BAB 3 ORGANIZATION - BPM FOUNDATION
3.1
Organization Foundation •
Aspek Internal Organisasi
Tabel 3.1 Aspek Internal Organisasi Aspek Internal Organisasi Kekuatan
- BINUS
University
mengimplementasikan
Sistem
M anajemen M utu yang berdasarkan pada ISO 9001 Quality Management System. Sistem M anajemen M utu ini telah
secara
langsung
dan
berkelanjutan
terus
meningkatkan kualitas dan produktifitas manajemen penyelenggaraan perguruan tinggi. - Setelah dilakukan studi untuk mempelajari berbagai Sistem M anajemen M utu Internasional yang ada, akhirnya diputuskan bahwa Malcolm Baldridge National Quality Award Criteria yang telah diakui di dunia internasional, adalah criteria yang dinilai paling sesuai bagi kondisi BINUS University saat ini untuk mencapai visinya ke depan - Evaluasi dan sertifikasi terhadap seluruh kegiatan di
32 Aspek Internal Organisasi BINUS University dari Badan Sertifikasi Internasional yang independent dan memiliki reputasi yang baik, SG S, pada awal tahun 2008, yang mencakup kriteria yang lebih komprehensif yang merupakan kombinasi dari ISO 9001:2000 maupun Education Criteria for Performance Excellence based on Malcolm Baldridge, menyatakan bahwa BINUS University sebagai institusi pendidikan pertama di Indonesia yang berhasil mengimplementasikan dan mendapatkan sertifikasi berdasarkan kriteria Malcolm Baldridge, Service Excellence dan IWA 2:2007 - BINUS University telah mencanangkan pula untuk mendapatkan akreditasi akademik internasional. - BINUS University dikenal dengan image world-class-nya. - BINUS University dikenal sebagai universitas yang menghasilkan mahasiswa yang berprestasi, khususnya dalam bidang teknolgi Informasi - BINUS melalui unit Character Building Development Center (CBDC) berpartisipasi secara aktif pada program yang diusulkan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DIKTI) yaitu Program Hibah Kompetisi K-1 dengan tujuan mengembangkan konten pembelajaran yang terbuka untuk digunakan secara bersama oleh perguruan tinggi di
33 Aspek Internal Organisasi Indonesia yang terhubung dalam portal EDUHUB melalui jaringan
INHERENT,
dan
mengembangkan Virtual
Character Education Research Center (VCERC) serta menerapkan
VRCM
(Virtual
Research
Center
for
Management) untuk membantu dan meningkatkan kualitas penelitian dan komunitas melalui interaksi dengan universitas lain, industri dan masyarakat sehingga terjadi pertukaran pengetahuan yang juga melalui jaringan INHERENT. Kelemahan
- BINUS University
berada di lokasi rawan
macet
dikarenakan jalan yang sempit di sekitar area kampus ditambah
lagi
dengan
makin
banyaknya
jumlah
mahasiswa. - Belum adanya budaya Research diterapkan di BINUS University. Kompetensi
- Dengan
dukungan
kompetensi di bidang teknologi
informasi (TI) serta sumber daya manusianya, Direktorat Teknologi Informasi BINUS siap membantu masyarakat dan industri, baik dalam maupun luar negeri, untuk membuat, mengembangkan, memberi pelatihan, jasa konsultasi, dan menerapkan teknologi informasi sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
34 Aspek Internal Organisasi - Pada tanggal 9 Desember 2000, website BINUS mendapat penghargaan 12BC e-Award sebagai ”The Best Indonesian Net Company” untuk kategori institusi/sektor publik dan organisasi non profit bidang pendidikan. Penilaian ini diberikan oleh MarkPlus & Co. dan 12BC (Indonesian Internet Business Community). - M enyelenggarakan pengembangan
dan
program
studi
penerapan
yang
menunjang
Teknologi Informasi,
kemampuan bahasa asing, komunikasi, kepemimpinan, kemampuan berinovasi, berwirausaha dan berkarakter baik. Keterbatasan
- Kualitas pengajar sebagai bagian dari sumber daya intelektual masih terbatas dan harus terus dibina dan dikembangkan selaras dengan visi dan misi organisasi
•
Aspek Eksternal Organisasi Tabel 3.2 Aspek Eksternal Organisasi Aspek Eksternal Organisasi Kompetisi
- Budaya belajar Binusian yang menerapkan Student Centered Learning (SCL), Constructivism, dan Deep Learning, Keahlian Entrepreneurship - Pembelajaran Modern (Multi Channel Learning)
35 Aspek Eksternal Organisasi BINUS Univeristy menerapkan MCL (Multi Channel Learning)
sebagai
metode
pembelajaran
dengan
menggunakan teknologi terkini sehingga BINUSIAN dapat belajar dimana saja dan kapan saja. - Best IT Services BINUS University memberikan sarana berupa akses intranet dan internet, yaitu dengan menggunakan fiber optic untuk akses intranet dari area 5 km di sekitar kampus,
dilengkapi
infrastruktur
internet
dengan
bandwith 30 MBps (international link) dan 1 Gbps (national link), serta free akses hotspot di kampus BINUS University. - Pengembangan Karakter BINUS
University
melakukan
terobosan
dengan
mengadakan kuliah Character Building agar BINUSIAN menjadi manusia yang smart and good - Entrepreneurship yang merupakan keahlian yang penting dewasa ini, sehingga BINUS University menjadikannya sebagai mata kuliah tersendiri. - Kegiatan M ahasiswa BINUS
University
mempunyai
banyak
M ahasiswa dan Himpunan M ahasiswa Jurusan,
Kegiatan
36 Aspek Eksternal Organisasi jumlahnya bahkan mencapai lebih dari 45 Unit. Dengan begitu, BINUSIAN dapat memilih kegiatan tempat ia akan mengembangkan bakat, minat dan hobinya. - Layanan Karir BINUS University
melalui unit BINUS CAREER
menyediakan layanan karir, dimana BINUS CAREER bekerja
sama
dengan
perusahaan
nasional
dan
internasional dalam menyediakan lowongan pekerjaan bagi para Binusian. Dampak
- Fasilitas e-learning seperti apa yang telah dilakukan oleh
Terhadap
BINUS University sejak lama mulai di oleh universitas-
Lingkungan
universitas lain. - Dampak BINUS University terhadap lingkungan sekitar dapat terlihat jelas, yaitu penciptaan lapangan pekerjaan dan
juga
bisnis-bisnis
yang
dikembangkan
oleh
masyarakat sekitar dalam kaitannya untuk memenuhi kebutuhan mahasiswa. M isalnya dengan membangun rumah kos, tempat makan, warnet, dll - BINUS
University
dengan
Yayasan
M itra Netra
meluncurkan perangkat lunak MiBee Braille Converter (M BC) Versi 4 dimana hasil dari penelitian ini benarbenar bermanfaat bagi masyarakat.
37 Aspek Eksternal Organisasi - BINUS University berperan dalam kemajuan bangsa melalui bidang-bidang yang merupakan kompetensinya sebagai wujud tanggung jawab, misalnya riset terapan untuk industri dan program mentoring untuk Usaha Kecil M enengah (UKM ).
