Buletin Mantap edisi II Tahun 2012

1

Buletin Mantap edisi II Tahun 2012

CONTENT DAFTAR ISI

5

SOROT

17

BANG MANTAP Menaikkan Eksistensi Arsiparis

Pustakawan, Garda Depan Peradaban Bangsa

OPINI

9


E-Book Bakal Mendepak Industri

2

Penyelesaian Kasus Century Via Arsip

12 SOROT

21

WAHANA

Menggagas Keniscayaan Gemar Membaca

INOVASI

24 Segmentasi Psikografis untuk Studi Pemakai Perpustakaan

DAFTAR ISI

32 ORGANISASI PDS H.B Jassin Riwayatmu Kini Cover PENGARAH Asisten Kesejahteraan Masyarakat

36

PENANGGUNG JAWAB Dr. H. Maman Achdiyat, M.M.

KIAT

PENERBIT BPAD Provinsi DKI Jakarta

Peduli Arsip, Mendukung Kinerja Birokrasi

Peran Arsip Terbukti Menjadi Perekat bangsa

40

42 INOVASI

OPINI

TIK Membuka Keniscayaan Enaknya Sistem Kearsipan

Dari Katalog Kartu ke Katalog Online

DEWAN REDAKSI Drs. H. Agus Bambang, M.Pd. Dra. Hj. Meti Lastri, M.Si. Noerwenda, S.H. Ria Victoria SKD, S.Sos. PEMIMPIN REDAKSI Eko Mardirianto, S.E. WAKIL PEMIMPIN REDAKSI Mujiono, S.Pd., M.Hum. REDAKTUR Gunawan, M.Pd Sugeng Prayitno, S.Kom. SEKRETARIS REDAKSI Rahmatul Karimah, S.Hum.

45 OPINI Asyiknya Mengelola Arsip Keluarga

49 WAHANA

52 WAHANA

Asbabulnuzul Dari Mana Sistem Datangnya Kearsipan Perpustakaan Keliling

55 WAHANA Revolusi Elektronik, Mengapa Tidak ?

REPORTER/STAF REDAKSI Agung Pramanto, S.S. Burhan, S.Ag. Victor Hotma Parulian Deo, S.T. Reza Priatna, A.Md Tuti Rusmiati Graphic Design Ferro Stansyah


38 KARSA

PEMIMPIN UMUM Drs. Bambang Chidir Sunarto, M.Si.

SIRKULASI Nurdi Irwanto

3

EDITORIAL

Pustakawan dan Arsiparis Harus Bisa Menjawab Tantangan Zaman pustakawan atau arsiparis harus mendalami pengetahuan di bidangnya yang mendasari praktik, menghayati latihan yang efektif untuk memangku jabatan serta mengembangkan wawasan/filosofi profesinya. Secara singkat, abad mendatang akan ditandai perubahan secara terus menerus yang terjadi di segala bidang. Untuk menghadapi tantangan seperti ini diperlukan manusia yang mampu menilai situasi secara kritis serta mampu mencari jalan sendiri dalam lingkungan baru, di samping mampu menemukan hubungan baru yang mungkin terjadi dalam kenyataan yang sedang berubah dengan cepat. Pustakawan dan arsiparis tak pelak kian berat menanggung beban perubahan. Munculnya sejumlah program berbasis


Teknologi Informasi Komputer (TIK) ikut melahirkan aplikasi

P

pelayanan serba cepat. Tak ayal lagi. Ini memaksa pemangku dua profesi mulia itu harus berlari mengejar kemauan zaman.

berperan dalam pengembangan sumber daya

Sasaran utama menaikkan kompetensi mereka haruslah

manusia. Sejalan dengan pemikiran tersebut,

diletakkan pada peningkatan cope-ability (kemampuan

maka perlu ditekankan bahwa yang layak

menanggulangi) setiap individu yang dibarengi dengan

menjadi menyandang kedua profesi itu adalah orang-orang

peningkatan kecepatan dan efisiensi dalam adaptasinya

pilihan yang mampu menjadi panutan bagi negara. Darling-

terhadap perubahan yang terjadi secara terus menerus

Hamond & Goodwin (1993) menandas profesionalitas

sebagaimana yang diisyaratkan Toffler. Artinya, harus mampu

pekerja tidak mempunyai tiga ciri utama. Ketiga ciri tersebut

bertahan hidup (survive), setiap orang harus secara cepat

adalah: (1) penerapan ilmu dalam pelaksanaan pekerjaan

dapat menyesuaikan diri dengan perubahan yang terjadi.

didasarkan pada kepentingan individu pada setiap kasus, (2) mempunyai mekanisme internal yang terstruktur yang

Agar peningkatan kemampuan ini dapat berlangsung,

mengatur rekrutmen, pelatihan, pemberian lisensi (izin kerja)

setiap individu juga harus mampu membuat asumsi, prediksi

dan ukuran standar untuk praktik yang etis dan memadai;

atau ramalan tentang perubahan yang akan terjadi. Tentu

(3) mengemban tanggung jawab utama terhadap kebutuhan

saja kemampuan membuat asumsi, prediksi, atau ramalan

kliennya.

tersebut didasarkan pada pengalaman/pengetahuan masa

Ciri pekerjaan profesional seorang pustakawan dan arsiparis

para pustakawan dan arsiparis ini tidak mengabaikan masa

lalu dan masa kini. Itu sebabnya, semestinya orientasi baru bukan

4

ekerjaan pustakawan dan arsiparis dianggap sebagai pekerjaan yang mulia yang sangat

satu

lalu dan masa sekarang. Sebaliknya, kedua masa tersebut

rentangan atau kontinum mulai dari pemula (novice) sampai

merupakan

dikotomi,

tetapi

merupakan

merupakan acuan yang berharga dalam mempersiapkan

kepada pakar (expert). Sejalan dengan konsep ini, seorang

karier/masa depan pustakawan dan arsiparis.

Menaikkan Eksistensi Arsiparis Oleh: Dr. H. Maman Achdiyat, M.M. *

Arsip itu jantungnya negara. Arsip menjadi alat pemersatu dan identitas bangsa. Kenyataannya para abdi negara yang mengurusi arsip masih dipandang sebelah mata.


BANGMANTAP

5

BANGMANTAP

program studi kearsipan di perguruan tinggi tidak diminati mahasiswa. Keperluan tenaga arsiparis yang dirilis Asosiasi Arsiparis Indonesia itu hanya untuk memenuhi kebutuhan lembaga kearsipan pemerintah, belum termasuk lembaga swasta. Tahun

ini

pemerintah

sudah

mengeluarkan

Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 yang menyatakan, bahwa arsiparis yang sudah lulus sertifikasi akan diberi tunjangan profesi baru. Namun, kebijakan itu belum bisa dilaksanakan karena belum ada peraturan pelaksanaannya. “Masih ada diskriminasi pemberian kesejahteraan untuk arsiparis. Padahal profesi tersebut memiliki tanggung jawab berat. Arsiparis tidak hanya merawat tetapi juga menjaga kerahasiaan arsiparsip negara,” kata Andi (15/5/2012) di Jakarta. Jika tugas menjaga kerahasiaan ini tidak bisa dipenuhi seorang arsiparis bisa dituntut hukuman 20 tahun penjara.

K

etua Asosiasi Arsiparis Indonesia

Profesi arsiparis sebetulnya merupakan peluang

Andi Kasman mengatakan, profesi

kerja bagi lulusan perguruan tinggi. Menurut Kepala

sebagai arsiparis dianggap kurang

menjanjikan masa depan karena


selain gaji pegawai negeri sipil

(PNS) kecil, insentif yang diberikan pemerintah kepada arsiparis pun jauh di bawah profesi peneliti dan perencana. Menurut Andi, tunjangan jabatan fungsional untuk arsiparis hanya sekitar Rp 120.000 - Rp 750.000 tergantung jabatannya. Sedangkan tunjangan untuk peneliti dan perencana sudah di atas Rp 1 juta (Kompas, «Indonesia Kekurangan Arsiparis», Selasa, 15 Mei 2012). Hasil

telisik

Kompas

menyatakan

Indonesia

kekurangan tenaga ahli kearsipan. Dari 15.000 tenaga arsiparis yang dibutuhkan saat ini hanya ada 3.531 arsiparis (23,5 persen). Hal ini menyebabkan kearsipan

6

milik

negara

maupun

pemerintah

daerah tidak terurus dengan baik. Di sisi lain,

Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) Yogyakarta

dulunya ada lima universitas yang membuka

sekaligus dosen Program Studi Kearsipan UGM

program studi kearsipan, yakni UGM, Universitas

Machmoed Effendhie, di setiap provinsi di Indonesia

Indonesia (Jakarta), Universitas Padjajaran (Bandung),

ada Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah sedangkan

Universitas Hasanuddin (Makassar), dan Universitas

di tingkat kabupaten terdapat Kantor Arsip dan

Diponegoro (Semarang). Namun, sebagian program

Perpustakaan Kabupaten. Sayangnya, mereka yang

studi tersebut sudah tutup karena tidak diminati

menduduki jabatan sebagai Kepala Badan/Kantor

siswa. Arsiparis yang ada saat ini juga lebih banyak

Arsip dan Perpustakaan ini lebih banyak dipegang

mengurus arsip-arsip dalam bentuk surat dan foto.

orang-orang yang kurang berkompeten. “Mereka

Adapun arsip berbentuk audio-visual, menurut

yang menjadi kepala tata kelola kearsipan bukan

Machmoed, kurang diperhatikan oleh arsiparis

orang profesional dan menjabat secara fungsional

karena arsiparis spesialis untuk bidang audio-visual

saja,” tutur Machmoed.

juga masih sangat kurang.

Studi kearsipan di Indonesia sekarang ini masih

Ini pas dengan citra arsiparis atau ahli arsip belum

berada pada strata Diploma (D-3). Di negara-negara

dianggap profesi penting di Indonesia. Tata kelola

maju yang memandang arsiparis secara profesional

arsip yang merupakan aset bangsa pun lebih banyak

telah memberi gelar sarjana bagi lulusan program

diserahkan kepada orang yang tak mengerti seluk-

studi kearsipan. Di Indonesia, kata Machmoed,

beluk pengarsipan. Secara umum, dunia kearsipan


BANGMANTAP

7

BANGMANTAP

orang itu tidak mengetahui ilmu kearsipan,” kata Peneliti Utama Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Mona Lohanda, di Jakarta, Senin (Kompas,14/5/2012). Kearsipan, lanjutnya, merupakan bidang profesional yang membutuhkan tenaga ahli spesialis. Arsip memiliki nilai penting bagi pendidikan, seperti penelitian dan penulisan, terutama yang terkait sejarah. Jelas benar, arsip itu menjadi sendi kehidupan

yang

merekam

sesuai

dokumen

kehidupan berbangsa dan bernegara. Tanggung jawab dikuatkan melalui Keputusan Menteri Penertiban Aparatur Negara NOMOR : 09/KEP/M.PAN/2002 Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya. Dalam Pasal 4

disebutkan

tugas

pokok

arsiparis

adalah

melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan yang meliputi ketatalaksanaan kearsipan,

pembuatan

petunjuk

kearsipan,

pengolahan arsip, penyimpanan arsip, konservasi arsip,

layanan


pengkajian

8

kearsipan,

dan

publikasi

pengembangan

kearsipan, kearsipan,

pembinaan dan pengawasan kearsipan. Menyikapi kesenjangan karier arsiparis, sudah seharusnya para arsiparis menunjukkan dedikasi tinggi. Profesionalitasnya harus bisa dibuktikan melalui

karya-kerja

nyata.

Tantangan

meraih

pangkat ke jenjang tertinggi via karya-kerja nyata tanah air masih jauh dari perhatian. Faktanya,

yang teraktualisasikan dalam bentuk angka kredit

penanganan arsip yang tidak benar menyebabkan

harus dikejar. Ini tuntutan guna menaikkan posisi

arsip rusak, terselip, dan tidak terawat, bahkan

tawar arsiparis.

hilang sebelum sempat dimanfaatkan informasinya. ”Pemerintah beranggapan arsip itu barang tidak berguna sehingga bisa dikelola siapa saja meski

* Penulis adalah Kepala Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta

OPINI

E-Book Bakal Mendepak Industri Perkembangan dan kemajuan teknologi saat ini telah mengakibatkan terjadinya ledakan informasi (information exploition) dalam berbagai bentuknya, baik dalam bentuk buku maupun nonbuku, yang tentunya hal ini mengubah koleksi informasi, maka pola proses transfer informasi juga mengalami perubahan. Banjirnya informasi di segala bidang mengakibatkan lembagalembaga yang berorientasi bisnis saling berkompetisi dalam mengolah dan menyajikan informasi. Informasi menjadi komoditi yang mempunyai nilai jual, sehingga dalam pengolahannya diperlukan suatu penanganan yang profesional dan substansial.

P

erkembangan

teknologi

percetakan

yang

cukup signifikan bagi dunia pers terjadi pada tahun 1846 dimana ditemukan rotary press yang memungkinkan untuk mencetak kertas pada kedua sisi. Perkembangan selanjutnya

dari penemuan ini adalah teknologi cetak yang dapat mencetak kertas sampai ribuan lembar per jam. Proses percetakan pada dasarnya menggunakan metode typesetting dimana huruf yang akan dicetak disusun sedemikian rupa sehingga menghasilkan hasil cetakan yang baik seperti yang diperkenalkan pertama kali oleh Gutenberg.


Oleh: Penny Librayanti, S.Sos *

Pada periode 1860-an merupakan tahun ditemukannya

litography yaitu proses percetakan dengan cetakan bahan kimia

dan

menggantikan

metode

sebelumnya,

yaitu

9

OPINI

engraving. Selain itu, teknologi percetakan fotografi pun

Jika tidak suka dengan tampilan buku yang dibaca dapat

mengalami perkembangan dengan proses photoengraving

diubah bentuk hurufnya, atau memberi tanda bahkan dapat

yaitu dengan mencetak suatu gambar secara kimia melalui

diberi gambar-gambar yang menyegarkan mata di dalamnya,

lempengan besi dengan proses fotografis. Setelah perang

dan jika ingin mengutip salah satu bagian yang ada dalam

dunia II, proses percetakan menggunakan offset printing dan

sebuah buku untuk tulisan tertentu tinggal “copy paste”

digunakan terus sampai sekarang karena kualitas, kecepatan

saja. Semua kemudahan itu dan banyak lagi yang lainnya kini

dan lebih ekonomis.

bisa dilakukan dengan memanfaatkan keberadaan teknologi buku elektronik (e-book).

Memasuki periode 1960-an, media cetak mengalami perubahan besar dalam proses produksi. Mesin ketik yang

E-book merupakan buku yang ditampilkan pada layar

tadinya dipergunakan secara luas untuk menghasilkan

perangkat elektronik, namun e-book dapat juga berupa

tulisan, mulai digantikan oleh komputer. Hal ini tentu saja

dokumen buku yang ditampilkan di suatu situs web dalam

disertai berbagai macam pertimbangan dan salah satunya

WWW (World Wide Web). Buku elektronik ini juga tidak

lebih ekonomis dan efisien. Melalui komputer, media cetak

memerlukan tempat penyimpanan yang luas. Pengguna

tidak hanya menghasilkan tulisan yang dapat diubah tanpa

dapat menyimpannya di hard disk komputer. Hanya saja

membuang-buang kertas namun juga dapat mengubah

jika nantinya e-book diluncurkan dengan harga tertentu,

suatu gambar atau foto. Hasil kerja yang berbentuk softcopy

kekhawatiran muncul mengenai hak cipta, karena file dapat

tersebut, kemudian dicetak. Selain pengaruh dari penggunaan

dikopi tanpa izin.

komputer, teknologi fotokopi juga memberikan andil dimana kita dapat meng-copy suatu tulisan dengan kecepatan tinggi

Para pembuat e-book punya kebebasan dalam membuat

dan tanpa minimum order sehingga kita dapat meng-copy

bukunya sesuai dengan format yang mereka inginkan.

sesuai dengan kebutuhan.

Jadi jangan heran jika di internet kita bisa menemukan


beragam jenis buku elektronik. Setiap format berbeda

10

Perkembangan lain dari teknologi ini adalah inovasi atas

dan memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing.

custom publishing dimana penerbitan suatu tulisan atau

Beberapa format buku elektronik popular yang bisa kita

buku dengan tujuan yang khusus dan hasil produksi akhirnya

temukan di Internet di antaranya adalah HTML, dokumen,

bukan bertujuan untuk dipasarkan secara luas namun berubah

CI-FM, PDF, dan EXE.

menjadi produksi untuk tujuan pesanan dari konsumen. Ketika suatu buku dicetak, tentunya terdapat kode seri

E-book tidak dapat menggantikan buku cetak di masa

produksi buku. Melalui scanner elektronik, kode tersebut

mendatang, sejauh ini belum ada yang menemukan alat

dikenali dan data penjualan langsung terkirim ke database

membaca yang lebih murah, lebih ringan, lebih awet dan

pusat sehingga dapat terlihat berapa besar angka penjualan

lebih mudah digunakan dari buku cetak. E-book sejauh

buku secara langsung.

ini paling berguna bagi para siswa yang harus melakukan studi perbandingan pustaka dan semacamnya. Namun,

Membaca sebuah buku melalui layar komputer adalah hal

bagi pembaca awam, biaya yang dikeluarkan masih terlalu

yang sudah umum di masa sekarang, sebab buku tidak lagi

mahal, teksnya juga lebih susah dibaca ketimbang tinta

sekedar diterbitkan dalam bentuk cetak, melainkan juga dalam

hitam di atas kertas putih. Pada akhirnya, e-book mungkin

bentuk elektronik (e-book). Memang, kegiatan membaca

akan mendapatkan tempat bersama buku cetak sebuah

sekarang tidak lagi harus dilakukan dengan membawa-

alternatif populer bagi konsumen dan tampaknya masih

bawa buku yang mungkin berat dan rawan terkena kotoran,

akan tetap menjadi pilihan utama dalam penyebaran

kemungkinan halamannya berlipat-lipat atau bahkan robek.

tulisan.

OPINI

Umumnya

penerbit

buku

di

Indonesia

masih

setia

mengembangkan buku konvensional berbahan kertas. Adapun buku elektronik semacam e-book tidaklah terlalu dikembangkan ataupun diset menjadi bisnis baru. Paling tidak dalam sepuluh atau dua puluh tahun ke depan, pasar bukubuku konvensional masih akan merajai pasar buku Indonesia, bahkan tampaknya kecenderungan di dunia juga seperti itu. Tampilan standar umum ini yang kemudian dikembangkan dengan kreasi lain oleh para penerbit sehingga sebuah buku bisa memiliki keunikan, kemenarikan, kekhasan, ataupun keunggulan tersendiri. Penerbit yang inovatif akan tampak berani melakukan terobosan-terobosan yang membuat sebuah buku konvensional menjadi trendy, menarik, dan langsung mempengaruhi calon pembaca. Sebagai contoh, setelah memasuki fase teknologi cakram digital sebagai alat penyimpan data maka penerbit pun memberikan added value kepada buku terbitannya dengan dilengkapi CD. Dan sisi ukuran, bentuk buku juga mengalami revolusi dari menjadi ukuran mana suka sesuai dengan kemampuan mesin

e-book tak hanya mengubah buku secara fisik, tetapi juga

cetak. Buku-buku dengan bentuk bujursangkar (segi empat

mengubah model bisnis industri penerbitan. Dengan hadirnya

sama sisi) juga kini banyak menjadi pilihan untuk mengikat

e-book ini menyebabkan berubahnya model bisnis industri

perhatian pembaca.

penerbitan. Dengan pemanfaatan internet sebagai saluran

Perkembangan teknologi informasi, khususnya komputer,

penerbit bisa langsung mendapatkan akses ke konsumen.

menghadirkan kekhawatiran menurunnya peran buku dalam

Peran toko buku dan distributor mengecil.

perdagangan, maka terjadi proses disintermediasi karena

“berhadapan” dengan teknologi. Kekhawatiran ini terutama karena perkembangan pesat Internet. Salah satu sarana

Produk buku elektronik yang diedarkan melalui situs web harus

belajar yang banyak tersebar di Internet adalah electronic

disesuaikan dengan alat baca serta kemudahan membaca

book (e-book). E-book sering disebut juga buku digital,

bagi pengaksesnya. Masa depan buku edisi cetak tampaknya

karena secara fisik bentuknya bukan seperti buku yang

belum terlalu suram. Hingga kini belum ada media baca yang

kita baca sehari-hari. Untuk membaca e-book, kita perlu

lebih nyaman bagi mata daripada buku. Apalagi di Indonesia,

mengunakan software khusus yang di install di komputer,

pengembangan buku elektronik melalui Internet masih

PDA, atau media lain. Kemudahannya untuk digandakan,

terhambat oleh lemahnya infrastruktur koneksi internet.

menyebabkan e-book mudah untuk dibajak. Banyak pula ditemukan e-book yang dibuat secara ilegal (tanpa otoritas


yang sebelumnya konvensional (ukuran standar A atau B)

dari penerbit penulis). E-book ini disebarkan di berbagai komunitas Internet dan dengan mudah untuk di download. Hal ini tentu sangat merugikan industri perbukuan. Kehadiran

* Penulis adalah Fungsional Pustakawan BPAD Provinsi DKI Jakarta

11


OPINI

12

Penyelesaian Kasus Century Via Arsip Oleh : Nurarta Situmorang *

Presiden Susilo Bambang Yudhoyono menyatakan, jika dulu Bank Century tidak segera ditolong, Indonesia bisa mengalami krisis ekonomi seperti pada 1997-1998. Namun, Presiden mengakui, biaya politik penyelamatan Bank Century tinggi sekali.

