SISTEM INFORM S I ASI DI PUSDIKL P LATWAS BPKP
Disusun seebagai Tugaas Akhir Triiwulan Mataa Kuliah Sisstem Inform masi Manajeemen (SIM)
Anggota Kellompok: Istaa Krisna Maarla Lusda M. Haqiki Noviar N Stev van Gneissaanda Hage Tedy Sapputra W Widya Retnoo Utami Y Yuniar Endahh Palupi Zulfiana Fitriani
n: Dosen Dr. Ir. Arrif Imam Suuroso, Msc (CS) (
MAGISTE M ER MANA AJEMEN BISNIS B IINSTITUT T PERTA ANIAN BO OGOR 20144
KATA PENGANTAR Puji serta syukur dipanjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas rahmat dan ridho-Nya, makalah ini dapat diselesaikan sebagai salah satu tugas dari mata kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM), Program Magister Manajemen dan Bisnis, MB-IPB. Makalah ini membahas kajian tentang penerapan Sistem Informasi yang digunakan dalam operasional Pusdiklatwas (Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan) BPKP (Bada Pengawas Keuangan dan Pembangunan). Ruang lingkup pembahasan meliputi sistem informasi dan matrix informasi di Pusdiklatwas BPKP Akhir kata, Penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya atas segala bantuan pengajaran dan arahan yang telah diberikan oleh Bapak Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc (CS) sehingga makalah ini dapat selesai. Penulis menyadari bahwa penulisan paper ini masih jauh dari tingkat sempurna. Namun, dengan segala keterbatasan yang ada, Penulis mengharapkan paper ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan guna memberikan tambahan pengetahuan dan wawasan khususnya dalam bidang sistem informasi management .
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR
i
DAFTAR ISI
ii
DAFTAR GAMBAR
iii
1 PENDAHULUAN LATAR BELAKANG TUJUAN 2 LANDASAN TEORI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN INTERNETWORKING INTRANET, EKSTRANET, INTERNET
1 1 1 10 10 11 13
3. DESKRIPSI PERUSAHAAN 4 PEMBAHASAN Sistem Informasi Pusdiklatwa BPKP Sistem Informasi Pengolahan Data di Pusdiklatwas BPKP Diagram Sistem Informasi Matriks Sistem Informasi Tipe Sistem Informasi
22 22 23 26 27 28
5 SIMPULAN
33
DAFTAR PUSTAKA
34
DAFTAR GAMBAR 1. Komponen Sistem Informasi 2. Struktur organisasi Pusdiklatwas BPKP 3. Komposisi pegawai Pusdiklatwas 4. Komposisi pegawai Pusdiklatwas berdasarkan pendidikan 5. Alur Sistem Informasi Pusdiklatwas BPKP 6. Contoh Alur Output Pengolahan Data Kuesioner 7. Sistem Informasi Pusdiklatwas BPKP 8. Tampilan Website Pusdiklatwas BPKP 9. Tampilan TPS di Pusdiklatwas BPKP 10. Tampilan Enterprise Collaboration System di Pusdiklatwas BPKP 11. Contoh Laporan Akuntabilitas Tahunan 12. Contoh Dicision Supoort System 13. Contoh Laporan Hasil Diklat
10 18 19 20 14 25 26 28 29 30 31 31 32
1
BAB I PENDAHULUAN
I.
LATAR BELAKANG Meningkatnya penggunaan teknologi informasi telah membawa setiap orang dapat
melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Teknologi saat ini telah berkembang sangat pesat dan membawa perubahan yang sangat besar karena dengan teknologi tersebut informasi dapat didapat dengan cepat, akurat dan tidak terbatas oleh waktu dan tempat. Teknologi komputer sebagai sarana pengolah data menjadi informasi yang kemudian diolah lagi sedemikian rupa dalam penyajiannya, maka pekerjaan dalam penyajian informasi untuk perusahaan sangat banyak mengalami perubahan dan kemudahan. Sebagaimana pekerjaan lainnya, maka pekerjaan dalam penyajian informasidilakukan berdasarkan prinsipprinsip sistem informasi. Sistem informasi adalah suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan operasional perusahaan, dimana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang tergorganisasi. Organisasi pemerintah dibentuk untuk mencapai tujuan bersama, yaitu: melindungi kepentingan masyarakat, melayani kebutuhan masyarakat, dan pada akhirnya tujuan yang paling utama adalah mewujudkan kesejahteraan dan keadilan bagi masyarakat. Agar dapat mencapai tujuan organisasi pemerintah tersebut, maka organisasi pemerintah perlu dikelola dengan efektif. Para manajer di berbagai organisasi juga diharapkan dapat dengan lebih mudah untuk menganalisis kinerjanya secara konstan dan konsisten dengan pemanfaatan teknologi informasi yang tersedia. Badan Pengawasan Keuangan Pembangunan, sesuai dengan pasal 52, 52 dan 54 Keputusan Presiden Republik Indonesia nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, BPKP mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pengawasan keuangan dan pembangunan
sesuai
dengan
ketentuan
perundang-undangan
yang
berlaku.
mengembangkan system informasi dan tehnologi sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Telah Dan
didalam salah satu fungsi BPKP terdapat salah satu fungsi pemantauan, pemberian bimbingan
2 dan
Pembinaan
terhadap
kegiatan
pengawasan
keuangan
dan
pembangunan,
yang
diimplementasikan dengan melaksanakan pendidikan dan pelatihan bagi Aparatur Pengawasan Intern Pemerintah (APIP). Pelaksanaan pendidikan dan pelatihan ini diselenggarakan oleh salah satu bagian dari BPKP yaitu Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan BPKP (Pusdiklatwas BPKP). Sebagai salah satu institusi pendidikan dan pelatihan milik pemerintah, Pusdiklatwas BPKP telah mendapatkan akreditasi dari badan-badan terkait, telah memperoleh akreditasi internasional ISO 9001-2008, serta telah mengembangan suatu system informasi terpadu, untuk kepentingan manajemen Pusdiklatwas BPKP, peserta pelatihan, semua pengguna (stakeholder) yang berkepentingan pada Pusdiklatwas BPKP serta untuk kepentingan manajemen tingkat pusat yaitu Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan itu sendiri. Dan karena Pusdiklatwas BPKP adalah suatu entitas yang unik, yang jarang dilakukan penelitian terhadapnya, maka kami ingin membahas system informasi yang telah dikembangkan oleh Pusdiklatwas BPKP. TUJUAN Penulisan makalah ini adalah untuk menjelaskan system informasi di Pusdiklatwas BPKP Bogor dalam menjalankan fungsi pemerintahan serta pelayanan kepada stakeholdernya.
