BAB 3 ORGANIZATION-BUSINESS PROCESS MANAGEMENT FOUNDATION

BAB 3

ORGANIZATION-BUSINESS PROCESS MANAGEMENT FOUNDATION

3.1

Organization Foundation

•

Internal Aspects of the Organization

Tabel 3.1 Internal Aspects of the Organization Kekuatan

• BINUS

University

telah

mengimplementasikan

Sistem

Manajemen Mutu yang berdasarkan pada ISO 9001 Quality Management System. Sistem Manajemen Mutu ini telah secara langsung dan berkelanjutan terus meningkatkan kualitas dan produktifitas manajemen penyekenggaraan perguruan tinggi; kualias sumber daya, terutama sumber daya manusia, kualitas konten akademik, kualitas kegiatan belajar-mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat, serta layanan secara keseluruhan kepada semua stakeholder di BINUS University. • Setelah dilakukan studi untuk mempelajari berbagai Sistem Manajemen Mutu Internasional yang ada, akhirnya diputuskan bahwa Malcolm Baldridge National Quality Award Criteria yang telah diakui di dunia internasional, merupakan evolusi lanjutan dari ISO 9001. Dimana ISO 9001 fokus pada proses,

52

sedangkan Malcolm Baldridge Criteria menambahkan fokus pada proses tersebut dengan fokus pada hasil. Di Indonesia sendiri

standar

Malcolm

Baldridge

ini

juga

telah

diimplementasikan dan dikenal sebagai “Indonesian Quality Award” yang diselenggarakan oleh Kementrian Negara BUMN untuk meningkatkan kualitas dari Badan Usaha Milik Negara. Standar ini dinilai paling sesuai bagi kondisi BINUS University saat ini untuk mencapai visinya ke depan. Sebagai langkah berikutnya dari implementasi Malcolm Baldridge Criteria tersebut adalah evaluasi dan sertifikasi dari Badan Sertifikasi Internasional yang independent dan memiliki reputasi yang baik. Proses evaluasi lengkap telah dilakukan oleh SGS pada awal tahun 2008, yang mencakup kriteria yang lebih komprehensif yang merupakan kombinasi dari ISO 9001:2000 maupun Education Criteria for Performance Excellence based on Malcolm Baldridge, terhadap seluruh kegiatan di BINUS University. BINUS University sebagai institusi pendidikan pertama di Indonesia yang berhasil mengimplementasikan dan mendapatkan

sertifikasi

berdasarkan

kriteria

Malcolm

Baldridge, Service Excellence dan IWA 2:2007, ini merupakan tantangan terus berupaya dan berinovasi dalam rangka terus meningkatkan kualitas pendidikan tinggi di Indonesia, bersamasama dengan perguruan tinggi lain, serta bimbingan dan arahan

53

pemerintah. Sebagai kelanjutan dari implementasi Standar Sistem Manajemen Mutu yang telah ada, BINUS University telah mencanangkan pula untuk mendapatkan akreditasi akademik internasional. • BINUS University dikenal dengan image world-class-nya • BINUS University dikenal sebagai universitas yang mencetak tenaga ahli di bidang IT • BINUS University terhubung dan menjadi salah satu simpul dalam

jaringan

INHERENT.

Unit

Character

Building

Development Center (CBDC) merasa perlu untuk mengambil bagian dalam peningkatan mutu pendidikan tinggi di Indonesia melalui pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) untuk menunjang kegiatan tridarma serta pengelolaan perguruan tinggi dengan berpartisipasi secara aktif pada program yang diusulkan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DIKTI). Salah satu Program Hibah Kompetisi K-1 dari keikutsertaan BINUS pada PHK K-1 adalah mengembangkan konten pembelajaran yang sifatnya terbuka untuk digunakan secara bersama-sama oleh perguruan tinggi di Indonesia yang terhubung dalam portal EDUHUB melalui jaringan INHERENT, dan mengembangkan Virtual Character Education Research Center (VCERC) yang juga melalui jaringan INHERENT. Dalam pengembangan konten

CBDC

bekerjasama

dengan

Universitas

Ciputra 54

Surabaya dan Universitas Santo Thomas Medan. Selain itu, BINUS University juga menerapkan VRCM (Virtual Research Center for Management) untuk membantu dan meningkatkan kualitas penelitian dan komunitas melalui interaksi dengan univeritas lain, industri dan masyarakat sehingga terjadi pertukaran pengetahuan Kelemahan

•

BINUS University berada di lokasi rawan macet dikarenakan jalan yang sempit di sekitar area kampus ditambah lagi dengan semakin banyaknya jumlah mahasiswa.

•

Belum berkembangnya budaya riset di antara para mahasiswa dan dosen menyebabkan kurangnya sumbangan BINUS University dalam dunia penelitian.

Kompetensi

•

Dengan dukungan sumber daya manusia dan kompetensi di bidang

teknologi

informasi

(TI),

Direktorat

Teknologi

Informasi Bina Nusantara siap membantu masyarakat dan industri,

baik

dalam

maupun

luar

negeri,

untuk

mengembangkan dan menerapkan teknologi informasi sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Adapun beberapa bidang yang dapat dibantu oleh Direktorat Teknologi Informasi Bina Nusantara meliputi penyediaan, pembuatan, pelatihan dan jasa konsultasi

untuk

akses

jaringan

(infrastruktur),

sistem

informasi/aplikasi (web based atau desktop application), content e-learning, video dan animasi. Berkat konsistensinya 55

mengembangkan

teknologi

informasi,

khususnya

pengembangan e-education, nama BINUS kian hari kian berkibar di dunia cyber. Pada tanggal 9 Desember 2000, website BINUS mendapat penghargaan 12BC e-Award sebagai ”The

Best

Indonesian

institusi/sektor

Net

publik dan

untuk

kategori

non-profit

bidang

Company” organisasi

pendidikan. Penilaian yang diberikan oleh MarkPlus & Co. dan 12BC

(Indonesian

Internet

Business

Community)

ini

menunjukan penghargaan sekaligus pengakuan masyarakat atas performa dan kiprah BINUS di tengah maraknya dunia internet. •

Menyelenggarakan program-program studi yang menunjang pengembangan

dan

penerapan

Teknologi

Informasi

kemampuan berbahasa asing, komunikasi, kepemimpinan kemampuan berinovasi dan berwirausaha serta berkarakter baik Keterbatasan

•

Kualitas pengajar sebagai bagian dari sumber daya intelektual masih terbatas dan harus terus dibina dan dikembangkan selaras dengan visi dan misi organisasi

56

•

External Aspect of the Organization

Tabel 3.2 External Aspect of the Organization Kompetisi

•

Pembelajaran Modern (Multi Channel Learning) BINUS University menerapkan MCL (Multi Channel Learning)

sebagai

metode

pembelajaran

dengan

menggunakan teknologi terkini sehingga Binusian dapat belajar dari berbagai dimensi, dimana dan kapan saja. •

Pengembangan Karakter BINUS

University

melakukan

terobosan

dengan

mengadakan kuliah Character Building agar Binusian menjadi manusia yang smart and good. •

Keahlian Entrepreneurship Entrepreneurship yang merupakan keahlian yang penting dewasa ini. Semua universitas terkemuka di dunia melengkapi mahasiswanya dengan keahlian ini, sehingga BINUS University menjadikannya sebagai mata kuliah tersendiri.

•

Budaya Belajar Budaya

belajar

Binusian

yang

menerapkan

Student

Centered Learning (SCL), Constructivism, dan Deep Learning •

Kegiatan Mahasiswa BINUS University mempunyai lebih dari 45 Unit Kegiatan Mahasiswa dan Himpunan Mahasiswa Jurusan sehingga 57

Binusian memiliki banyak pilihan untuk mengekspresikan minat dan hobinya. •

Best IT Services BINUS University memberikan sarana akses intranet dan internet. Menggunakan fiber optic untuk akses intranet dari area 5 km di sekitar kampus, dilengkapi infrastruktur internet dengan bandwith 30 MBps (international link) dan 1 GBps (national link), serta free akses hotspot di kampus BINUS University.

•

Layanan Karir BINUS University menyediakan layanan karir melalui unit BINUS Career yang bekerja sama dengan perusahaan nasional dan internasional.

Dampak

•

Dampak BINUS University terhadap lingkungan sekitar

terhadap

dapat terlihat jelas dari penciptaan lapangan pekerjaan dan

Lingkungan

juga bisnis-bisnis yang dikembangkan oleh masyarakat sekitar dalam kaitannya untuk memenuhi kebutuhan mahasiswa. Misalnya dengan terbukanya kesempatan membangun rumah kos, tempat makan, warnet, dll. •

Universitas-universitas lain mulai mendukung kegiatan belajar-mengajarnya dengan fasilitas e-learning seperti apa yang telah dilakukan oleh BINUS University sejak lama

•

BINUS

University

dengan

Yayasan

Mitra

Netra 58

meluncurkan perangkat lunak MiBee Braille Converter (MBC) Versi 4 sebagai bukti nyata kontribusi untuk melaksanakan ”Tri Dharma Perguruan Tinggi” dan hasil dari penelitian ini benar-benar bermanfaat bagi masyarakat. •

Berperan dalam kemajuan bangsa melalui bidang-bidang yang merupakan kompetensi BINUS University sebagai wujud tanggung jawab institusi, misalnya riset terapan untuk industri dan program mentoring untuk Usaha Kecil Menengah (UKM).