OPINI

”Tentu ada resiko politiknya, political cost, untuk memberikan penyertaan modal sementara atas Bank Century dulu, yang jumlahnya sekitar 600 juta dollar AS,” kata Presiden, saat membuka rapat koordinasi kredit usaha rakyat di Kantor Pusat Bank BRI, Jumat (10/8). Wakil Presiden Boediono dan para menteri hadir dalam rapat tersebut. Menurut Presiden, biaya politik penyelamatan Bank Century pada 2008 tinggi sekali. Biaya politik ini baru muncul kurang lebih satu tahun setelah penyelamatan dilakukan. ”Segera setelah diambil tindakan dan masalah diselesaikan sehingga tidak terjadi krisis, tidak ada apa-apa, tetapi baru setahun kemudian itu menjadi isu besar,” ucap Presiden. Presiden memahami bahwa politik memang bisa seperti itu. ”Sekalipun jumlahnya (bailout atau dana talangan) belum seberapa jika dibandingkan dengan

bailout di negara lain yang jumlahnya lebih besar,” ujarnya. Menurut Presiden, di satu sisi, perbankan Bank Indonesia Miranda Swaray Goeltom, Deputi

tetapi di sisi lain perbankan sering menjadi awal

Gubernur BI (non-aktif) Budi Mulya, dan Robert

malapetaka perekonomian. Krisis dunia pada

Tantular. Johan menyatakan, KPK belum menemukan

2008 antara lain dipicu krisis perbankan, yakni

adanya tindak pidana dalam kasus pengucuran dana

bangkrutnya perbankan pada tingkat dunia.

Rp 6,7 triliun untuk menyelamatkan Bank Century

”Krisis 2011-2012 terjadi karena ada bank di Eropa

sudah ada kemajuan,” katanya, tanpa merinci lebih

itu. ”Masih dalam proses pendalaman. Saya kira yang sekali bailout memerlukan anggaran 100

lanjut. ”Perkembangan terakhir ada audit forensik

miliar dollar AS, setara hampir Rp 1.000 triliun. Di

dari BPK, tetapi dari situ belum bisa disimpulkan

negara kita, krisis ekonomi dahsyat pada 1998 juga

serta-merta KPK naikkan ke penyidikan,” katanya.

dipicu oleh krisis perbankan,” ucap Presiden. Terkait menyelidiki kasus dugaan korupsi pengucuran dana

BPK menyebut ada indikasi kerugian negara yang

talangan Bank Century, Komisi Pemberantasan

diakibatkan penyelamatan Bank Century sebesar Rp

Korupsi telah memeriksa 100 orang lebih. ”Lebih

6,7 triliun. Hal itu disimpulkan setelah pertemuan

banyak dibanding (kasus) Hambalang,” kata Juru

BPK dengan Timwas Century, 1 Februari 2012 di

Bicara KPK Johan Budi SP.

kompleks Parlemen. (Kompas,12/8/2012:3).

Beberapa orang yang telah diperiksa adalah Wakil

Perkembangan penyidikan kasus Bank Century

Presiden Boediono, mantan Menteri Keuangan Sri

kelihatannya belum menemukan titik terang.

Mulyani Indrawati, mantan Deputi Gubernur Senior

Skeptisme pun muncul, «dapatkah kasus Bank


berperan besar dalam mendorong perekonomian,

13

OPINI

Century terungkap secara akuntabel-transparan dengan menggunakan arsip atau dokumen sebagai alat bukti yang sah?» Undang-undang No 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan yang berisi antara lain, Pasal 1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organsasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Pasal 3 Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk: a) menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah,

lembaga

pendidikan,

perusahaan,

organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional; b) menjamin ketersediaan arsip


yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti

14

yang sah; c) menjamin terwujudnya pengelolaan

terdiri dari catatan, bukti pembukuan dan data

arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai

pendukung administrasi keuangan yang merupakan

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan

d) menjamin pelindungan kepentingan negara dan

usaha suatu perusahaan.

hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Marry J. Pugh dalam bukunya: Providing Reference

Service for Archives and Manuscripts, menyebutkan Ini masih dikuatkan lagi oleh Undang-Undang

pengguna arsip dikelompokkan menjadi dua, yaitu

RI Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen

vocational user dan avocational user. Vocational

Perusahaan yang berisi antara lain: Pasal 1 (2)

user, pengguna dapat memanfaatkan informasi

Dokumen perusahaan adalah data, catatan dan

arsip sebagai sumber daya dalam pekerjaannya,

atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh

di

perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya,

profesinya termasuk dalam hal ini profesi di bidang

antaranya

pengguna

profesional

sesuai

baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun

penegakan hukum. Dalam arti, arsip/dokumen

terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat

dijadikan alat pembuktian untuk menentukan

dilihat, dibaca atau didengar. Pasal 2. Dokumen

adanya penyimpangan prosedur, penyalahgunaan

Perusahaan terdiri dari dokumen keuangan dan

wewenang, atau tindakan pemalsuan administratif

dokumen lainnya. Pasal 3. Dokumen keuangan

tergantung dari siapa yang menggunakan arsip.

OPINI

̋%

Tanggal 6 Desember 2004. BI memberikan persetujuan merger atas Bank Pikko, Bank

̋%

Danpac, dan Bank CIC menjadi Bank Century. Tanggal

22

Juli

2005.

Bank

Indonesia

mempermudah merger. Kemudahan itu surat berharga Bank CIC kemudian dinilai lancar (semula dinilai macet) dan akhirnya CAR seolah-olah memenuhi persyaratan merger. Selain itu kemudahan lain, hasil fit and proper

test sementara atas pemegang saham yang dinyatakan tidak lulus ditunda penilaiannya. Dari kronologi baik akuisisi maupun merger ketiga bank tersebut hingga terbentuk Bank Century sudah dapat dipastikan semua kegiatannya terekam, baik dalam bentuk manual maupun elektronik. Sehingga hal ini seharusnya mempermudah penyelesaian kasus Bank Century ini.

Peran Arsip Sesuai dengan Undang-undang yang ada sudah seharusnya setiap kegiatan yang dilakukan dari awal

Avocational user, keberadaan arsip diharapkan

dana talangan Bank Century yang berjumlah 6,7

mampu

jenis

triliun tersebut harus terekam, baik itu dalam

kejahatan yang memanfaatkan arsip/dokumen.

bentuk manual maupun dalam bentuk rekaman

Jenis kejahatan arsip/dokumen antara lain: (1)

video, kaset dan atau digital. Kalau saja semua

berhubungan dengan pemalsuan isi dokumen;

pihak peduli terhadap arsip-arsip/dokumen tersebut

(2) berhubungan dengan penggunaan dokumen;

penyelesaian masalah Bank Century ini tidak perlu

dan (3) penghilangan dokumen. (Marry J. Pugh,

menimbulkan persepsi atau dugaan-dugaan negatif

1992:12).

pihal-pihak tertentu sebagaimana yang tertuang

mencegah

terjadinya

berbagai

dalam UU RI NO 8 tahun 1997 tentang Dokumen Sebelum kita melihat lebih jauh

peran arsip/

Perusahaan, yang mendefinisikan apa itu dokumen.

dokumen dalam penuntasan kasus Bank Century ini perlu kita mengetahui kronologis terbentuknya Bank Century sebagai berikut: ̋%

̋%

Tanggal 27 November 2001. Rapat Dewan

Lebih jauh lagi arsip/dokumen sebagai hasil dari kegiatan/aktivitas Bank Century dapat dijadikan sebagai alat bukti sebagaimana yang tertuang

Gubernur Bank Indonesia menyetujui prinsip

dalam UU RI NO. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan,

akuisisi Bank Pikko, Bank Danpac, dan Bank CIC.

pasal 3 ayat b jelas-jelas menyatakan bahwa arsip/

Tanggal 5 Juli 2002. Izin akuisisi dari Bank

dokumen ini dapat dijadikan sebagai alat bukti

Indonesia keluar.

yang sah, autentik dan terpercaya. Sebagaimana


pembentukan Bank Century sampai dengan kucuran

15

OPINI

Marry J. Pugh (1992:12) seorang pakar kearsipan

Peran arsip sebagai alat bukti sah dalam upaya

menyatakan arsip/dokumen dapat dimanfaatkan

mendukung supremasi hukum sangat ditentukan

sebagai

oleh

alat

pembuktian

untuk

menentukan

adanya penyimpangan prosedur, penyalahgunaan wewenang, atau tindakan pemalsuan administratif.

kemampuan

profesi

penegakan

hukum

yang mendayagunakan dan memanfaatkan arsip sebagai bahan bukti di pengadilan. Pandangan


dan pemahaman para profesi penegakan hukum Sebagai contoh ketika Badan Pemeriksa Keuangan

di

(BPK) menyerahkan 129 folder

praduga tak bersalah (presumption of innocence) di

dokumen kertas

kerja pemeriksaan (KKP) atas kasus Bank Century

Indonesia

dengan

tetap

mengedepankan

pengadilan.

kepada Panitia Angket DPR untuk disalin dengan cara meng-”copy”-nya. Plt Kepala Bagian Publikasi

Dalam Australian standard 4390.1-1996, kebuktian

dan Layanan Informasi Biro Humas dan Luar Negeri

suatu arsip merupakan informasi yang bertujuan

BPK, Acep Mulyadi dalam keterangan yang diterima

membuktikan suatu fakta dan kebuktian arsip

di Jakarta, Senin, menyebutkan, 129 dokumen

sebagai suatu fakta diperlukan dalam rangka

sesuai permintaan Panitia Angket itu terdiri dari

menjamin autensitas dan reliabilitas (dalam Jay

73 dokumen Komite Kebijakan Sistem Keuangan

Kennedy & C. Schauder dalam bukunya: Record

(KSSK), 37 dokumen Bank Indonesia (BI), dan 19

management; A Guide to Corporate Records

dokumen Lembaga Penjamin Simpanan (LPS). (Sinar

Keeping. (1998:293).

Harapan 12 Februari 2010). Penyerahan arsip ini membuktikan bahwa arsip/dokumen adalah bagian

16

penting dalam penyelesaian kasus ini.

* Penulis adalah Anggota Fokatara - Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Cabang Jakarta Utara

SOROT

Pustakawan, Garda Depan Peradaban Bangsa Oleh: Okgani Suhyoko, S.S. *

S

ebut saja, Library of the Russian Academy of Sciences berada di St Petersburg, Rusia didirikan pada 1714 memiliki lebih dari 20 juta buku. National Library of China berada di Beijing, Cina didirikan tahun 1909 memiliki 22 juta buku.

National Library of Canada di Ottawa, Kanada didirikan

tahun 1953 memiliki lebih dari 18.800.000 buku. German National

Library terletak di Frankfurt, Jerman didirikan tahun 1990 berkoleksi lebih dari 18.500.000 buku. British Library di London, Inggris 1753 memiliki lebih dari 16 juta buku.

Institute for Scientific Information Russian Academy of Sciences di Moskow, Rusia didirikan tahun 1969 memiliki lebih dari 13.500.000 buku. Harvard Univercity Library berada di Cambridge, MA, USA. Harvard

Univercity didirikan tahun 1638 memiliki lebih dari 13.100.000 buku. Vernadsky National Scientific Library of Ukraine terletak di Kiev, Ukraina


Perpustakaan menjadi salah satu kunci majunya peradaban suatu negara. Jangan kaget jika negara-negara maju menggelontorkan dana untuk menyediakan berjuta bahan bacaan di perpustakaan. Tak pelak, perpustakaan pun menjadi sebuah gengsi bangsa

yang didirikan pada tahun 1919 memiliki lebih dari 13 juta buku. New

York Public Library berada di New York, NY, USA didirikan tahun 1895 memiliki lebih dari 11 juta buku.

17

SOROT

Bisa dibayangkan betapa sibuknya perpustakaan dengan

Pengguna aktual pasif adalah pengguna yang menggunakan

jumlah koleksi berjibun-jibun. Jelas, perpustakaan bisa tegak

perpustakaan ketika ada kebutuhan atau mendapat tugas

karena memiliki sejumlah koleksi, memiliki tata kelola yang

baik dari guru, dosen atau pihak lainnya.

baik, memiliki gedung atau ruang, memiliki tenaga yang berlatar belakang ilmu perpustakaan (pustakawan) dan

Komponen lainnya, yakni Koleksi. Koleksi itu inti sebuah

memiliki pengguna/pemustaka yang membutuhkan informasi

perpustakaan dan menentukan keberhasilan kegiatan layanan.

untuk berbagai keperluan. Kondisi ini secara universal menjadi

Tidak bisa kita sebut perpustakaan bila tidak memiliki koleksi.

kebutuhan dasariah mewujudkan perpustakaan.

Koleksi bukan dilihat dari jumlah eksemplarnya saja tetapi lebih kepada kualitas isi, jumlah judul dan kemutakhirannya.

Kriteria perpustakaan di Indonesia tegas tertuang dalam SK

Indikator ukuran baik dan buruknya sebuah perpustakaan

Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 132/KEP/M.

sangat ditentukan koleksinya. Komponen pustakawan

PAN/12/2002 Tentang Jabatan Fungsional Pustakawan dan

seperti telah dipaparkan adalah sumber daya manusia yang

Angka Kreditnya. Di situ dinyatakan, perpustakaan merupakan

melakukan kegiatan pengadaan, pengelolaan, penyimpanan

unit kerja memiliki sumber daya manusia, ruang khusus dan

dan pelayanan perpustakaan.

koleksi bahan pustaka sekurang-kurangnya 1000 judul dari berbagai disiplin ilmu sesuai jenis perpustakaan dan dikelola

Komponen dana diperlukan untuk melakukan kegiatan,

menurut sistem tertentu.

termasuk menggaji pegawai. Tanpanya tidak mungkin

Kriteria tersebut dibuat guna mengawasi mutu perpustakaan,

memerlukan dana yang berkelanjutan, sejalan dengan

memungkinkan terbentuknya perpustakaan berkualitas baik

perkembangan yang ada. Komponen sarana-prasarana

yang dikelola pemerintah atau swasta. Motor penggerak

merupakan gedung dan ruang perpustakaan diperlukan

perpustakaan akan beroperasi dengan baik. Perpustakaan

utamanya, yakni pustakawan. Ia menjadi garda depan bagi

baik untuk koleksi, pengguna, maupun untuk pustakawan.

penyelamatan, pemeliharaan dan pemanfaatan semua bahan

Dalam banyak hal gedung perpustakaan tidak hanya tempat

pustaka. Kehadirannya tidak bisa dianggap biasa.

tetapi memiliki nilai tertentu. Gedung perpustakaan umum


selayaknya dibangun dengan arsitektur yang memiliki ciri khas

18

Secara mekanis ia menjadi komponen insani yang akan

dan penuh dengan nuansa adat istiadat daerah tersebut.

memfasilitasi proses pembelajaran melalui bahan-bahan bacaan. Selain pustakawan ada empat komponen lainnya,

Penting kehadiran pustakawan sejalan dengan fungsi yang

yakni: Pengguna alias orang atau badan/institusi yang akan

diemban perpustakaan. Fungsi-fungsi tersebut berhubungan

menggunakan perpustakaan. Secara umum pengguna

satu sama lainnya. Secara generative fungsi tersebut, pertama

perpustakaan dapat dikelompokkan menjadi dua kategori

sebagai penyimpan karya manusia. Perpustakaan sebagai

yakni pengguna potensial dan pengguna aktual. Pengguna

tempat penyimpanan karya tulis, karya cetak dan karya

potensial adalah pengguna yang ditargetkan dan seharusnya

rekam yang dibuat manusia. Fungsi ini sangat diutamakan

menjadi pengguna. Contoh pada perpustakaan sekolah

bagi perpustakaan nasional dan perpustakaan daerah karena

sebagai pengguna potensialnya adalah semua guru dan

perpustakaan tersebut sebagai lembaga deposit yang harus

murid.

melakukan pelestarian informasi terekam di suatu negara atau daerah.

Pengguna aktual adalah mereka yang telah menggunakan perpustakaan, baik pengguna aktual aktif maupun pengguna

Kedua, sebagai sumber informasi.Pengguna dapat memperoleh

aktual pasif. Pengguna aktual aktif adalah pengguna yang

berbagai jenis informasi baik yang bersifat khusus maupun

secara teratur berkunjung dan memanfaatkan perpustakaan.

umum. Ketiga, sebagai rekreasi. Perpustakaan memiliki

SOROT

fasilitas rekreatif. Pengguna yang datang ke perpustakaan

Jabatan Fungsional

dapat menikmati berbagai hasil karya berupa hiburan,

Kepustakawanan adalah ilmu dan profesi di bidang

misalnya fiksi, film, musik, permainan dan sejenisnya. Mereka

perpustakaan,

dapat menghilangkan kejenuhan dengan membaca koleksi

kepustakawanan

tersebut.

dilaksanakan

dalam

dokumentasi

dan

dokumentasi adalah

dan

informasi.

kegiatan

utama

lingkungan

informasi

unit

yang

Pekerjaan

yang

wajib

perpustakaan,

meliputi

kegiatan

Keempat, sebagai fungsi pendidikan. Perpustakaan tidak

pengadaan, pengolahan dan pengelolaan bahan pustaka

terpisahkan dengan dunia pendidikan, sekaligus juga

atau sumber informasi, pendayagunaan dan pemasyarakatan

sebagai lembaga pendidikan informal yang diemban khusus

informasi dalam berbagai bentuk, serta kegiatan pengkajian

perpustakaan umum. Melalui koleksi perpustakaan, seseorang

atau kegiatan lain untuk pengembangan perpustakaan,

dapat belajar atau menuntut ilmu secara mandiri.

dokumentasi dan informasi, termasuk pengembangan profesi.

Kelima, sebagai fungsi budaya. Bahan pustaka merupakan bagian dari hasil budaya atau karya manusia. Perpustakaan merupakan

lembaga

yang

selalu

menghimpun

dan

Kepala Perpustakaan Nasional RI sebagai instansi pembina jabatan

fungsional

pustakawan

mengeluarkan

Surat

melestarikannya dari generasi ke generasi. Fungsi ini sangat

Keputusan Nomor 10 Tahun 2004 tentang Petunjuk Teknis

dominan dimiliki perpustakaan nasional dan perpustakaan

Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya.

daerah sebagai lembaga deposit yang menyimpan dan

Dalam SK tersebut diatur mengenai tugas, tanggung

melestarikan bahan pustaka di suatu negara atau daerah.

jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang

Keenam sebagai fungsi penelitian. Perpustakaan diharapkan

berwenang untuk melakukan kegiatan kepustakawanan

dapat memenuhi kebutuhan informasi peneliti. Hasil-hasil

pada unit-unit perpustakaan, dokumentasi dan informasi

penelitian dihimpun, disimpan dan disediakan di perpustakaan

pemerintah, dan/atau unit tertentu lainnya.

untuk digunakan peneliti-peneliti berikutnya. Ketujuh sebagai Selanjutnya dalam SK MenPAN No. 132/KEP/M.PAN/12/2002, pustakawan dikelompokkan dalam dua kelompok yang terdiri

keputusan akan tepat diambil apabila didukung dengan

dari tujuh jenjang jabatan fungsional. Kelompok Pustakawan

data dan fakta yang akurat. Untuk itu diperlukan rujukan,

Tingkat Terampil (PTT) dan Kelompok Pustakawan Tingkat

terutama rujukan tertulis yang ada di perpustakaan.