•
Visi dan Misi Organisasi Visi Organisasi BINUS University memiliki visi BINUS VISION 20/20 “a worldclass university in continuous pursuit of innovation and enterprise”. M aksud dari visi BINUS University tersebut yaitu : ‐
A world class berarti graduates of UBINUS will be accepted in the global market through the highest of education excellence encompassing teaching, learning and applied research
‐ Knowledge institution berarti a university characterized by the utilization of evolving knowledge to create economic value through its distinctive competences
‐ Innovation berarti the economically successful introduction and application of new and existing scientific knowledge and teaching-learning process for practical purposes in order to create superior stakeholder value
38 ‐
Entreprise berarti innovative business practices relating to an individual or organization’s capability to drive positive changes in the global market and environment..
Misi Organisasi BINUS University commits to deliver excellence in education and research for the global community by : 1. Providing a learning experience that encourages and rewards innovation Definition : -
Applying an international-standard teaching- learning process and environment
-
Life-long globally – oriented journey through student centered learning
-
Vibrant learning environment that places greater emphasis on developing intellectual curiosity, exploration and the spirit of enterprise
-
Superior academic quality that inspires, challenges, and develops skills and values that enables stakeholders to reach their fullest potential
-
Excellent and unparalleled service at every touch point
2. Creating high impact applied knowledge Definition : -
Constructive contribution and effective dissemination to the universal body of knowledge that is relevant to stakeholders current needs and emerging trends in line with the spirit of enterprise
39 3. Pursuing a positive contribution to the quality of life Definition : -
Achieving success through the betterment of peoples lives by discovering potential and developing high ethical values
4. Contributing to outstanding leadership Definition : -
Becoming a role-model University in
the creation of new
opportunities -
Moving towards the future by influencing others to reach shared purposes
5. Leading corporate entrepreneurship Definition : -
Innovative and successful creation of business opportunities to enchance competitive advantage and strategic renewal
•
Tujuan Organisasi o World Class : graduates of BINUS University will be accepted in the global market and environment through the highest level of education excellence encompassing teaching, learning and applied. o Knowledge Institution : A University characterized by the utilization of evolving knowledge to create economic value through its distinctive competence.
40 o Innovation : The economically successful introduction and application of new and existing scientific knowledge and teaching- learning process for practical purposes in order to create superior stakeholder value. o Enterprise : innovative business practices relating to an individual or organization’s capability to drive positive changes in the global market and environment.
•
S asaran Organisasi Berikut adalah sasaran yang berorientasi pada Quality Objectives BINUS University antara lain : ‐
90% of students graduated on time.
‐
100% of study programs accredited ”A” by the nation.
‐
85% of lecturers having good performance index.
‐
80% of employees satisfied with the overall university performance.
‐
80% of lecturers satisfied with the overall university performance.
‐
80% of students satisfied with the overall university performance.
‐
80% of graduates employed or becoming entrepreneurs at graduation.
41
•
S truktur Organisasi
Gambar 3.1 S truktur Organisasi BINUS University
42 •
Nama Unit & Deskripsi Umum Bidang yang akan dibahas dalam skripsi ini adalah Alumni dan External Relationship Services yang meliputi unit-unit BAC (BINUS Alumni Center), BEC (BINUS Entrepreneurship Center), BICAR (BINUS Career), dan BCC (BINUS Collaboration Center).
BAC (BINUS Alumni Center)
Gambar 3.2 S truktur Organisasi Unit BAC
Komunitas Alumni BINUS adalah salah satu keluarga besar yang ada di BINUS University. Kita dapat membangun banyak hal yang positif. Banyak peluang yang dapat diciptakan dengan komunitas ini, seperti peluang pekerjaan, network, bisnis dan lainnya. Semua dapat tercipta tentunya dengan adanya kontribusi dari semua alumni.
43
BEC (BIN US Entrepreneu r Center)
Gambar 3.3 S truktur Organisasi Unit BEC
BEC
mengasah
mendorong Binusian
jiwa
kewirausahaan
mahasiswa
untuk mengembangkan ide dan
dengan
membangun
keterampilan wirausaha baik secara teori maupun praktik, dengan harapan akan banyak mahasiswa yang setelah lulus kuliah akan memilih wirausahawan sebagai karir masa depan mereka.
44
BICAR (BIN US Career Center)
Gambar 3.4 S truktur Organisasi Unit BICAR
BINUS Career bekerja sama dengan sekitar 1.000 perusahaan setiap tahunnya, dan memberikan informasi 10.000 lowongan kerja setiap tahun di dalam dan luar negeri, yang didukung oleh fasilitas job portal melalui www.binuscareer.com. BINUS Career
menjembatani BINUSIAN
dan
perusahaan
untuk
perekrutan lulusan melalui layanan seperti : o
Online Recruitment
o
Campus Hiring, di mana tes / wawancara dari perusahaan dilakukan di kampus BINUS UNIVERSITY
o
BINUS Job Expo, berlokasi di kampus BINUS University dan diikuti oleh sekitar 70 perusahaan nasional dan multinasional serta dihadiri oleh 4.000 pencari kerja
45 o
Direct Placement
o
Holiday Job / Part Time Job Training
Sebagai Career Development Center, BINUS Career secara reguler melakukan berbagai aktivitas yang bertujuan mempersiapkan BINUSIAN agar memiliki nilai dan sikap kerja yang baik, sehingga siap berkompetisi untuk menjadi yang terbaik, baik pada saat seleksi maupun setelah bekerja, yang didukung oleh perusahaan rekanan dan institusi pendidikan professional.
BCC (BINUS Collaboration Center)
Gambar 3.5 S truktur Organisasi Unit BCC
BINUS Collaboration Center (BCC) memfasilitasi kerja sama BINUS University dengan pihak eksternal, untuk memberikan inovasi pembelajaran dan kegiatan mahasiswa sehingga kelak menjadi lulusan yang
46 lebih berkualitas. M itra kerja sama mulai dari institusi pendidikan, dunia industri, lembaga pemerintahan, sampai dengan asosiasi profesi, baik skala nasional maupun internasional.
•
S trategi Untuk Mencapai Tujuan dan S asaran Adapun strategi yang dilakukan dengan dasar orientasi pada Quality Policy, yaitu: “By setting
up world-class standards in higher
education, BINUS
UNIVERSITY provides a learning experience that encourages and rewards innovation, and thus aims to give a positive contribution to the nation through the
continued
entrepreneurship”
practice
of
outstanding
leadership
and
corporate
47 •
S trategi Implementasi Organisasi
Balanced Score Card
Gambar 3.6 Building Block pada Balanced Score Card
Balanced Scorecard Approach yang digunakan sebagai strategi implementasi telah dirancang secara harmonis dengan pengembangan
48 kemampuan dan pengetahuan yang didukung dengan quality management system serta langkah-langkah untuk meningkatkan kualitas materi dan sumber daya manusia. Perspektif yang digunakan dalam BINUS Balance Scorecard adalah: 1. Growth (Financial) 2. Recognition 3. Capability Building & Execution 4. Enabler
Pemilihan S trategi BINUS menerapkan strategic choice yaitu dengan menggunakan operational excellence. Tabel 3.3 Operational Excellence Operational Excellence
Proses Kunci
Kerjasama
yang saling
menguntungkan
antara Bina Nusantara dengan partner kerja sama (BCC) M enjalin kerjasama dengan industri untuk mempermudah
mahasiswa
BINUS
University mencari pekerjaan sesuai ilmunya dan industri untuk mempekerjakan seseorang yang berpotensi di bidangnya (BICAR) M engadakan kegiatan dengan para alumni,
49 agar terbuka peluang pekerjaan. Network bisnis, dan lainnya (BAC) M engadakan mata kuliah Entrepreneurship sebagai mata kuliah wajib tiap jurusan untuk memunculkan intuisi bisnis para Binusian dan mengadakan seminar-seminar dengan para pakar
yang berpengalaman
menambah
pengetahuan
yang tentang
entrepreneurship (BEC) Organisasi dan Skill
Harus adanya persetujuan terlebih dahulu dari kepala unit yang besangkutan. Juga dengan persetujuan dari partner-partner yang terkait
Variabel Proses Kunci
M engurangi
biaya
dan
waktu
dalam
memperluas
networking dengan
adanya
kontribusi dari para alumni Sistem M anajemen
M enjaga hubungan dan komunikasi yang baik dengan partner kerjasama, pemerintah, dan para alumni M emberikan konsultasi yang dilakukan oleh BICAR Adanya umpan balik dengan menggunakan kuesioner
50
Konteks Model Bisnis Pelanggan Pelanggan dari BINUS University terdiri dari mahasiswa D3, S1 Reguler dan Internasional, dan S2 yang jumlahnya kurang lebih 23.000 mahasiswa aktif.
