KONINKLIJKE MUNTSCHOUWBURG LEOPOLDSTRAAT 4 - BE 1000 BRUSSEL THEATRE ROYAL DE LA MONNAIE RUE LEOPOLD 4 - BE 1000 BRUXELLES WWW.DEMUNT.BE - WWW.LAMONNAIE.BE
BIJZONDER BESTEK met betrekking tot een concessie voor openbare dienstverlening voor een bar/café april 2007 Gunningswijze: algemene aanbesteding Bijzonder bestek nr.: BB - FOH0702
BB - FOH0702
–
Financieel Beheer
– 12/04/2007 – Pagina 1
INHOUDSOPGAVE 1. Doel van de concessie 1.1 De Koninklijke Muntschouwburg (KMS) samengevat 1.2 Doel van de concessieovereenkomst 1.3 Duur van de concessieovereenkomst 1.4 Activiteiten 1.5 Bezoekcijfers van de KMS 2. Aanbestedende dienst 3. Gunningswijze van de concessie 4. Inschrijvingen 4.1 Model en aantal exemplaren 4.2 Vorm van de inschrijvingen 4.3 Verzending van de inschrijvingen 4.4 Uiterste dag en uiterst tijdstip voor de indiening van de inschrijvingen 4.4 Dag en tijdstip waarop de offertes worden geopend 4.4 Plaats waar de offertes worden geopend 4.5 Geldigheidsduur van de offertes 4.6 Taal van de offerte 4.7 Documenten die verplicht bij de offerte moeten worden gevoegd 4.7 Fouten en weglatingen 4.8 Onregelmatige offertes 5. Criteria voor kwalitatieve selectie 5.1 Uitsluitingscriteria 5.2 Financiële en economische capaciteit 5.3 Technische capaciteit 6. Verplichtingen van de uitbater 6.1 Algemene verplichtingen 6.2 Verplichtingen met betrekking tot het tewerkgestelde personeel 6.3 Kwaliteit van de geboden diensten 6.4 Te koop aangeboden producten en prijzen 6.5 Meubilair 6.6 Infrastructuurwerken 6.7 Lokalen 6.8 Onkosten 6.10 Verantwoordelijkheden en verzekeringen 6.11 Herstellingen en onderhoud 6.12 Veiligheid 6.13 Controle van de voorwaarden van de overeenkomst 6.14 Openingsuren 6.15 Achtergrondmuziek 7. Uitbesteding 8. Concessievergoedingen 9. Waarborg 10. Einde van de concessie 11. Gevallen waarin de overeenkomst kan worden verbroken 12. Gunningscriteria 13. Bevoegdheden van de rechtbank
BB - FOH0702
–
Financieel Beheer
– 12/04/2007 – Pagina 2
1. Doel van de concessie 1.1 De Koninklijke Muntschouwburg (KMS) samengevat De Muntschouwburg bestaat al sinds de 17de eeuw en is een openbare instelling onder federale bevoegdheid. De instelling wordt gecontroleerd door het Rekenhof. De voornaamste opdracht van de Muntschouwburg is het opvoeren van operavoorstellingen. De KMS bevindt zich op de Leopoldstraat nr. 4 en de ateliers bevinden zich op de Leopoldstraat nr. 23 te 1000 Brussel. De KMS is een niet-btw-plichtige, parastatale overheidsdienst van categorie B. Het identificatienummer van de KMS is BE 206.492.907. Voor meer informatie over de activiteiten en de werking van de KMS kunt u terecht op de website www.demunt.be.
1.2 Doel van de concessieovereenkomst De concessiegever geeft de bezetting en exploitatie van de aangeduide lokalen in de front of house van de KMS, gelegen aan de Leopoldstraat 4 te 1000 Brussel, in concessie, met het oog op de exploitatie van een café/bar. Op de plannen (bijlage 1) worden de lokalen aangegeven die deel uitmaken van de concessie. De exploitatie van die ruimtes mag de activiteiten van de KMS in geen geval hinderen. De plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn wanneer er geen voorstellingen plaatsvinden, omvatten drie afzonderlijke ruimtes. - De inkomhal (+/- 9 m x 17,5 m): het publiek kan de inkomhal direct betreden vanaf het Muntplein, via drie dubbele deuren. - De boekhandelruimte (+/- 16,5 m x 4,20 m) die rechtstreeks met de inkomhal is verbonden, en zich bij het binnengaan in de Muntschouwburg direct links bevindt. Deze ruimte is toegankelijk via een dubbele deur tussen de twee trapdelen van de staatsietrap. - De horecaruimte (+/- 16,5 m x 4,20 m) die symmetrisch ligt met de boekhandelruimte en rechtstreeks met de inkomhal is verbonden, bevindt zich bij het binnengaan in de Muntschouwburg direct rechts. Deze ruimte is toegankelijk via een dubbele deur tussen de twee trapdelen van de staatsietrap. Er wordt een bezoek georganiseerd op woensdag 2 mei om 15:00 uur; afspraak aan de “artiesteningang” in Leopoldstraat 4 te 1000 Brussel. De gekozen concessiehouder wordt door de concessiegever op de hoogte gehouden van het verloop van de installatiewerkzaamheden en de voltooiing ervan. Ter informatie werd een planning van de werkzaamheden aan dit Bijzondere Bestek (bijlage 2) toegevoegd.