Ahli (PTA). PTT adalah pustakawan yang memiliki dasar pendidikan untuk pengangkatan pertama kali serendah-

Pustakawan menjadi agen perubahan yang giat melayani

rendahnya diploma II Ilmu Perpustakaan, dokumentasi dan

pengguna atau pemustaka sejalan dengan fungsi perpustakaan.

informasi atau diploma bidang lain yang disetarakan. PTT

Tak pelak, pustakawan itu seorang yang melaksanakan kegiatan

terdiri dari Pustakawan Pelaksana, Pustakawan Pelaksana

perpustakaan dengan jalan memberikan pelayanan kepada

Lanjutan dan Pustakawan Penyelia.

masyarakat sesuai dengan tugas lembaga induknya berdasarkan ilmu pengetahuan, dokumentasi dan informasi yang dimilikinya

PTA adalah pustakawan yang memiliki dasar pendidikan

melalui pendidikan. Pendeknya, pustakawan itu seorang

untuk pengangkatan pertama kali serendah-rendahnya

yang berkarya secara profesional di bidang perpustakaan dan

sarjana (S1) Ilmu Perpustakaan, dokumentasi, dan informasi

informasi. Jadi, pustakawan merupakan profesi bagi orang yang

atau sarjana bidang lain yang disetarakan. PTA terdiri dari

bekerja di perpustakaan dan pusat informasi. Profesi pustakawan

Pustakawan Pertama, Pustakawan Muda, Pustakawan Madya,

tidak membedakan antara pustakawan pemerintah (PNS) atau

dan Pustakawan Utama.

pustakawan swasta (non-PNS).


fungsi pengambilan keputusan. Data atau laporan masa lalu dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan. Suatu

19

SOROT

Pustakawan Ideal

Keempat, efektif dan efisien. Pustakawan ideal harus mampu

Pustakawan sebagai motor utama penggerak perpustakaan

menjalankan manajemen pengelolaan perpustakaan secara

harus mempunyai kompetensi minimal yang dibutuhkan dalam

efektif dan efisien. Dan mampu mencari solusi terhadap

menjalankan fungsi kepustakawan sehingga perpustakaan

masalah-masalah yang timbul, baik solusi jangka pendek

dapat bermanfaat dan terkelola dengan baik. Paling tidak ada

maupun jangka panjang.

enam hal yang harus dipenuhi untuk mennajdi pustakawan ideal.

Kelima, berorientasi pada pengguna. Pustakawan ideal harus mempunyai prinsip selalu berorientasi pada pengguna (user

Pertama, pendidikan. Pendidikan dasar yang dibutuhkan

oriented) sehingga diharapkan dapat memberikan kepuasan

untuk pustakawan PTT dan PTA. minimum adalah D2 Ilmu

kepada pengguna perpustakaan. Dan bisa menerima

Perpustakaan, dokumentasi dan informasi atau diploma

saran dan kritik khususnya dari pengguna perpustakaan

bidang lain yang disetarakan. Semakin tinggi jenjang

terhadap seluruh kinerja perpustakaan, khususnya layanan

pendidikan pustakawan semakin ideal ilmu yang diperoleh

perpustakaan.

calon pustakawan sebagai bekal bagi profesinya nanti. Khusus untuk dasar pendidikan minimal diploma bidang lain

Keenam, santun dan tegas. Pustakawan ideal harus

yang disetarakan, penulis menyoroti perlunya tes atau ujian

mempunyai sifat santun sekaligus tegas. Santun dalam

kelayakan bagi calon pustakawan yang hanya memiliki ijasah

memberikan layanan dan menjawab pertanyaan atau

atau sertifikat penyetaraan di bidang perpustakaan. Mengapa

menanggapi kritik dari pengguna. Santun dalam memberikan

demikian? Hal ini dilakukan karena pendidikan dan pelatihan

teguran terhadap pelanggaran-pelanggaran peraturan yang

(diklat) penyetaraan yang ada hanya dilakukan dalam waktu

dilakukan oleh pengguna. Namun, tetap tegas memberikan

yang sangat singkat sedangkan D2 Ilmu Perpustakaan,

sanksi yang timbul terhadap peraturan perpustakaan secara

dokumentasi dan informasi minimal harus menjalani 2

proporsional.

tahun masa kuliah dengan berbagai praktek dan ujian yang mendalam.

Semua itu menjadi bagian tak terpisahkan dengan sikap


profesionalisme pustakawan. David H Maister seperti dikutip Kedua, teknologi informasi. Pustakawan ideal minimal harus

Harefa, bahwa profesionalisme yang terutama masalah sikap,

mengetahui dan mengikuti perkembangan teknologi informasi

bukan seperangkat kompetensi. Seorang profesional sejati

sehingga sedikit banyak bisa diterapkan di perpustakaan untuk

adalah seorang teknisi yang peduli. Lebih tinggi lagi dikatakan

mendukung pengelolaan perpustakaan secara otomasi atau

juga, bahwa profesionalisme adalah buah cinta. Ibaratnya

komputerisasi. Jika pustakawan mampu menguasai, tidak

seorang menikah dengan profesi yang dipilihnya sehingga

hanya mengetahui dan mengikuti perkembangan teknologi

melahirkan anaknya yang disebut profesionalisme. Bisakah

informasi, itu akan menjadi nilai plus bagi perkembangan

pustakawan menjadi profesional? Dan siapkah lembaga

profesinya.

perpustakaan menjadi ladang subur bagi profesionalisme

Ketiga, inovatif. Pustakawan ideal harus mampu berinovasi

idealisme yang tertulis dalam kode etik yang dianut oleh

dan mengeksplorasi lingkungannya dengan hal-hal yang

sebuah profesi.

pustakawan? Akar dari profesionalisme sebenarnya adalah

baru. Misalnya dengan membuat ide-ide segar yang bisa bermanfaat bagi perpustakaannya serta tidak henti-hentinya meng-up-date informasi demi kemajuan dan perkembangan perpustakaan.

20

* Penulis adalah Staf Bidang Pelayanan dan Pelestarian BPAD Provinsi DKI Jakarta

KARSA

Menggagas Keniscayaan Gemar Membaca Menumbuhkembangkan gemar membaca ibarat merawat seorang bayi. Perlu gizi dan perlakuan ekstra agar sang bayi tumbuh sehat, kuat dan cerdas. Analogi ini bukan utopia di siang bolong. Betapa tidak, santernya slogan plus kegiatan pedagogis yang mengarah agar masyarakat gemar membaca belakangan ini masih menjadi harapan besar. Hasilnya, memang budaya gemar membaca masih jauh api dari panggang.

S

ejatinya, gemar membaca itu bagian dari proses pendidikan

formal-informal.

Proses

ini

dapat

mengubah perilaku dan pola pikir individu yang selalu ingin dekat dengan informasi. Efek proses ini harus bisa meningkatkan kualitas kehidupan.

Nilai ini menjadi wujud terciptanya budaya membaca (reading

culture) dan kegemaran membaca menjadi gaya-pilihan hidup (reading lifestyle) untuk terus belajar sepanjang hayat (long life

education). Idealnya kebiasaan membaca ditumbuhkembangkan melalui pembudayaan minat baca (reading culture engineering) guna


Oleh: Drs. Bambang Chidir Sunarto, M.Si *

mengubah perilaku-pola pikir masyarakat menjadi gemar membaca (reading society). Orientasinya jelas, yakni mewujudkan tataran masyarakat yang belajar (learning society).

21

KARSA

Pemikiran ini juga didasari tiga fakta, pertama,

Indeks

Pembangunan Manusia Indonesia (Human Development

Indeks) baru menempati urutan ke- 112 dari 174 negara di dunia.Kedua, hasil survei UNESCO tahun 2010 menunjukan minat baca masyarakat Indonesia paling rendah di antara negara ASEAN. Survei terhadap 39 negara di dunia, Indonesia menduduki urutan ke-38. Ketiga, laporan Badan Pusat Statistik (BPS) tahun 2006 menunjukan masyarakat Indonesia belum menjadikan kegiatan membaca sebagai sumber utama dalam mendapatkan informasi. Masyarakat lebih memilih menonton televisi (85,9%) dan/atau mendengarkan radio (40,3%) daripada membaca koran, 23,5% (www.bps.go.id). Melempemnya minat baca Ini ditengarai faktor kultur warisan budaya lisan, situasi pendidikan di kelas dan ruang kuliah, kesenangan berkumpul untuk mengobrol, langkanya bahan

kedudukan paling akhir dengan nilai 51,7 setelah Filipina yang

bacaan yang bermutu dan relevan dengan kebutuhan

memperoleh nilai 52,6 dan Thailand dengan nilai 65,1 serta

membaca (Prof.Dr.Soedijarto, MA, 1994).

Singapura dengan nilai 74,0 dan Hongkong yang memperoleh


nilai 75.5. Indikator lainnya tentang masih rendahnya minat Kemelempeman ini juga bisa dilihat dari banyaknya buku

baca Indonesia, ditunjukkan dengan konsumsi satu surat

yang terbit di negeri ini. Indonesia hanya menerbitkan 8000

kabar untuk 45 orang (1:45). Apalagi sebut saja, di Jawa

buku per tahunnya. Sangat miris. Negara tetangga kita

Barat, jumlah masyarakat yang buta huruf mencapai 1,8 juta

Malaysia menerbitkan 15.000 buku per tahunnya dan Inggris

orang dan Provinsi Banten 1,4 juta dari 8 juta warganya. Ratio

menerbitkan 100.000 buku per tahunnya. Jumlah buku

antara konsumsi satu surat kabar dengan jumlah pembaca

yang diterbitkan di Indonesia bisa menunjukkan, bahwa

di Indonesia sudah tertinggal jauh dengan negara-negara

betapa rendahnya minat baca masyarakat Indonesia. Di

lain, bahkan negara tetangga seperti Srilangka sudah 1:38

sisi lain, budaya baca siswa Indonesia masih paling rendah

dan Filipina 1:30. Idealnya satu surat kabar dibaca oleh 10

di Asia. Survei Badan Pusat Statistik (BPS) tahun lalu yang

orang atau dengan ratio 1:10. Fakta tersebut menguatkan

menunjukkan masyarakat kita belum menjadikan kegiatan

penelitian Internasional Education Achiecment (IEA) yang

membaca sebagai sumber utama mendapatkan informasi.

menyimpulkan betapa rendahnya minat baca masyarakat Indonesia.

Fakta ini sangat rasional. Hasil riset Internasional Education Achiecment (IEA) melaporkan kemampuan membaca siswa SD

Kemirisan ini mendorong perlunya kebijakan dan strategi

di Indonesia berada pada urutan ke-38 dari 39 negara peserta

nasional dalam pola pengembangan minat baca dan

studi. Kesimpulan dari riset tersebut menyebutkan betapa

kebiasaan membaca masyarakat. Cakupannya luas mulai dari

rendahnya minat baca masyarakat Indonesia, khususnya

lingkup keluarga,

anak-anak sekolah. Ini hasil studi dari Vincent Greannary

baik ditingkat pusat dan daerah. Undang-Undang Nomor

yang dikutip World Bank dalam Education in Indonesia From

43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, Pasal 48 ayat 1

masyarakat sampai dengan pemerintah

menyebutkan , pembudayaan kegemaran membaca dilakukan

Cricis to Recovery tahun lalu.

melalui keluarga, satuan pendidikan dan masyarakat. Tak Hasil

22

studi

tersebut

juga

menunjukkan

kemampuan

membaca anak-anak kelas VI SD kita hanya mampu meraih

pelak, peran perpustakaan dalam setiap lini jalur pembinaan minat baca sangatlah diperlukan.

KARSA

pembangunan melainkan subjek pembangunan yang hasilnya wajib pula dinikmati masyarakat sendiri. Lini pembudayaan minat baca dijalur masyarakat. Jalur

ketiga,

yakni

pemerintah.

Pembudayaan

minat

baca hukumnya wajib diprakarsai pemerintah. Pasalnya, urusan perpustakan merupakan urusan wajib yang harus diselenggarakan

pemerintah

dalam

melayanani

warga

negaranya baik di tingkat pusat maupun di daerah. Untuk itu undang-undang

mengamanatkan harus terbentuk

perpustakan mulai dari tingkatan desa / kelurahan, perpustakaan di tingkat kecamatan, perpustakaan di tingkat kabupaten/kota, perpustakaan di tingkat provinsi dan perpustakaan di tingkat nasional yang keseluruhannya

Empat Jalur Pemberdayaan

berkewajiban untuk melaksanakan usaha-usaha pembudayaan

Perpustakaan harus dapat hadir sebagai sebuah oase yang

minat baca masyarakat pada tingkatannnya masing-masing. Jalur keempat, yakni satuan pendidikan. Pembudayaan minat

tempat pembelajaran (centre of learning) dan menjadi pusat

baca juga menjadi konsentrasi bagi setiap satuan-satuan

kegiatan masyarakat (common activity) untuk pemakmuran

pendidikan agar dapat menyelenggaran perpustakaan di

dengan berbagai kegiatan yang bertujuan mengembangkan

lingkungan pendidikannya masing-masing sebagai pusat dari

minat baca maupun mengimplementasi hasil membaca.

pengembangan dan pembudayaan minat baca masyarakat

Pembinaan pada fungsi sektor demand, mengacu kepada

didiknya untuk membantu pelaksanaan proses belajar

kebijakan dan strategi nasional dalam pola pengembangan

mengajar sesuai konteks penyelenggaraan pendidikan yang

minat baca dan kebiasaan membaca masyarakat dilakukan

dilaksanakan. Sebuah fenomena kembali kita dapat amati

melalui empat jalur.

dari lingkungan pendidikan terendah di sekitar kita.

Jalur pertama, keluarga. Minat baca haruslah dimulai

Di sini geliat tumbuhnya pendidikan usia dini (PAUD) bak jamur

dari pendidikan di lingkungan keluarga dan dilaksanakan

di musim hujan tumbuh di sendi-sendi elemen kemasyarakatan

sejak dini. Publikasi tentang teksline, “Ibuku Perpustakaan

yang telah diakui sebagai bagian dari pendidikan informal

Pertamaku” merupakan representasi pesan. Di sini pentingnya

berupa pusat kegiatan belajar masyarakat (PKBM). Pada

keberadaan seorang ibu bagi bayinya sejak masih di dalam

mulanya hanya berupa tempat sarana bermain bagi anak-

kandungan, terlahir sebagai seorang anak dan besar menjadi

anak usia balita dan umum disebut playgroup. Namun,

dewasa dimulai dari proses belajar bicara, mengerti terhadap

belakangan berkembang dengan konten-konten pengajaran

makna kata, bahkan sampai dengan penanaman konsep

untuk mempersiapkan peserta didik dari prasekolah menuju

kalimat.

persiapan sekolah. Penguatan pembinaan minat baca harus terus berkesinambungan hingga jenjang pendidikan tinggi.

Jalur kedua, yakni masyarakat. Pembudayaan minat baca juga harus dapat dilanjutkan di tingkat masyarakat. Posisinya sangat strategis. Ini mengingat masyarakat bukanlah objek


menarik perhatian masyarakat untuk dapat menikmati berbagai fasilitasnya dan menerima paradigma baru sebagai

* Penulis adalah Kepala Bidang Pengembangan Sistem Informasi dan Pemasyarakatan BPAD Provinsi DKI Jakarta

23

INOVASI

Segmentasi Psikografis untuk Studi Pemakai Perpustakaan


Oleh: Hendro Wicaksono *

24

Marketing is 90% common sense. Statemen ini menunjukkan betapa lemahnya pemasaran tanpa pertimbangan kebiasaan. Artinya, segencar apapun pemasaran akan tumpul bila tak memperhatikan kebiasaan calon pemakai produk yang digembar-gemborkan.

INOVASI

S

egmentasi psikografis sangat populer untuk

yang tepat untuk melayani beragam kebutuhan pemakai.

pemasaran produk komersial di Indonesia.

Ada empat metode untuk melakukan segmentasi yang

Pendekatan

lazim digunakan di institusi profit: 1) segmentasi geografis,

psikografis

banyak

digunakan

karena melihat segmentasi pemakai/konsumen

Contoh: berdasarkan daerah/region, pedesaan/perkotaan; 2)

didasarkan pada soft data seperti nilai yang

segmentasi demografis. Contoh: berdasarkan umur, pekerjaan,

dianut dan gaya hidup, bukan pada hard data seperti umur,

kewarganegaraan, agama;3) segmentasi psikografis. Contoh:

jenis kelamin dan pekerjaan.

kelas sosial dan tipe personalitas; 4) segmentasi tingkah laku. Contoh: intensitas penggunaan produk, loyalitas terhadap

Benarkah segmentasi psikografis bisa diandalkan ? Ada tiga

merek.

tahap dalam memasarkan layanan perpustakaan. Pertama, merencanakan

strategi

pemasaran.

Kedua,

membuat

Karakteristik segmentasi psikografis merupakan pendekatan

bentuk layanan atau produk. Ketiga, implementasi rencana

digunakan dengan melihat segmentasi pemakai/konsumen

pemasaran. Banyak orang berpikir bahwa pemasaran adalah

didasarkan pada soft data seperti nilai yang dianut dan gaya

kegiatan promosi. Ini tidak tepat, karena promosi tidak banyak

hidup, bukan pada hard data seperti umur, jenis kelamin

gunanya bila tidak tahu siapa target pemakainya dan pesan

dan pekerjaan. Di lingkungan organisasi nonprofit seperti

apa yang ingin disampaikan dari promosi tersebut. Jelas,

perpustakaan di Indonesia, psikografis relatif masih sangat

strategi merupakan hal yang penting dalam memasarkan

jarang digunakan. Tulisan ini mencoba mengulas lebih

layanan perpustakaan.

detail tentang segmentasi psikografis, bagaimana gambaran implementasinya untuk riset pemakai perpustakaan. Akhirnya,

Membuat strategi pemasaran, salah satu faktor utama adalah

pustakawan bisa menyediakan layanan yang tepat sesuai

mengetahui siapa calon pemakai perpustakaan. Know Your

kebutuhan pemakainya.

Segmentasi Psikografis

mengetahui peta calon pemakai layanan perpustakaan,

Segmentasi Psikografis (SP) itu metode memilah-milah suatu

pustakawan bisa membuat servis atau produk yang tepat,

pasar ke dalam segmen nilai dan gaya hidup (VALS, Value And

atau memilah-milah mana pemakai yang akan diutamakan

LifeStyle) yang dianut. Asumsinya, yakni lingkungan homogen

mana yang tidak.

sekalipun, pola akvititas, konsumsi dan perilaku tiap orang

Ada tiga hal yang perlu diketahui dari calon pemakai

mencoba mengelompokkan dinamika preferensi dan pilihan

perpustakaan. Pertama, kebutuhan informasi. Tidak hanya

konsumen/pemakai berbasiskan kecederungan psikologis.

bisa berbeda-beda, tergantung nilai dan gaya hidupnya. SP

tahu tentang subjek apa yang diinginkan, tetapi juga waktu datang ke perpustakaan, jenis informasi apa yang

Contoh: satu angkatan 2012 mahasiswa Fakultas Ilmu Budaya

harus tersedia, dan lain-lain. Kedua, Faktor apa saja yang

Jurusan Ilmu Perpustakaan UI. Meskipun mereka adalah satu

diinginkan oleh pemakai tentang layanan perpustakaan

angkatan dan kuliah pada jurusan yang sama (homogen),

yang ideal. Apakah keramahan, ketersediaan informasi,

nilai dan gaya hidup yang dianut akan mempengaruhi pola

kecepatan respon, dan lain-lain. Ketiga, layanan dan produk

kunjungan ke perpustakaan. Misalnya, pola konsumsi, pola

perpustakaan apa saja yang diinginkan oleh calon pemakai

kunjungan ke perpustakaan, pola kunjungan ke tempat

perpustakaan.

ibadah, pola belajar, dan lain-lain. Mahasiswa yang aktifis


Customers tidak hanya berlaku untuk organisasi profit, tetapi juga organisasi non-profit seperti perpustakaan. Dengan

organisasi kemahasiswaan kampus, tiap pagi hari akan mampir Proses memetakan pemakai perpustakaan disebut segmentasi.

ke perpustakaan yang dibaca pertama kali adalah surat kabar

Segmentasi membantu pustakawan menyediakan layanan

bagian politik dan ekonomi, lama kunjungan tidak lebih dari

25

INOVASI

1 jam. Sedangkan mahasiswa yang lebih berorientasi studi,

merupakan orang yang konvensional, dan secara politik

tiap hari akan ke perpustakaan namun sore hari, dengan

respek terhadap otoritas dan status quo. Mereka menghargai

lama kunjungan lebih dari 2 jam, dengan jenis bacaan yang

konsensus, sesuatu yang bisa diperhitungkan, dan stabilitas

beragam, tetapi kebanyakan yang terkait dengan mata kuliah

dibanding resiko, keintiman dan pencarian diri. Dengan

yang sedang diambil.

banyak keinginan dan kebutuhan, Achievers merupakan konsumen yang aktif. Image merupakan hal yang penting

SRI

Consulting

Business

Intelligence

(http://

bagi Achievers. Mereka suka produk dan layanan yang

strategicbusinessinsights.com/vals/ustypes.shtml)

mencoba

sudah mapan, prestise yang mencerminkan sukses mereka.

membagi konsumen berdasarkan SP ke dalam delapan

Karena kehidupan mereka yang sibuk, mereka sangat tertarik

kategori. Pertama, Innovators. Innovator adalah orang yang

terhadap alat-alat yang bisa membantu mereka menghemat

sukses, berwawasan luas dengan rasa percaya diri yang tinggi.

waktu.