•

Organization’s Vision and Mission •

Vision BINUS University memiliki visi BINUS VISION 20/20 “a world-class University in continuous Pursuit of innovation and enterprise”. Maksud dari visi Bina Nusantara tersebut yaitu : -

A world class berarti internationally recognized best practices

-

Knowledge institution berarti a firm characterized by the utilization of evolvingknowledge to create economic value through its distinctive competences.

-

Innovation berarti the economically successful introduction and application of new and existing scientific knowledge for practical Purposes in order to create superior stakeholder value. 59

-

Entreprise berarti innovative business practices relating to an individual or organization’s capability to drive positive changes in the global market and environment.

•

Mission Misi BINUS University yaitu: Bina Nusantara commits to deliver excellence in education and research for the global community by: 1. Providing a learning experience that encourages and rewards innovation Definition : -

Applying an international-standard teaching- learning process and environment

-

Life-long globally –oriented journey through student centered learning

-

Vibrant learning environment that places greater emphasis on developing intellectual curiosity, exploration and the spirit of enterprise

-

Superior academic quality that inspires, challenges, and develops skills and values that enables stakeholders to reach their fullest potential

-

Excellent and unparalleled service at every touch point

2. Creating high impact applied knowledge Definition : -

Constructive contribution and effective dissemination to the universal body of knowledge that is relevant to stakeholders current needs and emerging trends in line with the spirit of enterprise 60

3. Pursuing a positive contribution to the quality of life Definition : -

Achieving success through the betterment of peoples lives by discovering potential and developing high ethical values

4. Contributing to outstanding leadership Definition : -

Becoming a role-model University in the creation of new opportunities

-

Moving towards the future by influencing others to reach shared Purposes

5. Leading corporate entrepreneurship Definition : -

Innovative and successful creation of business opportunities to enchance competitive advantage and strategic renewal

•

Goals Tujuan BINUS University adalah o World Class : Graduates of BINUS University will be accepted in the global market and environment through the highest level of education excellence encompassing teaching, learning and applied. o Knowledge Institution : A University characterized by the utilization of evolving knowledge to create economic value through its distinctive competence. 61

o Innovation : The economically successful introduction and application of new and existing scientific knowledge and teaching- learning process for practical purposes in order to create superior stakeholder value. o Enterprise : Innovative business practices relating to an individual or organization’s capability to drive positive changes in the global market and environment.

•

Objectives Berikut adalah sasaran yang berorientasi pada Quality Objectives Binus University antara lain : -

90% of students graduated on time

-

100% of Study Programs accredited “A” by the Nation Accreditation Board for Higher Education

-

85% of lecturers having good performance index

-

80% of employees satisfied with the overall University performance

-

80% of lecturers satisfied with the overall University performance

-

80% of students satisfied with the overall University performance

-

80% of graduates employed or becoming entrepreneurs at graduation

62

•

Organization Structure Struktur organisasi BINUS University adalah sebagai berikut :

77

Area yang akan dibahas dalam skripsi ini adalah academic services yang di dalamnya meliputi unit–unit : AOC (Academic Operation Center) dan SRSC (Student Registration and Service Center). Academic services merupakan pelayanan akademis yang diberikan kepada mahasiswa berkaitan dengan kegiatan yang dimulai dari persiapan perkuliahan, pelaksanaan perkuliahan, persiapan ujian (kelayakan mahasiswa ikut ujian final), permintaan penggandaan internal soal ujian, pelaksanaan ujian, pengolahan nilai, penyusunan thesis, serta pendaftaran, persiapan, pelaksanaan sidang KP, sidang skripsi, dan tugas akhir.

•

Organization Name and General Description

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Unit AOC 64

Academic Operation Center (AOC) Academic Operation Center (AOC) adalah sebuah unit organisasi yang dibentuk dengan tujuan untuk mendukung proses pembelajaran di BINUS University yaitu dengan memastikan terlaksananya kegiatan : •

Perkuliahan dan ujian

•

Proses pengolahan honor dosen

•

Proses pengolahan nilai mahasiswa

Sub unit yang berada dibawah AOC adalah : •

Subbiro Perkuliahan dan Ujian ( Subbiro P dan U )

•

Subbiro Nilai Mahasiswa

Subbiro Perkuliahan dan Ujian Subbiro Perkuliahan dan Ujian beroperasi di 3 kampusyaitu : Kampus Anggrek, Kampus Syahdan dan Kampus Kijang dengan jumlah karyawan sebanyak 19 personil dan beroperasi mulai dari pk. 07.00 hingga pk. 21.00. Unit ini bertanggung jawab penuh terhadap proses kegiatan belajar mengajar yang diselenggarakan oleh BINUS University mulai dari: •

Persiapan dan pengolahan daftar hadir kuliah mahasiswa dan dosen

•

Persiapan dan pengolahan buku dosen

•

Persiapan bahan ajar dan peralatan mengajar

•

Peminjaman ruang kuliah 65

•

Persiapan dan pelaksanaan ujian

•

Pengolahan honor dosen

Subbiro Nilai Mahasiswa Subbiro Nilai Mahasiswa berlokasi di Kampus Anggrek dengan jumlah karyawan sebanyak 7 personil dan beroperasi mulai dari Pukul. 09.00 hingga Pukul 20.00. Unit ini bertanggung jawab penuh terhadap proses pengolahan nilai yang diselenggarakan oleh BINUS University mulai dari: •

Penerimaan nilai dan berkas ujian dari dosen

•

Menangani protes nilai dari mahasiswa

•

Pengolahan nilai dan laporan hasil studi

•

Pengolahan data wisuda

•

Pencetakan dokumen kelulusan

•

Dokumentasi nilai mahasiswa

66

Gambar 3.3 Struktur Organisasi Unit SRSC

Student Registration and Service Center (SRSC) Student Registration and Service Center (SRSC) terdiri dari tiga sub unit, yaitu Layanan Mahasiswa, Layanan Keuangan Mahasiswa, dan Administrasi Registrasi. Sub Unit Layanan Mahasiswa melayani kebutuhan administrasi mahasiswa, seperti informasi mengenai registrasi, permohonan cuti kuliah, dan distribusi dokumen seperti Kartu Mata Kuliah (KMK), surat survei skripsi dan kerja praktek. Mahasiswa dilayani langsung oleh staf di Ruang Student Service Center Kampus Anggrek. Mahasiswa juga dapat bertanya melalui internet di BINUS Maya (http://binusmaya.binus.ac.id), staff help desk akan membantu menjawab. Subunit Layanan Keuangan Mahasiswa melayani mahasiswa terkait keuangan, seperti informasi pembayaran kuliah, proses auto debet biaya kuliah, pembayaran cyber@access, dan proses beasiswa prestasi akademik. Subunit

67

Administrasi Registrasi menangani penjadwalan kuliah, ujian tengah dan akhir semester, serta ujian skripsi dan kerja praktek.

•

Strategic Intent Strategi yang dilakukan dengan dasar orientasi pada Quality Policy, yaitu: “By setting up world-class standards in higher education, BINUS University provides a learning experience that encourages and rewards innovation, and thus aims to give a positive contribution to the nation through the continued practice of outstanding leadership and corporate entrepreneurship” Dalam hubungannya dengan pencapaian tujuan dan sasaran, area academic services memberikan peranan sebagai berikut : ¾

Terhadap tujuan 100% program studi terakreditasi “A” oleh negara, unit AOC memastikan bahwa operasional dari kegiatan-kegiatan yang ditunjang dan dilaksanakan telah memenuhi standar dan kompetensi yang diperlukan dalam meraih akreditasi sehingga menjadi universitas dengan World Class Operation Excellence.

¾

80% dosen puas dengan kinerja keseluruhan universitas dicapai dengan cara subbiro P dan U menjalankan operasional perkuliahan sehari-hari dengan baik dengan menyediakan keperluan dosen dalam perkuliahan. Memberikan kemudahan bagi dosen dalam mengoreksi ujian apabila dosen berhalangan mengambil berkas ujian maka akan diantarkan dengan kurir.