3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal, seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai pada unit terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi dimasa yang akan datang tentang organisasi tersebut. (O’Brien (2005) menyatakan bahwa sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban. Kelima hal tersebut merupakan komponen yang menyusun sebuah sistem informasi. O’Brien (2005) menyebutkan bahwa sistem informasi memiliki tiga peranan penting untuk sebuah perusahaan, yaitu: a. Mendukung proses operasi bisnis b. Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya c. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif Fungsi dari sebuah sistem informasi menurut O’Brien (2005) adalah: a. Area fungsional utama yang mendukung keberhasilan bisnis, seperti fungsi akuntansi, keuangan, manajemen opeasional, pemasaran, dan manajemen sumber daya manusia. b. Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktifitas, dan moral pegawai, serta layanan dan kepuasan pelanggan. c. Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan praktisi bisnis.
4 d. Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan strategis dalam pasar global
Peluang berkarier yang
dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria dan wanita. f. Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, dan kemampuan perusahaan bisnis yangmembentuk jaringan.
Informasi harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberikan manfaat yang maksimal. Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dimaksudkan untuk memberikan dukungan informasi yangdibutuhkan, khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai tingkatan manajemen. Sistem informasi yang digunakan oleh parapengguna dari berbagai tingkatan manajemen ini biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen.Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu: aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran (output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukan berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi. Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk men-transfer informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitas-aktivitas yang akan menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkan umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan ditahap input berikutnya.
2.2 Perkembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Davis (2002) menyatakan bahwa, sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem manusia/mesin yang yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Penerapan sistem informasi manajemen ini
menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan dan sebuah data base. Sistem informasi manajemen digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida di mana lapisan dasarnya terdiri dari informasi untuk pengolahan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya.
5 Sistem ini pada hakekatnya muncul ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan informasi dan dukungan dalam pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer. Karena menyediakan informasi dan memberikan dukungan dalam pengambilan keputusan oleh semua level manajer dan profesional bisnis adalah tugas yang cukup sulit, maka diperlukan suatu sistem pendukung operasi yang disebut dengan sistem pendukung manajemen. Syamsi (2000) menyatakan bahwa sistem informasi manajemen (SIM) merupakan jaringan informasi yang dibutuhkan pimpinan dalam menjalankan tugasnya, terutama dalam mengambil keputusan. Amsyah (1997) menyatakan bahwa SIM merupakan cara-cara mengelola pekerjaan informasi dengan mengunakan pendekatan sistem yang berdasarkan pada prinsip-prinsip manajemen
2.3 Komponen Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran. a. Komponen input. Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar. b. Komponen model. Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. c. Komponen output. Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem. d. Komponen teknologi Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
6 e. Komponen hardware Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi. f. Komponen software Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi. g. Komponen basis data Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System). h. Komponen Control Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
7
Gambar G 2.1 Komponen K S Sistem Inforrmasi
onen Aktivittas 2.4 Matrriks Kompo Secara um mum, matrik ks komponeen digunakan n untuk mennggambarkann bagaimanaa aktivitas uutama sistem in nformasi dalaam mengubaah data menjjadi produk informasi yyang nantinya digunakann oleh penggunaanya. Sistem m informasi ini melibatk kan semua ssumber dayaa yang ada ((perangkat kkeras, perangkaat lunak, dan n manusia). Perangkat keras k mencaakup media dan mesim yang digunakan. Manusia mencangku up penggunaa dan spesiaalis yang teerlibat di daalamnya. M Matriks ini dapat digunakaan sebagai dokumen d glo obal yang beerisi kompoonen-komponnen yang m membentuk sistem informasi. Matriks ini i mengarissbawahi bag gaimana akttivitas-aktiviitas utama sistem inforrmasi o peny yimpanan, daan pengendaalian) dilaksaanakan. Selaain itu juga uuntuk (input, peengolahan, output, mengetah hui bagaimaana pengunaaan sumber daya-sumber d r daya yang aada dalam m menunjang pproses konveksii menjadi suaatu produk in nformasi.
8 BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN
3.1
Sejarah Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Sejarah Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) tidak dapat dilepaskan
dari sejarah panjang perkembangan lembaga pengawasan sejak sebelum era kemerdekaan. Dengan besluit Nomor 44 tanggal 31 Oktober 1936 secara eksplisit ditetapkan bahwa Djawatan Akuntan Negara (Regering Accountantsdienst) bertugas melakukan penelitian terhadap pembukuan dari berbagai perusahaan negara dan jawatan tertentu. Dengan demikian, dapat dikatakan aparat pengawasan pertama di Indonesia adalah Djawatan Akuntan Negara (DAN). Secara struktural DAN yang bertugas mengawasi pengelolaan perusahaan negara berada di bawah Thesauri Jenderal pada Kementerian Keuangan. Dengan Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 1961 tentang Instruksi bagi Kepala Djawatan Akuntan Negara (DAN), kedudukan DAN dilepas dari Thesauri Jenderal dan ditingkatkan kedudukannya langsung di bawah Menteri Keuangan. DAN merupakan alat pemerintah yang bertugas melakukan semua pekerjaan akuntan bagi pemerintah atas semua departemen, jawatan, dan instansi di bawah kekuasaannya. Sementara itu fungsi pengawasan anggaran dilaksanakan oleh Thesauri Jenderal. Selanjutnya dengan Keputusan Presiden Nomor 239 Tahun 1966 dibentuklah Direktorat