3.1 Organization Foundation

BAB 3 ORGANIZATION – BPM FOUNDATION

3.1 Organization Foundation •

Aspek Internal Organisasi

Tabel 3.1 Aspek Internal Organisasi Aspek Internal Organisasi Kekuatan

- BINUS University telah mengimplementasikan Sistem M anajemen M utu yang berdasarkan pada ISO 9001 Quality Management System. Sistem

M anajemen

berkelanjutan

terus

M utu

ini

meningkatkan

telah

secara

kualitas

dan

langsung

dan

produktivitas

manajemen penyelenggaraan perguruan tinggi; kualitas sumber daya, terutama sumber daya manusia; kualitas konten akademik; kualitas kegiatan belajar-mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat; serta layanan secara keseluruhan kepada semua stakeholder di BINUS University. - Setelah

dilakukan

studi untuk

mempelajari berbagai Sistem

M anajemen M utu Internasional yang ada, akhirnya diputuskan bahwa Malcolm Baldridge National Quality Award Criteria yang telah diakui di dunia internasional, merupakan evolusi lanjutan dari ISO 9001. Dimana ISO 9001 fokus pada proses, sedangkan Malcolm Baldridge Criteria menambahkan fokus pada proses tersebut dengan fokus pada hasil. Di Indonesia sendiri standar Malcolm Baldridge ini

42

43 juga telah diimplementasikan dan dikenal sebagai “Indonesian Quality Award” yang diselenggarakan oleh Kementrian Negara BUM N untuk meningkatkan kualitas dari Badan Usaha M ilik Negara. Standar ini dinilai paling sesuai bagi kondisi BINUS University saat ini untuk mencapai visinya ke depan. Sebagai langkah berikutnya dari implementasi Malcolm Baldridge Criteria tersebut adalah evaluasi dan sertifikasi dari Badan Sertifikasi Internasional yang independent dan memiliki reputasi yang baik. Proses evaluasi lengkap telah dilakukan oleh SGS pada awal tahun 2008, yang mencakup kriteria yang lebih komprehensif yang merupakan kombinasi dari ISO 9001:2000 maupun Education Criteria for Performance Excellence based on Malcolm Baldridge, terhadap seluruh kegiatan di BINUS University. BINUS University sebagai institusi pendidikan pertama di Indonesia yang berhasil mengimplementasikan dan mendapatkan sertifikasi

berdasarkan

kriteria

Malcolm

Baldridge,

Service

Excellence dan IWA 2:2007, ini merupakan tantangan terus berupaya dan berinovasi dalam rangka terus meningkatkan kualitas pendidikan tinggi di Indonesia, bersama-sama dengan perguruan tinggi lain, serta bimbingan

dan

arahan

pemerintah.

Sebagai

kelanjutan

dari

implementasi Standar Sistem M anajemen M utu yang telah ada, BINUS University telah mencanangkan pula untuk mendapatkan akreditasi akademik internasional. - BINUS University dikenal dengan image world-class-nya.

44 - BINUS University dikenal orang awam sebagai universitas yang mencetak tenaga ahli di bidang teknologi informasi. - BINUS melalui unit Character Building Development Center (CBDC) merasa perlu untuk mengambil bagian dalam peningkatan mutu pendidikan tinggi di Indonesia melalui pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) untuk menunjang kegiatan tri dharma serta pengelolaan perguruan tinggi dengan berpartisipasi secara aktif pada program yang diusulkan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DIKTI) yang merupakan Program Hibah Kompetisi K-1. Adapun tujuan dari keikutsertaan BINUS pada PHK K-1 adalah mengembangkan konten pembelajaran yang sifatnya terbuka untuk digunakan secara bersama-sama oleh perguruan tinggi di Indonesia yang terhubung dalam portal EDUHUB melalui jaringan INHERENT, dan mengembangkan Virtual Character Education Research Center (VCERC) serta menerapkan VRCM (Virtual Research

Center

for

Management)

untuk

membantu

dan

meningkatkan kualitas penelitian dan komunitas melalui interaksi dengan universitas lain, industri dan masyarakat sehingga terjadi pertukaran pengetahuan yang juga melalui jaringan INHERENT. Kelemahan

- BINUS University berada di lokasi rawan macet dikarenakan jalan yang sempit di sekitar area kampus ditambah lagi dengan makin banyaknya jumlah mahasiswa.

45 - BINUS University masih belum berkembang menjadi Research University (dimana semuanya masih bergantung pada individual), padahal research dalam pendidikan juga penting selain pembelajaran. Kompetensi

- Dengan dukungan sumber daya manusia dan kompetensi di bidang teknologi informasi (TI), Direktorat Teknologi Informasi BINA NUSANTARA siap membantu masyarakat dan industri, baik dalam maupun luar negeri, untuk mengembangkan dan menerapkan teknologi informasi sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Adapun beberapa bidang yang dapat dibantu oleh Direktorat Teknologi Informasi BINA NUSANTARA meliputi penyediaan, pembuatan, pelatihan dan jasa konsultasi untuk akses jaringan (infrastruktur), sistem informasi/aplikasi (web based atau desktop application),

content e-learning,

video

dan

animasi.

Berkat

konsistensinya mengembangkan teknologi informasi, khususnya pengembangan e-education, nama BINUS kian hari kian berkibar di dunia cyber. Pada tanggal 9 Desember 2000, website BINUS mendapat penghargaan 12BC e-Award sebagai ”The Best Indonesian Net Company” untuk kategori institusi/sektor publik dan organisasi non profit bidang pendidikan. Penilaian yang diberikan oleh MarkPlus

& Co.

dan 12BC

(Indonesian

Internet Business

Community) ini menunjukan penghargaan sekaligus pengakuan masyarakat atas performa dan kiprah BINUS di tengah maraknya dunia internet.

46 - M enyelenggarakan

program-program

studi

yang

menunjang

pengembangan dan penerapan Teknologi Informasi, kemampuan berbahasa asing, komunikasi, kepemimpinan, kemampuan berinovasi dan berwirausaha serta berkarakter baik. Keterbatasan

- Kualitas pengajar sebagai bagian dari sumber daya intelektual masih terbatas dan harus terus dibina dan dikembangkan selaras dengan visi dan misi organisasi

•

Aspek Eksternal Organisasi

Tabel 3.2 Aspek Eksternal Organisasi Aspek Eksternal Organisasi Kompetisi

- Pembelajaran modern (Multi Channel Learning) BINUS University menerapkan MCL (Multi Channel Learning) sebagai metode pembelajaran dengan menggunakan teknologi terkini sehingga BINUSIAN dapat belajar dari berbagai dimensi, di mana dan kapan saja. - Pengembangan karakter BINUS University melakukan terobosan dengan mengadakan kuliah Character Building agar BINUSIAN menjadi manusia yang smart and good. - Budaya belajar Binusian yang menerapkan Student Centered Learning (SCL), Constructivism, dan Deep Learning.

47 - Keahlian entrepreneurship Entrepreneurship yang merupakan keahlian yang penting dewasa ini. Semua universitas terkemuka di dunia melengkapi mahasiswanya dengan keahlian ini, sehingga BINUS University menjadikannya sebagai mata kuliah tersendiri. - Best IT services BINUS University memberikan sarana akses intranet dan internet. M enggunakan fiber optic untuk akses intranet dari area 5 km di sekitar kampus, dilengkapi infrastruktur internet dengan bandwith 30 Mbps (international link) dan 1 Gbps (national link), serta free acceses hotspot di kampus BINUS University. - Kegiatan mahasiswa BINUS University

mempunyai lebih dari 45 Unit Kegiatan

M ahasiswa dan Himpunan M ahasiswa Jurusan sehingga BINUSIAN memiliki banyak pilihan untuk mengekspresikan minat dan hobinya. - Layanan karir BINUS University menyediakan layanan karir melalui unit BINUS Career yang bekerja sama dengan perusahaan nasional dan internasional. Dampak

- Dampak BINUS University terhadap lingkungan sekitar dapat terlihat

terhadap

jelas dari penciptaan lapangan pekerjaan dan juga bisnis-bisnis yang

Lingkungan

dikembangkan oleh masyarakat sekitar dalam kaitannya untuk memenuhi kebutuhan mahasiswa. M isalnya dengan terbukanya

48 kesempatan membangun rumah kos, tempat makan, warnet, tempat fotocopy, serta toko alat tulis. - Universitas-universitas lain mulai mendukung kegiatan belajarmengajarnya dengan fasilitas e-learning seperti apa yang telah dilakukan oleh BINUS University sejak lama. - BINUS University dengan Yayasan M itra Netra meluncurkan perangkat lunak MiBee Braille Converter (M BC) Versi 4 sebagai bukti nyata kontribusi untuk melaksanakan ”Tri Dharma Perguruan Tinggi” dan hasil dari penelitian ini benar-benar bermanfaat bagi masyarakat. - Berperan dalam kemajuan bangsa melalui bidang-bidang yang merupakan kompetensi BINUS University sebagai wujud tanggung jawab institusi, misalnya riset terapan untuk industri dan program mentoring untuk Usaha Kecil M enengah (UKM ).

•

Visi dan Misi Organisasi o Visi Organisasi Bina Nusantara memiliki visi BINUS VISION 20/20 “a world-class university in continuous pursuit of innovation and enterprise”. M aksud dari visi BINUS University tersebut yaitu : -

A world class berarti internationally recognized best practices.

49 -

Knowledge institution berarti a firm characterized by the utilization of evolving knowledge to create economic value through its distinctive competencies.

-

Innovation berarti the economically successful introduction and application of new and existing scientific knowledge for practical purposes in order to create superior stakeholder value.

-

Enterprise berarti innovative business practices relating to an individual or organization’s capability to drive positive changes in the global market and environment.

o Misi Organisasi BINUS University commits to deliver excellence in education and research for the global community by : ¾ Providing a learning experience that encourages and rewards innovation Definition : -

Applying an international-standard teaching-learning process and environment.

-

Life-long globally – oriented journey through student centered learning.

-

Vibrant learning environment that places greater emphasis on developing intellectual curiosity, exploration and the spirit of enterprise.

-

Superior academic quality that inspires, challenges, and develops skills and values that enables stakeholders to reach their fullest potential.

-

Excellent and unparalleled service at every touch point.

50

¾ Creating high impact applied knowledge Definition : -

Constructive contribution and effective dissemination to the universal body of knowledge that is relevant to stakeholders current needs and emerging trends in line with the spirit of enterprise.

