepalen of voortzetting wenselijk is en dit aan de leveranciers mededelen. In 2011 heeft ROC ID College 7.200 dozen standaard wit A4 papier verbruikt en 1.500 dozen van een afwijkende maat en/of kleur. In 2011 heeft ROC ID College t.w.v. € 213.000,- (excl. BTW) kantoorartikelen en toners/cartridges afgenomen.
Pagina 5 van 27
3 3.1
Procedure van de aanbesteding Algemeen
1. De uitgebrachte offertes zullen door ROC ID College eerst op basis van de geschiktheidseisen worden beoordeeld. Vervolgens zullen de offertes aan de hand van de gunningscriteria worden beoordeeld en gerangschikt. Op basis daarvan maakt ROC ID College de voorlopige gunning bekend. De gunningscriteria en de beoordelingsnormen zijn op voorhand vastgelegd en bekend gemaakt in dit beschrijvend document. 2. Als gunningscriterium geldt de laagste prijs. De aanbesteding zal per perceel worden afgesloten met een elektronische veiling. 3. Midden en Kleinbedrijf (MKB). ROC ID College heeft als doelstelling bij haar aanbestedingen het MKB de mogelijkheid te geven om voor gunning in aanmerking te komen. Per overeenkomst wordt een afweging gemaakt hoe deze mogelijkheden worden gecreëerd ten opzichte van mogelijke risico’s voor de bedrijfsvoering. In deze aanbesteding zijn de eisen ten aanzien van omzet zo laag mogelijk gehouden. Bovendien is het leveranciers toegestaan om in combinatie een offerte in te dienen of (onder voorwaarden) gebruik te maken van een onderaannemer. 4. De algemene inkoopvoorwaarden ROC ID College (Bijlage 1), zijn van toepassing op deze aanbesteding. Uw verkoopvoorwaarden worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
3.2
Contactpersonen
Van de zijde van de leverancier: ROC ID College wenst het contact met de leveranciers te laten verlopen via één contactpersoon en één plaatsvervanger van deze contactpersoon. De namen, adressen en telefoonnummers van de contactpersoon en zijn plaatsvervanger dienen in de offerte te worden vermeld. Beide personen dienen voldoende gemachtigd te zijn om namens de leverancier te kunnen optreden. Van de zijde van ROC ID College: Correspondentie tijdens de aanbesteding vindt uitsluitend per e-mail plaats en dient de leverancier uitsluitend aan de contactpersoon van ROC ID College te richten. Contactpersoon E-mail adres
: Saskia van Heteren, inkoper :
[email protected]
Met altijd een cc naar Contactpersoon E-mail adres
: Wim Nieland, inkoper :
[email protected]
Op straffe van uitsluiting mag een leverancier, vanaf de datum van de publicatie van deze aanbesteding, over deze aanbesteding met geen enkele medewerker van ROC ID College, behalve de hierboven vermelde contactpersonen, contact hebben.
Pagina 6 van 27
3.3
Wijze en voorwaarden van indienen
De offerte dient uiterlijk op het in paragraaf 3.5 vermelde moment te zijn ingediend bij en ontvangen op het onderstaand adres. Later ontvangen offertes worden niet in behandeling genomen. Alleen offertes welke met volledige inachtneming van onderstaande voorschriften zijn opgemaakt en ingezonden/afgeleverd, zullen in behandeling worden genomen:
Naast een begeleidende brief dient de leverancier de offerte op papier rechtsgeldig ondertekend en in viervoud (origineel + 3 kopieën) in te zenden. Tevens dient de complete originele offerte (inclusief handtekeningen en bijlagen) als pdf bestand ingescand digitaal beschikbaar gesteld te worden op een cd of memory stick.
Op de gesloten verpakking dient duidelijk zichtbaar de onderstaande door ROC ID College voorgeschreven tekst te worden aangebracht. Tevens dient duidelijk zichtbaar te zijn op de verpakking op welk perceel of percelen uw inschrijving van toepassing is. Als de inschrijving voor beide percelen is, dan mogen deze in één offerte, in één verpakking worden ingediend.
VERTROUWELIJK Aanbesteding: Papier en Kantoorartikelen, Toners/cartridges Bedrijfsnaam :
Bezorgadres:
ROC ID College / Bureau Inkoop Saskia van Heteren Groen van Prinsterersingel 52 2805 TE Gouda
Perceel:
1 en/of 2 NIET OPENEN VOOR 23-08-2012 12.15 UUR
3.4
De aangeboden offertes worden niet geretourneerd door ROC ID College. Alle bescheiden dienen in de Nederlandse taal te zijn gesteld. De offerte dient te worden ondertekend door de daarvoor bevoegde perso(o)n(en). Deze bevoegdheid dient te blijken uit het uittreksel handelsregister, dan wel door een schriftelijke machtiging of volmacht die is afgegeven door degene die daartoe blijkens het uittreksel handelsregister bevoegd is. De leverancier dient zich te houden aan de volgorde en de lay-out zoals in bijlage 2 van dit beschrijvend document is vermeld. Informatie-uitwisseling
Vragen om nadere informatie met betrekking tot inhoudelijke en procedurele aspecten (waaronder de algemene inkoopvoorwaarden en de concept raamovereenkomst) rond deze
Pagina 7 van 27
aanbesteding kunnen uitsluitend per e-mail aan de in paragraaf 3.2 genoemde contactpersonen worden gesteld. In de vraag dient duidelijk vermeld te zijn op welke paragraaf van het beschrijvend document dan wel op welk artikel van de concept raamovereenkomst of de algemene inkoopvoorwaarden deze betrekking heeft. Vragen en opmerkingen met betrekking tot de concept raamovereenkomst en de algemene inkoopvoorwaarden gaan vergezeld van een tekstvoorstel. U hanteert hiervoor uitsluitend de als bijlage 3 opgenomen Excel sheet voor het stellen van vragen. Uw vragen dienen voor het in paragraaf 3.5 vermelde tijdstip door de contactpersonen van ROC ID College ontvangen te zijn. De gestelde vragen worden beantwoord aan alle gegadigden middels een nota van inlichtingen, die uiterlijk op het in paragraaf 3.5 vermelde tijdstip per e-mail zal worden toegestuurd. De nota van inlichtingen maakt integraal deel uit van het beschrijvend document. Telefonische vragen of vragen van persoon tot persoon worden niet in behandeling genomen. Aanvraag van informatie bij andere personen binnen ROC ID College dan de in paragraaf 3.2. genoemde is niet toegestaan en kan leiden tot uitsluiting. Ten aanzien van vragen die de contactpersonen van ROC ID College ontvangen na het in paragraaf 3.5 vermelde tijdstip beoordeelt ROC ID College van geval tot geval en met het oog op het belang van het project of die vragen beantwoord worden. Uitsluitend vragen die betrekking hebben op een eerdere nota van inlichtingen worden na de sluitingsdatum eventueel beantwoord. 3.5
Planning
Het tijdpad van de aanbestedingsprocedure ziet er als volgt uit: Datum aankondiging (openbaar maken aanbesteding) Uiterste datum schriftelijke indienen van vragen Uiterste datum beantwoording vragen (nota van inlichtingen) Uiterste datum ontvangst offertes tussen 10.00 en 12.00 uur Communicatie beoordelingsresultaat inschrijvingen Bezwaarperiode (Alcatel-termijn) Uitnodiging voor deelname aan de veiling Instructie m.b.t. de veiling Elektronische veiling Verificatiegesprek (ochtend) Bekend maken voornemen tot gunning Bezwaarperiode (Alcatel-termijn) Ondertekening raamovereenkomst Contractimplementatieperiode Start contractperiode
3.6 1.