Djendral Pengawasan Keuangan Negara (DDPKN) pada Departemen Keuangan. Tugas DDPKN (dikenal kemudian sebagai DJPKN) meliputi pengawasan anggaran dan pengawasan badan usaha/jawatan, yang semula menjadi tugas DAN dan Thesauri Jenderal. DJPKN mempunyai tugas melaksanakan pengawasan seluruh pelaksanaan anggaran negara, anggaran daerah, dan badan usaha milik negara/daerah. Berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 70 Tahun 1971 ini, khusus pada Departemen Keuangan, tugas Inspektorat Jendral dalam bidang pengawasan keuangan negara dilakukan oleh DJPKN. Dengan diterbitkan Keputusan Presiden Nomor 31 Tahun 1983 tanggal 30 Mei 1983. DJPKN ditransformasikan menjadi BPKP, sebuah lembaga pemerintah non departemen (LPND) yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Presiden. Salah satu pertimbangan dikeluarkannya Keputusan Presiden Nomor 31 Tahun 1983 tentang BPKP adalah diperlukannya badan atau lembaga pengawasan yang dapat melaksanakan fungsinya secara leluasa tanpa mengalami kemungkinan hambatan dari unit organisasi pemerintah yang menjadi
9 obyek pemeriksaannya. Keputusan Presiden Nomor 31 Tahun 1983 tersebut menunjukkan bahwa Pemerintah telah meletakkan struktur organisasi BPKP sesuai dengan proporsinya dalam konstelasi lembaga-lembaga Pemerintah yang ada. BPKP dengan kedudukannya yang terlepas dari semua departemen atau lembaga sudah barang tentu dapat melaksanakan fungsinya secara lebih baik dan obyektif. Tahun 2001 dikeluarkan Keputusan Presiden Nomor 103 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah beberapa kali diubah,terakhir dengan Peraturan Presiden No 64 tahun 2005. Dalam Pasal 52 disebutkan, BPKP mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pengawasan keuangan dan pembangunan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pendekatan yang dilakukan BPKP diarahkan lebih bersifat preventif atau pembinaan dan tidak sepenuhnya audit atau represif. Kegiatan sosialisasi, asistensi atau pendampingan, dan evaluasi merupakan kegiatan yang mulai digeluti BPKP. Sedangkan audit investigatif dilakukan dalam membantu aparat penegak hukum untuk menghitung kerugian keuangan negara. Pada masa reformasi ini BPKP banyak mengadakan Memorandum of Understanding (MoU) atau Nota Kesepahaman dengan pemda dan departemen/lembaga sebagai mitra kerja BPKP. MoU tersebut pada umumnya membantu mitra kerja untuk meningkatkan kinerjanya dalam rangka mencapai good governance. Sesuai arahan Presiden RI tanggal 11 Desember 2006, BPKP melakukan reposisi dan revitalisasi fungsi yang kedua kalinya. Reposisi dan revitalisasi BPKP diikuti dengan penajaman visi, misi, dan strategi. Visi BPKP yang baru adalah "Auditor Intern Pemerintah yang Proaktif dan Terpercaya dalam Mentransformasikan Manajemen Pemerintahan Menuju Pemerintahan yang Baik dan Bersih". Dengan visi ini, BPKP menegaskan akan tugas pokoknya pada pengembangan fungsi preventif. Hasil pengawasan preventif (pencegahan) dijadikan model sistem manajemen dalam rangka kegiatan yang bersifat pre-emptive. Apabila setelah hasil pengawasan preventif dianalisis terdapat indikasi perlunya audit yang mendalam, dilakukan pengawasan represif non justisia. Pengawasan represif non justisia digunakan sebagai dasar untuk membangun sistem manajemen pemerintah yang lebih baik untuk mencegah moral hazard atau potensi penyimpangan (fraud). Tugas perbantuan kepada penyidik POLRI, Kejaksaan dan KPK, sebagai amanah untuk
10 menuntaskan penanganan TPK guna memberikan efek deterrent represif justisia, sehingga juga sebagai fungsi pengawalan atas kerugian keuangan negara untuk dapat mengoptimalkan pengembalian keuangan negara.
3.2
Tugas dan Fungsi BPKP Sesuai dengan Pasal 52, 53 dan 54 Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 103
Tahun 2001 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, Dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, BPKP mempunyai tugas melaksanakan tugas Pemerintahan di bidang pengawasan keuangan dan pembangunan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dalam melaksanakan tugas, BPKP menyelenggarakan fungsi : a. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang pengawasan keuangan dan pembangunan; b. Perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang pengawasan keuangan dan pembangunan; c. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas BPKP; d. Pemantauan, pemberian bimbingan dan pembinaan terhadap kegiatan pengawasan keuangan dan pembangunan; e. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tatalaksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan, hukum, persandian, perlengkapan dan rumah tangga.
Dalam menyelenggarakan fungsi tersebut, BPKP mempunyai kewenangan : a. Penyusunan rencana nasional secara makro di bidangnya; b. Perumusan kebijakan di bidangnya untuk mendukung pembangunan secara makro; c. Penetapan sistem informasi di bidangnya; d. Pembinaan dan pengawasan atas penyelenggaraan otonomi daerah yang meliputi pemberian pedoman, bimbingan, pelatihan, arahan, dan supervisi di bidangnya; e. Penetapan
persyaratan
akreditasi
lembaga
pendidikan
profesional/ahli serta persyaratan jabatan di bidangnya;
dan
sertifikasi
tenaga
11 Kewenangan lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, yaitu : 1. memasuki semua kantor, bengkel, gudang, bangunan, tempat-tempat penimbunan, dan sebagainya; 2. meneliti semua catatan, data elektronik, dokumen, buku perhitungan, surat-surat bukti, notulen rapat panitia dan sejenisnya, hasil survei laporan-laporan pengelolaan, dan suratsurat lainnya yang diperlukan dalam pengawasan; 3. pengawasan kas, surat-surat berharga, gudang persediaan dan lain-lain; 4. meminta keterangan tentang tindak lanjut hasil pengawasan, baik hasil pengawasan BPKP sendiri maupun hasil pengawasan Badan Pemeriksa Keuangan, dan lembaga pengawasan lainnya.
3.4
Struktur Organisasi Struktur organisasi Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan adalah sebagai
berikut:
Gambar 3.1 Struktur organisasi Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan
BPKP dipimpin oleh seorang Kepala yang dibantu oleh satu Sekretaris Utama dan lima Deputi yang membawahi bidangnya masing-masing, yaitu Deputi Pengawasan Instansi Pemerintah Bidang Perekonomian, Deputi Pengawasan Instansi Pemerintah Bidang Politik, Sosial, dan Keamanan, Deputi Pengawasan Bidang Penyelenggaraan Keuangan Daerah, Deputi Bidang Akuntan Negara, dan Deputi Bidang Investigasi. Selain itu, terdapat empat Pusat yaitu Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan, Pusat Penelitian dan Pengembangan Pengawasan,
12 Pusat Informasi Pengawasan, dan Pusat Pembinaan Jabatan Fungsional Auditor. Sedangkan dalam melaksanakan tugas pengawasannya mempunyai Kantor Perwakilan di 33 Provinsi seluruh Indonesia.
