BAB 3 ORGANIZATION - BPM FOUNDATION
3.1
Organization Foundation • Aspek Internal Organisasi Tabel 3.1 Aspek Internal Organisasi Kekuatan
• BINUS University telah mengimplementasikan Sistem M anajemen M utu yang berdasarkan pada ISO 9001 Quality Management System. Sistem M anajemen M utu ini telah secara langsung dan berkelanjutan terus meningkatkan kualitas dan produktifitas manajemen penyelenggaraan perguruan tinggi; kualitas sumber daya, terutama sumber daya manusia; kualitas konten akademik;
kualitas
kegiatan
belajar-mengajar,
penelitian dan pengabdian masyarakat; serta layanan secara keseluruhan kepada semua stakeholder di BINUS University. • Setelah dilakukan studi untuk mempelajari berbagai Sistem M anajemen M utu Internasional yang ada, akhirnya diputuskan
bahwa Malcolm
Baldridge
National Quality Award Criteria yang telah diakui di dunia internasional, merupakan evolusi lanjutan dari
ISO 9001. Dimana ISO 9001 fokus pada proses, sedangkan Malcolm Baldridge Criteria menambahkan fokus pada proses tersebut dengan fokus pada hasil. Di Indonesia sendiri standar Malcolm Baldridge ini juga telah
diimplementasikan
dan
dikenal
sebagai
“Indonesian Quality Award” yang diselenggarakan oleh Kementrian Negara BUM N untuk meningkatkan kualitas dari Badan Usaha M ilik Negara. Standar ini dinilai paling sesuai bagi kondisi BINUS University saat ini untuk mencapai visinya ke depan. Sebagai langkah
berikutnya
dari
implementasi
Malcolm
Baldridge Criteria tersebut adalah evaluasi dan sertifikasi dari Badan Sertifikasi Internasional yang independent dan memiliki reputasi yang baik. Proses evaluasi lengkap telah dilakukan oleh SGS pada awal tahun 2008, yang mencakup kriteria yang lebih komprehensif yang merupakan kombinasi dari ISO 9001:2000
maupun
Education
Criteria
for
Performance Excellence based on Malcolm Baldridge, terhadap seluruh kegiatan di BINUS University. BINUS
University
sebagai
institusi
pendidikan
pertama
di
Indonesia
yang
berhasil
mengimplementasikan dan mendapatkan sertifikasi
berdasarkan kriteria Malcolm Baldridge, Service Excellence dan IWA 2:2007, ini merupakan tantangan terus berupaya dan berinovasi dalam rangka terus meningkatkan kualitas pendidikan tinggi di Indonesia, bersama-sama dengan perguruan tinggi lain, serta bimbingan dan arahan pemerintah. Sebagai kelanjutan dari implementasi Standar Sistem M anajemen M utu yang
telah
ada,
BINUS
University
telah
mencanangkan pula untuk mendapatkan akreditasi akademik internasional. • BINUS University dikenal dengan image worldclass’nya. • BINUS University dikenal orang awam sebagai universitas yang mencetak tenaga ahli di bidang Teknologi Informasi. • BINUS melalui unit Character Building Development Center (CBDC) merasa perlu untuk mengambil bagian dalam
peningkatan
mutu
pendidikan
tinggi di
Indonesia melalui pemanfaatan teknologi informas i dan komunikasi (TIK) untuk menunjang kegiatan tridarma serta pengelolaan perguruan tinggi dengan berpartisipasi secara aktif
pada program yang
diusulkan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi
(DIKTI) yang merupakan Program Hibah Kompetisi K-1. Adapun tujuan dari keikutsertaan BINUS pada PHK
K-1
adalah
mengembangkan
konten
pembelajaran yang sifatnya terbuka untuk digunakan secara bersama-sama oleh
perguruan
tinggi di
Indonesia yang terhubung dalam portal EDUHUB melalui jaringan INHERENT, dan mengembangkan Virtual
Character
Education
Research
Center
(VCERC) serta menerapkan VRCM (Virtual Research Center for Management) untuk membantu dan meningkatkan kualitas penelitian dan komunitas melalui interaksi dengan universitas lain, industri dan masyarakat sehingga terjadi pertukaran pengetahuan yang juga melalui jaringan INHERENT. Kelemahan
•
BINUS University berada di lokasi rawan macet dikarenakan jalan yang sempit di sekitar area kampus ditambah lagi dengan makin banyaknya jumlah mahasiswa.
• Belum adanya budaya Research diterapkan di BINUS University,
semuanya
masih
tergantung
pada
individual. Kompetensi
•
Dengan
dukungan
sumber
daya manusia
dan
kompetensi di bidang teknologi informasi (TI),
Direktorat Teknologi Informasi BINA NUSANTARA siap membantu masyarakat dan industri, baik dalam maupun luar negeri, untuk mengembangkan dan menerapkan
teknologi informasi sesuai dengan
kebutuhan masing-masing. Adapun beberapa bidang yang dapat dibantu oleh
Direktorat Teknologi
Informasi BINA NUSANTARA meliputi penyediaan, pembuatan, pelatihan dan jasa konsultasi untuk akses jaringan
(infrastruktur), sistem informasi/aplikasi
(web based atau desktop application), content elearning, video dan animasi. Berkat konsistensinya mengembangkan
teknologi informasi,
khususnya
pengembangan e-education, nama BINUS kian hari kian berkibar di dunia cyber. Pada tanggal 9 Desember
2000,
website
BINUS
mendapat
penghargaan 12BC e-Award sebagai ”The Best Indonesian
Net
Company”
untuk
kategori
institusi/sektor publik dan organisasi non profit bidang pendidikan. Penilaian yang diberikan oleh M arkPlus&Co.
dan
12BC
(Indonesian
Internet
Business Community) ini menunjukan penghargaan sekaligus pengakuan masyarakat atas performa dan kiprah BINUS di tengah maraknya dunia internet.
• M enyelenggarakan
program-program
studi
yang
menunjang pengembangan dan penerapan teknologi Informasi, kemampuan berbahasa asing, komunikasi, kepemimpinan,
kemampuan
berinovasi
dan
berwirausaha serta berkarakter baik. Keterbatasan
• Kualitas pengajar sebagai bagian dari sumber daya intelektual masih terbatas dan harus terus dibina dan dikembangkan selaras dengan visi dan misi organisasi.
• Aspek Eksternal Organisasi Tabel 3.2 Aspek Eksternal Organisasi Kompetisi
• Pembelajaran M odern (Multi Channel Learning) BINUS University menerapkan M CL (Multi Channel Learning) sebagai metode pembelajaran dengan menggunakan teknologi terkini sehingga BINUSIAN dapat belajar dari berbagai dimensi, dimana dan kapan saja. • Pengembangan Karakter BINUS University melakukan terobosan dengan mengadakan kuliah Character Building agar BINUSIAN menjadi manusia yang smart and good. • Budaya belajar BINUSIAN yang menerapkan Student
Centered
Learning
(SCL),
Constructivism, dan Deep Learning. • Keahlian Entrepreneurship Entrepreneurship yang merupakan keahlian yang penting dewasa ini. Semua universitas terkemuka di dunia melengkapi mahasiswanya dengan keahlian
ini,
sehingga
BINUS
University
menjadikannya sebagai mata kuliah tersendiri. • Best IT Services
BINUS University memberikan sarana akses intranet dan internet. M enggunakan fiber optic untuk akses intranet dari area 5 km di sekitar kampus, dilengkapi infrastruktur internet dengan bandwith 30 M Bps (international link) dan 1 GBps (national link), serta free akses hotspot di kampus BINUS University. • Kegiatan M ahasiswa BINUS University mempunyai lebih dari 45 Unit Kegiatan M ahasiswa dan Himpunan M ahasiswa Jurusan sehingga BINUSIAN memiliki banyak pilihan
untuk
mengekspresikan
minat
dan
hobinya. • Layanan Karir BINUS University menyediakan layanan karir melalui unit BINUS Career yang bekerja sama dengan perusahaan nasional dan internasional Dampak
terhadap • Dampak BINUS University terhadap lingkungan
Lingkungan
sekitar dapat terlihat jelas dari penciptaan lapangan pekerjaan dan juga bisnis-bisnis yang dikembangkan oleh masyarakat sekitar dalam kaitannya
untuk
memenuhi
mahasiswa.
M isalnya
dengan
kebutuhan terbukanya
kesempatan membangun rumah kos, tempat makan, warnet, dll • Universitas-universitas lain mulai mendukung kegiatan belajar-mengajarnya dengan fasilitas elearning seperti apa yang telah dilakukan oleh BINUS University sejak lama. • BINUS University dengan Yayasan M itra Netra meluncurkan perangkat lunak MiBee Braille Converter (M BC) Versi 4 sebagai bukti nyata kontribusi untuk melaksanakan ”Tri Dharma Perguruan Tinggi” dan hasil dari penelitian ini benar-benar bermanfaat bagi masyarakat. • Berperan
dalam kemajuan
bidang-bidang
yang
bangsa
merupakan
melalui
kompetensi
BINUS University sebagai wujud tanggung jawab institusi, misalnya riset terapan untuk industri dan program mentoring untuk Usaha Kecil M enengah (UKM ).
