Businessplan Gemeentegrot Valkenburg. Inhoudsopgave 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 7.0 8.0 9.0 10.0
Doelstelling Opdracht Juridische Entiteit Fiscale Consequenties Organisatiestructuur Administratieve Organisatie Personele gevolgen Sales en marketingconcept Begroting 2012 Voortgang en timing
pag. 1 pag. 1 pag. 2 pag. 2 pag. 3 pag. 3 pag. 4 pag. 5 pag. 6 pag. 7
1.0 Doelstelling: Onderzoek in eerste instantie de mogelijkheden om de gemeentegrot te verzelfstandigen van de gemeente Valkenburg aan de Geul. Subdoelen: - welke juridische mogelijkheden/belemmeringen zijn er? - welke fiscale mogelijkheden/belemmeringen zijn er? - moet hiervoor een nieuwe juridische entiteit opgericht worden? - kan de exploitatie eventueel ondergebracht worden in een bestaande entiteit bijv. de exploitatiemaatschappij Polfermolen bv Deze fase is positief afgerond waardoor de opdracht vergeven is om een business plan op te stellen waarin de meest belangrijke bedrijfsprocessen worden besproken. 2.0 Opdracht Deze opdracht voorziet erin om de belangrijkste bedrijfsprocessen in kaart te brengen en te toetsen welke gevolgen/mogelijkheden een verzelfstandigde situatie met zich meebrengt De volgende aspecten komen aanbod - juridische entiteit bepalen - fiscale consequenties vastleggen - organisatiestructuur bepalen - administratieve organisatie beschrijven - personele gevolgen onderzoeken en in kaart brengen - sales- en marketingopzet maken - financiele resultaten beoordelen en een begroting voor 2012 maken Wat de conceptanalyse betreft wordt er parallel aan deze opdracht bekeken welk concept in de toekomst geïmplementeerd kan worden. Dit valt derhalve buiten deze opdracht.
1
3.0 Juridische Entiteit Een van de eerste vragen die onderzocht is onder welke entiteit de grotten zouden kunnen gaan vallen: een nieuw op te richten BV of onder de Polfermolen Exploitatiemaatschappij. Nader onderzoek heeft uitgewezen dat het de voorkeur heeft om na verzelfstandiging de grotten onder te brengen in de bestaande exploitatie van de Polfermolen. Voordelen: - er is al een structuur waarvan men gebruik kan maken. - daardoor kost het minder tijd - het is efficiënter - en is het uiteindelijk goedkoper - het is overzichtelijker voor de gemeente - men hoeft niet op nieuw het wiel uit te vinden - meer en gemakkelijkere samenwerking en meer synergie-effecten met Polfermolen
Nadelen: - Het is ingewikkelder om losse activiteiten ( uit 1 BV) af te stoten, als daar al behoefte aan zou zijn. - De eventuele winst uit de grotten zou op kunnen gaan in de overheidsbijdrage van de gemeente aan de Polfermolen. Waardoor er minder geld beschikbaar is om in de grotten te investeren. - De algemene opinie in Valkenburg is niet altijd pro Polfermolen, dit zou misschien zijn weerslag kunnen hebben op de grotten.
4.0 Fiscale consequenties Een dergelijke besloten vennootschap is niet belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting indien de gemeente alle aandelen bezit en zij geen activiteiten verricht op het gebied van landbouw, mijnbouw, vervoer, bouwkassen, nijverheid (productie) en handel (inkoop en verkoop). Dergelijke activiteiten worden niet in de grotten uitgevoerd en dus zou zo’n vennootschap in principe geen vennootschapsbelasting verschuldigd zijn over haar winsten. Bij een geconsolideerde verlies- en winstrekening is geen winst te verwachten. Anders wordt het als er nieuwe activiteiten aan de grotten worden toegevoegd. Dit zou dan per activiteit bekeken dienen te worden. Het extern inhuren van en verhuren aan derde partijen ( bijv. ten behoeve van de kerstmarkt) heeft eveneens geen invloed op een evt. belastingplicht. ( bron: Ernst & Young)
2
5.0 Organisatiestructuur De Polfermolen kent een structuur met een eenhoofdige directie en een aantal coördinatoren, die hun eigen afdeling aansturen. Zij worden ondersteund door staffunctionarissen voor onder andere P&O, sales en financiën. Om een soepele overgang te realiseren lijkt het raadzaam om de grotten als een zelfstandige afdeling te zien met haar eigen coördinator. Hij kan dan indien gewenst participeren in het coördinatorenoverleg. Voor de verdere ondersteuning kan hij dan terugvallen op de bestaande afdelingen van de Polfermolen (De daardoor te ontstane meeruren zullen uit de huidige overhead betaald moeten worden. Huidige overhead in 2010 bedroeg ongeveer € 15.000 ) om zodoende meer synergie te creëren. Denk daarbij aan het onderling uitwisselen van medewerkers, gezamenlijke sales activiteiten, gezamenlijke inkoop enz. Ook zou de horeca-exploitant van de AGR een rol kunnen vervullen als er horeca-invulling in de grotten gewenst is. Als bijlage is een voorbeeld organigram bijgevoegd.
