Integrated Human Management Process

Integrated Human Management Process - Informatie Medewerkers -

Europees Personeelsbeleid

2

4

Het Integrated Human Management Process

6

Jobprofielen en JobNet

8

Prestatiemanagement

12

Persoonlijke Ontwikkeling

14

Aanvullende Informatie

3

Het Integrated Human Management Process

Het Integrated Human Management Process Ecolab is momenteel volop bezig met de introductie van een geïntegreerd beleidssysteem in alle regio’s en voor alle divisies en onderafdelingen: Het "Integrated Human Management Process" (IHMP). Zo brengen we de visie van ons bedrijf met z’n allen in de praktijk: streven naar een gezonde groei met een team dat zich met alle kracht voor die groei inzet. Elke Ecolab medewerker heeft zijn individuele objectieven. Het is de bedoeling dat die in lijn liggen met de strategie van het bedrijf. Op die manier krijgt ieder voor zich de kans zijn persoonlijke bijdrage te leveren tot de praktische realisatie van de bedrijfsdoelstellingen en tegelijk het maximum te halen uit zijn talent en mogelijkheden. Met die verzamelde inzet van al de medewerkers moeten én zullen we in onze opzet slagen. Als één sterk, onstuitbaar ‘groeiteam’! IHMP is een beleidsproces waarbij leidinggevenden en medewerkers samenwerken om: ■ de individuele doelstellingen te bepalen ■ de prestaties te meten en te belonen ■ feedback te geven én te krijgen ■ groeibehoeften te definiëren ■ en individuele loopbaan- en ontwikkelingsplannen uit te werken. Het systeem bevat ook een open en eerlijk compensatiemodel (dat rekening houdt met de lokale wettelijke bepalingen). De medewerker die met succes zijn doelstellingen realiseert en goed functioneert zal dit weerspiegeld zien in zijn toekomstige loopbaanontwikkeling.

Wat is belangrijk voor ù? Met de invoering van het Integrated Human Management Process wil Ecolab een duidelijk en eerlijk systeem implementeren ter bevordering van de persoonlijke ontwikkeling. Elke Ecolab medewerker heeft zijn waarde voor het bedrijf. Wij willen u helpen uw persoonlijke objectieven te realiseren in synergie met de Ecolab bedrijfsstrategie. Het IHMP systeem is daartoe een belangrijk instrument:

Coaching

Ontwikkelingsplan Werknemer Doel/Bepaling Objectief

■ U krijgt feedback met betrekking tot uw werk ■ U wordt gecoacht en gesteund in uw zelfontwikkeling

Compensati beheer

■ U kunt terugvallen op uw persoonlijke doelstellingen om de juiste oriëntatie en motivatie te vinden in uw dagelijks werk

Ontwikkeling overleg Werkneme

■ U beschikt over duidelijke criteria in verband met loopbaanontwikkeling en verloning, en ■ U krijgt alle steun bij het opzetten van een persoonlijk ‘ontwikkelingsplan’.

IHMP – het proces Het IHMP volgt een duidelijke structuur. In de eerste fase zult u zich samen met uw leidinggevende concentreren op de kernelementen in de bovenstaande schematische voorstelling teneinde uw doelstellingen te formuleren. Om te weten of u op de goede weg bent, hebt u feedback nodig. Uw leidinggevende steunt u daarbij. Dat bedoelen we met coaching. U zult het hele jaar door gecoacht én geïnformeerd worden. Het is een voortdurend proces. Maar stel dat er zich in de loop van het jaar iets onverwachts voordoet in onze markt of in onze business, of dat uw

(*) U zult merken dat wij in deze brochure uitsluitend de ‘mannelijke’ vorm gebruiken. Dit omwille van plaatsgebrek en een duidelijker lezing. Vanzelfsprekend richten we ons zowel tot onze mannelijke als vrouwelijke medewerkers.

4

Ontwikkelin activiteite

Start Hier !

Het Integrated Human Management Process

job verandert… Wat dan? Dan past u samen met uw leidinggevende uw objectieven aan de verander(en)de situatie aan. Ook dat maakt deel uit van het proces. Aan het einde van de binnenste cirkel in het schema ziet u ‘Prestatiebespreking’ staan. Samen met uw leidinggevende evalueert u wat u hebt bereikt. Maar u kijkt ook al vooruit. U definieert de doelstellingen voor het volgend jaar en maakt een overzicht van de leer- en groeibehoeften om ze te realiseren. En terwijl u samen met uw leidinggevende uw prestaties bekijkt en beoordeelt, legt u al nieuwe doelstellingen vast. Er is niet zoiets als een ‘finish’ wat Prestatiemanagement betreft. Als u het proces in de binnenste cirkel voltooid hebt, komt u in de buitenste cirkel terecht. U belandt in de fase van

Proces-overzicht

IHMP – De Jaarlijkse Prestatiebeheer Cyclus

gsn

Aanpassing Objectief

Opvolgingsplanning Prestatiebespreking

In april maakt u tijd vrij voor een Ontwikkelingsgesprek met uw leidinggevende. Dit vindt strikt genomen slechts om de 3 jaar plaats, maar een jaarlijkse update is absoluut aan te raden. Op de volgende pagina’s komen we in detail op elk van deze stappen terug en vertellen we u meer over het corresponderende formulier en de instrumenten.