Mereka mempunyai sumber daya yang lebih dari cukup. Mereka pemimpin perubahan, dan terbuka terhadap ide-ide

Keempat,Experiencers. Experiencers termotivasi ekspresi

dan teknologi baru. Innovators merupakan konsumen yang

diri. Sebagai konsumen yang muda, antusias, dan impulsif,

sangat aktif, dan pola pembelanjaan mereka mencerminkan

Experiencers cepat antusias akan hal-hal baru tetap cepat

cita rasa yang tinggi atau produk dan layanan eksklusif. Citra

pula bosan. Mereka mencari variasi dan kesenangan, suka

merupakan hal yang penting bagi Innovators, bukan sebagai

akan hal baru yang diluar pakem dan beresiko. Energi mereka

bukti status atau kekuasaan but sebagai ekspresi cita rasa,

banyak dihabiskan ditempat-tempat fitnes, olahraga, aktifitas

independensi dan personalitas. Innovators biasanya pimpinan

luar ruangan, dan aktifitas sosial. Experiencers merupakan

bisnis dan pemerintahan yang sedang menanjak kariernya

konsumen yang royal dan menghabiskan sebagian besar

dan mereka mencari tantangan-tantangan baru.

penghasilannya pada fashion, hiburan, dan bersosialisasi. Pola pembelanjaan mereka mencerminkan pada hal-hal yang

Kedua, Thinkers. Thinkers termotivasi hal-hal yang ideal.

terlihat bagus dan keren.


Mereka orang-orang yang matang dan reflektif serta

26

menghargai pengetahuan dan rasa tanggungjawab. Mereka

Kelima, Believers. Seperti juga Thinkers, Believers termotivasi

biasanya berpendidikan baik, dan aktif mencari informasi

oleh hal-hal yang ideal. Mereka konservatif dan konvensional

untuk membantu proses pengambilankeputusan. Mereka

dengan keyakinan yang kongkrit berbasiskan pada hal-

terus melakukan update informasi mengenai kejadian di

hal yang tradisional dan mapan seperti: keluarga, agama,

dunia maupun nasional dan terus mencari peluang untuk

komunitas dan negara. Mereka mengikuti rutinitas yang

memperluas pengetahuan mereka. Thinkers cukup respek

sudah mapan dan terorganisasi disekitar rumah, keluarga,

terhadap institusi status quo, tetapi terbuka akan ide-ide baru.

komunitas, dan organisasi sosial dan religius dimana mereka

Walaupun income mereka lebih dari cukup untuk membeli

berada. Sebagai konsumen mereka bisa diprediksi; Mereka

banyak hal, Thinkers orang yang konservatif, konsumen yang

memilih produk dan merek yang sudah mapan dan secara

praktis; mereka mencari sesuatu yang tahan lama, fungsional

umum merupakan konsumen yang loyal.

dan nilai lebih dari produk yang mereka beli. Keenam, Strivers. Strivers kelompok orang yang trendi dan Ketiga,Achievers. Termotivasi keinginan akan pencapaian,

suka hal-hal yang menyenangkan. Karena mereka termotivasi

Achievers mempunyai gaya hidup yang berorientasi tujuan

dengan pencapaian, Strivers perhatian dengan opini dan

dan komitmen yang mendalam untuk karir dan keluarga.

persetujuan dari rekan-rekannya. Uang merupakan ukuran

Kehidupan sosial mereka mencerminkan hal ini dan terstruktur

kunci sukses mereka. Mereka suka produk-produk yang

antara keluarga, tempat ibadah, dan pekerjaan. Achievers

diasosiasikan sebagai produknya orang kaya. Banyak dari

INOVASI

mereka melihat diri mereka sendiri sebagai orang yang punya

practice yang telah dilakukan perpustakaan lain. Perpustakaan

pekerjaan daripada karir, serta kekurangan skill dan fokus yang

Nasional Singapura (National Library Board, /NLB) tahun 2004

membuat mereka sulit untuk berkembang. Strivers merupakan

pernah melakukan survei Non-User Survey & Segmentation

konsumen aktif karena aktifitas berbelanja merupakan

Study. Survei didasari kebutuhan untuk memperbesar

aktifitas sosial dan kesempatan untuk menunjukkan kepada

kapasitas pembelajaran di Singapura agar makin kompetitif

rekan mereka kemampuan mereka untuk membeli. Sebagai

dan meningkatkan kemakmuran masyarakat. Perpustakaan

konsumen, mereka impulsif sejauh kondisi keuangan mereka

publik diposisikan sebagai bagian integral dari infrastruktur

memungkinkan.

pembelajaran nasional yang secara aktif mendukung Singapura sebagai learning nation.

Ketujuh, Makers. Seperti Experiencers, Makers termotivasi ekspresi diri. Mereka mengekspresikan diri mereka dan

Selain itu NLB punya visi yang lebih ambisius, yaitu membangun

menikmati

rumah,

sistem perpustakaan kelas dunia yang terjangkau, nyaman,

membesarkan anak-anak, memperbaiki mobil, menanam

aksesibel, dan berguna. Pertama, NLB mencoba menghitung

kehidupan

dengan

membangun

tumbuhan dan mempunyai cukup skill dan enerji untuk

market share-nya dengan membandingkan target users

to membuat keinginan mereka terpenuhi. Makers adalah

dengan non-users. Tujuan marketing berikutnya adalah untuk

orang-orang yang praktis yang mempunyai skill konstruktif

memperluas mindshare dan timeshare user-nya.

tradisional sebuah keluarga, pekerjaan, dan rekreasi fisik,

Mindshare adalah keanggotaan aktif dan pemanfaatan

serta mempunyai sedikit interes terhadap hal-hal diluar itu.

perpustakaan. Pada tahun keuangan 2003, NLB telah

Makers curiga terhadap ide-ide baru. Mereka respek terhadap

mempunyai keanggotaan perpustakaan aktif 1.7 juta (0.63

otoritas pemerintah dan buruh yang terorganisasi, tetapi tidak

anggota perkapita). Pada tahun 2004 meningkat menjadi

suka campur tangan pemerintah terhadap hak-hak individu.

0.97 perkapita. Total kunjungan perpustakaan pada 2003

Mereka tidak terkesan dengan kepemilikan materi jika tidak

adalah 34.7 juta (9.1 kunjungan perkapita) dibandingkan 5.5

praktis dan fungsional. Karena mereka menghargai nilai dan

juta kunjungan pada 1994. Peminjaman buku tumbuh dari

fungsional dari suatu kepemilikan, mereka membeli sesuatu

10.1 juta item pada 1994 menjadi 34.8 juta item pada 2003

yang memang dibutuhkan dan fungsional.

(9.5 pinjaman perkapita). Kualitas layanan juga meningkat (membandingkan compliments dengan dengan complaints).

Kedelapan, Survivors. Survivors hidup dengan penuh

Dari 0.3:1 pada 1999 menjadi 17:1 pada 2002. Indeks

keterbatasan sumber daya. Mereka sering merasa, hidup

kepuasan kustomer juga meningkat dari 3.63 pada 1999

berubah terlalu cepat. Mereka merasa nyaman jika merasa

menjadi 4.24 pada 2003. Melebihi standar layanan publik

familiar dan perhatian dengan keselamatan dan keamanan.

Singapura yaitu 4.00.

Karena mereka harus fokus pada kebutuhan daripada keinginan, Survivors tidak menunjukkan motivasi dasar yang

Timeshare adalah kemampuan NLB agar pemakainya

kuat. Survivors adalah konsumen yang berhati-hati. Mereka

menghabiskan

mewakili perkembangan pasar terbaru untuk hampir semua

dibandingkan dengan penggunaan waktu alternatifnya

waktu

berharganya

di

perpustakaan

produk dan layanan. Mereka loyal terhadap merek favorit,

diluar seperti menonton sinema dan berbelanja. Meski telah

terutama jika mereka bisa membeli dengan diskon.

menjadi standar de-facto dan pemimpin pasar untuk layanan perpustakaan dan membaca, NLB sadar masih merasa

Implementasi di Perpustakaan Bagaimana mengimplementasikan SP pada


dan menghargai diri sendiri. Mereka tinggal dalam konteks

belum memaksimalkan potensi pasar. Diperlukan strategi pemakai

pemasaran yang bisa menjawab tantangan perubahan yang

perpustakaan? Cara paling mudah yakni dengan melihat best

terjadi di masyarakat. Pemasaran tradisional memang berkisar

27

INOVASI

penjualan produk fisik dan terbatas untuk institusi dalam

atau bahkan “semua untuk semua orang”. Untuk menjawab

menjual produknya. Sedangkan masa sekarang, pemasaran

ini, perpustakaan harus mendefinisikan segmen pemakai/

lebih kepada bagaimana sebuah pesan bisa sampai kepada

konsumennya terlebih dahulu. Ini untuk memudahkan

konsumen dan meyakinkan mereka untuk menggunakan

perpustakaan untuk mengerti kebutuhan pemakai dan

sebuah layanan. Dalam konteks layanan publik, setiap

bagaimana memenuhinya. Diputuskan pada Oktober 2004

warganegara adalah homogen dan konsumen yang setara

untuk melakukan survei “Non-User Survey & Segmentation

dalam mendapatkan layanan. Sebagai sebuah institusi publik,

Study” sebagai alat bantu memetakan segmentasi pemakai/

perpustakaan harus menyediakan sesuatu untuk semua orang

konsumen.

Berikut profil segmen pemakai/konsumen berdasarkan SP dari hasil survei tersebut: Karakteristik Segmen Career minded

Keanggotaan Perpustakaan 79%

Gaya Hidup Membaca 70% merupakan pembaca tetap;

Middle age , mempunyai pendidikan

membaca yang berhubungan dengan

sekunder, 73% menikah dan

pekerjaan dan yang bersifat rekreasi.

mempunyai anak, menganggap perpustakaan sebagai sumber informasi utama, menganggap perpustakaan sebagai tempat utama bagi anak-anak, membaca hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan dan lain-lain yang bersifat rekreasi. Active Info-Seeker

66%


56% pengguna reguler, 25%

28

Punya keinginan yang tinggi untuk mencari informasi, membaca yang

berkunjung seminggu sekali, punya

terkait dengan pekerjaan, juga yang

keinginan yang tinggi untuk mencari

tidak terkait dengan pekerjaan dan

informasi, membaca yang terkait

materi-materi untuk self-improvement.

dengan pekerjaan, juga yang tidak terkait dengan pekerjaan dan materimateri untuk self-improvement. Self-supplier

77%

Pembaca reguler dan aktif; lebih suka

Pembaca reguler dan aktif, 33%

membeli daripada meminjam buku;

lulusan universitas, kompeten bidang

54% membaca 1-3 buku/bulan dan

TI, pembeli buku, sebagian besar

28% membaca 3-5 buku/bulan.

jarang dan merupakan non-user perpustakaan.

INOVASI

Karakteristik Segmen

Keanggotaan Perpustakaan

Casual reader

79%

Gaya Hidup Membaca 70% merupakan pembaca tetap;

64% merupakan peminjam buku

membaca yang berhubungan dengan

perpustakaan, 78% pengguna reguler,

pekerjaan dan yang bersifat rekreasi.

menghabiskan waktu senggangnya dengan melihat TV dan mendengar musik. Narrow-focused learner

88%

Sebagian besar pelajar, 54% dengan

Membaca sebagai bagian dari kurikulum pendidikan

pendidikan tersier (tertiary education), 72% mengombinasikan kunjungan perpustakaan sekalian bertemu dengan teman. Low motivator

63%

50% minimal berpendidikan tinggi

Bersikap sangat tidak positif terhadap kegiatan membaca

atau politeknik, 56% mengunjungi perpustakaan 2-3 kali/bulan, 17% tidak pernah mengunjungi perpustakaan. Facilitator

33%

74% adalah non-readers; tidak tertarik

Sebagian besar pekerja kerah biru

dengan pembelajaran yang tidak

(buruh), ibu rumah tangga, dan

berhubungan dengan pekerjaan

pesiunan, 60% wanita, 18% tidak mempunyai pendidikan formal, 37% pendidikan dasar, 53% tidak menempatkan perpustakaan sebagai tempat ideal untuk anak-anak. Dari hasil studi SP, NLB kemudian membuat strategi pemasaran

menonjol, mudah terlihat, mudah diakses, dan terletak

perpustakaan, yaitu: strategi internal dan eksternal.Di sini

ditengah-tengah komunitas pemakainya. Dengan arsitektur

perlu 1) pengembangan staf. NLB mulai dengan program

baru yang mencerminkan semangat pembelajaran, bisa

pengembangan

mengubah image perpustakaan dari tempat yang dingin,

pustakawan

yang

memetakan

proses

pengembangan karir di NLB. Melakukan analisis kebutuhan

tidak atraktif dan tidak bersahabat menjadi sebagai tempat

pelatihan, NLB kemudian mengumpulkan informasi yang

yang menyenangkan, keren, dan trendi. Yang juga tidak

relevan bagi pengembangan kompetensi staf.2) evaluasi

kalah penting adalah koleksi harus up-to-date, ketersediaan

tempat dan positioning.

tingggi, beragam format, termasuk buku dan majalah bestseller. Dengan visi baru yang ambisius, NLB memposisikan

Tidak hanya mentransformasi pustakawan, tetapi juga

dirinya tidak menjadi distributor buku tetapi partner dalam

mentransformasikan tempat perpustakaan menjadi lebih

perjalanan pembelajaran individu.


pernah mengunjungi perpustakaan,

29

INOVASI

(a) Sangat Tidak Setuju. (b) Setuju. (c) Tidak Setuju. (d) Sangat Tidak Setuju 3. Saya suka variasi didalam hidup saya. (a) Sangat Tidak Setuju. (b) Setuju. (c) Tidak Setuju. (d) Sangat Tidak Setuju 4. Saya senang membuat sesuatu yang bisa saya gunakan tiap hari. (a) Sangat Tidak Setuju. (b) Setuju. (c) Tidak Setuju. (d) Sangat Tidak Setuju 5. Saya mengikuti tren dan fashion terbaru. (a) Sangat Tidak Setuju. (b) Setuju. (c) Tidak Setuju. (d) Sangat Tidak Setuju


6. Seperti yang dikatakan dalam alkitab, dunia diciptakan

30

Strategi Teknologi

dalam 6 hari.

NLB yakin bahwa teknologi adalah alat bantu yang efektif

(a) Sangat Tidak Setuju. (b) Setuju. (c) Tidak Setuju. (d) Sangat

dan efisien untuk mencapai layanan yang prima, bukan

Tidak Setuju

menjauhkan pemakai dari perpustakaan. Untuk kenyamanan

7. Saya suka berada dalam suatu kelompok.

dan penghematan waktu misalnya, NLB sudah memanfaatkan


teknologi

Tidak Setuju

untuk

pengembalian

koleksi

terautomasi

menggunakan frekuensi radio, dan layanan self-check. NLB

8. Saya suka belajar tentang seni, budaya dan sejarah.

juga menyediakan layanan perpustakaan dijital (eLibraryHub),


membuat perpustakaan bisa diakses setiap warganegara

Tidak Setuju

hingga ke ruang tidur, dan mengakses katalog perpustakaan

9. Saya sangat tertarik hanya pada sebagian kecil hal.

dan konten elektronik lain via internet, kapanpun dan


dimanapun.

Tidak Setuju

Kolaborasi dengan Media


Media dalam perspektif NLB bukanlah “paparazzi” tetapi

Tidak Setuju

partner utama dalam usaha re-branding perpustakaan. NLB

11. Saya berpakaian lebih rapi daripada sebagian besar

secara aktif mengajak dan berkolaborasi dengan media

orang.

dalam banyak program-program besar. Dalam setiap acara


kampanye perpustakaan misalnya, media diberi tempat

Tidak Setuju

khusus dan terhormat.

12. Saya memiliki kelebihan dibanding orang lain.

10. Saya lebih suka membuat sesuatu daripada membelinya.

(a) Sangat Tidak Setuju. (b) Setuju. (c) Tidak Setuju. (d) Sangat Contoh Kuesioner SP

Tidak Setuju

Survei SP paling sering dilakukan dengan metode kuesioner.

13. Saya merasa diri saya adalah seorang intelektual.

Berikut ini beberapa contoh isi pertanyaan kuesioner SP.


1. Saya lebih sering tertarik dengan teori.

Tidak Setuju


14. Saya musti mengakui bahwa saya suka pamer.

Tidak Setuju


2. Saya suka orang dan benda yang luar biasa.

Tidak Setuju

INOVASI

15. Saya suka mencoba hal-hal baru.

Tidak Setuju


27. Saya suka melakukan banyak hal yang baru dan berbeda

Tidak Setuju


16. Saya sangat tertarik bagaimana benda-benda mekanik

Tidak Setuju

seperti mesin, bekerja.

28.


pertukangan

Tidak Setuju


17. Saya suka berpakaian model terbaru.

Tidak Setuju


29. Saya ingin memahami bagaimana bumi ini bekerja.

Tidak Setuju


18. Terlalu banyak seks di televisi belakangan ini.

Tidak Setuju

Saya

suka

melihat-lihat

di

toko

otomotif

dan


30. Saya suka hidup saya hampir sama dari minggu ke

Tidak Setuju

minggu.

19. Saya suka memimpin orang lain.



Tidak Setuju

Tidak Setuju Sudah

saatnya

perpustakaan

menggunakan

tehnik

pedesaan

pemasaran modern yang terbukti sukses dan digunakan


di banyak organisasi profit. Strategi pemasaran yang

Tidak Setuju

baik membutuhkan gambaran yang tepat tentang profil

21. Saya musti mengakui bahwa ketertarikan sempit dan

konsumen atau pemakainya. Segmentasi Psikografis adalah

terbatas.

salah satu metode yang banyak digunakan untuk memetakan


konsumen/pemakai berdasarkan nilai dan gaya hidup yang

Tidak Setuju

dianut. Metode ini bisa digunakan untuk lingkungan institusi

22. Saya suka membuat benda-benda dari kayu, metal dan

non-profit seperti perpustakaan. Perpustakaan Nasional

ragam material lainnya.

Singapura (NLB) sudah terbukti mampu membuat strategi


pemasaran yang lebih baik kepada pemakainya dengan

Tidak Setuju

menggunakan metode ini.

23. Saya ingin dibilang fashionable. (a) Sangat Tidak Setuju. (b) Setuju. (c) Tidak Setuju. (d) Sangat

Mudah-mudahan metode ini juga bisa dimanfaatkan oleh

Tidak Setuju

banyak institusi perpustakaan di Indonesia untuk membuat

24. Saya suka tantangan melakukan sesuatu yang belum

strategi pemasaran yang lebih baik. Dengan begitu

pernah saya lakukan sebelumnya.

diharapkan bisa memberikan layanan yang tepat untuk


pemakainya, dan membangun lingkungan pembelajaran

Tidak Setuju

buat masyarakat.(*Penulis adalah Developer Senayan Library

25. Saya suka belajar banyak hal meskipun tidak banyak

Management System (SLIMS), PNS di Kementerian Pendidikan

gunanya buat saya.

dan Kebudayaan RI).

(a) Sangat Tidak Setuju. (b) Setuju. (c) Tidak Setuju. (d) Sangat Tidak Setuju


20. Saya suka melewati setahun atau lebih di daerah

* Penulis adalah Developer Senayan Library Management

26. Saya suka membuat sesuatu dengan tangan saya sendiri

System (SLIMS), PNS di Kementerian Pendidikan dan


Kebudayaan RI

31


32

PDS H.B Jassin Riwayatmu Kini Oleh: Eko Mardirianto, SE *

Matahari pagi belum tinggi benar. Sekelompok pelajar mulai memasuki sebuah teater yang terletak di belakang Taman Ismail Marjuki (TIM). Wajah sumringah mereka menggambarkan semangat belajar tinggi. Wajar. Pagi itu anak-anak SD hingga SLTA akan mengikuti serangkaian lomba kreativitas bertalian dengan perayaan Hari Anak Nasional, medio Juli 2012.

