Business Process Management Assessment Model

Business Process Management Assessment Model “Zet evenwichtige stappen op de weg naar Business Excellence!” december 2011

Business Process Management Assessment Model

Inhoudsopgave 1 2 3 4 5 6

Wat is Business Process Management ................................................. 1 Plateaus .................................................................................................... 2 Inrichtingsaspecten ................................................................................. 3 Het assessment model ............................................................................ 4 Resultaten................................................................................................. 5 Voor wie is dit assessment interessant? .............................................. 6


1

Wat is Business Process Management? BPM is meer dan procesverbetering. Het doel is een integraal gestuurde keten en significant betere bedrijfsvoering in zowel het direct contact met klanten (“frontoffice”), de administratieve afhandeling (“backoffice”) als eventuele distributiekanalen. Uitgangspunten daarbij zijn: · · ·

het centraal stellen van klanten en doelgroepen; een integraal ingerichte klant-tot-klant keten; concrete sturing op prestaties.

BPM leidt tot een excellente bedrijfsvoering, een ideale situatie die uw organisatie kan bereiken. In die situatie sluiten alle activiteiten naadloos op elkaar aan. Dat geheel vervolgens sluit ook nog eens perfect aan op de wensen van de klanten. Het is geen starre toestand, maar adaptief aan zich wijzigende omstandigheden. Een excellent opererende organisatie heeft bestaansrecht en is toekomstvast. Wanneer is een organisatie zo ver? Waar op de weg naar de ideale situatie bevindt uw organisatie zich? Welke (aanvullende) stappen moeten in uw organisatie concreet worden gezet om tot de excellent opererende organisaties te behoren? Het antwoord op deze vragen volgt uit een Business Excellence Assessment, zoals DCE Consultants dat heeft ontwikkeld.

BPM Assessment model

Kenmerken: • • • • •

© DCE BPM 2011

6 plateaus, elk met eigen focus 5 inrichtingsaspecten die voor BPM relevant zijn plateaus zijn gestapeld per plateau: specifieke invulling van inrichtingsaspecten positiebepaling door ‘score’. Score wordt bepaald door reacties op stellingenlijst

-1-

1


2

Plateaus In de praktijk is gebleken dat organisatorische kenmerken samenhang vertonen en daarom tezamen een plateau vormen. Elk plateau bestaat uit een samenhangend geheel van mensen, processen, structuur en systemen. Eenvoudige processen vertonen een eenvoudige structuur in hun onderlinge samenhang. Ingewikkelde processen vragen een meer complexe structurering en systeemondersteuning. De kenmerken van een plateau moeten in samenhang met elkaar hetzelfde niveau van volwassenheid aangeven. Indien bijvoorbeeld gekozen wordt voor een procesverbeteringstraject dan is dat alleen zinvol wanneer evenwicht gevonden wordt met systeemondersteuning en de mensgerichte aspecten van de werknemers als opleiding, vaardigheden en gedrag. Plateaugewijze samenhang bestaat derhalve voor elk van de elementen.

6 plateaus op weg naar Business Process Management 5. Business Excellence

Focus op borging en onderhoud voor blijvend grip op de performance van de bedrijfsvoering.

4. Externe processamenhang

Focus op verbetering door verbreding met partners in samenwerkende keten.

3. Interne processamenhang

Focus op samenhang tussen processen vanuit klantfocus.

2. Procesoriëntatie

Focus op verbetering per proces.

1. Procesbewustzijn

Eerste focus op klanten en processen. Fundament voor BE-traject. Invullen van uitgangspunten en randvoorwaarden. Focus op functies, nog geen 'sense of urgency' en/of randvoorwaarden geschapen voor start (fundamenteel) BE-traject.

0. Functies

© DCE BPM 2011

-2-

2


3

Inrichtingsaspecten DCE Consultants onderscheidt 5 aspecten die voor de inrichting van een excellente onderneming van belang zijn: 1. 2. 3. 4. 5.

Klantfocus bij de inrichting; Efficiënte proceslijnen; Beheerste werkvoorraden door logistieke inrichting; Casusgewijze benadering en monitoring; Processturing en –beheersing via regelkringen.

Elk van de inrichtingsaspecten zal in meerdere of in mindere mate zijn ingevuld of gerealiseerd. In combinatie met het bovenstaande is duidelijk dat op elk plateau de inrichtingsaspecten bepaalde kenmerken vertonen die onderling weer samenhangen omdat anders het ene aspect het andere frustreert. Zonder samenhang tussen de aspecten zijn succesvolle stappen op weg naar Business Excellence niet mogelijk. Tegen deze achtergrond kunnen we stellen, dat de plateaus onderling gestapeld zijn. Het bereiken van het ene plateau, als fase op weg naar Business Excellence, is voorwaarde voor het kunnen bereiken van het v o l g e n Scoretabel d e Plateaus

p l a t e a u .