BB - FOH0702
–
Financieel Beheer
– 12/04/2007 – Pagina 3
1.3 Duur van de concessieovereenkomst Deze concessie wordt toegekend voor een duur van 3 (drie) jaar en kan met periodes van 2 (twee) jaar worden verlengd. De overeenkomst wordt van kracht vanaf de dag dat de toegewezen lokalen worden betrokken, wat tussen 1 september en 15 oktober 2007 is gepland. Die datum wordt tevens als de jaarlijkse vervaldag beschouwd. Na 3 (drie) jaar eindigt de concessie op de vervaldag, zonder voorafgaande kennisgeving van de partijen. De concessiegever verleent de concessiehouder een voorkeurrecht voor een eventuele verlenging van de concessie. Binnen ten laatste 6 (zes) maanden vóór de jaarlijkse vervaldag beginnen er onderhandelingen over een eventuele verlenging van de concessie en over de bepaling van de dan toepasselijke voorwaarden. Als de concessiehouder de overeenkomst vóór het einde van de termijn ervan wil verbreken, moet hij de concessiegever daarvan minstens 6 (zes) maanden van tevoren met een aangetekende brief op de hoogte brengen. De concessiegever en concessiehouder kunnen de overeenkomst van tevoren opzeggen als de voorwaarden ervan niet worden nageleefd. In dat geval volstaat een gemotiveerde opzeggingsbrief voorafgegaan door twee ingebrekestellingen. De opzeggingstermijn in dat geval duurt drie maanden. De opzegging en ingebrekestellingen moeten met een aangetekende brief gebeuren. Als de concessiehouder zo’n zware fout begaat dat de samenwerking onmogelijk wordt, wordt de overeenkomst automatisch met een aangetekende brief opgezegd. In geval van een voorafgaande opzegging of een verbreking van de overeenkomst kan geen enkele partij compensatievergoedingen eisen.
1.4 Verlenging van de concessie De overeenkomst wordt na afloop van de termijn van 3 (drie) jaar verlengd, tenzij een van de partijen zich daar minstens 6 (zes) maanden vóór de vervaldag aan de hand van een aangetekende brief uitdrukkelijk tegen verzet. De concessie wordt in voorkomend geval met periodes van 2 (twee) jaar verlengd onder de voorwaarden die door de geldende wetten en voorschriften zijn bepaald. Het niet verlengen van de concessie geeft de concessiehouder geen recht op een vergoeding.
1.5 Activiteiten De toegewezen lokalen, die worden omschreven in bijlage 1, zijn uitsluitend bestemd voor de exploitatie van een bar/café. De bar/het café bevindt zich op het gelijkvloers van de Muntschouwburg, in de rechtervleugel, en profiteert van het feit dat de bezoekers van de KMS er voorbijkomen.
BB - FOH0702
–
Financieel Beheer
– 12/04/2007 – Pagina 4
1.6 Bezoekcijfers van de KMS Aantal voorstellingen (uitgezonderd verhuur zalen): 192 voor het jaar 2004 174 voor het jaar 2005 217 voor het jaar 2006 Aantal toeschouwers (uitgezonderd verhuur zalen): 159 888 voor het seizoen 2005-2006 77 019 tussen september 2006 en januari 2007
Procentuele verdeling: 45 % abonnees 35 % kaartverkoop 5 % internetverkoop 7 % verkoop via de Commerciële Dienst 8 % gratis toegangskaarten
Aantal rondleidingen: 686 voor het jaar 2005 756 voor het jaar 2006 Totaal aantal deelnemers aan de activiteiten van de Educatieve Dienst: 39 673 voor het jaar 2005 36 595 voor het jaar 2006 Hou er rekening mee dat deze cijfers uitsluitend ter informatie worden meegedeeld.
2. Aanbestedende dienst Adres van de aanbestedende dienst: Koninklijke Muntschouwburg Leopoldstraat 4 1000 Brussel Leidende ambtenaar:
Bernard Coutant Tel: +32 2 229 13 70 Fax: +32 2 229 13 82 E-mail:
[email protected]
Alleen de leidende ambtenaar is bevoegd om dit Bijzondere Bestek te wijzigen of aan te vullen. Contactpersoon:
Dominique Mertens Tel: +32 2 210 85 66 Fax: +32 2 229 13 93 E-mail:
[email protected]
De contactpersoon is de enige geldige gesprekspartner van het begin tot het einde van deze procedure.
BB - FOH0702
–
Financieel Beheer
– 12/04/2007 – Pagina 5
3. Gunningswijze van de concessie De exploitatie van de bar/het café wordt gegund via een concessie voor openbare dienstverlening met bekendmaking. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om, tijdens de onderhandelingen, af te wijken van de specificaties van dit Bijzondere Bestek.
4. Inschrijvingen 4.1 Model en aantal exemplaren De offerte moet in 2 exemplaren worden opgesteld en bestaat uit het volgende: De administratieve offerte: Ingevuld op het offertemodel in bijlage 3 van dit Bijzondere Bestek. De inschrijver moet er ook alle documenten bijvoegen met betrekking tot de kwalitatieve selectie. De ondertekende concessieovereenkomst: Bij dit Bijzondere Bestek wordt de concessieovereenkomst gevoegd die, na de gunning, de contractuele betrekkingen tussen de KMS en de concessiehouder zal regelen.
4.2 Vorm van de inschrijvingen De inschrijver is verplicht om de eventuele opgelegde en in de bijlagen opgenomen formele voorwaarden (tabellen…) strikt te respecteren. De inschrijver zal zijn inschrijving in een onherroepelijk verzegelde omslag indienen. De buitenomslag moet het volgende vermelden: •
• •
“VERTROUWELIJKE OFFERTE. Mag alleen worden geopend door de bevoegde persoon van de dienst Financieel Beheer.” in de linkerbovenhoek De referentie van dit Bijzondere Bestek, namelijk BB-FOH0702 En het volgende adres: Koninklijke Muntschouwburg, de heer Bernard Coutant, Financieel Beheer, Leopoldstraat 23 in 1000 Brussel
4.3 Verzending van de inschrijvingen a) Ofwel via e-mail: De inschrijvingen moeten uiterlijk op de dag en het uur die voor de ontvangst van de offertes werden vastgelegd, naar het e-mailadres
[email protected] worden gestuurd. De inschrijver stuurt vervolgens een ondertekende originele versie van zijn offerte via de post. De inschrijver moet er zelf voor zorgen dat hij een ontvangstbevestiging krijgt.