¾ Pursuing a positive contribution to the quality of life Definition : -

Achieving success through the betterment of peoples lives by discovering potential and developing high ethical values.

¾ Contributing to outstanding leadership Definition : -

Becoming a role-model University in the creation of new opportunities.

-

Moving towards the future by influencing others to reach shared purposes.

¾ Leading corporate entrepreneurship Definition : -

Innovative and successful creation of business opportunities to enchance competitive advantage and strategic renewal.

51 •

Tujuan Organisasi -

World Class : graduates of BINUS University will be accepted in the global market and environment through the highest level of education excellence encompassing teaching, learning and applied.

-

Knowledge Institution : A University characterized by the utilization of evolving knowledge to create economic value through its distinctive competence.

-

Innovation : The economically successful introduction and application of new and existing scientific knowledge and teaching- learning process for practical purposes in order to create superior stakeholder value.

-

Enterprise : innovative business practices relating to an individual or organization’s capability to drive positive changes in the global market and environment.

•

S asaran Organisasi Berikut adalah sasaran yang berorientasi pada Quality Objectives BINUS University antara lain : -

90% of students graduated on time.

-

100% of Study Programs accredited “A” by the Nation Accreditation Board for Higher Education.

-

85% of lecturers having good performance index.

-

80% of employees satisfied with the overall University performance.

-

80% of lecturers satisfied with the overall University performance.

-

80% of students satisfied with the overall University performance.

-

80% of graduates employed or becoming entrepreneurs at graduation.

Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi BINUS University

•

•

52

S truktur Organisasi

53 Unit – unit yang terkait dalam pembahasan skripsi kami adalah : ¾ Student Registration and Service Center (SRSC) o Proses penagihan piutang mahasiswa D3/S1 Reguler (staf Layanan Keuangan M ahasiswa). o Proses penarikan dana oleh mahasiswa D3/S1 Reguler (staf Layanan Keuangan M ahasiswa). o Proses pemesanan undangan tambahan wisuda untuk mahasiswa D3/S1 Reguler (staf Layanan Keuangan M ahasiswa). ¾ Academic Operation Center (AOC):subbiro Perkuliahan dan Ujian o Proses honor dosen D3/S1 Reguler. ¾ Operations: o Proses honor dosen BINUS International (staf Operations Support). o Proses honor dosen BINUS Business School (staf Operations Support). o Proses penagihan piutang mahasiswa BINUS International (staf Information Services). o Proses penagihan piutang mahasiswa BINUS Business School (staf Information Services).

54

•

Nama Unit dan Deskripsi Umum 1. Student Registration and Service Center (SRSC)

Gambar 3.2 Struktur Student Registration and Service Center (SRSC)

Student Registration and Service Center (SRSC) terdiri dari tiga sub-unit, yaitu Layanan M ahasiswa, Layanan Keuangan M ahasiswa, dan Administrasi Registrasi. Sub-unit Layanan M ahasiswa melayani kebutuhan admininstrasi mahasiswa, seperti informasi mengenai registrasi, permohonan cuti kuliah, dan distribusi dokumen seperti Kartu M ata Kuliah (KM K), surat survei skripsi dan kerja praktek. M ahasiswa dilayani langsung oleh staf di Ruang Student Service Center Kampus Syahdan. M ahasiswa juga dapat bertanya melalui internet di BINUS M aya (http://binusmaya.binus.ac.id), staf help desk akan membantu

55 menjawab. Sub-unit Layanan Keuangan M ahasiswa melayani mahasiswa terkait keuangan, seperti informasi pembayaran kuliah, proses autodebet biaya kuliah, pembayaran cyber@access, dan proses beasiswa prestasi akademik. Sub-unit Administrasi Registrasi menangani penjadwalan kuliah, ujian tengah dan akhir semester, serta ujian skripsi dan kerja praktek. 2. Academic Operation Center (AOC)

Gambar 3.3 S truktur Academic Operation Center (AOC)

56 Academic Operation Center (AOC) adalah sebuah unit organisasi yang dibentuk dengan tujuan untuk mendukung proses pembelajaran di BINUS University yaitu dengan memastikan terlaksananya kegiatan: -

Perkuliahan dan ujian

-

Proses pengolahan honor dosen

-

Proses pengolahan nilai mahasiswa Sub-unit yang berada dibawah AOC adalah:

o Subbiro Perkuliahan dan Ujian Subbiro Perkuliahan dan Ujian beroperasi di 3 kampus yaitu: Kampus Anggrek, Kampus Syahdan dan Kampus Kijang dengan jumlah karyawan sebanyak 19 personil dan beroperasi mulai dari pk. 07.00 hingga pk. 21.00. Unit ini bertanggung jawab penuh terhadap proses kegiatan belajar mengajar yang diselenggarakan oleh BINUS University mulai dari: -

Persiapan dan pengolahan daftar hadir kuliah mahasiswa dan dosen

-

Persiapan dan pengolahan buku dosen

-

Persiapan bahan ajar dan peralatan mengajar

-

Peminjaman ruang kuliah

-

Persiapan dan pelaksanaan ujian

-

Pengolahan honor dosen

57

o

Subbiro Nilai M ahasiswa Subbiro Nilai M ahasiswa berlokasi di Kampus Anggrek dengan jumlah karyawan sebanyak 7 personil dan beroperasi mulai dari pk. 09.00 hingga pk. 20.00. Unit ini bertanggung jawab penuh terhadap proses pengolahan nilai yang diselenggarakan oleh BINUS University mulai dari: -

Penerimaan nilai dan berkas ujian dari dosen

-

M enangani protes nilai dari mahasiswa

-

Pengolahan nilai dan laporan hasil studi

-

Pengolahan data wisuda

-

Pencetakan dokumen kelulusan

-

Dokumentasi nilai mahasiswa

58 3. Operation

Gambar 3.4 S truktur Operations o Unit Operations -

Bertanggung jawab atas arsip yang ada di bawah tanggung jawab Operations M anager baik dalam bentuk kertas maupun file di komputer.

59 -

M embantu Operations M anager dalam penyusunan Laporan Kerja baik bulanan, per term maupun per semesteran, Notulen Rapat, Surat M asuk maupun Surat Keluar.

-

M embantu Operations M anager dalam penyusunan Anggaran Tahunan.

-

M embantu Operations M anager dalam penyusunan Kalender Kuliah dan Kalender Kerja Tahunan.

-

M engkoordinasikan dan mengingatkan jadwal kerja Operations M anager, baik berupa jadwal rapat, maupun tanggal-tanggal penting pada kalender kerja divisi Operasi.

-

Bekerja sama dengan bagian Lecturing and Examination dalam proses pembayaran honor baik BINUS International, BINUS Busienss School maupun EDP, meliputi: validasi laporan honor, proses pembayaran honor dosen, pembuatan Laporan Realisasi Honor untuk Operations M anager.

-

M embantu Operations M anager dalam hal administrasi pelaksanaan ISO di divisi Operasi.

-

Bertanggung jawab atas permintaan, penggunaan dan penyimpanan barang-barang kebutuhan baik stock maupun bukan stock.

-

M embantu Operations M anager untuk melaksanakan briefing rutin divisi Operasi setiap 1 bulan sekali.

-

M embantu Operations M anager dalam hal SDM seperti perpanjangan kontrak karyawan, monitoring kehadiran karyawan, dll.

-

M elaksanakan semua kegiatan yang terkait dengan Sistem M utu ISO.

60 -

M emberikan usulan perbaikan untuk hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan dukungan administrasi.

Di dalam unit Operation ini terdapat sub-unit yang berkaitan dengan area financial administration, yakni Information Services, dimana sub-unit ini menangani hal-hal di bawah ini: -

M emastikan pelayanan prima baik untuk para mahasiswa/peserta maupun dosen/instruktur program BINUS Business School, BINUS International dan training EDP.

-

M enjalankan kegiatan Student Services meliputi: ƒ

M emberikan layanan informasi akademik bagi seluruh mahasiswa BINUS International, BINUS Business School dan peserta training EDP, seperti informasi jadwal perkuliahan, ujian, nilai/transkrip nilai.

ƒ

Sebagai pusat pendistribusian materi perkuliahan, dan materi training dalam bentuk hardcopy (hand outs) kepada mahasiswa dan peserta training (jika ada).

ƒ

Serah terima dokumen akademik seperti BINUS card, ijasah, sertifikat training, transkrip nilai, stiker parkir dan lain-lain kepada mahasiswa BINUS International, BINUS Business School dan peserta training EDP.

ƒ

M emberikan layanan registrasi perkuliahan: ¾ BINUS Business School: berupa pengambilan mata kuliah (bataltambah), permohonan cuti kuliah, permohonan aktif kuliah

61 kembali, pendaftaran program double major, thesis, permohonan pengunduran diri dan pendaftaran ujian khusus. ¾ BINUS

International:

berupa

permohonan

cuti

kuliah,

permohonan aktif kuliah kembali, permohonan pengunduran diri kuliah, ujian khusus (susulan) dan ujian perbaikan. ƒ

M elakukan registrasi ‘Enrollment’ mahasiswa baru dan mahasiswa aktif, yakni BINUS International: dengan overseas partnership university, seperti Curtin, M urdoch, M cQuire.

ƒ

M enerima, menjawab dan melakukan follow up ke bagian terkait atas pertanyaan, permintaan atau komplain dari mahasiswa BINUS Business School atau BINUS International maupun peserta training yang menyangkut proses atau histori akademik dari mahasiswa atau peserta training yang bersangkutan.

ƒ

M engontrol pengumuman yang diumumkan pada papan pengumuman di lantai satu dan meng-update segala pengumuman atau informasi yang ditempelkan sesuai dengan batas waktu yang telah ditentukan.

ƒ

M embuat folder kearsipan bukti tanda terima dokumen atau berkas akademik mahasiswa.

ƒ

M enghubungi mahasiswa lewat telepon ataupun e-mail untuk penyampaian informasi pembatalan kuliah, jadwal kelas tambahan, jadwal kelas pengganti dan jadwal kuliah Curtin (jika ada) serta membantu Finance Department untuk mem-follow up pembayaran uang kuliah atas sepengetahuan dari Head of Academic Operations.

62 ƒ

M enerima setiap surat-surat yang masuk ke counter Information Services baik dalam bentuk hardcopy (dokumen, berkas, buku dll) maupun softcopy (file dalam disket atau CD).

ƒ

M elakukan korespondensi dengan pihak Curtin atau universitas di luar negeri yang bekerja sama dengan BINUS dalam hal follow up data mahasiswa yang terdaftar sebagai mahasiswa program double degree.