3.5
Sejarah singkat Pusat Pendidikan dan Pelatihan BPKP Pusdiklatwas BPKP terbentuk bersamaan dengan berdirinya BPKP yaitu berdasarkan
keputusan Presiden Nomor 31 Tahun 1983 tentang Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan.
Pusdiklatwas
mempunyai
tugas
menyelenggarakan,
membina,
dan
mengkoordinasikan seluruh kegiatan pendidikan dan pelatihan pengawasan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kebijakan yang ditetapkan oleh Kepala. Berdasarkan SK MENPAN Nomor 19 Tahun 1996 Tentang Jabatan Fungsional Auditor dan Angka Kreditnya, BPKP merupakan instansi pembina jabatan fungsional auditor di lingkungan BPKP dan instansi pemerintah lainnya, kecuali BPK (Bab I, Pasal 1, Butir 5). Menindaklanjuti hal ini, Kepala BPKP mengeluarkan SK Nomor: Kep-06.04.00847/K/1998, tanggal 11 November 1998 tentang Pola Diklat Auditor. Dalam Bab I, Angka 4 dinyatakan bahwa "ruang lingkup pendidikan dan pelatihan auditor meliputi auditor pemerintah yang berada di lingkungan: BPKP, ITJENDEP, ITWILPROV, ITWILKAB, ITWILKOT ,dan aparat pengawasan pada LPND.
3.6
Kedudukan Pusdiklatwas BPKP Pusdiklatwas BPKP melakukan kegiatan operasional pertamanya pada tahun 1983 di Jl.
Purnawarman, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan. Di tempat ini, Pusdiklatwas masih "menumpang" kepada Departemen Keuangan yang nota bene sebelumnya adalah "induk" dari BPKP. Pada tahun 1993, Pusdiklatwas akhirnya memiliki gedung sendiri di Jl. Pramuka 33, Rawamangun Jakarta Timur. Peran BPKP sebagai instansi pembina auditor di lingkungan BPKP dan instansi pemerintah lainnya membuat pelatihan berkualitas yang harus diselenggarakan oleh Pusdiklatwas semakin meningkat intensitasnya. Ruang kelas dan kamar mess di Pramuka 33 pun mulai kewalahan, dan beberapa kali penyelenggaraan diklat harus dilakukan di luar kantor, yang antara lain dengan menyewa ruang kelas dan kamar di IKIP Rawamangun. Guna mengatasi hal ini, BPKP pun kemudian mulai berfikir untuk memindahkan Pusdiklatwas ke lokasi lain yang
13 lebih representatif dan nyaman untuk digunakan sebagai sarana peningkatan kualitas sumber daya manusia di bidang pengawasan. Akhirnya, Desa Pandansari yang terletak di Kecamatan Ciawi, Kabupaten Bogor pun terpilih sebagai tempat penggodokan sumber daya manusia BPKP dan aparatur pemerintah lainnya agar dapat menjadi aparat pemerintah yang profesional dan memiliki integritas yang tinggi. Proses pembangunan gedung dan kelengkapan sarana prasarana lainnya dilakukan sejak tahun 2002 hingga 2003. Pada bulan Juli 2003, akhirnya Pusdiklatwas dapat mulai menempati gedung baru. Peresmian pemakaian gedung baru dapat dilakukan pada 25 Agustus 2004 oleh Menteri PAN, Feisal Tamin.
3.7
Visi, Misi dan Tupoksi Pusdiklatwas BPKP Visi Pusdiklatwas BPKP adalah: ”Menjadi Lembaga Diklat yang Terdepan dan
Terpercaya di Lingkungan Pemerintah”.
Pusdiklatwas BPKP telah berupaya untuk
melaksanakan tugas dan fungsi dengan sebaik-baiknya, termasuk mempersiapkan perumusan rencana dan program pelaksanaan pendidikan dan pelatihan pengawasan bagi seluruh APIP di tingkat pusat dan daerah. Pendidikan dan pelatihan pengawasan yang diselenggarkan telah memberikan manfaat banyak bagi kelancaran pelaksanaan pembangunan dan pelaksanaan tugastugas umum pemerintahan serta pembinaan aparatur pemerintah. Sejalan dengan visi BPKP: "Auditor Presiden yang responsif, interaktif, dan terpercaya, untuk mewujudkan keuangan negara yang berkualitas", Pusdiklatwas berupaya komitmen untuk mendukung terwujudnya akuntabilitas
keuangan
negara,
melalui
pembelajaran
berbasis
teknologi
informasi.
Terwujudnya visi yang dikemukakan di atas merupakan tantangan yang harus dihadapi oleh segenap personil Pusdiklatwas BPKP. Sebagai bentuk nyata dari visi tersebut, ditetapkanlah dua misi Pusdiklatwas BPKP yang menggambarkan hal-hal yang sebarusnya terlaksana, sehingga hal-hal yang masih terlihat abstrak pada visi akan lebih nyata terlihat pada misi. Misi Pusdiklatwas BPKP merupakan pengejawantahan misi BPKP, khususnya untuk kegiatan pendidikan dan pelatihan pengawasan yang dirumuskan adalah: 1. Meningkatkan kompetensi Aparatur Negara dalam mengimplementasikan SPIP 2. Meningkatkan kapasitas manajemen dan Sumber Daya Diklat.
14 Misi tersebut merupakan implementasi visi yang ditetapkan Pusdiklatwas BPKP dalam membantu pemerintah menghadapi perubahan yang begitu cepat berkenaan dengan tuntutan masyarakat yang menginginkan terwujudnya sumber daya manusia yang profesional dan kompeten. Tugas Pusdiklatwas BPKP adalah untuk melaksanakan penyelenggaraan pembinaan dan koordinasi kegiatan pendidikan dan pelatihan. Dengan fungsi sebagai berikut: 1. Penyusunan Program Diklat Kedinasan, Fungsional dan Teknis 2. Perencanaan, Penyusunan dan Pengembangan Materi Diklat Fungsional dan Teknis 3. Perencanaan Kebutuhan dan Pembinaan Widyaiswara dan Instruktur 4. Penyelenggaraan,
Pembinaan
dan
Koordinasi
Kegiatan
Diklat
Pembentukan,
Pengembangan dan Penjenjangan JFA serta Diklat Teknis 5. Penetapan Persyaratan dan Pemberian Akreditasi Penyelenggaraan Diklat Pembentukan dan Penjenjangan JFA 6. Evaluasi Pelaksanaan Hasil Pendidikan dan Pelatihan serta penyusunan laporannya 7. Pengelolaan Kepegawaian dan Pelaksanaan Urusan Tata Usaha, Keuangan, Barang Milik/Kekayaan Negara dan Urusan Rumah Tangga
3.8
Struktur Organisasi Pusdiklatwas BPKP Sebagai bagian dari Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan, Pusdiklatwas
BPKP dipimpin oleh seorang Kepala Pusat, lebih jauh struktur organisasi Pusdiklatwas BPKP dapat dilihat pada Gambar 2.