Produk dan Pelayanan Layanan utama diberikan oleh BINUS ini sudah pasti dalam bentuk pendidikan, adapun beberapa layanan pendukung lainnya yaitu sebagai berikut: o Academic affairs & development o Academic operation & administrative service o Student, alumni & collaboration o Academic support service o Quality o Technology
Program Studi Sarjana (S1) yang ditawarkan pada BINUS University : o Fakultas Ilmu Komputer : ‐
Teknik Informatika
‐
Sistem Informasi
‐
Sistem Komputer
‐
Komputerisasi Akuntansi
51 o Fakultas Sains dan Teknologi : ‐
Arsitektur
‐
Teknik Sipil
‐
Teknik Industri
‐
M atematika
‐
Statistik
o Fakultas Ekonomi dan Bisnis : ‐
Akuntansi
‐
M anajemen
‐
M anajemen Perhotelan
o Fakultas Bahasa dan Budaya : ‐
Sastra China
‐
Sastra Inggris
‐
Sastra Jepang
o Fakultas Komunikasi dan M ultimedia : ‐
Desain Komunikasi Visual
‐
Desain Interior
‐
Komunikasi Pemasaran
o Fakultas Psikologi : ‐
Psikologi
o Program Ganda : ‐
M atematika & Teknik Informatika
‐
Statistik & Teknik Informatika
52 ‐
Akuntansi & Sistem Informasi
‐
M anajemen & Sistem Informasi
‐
Teknik Industri & Sistem Informasi
‐
Teknik Industri & M anajemen
Program Studi Pasca Sarjana (S2) Fakultas Ilmu Komputer yang ditawarkan pada BINUS University yaitu: 1. M agister Teknik Informatika (MTI) 2. M agister Sistem Informasi (M SI)
Program studi yang ditawarkan pada BINUS International yaitu : ‐
Computer Science (RM IT, M urdoch University, University
of
Wollongong) ‐
Information System (Curtin University, Cologne Business School)
‐
Accounting (Curtin University, Cologne Business School)
‐
Marketing (Curtin University, Cologne Business School)
‐
Hospitality & Tourism Management
‐
Desain Komunikasi Visual (Northumbria University, LimKokWing University)
‐
Bisnis Internasional
Program studi yang ditawarkan pada BINUS Business School yaitu : o MM Business Management
53 ‐
Young Professional Program
‐
Professional Program
o MM Applied Finance o MM Strategic Marketing o MM Executive
Pemasok/Rekan Kerjasama Pemasok terdiri atas industri-industri sebagai sponsor dari acaraacara yang diselenggarakan oleh BINUS University. BINUS menjalin kerja sama dengan berbagai lembaga, mulai dari institusi pendidikan, dunia industri, lembaga pemerintahan, hingga organisasi/asosiasi profesi, dalam skala nasional maupun internasional, demi
meningkatkan
kualitas
secara
langsung,
signifikan,
dan
berkesinambungan dan bertujuan untuk meningkatkan jaringan kerjasama dan kualitas proses pembelajaran. Secara garis besar inisiatif kerjasama yang dilakukan telah merambah 4 benua, dan lebih dari 30 negara di dunia dengan jenis institusi yang sangat bervariatif agar dapat meningkatkan luasnya jaringan kerjasama. Hal ini dilakukan agar pembangunan visi BINUS 2020 menjadi “World Class University” akan terwujud dengan lebih cepat. Berikut adalah beberapa institusi yang bekerja sama dengan BINUS:
Kerja sama dengan institusi-institusi pendidikan, antara lain: Asia
54 -
University of Toyama, Jepang
-
Xiamen University, China
-
The National University of China Overseas – Hua Da ( Huaqiao University), China
-
The Sirindhorn International Thai-German Graduate School of Engineering, Thailand
-
University Sains Malaysia, M alaysia
-
Limkokwing University College of Creative Technology, M alaysia
-
Universitas Indonesia, Institut Pertanian Bogor, Universitas Institut Teknologi Bandung, dan Universitas Gajah M ada dalam kerja sama akademik.
-
Dengan Universitas Kristen Duta Wacana, dalam hal perjanjian Cisco Networking Lokal Academy
Australia -
Murdoch University, Australia
-
The University of Wollongong, Australia
-
Curtin University of Technology, Australia
-
MacQuarie University, Australia
-
The Royal Melbourne Instute of Technology, Australia
Eropa -
Northumbria University, Inggris
-
Cologne Business School, Jerman
-
Erasmus University Rotterdam, Belanda
-
INHOLLAND University, Belanda
55 -
Netherlands Education Centre, dalam hal pengembangan pusat informasi pada BINUS Career yang didedikasikan untuk pelajarpelajar BINUS.
Amerika
Simon Fraser University, Canada
Kerja sama dengan industri-industri, antara lain: ‐
Fullcast Technology Co. Ltd., Jepang
‐
Global Needs, Inc., Jepang
‐
Dream Picture 21 Co. Ltd, Korea
‐
Geosoft Technical Support (GTS), Singapura
‐
QS Asia Quacquarelli Symonds Pte Ltd, Singapura
‐
MKEA Architects, Australia
‐
Plaxis bv, Belanda
‐
SGS/JAS-ANZ, Swiss
‐
Oracle Indonesia, PT
‐
ABN Amro Bank, NV., Jakarta
‐
AIG Life, PT
‐
Allianz Indonesia
‐
Cisco Systems, Inc
‐
Dell Asia Pacific SDN – Jakarta Representative Office
‐
JW M arriott Jakarta Hotel
‐
PT. Acer Indonesia, dalam penelitian dan pengembangan di dalam Teknologi Informasi.
56 ‐
PT. Ad Quantum Advertising, kerja sama dalam bidang akademik dan industri.
‐
PT.
Astra
Internasional
Tbk,
dalam
hal
penelitian,
pendidikan/pelatihan dan layanan konsultasi.
Kerja sama dengan institusi-institusi pemerintah, antara lain: ‐
Dinas Pendidikan M enengah dan Tinggi (DIKM ENTI) Provinsi DKI Jakarta
‐
Departemen Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia, dalam hal pengembangan, pendidikan, pelatihan dan penelitian di dalam komunikasi dan teknologi informasi.