ƒ

Bertanggung jawab atas informasi akademik yang diberikan kepada mahasiswa BINUS Business School, BINUS International, dan peserta training EDP.

ƒ

Bertanggung jawab atas semua dokumen atau berkas registrasi yang telah diisi dan diserahkan oleh mahasiswa untuk selanjutnya diserahkan ke bagian yang terkait untuk diproses lebih lanjut.

ƒ

Berwenang menolak semua permohonan registrasi perkuliahan dari mahasiswa yang diajukan terlambat dari periode yang telah ditentukan.

ƒ

Berwenang menolak untuk memberikan layanan informasi ataupun registrasi yang tidak ada hubungannya dengan kegiatan perkuliahan di program BINUS Business School, BINUS International maupun training EDP atau memberikan informasi agar ke bagian terkait lainnya di JWC.

63 -

M enjalankan kegiatan Lecturer Services meliputi: ƒ

M emberikan layanan informasi akademik bagi seluruh dosen pascasarjana, BINUS International dan instruktur training EDP, seperti pengisian buku dosen (Satuan Acara Perkuliahan – SAP) dengan lengkap dan benar.

ƒ

M embantu (back-up) bagian perkuliahan terhadap monitoring kehadiran dosen untuk memenuhi tugas dan kewajiban mengajar.

ƒ

M enerima permintaan re-schedule dari para dosen atau instruktur terhadap pembatalan jadwal perkuliahan/pelatihan (training) EDP.

ƒ

Koordinasi dengan bagian Perkuliahan untuk menindaklanjuti informasi pembatalan jadwal mengajar dan permintaan re-schedule tersebut.

ƒ

M eng-input data kehadiran mahasiswa di kelas 1 (satu) hari setelah kelas berlangsung.

ƒ

M embuat Laporan Aktivitas M engajar Dosen, yang terdiri atas realisasi jumlah pertemuan/sesi mengajar,

jumlah pembatalan

kelas/jadwal mengajar dan jumlah kelas pengganti, serta memberikan laporan terpisah untuk dosen yang tidak memenuhi jumlah pertemuan/sesi dari yang telah ditentukan pada kalender akademik untuk ditindak-lanjuti oleh Faculty M ember melalui Head of Academic Operation Department. ƒ

M enyiapkan buku dosen minimal dua minggu sebelum perkuliahan semester atau term baru dimulai.

64 ƒ

M enyediakan dan menyerahkan stiker parkir bagi para dosen BINUS Business School dan BINUS International dan instruktur EDP yang aktif mengajar.

ƒ

Serah terima dokumen/berkas dari pihak internal maupun eksternal yang ditujukan ke para dosen.

ƒ

M embantu dalam penyelenggaraan Rapat Dosen Pascasarjana dan BINUS International dan evaluasi dosen.

ƒ

Sebagai media penghubung antara kebutuhan para dosen/instruktur dengan staf di back office.

-

M embuat laporan kerja bulanan secara rutin.

-

M emberikan usulan perbaikan untuk kegiatan operasional layanan berkas dan informasi akademik untuk program BINUS Business School, BINUS International maupun training EDP.

-

M elaksanakan kegiatan manajemen sistem mutu Universitas Bina Nusantara.

-

M elaksanakan tugas lainnya yang sebagaimana ditugaskan oleh atasan langsung.

•

S trategi untuk Mencapai Tujuan dan S asaran Adapun strategi yang dilakukan dengan dasar orientasi pada Quality Policy, yaitu:

65 “By setting up world-class standards in higher education, BINUS University provides a learning experience that encourages and rewards innovation, and thus aims to give a positive contribution to the nation through the continued practice of outstanding leadership and corporate entrepreneurship”

Peranan area Financial Administration terhadap Objective BINUS University adalah : o Untuk memenuhi objective kepuasan dosen 100%, maka staf yang terkait harus menjalankan prosedur pembayaran honor dosen yang tepat waktu guna meningkatkan kinerja dosen. o Untuk memenuhi objective kepuasan mahasiswa 100%, maka staf yang terkait harus menjalankan prosedur pembayaran uang kuliah yang mempermudah mahasiswa, misalnya dengan adanya autodebet ini sehingga mahasiswa pun tidak perlu mentransfer ke rekening BINUS University.

•

S trategi Implementasi Organisasi Sejak tahun 1997, BINUS University telah mengimplementasikan Sistem M anajemen M utu yang berdasarkan ISO 9001 Quality Management System. Sistem M anajemen M utu ini telah secara langsung dan berkelanjutan terus meningkatkan kualitas dan produktivitas manajemen penyelenggaraan perguruan tinggi; kualitas konten akademik; kualitas kegiatan belajar-mengajar, penelitian, & pengabdian masyarakat; serta layanan secara keseluruhan kepada semua stakeholder di BINUS University.

66 Tetapi dalam perjalanan BINUS University dihadapkan pada perubahan di masyarakat global dan perkembangan ilmu pengetahuan yang begitu cepat; serta harapan dari seluruh stakeholder dunia pendidikan, terutama pendidikan tinggi, mulai dari orang tua, mahasiswa, masyarakat, dunia industri, sampai dengan pemerintah yang semakin kompleks dan maju. Tantangan dan tanggung jawab yang semakin besar dan terus berubah ini mengingatkan BINUS University untuk tidak berpuas diri serta secara berkelanjutan, terus- menerus melakukan langkah-langkah inovasi untuk peningkatan kualitas dan produktivitas manajemen, proses, dan hasil dari pendidikan tinggi. Oleh karena itu, BINUS University terus-menerus berupaya untuk meningkatkan standar dan kualitas dari Sistem M anajemen M utu yang diimplementasikan, yang merupakan rambu-rambu utama dalam penyelenggaraan pendidikan di BINUS University. Sejalan dengan itu pula, pada tahun 2007 yang merupakan awal dari fase 25 tahun kedua BINUS, telah dicanangkan Visi 20/20 Bina Nusantara, yang kemudian diturunkan menjadi Visi 20/20 BINUS University yaitu A World Class University in continuous Pursuit of innovation and enterprise. Tantangan untuk mencapai visi tersebut membawa BINUS University kepada suatu kesimpulan bahwa sistem ISO 9001 yang selama ini telah dijalankan haruslah didukung dengan standar internasional lainnya. Setelah dilakukan studi untuk mempelajari berbagai Sistem M anajemen M utu Internasional yang ada, akhirnya diputuskan bahwa Malcolm Baldridge Criteria yang telah diakui di dunia internasional, merupakan evolusi lanjutan dari ISO 9001. Di mana ISO 9001 fokus pada proses, sedangkan Malcolm Baldridge Criteria menambahkan fokus pada proses tersebut dengan fokus pada hasil. Di Indonesia sendiri standar Malcolm

67 Baldridge ini juga telah diimplementasikan dan dikenal sebagai “Indonesian Quality Award”

yang

diselenggarakan

oleh

Kementerian

Negara

BUMN

untuk

meningkatkan kualitas dari Badan Usaha M ilik Negara. Standar ini dinilai paling sesuai bagi kondisi BINUS University saat ini untuk mencapai visinya ke depan. Sebagai langkah berikutnya dari implementasi Malcolm Baldridge Criteria tersebut adalah evaluasi dan sertifikasi dari Badan Sertifikasi Internasional yang independen dan memiliki reputasi yang baik. Proses evaluasi lengkap telah dilakukan oleh SGS pada awal tahun 2008, yang mencakup kriteria yang lebih komprehensif yang merupakan kombinasi dari ISO 9001:2000 maupun Education Criteria for Performance Excellence based on Malcolm Baldridge, terhadap seluruh kegiatan di BINUS University. Bagi BINUS University sebagai institusi pendidikan pertama di Indonesia yang berhasil mengimplementasikan dan mendapatkan sertifikasi berdasarkan kriteria Malcolm Baldridge, Service Excellence dan IWA 2 : 2007, ini merupakan tantangan untuk terus berupaya dan berinovasi dalam rangka terus meningkatkan kualitas pendidikan tinggi di Indonesia, bersama – sama dengan perguruan tinggi lain, serta dengan bimbingan dan arahan dari pemerintah. BINUS University sepenuhnya sadar bahwa hal ini hanyalah merupakan satu tahapan yang harus dilalui dalam perjalanan panjang untuk meningkatkan kualitas institusi pendidikan tinggi di Indonesia. Sebagai kelanjutan dari implementasi Standar Sistem M anajemen M utu yang telah ada, BINUS University telah mencanangkan pula untuk mendapatkan akreditasi akademik internasional.

68

o Balanced Scorecard

Gambar 3.5 Building Block pada BIN US Balanced Scorecard Strategi implementasi dengan Balanced Scorecard Approach yang telah dirancang secara harmonis dengan pengembangan kemampuan dan pengetahuan yang didukung dengan sistem manajemen kualitas serta langkah-langkah untuk meningkatkan kualitas materi dan sumber daya manusia.

69 Adapun perspektif yang digunakan dalam BINUS Balance Scorecard adalah: •

Growth (Financial)

•

Recognition

•

Capability Building and Execution

•

Enabler

o Pemilihan S trategi Sedangkan untuk pemilihan strategi yaitu dengan menggunakan operation excellence, karena financial administration berorientasi pada operational excellence. Tabel 3.3 Pemilihan S trategi (Operational Excellence) Key Process

Order Fulfilment Terciptanya kepuasan antara komponen – komponen pada tiap komponen di BINUS University. Dengan cara membayar honor dosen BINUS International dan BINUS Business School tepat waktu, melakukan proses penagihan piutang pada mahasiswa D3/S1 Reguler dan BINUS Business School serta melakukan proses pemesanan undangan tambahan wisuda dengan mudah. Process Engineering Prosedur yang ada sudah terlaksana dengan baik. Tapi untuk proses pembayaran uang kuliah mahasiswa BINUS Business

70 School dan pemesanan undangan tambahan wisuda dinilai masih secara manual. Sehingga disarankan untuk dibuat secara otomatis sehingga dapat menghemat waktu dan menekan biaya. Organization

Centralized Decision Making

and skills

Setiap transaksi harus mendapatkan persetujuan dari pihak yang lebih tinggi tiap institusi Bina Nusantara, seperti Wakil Rektor II untuk BINUS University, BI Director untuk BINUS International, dan Dean of BBS untuk BINUS Business School. Supply Chain Partnering Dengan melakukan pengikatan kontrak untuk tiap karyawan maupun dosen yang berkerja pada BINUS University.