28-06-‘12 09-08-‘12 16-08-‘12 23-08-‘12 30-08-’12 15 dagen 17-09-‘12 week 38 21-09-‘12 24-09-‘12 04-10-‘12 t/m 19-10-‘12 week 43 week 44 en 45 12-11-‘12
Combinatie Er mogen meerdere bedrijven uit één concern inschrijven (in combinatie). Zij dienen allen in de aanbiedingsbrief bij hun offerte aan te geven dat zij hun offerte onafhankelijk van de andere bedrijven hebben opgesteld en de vertrouwelijkheid daarbij in acht hebben
Pagina 8 van 27
genomen. ROC ID College heeft het recht om leveranciers uit te sluiten van de kans op gunning indien blijkt dat bedrijven uit één concern niet volledig onafhankelijk van elkaar hebben ingeschreven. 2.
Een combinatie van partijen als leverancier is toegestaan. De combinatie dient aan te geven welke partij en contactpersoon aanspreekpunt zijn tijdens deze procedure en gedurende de contractperiode en hoe de taakverdeling binnen de combinatie is geregeld.
3.
Partijen in een combinatie kunnen niet tevens apart of in een andere combinatie inschrijven. Indien daarvan toch sprake is, worden alle betreffende offertes ter zijde gelegd.
4.
U dient een combinatie aan te melden middels formulier uit bijlage 4. Alle combinanten moeten alle standaardformulieren van bijlage 5 invullen.
5.
Alle combinanten zijn gezamenlijk èn hoofdelijk aansprakelijk voor een juiste en complete afhandeling van de door hen aanvaarde opdracht en alle uit de opdracht voortvloeiende verplichtingen.
6.
Het is niet noodzakelijk dat een combinatie als combinatie verzekerd is, op voorwaarde dat de afzonderlijke partijen aan het samenwerkingsverband wel, zoals geëist, verzekerd zijn.
7.
Het is toegestaan dat de relevante omzet en referenties van de verschillende partijen van een combinatie bij elkaar worden opgeteld.
8.
Als een combinatie wordt ontbonden, dient de leverancier dit onverwijld aan ROC ID College te melden. In beginsel wordt de raamovereenkomst dan ontbonden. Partijen gaan wel in gesprek of er redenen zijn om de raamovereenkomst voort te zetten. De continuïteit en kwaliteit van de leveringen, alsmede het voldoen aan de Europese wetgeving, zijn hierbij uitgangspunten.
9.
Het is voor ROC ID College belangrijk dat de kwaliteit van de geleverde producten gedurende de contractperiode constant blijft. De leverancier mag tijdens de contractperiode zonder toestemming van ROC ID College niet van onderaannemer wisselen. Het afleveren van bestellingen door een vervoerder en de fabriek waar producten geproduceerd worden, wordt niet aangemerkt als onderaanneming.
3.7
Inhoud en opbouw van de offerte
1.
Bij de offerte dient leverancier gebruik te maken van de digitaal bijgeleverde prijzenbladen en invulformulieren zoals deze zijn bijgevoegd als bijlagen. Van deze formulieren mag leverancier niet afwijken. De volgorde van de opbouw van de offerte is voorgeschreven in bijlage 2. Deze dient u te volgen.
2.
ROC ID College wenst gebruik te kunnen maken van het totale assortiment van leverancier. Hiervoor dient de prijslijst van het totale assortiment, inclusief bruto prijzen en kortingspercentages per productgroep, gegeven te worden. Hieruit zal voor perceel 2 het randassortiment (zoals beschreven in 3.10) worden gekozen.
Pagina 9 van 27
3.
ROC ID College behoudt zich het recht voor offertes niet in behandeling te nemen als niet alle gevraagde gegevens aangeleverd zijn óf als de wijze van aanbieden afwijkt van hetgeen gesteld in dit beschrijvend document.
3.8
offerte-opening
1.
De opening van de offertes geschiedt direct na het in paragraaf 3.5 genoemde tijdstip op het aanbiedingsadres. De opening is niet openbaar.
2.
Het proces-verbaal van de opening zal daags na de opening op TenderNed openbaar gemaakt worden.
3.9
Beoordeling
1.
De leveranciers en de offertes worden beoordeeld aan de hand van de criteria die zijn opgesomd in paragraaf 3.1.1. Iedere leverancier die aan de geschiktheidscriteria en aan alle eisen uit de gunningscriteria voldoet, wordt toegelaten tot de veiling.
2.
Alle door de leverancier gegeven informatie mag door ROC ID College worden gecontroleerd. Het verstrekken van onjuiste gegevens en niet of te laat verstrekken van gegevens, alsmede het, na een verzoek daartoe van ROC ID College, niet meewerken aan de controle van de verstrekte gegevens, kan leiden tot uitsluiting.
3.
Offertes die in strijd zijn met het beschrijvend document en het daarin opgenomen programma van eisen, of die gedaan worden onder wezenlijk afwijkende voorwaarden, zijn onregelmatig in de zin van het BAO en daarmee ongeldig.
4.
Tijdens de periode van beoordeling zal ROC ID College geen informatie geven aan de leveranciers over de stand van zaken.
3.10
Veiling (per perceel één individuele veiling)
1.
De veilingprocedure heeft tot doel om de uitgenodigde leveranciers in de gelegenheid te stellen hun offerte op het gunningscriterium ‘prijs’, langs elektronische weg (via het internet) in een aantal biedingsronden bij te stellen, zodanig dat dit tot een, op dat moment, laagste offerte resulteert.
2.
De leverancier geeft middels het indienen van zijn offerte te kennen dat hij wil deelnemen aan de elektronische veiling. Van de medewerker die de veiling namens de leverancier uitvoert, dient een kopie van een geldig legitimatiebewijs bij de offerte te worden gevoegd. De leverancier dient daarbij te garanderen dat de persoon die mee doet aan de veiling bevoegd is een veilingbod uit te brengen. Indien de leverancier deze opgave wil wijzigen, dient dat uiterlijk vier uur voor de veiling per e-mail te worden gemeld met bijvoeging van een kopie van het legitimatiebewijs van de nieuwe vertegenwoordiger tijdens de veiling.
Pagina 10 van 27
3.
Alleen de leveranciers die hun offerte op een procedureel juiste wijze hebben ingediend en onvoorwaardelijk voldoen aan alle gestelde eisen worden, uiterlijk één week voor de veiling uitgenodigd tot deelname aan de veiling op het in paragraaf 3.5 genoemde tijdstip. Bij deze uitnodiging ontvangen leveranciers nadere informatie over de veiling zoals hun inschrijvingsprijs, hun ranking op basis van het gedane openingsbod in de initiele offerte en informatie over de duur van de biedronden (zie nadere informatie in bijlage 7b en 7c).
4.
Leveranciers die niet tot de veiling worden toegelaten krijgen hiervan bericht onder opgaaf van reden. Voor hen is door ROC ID College een termijn van vijftien kalenderdagen ingelast (zie planning in paragraaf 3.5) waarbinnen uitgesloten leveranciers desgewenst een kort geding aan kunnen spannen. Na het verlopen van deze termijn kunnen geen rechtsmiddelen meer worden aangewend tegen de uitsluiting.