68

¾

80% mahasiswa puas dengan kinerja keseluruhan universitas, dapat dilihat bahwa subbiro nilai mahasiswa melayani protes nilai bagi mahasiswa yang tidak puas dengan hasil ujian dan memastikan berkas ujian tersebut diperiksa ulang. Subbiro nilai mahasiswa menerima berbagai keluhan mahasiswa, dan menyelesaikannya untuk memastikan BINUS Recognition/Alumni Relationship telah memenuhi target yang diinginkan

•

Implementation Strategy Sejak tahun 1997, BINUS University telah mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu yang berdasarkan ISO 9001 Quality Management System. Sistem Manajemen Mutu ini telah secara langsung dan berkelanjutan terus meningkatkan kualitas dan produktivitas manajemen penyelenggaraan perguruan tinggi; kualitas konten akademik; kualitas kegiatan belajar–mengajar, penelitian, dan pengabdian masyarakat; serta layanan secara keseluruhan kepada semua stakeholder di BINUS University. Tetapi dalam perjalanan BINUS University dihadapkan pada perubahan di masyarakat global dan perkembangan ilmu pengetahuan yang begitu cepat, serta harapan dari seluruh stakeholder dunia pendidikan, terutama pendidikan tinggi, mulai dari orang tua, mahasiswa, masyarakat, dunia industri, sampai dengan pemerintah yang semakin kompleks dan maju. Tantangan dan tanggung jawab yang semakin besar dan terus berubah ini mengingatkan BINUS University untuk tidak berpuas diri serta secara berkelanjutan, terus–menerus melakukan

langkah–langkah

inovasi

untuk

peningkatan

kualitas

dan 69

produktivitas manajemen, proses, dan hasil dari pendidikan tinggi. Oleh karena itu, BINUS University terus–menerus berupaya untuk meningkatkan standar dan kualitas dari Sistem Manajemen Mutu yang diimplementasikan, yang merupakan rambu–rambu utama dalam penyelenggaraan pendidikan di BINUS University. Sejalan dengan itu pula, pada tahun 2007 yang merupakan awal dari fase 25 tahun kedua BINUS, telah dicanangkan Visi 20/20 Bina Nusantara, yang kemudian diturunkan menjadi Visi 20/20 BINUS University yaitu A World Class University in continuous Pursuit of innovation and enterprise. Tantangan untuk mencapai visi tersebut membawa BINUS University kepada suatu kesimpulan bahwa sistem ISO 9001 yang selama ini telah dijalankan haruslah didukung dengan standar internasional lainnya. Setelah dilakukan studi untuk mempelajari berbagai Sistem Manajemen Mutu Internasional yang ada, akhirnya diputuskan bahwa Malcolm Baldridge Criteria yang telah diakui di dunia internasional, merupakan evolusi lanjutan dari ISO 9001. Di mana ISO 9001 fokus pada proses, sedangkan Malcolm Baldridge Criteria menambahkan fokus pada proses tersebut dengan fokus pada hasil. Di Indonesia sendiri standar Malcolm Baldridge ini juga telah diimplementasikan dan dikenal sebagai “Indonesian Quality Award” yang diselenggarakan oleh Kementerian Negara BUMN untuk meningkatkan kualitas dari Badan Usaha Milik Negara. Standar ini dinilai paling sesuai bagi kondisi BINUS University saat ini untuk mencapai visinya ke depan. Sebagai langkah berikutnya dari implementasi Malcolm Baldridge Criteria tersebut adalah evaluasi dan sertifikasi dari Badan Sertifikasi Internasional yang independen dan memiliki reputasi yang baik. Proses evaluasi 70

lengkap telah dilakukan oleh SGS pada awal tahun 2008, yang mencakup kriteria yang lebih komprehensif yang merupakan kombinasi dari ISO 9001:2000 maupun Education Criteria for Performance Excellence based on Malcolm Baldridge, terhadap seluruh kegiatan di BINUS University. Bagi BINUS University sebagai institusi pendidikan pertama di Indonesia yang berhasil mengimplementasikan dan mendapatkan sertifikasi berdasarkan kriteria Malcolm Baldridge, Service Excellence dan IWA 2 : 2007, ini merupakan tantangan untuk terus berupaya dan berinovasi dalam rangka terus meningkatkan kualitas pendidikan tinggi di Indonesia, bersama – sama dengan perguruan tinggi lain, serta dengan bimbingan dan arahan dari pemerintah. BINUS University sepenuhnya sadar bahwa hal ini hanyalah merupakan satu tahapan yang harus dilalui dalam perjalanan panjang untuk meningkatkan kualitas institusi pendidikan tinggi di Indonesia. Sebagai kelanjutan dari implementasi Standar Sistem Manajemen Mutu yang telah ada, BINUS University telah mencanangkan pula untuk mendapatkan akreditasi akademik internasional. BINUS University juga menggunakan Balance Scorecard dalam menilai kinerja manajemennya. Strategi implementasi dengan Balance Scorecard Approach yang telah dirancang secara harmonis dengan pengembangan kemampuan dan pengetahuan yang didukung dengan sistem manajemen kualitas serta langkah-langkah untuk meningkatkan kualitas materi dan sumber daya manusia. Adapun perspektif yang digunakan dalam BINUS Balance Scorecard adalah:

71

•

Growth (Financial)

•

Recognition

•

Capability Building and Execution

•

Enabler

Gambar 3.4 Balance Scorecard

Pilihan strategi (strategy choice) yang digunakan oleh area academic services adalah operation excellence.

72

Tabel 3.3 Strategy Choice Operation Excellence Proses Kunci

Proses utama yang akan dilakukan oleh area academic services adalah memastikan bahwa : •

Pemenuhan pelaksanaan operasional akademis sehari-hari dalam memenuhi kebutuhan dosen untuk mengajar sesuai dengan prosedur yang berlaku.

•

Memenuhi kebutuhan perkuliahan, ujian dan pengolahan nilai misalnya menyiapkan fasilitas perkuliahan

dengan

lengkap

sebelum

perkuliahan berlangsung. •

Melayani keluhan mahasiwa yang ingin protes nilai sesuai dengan prosedur yang berlaku.

•

Melakukan

persiapan,

pelaksanaan

sidang

pendaftaran,

Kerja

Praktek

dan (KP),

skripsi, tugas akhir, dan thesis. Organisasi dan Skill

Dalam kaitannya dengan supplier dalam hal ini dosen, area academic services menjalankan strategi yang mendorong hubungan baik dengan dosen dengan memberikan

kelancaran

dalam

melaksanakan

pengajaran. Selain itu dalam memenuhi kebutuhan dosen

sebagai

asset

yang

berharga

dimana 73

kepuasanmereka menjadi salah satu faktor yang penting bagi universitas juga diberikan berbagai pelatihan, baik itu tanpa dipungut biaya ataupun dengan diskon untuk pelatihan tertentu, untuk terusmenerus mengembangkan keahlian yang dimiliki oleh dosen. Variabel Proses Kunci

Pengukuran

keberhasilan

kinerja

berfokus

pada

kepuasan seluruh Binusian dengan memberikan layanan yang terbaik dalam kegiatan operasional sehari – hari dengan seefisien dan seefektif mungkin. Sistem Manajemen

•

BINUS University telah mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu yang berdasarkan ISO 9001 Quality Management System.

•

BINUS University sebagai institusi pendidikan pertama di Indonesia yang berhasil mengimplementasikan dan mendapatkan sertifikat berdasarkan kriteria Malcolm Baldridge, Service Excellence dan IWA 2:2007

74

•

Business Model Context ƒ

Customers Pelanggan dari BINUS University terdiri dari mahasiswa D3, S1 Reguler, Binus Internasional, Online Learning, serta S2 yang berjumlah kurang lebih 23.000 mahasiswa aktif.

ƒ

Services/Products Layanan utama diberikan oleh BINUS University ini sudah pasti dalam bentuk pendidikan, adapun beberapa layanan pendukung lainnya yaitu sebagai berikut : ƒ

Academic affairs & development

ƒ

Academic operation & administrative service

ƒ

Student, alumni & collaboration

ƒ

Academic support service

ƒ

Quality

ƒ

Technology

Program Studi Sarjana (S1) yang ditawarkan pada BINUS University : 1.

2.

Fakultas Ilmu Komputer : a.

Teknik Informatika

b.

Sistem Informasi

c.

Sistem Komputer

d.

Komputerisasi Akuntansi

Fakultas Sains dan Teknologi : a.

Arsitektur

b.

Teknik Sipil 75

3.

4.

5.

6.

c.

Teknik Industri

d.

Matematika

e.

Statistik

Fakultas Ekonomi dan Bisnis : a.

Akuntansi

b.

Manajemen

c.

Manajemen Perhotelan

Fakultas Bahasa dan Budaya : a.

Sastra China

b.

Sastra Inggris

c.

Sastra Jepang

Fakultas Komunikasi dan Multimedia : a.

Desain Komunikasi Visual

b.

Desain Interior

c.

Komunikasi Pemasaran

Fakultas Psikologi : a.

7.

Psikologi

Program Ganda : a.

Matematika & Teknik Informatika

b.

Statistik & Teknik Informatika

c.

Akuntansi & Sistem Informasi

d.

Manajemen & Sistem Informasi

e.

Teknik Industri & Sistem Informasi

f.

Teknik Industri & Manajemen 76

Program Studi Pasca Sarjana (S2) Fakultas Ilmu Komputer yang ditawarkan pada BINUS University yaitu: 1.

Magister Teknik Informatika (MTI)

2.

