Business Case VO-contentschool Gebruik Ipads en VO-content in VMBO-BK 1 Engels versie 0.4
Inhoud 1.
INLEIDING .......................................................................................................................... 4
2.
WERKWIJZE ....................................................................................................................... 4
3.
CASUS ................................................................................................................................ 5
3.1.
Achtergrond ....................................................................................................................... 5
3.2.
Doelstelling ........................................................................................................................ 5
3.3.
Omschrijving ...................................................................................................................... 5
3.4.
Bijdrage van het project ..................................................................................................... 6
3.5.
Leeswijzer ......................................................................................................................... 6
4.
KOSTEN .............................................................................................................................. 7
4.1.
Terugkerende kosten (nieuw) ............................................................................................ 7
4.2.
Investeringskosten............................................................................................................. 7
4.3.
Projectkosten ..................................................................................................................... 7
5.
BATEN ................................................................................................................................ 9
5.1.
Niet-terugkerende kosten .................................................................................................. 9
5.2.
Niet-financiële baten .......................................................................................................... 9
6.
KANSEN EN RISICO’S ..................................................................................................... 10
6.1.
Kansen ............................................................................................................................ 10
6.2.
Risico’s ............................................................................................................................ 10
7. 7.1.
CONCLUSIE ..................................................................................................................... 11 Kosten – Baten ................................................................................................................ 11
3
1. Inleiding Scholen worden geconfronteerd met opbrengstgericht werken. Daarnaast wordt van hen verwacht dat zij meer sturen op (kosten)doelmatigheid. Met het oog op deze uitdagingen in zowel het leren als in de organisatie van het leren, is de waarde van ict onweerlegbaar. Echter de opbrengsten hiervan zijn nog niet altijd voldoende inzichtelijk voor de individuele school. Kennisnet en de VO-contentschool hebben daarom een gezamenlijk project gestart om de kosten en baten voor het gebruik van open leermateriaal (VO-content) en Ipads met behulp van een business case in kaart te brengen. De business case kan de VO-contentschool in een vervolg gebruiken bij de besluitvorming ten behoeve van (nieuwe) ict-investeringen. Daarnaast heeft Kennisnet dankzij dit traject nieuwe kennis opgedaan over de gemeenschappelijke factoren die van invloed zijn bij ict-investeringen. Hiermee kunnen ook andere scholen ondersteund worden.
2. Werkwijze In dit document is een beschrijving gegeven van de casus zoals die zich voordoet bij de VO-contentschool in de vorm van een business case. Een business case is de zakelijke rechtvaardiging van een project. Het beschrijft de nut en noodzaak van een verandering en brengt - naast de kosten en baten - ook de risico´s in beeld. Voor de beschrijving van de business case is de methodiek van Kennisnet ‘Onderbouwd investeren met ict’ gebruikt. Er wordt in deze methodiek naast kwantitatieve baten ook aandacht gegeven aan de kwalitatieve. Voor het in kaart brengen hiervan is een workshop georganiseerd met het personeel van de VO-contentschool. Op basis hiervan is een uitwerking gemaakt van de kwalitatieve en kwantitatieve componenten. Beide zijn beschreven in dit document. Daarnaast is een rekenmodel opgesteld met de financiële kosten en baten. De gebruikte casus richt zich op een verandering met een beperkte scope, namelijk 1 leerjaar en 1 vakgebied. Dit is een realistisch veranderscenario voor scholen. Daarnaast helpt een dergelijke afbakening om zaken beter in beeld te krijgen. Het rekenmodel is zo opgesteld dat de casus makkelijk doorberekend kan worden wanneer de verandering op grotere schaal binnen dezelfde school wordt doorgevoerd. In figuur 1 is de opbouw van het rekenmodel weergegeven.