5.
ROC ID College heeft direct na de veiling tevens een termijn ingelast (zie planning in paragraaf 3.5) waarbinnen leveranciers desgewenst een kort geding aan kunnen spannen. Na het verlopen van deze termijn kunnen geen rechtsmiddelen meer worden aangewend tegen de voorlopige gunningsuitslag.
6.
Direct na de veiling dient de winnende leverancier zijn bod te bevestigen middels het formulier van bijlage 7a ‘bevestiging veilingbieding’. Dit formulier dient binnen 24 uur, rechtsgeldig ondertekend, per e-mail (ingescand) naar de in paragraaf 3.2 vermelde contactpersonen gestuurd te worden.
7.
Indien er geen of slechts één leverancier wordt toegelaten tot de veiling, zal de veiling geen doorgang vinden en kan ROC ID College besluiten over te gaan tot de procedure van onderhandeling met of zonder voorafgaande aankondiging, afhankelijk van de situatie, dan wel besluiten tot stoppen van de aanbesteding.
8.
De kernassortimenten zijn vastgesteld en opgenomen in bijlage 6. De twee kernassortimenten zijn: - Perceel 1: Kernassortiment papier - Perceel 2: Kernassortiment kantoorartikelen en toners/cartridges
9.
De kernassortimenten zijn elk vastgesteld door voor ROC ID College op basis van de omzet per artikel in 2011 de 80/20 regel toe te passen om de zogeheten hardlopers te selecteren. De hardlopers van ROC ID College vormen de kernassortimenten en bedragen per assortiment ongeveer 80% van het afnamevolume (voor het eerste perceel papier geldt dat het standaard wit A4 papier 80% van het assortiment uitmaakt).
10. Wanneer een artikel niet te vergelijken is zal deze voor de vergelijking uit het kernassortiment verwijderd worden, dit is ter beoordeling van ROC ID College. Door de bruto prijzen te vermenigvuldigen met het historisch verbruik wordt de totale waarde van een artikel bepaald. Door de waarde van de artikelen per kernassortiment bij elkaar op te tellen wordt de totale waarde per kernassortiment vastgesteld. 11. Op basis van de overige kantoorartikelen en toners/cartridges die leveranciers aanbieden (derhalve alleen van toepassing op perceel 2) zal een randassortiment worden vastgesteld. 12. Voor sluiting van de offertetermijn zal ROC ID College op basis van een steekproef per perceel 25 kwalitatief vergelijkbare artikelen voor ROC ID College vaststellen. Dit
Pagina 11 van 27
betreffen voorlopige Randassortimenten waarin nog artikelen kunnen worden geschrapt indien na sluiting van de offertetermijn blijkt dat een bepaald artikel niet objectief te vergelijken is tussen de leveranciers. Dit is ter beoordeling van ROC ID College. Na sluiting van de offertetermijn zal het definitieve randassortiment en waarde per leverancier worden vastgesteld door de prijzen van de geselecteerde producten bij elkaar op te tellen. ROC ID College stelt vast hoeveel geld er in het afgelopen jaar(2011) uitgegeven is per perceel voor het randassortiment. Binnen het randassortiment wordt vastgesteld wie de laagste prijs heeft en hoeveel procent de andere leveranciers duurder zijn. De leverancier met de laagste totaalprijs op een randassortiment vangt in de Eveiling aan met dezelfde waarde die in het verleden uitgegeven werd door ROC ID College in het randassortiment. De overige leveranciers vangen aan met de waarde die in het verleden uitgegeven werd door ROC ID College in dat betreffende randassortiment vermeerderd met het percentage dat de leverancier duurder is ten opzichte van de goedkoopste leverancier in dat randassortiment. 13. Vastgestelde waarden bekendmaken aan de leveranciers. Nadat ROC ID College de assortimenten definitief heeft bepaald en de waarden heeft vastgesteld wordt elke leverancier op de hoogte gebracht van de inhoud van de assortimenten en zijn waarden, inclusief de onderbouwing hoe deze waarde vastgesteld is. 14. Nadat het assortiment definitief is en de leveranciers op de hoogte zijn gesteld van de waarden van hun assortimenten zal er per perceel een E-veiling plaatsvinden. In de Eveiling kunnen leveranciers hun prijs aanpassen. Het percentage waarmee de leverancier in de E-veiling zakt zullen de prijzen in dat betreffende perceel mee gecorrigeerd worden. De leveranciers worden vergeleken op de totaalsom van de beide assortimenten van het betreffende perceel. 15. De leverancier met het laagste eindbod per perceel, is de leverancier met de laagste prijs. 16. Doel van bovenstaande beoordelingsmethode is om voor alle deelnemers een gelijke startpositie te creëren alsmede een eenduidig prijsbeoordelingsmodel te borgen. Met toepassing van het prijsbeoordelingsmodel en de daarvan deel uitmakende veiling wordt uiteindelijk een prijspeil vastgesteld dat bij gunning van toepassing is op de hele productcatalogus van de leverancier. 3.11
(Voorgenomen) gunning
1
De voorgenomen gunning van de aanbesteding wordt gelijktijdig en schriftelijk per e-mail aan alle leveranciers bekend gemaakt.
2
Er zal na deze bekendmaking een periode van vijftien kalenderdagen in acht worden genomen om afgewezen leveranciers de gelegenheid te geven nadere informatie te verkrijgen en om kenbaar te maken dat zij een kort geding aan willen spannen tegen de voorgenomen gunningbeslissing. In geval van een kort geding dient u ROC ID College hiervan onmiddellijk in kennis te stellen door toezending van de dagvaarding.
3
In de week na de veiling wordt er desgewenst met de winnende leveranciers een verificatiegesprek georganiseerd.
Pagina 12 van 27
4
Gunning is onderworpen aan goedkeuring van het College van Bestuur van ROC ID College.
5
Indien niet binnen 15 dagen na verzending van de voorgenomen gunning een kort geding aanhangig is gemaakt, kunnen de gepasseerde leveranciers geen bezwaren meer maken naar aanleiding van de voorgenomen gunning en hebben zij hun rechten terzake verwerkt. De behandeling van het kort geding moet op de kortst mogelijke termijn plaatsvinden en een eventueel hoger beroep moet als spoedappel worden gevoerd.
6
Indien om enige reden met de beoogde leverancier geen raamovereenkomst wordt gesloten, komt de leverancier voor gunning in aanmerking die de eerstvolgende is in de rij van de niet in eerste instantie voor voorgenomen gunning in aanmerking gekomen leveranciers.
7
Voor de opdracht komen alleen leveranciers in aanmerking die zowel op het tijdstip van de offerte als op de dag van de gunning voldoen aan de eisen die in het beschrijvend document zijn vermeld.
Pagina 13 van 27
4
Algemene juridische en administratieve aspecten
1
Termijn van gestanddoening: De leverancier dient zijn onvoorwaardelijke offerte gedurende 90 dagen gestand te doen, te rekenen vanaf de sluitingsdatum van dit beschrijvend document. Ieder aanbod van de leverancier is een onherroepelijk aanbod in de zin van artikel 219, boek 6, eerste lid, van het Burgerlijk Wetboek. Indien er een civiel kort geding tegen de voorgenomen gunningbeslissing wordt aangespannen, dient de gestanddoeningstermijn van de offerte tot minimaal vier weken na de onherroepelijke uitspraak in het kort geding te duren.