Magister Sistem Informasi (MSI)

Program studi yang ditawarkan pada BINUS International yaitu : ƒ

Computerter Science (RMIT, Murdoch University, University of Wollongong)

ƒ

Information System (Curtin University, Cologne Business School)

ƒ

Accounting (Curtin University, Cologne Business School)

ƒ

Marketing (Curtin University, Cologne Business School)

ƒ

Hospitality & Tourism Management

ƒ

Desain Komunikasi Visual (Northumbria University, Limkokwing University)

ƒ

Bisnis International

Program studi yang ditawarkan pada BINUS Business School yaitu : 1.

MM Business Management ƒ

Young Professional Program

ƒ

Professional Program

2.

MM Applied Finance

3.

MM Strategic Marketing

4.

MM Executive

77

ƒ

Supplier Supplier BINUS University adalah tenaga pengajar yaitu dosen. Untuk meningkatkan kualitas secara langsung, signifikan, dan berkesinambungan, BINUS University mendorong terus–menerus pengembangan skill dan pengetahuan dari setiap tenaga pengajar dengan memberikan berbagai pelatihan.

ƒ

Partners Untuk

meningkatkan

kualitas

secara

langsung,

signifikan,

dan

berkesinambungan, BINUS University menjalin kerja sama dengan berbagai lembaga, mulai dari institusi pendidikan, dunia industri, lembaga pemerintahan, hingga organisasi/asosiasi profesi, baik skala nasional maupun internasional. Kerjasama yang dilakukan dengan berbagai institusi nasional dan internasional bertujuan untuk meningkatkan jaringan kerjasama dan kualitas proses pembelajaran. Secara garis besar inisiatif kerjasama yang dilakukan telah merambah 4 benua, dan lebih dari 30 negara di dunia dengan jenis institusi yang sangat bervariasi sehingga semakin meningkatkanya jaringan kerjasama. Hal ini dilakukan agar pembangunan visi BINUS 2020 menjadi “World Class University” akan terwujud dengan lebih cepat. Berikut adalah beberapa institusi yang bekerja sama dengan BINUS University: ƒ

Kerja sama dengan institusi-institusi pendidikan, antara lain: — Asia -

Limkokwing University College of Creative Technology, Malaysia

78

-

The National University of China Overseas – Hua Da ( Huaqiao University), China

-

The Sirindhorn International Thai-German Graduate School of Engineering, Thailand

-

University Sains Malaysia, Malaysia

-

University of Toyama, Jepang

-

Xiamen University, China

-

Institut Pertanian Bogor, Universitas Gajah Mada, Universitas Indonesia, dan Univeristas Institut Teknologi Bandung dalam hal kerja sama akademik.

-

Dengan Universitas Kristen Duta Wacana, dalam hal perjanjian Cisco Networking Local Academy.

— Australia -

Curtin University of Technology, Australia

-

MacQuarie University, Australia

-

Murdoch University, Australia

-

The Royal Melbourne Instute of Technology, Australia

-

The University of Wollongong, Australia

— Eropa -

Cologne Business School, Jerman

-

Erasmus University Rotterdam, Belanda

-

INHOLLAND University, Belanda

-

Northumbria University, Inggris

79

-

Netherlands Education Centre, dalam hal pengembangan pusat informasi pada BINUS Career yang didedikasikan untuk pelajarpelajar BINUS.

— Amerika ƒ

Simon Fraser University, Canada

Kerja sama dengan industri-industri, antara lain: -

ABN Amro Bank, NV., Jakarta

-

AIG Life, PT

-

Allianz Indonesia

-

Cisco Systems, Inc

-

Dell Asia Pacific SDN – Jakarta Representative Office

-

Dream Picture 21 Co. Ltd, Korea

-

Fullcast Technology Co. Ltd., Jepang

-

Geosoft Technical Support (GTS), Singapura

-

Global Needs, Inc., Jepang

-

JW Marriott Jakarta Hotel

-

MKEA Architects, Australia

-

Oracle Indonesia, PT

-

Plaxis bv, Belanda

-

QS Asia Quacquarelli Symonds Pte Ltd, Singapura

-

SGS/JAS-ANZ, Swiss

-

PT. Acer Indonesia, dalam hal penelitian dan pengembangan di dalam Teknologi Informasi.

80

-

PT. Ad Quantum Advertising, dalam hal kerja sama akademik dan industri.

-

PT.

Astra

Internasional

Tbk,

dalam

hal

penelitian,

pendidikan/pelatihan dan layanan konsultasi. ƒ

Kerja sama dengan institusi-institusi pemerintah, antara lain: -

Departemen Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia, dalam hal pengembangan, pendidikan, dan penelitian di dalam komunikasi dan teknologi informasi.

-

Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI

-

Departemen Kebudayaan dan Pariwisata Republik Indonesia

-

Dinas Pendidikan Menengah dan Tinggi (DIKMENTI) Provinsi DKI Jakarta

-

Direktorat Jenderal Pemasyarakatan Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia

ƒ

-

Komisi Pemberantasan Korupsi

-

Pusat Data dan Informasi Departemen Pertanian (PUSDATIN)

Associations / Organisations / Foundations, antara lain: -

BEA Photographic, dalam hal Program perbaikan gempa bumi di Yogyakarta.

-

Creative Circle Indonesia (CCI), dalam hal kerja sama akademik dan industri.

-

Ikatan Arsitek Indonesia Daerah Jakarta, dalam hal Jakarta architecture database dan information.

81

ƒ

New Collaboration, antara lain: -

Macquarie University (Australia), dalam hal Program Ganda : Graduate Accounting & Commerce Centre (GACC) Programs & Magister.

-

Northumbria University (United States), dalam hal kerja sama akademik.

ƒ

Xiamen University (Cina), dalam hal kerja sama akademik.

Kerja sama BINUS Internasional (BI), antara lain: -

Curtin University of Technology (Australia), dalam hal kerja sama akademik (Institusi Pendidikan).

-

Cisco Sytems, Inc, dalam hal Cisco Networking Academy Agreement “Standard” (Industri).

-

Asian Development Bank / ADB (United States), dalam hal Program Funding (Association / Organization / Foundation)

ƒ

Key Differentiators Yang menjadi kunci perbedaan BINUS University sebagai lembaga dengan moto People, Innovation, Excellence adalah BINUS University merupakan lembaga pendidikan yang berbasis pada teknologi informasi. Penggunaan teknologi informasi pada semua produk dan jurusan menjadi salah satu nilai tambah bagi pelanggan ataupun calon mahasiswa.

82

ƒ

Resources Gedung yang dimiliki BINUS University berjumlah 3 yaitu : 1. Kampus Syahdan Terletak di Jl. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480. 2. Kampus Anggrek Terletak di Jl. Kebon Jeruk Raya No.27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530. 3. Kampus Kijang Terletak di Jl. Kemanggisan Ilir III No. 45, Kemanggisan / Palmerah, Jakarta Barat 11480. Gedung yang dimiliki BINUS International hanya 1 yaitu Kampus JWC (Joseph Wibowo Center) yang terletak di Jl. Hang Lekir I No. 6, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan 12120. Gedung yang dimiliki BINUS School yaitu: 1. BINUS School Simprug Jl. Sultan Iskandar Muda Kav. G-8 Jakarta Selatan 12220 2. BINUS School Serpong Jl. Lengkong Karya - Jelupang No. 58, Lengkong Karya / Serpong Tangerang 15322 Gedung yang dimiliki BINUS Center yaitu: 1. BINUS Center Head Office Jl. KH. Syahdan No. 20 Kemanggisan - Palmerah 83

Jakarta Barat 11480 Phone: (62-21) 5345830 ext 3203 Email: [email protected], [email protected] 2. BINUS Center Grogol Jl. Kyai Tapa Ruko Taman Gloria No. 215H Jakarta Barat 11450 DKI Jakarta, Indonesia Phone: (62-21) 560 7606, 560 7607 Fax: (62-21) 560 7554 E mail: [email protected] 3. BINUS Center Kedoya Jl. Panjang Kedoya Elok Plaza Blok DC No. 45 Jakarta 11520 DKI Jakarta, Indonesia Phone: (62-21) 580 2803, 580 2819 Fax: (62-21) 582 3623 E mail: [email protected]

•

Key Differentiatiors of the Organization BINUS University adalah salah satu institusi pendidikan tinggi yang pertama di Indonesia yang mendapatkan sertifikasi internasional, antara lain:

84

1. ISO 9001:2000 2. IWA 2:2007 (Guidelines for the application of ISO 9001:2000 in Education) 3. Education Criteria for Performance Excellence based on MBNQA Criteria 4. Service Excellence Certification Criteria Pembeda lainnya adalah sebagai berikut : 1. Sistem pembelajaran yaitu Multi Channel Learning yang terdiri dari antara lain: Self Study, Pembelajaran Self Study, dan Off Class. 2. Infrastructure, application and content yang lengkap dan canggih 3. Digital Library.