• Visi dan Misi Organisasi Visi BINUS University BINUS University memiliki visi 20/20 “A world-class University in continuous pursuit of innovation and enterprise”. M aksud dari visi BINUS University tersebut yaitu : World-class Internationally recognized best practices. Knowledge institution A firm characterized by the utilization of evolving knowledge to create economic value through its distinctive competences. Innovation The economically successful introduction and application of new and existing scientific knowledge for practical purposes in order to create superior stakeholder value. Enterprise Innovative business practices relating to an individual or organization’s capability to drive positive changes in the global market and environment.
Misi BINUS University BINUS University commits to deliver excellence in education and research for the global community by : 1. Providing a learning experience that encourages and rewards innovation Definition : -
Applying an international-standard teaching- learning process and environment
-
Life-long globally – oriented journey through student centered learning
-
Vibrant learning environment that places greater emphasis on developing intellectual curiosity, exploration and the spirit of enterprise
-
Superior academic quality that inspires, challenges, and develops skills and values that enables stakeholders to reach their fullest potential
-
Excellent and unparalleled service at every touch point
2. Creating high impact applied knowledge Definition : -
Constructive contribution and effective dissemination to the universal body of knowledge that is relevant to stakeholders current needs and emerging trends in line with the spirit of enterprise
3. Pursuing a positive contribution to the quality of life Definition :
-
Achieving success through the betterment of peoples lives by discovering potential and developing high ethical values
4. Contributing to outstanding leadership Definition : -
Becoming a role-model University in
the creation of new
opportunities -
Moving towards the future by influencing others to reach shared purposes
5. Leading corporate entrepreneurship Definition : -
Innovative and successful creation of business opportunities to enchance competitive advantage and strategic renewal
• Tujuan Organisasi o
World Class : graduates of BINUS University will be accepted in the global market and environment through the highest level of education excellence encompassing teaching, learning and applied.
o
Knowledge Institution : A University characterized by the utilization of evolving knowledge to create economic value through its distinctive competence.
o
Innovation : The economically successful introduction and application of new and existing scientific knowledge and teaching- learning process for practical purposes in order to create superior stakeholder value.
o
Enterprise : innovative business practices relating to an individual or organization’s capability to drive positive changes in the global market and environment.
• S asaran Organisasi Berikut adalah sasaran yang berorientasi pada Quality Objectives BINUS University antara lain : •
90% of students graduated on time.
•
100% of study programs accredited ”A” by the nation.
•
85% of lecturers having good performance index.
•
80% of employees satisfied with the overall University performance.
•
80% of lecturers satisfied with the overall University performance.
•
80% of students satisfied with the overall University performance.
•
80% of graduates employed or becoming entrepreneurs at graduation.
•
S truktur Organisasi
Gambar 3.1 S truktur Organisasi BINUS University
• Nama Unit & Deskripsi Umum Bidang yang akan dibahas dalam skripsi ini adalah Lecturer and Assistant Services yang meliputi unit-unit : -
Lecturer Resource Center (LRC)
-
Research & Community Service Center (RCSC)
Lectu rer Resource Center (LRC)
Gambar 3.2 S truktur Organisasi LRC
Lecturer Resources Center adalah salah satu pusat pelayanan dan pengembangan
dosen,
yang
mendukung
kegiatan-kegiatan
yang
berhubungan dengan dosen seperti proses administrasi recruitment dosen, pengurusan Jenjang Jabatan Akademik, dan pelatihan pengembangan dosen untuk menunjang peningkatan teaching and learning process di BINUS University.
Tujuan LRC : •
M emberikan pelayanan dan informasi yang terbaik bagi dosen
•
M empromosikan pengembangan profesional melalui pelatihan-pelatihan : o
M etodologi Pengajaran
o
Teknologi Informasi
Bentuk layanan yang diberikan LRC antara lain : •
Informasi bagi dosen
•
Pengurusan Jenjang Jabatan Akademik
•
Pengadaan Pelatihan dan Lokakarya
•
Pengorganisasian dan koordinasi Lokakarya untuk Strategi Pengajaran dan Kompetensi Teknologi Informasi
•
Konsultasi
Research & Community Service Center (RCS C)
Gambar 3.3 S truktur Organisasi RCS C Research
&
Community
Service
Center
merupakan
unit
yang
mengintegrasikan kegiatan unit penelitian dan unit pengabdian masyarakat.
RCSC menjadi pusat dan memfasilitasi kegiatan penelitian, penerbitan, dan pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan oleh seluruh aktifitas akademik BINUS University.
Research Penelitian yang diselenggarakan oleh BINUS University bertujuan untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas penelitian dan melaksanakan dharma penelitian dari Tridharma Perguruan Tinggi di lingkungan akademisi BINUS University. Penelitian yang selama ini berjalan didanai, baik dari internal maupun eksternal. Penelitian Hibah Bersaing BINUS University merupakan penelitian internal yang diselenggarakan setiap 1 tahun sekali dengan jangka waktu penelitian maksimum 1 tahun. Dana yang dihibahkan disesuaikan dengan anggaran BINUS University. RCSC juga mendukung peneliti yang ingin berpartisipasi pada kegiatan penelitian yang didanai oleh pihak eksternal, seperti DIKTI, M enristek, Kopertis, Depdiknas, Bogasari, dan dana eksternal lainnya.
Publication M engkoordinasikan penerbitan jurnal baik dari hasil penelitian maupun nonpenelitian. Jurnal yang dikelola antara lain Jurnal M atStat dengan bidang ilmu matematika, statistika, dan aplikasinya; Jurnal The Winners dengan bidang ilmu ekonomi, bisnis, manajemen dan sistem informasi; Jurnal Teknik Komputer dengan bidang ilmu teknik komputer; jurnal Piranti Warta* dengan bidang ilmu manajemen teknologi informasi, Business Strategy
Journal dengan bidang ilmu bisnis strategi, Jurnal Inasea dengan bidang ilmu kajian teknik dan sistem industri. M ulai tahun 2007, telah dibentuk jurnal baru dilingkungan Fakultas Sastra dan Ilmu Komputer. Fakultas Sastra membentuk Jurnal Lingua Cultura yang berisi mengenai bidang ilmu bahasa, budaya, sastra dan pengajaran bahasa Inggris, Jepang dan China, sedangkan Fakultas Ilmu Komputer membentuk Jurnal CommIT khusus bidang ilmu communication and information technology. Selain itu RCSC juga akan menerbitkan jurnal bunga rampai yang memuat artikel dari berbagai disiplin bidang ilmu guna membantu dosen untuk pengurusan jenjang kepangkatan dosen. *Terakreditasi B
Community Service Tujuan dari unit ini untuk meningkatkan kualitas pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat secara terpadu dan berkelanjutan untuk meningkatkan kemampuan masyarakat dalam menggali potensi ekonomi dan pendapatan masyarakat. Unit PKM ini menjadi pusat aktivitas pelayanan pada masyarakat yang dilakukan oleh BINUS University. Dalam kegiatannya, unit Pengabdian Kepada M asyarakat bekerja sama dengan Fakultas maupun dengan pihak eksternal terkait, antara lain dengan FORM APEL (Forum M asyarakat Peduli Lingkungan) dan Konsorsium Lembaga Pengabdian kepada M asyarakat - PTS.
• S trategi Untuk Mencapai Tujuan dan S asaran Adapun strategi yang dilakukan dengan dasar orientasi pada Quality Policy, yaitu: “By setting up world-class standards in higher education, BINUS University provides a learning experience that encourages and rewards innovation, and thus aims to give a positive contribution to the nation through the continued practice of outstanding leadership and corporate entrepreneurship” Dalam hubungannya dengan pencapaian tujuan dan sasaran, bidang Lecturer and Assistant Services memberikan peranan sebagai berikut : o Terhadap tujuan 85% dosen memiliki indeks kinerja yang baik, bagian Lecturer and Assistant Services selalu melakukan pengawasan terhadap nilai indeks dosen dan berusaha untuk memberikan pelatihan kepada dosen dalam rangka meningkatkan kualitas dan kemampuan mengajar, serta senantiasa memberikan pembinaan untuk meningkatkan indeks kinerja dosen sehingga mampu mencapai hasil yang maksimal. o 80% dosen puas dengan kinerja universitas secara keseluruhan, bagian Lecturer and Assistant Services berusaha untuk memberikan pelayanan yang baik dalam hal pengurusan kegiatan dosen seperti pelatihan, proses JJA, pengajuan cuti dan aktif kembali, pemberhentian dan lain sebagainya, dengan harapan dapat meningkatkan kepuasan dosen. o 100% sertifikasi dosen yang diajukan lulus, bagian Lecturer and Assistant Services memberikan bantuan kepada dosen dalam hal
pengurusan JJA, selalu selektif dalam memilih kandidat potensial dosen yang akan diurus JJAnya serta memberikan briefing dan pengarahan yang benar kepada dosen mengenai prosedur pengurusan JJA yang diharapkan mampu mencapai sasaran yang ditetapkan.