5. Business Exc ellence

A5

B5

C5

D5

E5

4. Externe processamenhang

A4

B4

C4

D4

E4

3. Interne processamenhang

A3

B3

C3

D3

E3

2. Procesoriëntatie

A2

B2

C2

D2

E2

1. Procesbew ustzijn

A1

B1

C1

D1

E1

0. Functies

A0

B0

C0

D0

E0

A. Efficiënte proceslijnen

© DCE BPM 2011

B. procesinricht ing vanuit klantfocus

D. Monitoring C. Logistieke inrichting

E. Inrichting stuure n regelkring

- 3-

3


4

Het assessment model Het BPM Assessment Model van DCE Consultants is een hulpmiddel voor organisaties om te kunnen vaststellen op welk plateau men zich bevindt en of er werkelijke samenhang is tussen de inrichtingselementen. Door toepassing van het hulpmiddel krijgt de organisatie een “score”, waaruit blijkt waar men zich bevindt, alsmede waar evenwicht en onevenwichtigheid vóórkomt. Het assessment zelf bestaat uit een analyse op grond van documentatie, gesprekken en interviews aan de hand van een systematische stellingenlijst. De antwoorden die daaruit naar boven komen, worden in het model verwerkt en beoordeeld. Samen levert dat een beeld van de huidige situatie; de status van de onderneming. Van die status wordt ook een visuele weergave gemaakt, waardoor in één oogopslag duidelijk is, waar de onderneming staat op de weg naar Business Excellence. De kleuren in de grafische weergave zijn een representatie van de groeifase. De onderste laag moet geheel grijs zijn en mag geen roodtinten meer bevatten. Terwijl op de lagen (plateaus) daarboven het patroon donkergroen moet zijn. De lichter gekleurde of witte vlakken geven zwakkere elementen in het betrokken plateau/aspect aan. Is een laag compleet wit, dan is dit plateau in de organisatie nog niet bereikt.

Patronen assessmentmodel

LEGENDA Kleur laag 1 Basis goed

Kleur overige Cel plateau goed

• In voorbeeld zijn er voor elk aspect nog zaken die bereiken BPM in de weg staan (onderste laag is niet grijs) • Er zijn al lagen op hogere niveaus donkergroen, terwijl lager nog wit of lichtergroen; dit betekent geen evenwichtige opbouw • Dit is een potentieel risico

Basis slecht © DCE BPM 2011

Cel plateau slecht

- 5-

4


5

Resultaten Het resultaat van de Assessment is een duidelijke score van de eigen organisatie op het gebied van Business Process Management. Aan de hand van de ingekleurde patronen is het bereikte niveau aan te duiden. Maar veel belangrijker nog: duidelijk is of er in het geheel van de organisatie voldoende samenhang en consistentie voorkomt als noodzakelijke voorwaarde om te komen tot werkelijke Business Excellence.

5


6

Voor wie is dit assessment interessant? Zoals in het begin van deze brochure wordt gesteld, is Business Excellence een ideale situatie. Slechts heel weinig organisaties hebben deze ideale situatie bereikt. Wanneer u enerzijds inzicht wilt hebben in uw afstand tot de ideale situatie, en anderzijds concreet wilt weten welke stappen u moet zetten om het ideaal te bereiken, dan geeft het assessment de gewenste antwoorden. De doorlooptijd van een assessment is doorgaans enkele weken en vlot na afloop van de analyse zal de rapportage ter beschikking staan. U kunt dus snel met de juiste verbeterprojecten aan de slag! Het assessment biedt nog extra toegevoegde waarde door het periodiek te herhalen, bijvoorbeeld elk half jaar. U kunt dan zien of projecten die u gestart heeft, ook daadwerkelijk tot het verwachte resultaat leiden. Indien dat niet het geval is, kunt u vraagtekens zetten bij de investeringen die gemoeid zijn met de lopende of afgeronde projecten. Waar zij ook een bijdrage aan mogen leveren, zij helpen u niet verder op de weg naar een Excellente onderneming. Vandaar ook, dat het assessmentrapport een duidelijke aanbeveling bevat voor de projecten die er wel toe bijdragen. Indien u interesse heeft om een BPM Assessment binnen uw organisatie te laten uitvoeren, neemt u dan contact op met DCE Consultants.

DCE Consultants Walaardt Sacréstraat 405 1117 BM Schiphol Tel 0031 (0)20 4499 900 Fax 0031 (0)20 4499 999 e-mail [email protected]

6

Business Process Management Assessment Model

Recommend Documents