‐
Pusat Data dan Informasi Departemen Pertanian (PUSDATIN)
‐
Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI
‐
Departemen Kebudayaan dan Pariwisata Republik Indonesia
‐
Direktorat Jenderal Pemasyarakatan Departemen Humuk dan Hak Asasi M anusia Republik Indonesia
‐
Komisi Pemberantasan Korupsi
Associations / Organisations / Foundations, antara lain: ‐
BEA Photographic, dalam hal Program perbaikan gempa bumi di Yogyakarta.
‐
Creative Circle Indonesia (CCI), dalam hal kerja sama akademik dan industri.
‐
Ikatan Arsitek Indonesia Daerah Jakarta, dalam hal Jakarta architecture database dan information.
57
New Collaboration, antara lain: ‐
Northumbria University (United States), dalam kerja sama akademik.
‐
Xiamen University (China), dalam hal kerja sama akademik.
‐
Macquarie University (Australia), dalam hal Program Ganda : Graduate Accounting & Commerce Centre (GACC) Programs & Magister.
Kerja sama BINUS Internasional (BI), antara lain: ‐
Curtin University of Technology (Australia), dalam hal kerja sama akademik (Institusi Pendidikan).
‐
Cisco Sytems, Inc, dalam hal Cisco Networking Academy Agreement “Standard” (Industri).
‐
Asian Development Bank / ADB (United States), dalam hal Program Funding (Association / Organization / Foundation)
Pembeda Utama Organisasi Penggunaan teknologi informasi pada semua produk dan jurusan merupakan kunci perbedaan BINUS University karena BINUS University merupakan lembaga pendidikan yang berbasis pada teknologi informasi dimana itu menjadi salah satu nilai tambah di mata pelanggan ataupun calon mahasiswa, dan sekaligus bukti sebagai lembaga dengan moto People, Innovation, Excellence.
58 Sumber Daya Gedung yang dimiliki BINUS UNIVERSITY berjumlah 3 yaitu : 1. Kampus Syahdan Terletak di Jl. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480. 2. Kampus Anggrek Terletak di Jl. Kebon Jeruk Raya No.27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530. 3. Kampus Kijang Terletak di Jl. Kemanggisan Ilir III No. 45, Kemanggisan / Palmerah, Jakarta Barat 11480. Gedung yang dimiliki BiNus International hanya 1 yaitu Kampus JWC (Joseph Wibowo Center) yang terletak di Jl. Hang Lekir I No. 6, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan 12120. Gedung yang dimiliki BINUS School yaitu: 1. BINUS School Simprug Jl. Sultan Iskandar M uda Kav. G-8 Jakarta Selatan 12220 2. BINUS School Serpong Jl. Lengkong Karya - Jelupang No. 58, Lengkong Karya / Serpong Tangerang 15322 Gedung yang dimiliki BINUS CENTER yaitu: 1. BINUS Center Head Office Jl. KH. Syahdan No. 20 Kemanggisan - Palmerah
59 Jakarta Barat 11480 Phone: (62-21) 5345830 ext 3203 Email:
[email protected],
[email protected] 2. BINUS Center Grogol Jl. Kyai Tapa Ruko Taman Gloria No. 215H Jakarta Barat 11450 DKI Jakarta, Indonesia Phone: (62-21) 560 7606, 560 7607 Fax: (62-21) 560 7554 E mail:
[email protected] 3. BINUS Center Kedoya Jl. Panjang Kedoya Elok Plaza Blok DC No. 45 Jakarta 11520 DKI Jakarta, Indonesia Phone: (62-21) 580 2803, 580 2819 Fax: (62-21) 582 3623 E mail:
[email protected]
•
S trategi Pembeda Utama BINUS University sebagai salah satu institusi pendidikan tinggi yang pertama di Indonesia yang mendapatkan sertifikasi internasional, berikut ini:
60 1. ISO 9001:2000 2. Education Criteria for Performance Excellence based on MBNQA Criteria 3. IWA 2:2007 (Guidelines for the application of ISO 9001:2000 in Education) 4. Service Excellence Certification Criteria Pembeda lainnya, sebagai berikut : 1. Sistem pembelajaran yang digunakan di BINUS University yaitu Multi Channel Learning yang terdiri dari: Self Study, Pembelajaran Self Study, dan Off Class 2. Infrastructure, application and content yang lengkap dan canggih 3. Digital Library
61 3.2
Process Foundation
Gambar 3.7 Proses Model
Gambar 3.8 Education Value Chain
62 Proses nilai rantai dalam industri pendidikan (BINUS University) terdiri dari proses inti dimana yang pertama adalah market dan financial analytical yang melakukan analisis kondisi pasar dan keuangan, lalu academic development and content preparation menyiapkan pengembangan akademik dan menyiapkan kurikulum, serta facilities management yang mengelola fasilitas-fasilitas yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan pembelajaran. Proses admission yang menangani penerimaan siswa/mahasiswa baru, didukung oleh ketiga proses diatas. Ada terdapat proses lecturer/teacher dan assistant management yang mengatur ataupun mengelola para pengajar yang dibutuhkan. Proses ini bersama dengan proses admission akan berlanjut ke proses registration and scheduling yang mengatur kegiatan registrasi dan penjadwalan kegiatan pembelajaran. Selanjutnya adalah proses teaching learning (Multi Channel Learning) mengatur kegiatan belajar mengajar yang berlangsung, dimana kegiatan belajar mengajar itu terbagi menjadi 2 yaitu kegiatan belajar mengajar di kelas dan di laboratorium. Setelah itu terdapat proses examination and evaluation yang menangani kegiatan ujian dan pengevaluasian hasil ujian, dan kemudian pada akhir masa studi siswa/mahasiswa akan berlangsung proses thesis/graduation, yang menangani hal-hal yang berkaitan dengan skripsi/tugas akhir dan kelulusannya. Setelah kelulusan terdapat proses alumni yang menangani kegiatan dan kebutuhan para alumni yang berkaitan dengan almamaternya. Kemudian ada career development yang membantu pengembangan karir bagi para lulusan yang ingin bekerja pada perusahaan rekan kerjasama BINUS Career. Selain itu ada pula proses entrepreneurship yang membantu mempersiapkan diri para Binusian yang ingin menjadi wirausaha
63 (entrepreneur). Adapun Endowment programs menangani program pendanaan alumni. Selain proses inti yang telah dijelaskan diatas, ada pula proses-proses lain yang mendukung proses-proses inti diatas, antara lain; process financial services yang
menangani
hal-hal
yang
berkaitan
transaksi
keuangan,
proses
lecturer/teacher and assistant management services yang memberikan pelayanan berupa pengembangan dan pelatihan bagi para pengajar, proses digital library services
yang menyediakan layanan perpusatakaan secara digital, proses
extraculicular and student organization services yang menangani kegiatan organisasi siswa/mahasiswa, dan industry and government relationship services yang menangani hubungan dengan industri dan pemerintah serta proses evaluation management services yang memberikan layanan manajemen pendidikan.