15
Gambar 3.2 Struktur organisasi Pusdiklatwas BPKP
Sarana Prasarana Diklat yang dimiliki oleh Pusdiklatwas BPKP Pusdiklatwas BPKP menyediakan sarana prasarana dalam mendukung penyelenggaraan diklat yang berkualitas. Sarana dan Prasarana tersebut antara lain sebagai berikut. 1. Ruang Kelas sebanyak 10 ruang kelas, dan masing-masing kelas berkapasitas 30 orang 2. Mess (asrama) sebanyak 87 kamar dengan kapasitas 206 tempat tidur 3. Jasa laundry 4. enam buah ruang makan dengan fasilitas jasa catering. 5. Ruang tunggu eksekutif 6. Perpustakaan 7. Laboratorium computer
16 8. Sarrana olah rag ga (lapangan n tenis, bola voli, v gymnaasium, dan joogging track)) 9. Sarrana ibadah berupa b masjid 10. Polliklinik umu um, gigi sertaa fasilitas am mbulance 11. AT TM BRI 24 jam 12. Freee internet deengan wifi di d lingkungan n Pusdiklatw was BPKP 13. Freee pembelajjaran mandiiri dengan e-learning bbagi pesertaa diklat yaang telah seelesai meelakukan perttemuan tatap p muka.
3.9
Dukungan D Sumber Day ya Manusia Pusdiklatw was BPKP Sumber dayaa manusia Pu usdiklatwas BPKP per 31 Desembeer 2013 sebanyak 219 oorang
g Pegawai Negeri N Sipil dan 92 oranng Tenaga H Harian Lepass (THL). Rinncian terdiri daari 127 orang Pegawai Negeri Sipiil Pusdiklatw was BPKP berdasarkan b jjabatan, penndidikan, dann golongan dapat dilihat paada gambar 3. 3
posisi pegaw ai Pusdiklatw was Gambarr 3.3 Komp
gawai Negerri Sipil Pusdiklatwas BPKP jika dikllasifikasikann berdasar-kaan jabatan, terdiri Peg dari: fung gsional umu um berjumlah h 48 orang, fungsional aauditor berjuumlah 36 oraang, widyaisswara berjumlaah 16 orang, pejabat struk ktural berjum mlah 16 oranng, pranata kkomputer beerjumlah 4 oorang, arsiparis berjumlah 3 orang, anaalis kepegaw waian berjum mlah 1 orangg, dokter beerjumlah 2 oorang, pejabat negara n berjum mlah 1 orang g.
17
Gam mbar 3.4 Kom mposisi Pegaawai Pusdikklatwas berdaasarkan penddidikan gan latar belaakang pendiidikan S3 berjumlah 4 oorang, Berrdasarkan peendidikan, pegawai deng S2 berjum mlah 37 oran ng, S1/DIV V berjumlah 33 3 orang, DIIII berjumlah ah 12 orang, SLTA berjuumlah 39 orang, SLTP dan SD masing--masing 1 orrang.
3.10
Kegiatan K dan n Layanan organisasi o Pusdiklatwa P as BPKP Dalam D rangk ka meningkaatkan sumbeer daya maanusia pengaawasan yanng kompetenn dan
berintegrritas, Pusdikllatwas BPKP P telah meny yelenggarakkan Pendidikkan dan Pelattihan bagi A Aparat Pengawaasan Intern Pemerintah P (A APIP) di lingkungan BP PKP, Kemennterian /Lembbaga, Pemerrintah Daerah, dan d Instansii Lainnya diantaranya POLRI, TNI,, Rumah Sakkit, Universitas. Pelaksaanaan diklat dibiayai deng gan dana yaang berasal dari DIPA , PNBP, daan DIPA Innstansi Penggguna (User). yanan diklatt yang diseleenggarakan Pusdiklatwas P s BPKP terddiri atas: Lay 1. Dik klat Pimpinaan, yaitu: a. Kepemimp pinan Tingkaat III b. Kepemimp pinan Tingkaat IV 2. Dik klat Kedinassan, yaitu: a. Prajabatan n Golongan II I b. Prajabatan n Golongan III I 3. Dik klat Teknis Substansi S Dik klat Teknis Substansi S diaantaranya diiklat Sistem m Pengendaliian Intern Peemerintah (S SPIP), Au udit Investigaatif, Prosedu ur Pengadaan n Barang dann Jasa (PPB BJ), Reviu Laaporan Keuaangan Pem merintah Daaerah (RLKP PD), Reviu Laporan L Keuuangan Kemeenterian Lem mbaga (RLK KKL), Au udit Pengadaaan Barang dan d Jasa (AP PBJ) , Pengeelolaan Keuaangan Daeraah, Audit Kinnerja,
18 Penulisan Laporan Hasil Audit yang Efektif, Audit Forensik, Audit Berbasis Risiko, Manajemen Pengawasan dan Analisis Pemecahan Masalah. 4. Diklat Fungsional Auditor yaitu: a. Pembentukan Auditor Terampil, b. Pembentukan Auditor Ahli c. Alih Jabatan Auditor Terampil ke Auditor Ahli d. Penjenjangan Audior Muda e. Penjenjangan Auditor Madya f. Penjenjangan Auditor Utama
19 BAB IV PEMBAHASAN 4.1 Sistem Informasi Manajemen Pusdiklatwas BPKP Teknologi informasi adalah teknologi yang berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan, pengolahan dan penyebaran informasi. Teknologi informasi dapat dikelompokan menjadi 2 bagian, yaitu perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Perangkat keras menyangkut pada peralatan-peralatan yang bersifat fisik. Hardware dapat berupa komputer, laptop atau notebook dilengkapi dengan perangkat pendukungnya seperti printer, jaringan, infocus, modem, LAN dan lain-lain. Perangkat lunak (software) terkait dengan instruksiinstruksi untuk mengatur perangkat keras agar bekerja sesuai dengan tujuan instruksi-instruksi tersebut Software adalah aplikasi-aplikasi dan system yang digunakan,seperti Microsoft Windows, Linux, Sun Solaris. Pemanfaatan kemajuan teknologi digunakan pusdiklatwas dalam rangka koordinasi proses kegiatan seluruh unit kerja BPKP. Pengembangan sistem dan teknologi informasi mempunyai arti penting dalam rangka pencapaian visi, misi, tujuan dan sasaranstratejik yang telah ditetapkan. Untuk dapat mencapai hal tersebut, pengembangan sistem dan
teknologi
informasi
harus
dikelolasecara
sistematis
dan
terarah
sejak
tahap
perencanaan,perancangan, konstruksi, implementasi sampai dengan tahappemeliharaannya. Pengembangan sistem dan teknologi informasitersebut meliputi : 1. Pengembangan Sistem Administrasi Pendidikan dan Pelatihan. 2. Pengembangan Web Site. 3. Pengembangan Mailing dan Collaboration System. 4. Pengembangan Aplikasi Multimedia (E-Learning). 5. Pengembangan dan Pengelolaan Infrastruktur Sistem dan Teknologi Informasi. 6. Pembuatan SOP dan Manual Penggunaan Aplikasi. 7. Pelatihan dan Sosialisasi.