ORGANISASI

T

idak sedikit di antara mereka memanfaatkan

koleksi literasi sastra. Ini akibat terbatasannya ketersediaan

waktu jelang lomba, berkeliling mengamati

dana

seputar teater. Mereka yang baru kali pertama

keterbatasan aspek kelembagaan PDS HB Jassin. Isu ini secara

ke sini agak heran lantaran teater ini bagian

liar bergelinding bertajuk ketidakpuasan para pengelolanya.

depannya berdinding kaca mirip sebuah mal

Pemerintah DKI Jakarta terkena «asamnya». Masyarakat yang

modern. Mereka terus menjelajah mulai dari selasar hingga

tidak mengetahui asbabulnuzul perpustakaan yang didirikan

bagian luar teater.

31 Mei 1977 ini wajar kecewa terhadap pemerintah.

Mereka agak terkejut mengamati sebuah tangga besi yang

Akar Masalah

berujung di depan sebuah wahana seperti perpustakaan

Siapa yang mengira pusat dokumentasi sastra ini yang

dengn cat bangunan berwarna biru tua. Mereka pun tahu

menempati salah satu bangunan di lantai dua Gedung

tempat itu tak lain wahana yang terkenal di seluruh dunia,

Pameran Citra Komplek Pusat Kesenian Jakarta Taman Ismail

yakni Pusat Dokumentasi Sastra HB Jassin. Sayang karena hari

Marzuki

maupun

sarana/prasarana

yang

diperuncing

(PKJ TIM) sebetulnya sebuah lembaga berbadan

libur mereka gagal masuk ke dalam wahana yang menyimpan

hukum yayasan sejak 30 Mei 1970. Salah satu sumber

48.876 koleksi dalam bentuk buku-buku fiksi, nonfiksi, naskah

keuangannya berasal dari kocek Pemprov DKI Jakarta.

drama, biografi dan foto-foto pengarang, kliping, makalah, skripsi, disertasi, rekaman suara dan rekaman video.

Gubernur Fauzi Bowo didampingi segenap pimpinan SKPD

Tidak sedikit di antara mereka heran lantaran dari buku

tanggap darurat. Bang Foke pun langsung mengindentifikasi

sejarah sastra, tempat PDS HB Jassin merupakan gudangnya

persoalan itu apakah karena soal fulus alias dana atau

sastra dunia. Keheranan itu karena nama beken wahana ini

memang

terkait menyambangi lokasi PDS HB Jassin sebagai respon

tidak sekeren gedungnya. Malah, justru teater tempat digelar

terhadap keberlangsungan (going concern) hidupnya. Tak

serangkaian lomba tampak sangat mewah. “Apakah gara-

ada alasan pemerintah untuk membiarkan PDS ini tanpa

gara itu semua PDS HB Jassin diributkan orang banyak, awal

kepastian hukum. Sejarah telah membuktikan komitmen

Maret 2011 lalu ? ”Pertanyaan ini bergelayut di benak mereka

pemprov sejak tahun 1970.

yang sempat menyimak berita tak sedap yang digelindingkan Ali Sadikin gubernur di era 70-an, orang pertama yang

di media cetak dan elektronik.

memberi ruang para seniman nasional yang bermarkas di TIM. Undang-undang Nomor 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan juga

menyebutkan

keberadaan

perpustakaan

tidak

Hingga saat ini Badan Pengelola TIM, Institut Kesenian Jakarta (IKJ), Dewan Kesenian Jakarta (DKJ) dan

tidak terkecuali

terpisahkan dari peradaban-budaya umat manusia. Karya

terhadap yayasan PDS HB Jassin terus mendapatkan suntikan

sastra terbukti memberikan identitas peradaban umat manusia

dana pemerintah. Persoalan payung hukum dan manajemen

secara lintas generasi, ruang dan waktu. Sudah semestinya

pengelolaan menuntut ketegasan regulasi organisasi yang

negara dan seluruh pemangku kepentingan memiliki

sehat. Gampangnya, tupoksi PDS HB Jassin berkubang pada

kesadaran memiliki, memelihara dan menjaga budaya literasi

literasi yang memiliki spesialisasi dokumentasi sastra. Ini sesuai

termasuk literasi sastra. Pengelolaan perpustakaan harus

dengan metodologi sang Paus Sastra Indonesia-HB Jassin.

ditumbuhkembangkan menjadi identitas peradaban bangsa yang dikenal dan dihormati dalam pergaulan internasional.

Mau Dibawa Kemana?


karena permasalahan substansial berpengaruh

Layanan PDS ini sangat mumpuni. Namun, seriring arus Kenyataan PDS HB Jassin dihadapkan berbagai kendala

transparansi pelaksanaan pemerintahan yang bersih. Artinya,

pengelolaan, pemeliharaan, pelestarian dan pendayagunaan

ia memerlukan payung hukum guna memenuhi eksistensi dan

33

ORGANISASI

transparansi unit kerja modern di bawah naungan birokrasi

pemprov DKI Jakarta telah melalui proses panjang. Ini guna

pemerintah. Dimaklumi saat ini undang-undang tentang

mempertahankan eksistensinya agar tetap berdampingan

kesenian ataupun tentang kebudayaan dalam tata kehidupan

dengan lembaga-lembaga kesenian dan kebudayaan lain di

bermasyarakat dan bernegara belum ada.

lingkungan PKJ TIM seperti BP-TIM, Akademi Jakarta, DKJ dan IKJ.

Acuan legislasi yang digunakan selama ini, yakni Peraturan Daerah Provinsi DKI Jakarta Nomor 10 Tahun 2008 tentang

Dilema ketiga, ADRT yayasan ini diatur berdasarkan Kitab

Organisasi Perangkat Daerah dan Peraturan Gubernur Nomor

Undang-Undang Hukum Perdata peninggalan pemerintah

107 Tahun 2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas

kolonial Belanda /Burgeliek Weatbook (B.W) dan belum

Pariwisata dan Kebudayaan Provinsi DKI Jakarta. Legislasi

disesuaikan berdasarkan Undang-Undang Nomor 16

tersebut memberikan kewenangan selaku instansi resmi

Tahun 2001 tentang Yayasan Juncto Undang-Undang

Pemerintah Daerah yang melakukan pembinaan terhadap

Nomor 28 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Undang-

kelembagaan kesenian dan kebudayaan dimaksud.

Undang Nomor 16 Tahun 2001. Ini menyebabkan status yayasan tidak memenuhi persyaratan secara ketentuan

Subjek literasi garapan PDS ini berupa buku sastra dapat

hukum.

dikategorikan sebagai bahan pustaka. Kegiatannya yang menghasilkan buku/karya sastra dikategorikan sebagai

Opsi Penyelamatan


dokumentasi. Biang kisruhnya, justru di bawah SKPD yang

34

mana lembaga ini akan bernaung. Apakah akan lebih

Dilema ini perlu diterobos melalui kejelasan status kepemilikan

cocok apabila bernaung di BPAD Provinsi DKI Jakarta. Dasar

koleksi, apakah dimiliki pihak yayasan atau masih menjadi milik

hukumnya Pergub Nomor 153 Tahun 2009 tentang Organisasi

perseorangan para sastrawan. Perlu ditelusuri kejelasan status

dan Tata Kerja Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi

hibah koleksi kepada Pemprov DKI Jakarta. Perlu diselusuri

DKI Jakarta. Ini sangat rasional dibandingkan berada di Dinas

apakah hibah sudah pernah dilakukan pihak yayasan kepada

Pariwisata dan Kebudayaan Provinsi DKI Jakarta seperti saat

pemprov atau dari perseorangan para sastrawan kepada

ini.

pemprov sehingga perlu dilakukan penelusuran terhadap dokumen MoU hibab koleksi tersebut.

Seiring

revitalisasi

gedung

Arsip

Jayakarta

menjadi

Perpustakaan Umum Daerah Provinsi DKI Jakarta berstandar

Dalam perjalanannya pada saat sekarang, banyak peraturan

internasional perlu dihikmahi sebagai jalan bagi kekuatan

dan ketentuan perundangan yang mengatur “bagaimana

eksistensi PDS yang banyak menghasil doktor. Sejatinya ia

tata kelola institusi pemerintah berhubungan dengan institusi

menjadi entitas otonom seperti harapan pendiri yayasan.

sosial kemasyarakatan?” sehingga agar tidak terjebak

Namun, ini terganjal tiga dilema.

dalam praktik-praktik yang melanggar ketentuan dalam hal pengelolaan kekayaan dan keuangan negara, perlulah kiranya

Pertama, letaknya yang tidak sesuai dengan aspek arsitektur.

untuk ditelaah lebih jauh terhadap aspek status kelembagaan

Diapit antara bagian belakang gedung Planetarium dan

PDS HB Jassin berkaitan dengan eksistensinya dalam wadah

bagian belakang

pembinaan di lingkungan Pemprov DKI Jakarta. Diperlukan

gedung Arsip Jayakarta menimbulkan

kesan tersisih.

kejelasan atas status penggunaan gedung yang ditempati

Dilema kedua, yakni kelembagaan Yayasan PDS HB Jassin yang

SK Gubernur tentang penggunaan aset pemprov oleh Yayasan

Yayasan PDS HB Jassin, apakah dilengkapi dengan dokumen memperoleh subsidi belanja bantuan, belanja operasional dan

PDS H.B. Jassin atau menjadi bagian aset pemprov yang telah

pemeliharaan serta penggunaan sarana aset bangunan dari

dihibahkan kepada yayasan.

ORGANISASI

Seharusnya diperlukan adanya pemikiran untuk menyajikan

Kedua, harus ada komunikasi yang efektif dan produktif

sebuah konsepsi yang dapat mempersatukan berbagai

untuk menghubungkan berbagai pihak yang berkepentingan

pandangan/persepsi

dalam

lintas

pemangku

kepentingan

rangka

mewujudkan

komitmen

menyelesaikan

sehingga dapat menyinergikan berbagai potensi untuk

permasalahan. Ketiga, upayakan untuk mempersempit

mengintegrasikan perencanaan pembangunan perpustakaan

ruang perbedaan pendapat dan mengedepankan persamaan

Jakarta berwawasan internasional, termasuk di dalamnya

persepsi dengan jalan dialog dan hindari peliputan media

untuk memenuhi kebutuhan peningkatan sumber daya

massa yang mengakibatkan kontraproduktifnya upaya

aset, pengelolaan dan kelembagaan PDS H.B. Jassin dalam

penyelesaian masalah.

kerangka rencana pembangunan dan pengelolaan yang menyeluruh.

Jika terdapat perbedaan pendapat yang tajam agar dapat diupayakan untuk kembali pada komitmen penyelesaikan

Pendekatan ruang lingkup permasalahan memungkinkan

masalah yang substansinya musyawarah untuk mufakat.

pengakuisian PDS ini dalam BPAD. Bila Ini terjadi dapat

Diperlukan adanya figur birokrat Pemprov DKI Jakarta

dikerucutkan menjadi dua pertanyaan. Pertama, bagaimana

setingkat eselon I yang dapat diterima oleh semua pihak,

bentuk hubungannya? Apakah hanya merupakan take over

mengkoordinasikan SKPD-SKPD terkait dan dapat melakukan

dari DISPARBUD kepada BPAD. Yang terpenting, apakah

pendekatan secara informal kepada pihak pengurus Yayasan

terdapat kewenangan BPAD dalam Peraturan Gubernur

PDS H.B. Jassin serta memberikan solusi alternatif. Semua itu

Nomor 153 Tahun 2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja

harus ada keputusan yang dapat dicapai untuk disepakati.

BPAD Provinsi DKI Jakarta untuk melakukan pembinaan terhadap Yayasan PDS H.B. Jassin? sehingga akuntabilitas dan

Riwayat PDS saat ini melahirkan wacana empat opsi.

transparansi pengelolaan anggaran yang diprogramkan dan

Pertama, BPAD menerima take over pembinaan Yayasan PDS

direncanakan BPAD untuk menunjang operasional yayasan

HB Jassin dari DISPARBUD. Kedua, integrasi secara utuh PDS

dapat terjamin kepastian hukumnya.

H.B. Jassin ke dalam BPAD. Ketiga, peleburan PDS ke dalam UPT Perpustakaan di lingkungan BPAD. Keempat, peleburan

bagaimana

bentuk

format

kelembagaannya

apakah begitu saja bergabung ke dalam Bidang Pelayanan

ke dalam UPT perpustakaan dengan model Badan Layanan Umum Daerah (BLUD).

Perpustakaan , atau menjadi lembaga yang terintegrasi dalam Unit Layanan Teknis (UPT) dilingkungan BPAD Provinsi DKI

Keempat opsi ini menjadi rel bagi percepatan target RPJMD

Jakarta atau bahkan UPT dengan pengelolaan berbentuk

Pembangunan Perpustakaan Berwawasan Internasional. Perlu

Badan Layanan Umum Daerah (BLUD).

adanya pemahaman dari seluruh pihak yang berkompeten serta lintas kepentingan yang memiliki tanggung jawab

Win-win Solution

dan kepedulian untuk berkomitmen dalam rangka menjaga warisan budaya bangsa tersebut dengan jalan bermusyawarah

Sebelum mengedepankan opsi alternatif yang pada akhirnya

untuk bermufakat dan tidak hanya sekadar menonjolkan

memang harus dipilih sebagai keputusan yang harus dapat

kepentingan pribadi.

diterima semua pihak. Perlu ada prasyarat yang menjadi winwin solution. Pertama, harus ada keterbukaan dari semua pihak yang berkepentingan untuk sama-sama memiliki komitmen

menyelesaikan

permasalahan

dengan

cara

yang baik, berdasarkan ketentuan dan perundangan yang berlaku.


Kedua,

* Penulis adalah Kepala Sub Bidang Pemasyarakatan BPAD Provinsi DKI Jakarta

35

KIAT

Peduli Arsip, Mendukung Kinerja Birokrasi


Oleh: Budha Gautama *

S

etiap

pemerintah

sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan

maupun swasta, dewasa ini menjadikan

organisasi,

baik

keputusan, bukti eksistensi organisasi, dan untuk

informasi sebagai kebutuhan mendasar.

berbagai kepentingan organisasi

Keakuratan informasi harus didukung

Dengan demikian, arsip menjadi bagian penting

sistem kearsipan yang baik. Wajar jika

setiap organisasi mau peduli arsip. Aneh jika di abad

yang lain.

dalam mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen birokrasi.

informasi masih ada organisasi yang tidak peduli arsip.

Tidak jarang informasi yang dimuat di dalam arsip

Arsip dalam arti sempit adalah kumpulan berkas-

Informasi dalam arsip bisa menunjukkan arah bagi

memiliki keterkaitan dengan kondisi masa sekarang. berkas tertulis dalam bentuk kertas yang memuat

penelusuran informasi masa sekarang. Begitu

informasi dan sarana pembuktian dari hasil kegiatan

vitalnya fungsi arsip untuk mendukung kinerja

yang pernah dilakukan. Semua benda yang

suatu organisasi, maka pengelolaannya harus baik.

mengandung tulisan bisa diklasifikasikan sebagai

Pentingnya keberadaan arsip juga diakui dunia. Hal

jenis arsip, seperti kumpulan surat, prasasti, tugu

itu ditunjukkan dengan dikeluarkannya Konvensi

peringatan, logo, peta, dan sebagainya.

Den Haag tahun 1954 yang mengatur perlindungan arsip dari konflik bersenjata dan perang, serta

36

Arsip berperan sebagai rekaman informasi dari

Konvensi Wina tahun 1983 mengenai suksesi negara

seluruh aktivitas organisasi. Arsip juga berfungsi

dan arsipnya.

KIAT

Bahkan R.J. Alfaro, saat menjabat Presiden Panama pada

Padahal, keberadaan arsip sangat menentukan perjalanan

tahun 1937 menyatakan: “Pemerintah tanpa arsip ibarat

suatu instansi, bahkan negara sekalipun. Adanya organisasi

tentara tanpa senjata, dokter tanpa obat, petani tanpa

yang memandang arsip sebagai hal yang kurang penting

benih, tukang tanpa alat,ºArsip merupakan saksi bisu,

patut disayangkan, karena dapat mengakibatkan informasi

tak terpisahkan, handal dan abadi, yang memberikan

sulit ditemukan jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Di sinilah

kesaksian terhadap keberhasilan, kegagalan, pertumbuhan

perlunya pengawasan secara intensif dari segenap unsur

dan kejayaan bangsa”.

pimpinan terhadap kelancaran tugas-tugas arsiparis.

Di Indonesia, arsip diatur dalam UU NO. 43 tahun

Arsip sebagai salah satu sumber informasi harus

2009 tentang Kearsipan dan UU N0.7 tahun 1971

dikelola dalam suatu sistem atau manajemen, sehingga

tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan dan

memungkinkan untuk disajikan

secara tepat kepada

yang menyatakan arsip merupakan tulang pungggung

orang yang tepat dan pada waktu yang tepat dengan

manajemen pemerintahan dan pembangunan, serta

biaya serendah mungkin. Dengan demikian informasi

sebagai bukti akuntabilitas aparatur.

yang

Pengawasan Intensif

menunjang proses pengambilan keputusan, perencanaan,

terekam

tersebut

dapat

digunakan

untuk

pengorganisasian, pengawasan, serta dapat dijadikan Meski keberadaan arsip diakui sangat penting, namun

referensi yang sangat signifikan bagi proses manajemen,

kenyatannya hingga kini masih menyimpan permasalahan

baik bisnis maupun pemerintahan.

Kesulitan

membutuhkan

seringkali

arsip

atau

muncul dokumen

saat yang

pimpinan pernah

Selain berguna bagi instansi bersangkutan, arsip juga

dikerjakan, namun tidak berhasil didapatkan karena

berguna bagi kehidupan kebangsaan. Bagi instansi

buruknya sistem kearsipan.Penyebabnya antara lain cara

bersangkutan, kegunaan arsip antara lain meliputi:

dan tempat penyimpanan belum teratur, kurang pedulinya

berisi rekaman informasi pelaksanaan kegiatan sebagai

petugas, kurangnya tenaga arsiparis, terbatasnya sarana

wujud dari memori kolektif instansi; pendukung kesiapan

dan prasarana, pekerjaan yang kurang menarik, dan belum

informasi bagi pembuat keputusan; sarana peningkatan

dihargainya para pengelola arsip. Kondisi itu diperparah

efisiensi

citra miring yang sering menempatkan bidang kearsipan

bukti eksistensi instansi. Sedangkan bagi kehidupan

operasional

instansi;

dan

menguatkan

sebagai “bidang pinggiran” di antara aktivitas-aktivitas

kebangsaan, kegunaan arsip antara lain meliputi: bukti

kerja lainnya. Sebagian orang beranggapan bahwa arsip

pertanggungjawaban / akuntabilitas nasional; rekaman

merupakan setumpuk kertas atau dokumen usang yang

budaya nasional sebagai memori kolektif dan prestasi

tidak terpakai sebagai hasil dari kegiatan rutinitas masa

intelektual bangsa; dan menjadi bukti sejarah.

lalu. Begitu pentingnya keberadaan arsip, penulis mengajak Persoalan mendasar yang dihadapi para pengelola

kepada abdi masyarakat untuk bersama-sama secara

kearsipan sebenarnya

sinergi lebih peduli terhadap keberadaan arsip sekaligus

bukan terletak pada sulitnya

menerapkan suatu sitem kearsipan, tetapi lebih pada

memelihara dan melestarikannya agar dapat diwariskan

bagaimana meyakinkan orang lain untuk mau menerapkan

selama beberapa generasi berikutnya dan dijadikan

sistem tersebut. Selama ini tidak sedikit lembaga atau

sebagai salah satu sumber informasi yang bermakna.


klasik.

kantor yang meremehkan keberadaan arsip di kantornya, karena sebagian unsur pimpinan kurang memahami pentingnya arsip.


37

KARSA

Peran Arsip Terbukti Menjadi Perekat bangsa Oleh: Djoko Utomo *


“Dari semua aset negara yang ada, arsip merupakan aset yang paling berharga. Ia merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya.” (Daugty, 1924)

38

P

ernyataan Daugty bukan tak beralasan. Alfaro

Kadang ia diartikan sebagai tembusan surat keluar yang

menyatakan, “pemerintah tanpa arsip ibarat

posisinya tidak penting. Tak ayal, tempatnya pun di urutan

tentara tanpa senjata, dokter tanpa obat,

terbawah. Padahal arsip sangatlah penting dalam pelaksanaan

petani tanpa benih, tukang tanpa alat. Arsip

kegiatan pemerintahan dan kehidupan berbangsa. Ini jelas

merupakan saksi bisu, tak terpisahkan, handal

diamanatkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

dan abadi, yang memberikan kesaksian terhadap keberhasilan,

Kearsipan yang merupakan penyempurnaan Undang-Undang

kegagalan, pertumbuhan dan kejayaan bangsa.” (Alfaro,

Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok

1937).