6.0 Administratieve organisatie Het idee leeft om de AO gelijk te laten lopen met de AO van de Polfermolen met dien verstande dat de grotten als een aparte afdeling (BU) gezien en behandeld worden. In concreto zou het er dan zo kunnen uitzien: De bedrijfsleider of zijn vervanger levert dagelijks de contante ontvangsten in bij de bank. Wekelijks worden alle goedgekeurde facturen ( < 10 per week) ingeleverd bij de Polfermolen, daar worden ze gescand en ingevoerd in het administratieve systeem. Het Bank en Kasboek worden wekelijks bijgehouden door de administratieve medewerker van de Polfermolen. Maandelijks worden door de controller de maandcijfers geproduceerd. De controller bij de gemeente die nu voor de grotten verantwoordelijk is ( L.Bemelmans), is niet dezelfde als die voor de Polfermolen (C.Maas) werkzaam is. Mijns inziens dient dit de zelfde persoon te worden. Waarbij het voor de hand ligt dat C.Maas dit gaat doen omdat ze al een aantal uren door de Polfermolen wordt bekostigd. Dit zal op gemeente niveau geregeld moeten worden (Actie 001) Omdat gemeente en Polfermolen gebruik maken van het zelfde systeem ( centric) kunnen de bestaande grootboeknummers gehandhaafd worden, wel zullen de toegangsrechten aangepast dienen te worden. (Actie 002) Het samenvoegen van beide bedrijven zorgt voor een betere cash flow en liquiditeitspositie van de exploitatie BV. Wel zal er een aparte bankrekening voor de grotten blijven bestaan. Het aantal uren dat noodzakelijk is voor een adequate administratieve bedrijfsvoering wordt nu geschat op: 5 uur per week
3
7.0 Personele gevolgen Als we naar de huidige personeelsbezetting kijken valt op dat er slechts 5 medewerkers van 15 op de loonlijst van de gemeente staan. De overige worden via payrolling door startpeople verloond. Door de grotten als afdeling van de Polfermolen exploitatiemaatschappij te beschouwen wordt de Recron cao van toepassing. Deze biedt ruime mogelijkheden om (seizoen)medewerkers door middel van o-uren of flexcontracten te binden. Behalve dat dit de flexibiliteit vergroot is het ook aanmerkelijk goedkoper. Het voorstel is dan ook om alle uitzendcontracten door de Gemeente Valkenburg aan de Geul op te laten zeggen en alle medewerkers die voldoen een dienstverband bij de Polfermolen aan te bieden. Hier zal eenzelfde uursalaris berekend worden met een afronding naar boven. Ook het gemiddelde aantal gewerkte uren over de afgelopen 12 maanden, op moment van overname, zal mee over genomen worden. Een belangrijk verschil is dat alle medewerkers die nu op zaterdag en zondag werken 100 % toeslag krijgen. In de recron CAO is er geen toeslag op zaterdag en alleen op zondag wordt 25 % toeslag uitbetaald. Dit zal voor een aantal medewerkers een reden zijn speciaal op die dagen te werken. Wellicht dat er een overgangsregeling voor de uitzendkrachten in het leven geroepen kan worden. Bijv. gedurende een half jaar op beide dagen 50 %. Op termijn