20
Gambar 4.1 Alur Sistem Informasi Pusdiklatwas BPKP
4.2 Sistem Informasi dalam pengolahan data dalam Pusdiklatwas BPKP Data adalah kumpulan bahan keterangan yang dapat berwujud angka dan tidak berwujud angka. Sedangkan informasi adalah data yang sudah diolah. Secara umum tujuan pengumpulan data adalah: 1. Membantu dalam setiap pengambilan keputusan yang lebih baik 2. Membantu melihat kemajuan dari kegiatan tertentu. Setelah dilakukan proses pengumpulan data, kemudian dilakukan tahap persiapan dalam pengolahan data. Secara garis besar pengolahan atau analisis data dilakukan setelah seluruh data yang diperlukantelah terkumpul. Sebelum dilakukan analisis perlu dilakukan persiapan data untuk memudahkanproses analisis data dan interpretasi hasilnya, yaitu: pengeditan, pemberian kode dan pemrosesan data.
1. Pengeditan (Editing) Pengeditan merupakan proses pengecekan dan penyesuaian yang diperlukan terhadap data untuk memudahkan proses pemberian kode dan pemrosesan data dengan teknik statistik. Datayang diperoleh dari hasil survai atau observasi perlu diedit dari kemungkinan kekeliruan dalamproses pencatatan yang dilakukan oleh pengumpul data, serta dari pengisian kuesioner yangtidak lengkap atau tidak konsisten. Tujuan pengeditan data adalah untuk menjamin kelengkapan,konsistensi dan kesiapan data dalam proses analisis. Proses pengeditan dapat dilakukan dilapangan (field editing) sesaat setelah melakukan pengecekan terhadap isian kuesioner.
21 Pengeditan dapat juga dilakukan di tempat pemrosesan data (in house editing) setelah beberapa atau semua data terkumpul, misalnya karena field editing sulit dilakukan. Prosedur pengeditanakan memudahkan proses pemberian kode dan data entry.
2. Pemberian Kode (Coding) Pemberian kode merupakan proses identifikasi dan klasifikasi data ke dalam skor numerik. Proses pemberian kode (coding) ini diperlukan terutama untuk data yang dapat diklasifikasikan,misal: jawaban dari tipe pertanyaan tertutup (close-ended questions) yang tidak memberikanalternatif kepada responden selain pilihan jawaban yang tersedia. Pemberian kode pada jawaban dari tipe pertanyaan terbuka (open-ended questions) relatif lebih sulit karena memerlukan judgement dalam menginterpretasikan jawaban responden. Tujuanpemberian kode pada tipe pertanyaan terbuka adalah untuk mengurangi variasi jawabanresponden menjadi beberapa kategori umum sehingga dapat diberi skor numerik. Teknispemberian kode dapat dilakukan sebelum atau setelah pengisian kuesioner. Proses pemberiankode akan memudahkan dan meningkatkan efisiensi proses data entry ke dalam komputer.
3. Pemrosesan Data (Data Processing) Setelah kedua tahap di atas dilaksanakan, maka data siap untuk diolah atau dianalisis. Analisis yang sesuai dengan tahapan audit kinerja sektor publik adalah menggunakan analisis statistik deskriptif.
22
Gambar 4.2 Contoh Output Pengolahan Data Kuesioner Evaluasi Instruktur
Sistem informasi ini berbasis intranet karena hanya berjalan di sekitar lingkup BPKP saja. Antar bagian seperti bagian kurikulum, perencanaan, penyelenggaraan, evaluasi dan juga para manajemen dan pimpinan saling terhubung satu sama lainnya. Antar kantor perwakilan BPKP yang menjalankan pendidikan dan pelatihan juga memberikan laporan tentang pelaksanaan pendidikan dan pelatihan yang dilaporkan ke Pusdiklat BPKP. Semua hasil laporan pendidikan dan pelatihan dari Pusdiklatwas BPKP maupun dari kantor perwakilan diklat BPKP akhirnya dirangkum ke dalam satu laporan yang akhirnya dapat dilihat oleh pimpinan dari BPKP.