De jaarlijkse IHMP cyclus begint meestal samen met het fiscaal jaar. Van december tot februari worden de doelstellingen en de prestatie-objectieven bepaald, in onderling overleg. Samen met uw leidinggevende formuleert u uw persoonlijke doelstellingen voor de komende planningperiode en definieert u de prestatieindicatoren en de realisatieniveaus. Tegelijkertijd evalueert u de geleverde prestaties op basis van de vooraf gedefinieerde doelstellingen.

■ U zult meer vernemen over het Ecolab JobNet systeem en z’n bouwstenen, de Jobprofielen.

In diezelfde periode rondt u de Leerbehoeften Analyse af om te kunnen bepalen wat u nog kunt of moet verbeteren en welke specifieke leeractiviteiten daarvoor vereist zijn.

ie-

gs-

er

■ U wordt ook stap voor stap vertrouwd gemaakt met het Prestatiebesprekingsformulier. ■ De Ecolab principes betreffende persoonlijke ontwikkeling en loopbaanplanning worden in detail uitgelegd, waarbij u ook kunt kennismaken met The Pathfinder, een nieuw instrument voor zelfontplooiing.

In februari/maart, als de financiële resultaten bekend zijn, volgt dan de Compensatie Bespreking met uw leidinggevende.

■ En ten slotte krijgt u ook het antwoord op veelgestelde vragen i.v.m. IHMP.

de Compensatiedialoog en het Medewerker Ontwikkelingsoverleg. Het gaat om vragen als "Hoe wil ik mijn loopbaan voortzetten? Welke zijn de sterke punten waarop ik kan verder bouwen? Welke zijn de zwakke punten die ik moet verbeteren? En welke zijn de volgende stappen?" Op basis van dit overleg ontwikkelt u samen met uw leidinggevende een Ontwikkelingsplan. Daarin wordt bepaald waar u nog moet groeien en welke Ontwikkelingsactiviteiten daarvoor nodig zijn. The Pathfinder is daarbij een prima steun. Ontwikkeling is het fundament voor Opvolging. Het zorgt ervoor dat u de ervaring verwerft nodig om naar nieuwe mogelijkheden in onze onderneming door te groeien.

Dec/Jan/Feb Bepaling Doelstelling Overeenkomst Doelstelling Prestatie-Beoordeling Leervereisten Analyse Feb/Mar Compensatie Dialoog Merit Increase/Beloning Prestatie

Start april Bespreking Ontwikkeling Werknemer (om de 3 jaar/ jaarlijkse aanpassing) Leervereisten Analyse (sterkte/zwakte)

Voortdurend Coaching/Feedback Aanpassing Objectief

Het Integrated Human Management Process – De Jaarlijkse Cyclus

5

Jobprofielen en JobNet

Het Jobprofiel Systeem – de basis van IHMP

■ Het bepaalt de rol / de functie van die positie – het doel – en haar bijdrage tot de doelstellingen van het bedrijf ■ Het geeft een overzicht van de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden die moeten worden opgenomen door de persoon die deze positie inneemt ■ Het definieert prestatie-indicatoren om de effectiviteit van de medewerker te kunnen beoordelen in relatie tot zijn verantwoordelijkheden ■ Het bepaalt de kennis-, vaardigheids- en ervaringsvereisten voor de positie, en ■ Het weerspiegelt de competenties nodig voor een succesvolle uitoefening van de job.

Bepaling Doel van de Job Bovenaan het profiel vindt u algemene informatie over de job: de business unit/functie waar ze thuishoort, de exacte functietitel, de persoon aan wie wordt gerapporteerd en de Bepaling van de Jobdoelstelling. Om het Jobprofiel Systeem te illustreren en de verschillende elementen van een Jobprofiel Formulier te verduidelijken, zullen we in deze brochure bij wijze van voorbeeld het specifieke profiel van een Marketing Communication Assistant analyseren. Hij rapporteert aan de Marketing Communication Manager. Zijn functie bestaat erin de Product en Marketing Managers van de diverse afdelingen te ondersteunen met de vereiste productiediensten.

Verantwoordelijkheden en belangrijkste Prestatieindicatoren

Als u het gevoel hebt dat uw Profiel niet echt strookt met uw job, kunt u het in overleg met uw leidinggevende aanpassen en toevoegen aan uw Prestatiebespreking documenten.

(briefings, CI, projectbeheer, kosten & budget) • Ondersteuning van Marketing Service Manager bij projecten

KENNIS, VAARDIGHEDEN & ERVARING Effectieve prestatie • • • • •

Passende beroepsopleiding 1-2 jaar ervaring in de grafische sector, ontwerpstudio Goed drietalig N/F/E (in woord en geschrift) Organisatiegericht, creatief Goede PC-kennis (MS Office & Graphics)

• • • • •

Analytisch Denken (2) Klantgerichtheid (3) Flexibiliteit (1) Relatieopbouw (2) Teamwork & Samenwerkin

Jobprofiel Marketing Communication Assistant

Een van de verantwoordelijkheden van de Marketing Communication Assistant is het beheer van een gegevensbestand ‘marketingmateriaal’. Om te beoordelen in hoeverre hij die opdracht goed uitvoert gebruiken we een Prestatie-indicator. Dit is een maatstaf die aangeeft of de opdracht met succes werd volbracht. In dit geval zou die maatstaf bijvoorbeeld de kwaliteit van het gegevensbestand kunnen zijn (de volledigheid, correctheid, betrouwbaarheid).

ook certificaten zoals een taalgetuigschrijft, een opleidingsgraad of een rijbewijs vormen op zich het bewijs dat de kandidaat over deze kwalificaties beschikt. Vereiste vaardigheden voor de Marketing Communication Assistant zijn (onder andere): een professionele opleiding, een of twee jaar ervaring in de grafische sector en/of een ontwerpstudio en goede organisatorische en creatieve eigenschappen.