BB - FOH0702
–
Financieel Beheer
– 12/04/2007 – Pagina 6
b) Ofwel via fax: De inschrijvingen moeten uiterlijk op de dag en het uur die voor de ontvangst van de offertes werden vastgelegd naar het nummer +32 2 229 13 82 worden gefaxt. De inschrijver stuurt vervolgens een ondertekende originele versie van zijn offerte via de post. De inschrijver moet er zelf voor zorgen dat hij een ontvangstbevestiging krijgt.
c) Ofwel door persoonlijke afgifte: De inschrijvingen moeten uiterlijk op de dag en het uur die voor de ontvangst van de offertes werden vastgelegd aan de receptie van de KMS, ter attentie van Bernard Coutant – Financieel Beheer, Leopoldstraat 23 – 1000 Brussel, met een ontvangstbevestiging worden afgegeven.
d) Ofwel via de post: De inschrijvingen moeten ofwel via een gewone brief ofwel via een aangetekende brief worden verzonden naar de Koninklijke Muntschouwburg, ter attentie van Bernard Coutant – Financieel Beheer, Leopoldstraat 23 - 1000 Brussel. Onverminderd art. 104 van het KB van 08/01/1996 moeten de inschrijvingen de Muntschouwburg ten laatste bereiken op de dag en het tijdstip die werden vastgesteld voor de ontvangst van de offertes. De inschrijver moet er zelf voor zorgen dat hij een ontvangstbevestiging krijgt.
4.4 Uiterste dag en uiterst tijdstip voor de indiening van de inschrijvingen Vrijdag 11 mei 2007 om 14.00 uur
4.4 Dag en tijdstip waarop de offertes worden geopend Vrijdag 11 mei 2007 om 14.15 uur
4.4 Plaats waar de offertes worden geopend Koninklijke Muntschouwburg Zaal 001 (gebouw Leo) Leopoldstraat 23 1000 Brussel
4.5 Geldigheidsduur van de offertes Na de indiening van hun offerte zijn de inschrijvers er gedurende 120 (honderd twintig) dagen, vanaf de dag waarop de offertes worden geopend, aan gebonden.
4.6 Taal van de offerte Om te voorkomen dat de administratie offertes fout interpreteert, moeten de inschrijvingen in het Nederlands of in het Frans zijn opgesteld.
BB - FOH0702
–
Financieel Beheer
– 12/04/2007 – Pagina 7
4.7 Documenten die verplicht bij de offerte moeten worden gevoegd Elke offerte moet vergezeld gaan van alle documenten, formulieren of bijlagen die worden opgelegd door dit bijzondere bestek. Namelijk:
1. De inschrijver zal bij zijn offerte een document voegen met een fragment
2. 3. 4. 5. 6.
van zijn statuten, waarin de naam wordt vermeld van de persoon die bevoegd is om het genoemde bedrijf te binden, en dus om de door hem ingediende offerte te ondertekenen. Als de ondertekenaar van de offerte een andere persoon is, moet het fragment van de statuten vergezeld gaan van een passende volmacht. Het naar behoren ingevulde en ondertekende offertemodel in de bijlage van dit Bijzondere Bestek. (Bijlage 3) De naar behoren ingevulde en ondertekende concessieovereenkomst in de bijlage van dit Bijzondere Bestek. (Bijlage 4) De volledige gegevens met betrekking tot de contactpersoon van de opdrachtnemer. De documenten die worden vermeld in de criteria voor kwalitatieve selectie. De inschrijvers mogen naar eigen goeddunken aanvullende bijlagen bijvoegen, als ze dat nodig achten om te voldoen aan de eisen van dit Bijzondere Bestek.
4.7 Fouten en weglatingen Als een inschrijver in het Bijzondere Bestek of in de aanvullende documenten van de concessie fouten of weglatingen ontdekt die het onmogelijk maken om een offerte in te dienen, brengt hij daar de Financiële Dienst van de KMS onmiddellijk van op de hoogte via de post, via e-mail (
[email protected]) of via fax (+32 2 229 13 82), binnen de 5 (vijf) kalenderdagen vóór de dag van de opening van de offertes. De verzoeken die door de KMS ontvankelijk worden geacht, zullen het voorwerp zijn van een eventuele correctie en/of een eventueel uitstel van de dag van de opening van de offertes, die en/of dat aan iedere potentiële inschrijver zal worden meegedeeld.
4.8 Onregelmatige offertes Na de opening van de offertes zullen deze worden onderzocht door een evaluatiecommissie. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om de offertes die de in dit bijzondere bestek geformuleerde voorwaarden niet vervullen, als niet-conform en dus nietig te beschouwen. De toepassing van deze beschikking zal in geen geval aanleiding kunnen geven tot een schadevergoeding voor een inschrijver. De inschrijvers zullen binnen een termijn van 6 (zes) kalenderdagen vanaf de dag na de verzending van de door de aanbestedende dienst gestuurde brief alle verzoeken om aanvullende inlichtingen vanwege de Financiële Dienst moeten inwilligen.
BB - FOH0702
–
Financieel Beheer
– 12/04/2007 – Pagina 8
Afhankelijk van het verzoek zal de genoemde brief een gepastere termijn kunnen voorzien.
5. Criteria voor kwalitatieve selectie 5.1 Uitsluitingscriteria De inschrijver moet bij zijn offerte de volgende documenten voegen: 1° Een getuigschrift waarin wordt aangetoond dat er geen sprake is van een faillissementsbekentenis en evenmin van een aanvraag tot gerechtelijk akkoord, en dat er geen sprake is van een staat van faillissement of liquidatie of één of andere vergelijkbare situatie. 2° Een RSZ-getuigschrift van het voorlaatste kwartaal ten opzichte van de uiterste datum voor de ontvangst van de kandidaturen/offertes met droogstempel, waarin wordt gegarandeerd dat de inschrijver zijn betalingsverplichtingen is nagekomen op het vlak van de RSZ, bestaanszekerheid. 3° Een getuigschrift van de administratie der directe belastingen, waaruit volgt dat de inschrijver zijn betalingsverplichtingen op het vlak van de belastingen is nagekomen. 4° Een getuigschrift van de btw-administratie, waaruit volgt dat de inschrijver zijn betalingsverplichtingen op het vlak van de btw is nagekomen.