85

3.2

Process Foundation

Gambar 3.5 Proses Model

86

Gambar 3.6 Education Value Chain

Dalam industri pendidikan proses rantai nilainya terdiri dari proses inti yang dimulai dari market dan financial analytical yang menganalisis kondisi pasar beserta keuangannya, academic development and content preparation yang menyiapkan

kurikulum

management

yang

dan

mengelola

pengembangan fasilitas

akademik,

untuk

serta

facilities

melaksanakan

kegiatan

pembelajaran. Ketiga proses tersebut mendukung proses admission yang menangani penerimaan siswa/mahasiswa baru. Proses admission ini bersama dengan proses lecturer/teacher dan assistant management yang mengelola para pengajar yang dibutuhkan akan berlanjut ke proses registration and scheduling yang menangani kegiatan registrasi dan penjadwalan kegiatan pembelajaran. Setelah itu proses teaching learning (Multi Channel Learning) yang menangani kegiatan belajar mengajar yang berlangsung, dimana terbagi ke dalam kegiatan 87

belajar mengajar di kelas dan di laboratorium. Setelah itu terdapat proses examination and evaluation yang menangani proses ujian dan pengevaluasian hasil ujian yang pada akhir masa studi siswa/mahasiswa akan berlangsung proses thesis/graduation, dimana yang mempunyai kegiatan skripsi/tugas akhir dan kelulusan. Setelah kelulusan terdapat proses alumni yang menangani para alumni,

yang

kemudian

adanya

career

development

yang

membantu

pengembangan karir bagi para lulusan yang bekerja. Pada perusahaan, proses entrepreneurship yang membantu para alumni yang ingin menjadi wirausaha (entrepreneur). Adapun Endowment programs menangani program pendanaan alumni. Selain proses inti di atas, terdapat proses-proses pendukung yang terdiri dari,

process

financial

services yang

menangani

transaksi

keuangan,

lecturer/teacher and assistant management services yang menangani transaksi keuangan, lecturer/teacher and assistant management services

yang

memberikan pelayanan berupa pengembangan para pengajar, proses digital library services yang menyediakan layanan perpusatakaan secara digital, proses extraculicular and student organization services yang memberikan perayaan terhadap kegaitan organisasi siswa/mahasiswa, dan government services yang menangani hubungan dengan industri dan pemerintah serta proses evaluation management services yang memberikan pelayanan berupa layanan manajemen pendidikan.

88

ƒ

Project Start Architecture Berikut ini adalah timeline schedule pelaksanaan proyek ini :

Tabel 3.4 Timeline Schedule

ƒ

89

•

An Organization Process View

Gambar 3.7 Organization Relationship Map

•

A List of end-to-end processes Daftar end-to-end yang terjadi dalam area academic services adalah sebagai berikut:

90

-

Persiapan Perkuliahan Persiapan perkuliahan mencakup proses persiapan rapat perkuliahan, persiapan administrasi perkuliahan, persiapan fasilitas perkuliahan, dan persiapan perkuliahan MCL.

-

Pelaksanaan Perkuliahan Pelaksanaan perkuliahan mencakup proses perkuliahan rutin, perkuliahan dimajukan, dan kuliah pengganti.

-

Pengolahan Nilai Pengolahan nilai dilakukan oleh unit AOC yaitu subbiro Nilai Mahasiswa dan subbiro P dan U. Pengolahan nilai mencakup proses pengentrian nilai hasil ujian, penghitungan grade mahasiswa, penampungan keluhan protes nilai mahasiswa, dan pembuatan LHSS/daftar nilai kumulatif.

-

Pelaksanaan Ujian Pelaksanaan ujian dilakukan oleh Subbiro P dan U. Pelaksanaan ujian mencakup proses pengawasan pelaksanaan ujian, pembuatan dan pengisian buku acara ujian.

-

Permintaan Penggandaan Internal Soal Ujian Permintaan

penggandaan

internal

soal

ujian

mencakup

proses

permohonan penggandaan dokumen dan proses penggandaan dokumen.

91

-

Persiapan Administrasi Ujian Dimulai dari memeriksa kesiapan administrasi ujian dan fasilitas, kemudian membuat daftar petugas piket ujian, mengirim disket nilai untuk dosen dan tanda terima berkas ke Subiro P dan U, sampai selanjutnya prosedur pelaksanaan ujian (PR-BINUS-05-04)

-

Pendaftaran, Persiapan, dan Pelaksanaan Sidang Skripsi dan Tugas Akhir Jalur kelas Fasilkom Dimulai dari mahasiswa membentuk kelompok, melakukan bimbingan skripsi, dan mengumpulkan softcover dan berkas ujian pendadaran, kemudian pelaksanaan Ujian Pendadaran. Selanjutnya mahasiswa melakukan perbaikan hasil sidang dan mengumpulkan hardcover Jalur kelas DKV Mahasiswa membawa 3 topik beserta perlengkapannya dan melakukan bimbingan. Setelah itu menjalani ujian pendadaran dan melakukan perbaikan hasil sidang serta mengumpulkan hardcover Jalur kelas Khusus Mahasiswa melakukan bimbingan dan mengumpulkan softcover dan berkas ujian pendadaran. Kemudian melakukan ujian pendadaran. Selanjutnya

mahasiswa

melakukan

perbaikan

hasil

sidang

dan

mengumpulkan softcover.

92

-

Pendaftaran, Persiapan, dan Pelaksanaan Sidang Kerja Praktek Proses ini dimulai dari pendaftaran mata kuliah kerja paktek, pengajuan pembuatan surat pengantar, mendapatkan lokasi kerja praktek dan membuat

laporan

kerja

praktek,

penjadwalan

sidang,

hingga

pengumpulan hardcover.

-

Penyusunan Thesis Menentukan topik (mengajukan outline) dan pembimbing, melakukan bimbingan thesis dan mengumpulkan thesis, selanjutnya sidang thesis dan mahasiswa mengumpulkan hardcover, laporan teknis, dan softcover.

93

3.3

Technology Foundation

•

IT Architectural View and Blueprint

Gambar 3.8 Arsitektur Informasi

94

Gambar di atas menunjukkan arsitektur informasi yang digunakan pada BINUS University.

Semua

stakeholder

mengakses

front

end

system

melalui

PC/notebook, handphone (mobile phone), PDA, kios informasi, telepon (voice), dan report/documents. Front end system berhubungan dengan Backend system (ERP Education) melalui jaringan, baik jaringan internet, intranet, dan INHERENT. Infrastruktur jaringan ini meliputi infrastruktur data, infrastruktur SMS, dan infrastruktur voice. Semua database dan aplikasi disimpan dalam server.

•

Establishment of Required Tools and Technology Standar yang digunakan antara lain sebagai berikut:

Tabel 3.5 Required Tools and Technology Aplikasi Sistem Informasi S1 dan D3

Binus International

Tools dan Technology yang digunakan • • • • • • • • • • • • • • • •

Vb 6.0 SQL 2000 Crystal Report 8.5 Sheridan Infragistic Visual Studio 2003 (CMS dan Forum) Visual Studio 2005 (Front end) SOAP Vb 6.0 SQL 2000 Crystal Report 8.5 Sheridan Infragistic Visual Studio 2003 (CMS dan Forum) Visual Studio 2008 (Front end) SOAP 95

96 Aplikasi Sistem Informasi S2

Tools dan Technology yang digunakan • • • • • • •

Vb 6.0 SQL 2000 Crystal Report 8.5 Sheridan Infragistic Visual Studio 2008 SOAP

97 •

Identification of Existing Relevant Legacy Systems Legacy system yang dipakai oleh area academic services BINUS University antara lain sebagai berikut:

Tabel 3.6 Legacy System Academic Services Bina Nusantara

Sistem Informasi yang Digunakan

SI dan D3

1. Siskul: Merupakan sistem informasi perkuliahan yang dipakai oleh subbiro perkuliahan dan ujian untuk

mengelola

persiapan

perkuliahan

dan

pelaksanaan perkuliahan. 2. Sisfo Nilai: Merupakan sistem informasi nilai yang dipakai oleh subbiro nilai untuk mengolah nilai dan meng-upload nilai 3. Jdu: Merupakan sistem informasi jadwal ujian yang digunakan subbiro perkuliahan dan ujian untuk pelaksanaan ujian 4. Sisfo BM: Merupakan sistem informasi building management yang diperlukan pada saat pelaksanaan ujian

dan

pelaksanaan

perkuliahan

untuk

melakukan pengecekan kelengkapan kelas dan sebagainya 5. Binusmaya: Merupakan aplikasi MCL, dalam kaitannya dengan area academic services yakni peng-upload an nilai

98 Bina Nusantara

Sistem Informasi yang Digunakan

BINUS International

1. ABIOS

(Aplikasi

BINUS

International

Operational Support): Merupakan aplikasi yang menangani berbagai operasional yang terjadi dalam BINUS International. 2. Access BI: Merupakan aplikasi MCL, dalam kaitannya dengan area academic services yakni peng-upload an nilai. S2

1. AS2: Merupakan aplikasi sistem informasi yang digunakan untuk menangani berbagai operasional yang terjadi dalam BINUS S2. 2. Magister online: Merupakan aplikasi MCL, dalam kaitannya dengan area academic services yakni peng-upload an nilai.