2
Stopzetten van aanbesteding / niet gunnen: ROC ID College behoudt zich het recht voor om de onderhavige aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen en niet tot gunning over te gaan. leveranciers hebben in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van de aanbesteding. Door het uitbrengen van een offerte verklaart de leverancier zich akkoord met deze voorwaarden.
3
Kostenvergoeding: Aan het opstellen en uitbrengen van een offerte, met inbegrip van eventueel te verstrekken nadere inlichtingen, zijn voor ROC ID College geen kosten verbonden. Eventuele kosten en/of schade welke (kunnen) ontstaan door het niet gunnen van deze aanbesteding zijn voor risico van de leverancier.
4
Taal: De gevraagde gegevens, eigen verklaringen en alle overige documenten dienen in de Nederlandse taal te worden opgesteld. De contactpersonen van de leverancier dienen de Nederlandse taal in woord en geschrift te beheersen en de mondelinge correspondentie zal in de Nederlandse taal plaats vinden.
5
Informatie: Alle contacten met betrekking tot deze aanbestedingsprocedure dienen via het in paragraaf 3.2 vermelde e-mail adres te verlopen. Telefonisch of ander contact met betrekking tot deze aanbestedingsprocedure met personen werkzaam bij ROC ID College is niet toegestaan. Indien een leverancier contact zoekt met het doel aanvullende informatie te verkrijgen, waardoor deze een voordeel zou kunnen verkrijgen ten opzichte van de andere leveranciers, zal ROC ID College deze leverancier van verdere deelname uitsluiten.
6
Bedrijfsorganisatorische wijzigingen: De leverancier dient bij offerte schriftelijk aan te geven of het bedrijf op dit moment, of binnen afzienbare tijd (komende zes maanden), fusies, reorganisaties of andere belangrijke bedrijfsorganisatorische wijzigingen zal ondergaan. Indien hiervan sprake is, zullen alle rechten en plichten van de aannemer betreffende deze opdracht overgaan op de nieuwe organisatie.
7
Toepasselijk recht en bevoegde rechter: Op deze aanbestedingsprocedure is Nederlands recht van toepassing.
8
Tegenstrijdigheden: Dit beschrijvend document met bijlagen is met zorg samengesteld. Mochten er desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden in voorkomen dan dient de leverancier ROC ID College hiervan uiterlijk op het in paragraaf 3.5 gestelde moment voor het stellen van vragen op de hoogte te stellen. Dit dient per e-mail te geschieden aan de in paragraaf 3.2 genoemde e-mail adressen.
9
Tijdens deze aanbestedingsprocedure geldt dat in geval van tegenstrijdigheden in de opgestelde nota’s van inlichtingen en het beschrijvend document, de nota’s van
Pagina 14 van 27
inlichtingen in rangorde prevaleren boven het beschrijvend document. Indien nota’s van inlichtingen onderlinge tegenstrijdigheden bevatten, prevaleert een later opgestelde nota van inlichtingen boven de eerder opgestelde nota van inlichtingen. Indien na bekendmaking van de gunning blijkt dat dit beschrijvend document tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden bevat zijn deze voor risico van de leverancier. 10 Integriteit: Met het oog op de integriteit van de aanbestedingsprocedure, de beoordeling van de offertes en het verlenen van de opdracht, worden de volgende richtlijnen gehanteerd om het risico van belangenverstrengeling voor ROC ID College te verkleinen. De leverancier dient bij zijn offerte te melden of personen werkzaam bij ROC ID College, bij wijze van nevenfunctie werkzaam zijn bij de leverancier. Indien dit zou kunnen leiden tot ongewenste (commerciële) belangenverstrengeling kan dit leiden tot uitsluiting van de leverancier van de aanbestedingsprocedure. In dit geval zal het besluit met redenen omkleed worden meegedeeld aan de leverancier. Indien blijkt dat een persoon in dienst van ROC ID College een al dan niet betaalde nevenfunctie bij de leverancier vervult zonder dat ROC ID College hiervan voor de sluiting van de raamovereenkomst in kennis is gesteld, is ROC ID College gerechtigd de raamovereenkomst zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden. Het is de leverancier uitdrukkelijk verboden in het kader van deze aanbesteding afspraken te maken die de marktwerking beperken. 11 Gelijkwaardig: Indien onverhoopt normeringen, programma’s, octrooien of typen, of een bepaalde oorsprong of productie zijn aangeduid in dit beschrijvend document, dient de aannemer deze te lezen met de toevoeging “of daarmee gelijkwaardig”.
Pagina 15 van 27
5 5.1
Selectiecriteria Inleiding
In dit hoofdstuk worden de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen weergegeven die ROC ID College stelt aan de leverancier. Indien de leverancier niet voldoet aan één of meerdere van de gestelde criteria, wordt de leverancier uitgesloten van verdere deelname aan de aanbesteding. 5.2
Uitsluitingsgronden
Voor deze aanbesteding hanteert ROC ID College de hieronder beschreven uitsluitingsgronden. 1.
5.3
Artikel 45 Bao De leverancier dient te verklaren dat de omstandigheden zoals bedoeld in Artikel 45 Bao niet van toepassing zijn. De leverancier dient hiervoor de eigen verklaring in te vullen en te ondertekenen. Deze maakt deel uit van bijlage 5. Geschiktheidseisen
1.
Beroepsbekwaamheid De leverancier verstrekt als bijlage een maximaal 3 maanden oud afschrift van de inschrijving van de onderneming in het handelsregister waaruit blijkt dat de ondertekenaar van deze offerte en alle formulieren een vertegenwoordigingsbevoegde functionaris is. Indien de ondertekenaar een niet volgens het uittreksel bevoegd persoon is, dient hij voor ondertekening van deze offerte te zijn gemachtigd middels een bij de offerte gevoegde schriftelijke machtiging die te allen tijde ondertekend is door een vertegenwoordigingbevoegde bestuurder. Deze machtiging wordt na het uittreksel uit het handelsregister toegevoegd.
2.
Financieel-economische draagkracht 1) Omzet: De leverancier heeft in de jaren 2009, 2010 en 2011 een jaaromzet die qua aard en omvang overeenkomt met onderhavige opdracht. Deze eis geldt voor ieder perceel afzonderlijk. De minimale omzet voor perceel 1 bedraagt € 350.000,- De minimale omzet voor perceel 2 bedraagt € 600.000,2) Verzekering: leverancier dient adequaat verzekerd te zijn tegen aanspraken van ROC ID College. Van belang voor ROC ID College zijn hierbij het maximum verzekerd bedrag, de hoogte van het eigen risico en het niet uitsluiten van de van toepassing zijnde voorwaarden (raamovereenkomst met daarbij de algemene inkoopvoorwaarden). De leverancier dient te verklaren dat hij voldoet aan de voorwaarden die zijn gesteld ten aanzien van de verzekering. leverancier dient te beschikken over een WA-verzekering met een minimale dekking van € 1.000.000 per gebeurtenis.
Pagina 16 van 27
3.