• S trategi Implementasi Organisasi Sejak tahun 1997, BINUS University telah mengimplementasikan Sistem M anajemen M utu yang berdasarkan ISO 9001 Quality Management System. Sistem M anajemen M utu ini telah secara langsung dan berkelanjutan terus meningkatkan kualitas dan produktivitas manajemen penyelenggaraan perguruan tinggi; kualitas konten akademik; kualitas kegiatan belajarmengajar, penelitian, & pengabdian masyarakat; serta layanan secara keseluruhan kepada semua stakeholder di BINUS University. Tetapi dalam perjalanan BINUS University dihadapkan pada perubahan di masyarakat global dan perkembangan ilmu pengetahuan yang begitu cepat; serta harapan dari seluruh stakeholder dunia pendidikan, terutama pendidikan tinggi, mulai dari orang tua, mahasiswa, masyarakat, dunia industri, sampai dengan pemerintah yang semakin kompleks dan maju. Tantangan dan tanggung jawab yang semakin besar dan terus berubah ini mengingatkan BINUS University untuk tidak berpuas diri serta secara berkelanjutan, terus-menerus melakukan langkah-langkah inovasi untuk peningkatan kualitas dan produktivitas manajemen, proses, dan hasil dari pendidikan tinggi. Oleh karena itu, BINUS University terus-menerus
berupaya untuk meningkatkan standar dan kualitas dari Sistem M anajemen M utu yang diimplementasikan, yang merupakan rambu-rambu utama dalam penyelenggaraan pendidikan di BINUS University. Sejalan dengan itu pula, pada tahun 2007 yang merupakan awal dari fase 25 tahun kedua BINUS, telah dicanangkan Visi 20/20 Bina Nusantara, yang kemudian diturunkan menjadi Visi 20/20 BINUS University yaitu A World Class University in continuous Pursuit of innovation and enterprise. Tantangan untuk mencapai visi tersebut membawa BINUS University kepada suatu kesimpulan bahwa sistem ISO 9001 yang selama ini telah dijalankan haruslah didukung dengan standar internasional lainnya. Setelah dilakukan studi untuk mempelajari berbagai Sistem M anajemen M utu Internasional yang ada, akhirnya diputuskan bahwa Malcolm Baldridge Criteria yang telah diakui di dunia internasional, merupakan evolusi lanjutan dari ISO 9001. Di mana ISO 9001 fokus pada proses, sedangkan Malcolm Baldridge Criteria menambahkan fokus pada proses tersebut dengan fokus pada hasil. Di Indonesia sendiri standar Malcolm Baldridge ini juga telah diimplementasikan dan dikenal sebagai “Indonesian Quality Award” yang diselenggarakan oleh Kementerian Negara BUM N untuk meningkatkan kualitas dari Badan Usaha M ilik Negara. Standar ini dinilai paling sesuai bagi kondisi BINUS University saat ini untuk mencapai visinya ke depan. Sebagai langkah berikutnya dari implementasi Malcolm Baldridge Criteria tersebut adalah evaluasi dan sertifikasi dari Badan Sertifikasi Internasional yang independen dan memiliki reputasi yang baik. Proses
evaluasi lengkap telah dilakukan oleh SG S pada awal tahun 2008, yang mencakup kriteria yang lebih komprehensif yang merupakan kombinasi dari ISO 9001:2000 maupun Education Criteria for Performance Excellence based on Malcolm Baldridge, terhadap seluruh kegiatan di BINUS University. Bagi BINUS University sebagai institusi pendidikan pertama di Indonesia yang
berhasil
mengimplementasikan
dan
mendapatkan
sertifikasi
berdasarkan kriteria Malcolm Baldridge, Service Excellence dan IWA 2 : 2007, ini merupakan tantangan untuk terus berupaya dan berinovasi dalam rangka terus meningkatkan kualitas pendidikan tinggi di Indonesia, bersamasama dengan perguruan tinggi lain, serta dengan bimbingan dan arahan dari pemerintah. BINUS University sepenuhnya sadar bahwa hal ini hanyalah merupakan satu tahapan yang harus dilalui dalam perjalanan panjang untuk meningkatkan kualitas institusi pendidikan tinggi di Indonesia. Sebagai kelanjutan dari implementasi Standar Sistem M anajemen M utu yang telah ada, BINUS University telah mencanangkan pula untuk mendapatkan akreditasi akademik internasional.
Balance Scorecard
Gambar 3.4 Building Block pada BIN US Balance Scorecard
Strategi implementasi dengan Balanced Scorecard Approach yang telah dirancang secara harmonis dengan
pengembangan kemampuan dan
pengetahuan yang didukung dengan sistem manajemen kualitas serta langkah-langkah untuk meningkatkan kualitas materi dan sumber daya manusia. Adapun perspektif yang digunakan dalam BINUS Balance Scorecard adalah: • Growth (Financial)
• Recognition • Capability Building and Execution • Enabler
• Pemilihan S trategi Selain BINUS Balance Scorecard, BINUS juga menerapkan Strategic Choice, khususnya untuk bidang Lecturer and Assistant Service yaitu operational excellence.
Tabel 3.3 Pemilihan S trategi Operational Excellence Key Processes
Order Fulfillment •
M enyediakan
dosen
berkualitas
tinggi
dan
ditempatkan pada mata kuliah yang sesuai dengan pendidikan dan keahlian dosen tersebut sehingga mampu
meningkatkan
mutu
pengajaran
bagi
mahasiswa. •
M eningkatkan kepuasan pelayanan dosen seperti pemrosesan lamaran dosen, cuti dosen, indeks kinerja dosen, jenjang jabatan akademik dosen, pembinaan dosen dan pengunduran diri dosen.
•
M eningkatkan kepuasan pelayanan kepada dosen dalam hal pemrosesan pengajuan proposal dan laporan penelitian dosen.
Process Engineering •
Berusaha
untuk
lebih
maju
dan
mengikuti
perkembangan teknologi dengan adanya sistem terkomputerisasi.
Organization Centralized Decision-making and Skills
•
Setiap aktivitas ataupun transaksi yang dilakukan hendaknya mendapat persetujuan dan otorisasi dari atasan. Contohnya adalah Jurusan akan melakukan diskusi
dengan
Dekan
untuk
keputusan
pemberhentian dosen. Supply Chain Partnering •
M elakukan pengikatan kontrak kerja dengan dosen sehingga mampu menjamin ketersediaan dosen yang cukup untuk mengisi sks dan mata kuliah yang ada.
•
M elakukan kerja sama dengan dosen luar negeri untuk meningkatkan mutu pengajaran, seperti dosen dari China untuk mengajar mahasiswa sastra china dan lain-lain.
Key Process Variable
Low Cost •
M elakukan penghematan biaya dengan menekan dan mengurangi biaya yang tidak diperlukan.
Low Lead Time •
M empercepat pemrosesan dokumen-dokumen yang diperlukan, proses pengurusan keperluan dosen seperti izin cuti, indeks kinerja, jenjang akademik dosen dan lain sebagainya.
•
M empercepat proses pengurusan penelitian dosen, dari pemrosesan proposal penelitian, penilaian, sampai dengan pemrosesan laporan penelitian.
Mangement Systems
Key Client Relationships •
M engirimkan surat panggilan kepada dosen yang memiliki indeks kinerja kurang baik untuk dimintai keterangan.
•
M emberikan pembinaan dan pelatihan kepada dosen seperti Teaching Excellence dan Manajemen Pembelajaran untuk meningkatkan keahlian dosen dalam mengajar.
Cost Improvements •
M elakukan penganggaran biaya dengan baik dan memperketat pengawasan terhadap biaya sehingga biaya yang dikeluarkan tidak melebihi anggaran
yang telah ditetapkan. Activity-based Costing •
M elakukan penganggaran biaya berdasarkan kegiatan dan aktivitas yang akan dilakukan.
Real-Time Cost •
Setiap penganggaran biaya hendaknya dilakukan berdasarkan keadaan biaya sebenarnya yang berlaku pada saat ini.
• Kontek Model Bisnis Pelanggan Pelanggan dari BINUS University terdiri dari mahasiswa D3, S1 Reguler dan Internasional, dan S2 yang berjumlah kurang lebih 23.000 mahasiswa aktif. Produk dan Pelayanan Layanan utama diberikan oleh BINUS ini sudah pasti dalam bentuk pendidikan, adapun beberapa layanan pendukung lainnya yaitu sebagai berikut: o
Academic affairs & development
o
Academic operation & administrative service
o
Student, alumni & collaboration
o
Academic support service
o
Quality
o
Technology
Program Studi Sarjana (S1) yang ditawarkan pada BINUS University : 1.
Fakultas Ilmu Komputer : a. Teknik Informatika b. Sistem Informasi c. Sistem Komputer d. Komputerisasi Akuntansi
2.
Fakultas Sains dan Teknologi : a. Arsitektur b. Teknik Sipil c. Teknik Industri d. M atematika e. Statistik
3.
Fakultas Ekonomi dan Bisnis : a. Akuntansi b. M anajemen c. M anajemen Perhotelan
4.