Kerncompetenties Kennis, Vaardigheden & Ervaring Onderaan het Jobprofiel vindt u de sectie Kennis, Vaardigheden & Ervaring. Het is een opsomming van de

6

basiseigenschappen die vereist zijn voor de job. De definitie, zeg maar, van de "hardware" die in deze functie moet worden "geïmplementeerd". Die bekwaamheden kunnen verworven worden via een formele training. Maar

De sectie Verantwoordelijkheden van het Jobprofiel omschrijft iemands voornaamste Jobprofiel functieverantwoordelijkBusiness Unit/Functie: Staffuncties heden. Deze vertegenPositie: Marketing Communication Assistant woordigen gemiddeld Rapporteert aan: Marketing Communication Manager 80% van zijn opdrachBepaling jobdoelstelling: De uitvoerder van de job is verantwoordelijk voor de ond Managers op het gebied van productiediensten betreffende productetikettering en ten. Daar het Jobprofiel werd ontwikkeld ten VERANTWOORDELIJKHEDEN behoeve van zoveel • De dagelijkse organisatie en coördinatie van Europese etiketteringsverordeningen mogelijk gelijkaardige met inbegrip van: - verzamelen van etiketinformatie functies in de Ecolab - tijds- en projectbeheer - overzicht projectontwikkeling organisatie zal het nooit - briefing en samenwerking agentschap een 100% juiste om• Onderhoud van diverse gegevensbestanden (etiket, marketingmateriaal, fotoserver…) • Toepassing en adaptatie van de Bedrijfsidentiteit (CI) schrijving van uw indi• Beheer en monitoring van agentschapskosten/budgetten (op projectbasis) viduele taken bevatten. • Ondersteuning van alle marketingfuncties in de samenwerking met het agentschap

TIP

De "Jobprofielen" vormen het fundament van IHMP. Zij definiëren de verschillende jobs - jobfamilies binnen onze organisatie en stellen ons in staat functies onderling te vergelijken. Elk Jobprofiel beschrijft een typische positie binnen onze organisatie:

Als kennis, vaardigheden en ervaring de "hardware" vormen, moet er ook zoiets als een "software" zijn. Een unieke, waardevolle component die aangeeft hoe een persoon in zijn job functioneert. Dat is wat we "Competenties" noemen.

IHMP platform

Het Jobprofiel Systeem – de basis van IHMP Onder competenties verstaan we gedragsaspecten die van grote invloed zijn op de uitvoering van de job. Zij omvatten o.m. persoonlijkheidskenmerken die iemand succesvol maken.

dersteuning op afdelingsniveau van Product en Marketing n verkoop- en marketinggerelateerde materialen.

PRESTATIE-INDICATOREN • Kwaliteit van de aangeboden gegevens (tijdslijnen, volledigheid, correctheid, betrouwbaarheid,…) • Organisatie archief (kwaliteit) • Feedback klanten intern en extern • Vergadertijd & kostenlijn • Afwerking project (tijdskader, budget,…)

KERNCOMPETENTIES Topprestatie Analytisch Denken (3) Klantgerichtheid (4) Flexibiliteit (2)) Relatieopbouw (3) Teamwork & Samenwerking (3)

De Ecolab Competenties

Bij Ecolab werken we met een alomgekend en érkend competentiemodel dat 18 algemene competenties omvat. Het belang ervan varieert van job tot job. Zo hebben we voor elke functie vijf specifieke kerncompetenties gedefinieerd.

Ecolab maakt gebruik van een vaak toegepast competentiemodel (Hay McBer) op basis van 18 algemene competenties. Voor elke job zijn 5 kerncompetenties gedefinieerd die specifiek van belang zijn voor de uitvoering of voor de uitvoerder van de job. Een overzicht van de algemene competenties:

In het geval van de Marketing Communication Assistant gaat het om:

• Motivatie voor Succes

■ Analytisch Denken

• Analytisch Denken

■ Klantgerichtheid ■ Flexibiliteit

• Conceptueel Denken • Klantgerichtheid • Anderen Stimuleren

■ Relatieopbouw

• Leiderschap

■ Teamwork & Samenwerking

• Flexibiliteit

Voor elke competentie werd een gedragspatroon gedefinieerd dat leidt tot een effectieve en topprestatie.

• Impact en Invloed • Informatie Zoeken • Initiatief • Integriteit

Kerncompetenties vindt u onderaan rechts op het Jobprofiel document.

De sector

• Sociale Vaardigheid • Organisatietalent • Organisatiegerichtheid

TIP

g (2)

• • • • •

naar z’n klanten te luisteren om hun problemen te leren kennen en op te lossen, dan wijst dit alvast op een grote Klantgerichtheid.

Een topverkoper onderscheidt zich bijvoorbeeld van een gewone verkoper in zijn persoonlijkheid: ■ Zijn bereidheid om de klant terwille te zijn – de Klantgerichtheid ■ Zijn bekwaamheid in de Relatieopbouw met zijn klanten – beschouwd worden als hun partner/vriend ■ Zijn ambitie om te slagen waardoor hij wil vechten voor extra verkoop – zijn Motivatie voor Succes. Al kunt u die vaardigheden zelf misschien niet direct herkennen of beoordelen, u kunt altijd de gedragingen opsporen en meten die op die competenties wijzen. Als een verkoper buiten zijn reguliere werkuren met een glimlach de klant uit de nood helpt of bereid is

U ontvangt uw Jobprofiel ofwel van uw leidinggevende ofwel rechtstreeks van HR. Binnenkort zullen alle Jobprofielen ook beschikbaar zijn via Lotus Notes.