Key Process

Low Costs

Variable

M enggunakan

sistem serba terotomatisasi sehingga dapat

menghemat penggunaan kertas dan juga dapat menghemat penggunaan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan. Low Lead time Dengan menghemat waktu, misalnya setiap 1 minggu setelah perkuliahan, dimulai meng-entry nilai honor dosen pada awal semester dan surat kontrak dosen, setiap tanggal 17 meng-entry transaksi perkuliahan dosen dan tiap tanggal 28 mencetak slip honor mengajar dosen dan dibagikan ke dosen. Sehingga proses

71 honor dapat berjalan optimal Management

Key Client relationship

Systems

M elakukan proses penagihan piutang mahasiswa, yang akan mengingatkan mahasiswa ketika waktu pembayaran biaya kuliah sudah dekat dan memberikan kesempatan kedua untuk mahasiswa yang gagal melakukan autodebet di periode pertama. Cost Improvement M elakukan proses monitoring atas pelaksanan kegiatan, apakah kegiatan itu sudah sesuai dengan budget yang telah dianggarkan atau tidak. Activity Based Costing Dalam setiap pelaksanaan kegiatan selalu melakukan proses budgeting pada tiap aktivitasnya, setiap kegiatan akan dirapatkan anggarannya, dan laporannya akan diberikan setiap periode untuk dievaluasi. Real-time Costs M elakukan penganggaran berdasarkan biaya – biaya sebenarnya yang sedang berlaku di pasar pada saat ini.

72 o Konteks Model Bisnis ƒ

Pelanggan Pelanggan dari BINUS University terdiri dari mahasiswa D3, S1 Reguler dan Internasional, dan S2 yang berjumlah kurang lebih 23.000 mahasiswa aktif.

ƒ

Produk dan Pelayanan Layanan utama diberikan oleh BINUS ini sudah pasti dalam bentuk pendidikan, adapun beberapa layanan pendukung lainnya yaitu sebagai berikut: ƒ

Academic affairs & development

ƒ

Academic operation & administrative service

ƒ

Student, alumni & collaboration

ƒ

Academic support service

ƒ

Quality

ƒ

Technology

Program Studi Sarjana (S1) yang ditawarkan pada BINUS University: 1. Fakultas Ilmu Komputer: a. Teknik Informatika b. Sistem Informasi c. Sistem Komputer d. Komputerisasi Akuntansi

73 2. Fakultas Sains dan Teknologi: a. Arsitektur b. Teknik Sipil c. Teknik Industri d. M atematika e. Statistik 3. Fakultas Ekonomi dan Bisnis: a. Akuntansi b. M anajemen c. M anajemen Perhotelan 4. Fakultas Bahasa dan Budaya: a. Sastra China b. Sastra Inggris c. Sastra Jepang 5. Fakultas Komunikasi dan M ultimedia: a. Desain Komunikasi Visual b. Desain Interior c. Komunikasi Pemasaran 6. Fakultas Psikologi: a. Psikologi 7. Program Ganda: a. M atematika & Teknik Informatika b. Statistik & Teknik Informatika

74 c. Akuntansi & Sistem Informasi d. M anajemen & Sistem Informasi e. Teknik Industri & Sistem Informasi f. Teknik Industri & M anajemen

Program Studi Pasca Sarjana (S2) Fakultas Ilmu Komputer yang ditawarkan pada BINUS University yaitu: 1. M agister Teknik Informatika (MTI) 2. M agister Sistem Informasi (M SI)

Program studi yang ditawarkan pada BINUS International yaitu : ™ Computer

Science

(RM IT,

Murdoch

University,

University

of

Wollongong) ™ Information System (Curtin University, Cologne Business School) ™ Accounting (Curtin University, Cologne Business School) ™ Marketing (Curtin University, Cologne Business School). ™ Hospitality & Tourism Management ™ Desain Komunikasi Visual (Northumbria University, Limkokwing University) ™ Bisnis Internasional

75 Program studi yang ditawarkan pada BINUS Business School yaitu : 1. MM Business Management ƒ

Young Professional Program

ƒ

Professional Program

2. MM Applied Finance 3. MM Strategic Marketing 4. MM Executive

ƒ

Pemasok dan Rekan Î Pemasok Pemasok BINUS University adalah para dosen yang mengajar pada BINUS University. Î Rekan Untuk meningkatkan kualitas secara langsung, signifikan, dan berkesinambungan, BINUS menjalin kerja sama dengan berbagai lembaga, mulai dari institusi pendidikan, dunia industri, lembaga pemerintahan, hingga organisasi/asosiasi profesi, baik skala nasional maupun internasional. Kerjasama yang dilakukan dengan berbagai institusi nasional dan internasional bertujuan untuk meningkatkan jaringan kerjasama dan kualitas proses pembelajaran. Secara garis besar inisiatif kerjasama yang dilakukan telah merambah 4 benua, dan lebih dari 30 negara di dunia dengan jenis institusi yang sangat bervariatif agar dapat meningkatkan luasnya jaringan kerjasama. Hal ini dilakukan agar

76 pembangunan visi BINUS 2020 menjadi “World Class University” akan terwujud dengan lebih cepat. Berikut adalah beberapa institusi yang bekerja sama dengan BINUS: ƒ

Bank Central Asia (BCA)

ƒ

Pihak asuransi yang menangani asuransi hari tua (siharta) bagi para dosen di BINUS University.

ƒ

Kerja sama dengan institusi-institusi pendidikan, antara lain: — Asia -

Limkokwing University College of Creative Technology, M alaysia

-

The National University of China Overseas – Hua Da (Huaqiao University), China

-

The Sirindhorn International Thai-German Graduate School of Engineering, Thailand

-

University Sains Malaysia, M alaysia

-

University of Toyama, Jepang

-

Xiamen University, China

-

Institut Pertanian Bogor, Universitas Gajah M ada, Universitas Indonesia, dan Universitas Institut Teknologi Bandung dalam hal kerja sama akademik.

-

Dengan Universitas Kristen Duta Wacana, dalam hal perjanjian Cisco Networking Academy.

77 — Australia -

Curtin University of Technology, Australia

-

MacQuarie University, Australia

-

Murdoch University, Australia

-

The Royal Melbourne Instute of Technology, Australia

-

The University of Wollongong, Australia

— Eropa -

Cologne Business School, Jerman

-

Erasmus University Rotterdam, Belanda

-

INHOLLAND University, Belanda

-

Northumbria University, Inggris

-

Netherlands Education Centre, dalam hal pengembangan pusat informasi pada BINUS Career yang didedikasikan untuk pelajar-pelajar BINUS.

— Amerika -

ƒ

Simon Fraser University, Canada

Kerja sama dengan industri-industri, antara lain: -

ABN Amro Bank, NV., Jakarta

-

AIG Life, PT

-

Allianz Indonesia

-

Cisco Systems, Inc

-

Dell Asia Pacific SDN – Jakarta Representative Office

78 -

Dream Picture 21 Co. Ltd, Korea

-

Fullcast Technology Co. Ltd., Jepang

-

Geosoft Technical Support (GTS), Singapura

-

Global Needs, Inc., Jepang

-

JW M arriott Jakarta Hotel

-

MKEA Architects, Australia

-

Oracle Indonesia, PT

-

Plaxis bv, Belanda

-

QS Asia Quacquarelli Symonds Pte Ltd, Singapura

-

SGS/JAS-ANZ, Swiss

-

PT. Acer Indonesia, dalam hal penelitian dan pengembangan di dalam Teknologi Informasi.

-

PT. Ad Quantum Advertising, dalam hal kerja sama akademik dan industri.

-

PT.

Astra

Internasional

Tbk,

dalam

hal

penelitian,

pendidikan/pelatihan dan layanan konsultasi.

ƒ

Kerja sama dengan institusi-institusi pemerintah, antara lain: -

Departemen Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia, dalam hal pengembangan, pendidikan, dan penelitian di dalam komunikasi dan teknologi informasi.

-

Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI

-

Departemen Kebudayaan dan Pariwisata Republik Indonesia

79 -

Dinas Pendidikan M enengah dan Tinggi (DIKM ENTI) Provinsi DKI Jakarta

-

Direktorat Jenderal Pemasyarakatan Departemen Humuk dan Hak Asasi M anusia Republik Indonesia

ƒ

-

Komisi Pemberantasan Korupsi

-

Pusat Data dan Informasi Departemen Pertanian (PUSDATIN)

Associations / Organisations / Foundations, antara lain: -

BEA Photographic, dalam hal Program perbaikan gempa bumi di Yogyakarta.

-

Creative Circle Indonesia (CCI), dalam hal kerja sama akademik dan industri.

-

Ikatan Arsitek Indonesia Daerah Jakarta, dalam hal Jakarta architecture database dan information.

ƒ

New Collaboration, antara lain: -

Macquarie University (Australia), dalam hal Program Ganda : Graduate Accounting & Commerce Centre (GACC) Programs & Magister.

-

Northumbria University (United States), dalam hal kerja sama akademik.

ƒ

Xiamen University (China), dalam hal kerja sama akademik.

Kerja sama BINUS International (BI), antara lain: -

Curtin University of Technology (Australia), dalam hal kerja sama akademik (Institusi Pendidikan).

80 -

Cisco Sytems, Inc, dalam hal Cisco Networking Academy Agreement “Standard” (Industri).

-

Asian Development Bank / ADB (United States), dalam hal Program Funding (Association / Organization / Foundation)

ƒ

Pembeda Utama Organisasi Yang menjadi kunci perbedaan BINUS sebagai lembaga dengan moto People, Innovation, Excellence merupakan lembaga pendidikan yang berbasis pada teknologi informasi. Penggunaan teknologi informasi pada semua produk dan jurusan yang menjadi salah satu nilai tambah bagi pelanggan ataupun calon mahasiswa.

ƒ

Sumber Daya Gedung yang dimiliki BINUS University Reguler berjumlah 3 yaitu : 1. Kampus Syahdan Terletak di Jl. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480.

2. Kampus Anggrek Terletak di Jl. Kebon Jeruk Raya No.27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530. 3. Kampus Kijang Terletak di Jl. Kemanggisan Ilir III No. 45, Kemanggisan / Palmerah, Jakarta Barat 11480.