Fakultas Bahasa dan Budaya : a. Sastra China b. Sastra Inggris c. Sastra Jepang
5.
Fakultas Komunikasi dan M ultimedia : a. Desain Komunikasi Visual b. Desain Interior
c. Komunikasi Pemasaran 6.
Fakultas Psikologi : a. Psikologi
7.
Program Ganda : a. M atematika & Teknik Informatika b. Statistik & Teknik Informatika c. Akuntansi & Sistem Informasi d. M anajemen & Sistem Informasi e. Teknik Industri & Sistem Informasi f. Teknik Industri & M anajemen
Program Studi Pasca Sarjana (S2) Fakultas Ilmu Komputer yang ditawarkan pada BINUS University yaitu: 1.
M agister Teknik Informatika (MTI)
2.
M agister Sistem Informasi (M SI)
Program studi yang ditawarkan pada BINUS International yaitu :
Computer Science (RM IT, M urdoch University, University of Wollongong)
Information System (Curtin University, Cologne Business School)
Accounting (Curtin University, Cologne Business School)
Marketing (Curtin University, Cologne Business School)
Hospitality & Tourism Management
Desain Komunikasi Visual (Northumbria University, LimKokWing University)
Bisnis International
Program studi yang ditawarkan pada BINUS Business School yaitu : 1.
MM Business Management Young Professional Program Professional Program
2.
MM Applied Finance
3.
MM Strategic Marketing
4.
MM Executive
Pemasok / Rekan Pemasok/Rekan BINUS University adalah para dosen yang mengajar pada BINUS University.
Rekan Kerja Sama Untuk
meningkatkan
kualitas
secara
langsung,
signifikan,
dan
berkesinambungan, BINUS menjalin kerja sama dengan berbagai lembaga, mulai dari institusi pendidikan, dunia industri, lembaga pemerintahan, hingga organisasi/asosiasi profesi, baik skala nasional maupun internasional. Kerjasama yang dilakukan dengan berbagai institusi nasional dan internasional bertujuan untuk meningkatkan jaringan kerjasama dan kualitas proses pembelajaran. Secara garis besar inisiatif kerjasama yang dilakukan telah merambah 4 benua, dan lebih dari 30 negara di dunia dengan jenis institusi yang sangat bervariatif agar dapat meningkatkan luasnya jaringan kerjasama. Hal ini dilakukan agar
pembangunan visi BINUS 20/20 menjadi “World Class University” akan terwujud dengan lebih cepat. Berikut adalah beberapa institusi yang bekerja sama dengan BINUS:
Kerja sama dengan institusi-institusi pendidikan, antara lain: Asia -
Limkokwing University College of Creative Technology, M alaysia
-
The National University of China Overseas-Hua Da ( Huaqiao University), China
-
The Sirindhorn International Thai-German Graduate School of Engineering, Thailand
-
University Sains Malaysia, M alaysia
-
University of Toyama, Jepang
-
Xiamen University, China
-
Institut Pertanian Bogor, Universitas Gajah M ada, Universitas Indonesia, dan Univeristas Institut Teknologi Bandung dalam hal kerja sama akademik.
-
Dengan Universitas Kristen Duta Wacana, dalam hal perjanjian Cisco Networking Academy.
Australia -
Curtin University of Technology, Australia
-
MacQuarie University, Australia
-
Murdoch University, Australia
-
The Royal Melbourne Instute of Technology, Australia
-
The University of Wollongong, Australia
Eropa -
Cologne Business School, Jerman
-
Erasmus University Rotterdam, Belanda
-
INHOLLAND University, Balanda
-
Northumbria University, Inggris
-
Netherlands Education Centre, dalam hal pengembangan pusat informasi pada BINUS Career yang didedikasikan untuk pelajar-pelajar BINUS.
Amerika -
Simon Fraser University, Canada
Kerja sama dengan industri-industri, antara lain: -
ABN Amro Bank, NV., Jakarta
-
AIG Life, PT
-
Allianz Indonesia
-
Cisco Systems, Inc
-
Dell Asia Pacific SDN – Jakarta Representative Office
-
Dream Picture 21 Co. Ltd, Korea
-
Fullcast Technology Co. Ltd., Jepang
-
Geosoft Technical Support (GTS), Singapura
-
Global Needs, Inc., Jepang
-
JW M arriott Jakarta Hotel
-
MKEA Architects, Australia
-
Oracle Indonesia, PT
-
Plaxis bv, Belanda
-
QS Asia Quacquarelli Symonds Pte Ltd, Singapura
-
SGS/JAS-ANZ, Swiss
-
PT. Acer Indonesia, dalam hal penelitian dan pengembangan di dalam Teknologi Informasi.
-
PT. Ad Quantum Advertising, dalam hal kerja sama akademik dan industri.
-
PT.
Astra
Internasional
Tbk,
dalam
hal
penelitian,
pendidikan/pelatihan dan layanan konsultasi.
Kerja sama dengan institusi-institusi pemerintah, antara lain: -
Departemen Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia, dalam hal pengembangan, pendidikan, dan penelitian di dalam komunikasi dan teknologi informasi.
-
Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI
-
Departemen Kebudayaan dan Pariwisata Republik Indonesia
-
Dinas Pendidikan M enengah dan Tinggi (DIKM ENTI) Provinsi DKI Jakarta
-
Direktorat Jenderal Pemasyarakatan Departemen Humuk dan Hak Asasi M anusia Republik Indonesia
-
Komisi Pemberantasan Korupsi
-
Pusat Data dan Informasi Departemen Pertanian (PUSDATIN)
Associations / Organisations / Foundations, antara lain: -
BEA Photographic, dalam hal Program perbaikan gempa bumi di Yogyakarta.
-
Creative Circle Indonesia (CCI), dalam hal kerja sama akademik dan industri.
-
Ikatan Arsitek Indonesia Daerah Jakarta, dalam hal Jakarta architecture database dan information.
New Collaboration, antara lain: -
Macquarie University (Australia), dalam hal Program Ganda : Graduate Accounting & Commerce Centre (GACC) Programs & Magister.
-
Northumbria University (United States), dalam hal kerja sama akademik.
-
Xiamen University (Cina), dalam hal kerja sama akademik.
Kerja sama BINUS Internasional (BI), antara lain: -
Curtin University of Technology (Australia), dalam hal kerja sama akademik (Institusi Pendidikan).
-
Cisco Sytems, Inc, dalam hal Cisco Networking Academy Agreement “Standard” (Industri).
-
Asian Development Bank / ADB (United States), dalam hal Program Funding (Association / Organization / Foundation)
Pembeda Utama Organisasi Yang menjadi kunci perbedaan BINUS sebagai lembaga dengan moto People, Innovation, Excellence merupakan lembaga pendidikan yang berbasis pada teknologi informasi. Penggunaan teknologi informasi pada semua produk dan jurusan menjadi salah satu nilai tambah bagi pelanggan ataupun calon mahasiswa.
Sumber Daya Sumber daya utama yang dimiliki BINUS yaitu gedung, dosen, dan karyawan. Selain itu, sumber daya BINUS yang diperoleh dari pihak ketiga yaitu Protekom dan Housekeeping. Gedung yang dimiliki BINUS UNIVERSITY berjumlah 3 yaitu : 1. Kampus Syahdan Terletak di Jl. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480. 2. Kampus Anggrek Terletak di Jl. Kebon Jeruk Raya No.27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530. 3. Kampus Kijang Terletak di Jl. Kemanggisan Ilir III No. 45, Kemanggisan / Palmerah, Jakarta Barat 11480.
Gedung yang dimiliki BINUS International hanya 1 yaitu Kampus JWC (Joseph Wibowo Center) yang terletak di Jl. Hang Lekir I No. 6, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan 12120. Gedung yang dimiliki BINUS CENTER yaitu: 1. BINUS Center Head Office Jl. KH. Syahdan No. 20 Kemanggisan – Palmerah Jakarta Barat 11480 Phone: (62-21) 5345830 ext 3203 Email:
[email protected],
[email protected] 2. BINUS Center Grogol Jl. Kyai Tapa Ruko Taman Gloria No. 215H Jakarta Barat 11450 DKI Jakarta, Indonesia Phone: (62-21) 560 7606, 560 7607 Fax: (62-21) 560 7554 E mail:
[email protected] 3. BINUS Center Kedoya Jl. Panjang Kedoya Elok Plaza Blok DC No. 45 Jakarta 11520 DKI Jakarta, Indonesia Phone: (62-21) 580 2803, 580 2819
Fax: (62-21) 582 3623 E mail:
[email protected]
• S trategi Pembeda Utama BINUS University sebagai salah satu institusi pendidikan tinggi yang pertama di Indonesia yang mendapatkan : Sertifikasi internasional, berikut ini: 1. ISO 9001:2000 2. IWA 2:2007 (Guidelines for the application of ISO 9001:2000 in Education) 3. Education Criteria for Performance Excellence based on MBNQA Criteria 4. Service Excellence Certification Criteria Pembeda lainnya, sebagai berikut : 1. Sistem pembelajaran yaitu Multi Channel Learning yang terdiri dari antara lain: Self Study, Pembelajaran Self Study, dan Off Class. 2. Infrastruktur, aplikasi dan content yang lengkap dan canggih 3. Digital Library
3.2
Process Foundation
Gambar 3.5 Proses Model
Gambar 3.6 Education Value Chain Dalam industri pendidikan, proses rantai nilainya terdiri dari proses inti yang dimulai dari market dan financial analytical yang menganalisis kondisi pasar dan keuangan, academic development and content preparation yang menyiapkan kurikulum dan pengembangan akademik, serta facilities management yang mengelola fasilitas untuk melaksanakan kegiatan pembelajaran. Ketiga proses tersebut
mendukung
siswa/mahasiswa baru.