JobNet – een Loopbaan- en Ontwikkelingskader Op Europese schaal werd elk Jobprofiel gerelateerd aan een van de zes verschillende Jobniveaus, volgens de betekenis van de functie binnen Ecolab. Elk niveau wordt aangeduid met een letter van het alfabet. Van boven naar beneden vormen die samen het begrip JobNet. Of het nu gaat om een administratieve assistent of een divisie verantwoordelijke, elke job heeft vergelijkbare functies in dezelfde JobNet categorie.

• Relatieopbouw • Zelfzekerheid • Teamleiderschap • Teamwork en Samenwerking Voor elke competentie zijn de typische gedragskenmerken beschreven met betrekking tot een welbepaald prestatieniveau. In het Jobprofiel vindt u het vereiste competentieniveau voor "Effectieve prestatie" en voor "Topprestatie". De gedragstypes zijn gerangschikt volgens nummer (van 1 tot 6) en worden naast de vaardigheid vermeld. Uw leidinggevende kan ze voor u verklaren.

Om de geografische, afdelings- en jobrotaties te vergemakkelijken zijn de JobNet niveaus in de hele Europese organisatie identiek.

7

Prestatiemanagement

Een paar Basisregels Met de implementatie van IHMP wil Ecolab een win-win situatie creëren. De organisatie heeft alle belang bij gemotiveerde, succesvolle medewerkers. En u hebt dan weer alle belang bij feedback, duidelijkheid en persoonlijke ontwikkeling. Om die win-win situatie ook daadwerkelijk te realiseren – en dat geldt voor alle betrokkenen – moeten een aantal basisregels worden gerespecteerd: ■ De Prestatiebespreking heeft tot doel de medewerkers te helpen hun prestaties te verhogen en hun volle ontwikkelingspotentieel te benutten. We noemen dit "resultaatcoaching" ■ Dit moet gebeuren in wederzijds overleg en met wederzijdse overeenstemming. U moet het beschouwen als een opportuniteit om feedback te ontvangen van en op uw beurt te verstrekken aan uw leidinggevende

TIP

■ Het bepalen van doelstellingen is geen eenrichtingsverkeer. Doelstellingen worden niet enkel top-down bepaald, maar in wederzijds overleg en met respect voor elkaar. Beide partijen hebben het recht om het oneens te zijn – dit maakt deel uit van het proces. De Prestatiebespreking is een nieuwe uitdaging voor ieder van ons. We moeten het leren beheersen en onze aandacht vestigen op het oplossen van de problemen die veranderingen nu eenmaal met zich meebrengen.

Bepalen van Doelstellingen Het Prestatiemanagement Proces verloopt volgens een jaarcyclus. In het begin van het jaar gaat u samen met

8

uw leidinggevende de doelstellingen bepalen. Zorg ervoor dat u slimme doelstellingen definieert (zogeheten SMART doelstellingen) en dat het gaat om positieve uitdagingen. Ze moeten u motiveren om ernaar te werken, deze te realiseren, maar ze moeten ook realiseerbaar zijn. Voor elke doelstelling moet u een Prestatieindicator bepalen. Een maatstaf die u in staat stelt te beoordelen in welke mate de doelstellingen op het einde van het jaar zijn bereikt. Daarnaast dient u voor die indicatoren ook "realisatieniveaus" te definiëren. Bijvoorbeeld: u en uw leidinggevende zijn het eens over de doelstelling: "De afvalkosten in de productie-eenheid moeten dit jaar met EUR 20 000 verlaagd worden". De corresponderende prestatie-indicator wordt dan: "Besparingstotaal in EUR". U hebt het 100% realisatieniveau bereikt als u erin geslaagd bent de kosten met EUR 20 000 te verminderen. Zijn de besparingen minder dan is ook het realisatieniveau lager. Grotere besparingen leveren een realisatieniveau op boven de 100%.

TIP

De kern van IHMP is het Prestatiemanagement Proces. Op de volgende pagina’s nemen we u stap voor stap mee door dit proces en zullen we ook het corresponderende formulier toelichten.

Zoekt u inspiratie voor uw doelstellingen, raadpleeg dan uw Jobprofiel. In de secties "Verantwoordelijkheden" en "Competenties" vindt u een schat aan

TIP

Prestatiemanagement mogelijkheden, vaak samen met prestatieindicatoren. Ook de bedrijfs-, divisie- of afdelingsdoelstellingen of reeds geplande projecten vormen een uitstekende inspiratiebron.