•
Arsitektur Awal Proyek Berikut ini adalah timeline schedule pelaksanaan proyek ini : o Timeline Tabel 3.4 Timeline Schedule
64 •
Gambaran Proses Organisasi
Gambar 3.9 O rganization Process View
65 •
Daftar Proses End-to-end Untuk entrepreneur (BEC) : -
penyelenggaraan event
-
pengelolaan website
Untuk kerjasama (BCC) : -
pembuatan kerjasama
-
monitoring kerjasama
-
kerjasama tidak diteruskan atau dihentikan
-
kerjasama atau proyek selesai atau dihentikan
Untuk karir (BICAR) : -
layanan penyaluran tenaga kerja a. pendaftaran perusahaan ke BICAR b. BICAR melakukan campus hiring c. Placement d. Membership
-
Klien melakukan konsultasi
-
Pengadaan Co Op
Untuk alumni (BAC) : -
kerjasama event
-
membership ARC
-
pembentukan ikatan Alumni
-
penyampaian informasi
66 3.3
Technology Foundation •
Gambaran dan Blue print Arsitektur TI
Gambar 3.10 Overview dan Blue Print Arsitektur TI
67 •
Penentuan Peralatan dan Teknologi yang Dibutuhkan Tabel 3.5 Peralatan dan Teknologi yang Dibutuhkan Unit
BAC (BINUS Alumni Center)
Require Tools - Visual Studio.Net 2008 untuk website alumni - Database SQL 2000 - Crystal Report 8.5 - Windows
application
menggunakan
invragistic pada website alumni - Bahasa pemrograman C# (CSharp) BCC ( BINUS Collaboration Center)
- Database SQL 2000 - Crystal Report 8.5
BEC (BINUS Entrepreneurship Center)
- ASP Classic untuk website - Database SQL 2000 - Crystal Report 8.5 - Bahasa pemrograman C# (CSharp)
BICAR (BINUS Career)
- Visual Studio.Net 2003 - Database SQL 2000 - Crystal Report 8.5 - Bahasa pemrograman C# (CSharp)
68 •
Identifikasi Sistem yang sedang Berjalan Di sini ada beberapa legacy system yang terlibat di dalam proses yang berhubungan dengan alumni dan external relationship services, yaitu dengan adanya beberapa website diantaranya website Alumni yang digunakan baik untuk BINUS University maupun untuk BINUS International dan S2, website Binus Career, dan website BEC (Binus Entrepreneur Center).
•
Canonical Data and Data Source Dictionary
Gambar 3.11 Canonical Data
Dan untuk dokumentasi data digunakan ERD Database. Berikut adalah ERD
69
Front Contents
Gambar 3.12 ERD Front Contents MU1
70
Gambar 3.13 ERD MU1 MU2
71
Gambar 3.14 ERD MU2
Testi
72
Gambar 3.15 ERD Testi Industry nw
Gambar 3.16 ERD Industry nw E-magz
73
Gambar 3.17 ERD E-magz
Events and Acts
Gambar 3.18 ERD Events and Acts News
74
Gambar 3.19 ERD News Business nw
Gambar 3.20 ERD Business nw Success prof
75
Gambar ERD 3.21 ERD Success prof
Service sol
76
Gambar ERD 3.22 ERD Service sol Sharing
77
Gambar ERD 3.23 ERD Sharing Hits
Gambar 3.24 ERD Hits Email
78
Gambar 3.25 ERD email Member
Gambar 3.26 ERD Member
79 •
Portofolio Fungsionalitas Bisnis Awal Tabel 3.6 Portofolio Fungsionalitas Bisnis Awal
Proses Bisnis
Parameter/Business Services
Unit
1. M enyelenggarakan BEC event
‐ create_ proposal ‐ read_check_list ‐ create_laporan_akhir ‐ update_laporan_akhir ‐ save ‐ print
2. Pengelolaan Website
BEC
‐ Check_kelayakan_business_plan_dari_dosen_atau mahasiswa ‐ Evaluate_business_plan ‐ Approval ‐ Upload(update)_summary_business_plan ‐ save ‐ check_business_plan_yang_ada_di_website ‐ create_draft_news_dan_event ‐ evaluate_kelayakan_news_dan_event ‐ uploade(update)_news_dan_event ‐ check_news_dan_event_yang telah_diupload ‐ evaluate_kelayakan_knowledge ‐ upload(update)_knowledge
80 Proses Bisnis
Unit
Parameter/Business Services ‐ check_knowledge_yang_telah_di_upload
3. a Pembuatan
BCC
Kerjasama
‐ Update_proposal_kerjasama ‐ Create_draft_dokumen_kerjasama ‐ Update_dokumen_kerjasama_(bila_ diperlukan) ‐ Save
3. b. M onitoring
BCC
Kerjasama
‐ Create_laporan_kerjasama ‐ Create_rekap_laporan_kerjasama ‐ Evaluate_kerjasama ‐ Update_isi_dokumen_kerjasama ‐ Create_addendum_atau_Lampiran _dokumen_kerjasama ‐ Create_laporan_kegiatan_akhir_proyek_kerjasama ‐ Save
4. a. Pendaftaran Layanan Penyaluran Tenaga Kerja
BICAR
‐ Create_account_perusahaan_(bila_sudah_membayar) ‐ Update_posisi_yang_ditawarkan_ perusahaan_pada_website_Binus _Career ‐ Aktivasi_account_perusahaan ‐ Write_account_perusahaan_di_buku_rekapitulasi _penjualan ‐ Create_laporan_penjualan_mingguan ‐ Check_kesesuaian_rekapitulasi_dan_laporan_penjualan
81 Proses Bisnis
Unit
Parameter/Business Services _mingguan_dengan_binder_bukti_pembayaran ‐ Create_laporan_rekapitulasi_penjualan_mingguan ‐ Write_metrik_penjulalan
4. b. Campus Hiring
BICAR - Create_surat_peminjaman_ruangan _dan_fasilitasnya - Create_daftar_hadir - Create_kuesioner - Save - Print
4. c. Placement
BICAR - Create_jadwal_pengiriman_kandidat - Save_berkas_kandidat - Create_kuesioner_layanan_recruitment - Save
4. d. M embership
BICAR - Update_iklan_di_website_Binus_Career - Save_berkas_lamaran - Create_kuesioner_layanan_recruitment - Save_form_kuesioner
5. Konsultasi
BICAR - Create_pendaftaran_talent_assessment_atau_ personality_assessment_atau_konsultasi_dan _tes - Create_laporan_konsultasi_dan_assessment - Save - Print
6. Co OP (Cooperative BICAR - Create_Proposal_Co_OP
82 Proses Bisnis
Unit
Education)
Parameter/Business Services - Create_Perjanjian_Kerjasama_dengan_UKM - Create_kontrak_kerja_bila_kandidat_diterima _perusahaan - Create laporan pelaksanaan program Co Op - Save - Print
7. Kerjasama Event
BAC
- Create_proposal - Update_proposal - Create_persetujuan_kerjasama - Update_hasil_kerjasama - Save - Print
8. M embership ARC
CF
- Entry_banner_industry_network
BAC
- Create_proposal - Create_persetujuan_kerjasama - Save_bukti_kerjasama - Print
9. Pembentukan ikatan BAC
- Create_proposal_acara
alumni
- Create_persetujuan_hasil_rekomendasi_ketua _alumni - Save_data_ketua_alumni
10. Penyampaian Informasi
BAC
- Create_informasi_dari_Alumni_atau_Jurusan _atau_UKM _atau_HMJ
83 Proses Bisnis
Unit
Parameter/Business Services - Update_informasi - Save_informasi_yang_telah_di_upload - Approval_testimonial_dari_alumni - Approval_success_profile_dari_alumni - Approval_alumni_business_network
•
Penentuan Tim Proyek Teknis yang Dibutuhkan o Project Manager Tugas : 1. M engelola perencanaan proyek, dan memonitor proses yang ada dan memasukan ke dalam cakupan proyek 2. M engelola timeline schedule agar tetap waktu yang diharapkan 3. M engelola tim proyek 4. M endefinisikan, menganalisa dan menyelesaikan masalah 5. M enyiapkan sumber daya yang dibutuhkan oleh proyek 6. M elakukan koordinasi dengan sesama anggota tim proyek 7. M elakukan proses kontrol dan pengawasan proyek 8. M engelola pembagian aplikasi untuk mengisi kebutuhan terhadap penggunaan aplikasi untuk mempercepat proses bisnis 9. M emastikan pembersihan data hasil konversi dan migrasi data 10. M enjaga hubungan baik dengan pemilik (stakeholder) 11. Berinteraksi dengan manajemen dan pengguna
84 12. M enetapkan status proyek 13. M enyusun laporan akhir pelaksanaan kegiatan analisa dan perancangan sistem dan melaporkannya kepada manajemen 14. M enyiapkan presentasi untuk manajemen.