proses Proses
admission admission
yang ini
menangani
penerimaan
bersama dengan
proses
lecturer/teacher dan assistant management yang mengelola para pengajar yang dibutuhkan akan berlanjut ke proses registration and scheduling yang menangani kegiatan registrasi dan penjadwalan kegiatan pembelajaran. Setelah itu proses teaching learning (Multi Channel Learning) yang menangani kegiatan belajar mengajar yang berlangsung, dimana terbagi ke dalam kegiatan belajar mengajar
di kelas dan di laboratorium. Setelah itu terdapat proses examination and evaluation yang menangani proses ujian dan pengevaluasian hasil ujian yang pada
akhir
masa
studi
siswa/mahasiswa
akan
berlangsung
proses
thesis/graduation, dimana yang mempunyai kegiatan skripsi/tugas akhir dan kelulusan. Setelah kelulusan terdapat proses alumni yang menangani para alumni,
yang kemudian
adanya career
development
yang membantu
pengembangan karir bagi para lulusan yang bekerja. Pada perusahaan, proses entrepreneurship membantu para alumni yang ingin menjadi wirausaha (entrepreneur). Adapun Endowment programs yang menangani program pendanaan alumni. Selain proses inti diatas, terdapat proses-proses pendukung yang terdiri dari, process financial services yang menangani transaksi keuangan, lecturer/teacher and assistant management services
yang memberikan pelayanan berupa
pengembangan para pengajar, proses digital library services yang menyediakan layanan perpusatakaan secara digital, proses extraculicular and student organization services yang memberikan pelayanan terhadap kegiatan organisasi siswa/mahasiswa, dan industry government services yang menangani hubungan dengan industri dan pemerintah serta proses education management services yang memberikan pelayanan berupa layanan manajemen pendidikan.
• Arsitektur Awal Proyek Berikut ini adalah timeline schedule pelaksanaan proyek ini:
Gambar 3.7 Timeline Schedule
• Gambaran Proses Organisasi JJA Dosen
JJA Dosen
DIKTI
KOPERTIS
jadwal kuliah
Academic Affairs and Development Division data dan kuesioner dosen RCSC
QMC
LRC
RCSC
IKAD
laporan dosen Penelitian dosen follow up IKAD
Academic Operation and Administrative Service Division
informasi Tindakan perbaikan dosen dosen
AOC
SRSC
Sub Biro Nilai M ahasiswa
Sub Biro Administrasi Registrasi
kehadiran dosen
Fakultas
Jurusan
sks dan jadwal kuliah Data Center
jadwal mata kuliah dan kuesioner
Gambar 3.8 O rganization Relation Map
• Daftar Proses End-to-End • Penerimaan Dosen Proses dilakukan oleh beberapa unit terkait seperti LRC (Lecturer Resource Centre), Jurusan, Wakil Rektor 1. •
Penugasan Dosen Dosen ditugaskan sesuai dengan kemampuan dan kinerjanya.
• Penelitian dan Penerbitan Artikel Ilmiah Dosen yang memiliki status sebagai Dosen Homebase(HBA) wajib melakukan penelitian yang dapat menghasilkan sebuah journal atau sesuatu yang bermanfaat bagi masyarakat. •
Evaluasi Jasa Dosen Penilaian berupa IKAD dengan kuesioner yang diisi oleh mahasiswa.
•
Pelatihan Dosen Untuk Dosen yang masih baru atau masih kurang kinerja dalam mengajar akan dilakukan beberapa pelatihan yang diperlukan Dosen yang bersangkutan.
•
Proses Jenjang Jabatan Akademik Penghargaan yang diberikan kepada Dosen yang berprestasi baik dalam mengajar maupun dalam akademiknya.
•
Cuti Dosen Resmi Dosen memiliki hak untuk dapat melakukan cuti dan kemudian aktif kembali, misalnya a.
Cuti Dosen
Dosen mengajukan surat permohonan cuti kepada Kajur b.
Dosen Aktif Kembali M engisi kesesuian jadwal mengajar yang dapat dilaksanakan oleh Dosen jika Dosen diaktifkan kembali.
•
Penanganan Dosen Bermasalah Selama melakukannya tugasnya dosen selalu akan diawasi dan dikontrol oleh karena itu jika: a.
IKAD Kurang dari S tandar Dosen akan diberi peringatan atau bisa diberhentikan.
b.
Dosen Melakukan Pelanggaran Dicari bukti pelanggaran jika terbukti akan diberi peringatan atau diberhentikan.
•
Pembinaan Dosen Untuk meningkatkan kinerja dosen dilakukan Pembinaan kepada Dosen sesuai dengan kondisi Dosen yang bersangkutan.
•
Penerimaan Teaching assistant Proses penerimaan Asisten pengajar pada Binus International University
•
Evaluasi Jasa Teaching assistant M elihat dan menilai kinerja dari Asisten pengajar yang ada pada Binus International University.
•
Pemberhentian Dosen M asa jabatan dosen dapat berakhir jika: a.
Pengunduran Diri Dosen
Dosen dengan mengajukan surat pengunduran diri. b.
Dosen Meninggal Dunia Jika didapat informasi mengenai Dosen telah M eninggal dunia.
c.
Pemberhentian Dosen Jika IKAD kurang dari standar atau melakukan pelanggaran.
3.3
Technology Foundation • Overview dan Blue Print Arsitektur Teknologi Informasi
Gambar 3.9 Arsitektur Teknologi Informasi
Gambar di atas menunjukkan arsitektur informasi yang digunakan pada BINUS University. Semua stakeholder mengakses front end system
melalui
PC/notebook,handphone (mobile phone), PDA, kios informasi, telepon (voice), dan report/documents. Front end system berhubungan dengan Backend system (ERP Education) melalui jaringan, baik jaringan internet, intranet, dan INHERENT. Infrastruktur jaringan ini meliputi infrastruktur data, infrastruktur SM S, dan infrastruktur voice. Semua database dan aplikasi disimpan dalam server
• Penentuan Peralatan dan Teknologi yang Dibutuhkan Tools yang digunakan oleh bagian Lecturer and Assistant services mencakup: -
VB 6
-
SQL 2000
-
Crystal Report 8.5
-
VS 2003 (untuk CSM & forum binus maya Univ, BI & S2)
-
VS 2005 (untuk front end binus maya Univ)
-
VS 2008 (untuk front end binus maya BI & S2)
Komponen-komponen lain yang mendukung yaitu :
-
Sheridan
-
Infragistic
-
SOAP (untuk web services)
•
Identifikasi Sistem yang Sedang Berjalan Adapun legacy system yang digunakan untuk mendukung kegiatan Lecturer and Assistant services pada Binus University adalah aplikasi Sistem Informasi Dukungan Administrasi (SISDA) dan IKAD, sedangkan pada Binus International menggunakan aplikasi ABIOS, JJA, Access BI, serta S2 menggunakan aplikasi AS2, JJA dan M agister Online.
• Canonical Data and Data Sources Dictionary
Gambar 3.10 Canonical Data Model
• Portofolio Fungsionalitas (Bisnis Awal) Tabel 3.4 Portofolio Fungsionalitas Business Process
Unit
Penerimaan Dosen LRC
Functional Business Create _data_ lamaran_caldos Create_form_hasil_test
Jurusan
Create_daftar_caldos_wawancara
LRC
Create_surat_penolakan_dosen Create_kode_dosen_baru Create_surat_penerimaan_dosen Create_rekap_dosen_diterima Create_SK._pengangkatan_dosen Print Save
Penugasan Dosen SRSC LRC
Create_jadwal_dosen Create_surat_keputusan_mengajar_dose Print_laporan_sementara_angka_kredit
Operation
Add_berkas_JJA_dosen
Coord.