5.2 Financiële en economische capaciteit De inschrijver moet bij zijn offerte de volgende documenten voegen: 1° Het bewijs dat de concessiehouder de volgende polissen heeft gesloten: o een polis voor burgerlijke aansprakelijkheid die de concessiehouder moet beschermen tegen de financiële gevolgen van zijn burgerlijke aansprakelijkheid, die hij eventueel moet dragen ten gevolge van zijn activiteit, mensen waarvoor hij verantwoordelijk is, en/of zaken die onder zijn toezicht staan; o een verzekering die zijn bezittingen beschermt tegen mogelijke schade ten gevolge van een brand, een ontploffing, waterschade, vandalisme, rellen, een aanslag en diverse risico’s; o een polis voor exploitatieverliezen ten gevolge van schade die werd aangericht door een brand, een ontploffing, waterschade, vandalisme, rellen, een aanslag, diverse risico’s. Zodra de concessie is gegund, zullen de polissen van de concessiehouder een clausule moeten bevatten, waarin wordt afgezien van elk verhaal tegen de KMS en zijn verzekeraars. 2° Een verklaring op eer (“Ik verklaar op eer dat de informatie hieronder juist is” + datum + handtekening en naam van de gevolmachtigde) met daarin voor de laatste drie jaar de globale omzet van het bedrijf.
BB - FOH0702
–
Financieel Beheer
– 12/04/2007 – Pagina 9
5.3 Technische capaciteit De inschrijver moet bij zijn offerte de volgende documenten voegen: 1° Een lijst met referenties van zijn actuele concessies (vestigingen en verschillende partners); deze referenties zullen moeten worden aangetoond met getuigschriften. 2° een conceptuele nota waarin wordt beschreven op welke manier de inschrijver deze concessie zal uitvoeren, en waarin de volgende elementen worden opgenomen: ♦ Het beheer van de overeenkomst en de organisatie van de prestaties ervan. ♦ De structuur, de organisatie, de flexibiliteit en de deskundigheid van het beheerteam waarop een beroep wordt gedaan om deze opdracht uit te voeren. ♦ De reputatie van de inschrijver ♦ De kwaliteitscontroles en -inspecties. ♦ De aanwezige technische installaties (keukens), buiten de exploitatievestigingen. ♦ Het aantal personen die in deze keukens zijn tewerkgesteld. ♦ De lijst met de apparatuur. 3° Om de waarachtigheid van de verklaringen van de inschrijver te controleren, zal er een bezoek worden georganiseerd aan de productieruimten van de inschrijver. Op straffe van uitsluiting zal de inschrijver ervoor moeten zorgen dat dit bezoek plaatsvindt binnen de 5 dagen na het verzoek van de aanbestedende dienst. Mocht dit bezoek een verplaatsing van in totaal meer dan 250 km vanuit Brussel met zich meebrengen, dan moet de inschrijver de verplaatsings-, verblijfs- en restauratiekosten van twee vertegenwoordigers van de aanbestedende dienst voor rekening nemen. 4° Op verzoek van de aanbestedende dienst zal er een proeverij worden georganiseerd. Op straffe van uitsluiting zal de inschrijver ervoor moeten zorgen dat deze proeverij plaatsvindt binnen de 5 dagen na het verzoek van de aanbestedende dienst. Mocht deze proeverij een verplaatsing van in totaal meer dan 250 km vanuit Brussel met zich meebrengen, dan moet de inschrijver de verplaatsings-, verblijfs- en restauratiekosten van twee vertegenwoordigers van de aanbestedende dienst voor rekening nemen. 5° Een voorstel met betrekking tot een spijskaart (en prijzen).
6. Verplichtingen van de uitbater 6.1 Algemene verplichtingen De concessiehouder verbindt zich ertoe om de clausules van dit Bijzondere Bestek na te leven en te doen naleven. De concessiehouder is de enige verantwoordelijke voor het financiële beheer van de firma en voor het verloop van de zaken.
BB - FOH0702
–
Financieel Beheer
– 12/04/2007 – Pagina 10
Hij mag geen enkele onderaannemer in de hand nemen voor de exploitatie van zijn bar/café. Bovendien mag de concessie niet aan een derde worden onderverhuurd zonder uitdrukkelijke toestemming van de concessiegever. De concessie wordt persoonlijk toegekend en is niet overdraagbaar. De concessiehouder heeft, volgens een dienstregeling die later zal bepaald worden, toegang tot de tot zijn beschikking gestelde lokalen. Elke levering of elk contact met derden moet binnen die uren plaatsvinden. Er mogen geen evenementen in de door de concessiehouder ter beschikking gestelde lokalen worden georganiseerd die niet binnen het kader van deze overeenkomst passen, zoals bijvoorbeeld de organisatie van privéfeestjes. Alle caféspelen zijn verboden. Tot slot verbindt de concessiehouder zich ertoe om in de toegewezen ruimtes geen enkele activiteit van welke aard dan ook uit te oefenen of te aanvaarden die het imago van België, van zijn instellingen of de reputatie van de Koninklijke Muntschouwburg kan schaden. Elke nieuwe of aparte activiteit zal eerst moeten worden goedgekeurd door de algemene directie van de KMS.
6.2 Verplichtingen met betrekking tot het tewerkgestelde personeel De concessiehouder moet voldoende geschoold personeel in dienst nemen om op een degelijke manier een service te kunnen verlenen, en de toeloop van bezoekers op een doeltreffende manier te kunnen opvangen. Een verantwoordelijke wordt aangesteld voor het dagelijkse beheer van het etablissement. Die persoon moet op voorhand door de concessiegever worden aanvaard en is permanent aanwezig tijdens de openingsuren van het etablissement. De concessiehouder is als enige verantwoordelijk voor het personeel dat hij aanwerft, en hij moet alle geldende voorschriften in verband met het welzijn van het personeel toepassen. De kledij van het personeel wordt door de concessiegever bepaald, gekozen en voorzien. De kosten zijn voor de concessiehouder. De concessiehouder verbindt zich ertoe om aan de concessiegever een lijst van het tewerkgestelde personeel te bezorgen, die regelmatig wordt bijgewerkt. Voor elk personeelslid moet een bewijs van goed zedelijk gedrag worden overhandigd. De concessiehouder doet al het mogelijke om niet te vaak van personeel te veranderen. Het personeel verzamelt elke dag aan de ‘artiesteningang’ in de Leopoldstraat 4 te 1000 Brussel. Personeelsleden die niet werden geregistreerd, hebben geen toegang tot de lokalen. De concessiegever kan op elk moment van de concessiehouder eisen dat hij een personeelslid van het etablissement ontslaat. Dergelijke eis moet wel voldoende gemotiveerd zijn. Het personeel van de concessiehouder mag zich enkel in de toegewezen lokalen verplaatsen. Het heeft geen toegang tot andere delen van de instelling.