Kearsipan. Kenyataan yang tidak dapat dipungkiri, arsip merupakan tulang punggung manajemen pemerintahan

Begitu pentingnya arsip, Mensesneg Moerdiono di era Orde

dan pembangunan. Ia menjadi bukti akuntabilitas kinerja

Baru menyadari, tanpa arsip, suatu bangsa akan mengalami

organisasi dan aparaturnya. Pendeknya, arsip itu alat bukti

sindrom amnesia kolektif dan akan terperangkap dalam

sah di pengadilan. Pada gilirannya akan menjadi memori

kekinian yang penuh dengan ketidakpastian. Tidaklah

kolektif jatidiri bangsa serta warisan nasional.

akan terlalu keliru jika dikatakan, kearsipan nasional suatu bangsa dapat dijadikan indikasi dari kekukuhan semangat

Tanggung Jawab Masa Depan

kebangsaannya (Moerdiono, 1996)

Tanggung jawab merawat, melestarikan arsip multak demi tegaknya eksistensi bangsa ini. Arsip harus dijaga dari

Kenyataan kini arsip sering hanya diartikan sebagai lembar/

pengrusakan (tampering), pengubahan (alteration), pemalsuan

onggok kertas usang tidak mempunyai arti. Ia hanya bagian

(falsification),

masa lampau tak terkait masa kini dan masa mendatang.

(deletion). Arsip konvensional informasinya melekat secara

korupsi

(corruption)

dan

penghapusan

KARSA

permanen pada médium aslinya sehingga autentisitasnya lebih gampang dilihat. Arsip mempunyai struktur (structure), isi (content), dan konteks (context). Konteks inilah yang sangat penting tetapi sering dilupakan. Sebaliknya, arsip elektronik senantiasa harus dikonversi dan dimigrasikan karena hardware dan software-nya cepat usang. Alasan ini mendorong setiap daerah memiliki kesadaran kolektif untuk merawat arsip. Ini menjadi amanah UndangUndang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Amanah ini menyatakan, arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan,

dan

perseorangan

dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip dalam berbagai bentuk dan media artinya sangat luas, yaitu meliputi media kertas, media film, media komputer dan sebagainya. Penyebutan bentuk, misalnya arsip tekstual, arsip audio-visual, arsip kartografik dan kearsitekturan, arsip elektronik atau arsip digital. Arsip dibuat diciptakan bukan lebih penting lagi adalah bisa diakses sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan kaidah kearsipan yang berlaku.

keempat, 3b) Rancangan Pasal 6 ayat (1) UUD 1945, 3c)

Perlu dicatat bahwa memperoleh informasi di Indonesia

Wilayah NKRI, 3d) Lambang Negara, menjadi sebuah fenomena

adalah merupakan hak asasi manusia yang dijamin konstitusi.

bagaimana perjalanan kerja dalam mempertahankan nilai

Selanjutnya memperoleh informasi publik dijamin Undang-

arsip.

Undang Keterbukaan Informasi Publik (Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2009 tentang Keterbukaan Informasi

Perlu kiranya diingatkan kembali bahwa arsip adalah

Publik). Publik perlu mendapatkan layanan yang baik dan ini

naskah. Hal ini berarti pula bahwa Naskah Undang-Undang

dijamin pula oleh Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009

Dasar 1945, Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, dan

tentang Pelayanan Publik.

sebagainya adalah arsip, dan arsip-arsip yang disebut di atas adalah merupakan perekat atau simpul-simpul pemersatu

Pelestarian

arsip

bukan

sekadar

menyimpan.

Sejarah

bangsa. (bersambung)

keotentikan arsip membuktikan arsip menjadi peninggalan/ warisan luhur. Sebut saja, arsip : 1) Proklamasi Kemerdekaan


hanya sekadar untuk disimpan atau diarsipkan tetapi yang

* Penulis adalah Kepala ANRI Periode 2004-2009,

Indonesia, 2) Pancasila, 3) Undang-Undang Dasar 1945

Penasihat Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI),

yang meliputi: 3a) Rancangan Pembukaan UUD 1945 Alinea

Penasihat Masyarakat Peduli Arsip (MAPA)

39

OPINI

TIK Membuka Keniscayaan Enaknya Sistem Kearsipan Oleh: Ariadi A Rachim * sistem manajemen kearsipan akan membawa kemudahan melaksanakan tugas-tugas pengelolaan kearsipan, khususnya pekerjaan yang membutuhkan pelayanan untuk mendapat informasi data dan informasi dengan cepat dan mudah. Keniscayaan

TIK

mendenyutkan

implementasi

sistem

kearsipan dengan mempergunakan perangkat komputer yang serba «mak nyus» enak-cepat. Efek positif implementasi sistem kearsipan telah memungkinkan pengiriman data dan informasi bagi yang membutuhkan dapat ditemukan dengan cepat sehingga segala permasalahan yang dihadapi dapat diselesaikan dengan cepat. Keniscayaan ini juga melahirkan evolusi budaya kerja bagi proses pengelolaan arsip. Sebut saja, peralihan penggunaan sarana kerja dari kertas menjadi elektronik alias paperless. Hal ini penting untuk diperhatikan karena sangat tidak


mudah merubah kebiasaan orang dalam bekerja yang sudah lama terbiasa memproses pekerjaan dengan kertas ( terutama yang masa kerja sudah di atas 15 tahun dari kondisi sekarang) kemudian harus membaca dan menganalisis

T

eknologi informasi komputer (TIK) bukan barang

suatu data/informasi dengan mempergunakan komputer.

baru lagi. Berbagai produk dan program aplikasi

Di sini untuk menggunakan komputer setiap orang perlu

digelindingkan ke antero celah kehidupan.

keterampilan dalam mengoperasikan komputer beserta alat-

Tak ayal, demi kemudahan dan percepatan

alat pendukungnya, baik itu perangkat keras dan perangkat

penyelesaian

lunak.

pekerjaan,

sejumlah

program

ditawarkan dalam berbagai ranah pekerjaan. Fenomena semakin enak bersamaTIK seperti menjadi mantra modern.

Kemudahan ini mendorong ketergantungan pada kekuatan

Masukkan, kumpulkan data, klasifikasikan,olah, hitung dan

program. Artinya, untuk lebih menjadi mudah dan cepat

abracadabra pekerjaan pun selesai dalam waktu singkat.

dalam memproses pekerjaan sehingga diperlukan peralatan

«Mantra» ini secara langsung mengubah pola perkembangan

sebagai penunjang kerja dalam implementasi pengelolaan

dan

arsip, dimana perangkat keras seperti scanner ( low dan

teknologi informasi (perangkat keras dan perangkat lunak)

40

kemajuan

manajemen

kearsipan.

Betapa

tidak,

OPINI

high speed), komputer, printer, ups dan alat backup data/

elektronik harus diberikan pengamanan, misalnya, setiap

arsip elektronik serta dalam sistem jaringan dibutuhkan pula

user yang masuk ke dalam sistem harus mempergunakan

tambahan peralatan seperti server, kabel jaringan, switch hub.

Password ( kata sandi) serta setiap arsip yang di disimpan secara elektronik juga diberikan kunci akses sekiranya setiap

Selain itu efeknya juga berimbas pada pengurangan sumber

orang akan mengakses arsip elektronik tersebut.

daya manusia. Sistem proses kerja sudah mempergunakan peralatan TIK berpengaruh pada jumlah orang ( jumlah akan

Kekurangannya, yakni tingginya ketergantungan kepada

berkurang) dalam mengerjakan dalam suatu pekerjaan.

sarana dan prasarana teknologi informasi membutuhkan

Yang perlu diperhatikan dalam memulai implementasi perlu

rutinitas kontrol atau pemeliharaan terhadap kondisi pada

juga dipikir terhadap SDM yang kena dampak implementasi

setiap peralatan yang dipergunakan dalam mendukung

teknologi informasi karena

butuh proses waktu yang

proses kerja sistem kearsipan. Sebut saja, hal yang rutin yang

lumayan lama untuk bisa dikatakan hasil yang positif terhadap

bisa dilakukan, misalnya backup data ke dalam alat backup

pengaruh teknologi informasi dalam sistem kearsipan.

data (misal harddisk, DVD, tape backup); monitoring server

Untuk hal ini dalam setiap implementasi sistem kearsipan

sudah berapa banyak alokasi dalam media penyimpanan yang

dibutuhkan tenaga pendampingan TIK yang selalu memberikan

sudah terpakai karena akan mengganggu kecepatan proses

bantuan setiap user dalam mengoperasikan sistem kearsipan

kerja komputer dalam menghasilkan informasi; periksa kabel

sehingga ketika ada masalah dalam pengoperasian sistem

jaringan jika implementasi sudah menggunakan pemakai

kearsipan setiap user tidak merasakan setiap masalah TIK

lebih dari satu.

dan komputer tidak terserang virus; kapasitas penyimpanan

dalam bekerja tidak menjadikan hambatan. Saat tuntutan dunia arsip membutuhkan SDM yang punya keperdulian tinggi terhadap TIK. Asal tahu

perkembangan teknologi informasi yang berjalan dengan

proses

Kelebihannya, yakni proses pencarian informasi lebih cepat

sangat cepat sehingga dibutuhkan komitment SDM yang juga

dan akurat. Dengan mempergunakan sarana prasarana

selau siap dan kreatif dalam mengikuti lajunya perkembangan

teknologi informasi segala proses kerja dikerjakan sistem

teknologi informasi serta selalu siap memberikan sosialisasi alih

komputer, di sini sistem perangkat lunak (sistem operasi, sistem

pengetahuan ( sharing knowledge) setiap saat kepada setiap

database serta aplikasi kearsipan) sudah di tentukan dalam

orang yang menjalankan proses kerja dalam implementasi

ketentuan dalam sistem manajemen kearsipan. Kemudahan

sistem kearsipan.

ini mendorong tempat penyimpanan lebih efisien. Alasannya, peralatan komputer membutuhkan area tempat yang sangat

Dukungan peralatan perangkat keras dan perangkat lunak

kecil tapi bisa menyimpan arsip dalam bentuk elektronik secara

hanya sebagai alat bantu dalam proses kerja manusia dalam

maksimal sehingga kondisi sekarang ini kecendrungan setiap

setiap organisasi untuk mendapatkan arsip/dokumen dengan

organisasi yang sudah mengoptimalkan sistem teknologi

lebih cepat dan mudah sehingga tujuan organisasi mencapai

informasi akan lebih memprioritaskan penyimpaan dokumen/

tujuannya secara efisien.Berhasil atau tidaknya implementasi

arsip dengan elektronik dan area kantor lebih dipergunakan

sistem kearsipan berbasis teknologi informasi akan tidak

untuk tempat kerja karyawan.

terlepas dari SDM yang merupakan unsur terpenting dalam setiap organisasi.


Aplikasi TIK bagi pekerjaan pengarsipan diakui memiliki kelebihan. Namun, bukan tidak memiliki kekurangan.

Keamanan data dan dokumen lebih terjamin. Sistem kearsipan yang sudah berbasis teknologi informasi secara otomatis setiap langkah dalam proses kerja arsip yang tersimpan secara


41

INOVASI

Dari Katalog Kartu ke Katalog Online Oleh: Rachmi Yamini, S.Hum *

K

artu

katalog


menemukan

biasa informasi

digunakan

untuk

melalui sarana temu kembali informasi. Pemustaka juga

pustaka

yang

dapat mengetahui dan mengakses bahan perpustakaan yang

tersimpan dalam koleksi sebuah perpustakaan.

dimiliki perpustakaan melalui sarana temu kembali informasi.

Secara

pemustaka

Sarana temu kembali informasi yang banyak digunakan di

pustaka

perpustakaan antara lain indeks, bibliografi, dan katalog, baik

konvensional

yangmembutuhkan

para informasi

biasanya mencari di kotak/laci katalog.

yang tercetak berupa kartu maupun katalog online atau yang biasa disebut dengan OPAC (online public access catalogue).

Seriring laju percepatan pelayanan, kebutuhan pemustaka menjadi salah satu orientasi purnalayan perpustakaan.

Pengertian katalog perpustakaan

Wajar. Perpustakaan sebagai pusat informasi memiliki

Katalog itu sendiri berasal dari bahasa Latin, yaitu catalogus.

peran yang besar dalam menyebarkan bahan perpustakaan

Artin catalog itu daftar barang atau benda yang disusun

yang dimilikinya dan informasi yang terdapat di dalamnya.

untuk tujuan tertentu. Dalam ilmu perpustakaan, katalog

Penyebaran informasi tersebut, sarana temu kembali informasi

perpustakaan menurut Fatmi (2004) merupakan daftar

di perpustakaan harus diperbarui system layanannya.

berbagai koleksi perpustakaan yang disusun menurut daftar tertentu. Menurut Hunter (dalam Hasugian, 2009)

42

Perpustakaan dapat menyebarkan dan memberitakan kepada

katalog merupakan suatu daftar dari dan indeks ke suatu

pemustaka mengenai bahan perpustakaan yang dimilikinya

koleksi buku dan bahan lainnya. Gates (dalam Hasugian,

INOVASI

2009) mendefinisikan katalog perpustakaan sebagai suatu

perpustakaan yang dicarinya berdasarkan pengarang, judul,

daftar sistematis dari buku dan bahan-bahan lain di suatu

maupun subjeknya. Katalog perpustakaan juga berfungsi

perpustakaan. Informasi didalamnya,yakni deskriptif soal

sebagai alat komunikasi bagi suatu perpustakaan untuk

pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, bentuk fisik, subjek,

menyampaikan dan menunjukkan kepada pemustaka apa

ciri khas bahan dan tempatnya.

saja koleksi atau bahan perpustakaan yang dimiliki oleh suatu perpustakaan.

Jadi, katalog perpustakaan merupakan suatu daftar tertentu yang mencantumkan nama pengarang, judul, impresum,

Dapat dikatakan juga, bahwa katalog perpustakaan berfungsi

kolasi, subjek dan ciri khas dari suatu bahan atau koleksi

sebagai daftar inventaris dari seluruh bahan pustaka

perpustakaan yang disusun sistematis menunjukkan informasi

yang dimiliki oleh suatu perpustakaan. Selain itu, katalog

tentang apa yang dimiliki suatu perpustakaan.

perpustakaan juga dapat membantu pemilihan sebuah buku berdasarkan edisinya atau berdasarkan karakternya. Misalnya

Katalog mulai dikenal sejak tahun 245 SM. Penulis bibliografi

untuk membantu pustakawan dalam proses seleksi bahan

pertama yang mengatur perpustakaan berdasarkan pengarang

pustaka untuk pengadaan bahan pustaka agar tidak terjadi

dan subjeknya adalah Callimachus. Katalog perpustakaan

adanya duplikasi.

pertama bernama Pinakes yang berasal dari bahasa Yunani

Bentuk katalog perpustakaan

tahun 800-an, peprustakaan Islam abad pertengahan mulai

Bentuk katalog perpustakaan mengalami perkembangan

menggunakan katalog perpustakaan untuk menyusun

dari masa ke masa, terutama dari bentuk fisiknya. Katalog

buku-buku mereka berdasarkan kategorinya. Tahun 1595

perpustakaan memiliki berbagai macam bentuk, mulai dari

untuk kali pertama katalog dicetak berupa nomenklatur di

berbentuk lembaran kertas, kartu (card catalogue), buku

Leiden Perpustakaan Universitas. Katalog kartu pertama

(book catalogue), mikro (microform catalogue), dan saat ini

kali diciptakan tahun 1790 di Perancis pada masa Revolusi

ada yang berbentuk basis data di komputer atau katalog

Perancis. Perpustakaan Kongres mulai mendistribusikan kartu

online yang biasa dikenal dengan nama OPAC (Online Public

katalog tahun 1901. Katalog kartu tersebut terdiri dari tiga

Access Catalogue).

salinan, yaitu berdasarkan penulis, judul, dan subjek. Katalog perpustakaan berupa lembaran-lembaran kertas yang Tahun 1920 Melville Dewey mengembangkan sistem

lepas kemudian disatukan dan disampul disebut juga katalog

Klasifikasi Desimal Dewey untuk katalogisasi perpustakaan,

berkas. Bentuk katalog ini dibuat dari kertas manila berwarna

dan akhir tahun 1930-an, sistem numerik telah dilaksanakan

putih berukuran 10 x 20 cm. Ada pula yang dibuat dari satu

di hampir setiap perpustakaan di Amerika.Tahun 1956, Strout

halaman kertas folio yang dibagi menjadi 4 bagian.

mengumpulkan katalog perpustakaan di mana pada saat itu katalog sudah mempunyai bentuk dan fungsi seperti yang

Satu jilid bisa berisi sekitar 50-150 buah berkas, tergantung

kita kenal saat ini. Tahun 1967 diterbitkan peraturan atau

kebijakan perpustakaan. Katalog bentuk lembaran ini sudah

pedoman katalogisasi internasional, yaitu Anglo American

jarang digunakan saat ini, biasanya dimiliki oleh perpustakaan

Cataloguing Rules (AACR2).

lama

seperti

perpustakaan

peninggalan

Belanda

di

Indonesia.

Tujuan dan fungsi katalog perpustakaan Charles Amy Cutter pada tahun 1876 mengemukakan tujuan


kuno yang dalam bahasa Indonesia berarti meja. Sekitar

Selanjutnya, ada katalog perpustakaan yang berbentuk

katalog perpustakaan sebagai sarana temu kembali informasi

buku, atau disebut sebagai printed catalog atau katalog

yang digunakan pemustaka untuk menemukan bahan

tercetak. Buku katalog ini dapat dicetak sesuai kebutuhan

43

INOVASI

perpustakaan, bentuknya sederhana, mudah dibawa dan

Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan

disimpan, serta mudah disebarluaskan ke perpustakaan lain.

teknologi, saat ini muncul katalog berbentuk elektronik

Namun, apabila ada penambahan koleksi perpustakaan yang

yang sangat populer digunakan di perpustakaan jenis

baru atau pengurangan koleksi perpustakaan (misalnya hasil

apapun, biasa juga disebut dengan katalog online. Katalog

penyiangan), maka katalog tersebut harus segera diperbaharui.

ini disimpan dalam suatu basis data di komputer dan tidak

Permasalahannya adalah, biaya pembuatan buku katalog

perlu lagi disimpan dan disusun dengan sistematika tertentu

yang tidak murah dan lamanya proses pembuatan buku

seperti katalog bentuk lainnya. Katalog online lebih cepat dan

katalog ini tidak singkat. Bentuk buku juga cenderung mudah

lebih mudah diakses, menghemat tenaga dan biaya dalam

rusak, robek, basah, dan kurang fleksibel bagi pemustaka.

pembuatannya, dan hemat ruangan untuk penyimpanannya.

Katalog yang juga umum digunakan di perpustakaan yaitu

entri baru dapat dimasukkan setiap saat.

Apabila ada penambahan bahan perpustakaan, maka entrikatalog perpustakaan berbentuk kartu atau card catalogue. Katalog kartu umumnya berukuran 7.5 cm x 12.5 cm dan

Katalog online atau biasa disebut dengan OPAC (Online

berisi catatan deskripsi bibliografi yang mewakili bahan

Public Access Catalogue) telah mengubah sistem katalog

perpustakaan. Katalog kartu disimpan pada laci katalog yang

kartu. Dengan adanya sistem yang baru memungkinkan

disusun secara alfabetikal.

penyebaran data melalui komputer dan entri pencarian dapat ditemukembalikan dengan cepat melalui sistem OPAC.