o Business Analyst Tugas: 1. M elakukan survey kebutuhan informasi dengan cara:
M emperlajari bisnis dan standar operasional
Wawancara
Kuisioner
2. M enyusun dokumen kebutuhan bisnis/sistem 3. M emeriksa apakah sistem yang dirancang oleh System Designer sudah sesuai dengan dokumentasi kebutuhan bisnis/sistem 4. M embuat laporan status perkembangan kegiatan untuk dilaporkan kepada Project Manager 5. M enyiapkan presentasi hasil analisa untuk disampaikan kepada pimpinan
o System Analyst Tugas : 1.
M elakukan analisis dan evaluasi terhadap prosedur bisnis yang ada maupun yang sedang diajukan atau terhadap kendala yang ada untuk memenuhi keperluan data processing
85 2.
M engumpulkan informasi untuk menganalisa dan evaluasi sistem yang sedang berjalan dan untuk rancangan suatu sistem
3.
Riset, perencanaan, instalasi, konfigurasi, troubleshoot, pemeliharaan, dan upgrade perangkat
keras,
perangkat
lunak,
serta sistem
pengoperasian dan antisipasi bila ada kesalahan 4.
M empersiapkan flow chart dan diagram yang menggambarkan kemampuan dan proses dari sistem yang digunakan
5.
M encatat dan memelihara laporan tentang perlengkapan perangkat keras dan lunak, lisensi situs dan server, serta akses dan security pengguna
6.
M enjamin konektivitas dan keserasian proses di antara sistem yang ada
7.
M elakukan riset yang bersifat teknis atas sistem upgrade untuk menentukan feasibility, biaya dan waktu, serta kesesuaian dengan sistem yang ada
8.
M enjaga kerahasisaan informasi yang diproses dan disimpan dalam jaringan
9.
M enyimpan dokumentasi atas sistem dan kekurangannya serta solusi terhadap sistem yang ada sebagai catatan untuk masa yang akan datang
o System Designer Tugas: 1. M embantu Business/System Analyst dalam penyusunan dokumen kegiatan analisa seperti: ‐
Rich picture
86 ‐
Dokumen kebutuhan bisnis/pengguna
2. M embuat rancangan sistem. 3. M enyusun laporan status perkembangan kegiatan perancangan untuk dilaporkan kepada Pimpinan Business/System Analyst.
o Software Architect Tugas : 1. M emungkinkan untuk kemudahan dalam pencarian dan pemakaian service 2. M emastikan IT selalu melaporkan dan memberikan dukungan untuk melayani praktek pembuatan service catalogue dalam organisasi 3. M emastikan service catalogue selalu jelas, singkat, dan diperbaharui
o Database Designer Tugas: 1. M erancang database yang terstruktur sesuai dengan kebutuhan 2. M emastikan
database
yang
ada
saling
berhubungan
dengan
relationship yang benar sesuai dengan kebutuhan sistem
o Network Specialist Tugas: 1. M erancang sistem jaringan komputer yang diperlukan 2. M emastikan seluruh komputer terhubung ke server yang telah di tentukan
87 o Application Developer (Programmer) Tugas: 1. Berdiskusi dengan pengguna untuk mendapatkan kebutuhan perubahan atau modifikasi program yang sudah ada 2. M enganalisa kinerja program dan
mengambil tindakan
untuk
memperbaiki kekurangan berdasarkan konsultasi dengan pengguna 3. M engembangkan program rinci logika dan coding perubahan 4. Perbaiki data dan format produk akhir 5. M embuat perubahan yang diperlukan dan disetujui 6. Pengujian dan atasi masalah memanfaatkan program yang sesuai hardware, database, pemrograman dan teknologi 7. M enjaga kerahasiaan mengenai informasi pemrosesan, penyimpanan atau pengaksesan 8. M endokumentasikan masalah program dan resolusi untuk referensi di masa mendatang
o System Testing Tugas: 1. M emastikan bahwa sistem yang dibangun memenuhi semua kebutuhan fungsional dan kebutuhan sistem dari suatu organisasi 2. M elakukan pengujian untuk mengetahui bila terjadi kesalahan atau error pada sistem yang baru dikembangkan 3. M embuat laporan hasil pengujian sistem
88 o System Documentation Tugas: 1. M enyusun dokumentasi hasil analisa, perancangan dan usulan rekomendasi ICT
3.4
BPM Foundation •
Definisi Pihak yang Berkepentingan (Stakeholder) dalam Proyek Stakeholder dari BINUS University adalah semua pihak yang mempunyai kepentingan terhadap BINUS University. Jadi, yang termasuk dalam stakeholder yaitu: o M ahasiswa M ahasiswa
berkepentingan
terhadap
BINUS
University
untuk
mendapatkan pelayanan berupa pendidikan. o Orangtua Orang tua memiliki kepentingan terhadap BINUS University dalam hal kualitas layanan pendidikan yang diterima oleh anak-anak mereka yang menjadi mahasiswa di BINUS University. o Dosen Dosen berkepentingan terhadap BINUS University yang berkaitan dengan penghasilan yang didapatkannya dari mengajar di BINUS University. o Pimpinan M anajemen berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal penghasilan dan pengakuan yang didapatkan dari perkembangan dan keberhasilan dari mahasiswa dan BINUS University sendiri.
89 o Staf Staf berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal penghasilan mereka dengan bekerja di BINUS University dan melayani customer. Staf yang berkaitan dengan ruang lingkup ini adalah Untuk unit BAC ‐
BAC Manager
‐
Alumni Partnership Section Head
‐
Alumni Engagement Section Head
‐
Alumni Partnership Section staff
‐
Alumni Engagement Section staff
Untuk unit BCC ‐
BCC Manager
‐
Collaboration Section Head
‐
Collaboration saff
Untuk unit BEC ‐
BEC Manager
‐
Administration staff
‐
Operation Section Head
‐
Program Development Section Head
‐
Operation Section staff
‐
Program Development staff
Untuk unit BICAR ‐
BICAR Manager
90 ‐
Administration staff
‐
Consultant
‐
Recruitment Service Section Head
‐
Web Database Administrator
‐
Account Relation staff
‐
Public Promotion staff
‐
Customer Service staff
‐
Recruitment Service staff
o Pemerintah Pemerintah berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal kualitas pendidikan dari lulusan yang dihasilkan oleh BINUS University dalam hubungannya dengan peningkatan kualitas sumber daya manusia Indonesia. Pihak pemerintah yang terkait yaitu : -
Kopertis III
-
DIKTI
o Industri Industri berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal kualitas lulusan yang diperlukan industri untuk memenuhi kebutuhan akan tenaga kerja yang kompeten, yang dapat mendukung kemajuan industri. o Asisten Asisten berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal penghasilan dan pengalaman yang didapatkan dengan mengajar di BINUS University.