U noteert de overeengekomen doelstellingen en prestatieindicatoren in de twee eerste kolommen op pagina één van het Prestatiebesprekingsformulier. Op het einde van het jaar bespreekt u samen met uw leidinggevende de stand van zaken met betrekking tot uw doelstellingen en uw algemene prestaties. Voor elke doelstelling moet u nagaan of en hoe u uw doelstellingen hebt bereikt. Externe omstandigheden die uw werkzaamheden hebben beïnvloed worden mee in overweging genomen. Bent u er van bewust dat u in het eerste jaar enkel en alleen doelstellingen formuleert. De prestatiebeoordeling kan dus alleen aan het einde van dat jaar plaatsvinden! De beoordeling moet ingevuld worden in de derde kolom op de eerste pagina – naast de doelstellingen en de prestatieindicatoren. Als u het niet eens kunt worden over het prestatieniveau, noteer dit dan ook. Zoals u weet is achterom kijken maar de halve waarheid bij een prestatie-

Goede doelstellingen zijn S M A R T doelstellingen, met name: Specifiek

Ze geven precies aan welke "status" bereikt moet worden door wie en met welke concrete maatregelen

Meetbaar

U moet het resultaat kunnen meten – zowel kwalitatief (bv. "+5% verkoop", "+10 punten in klanttevredenheid") als kwalitatief (bv. "de gegevensbank is foutenvrij, alle belangrijke concurrenten zijn erin opgenomen")

Aannemelijk

U moet ervoor zorgen dat uw doelstellingen realiseerbaar blijven (en ‘uitdagend genoeg’ uiteraard). Anders loopt u het gevaar gefrusteerd te raken in de plaats van gestimuleerd te worden. Als u vindt dat uw leidinggevende teveel van u vraagt, zeg het hem dan ook! Beslissingen worden genomen in onderlinge overeenstemming, niet enkel top-down.

Relevant

Doelstellingen moeten relevant zijn voor u én voor het bedrijf. Het realiseren ervan moet een positief effect hebben op het resultaat van de inspanningen van het team.

Tijdsgebonden Er moet ook een einddatum bepaald worden. Een moment waarop het resultaat moet bereikt zijn. Elke doelstelling impliceert een duidelijk tijdskader.

Meting Persoonlijk Succes

Prestatiebespreking voor Beoordeling van het Resultaat beoordeling. Tegelijkertijd moet u vooruitkijken, nieuwe doelstellingen bepalen voor de periode die komt. Die kunnen gebaseerd zijn op de oude doelstellingen of geïnspireerd worden door nieuwe uitdagingen. Op de onderste helft van pagina twee van het Prestatiebesprekingsformulier vindt u een tabel bestemd voor uw nieuw geformuleerde doelstellingen. Noteer ze in de eerste kolom. In de kolom daarnaast noteert u vervolgens de corresponderende Prestatieindicatoren en het tijdsbestek waarbinnen u de doelstelling wilt realiseren. In de laatste kolom - onder de vermelding "Begeleiding"- vermeldt u wie u zal bijstaan om uw doelstellingen te realiseren en legt u ook coachingsmomenten vast – data waarop u daadwerkelijk wordt gecoacht.

Competentie-bespreking U meet niet alleen de realisatie van uw persoonlijke doelstellingen. De Prestatiebespreking beoordeelt ook het huidig niveau van de vaardigheden die voor uw job belangrijk zijn en definieert zonodig de maatregelen om die verder te ontwikkelen of te verbeteren.

Prestatiebespreking formulier – Pag. 1 –

U en uw leidinggevende bespreken daartoe de Kerncompetenties, beschreven in het Jobprofiel van uw huidige functie. U documenteert dit overleg door het veld "Competenties Huidige Job" in de bovenste helft van pagina twee van het besprekingsformulier in te vullen. Als u en uw leidinggevende vinden dat een bepaalde vaardigheid meer moet ontwikkeld worden, noteert u dit in het overeenstemmende vak. (Is dit niet het geval, laat het vak dan open). Bepaal ook welke actie u gaat ondernemen om die competentie verder in de positieve zin te ontwikkelen. Nog even dit: u bespreekt niet alleen uw huidige job, althans tot op dit punt, maar formuleert ook al de vereiste vaardigheden voor het uitvoeren van toekomstige opdrachten.

Prestatiebespreking formulier – Pag. 2 –

9

Prestatiemanagement

Leerbehoeften Analyse – Basis voor uw Ontwikkeling De beoordeling van uw prestaties en competenties toont aan hoe uw leidinggevende uw bijdrage tot het succes van de onderneming inschat. De Leerbehoeften Analyse helpt u om mogelijke ontwikkelingsbehoeften op het niveau van kennis, bekwaamheden en competenties te definiëren evenals de maatregelen om een en ander te verbeteren. Zowel uw huidige als uw toekomstige opdrachten worden daarbij onder de loep genomen. Laten we nog even terugkeren naar ons voorbeeld van de Marketing Communication Assistant. Zijn Jobprofiel bepaalt dat hij moet beschikken over een goede creatieve vaardigheid, omdat hij met agentschappen samenwerkt aan de creatie van marketingmaterialen. In de Prestatiebespreking zijn hij en zijn leidinggevende overeengekomen dat ondanks zijn zeer goede prestaties op het gebied van projectorganisatie - die creativiteit zijn zwakke punt is. Dit wordt genoteerd in de sectie Leerbehoeften Analyse op pagina drie van de Prestatiebespreking formulieren, met de toevoeging van nieuwe taken die de beoordeling kunnen ondersteunen.