26
INFORMATION SYSTEM Pusdiklatwas BPKP
Support of Business Operations
OPERATION SUPPORT SYSTEM
Specialized processing System
Transaction System
Procesing
• Training & instructor’s schedule • Training ‘s materials • Training’s Evaluation • Participants
E-Learning
Expert System • •
Training Need Analysis Instructor’s assignment
MANAGEMENT SUPPORT SYSTEM
Enterprise Collaboration System
Management Information S t
Decision System
•
•
•
• Performance Monitoring • Instructors Management • Training Reporting
• Training’s Inventory • Instructors availability & ability • Functional Business System • Business Forecasting
Knowledge Management System • Training Process Analysis • Existing Training’s Knowledge & Content Analysis • Participants Databases • Training’s schedule Analysis • Instructors analysis • Training Material analysis
Strategic Information System •
• •
Strategic Planning ( Training& Instructors needed, Training material Development) Management Control (Instructors &Training Evaluation ) Operational Control (Training reschedule )
Support
Executive System
Support of Management Decision Making
Information
•
•
•
• Report to Head Office
Functional Business System • Human capital (Instructor’s ability needed) • Operational (Facility planning, process control) • Transformative technology (e-learning )
27
MATRIKS SISTEM INFORMASI PADA TAHUN BERITA
AKTIVI TASI SI
SUMBER DAYA HARDWARE& JARINGAN
MESIN
MEDIA
PC Acer Intel i3 HDD500GB, Ram 4 GB
LAN & WAN
Xeon ® CPU IBM X360-10.4 RAM 6GB Proses Xeon E5S04 @2.00 GHz (2 Processor), 64 Bit
WAN & LAN
Input
Output
Acer Intel 13, HDD 500GB, RAM 4GB, Printer
Acer Intel 13, Penyimp HDD 500GB, RAM anan 4GB, Printer Xeon ® CPU IBM X360-10.4 RAM 6GB Kendali Xeon E5S04 @2.00 GHz (2 Processor), 64 Bit
LAN & WAN
HDD
Laporan Pengendali an
SUMBER DAYA SOFTWARE
PROGRAM
XAMPP, Windows 7, My SQL, Delphi
XAMPP, MySQL, Delphi, Win Server 2008
Windows 7, MySQL, Delphi
PROSEDU R
Data Entry Procedure
Data Process
Data Output
Windows 7, MySQL, XAMPP
Backup Procedure& Data
XAMPP, MySQL, Delphi, Win Server 2008
Koreksi Data, Monitoring Data
SUMBER DAYA MANUSIA SUMBER DAYA DATA
SPESI ALIS
USER
Supervi sor
Divisi Perencanaan, Kurikulum
User Management, Admin
Divisi Operat Evaluasi, Divisi or Penyelenggara, Peserta Diklat
Databa se Operator
Manajer, Divisi k Evaluasi, Admin Divisi Penyelenggara Networ
PRODUK INFORMA SI
Data Peserta Diklat, Data Mata Ajar Diklat, Data Materi Diklat, Data Infrasatruktur
Data Entry Display
Data Peserta Diklat, Data Mata Ajar Diklat, Data Materi Diklat, Data Infrasatruktur
Status Display
Data Peserta Diklat, Sertifikat Jadwal Diklat, Diklat, Jadwal Diklat, Data Infrastruktur, Laporan Data Sertifikat Evaluasi Diklat Peserta Data Peserta Diklat, Jadwal Diklat, Data Infrastruktur, Data Sertifikat Peserta
Status Display
Data Peserta Diklat, Jadwal Diklat, Network Data Infrastruktur, Signal, Notification, Data Sertifikat Jadwal Diklat Peserta
28
A. Tipe Sistem Informasi pada Pusdiklatwas BPKP Setiap perusahaan dalam menjalankan bisnisnya sekarang ini sangat mengandalkan sistem informasi. Hal ini terbukti sangat efisien dan dapat menambah pemasukan bagi perusahaan. Dalam kasus ini akan dibahas mengenai sistem informasi pada Pusdiklatwas BPKP. Sumber yang kami ambil didapatkan dari website perusahaan yaitu www.pusdiklatwas.bpkp.go.id
Gambar 4.4 Tampilan Web Pusdiklatwas BPKP Berdasarkan klasifikasi sistem informasi menurut James A. O’Brien, maka tipe sistem informasi yang terdapat pada pusdiklatwas BPKP merupakan operation support system dan management support system. Berikut merupakan penerapan sistem informasi Pusdiklatwas BPKP baik itu sebagai operation support system maupun management support system. 1.
Operations support system (OSS) Sistem informasi sebagai sistem pendukung operasi bertujuan untuk mendapatkan proses transaksi bisnis yang efisien bagi perusahaan, mengendalikan proses bisnis, mendukung komunikasi dan kerja sama perusahaan, serta memperbarui database perusahaan. Operation support system diperlukan untuk memproses data yang dihasilkan serta digunakan dalam transaksi bisnis. Produk informasi yang dihasilkan dapat digunakan oleh pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan, tetapi tidak ditekankan pada produk informasi yang dapat langsung digunakan oleh manajemen. Untuk kepentingan manajemen diperlukan pengolahan lebih lanjut dengan mengunakan sistem pendukung manajemen. Selain itu Operation support system, dapat dibedakan lagi menjadi sistem pemrosesan transaksi (transaction processing system), sistem pengendalian proses (process control systems), serta sistem kerja
29
sama perusahaan (enterprise collaboration system). Penjelasan mengenai Operation support system yang digunakan di Pusdiklatwas BPKP adalah sebagai berikut : a.
Transaction processing system Merupakan sistem pendukung operasi yang berkaitan dengan kegiatan mencatat serta memproses data yang dihasilkan dari transaksi bisnis dan menyimpan data hasil transaksi, memperbaharui database, dan menghasilkan bermacam-macam dokumen dan laporan. Penggunaan di perusahaan Divisi Perencanaan dan divisi Kurikulum akan melakukan input data berupa kalender akademik, data peserta diklat, data mata ajar diklat, data materi diklat dan data infrastruktur kedalam komputer yang akan terhubung dengan komputer lain di departemen berbeda.
Gambar 4.5 Tampilan TPS Pusdiklatwas BPKP b. Process control systems Merupakan sistem pengawasan dan pengendalian proses fisik. Penggunaan diperusahaan: Sensor elektronik yang terhubung kepada komputer IT dan bagian Pusdiklatwas BPKP. Sebagai contoh adalah untuk absesi para pegawai menggunkan finger print yang datanya dapat disambungkan ke bagian HRD dan sistem yang mengatur jadwal diklat yang sudah dalam bentuk kalender diklat yang disambungkan ke bagian Pusdiklatwa BPKP. c.
Enterprise collaboration system Merupakan bagian dari sistem pendukung operasi yang berkaitan dengan kegiatan mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengirimkan data dan
30
informasi dalam bentuk komunikasi elektronik seperti word processing, electronic mail, teleconferencing. Penggunaan di perusahaan Sistem aplikasi yang digunakan Pusdiklatwas BPKP adalah mengenai kediklatan yang berisi semua fungsi menginput data yang dibutuhkan dalam aplikasi yang nantinya digunakana bagi seluruh bagian internal organisasi dalam melaksakan tugasnya. Untuk setiap pegawai bagian di Pusdiklatwas BPKP memiliki account sendiri
[email protected] untuk dapat mengakses sistem informasi terkait kediklatan Pusdiklatwas BPKP
Gambar 4.6 Tampilan Enterprise Collaboration System Pusdiklatwas BPKP
2.