81 Gedung yang dimiliki BINUS International dan BINUS Business School hanya 1 yaitu Kampus JWC (Joseph Wibowo Center) yang terletak di Jl. Hang Lekir I No. 6, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan 12120. Gedung yang dimiliki BINUS School : 1. BINUS School Simprug Jl. Sultan Iskandar M uda Kav. G-8 Jakarta Selatan 12220 2. BINUS School Serpong Jl. Lengkong Karya - Jelupang No. 58, Lengkong Karya / Serpong Tangerang 15322

Gedung yang dimiliki BINUS CENTER yaitu: 1. BINUS Center Head Office Jl. KH. Syahdan No. 20 Kemanggisan - Palmerah Jakarta Barat 11480 Phone: (62-21) 5345830 ext 3203 Email: [email protected], [email protected] 2. BINUS Center Grogol Jl. Kyai Tapa Ruko Taman Gloria No. 215H Jakarta Barat 11450 DKI Jakarta, Indonesia

82 Phone: (62-21) 560 7606, 560 7607 Fax: (62-21) 560 7554 E mail: [email protected] 3. BINUS Center Kedoya Jl. Panjang Kedoya Elok Plaza Blok DC No. 45 Jakarta 11520 DKI Jakarta, Indonesia Phone: (62-21) 580 2803, 580 2819 Fax: (62-21) 582 3623 E mail: [email protected]

ƒ

S trategi Pembeda Utama BINUS University sebagai salah satu institusi pendidikan tinggi yang pertama di Indonesia yang mendapatkan sertifikasi internasional, berikut ini: 1. ISO 9001:2000 2. IWA 2:2007 (Guidelines for the application of ISO 9001:2000 in Education) 3. Education Criteria for Performance Excellence based on MBNQA Criteria 4. Service Excellence Certification Criteria

83 Pembeda lainnya, sebagai berikut : 1. Sistem pembelajaran yaitu Multi Channel Learning yang terdiri dari antara lain: Self Study, Pembelajaran Self Study, dan Off Class. 2. Infrastructure, application and content yang lengkap dan canggih 3. Digital Library

3.2 Process Foundation

Gambar 3.6 Proses Model

84

Gambar 3.7 Education Value Chain

Dalam industri pendidikan, proses rantai nilainya terdiri dari proses inti yang dimulai dari market and financial analytical yang menganalisis kondisi pasar dan keuangan, academic development and content preparation yang menyiapkan kurikulum dan pengembangan akademik, serta facilities management yang mengelola fasilitas untuk melaksanakan kegiatan pembelajaran. Ketiga proses tersebut mendukung proses admission yang menangani penerimaan siswa/mahasiswa baru. Proses admission ini bersama dengan proses lecturer/teacher and assistant management yang mengelola para pengajar yang dibutuhkan akan berlanjut ke proses registration and scheduling yang menangani kegiatan registrasi dan penjadwalan kegiatan pembelajaran. Setelah itu proses teaching learning (Multi Channel Learning) yang menangani kegiatan belajar mengajar yang berlangsung, akan terbagi ke dalam kegiatan belajar mengajar di kelas

85 dan di laboratorium. Setelah itu terdapat proses examination and evaluation yang menangani proses ujian dan pengevaluasian hasil ujian yang pada akhir masa studi siswa/mahasiswa akan berlangsung proses thesis/graduation, dimana yang mempunyai kegiatan skripsi/tugas akhir dan kelulusan. Setelah kelulusan terdapat proses alumni yang menangani para alumni, yang kemudian adanya career development yang membantu pengembangan karir bagi para lulusan yang bekerja pada perusahaan, proses entrepreneurship yang membantu para alumni yang ingin menjadi wirausaha (entrepreneur). Adapun endowment programs menangani program pendanaan alumni. Selain proses inti diatas, terdapat proses-proses pendukung yang terdiri dari proses financial services yang menangani transaksi keuangan, lecturer/teacher and assistant development services

yang memberikan pelayanan berupa pengembangan para

pengajar, proses digital library services yang menyediakan layanan perpustakaan secara digital, proses extracurricular and student organization services yang memberikan pelayanan terhadap kegiatan organisasi siswa/mahasiswa, dan

industry government

relationship services yang menangani hubungan dengan industri dan pemerintah serta proses education management services yang memberikan pelayanan berupa layanan manajemen pendidikan.

86 •

Arsitektur Awal Proyek o Timeline Berikut adalah timeline schedule pelaksanaan proyek ini:

Tabel 3.4 Timeline Schedule

87 •

Gambaran Proses Organisasi o Untuk D3/S1 Reguler



Gambar 3 8 Organization Relationship Map D3/S1 Regular

88 Dalam proses administrasi keuangan mahasiswa D3/S1 Reguler, unit utama yang bertanggungjawab

adalah

sub-unit

layanan

keungan

mahasiswa,

unit

ini

berhubungan dengan unit admisi marketing untuk melakukan penagihan piutang mahasiswa baru, dan berhubungan dengan pihak bank

berkaitan dengan data

autodebet tagihan uang kuliah mahasiswa, lalu unit ini juga terkait dengan unit Finance dan SAC dalam memproses penarikan dana oleh mahasiswa karena beberapa alasan selain itu unit ini juga berhubungan dengan unit AOC subbiro Perkuliahan dan Ujian dalam hal pemberitahuan daftar mahasiswa yang masih menunggak uang kuliah untuk dikenakan sanksi akademis

dan yang terakhir

berhubungan dengan unit IT operation dalam hal penggantian status mahasiswa terkait dengan pengeluaran mahasiswa (drop out). Dalam proses administrasi keuangan dosen D3/S1 Reguler, unit utama yang bertanggungjawab adalah unit AOC subbiro Perkuliahan dan Ujian, unit ini terkait dengan unit LRC berkaitan dengan informas i status dosen untuk menentukan jumlah honor dosen serta berhubungan dengan pihak asuransi untuk menangani proses premi dan pencairan asuransi Siharta dosen.

89

o Untuk BINUS International dan BINUS Business School

Gambar 3.9 O rganization Relationship Map JWC

Dalam proses penanganan honor dosen JWC, unit yang terkait adalah BI/S2 Information Services yang memberikan data daftar hadir kepada BI/S2 AcOp yang akan menjadi buku monitoring dosen untuk diserahkan kepada unit Operations agar dapat diolah menjadi rekap honor mengajar untuk diserahkan kepada Finance JWC untuk diproses pembayaran honor dosen.

90 Dalam proses penanganan pembayaran mahasiswa JWC, unit Operations berhubungan dengan unit Finance JWC dalam hal pemberitahuan detil jadwal perkuliahan mahasiswa untuk dijadikan sebagai dasar penentuan jumlah tagihan mahasiswa JWC. •

Daftar Proses End-to-end o Proses penagihan piutang mahasiswa D3/S 1 Reguler Proses ini akan menangani proses penagihan terhadap piutang mahasiswa setiap periode autodebet yang akan dicantumkan tanggal pembayarannya pada kertas pengumuman dan recent news tiap mahasiswa setelah staf terkait menentukan jumlah pembayaran untuk mahasiswa lama, serta penagihan piutang terhadap mahasiswa baru yang disebabkan persiapan dan pendaftaran ulang mahasiswa baru. o Proses penagihan piutang mahasiswa BINUS International Proses ini akan menangani proses penagihan terhadap piutang mahasiswa setiap periode autodebet yang akan dicantumkan tanggal pembayarannya pada kertas pengumuman dan recent news masing-masing mahasiswa setelah staf terkait menentukan jumlah pembayaran untuk mahasiswa bersangkutan. o Proses penagihan piutang mahasiswa BINUS Business S chool Dalam proses ini setengah bulan sebelum selesai term, akan muncul pengumuman pembayaran uang kuliah di papan pengumuman dan e-mail masing-masing mahasiswa. Batas waktu pembayarannya 1 bulan dari pengumuman tersebut. Pembayaran untuk mahasiswa ini masih dilakukan

91 dengan mentransfer uang kuliahnya dan memberikan bukti transfer tersebut ke staf terkait untuk diproses. o Proses pemesanan undangan tambahan wisuda Dalam proses ini mahasiswa dapat memesan undangan tambahan wisuda, dimana maksimal pemesanan adalah dua buah, namun bisa lebih jika ada sisa nantinya. Proses pembelian ini dalam kurun waktu satu sampai dua bulan sebelum pelaksanaan wisuda. Pemesanan dan pembayaran undangan tambahan wisuda ini dilakukan dengan langsung mengunjungi staf terkait. o Proses penarikan dana oleh mahasiswa Proses ini menangani proses penarikan dana yang dilakukan oleh mahasiswa. Proses penarikan dana ini bisa disebabkan karena mahasiswa layak wisuda, mengundurkan diri, lulus SPM B / tidak lulus SMTA, DO. o Proses honor dosen D3/S 1 Reguler Proses ini akan menangani pembayaran honor dosen D3/S1 Reguler berdasarkan status dan transaksi perkuliahan yang dilakukan oleh dosen tersebut. o Proses honor dosen BINUS International Proses ini menangani proses pembayaran honor dosen BINUS International berdasarkan status dan transaksi perkuliahan yang dilakukan oleh dosen tersebut. o Proses honor dosen BINUS Business S chool Proses ini menangani proses pembayaran dosen BINUS Business School berdasarkan status dan transaksi perkuliahan yang dilakukan oleh dosen tersebut.

•

Gambar 3.10 Gambaran dan Blue Print Arsitektur Teknologi Informasi

Gambaran dan Blue Print Arsitektur Teknologi Informasi

3.3 Technology Foundation

92

93 Gambar di atas menunjukkan arsitektur informasi yang digunakan pada BINUS University. Semua stakeholder mengakses front end system melalui PC/notebook, handphone

(mobile

phone),

PDA,

kios

informasi,

telepon (voice)

dan

report/documents. Front end system berhubungan dengan back end system (ERP Education) melalui jaringan, baik jaringan internet, intranet dan INHERENT. Infrastruktur jaringan ini meliputi infrastruktur data, infrastruktur SM S dan infrastruktur voice. Semua database dan aplikasi disimpan dalam server.