BB - FOH0702
–
Financieel Beheer
– 12/04/2007 – Pagina 11
Het personeel dat met de klanten in contact komt, moet tweetalig (Frans Nederlands) zijn en, indien mogelijk, ook Engels spreken om de bezoekers die geen Frans of Nederlands spreken, zo goed mogelijk te kunnen onthalen. Ten slotte stellen de concessiehouder en zijn personeel alles in het werk om frustratie bij de klant te vermijden door snel te werk te gaan. De concessiehouder is verantwoordelijk voor het medische onderzoek van zijn personeelsleden en voor hun ergonomische behoeften in verband met hun activiteiten.
6.3 Kwaliteit van de geboden diensten De concessiehouder is als enige verantwoordelijk voor de aankoop en de bewaring van de voedingsmiddelen. De concessiehouder moet verse producten gebruiken. De gebruikte producten mogen uitsluitend producten zijn die snel moeten worden verbruikt. Alle culinaire bereidingen worden extern klaargemaakt. Alle leveringen vinden plaats binnen de uren (die later zal bepaald worden) waarin de lokalen ter beschikking van de concessiehouder staan. De concessiegever wil dat de kwaliteit van de door de concessiehouder aangeboden voedingsmiddelen in alle opzichten erg hoog is. De concessiehouder verbindt zich ertoe om de concessiegever op de hoogte te brengen van de driemaandelijkse resultaten van de bacteriologische tests die worden uitgevoerd op stalen van de aangeboden voedingsmiddelen. De concessiehouder heeft in het bijzonder oog voor de volgende aspecten: - de hoge kwaliteit van de opgediende producten - de temperatuur bij het opdienen (65 °C warm/koud) - de controle van de bewaartemperaturen - de bacteriologische kwaliteit van de voedingsmiddelen - de controle van de uiterste gebruiksdatums op de verpakkingen - scheiding vuil/proper - de keuze van de bakproducten en de regelmatige verversing van het frituurvet De concessiehouder controleert ook voortdurend de volgende aspecten: - de beveiliging van de lokalen - de hygiëne van het personeel - de kwaliteit van de service - de netheid van de lokalen en van de ter beschikking gestelde installaties - het gebruik van ecologische schoonmaakproducten - de naleving van de wetgeving voor afvalbeheer - de naleving van de gezondheidswetgeving
BB - FOH0702
–
Financieel Beheer
– 12/04/2007 – Pagina 12
6.4 Te koop aangeboden producten en prijzen De concessiehouder toont vooraf de spijskaart(en) met de aangeboden gerechten en dranken aan de concessiegever, net als de prijzen ervan. De prijzen stemmen overeen met een goede prijs-kwaliteitverhouding. Een Kwaliteitscommissie, die uit leden van de directie van de KMS en erkende, door de concessiegever aangewezen professionals bestaat, zal één tot twee keer per jaar samenkomen. Elke wijziging van de aangeboden gerechten of prijzen moet eerst worden goedgekeurd door de Kwaliteitscommissie. De spijskaart(en) (zal) (zullen) om de 6 (zes) maanden worden herzien en ter goedkeuring aan de Kwaliteitscommissie worden voorgelegd. Bovendien (zal) (zullen) de voorgestelde spijskaart(en) uiterlijk 15 (vijftien) dagen nadat ze ter goedkeuring werd(en) voorgelegd aan de Kwaliteitscommissie, moeten worden goedgekeurd. De concessiehouder zal op verzoek de mogelijkheid van proeverijen moeten voorzien, met het oog op de goedkeuring van zijn spijskaarten. De prijslijst moet voldoende zichtbaar worden opgehangen, rekening houdend met de toegankelijkheidsnormen van de instelling. Deze lijst zal in het Nederlands, het Frans en het Engels moeten worden opgesteld en opgehangen. Bovendien zal de prijslijst, zowel de inhoud als het ontwerp ervan, eerst moeten worden goedgekeurd door de concessiegever. Personeelsleden van 15 (vijftien) Voor het ontbijt Er zal ook een aangeboden.
van de instelling krijgen op vertoon van hun badge een korting % op de vermelde prijs van alle gekochte consumpties. en de theetijd zal de concessiehouder vaste prijzen aanbieden. spijskaart met menu’s (gerecht + drank + dessert) worden
6.5 Meubilair Het materiaal dat door de concessiehouder wordt gebruikt, moet passen bij de inrichting van de instelling. De KMS moet het materiaal op voorhand goedkeuren. Ingeval de KMS niet akkoord gaat, mag het materiaal en/of de uitrusting niet in het etablissement worden gebruikt. Het meubilair (stoelen, tafels en koffiemachine met aangepast ontwerp) wordt voorzien en betaald door de KMS, die er de eigenaar van blijft. Dit meubilair vervangen of repareren gebeurt op kosten van de concessiehouder, volgens de door de KMS voorziene aanwijzingen (model). De thee- en koffiekopjes worden voorzien en betaald door de KMS. Het gebruikte servies (vaatwerk/borden en kommen) en de gebruikte bestekken zijn voor rekening van de concessiehouder. Ze moeten een aangepast ontwerp hebben en tevens eerst worden goedgekeurd door de KMS. De glazen met reclame moeten eveneens worden goedgekeurd door de KMS. Voor het proeven ter plaatse zullen er weckpotten en voor de afhaalservice potten in kunststof worden gebruikt.