Figuur 1: Opbouw Rekenmodel
4
3. Casus 3.1.
Achtergrond
De VO-contentschool verzorgt onderwijs aan ongeveer 2500 leerlingen. Vanaf het schooljaar 2012/2013 zijn de brugklassen MAVO en LWOO voorzien van een Ipad. Deze wordt door de school in bruikleen gegeven aan leerlingen middels een leaseconstructie. De tablet is ter ondersteuning voor het onderwijs, maar mag ook privé gebruikt worden.
3.2.
Doelstelling
Met de Ipads wil de school in eerste instantie de kwaliteit van het onderwijs verbeteren. De tablets worden gezien als hulpmiddel om beter onderwijs te kunnen verzorgen. Daarnaast “Het gebruik van ICT op school past het gebruik van digitale leermiddelen bij de ICT-visie van de levert meetbaar een bijdrage aan school waarin rekening wordt gehouden met de maatschappelijke hoogwaardig en aantrekkelijk ontwikkelingen op dit gebied. Tenslotte is voor Ipads gekozen omdat deze geschikt zijn voor het onderwijs zowel in gebruik als in onderwijs. ICT is een onmisbaar beheer. middel om de schoolvisie te
3.3.
Omschrijving
realiseren. Het onderwijsconcept van de school bepaalt de manier waarop ICT in het onderwijs wordt ingezet.” (Visie VO-contentschool, startdocument ICT visie 2011)
De casus heeft betrekking op het eerste leerjaar VMBO-Basiskader (BK) en het vak Engels. De docent Engels heeft voor schooljaar 2012/2013 gekozen om met het digitaal leermateriaal van VO-content (stercollecties) te werken. In de klas zitten 18 leerlingen. De docent is een enthousiaste ICT-gebruiker en vervult een voortrekkersrol binnen de school. De leerlingen binnen deze richting zijn praktisch ingesteld en hebben in het algemeen meer moeite met het verwerken van veel tekstuele informatie. De selectie en aanschaf van de Ipads is gestart in het najaar van 2011. In het voorjaar van 2012 zijn de Ipads uitgereikt aan de docenten en heeft er (per vaksectie) een keuze en selectie plaatsgevonden voor het digitaal leermateriaal. Tevens heeft er scholing plaatsgevonden voor docenten en zijn er voorlichtingssessies gehouden voor ouders en leerlingen. Vanaf september 2012 is de papieren lesmethode vervangen door de stercollecties Engels van VO-content dat via Wikiwijs ontsloten wordt. Het betreft een dekkend aanbod van digitaal leermateriaal voor het gehele leerjaar. Dit materiaal is echter niet voorzien van toetsen. Deze heeft de docent zelf moeten maken. Daarnaast verrijkt de docent meer dan voorheen het lesmateriaal met materiaal dat online beschikbaar is. De Ipad is door de ouders besteld via een webwinkel en op een speciaal georganiseerde avond uitgereikt. Ouders hebben met de school een bruikleenovereenkomst afgesloten en betalen een jaarlijkse bijdrage. Het lesmateriaal wordt aan de leerlingen via een online studieplanner beschikbaar gesteld. Voor het gebruik van de Ipads binnen de school zijn aanpassingen gedaan in het Wifi-netwerk van de school. De school verwacht op middellange termijn (4 á 5 jaar) 70% van alle desktops in de educatieve omgeving op te kunnen heffen. De ICT-coördinator is momenteel belast met extra uren voor gebruikersondersteuning. De internetverbinding is niet in de casus meegenomen, dit was namelijk al aanwezig en heeft geen verandering ondergaan ten aanzien van deze casus.
5
3.4.
Bijdrage van het project
In onderstaande baten logicaboom zijn de inspanningen (kosten) en hieruit voortvloeiende effecten (baten) weergegeven die door de school zijn benoemd ten aanzien van de omschreven verandering.