•

Penentuan Peralatan dan Teknologi yang Dibutuhkan

Tabel 3.5 Peralatan dan Teknologi yang Dibutuhkan

•

Bahasa Pemrograman

Database yang Digunakan

Reporting yang Digunakan

Component yang Digunakan

Microsoft Visual Basic 6

Microsoft SQL 2000

Crystal Report 8.5

Sharidan dan Infragisitic

Identifikasi Sistem yang Sedang Berjalan

Tabel 3.6 Sistem yang Sedang Berjalan

Sistem yang se dang be rjalan di D3/S1 Re gular * Layanan Keuangan Mahasiswa

Sistem yang se dang be rjalan di JWC * Layanan Keuangan BINUS Internasional

* Sistem Informasi Honorarium

* Layanan Keuangan S2 * Sistem Honor (dosen)

•

Canonical Data dan Data Sources Dictionary

Gambar 3.11 Canonical Data

94

95 •

Portofolio Fungsionalitas Bisnis Awal

Tabel 3.7 Portofolio Fungsionalitas Bisnis Awal

Process Proses penagihan piutang mahasiswa D3/S1 Reguler

Proses penagihan piutang mahasiswa BINUS International

Proses penagihan piutang mahasiswa BIN|US Business School Proses pemesanan undangan tambahan wisuda untuk mahasiswa D3/S1 Reguler

Unit SRSC (Sub-unit Layanan Keuangan M ahasiswa)

Parameter/Business Services ‐ Create_tagihan_piutang_mahasiswa ‐ Create_laporan_daftar_piutang ‐ Get_data_ mahasiswa ‐ Generate_tanggal ‐ Update_status_mahasiswa ‐ Post_info_tagihan_piutang ‐ Save ‐ Print Operatios ‐ Create_tagihan_piutang_mahasiswa (staf ‐ Create_laporan_daftar_piutang Information ‐ Get_data_ mahasiswa Services) ‐ Generate_tanggal ‐ Update_status_mahasiswa ‐ Post_info_tagihan_piutang ‐ Save ‐ Print Operatios ‐ Create_tagihan_piutang_mahasiswa (staf ‐ Create_laporan_daftar_piutang Information ‐ Get_data_ mahasiswa Services) ‐ Generate_tanggal ‐ Update_status_mahasiswa ‐ Post_info_tagihan_piutang ‐ Save ‐ Print SRSC create_form_pemesanan_undangan_tambahan_wisuda (Sub-unit - Create_form_konfirmasi_pembayaran Layanan - Create_laporan_pemesanan_undangan_tambahan_ Keuangan wisuda M ahasiswa - Get_data_mahasiswa - Generate_tanggal - Hitung_total_pemesanan - Post_data_pemesanan - Post_data_pembayaran - Save - Print

96 Process Proses penarikan dana oleh mahasiswa

Unit SRSC (Sub-unit Layanan Keuangan M ahasiswa

Proses Honor Dosen D3/S1 Reguler

AOC (Subbiro Perkuliahan dan Ujian)

Proses Honor Operations Dosen BINUS International

Proses Honor Operations BINUS Business School

Parameter/Business Services - Create_rekap_penerimaan_pembayaran ‐ Create_form_penarikan_dana ‐ Get_data_mahasiswa ‐ Create_rekap_penarikan_dana ‐ Create_bank_disburstment ‐ Generate_tanggal ‐ Hitung _total_penarikan_dana ‐ Create_surat_konfirmasi_pengembalian_dana - Create_surat_pembatalan_kuasa_autodebet - Save - Print ‐ Create_form_slip_honor_dosen ‐ Generate_tanggal_transaksi ‐ Get_data_status_dosen ‐ Get_detil_mengajar_dosen - Post_honor_dosen_gabungan - Hitung_total_honor ‐ Hitung_pajak ‐ Post_detil_honor_dosen - Create_bank_Disburstment - Save ‐ Create_form_slip_honor_dosen ‐ Create_form_konfirmasi ‐ Get_data_dosen ‐ Generate_tanggal_transaksi ‐ Get_detil_mengajar_dosen ‐ Update_detil_mengajar_dosen ‐ Hitung_total_honor ‐ Hitung_pajak ‐ Post_detil_honor_dosen ‐ Get_data_konfirmasi ‐ Save ‐ Create_form_slip_honor_dosen ‐ Create_form_konfirmasi ‐ Get_data_dosen ‐ Generate_tanggal_transaksi ‐ Get_detil_mengajar_dosen ‐ Update_detil_mengajar_dosen ‐ Hitung_total_honor ‐ Hitung_pajak ‐ Post_detil_honor_dosen ‐ Get_data_konfirmasi - Save

97 •

Penentuan Tim Proyek Teknis yang Dibutuhkan ♦ Project Manager Tugas : 1.

M engelola manajemen proyek

2.

M engelola portofolio aplikasi

3.

M engelola pembagian

aplikasi untuk

mengisi kebutuhan

terhadap

penggunaan aplikasi untuk mempercepat proses bisnis 4.

M emastikan pembersihan data hasil konversi dan migrasi data

5.

M enjaga hubungan baik dengan pemilik (stakeholder)

6.

M engelola perencanaan proyek, dan memonitor proses yang ada dan memasukkan ke dalam cakupan proyek

7.

Berinteraksi dengan manajemen dan pengguna

8.

M engelola timeline schedule agar tepat waktu sesuai yang diharapkan

9.

M engelola tim proyek

10. M endefinisikan, menganalisa dan menyelesaikan masalah 11. M enyiapkan presentasi untuk manajemen 12. M enetapkan status proyek 13. M enyelesaikan konflik 14. M enyiapkan sumber daya yang dibutuhkan oleh proyek 15. M elakukan proses kontrol dan pengawasan proyek 16. M enyusun laporan akhir pelaksanaan kegiatan analisa dan perancangan sistem dan melaporkannya kepada manajemen 17. M elakukan koordinasi dengan sesama anggota tim proyek

98 ♦ Business Analyst Tugas: 1.

M elakukan survey kebutuhan informasi dengan berbagai cara seperti: ƒ M emperlajari bisnis dan standar operasional ƒ Wawancara ƒ Kuisioner

2.

Bersama dengan System

Designer

menyusun dokumen

kebutuhan

bisnis/sistem 3.

M emeriksa kembali kesesuaian sistem yang dirancang oleh System Designer dengan dokumentasi kebutuhan bisnis/sistem

4.

M enyusun laporan status perkembangan kegiatan untuk dilaporkan kepada Project Manager

5.

Bekerja sama dengan anggota tim lainnya dalam menyelesaikan tugas

6.

M enyiapkan presentasi hasil analisa untuk disampaikan kepada pimpinan

♦ System Analyst Tugas : 1.

M engumpulkan informasi untuk penganalisaan dan evaluasi sistem yang sudah ada maupun untuk rancangan suatu sistem

2.

Riset, perencanaan, instalasi, konfigurasi, troubleshoot, pemeliharaan, dan upgrade perangkat keras, perangkat lunak, serta sistem pengoperasian

99 3.

M elakukan analisis dan evaluasi terhadap prosedur bisnis yang ada maupun yang sedang diajukan atau terhadap kendala yang ada untuk memenuhi keperluan data processing

4.

M empersiapkan flow chart dan diagram yang menggambarkan kemampuan dan proses dari sistem yang digunakan

5.

M elakukan riset dan rekomendasi untuk pembelian, penggunaan, dan pembangunan hardware dan software

6.

M emperbaiki

berbagai

masalah

seputar

hardware,

software,

dan

konektivitas, termasuk di dalamnya akses pengguna dan konfigurasi komponen 7.

M emilih prosedur yang tepat dan mencari dukungan ketika terjadi kesalahan, panduan yang ada tidak mencukupi, atau timbul permasalahan besar yang tidak terduga

8.

M encatat dan memelihara laporan tentang perlengkapan perangkat keras dan lunak, lisensi situs dan server, serta akses dan security pengguna

9.

Install, konfigurasi, dan upgrade seluruh peralatan komputer, termasuk network card, printer, modem, mouse dan sebagainya

10.

M ampu bekerja sebagai bagian dari tim, misalnya dalam hal jaringan, guna menjamin konektivitas dan keserasian proses di antara sistem yang ada

11.

M encatat dan menyimpan dokumentasi atas sistem

12.

M elakukan riset yang bersifat teknis atas sistem upgrade untuk menentukan feasibility, biaya dan waktu, serta kesesuaian dengan sistem yang ada

13.

M enjaga kerahasiaan informasi yang diproses dan disimpan dalam jaringan

100 14.

M endokumentasikan kekurangan serta solusi terhadap sistem yang ada sebagai catatan untuk masa yang akan datang

♦ System Designer Tugas: 1. M embantu Business/System Analyst dalam memperoleh kebutuhan informasi 2. M embantu Business/System Analyst dalam penyusunan dokumen kegiatan analisa seperti: i. ii.

Rich picture Dokumen kebutuhan bisnis/pengguna

3. M embuat rancangan sistem. 4. M enghadiri undangan rapat anggota tim proyek. 5. M enyusun laporan status perkembangan kegiatan perancangan untuk dilaporkan kepada Pimpinan Business/System Analyst. 6. Bekerja sama dengan anggota tim lainnya dalam menyelesaikan tugas.

♦ Software Architect Tugas: 1. M emastikan IT selalu melaporkan dan memberikan dukungan untuk melayani praktek pembuatan service catalogue dalam organisasi 2. M emastikan service catalogue selalu jelas, singkat, dan diperbaharui 3. M emungkinkan untuk kemudahan dalam pencarian dan pemakaian service

101 ♦ Database designer Tugas: 1. M erancang database yang terstruktur 2. M emastikan database yang ada saling berhubungan dengan relationship yang benar

♦ Network Specialist Tugas: 1. M erancang sistem jaringan komputer 2. M emastikan seluruh komputer terhubung ke server

♦ Application developer (programmer) Tugas : 1. Kode, pengujian dan atasi masalah memanfaatkan program yang sesuai hardware, database, pemrograman dan teknologi 2. Perbaiki data dan format produk akhir 3. M empertahankan dan memodifikasi program 4. M embuat perubahan yang disetujui oleh aliran grafik revisi 5. M engembangkan program rinci logika dan coding perubahan 6. Uji dan mengembangkan program modifikasi 7. M enulis program baru menggunakan kode spesifikasi yang diusulkan 8. M enganalisa kinerja program dan mengambil tindakan untuk memperbaiki kekurangan berdasarkan konsultasi dengan pengguna

102 9. Berdiskusi dengan pengguna untuk mendapatkan kebutuhan perubahan atau modifikasi program yang sudah ada 10. M enulis dan mempertahankan program dokumentasi 11. M enjaga kerahasiaan mengenai informasi pemrosesan, penyimpanan atau pengaksesan 12. M endokumentasikan masalah program dan resolusi untuk referensi di masa mendatang

♦ System Documentation Tugas: 1. Bekerja sama dengan anggota tim lainnya dalam menyelesaikan tugas 2. M enyusun dokumentasi hasil analisa, perancangan dan usulan rekomendasi ICT

♦ System Testing Tugas: 1. M emastikan bahwa sistem yang dibangun memenuhi semua kebutuhan fungsional dari suatu organisasi 2. M emastikan bahwa sistem yang dibangun memenuhi semua kebutuhan sistem dari suatu organisasi 3. Berkerja sama dengan anggota tim lainnya dalam menyelesaikan tugas 4. M elakukan pengujian error 5. M embuat laporan hasil pengujian sistem

103

3.4 BPM Foundation •

Definisi Pihak yang Berkepentingan (stakeholder) dalam Proyek Stakeholder yang dimaksud disini adalah semua pihak yang berkepentingan terhadap BINUS University. Oleh karena itu, yang termasuk dalam stakeholder yaitu: o Mahasiswa M ahasiswa berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal mendapatkan pelayanan berupa pendidikan. o Dosen Dosen berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal penghasilan yang didapatkan dari mengajar di BINUS University. o Orang tua Orang tua berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal kualitas pelayanan yang diterima oleh anak-anak mereka yang bertindak selaku mahasiswa di BINUS University. o Pimpinan M anajemen berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal penghasilan dan pengakuan yang didapatkan dari keberhasilan dan perkembangan dari BINUS University sendiri.