Algemene Prestatie-evaluatie Om het beoordelingsgedeelte van uw Prestatiebespreking goed te kunnen invullen vragen we aan uw leidinggevende om zijn oordeel te geven over uw totaalprestatie. Die beoordeling heeft zowel betrekking op het realisatieniveau van uw persoonlijke doelstellingen & prestatieobjectieven als op uw competentieniveau, afgewogen tegen uw Jobprofiel. Dit geeft weer hoe uw leidinggevende de kwaliteit van uw werk inschat, met uw Jobprofiel als ijkpunt. ■ Excels: Dit is uw evaluatie als u permanent de verantwoordelijkheden en competenties in alle sleutel-gebieden van uw job overtreft. ■ Achieves: Als u hebt beantwoord (of meer dan beantwoord) aan uw prestatiedoelstellingen en groeiverwachtingen, en als u goede resultaten

TIP

Vervolgens worden de activiteiten bepaald om die creatieve vaardigheid te verbeteren. Er wordt gekozen voor een stage op het reclamebureau, begeleiding door z’n leidinggevende en zelfstudie. Voor elke activiteit wordt een tijdskader vastgesteld. Zorg ervoor dat u uw leerkeuze niet beperkt tot seminars. Projectwerk, zelfstudie en coaching leiden meestal tot veel betere resultaten!

Denk eraan dat de Leerbehoeften Analyse een eerste vereiste is om te kunnen deelnemen aan seminars of trainingscursussen.

Prestatiebespreking formulier – Pag. 3 –

10

hebt behaald in een functie die hoge eisen stelt op het gebied van bekwaamheden en competenties, dan is dit de gepaste evaluatie. ■ Meets expectations: Dit betekent dat u het merendeel van uw prestatiedoelstellingen en ontwikkelingsverwachtingen hebt gerealiseerd. Mogelijk hebt u nog coaching en training nodig om in de toekomst aan alle belangrijke functievereisten te kunnen beantwoorden. ■ Needs improvement: U hebt mogelijk een aantal prestatiedoelstellingen gerealiseerd, maar bent onder de algemene prestatie- en ontwikkelingsverwachtingen gebleven. U zult samen met uw leidinggevende actie ondernemen om dit te verbeteren. Onderaan pagina drie van de Prestatiebespreking is ruimte voor aanvullend commentaar van uw leidinggevende.

Meting Persoonlijk Succes

Toekomstige Ontwikkeling In het laatste deel van de Prestatiebespreking (op pagina 4 van het formulier) behandelt u uw toekomstige ontwikkeling. Samen met uw leidinggevende neemt u uw persoonlijke loopbaanaspiraties onder de loep. U concentreert zich daarbij op de nieuwe inzichten die u heeft verworven tijdens de besprekingsperiode.

Onderaan de vierde pagina van het Prestatiebesprekingsformulier is ruimte voorzien voor uw persoonlijke commentaar op het beoordelingsproces of de conclusies daaruit. Als de Prestatiebespreking beëindigd is en alle betreffende formulieren zijn ingevuld, moet het nog door u en uw

leidinggevende ondertekend worden. Het wordt daarna doorgestuurd naar het tweede leidinggevende niveau voor ondertekening. Het origineel wordt toegevoegd aan uw HR dossier. U en uw leidinggevende behouden een kopie.

Stel dat u heeft gewerkt in een cross-functionele projectgroep en dat u daar uw passie voor marketing heeft ontdekt. U zou zich nu graag verder willen ontwikkelen in een functie met marketingverantwoordelijkheden (functionele verandering). Of… u overweegt een geografische stap – binnen Europa of zelfs naar het hoofdkwartier in St.-Paul. Of… u wil graag van afdeling veranderen… Dan is dit het moment om die wensen te bespreken en neer te schrijven in de Prestatiebespreking.

Uw Persoonlijke Commentaar Als u vindt dat een belangrijk aspect van uw professioneel leven niet aan bod is gekomen in het overzicht, dat in de beoordeling onvoldoende rekening is gehouden met uw opinie of als u en uw leidinggevende het niet eens zijn geworden over bepaalde voor u belangrijke punten, laat dit dan vooral niet onvermeld.

Prestatiebespreking formulier – Pag. 4 –

11

Persoonlijke Ontwikkeling

De Ecolab Filosofie omtrent Persoonlijke Ontwikkeling Job Families Food+ Beverage

Institutional Levels

J O B N E T

Prof. Products

Textile Care

Health Care

Regions

R&D

Operations

Finance/ Controlling IS

Staff

Reg. Division Manager

3

Country Division Manager (Central) Country Sales Manager (Central)

2 District Manager Institutional

1

Loopbaanontwikkeling in het JobNet

Het hoofddoel van het Integrated Human Management Process is het motiveren, ontwikkelen en versterken van de Ecolab medewerkers zodat ze samen een echt succesteam vormen. Maar wie is verantwoordelijk voor uw persoonlijke loopbaan – uw persoonlijke ontwikkeling? ■ Allereerst uzelf! U moet beslissen wat u van uw leven wilt maken, wat u motiveert, waar u heen wilt! ■ Uw leidinggevende helpt u om uw weg te vinden. Hij zorgt voor feedback, helpt u uw sterke punten te ontwikkelen en bespreekt uw loopbaanmogelijkheden met u. ■ U krijgt ook steun van uw Human Resources adviseur. Hij treedt op als klankbord voor u en uw leidinggevende en zorgt voor de noodzakelijke begeleiding. IHMP fungeert daarbij als wegbereider. Een van de kernobjectieven bij de ontwikkeling van de Jobprofielen en het JobNet was: het aanduiden van mogelijke loopbaanpaden en het uittekenen van Human Resources systemen om die loopbaan mogelijk te maken. Een ander instru-

12

ment dat speciaal werd ontwikkeld om u bij uw zelfontwikkeling te ondersteunen is de Pathfinder (letterlijk: padvinder). Een softwareprogramma dat u helpt uw individuele weg te vinden naar persoonlijk en professioneel succes.

stellen welke bekwaamheden, kennis en competenties nog verder moeten worden ontwikkeld. Dit is de basis van een Loopbaanplan.