Technische bekwaamheid 1) Referenties: De leverancier dient aan te tonen dat hij over voldoende deskundigheid en ervaring beschikt om de opdracht uit te voeren. Daarvoor verstrekt leverancier twee referenties van maximaal drie jaar oud die ieder qua aard (resp. de decentrale levering van verschillende soorten papier, kantoorartikelen en toners/cartridges) en (financiële) omvang minimaal vergelijkbaar zijn met deze opdracht. ROC ID College behoudt zich het recht voor deze referenties na te gaan bij de opgegeven referenten. Indien na de check blijkt dat de referent of de aangeboden producten van leverancier niet voldoet aan de gestelde eisen, kan zijn offerte terzijde worden gelegd. De referenties worden verstrekt door het formulier ‘referenties’ volledig in te vullen wat deel uit maakt van bijlage 5. 2) Kwaliteitsborging: De leverancier dient binnen zijn organisatie te beschikken over integrale kwaliteitszorg en –borging en deze actief toe te passen ten aanzien van de dienstverlening van deze opdracht en de klachtenafhandeling. Indien leverancier daarvoor gecertificeerd is, dient hij dit aan te tonen middels een geldig certificaat. Indien hij niet gecertificeerd is, dient hij een opgave van maatregelen te verstrekken waarin staat beschreven hoe de kwaliteit gewaarborgd is. 3) Milieu: De leverancier dient binnen zijn organisatie te beschikken over een operationeel milieuzorgsysteem gericht op continue verbetering. Indien leverancier daarvoor gecertificeerd is, dient hij dit aan te tonen middels een geldig certificaat. Indien hij niet gecertificeerd is, dient hij een actuele, door de directie ondertekende milieubeleidsverklaring te verstrekken. Daarnaast dient leverancier op verzoek de volgende documenten te verstrekken: a) een milieuprogramma of actieplan waarin is aangegeven welke stappen de organisatie neemt of gaat nemen om de milieubelasting te verminderen; b) een milieuverslag of andere (management-)rapportage waarin gerapporteerd wordt over de genomen milieumaatregelen en de behaalde resultaten; c) de naam en de functie-inhoud van een functionaris die is aangesteld om de milieumaatregelen van de organisatie te coördineren.
Pagina 17 van 27
6
Gunningscriteria
6.1
Inleiding
In dit hoofdstuk worden gunningscriteria omschreven. Als gunningscriterium geldt de laagste prijs. De volgende criteria worden hierbij gehanteerd .
1 2 3
Gunningscriterium Concept raamovereenkomst en inkoopvoorwaarden Eisen en productspecificaties Prijs
Wegingsfactor Knock out Knock out 100 %
De leveranciers die door de beoordeling van de selectiecriteria en knock out eisen uit de gunningscriteria zijn gekomen, zullen worden uitgenodigd om deel te nemen aan de veiling. De verschillende eisen en specificaties zijn in de volgende paragrafen per onderwerp en per perceel gerangschikt. Iedere eis heeft de status ‘Knock out’. 6.2
Concept raamovereenkomst en inkoopvoorwaarden (voor zowel perceel 1 als 2)
De leverancier voegt bij zijn offerte de verklaring acceptatie concept raamovereenkomst en de verklaring acceptatie inkoopvoorwaarden waardoor hij verklaart dat hij volledig en onvoorwaardelijk instemt met de concept raamovereenkomst (bijlage 8) en de inkoopvoorwaarden (bijlage 1). De voorgeschreven tekst van de verklaringen (bijlage 5) mag niet gewijzigd worden. Indien ROC ID College vaststelt dat de leverancier niet instemt met de concept raamovereenkomst, inkoopvoorwaarden en/of wijzigingen heeft aangebracht in de voorgeschreven tekst, sluit zij de offerte uit. Indien ROC ID College vaststelt dat de leverancier instemt met de concept raamovereenkomst en geen wijzigingen heeft aangebracht in de voorgeschreven tekst, beoordeelt zij de offerte op het gunningscriterium prijs. NB. Het staat de leverancier vrij om voor de uiterste termijn voor het stellen van vragen, opmerkingen te maken over de concept overeenkomst en de inkoopvoorwaarden. ROC ID College zal deze beoordelen op redelijkheid en billijkheid en middels één of meer nota’s van inlichtingen tot een definitieve overeenkomst komen. Acceptatie van deze definitieve overeenkomst is een knock-out criterium. Eventuele gehonoreerde aanpassingen in inkoopvoorwaarden automatisch onderdeel van de raamovereenkomst.
6.3
Duurzaamheidseisen
Als bewijs voor de navolgende eisen dient u een verklaring van acceptatie in uw aanbieding op te nemen (format is onderdeel van bijlage 5).
Pagina 18 van 27
Perceel 1 papier: 1.
Reinigingschemicaliën, ontinktingschemicaliën, schuiminhibitoren, dispergeermiddelen of coatings zijn vrij van alkylfenolethoxylaten (APEO’s) of andere alkylfenolderivaten.
2.
a) De totale hoeveelheid restmonomeren (met uitzondering van acrylamide) die zijn geclassificeerd volgens een van de volgende risicozinnen: R45, R46, R49, R50/53, R51/53, R52/53, R60, R61 zoals omschreven in Richtlijn 67/548/EG en de latere wijzigingen daarvan, in coatings, retentiehulpmiddelen, versterkende middelen, waterafstotende middelen, is niet hoger dan 100 ppm. b) De hoeveelheid acrylamide in coatings, retentiehulpmiddelen, versterkende middelen, waterafstotende middelen, die in het product voorkomt is niet hoger dan 1000 ppm.
3.
a) Als oppervlakteactieve stoffen worden gebruikt in hoeveelheden van ten minste 100 g/ADT (totaal van alle oppervlakteactieve stoffen die worden gebruikt in alle verschillende formules die worden toegepast bij het ontinkten van retourvezels), moet iedere oppervlakteactieve stof goed biologisch afbreekbaar zijn. b) Wanneer dergelijke oppervlakteactieve stoffen in kleinere hoeveelheden dan 100 g/ADT worden gebruikt, moet iedere oppervlakteactieve stof goed biologisch afbreekbaar of uiteindelijk biologisch afbreekbaar zijn.
4.
De actieve componenten in biociden of biostatische middelen die worden gebruikt om slijmvormende organismen tegen te gaan in circulatiewatersystemen met vezels, mogen niet potentieel bioaccumulerend zijn.
5.
a) Er mogen geen commerciële kleurstofformules worden gebruikt die zijn geclassificeerd volgens een van de volgende risicozinnen (of combinaties ervan): R50, R51, R52, R53 zoals omschreven in Richtlijn 1999/45/EG van het Europees Parlement inzake de indeling, de verpakking en het kenmerken van gevaarlijke stoffen, en de latere wijzigingen daarvan. b) Er mag geen commerciële kleurstofformulering worden gebruikt bij pulp of papier die meer dan een totaal van 2 gewichtsprocenten bevat van stoffen die zijn geclassificeerd volgens een van de bovenstaande risicozinnen zoals omschreven in Richtlijn 67/548/EG en de latere wijzigingen daarvan. Dit criterium geldt niet voor formuleringen waarbij de classificatie alleen het gevolg is van de aanwezigheid van kleurcomponent(en) met een fixatiegraad van ten minste 98%. De fixatiegraad wordt genomen als de totale kleurstofretentie op de vezels in het proces.
6.
Er mogen geen kleurstoffen of pigmenten worden gebruikt die zijn gebaseerd op lood, koper, chroom, nikkel of aluminium. Koperfthalocyaninekleurstoffen of -pigmenten mogen echter wel worden gebruikt.