104 o S taf Staf berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal penghasilan yang mereka dapatkan dari bekerja di BINUS University dan memberikan pelayanan kepada customer. Karyawan atau staf dalam bidang Financial Administration BINUS University yaitu : a. Staf Front Office Layanan Keuangan M ahasiswa, yang langsung bertatap muka untuk melayani mahasiswa D3/S1 Reguler terkait keuangan, seperti informasi pembayaran kuliah, proses autodebet biaya kuliah, pembayaran cyber@access, dan proses beasiswa prestasi akademik, serta bagian information services yang juga langsung bertatap muka melayani mahasiswa khususnya mahasiswa BINUS Internatioanl dan BINUS Business School dalam hal terkait pembayaran uang kuliah, registrasi, data absensi mahasiswa dan dosen serta memberikan informasi akademik yang dibutuhkan oleh para mahasiswa. b. Staf Back Office Layanan Keuangan M ahasiswa, yang mengolah data-data transaksi keuangan mahasiswa D3/S1 Reguler, serta operation yang menangani honor dosen BINUS International dan BINUS Business School. c. Staf Subbiro Perkuliahan dan ujian yang menangani proses pengolahan honor dosen D3/S1 Reguler.

105 d. Staf Operations Support yang bekerja sama dengan bagian Lecturing and Examination dalam proses pembayaran honor baik BINUS International, BINUS Busienss School maupun EDP, meliputi: validasi laporan honor, proses pembayaran honor dosen, pembuatan Laporan Realisasi Honor untuk Operation Manager. e. Staf Information Services yang menangani pembayaran uang kuliah mahasiswa o Pemerintah Pemerintah berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal kualitas lulusan yang dihasilkan oleh BINUS University dalam hubungannya dengan peningkatan kualitas sumber daya manusia Indonesia. Adapun pihak pemerintah yang terkait yaitu : -

Kopertis III

-

DIKTI

o Industri Industri berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal kualitas lulusan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan akan tenaga kerja yang kompeten. o Asisten Asisten berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal penghasilan dan pengalaman yang didapatkan dari mengajar di BINUS University.

106 •

Harapan

Pihak

Berkepentingan

(stakeholder)

yang

Disetujui

&

Didokumentasikan - Pop-up window peringatan tanggal autodebet pembayaran uang kuliah pada student desk untuk mahasiswa D3/S1 Reguler. Adanya pop-up window yang memberikan peringatan kepada mahasiswa mengenai tanggal autodebet pembayaran BP3 dan SKS berikut jumlahnya yang akan segera jatuh tempo sehingga mahasiswa dapat menyiapkan dananya sebelum diautodebet secara otomatis. - Pop-up window peringatan tanggal pembayaran uang kuliah pada student desk untuk mahasiswa BINUS Business School Adanya pop-up window yang memberikan peringatan kepada mahasiswa mengenai tanggal pembayaran uang kuliah per term berikut jumlahnya yang akan segera jatuh tempo sehingga mahasiswa dapat menyiapkan dananya sebelum jatuh tempo pembayaran. - Pengautodebetan pembayaran uang kuliah mahasiswa BINUS Business School M engautodebetkan pembayaran uang kuliah seperti yang telah diterapkan pada mahasiswa D3 maupun S1 Reguler. Hal ini akan memberikan kemudahan dalam pembayaran uang kuliah setiap term-nya bagi mahasiswa BINUS Business School serta mempermudah proses transaksi pembayaran tersebut bagi staf terkait.

107 - Pemesanan undangan tambahan wisuda bagi mahasiswa D3/S1 Reguler secara online Adanya suatu form pemesanan undangan tambahan wisuda secara online. Dimana, nantinya mahasiswa D3/S1 Reguler dapat melakukan pemesanan undangan tambahan wisuda secara online. Sehingga diharapkan dapat mengurangi jumlah antrian yang ada di Layanan Keuangan M ahasiswa. Selain itu, mahasiswa akan mendapat kemudahan karena dapat melakukan proses pemesanan undangan tambahan wisuda di mana saja dan kapan saja, serta akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi layanan keuangan mahasiswa dan juga kepuasan dari mahasiswanya, karena mahasiswa hanya perlu melakukan satu kali pembayaran yang mencakup biaya wisuda beserta dengan tambahan biaya karena pemesanan undangan wisuda tambahan tersebut. - Penyediaan informasi rincian honor mengajar dosen BINUS International dan

dosen BINUS Business School pada lecturer desk. Hal ini diusulkan untuk memberikan kemudahan bagi para dosen untuk melihat rincian waktu mengajar dan bagi kampus merupakan suatu penghematan karena tidak perlu mencetak slip gaji.

108 •

Process Selection Matrix

Gambar 3.12 Process Selection Matrix (PS M)

109 •

Daftar Proses Bisnis yang Teridentifikasi dan Metrik Awal (Process Worth Matrix) o Process Worth Matrix (PWM)

Tabel 3.8 Process Worth Matrix (PWM) Worth Process Asset Proses penagihan

Liability

piutang mahasiswa D3/S1 √

Reguler Proses penagihan piutang mahasiswa BINUS

√

International Proses penagihan piutang mahasiswa BINUS √ Business School Proses pemesanan undangan tambahan wisuda

√

Proses penarikan dana oleh mahasiswa

√

Proses honor dosen D3/S1 Reguler

√

Proses honor dosen BINUS International

√

Proses honor dosen BINUS Business School

√

•

Proses yang Diprioritaskan untuk tahap Elaborasi 1. Pop-up window peringatan tanggal autodebet pembayaran uang kuliah mahasiswa D3/S1 Reguler pada student desk (proses penagihan piutang mahasiswa D3/S1 Reguler).

110 2. Pop-up window peringatan tanggal pembayaran uang kuliah pada student desk untuk mahasiswa BINUS Business School (proses penagihan piutang mahasiswa BINUS Business School). 3. Pemesanan undangan tambahan wisuda untuk mahasiswa D3/S1 Reguler secara online (proses pemesanan undangan tambahan wisuda). 4. Pengautodebetan pembayaran uang kuliah mahasiswa BINUS Business School (proses penagihan piutang mahasiswa BINUS Business School). 5. Penyediaan informasi rincian honor mengajar dosen BINUS International dan BINUS Business School pada lecturer desk (proses honor dosen BINUS Business School). •

Manajemen Proyek (Rancangan Awal Perencanaan Proyek) o Project Charter Document Berikut adalah gantt chart dari Analisis dan Perancangan Enterprise Resource Planning (ERP) Education dengan M etode Business Process Management (BPM ) (Studi Kasus pada Area Financial Administration BINUS University)

111

A ug2008

ID

TaskName

Start

Finish

Sep2008

Oct2008

Nov2008

Dec2008

Jan2009

Duration 8/3 8/10 8/17 8/24 8/31 9/7 9/14 9/21 9/28 10/510/1210/1910/2611/2 11/911/1611/2311/3012/712/1412/2112/28 1/4 1/11 1/18 1/25

1 OrganizationFoundation

9/1/2008

9/12/2008

2w

2 ProcessFoundation

9/12/2008

9/29/2008

2.4w

3 TechnologyFoundation

10/1/2008

10/14/2008

2w

4 BPMFoundation

10/15/2008

10/31/2008

2.6w

5 Elaboration

11/3/2008

11/14/2008

2w

6 Improvement

11/17/2008

11/28/2008

2w

7 PeopleandTechnologyDevelopment

11/21/2008

11/28/2008

1.2w

8 Deployment

11/24/2008

12/5/2008

2w

9 MonitorandBenefitReailzation

12/1/2008

12/12/2008

2w

10 ContinuousImprovement

12/15/2008

12/30/2008

2.4w

Gambar 3.13 Gantt Chart Project Charter Document o Dokumen Lingkup Proyek Tujuan dari proyek BPM dalam area Financial Administration ini adalah untuk membuat proses-proses yang sudah ada berjalan menjadi lebih baik (menjadi lebih efisien, lebih efektif, meningkatkan kualitas, mengurangi biaya). Ruang lingkup dari proyek ini meliputi operasional dari area Financial Administration.. Tahap-tahap yang dilakukan dalam analisis dan perancangan ERP Education ini adalah : 1) Organization Foundation Pada tahap ini, membahas tentang aspek internal dari organisasi yaitu kekuatan, kelemahan, kompetensi, dan keterbatasan dari organisasi. Kemudian juga dibahas dari sisi aspek eksternal organisasi yaitu kompetisi organisasi dan dampak terhadap lingkungan, visi & misi organisasi, serta tujuan dan sasaran organisasi tersebut. Di samping itu juga disertakan

112 struktur organisasi dan nama unit & deskripsi umum dari organisasi, yang dilengkapi dengan penjelasan masing-masing unit. Pada tahap ini juga dijelaskan strategi apa yang harus digunakan untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi, strategi implementasinya, dan pemilihan strategi. Selanjutnya dijelaskan tentang konteks model bisnisnya, mulai dari pelanggan, produk & pelayanan, pemasok, sampai rekan kerja sama. Kemudian dijelaskan juga pembeda utama organisasi dan sumber daya apa saja yang dimiliki organisasi. Dan yang terakhir dari tahap ini dijelaskan strategi pembeda utamanya.