91 •
Harapan Pihak Berkepentingan (Stakeholder) yang Disetujui dan Didokumentasikan
Kebutuhan akan adanya registrasi yang dapat dilakukan melalui website BEC, yang dapat memberi kemudahan bagi perusahaan ataupun industriindustri yang ingin melakukan kerjasama dengan unit BEC. Karena sebelumnya proses ini dilakukan secara manual, dimana perusahaan atau industri yang ingin melakukan registrasi untuk bekerjasama harus datang secara langsung.
Kebutuhan akan adanya proses perekrutan yang dapat dilakukan melalui website BEC. Dimana apabila ada perusahaan atau industri yang mau melakukan perekrutan terhadap mahasiswa, maka dapat melakukannya secara online dengan melihat CV dari mahasiswa tersebut yang dimana data CV tersebut disimpan di dalam website.
Karyawan BCC memerlukan aplikasi baru yang dapat mempermudah pelaksanaan kegiatan operasional mereka,
seperti mendata semua
kerjasama antara pihak Bina Nusantara dengan pihak luar, memonitor progres yang ada, dan membuat laporan kerjasama.
BAC ingin menambahkan fitur donasi pada website-nya dimana alumni dapat memberikan donasi ke BAC dengan pemberitahuan melalui website BAC.
Selain itu BAC membuat suatu fitur dalam website alumni yang berupa program membership. Dimana alumni yang menjadi member program ini dapat
menikmati
fasilitas-fasilitas
seperti
meminjam
buku
pada
perpustakaan sebagai alumni, dibantu untuk mengurus surat-surat yang
92 diperlukan dari almamaternya seperti transkrip nilai, ikut serta bila diadakan reuni, gathering, dan lain-lain. Caranya dengan mendaftar secara online dan membayar biaya keanggotaan sebesar Rp 150.000,- yang berlaku untuk 2 tahun.
•
Process Selection Matrix (PSM)
Gambar 3.27 Process Selection Matrix (PS M)
93 •
Daftar Proses Bisnis yang Teridentifikasi dan Metrik Awal (PWM) Tabel 3.7 Process Worth Matrix (PWM) Worth Asset
Liability 9
Proses penyelenggaraan event Proses pengelolaan website
9
Proses kerjasama
9
Proses penyaluran tenaga kerja
9
Layanan Konsultasi
9 9
Proses Co Op
9
Proses Kerjasama event 9
Proses M embership ARC Proses
Pembentukan
Ikatan
9
Alumni Proses Penyampaian Informasi
9
94 •
Proses yang Diprioritaskan untuk Tahap Elaborasi Dari kebutuhan-kebutuhan para stakeholder maka dibuat prioritas sebagai berikut : ‐
Kebutuhan untuk membuat aplikasi baru yang dapat mempermudah pelaksanaan kegiatan operasional karyawan BCC
‐
Kebutuhan akan adanya registrasi yang dapat dilakukan melalui website untuk perusahaan atau industri yang ingin melakukan kerjasama dengan unit BEC
‐
Kebutuhan alumni untuk mendapatkan fasilitas-fasilitas yang ditawarkan program membership (dimana untuk menjadi anggota, alumni dapat mendaftar secara online)
‐
Kebutuhan akan adanya perekrutan yang dapat dilakukan melalui website BEC.
‐
•
Kebutuhan untuk menambahkan fitur donasi pada website BAC
Project Management ( Initial Draft of the Project Plan) o Project charter document Berikut adalah gantt chart dari analisa dan perancangan Enterprise Resource Planning (ERP) Education (Studi Kasus pada Area Alumni dan External Relationship Services)
95
Gambar 3.28 Gantt Chart
o Dokumen Lingkup Proyek Tahap 1 : Organization Foundation Dalam tahap ini, membahas tentang aspek internal dari organisasi yaitu kekuatan, kelemahan, kompetensi, dan keterbatasan dari organisasi. Lalu juga dibahas dari sisi aspek eksternal organisasi yaitu kompetisi organisasi dan dampak terhadap lingkungan, visi & misi organisasi, serta tujuan dan sasaran organisasi tersebut. Disini juda turut disertakan struktur organisasi, nama unit & deskripsi umum dari organisasi, strategi apa yang harus digunakan untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi, strategi implementasinya, dan pemilihan strategi. Kemudian dibahas pula tentang konteks model bisnisnya, yang meliputi pelanggan, produk dan pelayanan, pemasok, rekan kerja sama dan pembeda utama organisasi beserta sumber daya apa saja yang dimiliki organisasi. Lalu yang terakhir dibahas adalah strategi pembeda utamanya.
96 Tahap 2: Process Foundation Tahap ini membahas gambaran proses bisnis organisasi. Dalam fase ini menghasilkan gambaran keseluruhan proses bisnis yang sedang berjalan, timeline schedule proyek, gambaran hubungan antar unit terkait.
Tahap 3: Technology Foundation Dasar teknologi berisi teknologi dan tools yang dibutuhkan oleh BINUS University dan gambaran sistem yang sedang berjalan serta data-data yang diperlukan. Disini disertakan pula gambar relasi antar entitas data dari unitunit yang terkait, dan portfolio fungsionalitas bisnis awal yang isinya adalah bisnis fungsional yang dibuat berdasarkan user interface dari sistem yang digunakan oleh setiap proses bisnis. Dalam tahap dasar teknologi ini, dituliskan tim proyek teknis yang dibutuhkan secara teknis dalam proyek ini, yaitu aktor-aktor yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek beserta job description yang merupakan rincian tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari masing-masing aktor.
Tahap 4: BPM Foundation Phase Di tahap ini, di identifikasikan harapan-harapan atau kebutuhan-kebutuhan dari stakeholder terhadap organisasi. Lalu dibuat prioritas berdasarkan waktu pelaksanaan pengembangan. Disini juga ditampilkan gambaran proses bisnis yang dilakukan oleh unit organisasi yang terkait beserta metrik awalnya, dan menajemen proyek. M anajemen proyek meliputi project charter document (gantt chart) dan dokumen lingkup proyek.
97 Tahap 5: Elaboration Phase Pada tahap ini, dilakukan pengumpulan transactional information, transactional data, direct labor, IT cost dan overheads yang didapatkan melalui observasi, investigasi, dan wawancara terhadap user. Lalu, mengumpulkan informasi mengenai penyebab adanya kebutuhan dari para stakeholder. Dilakukan pula analisa proses dengan metrics analysis dan analisa kemampuan staf dari unit yang berkaitan dengan people capability matrics, serta menentukan bentuk perubahan atau pengembangan yang dilakukan berdasarkan informasi yang ada saat ini.
Tahap 6: Improvement Phase Fase ini dilakukan modifikasi dari sistem yang lama agar sesuai dengan kebutuhan atau proses bisnis saat ini, sesuai dengan tahap elaborasi. Disini juga dipaparkan simulasi biaya yang dikeluarkan.
Tahap 7: People and Technology Development Phase Fase Pengembangan M anusia dan Teknologi perlu dikembangkan secara paralel walaupun terdiri dari aspek-aspek yang berbeda yang berperan dalam pengembangan. Se-otomatis apapun proses bisnis dan sebaik apapun struktur organisasi, manusialah yang menjalankan dan membuat proses itu berjalan dengan efektif dan efisien. Pengembangan teknologi dilakukan untuk menyediakan fleksibilitas yang cukup untuk mengatasi perubahan pada bisnis dan proses bisnis, dengan
98 cara integrasi sistem internal, otomatisasi proses bisnis, dan kolaborasi dengan entitas internal.