BB - FOH0702
–
Financieel Beheer
– 12/04/2007 – Pagina 13
6.6 Infrastructuurwerken De concessiehouder mag zonder voorafgaand akkoord van de concessiegever niets installeren in de lokalen die hem worden toegewezen. In het kader daarvan moet de concessiehouder op voorhand alle nodige informatie aan de concessiegever bezorgen. Als er een akkoord is, moeten de werkzaamheden overeenstemmen met de richtlijnen van de concessiegever en moeten ze in een aanhangsel worden bepaald. Alle schade die al dan niet door de werkzaamheden van de concessiehouder wordt veroorzaakt, moet op kosten van de concessiehouder worden hersteld/vervangen. De concessiegever zorgt ervoor dat er altijd, behalve bij overmacht, telefoon- en faxlijnen (bekabeling) beschikbaar zijn. De concessiehouder betaalt de telefoonen faxkosten rechtstreeks aan zijn provider. 6.7 Lokalen De Horeca ruimte bevindt zich op het gelijkvloers van de Muntschouwburg, in de rechtervleugel. De voorraden van deze ruimte zijn aan de kelderverdieping en zijn toegankelijk door een privatieve trap. Het gebruik van de inkomhal moet beperkt zijn tot 25 (vijfentwintig) % van de totale oppervlakte. De kelders, die rechtstreeks toegankelijk moeten zijn, doen dienst als opslagplaats voor allerhande voorraden en de vuilnisbakken. Er moet een duidelijk onderscheid worden gemaakt tussen de lokalen die toegankelijk zijn voor het publiek en die welke verboden zijn. (Bijlage 5) De volledige ruimte die op het bijgevoegde plan met Horeca ruimte wordt aangeduid, is toegankelijk voor het publiek. De zones die op het plan opslagplaatsen worden genoemd, zijn uitsluitend toegankelijk voor het personeel van de Horeca ruimte en hebben een totale oppervlakte van 62 m². Een terras op het Muntplein zal ook deel uitmaken van de concessie. Voordat de toegewezen lokalen worden betrokken, moet er een gedetailleerde plaatsbeschrijving worden uitgevoerd die door de twee partijen wordt ondertekend. Dergelijke plaatsbeschrijving kan indien nodig (na allerhande werkzaamheden en ongevallen) in onderlinge overeenstemming worden gewijzigd.
6.8 Onkosten De concessiehouder beheert de concessie als een goed huisvader. De concessiehouder neemt alle kosten van de concessie voor zijn rekening, namelijk: - Alle personeelskosten, waaronder de sociale abonnementen, de administratiekosten, de verzekeringspolis om de beroepsrisico’s te dekken,
BB - FOH0702
–
Financieel Beheer
– 12/04/2007 – Pagina 14
de opleidingen, de werkkledij die door de KMS wordt opgelegd; - Alle belastingen en taksen met betrekking tot het etablissement; - De belasting met betrekking tot de exploitatie van het terras op het Muntplein, waarvoor de concessiegever een exploitatievergunning aanvraagt bij de stad Brussel; - Alle administratiekosten die door de instelling worden gemaakt, waaronder de verzekeringen, kleine kantoorbenodigdheden, computermateriaal; - Alle kosten met betrekking tot het telefoon- en faxverkeer; - De water-, elektriciteits- en verwarmingskosten volgens afzonderlijke meters; - De ventilatiekosten; - Alle kosten voor de afvalverwerking van het etablissement; - De onmiddellijke vervanging van het verloren, beschadigde of gebroken kleine materiaal; - De kosten voor de verdelging van de insecten die zich in de voor de concessie toegewezen lokalen bevinden. De concessiegever neemt de kosten voor het onderhoud van het alarmsysteem en de telefoon-/faxinstallaties voor zijn rekening, evenals de kosten voor de installatie en het onderhoud van het informaticanetwerk dat vrije toegang tot internet (WIFI) mogelijk maakt.
6.9 Reclame door de concessiehouder Elke lichtreclame is strikt verboden. De concessiegever kiest de naam van de toegewezen ruimte. Mits toestemming van de concessiegever mag de naam van de concessiehouder en/of de naam van de toegewezen plaats op de zijdeur of de etalage worden weergegeven, maar de lettergrootte en het lettertype moeten op voorhand door de KMS worden goedgekeurd. Elke andere aankondiging moet uitzonderlijk zijn en op voorhand door de concessiegever worden goedgekeurd, die zich het recht voorbehoudt om elke vorm van reclame voor elke verkoop te verbieden van producten die in strijd zijn met het imago van de KMS. Hetzelfde voorschrift geldt voor de reclameborden (binnen en buiten de KMS) en de prospectussen. Alle reclame voor de concessie, in welke vorm dan ook, moet tevens de naam en/of het logo van de concessiegever vermelden, zoals ze door de Algemene Directie van de KMS werden bepaald, en nadat die laatste daar op voorhand zijn goedkeuring voor gaf. Ten slotte moet elke communicatie naar buiten (pamfletten, televisie- en/of radiospots, enz.) in onderlinge overeenstemming met de concessiegever gebeuren, en moet deze de naam en/of het logo van de concessiegever (zoals door de KMS bepaald) vermelden.
BB - FOH0702
–
Financieel Beheer
– 12/04/2007 – Pagina 15
6.10 Verzekeringen De concessiehouder verzekert zich voor de volledige duur van de concessie tegen alle mogelijke risico’s met derden tijdens de exploitatie van de concessie. Bovendien moet hij, voor de volledige duur van de concessie, de nodige verzekeringen afsluiten voor burgerlijke aansprakelijkheid, tegen brand, ontploffingen, waterschade en glasbreuk. Op de jaarlijkse vervaldag van de concessie moet het betalingsbewijs van de vereiste premies aan de concessiegever worden bezorgd. Het niet naleven van die verplichtingen kan leiden tot de onmiddellijke opzegging van de concessieovereenkomst. Daarom moet er een kopie van de polissen aan de concessiegever worden bezorgd, voordat de overeenkomst wordt ondertekend. De concessiehouder moet de concessiegever onmiddellijk schriftelijk op de hoogte brengen van alle incidenten waarbij mensen betrokken zijn, of die schade veroorzaken aan goederen van de concessiehouder. De concessiegever kan in geen geval verantwoordelijk worden gesteld voor ongevallen die zich tijdens de exploitatie van de concessie voordeden.