•

Canonical Data and Data Sources Dictionary

Gambar 3.9 Canonical Data Model

99

•

Initial Business Functionality (Service) Portfolio

Tabel 3.7 Bussiness Functionality Portfolio

Business Process Student Registration & Services

Unit

Parameter/Business Sevices

Layanan Mahasiswa

create keluhan protes nilai

Administrasi Registrasi

create data jadwal mengajar sementara save data jadwal mengajar sementara update data on/off pada form jadwal

Layanan Keuangan

calculate honor mengajar dosen calculate honor pengawas print honor pengawas

IDC

Academic Operation

Subbiro Perkuliahan dan Ujian

print laporan status MCL create jadwal on / off pelaksanaan perkuliahan MCL create form daftar hadir realisasi SAP dosen print form daftar hadir realisasi SAP dosen create form perubahan jadwal create data pemeriksaan fasilitas save data pemeriksaan fasilitas print laporan pemeriksaan fasilitas create daftar dosen create transaksi absensi save transaksi absensi print transaksi absensi create form permohonan penggunaan ruang kuliah save form permohonan penggunaan ruang kuliah print form permohonan penggunaan ruang kuliah print daftar hadir mahasiswa create jadwal kuliah pengganti save jadwal kuliah pengganti print jadwal kuliah pengganti print monitoring kehadiran kuliah entry validasi kehadiran dosen dan mahasiswa print laporan summary ketidak hadiran dosen per minggu print surat keputusan mengajar update status perkuliahan create jadwal ujian save jadwal ujian

100

101 print jadwal ujian create daftar gagal kapsel save daftar gagal kapsel print daftar gagal kapsel create daftar hadir ujian save daftar hadir ujian print daftar hadir ujian create berita acara ujian save berita acara ujian print berita acara ujian create data penyerahan nilai email approval key untuk dosen AOC

print laporan realisasi anggaran rapat dosen create anggaran rapat persiapan perkuliahan save anggaran rapat persiapan perkuliahan print laporan anggaran rapat persiapan perkuliahan print laporan pemeriksaan akhir print laporan transaksi MCL print laporan summary ketidakhadiran dosen by gugus print summary kehadiran mahasiswa per semester print laporan hasil proses pelaksanaan ujian

Staff Data Centre

update LHSS / daftar nilai kumulatif

Subbiro Nilai Mahasiswa

print blanko nilai create laporan nilai print laporan nilai entry perubahan nilai posting perubahan nilai entry mid-final posting mid-final transfer nilai dari web entry koreksi di tempat upload nilai hitung nilai akhir hitung grade hitung IPS/IPK create form protes nilai print form protes nilai create daftar nilai kumulatif print daftar nilai kumulatif print laporan realisasi pengembalian nilai print laporan keterlambatan nilai print laporan summary keterlambatan

102 SRSC

Layanan Mahasiswa

Cek format dan kelengkapan thesis Cek kelengkapan softcover serta absensi Create rekapitulasi softcover Input data SPP Input nilai skripsi

Layanan Keuangan

Hitung honor pembimbing Create daftar honor pembimbing Hitung honor penguji

Administrasi Registrasi

Create honor penguji Print laporan mahasiswa yang tidak berhak ikut ujian Create pengumuman mahasiswa tidak berhak ikut ujian Cek kelengkapan berkas ujian Create laporan persiapan ujian Create surat penunjukan pembimbing Create draft dosen penguji Create surat undangan menguji Cek kualifikasi draft penguji Input rekap nilai Create kalender thesis Create rekap outline Create jadwal sidang Cek registrasi KRS Create memo pengecualian Create surat penunjukkan pembimbing

BI

ACOP

create absensi mahasiswa save absensi mahasiswa print absensi mahasiswa create daftar hadir dosen print daftar hadir dosen create jadwal kuliah pengganti save jadwal kuliah pengganti create jadwal rencana kuliah dimajukan save jadwal rencana kuliah dimajukan create bobot nilai print laporan realisasi serah nilai upload nilai update hasil perubahan nilai calculate grade nilai mahasiswa print LHSS / daftar nilai kumulatif per semester print laporan rekapitulasi nilai create laporan bulanan persiapan perkuliahan print laporan bulanan persiapan perkuliahan

103 Learning Support

print realisasi anggaran rapat dosen print laporan persiapan perkuliahan create laporan persiapan perkuliahan print laporan persiapan perkuliahan

S2

Material Support

upload materi kuliah dan silabus

Operation Support

print rekap kehadiran dosen

Finance

calculate honor mengajar dosen

ACOP

create absensi mahasiswa save absensi mahasiswa print absensi mahasiswa create daftar hadir dosen print daftar hadir dosen create jadwal Kuliah Pengganti save jadwal kuliah pengganti create jadwal rencana kuliah dimajukan create bobot nilai update status penerimaan nilai print laporan realisasi serah nilai upload nilai print LHSS / Daftar Nilai Kumulatif print laporan rekapitulasi nilai create laporan bulanan persiapan perkuliahan print laporan bulanan persiapan perkuliahan

Learning Support

print realisasi anggaran rapat dosen

Operation Support

print rekap kehadiran dosen

Material Support

upload materi kuliah dan silabus

Finance

calculate honor mengajar dosen

print laporan persiapan perkuliahan

•

Establishment of Required Technical Project Team ♦ Project Manager Tugas : 1. Mengelola manajemen proyek 2. Mengelola portofolio aplikasi 3. Mengelola pembagian aplikasi untuk mengisi kebutuhan terhadap penggunaan aplikasi untuk mempercepat proses bisnis 4. Memastikan pembersihan data hasil konversi dan migrasi data

104 5. Menjaga hubungan baik dengan pemilik (stakeholder) 6. Mengelola perencanaan proyek, dan memonitor proses yang ada dan memasukan ke dalam cakupan proyek. 7. Berinteraksi dengan manajemen dan pengguna 8. Mengelola timeline schedule agar tetap waktu yang diharapkan 9. Mengelola tim proyek 10. Mendefinisikan, menganalisa dan menyelesaikan masalah 11. Menyiapkan presentasi untuk manajemen. 12. Menetapkan status proyek 13. Menyelesaikan konflik 14. Menyiapkan sumber daya yang dibutuhkan oleh proyek 15. Melakukan proses kontrol dan pengawasan proyek 16. Menyusun laporan akhir pelaksanaan kegiatan analisa dan perancangan sistem dan melaporkannya kepada manajemen 17. Melakukan koordinasi dengan sesama anggota tim proyek ♦ Business Analyst Tugas: o Melakukan survey kebutuhan informasi dengan berbagai cara seperti: ƒ

Memperlajari bisnis dan standar operasional

ƒ

Wawancara

ƒ

Kuisioner

o Bersama dengan System Designer menyusun dokumen kebutuhan bisnis/sistem

105 o Memeriksa kembali kesesuaian sistem yang dirancang oleh System Designer dengan dokumentasi kebutuhan bisnis/sistem o Menyusun

laporan

status

perkembangan

kegiatan

untuk

dilaporkan kepada Project Manager o Bekerja sama dengan anggota tim lainnya dalam menyelesaikan tugas o Menyiapkan presentasi hasil analisa untuk disampaikan kepada pimpinan ♦ System Analyst Tugas : 1. Mengumpulkan informasi untuk penganalisaan dan evaluasi sistem yang sudah ada maupun untuk rancangan suatu sistem 2. Riset,

perencanaan,

instalasi,

konfigurasi,

troubleshoot,

pemeliharaan, dan upgrade perangkat keras, perangkat lunak, serta sistem pengoperasian 3. Melakukan analisis dan evaluasi terhadap prosedur bisnis yang ada maupun yang sedang diajukan atau terhadap kendala yang ada untuk memenuhi keperluan data processing 4. Mempersiapkan flow chart dan diagram yang menggambarkan kemampuan dan proses dari sistem yang digunakan 5. Melakukan riset dan rekomendasi untuk pembelian, penggunaan, dan pembangunan hardware dan software

106 6. Memperbaiki berbagai masalah seputar hardware, software, dan konektivitas, termasuk di dalamnya akses pengguna dan konfigurasi komponen 7. Memilih prosedur yang tepat dan mencari dukungan ketika terjadi kesalahan, panduan yang ada tidak mencukupi, atau timbul permasalahan besar yang tidak terduga 8. Mencatat

dan

memelihara

laporan

tentang

perlengkapan

perangkat keras dan lunak, lisensi situs dan server, serta akses dan security pengguna 9. Install, konfigurasi, dan upgrade seluruh peralatan komputer, termasuk network card, printer, modem, mouse dan sebagainya 10. Mampu bekerja sebagai bagian dari tim, misalnya dalam hal jaringan, guna menjamin konektivitas dan keserasian proses di antara sistem yang ada 11. Mencatat dan menyimpan dokumentasi atas sistem 12. Melakukan riset yang bersifat teknis atas sistem upgrade untuk menentukan feasibility, biaya dan waktu, serta kesesuaian dengan sistem yang ada 13. Menjaga kerahasiaan informasi yang diproses dan disimpan dalam jaringan 14. Mendokumentasikan kekurangan serta solusi terhadap sistem yang ada sebagai catatan untuk masa yang akan datang