7.
Het papier is geproduceerd met chloorgasvrije bleekmethoden volgens de ECF (elementary chlorine free) of TCF (totally chlorine free) procedés. Als bewijs voor de bovenstaande eisen dient een certificaat of een productbeschrijving van de fabrikant te worden bijgevoegd, waaruit blijkt dat aan deze eis wordt voldaan. Producten met het EU Ecolabel of Nordic Swan voldoen in ieder geval aan deze eis.
Pagina 19 van 27
8.
Van het te leveren papier mogen de emissies naar water en lucht bij de productie van pulp en papier niet hoger zijn dan onderstaande waarden, berekend volgens de methode zoals omschreven in het EU Ecolabel (2002/741/EG; http://eurlex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2002:237:0006:0015:NL:PD F). Dat betekent dat: • Geen van de afzonderlijke punten PCOD, PS of PNOx de 1,5 mag overschrijden. • Het totale aantal punten (Ptotaal = PCOD + PS + PNOx ) de 3,0 niet mag overschrijden. • De AOX-emissies afkomstig van de productie van iedere gebruikte pulp de 0,25 kg/ADT (ADT = Air dried tonne) niet mogen overschrijden. Als bewijs voor de acht bovenstaande eisen dient een certificaat of een productbeschrijving van de fabrikant te worden bijgevoegd, waaruit blijkt dat aan deze minimumeis wordt voldaan. Producten met het EU Ecolabel voldoen in ieder geval aan deze eis.
9.
ROC ID College stelt eisen aan onder andere de oorsprong van de grondstoffen van het papier. De herkomst moet afkomstig zijn uit duurzaam beheerde bossen, gerecycled vezelmateriaal of een mix hiervan én de herkomst moet volledig traceerbaar zijn. Hiervoor dient een duurzaamheidskeurmerk te worden gevoerd, dat de producent en het product certificeert volgens een op duurzaamheid geënt certificatieschema. Onder deze duurzaam beheerde bossen worden bossen verstaan die minimaal voldoen aan de uitgangspunten, zoals die ten grondslag liggen aan het FSC-keurmerk. Deze uitgangspunten van duurzaam beheerde bossen zijn: Het gebruik van hout uit natuurlijke bossen is niet toegestaan; De wettelijke- en gebruiksrechten van inheemse volkeren op hun land en grondstoffen moeten worden gerespecteerd; Het bosbeheer moet het sociale en economische welzijn van bosarbeiders en lokale gemeenschappen op lange termijn te verzekeren; Het bosbeheer moet een efficiënt gebruik stimuleren van de bosproducten en diensten, om de ecologische en economische productiviteit te waarborgen; De ecologische functies en biodiversiteit van het bos worden beschermd; Er wordt een bosbeheerplan met duidelijk omschreven doelstellingen en middelen opgesteld; Er vinden regelmatig evaluaties van het bosbeheer plaats; Bossen met een hoge beschermingswaarde moeten behouden worden (bv. bossen met een bijzondere natuurlijke rijkdom of van groot cultureel of religieus belang). Bij het beheer ervan moet men steeds uitgaan van het voorzorgsprincipe; Plantages moeten een aanvulling vormen op natuurlijke bossen, maar mogen deze niet vervangen. De plantages verminderen de druk op natuurlijke bossen en bevorderen hun herstel en bescherming;
Pagina 20 van 27
De eigendoms- en gebruiksrechten met betrekking tot het bos moeten duidelijk gekend en wettelijk gedocumenteerd zijn.
Perceel 2 kantoorartikelen en toners/cartridges: 1.
De volgende eisen worden gesteld aan de te leveren opberg- en archiveringsmiddelen (en de materialen waaruit deze bestaan):
Het materiaal is geen polyvinylchloride (PVC).
In het materiaal is geen van de volgende stoffen verwerkt: Kleurstoffen; optische witmakers; inkten; oppervlakte-veredelingsmaterialen; lijmen en coatings, die zijn geclassificeerd als gevaarlijk voor de gezondheid et de R zinnen: R40, R45, R46, R61 en R63 en/of zijn geclassificeerd als gevaarlijk voor het milieu met de R zinnen R50, R51, R52 en R53 volgens de Richtlijn 99/45/EG.
Voor zover de hiervoor bedoelde stoffen niet zijn geclassificeerd als omschreven sub 2, is verwerking ervan slechts toegestaan mits ze geen arseen, chroom (VI), lood en zink bevatten in hogere concentraties dan de detectiegrens*. Kleurstoffen mogen niet meer dan 100 mg/kg koper bevatten. In het product verwerkte lijmen bevatten (exclusief eventueel etiket) niet meer dan 1% vluchtige organische stoffen. (Geldt voor papier en karton): Het toegepaste vezelmateriaal moet voor minimaal 90% (w/w) afkomstig zijn uit reeds gebruikt papier. (Geldt voor papier en karton) Bij de productie van het materiaal is geen van de volgende complexvormers toegepast: EDTA, DTPA en APEO. (Geldt voor papier en karton) Aan het materiaal is geen glyoxal toegevoegd. (Geldt voor papier en karton) Het materiaal is niet gebleekt met elementair chloor (chloorgas), tenzij dit met het procédé van chloorarme bleking (ECF) is gebeurd.
2.
De volgende eisen worden gesteld aan de te leveren Etiketten en zelfklevende memo’s (en de materialen waaruit deze bestaan): In het materiaal is geen van de volgende stoffen verwerkt: kleurstoffen; optische witmakers; inkten; oppervlakte-veredelingsmaterialen;
Pagina 21 van 27
-
lijmen en coatings die zijn geclassificeerd als gevaarlijk voor de gezondheid met de R zinnen: R40, R45, R46, R61 en R63 en/of zijn geclassificeerd als gevaarlijk voor het milieu met de R zinnen R50, R51, R52 en R53 volgens de Richtlijn 99/45/EG.
Voor zover de hiervoor bedoelde stoffen niet zijn geclassificeerd als omschreven sub 1, is verwerking ervan slechts toegestaan mits ze geen arseen, chroom (VI), lood en zink bevatten in hogere concentraties dan de detectiegrens. Kleurstoffen mogen niet meer dan 100 mg/kg koper bevatten. Het organisch oplosmiddelgehalte van de gebruikte lijm en van eventuele siliconen/‘release coatings’ is bij toepassing niet hoger dan 0,1 % (w/w). (Geldt voor papier en karton) Het materiaal is niet gebleekt met elementair chloor (chloorgas), tenzij dit met het procédé van chloorarme bleking (ECF) is gebeurd. 3.
De volgende eisen worden gesteld aan het te leveren schrijfgerei (en de materialen waaruit deze bestaan):
Het materiaal is geen polyvinylchloride (PVC).
In het schrijfgerei zijn geen kleurstoffen en andere additieven verwerkt die geclassificeerd zijn als gevaarlijk voor de gezondheid met de R zinnen: R40, R45, R46, R61 en R63 en/of als gevaarlijk voor het milieu met de R zinnen R50, R51, R52 en R53 volgens Richtlijn 99/45/EG niet toegestaan.
De concentraties van de onderstaande zware metalen in de grondstof van de kunststofhouders zijn bij - chroom: lager dan 50 mg/kg; - koper: lager dan 500 mg/kg; - lood: lager dan 500 mg/kg; - zink: lager dan 2000 mg/kg.