Een Loopbaanplan opmaken

Bij Ecolab bewandelt u niet het traditionele -verticale- pad in uw regio/afdeling of functie. Wij moedigen u actief aan om ‘kruisbestuivend’ te denken, los van afdelingen en functies. Ga naar het buitenland. Laat u onderdompelen in een andere cultuur, maak kennis met nieuwe markten en klanten. Neem zelf het initiatief en ga op zoek naar nieuwe uitdagingen.

We zegden het al: elke functie die u vindt op het JobNet wordt gedefinieerd in een Jobprofiel. Het Jobprofiel beschrijft de basisvaardigheid, -kennis en -competentie, vereist voor een succesvolle uitoefening van de functie. Of u voor uw persoonlijke ontwikkeling nu overleg pleegt met uw baas of zelf al een loopbaanverloop uittekent in uw hoofd, van belang is dat u beslist welke stappen u daartoe gaat ondernemen. Bij elke stap analyseert u de betreffende Jobprofielen om na te gaan welke de hoofdverantwoordelijkheden zijn en over welke competenties en bekwaamheden u dient te beschikken. Bij het plannen van de volgende stap kunt u dan het huidige en nieuwe profiel met elkaar vergelijken en vast-

Een Loopbaanverloop in kaart brengen.

In de toekomst zou een typisch loopbaanpad er kunnen uitzien als het pad dat we hierboven bij wijze van voorbeeld hebben uitgetekend. Het voert dwars doorheen verschillende regio’s en afdelingen. Het nieuwe JobNet systeem voorziet u van de back-up om uw persoonlijk pad binnen de organisatie in kaart te brengen. Uw leidinggevende en uw HRadviseur begeleiden u bij het bepalen van uw eigen weg en bij het verwerven van de kennis en de competenties die daarbij vereist zijn.

Uw Eigen Loopbaanpad Vinden

Pathfinder – Instrument voor Zelfontplooiing Met de Pathfinder hebben we een innovatief instrument ontwikkeld ter ondersteuning van uw Persoonlijke Ontwikkeling. Het helpt u te ontdekken:

wijze beoordeelt - kunt u nagaan of u inderdaad doet wat hij denkt dat u doet en of jullie dezelfde opvatting hebben over de essentie van de job.

gevende het resultaatniveau van een uitgebreide reeks competenties. Hou daarbij rekening met het relatieve belang ervan voor ùw job.

Strookt uw Job met uw Motivatiefactoren?

Pathfinder vergelijkt de beoordelingen en zet ze om in grafieken. Ook dit is weer stof tot nadenken en tot verder overleg.

In een derde stap onderzoekt de Pathfinder in hoeverre uw huidige job overeenstemt met uw motivatiefactoren. Doet u ook echt wat u motiveert? En indien niet, wat moet er dan veranderen wil u meer tevredenheid halen uit uw job?

Een brede waaier van werkbladen en achtergrondinformatie helpt u om uw sterke punten verder uit te bouwen en werk te maken van de vereiste persoonlijke ontwikkeling.

■ Wat u werkelijk motiveert. ■ In hoeverre uw huidige job aan uw persoonlijke motivatiefactoren beantwoordt. ■ Welke uw sterke punten zijn. ■ Hoe u kunt groeien en uzelf verder kunt ontwikkelen in uw job. ■ Waar u heen wilt en welke stappen nodig zijn om daar te geraken. Kortom, Pathfinder helpt u uw eigen weg naar het succes te vinden. Het bestaat uit een reeks vragenlijsten die u ofwel zelf invult, ofwel laat invullen door uw leidinggevende of waarom niet? - door een goede vriend.

Uw Motivatiefactoren Identificeren Bij een zelfbeoordeling identificeert u uw drijfveren (motivatiefactoren): Wat is echt belangrijk in uw professioneel leven? Bent u iemand die ‘tot op de bodem gaat’ van een opdracht, los van de moeilijkheidsgraad? Of bent u iemand die zelf moet kunnen creëren en vol ideeën zit om bestaande procedures te verbeteren?

Pathfinder stelt u in staat hypothetische veranderingen aan te brengen in uw job en uw jobkarakteristieken. Dit levert alvast extra stof voor discussie op. Dergelijke scenario’s helpen u een analyse te maken van de verschillende richtingen die u kunt kiezen voor uw verdere ontwikkeling.

Uw Competenties Beoordelen en Ontwikkelen

Uw Loopbaangesprek Voorbereiden Pathfinder biedt u ook waardevolle tips voor loopbaanbesprekingen met uw leidinggevende. En, om alle misverstanden te vermijden: Pathfinder neemt geen beslissingen voor u. Het helpt u alleen om de juiste beslissing te nemen voor een succesvol en bevredigend professioneel leven.

Wilt u slagen in uw huidige of een nieuwe job, dan komt het erop aan uw vaardigheden te ontwikkelen. Daartoe beoordeelt u samen met uw leiding-

Dit zijn slechts twee van de acht motivatietypes die in Pathfinder worden beschreven. Welk type bent u? We vermeldden het al: Desgewenst kunt u uw motivatiefactoren ook laten bepalen door een goede vriend. Misschien houdt hij u wel een interessante spiegel voor!

Uw Job Analyseren In een tweede fase wordt gevraagd uw job te beschrijven. Samen met uw leidinggevende - die u op dezelfde

Pathfinder

13

Aanvullende Informatie

IHMP – Antwoorden op vaak gestelde vragen Op deze pagina behandelen we enkele van de meest gestelde actuele vragen in verband met IHMP.