107 ♦ System Designer Tugas: 1. Membantu

Business/System

dalam

Analyst

memperoleh

kebutuhan informasi 2. Membantu Business/System Analyst dalam penyusunan dokumen kegiatan analisa seperti: i. Rich picture ii. Dokumen kebutuhan bisnis/pengguna 3. Membuat rancangan sistem. 4. Menghadiri undangan rapat anggota tim proyek. 5. Menyusun laporan status perkembangan kegiatan perancangan untuk dilaporkan kepada Pimpinan Business/System Analyst. 6. Bekerja sama dengan anggota tim lainnya dalam menyelesaikan tugas. ♦ Software Architect Tugas: 1. Memastikan IT selalu melaporkan dan memberikan dukungan untuk melayani praktek pembuatan service catalogue dalam organisasi 2. Memastikan service catalogue selalu jelas, singkat, dan diperbaharui 3. Memungkinkan pemakaian service

untuk

kemudahan

dalam

pencarian

dan

108 ♦ Database designer Tugas: 1. Merancang database yang terstruktur 2. Memastikan database yang ada saling berhubungan dengan relationship yang benar ♦ Network Specialist Tugas: 1. Merancang sistem jaringan komputer 2. Memastikan seluruh komputer terhubung ke server ♦ Application developer (programmer) Tugas : 1. Kode, pengujian dan atasi masalah memanfaatkan program yang sesuai hardware, database, pemrograman dan teknologi 2. Perbaiki data dan format produk akhir 3. Mempertahankan dan memodifikasi program 4. Membuat perubahan yang disetujui oleh aliran grafik revisi 5. Mengembangkan program rinci logika dan coding perubahan 6. Uji dan mengembangkan program modifikasi 7. Menulis program baru menggunakan kode spesifikasi yang diusulkan 8. Menganalisa kinerja program dan mengambil tindakan untuk memperbaiki pengguna

kekurangan

berdasarkan

konsultasi

dengan

109 9. Berdiskusi dengan pengguna untuk mendapatkan kebutuhan perubahan atau modifikasi program yang sudah ada 10. Menulis dan mempertahankan program dokumentasi 11. Menjaga

kerahasiaan

mengenai

informasi

pemrosesan,

penyimpanan atau pengaksesan 12. Mendokumentasikan masalah program dan resolusi untuk referensi di masa mendatang ♦ System Documentation Tugas: 1. Bekerja sama dengan anggota tim lainnya dalam menyelesaikan tugas 2. Menyusun dokumentasi hasil analisa, perancangan dan usulan rekomendasi ICT ♦ System Testing Tugas: 1. Memastikan bahwa sistem yang dibangun memenuhi semua kebutuhan fungsional dari suatu organisasi 2. Memastikan bahwa sistem yang dibangun memenuhi semua kebutuhan sistem dari suatu organisasi 3. Berkerja sama dengan anggota tim lainnya dalam menyelesaikan tugas 4. Melakukan pengujian error 5. Membuat laporan hasil pengujian sistem

110 3.4

Business Process Management Foundation •

Definition of Stakeholers Involved or Associated With the Project Stakeholder

yang

dimaksud

disini

adalah

semua

pihak

yang

berkepentingan terhadap BINUS University. Oleh karena itu, yang termasuk dalam stakeholder yaitu: o Mahasiswa Mahasiswa berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal mendapatkan pelayanan berupa pendidikan. o Dosen Dosen berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal penghasilan yang didapatkan dari mengajar di BINUS University. o Orang tua Orang tua berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal kualitas pelayanan yang diterima oleh anak-anak mereka yang bertindak selaku mahasiswa di BINUS University. o Pimpinan Manajemen berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal penghasilan dan pengakuan yang didapatkan dari keberhasilan dan perkembangan dari BINUS University sendiri. o Staff Staff berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal penghasilan yang mereka dapatkan dari bekerja di BINUS University dan memberikan pelayanan kepada customer. Karyawan atau staff dalam area academic service BINUS University yaitu :

111 •

Untuk jenjang D3 & S1 :

-

Staff pendukung

-

Staff SRSC

-

AOC Manager

-

Staff Akademis

-

Staff AOC

-

Jurusan

-

Rektor

-

Kajur

-

WR II

-

Dekan

-

Staff Subbiro P dan U

-

Dosen HBA

-

Ka. Subbiro P dan U

-

LRC

-

Rektor

-

Sekretariat Rektorat

-

BM

-

Bagian Pengendalian Dosen

-

Petugas Piket

-

Staff Registrasi

-

Pengawas Ujian

-

LRI

-

Subbiro Nilai Mahasiswa

-

Staff Data Centre

-

Ka. Subbiro Nilai Mahasiswa

-

Staff Subbiro Layanan

•

Untuk jenjang S2 (Pasca Sarjana) :

-

S2 Coordinator

-

Lecturer Dev. Staff

-

Dean Of BBS

-

Faculty member of S2

-

Head of Learning Support

-

Operation Manager

-

Operation Support

-

HOS

-

BM

-

Head of ACOP

-

Admin Staff

-

Senior Staff S2

-

Program Head

-

Info Services

-

Bagian Finance

-

Petugas Piket

-

Pengawas Ujian

-

Dean of BBS

112

•

Untuk BINUS International :

-

Senior Staff BI

-

BI Coordinator

-

Lecturer Dev. Staff

-

Petugas Piket

-

Faculty Member of BI

-

Head of Learning Support

-

HOS

-

Material Support

-

BM

-

Head of ACOP

-

Admin Staff

-

Bagian Pengendalian Dosen

-

Head Of School

-

Operation Support

-

Info Services

-

Operation Manager

-

Pengawas Ujian

-

Program Head

o Pemerintah Pemerintah berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal kualitas lulusan yang dihasilkan oleh BINUS University dalam hubungannya dengan peningkatan kualitas sumber daya manusia Indonesia. Adapun pihak pemerintah yang terkait yaitu : -

Kopertis III

-

DIKTI

o Industri Industri berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal kualitas lulusan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan akan tenaga kerja yang kompeten.

113 o Asisten Asisten

berkepentingan

terhadap

BINUS

University

dalam

hal

penghasilan dan pengalaman yang didapatkan dari mengajar di BINUS University.

•

Stakeholder Documented and Agreed Expectations Ekspetasi – ekspetasi dari stakeholder berdasarkan sasaran mutu yang ingin dicapai yaitu : a. Absensi mahasiswa dalam mengikuti perkuliahan dan ujian dengan menggunakan teknologi RFID dapat membuat operasional perkuliahan sehari-hari menjadi lebih efisien dan efektif. b. Dokumen – dokumen perkuliahan seperti buku realisasi SAP dan blanko nilai dibuat dalam bentuk e-document sehingga lebih efisien dalam proses pembuatan dan pengisiannya serta pemeliharaannya tidak membutuhkan space. c. Penggunaan e-KMK (e-Kartu Mata Kuliah) pada saat pelaksanaan ujian yaitu dengan cara mengakses KMK yang disimpan dalam PDA reader saat mahasiswa masuk ke dalam ruang ujian. d. Pelaksanaan ujian secara online, dimana soal dan lembar jawaban yang biasanya berbentuk kertas dimasukkan ke dalam komputer.

114 •

Process Selection Matrix

Gambar 3.10 Process Selection Matrix

115 •

A List of Identified Business Processes and Initial Metrics Process Worth Matrix Tabel 3.8 Process Worth Matrix Worth Processes Proses Persiapan Perkuliahan Proses Pelaksanaan Perkuliahan Proses Pelaksanaan Ujian Proses Pengolahan Nilai Proses Persiapan Ujian Proses Pelaksanaan Sidang KP, Skripsi, Thesis Proses Permintaan Penggandaan Internal Soal Ujian

•

Asset

Liabilities √ √ √

√ √ √ √

Prioritized Processes for the Elaboration Phase Prioritas yang diberikan dalam kaitannya dengan ekspektasi stakeholder untuk dielaborasi adalah:

•

1.

Absensi perkuliahan mahasiswa dengan menggunakan RFID

2.

Absensi ujian mahasiswa dengan menggunakan teknologi RFID

3.

Realisasi SAP dalam bentuk e-document

4.

Blanko nilai dalam bentuk e-document

5.

e-KMK

6.