Print_daftar_usulan Print_surat_pernyataan_kegiatan_dosen Print Save
Penelitian dan
RCSC
Penerbitan Artikel Ilmiah Penelitian dan
Create_rekap_penerimaan_proposal_pe nelitian Create_tim_evaluator
Operation CoordCreate_undangan_seminar Tim Evaluator
Check_hasil_presentasi
Operation
Create_rekap_penilaian
Penerbitan Artikel Coord. Data Center
Create_ACC_laporan Post_kuesioner_ke_website
Business Process Pengurusan JJA
Unit LRC
Functional Business Entry_aktivitas_dosen_bidang_pengajar Entry_penelitian_dosen
Dosen
Entry_aktivitas_dosen_bidang_umum Entry_pengajuan_JJA_dosen Print_kredit_dosen Entry_hasil_review_JJA Entry_SK_JJA Prosedur IKAD
Fakultas
Update_data_kehadiran_rapat_dosen
PU
Create_daftar_hadir_mengajar
Data Center
Post_nilai_IKAD
QM C
Check_random_beberapa_data_perjurus Update_data
Data Center
Post_Hasil_IKAD_ke web Lecturer Post_Hasil_IKAD_ke_web_IKAD
Jurusan
Check_IKAD_dosen
MR
Create_laporan Create_laporan_review_pimpinan
Follow Up Hasil
LRC
Check_data_KD<3.00 Create_undangan_pelatihan
Kuesioner Dosen PSC
Create_daftar dosen_yang_tidak_hadir Print Save
Pelatihan Dosen
LRC
Create_surat_undangan_pelatihan Create_lap_ketidakhadiran_pelatihan
Pelatihan Dosen
LRC
Create_lap_evaluasi_hasil_pelatihan Print Save
Cuti Dosen
LRC
Create_surat_Cuti_Dosen
Business Process Cuti Dosen
Unit
Functional Business
Jurusan
Create_surat_persetujuan
LRC
Create_surat_pemberhentian_dosen Print Save
Pembinaan Dosen Jurusan
Create_surat_panggilan_1 Create_surat_panggilan_2 Create_surat_peringatan_1 Create_surat_peringatan_2
LRC
Create_surat_persetujuan Print Save
Pemberhentian
LRC
Create_surat_pemberhentian_dosen Print
Dosen
Save Create_daftar_dosen_tidak_aktif Jurusan
Create_surat_persetujuan
LRC
Create_surat_pemberhentian_dosen Print Save
• Penentuan Tim Proyek Teknis yang Dibutuhkan ♦ Project Manager Tugas : 1. M engelola manajemen proyek. 2. M engelola portofolio aplikasi. 3. M engelola pembagian
aplikasi untuk
mengisi kebutuhan
terhadap penggunaan aplikasi untuk mempercepat proses bisnis. 4. M emastikan pembersihan data hasil konversi dan migrasi data. 5. M enjaga hubungan baik dengan pemilik (stakeholder). 6. M engelola perencanaan proyek, dan memonitor proses yang ada dan memasukan ke dalam cakupan proyek. 7. Berinteraksi dengan manajemen dan pengguna. 8. M engelola timeline schedule agar tetap waktu yang diharapkan. 9. M engelola tim proyek. 10. M endefinisikan, menganalisa dan menyelesaikan masalah. 11. M enyiapkan presentasi untuk manajemen. 12. M enetapkan status proyek. 13. M enyelesaikan konflik. 14. M enyiapkan sumber daya yang dibutuhkan oleh proyek. 15. M elakukan proses kontrol dan pengawasan proyek. 16. M enyusun laporan akhir pelaksanaan kegiatan analisa dan perancangan sistem dan melaporkannya kepada manajemen. 17. M elakukan koordinasi dengan sesama anggota tim proyek.
♦ Business Analyst Tugas: 1. M elakukan survey kebutuhan informasi dengan berbagai cara seperti:
M emperlajari bisnis dan standar operasional
Wawancara
Kuisioner
2. Bersama dengan System Designer menyusun dokumen kebutuhan bisnis/sistem. 3. M emeriksa kembali kesesuaian sistem yang dirancang oleh System Designer dengan dokumentasi kebutuhan bisnis/sistem. 4. M enyusun
laporan
status
perkembangan
kegiatan
untuk
dilaporkan kepada Project Manager. 5. Bekerja sama dengan anggota tim lainnya dalam menyelesaikan tugas. 6. M enyiapkan presentasi hasil analisa untuk disampaikan kepada pimpinan.
♦ System Analyst Tugas : 1. M engumpulkan informasi untuk penganalisaan dan evaluasi sistem yang sudah ada maupun untuk rancangan suatu sistem.
2. Riset,
perencanaan,
instalasi,
konfigurasi,
troubleshoot,
pemeliharaan, dan upgrade perangkat keras, perangkat lunak, serta sistem pengoperasian. 3. M elakukan analisis dan evaluasi terhadap prosedur bisnis yang ada maupun yang sedang diajukan atau terhadap kendala yang ada untuk memenuhi keperluan data processing. 4. M empersiapkan flow chart dan diagram yang menggambarkan kemampuan dan proses dari sistem yang digunakan. 5. M elakukan riset dan rekomendasi untuk pembelian, penggunaan, dan pembangunan hardware dan software. 6. M emperbaiki berbagai masalah seputar hardware, software, dan konektivitas, termasuk di dalamnya akses pengguna dan konfigurasi komponen. 7. M emilih prosedur yang tepat dan mencari dukungan ketika terjadi kesalahan, panduan yang ada tidak mencukupi, atau timbul permasalahan besar yang tidak terduga. 8. M encatat
dan
memelihara
laporan
tentang perlengkapan
perangkat keras dan lunak, lisensi situs dan server, serta akses dan security pengguna. 9. Instal, konfigurasi, dan upgrade seluruh peralatan komputer, termasuk network card, printer, modem, mouse dan sebagainya.
10. M ampu bekerja sebagai bagian dari tim, misalnya dalam hal jaringan, guna menjamin konektivitas dan keserasian proses di antara sistem yang ada. 11. M encatat dan menyimpan dokumentasi atas sistem. 12. M elakukan riset yang bersifat teknis atas sistem upgrade untuk menentukan feasibility, biaya dan waktu, serta kesesuaian dengan sistem yang ada. 13. M enjaga kerahasiaan informasi yang diproses dan disimpan dalam jaringan. 14. M endokumentasikan kekurangan serta solusi terhadap sistem yang ada sebagai catatan untuk masa yang akan datang.
♦ System Designer Tugas: 1. M embantu
Business/System
Analyst
dalam
memperoleh
kebutuhan informasi. 2. M embantu Business/System Analyst dalam penyusunan dokumen kegiatan analisa seperti: i. Rich picture ii. Dokumen kebutuhan bisnis/pengguna 3. M embuat rancangan sistem. 4. M enghadiri undangan rapat anggota tim proyek.
5. M enyusun laporan status perkembangan kegiatan perancangan untuk dilaporkan kepada Pimpinan Business/System Analyst. 6. Bekerja sama dengan anggota tim lainnya dalam menyelesaikan tugas.
♦ System Architect Tugas: 1. M emastikan IT selalu melaporkan dan memberikan dukungan untuk melayani praktek pembuatan service catalogue dalam organisasi. 2. M emastikan service catalogue selalu
jelas,
singkat,
dan
pencarian
dan
diperbaharui. 3. M emungkinkan
untuk
kemudahan
dalam
pemakaian service.
♦ Database designer Tugas: 1. M erancang database yang terstruktur. 2. M emastikan database yang ada saling berhubungan dengan relationship yang benar.
♦ Network Specialist Tugas: 1. M erancang sistem jaringan komputer. 2. M emastikan seluruh komputer terhubung ke server.
♦ Application developer (programmer) Tugas : 1. Kode, pengujian dan atasi masalah memanfaatkan program yang sesuai hardware, database, pemrograman dan teknologi. 2. Perbaiki data dan format produk akhir. 3. M empertahankan dan memodifikasi program. 4. M embuat perubahan yang disetujui oleh aliran grafik revisi. 5. M engembangkan program rinci logika dan coding perubahan. 6. Uji dan mengembangkan program modifikasi. 7. M enulis program baru menggunakan kode spesifikasi yang diusulkan. 8. M enganalisa kinerja program dan mengambil tindakan untuk memperbaiki
kekurangan
berdasarkan
konsultasi
dengan
pengguna. 9. Berdiskusi dengan pengguna untuk mendapatkan kebutuhan perubahan atau modifikasi program yang sudah ada. 10. M enulis dan mempertahankan program dokumentasi.
11. M enjaga
kerahasiaan
mengenai
informasi
pemrosesan,
penyimpanan atau pengaksesan. 12. M endokumentasikan masalah program dan resolusi untuk referensi di masa mendatang.
♦ System Developer Tugas: 1. M empelajari hasil analisa kebutuhan sistem. 2. M emeriksa rancangan sistem yang diusulkan dan memvalidasinya dengan dokumen kebutuhan sistem. 3. M enghadiri undangan rapat anggota tim proyek. 4. M embangun Sistem Informasi ERP Education. 5. M enyusun
laporan
status
perkembangan
kegiatan
untuk
dilaporkan kepada Project Manager. 6. Bekerja sama dengan anggota tim lainnya dalam menyelesaikan tugas.
♦ System Testing Tugas: 1. M emastikan bahwa sistem yang dibangun memenuhi semua kebutuhan fungsional dari suatu organisasi. 2. M emastikan bahwa sistem yang dibangun memenuhi semua kebutuhan sistem dari suatu organisasi.
3. Berkerja sama dengan anggota tim lainnya dalam menyelesaikan tugas 4. M elakukan pengujian error. 5. M embuat laporan hasil pengujian sistem.