Figuur 2: baten logicaboom
In de baten logicaboom zijn in blauw alle inspanningen omschreven die nodig waren of zijn om de verandering tot stand te brengen (en in stand te houden). Deze inspanningen zijn te koppelen aan concrete projectoutput (oranje), Met deze projectoutput worden of zijn vervolgens bepaalde resultaten bereikt (paars), waaruit tenslotte zowel kwalitatieve als kwantitatieve effecten (groen) zijn af te leiden die relevant zijn voor de business case. De belangrijkste resultaten (met positief effect) ten gevolge van de verandering zijn de volgende: 1. Geen distributie boeken en afschaffen desktops 2. Meer motivatie leerlingen en docenten 3. Meer zelfreflectie 4. Afschaffen papieren methode 5. Meer mogelijkheden voor differentiatie ten behoeve van de verschillende leerstijlen Overige resultaten zijn als risico (rood) of kans (lichtblauw) uitgewerkt in hoofdstuk 6, omdat dit nevenresultaten zijn die benut dan wel vermeden moeten worden.
3.5.
Leeswijzer
Op basis van de baten logicaboom is een uitwerking gemaakt van respectievelijk de kosten en baten zoals in hoofdstuk 4 en 5 beschreven. In hoofdstuk 7 zijn tenslotte de belangrijkste conclusies weergegeven die op basis van de analyses gemaakt kunnen worden.
6
4. Kosten 4.1.
Terugkerende kosten (nieuw)
In de business case worden de kosten en baten van de verandering in kaart gebracht. Daarom wordt ook alleen gekeken naar het verschil in terugkerende kosten. Besparende kosten (zie hoofdstuk 5. Baten) zijn die activiteiten die voorheen meer tijd kosten dan na de verandering. Niet-besparend kosten zijn daarentegen activiteiten die juist meer tijd kosten ten opzicht van de situatie vóór de verandering. 4.1.1.
Niet-besparende activiteiten (per jaar)
Omschrijving
Startjaar
Eindjaar
Per
Uren
Voorbereiden en verzorgen Voorlichtingsbijeenkomsten ouders
2012
2015
School
Beheer webwinkel
2011
2015
School
30 (6 doc.) 24
Gesprekken leveranciers (contractbeheer)
2011
2015
School
20
Beheer wifi
2011
2015
School
40
4.1.2. Niet-besparende materiële kosten (per jaar) Omschrijving
Aantal
Eenheid
€126,00
Lln (18) * Euro´s (7,00) Lln (18) * Euro’s (96,00) Euro’s
Licentie VO-content (7 euro per leerling per jaar) €1728,00 Kosten Ipads €16.000,00
Wifi Accesspoints (lease)
4.2.
Investeringskosten
Naast eenmalige projectkosten kunnen ook investeringen worden opgevoerd ten behoeve van de verandering die worden geactiveerd. Deze kosten kunnen (lineair) worden afgeschreven met termijnen per categorie. Omschrijving Aanleg bekabeling (t.b.v. Wifi Accesspoints) Div. kleine hardware t.b.v aanpassing digiborden
4.3.
Per
Kosten
Jaar
Afschrijving in jaren
School
€25.000,00
2011
5
School
€5.000
2012
1
Projectkosten
Bij projectkosten gaat het om klokuren die gemaakt zijn door het personeel ten behoeve van de verandering. Het gaat hierbij alleen om de extra uren die gemaakt zijn ten opzichte van de huidige situatie. De kosten per schaal (LB t/m LE) en trede (1 t/m 6) zijn verwerkt in het rekenmodel. Deze zijn gebaseerd op de CAO voor Voortgezet onderwijs. Omschrijving
Per
Uren 2011
Uren 2012
Gesprekken leveranciers tbv selectie en aanschaf Ipads
School
24
24
Gesprekken leveranciers tbv leaseregeling
School
24
16
Coördineren ontwikkeling webwinkel
School
0
60
Coördineren aanleg Wifi Accesspoints
School
40
40
Vak
5
0
Gesprekken leveranciers tbv selectie (en aanschaf) leermateriaal
7
Ontwikkeling toetsmateriaal Voorbereiden en verzorging scholing docenten Bijwonen scholing docenten Uitreiken Ipads
Vak
40
0
School
0
60
Vak
0
5
School
0
4,5
In het rekenmodel kunnen ook evt. overige projectkosten worden opgevoerd zoals bijvoorbeeld communicatie. Er zijn hiervoor bij de VO-contentschool echter geen extra kosten op te voeren. Het reguliere communicatiebudget is wel benut om het nieuwe onderwijs te promoten.