De toegepaste inkt van vulpennen, fineliners en rollers is op waterbasis.
4.
De volgende eisen worden gesteld aan de te leveren toners/cartridges (en de materialen waaruit deze bestaan):
De leverancier garandeert terugname van lege toners/cartridges en reconditionering of recycling van de teruggenomen tonercartridges.
Het tonerpoeder in de tonercartridges bevat geen stoffen die gevaarlijk zijn voor het milieu. Dit betekent dat de stoffen geclassificeerd met de R zinnen R50, R53, R50/53, R52/53, R51/53 en R59 volgens richtlijn 1999/45/EG niet zijn toegestaan. Als bewijs voor de bovenstaande eisen dient een certificaat of een ander formeel document van een onafhankelijk orgaan meegestuurd te worden met de offerte waaruit blijkt dat aan deze minimumeis wordt voldaan. Indien bedoeld certificaat is afgegeven door Nordic Swan of Blaue Engel wordt in ieder geval aan deze minimumeis voldaan.
Pagina 22 van 27
6.4
Logistieke eisen (beide percelen)
1.
Bestel- en verpakkingseenheid: Al het door leverancier te leveren blanco papier in de categorie standaard, formaat A4, wordt afgeleverd in dozen van 2.500 vel of 5 pakken à 500 vel. Het standaard ‘bulkvolume’ papier ‘80 g/m2’ wordt door de afzonderlijke locaties van ROC ID College per pallet besteld. Voor alle andere categorieën en formaten geldt aflevering in losse dozen van 5 pakken à 500 vel.
2.
Transportverpakking: Het papier moet zodanig worden verpakt dat de verpakking tijdens vervoer en opslag voldoende bescherming biedt tegen invloeden van buitenaf. In de verpakkingen wordt geen PVC gebruikt. Verpakkingen zijn zo veel mogelijk van gerecyclede grondstoffen gemaakt. leverancier heft geen statiegeld op de pallets. Hij neemt de pallets wel mee terug.
3.
Voorraad: De leverancier zorgt ervoor dat de door hem aangeboden papiersoorten altijd leverbaar zijn.
4.
Wijze van bestellen: Bestellingen van locaties van ROC ID College kunnen per e-mail of op een andere elektronische wijze plaatsvinden. ROC ID College streeft naar een vereenvoudiging en uniformering van het bestel- en afleverproces. ROC ID College ziet hiertoe mogelijkheden via het door leverancier kosteloos ter beschikking stellen van een gebruiksvriendelijk internet-bestelsysteem dat webbased is (via een browser. Na het inloggen door een bestelbevoegd persoon van ROC ID College zijn direct de van toepassing zijnde gegevens, producten, prijzen en bestelhistorie zichtbaar. ROC ID College eist van de te selecteren leverancier dat deze pro-actief meedenkt en meewerkt aan de invoering en optimalisatie van een geautomatiseerd bestelsysteem.
5.
E-procurement: ROC ID College heeft op dit moment een start gemaakt met de implementatie van een verplichtingenadministratie. Hierbij wordt gebruikt gemaakt van het systeem 2020 vision, welke tevens gebruikt wordt voor de factuurafhandeling. Gedurende het komende jaar of jaren zal deze verplichtingenadministratie verder ingericht worden waarbij er mogelijk koppelingen gemaakt dienen te worden tussen de verplichtingenadministratie van ROC ID College en het bestel- en ordersysteem van de verschillende leveranciers. Deze koppeling is mogelijk op 2 manieren: 1. Vanuit systeem ROC ID College een uitstapje maken naar de website van de leverancier, daar de order aanmaken en deze via SOAP weer overnemen naar het systeem van ROC ID College voor autorisatie. Na autorisatie stuurt systeem ROC ID College een fiattering door naar leverancier. 2. Het uitwisselen van catalogus informatie. De order in het geheel in het systeem van ROC ID College aanmaken en dan na autorisatie een XML bericht sturen aan de webservice van de leverancier. Bij aanvang van het contract zal waarschijnlijk eerst zonder koppeling gewerkt worden totdat het systeem goed ingericht is.
Pagina 23 van 27
6.
Wijze van leveren: De ROC ID College wil haar milieubelasting beheersen en waar mogelijk minimaliseren, om voor zover mogelijk een bijdrage te leveren aan een duurzame samenleving. Daarom streeft zij naar een uniformering/standaardisering van het afleverproces en een vermindering van het aantal aflevermomenten. In overleg met ROC ID College en de locaties wordt hiervoor één vaste afleverdag per week vastgesteld. Leverancier is in staat wekelijks op deze vaste dag te leveren per afleveradres. ROC ID College verwacht van de te selecteren leverancier dat deze pro-actief meedenkt en meewerkt aan de invoering hiervan. leverancier is in afwijking op bovenstaande (bij uitzondering) in staat op een afwijkende dag te leveren. Eventuele meerkosten voor deze extra levering kunnen door leverancier worden aangegeven op het prijzenblad. De reguliere bestellingen moeten tot 24 uur voor levering kunnen worden geplaatst.
7.
Retouren: In geval van foutieve en/of beschadigde levering vindt herlevering plaats van het juiste papier. Dat gebeurt uiterlijk na één (1) werkdag. leverancier draagt, tegelijk met de herlevering, zorg voor het retour halen van de foutieve of beschadigde levering. leverancier draagt, zonder opgave van kosten, zorg voor het retour nemen van verkeerd besteld en/of onjuist geleverd papier als daarvan uiterlijk binnen tien (10) werkdagen na levering melding van is gemaakt door ROC ID College.
8.
De leverancier houdt voldoende voorraad van het assortiment aan om alles tijdig te kunnen leveren. Als de aangeboden specificaties niet voldoende voorradig zijn mogen incidenteel andere, kwalitatief hogere, specificaties geleverd worden tegen dezelfde financiële condities. Dit gaat altijd in overleg met ROC ID College.
9.
Leveringen vinden op werkdagen van 8.30 – 16.30 uur decentraal plaats op de diverse locaties van ROC ID College. Per locatie is er maximaal één afleverplaats.
10. Standaard wit papier wordt per volle pallet besteld, echter in incidentele gevallen moet een halve pallet ook mogelijk zijn. Voor alle andere artikelen zijn geen minimale bestelhoeveelheden. 11. Leverancier dient aan te geven hoe u garandeert dat uw aangeboden papierkwaliteiten geen problemen veroorzaken in de afdrukapparatuur. 12. Leverancier dient aan te geven welke flexibiliteit u biedt in het (sporadische) geval van een spoedbestelling. 13. Leverancier dient aan te geven bij welke papierfabrikanten u de door u aangeboden papiersoorten betrekt.