♦ System Documentation Tugas: 1. Bekerja sama dengan anggota tim lainnya dalam menyelesaikan tugas. 2. M enyusun dokumentasi hasil analisa, perancangan dan usulan rekomendasi ICT.
3.4
Business Process Management Foundation •
Definisi pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholder) dalam proyek Stakeholder yang dimaksud disini adalah semua pihak yang berkepentingan terhadap BINUS University. Oleh karena itu, yang termasuk dalam stakeholder yaitu: o
M ahasiswa M ahasiswa berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal mendapatkan pelayanan berupa pendidikan.
o
Dosen Dosen
berkepentingan
terhadap
BINUS University
dalam hal
penghasilan yang didapatkan dari mengajar di BINUS University.
o
Orang tua Orang tua berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal kualitas pelayanan yang diterima oleh anak-anak mereka yang bertindak selaku mahasiswa di BINUS University.
o
Pimpinan M anajemen berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal penghasilan dan pengakuan yang didapatkan dari keberhas ilan dan perkembangan dari BINUS University sendiri.
o
Staf Staf berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal penghasilan yang mereka dapatkan dari bekerja di BINUS University dan memberikan pelayanan kepada customer. Karyawan atau staf dalam bidang Lecturer and Assistant Services BINUS University yaitu : -
JJA Staff, yaitu melayani pengajuan JJA oleh dosen
-
Recruitment Staff, yaitu menangani proses penerimaan dosen
-
Training and Certification Staff, yaitu menangani masalah pelaksanaan pelatihan dosen dan sertifikasi.
o
Homebase Adjunct Staff, yaitu penanganan dosen homebase.
Pemerintah Pemerintah berkepentingan terhadap BINUS University dalam
hal
kualitas lulusan yang dihasilkan oleh BINUS University dalam
hubungannya dengan peningkatan kualitas sumber daya manusia Indonesia. Adapun pihak pemerintah yang terkait yaitu :
o
-
Kopertis III
-
DIKTI
Industri Industri berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal kualitas lulusan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan akan tenaga kerja yang kompeten.
o
Asisten Asisten berkepentingan terhadap
BINUS University
dalam hal
penghasilan dan pengalaman yang didapatkan dari mengajar di BINUS University.
•
Harapan
pihak-pihak yang
berkepentingan yang
disetujui dan
didokumentasikan o
Digital Document Dengan Digital Document ini diharapkan dapat membuat aktivitas pada bagian “Lecturer and Assistant Services” menjadi lebih efektif dan efisien, khususnya dalam hal penyimpanan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan dosen seperti surat lamaran, berkas dosen ditolak, berkas dosen berhenti, berkas pengangkatan dosen, berkas cuti dan lainlain. Dengan demikian dapat menghindari hilangnya berkas-berkas
penting dengan adanya backup data yang dapat direstore kapan saja bila dibutuhkan saat berkas hilang dan mampu mempercepat proses pencarian berkas maupun dokumen yang dibutuhkan. o Akses JJA Online Dengan fasilitas ini dosen dapat melihat Jenjang Jabatan Akademik dan KUM dosen saat ini. Selain itu dosen juga dapat mengetahui berapa nilai yang dibutuhkan dan langkah apa yang harus dilakukan untuk dapat naik ke jenjang berikutnya, misalnya melakukan penelitian, mengikuti seminar baik nasional maupun internasional dan lain sebagainya. Dengan fasilitas ini dosen juga dapat melakukan simulasi untuk mengetahui nilai kredit yang mereka peroleh dari kegiatan tertentu dan Jenjang Jabatan Akademik yang dapat mereka capai. Fasilitas ini juga dapat mengingatkan dosen mengenai periode pengumpulan KUM untuk proses Jenjang Jabatan Akademik. o Pendaftaran Pelatihan secara Online Untuk meningkatkan kinerja dosen-dosen, Lecturer Resource Center akan melakukan berbagai pelatihan yang bersifat umum maupun khusus yang
biasanya
dilakukan
dengan
membuat
brosur
dan
memberitahukannya melalui telepon atau email. Dengan JJA Online yang memiliki salah satu fiturnya mengenai pelatihan ini, Dosen dapat mengetahui berbagai pelatihan yang akan dilakukan dan dapat mendaftarkan pelatihan ini secara online tanpa harus menelpon atau diminta kesediaannya melalui telepon atau email.
o Pengajuan Cuti Dosen dan Aktif kembali Online Pada awalnya untuk dapat melakukan cuti dosen harus membuat surat permintaan cuti yang ditujukan kepada Jurusan dengan adanya salah satu fitur yang ada pada JJA Online dosen dapat melakukan permintaan cuti dan aktif kembali secara online. o Search Engine Surat keputusan (SK) Dengan adanya Search Engine Surat keputusan seluruh bagian yang ada di Lecturer Resource Center dapat melakukan pencarian berbagai Surat keputusan yang telah
dikeluarkan
oleh
Universitas atau yang
dikeluarkan oleh pihak eksternal seperti kopertis II, DIKTI, dll.
•
Process Selection Matrix
Gambar 3.11 Process Selection Matrix
•
Daftar Proses Bisnis yang Teridentifikasi dan Metrics Awal Process Worth Matrix
Tabel 3.5 Process Worth Matrix Worth Process Proses pemasangan iklan penerimaan dosen baru Test Wawancara Presentasi Proses penyeleksian calon dosen Proses penerimaan/penolakan dosen Proses penyeleksian calon TA Proses penerimaan/penolakan TA Proses persiapan pelatihan induksi dan metode mengajar dosen baru Proses pelaksanaan pelatihan induksi dan metode mengajar Proses pengaturan penugasan dosen Proses penyusunan jadwal dosen Proses briefing dosen mengajar Proses pembuatan keputusan mengajar dosen Proses penerimaan & evaluasi proposal penelitian Proses penandatangan kontrak dan pencarian dana tahap I Proses penyusunan laporan, seminar hasil penelitian dan pencairan dana tahap 2 Proses pembuatan teaching agreement Proses pemeriksaan dan pendistribusian kuesioner Proses pengolahan kuesioner Proses penentuan IKAD Proses penentuan IK Proses pemilihan dosen potensial naik JJA Briefing JJA Proses penghitungan KUM Wawancara Proses pengajuan JJA ke Kopertis Proses pelaporan dosen yang diterima JJA. Proses pengajuan cuti Proses pengecekan hak dan kewajiban dosen Proses penyelesaian kewajiban dosen
Asset
Liability √ √ √ √ √
√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
Worth Process
Asset
Proses penyetujuan/penolakan cuti dosen. Proses evaluasi IKAD dan pelanggaran dosen Proses penentuan tindak lanjut terhadap pelanggaran dosen. Proses analisis KPI dosen Proses pengambilan tindakan perbaikan. Proses pengecekan kewajiban dosen Proses penyelesaian administrasi dosen Proses persetujuan pemberhentian dosen. •
•
Liability √ √ √ √ √ √ √ √
Proses yang Diprioritaskan untuk Tahap Elaborasi 1.
Digital Document
2.
Search Engine Surat keputusan (SK)
3.
Akses JJA Online
4.
Pendaftaran Pelatihan Online
5.