8
5. Baten 5.1.
Niet-terugkerende kosten
5.1.1. Besparende materiële kosten (per jaar) Omschrijving Afschaffing dienstverlening Boekenhuis
Aantal €30.000,00 €556,20
Afschaffen papieren lesmethode
5.1.2. Financiële baten (per jaar) Omschrijving
Bjdrage ouders t.b.v. Ipads en digitaal leermateriaal
5.2. 5.2.1.
Eenheid Euro´s Lln (18) * Euro’s (30,90)
Aantal
Eenheid
€1.854,00
Lln (18) * Euro´s (96,00 + 7,00)
Niet-financiële baten Hogere leeropbrengsten als gevolg van meer differentiatie
Het vaststellen van (structureel) hogere leeropbrengsten als gevolg van de verandering is na 1 jaar nog niet mogelijk. Wel kan gesteld worden dat zowel leerlingen als docenten waarneembaar meer leerplezier ervaren. Daarnaast wordt het leermateriaal meer aangepast aan het niveau van de leerlingen en wordt een rijker en gevarieerder leeraanbod gerealiseerd met behulp van de Ipad. Docenten geven aan dat het gebruik van de Ipad en VO-content leidt tot meer zelfreflectie bij leerlingen. Diverse onderzoeken hebben aangetoond dat door de genoemde factoren wel hogere leeropbrengsten zijn te verwachten. 5.2.2.
Meer aanmeldingen als gevolg van verbeterd schoolimago
De (structurele) toename van het aantal aanmeldingen kan (nog) niet worden vastgesteld. De aanmeldingen voor het schooljaar 2013/2014 laten wel een stabilisatie zien en de dalende trend lijkt gekeerd. De nieuwe voorlichtingscampagne (met de nadruk op het “nieuwe leren”) is hierop zeker ook van invloed. Het beeld van de school is dat de Ipad een positief effect heeft op de belangstelling voor de school.
9
6. Kansen en risico’s 6.1.
Kansen
Tijdens de gesprekken met docenten en schoolleiding zijn de volgende zaken benoemd die als kans benut (kunnen) worden bij de verandering.
6.2.
Door de voorlichtingsavonden met ouders worden zij meer dan voorheen betrokken bij het onderwijs van de school en de wijze waarop dat wordt ingericht. Het gebruik van Ipads heeft er voor gezorgd dat de mogelijkheden voor communicatie tussen docenten en leerlingen zijn toegenomen en daardoor ook zijn verbeterd. Het gebruik van Ipads heeft er toe geleid dat er aanzienlijk minder ICT-storingen zijn. Tevens is het beheer door de Ipads vereenvoudigd. Een kans die nog niet benut is, maar naar verwachting veel tijdswinst zal opleveren is de koppeling van het digitaal leermateriaal met een leerlingvolgsysteem (LVS). Hierdoor kan eenvoudiger worden nagegaan wat de voortgang is van individuele leerlingen en welke leerlingen extra begeleiding kunnen gebruiken. Door het gebruik van digitaal leermateriaal is het mogelijk om het onderwijs (nog) meer te personaliseren. VO-contentschool is voornemens om een Studiewijzer (door) te ontwikkelen waardoor leerlingen individuele leerroutes kunnen volgen. Tenslotte zou het digitaal toetsen nog kunnen leiden tot een besparing op papierkosten. De verwachting is niet dat hierdoor veel tijd bespaard kan worden. Het nakijken van toetsen kan slechts ten dele geautomatiseerd worden (bij de taalvakken).