6.5
Productspecificaties (geldt uitsluitend voor perceel 1 papier)
Technische specificaties standaard papier Gr/m2 Absolute dikte Ruwheid (ISO 8791) Stijfheid (ISO 2493)
80 gr/m2 102 Micron 260ml/min MD 90 mN/CD 45 mN
Pagina 24 van 27
Relatieve vochtigheid (ISO 287) Zuurgraad (ISO 6588) Witheid D 65 (ISO 11475) Opaciteit (ISO 2471) Houdbaarheid (ISO 9706) Verpakking Lasergeschikt Certificering
30 +/- 5 7,5 bis 8,5 149 CIE 93% 150 jaar Waterdampdicht Maximale runnability (NEN 12281) ISO 14001/EMAS/ISO 9001 EU ecolabel
Functionele specificaties Het witte print- en kopieerpapier dient probleemloos en zonder storingen te kunnen worden ingezet op alle gangbare kantoorapparatuur. Het papier moet een vaste, constante kwaliteit hebben. Naast wit papier moeten er ook diverse soorten gekleurd papier van dezelfde fabrikant afgenomen kunnen worden. Op iedere verpakking moet goed leesbaar de inhoud vermeld staan. Pallets mogen niet groter zijn dan 80x120 cm. Ze mogen niet zwaarder belast worden dan 550 kilo. Ze mogen niet hoger zijn dan 150 cm. Excl. pallet. Er wordt gewerkt met retourpallets waar geen statiegeld op zit. Alle kosten (inclusief transportkosten) zijn bij de prijs inbegrepen. Als er door schuld van ROC ID College een retourtransport nodig is, dan mogen de werkelijk gemaakte transportkosten door de leverancier in rekening worden gebracht. Bestellingen worden één keer per week door de leverancier uitgeleverd. Deze worden uiterlijk 24 uur van tevoren besteld. Afleverdag (in overleg) te bepalen door leveranciers. Assortiment papiersoorten Standaard 80 grams A4 papier 2 gaats A4 4 gaats A4 23 gaats A4 80 grams A3 Deze artikelen moeten in wit en 10 andere kleuren beschikbaar zijn. In 2011 heeft ROC ID College 7.200 dozen standaard wit A4 papier verbruikt en 1.500 dozen van een afwijkende maat en/of kleur. 6.6
Contractmanagement (geldt voor beide percelen)
1.
Het centrale contractmanagement wordt uitgevoerd door de Proceseigenaar van ROC ID College. Leverancier stelt één vast aanspreekpunt aan voor de duur van de raamovereenkomst. De contactpersoon van de leverancier zal tenminste twee maal per jaar met de proceseigenaar de raamovereenkomst evalueren. Dit betreft een evaluatie van de afgelopen periode en een blik op de komende periode. De rapportage van de afgelopen periode wordt besproken, met aspecten zoals de kwaliteit van de producten en de (her)leveringen.
2.
Rapportages: De leverancier levert de gevraagde managementrapportages aan de proceseigenaar zoals is vastgelegd in de raamovereenkomsten. Aan de proceseigenaar wordt per kwartaal digitaal een opgave verstrekt van de bestellingen van de locaties
Pagina 25 van 27
betreffende volumes en tegelijk met de rapportage van het vierde kwartaal een ‘dumpbestand’ met detailgegevens over de totale afzet/omzet van het afgelopen jaar. 3.
U dient aan te geven hoe u ROC ID College informeert over nieuwe marktontwikkelingen.
4.
U dient aan te geven hoe u denkt vorm te geven aan periodieke bespreking en contractmanagementrapportages . Voeg een voorbeeld van een dergelijke rapportage toe. Leveringsbetrouwbaarheid is daar in ieder geval een onderdeel van.
5.
U dient aan te geven welke extra toegevoegde waarde u verder nog, naast alle andere punten, kunt leveren voor ROC ID College.
6.7
Prijzen (geldt voor beide percelen)
1.
Leverancier dient het prijzenblad volledig in te vullen met gebruikmaking van de digitale versie (Excel) van de prijsbijlage (Bijlage 6) die is verstrekt. Voor de beide percelen zijn twee afzonderlijke tabbladen opgesteld. Leverancier dient de geel gearceerde cellen in te vullen. leverancier mag geen formules wijzigen. Het niet volledig invullen of wijzigen van het prijzenblad leidt tot het buitenbeschouwing laten van de offerte. De prijsopgave dient in Euro’s en exclusief BTW te geschieden.
2.
De door leverancier aangeboden prijzen dienen gebaseerd te zijn op dit beschrijvend document. Alle kosten dienen te zijn opgenomen. Leverancier kan tijdens de contractperiode geen kosten in rekening brengen die hij niet in het prijzenblad van zijn offerte heeft opgenomen.
6.8
Veiling (geldt voor beide percelen)
De definitieve bepaling van de prijs waarvoor de opdracht wordt gegund vindt plaats tijdens de elektronische veiling zoals vermeld in paragraaf 3.9. Het offertebedrag (de waarde van het ‘winkelmandje’) dat in de offerte is opgegeven, is het openingsbod voor deze veiling. 6.9
Facturering en betaling (geldt voor beide percelen)
De leverancier factureert eenmaal per maand aan ROC ID College. Deze factuur is voldoende gespecificeerd en bevat in ieder geval de volgende gegevens: locatie, specificatie van het bestelde, tarief en betreffende tijdsperiode (zie tevens paragraaf 6.4.5). 6.10
Indexering (geldt voor beide percelen)
Prijzen kunnen per contractjaar worden aangepast met een overeengekomen index. De eerste aanpassing van prijzen kan op de verjaardag van de raamovereenkomst plaatsvinden. Als basis voor de eerste wijziging dient het indexcijfer van de maand voorafgaand aan de maand waarop de raamovereenkomst is ingegaan. Voor de berekening wordt het gemiddelde van het prijsindexcijfer van dat betreffende gehele jaar toegepast. Indien er geen definitieve cijfers bekend zijn, worden de voorlopige cijfers gebruikt. Op de opdracht is de hierna genoemde index van toepassing: perceel 1: ‘Index Xerografisch papier’ perceel 2: ‘consumenten prijsindexcijfer kantoorartikelen categorie 09530 cpi’
Pagina 26 van 27
Deze zijn uitgegeven door het Centraal Bureau van de Statistiek, Divisie Macro-economische statistieken en publicaties, de Sector Indexcijfers prijzen en conjunctuur. Het nieuwe bedrag, na indexering, wordt rekenkundig afgerond op één eurocent. leverancier geeft minimaal één maand voor de ingangsdatum van nieuwe tarieven een onderbouwd voorstel aan ROC ID College. Prijswijzigingen gaan pas in nadat ROC ID College hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven. Deze toestemming zal niet worden geweigerd indien deze tot stand is gekomen volgens de bovenstaande methodiek. 6.11
Stageplaatsen en gastcolleges (geldt voor beide percelen)
De leverancier geeft aan dat hij bereid is om jaarlijks onderwijsdeelnemers van ROC ID College voor hun beroepspraktijkvorming (BPV=stage) voor een bepaalde periode te plaatsen in zijn onderneming. De leverancier geeft het aantal fulltime equivalenten van stageplaatsen weer met daarbij voor welk type functies/opleidingen dit geldt. In bijlage 9 is een overzicht opgenomen van relevante opleidingen. Hierbij dient tevens aangegeven te worden voor welk niveau deze relevant is/zijn. Indien de leverancier nog geen erkend leerbedrijf is, dan dient hij aan te geven dat het bedrijf bereid is mee te werken aan een erkenning door Kenniscentra als erkend leerbedrijf. De leverancier beschrijft hiernaast tevens andere manieren van kennisoverdracht aan de onderwijsdeelnemers en docenten van ROC ID College. Denk hierbij aan het verzorgen van gastlessen, voorlichting geven, docenten briefen van actuele marktontwikkelingen, etc. Als leidraad hanteert ROC ID College de regel dat 5% van de opdrachtwaarde ten gunste moet komen aan bovengenoemde activiteiten.
Pagina 27 van 27