Management support system (MSS) Yaitu, sistem informasi yang berfokus pada penyediaan informasi dan dukungan untuk pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer. Management support system, dibedakan lagi menjadi sistem informasi manajemen (management information system), sistem pendukung keputusan (decision support systems), serta sistem informasi eksekutif (executive information system) berikut merupakan contoh management support system yang digunakan di Pusdiklatwas BPKP: a.
Management information system (MIS) Merupakan sistem pendukung manajemen yang berkaitan dengan kegiatan menyediakan informasi dalam bentuk laporan dan tampilan yang diperlukan dalam pembuatan keputusan oleh para manajer dan praktisi bisnis Penggunaan di perusahaan Manajer atau calon investor dapat menggunakan situs http://www.pusdiklatwas.bpkp.go.id/ yang dapat diakses menggunakan internet untuk memperoleh laporan tahunan, triwulan, dan lain sebagainya guna melihat perkembangan finansial perusahaan.
31
Gambar 4.7. Laporan Akuntabilitas Tahun 2012
b.
Decision Support System (DSS) Merupakan suatu sistem informasi berbasis komputer yang bersifat interaktif dengan menggunakan model-model keputusan dan database khusus untuk membantu proses pembuatan keputusan oleh para manajer. Penggunaan di perusahaan Penggunaan menu informasi pada situs http://www.pusdiklatwas.bpkp.go.id/ oleh manajer untuk mendapatkan informasi atau berita korporat.
Gambar 4.8 Menu Informasi Decision Support System c.
Executive Information Systems (EIS) Merupakan sistem pendukung manajemen yang berfungsi memberikan informasi penting dari berbagai sumber internal dan eksternal dengan tampilan yang
32
user friendly dan mudah digunakan oleh para eksekutif dan manajer yang dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan informasi strategik bagi manajemen tingkat atas. Penggunaan di perusahaan Pelaporan pelatihan diklat yang dilakukan oleh Pusdiklatwa BPKP ditampilkan dalam bentuk file yang dapat diakses oleh para kepala pusat pendidikan dan pelatihan dalam bentuk dashboard yang didalamnya berisi kondisis pelaksanaan kegiatan pendidikan dan pelatihn seperti jumlah terkait peserta diklat, asal instasi mengikuti diklat, sumber dana dan tempat pelaksaanaan peserta diklat BPKP. Kajian ini hanya dapat dilihat oleh para intrnal top manager di BPKP. Sementara untuk mengetahui segala aktifitas dan kegiatan yang dilakukan oleh Pusdiklatwas dapat diakses melalui websute www.pusdiklatwas.bpkp.go.id ataupun kms.bpkp.go.id untuk program elearning yang di lakukan oleh Pusdiklatwas BPKP
Gambar 4.9 Contoh Laporan Hasil Diklat
33
BAB V PENUTUP 5.1 KESIMPULAN Dari beberapa penjabaran yang telah dilakukan di Pusdiklatwas BPKP maka dapat disimpulkan bahwa pemanfaatan sistem informasi dapat dilakukan di beberapa sektor, mulai dari top management hingga pegawai yang terendah. Oleh karena itu pemanfaatan sistem informasi ini sangat berdampak yang signifikan bagi perusahaan, maupun stakeholder. Dari beberapa identifikasi yang telah dilakukan terhadap masing- masing sistem informasi yang ada di perusahaan maka dapat dilakukan pembagian tugas dan fungsi masing- masing yang lebih mudah. Hal ini dapat dikelompokan berdasarkan sumberdaya dan aktifitasnya. 5.2 SARAN Walaupun semua penggunaan sistem informasi ini memiliki manfaat yang signifikan terhadap perusahaan, kami memiliki beberapa saran yang dapat digunakan dalam pengembangan maupun perbaikan bagi perusahaan, antara lain : • Selalu dilakukan pengecekan mengenai update software untuk menguransi dampak gangguan yang terjadi pada software seperti virus • Lakukan security system agar tidak terjadi gangguan terhadap penggunaan software dan jalannya bisnis. • Lakukan perawatan berkala khususnya terhadap backup system sehingga perlindungan tetap ada bila terjadi kegagalan sistem. • Tetap lakukan analisis yang mendalam walaupun Decision Support System telah membantu perusahaan dalam mengambil keputusan.
34
DAFTRA PUSTAKA Davis, B. Gorgon. 1995. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen.
1
Penerbit: PT. Gramedia. Jakarta 2
Wikipedia. 2011. Sistem Informasi Manajemen. From: http://id.wikipedia.org/.
diakses 7 Maret 2014 3
Mifftah Thoha. 2008.Birokrasi Pemerintah Indonesia di Era Reformasi.
Kencana. Jakarta 4
Pangestu
Dwi.2003.
http://ilmukomputer.org/wp-
content/uploads/2008/08/sim.pdf diakses tanggal 7 Maret 2014 5
O’Brien.J.2005. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan
Managerial. Salemba Empat. Jakarta 6 7
Kadir, Abdul. 2003.Pengenalan Sistem Informasi. Penerbit Andi. Yogyakarta
Admin. http://pusdiklatwas.bpkp.go.id/namafile/258/KT_SIM.pdf diakses tanggal 8 Maret 2014
8
Davis, 2002. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta. Pustaka Binaman Pressindo
9
Machmud, Rizan. 2013.Hubungan Sistem Informasi Manajemen Dan Pelayanan Dengan Kinerja Pegawai Pada Rutan Makassar. Jurnal Capacity STIE AMKOP Makassar.
10
.Sutanta, Edi. 2003. Sistem Informasi Manajemen, Yogyakarta, Graha Ilmu. 11
Syamsi, Ibnu. 2000. Pengambilan Keputusan dan Sistem Informasi. Jakarta. Bumi Aksara) 12 .Amsyah, Zulkifli. 1997.Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: Gramedia Pustaka 13
14
http://apr1l-si.comuf.com/komponen.php diakses tanggal 12 Maret 2014
Marimin. Tanjung, Hendri.Prabowo. 2011. Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia. Grasindo. Jakarta.