Risico’s
Door de verandering zijn ook een aantal risico´s ontstaan waarvan vóór de verandering niet of minder sprake van was.
Er is minder controle op de voortgang van leerlingen waardoor leerlingen minder goed gevolgd kunnen worden. Voorheen kon door het nakijken van het schriftelijke werk door de docent eenvoudiger worden nagegaan wat de voortgang is van een individuele leerling. De verwachting is dat in de toekomst dit risico kan worden vermeden, wanneer het materiaal gekoppeld kan worden aan het LVS. Het digitaal leermateriaal maakt het mogelijk om meer te differentiëren. Dit vraagt wel meer voorbereiding dan voorheen. Docenten zijn meer (vrije) tijd kwijt aan het zoeken van aanvullend materiaal. De betrokken docenten geven wel aan dat dit (nog) niet als een probleem wordt ervaren.
10
7. Conclusie 7.1.
Kosten – Baten
7.1.1. Financieel Uit de analyse (zie onderstaande tabel) is gebleken dat op basis van de omschreven casus de financiële kosten uiteindelijk opwegen tegen de financiële baten. De grootste investering is de bekabeling t.b.v. het draadloos netwerk (25K). Daarnaast is de lease van de Wifi Accespoints ten behoeve van het draadloos netwerk de grootste jaarlijks terugkerende kostenpost (16K). Deze kosten worden met name gedekt door de afschaffing van de dienstverlening ten behoeve van fysieke distributie van papieren leermaterialen (-30K) en een hogere bijdrage van ouders (103 per lln.). De investeringen kunnen hierdoor worden terugverdiend na 3 jaar (figuur 3). Wanneer de casus wordt opgeschaald (meer leerlingen en vakken) veranderd er relatief gezien weinig, omdat de investeringskosten voor het merendeel betrekking hebben op de gehele school. Daarnaast komen de kosten (per leerling) voor de Ipads en het leermateriaal op termijn bij de ouders te liggen. Hier is in het rekenmodel reeds rekening mee gehouden.
2011
2012
2013
2014
2015
EUR
EUR
EUR
EUR
EUR
Kosten 1. Terugkerende kosten nieuwe situatie (par. 4.1)
Totaal
20.309
21.550 21.621 21.702 21.779
2. Projectkosten (par. 4.2)
Totaal
2.746
7.452
3. Investeringen (par 4.3)
Totaal
25.000
5.000
4. Terugkerende kosten oude situatie (par. 5.1.1)
Totaal
30.000 31.167 31.167 31.167 31.791
5. Baten nieuwe situatie (par. 5.1.2)
Totaal
Baten
1.854
1.854
1.854
1.854
Baten – Kosten Totaal
-18.056
-981
11.400 11.320 11.866
11
Figuur 3
7.1.2. Niet-financieel Er is (nog) geen sprake van tijdswinst voor docenten ten gevolge van de verandering. Door de koppeling van het leermateriaal aan een leerlingvolgsysteem wordt dit in de toekomst wel mogelijk. Daarnaast zijn door de digitalisering van het onderwijs de mogelijkheden voor meer gepersonaliseerd onderwijs reeds toegenomen. Op korte termijn wordt verwacht dat het schoolimago hierdoor verder zal worden verbeterd. Daarnaast is het aannemelijk dat dit een positief effect zal hebben op het leerrendement. Ondanks de verhoging in de ouderbijdrage zal dit alles volgens de school leiden tot meer aanmeldingen in de toekomst. Tijdens het beschrijven van de casus, waren van genoemde prognoses nog geen indicatoren beschikbaar. Aangeraden wordt om de business case na schooljaar 2012-2013 op dit punt te actualiseren.
12