zal dit een besparing van 25.000 tot 30.000 euro betekenen. Alle contracten zijn vrij opzegbaar met relatief korte opzegtermijnen. Deze kostenbesparing kan geïnvesteerd worden in een nieuw concept cq nieuwe activiteiten in de grotten. De huidige afdeling P&O kan een dergelijke stroom van nieuwe medewerkers aan met een extra tijdsbesteding van ongeveer 3 uur per week. Twee medewerkers ( de heren Smits en Dorren) zijn qua leeftijd medio 2012 pensioengerechtigd of voldoen aan de eisen voor functioneel leeftijdsontslag. Het voorstel is om deze beide medewerkers voor de resterende duur van het arbeidscontract in loondienst te laten van de Gemeente Valkenburg aan de Geul. Beide heren worden voor de tijd gedetacheerd en de loonkosten worden doorberekend aan de Polfermolen. Wel zal tijdig begonnen dienen te worden met het vinden van geschikte opvolgers van beide heren. Omdat het salaris van de heer Smits deels gesubsidieerd wordt dient er rekening gehouden te worden met een stijging van de personele kosten in 2013. De huidige bedrijfsleider ( de heer Habets) en twee oproepkrachten (Starremans en Ophoven) hebben een arbeidsovereenkomst met de Gemeente Valkenburg aan de Geul en deze zal overgeheveld dienen te worden naar de Polfermolen. Daar alle drie de medewerkers nu ambtenaar zijn zal een beëindiging van rechtswege noodzakelijk zijn. Dit zal door de juridische afdeling van de gemeente beoordeeld moeten worden. (Actie 003) Alle drie zullen ze in de Polfermolen een contract voor onbepaalde tijd dienen te krijgen waarin zijn oude arbeidsvoorwaarden gerespecteerd dienen te worden zolang de Recon CAO niet expireert. ( artikel BW: 7:662) Daarna gaat hij onder de voorwaarden van de recron cao vallen en is het raadzaam om daar waar de verschillen tussen oude en nieuwe CAO erg groot zijn een overgangsregeling af te spreken. Denk daarbij aan de toeslagen voor werken op zaterdag en zondag en evt. de pensioenvoorziening. De Gemeente Valkenburg aan de Geul zal hiervoor een reservering dienen te treffen. (Actie 004) ( Bron: Mr. R.Paulus, Arbeidsjurist) Het huidige uurloon van de heer Habets ingedeeld in de recron salarisschalen komt overeen met schaal 9. In deze schaal is niemand in de Polfermolen ingedeeld. Deze schaal hoort bij het hogere management en omvat meerdere functionele werkgebieden waarvan in de nieuwe
4
organisatie geen sprake zal zijn. Inschaling in schaal 8 ( maximaal uurloon € 18.56 ) lijkt op zijn plaats. Hierdoor zal het huidige uurloon bevroren worden totdat CAO loonaanpassingen dit verschil hebben wegwerkt. Vergelijkbare functionarissen worden in de recron cao ingedeeld in schaal 7-8. Naast de in te zetten uren voor administratie, P&O en sales ( totaal 12 uur per week) zal er ook een aantal uren begroot moeten worden voor de directievoering. Op dit moment wordt ingeschat dat er tussen 4 en 6 uur per week voor de grotten nodig zal zijn om tot een adequate directievoering te komen.