2) Process Foundation Tahap ini menganalisis proses bisnis yang sedang berjalan untuk dapat dikembangkan dan digunakan dalam menjalankan proyek. Dalam tahap ini, arsitektur proses yang telah ada saat ini mungkin berubah karena semakin banyaknya masalah yang dicakup, semakin rinci model proses yang dicakup, dan semakin banyak proses tambahan dari unit-unit bisnis yang ada. Tahap ini menghasilkan gambaran keseluruhan proses bisnis yang sedang berjalan, timeline schedule arsitektur awal proyek, gambaran hubungan antar unit terkait, dan gambaran arsitektur yang disetujui serta didokumentasikan.

3) Technology Foundation Tahap ini berisi mengenai gambaran sistem yang sedang berjalan serta teknologi dan tools yang dibutuhkan oleh BINUS University untuk

113 dipergunakan oleh pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholder). Selain sistem, teknologi, dan tools yang dibutuhkan. Disajikan pula relasi antar entitas data dari unit-unit yang terkait sesuai studi kasus masing-masing kelompok. Dasar teknologi juga menyajikan portfolio fungsionalitas (bisnis awal) yang berisi bisnis fungsional yang dibuat berdasarkan user interface dari sistem yang digunakan oleh setiap proses bisnis dari masing-masing unit. Untuk mendukung dasar teknologi ini, perlu ditentukan tim proyek teknis yang berisi aktor-aktor yang dibutuhkan secara teknis dalam proyek ini serta job description yang merupakan rincian tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari masing-masing aktor. 4) BPM Foundation M erupakan platform dimana proyek BPM dijangkau, dibuat dan diadakan. Tahap ini tidak hanya menyediakan cara untuk memulai proyek, namun juga melengkapi langkah-langkah yang diperlukan dalam membuat proyek sukses. 5) Elaboration Pada tahap ini dibahas mengenai proses bisnis yang sedang berjalan secara lebih rinci dan melihat apakah proses bisnis tersebut perlu untuk dikembangkan lagi. Adapun dilakukan metrik yang sesuai untuk membangun sebuah

baseline

untuk

pengembangan

ke

depannya pengumpulan

transactional information, transactional data, direct labor, IT cost dan overheads yang didapatkan melalui observasi, investigasi, analisis dan wawancara terhadap user. Selain itu, juga dilakukan analisis proses dengan

114 metrics analysis dan people capability matrix, yang menitikberatkan pada redesign, menimbulkan usulan prioritas yang dimungkinkan melalui tahapan leaving the process, improving, amalgamating with other process, redesigning, total improvement, outsourcing dan insourcing. 6) Improvement Tahap ini merupakan tahap pengembangan terhadap sistem, dimana bertujuan untuk mengubah dari sistem yang lama ke sistem yang baru atau melakukan modifikasi dari sistem yang lama agar sesuai dengan kebutuhan atau

proses

bisnis

saat

ini,

yang sesuai dengan

pengembangan-

pengembangan tahap elaboration. 7) People and Technology Development Tahap Pengembangan M anusia dan Teknologi perlu dikembangkan secara paralel walaupun terdiri dari aspek-aspek yang berbeda yang berperan dalam pengembangan. Seotomatis apapun proses bisnis dan sebaik apapun struktur organisasi, manusialah yang menjalankan dan membuat proses itu berjalan dengan efektif dan efisien. Pengembangan teknologi dilakukan untuk menyediakan fleksibilitas yang cukup untuk mengatasi perubahan pada bisnis dan proses bisnis, dengan cara integrasi system internal, otomatisasi proses bisnis, dan kolaborasi dengan entitas internal.

115 8) Deployment Tahap ini merupakan penindaklanjutan dari pengembangan tahap-tahap sebelumnya ke dalam sistem baru untuk dijalankan dalam kegiatan operasional. Tahap deployment terdiri dari kegiatan pemilihan strategi implementasi (deploymnent), pelatihan terhadap calon pengguna sistem baru (staf) agar dapat menjalankan sistem tersebut dengan baik sekaligus melakukan pengujian terhadap penerimaan (dukungan) mereka terhadap penggunaan sistem baru tersebut. 9) Monitor and Benefit Realization Tahap ini sangat penting untuk dilakukan, karena sebuah proyek belum benar-benar selesai walaupun sistem yang dikembangkan sudah mulai berjalan. Perlu ditetapkan sebuah kerangka untuk mengelola manfaat proyek bisnis, menetapkan target, ukuran dan berusaha untuk mencapainya. Setelah itu lakukan pengawasan lebih lanjut terhadap proyek untuk memastikan bahwa semua aktivitas manfaat yang telah ditetapkan dapat direalisasikan dan tersedianya struktur pengendalian yang cocok yang dibutuhkan untuk mencapai manfaat tersebut. Pada fase ini pula perlu dilakukan feedback dan perbandingan antara kasus bisnis awal dengan hasil aktual dari proyek yang dikembangkan. Sehingga dapat dilakukan perbaikan ataupun perubahan yang perlu terhadap keadaan berjalan untuk mencapai hasil yang maksimal.

116 10) Continuous Improvement M erupakan salah satu tahap yang penting karena dalam tahap ini dijelaskan aspek-aspek pendukung yang dibutuhkan agar pengembangan sistem dapat tetap berjalan seiring dengan perkembangan dan perubahan bisnis. Untuk itu harus dipastikan pula bahwa kelangsungan pengembangan proses tersebut menjadi bagian dari bisnis itu sendiri. Selain itu harus dipastikan juga bahwa investasi dalam tiap proyek harus dapat di-maintain dan dikembangkan. Proses harus secara berkesinambungan ditingkatkan dan didesain ulang, apabila sebaliknya maka akan menjadi kurang optimal. Langkah-langkah pengembangan berkelanjutan 1. Identifikasi peluang-peluang pengembangan proses dan melakukan training. 2. Pengelolaan dan peningkatan proses-proses yang ada. 3. M e-maintain model proses.

o S trategi Komunikasi Awal Ada beberapa hal yang biasa dilakukan di BINUS University dalam membagikan knowledge kepada seluruh staf, misalnya dengan cara: o

Bidang yang dapat dibantu oleh Direktorat Teknologi Informasi BINUS University meliputi penyediaan, pembuatan, pelatihan dan jasa konsultasi untuk akses jaringan (infrastruktur), sistem informasi/aplikasi (web based atau desktop application), content e-learning, video dan animasi.

117

o

M elakukan sharing knowledge yang dapat diadakan secara periodik mingguan, yang dikenal dengan istilah CSK/Create Sharing Knowledge.

o

Penggunaan media BINUS Highlight melalui e-mail untuk setiap user dalam unit.

o Analisis Resiko Awal Adapun resiko kegagalan yang mungkin terjadi dari harapan yang ingin dicapai pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholder) dalam bidang Financial Administration adalah : ¾ Resiko kegagalan yang mungkin terjadi pada penerapan pop-up window peringatan tanggal autodebet pembayaran uang kuliah untuk mahasiswa D3/S1 Reguler pada student desk adalah mahasiswa jarang mengakses student desk, mahasiswa tetap tidak memperhatikan peringatan yang muncul, serta sistem mengalami gangguan sehingga pop-up window tidak berjalan semestinya. Hal ini tentunya tidak akan meminimalisasikan tingkat kegagalan autodebet. ¾ Resiko kegagalan yang mungkin terjadi pada penerapan pop-up window peringatan tanggal pembayaran uang kuliah untuk mahasiswa BINUS Business School pada student desk adalah mahasiswa jarang mengakses student desk, mahasiswa tetap tidak memperhatikan peringatan yang muncul, serta sistem mengalami gangguan sehingga pop-up window tidak berjalan semestinya.

118 ¾ Resiko kegagalan yang mungkin terjadi dalam menerapkan pemesanan undangan tambahan wisuda untuk mahasiswa D3/S1 Reguler secara online adalah mahasiswa masih belum mengerti bagaimana prosedur pemesanan undangan wisuda tambahan tersebut secara online yang mengakibatkan antrian di layanan keuangan tetap banyak serta adanya beberapa mahasiswa yang tidak mengetahui bahwa telah diterapkannya pemesanan undangan tambahan wisuda secara online. ¾ Resiko kegagalan yang mungkin terjadi pada pengautodebetan pembayaran uang kuliah mahasiswa BINUS Business School adalah banyaknya rekening mahasiswa yang selalu tidak mencukupi saldo yang akan diautodebet, staf yang menangani pembayaran uang kuliah mahasiswa ini masih belum dapat menyesuaikan dirinya dalam menangani pemrosesan transaksi pembayaran tersebut. ¾ Resiko kegagalan yang mungkin terjadi dalam penyediaan informasi rincian honor mengajar dosen BINUS International dan dosen BINUS Business School pada lecturer desk adalah bahwa rincian waktu mengajar yang ditampilkan masih terdapat kesalahan. Hal ini mungkin saja dikarenakan kesalahan penginputan data dari staf yang terkait.

119 Antisipasi terhadap resiko kegagalan bila prioritas dari kebutuhan tersebut gagal dipenuhi: ¾ Jika pop-up window untuk mahasiswa D3/S1 Reguler pada student desk gagal diimplementasikan, maka akan dilakukan pemberian informasi berupa tanggal dan jumlah autodebet pada private message yang ada pada student desk. ¾ Jika pop-up window untuk mahasiswa BINUS Business School pada student desk gagal diimplementasikan, maka akan dilakukan pemberian informasi berupa tanggal dan jumlah pembayaran uang kuliah pada private message atau dengan e-mail yang ada pada student desk. ¾ Jika rencana penerapan form pemesanan undangan wisuda tambahan secara online gagal dijalankan maka dapat digunakan fasilitas layanan telepon untuk menerima pesanan undangan wisuda tambahan yang ditindaklanjuti dengan pengiriman bukti transfer oleh mahasiswa D3/S1 Reguler sehingga mahasiswa tidak perlu mengantri di Layanan Keuangan M ahasiswa untuk memesan dan melakukan pembayaran pemesanan undangan tambahan wisuda tersebut. ¾ Jika program autodebet untuk pembayaran uang kuliah bagi mahasiswa BINUS Business School gagal diimplementasikan, maka mahasiswa akan melakukan transfer dana dari rekening mahasiswa bersangkutan dan kemudian menyerahkan bukti transfer ke bagian Information Services untuk diproses lebih lanjut.

120

¾ Jika penyediaan informasi rincian honor mengajar dosen BINUS International dan BINUS Business school pada lecturer desk belum dapat dijalankan maka dosen dapat melihat informasi dari slip gaji yang diberikan untuknya dan untuk melihat data lebih rinci dapat meminta akses terhadap data buku monitoring dosen serta rekap detil mengajar jika dirasa terjadi kesalahan perhitungan honor oleh dosen bersangkutan.