Pengajuan Cuti dosen dan Aktif kembali Online
Manajemen Proyek (Rancangan Awal Perencanaan Proyek) Project charter document Berikut adalah gantt chart dari analisis dan perancangan Enterprise Resource Planning (ERP) Education dengan metode Business Process Management (BPM ) (Studi Kasus pada area Lecturer And Assistant services Binus University)
Aug2008
ID
TaskName
Start
Finish
Sep2008
Oct 2008
Nov 2008
Dec2008
Jan2009
Duration 8/3 8/10 8/17 8/24 8/31 9/7 9/14 9/21 9/28 10/5 10/1210/1910/26 11/2 11/9 11/16 11/23 11/30 12/7 12/1412/2112/28 1/4 1/11 1/18 1/25
1 OrganizationFoundation
9/1/2008
9/12/2008
2w
2 ProcessFoundation
9/12/2008
9/29/2008
2.4w
3 TechnologyFoundation
10/1/2008
10/14/2008
2w
4 BPMFoundation
10/15/2008
10/31/2008
2.6w
5 Elaboration
11/3/2008
11/14/2008
2w
6 Improvement
11/17/2008
11/28/2008
2w
7 PeopleandTechnologyDevelopment
11/21/2008
11/28/2008
1.2w
8 Deployment
11/24/2008
12/5/2008
2w
9 Monitor andBenefit Realization
12/1/2008
12/12/2008
2w
10 Continuous Improvement
12/15/2008
12/30/2008
2.4w
Gambar 3.12 Gantt Chart pembuatan BPM
•
Dokumen Lingkup Proyek Tahap 1 : Organization Foundation Phase Pada tahap ini, membahas tentang aspek internal dari organisasi yaitu kekuatan, kelemahan, kompetensi, dan keterbatasan dari organisasi. Kemudian juga dibahas dari sisi aspek eksternal organisasi yaitu kompetisi organisasi dan dampak terhadap lingkungan, visi & misi organisasi, serta tujuan dan sasaran organisasi tersebut. Disamping itu juga disertakan struktur organisasi dan nama unit & deskripsi umum dari organisasi, yang dilengkapi dengan penjelasan masing-masing unit. Pada tahap ini juga dijelaskan strategi apa yang harus digunakan untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi, strategi implementasinya, dan pemilihan strategi. Selanjutnya dijelaskan tentang kontek model bisnis nya, mulai dari pelanggan, produk & pelayanan, pemasok, sampai rekan kerja sama. Kemudian dijelaskan juga
pembeda utama organisasi dan sumber daya apa saja yang dimiliki organisasi. Dan yang terakhir dari tahap ini dijelaskan strategi pembeda utamanya. Tahap 2: Process Foundation Phase Tahap ini menganalisa proses bisnis yang sedang berjalan untuk dapat dikembangkan dan digunakan dalam menjalankan proyek. Dalam fase ini, arsitektur proses yang telah ada saat ini mungkin berubah karena semakin banyaknya masalah yang dicakup, semakin rinci model proses yang dicakup, dan semakin banyak proses tambahan dari unit-unit bisnis yang ada. Tahap ini menghasilkan gambaran keseluruhan proses bisnis yang sedang berjalan, timeline schedule arsitektur awal proyek, gambaran hubungan antar unit terkait, dan gambaran arsitektur yang disetujui serta didokumentasikan Tahap 3: Technology Foundation Phase Dasar teknologi berisi mengenai gambaran sistem yang sedang berjalan serta teknologi dan tools yang dibutuhkan oleh BINUS University untuk melayani semua stakeholder. Selain sistem, teknologi, dan tools yang dibutuhkan, disajikan pula relasi antar entitas data dari unit-unit yang terkait sesuai studi kasus masing-masing kelompok. Dasar teknologi juga menyajikan Portfolio fungsionalitas (bisnis awal) yang berisi bisnis fungsional yang dibuat berdasarkan user interface dari sistem yang digunakan oleh setiap proses bisnis dari masing-masing unit. Untuk mendukung dasar teknologi ini, perlu ditentukan tim proyek teknis yang berisi aktor-aktor yang dibutuhkan secara
teknis dalam proyek ini serta job description yang merupakan rincian tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari masing-masing aktor. Tahap 4: BPM Foundation Phase M erupakan platform dimana proyek BPM dijangkau, dibuat dan diadakan. Fase ini tidak hanya menyediakan cara untuk memulai proyek, namun juga melengkapi langkah-langkah yang diperlukan dalam membuat proyek sukses. Tahap 5: Elaboration Phase Pada tahap
ini,
dilakukan
pengumpulan transactional information,
transactional data, direct labor, IT cost dan overheads yang didapatkan melalui observasi, investigasi, analisis dan wawancara terhadap user. Selain itu, juga dilakukan analisa proses dengan metrics analysis dan people capability matrics, yang menitikberatkan pada redesign, memberikan usulan prioritas yang dimungkinkan melalui tahapan leaving the process, improving, amalgamating
with
other
process,
redesigning,
total improvement,
outsourcing dan insourcing. Tahap 6: Improvement Phase Fase ini merupakan tahap pengembangan terhadap sistem, dimana bertujuan untuk mengubah dari sistem yang lama ke sistem yang baru atau melakukan modifikasi dari sistem yang lama agar sesuai dengan kebutuhan atau proses bisnis saat ini, yang sesuai dengan pengembangan- pengembangan tahap elaboration.
Tahap 7: People and Technology Development Phase Fase Pengembangan M anusia dan Teknologi perlu dikembangkan secara paralel walaupun terdiri dari aspek-aspek yang berbeda yang berperan dalam pengembangan. Se-otomatis apapun proses bisnis dan sebaik apapun struktur organisasi, manusialah yang menjalankan dan membuat proses itu berjalan dengan efektif dan efisien. Pengembangan teknologi dilakukan untuk menyediakan fleksibilitas yang cukup untuk mengatasi perubahan pada bisnis dan proses bisnis, dengan cara integrasi system internal, otomatisasi proses bisnis, dan kolaborasi dengan entitas internal. Tahap 8: Deployment Phase Fase ini merupakan penindaklanjutan dari pengembangan tahap-tahap sebelumnya ke dalam sistem baru untuk dijalankan dalam kegiatan operasional. Fase ini terdiri dari kegiatan pemilihan strategi implementasi (deployment), pelatihan terhadap calon pengguna sistem baru (staf) agar dapat menjalankan sistem tersebut dengan baik sekaligus melakukan pengujian terhadap penerimaan (dukungan) mereka terhadap penggunaan sistem baru tersebut. Tahap 9: Benefit And Realization Phase Fase ini sangat penting untuk dilakukan, karena sebuah proyek belum benarbenar selesai walaupun sistem yang dikembangkan sudah mulai berjalan. Perlu ditetapkan sebuah kerangka untuk mengelola manfaat proyek bisnis, menetapkan target, ukuran dan berusaha untuk mencapainya. Setelah itu
lakukan pengawasan lebih lanjut terhadap proyek untuk memastikan bahwa semua aktivitas manfaat yang telah ditetapkan dapat direalisasikan dan tersedianya struktur pengendalian yang cocok yang dibutuhkan untuk mencapai manfaat tersebut. Pada fase ini pula perlu dilakukan feedback dan perbandingan antara kasus bisnis awal dengan hasil aktual dari proyek yang dikembangkan. Sehingga dapat dilakukan perbaikan ataupun perubahan yang perlu terhadap keadaan berjalan untuk mencapai hasil yang maksimal. Tahap 10: Continuous Improvement Phase M erupakan salah satu fase yang penting karena dalam tahap ini dijelaskan aspek-aspek pendukung yang dibutuhkan agar pengembangan sistem dapat tetap berjalan seiring dengan perkembangan dan perubahan bisnis. Untuk itu harus dipastikan pula bahwa kelangsungan pengembangan proses tersebut menjadi bagian dari bisnis itu sendiri. Selain itu harus dipastikan juga bahwa investasi dalam tiap proyek harus dapat di-maintain dan dikembangkan. Proses harus secara berkesinambungan ditingkatkan dan didesain ulang, apabila sebaliknya maka akan menjadi kurang optimal.
•
S trategi komunikasi awal Ada beberapa hal yang biasa dilakukan di BINUS University dalam membagikan knowledge kepada seluruh staf, misalnya dengan cara:
o
Bidang yang dapat dibantu oleh Direktorat Teknologi Informasi BINUS University
meliputi penyediaan, pembuatan, pelatihan dan jasa
konsultasi untuk akses jaringan (infrastruktur), sistem informasi/aplikasi (web based atau desktop application), content e-learning, video dan animasi. o
M elakukan sharing knowledge yang dapat diadakan secara periodik mingguan, yang dikenal dengan istilah CSK/Create Sharing Knowledge. Penggunaan media BINUS Highlight melalui email untuk setiap user dalam unit.
•
Analisis resiko awal Setiap kegiatan yang dilakukan tentu saja memiliki resiko kegagalan masing-masing, begitu juga dengan aktivitas pengembangan yang diusulkan pada tahap elaborasi memiliki resiko untuk gagal. Resiko dari kegagalan Digital Document dan Search Engine Surat Keputusan (SK) seperti : - Hilangnya data dari dokumen yang telah disimpan dalam database karena kerusakan Hardware, Virus, bencana alam atau yang lainnya. - Akses data menjadi lambat karena data yang terlalu besar.
Resiko dari kegagalan Akses JJA, Pendaftaran Pelatihan serta Pengajuan Cuti dan Aktif Kembali Online seperti : - Kurangnya minat dosen untuk menggunakan fasilitas ini karena kesulitan dalam penggunaan internet. - Kurangnya minat dosen dalam melaksanakan kewajibannya sebagai dosen homebase. - Kurangnya motivasi dosen
untuk
M enaikkan
Jenjang
Jabatan
Akademiknya
Cara M engatasi Resiko kegagalan yang akan terjadi pada Digital Document dan Search Engine Surat Keputusan (SK) yaitu : - M embuat Back Up data untuk mengantisipasi kerusakan atau kehilangan data Digital Document, data dapat direstore ulang jika dibutuhkan sehingga data tetap aman dan terjaga, selain itu perlu melakukan update secara berkala pada Back Up data tersebut. - Jika akses data menjadi lambat karena kurangnya kapasitas Hardware atau storage device, maka dapat dilakukan penambahan Hardware atau storage device. Selain itu juga akan dilakukan penggurangan data yang tidak diperlukan.
Cara mengatasi resiko kegagalan yang akan terjadi pada Akses JJA, Pendaftaran Pelatihan
serta Pengajuan Cuti dan Aktif Kembali Online
yaitu: - M elakukan seminar motivasi dan pelatihan kepada dosen, untuk dapat meningkatkan motivasi dan minat dosen dalam mengurus dan menaikkan jenjang jabatan akademiknya. - M elakukan training lanjutan pemakaian fasilitas Akses JJA Online kepada dosen, sehingga dosen dapat benar-benar memanfaatkan fasilitas ini dengan baik dan maksimal.