6.11 Herstellingen en onderhoud De concessiegever is verantwoordelijk voor het normale onderhoud en voor de herstellingen, zoals de reiniging en het onderhoud van de afvoersystemen en -pijpen, de vorstbescherming, de verwarmingsinstallaties, enz. De concessiehouder is verantwoordelijk voor het normale onderhoud en herstellingen ten laste van de huurder. Als er herstellingen of verbeteringswerkzaamheden nodig zijn en ten laste van de concessiegever worden uitgevoerd, moet de concessiehouder daarvan te gelegener tijd op de hoogte worden gebracht. De concessiehouder moet ervoor zorgen dat de installaties vrij bereikbaar zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden. De schoonmaak van de centrale inkomhal is ten laste van de concessiegever. De concessiehouder is echter verantwoordelijk voor de controle van de centrale hal en van de boekhandel, dat wil zeggen voor de verzameling van het afval dat verband houdt met de exploitatie, om ervoor te zorgen dat deze ruimtes minstens 45 (vijfenveertig) minuten vóór elke voorstelling volledig vrij zijn, op straffe van een dwangsom. De concessiehouder staat in voor de opruiming van het voorlopige materiaal dat in de Foyer staat, zonder enige hulp van het personeel van de concessiegever. De concessiehouder zorgt voor de opruiming van de buitenplaatsen (terras) op het einde van elke exploitatie, zonder enige hulp van het personeel van de concessiegever. De concessiehouder moet zijn vuilnisbakken buiten zetten volgens een procedé dat door de concessiegever zal worden bepaald. De concessiegever zorgt tevens voor de vuilnisbakkenwagentjes. Geurtjes (hygiëne en keuken) worden in geen geval geduld.
BB - FOH0702
–
Financieel Beheer
– 12/04/2007 – Pagina 16
6.12 Veiligheid Alle veiligheidsrichtlijnen die in de instelling van kracht zijn, zijn van toepassing in de voor de concessie toegewezen lokalen en moeten nauwgezet door de concessiehouder worden nageleefd. De concessiehouder neemt daartoe alle nodige veiligheidsmaatregelen. De normen en voorschriften die door de brandweer van de stad Brussel zijn bepaald, moeten worden toegepast. Het toegestane maximale bezoekersaantal mag in geen geval worden overschreden. De brandweer kan, zonder voorafgaande waarschuwing en op elk moment, langskomen om de toegewezen lokalen te controleren. De buitendeuren van het gebouw moeten onder toezicht van het beveiligingspersoneel van de concessiegever worden gecontroleerd. De concessiehouder mag die controle niet zelf uitvoeren op straffe van onmiddellijke opzegging van de concessieovereenkomst. Het is strikt verboden aan het personeel van de concessiehouder om zich in de niet-toegewezen lokalen te verplaatsen. Als een personeelslid buiten de toegestane zone wordt opgemerkt, kan hij op staande voet worden ontslagen. De concessiehouder moet zijn personeel voldoende waarschuwen voor de sanctie die wordt opgelegd ingeval het verbod wordt overtreden. Er mag in de toegewezen lokalen niet worden gerookt, met uitzondering van het terras. Wanneer er op de hulpdiensten een beroep moet worden gedaan, moet de concessiehouder de instructies van de concessiegever opvolgen. Wanneer het gebouw bij wijze van oefening wordt ontruimd, zal het personeel in dienst van de concessiehouder daarbij worden betrokken.
6.13 Controle van de voorwaarden van de overeenkomst De concessiegever behoudt zich het recht voor om, op elk moment, de toegewezen lokalen te bezoeken en te controleren of de voorwaarden van de overeenkomst worden nageleefd. De concessiegever kan zich indien nodig door experts laten vergezellen.
6.14 Openingsuren De concessiehouder verbindt zich ertoe om de exploitatie 7 dagen per week en 12 maanden per jaar te openen van 9.00 uur tot 23.00 uur (tot 24.00 uur op avonden waarop een voorstelling en/of een evenement plaatsvindt) en van 10.00 uur tot 20.00 uur op zondag, en om de op de spijskaart voorgestelde gerechten en dranken aan te bieden. Er kunnen echter met de concessiegever andere openingsuren overeengekomen, na eerst goedkeuring te hebben verkregen.
worden
De concessiehouder moet de op voorhand bepaalde voorschriften strikt naleven. De concessiegever moet van elke gemotiveerde afwijking ten opzichte van de
BB - FOH0702
–
Financieel Beheer
– 12/04/2007 – Pagina 17
gebruikelijke openingsuren op de hoogte worden gebracht. De concessiegever beslist eenzijdig om de wijziging al dan niet te aanvaarden.
6.15 Achtergrondmuziek De concessiehouder moet in de boekhandel voor achtergrondmuziek zorgen. De concessiehouder zal voor achtergrondmuziek zorgen buiten de openingsuren van de boekhandel, volgens de hieronder vermelde muziekspecificaties: Het uitgezonden repertorium moet samenhangen met de voorstellingen die in de KMS worden gegeven. De muziekstukken moeten dus nauw verwant zijn (minstens 40 (veertig) %) met het door de KMS geprogrammeerde seizoen. De planning van het seizoen 2007-2008 is ter informatie en onder voorbehoud van wijzigingen in de bijlage toegevoegd. (Bijlage 6) De achtergrondmuziek bestaat bij voorkeur uit muziekstukken die 3 (drie) minuten of langer duren (operafragmenten bijvoorbeeld). Het muziekaanbod moet zeker een uitgestrekte periode van de 16e tot de 21e eeuw dekken en tot het “klassieke” repertorium behoren. Dit muziekaanbod mag ook andere genres, zoals jazz, wereldmuziek, enz. bevatten. De concessiehouder moet bovendien in zijn programma reclameboodschappen opnemen voor producten waarbij de medewerkers van de KMS zijn betrokken. Die reclameboodschappen moeten regelmatig worden bijgewerkt, zodat ze samenvallen met het uitkomen van cd’s en dvd’s (of andere dragers) van muziekstukken die door of in samenwerking met de KMS werden geproduceerd. Het volume van de achtergrondmuziek moet praten nog mogelijk maken. De concessiegever voorziet en installeert de kabels, maar de geluidsinstallatie (luidsprekerboxen/cd-speler of andere spelers) is ten laste van de concessiehouder. De concessiehouder sluit een overeenkomst met Sabam af en zorgt ervoor dat de organisatie wordt vergoed voor de achtergrondmuziek die hij laat horen buiten de openingsuren van de boekhandel.