Biasanya setiap bahan perpustakaan dibuatkan 3 jenis entri

Bahkan saat ini OPAC dapat diintegrasikan dengan kegiatan

katalog kartu, yaitu dari pengarang, judul, dan subjeknya.

perpustakaan lain seperti kegiatan sirkulasi, sehingga

Katalog kartu masih banyak digunakan oleh perpustakaan di

memungkinkan pemustaka untuk mengetahui apakah bahan

Indonesia hingga saat ini, misalnya saja Perpustakaan Nasional.

perpustakaan yang dicarinya tersedia di perpustakaan atau

Katalog kartu tergolong praktis, apabila ada penambahan

sedang dipinjam pemustaka lainnya.


koleksi baru, katalog kartunya dapat disisipkan di jajaran kartu yang ada di laci katalog. Kebanyakan perpustakaan hanya

Sebelum OPAC muncul sekitar tahun 1970-an, katalog

membuatkan 1 salinan kartu katalog dari tiap entri bahan

perpustakaan yang paling luas digunakan adalah katalog

perpustakaan, sehingga apabila ada pemustaka yang sedang

berbentuk kartu. Seiring dengan perkembangan bentuk

menggunakan kartu katalog, pemustaka lainnya harus sabar

katalog

perpustakaan,

sejumlah

perpustakaan

menunggu. Bila ingin menggandakannya, maka perlu juga

mengkonversi katalog kartu dan beralih ke bentuk OPAC.

dipertimbangkan ruang penyimpanan yang terbilang tidak

Menurut Murphy (1995, 46), OPAC adalah katalog yang

sedikit apalagi untuk perpustakaan dengan koleksi yang

paling cocok saat ini digunakan di perpustakaan karena

banyak.

dianggap memiliki kelebihan dan keunggulan dibandingan

Katalog berbentuk mikro juga mulai dikenal setelah katalog

dan keunggulannya, tetap saja untuk menggunakan katalog

kartu. Katalog ini dibuat pada salah satu bentuk microfilm atau

ini memerlukan komputer yang apabila listrik padam, maka

microfische. Pembuatan katalog bentuk mikro ini memang

katalog online ini tidak dapat dipergunakan. Pertanyaannya

dengan katalog dalam bentuk lain. Dengan segala kelebihan

lebih minim biaya dan tidak membutuhkan banyak ruang

adalah, apabila sudah ada OPAC di perpustakaan masih

untuk penyimpanannya jika dibandingkan dengan katalog

perlukah kartu katalog di perpustakaan?

berbentuk buku dan kartu. Akan tetapi, katalog bentuk ini tidak banyak digunakan oleh perpustakaan, sehingga banyak pemustaka yang merasa kurang familiar dengan katalog

44

mulai

bentuk mikro ini.

* Penulis adalah Staf Bidang Pengembangan Koleksi BPAD Provinsi DKI Jakarta

KIAT

Asyiknya Mengelola Arsip Keluarga

R

umah dan kehidupan penuh dengan kenangan.

Kenangan milik diri sendiri, anak-anak, orang tua, kakek

nenek, saudara-saudara kita. Sekotak surat cinta suami kepada istri, album foto bersama teman-teman waktu

sekolah dulu, piagam penghargaan prestasi anak-

anak. Kenangan-kenangan ini, baik kenangan lama atau kenangan


Oleh: Dini Dwi Utari, S.Sos *

baru. Semuanya penting dan harus dirawat, disimpan. Di sinilah letak pentingnya melestarikan semua kenangan itu sebagai warisan keluarga.

45

KIAT

Membuat arsip keluarga bisa menjadi kegiatan menyenangkan.

Setelah langkah ini ditempuh, maka tentukan arsip mana

Sebuah kegiatan yang dapat dilakukan seluruh anggota

yang akan disimpan dan mana yang tidak Tinjaulah semua

keluarga. Namun demikian, membuat kegiatan pengarsipan

bahan yang dimiliki di rumah, baik lama maupun baru.

ini menyenangkan

perlu dilakukan pendekatan dengan

Mulailah dengan melihat sekeliling rumah. Kemudian buatlah

tujuan dan metodologi spesifik. Perlu waktu dan persiapan

rincian ruangan demi ruangan, inventarisir semua item yang

dananya.

bisa menjadi arsip. Lalu putuskan apa yang perlu disimpan dan apa yang tidak perlu bagi keluarga. Buatlah catatan rinci

Langkah yang perlu ditempuh,yakni pertama, tentukan

sekaligus tempat penyimpanannya. Tentukan jenis folder, box

tujuan. Menentukan tujuan atau misi untuk arsip keluarga

dan perlengkapan lain yang Kita butuhkan. Untuk dokumen,

akan membuat keputusan kita terhadap arsip menjadi lebih

ukuran rata-rata kemungkinan sebesar kertas berukuran A4

mudah. Bila tujuannya jelas, kita dapat memutuskan apa yang

atau HVS. Untuk video, perhatikan jenis rekaman (8mm,

harus disimpan, apa yang harus dibuang, apa jenis bahan

VHS, DVD). Untuk foto, perhatikan ukurannya (4x6, 8x10,

arsip yang dibutuhkan dan bagaimana tempat penyimpanan

dll) dan jenisnya (slide, foto cetakan, foto copy). Jangan lupa

arsipnya, semua berbasis pada apa yang ingin dicapai.

memperhitungkan taksiran jumlah item. Dalam kegiatan pengarsipan ini penting untuk memilih item mana yang

Langkah kedua, rumuskan secara orientasi tujuan. Ini

paling ingin disimpan dan dilestarikan.


bisa berupa: a) menata dokumen dan barang yang ada di rumah menjadi arsip yang mudah diakses dan dinikmati oleh

Tips untuk memutuskan arsip mana yang tidak perlu

seluruh anggota keluarga, b) mengumpulkan koleksi foto

disimpan:

dan kenang-kenangan yang menggambarkan silsilah atau

a. Ketika akan memutuskan item mana yang sebaiknya

sejarah keluarga, c) berbagi arsip dengan anggota keluarga

dimasukkan dalam arsip keluarga, tanyakan pada diri sendiri,

lain,d) mewariskan arsip kita kepada anggota keluarga, d)

“Apakah dengan menyimpan item ini akan mencapai tujuan

sebagai donasi arsip kita ke masyarakat, lembaga kearsipan,

saya?”

perpustakaan, museum atau sekolah.

b. Bayangkan item itu sepuluh tahun ke depan. Apakah masih

Contoh tujuan yang bisa menginspirasi : misi arsip keluarga

c. Gunakan aturan tiga. Pilihlah tiga item terbaik yang paling

berarti dan penting di masa itu? Kurniawan yakni mengumpulkan dan melestarikan dokumen,

representatif yang akan disimpan, karena kita tidak mungkin

gambar dan item-item yang mewakili momen-momen

menyimpan seluruh koleksi. Misalnya, koleksi CD Anda dalam

penting dalam kehidupan keluarga kami: Awang, Utari, Alif

satu bulan mencapai 10 buah, pilihah 3 buah saja yang paling

dan Salman.

Anda sukai, karena dalam satu tahun koleksi Anda saja sudah mencapai 36 buah!

Tujuan arsip keluarga Handoko adalah menjaga dokumen penting dan foto-foto yang merekam sejarah keluarga untuk

̋%

Dokumen

Misi kami adalah untuk menciptakan sebuah arsip berkualitas

̋%

̋%

Dokumen keuangan (misalnya: kuitansi, struk)

̋%

buku nikah)

profesional yang mendokumentasikan sejarah keluarga Sastroseputro dari tahun 1910

hingga saat ini sehingga

pantas untuk disumbangkan ke masyarakat luas melalui

46

Item-item yang dapat diarsipkan:

tujuan mendidik generasi masa depan keluarga.

lembaga kearsipan atau perpustakaan.

̋%

acara

penting

(dokumen

kelahiran,

pernikahan, kematian) Dokumen hukum (misalnya: sertifikat, akte kelahiran, Korespondensi (misalnya: surat, kartu pos, email) Buku harian

KIAT

̋%

Buku dan majalah (pada akhirnya menjadi koleksi

̋%

perpustakaan pribadi)

e.

Koleksi (perangko, kartu pos, karya seni)

Rekaman audio (misalnya: kaset, CD)

f.

Dokumen keuangan (asuransi, buku tabungan,

̋%

d. Aktivitas (di sekolah, kantor, organisasi)

̋%

Koleksi hobi (misalnya: perangko, kartu game)

̋%

Foto, slide dan negatif film Benda kenangan (misalnya: potongan tiket, kartu pos,

Dari sistem pengelompokan dan pelabelan seperti tersebut

̋%

surat cinta)

diatas, terlihat bahwa ada banyak cara fleksibel untuk

̋%

Digital file (misalnya: disket, foto digital)

̋%

Film dan rekaman video(VCD, DVD VHS, Beta)

̋%

investasi) g. Dokumen pribadi (akte kelahiran, sertifikat, paspor, buku nikah, informasi medis, surat wasiat)

Kliping berita dan koran

membuat kelompok penamaan arsip keluarga. Kita juga bisa

Pamflet dan iklan

mengkombinasikan kelompok penamaan yang satu dengan yang lain. Sebagai contoh, bila ingin menggabungkan foto

Lakukan investigasi itu penting. Sementara langkah pertama

dan dokumen pernikahan menjadi satu arsip, kelompokan

dalam melakukan kegiatan pengarsipan keluarga adalah

dulu foto-fotonya, beri label “pernikahan”, kemudian jadikan

mengidentifikasi bahan yang ada di rumah, kita juga dapat

satu dengan dokumen lain dalam satu boks yang juga diberi

meminta kepada saudara atau teman untuk menambah

label “pernikahan”.

arsip keluarga. Kita juga dapat meminta masukan anggota 2.

Penyimpanan

yang sudah dibuat. Selain itu, kita dapat mengambil foto,

Ada beberapa prosedur sederhana yang apabila diikuti

membuat fotokopi atau scan digital. Bila masih membutuhkan

seluruhnya akan memperpanjang umur arsip keluarga,

bahan bagi pengembangan arsip, kita dapat menghubungi

diantaranya:

perusahaan tempat kita pernah bekerja, sekolah/tempat

a.

Perhatikan

suhu

dan

kelembaban

ruangan.

kursus, atau organisasi tempat kita beraktivitas. Kita juga

Dokumen harus disimpan di tempat kering, jauh dari

dapat menghubungi lembaga kearsipan daerah yang mungkin

saluran air atau masuknya air hujan. Kelembaban

menyimpan arsip kita.

yang ekstrem akan menambah tingkat kerusakan bahan berbasis kertas dan menyebabkan emulsi

Mengelola dan Menyimpan

pada foto, serta mendorong pertumbuhan jamur

Setelah memutuskan apa yang harus disimpan dan apa yang tidak, langkah selanjutnya adalah membuat sistem

dan serangga. b.

Waspadai serangan serangga dan hama. Kecoa,

pengelolaan arsip keluarga. Arsip yang tertata dengan baik

tikus, ngengat, jamur dan organisme lain suka

akan mudah ditemukan dan digunakan kembali, bahkan

mengkonsumsi kertas dan menimbulkan noda pada

di tahun-tahun mendatang. Kita juga harus menetapkan

arsip. Simpan arsip dalam keadaan bersih, bebas

metode apa yang akan dilakukan bila ingin menambahkan

debu, jauh dari tempat penyimpanan makanan

arsip di masa depan, supaya arsip kita tetap up to date.

atau pakaian. Tempat penyimpanan arsip harus diperiksa secara teratur untuk mendeteksi serangan

Langkah-Langkah Dalam Mengelola Arsip Keluarga:

serangga dan jamur. Pada lemari penyimpanan

1.

dapat dilakukan fumigasi ringan.

Pengelompokan dan Pelabelan berdasarkan: a.

Anggota keluarga (ayah, ibu, anak, kakek, tante, dll)

c.

Jauhkan dari cahaya, terutama sinar matahari. Idealnya dokumen dan foto harus disimpan dalam

b. Waktu (tahun, bulan)

ruangan gelap. Cahaya, terutama sinar matahari,

c.

akan meningkatkan tingkat kerusakan akibat

Peristiwa (liburan, ulang tahun, wisuda)


keluarga untuk pengembangan catatan inventarisasi barang

47

KIAT

kandungan asam yang ada pada produk kertas. Semakin rendah kualitas kertas, semakin cepat laju kerusakannya. Surat kabar, misalnya, bila ditinggalkan di bawah matahari, walaupun hanya sehari, akan berwarna kuning dan mulai rusak. d.

Sering-seringlah

membersihkan

debu

yang

menempel pada arsip. Kondisi arsip berdebu akan meningkatkan kemungkinan serangan serangga. Arsip harus disimpan dalam wadah tertutup, di dalam lemari buku atau filling cabinet. Pada arsip berdebu dapat dilakukan perawatan ringan, yaitu membersihkannya dengan menggunakan kuas. e.

Lakukan penanganan pada arsip yang rusak. Bila ada yang harus ditulis pada arsip, gunakan pensil, jangan pena untuk meminimalkan kerusakan akibat tinta.

f.

Penanganan pada arsip yang rusak sebaiknya dilakukan pada tempat yang besih, bebas debu,

g.


h.

i.

j.

tidak terkena sinar matahari langsung dan jauh

kemudahan temu kembalinya. Database ini juga

dari sumber makanan.

menjadi alat kontrol pada saat kita akan memeriksa

Pada saat penanganan arsip yang rusak, jangan

kesesuaian antara data yang ada dengan faktual

menggunakan PVC, seal tape atau bahan asam

arsipnya. Dari database ini akan terlihat bila ada arsip

atau berminyak lainnya.

yang hilang atau bahkan bertambah. Database arsip

Usahakan

meminimalkan

tindakan

pada

keluarga dapat dibuat secara manual (dicatat pada buku

penanganan arsip yang rusak. Semakin banyak

pencatatan arsip) atau secara elektronik (komputer,

penangannya, semakin besar kemungkinan arsip

laptop, ipad, hp). Database ini akan sangat berguna bila

akan bertambah rusak.

arsip yang terkumpul jumlahnya banyak. Untuk arsip sering

yang tidak terlalu banyak, bila dirasa tidak perlu, tidak

sebaiknya difoto kopi dulu, dan foto kopinya itu

apa-apa tidak dibuat databasenya. Yang penting arsip

yang digunakan sebagai sumber referensi.

terkelola dengan baik dan mudah ditemukan ada saat

Hindari meminjamkan dokumen asli kepada orang

dibutuhkan.

Arsip

yang

pemakaiannya

termasuk

lain. Dokumen-dokumen itu adalah milik kita dan kita yang memutuskan apakah dokumen itu dapat

Tidak sulit mengelola arsip keluarga. Yang merasakan

dipinjamkan atau tidak. Penggunaannya pun harus

efektivitas dari pengelolaan arsip di rumah, tidak lain dan

dibatasi.

tidak bukan adalah diri sendiri dan keluarga. Sesungguhnya ini bukan hal yang sulit untuk dilakukan. Asal ada niat, pasti

3.

Buatlah database arsip

ada jalan. Semoga berawal dari pengelolaan arsip di rumah

Setelah arsip disimpan pada tempat penyimpanan

akan tercipta masyarakat sadar arsip.

yang baik, buatlah database arsipnya. Database ini

48

akan memudahkan kita dalam melakukan pencarian

* Penulis adalah Staf Bidang Pembinaan, Sub Bidang

arsip. Karena prinsip dasar pengelolaan arsip adalah

Pembinaan Kearsipan BPAD Provinsi DKI Jakarta

WAHANA

Asbabulnuzul Sistem Kearsipan Oleh: Kamilliah Khair, S.Sos *

D

ari aspek urusan arsip, surat-surat masuk harus dilaporkan pada rapat umum tempat akan diputuskan setelah diproses dulu sebagai keputusan resmi rapat dicatat di dalam buku resolutie. Segala persiapan

mengenai penyajian surat-surat didalam rapat-rapat umum

dilakukan seorang sekretaris. Pelapor-pelapor, duta-duta, komisaris-komisaris dan segala pejabat pemerintah pusat lainnya yang mempunyai tugas khusus harus melapor secara lisan di depan rapat umum setelah penugasan selesai. Setelah laporan lisan tersebut, mereka harus menyerahkan secara tertulis apa yang telah diutarakan pada rapat umum biasanya berupa korespodensi dan jenis-jenis surat lain yang pernah diterima dan dikeluarkan dalam melaksanakan tugas.

Sistem pengaturan arsip negeri ini tak bisa lepas dari pengaruh Belanda. Bisa dimaklumi negeri kincir angin ini hingga sepuluh generasi bercokol di nusantara. Sejarah pengarsipan Belanda berakar pada Staten General/ dewan perwakilan negara-negara (masa republik) abad ke-16. Staten General badan pemerintahan tertinggi bekerja secara musyawarah.

Lampiran-lampiran khusus dari laporan ini membentuk suatu seri surat-surat dan disebut verbalen. Sebetulnya suatu verbal merupakan suatu laporan lisan yang dibahas dalam rapat umum Staten General yang akhirnya dapat berkembang menjadi suatu register dari surat-surat keluar dimana tersimpan pula surat-surat masuknya. Sesuatu yang diresolusikan dalam rapat Staten General mempunyai banyak lampiran berupa surat-surat masuk. Yang membentuk suatu bundel seri tersendiri disebut Lias. Lias ini dibagikan menurut


itu disertai segala hasil kegiatan administrasi mereka yang

asal tempatnya, misalnya Lias dalam negeri, Lias Admiraliteit, Lias VOC dan lain-lain. Jadi, Staten General Belanda memilki tiga seri arsip ialah buku Resolusi, Liassen dan verbalen.

49

WAHANA

Dari buku-buku Resolusi dibuat suatu indeks dari catatan pinggirannya yang berupa judul yang sering menyangkut tugas dan fungsi pemerintah. Indeks ini disusun secara alfabetis dan kemudian pada abad ke-18 dan ke-19 dijadikan semacam buku penunjuk terlepas dari buku resolusinya yang dapat memberi gambaran yang jelas dari kegiatan administrasi. Sistem penyusunan arsip seperti yang berasal dari Staten General Belanda ini dikenal sebagai Resolusie-Stelsel. Secara garis besar sistem ini dapat kita temukan kembali dalam arsip VOC yang tersimpan di Jakarta. Terciptanya dan tersusunnya arsip verbalen dari Staten General dikemudian menjadi sumber pengembangan dari suatu sistem kearsipan yang disesuaikan dengan kebutuhan administrasi di negeri Belanda terutama dalam penyesuaian dengan sistem pemerintah yang berubah menjadi kerajaan dan perkembangan administrasi modern. Pada abad ke-19 timbul kebutuhan untuk mengubah sistem verbal yang berasal dari administrasi Staten General dengan munculnya praktik pengeluaran Koninklijke Besluit. Penyatuan ini lama kelamaan muncul apa yang disebut dengan dossier atau dosir. Verbaalstelsel yang ditetapkan tahun 1823 membawa dua cara penyusunan baru, yaitu

pertama,


menyimpan arsip yang tidak diproses atau tidak dibutuhkan

50

untuk suatu tindakan administratif menurut urutan yang terdaftar di dalam agenda.Kedua,menyimpan arsip yang telah diproses menurut penanganan administratif pada tanggal penyelesaiannya atau pada tanggal surat keputusan (besluit) dikeluarkan.

Tahun 1868 diadakan perbaikan sistem kearsipannya dengan apa yang disebut indicateurstelsel. Sistem ini yang memperbaiki

Penyusunan baru ini mengalami banyak kesukaran terutama

sistem sebelumnya, yaitu mencatat di dalam agenda di bawah

terhadap lembaga-lembaga yang dalam pekerjaannya tidak

rubriek atau dossier mana arsip tersimpan. Menjelang abad

megambil banyak keputusan tapi lebih memberikan bimbingan

ke-20 perkembangan administrasi pemerintah Hindia Belanda

dan konsultasi. Dikemudian hari departemen dan lembaga-

menjadi semakin kompleks sehingga menuntut kebutuhan

lembaga yang merasa tidak sesuai dengan penyusunan tahun

akan suatu sistem kearsipan yang dapat memenuhi kebutuhan

1823 tersebut sehingga mereka melakukan pembaharuan

sebagai pendukung kegiatan administrasi pemerintah Hindia

tersendiri. Seperti juga di Inggris kemudian di negeri Belanda

Belanda. Pada masa itulah lebih memperkukuh penggunaan

sistem verbaal ini digabung dengan suatu pedoman kearsipan

Sistem Verbal di dalam kegiatan administrasi Hindia Belanda

tertentu yang membagi arsip-arsip di dalam rubriek dan

dibandingkan dengan penggunaan sistem kearsipan yang

dossier atau subject-file dan case-file.

lain seperti sistem agenda yang pada masa dekade itu masih

WAHANA

sering dipergunakan.

pengaturan arsip-arsip kotapraja. Ada beberapa penjelasan dossier antara lain :

Sistem dan Prosedur Pada dasarnya sistem kearsipan verbal tidak jauh berbeda dengan sistem kearsipan agenda, yaitu kedua sistem kearsipan tersebut memakai buku agenda untuk mencatat surat masuk dan surat keluar. Namun, pada sistem kearsipan verbal ini menggunakan sistem kelipatan 100. Selain itu pada sistem kearsipan verbal, surat masuk dan surat keluar dicatat dalam satu buku pencatat. Sedangkan pada sistem kearsipan agenda,

̋%

Onderweep Dossier yaitu suatu subject file yang mana

̋%

masalah-masalah dibagi menurut berbagai perihal.

̋%

berbagai urusan.