Pelaksanaan ujian online

Project Management (Initial Draft of the Project Plan) -

Project charter document Gantt chart proyek ERP Education BINUS University yaitu :

116

Gambar 3.11 Gantt Chart

-

Project Scope Document Tujuan dari proyek BPM dalam area academic services ini adalah untuk membuat proses-proses yang sudah ada berjalan menjadi lebih baik (menjadi lebih efisien, lebih efektif, meningkatkan kualitas, mengurangi biaya). Ruang lingkup dari proyek ini meliputi operasional dari area academic services. Tahaptahap yang dilakukan dalam analisa dan perancangan ERP Education ini adalah : Tahap 1 : Organization Foundation Phase Pada tahap ini, membahas tentang aspek internal dari organisasi yaitu kekuatan, kelemahan, kompetensi, dan keterbatasan dari organisasi. Kemudian juga dibahas dari sisi aspek eksternal organisasi yaitu kompetisi organisasi dan dampak terhadap lingkungan, visi & misi organisasi, serta tujuan dan sasaran organisasi tersebut. Disamping itu juga disertakan struktur organisasi, nama unit, dan deskripsi umum dari organisasi, yang dilengkapi dengan penjelasan masingmasing unit. Pada tahap ini juga dijelaskan strategi apa yang harus digunakan

117 untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi, strategi implementasinya, dan pemilihan strategi. Selanjutnya dijelaskan tentang kontek model bisnisnya, mulai dari pelanggan, produk dan pelayanan, pemasok, sampai rekan kerja sama. Kemudian dijelaskan juga pembeda utama organisasi dan sumber daya apa saja yang dimiliki organisasi. Dan yang terakhir dari tahap ini dijelaskan strategi pembeda utamanya.

Tahap 2: Process Foundation Phase Tahap ini menganalisa proses bisnis yang sedang berjalan untuk dapat dikembangkan dan digunakan dalam menjalankan proyek. Dalam fase ini, arsitektur proses yang telah ada saat ini mungkin berubah karena semakin banyaknya masalah yang dicakup, semakin rinci model proses yang dicakup, dan semakin banyak proses tambahan dari unit-unit bisnis yang ada. Tahap ini menghasilkan gambaran keseluruhan proses bisnis yang sedang berjalan, timeline schedule arsitektur awal proyek, gambaran hubungan antar unit terkait, dan gambaran arsitektur yang disetujui serta didokumentasikan

Tahap 3: Technology Foundation Phase Dasar teknologi berisi mengenai gambaran sistem yang sedang berjalan serta teknologi dan tools yang dibutuhkan oleh BINUS University untuk melayani semua stakeholder. Selain sistem, teknologi, dan tools yang dibutuhkan disajikan pula relasi antar entitas data dari unit-unit yang terkait sesuai studi kasus masingmasing kelompok. Dasar teknologi juga menyajikan Portfolio fungsionalitas (bisnis awal) yang berisi bisnis fungsional yang dibuat berdasarkan user

118 interface dari sistem yang digunakan oleh setiap proses bisnis dari masingmasing unit. Untuk mendukung dasar teknologi ini, perlu ditentukan tim proyek teknis yang berisi aktor-aktor yang dibutuhkan secara teknis dalam proyek ini serta job description yang merupakan rincian tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari masing-masing aktor.

Tahap 4: BPM Foundation Phase Merupakan platform dimana proyek BPM dijangkau, dibuat dan diadakan. Fase ini tidak hanya menyediakan cara untuk memulai proyek, namun juga melengkapi langkah-langkah yang diperlukan dalam membuat proyek sukses.

Tahap 5: Elaboration Phase Pada tahap ini, dilakukan pengumpulan transactional information, transactional data, direct labor, IT cost dan overheads yang didapatkan melalui observasi, investigasi, analisis dan wawancara terhadap user. Selain itu, juga dilakukan analisa proses dengan metrics analysis dan people capability matrics, yang menitikberatkan

pada

redesign,

memberikan

usulan

prioritas

yang

dimungkinkan melalui tahapan leaving the process, improving, amalgamating with other process, redesigning, total improvement, outsourcing dan insourcing.

Tahap 6: Improvement Phase Fase ini merupakan tahap pengembangan terhadap sistem, dimana bertujuan untuk mengubah dari sistem yang lama ke sistem yang baru atau melakukan modifikasi dari sistem yang lama agar sesuai dengan kebutuhan atau proses

119 bisnis saat ini, yang sesuai dengan pengembangan- pengembangan tahap elaborasi.

Tahap 7: People and Technology Development Phase Fase Pengembangan Manusia dan Teknologi perlu dikembangkan secara paralel walaupun terdiri dari aspek-aspek yang berbeda yang berperan dalam pengembangan. Se-otomatis apapun proses bisnis dan sebaik apapun struktur organisasi, manusialah yang menjalankan dan membuat proses itu berjalan dengan efektif dan efisien. Pengembangan teknologi dilakukan untuk menyediakan fleksibilitas yang cukup untuk mengatasi perubahan pada bisnis dan proses bisnis, dengan cara integrasi system internal, otomatisasi proses bisnis, dan kolaborasi dengan entitas internal.

Tahap 8: Deployment Phase Fase

ini

merupakan

penindaklanjutan

dari

pengembangan

tahap-tahap

sebelumnya ke dalam sistem baru untuk dijalankan dalam kegiatan operasional. Fase ini terdiri dari kegiatan pemilihan strategi implementasi (deployment), pelatihan terhadap calon pengguna sistem baru (staff) agar dapat menjalankan sistem tersebut dengan baik sekaligus melakukan pengujian terhadap penerimaan (dukungan) mereka terhadap penggunaan sistem baru tersebut.

Tahap 9: Benefit And Realization Phase Fase ini sangat penting untuk dilakukan, karena sebuah proyek belum benarbenar selesai walaupun sistem yang dikembangkan sudah mulai berjalan. Perlu

120 ditetapkan sebuah kerangka untuk mengelola manfaat proyek bisnis, menetapkan target, ukuran dan berusaha untuk mencapainya. Setelah itu lakukan pengawasan lebih lanjut terhadap proyek untuk memastikan bahwa semua aktivitas manfaat yang telah ditetapkan dapat direalisasikan dan tersedianya struktur pengendalian yang cocok yang dibutuhkan untuk mencapai manfaat tersebut. Pada fase ini pula perlu dilakukan feedback dan perbandingan antara kasus bisnis awal dengan hasil aktual dari proyek yang dikembangkan. Sehingga dapat dilakukan perbaikan ataupun perubahan yang perlu terhadap keadaan berjalan untuk mencapai hasil yang maksimal.

Tahap 10: Continuous Improvement Phase Merupakan salah satu fase yang penting karena dalam tahap ini dijelaskan aspekaspek pendukung yang dibutuhkan agar pengembangan sistem dapat tetap berjalan seiring dengan perkembangan dan perubahan bisnis. Untuk itu harus dipastikan pula bahwa kelangsungan pengembangan proses tersebut menjadi bagian dari bisnis itu sendiri. Selain itu harus dipastikan juga bahwa investasi dalam tiap proyek harus dapat di-maintain dan dikembangkan. Proses harus secara berkesinambungan ditingkatkan dan didesain ulang, apabila sebaliknya maka akan menjadi kurang optimal. Langkah-langkah pengembangan berkelanjutan 1. Identifikasi peluang-peluang pengembangan proses dan melakukan pelatihan. 2. Pengelolaan dan peningkatan proses-proses yang ada. 3. Memelihara model proses.

121 -

Initial Communications Strategy Hal yang biasa dilakukan di BINUS University dalam membagikan knowledge kepada seluruh staff, misalnya dengan cara: o Membuat aplikasi-aplikasi yang mudah digunakan untuk menjalankan kegiatan operasional sehari-hari. Pembuatan aplikasi ini akan dibantu oleh Direktorat Teknologi Informasi BINUS o Melakukan sharing knowledge yang dapat diadakan secara periodik mingguan, yang dikenal dengan istilah CSK/Create Sharing Knowledge. o Penggunaan media BINUS Highlight melalui email untuk setiap user dalam unit.

-

Initial Risk Analysis Resiko – resiko yang dapat terjadi antara lain : •

Operasional perkuliahan terutama masalah absensi tidak sesuai dengan kenyataan (adanya kecurangan oleh mahasiswa)

•

Dokumen elektronik dapat hilang dan penggunaannya tergantung pada sistem.

•

Penolakan penggunaan e-document oleh dosen dikarenakan sudah terbiasa dengan penggunaan kerta blanko nilai.

•

Tindakan kecurangan yang dilakukan oleh mahasiswa pada saat pelaksanaan ujian online seperti pemalsuan identitas peserta ujian.

•

Mahasiswa yang bukan peserta ujian mengakses e-KMK.

122 Antisipasi awal yang dapat dilakukan untuk mengatasi resiko – resiko di atas yaitu : •

Dosen melakukan validasi terhadap kehadiran mahasiswa dengan mengakses lecturer desk yang terhubung pada penyimpanan data Subbiro P dan U

•

Komunikasi mengenai pengembangan yang sedang dilakukan sebagai salah satu langkah manajemen perubahan.

•

Membuat back up bagi e-document secara teratur.

•

Pengecekan/validasi peserta ujian dan KMK oleh pengawas