8.0 Sales- en marketingopzet Sales en marketing in de gemeentegrot kenmerkt zich door een vrij passieve manier van werken. Behoudens advertenties in de lokale VVV uitgaven, folders, website en de verspreiding van mini cards bij logiesverstrekkers in Nederlands Limburg, wordt er weinig aan sales en marketing gedaan. Binnen de grenzen van het mogelijke en wettelijk toegestane kan men onafhankelijk van het nieuw te ontwikkelen concept activiteiten toevoegen of toestaan. Denk daarbij bijvoorbeeld aan: - het feit dat de grotten aangemerkt is als trouwlocatie. Dit is onbekend en met gerichte marketing zou je zoiets onder de aandacht kunnen brengen. - ontwikkel adventure- en incentivemogelijkheden. Zoals spooktochten, grottentocht, kletterparkoersen enz. - verhuring aan verenigingen en bedrijven voor diverse activiteiten, optredens, presentaties enz. - de grot als feestlocatie voor ontvangsten, recepties, diners enz. In samenwerking met de horeca-uitbater van de Polfermolen zijn hier wellicht leuke arrangementen te verzinnen. - bedenk en ontwikkel een zomeralternatief voor de kerstmarkt gericht op locale specialiteiten en producten - slow food invulling met een kaasmakerij, champignons, vlaaien of iets dergelijks, dit zorgt voor extra bezoekers en een leuke conceptuele toevoeging. - Ontwikkel een historisch thema bijv. het ontstaan van de aarde, mergelwinning of de Bokkerijders, dat zorgt voor meer beleving en ook voor meer bezoekers. Geadviseerd wordt om een keuze uit deze opsomming te maken op basis van haalbaarheid, kosten, risico, slagingskans enz. en daar gericht een campagne voor op te zetten. Het verdient sowieso aanbeveling om een aantal uren per week gericht sales in te zetten om de bekendheid bij diverse doelgroepen te vergroten en gericht verkoop te doen. Hiervoor zijn 4 uur per week gedacht. Het opzetten van een 2.0 internetmarketing systeem is nodig om met (potentiële) klanten te kunnen communiceren, daarnaast zal ook de website vernieuwd dienen te worden
5
9.0 Begroting 2012 Op basis van alle beschikbare informatie is een begroting voor 2012 gemaakt. Als bijlage is deze begroting bijgevoegd. Baten Gezien het feit dat in 2006 voor het laatst de entreeprijzen zijn aangepast lijkt het raadzaam om voor 2012 een prijsverhoging door te voeren van € 0,25. Dit komt neer op minder dan 1% per jaar, waarmee de CPI nauwelijks gedekt is. De entree- cq huurprijs van de kerstmarkt is vooralsnog niet aangepast. Hier is nader onderzoek noodzakelijk daar het nieuwe contract op dat punt het noch toestaat noch verbiedt.(Actie 005) De overige baten zijn nagenoeg gelijk gehouden om dat nu nog niet aangenomen mag worden dat die op korte termijn zullen stijgen. Wel zal in de nieuwe situatie (2012) meer ingezet kunnen worden op externe verhuring. Lasten Personele kosten Op basis van de verstrekte informatie is een inschatting gemaakt van de personele kosten in de verzelfstandigde situatie. Daarbij is voorlopig uitgegaan van een gelijkblijvend concept en een gelijkblijvend aantal verloonde uren. Het verschil zit hem in: - minder kosten aan uitzendbureaukrachten - minder kosten aan toeslagen - overhead, hiervoor is nu zo’n € 15.000 begroot Al met al moet het mogelijk zijn in een verzelfstandigde situatie € 30.000 op personeelskosten te besparen. Kapitaallasten Dit betreft merendeels jarenlange afschrijvingen voor gedane investeringen, daardoor zal deze post de komende jaren gelijk blijven.
Overige lasten Per post is gekeken naar de realisatie in de jaren 2009 en 2010 en de mogelijkheid om daarin te besparen in 2012. Hierbij is gebleken dat deze mogelijkheden gering zijn. Derhalve zijn deze kosten zo goed als gelijk gebleven. Door afrondingsverschillen is het mogelijk dat er geen 100 % aansluiting is met de cijfers uit de gemeentelijke administratie. Met de Gemeente Valkenburg aan de Geul zal een afspraak gemaakt dienen te worden welke exploitatiebijdrage uit de grotten ten gunste dient te komen van gemeente en welk deel beschikbaar is voor de exploitatiemaatschappij. Deze evt. meeropbrengst zal daadwerkelijk
6
ten gunste moeten komen aan de grotten ( bijv. Voor nieuwe activiteiten cq een nieuw budget) en niet mogen verdampen in de andere activiteiten van de exploitatiemaatschappij. (Actie 006)
10.0 Voortgang en timing Augustus: aanbieden concept bij BM en DR September: bespreken plan en evt. aanpassen en actiepunten uitwerken September: terugkoppeling naar medewerkers grotten September: aanvraag naar Raad Oktober: besluit Raad Oktober- december: uitvoering plannen door B&W Januari 2012: overgang naar nieuwe exploitatie BV voorjaar 2012: presentatie nieuwe activiteiten.
Bunde-Valkenburg, september 2011
Wim Dupont Ondanks alle zorgvuldigheid waarmee deze rapportage is opgesteld kunnen wij voor de juistheid van de extern verkregen informatie geen aansprakelijkheid nemen. Bijlage 1: organisatiestructuur
Bijlage 2: begroting 2012
7