Object Dossier, yaitu suatu case-file yang terdiri dari Persoons

Dossier,

yaitu

kumpulan

berkas

yang

menyangkut seseorang.

̋%

Vervolg Dossier, yaitu suatu dossier yang terdiri dari

pencatatan surat masuk dan surat keluar dilakukan terpisah.

beberapa sub-dossier.

Perbedaan yang cukup signifikansi antara kedua sistem kearsipan tersebut adalah jika pada sistem kearsipan agenda

Penyusunan suatu dossier dapat berdasarkan kronologis

surat masuk dan surat keluar dipisahkan pemberkasannya,

(menurut urutan tanggal) atau berdasarkan sistematika

sedangkan dalam sistem kearsipan verbal, surat masuk

tertentu (misalnya suatu klasifikasi yang logis). Dalam

dan surat keluar yang saling terkait disatukan dalam

Pengaturan arsip berdasarkan dossier mutlak diperlukan

pemberkasannya.

adanya suatu pedoman klasifikasi masalah yang baik dan jelas.

arsip dalam pemberkasan berupa dossier. Dossier merupakan

Untuk mendapat gambaran mengenai panataan berdasarkan

suatu kumpulan arsip yang berisi suatu masalah yang didalam

sistem kearsipan verbal itu, dalam hal ini dapat diambil contoh

pemberkasannya dimulai dari awal suatu kasus sampai

penataan arsip dari Departement van Binnen Landsch Bestuur

akhirnya kasus tersebut selesai dikerjakan sebagai contohnya:

1910-1940 yang diserahkan menurut prosedur ke ANRI.

pembangunan suatu gedung mulai dari perencanaan

Arsip-arsip Departement van Binnen Landsch Bestuur pada

sampai selesainya pembangunan gedung tersebut (Dossier

saat diserahkan ke ANRI penataannya masih seperti pada

Pembangunan Gedung). Selain dossier pada sistem verbaal

masa dinamisnya. Departement van Binnen Landsch Bestuur

dikenal pula istilah rubriek dan seri. Rubriek adalah sekumpulan

pada saat itu telah menetapkan suatu pedoman registrasi,

arsip yang memiliki kesamaan masalah; sebagai contoh arsip-

terutama dalam mencatat surat masuk dan surat keluar.

arsip yang memiliki informasi mengenai pengangkatan anak. Arsip-arsip yang memiliki informasi mengenai pengangkatan

Pedoman

anak dikumpulkan menjadi satu.

klasifikasi tempat para pencatat harus mempertimbangkan

tersebut

sebenarnya

merupakan

pedoman

Sedangkan Seri merupakan sekumpulan arsip yang memiliki

surat keluar. Pokok masalah yang terdapat pada pedoman

kesamaan jenis; sebagai contoh arsip-arsip surat-surat

klasifikasi merupakan campuran dari masalah-masalah yang

keputusan gubernur atau bupati. Surat-surat keputusan

menyangkut tugas fasilitatif dan tugas substantif/tugas

gubernur dikumpulkan menjadi satu, surat-surat keputusan

penunjang dan tugas pokok. (bersambung)

penempatan suatu arsip, baik surat-surat masuk dan surat-

bupati dikumpulkan menjadi satu

kemudian disusun

berdasarkan tahun dan nomor keputusan. Tetapi, penataan


Sistem kearsipan verbal ini memungkinkan terbentuknya

arsip berbentuk dossier lebih banyak dan prioritas untuk dipergunakan. Pengertian dossier dan pengembangannya dalam berbagai klasifikasi lebih diterapkan terutama pada

* Penulis adalah Staf Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota (KPAK) Administrasi Jakarta Utara

51

WAHANA

Dari Mana Datangnya Perpustakaan Keliling Oleh: Mujiono, SPd, M.Hum * Awal abad ke-20 di Glasgow diselenggarakan pelayanan serupa walau ditujukan untuk masyarakat umum. Pelayanan yang dimulai tahun 1904 itu mempelopori timbulnya sejumlah perpustakaan keliling yang tersebar di seluruh Inggris, seperti misalnya Warrington Library (1974) dalam periode kerja sekali seminggu dan menggunakan kereta kuda, disusul Manchester Library yang sejak 1931 menyelenggarakan pelayanan semacam dengan menggunakan kendaraan bus yang sengaja diubah untuk kepentingan kegiatan perpustakaan keliling.


Setelah itu perkembangan perpustakaan keliling

52

Ide menggunakan kendaraan atau alat pengangkut untuk melayankan bahan perpustakaan secara rutin kepada pembaca dengan jalan membawa berkeliling mulamula timbul dari Inggris tahun 1859. Saat itu Mechanics Institution di Warrington Inggris bertujuan memperkenalkan pelayanan perpustakaan secara berkeliling.

R

uang lingkupnya terbatas di perguruan tinggi

di Inggris menjadi semakin bertambah pesat, sehingga pada tahun 1962 sudah terdapat 327 buah perpustakaan keliling yang tersebar di berbagai daerah di Inggris. Di Amerika, perpustakaan keliling timbul pertama kali atas ide dari Mary Titcomb, seorang pustakawan dari Washington Country Free Library di Hagerstown, Maryland. Tahun 1905 ia menugaskan Joshua Thomas

seorang

pesuruh

perpustakaan

untuk berkeliling melayani penduduk secara

tersebut. Kendaraan yang digunakan itu sejenis

langsung ke daerah pedesaan. Kendaraan yang

kereta kuda. Percobaan pelayanan perpustakaan

digunakan ialah sebuah kereta kuda yang dapat

keliling masa itu tidak begitu menarik perhatian

memuat 250 buah bahan perpustakaan. Joshua

masyarakat dan perpustakaan lain. Wajar, ide itu

Thomas mengelilingi provinsi Washington yang

tidak laku alias hanya digunakan untuk layanan baca-pinjam di

berpendudukan Ø 49.617 orang. Perpustakaan

Mechanics Institution.

keliling ini merupakan pelayanan tambahan dari

WAHANA

menggunakan

perahu

bermotor

yang

dinamakan

perpustakaan terapung sebab sebagian besar daerahnya merupakan daerah pantai yang tidak dapat didatangi melalui jalur darat. Sedangkan di Perancis, selain dengan mobil terdapat pula perpustakaan keliling dengan menggunakan perpustakaan umum Washington Country Free Library.

kereta api untuk melayani penduduk di sepanjang jalan dan

Usaha Mary Titcomb tersebut di atas banyak menarik perhatian

para pegawai kereta api.

perpustakaan lain yang tersebar di seluruh Amerika. Berturutturut perpustakaan keliling timbul di berbagai daerah di

Layanan perpustakaan keliling di Indonesia sudah ada sejak

negara bagian Amerika, antara lain: Plainfield Public Library

tahun 1972, yakni di Jakarta. Pada awalnya melalui Proyek

di Plainfield, Indiana tahun 1916 dengan menggunakan

Pembangunan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan yang

sebuah mobil Ford berkapitas Ø 400 bahan perpustakaan;

mencanangkan Perpustakaan Keliling sebagai salah satu bentuk

tahun 1919 Hibbing Public Library di Hibbing, Minnesota

layanan perpustakaan kepada masyarakat. Tujuan utamanya

yang melayani 20 desa disekitarnya dengan menggunakan

adalah mendekatkan informasi pada masyarakat desa, karena

kendaraan bus berkapasitas 1000 bahan perpustakaan; tahun

masyarakat desa belum mampu mencapai informasi dengan

1920 Evanston Public Library menggunakan truk berkapasitas

caranya sendiri (Perpustakaan Nasional RI: 2006).

500 bahan perpustakaan yang telah diubah khusus untuk Berdasarkan data Perpustakaan Nasional RI tahun 1992 jumlah

pelayanan ini dan sebagainya.

perpustakaan keliling pada waktu 1992 sudah mencapai 177 Perkembangan perpustakaan keliling di Amerika sangat pesat

unit yang tersebar di seluruh provinsi. Akan tetapi realisasi

dari 60 buah pada tahun 1937 tumbuh menjadi 603 pada

operasional kegiatan perpustakaan keliling sangat bervariasi

tahun 1950, 815 buah pada tahun 1956 dan kira-kira 2000

dari satu daerah dengan daerah lainnya. Hal ini disebabkan

pada tahun 1965. Jumlah ini masih terus bertambah dengan

setiap daerah mempunyai kebijakan yang tidak sama dengan

pesat sampai saat ini. Perkembangan perpustakaan keliling

daerah lain dalam hal operasional perpustakaan keliling.

lain di seluruh dunia seperti Kanada (1930), Jepang (1940),

Pada tahun 2002 Perpustakaan Nasional RI mulai kembali

India (1953), Pakistan (1957), Nigeria (1958), Belgia (1959),

memberikan bantuan perpustakaan keliling untuk berbagai

Singapore (1959), Irak (1961), Malaysia (1962), dan Indonesia

daerah. Tahun anggaran 2003 Perpustakaan Nasional RI

(1972).

memberikan bantuan sebanyak 16 unit mobil perpustakaan keliling lengkap dengan koleksi. Tahun anggaran 2004

Kemajuan perpustakaan keliling bukan hanya ditandai

Perpustakaan Nasional RI memberikan bantuan mobil

dengan makin bertambahnya negara yang menyelenggarakan

perpustakaan keliling sebanyak 42 unit.

pelayanan itu, tetapi juga ditandai dengan berkembangnya jenis kendaraan untuk pelayanan tersebut. Semula kendaraan

Salah satu upaya yang mungkin bisa dilakukan untuk

yang digunakan adalah untuk melayani daerah jalan darat

meningkatkan citra dan manfaat layanan perpustakaan

(seperti kereta kuda, mobil, bus, dan lain lain) kemudian

keliling secara lebih optimal adalah dengan mendesain

digunakan kendaraan untuk melayani mereka yang hidupnya

perpustakaan

di sekitar daerah perairan atau daerah jalur kereta api (seperti

multifungsi, yaitu sebagai mobil perpustakaan keliling yang

perahu, kapal, kereta api).

melayani kebutuhan informasi masyarakat dan sekaligus

keliling

sebagai

mobil

perpustakaan


selain menjalar di Amerika, juga menjalar di negara-negara

juga sebagai mobil yang bisa memberikan sarana belajar Di

Norwegia,

sebagian

besar

perpustakaan

keliling

informal bagi masyarakat. Perpustakaan yang ada saat ini

53

WAHANA

memiliki dual format artinya koleksi yang dimiliki ada dua

Perpustakaan Elektronik Keliling. Layanan Perpustakaan

jenis, yaitu koleksi tercetak dan koleksi non-buku, dan kedua

Keliling yang ada saat ini diharapkan dapat lebih memberikan

jenis koleksi tersebut dapat dipinjamkan kepada pemustaka.

layanan lebih kepada pemustakanya apabila tidak ingin

Pendapat tersebut dikuatkan pernyataan Cummings (2009)

ditinggalkan oleh pemustakanya.

bahwa koleksi digital memberikan pelayanan yang sama pentingnya dengan perpustakaan keliling. Secara tidak

Hal tersebut seperti yang telah dilakukan di negara lain yang

langsung hal tersebut menyebabkan kenapa tidak hanya

telah memiliki layanan perpustakaan keliling yang jauh lebih

terdapat perpustakaan keliling yang berisi buku teks, tetapi

maju pada era digital seperti Wi-Fi, eBooks dan juga smart

juga perpustakaan elektronik keliling di mana koleksinya

phone.

berupa materi elektronik. Layanan perpustakaan telah berubah dengan transformasi Di Indonesia lahirnya Perpustakaan Elektronik Keliling

dalam komputasi dan jaringan. Peningkatan prevalensi

diawali dari adanya kebijakan pemerintah untuk menjadikan

genggam perangkat komputasi mobile seperti smart phone

internet agar dapat diakses oleh semua kalangan masyarakat

dan web-enambled

dalam rangka menjadikan bangsa Indonesia sebagai bangsa

perpustakaan dan layanan yang disediakan. Penelitiannya

berinformasi (well-informed).

ponsel investigasi berdampak pada

menelaah mengenai populasi pengguna perpustakaan dan potensi akademik menggunakan satu layanan, katalog

Perpustakaan

Nasional

RI

turut

berpartisipasi

untuk

perpustakaan,

dengan

perangkat

komputasi

mobile.

mencerdaskan kehidupan bangsa Indonesia antara lain

Perpustakaan harus memiliki pelayanan yang dapat di akses

dengan memberikan layanan Perpustakaan Elektronik Keliling.

pengguna perangkat genggam seperti smart phone.


Keberhasilan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia menerapkan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)

Layanan Perpustakaan Elektronik berbasis web bukanlah hal

menjadi sebuah “proyek percontohan” bagi perpustakaan-

baru. Hanson (2011) menyatakan , perpustakaan sudah lama

perpustakaan Indonesia yang merupakan binaan Perpustakaan

menjadi yang terdepan dalam dukungan untuk peningkatan

Nasional Republik Indonesia. (Salmubi; 2008).

akses jaringan internet, khususnya untuk penduduk Amerika yang tidak mampu di tempat terpencil.

Alasan

diadakannya

layanan

perpustakaan

elektronik

keliling adalah untuk dapat menjangkau sampai ke seluruh

Pemerintah Provinsi DKI melalui Badan Perpustakaan dan Arsip

wilayah;

sebagai

Daerah saat ini telah mengoperasikan 26 unit perpustakaan

sumber rujukan; meningkatkan kegemaran membaca bagi

keliling yang tersebar di lima Kantor Perpustakaan dan Arsip

masyarakat khususnya di tempat yang jauh dari perpustakaan;

Kota Administrasi. Sebagian dari unit perpustakaan keliling

memberdayakan masyarakat agar tidak gagap teknologi

tersebut telah dilengkapi dengan sarana TIK yang secara

(gaptek); mendukung pendidikan nasional; menjadikan

nasional dikenal dengan Perpustakaan Elektronik Keliling.

memberdayakan

teknologi

informasi

bangsa Indonesia bangsa yang informatif; mencerdaskan

Unit perpustakaan keliling melayani kebutuhan informasi

bangsa; dan untuk meningkatkan layanan menuju layanan

masyarakat Jakarta pada titik-titik layanan. Ada beberapa

prima.

“primadona” titik layanan unit perpustakaan keliling seperti Monumen Nasional dan lembaga pemasyarakatan.

Penerapan

perpustakaan

keliling

yang

dikembangkan

oleh Perpustakaan Nasional RI merupakan sebuah layanan perpustakaan

54

dengan

menggunakan

kendaraan

yaitu

Mobil Perpustakaan Keliling (MPK), Kapal Pustaka dan Bus

* Penulis adalah Kepala Subbid. Sistem Informasi BPAD Provinsi DKI Jakarta

WAHANA

Revolusi Elektronik, Mengapa Tidak ? Oleh: Ari Imansyah, S. Hum *

W

iFi (Wireless Fidelity) bukanlah barang baru. Sejak 2009 Telkom Speedy telah melayani kebutuhan pengaksesan internet dengan gam-

sangat bijak bila pemerintah menyediakan layanan ini di ruang-ruang publik secara gratis. Kenyataan tidak begitu. Ini pula yang mendorong Vini Mariyane Rosya mengeluhkan keberadaan WiFi. ( Di sini ada di sana ko ga?” Media Indonesia,Senin, 16 Januari 2012) . Menurut Vini Mariyane Rosya jaringan itu sudah menjadi basic need

bagi

masyarakat

WiFi

Jakarta.

Ketersediaan

akses

gratis di ruang publik Monas sejak 2009 sudah tersedia. Kenyataannya, WiFi yang telah ada tidak jelas keberlangsungannya. Padahal penyediaan kemudahan

terhadap informasi bagi masyarakat

merupakan salah satu kewajiban pemerintah daerah yang harus dipenuhi.

Dibandingkan

Kuala

Lumpur

dan

Singapura,

Jakarta sudah jauh tertinggal dalam penyediaan ketersediaan akses WiFi gratis. Jangan dibayangkan ketika kita pergi ke berbagai pusat hiburan yang banyak kafe/restoran yang menyediakan akses WiFi gratis sebagai penarik pengunjung. Keterbatasan


pang. Seiring aura layanan publik di era reformasi

WiFi gratis di ruang publik seharusnya dimaksimalkan Pemprov DKI Jakarta. Ketersediaan WiFi di ruang publik seperti halte busway, ruang terbuka hijau,

55

WAHANA

stasiun kereta api, halte bus, terminal dan perpustakaan

Perpustakaan harus melakukan transformasi dalam bentuk

merupakan tempat-tempat yang menjadi kewajiban Pemprov

layanan yang disediakan. Kesan kaku dan sumpek harus

DKI Jakarta.

segera dihilangkan dalam bentuk dan layanan perpustakaan. Jauhkan kesan tidak nyaman dalam perpustakaan dengan

Perpustakaan seharusnya melihat kondisi ini sebagai peluang

menyediakan pemilihan furniture yang tepat. Sediakan kursi-

mengembangkan layanan serta melakukan apa yang

kursi dangan tata bentuk yang menberikan kenyamanan

dinamakan “electronic revolution” (UNESCO Public Library

untuk duduk berlama-lama di perpustakaan.

Manifesto, 2007). Electronic revolution mengembangkan perubahan pada beberapa aspek antara lain teknologi,

Gunakan kreativitas warna dalam setting tembok dan

internet, media dan edutaiment (TIME). Keempat aspek ini

bangunan serta sediakan penerangan yang juga cukup baik

yang kini dirasakan sebagai kebutuhan dasar masyarakat

bagi pemustaka untuk mengakses koleksi perpustakaan.

informasi saat ini.

Hal yang juga harus diperhatikan yakni sirkulasi udara di perpustakaan. Kini perpustakaan tidak hanya cukup menjamin

Bentuk

dilakukan

ruang yang sejuk tetapi juga ruang yang harum dan sirkulasi

perpustakaan bisa dalam berbagai bentuk. Pertama satu

revolusi

elektronik

yang

dapat

udara yang sehat meskipun dengan beribu-ribu buku yang

hal yang pasti yakni ketersediaan akses internet yang baik.

ada di dalamnya.

Ketersediaan akses ini harus dijamin keberlangsungannya oleh perpustakaan. Misalnya, perpustakaan harus memiliki

Seiring kemajuan digitalisasi penyimpanan, ini mengharuskan

kalkulasi tepat terhadap bandwidth WiFi yang disediakan

perpustakaan memiliki keberagaman media akses dalam

dengan perkiraan rata-rata peranti yang akan mengakses.

layanannya. Ketersediaan piranti audio visual menjadi

Ini akan memudahkan akses bagi penggunaan piranti-piranti

keharusan di dalam perpustakaan. Ketersediaannya pun

seperti laptop, netbook, smart phone dan piranti tablet yang

harus dengan pendekatan edutaiment yang tepat. Tidak

terkoneksi WiFi.

lagi perpustakaan hanya menekankan aspek pendidikan

Selanjutnya dalam manifesto perpustakaan umum yang

harus dikembangkan dengan tepat sehingga menjauhkan

dikeluarkan UNESCO menyatakan perpustakaan merupakan

perpustakaan dari kesan kaku dan tidak nyaman.


dan mengenyampingkan aspek hiburan. Kedua aspek ini

tempat demokratis yang menyediakan akses informasi yang bebas bagi seluruh elemen masyarakat. Oleh karena

Dukung fasilitas audio visual dengan layanan yang bersifat

itu perpustakaan harus juga mengakomodasi ketersediaan

santai dan dekat dengan kebutuhan pemustaka. Misalnya,

personal computer bagi para pemustaka yang tidak memiliki

penerapan konsep kafe pada layanan perpustakaan sehingga

piranti teknologi pribadi.

pemustaka makan dan minum. Kondisi ini dipastikan

Personal computer yang disediakan pun harus yang sesuai

menikmati layanan kafe di pusat-pusat hiburan.

akan menyamankan pemustaka layaknya saat duduk dan dengan stardar kebutuhan pemustaka kini. Misalnya, Perpustakaan Universitas Indonesia tahun 2011 saja sudah

Sudah saatnya perpustakaan tampil dengan wajah barunya.

menyediakan 500 personal computer berbasis operating

Mendekatkan diri dengan keinginan masyarakat itu pilihan

system MAC OSX. Pemilihan perangkat komputer dengan

mutlak. Perpustakaan seperti kafe memang sedang ditunggu

spesifikasi seperti ini bukan tanpa alasan, namun terbukti

masyarakat. Alah bisa karena biasa.

dengan ketersediaan piranti komputer seperti ini memberikan manfaat kenyamanan pemustaka atas kerentanan terhadap

56

serangan virus komputer.

* Penulis adalah Staf Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Administrasi Kepulauan Seribu

Buletin Mantap edisi II Tahun 2012

Recommend Documents