Jobprofielen en JobNet Wat moet ik doen als mijn job niet geheel overeenstemt met mijn Jobprofiel? Denk vooral niét dat het Jobprofiel alomvattend en alleenzaligmakend is. Als u en uw leidinggevende het erover eens zijn dat uw Jobprofiel belangrijke verantwoordelijkheden mist, kunt u er altijd een addendum aan toevoegen waarin deze taken worden gespecifieerd. Dit document maakt dan deel uit van uw Prestatiebespreking.

Wat is de betekenis van de cijfers naast de competenties? Betreft het hier een een beoordeling van mijn competentieniveau? Deze cijfers (van 1 tot 6) staan voor de typische gedragsvereisten ten overstaan van de job in kwestie. Ze bepalen het minimaal competentieniveau om met succes in de job te kunnen functioneren. Ze hebben dus niet noodzakelijk betrekking op uw persoonlijk competentieniveau. (Dit wordt beoordeeld in het Prestatie-overleg)

Prestatiemanagement Proces Kan ik mijn doelstellingen aanpassen tijdens het jaar? Jazeker. Als u en uw leidinggevende vinden dat de vooropgestelde doelstellingen incorrect zijn of als er zich veranderingen voordoen in uw externe omgeving, dan kunnen uw doelstellingen het best worden

aangepast om een meer realistisch beeld te geven van uw situatie. Maar u moet dan wel de oorzaken van de veranderingen toelichten evenals de consequenties die een en ander meebrengt voor de definiëring van toekomstige taken en doelstellingen. Wat gebeurt er als ik het niet eens ben met de door mijn leidinggevende voorgestelde doelstellingen? Probeer tot een consensus te komen. Leg uw leidinggevende uit waarom u deze doelstellingen niet realistisch vindt en stel alternatieve doelstellingen voor. Wordt er geen overeenkomst bereikt, vermeld dit dan op uw beoordelingsformulier. Wat gebeurt er als ik mijn doelstellingen niet haal door het falen van andere leden van mijn team? Stel deze kwestie zo snel mogelijk aan de orde – nog tijdens het jaar – zodat uw leidinggevende de kans krijgt om op te treden. Maar let wel: het behalen van doelstellingen is maar één aspect van uw algemene jobprestatie.

uw leidinggevende u een kopie bezorgen. Het origineel gaat naar de HR afdeling. HR zal vervolgens uw leer- en ontwikkelingsbehoeften analyseren en op basis van die analyse de optimale training voor u bepalen. Het formulier maakt op dat moment deel uit van uw persoonlijk dossier.

Persoonlijke Ontwikkeling Waar mag ik op rekenen als ik mijn doelstellingen realiseer? Krijg ik promotie? Of wordt mijn salaris aangepast? IHMP is geen automatisch beloningssysteem. Het heeft vooral effect op de orientatie en de motivatie. Uiteraard is het zo dat voortdurende hoge prestaties op termijn ook de loop van de loopbaan en de eigenlijke verloning gunstig zullen beïnvloeden.

Als ik mijn doelstellingen niet haal, word ik dan gedegradeerd of overgeplaatst?

Wat moet ik doen als mijn leidinggevende geen tijd vindt voor de bepaling van mijn doelstellingen?

Net zoals er geen opwaartse mechanismen bestaan, zijn er ook geen mechanismen in de neerwaartse zin. Samen met uw leidinggevende gaat u na waarom u uw doelstellingen niet hebt behaald en wat er nodig is om uw prestatie te verbeteren.

Maak dan zelf een lijst op van doelstellingen en stuur dit naar uw leidinggevende. Meld hem dat u wenst te werken in het kader van deze doelstellingen en dat u "uw functie wil uitoefenen in de veronderstelling dat…"

Als u voortdurend faalt in het bereiken van uw doelstellingen, kan een herbeoordeling overwogen worden teneinde een nieuwe taak of omgeving voor u te vinden die beter aansluit bij uw persoonlijke situatie.

Wat gebeurt er na het gesprek? Maakt dit formulier deel uit van mijn persoonlijk dossier? Na ondertekening van het formulier zal

Hebt u vragen over IHMP? Wilt u meer informatie over het proces zelf, uw rol én uw rechten daarin, of wenst u zelf feedback te geven? Neem dan contact op met uw Human Resources adviseur. Wij zullen u graag helpen!

14

15

We offer complete service and systems to cover all of your institutional, industrial and hospital cleaning and sanitation needs. Ask for more of our products and services in Europe and worldwide. Ecolab - Your partner for Total Hygiene Solutions

Indien u wenst kunt u contact opnemen met uw Human Resources Afdeling Voor België : +32 (0)2 467 +32 (0)2 467 +32 (0)2 467 +32 (0)13 67 +32 (0)13 67

51 51 51 05 05

68 63 20 16 25

www.ecolab.com

Zellik Zellik Zellik

Voor Nederland : +31 (0) 30 60 82 291 +31 (0) 30 60 82 292 +31 (0) 30 60 82 337

Voor Frankrijk: +33 1 40 93 94 08 +33 3 26 68 55 11

Issy Chalons

Tessenderlo Tessenderlo

Ecolab - European Human Resources Reisholzer Werftstraße 38-42 - 40589 Düsseldorf - Germany - Tel. : +49 2 11 98 93-0 - Fax : +49 2 11 98 93-3 84