Tahap 8: Deployment Phase Tahap ini bisa dikatakan sebagai penindaklanjutan dari pengembangan tahap-tahap sebelumnya ke dalam sistem baru untuk dijalankan dalam kegiatan operasional. Fase ini meliputi kegiatan pemilihan strategi implementasi (deployment), dan pelatihan terhadap pengguna sistem baru (staf)
agar dapat memanfaatkan sistem tersebut secara optimal sesuai
dengan tujuan awalnya.
Tahap 9: Benefit And Realization Phase Perlu ditetapkan sebuah kerangka untuk mengelola manfaat proyek bisnis, menetapkan target, ukuran dan berusaha untuk mencapainya. Setelah itu pastikan adanya struktur pengendalian yang cocok yang dibutuhkan untuk mencapai manfaat tersebut. Pada fase ini feedback sangat diperlukan untuk membandingkan antara proses bisnis awal dengan hasil aktual dari proyek yang dikembangkan sehingga dapat dilakukan perbaikan ataupun perubahan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang maksimal.
Tahap 10: Continuous Improvement Phase Dalam tahap ini dijelaskan mekanisme untuk mengelola bisnis proses agar pengembangan sistem dapat tetap berjalan seiring dengan perkembangan
99 dan perubahan bisnis. Proses harus secara berkesinambungan ditingkatkan dan didesain ulang, apabila sebaliknya maka akan menjadi kurang optimal.
o Strategi Komunikasi Awal Ada beberapa hal yang biasa dilakukan di BINUS University dalam membagikan knowledge kepada seluruh staf, misalnya dengan cara : ‐
IT Directorate mengadakan pelatihan dan jasa konsultasi terhadap staf di BINUS University yang berkepentingan untuk akses jaringan (infrastruktur), sistem informasi/aplikasi (web based atau desktop application), content e-learning, video dan animasi.
‐
M elakukan sharing knowledge (dikenal dengan istilah CSK/Create sharing Knowledge) yang dapat diadakan secara periode mingguan.
o Analisa Resiko Awal Resiko yang harus diantisipasi bila prioritas dari kebutuhan tersebut gagal dipenuhi yaitu :
Apabila pembuatan aplikasi baru untuk karyawan BCC tidak terwujud, maka para karyawan tersebut tetap menggunakan cara manual seperti saat ini, dimana persentase terjadinya human error lebih besar dibandingkan dengan sistem yang lebih terkomputerisasi.
Apabila penambahan fungsi registrasi pada website BEC tidak dapat dijalankan sesuai dengan tujuan awalnya, maka perusahaan atau industri yang akan mendaftar untuk bekerjasama dengan unit BEC
100 tidak dapat melakukan registrasi melalui website, dan harus datang langsung.
Apabila program membership yang ada pada website gagal dijalankan maka alumni tidak bisa mendapatkan fasilitas dari almamaternya, seperti melakukan peminjaman buku di perpustakaan, meminta bantuan
untuk
mengurus
surat-surat
almamaternya (contohnya transkrip
yang
diperlukan
dari
nilai), dan lain-lain. Dan
kalaupun bisa, biaya yang harus dikeluarkan jauh lebih mahal daripada ikut program ini.
Tujuan dari adanya penambahan fungsi berupa perekrutan yang dapat dilakukan melalui website adalah agar memberikan kemudahan dan mempertemukan antara perusahaan dengan mahasiswa sebagai sumber daya manusia yang akan menjalin hubungan kerja dengan perusahaan tersebut. Namun apabila fungsi ini tidak dapat berjalan sebagaimana mestinya, maka proses perekrutan ini akan dijalankan dengan cara sebelumnya, dimana perusahaan yang ingin melihat CV dari calon kandidat ini dapat melihatnya secara langsung dengan datang ke ruang BEC.
Tujuan dari fitur donasi adalah untuk mempermudah para donator memberikan donasi tanpa melalui proses yang rumit seperti memberikan konfirmasi dahulu kepada pihak BAC bahwa alumni akan melakukan donasi, dan proses-proses lainnya. Tapi apabila fitur donasi pada website BAC tidak dapat dijalankan sesuai dengan tujuan
101 awalnya, maka para alumni yang ingin menjadi donatur tidak bisa menyampaikan donasinya.
o Cara M engantisipasi Resiko Awal
Untuk mengantisipasi timbulnya resiko dari pengimplementasian aplikasi baru pada unit BCC sebaiknya pengimplementasian dilakukan secara bertahap (parallel) misal pada staf dahulu dan yang lainnya masih menggunakan sistem yang lama, bila berhasil, baru diteruskan pada section head dan manager. Ini dilakukan agar apabila ternyata ada kesalahan pada aplikasi tersebut, maka unit ini masih dapat menjalankan kegiatan operasionalnya dengan sistem yang lama untuk sementara sampai aplikasi tersebut selesai diperbaiki dan dapat dijalankan sesuai dengan fungsi yang diharapkan.
Untuk mengantisipasi apabila fungsi baru registrasi pada website BEC tidak dapat berjalan sesuai dengan tujuan awalnya, maka sebelum benar-benar diluncurkan , sebaiknya fitur ini di uji dulu kelayakan dan fungsinya apakah sudah sesuai dengan yang diharapkan agar kemungkinan untuk gagalnya sangat kecil. Namun bila ternyata setelah diimplementasikan fungsi ini baru terlihat kekurangan atau kegagalannya, maka untuk sementara fungsi registrasi pada website ini harus diperbaiki terlebih dahulu sampai berhasil dan bisa dijalankan kembali. Dan selama masa perbaikan itu maka proses registrasi dapat dilakukan secara langsung dengan datang ke ruang BEC.
102
Bila ternyata program membership alumni ini gagal, maka cara untuk mengantisipasi resiko tersebut adalah dengan memperbaiki website alumni dan untuk sementara waktu tidak bisa digunakan sampai berhasil dan dapat dijalankan kembali.
Untuk mengantisipasi apabila fungsi baru perekrutan pada website BEC tidak dapat berjalan sesuai dengan tujuannya, maka harus dilakukan uji coba terlebih dahulu sebelum fungsi ini benar-benar digunakan. Tetapi apabila setelah diimplementasikan dan ternyata fungsi ini baru terlihat kekurangan atau kegagalannya, maka untuk sementara fungsi perekrutan pada website ini harus diperbaiki terlebih dahulu sampai berhasil dan bisa dijalankan kembali. Dan selama masa perbaikan itu maka proses perekrutan dapat dilakukan secara melalui via telepon atau datang secara langsung.
Cara mengantisipasi apabila tambahan fitur donasi pada website BAC tidak dapat berjalan sesuai dengan tujuan awalnya, yaitu sebelum diluncurkan, sebaiknya fitur ini di uji dulu kelayakan dan fungsinya apakah sudah sesuai dengan yang diharapkan agar kemungkinan untuk
gagalnya sangat
diimplementasikan
fitur
kecil. ini
Namun baru
bila ternyata setelah
terlihat
kekurangan
atau
kegagalannya, maka untuk sementara fitur ini harus diperbaiki terlebih dahulu sampai berhasil dan bisa dijalankan kembali. Dan selama itu, proses donasi kembali dilakukan secara manual via telepon atau email.