7. Uitbesteding Als de inschrijver een beroep doet op de diensten van een derde, zal hij dat duidelijk in zijn offerte moeten vermelden, en daarbij de gegevens van de onderaannemer opgeven en de omvang van zijn activiteit preciseren. De aanbestedende dienst zal hiervoor toestemming moeten geven. Deze toestemming doet op geen enkele manier afbreuk aan de verantwoordelijkheid van de inschrijver, aangezien de aanbestedende dienst geen enkele contractuele verbintenis met de onderaannemer erkent. Het is echter uitdrukkelijk verboden om een beroep onderaannemer voor de exploitatie van de bar/het café.
BB - FOH0702
–
Financieel Beheer
– 12/04/2007 – Pagina 18
te
doen
op
een
8. Concessievergoedingen De concessiehouder betaalt een driemaandelijkse huur waarvan het vereiste vaste bedrag vóór de eerste van elke termijn moet worden betaald. Dat bedrag wordt voor de volledige duur van de concessie vastgelegd en komt neer op € 3000 (drieduizend) per maand. Elk jaar wordt dat bedrag geïndexeerd volgens de evolutie van het indexcijfer der consumptieprijzen en de volgende formule: Basisbijdrage x nieuw indexcijfer / aanvangsindexcijfer Het aanvangsindexcijfer is het indexcijfer der consumptieprijzen voor maart 2007, namelijk 119,72. De huur wordt verhoogd met een percentage van 8 (acht) % dat herzien kan worden op een jaarlijkse netto-omzet (exclusief btw) van € 1.000.000 (één miljoen) die in het kader van de concessie wordt gerealiseerd. Daarbovenop komt per schijf van € 100.000 1 (één) % extra voor een gegarandeerd minimum van € 25.000 (vijfentwintigduizend) per jaar. De concessiegever vraagt aan de concessiehouder een waarborg van 6 (zes) maanden huur als voorwaarde om de concessie te krijgen. Door de concessieovereenkomst te ondertekenen, verbindt de concessiehouder zich ertoe om altijd in orde te zijn met de betaling. Voor elke vertraging in de betaling wordt een verwijlinterest van 15 (vijftien) % aangerekend die automatisch, zonder ingebrekestelling en op eenvoudig verzoek van de concessiegever, verschuldigd is. De concessiehouder verbindt zich ertoe om bij de betaling van de bovengenoemde bijdragen een verklaring op erewoord te voegen met daarin de informatie waarop de berekeningen zijn gebaseerd. In dat opzicht verbindt hij zich er bovendien toe om op zorgvuldige wijze en aan de hand van formele en bewijskrachtige gegevens op vragen van de concessiegever of de door hem afgevaardigde bedrijfsrevisor te antwoorden.
9. Waarborg De concessiehouder bezorgt de concessiegever bij de ondertekening van de concessieovereenkomst een bewijs dat hij als waarborg voor het uitvoeren van de overeenkomst een bedrag van € 18.000 (achttienduizend) - gelijk aan zes maanden huur - in de deposito- en consignatiekas heeft gestort. De intresten van het gestorte bedrag worden gekapitaliseerd en bieden een extra waarborg voor de uitvoering van de overeenkomst door de concessiehouder. Nadat er op de laatste vervaldag van de overeenkomst een gedetailleerde plaatsbeschrijving werd opgemaakt die met de vorige beschrijving werd vergeleken, wordt de totale waarborg of een gedeelte ervan vrijgegeven.
BB - FOH0702
–
Financieel Beheer
– 12/04/2007 – Pagina 19
10. Einde van de concessie Zes maanden vóór de vervaldag van de concessieovereenkomst heeft de KMS het recht om het vervallen van de overeenkomst publiekelijk bekend te maken. Daartoe kan de KMS onder andere mededelingen in de toegewezen lokalen aanplakken. De concessiehouder moet tijdens de openingsuren toegang tot de boekhandel verschaffen aan nieuwe kandidaat-concessiehouders in het gezelschap van een afgevaardigde van de concessiegever. Ingeval de concessiehouder failliet of bankroet gaat, wordt de overeenkomst opgezegd. De KMS mag een schadevergoeding van 9 (negen) maanden huur eisen.
11. Gevallen waarin de overeenkomst kan worden verbroken De concessiegever behoudt zich het recht voor om de concessieovereenkomst met een eenvoudige voorafgaande kennisgeving van 3 (drie) maanden te verbreken in de volgende gevallen:
Ingeval de huur niet of 2 (twee) maanden te laat wordt betaald; Ingeval het verzekeringscontract niet wordt betaald; Ingeval de gas (elektriciteit/verwarming) op basis van de afzonderlijke tellers niet wordt betaald; Ingeval de belasting in verband met de exploitatie van een terras op het Muntplein niet wordt betaald; Ingeval de voorgestelde spijskaart beneden de verwachtingen blijft; Ingeval de concessiegever vaststelt dat de voor de concessie toegewezen plaatsen niet onberispelijk schoon zijn (vloeren, tafels, borden, terras); Ingeval een schending van de gezondheidswetgeving wordt vastgesteld; Ingeval vermoed wordt of geweten is dat de boekhouding niet transparant is.
12. Gunningscriteria Welke regelmatige offerte de interessantste is, zal worden bepaald op basis van de punten die worden verkregen voor de volgende criteria:
- Overhandigde referenties en andere administratieve documenten 10 punten - Conceptuele nota waarin wordt beschreven op welke manier de inschrijver deze opdracht zal uitvoeren (zie bij te voegen documenten) 20 punten - Indruk die wordt nagelaten tijdens het bezoek 20 punten - Kwaliteit van de proeverij
30 punten
- Evaluatie van de voorgestelde spijskaart (en prijzen) 20 punten
BB - FOH0702
–
Financieel Beheer
– 12/04/2007 – Pagina 20
Als uit de evaluatie blijkt dat de inschrijver voor één van de bovenvermelde criteria de helft van de punten niet haalt, behoudt de KMS zich het recht voor om de offerte niet verder te bekijken. De concessie zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste score. 13. Bevoegdheden van de rechtbank Alleen de rechtbanken van Brussel zijn bevoegd om geschillen te beslechten die voortvloeien uit de uitvoering van de concessieovereenkomst.
***********************************************************
BB - FOH0702
–
Financieel Beheer
– 12/04/2007 – Pagina 21
